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FORMATO ACTA

DEPENDENCIA: Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica

REUNiÓN DE:Comité de Coordinación del Sistema de I ACTA N° I 01ConUol Interno

CIUDAD: Bogotá LUGAR:Sala de JuntasSubdirección de FECHA: 2016/02/18Operaciones

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ICARGOSNOMBRf ASISTENTES

I

Adriana Herrera Beltran i Directora de Gestión General encargada de las

Ifunciones de Directora del DAPRE.

I

Paula Acosta Márquez I Directora de Gobierno y Áreas Estrategicas

Martha Esperanza Ordomez Vera Consejera Presidencial para la Equidad de laMujer

Claudia Yolima Jimenez Rivera Subdirectora de Operaciones

Maria Elisa Moron Baute Jefe Oficina de Control Interno de Gestión

Nubia Patricia López Mendez Jefe Oficina de Planeación

Adriana Paola Andrade Jefe Área de Gestión Administrativa

Carmenza Naranjo Jefe Área de Talento Humano

Alex Mauricio Escallón Jefe Área de Tecnología y Sistemas dei Información,

Gonzalo Quintero Perilla¡ Jefe del Área Financiera.

José Saul Rodríguez Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario

Camilo D'Costa Rodríguez Jefe Área de Contratos (E)

María Claudia Rojas Macias Asesora, Dirección de Gestión General

Dalys Silgado Asesora

Myriam Céspedes Asesora

Edwin Cabrera Coordinador Gestión Documental

Juan Manuel Mejíai

Asesor DHDIH

&: I!

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F

Rino Acero C

John Romero

OBJETIVO DE LA REUNiÓN:

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Asesor DDHDIH

AsesorTH

Realizar seguimiento y verificación a la gestión realizada por el DAPRE, durante el cuarto trimestre de lavigencia 2015 y aprobar el Programa Anual de Auditorias 2016 de la Oficina de Control Interno.

TEMAS A TRATAR:

Agenda propuesta:

1. Verificación del quórum y aprobación del orden del día.2. Revisar el cierre de las metas y objetivos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la

Republica dentro de los planes y políticas sectoriales 2015.3. Avance metas de gobierno SINERGIA 20154. Estado de avance Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 20155. Estado de avance eventos de participación ciudadana 20156. Presentación del informe de la estrategia de rendición de cuentas.7. Ejecución presupuestal20158. Gestión de proyectos de inversión 2015 - 31 diciembre de 20159. Avances en Gobierno en Línea cierre 2015 y evaluación GEL.10. Presentación de los avances del Sistema de Seguridad de Información del cierre 201511. Presentación de los resultados del cierre Programa de Auditorías 2015.12. Acciones de mejoramiento en materia de control interno, cierre 2015.13. Presentación del informe de los resultados de los planes de mejoramiento suscrito con la Contraloría

General de la República con corte 31 de diciembre de 2015.14. Seguimiento a las funciones de advertencia Contraloría General de la República cierre 2015.15. Informe de funciones delegadas con corte a 31 de diciembre de 2015.16. Presentación plan anticorrupción, atención y participación ciudadana 2016 para aprobación.17. Aprobación de Programa Anual de Auditorias 2016.

18. Proposiciones y varios.

DESARROLLO:

1. Verificación del quórum v aprobación del orden del día.

La Secretaria técnica del comité Dra. María Elisa, jefe de la Oficina de Control Interno da la bienvenida y daa conocer la resolución No 0035 del 21 de enero de 2016, sobre la conformación del comité y se verificó elquorum, se aprueba el orden del día y se da inicio a la reunión.

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2. Revisar el cie re de las metas ob.etivos del De artamento Administrativo de laublica dentro de los Planes olíticas sectoriales 2015.

La doctora Nubia Lopez IVI.presenta los resultados de la planeación estrategica y de acción de la entidad, concorte a 31 de diciembre qe 2015 (Ver presentación anexa).

Objetiv01. "Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura ycompetitividad para el d~sarrollo del país". Se informa que está al 100% dando cumplimiento a las metas delos indicadores.

Objetivo 2. "Fortalecer Ilos programas y proyectos sociales con enfoque diferencial", al cierre de cuartotrimestre este objetivo p~esenta un cumplimiento del 80%, teniendo en cuenta que el indicador" Sistema deindicadores de género implementado" de la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer conperiodicidad anual presenta un avance del 0% donde se contrató la elaboración de los indicadores de género,con cargo a recursos dlel proyecto de inversión; sin embargo, fue necesario prorrogar el contrato paragarantizar la entrega del producto con las calidades requeridas, programando su entrega para el mes defebrero de 2016.

Objetivo 3. "Fortalecer 'f institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y postconflicto anivel nacional y regional'1. los indicadores que están afectando el resultado de 93,42% son (2) indicadores deDAICMA que no alcanz~ron la meta con corte a 31 de diciembre, Las metas se proyectaron a partir de lossupuestos para las oper¡¡¡ciones realizadas por las Fuerzas Militares a través del batallón de desminado peroel inicio de los gestos de, paz en el municipio de Briceño (Antioquia) implicó concentración de los equipos delBIDES, marginalizando las operaciones ordinarias a su cargo y el desarrollo de los contenidos de la directiva015 de 2015, cuyo prinhipal objetivo consiste en el aumento en 1000 hombres para realizar estudios notécnicos, requirió de iguql manera hacer uso de supervisores y líderes del BIDES para realizar los respectivosentrenamientos y capaci~aciones. Por lo anterior, el BIDES disminuyó su rendimiento con respecto a las metastrazadas.

y el indicador "Plan de transición formulado en versión preliminar" de la Dirección para el Posconflicto que ala fecha no ha registrado el avance cuantitativo y cualitativo, y la respuesta por parte de Posconflicto fue, queel tema es reservado y no se puede publicar. Toma la palabra la doctora Adriana Herrera y solicita a la jefede de la Oficina de Planeación, hablar con la Dirección para el Posconflicto de miren que se puede publicar.y cargar la información ~n el SIGEPRE.

Objetivo 4. "Promover 'el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del gobiernonacional, la eficiencia y la transparencia administrativa". Los indicadores con periodicidad trimestral y semestralpresentan un cumplimie~to del 100%.

Objetivo 5. "Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el registro informativo alPresidente de la Repúbl,ca". Los indicadores evaluados se encuentran al 100%. Cabe aclarar que el 97.17%de cumplimiento en el 0rjetivo hace parte del indicador" Gestión de giras y eventos del Señor Presidente anivel nacional" del cual s',eobtuvo el 80.21 % de avance con corte a 31 de diciembre y pertenece a la Direcciónde Eventos (Ver presentl:3ción).

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En los resultados de la' aplicación de la encuesta correspondiente al segundo semestre del año 2015, elpromedio fue de 5. Se cbncluye que los organizadores de eventos se encuentran satisfechos en un 100% enlos servicios ofrecidos ,r arte de inte rantes de avanzadas.

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Para el último cuatrimestre del 2015 y posterior verificación de la agenda del señor Presidente se concluyeque se programaron 118 eventos y se realizaron 108, la diferencia es de 10 eventos cancelados.

,¡ Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano

Objetivo 6.1. "Fortalecer la cultura institucional en términos de calidad, servicios y participación ciudadana",del indicador "Atención oportuna a las peticiones, sugerencias, quejas y reclamos" durante el cuarto trimestrede 2015 se obtuvo un (99,84%), de 17.419 PSQR's recibidas, se respondieron dentro de los términos 17.319y por fuera de los términos 28. Las dependencias con mayor número de respuestas extemporáneas duranteel periodo reportado fueron la Secretaría de Transparencia con 12 y la Consejería para los Derechos Humanoscon 9.

El indicador "Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros procedimientos administrativos quepresta el DAPRE 2015 A la fecha se está consolidando la información para registrar el resultado y análisis.

,¡ Eficiencia Administrativa

Objetivos 6.2, "Fortalecer la gestión de los procesos del SIGEPRE, contribuyendo a la eficiencia administrativadel DAPRE". Presenta un avance del 91.60%, el indicador que presenta fecha de corte trimestral es"Oportunidad en la atención de solicitudes de modificación a planes operativos" el cual presenta un 75% decumplimiento frente a la meta, teniendo en cuenta que durante el cuarto trimestre se recibieron 8 solicitudesde modificación a planes y se tramitaron 2 por fuera de los tiempos establecidos: Dirección de Minas: (MPO-319), y el Área de Tecnologías y Sistemas de Información: (MPA-328).

El indicador "Actualización de equipos adquiridos para todas las sedes" tiene periodicidad anual ya 31 dediciembre presenta un avance del 66.67%, no se cumplió con la meta establecida, se realizó prórroga alcontrato 122-15 con el contratista Codensa hasta el 31 de marzo de 2016 cuyo objeto es la "Adquisición deplantas eléctricas, subestación, transferencias y tableros en la Casa de Nariño". Esto en razón de verseinterrumpidas en varias ocasiones las tareas a realizar por causas externas.

,¡ Gestión del Talento Humano.

Objetivos 6.3. "Fortalecer las competencias y proporcionar espacios que ofrezcan bienestar a nivel laboral".Los indicadores que miden el objetivo presenta fecha de corte semestral "Satisfacción de los funcionariosfrente a las capacitaciones realizadas" y "Cumplimiento en sensibilizaciones programadas" y presentan avancedel 100% cumpliendo con la meta establecida.

,¡ Gestión Financiera

Objetivos 6.4. "Administrar eficientemente los recursos financieros". Para este trimestre presenta un 99.12%de cumplimiento frente a las metas correspondientes programadas.


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Presupuesto ejecutado1 El impacto frente a la ejecución de compromisos se presentó principalmene por elsobrante en gastos de personal por valor de $7.227 millones de los cuales $6.836 millones corresponden anómina y $391 millones ~ servicios personales indirectos.

Cumplimiento en la ejeCución del PAC: La ejecución de PAC fue satisfactoria, teniendo en cuenta que seI

cumplieron los indicador~s exigidos por la Dirección del Tesoro Nacional.

3. Seguimiento a' Plan de Acción

A continuación se presehtan los avances del Plan de Acción 2015 con corte a 31 de diciembre haciendoénfasis en los casos críti<¡:osen indicadores y actividades: (Ver presentación Anexa) .

./ Despacho del qirector del Departamento presenta un avance del 96.69%, las dependencias queestán afectando el resultado son:

.:. La Secretaría J~rídica, No cumplió la meta (2) en el indicador "Acciones para fortalecimientode las compet~ncias de los asesores y/o gestión de la Secretaría Jurídica", alcanzando el85%).

Respecto a la actividad ".Implementación de la prueba piloto de un sistema de gestión de decretos": presentaun avance del 87.4 7%. I

Por requerimiento de la ~ecretaría Jurídica, el Área de Tecnologías y Sistemas de Información diseñó un pilotode un sistema de gestión de decretos, sin embargo pese a las gestiones adelantadas por parte de la SecretaríaJurídica con el Ministerio1de Agricultura para la puesta en marcha, en la etapa final no se obtuvo respuesta porparte del Ministerio y no ,fue posible realizar la prueba piloto. Por lo anterior se reabrió la actividad y una vezrealicen las pruebas reql¡leridas podrá aprobarse la actividad.

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.:. Consejería para la Equídad de la Mujer

Indicadores (76,87%).

No se cumplió la meta (1~en el indicador" Sistema de control, seguimiento y monitoreo a medidas de proteccióndiseñado con enfoque d~ género", alcanzando el (0.00%) de avance .

•:. No se cumplió ¡la meta (2) en el indicador "Boletines temáticos e investigaciones elaborados",alcanzando solo' el 50% de avance .

•:. No se cumplió Ila meta (1) en el indicador" Sistema de indicadores de género, implementado",alcanzando el (d.00%) de avance .

•:. No se cumplió I~ meta (100%) en el indicador "Utilización de los recursos asignados Equidad de laMujer", obteniendo solo el 87.34%. {2 procesos no se pudieron concretar: i) el diseño metodológico eimplementación del encuentro nacional e internacional de investigaciones en asuntos de mujer y

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género y ii) la actualización y ampliación del instrumento de seguimiento a medidas de protección paramujeres en riesgo extremo o extraordinario y iii) Recursos de la Imprenta Nacional no utilizados.

Se formuló la Mejora NCR-0527 la cual se encuentra en el paso asignar responsable de formular el plan.

De la estrategia 3: Dos (2) actividades no se finalizaron:

.:. Asistir técnicamente, el proceso de formulación, implementación y seguimiento de programas degarantías para mujeres lideresas y defensoras de derechos humanos .

•:. Diseñar e implementar mecanismo de monitoreo de la política pública de mujeres víctimas deldesplazamiento forzado y conflicto armado.

Se informa que los recursos asignados a la actividad no se pudieron ejecutar debido a que la contratista noacepto suscribir el contrato por falta de insumos necesarios que dependen del Ministerio del Interior.

Estrategia 4: Se reabrieron las siguientes actividades teniendo en cuenta que de acuerdo con los soportes seevidencia que no cumplieron con el alcance de las mismas:

.:. Diseñar y diagramar material documental producido por el OAG en medio físico y/o virtual.

.:. Realizar estudios e informes técnicos sobre la situación de las mujeres para el desarrollo de laspolíticas públicas (se dio continuidad en el plan 2016) .

•:. Socializar y divulgar el conocimiento en enfoque diferencial y de género. Divulgar investigaciones .

•:. Socializar y divulgar el conocimiento en enfoque diferencial y de género.

,/ Dirección para asuntos Políticos

Actividades: (87,51%) actividades estrategia 3: De acuerdo con la gestión y los soportes reportados en elSIGEPRE se evidencia que no se lograron:

.:. Publicar libros y documentos que permitan divulgar las acciones del gobierno nacional en materiapolítica y legislativa y de herramientas que contribuyan al fortalecimiento institucional para la asesoríapolítica y legislativa .

•:. Realizar foros, conversatorios y talleres que permitan la divulgación de las acciones adelantadas porla Dirección en temas legislativos y políticos en coordinación con las dependencias del DAPRE.

Como se puede evidenciar en el registro de la información la dependencia no logró dar cumplimiento a lasactividades, pese a las gestiones realizadas por la Dirección para Asuntos Políticos. Por ésta razón sereabrieron las actividades.

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./ Despacho del Ministro Consejero para el Gobierno y el Sector Privado

Las dependencias Consejería Presidencial para la Primera Infancia, Sistema de Competitividad e Innovación,Dirección para la EjecuciÓn del Gobierno y Áreas Estratégicas, Dirección de Políticas Públicas, Dirección paralas Regiones y Dirección para el Sector Publico, presentan un cumplimiento de las actividades del Plan deAcción de/100% a 31 de ¡diciembre de 2015.

Sin embargo la Consejería Presidencial para la Primera Infancia en cuanto a los indicadores presenta unavance del 94.10%, el in~icador "Acuerdos de cooperación gestionados para la construcción de espacios quepromuevan el desarrollo líntegral de los niños y niñas en edad de primera infancia", se obtuvo el 40% de lameta para el periodo (5) ~e realizaron (2).

Acuerdos en trámites pre~ontractuales:

.:. Convenio de aso~iación DAPRE-Fundación CEMEX Colombia.

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.:. Memorando de Elntendimiento DAPRE-HIDRO-CASANARE .

•:. Convenio interadministrativo DAPRE-MINISTERIO DE CULTURA.I

.:. Utilización de los recursos asignados Primera Infancia" se obtuvo el (89.91 %) de la meta (95.78%).(Los recursos no comprometidos estaban destinados para gastos de viajes, tiquetes e imprenta)

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• Despacho del Ministro Consejero de Post conflicto, DDHH y Seguridad.

La Dirección para la Accipn Integral contra Minas Antipersonales presenta un avance de 88.99%:

Indicadores que no alcanzaron la meta: Con corte a 31 de diciembre:

¡.:. Eventos con MAP, MUSE o AEI intervenidos, se obtuvo solo el 13,75% (222) de la meta para el periodo

(1.614) .

•:. Areas peligrosasiconfirmadas, se obtuvo el 41.48% (163) de la meta para el periodo (393) .

•:. Documentos de seguimiento de acciones territoriales de AICMA desarrollado y/o actualizado, seobtuvo el 20% (1V de la meta para el periodo (5) .

•:. Total de víctimas caracterizadas verificadas, se obtuvo el 22.41% (316) de la meta para el periodo(1410).

La meta de indicador fue1ajustada a (316), en el Proyecto de inversión mediante solicitud W 135799 del 29 deoctubre de 2015, sin em9argo la dependencia no solicitó el ajuste en el Plan de Acción: Actividades 97.50%:

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Estrategia 2.

La actividad "Diseñar e implementar planes de comunicación" se reabre teniendo en cuenta que la informaciónregistrada no permite evidenciar la finalización de la actividad, sujeta a la prórroga al contrato 066-15 con laImprenta Nacional para el diseño, diagramación e impresión de material.

Estrategia 4.

La actividad "Contar con un centro de monitoreo de la AICMA para cubrimiento de intervenciones a nivelnacional y territorial con las comunidades afectadas y con los operadores" se reabre teniendo en cuenta quela información registrada no permite evidenciar su cumplimiento .

•:. En cuanto a la Dirección para el Posconflicto el indicador ""Plan de transición formulado en versiónpreliminar" a la fecha no ha registrado el avance cuantitativo y cualitativo al indicador.

Actividades 71.12%:

Actividades pendientes por registro de información y finalización.

Estrategia 1:

.:. Coordinar con las entidades del orden nacional y territorial la identificación de los programas yproyectos que estén relacionados con el Postconflicto .

•:. Coordinar la articulación de la visión de conjunto de gobierno sobre postconflicto y construcción depaz" y "Formular el plan de transición en versión preliminar para los primeros 12 meses luego delAcuerdo Final.

Estrategia 3:

.:. Formular planes de mejoramiento preventivos, correctivos y de mejora de la dependencia PEA-2015"pendiente la aprobación de la actividad.

La Dirección se comprometió a registrar la información a mas tardar el16 de febrero del año en curso.

v' Dirección para la Estrategia de Comunicaciones: Actividades 98.02%

Estrategia 4.Pruebas a la plataforma T-PAAPC 2015: Se reabre la actividad teniendo en cuenta que el aplicativo no se hafinalizado, dado que el Área de Tecnologías y Sistemas de información, se encuentra en la etapa final, laspruebas se realizarán en 2016.

Una vez sean aplicadas las pruebas la dependencia podrá solicitar el cierre de la misma.

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,/ Subdirección d~ Operaciones

Área Administrativa: Inpicadores presenta un avance del (87.27%).

Indicadores que no alcan~aron la meta: Con corte a 31 de diciembre:

.:. Actualización de equipos adquiridos para todas las sede, se obtuvo el 66.67% (2) de la meta para elperiodo (3). Conttato prorrogado a 31 de marzo.

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.:. Proactividad de lé1lmejora de la dependencia AU, se obtuvo el (00%) de la meta (100%). No se formuló(2) acciones de n(1ejoradocumentadas y aprobadas por la Oficina de Control Interno en Sigepre.

Actividades (88.92%):

Estrategia 6.

IActividades pendientes de registro de información y finalización .

•:. Administrar los ri~sgos a cargo de la dependencia. En desarrollo.

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.:. Mantener actuali~ado el normograma de la dependencia. En desarrollo .

•:. Mantener actuali,zada la clasificación de la información y las Tablas de Retención documental. Sinregistro de infornnación.

Estrategia 8.

La (2) actividades se re~brieron teniendo en cuenta que la información reportada no permite evidenciar elcumplimiento de las actividades .

•:. Actualizar el Marnl"ual de correspondencia y archivos oficiales en el cual se incluya el seguimiento a lagestión y tramite de los documentos .

•:. Elaborar, aprobar y publicar el Plan Institucional de Archivos - PINAR.

, IArea Administrativa: 44.63(0)%: El dato reflejado corresponde a los últimos datos reportados en el indicador"Proactividad de la mejora de la dependencia AAOMIN 2015" con corte 30 de junio; del cual aún está pendienteel análisis cualitativo al indicador.

La dependencia no ha registrado el análisis de datos de indicador con corte 30 de septiembre. "Utilización delos recursos asignados Administrativa".


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.¡' Atención al Usuario: Indicadores (81.78%)

Indicadores que no alcanzaron la meta: Con corte a 31 de diciembre:

.:. Nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones, se obtuvo solo el 81.90%(65.52%) de la meta para el periodo (80%) .

•:. Proactividad de la mejora de la dependencia AU, se obtuvo el (00%) de la meta (100%). No se formuló(2) acciones de mejora documentadas y aprobadas por la Oficina de Control Interno en Sigepre .

•:. Satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios que presta el DAPRE, a la fecha no se haregistrado el dato y análisis al indicador.

Actividades:

Pendientes de registrar la información y finalizar la actividades.

Estrategia 1..

Publicar los resultados de las encuestas de satisfacción de los usuarios externos, aplicadas en el segundosemestre. Pendiente registrar la información y finalizar la actividad.Estrategia 3.Socializar las actualizaciones realizadas a la documentación interna que reglamenta el trámite de peticionesante la Presidencia de la República.

4. Seguimiento indicadores Plan Nacional de desarrollo 2015-2018

La Jefe de la Oficina de Planeación presenta cada uno de los (20) indicadores alineados al plan nacional dedesarrollo 2015-2018 con fecha de corte cuantitativa semestral y anual; sin embargo en el sistema nacionalde evaluación de gestión y resultados SINERGIA, se realiza el seguimiento mensual mediante el reporte delos avances cualitativos a cada uno de los indicadores (Ver presentación anexa).

A continuación se presentan los indicadores que no cumplieron la meta con corte a 31 de diciembre:

• De la Dirección para la Acción Integral contra Minas Antipersonales los indicadores "Áreas peligrosasconfirmadas" y el de "Eventos con MAP, MUSE o AEI intervenidos".

• Las metas se proyectaron a partir de los supuestos para las operaciones realizadas por las fuerzasmilitares a través del batallón de desminado No. 60 Gabino Gutiérrez - BIDES pero el inicio de losgestos de paz en el municipio de Briceño (Antioquia) implicó concentración de los equipos del BIDES,marginalizando las operaciones ordinarias a su cargo y el desarrollo de los contenidos de la Directiva015 de 2015, cuyo principal objetivo consiste en el aumento en 1000 hombres para realizar estudiosno técnicos, requirió de igual manera hacer uso de supervisores y líderes del BIDES para realizar los

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respectivos entrejnamientos y capacitaciones. Por lo anterior, el BIDES disminuyó su rendimiento conrespecto a las métas trazadas. La meta anual para el primer indicador era de 393 y se realizaron 163

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alcanzando un PQrcentaje de avance deI41%, y para el segundo indicador la meta anual era de 1614y tan solo se intervinieron 222 eventos lo que equivale a un 14%.

5. Transparenciaf Participación y Servicio al Ciudadano, estado de avance PlanAnticorrupció,r" Atención y Participación Ciudadana a 31 de Diciembre de 2015

De las 35 actividades qU~ tienen fecha de cierre 31 de diciembre que hacen referencia a la administración delos riesgos a cargo de (as dependencias del DAPRE, 34 fueron finalizadas y aprobadas. A la fecha seencuentran pendiente el registro y aprobación de la actividad:

,/ Administrarllos riesgos a cargo de la dependencia PEA-2015/ R-PAAPC 2015

La entidad cuenta con 71 riesgos, de los cuales:Se realizó el mo~itoreo dentro de las fechas establecidas de 57 riesgos.

ISe realizó el monitoreo de manera extemporánea de 14 riesgos.

Riesgos monitoreados d~ manera extemporánea:

1. Inadecuada ide~tificación de los canales de comunicación(Dirección para el Sector Privado).

entre el gobierno y el sector privado

2. Fuga y/o pérdid~ las actas del consejo de seguridad nacional (CSN) (Dirección de Seguridad).I

5. Incumplimiento 1e compromisos en el reporte de productos y/o servicios no conformes por parte delas oficinas que ¡integran los procesos misionales (Grupo de Atención a la Ciudadania).

6. Incumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio durante la prestación de los servicios compartidosdel DAPRE (Gr~po de Atención a la Ciudadanía).

i7. Vencimiento de I!os términos legales en la atención (respuesta, información del trámite y notificaciónpor aviso) de peticiones, sugerencias, quejas o reclamos (Grupo de Atención a la Ciudadanía).

3. Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios (Oficina deControl Interno Disciplinario).

4. Incumplimiento ~e compromisos durante la prestación del servicio de seguridad presidencial(Secretaría para la Seguridad Presidencial).

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8. Daño de activosldurante la administración documental en el archivo central (Área Administrativa)

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9. incumplimiento de los requisitos técnicos y legales en el trámite de legalización de bienesentregados a la entidad, por cualquier modalidad (Área Administrativa).

10. Registro erróneo en el Proceso de Radicación de las Comunicaciones Oficiales (ÁreaAdministrativa).

11. Suspensión masiva del fluido eléctrico en las sedes de la presidencia de la república (ÁreaAdministrativa).

12. Demoras en la elaboración del documento de análisis del sector y de oferentes. (ÁreaAdministrativa).

13. Demoras en la prestación de servicio de aseo y cafetería para la atención de las sedes de la entidad(Área Administrativa).

14. Suspensión masiva en la prestación del servicio de telecomunicaciones (Área Administrativa).

De acuerdo con los lineamientos para la administración del riesgo, el monitoreo de los riesgos del DAPREdebe realizarse de manera trimestral con corte a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 dediciembre, o con una periodicidad menor de acuerdo con las instrucciones del líder del proceso o jefe de ladependencia.

El monitoreo podrá efectuarse hasta 15 días después de la fecha de corte.

Los riesgos que se materalizaron con corte a 31 de diciembre fueron:

1. Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación estratégica y operativa (Oficina dePlaneación):Las siguientes dependencias presentan resultados en sus indicadores por debajo del 80%: ConsejeríaPresidencial para la Equidad de la Mujer: 76,87% y Área Administrativa: 44,63%. Con respecto a lagestión de planes la Dirección para el Posconflicto alcanzó el 71,12% teniendo en cuenta que tieneactividades pendientes por aprobar.

Por lo tanto se solicitará la formulación de planes de mejoramiento a estas dependencias.

2. Vencimiento de los términos legales en la atención (respuesta, información del trámite ynotificación por aviso) de peticiones, sugerencias, quejas o reclamos (Grupo de Atención ala Ciudadanía).

Este riesgo se materializó en el cuarto trimestre del año 2015, teniendo en cuenta que el 0,16% de laspeticiones recibidas se respondieron extemporáneamente por parte de las dependencias en dichoperiodo, es decir, solo el 99,84% de las peticiones se respondieron oportunamente, incumpliéndoseasí, la meta establecida (100%) para el periodo reportado.


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3. No formular y ejJcutar correctamente los planes de mejoramiento (Oficina de Control Interno).

El riesgo se mide con el indicador "Planes de Mejoramiento no eficaces" el cual se encuentra en rojo paraeste trimestre no se cumplió con la meta establecida de 8.50% el resultado fue de 12.73 %

INúmero de planes de metjoramientos que no fueron eficaces = 69Total planes de mejoramIento finalizados = 542Resultado = 12.73Meta = 8.50

,/ Estrategia AntitrámitesI

Las actividades que fueron finalizadas y aprobadas fueron:Nombre de la actividad!: Sistematización trámite de campañas T-PAAPC 2015

• IResponsable: Area de SistemasFecha planeada de fin~lización de la actividad: 31 diciembre 2015.

Nombre de la actividadi: Mantener actualizados los trámites y servicios del DAPRE registrados en el SUIT encoordinación con las deJ,endencias responsables de los mismos T-PAAPC 2015.Responsable: Oficina de PlaneaciónFecha planeada de fin~lización de la actividad: 31 de diciembre 2015.

Nombre de la actividad: Incluir dentro del recorrido el monumento de la Batalla de Ayacucho ubicado dentroI

de las Instalaciones del DAPRE T-PAAPC 2015Responsable: Casa Mmtar.Fecha planeada de finJlización de la actividad: 31 diciembre 2015.

Actividades pendiente~ de ejecución IV trimestre

Nombre de la activida~: Pruebas a la plataforma T-PAAPC 2015Responsable: Direcció~ para la Estrategia de ComunicaciónFecha planeada de finflización de la actividad: 31 diciembre 2015

,/ MecanismQs para mejorar la Atención al Ciudadano.

Para el último trimestr~ del año se tenían programadas 8 actividades, para un total de 23 actividadesfinalizadas y aprobada~ de las cuales se aprobaron 7 y se encuentra pendiente de registro y aprobación laactividad, publicar los r~sultados de las encuestas de satisfacción de los usuarios externos, aplicadas en elsegundo semestre PEA~2015 / A-PAAPC 2015.

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Responsable: Grupo de Atención a la CiudadaníaFecha planeada de fin~lización de la actividad: 29 de enero de 2016.


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,/ Rendición de Cuentas y Participación Ciudadana

Durante la vigencia 2015 se realizaron en total 41 actividades de participación ciudadana y rendición decuentas, durante el último trimestre se desarrollaron 26 actividades. (Ver presentación anexa).

6. Eficiencia Administrativa

,/ Seguimiento a Compromisos ley 1712.

De acuerdo con los resultados de la lista de chequeo de la Ley 1712 de 2014, y con el objetivo de mantenerla información actualizada en la página web, se plantearon las siguientes mesas de trabajo:

Informe PSQR (Solicitudes y Grupo de Atencióndenuncias) Ciudadanía

Oficina de Planeación

AccionesSe incluirá una alarma en elaplicativo interno de contratos, conel de recordar la publicación de losinformes de los contratistas

la Para el último informe de PSQR'sde 2015, se generaránestadísticas desagregando lostipos de peticiones y las fuentes delas solicitudes.En el micrositio de "Transparenciay acceso a información pública",se reportan los diferentes informesque refleja la gestión realizada ylas evaluaciones que se hanllevado a cabo, logrando que laspartes interesadas tengan accesoa esta informaciónSe definieron los compromisospara 2016 frente: actualización delas tablas de RetenciónDocumental de acuerdo con loestablecido en el Decreto 2145 de2015, actualización del cuadro degestión documental yactualización del Programa deGestión Documental. Estasactividades se asociarán al Plande Acción del Área Administrativa.

a

Área AdministrativaÁrea de Tecnologías y Sistemasde InformaciónOficina de Planeación

Oficina de Control InternoÁrea de Tecnologías y Sistemasde InformaciónOficina de Planeación

Mesa de TrabajoÁrea de ContratosOficina de Planeación

Cuadros de clasificacióndocumental Registro de Activos deInformación Esquema depublicación índice de informaciónclasificada y reservada con elrespectivo acto administrativo

Informes de Gestión, evaluación yAuditoría

Criterio de LeyInformes de Supervisión


FORMATO ACTA

7. Gestión de Talento HumanoI

El Asesor del Área de Talento Humano Jhon Romero, presenta al comité el avance del plan institucional de

capacitación PIC.El plan institucional de capacitación fue aprobado mediante Resolución 0155 del 25 de febrero de2015.

El presupuesto a¡::jrobado para el Convenio 132 -14 DAPRE - ICETEX fue por valor de $245.488.035,de los cuales $15.488.035, correspondieron a la vigencia 2014 y fueron reintegrados al DTN el día 5,de junio de 2015, ,de acuerdo con lo informado por eIICETEX, debido a que no se ejecutaron.

El presupuesto tO,talasignado para la vigencia 2015 fue de $230.000.000.

Se aprobaron 61 créditos condonables para el I y 11 Semestre del año 2015, por valor deI

$177.183.063.60"

Se realizaron capacitacio¡hes por valor de $39,118.000 Y $12.997.263,58 equivalen a la comisión del 6% condestino a los fondos en administración del ICETEX,

La contratación de dota~ión de vestuario y calzado para los funcionarios de las oficinas 2015, se realizómediante el acuerdo marco de precios W CCE -156- 1 AMP 2014, de Colombia Compra Eficiente, quedandode la siguiente manera: '

Primera dotacion 2015:'I

2,994,656.00

5,303,999.85

VALOR TOTALDE LA ORDENDE COMPRA

CANTIDAD DEORDENESbE:ENTREGA

FECHA DEW ORDEN FECHA DE VENCIMIENTDE EMISiÓN O' DE LA

. COMPRA ORDEt'J"SEGMI;NTO

CALZADO2032 27-mar-15 30-jun-15 51

CABALLERO

, ,INVERSIONESSA~ • DE CALZADO DAMA 2034 27-mar-15 30-jun-15 28

COLOMBIA SAS~~, , .

TWITYS,A' VESTIDO DAMA (kit 2030clásico)

27-mar-15 30-jun-15 28 3,867,946,00

INVERSIONES. VESTIDOGlRATELL GIRALDa CABALLEROS.b:A)' ' clásico)

(kit 2031 27-mar-15 30-jun-15 37 8,755,680,00


,

~.

Página 15 de 48

FORMATO ACTA

1,1 ~~~~: ¿~MAL¡TOTAL DOTACiÓN PRIMERA ENTREGA

14

/120,922,281.85

Se realizó la entrega de las órdenes de dotación, a cada uno de los beneficiarios que tienen derecho a lamisma, de acuerdo con la Ley 70 de 1988, decreto 1978 de 1989, durante la tercera y cuarta semana del mesde abril del 2015, entregando los siguientes kits:

$ 104.000.0051./ Calzado de calle para

caballero.

Kit un par de zapatos:

Kit un par de zapatos:

SEGMENTO 11...... PRENDAS .1 ~~~C.~~O.N~~YA~~ ~~.éN.I~A'.••..E.'.p...•...•Eos . ENTREGA'-----------------

CALZADO DAMA ./ Calzado de calle paradama.

Kit clásico clima fria:

28 $ 106.952.00

VESTIDO DAMA

./ Sastre formal de dospiezas para dama:Chaqueta, falda o

pantalón .28 $ 138.140.92

./ Blusa formal manga larga i

para dama.Kit clásico clima fria:

VESTIDOCABALLERO

./ Vestido formal de dospiezas para caballero:

Saco y pantalón .37 $ 220.400.00

CAMISA FORMALMANGA LARGA

(Salones de Estado)

./ Camisa formal mangalarga para caballero

./ Camisa formal mangalarga para caballero.

14 $ 42.920.00


FORMATO ACTA

Segunda dotacion 2015i

Para esta entrega se h~ realizado acompañamiento a los beneficiarios de la Entidad, por parte dela Coordinación del Grupo de Bienestar y Responsabilidad Social, para el cambio de las órdenesde entrega en los almaqenes establecidos por los proveedores:

6.352.160,00

26.447.722,00

10.823.960,00

40 3.690.146,00

59

40 5.581.456,00

15

20-oct-1502-sep-154022

N° FECHA DE,ORDEN

FECHA DE VENCIMIENTDE EMI$IÓN. ODEtA

COMPRA

ORDEN

4023 02-sep-15 20-oct-15 74

I VESTIDOCABALLEROI (kit clásico)

I CAMISAFORMALMANGALARGA

TOTAL DOTACIQN SEGUNDA ENTREc:;A

I CALZADODAMA

4024 02-sep-15 20-oct-15

'., '\ VESTIDO

TWíTY$:A DAMA (kit 4021 02-sep-15 20-oct-15"-"-,/1\.,

clásico)

I

En cuanto a bienestar social e incentivos.

El día 30 de Marzo de 2;015 se publicó la invitación, en la que se informó a todos los funcionarios interesadosen participar del Prograjma de Incentivos, para Seleccionar los Mejores Equipos de Trabajo 2015, para queinscriban sus proyectos; Esta invitación se envió una vez más el 22 de Abril de 2015.

Se inscribió un solo eq~ipo con el Proyecto Liquidación de Contratistas - Grupo Interdisciplinario de Centralde Cuentas y Desarrolló de Software.

Se expidió la Resolucion 1004 del 25 de Noviembre de 2015 por la cual se otorgan los incentivos de mejoresequipos de trabajo.

Eficiencia administra~iva

Página 17 de 48

Avance sistema de g~stión de seguridad y salud en el trabajo

~F-DE-11 (Versión 3)

Presidencia de la República FORMATO ACTA

Servicios Odontológicos.

Exámenes:IngresoEgreso

Suministro de DotaciónPrimera, Segunda y terceraEntrega.

Acondicionamiento Físico -Servicio del Gimnasio.

Inspecciones Puestos.' deTrabajo.

Pausas Activas.

Fortalecimiento Brigadas deEmergencia.

Simulacro de Evacuación

9. Gestión Financiera

224 Aspirantes

51 Funcionarios

285 Funcionarios

54 Funcionarios

29 Funcionarios

725 Funcionarios

47 Funcionarios

523 Funcionarios

Se adelanta mediante el Contrato No.002-15 con el Consorcio SIS Salud

La primera entrega de labor, se lleva acabomedianíe la adición y prorroga delContrato No. 011-14, la segundaentrega de .. labor, se realiza loscontratos 046-15 y 049~15.La primera y segunda entrega devestuario y calzado de oficina, se hacemediante ordenes de compra deColombia Compra Eficiente.

Promedio de ingreso mensual deFuncionarios del DAPRE, Casa Militar ySecretaría de Seguridad.

Se realiza la socialización de lasrecome~daci~nes médicas impartidaspor laS~ifere~tesEPS,a cada uno delosfuncionarios de la Entidad.

Se llevan a cabo con el apoyo de laARL, en las diferentes Áreas de laEntidad.

Desde el mes de agosto se dio inicio alas capacitaciones para los Brigadistasde.laEntidad. Este grupo lo integranfuncionarios de todas lasdependencias.

Se contó con la participación de todaslas sedes de la Entidad. Por motivos defuerza mayor no se realizó en Casa deNariño.

',.-',':-',,,,"'. :-,'-

Enero'a Óiciembre 31de 2015

Enero a Diciembre 31de 2015

l/IV IV Semana delmes de Abrilde 2015.I/Eni~ega Labor,última. semana' delmesdeAgo~to'2015.cCÉ ...:'lyil S~manadel . mes de

Septiembre 2015.

Abril a Diciembre 31de 2015

Abril/a Diciembre 31de2015

Abril a Diciembre 31de 2015

Agosto a Diciembre31de2015

28 de Octubre de2015

El doctor Gonzalo Quintero Jefe del Área Financiera, presenta al Comité el informe de ejecución presupuestalal cierre de la vigencia 2015


@[~ill;¡IID~ ]i

Ejecución Presupuestal i... DAPRE a diciembre 31-2015I

Presupuesto de FuncionamientoI

FORMATO ACTA

I

Se resalta que la apropiaq:ión de Fondo Paz al final de la vigencia fue de $24.755 millones que equivale al83,82% del total de las tnansferencias, ejecutando a nivel de compromisos el 98,53% y en obligaciones el98,13%, los recursos fueron destinados principalmente para financiar las actividades de paz en el marco delos acuerdos de la Haballa y en las estrategias de comunicaciones para la construcción de la paz. (Verpresentación anexa). I

I

Presupuesto de Inversi~n:

De los $73.527 millones ~e la apropiación final en el presupuesto de inversión el proyecto de Fondo Pazrepresenta el 64,44% con luna apropiación de $47.384 millones, teniendo en cuenta que la ejecución de FondoPaz se cumplió con una ejecución, en compromisos del 100% y en obligaciones del 96,4%, esto impactó demanera positiva en los re$ultados globales de la ejecución del presupuesto de inversión del DAPRE. Los ejestemáticos que se financi~ron con el proyecto fueron: los estudios y diagnósticos en temas relacionados conlos acuerdos, el fortalecimiento de la infraestructura de las vías en el sur del Tolima, la estrategia de

I

comunicación y la logístic¡a requerida para los diálogos de paz.

El atraso en obligacionesl se presentó principalmente en los siguientes proyectos: Minas UE (Donación) $992millones, Minas $992 l1lillones, Primera Infancia $150 millones, Equidad de la Mujer $331 millones,Transparencia $131 millo~nes.

Es importante tener en cJenta que las metas programadas para inversión no contemplaron los $2.245 millonesI

que se distribuyeron al p~oyecto de Fondo Paz-Acciones y Actividades. (Ver presentación anexa)

Gestión de Proyectos ~e Inversión.

Dependencia

Área Administrativa I

Equidad

Indicador

Reparar la infraestructura y realizar interventoríasconservadas todas las sedes

Actualización de equipos adquiridos para todas las sedes

Encuentro de investigaciones en asuntos de mujer y géneroRealizado

Sistema de control, seguimiento y monitoreo a medidas deprotección Diseñado con enfoque de género

Boletines temáticos e investigaciones elaborados

Meta

4500

3

1

2



Gestión de Proyectos de Inversión OAPRE

l'eIlO'r((;to Gl.SYI(JN'i Fi:\l(ANC1U'1O 'i ~o •••~OLOMeIA lFofto,toc:;imionto del 1unot:.ion&mlornodo! Slstoml!l Naeioe'W 100 93,7 100~OVEN !de Juven~ud

¡SISTEMAS¡Innovaciónparn mejorar la integralidad, disponibilidad y~onfld.onelt:llíd~ deltl in1ormoeiótldo T'CS&l"Irií'Vo. 100 9"1.15 92ÍNaeiON'J

EQUIDAD.,Implemen':a<:ión de estra:egías de asistencia té<: nitapore 01 forto.toelmioMo instrtuclonot on ~os de gonoro 100 55,38 58:c nl••••1 noel<:>n.al

,<1NAS~ttaJecimien~o '1 sostenibllidad de los capaeidade-s

100 54,4 109titueioonel.,., y torritoritslos P"fl!l ~ impl.mon~i6n do~ J?oIltic& do &<:dón intogral eomre mina" amip!fsoMl

r-<INAS VE :FottnJecimien~o acción integral contro rnr.a-s ontípefSlOnal 129 83,21 116he<:ioone!

PROGRAMA¡is 'ImplotT'l<lntl!lción do te.s ostmtogi.as do le "Ita <:0"$0;0111:1 40 86,12 109~SPEClALE rara programas especiales

~ECLuT AMI ;00"'0"010 do te. polltiea ~otSO<:torltll do provonción do 100 91.75 120~NTO tecl~nto nivel nacionalSEDES ;Adecuación y mantenimien~ode las sedes de la 100 52,99 81ONDO PAZt~~~::~:;. ~p=I~~OO",po<:iOln para te. Pl!l~, toy 100 96,4 100. 68/97 -Acciones)' actividades de paz. l'l.lI<:ional=ONDOPAZ¡lmpl"f'ltaeión óo Pr<>gfl!lmu Sspo<:lelosptsl'l' la pez. Loy 100 O .0!.368197 4"

iTRANSPAR r0rta~C:jmlonto 0013$ l~n~ os~óglc:ts'" do la po~l.tio:;a r.o~~-r.'1!~'~;~'~&W_-UN

lENCIA F't~rol de ~rnn5parenCIi) y tucha contra la corrupcfOn. _.-

10. Avances de Gobierno en Línea GEL

El ingeniero Alex Escalian, presenta los avances en lo concerniente a Gobierno en Línea e informa que serealizó la revisión de criterios de respuesta a algunas de las preguntas, se trabajó en la promoción y caracterizovisitas guiadas y la ficha de entidades. Está en proceso la publicación de los Sets de minas como servicio .

•-1. Trámites y Servicios en Línea

2. Sistema Integrado de PQRD

3. Servicios centrados en el usuario

36%

14%

32%

36%

14%

27%

4. SISTEMAS DE INFORMACiÓN 18% 14%Se realizaron la revisión de criterios de respuesta a algunas de las preguntas, se trabajó en la promoción ycaracterizoVisitas Guiadas y la ficha de entidades. Está en proceso la publicación de los Sets de minas como servicio deintercambio,


I@ W/;mjl;]tful!;¡~I

FORMATO ACTA

35%

17%

35%

17%

1. Participación

2. Colaboración

,TIC araGobternoAblerto Meta 201'5: 90%)'I,

I3. Transparencia I 48% 39%Se realizaron la revisión ~e criterios de respuesta a algunas de las preguntas, se trabajó en difusión de datosabiertos, I .

~, TIC para la Gestión (M~ta 2015:~5%) I~()o%"'I~-7°-Yo------' --,1. Estrategia de TI' I 18% 8%

12%

7%

7%12%

16%3. Información

2. Gobierno de TI

I¡4. Sistemas de Informacirn 22% 11%

5. Servicios TecnológicOr 16% 6%

6. Uso y ~proPiació~ .1 8% 0%

7. Capacidades Institucionales 8% 8%Se realizaron la reViSiÓn¡lde criterios de respuesta para determinar un estado claro para iniciar la planeación2016,

p. Seguridad y Pri~acjdad,dela Información (Meta 201,6:40%) lijooo)o 1~-3°-~------11. Definición del marco db seguridad y privacidad de la información y de lossistemas de informaciónl 32%

2. Implementación del p¡lan de seguridad y privacidad de la información yde los sistemas de inforración 20% 13%

3. Monitoreo y mejoramiento continuo 48% 28%Se realizaron la revisión! de criterios de respuesta para determinar un estado claro para iniciar la planeación2016 I,

I

11. Avances del sistema de seguridad de la información 2015.I

El Ingeniero Escallon pre$enta los avances del cronograma de la implementación del sistema de seguridad dela información en la Entid¡3d y comenta que en el 2018 se debe tener implementada la Norma 27.000.

En la vigencia 2015, se desarrollaron las actividades que se habían programado, análisis de la ISO27001/2013, determinar ~I GAP a 27001/2013, Validar registros, Validar controles, para las vigencias 2016 y2017 se presentan a con~inuación:


@~~~, FORMATO ACTA

AÑO % AVANCE ACTIVIDAD TAREAS

studio de la ISO-27001/2013

10 Análisis de la ISO 27001/2013 ~ctualizacr6n del SOA

)ifundir PoHtic8s de seguridad 2014

laboracióndel GAP <,-.'15 Determinar el GAP a 27001/2013

2015 30 )ifundirPolíticas de seguridad 2014

~apacitaciófl de auditores internos en 27 01

25 Validar registros dentificar Evidencias de los registros

?\ctualizar pollticas de segundad

30 Validar controles ¡;;;valuación de controles

Actualización de procedimientos, Actualización de procedimientos con res~onsables40

matriz de activos. Difundir Políticas de seguridad 2015

Actualizar matriz de activos de informacié n

45 Actualización de riesgos.Identificar y analizar los riesgos con CID

Evaluar controles y registros con CID por proceso!:

Identificación de mejoras2016 60 Actualizar el Plan de Gestión de Elaborar el Plan de Gestión de Riesgo,

50Riesgo y auditoria Actualizar matriz de activos de informacié n

Auditoria interna 1

Evaluación por parte de la gerencia

60 Evaluación de la gerenciaRealizar tratamiento de riesgos

Actualización de controles

Actualizar políticas de seguridad

Actualización de procedimientos

Aplicar medidas correctivas

70Actualización de procedimientos yv I'd . tt' d f alar regls rosma nz e ac IVOS

Difundir Políticas de seguridad 2016

Actualizar matriz de activos de informacié n

2017 100 Auditoria Interna 280 Auditoria interna

Aplicar medidas correctivas

90 Revisión gerencialActualizar políticas de seguridad

Revisión por parte de la gerencia.

100 Auditoria ExternaAplicar medidas correctivas

Auditoria Externa

~


,

@~r,gUB_]i

FORMATO ACTA

12. Presentación d los resultados del cierre programa de auditorías 2015.i

I

La doctora María Elisa J~fe de la Oficina de Control Interno presenta al comité, el cierre del programa deauditoria de la vigencia 20~ 5, el cual se cumplió en su totalidad se realizó 54 auditorías, 35 auditorías fueronde calidad y se ejecutaron ,19 auditorías de gestión.

Las 19 auditorías internas tle gestión programadas para la vigencia 2015, se crearon en el aplicativo SIGEPREy se ejecutaron de confor~idad con el procedimiento de auditorías internas P-EM-01 y el Manual de AuditoríasInternas M-EM-01. Se currj1plió con el 100% del programa de auditorías.

4/4

717

63/64

35/35

64/64 Audltorlas CumpUmlento (100o/~).¡ 100% Auditorias calidad (35/35).¿ 100% Auditorlas gestión (19/19)

~ & - - •. _. __ •••• ~ -_ •• _.- - --. ~ ~--".- .- •• -- •••• - - __ o ~,

4 Proceso Asuntos Políficos: Pllt/¡inas, (11 DDHHPI Asuntos Políticos ¡Equidad. Competitividad,Reglones. elocución de GOB). y (1) fondopaz.

1:2 Procesos: 3S Auditorios en cotkfod(En comité onter1of se reportó 36, ahora son 35det>:do o Que lo auditorlo a lo D. PolíticosPóbticos no se llevó o cabo por re,es.truc1urod6n)

:2 Controlos I 2 (SECO? y Supervisiónl (2)2 Jurídica I 2 lItlgoDI eKOGUI (2)2 Atend6n al Usuario I 2 PSQR (211 Adl'nlnisfraci6n al RteS{Jo(11

,

. '.' _. _._.. -----+. --

Audftorlas Integrol~$

AuditoriosEspecificas

,I

Auditorios Intornas 101SIstoma Inlegradode Gestión

$ubeomlt6s doControl 'ntorno

Auditorias EiPOcidlo$I

64 Dos subComités mínlrr)o fX)( dependencias y/oproc¡;rso. Avaneo (98%} suprimió O. Polífleas PVb.

1 En Procesos fvüslonalesl DOTACIÓN CDI (l)1 Evaluación SIGEPRE (111 Evolvoción de Planes de Mejoronliento (113 Verfficodón Gestión Documentol (3}1 Evoluod6n planes de mejoramiento (talento

Humano. Se. Transparencia y CfJ ~;,\Itt\&')(.

Infando) (11

818



13. Acciones de mejoramiento en materia de control interno: Cierre 2015

Periodo: I$;.~Cl9!\lpaf vi Desde: Hasta: 17/feb/2016 ; O Valores vigentes

IS\ Presidencia~ República de Colombia

.1. Vencidas

Tolal

%Tolal 54 33 13

'. Estadodel paso,__¡¡i AreaorganizativaCódigo Proceso>NCP- Adquisiciónde Bienesy01_98 ~e_rv_ic;i_o_s . Á_R!=_A_DE_C_0t-!_TRA_T_O_S. V_e_n_cid_o_NCR- AdquisicióndeBienesy0462 Servicios ÁREADECONTRATOS Vencido-NCP~---'Adq"uisiciÓn de Bieñ"es y.------------ ..----.-----------------

0212 Servicios ÁREADECONTRATOS VencidoNCR- ----Adquisición de Bienes-y----.- ----.----- ----0514 Servicios ÁREADECONTRATOS VencidoNCP----AdquisiCióñde Bienesy-----------.--------- ...-.-.- ....--

0210 Servicios ÁREADECONTRATOS VencidoNC~---Adqu¡sicióñ--deBTenes-y---.- ..-.---.- -.----.--- ..-..-------.--.--- ..----

0511 Servicios ÁREADECONTRATOS VencidoNCR::.---- Adquisic¡ónde Bienesy--------- ....-.-.- ..-.- ....------------.----

0495 Servicios ÁREADECONTRATOS VencidoNCP----AdquTsiciÓndeBienes-y-.-----.------.---- ..---.------.-----

0211 Servicios ÁREADECONTRATOS Vencido"NCR=---Acfquisición de Bieñes i---'.''''-- -.-- .._.--0513 Servicios ÁREADECONTRATOS VencidoN-C~-----.- ..-------- ....----- CONSEJERIA-P.PARA"LosDERE-CHOS----------0214 Atenciónal Usuario HUMANOS Vencido-NCR:.------ ..- .....- ....-- ....-- ...---.--- ..--.--- ..- ....- ....-.-.---- ..--------.----- ..--

0402 Atenciónal Usuario GRUPODEATENCIONAL USUARIO VencidoNC~.-.----- ..-.--..- .....- ..--.--.-------.----- ..-.-..-- ...----- ..- ...---0323 Atenciónal Usuario GRUPODEATENCIONAL USUARIO Vencido.NCR:.------.--- .....---.------------ ...----..--- ...-- ..-- ..- ....-- ....- ..--- ..----.-- ..-----.-.--.

0418 Atenciónal Usuario GRUPODEATENCIONAL USUARIO Vencido

F-DE-11(Versión3) Página24de48

FORMATO ACTA

Vencido

NCR-0326__ ..~.El~_~~¥L.'~uari9 ..---.---.-º~L.'F:º-º~.E[~NCIº!!~~. U~l,JARIº__ .. _._~n.~ido .. _ .... _NCR-~~._f\!en~lé>.!l..!LUsu-ªrj~.--.-- .. -.Q'3.l¿P-º~,I\-TEI'lºIQ!\LAL LJ~L.'.~'3lQ.....__ .._'!(:l_ncidg . ..NCR-0327 Atenciónbl Usuario GRUPODEATENCIONAL USUARIO VencidoÓM-O.186-. Ate.ñCiÓ-ñ~Tusl;ario- -------GRÜPO-ÓEAi'E.NCI6-Ñ AL-USUARIÓ-----VeñcidQ--- ---NCR-- -.-- -- T- -.- -- -.- - -- --- --- - -------- -- --- --.-.--..-.- - -- -- ..

0461 Atenciónal Usuario GRUPODEATENCIONAL USUARIO VencidoNCR-.- -.- - ..- ---. - -- --- -.- - --- ..-- - - - - - - -..- - - - .0328 Atención61 Usuario GRUPODEATENCIONAL USUARIO Vencido-OM=0164-.Atenci6ñ~IUs;:¡ari.o.---.-- ..--G-RÜP0i5E ATENcioN AL USÜARi6-.---veñcido ..- -.NCR-=-----.-.- -r- ----..-.-- ..-- -- --- ..-- -- -- -- -.- --- - - -- -- -.º~89 ..._ ....,I\!~i1~ión+ª1Usy.a!io_____ ..__ QI3..b'fº~_ATE.I'J...9J9.r:::L!'_'=_.USLJ.,I\g!º.__.__ '!.El.'!.~icj.~__ ...._NCR-. DIRECCIONPARALAESTRATEGIADE.04~~ ..--ºjrecc.i9.~!!'.iElnto.~.~@!~gJg()._ .c0tlll_UNIqAClQNE~.__ ..__ __. __ __ . Ve~~ido.____NCR- 'J)467 ._ .pireg~iol1élr:n~.!1.t9..É..s!.ratégic:;Q..._.._6'3_EA.,I\PMI.I'JISTBATI'!~_._ .....__._. __yf3nci(j~.. __ ._NCR-, FONDODEPROGRAMASESPECIALES-º433_ ..--ºlrElc:;c:;i9.~iEl-nto.E.stra!~.glc.g_.__ .PAR~..~ ..fl.AZ. __ .. __. .__._._._....__ ...'{.El.Il~lcj.()....._.._NCR- Evaluaci6n,Controly_Q.4~-º-.__ ..tIIlEljgI.ª.rn~lltg_.._......__. __ ._ºELºLI'l,l\-º-~ºOI'lI'3.º~J~I~~I'lQ __... .._.'{Elllgicj.Cl__... __NCP- Evaluaci~n,Controly.º.~9}.__ ..J'.'I.ElJ9r?_rn,iEli1!()._.._...__ ..._ Qfl.qlNA -º~SQ~'3º!::J..r:-:I_I~~I'lº-... __ ... '!.El.Il~19..9...__ .. _.ºM-º_()~4. _Q_e¡~tL~_f'cj!!!i.lli~.trªtiy_ª_... __._A~~ {J..DtIIlll':!!~TI3!'TI'{,I\___ ._________ .. Ven.~i.C!Cl. _NCR--º-4.º~_ _ºEl~é>Il~t:Ilinistrativª __ ..___.Af3I::A Aº!YIll'll.~TR"I\IJ.'{,I\_ .. .~l:l.ncidCl. _NCR- ;()242.._ .._._~~tión~([email protected] .. --...ÁI3.É.~{J..DI\,IlINISIRAIly..6__._._._.__.. __ .. '!El.Ilc:;icj.Cl._.. _ ..._.._NCR--º?~._9__ ---ºElstié>lli~<!rrli!l~.trªJl\l~..__ ....__.....A~I::A ~ºJv11[lJ1?TI3!'Jl'!~ ..__ .._ ...._ ..._y_El.llgl(j,Cl__...._.__NCR-_º.244. .Q~~!ié>..Ili~<!t:Il!.I1i.s.tr.él!i\lª__ __A'3EA.f\-ºtIIlll'J.lST.'3{J...1ly~ _ .. __ . __ '!enc:;i(j()__ __ _.NCR-0241 Gestión"Administrativa ÁREAADMINISTRATIVA VencidoNCR=---- - -¡.- ---- -.- -- -.- ..--.--- - - - -.- --_ -- - --- - -.---..- --.

0405 GestiónlAdministrativa ÁREAADMINISTRATIVA Vencido-r\j.CR---- --.---;- - - -- - -- -- ..- ..--.-.--_ - - -- -- --- -.- ---- -- -

0246 GestiónAdministrativa ÁREAADMINISTRATIVA Vencido- -- -- ---t-- - -- --- - --- - - ..-.-.-..- - -- -- -- - - - -.

OM-0115 GestióniAdministrativa ÁREAADMINISTRATIVA Vencido-~..---- --- -.- -r- - -- - '--- - -- ..--- -- -- - -- --.-- - - -- - -.-I

OM-0123 GestiónAdministrativa ÁREAADMINISTRATIVA Vencido.NCR---- --t.-- -- - --- .. - _ __ __ _ -_ _-_ _ __ _ __ __ .._ __ -

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0185 Gestiórlde AsuntosPoliticos DIRECCiÓNPARAASUNTOSPOLiTICOS Vencido-NCP-.-----T- ..---- - -- -- - -- --.-..- -- - -.- -- -- - --.- -- - .

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F-DE-11(Versión3)

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Página25 de 48


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NCR- FONDODEPROGRAMASESPECIALES0507 GestióndeAsuntosPolíticos PARALAPAZNC~--.----.----------- ..-- ..-.-.0413 GestióndeAsuntosPolíticos---_._-NCR-0411 GestióndeAsuntosPolíticos Vencido~_~0247 G~stiónde7\sun-io_sPoi}ticos-=-_ºIREgClo.N P~~-E~ PÓ~CONYLlC!O -=yenc~ _

CONSEJERIAP. PARALOSDERECHOSOM-0227 GestióndeAsuntosPolíticos HUMANOS VencidoÜ-M-0189 GestiÓ-rlde-AsuntosPolíticos SECRETARIADE-TRANSPARENC¡'¡¡;---VencidciOM-0171--Gestión deAsuntosPolíticos-----DIRECcioN DE SEGURIDAD Vencido-_._-_ ..__ ._---.-_._---_._--_.,. __ ._-_._--_. ..._-_.__ .-

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DIRECCIONPARARELACIONCONLOSMEDIOS .._. Venci~ __

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OM-0217 GestióndeAsuntosPolíticos DIRECCIONPARAELPOSCONFLlCTOOM-0215 Gestión de Asuntos Políticos DIRECCION DE SEGURfOAD ---- ..NCP----------.---- ..-- DIRECCIO-ÑPARALACOORDINACIONDE0219 GestióndeAsuntosPolíticos VIVIENDA.__ ..

NCP- DIRECCIONPARALAAl CONTRAMINAS0209 GestióndeAsuntosPolíticos ANTIPERSONALES VencidoNCP--.--- ..--.--- ..--.--.-DIRECCION DECOORDIÑACIOÑDE----------0218 GestióndeAsuntosPolíticos INFRAESTRUCTURA Vencido-----_ ..__ .•..__ ...._-----_._---_ .._-_.--_._----------_._-_.-NCP- DIRECCIONPARAPROYECTOS0217 GestióndeAsuntosPolíticos ESPECIALES Vencido.NCp~-_._.--....----------.--- ..-------.-bIRECCION PARA LÁ-J\TCONTRA M-iNAS --.--0208 GestióndeAsuntosPolíticos ANTIPERSONALES VencidoNCR- ----.-.----.-.-- ..-----.-.-- "...H ,. •• _

~_~stión deAsuntos_Polí!i~os . . ._____ _ VencidoC. PRESIDENCIALDELS. COMPETITIVIDAD

OM-0255 GestióndeAsuntosPolíticos E INNOVACiÓN Vencido-ÑCR- --------.-- ....---.----.---[5JRECdoN PARÁ-LAAJ- CONTRA-MINAS-----------0504 GestióndeAsuntosPolíticos ANTIPERSONALES Vencido--NCR~----.------ ..---- ..---.- ..-- ..-...-DiREccloÑ PARALÁ-A""TCONTRAMINAS------ ..--.---

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Gestiónde Seguridad,ApoyoLogísticoPresidencialy

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OM-0167 q_omu~icacic)_r:0'J:'rensa MEQIOS ._._. . Venci~ __Gestíónde Seguridad,ApoyoLogísticoPresidencialyComu.nicacL~_pren~~ -º!!3EC~I.9N !?~~CU~SOS .__ ... Ve.ncido _Gestiónde Seguridad,ApoyoLogísticoPresidencialy

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F-DE-11(Versión3)c( ..

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@ ~dhllfu~ FORMATO ACTAII

NCR- I

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_0.£4L._ ..Talen..!<>....~.lJma.~_o_....._. __ ...._6"EA.DE Tt\LEI'JTOtLUMt\!!Q..__ .... ..._.... ~E:l.f!c;i(jQ__._.OFICINA DE CONTROLINTERNO

OM-0180 Talento ~umano DISCIPLINARIO Vencido-O-:-~13~--~~~~~~E~~:~ñformación y-.~~~AR~¡~~t~OL6GíAy S.iSTEMAS6E-~~~:~~---.-

Fuente: Aplicativo SjIGEPRE- Módulode Mejoras

13.1 Plan de Mejoramiellto Contraloría

Con corte a diciembre 311 de 2015, el plan de mejoramiento consolidado presenta un cumplimiento del 100%Y un avance de 136 actividades finalizadas que corresponde al 95.36%, las 5 actividades restantes continúanen proceso, debido a quJ se concedió prorroga en las mejoras NCR-0430 y NCR-0431, específicamente enlas actividades 6.1, 6.2, 6~3, 7.2 Y 7.3 del plan de mejoramiento sobre el tema de diversidad de genero a cargo

I

de la Consejería Preside~cial para los Derechos Humanos, hasta el 30 de junio de 2016.

En la presente vigencia de acuerdo con el PGA de la CGR, a partir del1 de julio de 2016, se realizará auditoríaIntegral a las vigencias 2014 y 2015.

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En desarrollo4,64%

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FORMATO ACTA

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Porcentajede Avance95,36%

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FORMATO ACTA

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PMPnmeraIn~rcia 22~1.~1~ : ~¡ 6¡ 6\ O, •••••••••••••••••••••••••••• , ••••• '.1" •••• ', ••• " ••••• , •• ' •• ; ••••••• H ••• , •••••••• II •• ~ •••• , ••••••• , •••••••••••••••••• 1•• ' •••••••••••• 11 •••••••••••••••••••• " •••• , ••••• , •••• ,' ••••• ,' ••••••••• , •••••••••••• , •••••••••••••••••• ,1'

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Tdal ~reral 401 141! 1~6! ~

14. Funciones d' Advertencia Contra/aria

,./ Encargo para $ubsanar deficiencias de personal rad.2012EE9939 CGR 21/02/2012.

El Área de Talento Humano ejerce seguimiento a los funcionarios identificados como "pre - pensionados",entre los cuales se encyentra el análisis de su situación legal especial respecto de los movimientos de plantay se continúa aplicandoilos controles establecidos para hacer seguimiento a las dos funciones de advertencia,sin que se haya materializado ninguno de los riesgos previstos por la Contraloría General de República duranteel primer semestre del año en curso. Los encargos que se han presentado, se han realizado a servidores queno están en estado de, pre-pensión y también han sido encargos de funciones del cargo, lo que no generaremuneración de ese empleo.


FORMATO ACTA

v' Cumplimiento a la prohibición de celebrar contratos de prestación de servicios. Rad2012EE18253 CGR 26/03/2012.

Se continuó con el proceso de reestructuración de la planta de personal en la definición de los cargos de plantarequeridos y análisis del estudio de cargas laborales, elaboración del estudio técnico, elaboración de lamemoria justificativa, elaboración del proyecto de decreto.

Este riesgo se ha disminuido ya que la entidad ha tenido en cuenta las restricciones de la Ley 996 de 2005respecto de la suscripción de contratos de prestación de servicios.

Contrato interadministrativo 33012 entre le DAPRE y FONADE. Rad 2013EE0067495 CGR 16/07/2013 .

./ En ejecución al plan de acción a 31 de diciembre de 2015, se han realizado lassiguientes actividades.

Se fortaleció el equipo técnico de apoyo a la gestión y supervisión, y se adelantaron procesos de seguimientoy control conforme al siguiente listado:

1. Se contrató apoyo técnico a la supervisión. Actualmente, una arquitecta y un ingeniero civil hacenacompañamiento a la ejecución del convenio para el recibo a satisfacción de los proyectos.

Contrato No. 114-2015 Adriana Marcela Linares, a cargo de la revisión del proyecto de estudios y diseños deEl Cerrito y del diseño y construcción de Villagómez.

Contrato No 103-2015 Alberto Lazada Pereira, a cargo de la revisión del proyecto de estudios y diseños de LaTebaida y del diseño y construcción de 8ituima y El Colegio Adicionalmente, el equipo de Plan Padrino apoyala verificación técnica de los estudios y diseños de Tesalia, Potosí, Apartadó y Puerto Guzmán.

2. Se le entregó a los profesionales los 6 estudios y diseños, así como la documentación de las obras deinfraestructura, entregada por FONADE.

Se ha realizado la verificación técnica de los alcances de las obras y se han emitido observaciones de losproyectos.

3. Se ha realizado la verificación técnica de los alcances de las obras y se han emitido observaciones de losproyectos.

4. En el último trimestre del año se realizaron 3 visitas de verificación técnica al proyecto del municipio deVillagómez, Cundinamarca.

5. Se elaboraron los informes de las visitas.6. Se solicitaron los ajustes necesarios a los estudios y diseños y a las obras, en mesas de trabajo, reunionesde seguimiento, mediante oficios o mensajes enviados vía correo electrónico.


@ ~cfulli:J~I;

FORMATO ACTA

8. Se hizo seguimiE1nto permanente a los ajustes a las intervenciones.

8. Se han revisado los informes emitidos por FONADE y se solicitan aclaraciones en caso de ser necesario.Los informes de gestión NJ.20 y 21 se encuentran en revisión dado que fueron radicados en el DAPRE el 23de diciembre de 2015. I

9. Se atendieron las recolT1¡endaciones del profesional que actualmente apoya la supervisión. Lasrecomendaciones dadas por los profesionales se han atendido y remitido a FONADE mediante oficios ycorreos electrónicos.

10. Se han realizado diecinueve (19) reuniones de coordinación y seguimiento de la Consejería Presidencialpara la Primera Infancia p+a hacer seguimiento a la ejecución del convenio DAPRE-FONADE No. 330-12 yal plan de acción formuladq> para mitigar los riesgos asociados al mismo.

11. Se han realizado quinc!e (15) comités operativos del convenio DAPRE-FONADE No. 330-12 para hacerseguimiento a la ejecución!del mismo.

12. La Oficina de Controllmterno del DAPRE llevó a cabo una auditoría interna para las obra de la vigencia2012 e inició una nueva auditoría para verificar las obras de la vigencia 2013.

13. Se inició y se cerró el proceso adelantado por el DAPRE frente al presunto incumplimiento de variasobligaciones a cargo de FONADE.

14. Se formuló un plan de mejoramiento como resultado de la auditoría adelantada por la Oficina de ControlInterno, el cual se encuentra en ejecución

15. Como resultado de I~ auditoría adelantada a las obras en el año 2014, el equipo de la ConsejeríaPresidencial para la primeta Infancia formuló un plan de mejoramiento que se encuentra en ejecución.

16. El contrato interadministrativo DAPRE - FONADE No. 330-12 finalizó el 13 de noviembre y se encuentraen proceso de liquidación.

Liquidación de INCUAGRq> E.U., y empresas Incubadas. Rad 2014EE0115330 CGR 08/07/2014.La doctora Adriana Herren¡¡, comenta que con respecto a la función de advertencia de las nóminas paralelas,se debe tener muy en cuerha, porque la Contraloría General al momento de la auditoría va a revisar el tema.

15. Informes de Lev.

Durante el año 2015, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los reporte de informesde ley previa validación y ~valuación de la información requerida para su elaboración, estos informes fueronentregados a su destinata~io de acuerdo a lo establecido en la normatividad vigente y dentro del término legalestablecido para ello así:


, ' ,

Presidencia de la República",,,r',, :¿~ti" ~rj;jJ¡¡'j 'y ¡ ;',1 4

FORMATO ACTA

Se presentaron 47 de 48 informes programados para la vigencia 2015, que corresponde al porcentaje deavance del 97.92%, lo anterior debido a que el informe a la Dirección de Defensa Judicial L1TIGOS porampliación de plazos del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI. Se postergóla presentación para el31 de enero de 2016, según MEM15-00011384 de 25/08/2015.

Informes de leyOficina de Control Interno

Pendientes Diciembre 31 de 2015----------.12%

Realizados47

98%

16. Resultados Sectoriales

-RESULTADOS SeCTORIALES

73,S. • _D6 ..2.¡._!l_6.:3:-'9~,:tNI~st-'a:~¡i'--st: -~ 6::: f' 8:::N/A N/A N/A 61,3 78,7

59,4 57.0 83,7r ~6.<!- 40,0 5S.0 48.0 64,0

Si N/A fS.i __ .-'Eo . : N/Ar" 83.88' N/A 96:4S r=.!.i9.90 , N/A18 N/A 1 16 N/Ar 2.5% 0% 0%: 100%l 100%

~.O% 0% O%¡;¡¡;;P 0%,'-'100%I 5'0% 67%. 57%:- 75%; - 50%t- 5:0%'[ -50%~ - -7S0A.L 25%.... 44%

tune 2.0."

.....,.0 APC;


L

Presidencia de la ~tepública FORMATO ACTA

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica como entidad vemos que en general le fuemuy bien, en los parámetrolque corresponde al fenecimiento de la cuenta fiscal 2014, la calificación y el númerode hallazgos no está califiqado porque en la vigencia 2014 la CGR no práctico auditoría al DAPRE.

17. Informe de Fun~iones Delegadas con corte a 31 de Diciembre de 2015i

CONSTITUCION CAJAS MENORES VIGENCIA 2015

Delegadon Jediante Resaludan No4922 del 02 de octubre de 2014

I

D~TALLE VALOR RESPONSABLE DE MANEJO

cÁ!J~'~EN0R\M~T!IG0StyglUjt. .._ ...

~~RGEiJE0N:¿RDJ0fGhRGI~ •• ,.','J

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GASTOSDEV!AJE AL INTERIOR S 340.600.000 CANIZALES

CAJA MENORlvlATICOS y. ' ..... I

GASTOSDEV¡IAJE AL EXTERIOR S 850.000.000 EFRAIN JULIO MARTINEZ

PROGRAMASI ESPECIALES PARA JOSECARLOS CELEDON

LA PAZ : S 500.000.000 HOLGUIN

CAJA MENO~ AREAADMINISTRA! IVA S 88.800.000 FERNANDO GOMEZ GAMBA

CAJA';'MENOR PARA EL

DESPACHO I DEL SEÑOR FERNANDO GOMEZGAMBA

PRESIQENJE pE LA REPUBLlCA S 52.700.000TOTAL CAJAS MENORES $1.832.100.000 l."i/!LkiQiUJa;'~iiAli#:a:aeaaS4M ~11

I DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PRESIDENCIA DE LA REPUBLlCA

CUEN'TAS DE PAGO Y PLANILLAS DE PAGO DE CONTRATISTAS ORDENADAS PARA PAGO,: INVERSION - RECURSOS DONACION CSF

ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE 2015

ASIGNAC(ON

VIGENCIA ACTUAL REZAGO PRESUPUESTAL TOTAL VIGENCIA FISCAL

No. No. No.INTERNA CUENTAS

VALORCUENTAS

VALORCUENTAS TOTAL PAGADO

I DE PAGOPAGADO

DE PAGOPAGADO

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DAPRE - INVI;RSIONCSF REC. 15- , 4 $3.345.125.748 1 $516.127.446 5 $3.861.253.194

DONACION ,TOTAL I 4 $3.345.125.748 1 $516.127.446 5 $3.861.253.194

F-DE-11 (Versión 3) ~'9i", 33 do 4'


DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PRESIDENCIADE LA REPUBLlCACUENTAS DE PAGO Y PLANILLAS DEPAGO DECONTRATISTAS ORDENADAS PARA PAGO

ENERO1 A DICIEMBRE 31 DE2015

VIGENCIA ACTUAL REZAGO PRESUPUESTAL TOTAL VIGENCIA FISCALNo. CUENTASY No. CUENTASY

ASIGNACION INTERNA No. CUENTASY PLANILLAS DE PLANILLAS DEVALOR PAGADO VALOR PAGADO TOTAL PAGADOPLANILLAS DEPAGO PAGO PAGO

DAPRE 2222 $49.160.482.765 99 $15.509.686.556 2321 $64.670.169.320

TOTAL 2222 $49.160.482.765 99 $15.509.686.556 2321 $64.670.169.320

ARTICULO 60. DE LA RESOLUCION No. 3016 DE DICIEMBRE 31 DE 2010, Modificado por la Resolucion No 3259 de octubre 05 de 2012, EL CUAL ESTABLECE:"DELEGACION PARA RECONOCERY ORDENAR LOSPAGOS EN ELJEFEDELAREA FINANCIERA DELDEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIADELA REPUBLlCA. Delegar en el Jefe del Area Financiera del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, la facultad de reconocer y ordenar lospagos del Presupuesto del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Se exceptúan de esta delegación la ordenación de los pagos que

DETALLEDAPRE-VIGENCIA ACTUAL DETALLEDAPRE-RESERVAPTAL DETALLEDAPRE-eUENTAS POR PAGARSERVICIOSPERSONALESINDIR $3.514.878.010 SERVICIOSPERSONA $180.257 SERVICIOSPERSONA $707.568.456

GASTOSGENERALES $35.365.409.570 GASTOSGENERALES $796.096.958 GASTOSGENERALES $4.576.730.646

TRANSFERENCIASCORRIENTES $2.283.968.6SS TRANSFERENCIASCO $9.309.005 TRANSFERENCIASCO $137.070.653

TRANSFERENCIASCORRIENTES $0 TRANSFERENCIASCORRIENTESSSF TRANSFERENCIASCORRIENTESSSF

INVERSION $7.996.226.529 INVERSION $3.487.710.157 INVERSION $5.795.020.424

TOTAL $49.160.482.765 TOTAL 1$4.293.296.377 TOTAL $11.216.390.179

• Delegaciones Fondo Paz.

RESUMEN CIERRE VIGENCIA 2015

# 24.754.846.073,80# 66.893.850,00

PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO

APROPIACiÓN:A-3-1-1-11A-3-1-1-11TOTAL FUNCIONA 24.821.739.923,80 %

COMPROMISOS 24.456.752.790,59 98,53%

OBLIGACIONES 24.359.073.245,10 98,14%

PAGOS 20.632.427.796,22 83,12%CUENTAS PORPAGAR

3.726.645.448,88 15/01%

RESERVA 97.679.545,49 0,39%LíMITE LEGAL RESERVAFUNCI ONAMI ENTO

2/00%

.¡

PRESUPUESTO DE INVERSiÓN

APROPIACiÓN:C-520-1000-5611 47.383.722.688,00

TOTAL INVERSiÓN 47.383.722.688,00 %

COMPROMISOS 47.383.677 .950,50 100,00%

OBLIGACIONES 45.678.181.270/50 96,40%

PAGOS 36.917.742.253/50 77/91%

CUENTAS POR PAG 8.760.439.017/00 18A9%

RESERVA PRESUPU 1.705.496.680,00 3,60%

LíMITE LEGAL RESERVA INVERSiÓN 15/00%

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I@ ~cj];¡(I;)~I

FORMATO ACTA

I

• Delegaciones Talento Humano

I

I

EJECUCjlÓN PRESUPUESTAL ÁREA DE TALENTO HUMANO

E~ECUCIÓN PRESUPUESTAL VIATICOS A 31 DEDICIEMBRE DE 2015

VIATICOS AL EXTERIOR $ 3.753.415.352,26 96,16%

VIATICPS AL INTERIOR $ 4.967.616.974,00 100%I

$ 4.912.611.058,50 96%TIQUETESTOTAL EJECUTADO $ 13.633.643.384,76

IEJECUCiÓN NOMINA A 31 DE DICIEMBRE DE 2015

VA~OR NÓMINA;PAGADA $ 66.193.732.038,80

18.Resultados de ~amatriz de calificación de auditorías 2016. a cargo de la oficina decontrol interno.

I

Parámetros para la eval~ación~ Cumplimientq de la Planeación Institucional (plan estratégico y operativos, inversión y

SISMEG).i

I CRITERIOS CALIFICACIÓN PARAMETROSI DE RIESGOS

ResLltado de ejecución Igualo Mayor a Adecuado90%

II Igualo Mayor aResultado de ejecución 80% Satisfactorio

, ~~..

Resultado de ejecución Menor a 80% Objeto lÍe Auditorla

~ Resultado de la valoración de los riesgos (corrupción, institucional y procesos)i

CRITERIOS CALIFICACIÓN PARAMETROSI DE RIESGOS

Zona de riesgo Moderado 100=2 Adecuado, ';,..

F-DE-11 (Versión 3) I~ Página 35 de 48

FORMATO ACTA

Zona de Riesgo Alta 89,99 = 3 Satisfactorio

Zona deRiesgo Extrema 79,99 = 4 ObjetodeAuditoríao Dependencia Nueva

Zona de Riesgo Baja I};> Auditorías Practicadas (Internas y externas)

CRITERIOS CALIFICACiÓN PARAMETROSDE RIESGO

1. Se le practicó Tres (3) o 100% AdecuadoMás auditorías

2. Se le practicó Una (1) o dos 89,99% Satisfactorio(2) auditorías

--:-

3. No se le practicó Auditoria 79,99%Objeto deAudltorla

~ Evaluación Estrategia de Rendición de Cuentas

CRITERIOS CALIFICACiÓN PARAMETROSDE RIESGO

1. Si cumple los tresComponentes (Información, 100% Adecuadodiálogo e incentivos)

2. Si cumple con uno o dos 89.99 Satisfactoriode los Componentes

3. Si No cumple los Objeto deComponentes o no rindió 79.99 Auditoríacuenta

~ Resultado de la valoración de los Riesgos (corrupción, Institucional yProcesos)

CRITERIOS CALIFICACiÓN PARÁMETROSDERIESGOS

Zonade riesgo 100 = 2 AdecuadoModerado

Zonade Riesgo Alta 89.99 = 3 Satisfactorio

Zon,!l'deRiesgoExtrema 79,99 = 4 Objetode Auditoríao DependenciaNueva

Zonade RíesgoBaja 1


I

@ ~<iliJlliJ~

~ Evaluadión del SIGEPRE.

FORMATO ACTA


CRITERIOS CALIFICACiÓN PARÁMETROSDE RIESGO

Entre 4,10 Y 5,00 de 82% a 100% Adecuado

;

¡ Entre 3,1 Y 4.00 de 62% a 81% SatisfactorioII

I . Objeto deI Menor que 3,10 <62% Auditorla

~ Plan An!-'al de AdquisicionesI

CRITERIOS CALIFICACiÓNPARAMETROSDE RIESGOS

Ejecución del Plan Anual de 900/0 AdeouadoAdquisiciones favorable

Ejecución del Plan Anual de Entre SO°/., y SatisfactorioAdquisiciones aceptable 89,99%.

No ejecución del Plan Anual de < 80% Objeto d.Adquisiciones o parcial AUditorl.

~ As¡gna4iÓn de recursos (Presupuesto de la Vigencia)

CRITERIOS CALIFICACiÓNPARAMETROSDE RIESGOS

.

Proceso y/o dependencia con 1. 100%Objeto de

mayor presupuesto asignado 2. 90%Audltorla

(Los tres primeros). 3. 85%

Proceso y/o dependencia con 4. 800/0promedio regular de presupuesto 5. 700/0 Satisfactorioasignado (Los dos primeros).

Proceso y/o dependencia conpromedio bajo de presupuesto 50% Adecuadoasignado. S

Res¡ultados de Hallazgos (Por auditorías Internas, CGR, ICONTEC y Otras)

CRITERIOS CALIFICACiÓN PARAMETROSDE RIESGO, ,

1. Oportunidad de mejora - 100% "AdecuadoOM o Cero Hallazgo

¿

2. No Conformidad potencial - 89,99% SatisfactorioNCP

3. No conformidad real - NCR 79.99% ()~Jeto de AudItarla.

FORMATO ACTA

@) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA MATRIZ DECALIFICACiÓN Y PROGRAMACiÓN DEC~ ____ • __ ~ __ " _________ ._~--~~~~ __ AUDITORíAS

.":'." ... ~" 11

~ emmr;;¡m. "'tI- ~ ~"" <~, Ir"""'

(;;3,.JI

Dirección del Departamento

DIRECCIONAMIENTODirección de Gestión General

ESTRAttGICO Subdirección de Operaciones

Ofidna de PI.meaclón 96,55 I 89,99 b 100,00 ~ 9.> 89,99 87,00 50,00 100,00

EVALUACiÓN, CONTROL YOficina de Control Interno •••• 89,99 89,99 100,00 100,00 86,60 50,00 100,00

MEJORAMIENTO

ATENCiÓN Al USUARIOSubdirección de Operaciones 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00Grupo de Atendón a la Cludadanla

Ministro Consejero pam el Seetror87,37 95,00 87,49 90,00 100,00 100,00 86,40 50,00 94,96

Privado, Competitividad y Equidad

Consejería Presidencial para la Primera97,05 89,99 100,00 ;.9fl 100,00 100,00 86,40 50,00 86,12

InfanciaConsejerfa Presldenclal para el Sistema

97,50 100;00 89,99 100,00 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00de Competltlvldad e Innovación

Dirección para el Sector Privado :~~'.¡1Ji1l 89,99 100,00 100,00 86,40 ~,OO 100,00

DireCCIón del Sistema Nacional de100,00 100,00 100,00 100,00 86.40 50,00 93,70

Juventud "Colombia Joven"100,00

Ministro Consejero para el Post~conflleto,93,95 89,99 95,00 84,99 100,00 86,40 50,00 9O,n

Derechos Humanos y Seguridad

Consejerla PresIdencial para los Derechos99,50 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 91.47

HumanosDireccIón para la Acción Integral Contra

93,25

~100,00 100,00 86,40 50,00

MInas Antlpersonales

Dirección de Seguridad 91,50 89,99 100,00 86,40 50,00 100,00

Dirección para el Post~conflleto 85,56 100,00 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00

GESTIÓN DEASUNTOSMinistro ConsJero para 1••

98,35 100,00 95,00 100,00 100,00 81,40 50.00 89,00Comunicadones

pOLfncos Dlrecdón pam la Estrategia de $ ,~i~/Comunicación97,94 100,00 100,00 81,40 50,00 86,76

Dlrecdón de Gobierno V Áreas100,00 89,99 100,00 100,00 100,00 86,40 100,00

estratégicas100,00

Secretaria de Transparencia 99,75 89,99 89,99.... 19;99 100,00 86,40 50,00 B~5O~!.'"

Consejería PresIdencIal para al Equidad82,72 100,00 89,99 100,00 86,40 50,00 87,34

de la Mujer

Dlrecdón para Asuntos PoHtlcos 93,76 89,99 W/:?;'1?" 100,00 100,00 86,40 50.00 100,00

Direcdón para las Reglones 100,00 100,00 89,99 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 1M,T;l;jll\R~:Dirección para Proyectos Especiales 100,00 100,00 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00

Dirección para al Coordinación de100,00 100,00 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00

Infraestructura

Dirección para al Coordinación de100,00 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00

Vivienda100,00

Oficina del Alto Comlsonado para la Paz 97,50 100,00 89,99 'ii¡l'.'7!>;¡¡¡¡¡¡¡;é~ 100,00 86,40 50,00 99,63

Di~CClón Tematlca 97,50 1oo,eXl 100,00 100,00 100,00 86,40 50,00 99,63

Fondo de Programas Especiales para la100,00 89,99 89,99 100,00 86,40 99,63

Paz FONDO PAZ

GESnÓN JURfDICA 5ecretarfa Jurídica 99,88 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 '~'~,~3Íl';!t~Secretaria Privada 100,00 89,99 ~~~.9!J~, 100,00 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00

Dirección de Eventos 95,55 89,99 89,99 100,00 100,00 lOO,oo 86,40 50,00 86,99

GESTIÓN DE SEGURIDAD,Dirección de DIscursos 97,50 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00

APOYO lOGfsncoPRESIDENCIAL y Secretada de seguridad PresIdencial 100,00 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 lOO/Xl

COMUNICACiÓN Y PRENSA Casa Militar 97,75 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 100,00

Direcdón para la Relación con los Medios 98,75 100,00 86,40 50,00 100,00

GESTiÓN FINANCIERA Área financlera 99,80 100,00 100,00 86,40 95,63

GESTIÓN ADMINSITRAnVA Área Admlnsitratlva 100,00 100,00 86,40 80,00 95,91

GESTiÓN DOCUMENTAL Área Admlnsltratlva ~:-;~~t-(g;99"'::~--,--

"100,00 86,40 50,00 100,00

ADQUISICiÓN DE BIENES YÁrea de Contratos 100,00 89,99 100,00 100,00 86,40 50,00 90,90

SERvtCIOS

Área de Talento Humano 100,00 100,00 ':~'},~7~~j,':.:l:';' 100,00 76,60 Ij~:t¡¡í~oÓ: 96,21TALENTO HUMANO "

OfiCIna de Control Interno Disciplinario 100,00 89,99 100,00 is. 100,00 ~,40 50,00 100,00

TECNOlOGlA DEÁrea de Tecnologfa Sistemas de JINFORMACiÓN Y

V 99,98 89,99 D:,~&~" ';::,"." 100,00 86,40 70,00 96,04

COMUNICACIONESinformación I ,"'(


..

FORMATO ACTA

~~ ~.

Gestión Administrativa 1,50i

SubdirecCión de OperacionesGrupo d~ Atención al Usuario 1,50

Área de Talento Humano lA8I

Direccióp para la Acción Integral Contra Minas Antipersonales 1.48

Direccióh para la Relación con los Medios 1,48

Gestión Documental 1,42

Área de Tecnología y Sistemas de Información 1,38

Secretaria Jurfdica 1,38

Área Financiera ],38

Direcciqn para el Sector Privado ],32

Dirección para la Estrategia de Comunicación 1,30

Fondo ~e Programas Especiales para la Paz FONDO PAZ 1,30.

Área de,Contratos 128

Oficina :de Planeación 1,20

Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer 1,20

Consejdría Presidencial para los Derechos Humanos ],20

DirecciÓn de Seguridad 1,20

Oficina de] Alto Comisionado para la Paz 1,20

Secretaría de Transparencia 1,20

Dirección de Discursos 1,20

Dirección para Asuntos Políticos 1,20,

Oficinll de Control Interno Disciplinario 1,18,

Consejería Presidencial para la Primera Infancia 1,10

Direcci;ón para la Coordinación de Infraestructura 1,10

Direcclón para la Coordinación de Vivienda 1,10

DireccIón para el Post-conflicto 1,10i

Dirección para Proyectos Especiales 110



Ministro Consejero para las Comunica.ciones

Casa Militar

Dirección de Eventos

Secretaría Privada

Consejería Presidencial para el Sistema de Competitividad e Innovación

Dirección de Gobierno y Áreas estratégicas

Ministro Consejero para el Sector Privadó,Comp~titividad y Equidad

Oficina de Control Interno

De acuerdo al resultado de estos parámetros y criterios se determina que procesos y/o dependencias yproyectos, serán objeto de auditorías.

19. Aprobación de Programa Anual de Auditadas 2016 a cargo de la Oficina de ControlInterno.

La jefe de la Oficina de Control Interno, presenta al comité para su aprobación el "Programa Anual deAuditorias", como herramienta que permita cumplir con el subsistema de control de evaluación, a través dela evaluación independiente, auditoría interna al sistema de control interno y a la autoevaluación y supervisiónde los procesos de la entidad, de tal forma que se evalúe la eficiencia, eficacia y efectividad del SIGEPRE.

Se realiza un análisis de los resultados alcanzados en la vigencia anterior y algunos parámetros y criterios quela Oficina de Control Interno ha definido para esta selección y programación de auditorías a efectuarse en lavigencia actual, donde se determinarón los siguientes criterios de riesgos para elaborar el programa.

'* Cumplimiento de la Planeación Institucional (Plan Estratégico y Operativos, inversión y SISMEG).~.. Resultado de la valoración de los Riesgos (corrupción, Institucional y Procesos)'* Auditorías Practicadas (Internas y externas)"* Resultados de Hallazgos (Por auditorías Internas, CGR, ICONTEC y Otras)'* Resultados de Planes de Mejoramiento Finalizados (eficaces o No eficaces)'* Evaluación Estrategia de rendición de Cuentas"* Evaluación del SIGEPRE.••. Asignación de recursos (Presupuesto de la Vigencia)'*' Plan Anual de Ad uisiciones


'*.. " •.

FORMATO ACTA

I... '_ .._-_ ..,_ .._-_ ...,--~.~-'-"--- -"+--_.._"----'

@ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICAPROGRAMA ANUAL DE AUDITORíAS INTERNAS DE GESTiÓN 2016

I

OBJETIVO DEL PROGRAJA:Evaluar la gestión integral de los procesos y/o dependencias con el fin de

i contribuir a la Mejora Continua del SIGEPRE.I

ALCANCE DEL PROGRAM~: La evaluación se realizará a la gestión de los procesos establecidos en elprograma para la vigencia 2016.

RESPONSABNo. PROCESO ACTIVIDAD FECHA LE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estr1tégicoEvaluación a la eficacia de los Enero

AdrianaPlanes de Mejoramiento Herrera Beltran

I

2 Direccionamiento EstrCltégicoEvaluación a la Administración del Enero AdrianaRiesgo Herrera Beltran

3 Gestión JurídicaVerificación de información aplicativo Febrero

Cristina Pardo

!eKOGUI, vigencia 2015 Schlesinger

: Evaluación a la supervisión de los

4 Adquisición de Bienes y contratos y verificación de FebreroCamilo

Servicios ' información en el Aplicativo SECOP, D'Costa

i 11 semestre 2015II

Evaluación al Trámite de las PSQR,5 Atención al Usuario Marzo

Claudia Yolima11 semestre 2015 Jiménez

Evaluación a la coordinación Paula Acosta6 Gestión de Asuntos Po(liticos interinstitucional de acciones para la Marzo

atención a victimasMárquez

7 Gestión Documental Verificación del avance en planes de AbrilAdriana

, mejoramiento I TRM 2016 Andrade!

8 Gestión Financiera Evaluación a los Estados Abril GonzaloFinancieros 2014 y 2015. Quintero

Tecnología de Informa1ión yVerificación de cumplimiento de los

9 requisitos para la certificación en ISO Mayo Alex EscallónTelecomunicaciones I 27001.

F-DE-11 (Versión 3) ¡~ Página 41 de 48

FORMATO ACTA

, .....•

Gestión de Seguridad, Apoyo Evaluación a la gestión integral de la Marilyn López10 Logístico Presidencial y Dirección para la Relación con los Junio

Comunicación y Prensa. MediosForero

Evaluación a la gestión integral de la Carlos11 Gestión de Asuntos Políticos Dirección para la Estrategia de Junio Fernando

Comunicación Daguer Guarín

Verificación de información Cristina Pardo12 Gestión Jurídica Aplicativo eKOGUI, Primer semestre Julio Schlesinger

2016

Evaluación al Trámite de las PSQR,I semestre 2016.

13 Atención al Usuario Julio - AgostoClaudia Yolima

Esta auditoría se desarrollará en el Jiménezmarco del Ciclo de Auditoría Internasal SIGEPRE (calidad)

Auditoría para la implementación delSistema de Seguridad y Salud en elTrabajo - SST y Gestión Ambiental. Carmenza

14 Talento Humano Julio - Agosto Naranjo TrujilloEsta auditoría se desarrollará en elmarco del Ciclo de Auditoría Internasal SIGEPRE (calidad)

Verificación del avance en planes demejoramiento 11 TRM 2016

15 Gestión Documental Julio - AgostoAdriana

Esta auditoría se desarrollará en el Andrademarco del Ciclo de Auditoría Internasal SIGEPRE (calidad)

Evaluación a la Supervisión de los

16Adquisición de Bienes y Contratos y Verificación de Septiembre

CamiloServicios información en el Aplicativo SECOP, D'Costa

I semestre 2016.

17 Gestión de Asuntos PolíticosEvaluación a la gestión integral de la Septiembre Aura MariaDirección para el Sector Privado Londoño

Evaluar la gestión integral delProceso Gestión Administrativa.

18 Gestión Administrativa OctubreAdriana

Verificar los avances de los planes Andradede mejoramiento del ProcesoGestión Documental 111 TRM 2016.

19 Área de Talento HumanoEvaluar la gestión integral del Noviembre

CarmenzaProceso Naranjo Trujillo


@~rful!¡¡~I

FORMATO ACTA

I

Evaluar la gestión integral del FondoGestión de Asuntos P6líticos

María Inés20 de Programas Especiales para la Noviembre Restrepo

Paz - Fondopaz.

IAdriana

Evaluación, Control y i Herrrera21 Evaluación al SIGEPRE Diciembre Beltrán

Mejoramiento Maria ElisaMorón Baute

1. Las auditorías se determinaron teniendo en cuenta:

Ia). Normatividad especifica vigente.

OBSERVACIONE~: b). Procesos que requieren de auditoría de preparación para la, implementación de Sistemas.,

c). Resultados de la Matriz de Calificación v Proaramación de Auditorías

Para la evaluación del S!lstema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República - SIGEPRE, serealizarán auditorías integtales de calidad a todos los procesos de la entidad, la cual consiste en la verificacióndel cumplimiento de los tequisitos de la NTC GP 1000:2009 y MECI 1000, con el siguiente cronogramapropuesto:

!

--- ._----_.._------_._---+ ..-~-_._,-.,----_.'-

[ @) PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICAI

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORíAS INTERNAS AL SIGEPRE

.. <--- ..... ....... ----- ----

OBJETIVO DEL PROGRAMA!:Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitostécnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a lameiora Continua del SIGEPRE.

ALCANCE DEL PROGRAMAI La evaluación se realizará a la gestión de los doce (12) procesos del DAPRE durantela viaencia 2016

No. PROCE~O ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLEDEL PROCESO

I Adriana Herrera1 Direccionamiento ~stratégico Proceso Completo 25 de julio de 2016 Beltran

2 Atención al Usuarip Proceso Completo 26 de julio de 2016 Claudia Yolima; Jimenez

3 Evaluación, Contrc!>1y Proceso Completo 05 de agosto de María Elisa MoronMejoramiento I 2016 Baute

Oficina del Alto Comisionado para la Sergio Jaramillo4 Paz 25 de julio de 2016

Direccíón Temática Caro

5 Consejería Presidencial para la 25 de julio de 2016 María CristinaPrimera Infancia Truiillo de Muñoz

6 Consejería Presidencial del Sistema 26 de julio de 2016 Jaime Buenode Competitividad e Innovación Miranda

7Gestión de Asuntos Políticos Dirección de Gobierno y Areas 26 de julio de 2016 Paula Acosta

Estratéqicas Marauez

8 Dirección para el Sector Privado 27 de julio de 2016 Aura Maria Londoño

9 Dirección del Sistema Nacional de 27 de julio de 2016 Juan Carlos ReyesJuventud Colombia Joven Cañon

10 I Consejería Presidencial para los 28 de julio de 2016 Guillermo Abel¡ Derechos Humanos Rivera FlórezI

F-DE-11 (Versión 3) .~!

Página 43 de 48

FORMATO ACTA

..• ,l. Jo

11Dirección para la Acción Integral 28 de julio de 2016

Rafael Alfredo Coloncontra Minas Antipersonales Torres

12 Dirección de Seguridad 28 de julio de 2016 Aníbal Fernandez

13 Dirección para el Postconflicto 29 de julio de 2016Alexandra Guaqueta

Guarín

14Dirección para la Estrategia de 29 de julio de 2016

Carlos FernandoComunicación DaQuer Guarín

15 Secretaría de Transparencia 29 de julio de 2016 Camilo Enciso

16Consejería Presidencial para la 02 de agosto de Marlha Esperanza

Eauidad de la Muier 2016 Ordoñez

17 Dirección para Asuntos Políticos02 de agosto de Luis Miguel Pico

2016 Pastrana

18 Dirección para las Regiones02 de agosto de lván Fernando

2016 Mustafá Duran

19Dirección para Proyectos 03 de sgosto de Gabriel Adolfo

Especiales 2016 Jurado Parra

20Dirección para la coordinación de 03 de agosto de Luis Fernando Mejía

Infraestructu ra 2016 Gómez

21Dirección para la coordinación de 03 de agosto de Alvaro Edmundo

vivienda 2016 Vi Ilota Bernal

22 Fondo de Programas para la Paz03 de agosto de María Inés Restrepo

2016 Cañón

23 Gestión Juridica Secretaría Jurídica 27 de julio de 2016Cristina PardoSchlesínQer

24 Secretaría Privada01 de agosto de Enrique Carlos

2016 Riveira Bornacelli

25 Casa Militar01 de agosto de BG. Jorge Enrique

Gestión de Seguridad, Apoyo 2016 Maldonado Escobar

26Logístico Presidencial, Dirección de Discursos

01 de agosto de Juan Carlos TorresComunicación y Prensa 2016 Cuellar

27 Dirección de Eventos01 de agosto de Alejandro Callejas

2016 Aristizabal

28Dirección para la Relación con los 01 de agosto de Marilyn López

medios 2016 Forero

29 Gestión Administrativa Proceso Completo 25 de julio de 2016Adriana Andrade

Jaimes

30 Gestión Financiera Proceso Completo 26 de julio de 2016Gonzalo Quintero

Perilla

31 Gestión Documental Proceso Completo 27 de julio de 2016Adriana Andrade

Jaimes

32Adquísícíón de Bienes y Proceso Completo 28 de julio de 2016 Camilo D"CostaServicios

Area de Talento Humano y Carmenza Naranjo33 Talento Humano Oficina de Control Interno 29 de julio de 2016

DisciplinarioJosé Saúl Rodríguez

34Tecnologías de Información y Proceso Completo

02 de agosto de Alex MauricioTelecomunicaciones 2016 Escallón

1. Para la elaboración del Programa de Auditoría se tuvo en cuenta lasdirectrices de la Alta Dirección, el Organígrama versión 23 publicado al1 Ode febrero de 2016 en la página web de la Entidad así como el Mapa deProcesos. Se programaron un total de 34 auditorías en los doce (12)procesos del DAPRE.

OBSERVACIONES:2. Para la ejecución del Programa, se realizaran en promedio 4 auditorias

por día como mínimo se necesitarían 8 auditores; en 1 día se realizaran5 que corresponden al Proceso de Seguridad, Apoyo LogísticoPresidencial y Comunicación y Prensa como mínimo 10 auditores, yen elúltimo día del ciclo auditor se eiecutará 1 auditoría Que corresponde al


II

@ ~cf9lliJ~ FORMATO ACTA,"- ,,1

.

Iproceso de evaluación, control y mejoramiento, se requerirá como mínimo2 auditores.

3. La reunión de apertura se llevará a cabo el día 25 de julío a las 8:15amen el Auditorio Alejandría.

4. La reunión de cierre se llevará a cabo el día 10 de agosto a las 4:00pmen el Auditorio Alejandría.

5. Para los procesos de soporte, de dirección y de algunas dependenciasque hacen parte del Proceso de Gestión de Asuntos Políticos, seprogramará el desarrollo de la auditoría en un día, atendiendo lasrecomendaciones de auditores internos del ciclo anterior.

6.

I

La doctora María Elisa, pr~senta al comité el avance del Programa Anual de Auditorías 2016, a la fecha delcomité se han realizado 4 auditorías de gestión de las 21 que se tienen programadas, lo que equivale a un19% de avance. I

~ .•~.@l3~~

4/55 Auditorias Cumplimiento (7%)

../ 0% Auditorias calidad (0/34)

19%Auditorias gestión 4 21

Auditorios Integrales

1 Proceso Gestión de Seguridad: D. Relac. Medios,3 Proceso Asuntos Políticos: (1) D. Estrat. Comunico (1) D.Seco Privado, y (1) Fondo paz.1 Proceso Gestión Administrativa (PM GD)1 Proceso Talento Humano1 Proceso Gestión Financiera---¡-_._----------- ---_ .._----------_._---------

Auditorios Internas al ISistema Integrado de 12 Procesos: 34 Auditorios en calidadGestión

Auditorios Específicas

Subcomités de ControlInterno

Auditorios Especiales


2 Contratos I 2 (SECOP y Supervisión) (1)2 Jurídica I 2 eKOGU I (1)2 Atención al Usuario I 2 PSQR1 Administración al Riesgo (1)

68 Dos subcomités mínimo por dependencias y/o, proceso.

1 Auditorio ISO 270011 Evaluación SIGEPRE1 Evaluación de Planes de Mejoramiento (1)2 Verificación PM Gestión Documental1 Auditorio Sistema Seguridad y Salud T.1 Evaluación Coordinac. Institu. Acciones Víctimas

Página 45 de 48

~,,;~

..Presidencia de la Repúblicat;: \ ,,,,," "',,' , 4 ,

FORMATO ACTA

El Comité aprueba el Programa Anual de Auditorias 2016 y solicita se incuyan en el programa, auditoria degestión a la Consejería para la Primera Infancia, Consejería para los Derechos Humanos y la Consejería parala Equidad de la Mujer.

La doctora Adriana Andrade solicita cambiar la fecha de la auditoría del Área Administrativa y de GestiónDocumental para el 30 de mayo de 2016.

20. Calificación encuesta SIGEPRE- MECI 2015

La evaluación se realizó con la nueva versión del MECI amparado en el Decreto 943 del 2014 "Por el cual seactualiza el Modelo Estándar de Contrallnterno (MEC!) " compilado en el Decreto 1083 del 2015 Art. 2.2.21.6.1.Se obtuvo el criterio ADECUADO equivalente al rango de calificación entre 4.1 y 5.0, alcanzando por cuartaocasión consecutiva el criterio deseado desde sus inicios. Se tendrá en cuenta los resultados inferiores a 4.1los cuales serán punto de focalización para mejorar su calificación en las próximas vigencias.

RESULTADO ENCUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

2.015424\,

1. CONTROL DE PLANEACIÓN y GESTiÓN 4,181.1. TALENTO HUMANO 3,83

1.1.1. ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS ÉTICOS 4,181.1.2. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 3,48

1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 4,321.2.1. PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS 4,191.2.2. MODELO DE OPERACiÓN POR PROCESOS 4,471.2.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4,151.2.4. INDICADORES DE GESTiÓN 4,411.2.5. POLíTICAS DE OPERACiÓN 4,39

1.3. ADMINISTRACiÓN DE RIESGOS 4,381.3.1. POLITICAS DE ADMINISTRACiÓN DE RIESGOS 4,321.3.2. IDENTIFICACiÓN DE RIESGOS 4,431.3.3. ANALlSIS y VALORACiÓN DEL RIESGO 4,40

2. EVALUACI~ y SEGUIMIENTO,: 'fe 4,31::;.\2.1. AUTOEV,6,LUACIÓN INSrrTUCIONAL 4,47

2.1.1. AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Y GESTiÓN 4,47._~_.~.,-,.--- .._._' '--_._---AUDITORIA1NTERNA_. __ . .._._ .. _ ..•. 4J-ªLJ

12.2.1. AUDITORIA INTERNA 4,36.. ; 1. 2.3. PLANES DÉ MEJORAMIENTO 4,29

2.3.1. PLAN DE MEJORAMEINTO 4,293. EJE5RANSÍJÉRSAL: INFORMA~IÓN y CO~UNICAC~ ._ .. 4j[]

A continuación se observa el comportamiento en la calificación del sistema por vigencias:


FORMATO ACTA

I .... ... ..... ..... ... ...

I CALIFICACiÓN DEL SISTEMA4,3 -

".Z '

3,9 .

3,82

3,91

4,11

,jj

4,24

3,8

3,7 i

3,6

,I J

1

SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SIGEPRE

D 2010 O 2011 02012 D 2013 02014 1:12015

Es importante registrar los ~esultados del sistema en vigencias anteriores desde la vigencia 2010 (año en quese registró el primer resultado) hasta la vigencia 2015. Se puede observar el crecimiento y mantenimiento delos resultados del sistema.

Se tomó como punto de r~ferencia el criterio ADECUADO equivalente a calificación de 4.1, alcanzando porcuarta ocasión consecutivalel criterio deseado desde sus inicios. Se tendrá en cuenta los resultados inferioresa 4.1 los cuales serán punto de focalización.

Logros:

1. En el análisis se obs~rva el conocimiento y empoderamiento que los funcionarios y contratistas tienende la entidad y sus Rrocesos al pasar de 4.13 en 2014 al 4.24 en 2015, siendo esta vigencia la mayorcalificación desde suS inicios.

2. Se actualizó el MECly la encuesta de conformidad al Decreto 943 del 2014.

3. Se mantuvo el resultado del Sistema y rango ADECUADO, aún con el cambio de la estructura en lanueva versión del MEC!.

Esto demuestra la constan~ia de las políticas dirigidas al mejoramiento continuo del sistema en cumplimientoI

del MECI la NTCGP: 100 .

F-OE-11 (Ve'5;6" 3) I ~ P',;"' 47de 4'

."¡t ., ,¡J.¡.

21. Proposiciones v varios

FORMATO ACTA

COMPROMISOS RESPONSABLE

1. Hablar con la Dirección para el Posconflicto, sobre la información1. Jefe de de la Oficina de Planeación

que ellos manejan y que deben determinar que temas sonreservados y no se puede publicar. Y cargar la información en elSIGEPRE.

2. Ajustar el Programa Anual de Auditorías de acuerdo a la solicitud2. Jefe de la Oficina de Control Interno

realizada por el comité. ...... NN

I HORA INICIO:

FIRMAS:

HORATERMINACiÓN:

Nota: En virtud del Decreto 019 de 2012 "Ley Antitrámites" firman quien preside la reunión y el secretario técnicode la misma. Para los demás asistentes se anexará la lista de asistencia (Formato F-TH-12) que hace parteintegral del acta.


formato acta - presidencia de la...

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