informe pormenorizado de control...

Período: Marzo a Julio 2017

INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Oficina de Control Interno


Jefe de Control Interno:

María Elisa Morón Baute Periodo Evaluado Marzo 12 a Julio 11 de 2017

Fecha de Elaboración

Julio 10 de 2017

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 9° Reportes del responsable de control interno, que establece:

“ (…)El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.(…)”

Presenta a continuación el Informe Pormenorizado de Control Interno de la Presidencia de la República del período evaluado, tomando como principal fuente de información el aplicativo SIGEPRE así como la reportada por las áreas responsables. Cabe señalar, que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República recogió y armonizó las directrices de los requisitos definidos en la Norma NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, adoptando el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE mediante Resolución No. 0575 de 3 de marzo de 2010, “como una herramienta de gestión sistemática y transparente encaminada a permitir y facilitar la dirección, evaluación y control del desempeño de la Entidad, en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios, de manera armónica con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI). El Sistema de Gestión de la Calidad adoptado, está enfocado hacia los diferentes procesos y procedimientos establecidos por la Entidad”. Conforme a lo anterior, la Entidad propende por el aseguramiento de la calidad en la prestación de los servicios, en la asistencia y el apoyo administrativo al Presidente de la República, así como en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

1. PLANEACIÓN Y GESTIÓN

1.1 Componente Talento Humano 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos: Código Excelencia Ética

La Entidad actualizó el M-DE-03 Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno mediante Resolución 0278 del 22 de abril de 2016, con el objeto de establecer las pautas para el comportamiento ético y las disposiciones de autorregulación de Buen Gobierno, que orienten

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una función administrativa eficiente, integra y transparente de los funcionaros del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (DAPRE). Así mismo, se estableció que para la aplicación del Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno, el Área de Talento Humano tendrá en cuenta los compromisos definidos por cada dependencia, así como la sensibilización, capacitación, seguimiento y evaluación, lo cual deberá involucrar a todo el personal al servicio de la Presidencia de la República. En el Manual M-DE-03 se establecieron 2 principios y 7 valores éticos, como pilares en las actuaciones de los servidores públicos del DAPRE, así:

Durante el período en mención no se efectuaron actualizaciones al Manual M-DE-03 y desde el Área de Talento Humano, se realizaron las siguientes publicaciones en la Intranet de la Entidad:

Honestidad Responsabilidad Servicio Lealtad

Marzo Abril Mayo Junio

Por último, en los escenarios de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno1 y en desarrollo de la función 8 del artículo octavo de la Resolución 0035 de 2016, la Oficina de

1 Resolución 0035 de 2016. “(…) Artículo Sexto.- SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El Subcomité de Coordinación del Sistema de Control Interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la Entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad (…)”

Principios

Prevalencia del interés general sobre el interés particular.

2. Los recursos públicos son sagrados

Valores

Compromiso Respeto Honestidad Responsabilidad

Colaboración Servicio Lealtad

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Control Interno propendió por la aplicabilidad de los valores y los principios establecidos en el Manual al interior de cada proceso y dependencia.

1.1.2 Desarrollo del Talento Humano

1.1.2.1 Manual de funciones, competencias y requisitos

Una vez consultada la Intranet de la Entidad, se observó que durante el período en mención, no se presentaron modificaciones al Manual de Funciones, como se observa a continuación:

Resolución 0970 del 12 de diciembre de 2016 - Grupos de trabajo Por la cual se modifican los Grupos de Trabajo en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se señalan sus funciones

Resolución No. 0787 del 20 de octubre de 2016 Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Resolución No. 0111 del 19 de febrero de 2016 Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Resolución No. 0943 del 6 de noviembre de 2015 Por la cual se adopta el Manual Específico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos de los empleos de la Planta de Personal del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

El Manual de Funciones para los empleos de carrera administrativa no presentó modificaciones, continua vigente la Resolución 1751 del 15 de abril de 2013. 1.1.2.2 Plan Institucional de Capacitación – PIC Mediante Resolución 0225 del 30 de marzo de 2017 se adoptó el Plan Anual de Bienestar y Capacitación de la Presidencia de la República durante el año 2017, el cual se elaboró conforme el Procedimiento P-TH-05 ELABORACIÓN DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN, BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS, teniendo en cuenta las necesidades de entrenamiento detectadas en las reuniones de Diagnóstico de Necesidades de Capacitación en cada dependencia, así como los resultados de las Evaluaciones de Desempeño correspondientes al periodo ordinario.

http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/Resolucion-0970-12-diciembre-2016-grupos-trabajo.pdf

http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/Resolucion-0787-20-octubre-2016-manual-funciones.pdf

http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/Resolucion-0111-2016-manula-funciones-militares.pdf

http://es.presidencia.gov.co/normativa/normativa/Resolucion-0943-2015-manual-de-funciones.pdf

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Según el acto administrativo, las actividades adoptadas están orientadas a intervenir en el clima organizacional, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral de los servidores, fortalecer los valores institucionales como el respeto, y a desarrollar actitudes, habilidades, capacidades y conocimientos que les permita reforzar las competencias necesarias de los servidores del DAPRE. El presupuesto asignado para la vigencia 2017, fue el siguiente:

DESCRIPCIÓN PROYECTOS – PLAN

1. Capacitación $244.007.000

2. Bienestar $274.242.333

TOTAL ASIGNADO $518.249.333 Fuente: Resolución 0225 del 30 de marzo de 2017

Para la ejecución del Plan se tendrán en cuenta, los siguientes aspectos técnicos:

CAPACITACIÓN

- Créditos de Educación Superior (Pregrado y Postgrado). - Educación para el desarrollo de las competencias laborales,

clasificadas en 3 categorías: Obligatorias, técnicas y comportamentales.

BIENESTAR

- Deportivas - Recreativas y vacacionales - Artísticas y culturales - Promoción y prevención de la salud - Capacitación informal en artes y artesanías - Promoción de Programas de Vivienda

Fuente: Resolución 0225 del 30 de marzo de 2017.

Durante el período de análisis y de acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, la Resolución no presentó modificaciones y las actividades que se ejecutaron fueron las siguientes:

N° CURSO GRUPO

OBJETIVO ASISTENCIA FECHA CAPACITADOR

1 PREINDUCCIÓN Personal

Específico

3 3 3 2 2 1 1 2 3 1

02/01/2017 24/01/2017 01/02/2017 06/02/2017 07/02/2017 08/02/2017 09/02/2017 20/02/2017 01/03/2017 02/03/2017

Grupo de Bienestar y

Responsabilidad Social

5




1 1 1 1 2 1 1 1 3

14/03/2017 16/03/2017 21/03/2017 27/03/2017 29/03/2017 03/04/2017 04/04/2017 17/04/2017 24/04/2017 25/04/2017

2 NUEVO CÓDIGO NACIONAL DE POLICÍA

Personal Específico

11 13/01/2017 Policía Nacional

De Colombia

3 CAPACITACIÓN SISTEMA PROPIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


5 26/01/2017 Área de Talento

Humano

4

ACTUALIZACIÓN REFORMA TRIBUTARIA - “CAPACITACIÓN EN REFORMA DEL IMPUESTO DE RENTA DE LAS PERSONAS NATURALES, CAMBIOS EN MATERIA DE RETENCIÓN EN LA FUENTE”.


15 30/01/2017 DIAN

5

SOCIALIZACIÓN SISTEMA PROPIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL SECTOR PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - LNR.



Humano


36 02/02/2017

Área de Talento Humano Grupo de

Bienestar y Responsabilidad

Social

6

SOCIALIZACIÓN SISTEMA PROPIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL SECTOR PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA CARRERA ADMINISTRATIVA.


31 01/02/2017 02/02/2017 02/02/2017

Área de Talento Humano Grupo de

Bienestar y Responsabilidad

Social 31

7 SEGURIDAD SOCIAL (RESOLUCIÓN 2388-5858 Y DECRETO 1990)



Humano Asopagos

6




8

TABULACIÓN CAPACITACIÓN REFORMA TRIBUTARIA - DIAN


23 27/02/2017 DIAN

9

CAPACITACIÓN IMPORTANCIA EN LA RADICACIÓN Y TRÁMITE DE PAGO OBLIGATORIO ENTIDADES - 15-03-2017.


21 15/03/2017

Área Financiera 19 16/03/2017

15 22/03/2017

10 SOCIALIZACIÓN EN NORMATIVIDAD CONTRACTUAL


31 29/03/2017 Área de Contratos

11 INDUCCIÓN Personal

Específico 30 30/03/2017 Todas las áreas

12 SOCIALIZACIÓN SIGEPRE ENTIDADES DEL SECTOR


22 30/03/2017 Oficina de Planeación

13

CERTIFICACIÓN DE LA NORMA DE ALISTAMIENTO DE VEHÍCULOS TIPO “C”


35 27/03/2017 al

07/04/2017 SENA

14 ALMACENAMIENTO, BODEGAJE Y TOMA DE INVENTARIOS


35 30/03/2017 al

04/05/2017 SENA

15 SOCIALIZACIÓN EN NORMATIVIDAD CONTRACTUAL



16 DEBERES DE LOS SUPERVISORES



17 ACTUALIZACIÓN EN REFORMA TRIBUTARIA


25 06/04/2017 Instituto Nacional

de Contadores Públicos (INCP)

18

CAPACITACIÓN REGISTRO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN PARA LA PROGRAMACIÓN DE LA


18 14

27/04/2017 21/06/2017

Oficina de Planeación

7




VIGENCIA 2018 EN ADELANTE

19 EXCEL INTERMEDIO Personal

Específico 17

08/05/2017 al 02/06/2017

SENA

20

ACTUALIZACIÓN EN EL APLICATIVO TAURUS Y CALIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Personal Específico.

25

10/05/2017 Grupo de Gestión

Documental 16

21

CAPACITACIÓN EN TRÁMITES PRESUPUESTALES DE INVERSIÓN


16 17/05/2017 Oficina de Planeación

22

CAPACITACIÓN PROCESO DE CERTIFICACIÓN EN COMPETENCIAS LABORALES - VICEPRESIDENCIA


7 26/05/2017

Grupo de Bienestar y

Responsabilidad Social

23

CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD VIAL - DERECHOS, DEBERES Y PROHIBICIONES


34 23/05/2017

DELIMA MARSH

10 25/05/2017

24

CARACTERÍSTICAS SOCIO LINGÜÍSTICAS DE LA POBLACIÓN SORDA - ATENCIÓN A PERSONAS CON DISCAPACIDAD


9 30/05/2017 INSOR

25 INDUCCIÓN Personal

Específico. 26 07/06/2017 Todas las Áreas

26

TALLER EN TRABAJO EN EQUIPO - ACTIVIDAD DERECHO AL DELIRIO / SEMANA DEL AUTOCONTROL


35

07/06/2017 CESA

19

27

TALLER EN ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO - ACTIVIDAD DERECHO AL DELIRIO / SEMANA DEL AUTOCONTROL


32

08/06/2017 CESA

21

28 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN


21 29/06/2017 Jefe de Sistemas

29 SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


18 29/06/2017 Talento Humano

Fuente: Área de Talento Humano

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Conforme a lo anterior, se observó que se han ejecutado las actividades conforme lo planeado. Como mecanismo de autoevaluación, el Área de Talento Humano aplicará las evaluaciones a las actividades ejecutadas en el PIC al final de cada una y realizará seguimiento en forma semestral a la ejecución del Plan, como se evidenció en el Plan de Acción 2017: Ejecutar el Plan Institucional de Capacitación de acuerdo al cronograma. S1 PCRC-PAAPC-2017, actividad que se encuentra en términos de ejecución hasta el 15 de julio de 2017. 1.1.2.3 Programa de Inducción y Reinducción Para el período de análisis y de acuerdo con el cronograma de Inducción y Reinducción establecido por el Área de Talento Humano, se observa un avance del 40% en la ejecución de las actividades, como se observa a continuación:

Trimestre Capacitación Fecha Ejecución

1 Inducción 30/03/2017 Asistencia de 30

funcionarios

2 Inducción 07/06/2017 Asistencia de 26

funcionarios

3 Inducción 20/09/2017

Segundo semestre 4

Reinducción 22/11/2017

Inducción 06/12/2017

Fuente: Área de Talento Humano 1.1.2.4 Programa de Bienestar Mediante Resolución 0225 del 30 de marzo de 2017 se adoptó el Plan Anual de Bienestar y Capacitación de la Presidencia de la República durante el año 2017, como se describió en el numeral 1.1.2.2 del presente informe; las actividades que se ejecutaron durante el período en mención, fueron las siguientes:

Actividad Descripción Registro

CAMINATA ECOLOGICA

Fecha: 25 de febrero de 2017 Total asistencia: 121 personas Sin costo para la Entidad

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TALLERES DE COCINA SALUDABLE

Fecha: 1 marzo y 7 de junio Total Asistencia: 160 personas Sin costo para la Entidad

DÍA DE LA SE SECRETARIA

Fecha: 28 de abril de 2017 Total asistencia: 120 personas. Sin costo para la Entidad.

INAUGURACIÓN JUEGOS INTERNOS DAPRE 2017

Fecha: 21 de abril de 2017 Total asistencia: 120 personas. Sin costo para la Entidad.

DÍA DEL SERVIDOR PÚBLICO

Fecha: 27 de junio. Total asistencia: 175 personas. Sin costo para la Entidad.

VACACIONES RECREATIVAS

Fecha: 27 al 30 de junio. Total asistencia: 358 entre niños y adultos acompañantes. Con costo para la Entidad.

Fuente: Área de Talento Humano Conforme a lo anterior, se observó que las actividades se han ejecutado conforme lo planeado.

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1.1.2.5 Plan de Incentivos En el marco del Sistema de Estímulos para los empleados del Estado, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República expidió la Resolución 0077 del 03 de Febrero de 2017, por la cual se adoptó el Plan de Incentivos para los mejores empleados y equipos de trabajo del DAPRE vigencia 2017; posteriormente, se suscribió la Resolución 0343 del 12 de mayo de 2017, por la cual se deroga la Resolución 3163 del 27 de septiembre de 2012, que adopta el procedimiento de selección de los mejores equipos de trabajo del DAPRE. En cumplimiento del procedimiento adoptado, la Dirección de Operaciones expidió la Circular Interna CIR17-00000014 del 24 de mayo de 2017, e invitó a todos los funcionarios interesados en participar del PROGRAMA DE INCENTIVOS - MEJORES EQUIPOS DE TRABAJO 2017 a inscribir sus propuestas, con el fin de estimular el trabajo en equipo y reconocer el buen desempeño laboral, propiciando una cultura de trabajo orientada a la calidad y la productividad. Los equipos a participar concursarán en Categoría Única. De igual forma los proyectos deben estar dirigidos a optimizar procesos - disminuir tiempos y mejorar la calidad en el servicio prestado, y se premiarán de la siguiente manera:

Primer Puesto $5.000.000 Incentivo Pecuniario

Segundo Puesto $3.000.000 Incentivo No Pecuniario

Tercer Puesto $2.000.000

Fuente: Artículo 3 de la Resolución 0077 de 03 de febrero de 2017

El cronograma de inscripción y presentación de los proyectos, fue el siguiente:

ACTIVIDAD FECHA PREVISTA

Inscripción de la propuesta Hasta el 30 de junio de 2017 a las 5pm

Publicación de equipos inscritos 15 de julio de 2017

Sustentación de proyectos ante el Comité evaluador

Del 9 al 27 de octubre de 2017

Publicación de equipos ganadores Noviembre 7 al 17 de 2017

Entrega de reconocimientos por medio de acto administrativo

Antes de noviembre 30 de 2017

Fuente: Circular Interna CIR17-00000014 del 24 de mayo de 2017, literal B. Procedimiento

De acuerdo con la información reportada por el Área de Talento Humano, la inscripción se cerró según cronograma; y se inscribieron los siguientes 3 proyectos: 1. Nombre del equipo: SECRETARÍA TÉCNICA SISTEMA NACIONAL DE DERECHOS HUMANOS.

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Nombre del proyecto: Encuentro Nacional de Directores y activación del Sistema Nacional de DDHH y DIH. Integrantes: 13 funcionarios de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos.

2. Nombre del equipo y proyecto: PROYECTO SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE MENSAJES

INSTITUCIONALES – SAMI. Integrantes: 3 funcionarios de Área de Tecnología y Sistemas de Información y Alta Consejería de Comunicaciones.

3. Nombre del equipo y proyecto: PROYECTO BICI.

Integrantes: 4 funcionarios. El Área de Talento Humano informó que se encuentra verificando el cumplimiento de los requisitos y efectuará la Publicación de equipos inscritos el 15 de julio de 2017, como se encuentra definido en el cronograma. 1.1.2.6 Sistema de Evaluación del desempeño La Entidad suscribió la Resolución 0010 del 06 de enero de 2017, por la cual se establece el Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia de la República y se dictan otras disposiciones.

El Sistema Propio de Evaluación del Desempeño Laboral para las Entidades del Sector Presidencia se aplicó a partir del 01 de febrero, para lo cual el Área de Talento Humano informó que una vez revisados los Formatos de Concertación y Evaluación de compromisos funcionales y competencias comportamentales, correspondiente al período del 1 de febrero de 2017 al 31 de enero de 2018, se obtuvieron los siguientes resultados:

RELACIÓN DE CONCERTACIÓN DE COMPORMISOS LABORALES Y COMPORTAMENTALES 2017-2018 POR DEPENDENCIAS CON CORTE JULIO 4 DE 2017

DEPENDENCIA NUMERO DE

CONCERTACIONES ENTREGADAS

DESPACHO DEL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA 1

CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LOS DDHH 44

CONSEJERIA PRESIDENCIAL DE SEGURIDAD 4

DESPACHO DEL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO 8

GRUPO PARA LA INCLUSIÓN DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD

5

12




CONSJ. PRESIDENCIAL PARA PRIMERA INFANCIA 17

CONSJ. PRESID PARA LA EQUIDAD DE LA MUJER 16

SECRETARIA PRIVADA 16

DIRECCION DE EVENTOS 2

DIRECCION DE DISCURSOS 4

SECRETARIA JURIDICA 23

SECRETARIA DE TRANSPARENCIA 26

SECRETARÍA DE PRENSA 43

DIRECCION DE GOBIERNO Y AREAS ESTRATEGICAS 5

DIRECCION PARA ASUNTOS POLITICOS 5

DIR. DEL SISTEMA NAL. JUV. COLOMBIA JOVEN 19

DIRECCION DE GESTION GENERAL 3

OFICINA DE PLANEACION 10

OFICINA DE CONTROL INTERNO 8

DIRECCION DE OPERACIONES 8

GRUPO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANIA 55

OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 3

AREA ADMINISTRATIVA 3

GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL 23

GRUPO DE RECURSOS FISICOS 13

GRUPO DE SERVICIOS GENERALES 54

CASA DE HUÉSPEDES ILUSTRES DE CARTAGENA 9

GRUPO DE TRANSPORTES 68

GRUPO DE INFRAESTRUCTURA DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

5

GRUPO DE MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

30

GRUPO DE CONSERVACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES CULTURALES

6

GRUPO DE ADQUISICIÓN DE OBRAS, BIENES Y SERVICIOS 6

AREA FINANCIERA 1

GRUPO DE CENTRAL DE CUENTAS 6

GRUPO DE CONTABILIDAD 5

GRUPO DE PAGADURIA 7

GRUPO DE PRESUPUESTO 5

AREA DE CONTRATOS 13

AREA DE TALENTO HUMANO 3

GRUPO DE VINCULACIONES 4

GRUPO DE NOMINA 6

13




GRUPO DE COMISIONES Y VIATICOS 9

GRUPO DE BIENESTAR Y RESPONSABILIDAD SOCIAL 8

GRUPO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 3

ÁREA DE TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN 10

GRUPO DE TELECOMUNICACIONES 4

GRUPO DE REDES 4

GRUPO DE SOPORTE DE TI Y MESA DE AYUDA 9

GRUPO DE PLATAFORMA DE TI 4

DIRECCIÓN PARA LA ACCION INTEGRAL CONTRA MINAS ANTIPERSONAL - DESCONTAMINA COLOMBIA

35

ALTA CONSEJERIA PRESIDENCIAL DE COMUNICACIONES 10

ALTA CONSEJERIA PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES 7

OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ 11

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ 12

TOTAL PRESENTADOS 718

FUNCIONARIOS SUJETOS DE EVALUACIÓN 804


De lo anterior, se observa que el nivel de cumplimiento en la presentación de los acuerdos es satisfecho al cumplir con el 89%; según informó el Área de Talento Humano 37 funcionarios han ingresado en los meses de mayo y junio de 2017 y se encuentran realizando la concertación de sus compromisos funcionales y comportamentales. 1.1.2.7 Acuerdos de Gestión Para la Vigencia 2017 se suscribieron 6 acuerdos de gestión, a saber:

ACUERDOS DE GESTIÓN CONCERTADOS 2017

Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario

Jefe Área Financiera

Jefe Oficina de Planeación

Jefe Área de Contratos

Jefe Área de Tecnologías y Sistemas de Información

Jefe Área Administrativa


Respecto al Acuerdo de Gestión del Área de Talento Humano está en concertación en los tiempos establecidos por el Decreto 1083 de 2015.

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Por último, es importante señalar que durante el período de análisis, se realizaron seguimientos a los compromisos acordados en los escenarios de los Comités de Seguimiento Semanal, Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo y Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno. 1.1.2.8 Otros aspectos Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo - SGSST De acuerdo con la Resolución 1111 del 27 de marzo de 2017 mediante la cual se establecieron los Estándares Mínimos que debe tener el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el Área de Talento Humano informó que una vez realizado el diagnóstico del Sistema se obtuvo un avance en su implementación del 95.5%. El 4% restante obedece a 2 actividades que se encuentran en elaboración, como: selección y evaluación de proveedores y contratistas, y las evaluaciones médicas periódicas a los funcionarios de la entidad y el seguimiento a estas. Así mismo, es importante señalar que en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área de Talento Humano, se establecieron actividades que permiten hacer seguimiento a la implementación de este sistema, como se observó en la estrategia 7: Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente con un total de 26 actividades. A la fecha, se reporta un avance del 12% que obedece a la ejecución y aprobación de 3 actividades: 1. Elaborar, consolidar y publicar el Cronograma Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST y MA – 2017; 10. Actualizar el Plan Institucional de Gestión Ambiental 2017. SG-SST y MA – 2017 y 13. Elaborar el procedimiento para el manejo de residuos peligrosos del Consultorio Odontológico. SG-SST y MA – 2017. Como se informó en el informe anterior, se dispuso en la Intranet de la Entidad un link denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente (SGSST-MA) con el fin de facilitar al funcionario el acceso y consulta permanente de la política, objetivos, política no data (No drogas, alcohol y tabaquismo), planes de evacuación de 6 sedes de la Entidad y documentación asociada al SGSST, generando así un espacio de difusión permanente para participación de funcionarios y contratistas. Por último, es importante señalar que la Oficina de Control Interno en cumplimiento del Programa Anual de Auditorías aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno para la vigencia 2017, efectuó Auditoría Interna de Gestión al Proceso de Talento Humano en el mes de junio, en la cual verificó el avance de los 8 planes de mejoramiento referentes al SG SST y suscritos con ocasión de la Auditoría efectuada en el mes de diciembre de 2016; así mismo, en el Ciclo de Auditoría Interna al SIGEPRE (Calidad, MECI y Políticas de

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Desarrollo Administrativo) que se llevará a cabo a partir del 24 de julio de 2017, se evaluará el cumplimiento de requisitos aplicables al SG-SST. Componente Ambiental Área de Talento Humano: se estableció en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área de Talento Humano en la estrategia 7 Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, las siguientes 3 actividades con su respectivo estado:

Actividad Fecha inicial Fecha Final Estado

Actualizar el Plan Institucional de Gestión Ambiental 2017. SG-SST y MA – 2017

02 de enero 31 de marzo Cumplido

Actualizar y aprobar la matriz de aspectos e impactos ambientales SG-SST y MA – 2017

02 de enero 30 de diciembre En ejecución con

registro de avances

Actualizar la matriz legal ambiental de la Entidad. SG-SST y MA - 2017

02 de enero 30 de diciembre En ejecución con

registro de avances

Fuente: PA-2015-2018 Área de Talento Humano - Estrategia 7 aplicativo SIGEPRE

Área Administrativa: se establecieron en el Plan de Acción PA-2015-2018 del Área Administrativa en la Estrategia 15 Adelantar las actividades de implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente 2017, 13 actividades en temáticas de: Consumo de energía, Consumo de agua, disposición final de residuos sólidos, ahorro de papel y utilización de papel reciclable, sustancias químicas utilizadas en la Entidad, revisiones tecno mecánicas de los vehículos, puntos de vertimientos habilitados, mantenimiento preventivo y correctivo de las plantas eléctricas y lavado de tanques y pruebas microbiológicas del agua utilizada en las sedes de la Presidencia de la República. Actualmente, las 13 actividades se encuentran en términos de ejecución y su fecha final planificada es el 15 y 31 de diciembre de 2017. Clima Laboral De acuerdo con la información suministrada por el Área de Talento Humano, en la vigencia 2016 se aplicó la batería de clima organizacional a 224 funcionarios entre el 5 y 14 de diciembre. El análisis de resultados y estrategias de intervención, estuvo a cargo de CAFAM quien presentó el Informe en el mes de enero de 2017.

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Para el período en mención, el Área de Talento Humano informó que con base en los resultados obtenidos, se elaboró el plan de intervención, el cual se encuentra en revisión para aprobación. 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 1.2.1 Planes, programas y proyectos El DAPRE formuló el plan estratégico 2014-2018 con base en los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo2 3: pilares fundamentales y estrategias transversales; los elementos como misión, visión y política de la Entidad; el análisis DOFA, el Modelo Integrad de Planeación y Gestión4 y el plan estratégico sectorial. El plan estratégico se soportó en los planes de acción 2016 de cada dependencia, los cuales se alinearon con los proyectos de inversión y el plan anual de adquisiciones. Se establecieron 6 objetivos institucionales5 para el cabal cumplimiento de las funciones así como los respectivos indicadores que permitieron evaluar los resultados obtenidos. Es importante resaltar que durante el período de análisis no se generaron modificaciones en la misión, visión y política del DAPRE y los mismos, fueron permanentemente difundidos en la página web de la Entidad, Intranet y Aplicativo SIGEPRE:

Misión Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin.

Visión La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio.

Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas.

Política del SIGEPRE “En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector

2 Ley 152 de 1994, Artículos 26 y 29 3 Ley 1753 del 09 de Junio de 2015: Por el cual por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país" 4 Decreto 2482 de 2012 5 Ley 190 de 1995, Artículo 48

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público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad”

1.2.1.1 Objetivos y Mapa Estratégico Durante el período en ejecución, se generó la versión No. 7 del Plan Estratégico Institucional 2014 – 2018 que obedeció a ajustes solicitados por las dependencias a los indicadores que hacen parte del Plan Estratégico. En el siguiente link, se puede consultar el detalle de los ajustes: http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v7.pdf Respecto al seguimiento a la Planeación Estratégica de la Entidad, se publicaron en la página web de la Entidad los resultados obtenidos con corte al 31 de marzo de 2017, como se puede observar en el siguiente link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2017-1.pdf Es importante resaltar que para lo corrido de la vigencia el esquema de Planeación Estratégica (PE) 2015-2018, no presentó variaciones en los objetivos institucionales ni en las perspectivas.

A continuación se observa en el esquema de Planeación Estratégica 2014-2018 del aplicativo SIGEPRE el nivel de cumplimiento de las Perspectivas vs. Objetivos institucionales a 31 de marzo de 2017:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v7.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Estrategico-DAPRE-2014-2018_v7.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2017-1.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Seguimiento-Plan-Estrategico-y-Accion-2017-1.pdf

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Plan Estratégico con corte 31 de marzo de 2017

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento plan estratégico 2015-2018 (31/03/2017)

Objetivo 2: Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial. Reportó un cumplimiento del 80%, esto se debió a que el siguiente indicador asociado al objetivo no alcanzó la meta esperada:

Indicador Valor Meta Resultado

Infraestructuras para la atención integral a la primera infancia en el marco de la estrategia De Cero a Siempre Construidas

0 2 0%


Respecto a lo anterior, cabe señalar que el indicador tiene una periodicidad anual y el resultado de 0% podrá afectar los resultados de las metas intermedias del objetivo institucional. Objetivo 6.d: Administrar eficientemente los recursos financieros. Reportó un cumplimiento del 80.53%, esto se debió a que el siguiente indicador asociado al objetivo no alcanzó la meta esperada:


Presupuesto Ejecutado DAPRE 56.49% 83.34% 67.78%


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Por último, cabe resaltar que los procesos y dependencias se encuentran en términos de medición y análisis de los indicadores priorizados y asociados a la planeación estratégica 2014-2018. El segundo corte para el seguimiento y reporte de la información al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, se realizará al 30 de junio de 2017. 1.2.1.2 Plan de Acción e Indicadores de gestión En el consolidado de la planeación del DAPRE a 31 de marzo de 2017, se obtuvieron los resultados de indicadores con un nivel de cumplimiento del 97.70% y en gestión de actividades asociadas a los planes de acción del 100%, como se observa a continuación:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Seguimiento Planeación Institucional 2017 (31/03/2017) Durante el período de análisis, se pudo observar que la Oficina de Planeación lideró una actualización en los esquema de presentación de la información referente a los planes de acción e indicadores del DAPRE en el aplicativo SIGEPRE, en armonía con el organigrama de la Entidad, lo que permitió mayor visualización, facilidad para la consulta así como para la operación. A continuación se presenta el esquema Resultado Indicadores Planes con corte a marzo 31, en el cual se observa el nivel de cumplimiento de los indicadores asociados a los planes de acción de cada dependencia del DAPRE, reportado en el aplicativo SIGEPRE:

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Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Resultado INDICADORES PLANES 2017 con corte marzo 31. De conformidad con lo anterior, se observa que el nivel de cumplimiento consolidado de los indicadores del DAPRE, fue del 97.70% a marzo 31, ubicandose en un nivel de cumplimiento sobresaliente. El 2.3% restante, obedeció a las metas rezagadas de los siguientes indicadores:


Infraestructuras para la atención integral a la primera infancia en el marco de la estrategia De Cero a Siempre Construidas (31/12/2016)

0 2 0%

Eventos con MAP, MUSE o AEI intervenidos (31/12/2016) 502 1.776 28.27%

Áreas peligrosas confirmadas (31/12/2016) 264 826 31.96%

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Metros cuadrados liberados de sospecha MAP, MUSE o AEI (31/12/2016)

287.661 663.714 43.34%

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Reporte Indicadores 2017 Dirección AICMA y CPPI.

En relación al esquema de presentación Gestión de Actividades Planes de Acción 2017, se presenta a continuación los resultados en la gestión con corte a marzo 31 de cada dependencia, así:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Gestión de ACTIVIDADES PLANES 2017 con corte marzo 31. De conformidad con lo anterior, se observa que el nivel de cumplimiento consolidado de la gestión de actividades fue del 100%, ubicandose en nivel sobresaliente.

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De conformidad con lo anterior, se observó que la planeación del DAPRE cumplió con los resultados esperados tanto en sus planes como en indicadores para el primer trimestre de 2017. Los aspectos a resaltar durante el período de análisis, son: La actualización de las presentaciones de los resultados de los planes de acción del DAPRE

como de los Indicadores en el aplicativo SIGEPRE, facilitando el seguimiento y evaluación a la Planeación Estratégica, Planes de Acción e Indicadores.

Los Comités Institucionales de Desarrollo Administrativo se efectuaron en forma trimestral con el fin de presentar los resultados de los seguimientos trimestrales para revisión y toma de decisiones de la Alta Dirección, en los meses de enero con corte 31 de diciembre y abril con corte 31 de marzo.

La estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional que permitió realizar seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral por parte de la Oficina de Control Interno, con el fin de generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional.

Los Subcomités de coordinación del Sistema de Control Interno, escenario en el cual se

realizó seguimiento al cumplimiento de la gestión, de conformidad con el plan estratégico, los planes anuales de las dependencias e indicadores y se propusieron las mejoras necesarias.

Los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno se efectuaron en forma

trimestral con el fin de revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a las dependencias y procesos de la Entidad, en los meses de febrero con corte 31 de diciembre y mayo con corte 31 de marzo.

1.2.1.3 Otros Planes Institucionales

1. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Se formuló el Plan Anticorrupción teniendo en cuenta los cinco componentes: 1. Gestión del Riesgo de Corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción. 2. Racionalización de Trámites. 3. Rendición de cuentas y Participación Ciudadana. 4. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y 5. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información Pública, para los cuales se definieron las respectivas actividades en los planes de acción de las dependencias competentes. Durante el período en mención, se generó la versión No. 2 del Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana 2017 en el mes de abril, que obedeció a modificaciones de responsables de algunas actividades; ajustes en fechas; incorporación de actividades en el Plan de

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Racionalización de Trámites del DAPRE y del Componente “Mecanismos para mejorar la atención al Ciudadano” relacionadas con comisiones al exterior y publicación de hojas de vida; incorporación de acciones en el componente de “Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas” de la Oficina del Alto Comisionado para la Paz. Así mismo, se actualizó el Mapa de Riesgos Institucional de acuerdo con las últimas actualizaciones solicitadas por las dependencias, pasando de 72 a 69 riesgos. En el siguiente link http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2017-v2.pdf se pueden consultar los detalles de las modificaciones que generaron la versión 2 del documento en mención. En adelante, se presenta el estado del Plan Anticorrupción registrado en el Aplicativo SIGEPRE con corte al 31 de marzo de 2017, así:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – seguimiento al primer trimestre de 2017. De conformidad con el esquema anterior, se observa que a 31 de marzo se alcanzó un resultado del 100%, como se detalla a continuación:

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2017-v2.pdf

http://es.presidencia.gov.co/dapre/DocumentosPlaneacion/Plan-Anticorrupcion-Atencion-Participacion-Ciudadana-DAPRE-2017-v2.pdf

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1. Riesgos de corrupción actualizados y monitoreados registró un nivel de cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación a marzo 31, esto se debió a que los 10 riesgos de corrupción, fueron monitoreados dentro de las fechas establecidas en los Lineamientos para la Administración del Riesgo.

2. Riesgos de corrupción materializados registró un nivel de cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación a marzo 31, esto se debió a que de los 10 riesgos de corrupción, ninguno se materializó, teniendo en cuenta que los controles formulados para cada uno de ellos se aplicaron de manera efectiva.

3. Trámites y/o servicios racionalizados se observó un resultado del 100% a 31 de diciembre de

2016, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación esto se debió a la automatización del Trámite de Campañas Publicitarias y a la inducción al personal guía y la validación de los libretos para desarrollar el tour por la Casa de Nariño. Es importante señalar que este indicador es de obtención anual.

4. Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas ejecutadas se observó un

cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación a 31 de diciembre de 2016, esto se debió a la ejecución de las 60 actividades programadas para la vigencia. Es importante aclarar que este indicador es de obtención semestral, y la Oficina de Planeación se encuentra en términos para su cargue y análisis correspondiente al primer semestre de 2017.

5. Nivel de Satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones se observó un resultado

del 100%, según el análisis de datos efectuado por el Proceso de Atención al Usuario a marzo 31, esto se debió a que se superó la meta de 80% al obtener un 93% de nivel de satisfacción del cliente frente a la respuesta de las peticiones, de acuerdo con el análisis de los resultados de la página web (Link PSQRDs, Escríbale al Presidente y el Chat) y el análisis de resultados de la Atención Presencial.

6. Satisfacción de los usuarios frente a trámites y servicios que presta el DAPRE se observó un cumplimiento del 100%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación con corte diciembre 31, esto se debió a que se superó la meta de 80% al obtener un 90,24% de usuarios que respondieron las encuestas, otorgando una calificación entre 4,0 y 5,0 a la atención de las solicitudes recibidas en el segundo semestre del año 2016 y que comparado con el primer semestre de 2016 (83,45%), mejoró en 6,79 puntos.

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Los clientes se encuentran satisfechos con los trámites de Publicación de Hojas de Vida - Aspirantes, Campañas Publicitarias de las Entidades Públicas del Orden Nacional, Comisiones al Exterior y con el procedimiento administrativo de Visitas Guiadas a la Casa de Nariño. Es importante aclarar que este indicador es de obtención semestral, y la Oficina de Planeación se encuentra en términos para su cargue y análisis correspondiente al primer semestre de 2017.

7. Calificación del componente de transparencia, participación y servicio al ciudadano del

FURAG reporta un cumplimiento del 99.69%, según el análisis de datos efectuado por la Oficina de Planeación el 7 de julio, esto se debió a que se obtuvo una calificación promedio de 88.72% en la evaluación FURAG correspondiente a la gestión 2016, frente a la meta de 89%. En comparación con la vigencia 2015 (88.86%) se disminuyó en 0.14 puntos porcentuales. El detalle de la calificación por componente, es el siguiente:

Componente 2015 2016

1. Rendición de Cuentas 91.2% 89.4%

2. Participación ciudadana 76% 83.1%

3. Plan Anticorrupción 98.8% 80%

4. Servicio al ciudadano 83.8% 94.5

5. Transparencia y Acceso a la información 94.5% 96.6%

Consolidado 88.86 88.72

De acuerdo con lo analizado por la Oficina de Planeación, se disminuyó la calificación del componente de rendición de cuentas, teniendo en cuenta que se obtuvo baja calificación en la oferta de información y evaluación a la estrategia de rendición de cuentas. Así mismo, la calificación disminuyó en Plan Anticorrupción, teniendo en cuenta que se obtuvo bajo porcentaje en construcción del mapa de riesgos de corrupción de forma participativa y seguimiento al mapa de riesgos.

Cabe resaltar que las actividades asociadas al Plan Anticorrupción, fueron establecidas en los planes de acción 2017 de los procesos y dependencias del DAPRE, por lo que trimestralmente se realiza seguimiento por parte de la Oficina de Planeación como por los responsables de las áreas. Actualmente, se encuentran en términos de medición y análisis de los indicadores y actividades asociadas al Plan Anticorrupción con corte a 30 de junio. Por último, la Oficina de Control Interno efectuó el seguimiento al primer cuatrimestre de 2017 como se puede observar en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/plan-anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

http://es.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/plan-anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

http://es.presidencia.gov.co/oci/informes-de-ley/plan-anticorrupcion-atencion-participacion-ciudadana

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1.2.2 Modelo de Operación por procesos El DAPRE en cumplimiento de su misión, visión Institucional y con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes (Señor Presidente, Entidades Estatales y Población Beneficiaria) cuenta con un modelo de operación por procesos con enfoque sistémico, el cual se encuentra debidamente caracterizado, reflejando así las interacciones, las entradas y las salidas, garantizando una ejecución eficiente y el cumplimiento de los objetivos Institucionales. Durante el período en mención, no se presentaron modificaciones al Mapa de Procesos del DAPRE:

Fuente: Aplicativo SIGEPRE

1.2.2.1 Divulgación de los Procedimientos La Oficina de Planeación estableció una estrategia transversal en los planes de acción de las dependencias del DAPRE, denominada Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión – SIGEPRE con el fin que las actividades como Documentar y/o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías y formatos a cargo de la dependencia PEA-2016 permitieran a las dependencias determinar cómo se realizan sus actividades y documentarlas en el aplicativo SIGEPRE. Conforme a la última versión de la Guía para la elaboración y control de documentos G-DE-01, con respecto a la disposición de documentos a usuarios internos, se determinó que:

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“Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE. Los documentos estarán a disposición de todos los Servidores Públicos únicamente en el aplicativo SIGEPRE en el Modulo documentos”

Durante el período evaluado, los doces (12) procesos de la Entidad solicitaron ajustes y actualizaciones a los documentos y formatos en pro de del mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión, así:

1. Proceso de Direccionamiento Estratégico

Código / Documento y/o Formato

D-DE-11 Codificación dependencias y Grupos de trabajo DAPRE 14 D-BS-01 Tabla de Cuantías 19 D-DE-12 Organigrama funcional DAPRE 12 D-DE-07 Organigrama 27 F-DE-33 Solicitud de Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones 12 F-DE-28 Modificación al acto administrativo de aprobación Plan Anual de Adquisiciones 12 L-DE-03 Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas 3 L-DE-04 Lineamientos para el registro de reuniones 1 F-DE-40 Inventario de Cooperación Consolidado 3

2. Proceso de Atención al Usuario


G-AU-01 Guía de Protocolos para la Atención a la Ciudadanía en la Presidencia de la República 5 F-AU-04 Evaluación de la Población Beneficiaria 5 F-AU-03 Evaluación de Entidades Estatales 6 F-AU-18 Encuesta de percepción visitas guiadas a la Casa de Nariño 3 M-AU-04 Manual de Atención a la Ciudadanía 3 G-AU-01 Guía de Protocolos para la Atención a la Ciudadanía en la Presidencia de la República 6

3. Proceso Gestión de Asuntos Políticos


P-AP-08 Asistencia técnica para el fortalecimiento de infraestructura para la atención integral a la PRIMERA INFANCIA (PLAN PADRINO) 4 F-AP-38 Insumos para la delegación del gobierno nacional para la mesa de dialogo 1

4. Gestión Jurídica


F-GJ-04 Nuevas demandas y conciliaciones interpuestas por la Presidencia de la República 5

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F-GJ-02 Nuevas demandas en contra de la Presidencia de la República 6 F-GJ-03 Nuevas conciliaciones en contra de la Presidencia de la República 4 F-GJ-14 Modificación datos de conciliaciones prejudiciales y procesos judiciales 1 F-GJ-06 Fallos por procesos interpuestos por la Presidencia de la República 5 F-GJ-05 Fallos por procesos en contra de la Presidencia de la República 5 F-GJ-13 Depuración de conciliaciones prejudiciales 1 M-GJ-01Manual de trámite administrativo para conciliaciones prejudiciales y procesos judiciales 4 F-GJ-08 Actualización de procesos en el sistema eKOGUI 4 F-GJ-09 Actualización de conciliaciones prejudiciales en el sistema eKOGUI 3 P-GJ-02 Atención de Procesos y Acciones Judiciales 7

5. Gestión de Seguridad, apoyo logístico presidencial, comunicación y prensa


F-SA-26 Formato conformación caravana 4 F-SA-31 Formato de asignación del servicio y revista de rutas 4 F-SA-72 Control diario de salida y entrada de armamento - CASA MILITAR 1 F-SA-73 Solicitud Autorización Permiso Extraordinario 1 F-SA-81 Revistas Internas Instalaciones Presidenciales 1 F-SA-74 Planilla de Revista Alcantarillas Aledañas a Instalaciones Presidenciales 1 F-SA-26 Formato conformación caravana 5 F-SA-78 Formato Revistas Despachos 1 F-SA-77 Formato Revista Parqueaderos 1 F-SA-79 Formato Requerimiento Registro Fílmico 1 F-SA-75 Formato Instrucciones de Seguridad Contratistas- Obras V1. 1 F-SA-80 Formato Ingreso Centro de Cableado 1 F-SA-11 Formato Estudio de Seguridad 5 F-SA-76 Formato Compromiso de responsabilidad 1 F-SA-61 DISPOSITIVO DE SEGURIDAD APOYO MOVIMIENTO HELICOPORTADO 3 F-SA-09 Autorización ingreso visitantes 7 P-SA-01 Procedimiento de coordinación y atención de eventos presidenciales 6

6. Talento Humano


F-TH-84 Constancia Secretarial Oficina de Control Interno Disciplinario 1 F-TH-26 Acuerdo de Gestión entre el Superior Jerárquico y el Gerente Público 6 P-TH-27 Manejo de Residuos Peligrosos Consultorio Odontológico 1 F-TH-85 Solicitud Gastos de Viaje para Contratistas del Fondo de Programas Especiales para la Paz - Fondo Paz 1 F-TH-12 Listado de Asistencia y registro de reuniones 9

7. Gestión Financiera


F-GF-25 Documento Equivalente a Factura de Venta 4 P-GF-15 Programación presupuestal 6 P-GF-14 Procedimiento ejecución presupuestal 8 P-GF-06 Procedimiento Administración Programa Anual de Caja 6 P-GF-16 Modificaciones presupuestales 4

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L-GF-02 Lineamientos para la Administración de las Cajas Menores 8 P-GF-07 Elaboración y Presentación de Estados Financieros 6 C-GF-09 Caracterización Proceso de Gestión Financiera 12 F-GF-24 Modificaciones de P.A.C

8. Gestión Administrativa


G-GA-02 Guía para el uso de los parqueaderos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República 0 F-GA-36 Solicitud para Mantenimiento Preventivo o Correctivo de Vehículos y/o Motocicletas 1 F-GA-29 Recibo a Satisfacción de Vehículo Reparado por Siniestro 4 F-GA-05 Lista de chequeo para planes de marcha 7 P-GA-17 Mantenimiento Preventivo y Correctivo del Parque Automotor 3

9. Tecnología de Información y Comunicaciones


F-TI-21 Uso de WhatsApp en teléfonos de líneas celulares oficiales 1 M-TI-01 Manual de Políticas de Seguridad de la Información 7

10. Adquisición de Bienes y Servicios


F-BS-36 Declaración juramentada - afiliación ARL 3 F-BS-25 Informe final de supervisión 7 D-BS-01 Tabla de Cuantías 18 F-BS-44 Autorización impresos y publicaciones 2 F-BS-09 Formato de certificación sobre la inexistencia de personal para celebrar contratos de prestación de servicios 7 P-BS-01 Autorización de Impresos y Publicaciones 2 F-BS-27 Antecedentes de Contratación (Fondo Paz) 3

11. Gestión Documental


I-GD-03 Instructivo Registro y Actualización de los Inventarios de Información 2 P-GD-05 Procedimiento para las transferencias de los archivos de gestión 6 G-GD-02 Guía para la calificación de la información de acuerdo con sus niveles de seguridad 6 P-GD-12 Calificación y Control de la Información de las Dependencias 3 F-GD-20 Compromiso y Reserva F-GD-14 Autorización para Consulta, Copia o Préstamo de Documentos del Archivo Central 5

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12. Evaluación, Control y Mejoramiento Código / Documento y/o Formato

P-EM-04 Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República – SIGEPRE 6 F-EM-16 Acta de Arqueo Caja Menor 6 F-EM-21 Matriz de calificación y programación de auditorías 4 G-EM-02 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el sistema integrado de gestión 4 F-EM-18 Seguimiento a la Gestión de los Procesos y/o dependencias 4

En el aplicativo SIGEPRE – modulo Documentos, se pueden consultar las caracterizaciones, lineamientos, guías, procedimientos, manuales y formatos asociados a todos los procesos de la Entidad con el registro del control de cambios. El establecimiento de nuevos documentos y actualizaciones, permite identificar la forma de operación de los servidores de la Entidad así como entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y obtención efectiva de los servicios, al identificar los métodos, los puntos de control para realizar las tareas, la asignación de responsabilidades y la autoridad en la ejecución de las actividades. Posterior a cada actualización la Oficina de Planeación en cumplimiento a su Política de Operación, divulgó la aprobación de los documentos a través del correo del SIGEPRE para conocimiento y aplicación de todos los servidores. 1.2.3 Estructura Organizacional Durante el período evaluado, se presentaron modificaciones al organigrama de la Entidad alcanzando la versión No. 27, debido al Decreto 672 del 26 de abril de 2017, mediante el cual se modificó la estructura del DAPRE. Actualmente, el organigrama se encuentra publicado en la página Web de la Presidencia de la República en el link: http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama Los principales cambios en comparación con el Decreto 724 del 02 de mayo de 2016, fueron los siguientes: Se suprimieron 3 dependencias: 1. Consejería Presidencial para la Agroindustria, 2.

Dirección para la Coordinación de Infraestructura y 3. Dirección para la Coordinación de Vivienda.

Se crearon 5 dependencias: 1. Dirección de Seguimiento y Evaluación a los Acuerdos de Paz;

2. Dirección de Competitividad e Innovación; 3. Alta Consejería Presidencial para el

http://es.presidencia.gov.co/dapre/conozca-el-dapre/organigrama

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Posconflicto; 4. Dirección para la Sustitución de Cultivos Ilícitos y 5. Dirección Inversión Privada para el Posconflicto.

Se ajustaron funciones de 2 dependencias: 1. Consejería Presidencial de Seguridad y 2. Dirección de la Política Integral para la Lucha contra las Drogas Ilícitas.

Se ajustaron las denominaciones de 7 dependencias: 1. Alta Consejería Presidencial para el Sector Privado y Competitividad. 2. Alta Consejería Presidencial para el Posconflicto. 3. Alta Consejería Presidencial para las Comunicaciones. 4. Alta Consejería Presidencial para las Regiones. 5. Dirección de Política Integral para la Lucha Contra las Drogas Ilícitas. 6. Consejería Presidencial de Seguridad. 7. Dirección De Operaciones.

Se trasladaron de despacho 3 dependencias: 1. Consejería presidencial para los Derechos

Humanos, 2. Consejería Presidencial de Seguridad (antes Dirección de seguridad) y 3. Dirección de Política Integral para la Lucha Contra las Drogas Ilícitas.

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1.2.3.1 Enlaces SIGEPRE (Equipo MECI – CALIDAD) El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE de acuerdo con su estructura organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, definió instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema, en las cuales se resalta la Estrategia ENLACES SIGEPRE (MECI-CALIDAD), quienes son servidores públicos designados por el Responsable de Proceso o dependencia como facilitadores de la mejora continua del Sistema de Gestión, a continuación se describen las funciones de mayor impacto establecidas en el Manual de del SIGEPRE: La formulación y el seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan Anticorrupción,

Atención y Participación Ciudadana, Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia.

La formulación, reporte y análisis de datos de los indicadores asociados al plan estratégico, plan operativo, proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica), procesos y riesgos (Si aplica) a través del aplicativo SIGEPRE.

Brindaron el soporte operativo y técnico al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia para la actualización, mejora y socialización de la documentación relacionada con el proceso, procedimientos o demás documentos a su cargo.

Al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación, ejecución y seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a través del aplicativo SIGEPRE.

Al Jefe de la Dependencia en la administración de los riesgos con incidencia en los planes, proyectos (si aplica) y/o procesos a través de la identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo de los riesgos registrados en el aplicativo SIGEPRE.

La labor de sensibilización y socialización al interior de la dependencia en los temas relacionados con el proceso en que participan del SIGEPRE.

Actualmente, la estrategia ENLACES se encuentra conformada por 41 funcionarios del DAPRE. 1.2.3.2 Manual del SIGEPRE (Calidad). Durante el período evaluado, no se registraron actualizaciones al Manual del SIGEPRE. La versión vigente corresponde a la No. 15 del 27 de mayo de 2016.

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1.3 Componente Administración del Riesgo

1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo La Entidad estableció los Lineamientos para la Administración del Riesgo L-DE-01 mediante el cual estableció que la política de Administración del Riesgo comprendería de las siguientes opciones de tratamiento: a) Evitar el Riesgo, b) Reducir el Riesgo, c) Compartir o transferir el riesgo y d) Asumir un riesgo. La Política definida para la Administración del Riesgo, es la siguiente:

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica se compromete a controlar todos aquellos riesgos que pueden impedir el cumplimiento de los objetivos institucionales mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda a las necesidades de la entidad, contando con la participación activa de los servidores públicos responsables de los procesos, planes y proyectos quienes deberán identificar, analizar y definir acciones para su prevención.

Durante el período evaluado, el documento L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo, no presentó modificaciones. 1.3.2 Identificación, Análisis y valoración del Riesgo Durante el período evaluado, se observó en el aplicativo SIGEPRE – Modulo gestión del riesgo el flujo determinado para la administración del riesgo, el cual consiste en: Identificar, analizar, valorar, manejar y monitorear el riesgo. A 31 de marzo de 2017, se encuentran identificados un total de 66 riesgos: 10 de corrupción y 56 de gestión. En relación a los riesgos de corrupción y de acuerdo con la Ley 1474 de 2011, se relacionan a continuación los siguientes 10: Riesgos de corrupción y estado

Proceso Riesgo Estado

1. Gestión Financiera Fraude en el manejo de los recursos asignados a las cajas menores

Monitoreado

2. Adquisición de Bienes y Servicios

Beneficiar a un oferente por incumplimientos legales en la elaboración estudios previos, pliegos de condiciones o invitaciones a ofertar de un proceso de selección

Monitoreado

3. Tecnologías de Información

Hurto, Perdida o fuga de Información pública reservada o clasificada en la gestión de la plataforma

Monitoreado

4. Gestión Financiera Efectuar certificados de disponibilidad y registros presupuestales por un rubro presupuestal que no corresponda en la ejecución de la cadena presupuestal

Monitoreado

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5. Talento Humano Decisiones erróneas en los pronunciamientos ejecutoriados de los procesos disciplinarios

Monitoreado

6. Gestión Financiera Efectuar un pago a una persona natural o jurídica que no corresponda por vacíos de información en la ejecución de la cadena presupuestal y otros pagos

Monitoreado

7. Gestión Jurídica Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

Monitoreado

8. Talento Humano Fraude en el pago de la nómina y factores salariales en beneficio propio y de un tercero

Monitoreado

9. Evaluación, Control y Mejoramiento

Fraude en los resultados obtenidos del ejercicio de auditorías internas en beneficio propio y de un tercero

Monitoreado

10. Talento Humano Tráfico de influencias durante la selección de personal Monitoreado Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Gestión del Riesgo

Para el primer trimestre de 2017, los riesgos de corrupción fueron monitoreados dentro de las fechas establecidas en los Lineamientos para la Administración del Riesgo y no se materializaron, lo que indica que los controles implementados fueron efectivos. Es importante señalar, que la Oficina de Planeación informó que se llevó a cabo una labor durante el primer semestre de 2017, donde se validaron las etapas de identificación, análisis, valoración y manejo; como resultado se actualizaron 64 riesgos de los 66 existentes, es decir, el 97% de los riesgos. Los aspectos modificados se encuentran registrados en el historial de cambios de los respectivos riesgos en el módulo del SIGEPRE. Por último, la Oficina de Control Interno desarrolló evaluación en el mes de enero de 2017 a la Administración del Riesgo y como resultado del ejercicio auditor, se establecieron 5 aspectos conformes, 2 no conformidades reales y 9 oportunidades de mejora. Los respectivos planes de mejoramiento fueron suscritos por la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos y el Área de Tecnologías y Sistemas de Información, los cuales se encuentran en ejecución y seguimiento. 2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Autoevaluación del control y gestión Teniendo en cuenta que la autoevaluación de gestión, realiza el seguimiento y control a su gestión particular mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en planes como en procesos y procedimientos. A continuación, se describen los mecanismos implementados en el marco del proceso de evaluación, control y mejoramiento:

35




2.1.1 Comité Sectorial de Control Interno Mediante el Decreto 648 del 19 de abril de 2017 se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamento Único del Sector de la Función Pública y en su artículo 2.2.21.3.13, se crea el Comité Sectorial de Auditoría integrado por los jefes de control interno de las entidades adscritas al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Posteriormente, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República - DAPRE suscribe la Resolución 0494 del 07 de Julio de 2017, por la cual se conforma el Comité Sectorial de Auditoría en el DAPRE y se estableció que sesionará por lo menos dos (2) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario. Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno lideró una reunión sectorial el 12 de mayo de 2017, que contó con la participación de los jefes de control interno de las Entidades que integran el Sector Presidencia de acuerdo con el Decreto 672 del 26 de abril de 2017, en el cual se trataron temas como las nuevas disposiciones contenidas en el Decreto 648 de 2017. 2.1.2 Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno – CICSCI Es importante señalar que durante el período de análisis y en cumplimiento del Decreto 648 de 2017, mencionado en el numeral 2.1.1, se suscribió la Resolución 0493 del 07 de julio de 2017, por la cual se conforman los órganos de Coordinación del Sistema de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y se deroga la Resolución 0035 del 2016. Los principales cambios consistieron en: Se modificó la denominación del Comité, al pasar de Comité de Coordinación del Sistema

de Control Interno a Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno.

Se ajustaron las funciones del Comité de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.21.1.6 del Decreto 1083 de 2015.

En lo corrido de la vigencia, el Comité ha sesionado 2 veces como se puede observar en las actas publicadas en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci y en las siguientes fechas: 1. Primer CCSCI del 23 de febrero de 2017. 2. Segundo CCSCI del 16 de mayo de 2017.

Los Comités contaron con la asistencia y participación de la Alta Dirección, quien apoyó las actividades desarrolladas.

http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci


36




2.1.3 Subcomité de Control Interno Para el período en mención, se han ejecutado 31 subcomités de los 76 programados, obteniendo un 41% de avance; la Oficina de Control Interno participa como invitada con voz pero sin voto, cuyo fin es la asesoría y acompañamiento en el cumplimiento de la gestión de las dependencias y procesos de la Entidad, como lo establece la Resolución 0493 del 07 de julio de 2017 que derogó la Resolución 0035 de 2016. En el mismo sentido se desarrollaron: los comités directivos de seguimiento, los comités institucionales de desarrollo administrativo, los comités sectoriales e institucionales de coordinación del sistema de Control Interno y las reuniones de seguimiento por dependencias y procesos. Estos mecanismos de autoevaluación permiten obtener una visión integral del comportamiento en conjunto de los indicadores de gestión de los procesos, planes de acción, de adquisiciones, proyectos de inversión, la obtención de sus metas y de los resultados previstos, así como la identificación de desviaciones sobre las cuales se toman los correctivos necesarios, que garanticen el cumplimiento de los objetivos. 2.1.4 Promover la Cultura del Control Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno en el plan de acción 2017 ejecutó en el marco de la estrategia 1: Fortalecer la cultura del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación para el mejoramiento continuo del SIGEPRE 2017, la siguiente actividad: 1. Realizar la semana del autocontrol, la autogestión y la autoevaluación

Se llevó a cabo la Semana del Autocontrol el 7 y 8 de junio de 2017; previamente se coordinó con el Área de Talento Humano las capacitaciones, en: Trabajo en Equipo y Administración del Tiempo, las cuales estuvieron a cargo del CESA; y se coordinó con la Secretaría de Transparencia las charlas: Derecho al Delirio.

Las principales conclusiones de cada charla, fueron:

37




Trabajo en equipo Título: EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO. 1. Se identificaron las características de grupos eficaces y condiciones

necesarias para su funcionamiento.

2. Se conocieron aspectos de cómo generar climas de confianza.

3. Se efectuaron talleres de cómo establecer canales adecuados de comunicación.

Administración efectiva del tiempo

Título: PLANEACIÓN Y ADMINISTRACIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO.

1. Se identificaron las creencias potenciadoras y limitantes en relación al tiempo.

2. Se efectuó una autoevaluación sobre el manejo del tiempo.

3. Se hicieron ejercicios de acuerdo con la matriz del tiempo entre lo urgente

y lo importante.

Derecho al delirio Título: DERECHO AL DELIRIO 1. Se proyectó un video con mensajes de reflexión sobre el sentido de lo

público de Eduardo Galeano. 2. Se identificaron las diferentes rutas de trasparencia, por medio de una

experiencia pedagógica utilizando herramientas y talleres con el fin de informar, reflexionar y proponer formas de construir y cuidar lo público.

Fuente: Informe Semana del Autocontrol OCI

La Semana del Autocontrol contó con la participación de 106 funcionarios entre auditores internos y enlaces de las dependencias y procesos.

La principal conclusión del ejercicio fue la participación de los funcionarios, quienes

manifestaron su agrado y aceptación a las recomendaciones dadas a través de las conferencias de Equipos de alto desempeño, Planeación y administración efectiva del tiempo y Derecho al Delirio, considerando las mismas de gran importancia porque brindaron herramientas que se pueden adoptar para ser más eficientes, productivos y alcanzar resultados de impacto para la Entidad, con pleno sentido de lo público.

2.1.5 Resultados del seguimiento trimestral a la gestión de los Procesos y dependencias La Oficina de Control Interno a través de la ejecución de la estrategia Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional y específicamente de la actividad seguimiento a la gestión de los procesos y dependencias en forma trimestral, contribuye a generar alertas tempranas en los distintos escenarios de revisión y control institucional, presentando los resultados del

38




seguimiento a la gestión en términos de oportunidad, calidad y resultado. A 31 de marzo se presentaron los siguientes resultados consolidados, así:

39




Cabe señalar que estos resultados se presentaron en el segundo Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del 16 de mayo de 2017 y se pueden consultar en forma detallada en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci 2.1.6 Calificación de servicios internos de la Oficina de Control Interno La Oficina de Control Interno a través de la plataforma de servicios compartidos, facilitó a los servidores públicos y contratistas del DAPRE el acceso para las solicitudes de asesoría y acompañamiento en el desarrollo de la gestión de los procesos y estableció el mecanismo de evaluación a ese servicio, mediante encuesta de percepción diligenciada por los usuarios internos. El servicio de asesoría y acompañamiento, se realiza en los temas de:

ASESORÍA ACOMPAÑAMIENTO

Planes de mejoramiento (SIGEPRE) Fomento cultura del autocontrol Relación entes externos Mesas de red de hablantes

Sub-comités de Control Interno Cierre de Procesos Contractuales Arqueos de Cajas Menores Otros: Se registra el tema y la descripción en observaciones


40




Los resultados obtenidos en la evaluación efectuada por los usuarios internos que recibieron los servicios de asesoría y acompañamiento, durante el período en mención, se presentan a continuación:

Gráfico. Tendencia en la calificación de servicios desde su inicio

Como conclusión de lo anterior, el 100% de los clientes están satisfechos con el servicio ofrecido, manteniendo la tendencia en criterio Satisfactorio. 2.1.7 Resultados otras mediciones 2.1.7.1 Resultados Indicador de Madurez MECI – Sector Presidencia De la evaluación al Sistema de Control Interno de la vigencia 2016 aplicada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se obtuvo un 96.9% en nivel avanzado y el sector Presidencia ocupó el segundo puesto, ascendiendo del puesto once en el 2015.

2.1.7.2 Resultado del Índice de Transparencia Nacional ITN De los resultados del Índice de Transparencia Nacional ITN para el período comprendido 2015 y primer trimestre de 2016, se obtuvo un 78% en nivel moderado y la Entidad ocupó el puesto 8, ascendiendo del puesto 12 de la anterior medición 2013 – 2014. 2.1.7.3 Sistema de Control Interno Contable Frente a la evaluación determinada por la Contaduría General de la Nación para la vigencia fiscal 2016, el Sistema de Control Interno Contable del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República obtuvo una calificación del 4.99 sobre 5, es decir el 99.8%.

4,98 4,98 4,92 5 4,88 4,97

1,0

2,0

3,0

4,0

5,0

IV TRM2015

I TRM2016

II TRM2016

III TRM2016

IV TRM2016

I TRM2017

41




2.2 Auditoría Interna 2.2.1 Auditoría Interna La Oficina de Control Interno elaboró el Programa Anual de Auditorías 2017 el cual fue aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno el 23 de febrero de 2017. Sin embargo, durante el período en mención, se efectuó un ajuste al programa debido al Decreto 672 de 2017. El programa comprende un total de 52 auditorías clasificadas en: 1) Programa Anual de Auditorías Internas DAPRE 2017: 20 auditorías, clasificadas en 12 de

cumplimiento y 8 de desempeño.

2) Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017: pasó de 34 a 32 auditorías de desempeño internas al SIGEPRE (Ciclo de calidad – MECI – Políticas de Desarrollo Administrativo), debido a que se suprimieron 2 dependencias según Decreto 672 de 2017.

1. Programa Anual de Auditorías Internas DAPRE 2017

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS DAPRE 2017

OBJETIVO DEL PROGRAMA: Evaluar la gestión integral de los procesos y dependencias con el fin de contribuir a la mejora continua del SIGEPRE.

ALCANCE DEL PROGRAMA: La evaluación se realizará a la gestión de los procesos establecidos en el Programa 2017

No. PROCESO ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico Evaluación la eficacia de los Planes de Mejoramiento

Enero Piedad Jiménez

Nubia Patricia López

2 Direccionamiento Estratégico Evaluación a la Administración del Riesgo

Enero Piedad Jiménez


3 Gestión Jurídica Verificación de información aplicativo eKOGUI, II semestre 2016

Febrero Claudia Isabel González

4 Atención al Usuario Evaluación al trámite de las PSQR, II semestre 2016

Febrero Claudia Yolima Jiménez

5 Tecnologías de la Información y Comunicación

Evaluación a la legalidad del Software Febrero Alex Escallón

6 Gestión Documental Verificación al avance del Plan de Mejoramiento, IV TRM 2016.

Febrero Adriana Andrade

42




7 Gestión de Asuntos Políticos Evaluación a la gestión integral de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos

Marzo Paula Gaviria

8 Gestión Documental Verificación al avance del Plan de Mejoramiento, I TRM 2017.

Abril Adriana Andrade

9 Adquisición de Bienes y Servicios

Evaluación a la supervisión de los contratos y verificación de información en el Aplicativo SECOP, II semestre 2016.

Abril a Mayo Miguel González

10 Gestión de Asuntos Políticos Evaluación a la gestión integral del Fondo de Programas Especiales para la Paz FONDO PAZ

Abril a Julio Mauro Palta

11 Área de Talento Humano Evaluación a la gestión integral del Proceso de Talento Humano

Mayo a Junio Carlos Hernán Vargas

12 Atención al Usuario Evaluación al trámite de las PSQR, I semestre 2017

Julio Agosto

Claudia Yolima Jiménez

13 Gestión Documental Verificación al avance del Plan de Mejoramiento, II TRM 2017.

Julio Adriana Andrade

14 Gestión Jurídica Verificación de información aplicativo eKOGUI, primer semestre 2017

Julio Claudia Isabel González

15 Gestión de Asuntos Políticos Evaluación a la gestión integral de la Dirección para la Acción Integral Contra Minas Antipersonales

Agosto Sergio Bueno

16 Gestión de Asuntos Políticos Evaluar la gestión integral de la Consejería Presidencial para la Primera Infancia

Septiembre Maria Cristina Trujillo

17 Tecnologías de la Información y Comunicación

Evaluación a la gestión integral del Proceso TICS: - Consejería Presidencial de Seguridad

Octubre Alex Escallón

Juan Carlos Restrepo


Evaluación a la supervisión de los contratos y verificación de información en el Aplicativo SECOP, I semestre 2017: - Secretaría de Transparencia - Secretaría de Prensa

Octubre Miguel González

Camilo Cetina Marilyn López

19 Gestión Documental Verificación al avance del Plan de Mejoramiento, III TRM 2017.

Octubre Adriana Andrade

20 Evaluación, Control y Mejoramiento

Evaluación al SIGEPRE Diciembre Piedad Jiménez

Maria Elisa Moron Baute

Como se observa en el Programa, se establecieron un total de 20 auditorías internas a la gestión, clasificadas en: 12 de cumplimiento y 8 de desempeño (gestión integral).

43




En el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del día 16 de mayo de 2017, se presentó el avance y se informó que no se presentaron modificaciones en las actividades de auditoría. Respecto al alcance de la actividad No. 17, se incluyó a la Consejería Presidencial de Seguridad teniendo en cuenta la solicitud del Comité de Seguridad de la Información de la Entidad. Sólo se efectuaron ajustes en fechas, numeraciones, alcance y responsables, los cuales fueron aprobados por el Comité.

2. Programa Anual de Auditorías Internas al SIGEPRE 2017

PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍAS INTERNAS AL SIGEPRE 2017

OBJETIVO DEL PROGRAMA: Evaluar la gestión de los procesos así como el cumplimiento de los requisitos técnicos, legales, de los clientes y la organización, con el fin de contribuir a la mejora continua del SIGEPRE.

ALCANCE DEL PROGRAMA: La evaluación se realizará a la gestión de los doce (12) procesos del DAPRE, cierre de 2016 y lo corrido de 2017.

No. PROCESO ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE DEL

PROCESO

1 Direccionamiento Estratégico Dirección de Gestión General

Oficina de Planeación 24 de julio de 2017

Piedad Jiménez Montoya


2 Atención al Usuario Grupo de Atención a la Ciudadanía

Oficina de Planeación 25 de julio de 2017

Claudia Yolima Jimenez Piedad Jiménez

Montoya

3 Evaluación, Control y Mejoramiento

Oficina de Control Interno 08 de agosto de

2017 María Elisa Moron

Baute

4

Gestión de Asuntos Políticos

Oficina del Alto Comisionado para la Paz

Dirección Temática 24 de julio de 2017 Sergio Jaramillo Caro

5 Consejería Presidencial para la

Primera Infancia 01 de agosto de

2017 María Cristina Trujillo de

Muñoz

6 Dirección de Gobierno y Áreas

Estratégicas 26 de julio de 2017

7 Dirección para el Sector Privado 01 de agosto de

2017 Aura Maria Londoño

8 Dirección del Sistema Nacional de

Juventud Colombia Joven 28 de julio de 2017

Juan Carlos Reyes Cañón

9 Consejería Presidencial para los

Derechos Humanos 31 de julio de 2017 Paula Gaviria

10 Dirección para la Acción Integral

contra Minas Antipersonal - Descontamina Colombia

01 de agosto de 2017

Ian Sergio Bueno Aguirre

11 Consejería Presidencial de

Seguridad 02 de agosto de

2017 Juan Carlos Restrepo

44




12 Dirección para el Posconflicto 02 de agosto de

2017 Gloria Lucia Ospina

13 Alta Consejería Presidencial para

las Comunicaciones 02 de agosto de

2017 Camilo Granada

14 Secretaría de Transparencia 03 de agosto de

2017 Camilo Cetina

15 Consejería Presidencial para la

Equidad de la Mujer 03 de agosto de

2017 Martha Esperanza

Ordoñez

16 Dirección para Asuntos Políticos 03 de agosto de

2017

17 Alta Consejería Presidencial para

las Regiones 04 de agosto de

2017 Carlos Eduardo Correa

Escaf

18 Dirección para Proyectos

Especiales 04 de agosto de

2017 Camilo Acero Agüero

19 Fondo de Programas Especiales

para la Paz 08 de agosto de

2017 Mauro Palta

20 Dirección de Política Integral para la

Lucha contra las drogas ilícitas 08 de agosto de

2017 Camilo Naman Louis

21 Gestión Jurídica Secretaría Jurídica 26 de julio de 2017 Claudia Isabel Gonzalez

22

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial, Comunicación y Prensa

Secretaría Privada 27 de julio de 2017 Enrique Carlos Riveira

Bornacelli

23 Casa Militar 27 de julio de 2017 B.G Jorge Enrique

Maldonado

24 Dirección de Discursos 27 de julio de 2017 Juan Carlos Torres

Cuellar

25 Dirección de Eventos 27 de julio de 2017 Luis Carlos Biffi

26 Secretaría de Prensa 27 de julio de 2017 Marilyn López Forero

27 Gestión Administrativa Proceso Completo 24 de julio de 2017 Adriana Andrade Jaimes

28 Gestión Financiera Proceso Completo 25 de julio de 2017 Gonzalo Quintero Perilla

29 Gestión Documental Proceso Completo 26 de julio de 2017 Adriana Andrade Jaimes


Proceso Completo 28 de julio de 2017 Miguel González

31 Talento Humano Área de Talento Humano y Oficina de Control Interno

Disciplinario 31 de julio de 2017

Carlos Vargas José Saúl Rodríguez

32 Tecnologías de Información y Telecomunicaciones

Proceso Completo 01 de agosto de

2017 Alex Mauricio Escallón

45




La Programación de auditorías internas al SIGEPRE, hace parte integral del Programa Anual de Auditorías Internas del DAPRE 2017, aprobado el 23 de febrero de 2017. Los aspectos generales a tener en cuenta para la ejecución, son:

1. La reunión de apertura oficial se realizará el día 24 de julio de 2017. 2. La reunión de cierre oficial se realizará el día 11 de agosto de 2017. 3. Se ejecutaran un total de 32 auditorías a 12 procesos y 34 dependencias del DAPRE,

cobertura del 100%. 4. Los principales ajustes obedecen al Decreto 672 del 26 de abril de 2017 mediante el cual se

suprimen la Dirección para la coordinación de Infraestructura y la Dirección para la coordinación de Vivienda, razón por la cual se reduce en 2 auditorías (32) a lo inicialmente planeado (34). Así mismo, cabe señalar que mediante el mismo Decreto se crearon 5 dependencias: 1. Dirección de seguimiento y evaluación a los Acuerdos de Paz, 2. Dirección de Competitividad e Innovación, 3. Alta Consejería Presidencial para el Posconflicto, 4. Dirección para la sustitución de cultivos ilícitos y 5. Dirección Inversión Privada para el Posconflicto que no se incluyen en el presente programa.

5. El clico de auditoría interna se desarrollará en 11 días. 6. El tiempo mínimo necesario para desarrollar cada auditoría es de 4 horas. Si el auditor

requiere de mayor tiempo podrá solicitarlo al auditado. 3. Avance en la ejecución del Programa Anual de Auditorías 2017 Actualmente, se presenta un avance del 21% en la ejecución del Programa Anual de Auditorías, equivalente a 11 auditorías (9 finalizadas y 2 en ejecución: Fondo paz y Talento Humano) de las 52 programadas.

12

40

52

100%

7

4

11

21%

0 20 40 60 80 100 120

De cumplimiento

De desempeño

Total

Grado de avance

Grado de ejecución del Programa

Ejecutadas Programadas

46




Las 11 Auditorías se encuentran creadas y registradas en el módulo Revisiones - Auditoría - Programa de Auditoria Interna DAPRE 2017, conforme el procedimiento de auditorías internas (P-EM-01).

2.2.2 Auditorías de cumplimiento: presentación otros informes de Ley. De acuerdo con el período en mención, se presenta un avance en la presentación de los Informes de Ley del 52%, equivalente a 54 informes realizados de los 103 a presentar durante la vigencia fiscal.

El detalle de los informes presentados, se pueden consultar en el link: http://es.presidencia.gov.co/oci/sistema-de-control-interno/presentaciones-ccsci

2.3 Planes de mejoramiento Durante el período evaluado, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento permanente a los Planes de Mejoramiento, efectuó reportes semanales remitidos vía correo electrónico a los responsables de los procesos para que se tomaran las acciones pertinentes. Así mismo, se


47




presentó un reporte consolidado del estado de las mejoras al Comité Directivo Semanal, al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo como al Comité de Coordinación de Control Interno. Los reportes se realizaron con base en la información del Aplicativo SIGEPRE - Módulo de Mejoras. Cabe resaltar que en el aplicativo SIGEPRE - Módulo Mejoras, se controla la información relativa a los Planes de mejoramiento de los procesos de la Entidad y todas las mejoras relacionadas cumplieron con el flujo establecido y con las actividades dispuestas para su validación y aprobación, de acuerdo con el Procedimiento (P-EM-06) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento y la Guía (G-EM-01) Formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. 2.3.1 Planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República

Frente a la Auditoría Gubernamental a la gestión 2015 efectuada por la Contraloría General de la República en la vigencia 2016, se obtuvieron los siguientes resultados:

La Evaluación de gestión y resultados: se obtuvo una calificación de 94,66, equivalente a un

concepto Favorable y se fundamenta en la evaluación de los componentes: Control de Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y Control Interno.

El Fenecimiento de cuenta: con base en la calificación de los componentes y los resultados obtenidos en la evaluación de la gestión y resultados, la CGR FENECE la cuenta del DAPRE para la vigencia fiscal 2015.

Se establecieron 7 hallazgos administrativos y se determinaron un total de 19 actividades

para su tratamiento; de acuerdo con el reporte a 31 de marzo de 2017, se presenta un cumplimiento del 100% y 15 actividades finalizadas, correspondiente al 37,54% de avance del plan

48




2.3.2 Plan de mejoramiento por Auditoría Externa del ICONTEC La Auditoría Externa ICONTEC se llevó a cabo en octubre de 2016, mediante la cual se determinó la eficacia de la mejora NCR-0515: No se cumplen los tiempos administrativos de respuesta a las PQRS. Evidencia: En la Consejería Presidencial de Derechos Humanos de Julio a Septiembre del año 2015 se cerraron extemporáneamente 18. Requisito: 7.2.4. Actualmente, se encuentra finalizada en el aplicativo SIGEPRE. En relación a la mejora NCR-0516 DE-AUDITORIA EXTERNA PSNC 2015, se encuentra abierta en el paso de evaluar eficacia y será evaluada mediante auditoría en el segundo semestre de 2017. Cabe resaltar que como resultado del ejercicio auditor externo 2016, no se declararon aspectos no conformes al SIGEPRE, como se mencionó en el Informe del período anterior. 2.3.3 Plan de Mejoramiento Institucional

En el siguiente esquema, se puede observar el estado de las mejoras en cada paso del flujo de mejoramiento así como los puntos de control que han permitido formular y ejecutar planes de mejoramiento más eficaces. La Oficina de Control Interno efectúa monitoreo permanente a los planes de mejoramiento suscritos por los procesos y dependencias, a través de correos informativos que generan alertas a los responsables de la ejecución, en forma semanal. Este seguimiento ha permitido que a la fecha, los planes de mejoramiento se encuentren al día en sus respectivos pasos.

Fuente: Aplicativo SIGEPRE – Modulo Mejoras - Reporte estado Mejoras

Cuenta de Código Tipo

Estado Estado del paso Paso actual No Conformidad Potencial No Conformidad Real Oportunidad de Mejora Total general

Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 24 10 39

Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22

Ejecución y seguimiento 1 1 1 3

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 3 4 4 11

Formulación 3 5 3 11

Formular el Plan de Mejoramiento 2 9 13 24

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 5 5

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 14 3 22

Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17

Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8

Validar el Plan de Mejoramiento 1 2 3

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 23 93 51 167

Total Cancelada 23 93 51 167

En Desarrollo Al día Ejecución y seguimiento 1 1

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 15 31 46 92

Formular el Plan de Mejoramiento 1 1

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 20 62 44 126

Validar el Plan de Mejoramiento 2 2

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 2 1 3

Total Al día 37 96 93 226

Total En Desarrollo 37 97 95 229

Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 83 219 157 459

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 4 1 5

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 178 405 212 795

Total Finalizada 178 405 212 795

Total general 238 595 358 1191

ESTADO PLANES DE MEJORAMIENTO A JULIO 4 DEL 2017

49




Respecto al Indicador Planes de mejoramiento no eficaces, asociado al Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento, la Oficina de Control Interno realizó auditorías mediante las cuales evaluó la Eficacia de los Planes de Mejoramiento, una vez analizados los resultados consolidados con corte a 30 de junio, se obtuvo un 88% de cumplimiento frente a la meta de 11.60%; esto obedece a que se obtuvieron 99 mejoras no eficaces de un total de 763 finalizadas, equivalente al 12.98%. De estas mejoras No Eficaces, se dio cumplimiento al Procedimiento P-EM-06 en cuanto a la reformulación de las mismas desde el aplicativo SIGEPRE.

2.3.4 Plan de Mejoramiento Individual El Proceso de Talento Humano reportó que los 19 planes de mejoramiento por evaluación del desempeño 2015 suscritos en la vigencia 2016, se encuentran terminados, como se observa a continuación:


En relación a los planes de mejoramiento individuales suscritos como resultados del desempeño 2016, se reportaron 9 que corresponden al Grupo de Transportes del Área Administrativa. De acuerdo con lo reportado por el Área de Talento Humano, se efectuará seguimiento a los planes de mejoramiento de manera semestral. 3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

3.1 Información y Comunicación Interna y Externa 3.1.1 Fuentes de Información Externa 3.1.1.1 peticiones, sugerencias, quejas y/o reclamos

Área Número de Funcionarios Estado Observación

Vicepresidencia 4 No Presentaron Planes

Secretaria de Transparencia 6 Terminado

se dio cumplimiento a lo pactado en cada

aspecto a mejorar, de acuerdo al

seguimiento realizado por la Secretaria de

Transparencia.

Dirección para la Estrategia de

las Comunicaciones 4 Terminado



seguimiento realizado por la Oficina del

Alto Consejero Presidencial para las

Comunicaciones.

Colombia Joven 5 Terminado



seguimiento realizado por la Dirección de

Colombia Joven

PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL CON RELACIÓN A EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO

PERIODO 01 DE FEBRERO DE 2015 AL 31 DE ENERO DE 2016

50




La Entidad tiene identificados los mecanismos de recolección de información externa, los cuales se encuentran caracterizados por el Proceso de Atención al Usuario del DAPRE, en:

1. Formulario web para la recepción de PSQR´s (Link PSQR). 2. Formulario web para la recepción de peticiones dirigidas al señor Presidente de la

República (Link Escríbale al Presidente) –. 3. Línea 01 8000 913666 4. Sistema para el registro y gestión de correspondencia SIGOB 5. Buzón SQR 6. Atención presencial 7. Urna de Cristal

Durante el período en mención, el Proceso de Atención al Usuario reportó las siguientes acciones que han permitido mejorar los mecanismos para atender a la ciudadanía: Se amplió el horario del chat, paso de ser de 11:00am - 12:00m nuevo horario de 9:00am -

12:00 m, este horario está en funcionamiento desde el 12 de mayo de 2017.

Se implementó el procedimiento para recibir peticiones en lengua o dialecto oficial colombiano diferente al español.

Se modificaron los documentos M-AU-04 Manual de Atención a la Ciudadanía y G-AU-01 Guía de Protocolos para la Atención a la Ciudadanía en la Presidencia de la Republica. Fecha de última versión actualizada 22 de Junio de 2017.

Se creó un plan de mejoramiento por autocontrol donde se definió la implementación de encuesta de calificación de los servicios que presta el Grupo de Atención a la Ciudadanía internamente. Para medir la satisfacción se vio en la necesidad de crear un indicador. Su ejecución se verá reflejada en el segundo semestre del año en curso.

En asocio con el Instituto Nacional de Sordos-INSOR se realizó una capacitación al Grupo de

Atención a la Ciudadanía, con el propósito de tener conocimiento de las características sociolingüísticas de la población en condición de discapacidad auditiva, con el fin de brindar una mejor atención a personas con prioridad.

El proceso de Atención al Usuario presentó durante el período evaluado el Informe trimestral pormenorizado del trámite de PSQR´s, el cual se encuentra publicado en el link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos. El informe correspondiente al corte 30 de junio, se encuentra en elaboración según lo informado por el proceso.

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/informes-pormenorizado-peticiones-sugerencias-quejas-reclamos

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El grupo de Atención a la Ciudadanía informó que diariamente realiza seguimiento, envía mediante correo electrónico a las dependencias consideradas como críticas, mensajes de alerta con fechas próximas a vencer, debido al volumen de comunicaciones que manejan y el grado de extemporáneas que han presentado en los últimos 6 meses. Por otro lado, se observó que se encuentran publicados los registros públicos de peticiones recibidas en la Entidad de los meses de enero a marzo de 2017, en cumplimiento de lo establecido en la Circular Externa 001 de 2011 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, como se puede consultar en el siguiente link: http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones. En cuanto a los registros correspondientes a los meses de abril, mayo y junio, se informó que se encuentran en términos de elaboración y presentación hasta el 31 de julio de 2017. En cuanto a la Evaluación de Satisfacción del cliente frente a las respuestas de las PSQRD, en el link http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd se encuentran publicados los resultados obtenidos por trimestre en la vigencia. Con corte a 31 de marzo, los resultados se ubicaron en el 100% de cumplimiento al obtener un 86.2% frente a la meta de 80%. De acuerdo con la información reportada por el Grupo de Atención a la Ciudadanía, en el indicador Atención oportuna a las Peticiones, Sugerencias, Quejas, Reclamos y Denuncias se obtuvo un 99.04% de cumplimiento frente a la meta de 100% en la oportunidad de respuesta a las PSQRD allegadas a la Entidad al 30 de junio de 2017. La Oficina de Control Interno presentó el Informe final de evaluación al trámite de las PSQR correspondiente al segundo semestre de 2016, como se puede consultar en el link: http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/psqr.aspx y como resultado del mismo, se reformularon dos planes de mejoramiento por no eficacia: 1. AU - PSQR remitidas al grupo de correspondencia 2017 y 2. AU - Respuesta oportuna a los Derechos de Petición 2017. 3.1.1.2 Informe de resultados de la medición de la satisfacción de los clientes externos

Durante el período evaluado, el proceso de Atención al Usuario presentó los resultados del Nivel de satisfacción de los clientes externos del DAPRE correspondiente a la gestión 2016, obteniendo un nivel de cumplimiento del 100% al alcanzar un 87.47% frente a la meta de 85%. El detalle de los resultados por cliente, es el siguiente:

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/registro-publico-peticiones

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/sistema-psqr/evaluacion-satisfaccion-psqrd

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Paginas/psqr.aspx

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1. Análisis Nivel de Satisfacción del Presidente y Vicepresidente Comparado con el año 2015 (86%), el nivel de satisfacción del señor Presidente de la República frente a los servicios misionales recibidos en el año 2016 (80%) bajó seis puntos porcentuales. Con respecto al nivel de satisfacción del señor Vicepresidente, éste se mantuvo con respecto al año anterior (100%). De acuerdo con los resultados obtenidos, los servicios de mayor a menor calificación se ubican de la siguiente manera:

SERVICIO RESPONSABLE CALIFICACIÓN

1. Servicio de Seguridad Presidencial Casa Militar 4,50

2. Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno Despachos Altos Consejeros Presidenciales, Direcciones, Consejerías, Oficina del Alto Comisionado para la Paz y Secretaría

de Transparencia

4,05

3. Asistencia en el Desarrollo de Proyectos

4. Servicio de Emisión de Conceptos Legales Secretaría Jurídica 4,00

5. Servicio de Apoyo Logístico Secretaría Privada, Alta Consejería de Comunicaciones, Casa

Militar y Secretaría de Prensa 4,00

Fuente: Análisis de datos Indicador Nivel de Satisfacción del Presidente y Vicepresidente a 30 de mayo de 2017.

2. Análisis Nivel de Satisfacción de las Entidades Nivel de satisfacción: el nivel de satisfacción mejoró, pasando del 84,19% en el 2015 al 88,60% en el 2016, es decir, se presentó un aumento de 4,41% puntos porcentuales en el nivel de satisfacción de las Entidades Estatales. Características: De acuerdo con las características definidas para la evaluación de los Servicios Misionales brindados en el año 2016, los resultados consolidados arrojan una calificación general de (4,56), superior a la calificación obtenida en la evaluación a los servicios misionales del año 2015 (4,25).

SERVICIO No. Total de Encuestados

No. Total de Participantes

% de Participación

Calificación

Características Nivel de

Satisfacción

Asistencia en el Desarrollo de Políticas de Gobierno

266* 148* 55,64% 4,43 86,49%

Asistencia en el Desarrollo de Proyectos

87 66 75,86% 4,68 90,71%

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Consolidado

Servicios Misionales 353 214 60,62% 4,56 88,60%

Fuente: Análisis de datos Indicador Nivel de Satisfacción de las Entidades a 30 de mayo de 2017 3. Análisis Nivel de Satisfacción de las Entidades De acuerdo con los resultados obtenidos y el análisis preliminar de los mismos, realizado por la Oficina de Planeación, se observa lo siguiente:

SERVICIO No. Total de Encuestados

No. Total de Participantes

% de Participación

Calificación

Características Nivel de

Satisfacción

Consolidado

Servicios Misionales 89 89 100% 4,54 91,82%

Fuente: Análisis de datos Indicador Nivel de Satisfacción de Población Beneficiaria a 30 de mayo de 2017 Nivel de satisfacción: se observa una mejora de 2,18 puntos porcentuales, pasando del 89,64% en el 2015, al 91,82% en el 2016 en el nivel de satisfacción de los usuarios. Características: De acuerdo con las características definidas para la evaluación de los Servicios Misionales brindados en el año 2016, los resultados arrojan una calificación general de (4,54), manteniendo la misma calificación obtenida en la evaluación a los servicios misionales del año 2015 (4,54). La Oficina de Planeación presentó los resultados para la Revisión por la Dirección, en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo realizado el 20 de junio de 2017 y remitió los resultados obtenidos a la Consejería Presidencial para la Equidad de la Mujer, solicitando realizar el análisis detallado al interior de dicha dependencia. Igualmente y de acuerdo con lo establecido en el Manual de Servicios Misionales, el sub-servicio misional evaluado por la Población Beneficiaria en la vigencia 2016, obtuvo una calificación superior a 4,00, por lo tanto, no se requiere la formulación de mejoras por parte de la dependencia responsable.

3.1.1.3 Satisfacción de los usuarios frente a trámites y servicios del DAPRE La satisfacción de los usuarios frente a los trámites y servicios que presta el DAPRE se ubicó en

el 100% de cumplimiento, frente a la meta de 80% a 31 de diciembre de 2016. Actualmente, el

la Oficina de Planeación se encuentra en términos para el cargue y análisis correspondiente al

30 de junio de 2017.

54




3.1.1.4 Seguimiento a compromisos de la Ley 1712

Durante el período evaluado y de acuerdo con la información suministrada por la Oficina de Planeación y presentada en el Comité Institucional con corte 31 de marzo de 2017, el cumplimiento en la implementación de la Ley 1712 es del 92% ubicándose en un rango sobresaliente, que corresponde a la validación realizada a los 11 componentes de conformidad con la Matriz de cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, de la Procuraduría General de la Nación:

Fuente: Presentación CIDEA corte 31/03/2017

De lo anterior se observa que la información de los 11 componentes se encuentra publicada, pero en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo con corte a marzo 31, se presentaron las siguientes recomendaciones: Contratación: Es necesario fortalecer el vínculo con la información del Dapre al SECOP,

como la información publicada y agrupada y el Plan Anual de Adquisiciones. Información de interés: Registrar en el calendario de eventos y fechas claves relacionadas

con los procesos misionales de la Entidad. Estructura orgánica y talento humano: descripción de la estructura orgánica, donde se dé

información general de cada división o dependencia. Instrumentos de gestión de información pública: Fortalecer los requisitos exigidos frente

a la gestión documental, como la publicación de los mismos en Excel.

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La Oficina de Control Interno efectuó seguimiento en forma semestral y lo registró en la actividad Efectuar seguimiento a la publicación de la Información en la Página Web primer semestre del Plan de Acción 2017.

3.2 Fuentes de Información Interna

Las directrices para el control de documentos se establecieron en el Procedimiento Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la elaboración y control de documentos-G-DE-01: Los documentos vigentes son los publicados en el SIGEPRE, allí están disponibles para su

consulta y uso. La creación, modificación o eliminación de documentos se hace a través del SIGEPRE -

Módulo Documentos. Con el fin de dar cumplimiento a la política de “Eficiencia Administrativa” establecida en el

Decreto 2482 de 2012, no se entregan copias físicas de los documentos vigentes a los usuarios internos del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia SIGEPRE

Los Responsables de los Procesos durante el período evaluado, garantizaron que los documentos usados, correspondieron a las versiones vigentes, como se detalla en el numeral 1.2.2.1 Divulgación de Procedimientos del presente documento. 3.2.1 Satisfacción del Cliente Interno La satisfacción del cliente interno se encuentra ubicada en el 100% de cumplimiento, frente a

la meta de 90%.

Durante el período evaluado y de acuerdo con la información analizada por la Oficina de

Planeación en el indicador satisfacción del cliente interno, se observó que el resultado

consolidado de los servicios calificados por los clientes internos durante el primer trimestre de

2017, muestra un nivel de satisfacción del 97.19%.

Por otra parte, el resultado consolidado indica que de 1491 personas que respondieron las

encuestas, 1466 dieron una calificación entre 4 y 5 a los servicios recibidos durante el primer

trimestre de 2017, es decir, que el 98.32% de los clientes internos estuvieron satisfechos con los

servicios recibidos durante el periodo reportado. Los 8 servicios evaluados obtuvieron una

calificación consolidada de 4.86.

56




Actualmente, el la Oficina de Planeación se encuentra en términos para el cargue y análisis

correspondiente al 30 de junio de 2017.

3.3 Política de Comunicación del DAPRE

La Oficina de Planeación para la vigencia 2017 en su plan de acción definió 11 actividades enfocadas a capacitación, sensibilización y divulgación de temas que se encuentran bajo la responsabilidad de esta Oficina. A continuación se presentan las actividades y su estado de ejecución:

Plan Categoría Nombre Fecha Inicial

planificada

Fecha final planificada

Estado

PA-2015-2018 Oficina de Planeación - Estrategia 2

Impulsar mecanismos para la rendición de cuentas que aporten a los ejercicios de transparencia de la entidad 2017

1. Elaborar el Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana, de acuerdo con los requisitos establecidos por la Secretaría de Transparencia y su publicación - PCRC-PAAPC-2017 PES-2017 PSDS-2017

02/01/2017 31/01/2017 Finalizada

Plan de Mejoramiento No Conformidad Potencial

NCP-0235_DE - Identificación y valoración de controles asociados a Riesgos

5. Socializar los lineamientos para la administración de riesgos L-DE-01 a los enlaces de las dependencias R-PAAPC-2017 PSDS-2017

02/01/2017 15/02/2017 Finalizada


Impulsar el cumplimiento de metas de los de proyectos de inversión 2017

1. Coordinar y realizar capacitaciones de formulación, y programación de proyectos de inversión 2018 PSDS-2017

20/01/2017 15/04/2017 Finalizada



2. Realizar capacitación para la actualización de proyecto con trámite y sin tramite presupuestal para la vigencia 2018 PSDS-2017

16/04/2017 30/06/2017 Finalizada



2. Coordinar la elaboración y publicación del Informe al Congreso DAPRE - PCRC-PAAPC-2017 PSDS-2017

01/04/2017 31/07/2017 En desarrollo

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Plan Categoría Nombre Fecha Inicial

planificada

Fecha final planificada

Estado



3. Realizar capacitaciones sobre seguimiento a proyectos de inversión PSDS-2017

01/06/2017 30/09/2017 En desarrollo


Afianzar la formulación y el seguimiento a la planeación institucional 2017

6 Socializar los lineamientos de la planeación 2018 PSDS-2017

25/09/2017 13/10/2017 En desarrollo



6. Priorizar y socializar interna y externamente los resultados de temas claves de los planes de acción de las dependencias PSDS-2017

25/01/2017 20/11/2017 En desarrollo


Fortalecer el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica 2017

12. Coordinar las actividades para la ejecución de la Semana del SIGEPRE PSDS-2017 R-PAAPC-2017

01/07/2017 30/11/2017 En desarrollo


Afianzar la formulación y el seguimiento a la planeación institucional 2017

5 Elaborar y enviar imágenes preventivas para el reporte de los planes de acción PSDS-2017

12/03/2017 26/12/2017 En desarrollo



3. Coordinar la realización Audiencia pública de rendición de cuentas DAPRE - PCRC-PAAPC-2017 PSDS-2017

01/09/2017 31/12/2017 En desarrollo

Con corte a junio de 2017, se ha logrado finalizar el 36%, es decir, 4 de las 11 actividades planteadas.

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3.4 Gestión Documental 3.4.1 Programa de Gestión Documental Durante el período de análisis, el proceso de Gestión Documental reportó el estado actual de avance de las actividades establecidas en el cronograma del Programa de Gestión Documental aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del 05 de marzo de 2015, así:

ACTIVIDADES ESTADO OBSERVACIONES EJECUTADO

ELABORAR INSTRUMENTOS ARCHIVÍSITICOS DEL DAPRE 65,0%

Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR

cumplido

El documento se consolidó y publicó en el año 2016, aprobado mediante el acta 03 del 6 de abril de 2016 por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

60,0%

Banco Terminológico en

desarrollo

Se elaboró una primera versión que no cumplió con los requerimientos técnicos y debe ser ajustada.

2,0%

Tablas de control de acceso (Documentar e Implementar)

por ejecutar

Programada 0,0%

Programa de Descripción Documental (Documentar e Implementar)

en desarrollo

Para el mes de octubre se realizará capacitación sobre norma ISO 30301, adicionalmente se incluye la descripción documental en las especificaciones del contrato para el nuevo software

3,0%

ACTUALIZAR Y DOCUMENTAR LOS INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DEL DAPRE 70,0%

Cuadro de Clasificación Documental

en desarrollo

Se actualizará junto con las Tablas de Retención Documental

20,0%

Tabla de Retención Documental - TRD

Ver numeral 3.4.3 del presente informe 20,0%

Actualización de la Calificación de la Información


Inventario Documental del Archivo Central

el inventario documental se actualiza con las transferencias documentales de cada año

8,0%

Implementar las Tablas de Valoración Documental - TVD


IMPLEMENTAR EL SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC DEL DAPRE 50,0%

Implementar el Sistema Integrado de Conservación del DAPRE (Documentos Análogos)

en desarrollo

Se está elaborando el plan para la conservación preventiva en los archivos. Esto se suma al monitoreo que se realiza trimestralmente a las condiciones de la documentación del archivo central.

50,0%

ACTUALIZAR LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS 82,0%

59




Incluir el párrafo para la autorización del tratamiento de datos personales en los documentos que aplique en

desarrollo

Se incluye párrafo en los correos electrónicos, se debe evaluar qué otra documentación lo requiere.

1,0%

Elaborar instructivos para el diligenciamiento de formas, formatos y formularios de la Entidad

La actividad se realiza de manera gradual con el apoyo de la Oficina de Planeación mediante SIGEPRE

81,0%

ACTUALIZAR EL MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES M-GD-01

71,3%

Establecer las directrices para la elaboración de las comunicaciones oficiales, memorandos, certificaciones y circulares en SIGOB

cumplido En el documento Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, numeral 5,7 se brindan las debidas instrucciones

10,0%

Establecer las directrices para la elaboración y numeración de los actos administrativos generados por la Entidad

en desarrollo

Con el procedimiento P-DE-10, el Proceso de Direccionamiento Estratégico establece los pasos a seguir para la elaboración y numeración de las resoluciones y con el procedimiento P-GJ-01 de manera general indica las actividades para el trámite de los decretos.

9,5%

Definir la estructura interna para los mensajes de datos a través de correo electrónico, redes sociales y otros medios

Esta actividad es coordinada por el Área de Tecnología y Sistemas de Información.

4,5%

Definir el procedimiento para garantizar la trazabilidad y almacenamiento de los documentos digitales (correo electrónico, fax-mail y redes sociales) que sirven como soporte para dar testimonio de las actuaciones de la Entidad y fines probatorios

Se está elaborando el procedimiento para la digitalización de documentos y la guía de digitalización, adicionalmente, ésta actividad se cubrirá con la elaboración del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos planteada para 2017

7,0%

Establecer la elaboración de la copia de las comunicaciones oficiales enviadas que se remitirá a la respectiva serie o subserie de la oficina productora

Se implementará con el desarrollo del Software de Gestión Documental.

4,5%

Definir las directrices para la gestión y trámite de las comunicaciones oficiales a través de medios electrónicos

En el documento Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04, numeral 5.2 se brindan las debidas instrucciones

9,0%

Determinar los sistemas de ordenación que materialicen la secuencia numérica, alfabética o alfanumérica en cada serie o subserie documental, acorde con las necesidades y requerimientos de la Entidad

El Manual de Gestión Documental brinda las indicaciones para la conformación de los expedientes.

9,0%

60




Definir las directrices para las transferencias documentales en otros soportes (Fotografías, videos, audios y otros)

por ejecutar

Programada 1,0%

Establecer la metodología, los estándares, las técnicas, los criterios y el plan de trabajo para la aplicación de la selección documental, la microfilmación y/o la digitalización, de acuerdo con el análisis respectivo de su documentación

por ejecutar

Programada 0,0%

Definir los criterios para la valoración de los documentos, con el fin de determinar sus valores primarios y secundarios

en desarrollo

Los criterios de valoración documental están relacionados con la metodología a seguir para la elaboración y actualización de las Tablas de Valoración Documental y Tablas de Retención Documental. Ver puntos 2 y 3.

7,0%

Definir la Administración y Operación de SIGOB

en desarrollo

La administración y operación de SIGOB está bajo responsabilidad del Grupo de Atención a la Ciudadanía y el Área de Tecnología y Sistemas de Información

9,8%

ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 48,0%

Actualizar el P-GD-11 Procedimiento para la eliminación de documentos, conforme a los métodos de destrucción y borrado seguro de la información, requeridos para los distintos soportes documentales que se vayan implementando. (Digital y otros soportes)

cumplido se actualizó el procedimiento, está sujeto a nuevos ajustes

20,0%

Elaborar el Plan de Conservación para los documentos análogos

en desarrollo

El Grupo de Gestión Documental se encuentra definiendo las actividades y fechas para implementación del plan

10,0%

Elaborar e implementar el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo para los documentos digitales

por ejecutar

No se cuenta con el personal con conocimientos técnicos avanzados. Se evalúa posibilidad de incluir la actividad en actualización del Proyecto de Inversión

0,0%

Elaborar y mantener actualizada la guía de direccionamiento para las comunicaciones oficiales externas (Administración SIGOB)

en desarrollo

Con el Manual de Atención a la Ciudadanía M-AU-04 y el Procedimiento Recepción, radicación, distribución y seguimiento de comunicaciones externas P-AU-02 se brindan las directrices para el direccionamiento de las comunicaciones oficiales externas.

18,0%

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA 11,0%

Diseñar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA

en desarrollo

Con la elaboración en curso del Software de gestión documental, contrato 056-17

10,0%

61




Implementar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA

en desarrollo

1,0%

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 62,0%

Elaboración del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

cumplido

El documento fue aprobado con el acta No. 6 del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se encuentra publicado en la página Web de la Entidad.

30,0%

Implementación del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

cumplido Programa implementado 30,0%

Seguimiento del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

por ejecutar

Programada 2,0%

Mejora del Programa de Documentos Vitales o Esenciales

por ejecutar

Programada 0,0%

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 20,0%

Elaboración del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

en desarrollo

Incluido en el Proyecto de Inversión de Gestión Documental.

10,0%

Implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

10,0%

Seguimiento del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos por

ejecutar Se realizará a partir de la elaboración e implementación del programa

0,0%

Mejora del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos

0,0%

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES 0,0%

Elaboración del Programa de Documentos Especiales

por ejecutar

De acuerdo al Proyecto de Inversión de Gestión Documental, éstas actividades se llevarán a cabo en la vigencia 2018

0,0%

Implementación del Programa de Documentos Especiales

0,0%

Seguimiento del Programa de Documentos Especiales

0,0%

Mejora del Programa de Documentos Especiales

0,0%

PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN - PIC 80,0%

Fortalecer las competencias y habilidades de los servidores públicos de la Entidad en temas de Gestión Documental

en desarrollo

Para cada vigencia se han incorporado en el Plan Institucional de Capacitación PIC, capacitaciones a los funcionarios para fortalecer los conocimientos relacionados con las prácticas archivísticas, para 2017 se llevarán a cabo en los meses de agosto y octubre.

80,0%

PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL 50,0%

62




Evaluar la Gestión Documental de los procesos y/o dependencias con el fin de contribuir a la Mejora Continua del Sistema de Gestión Documental

en desarrollo

Se estableció un cronograma para realizar las visitas a las dependencias, está pendiente la consolidación de los criterios a evaluar en las dependencias.

50,0%

Fuente: Proceso Gestión Documental

De conformidad con lo reportado por el Proceso de Gestión Documental, el Programa presenta un avance en su implementación del 51%. Así mismo, se informó que el Programa de Gestión Documental estará sujeto a una actualización dado que se requieren incluir aspectos de la Calificación de la Información en el marco de la Ley 1712 de 2014 y fortalecer los lineamientos relacionados con los indicadores del Proceso de Gestión Documental, recuperación de información, recursos económicos, tiempo, efectividad en el contenido y el control de registros del sistema integrado de gestión y su relación con los documentos. Ésta actualización se encuentra en fase de diagnóstico para iniciar con la actualización general del contenido del documento, hacia el mes de febrero de 2018. 3.4.2 Tablas de valoración Documental Durante el período en mención, se remitieron por cuarta vez las Tablas de Valoración Documental al Archivo General de la Nación para la respectiva convalidación. 3.4.3 Tablas de Retención Documental Para el período de análisis, el Archivo General de la Nación realizó la devolución de las Tablas de Retención Documental determinando que aún no cumplen con todos los requisitos técnicos y manifiestan que empiezan a contarse treinta (30) días hábiles para la presentación de los ajustes del caso. El Área Administrativa informó que está evaluando alternativas que permitan actualizar las Tablas devueltas y garantizar la elaboración para aquellas dependencias nuevas que generen documentos de conformidad con las funciones designadas. Es importante señalar que las Tablas de Retención Documental convalidadas corresponden a la estructura orgánica de la vigencia 2014. 3.4.4 Manual de Gestión Documental Durante el período evaluado, el Manual de Gestión Documental no presentó ajustes, la versión que actualmente se aplica es la No. 13 del 30 de marzo de 2016.

63




3.4.5 Calificación de la Información En lo corrido de la vigencia actual, el proceso de Gestión Documental informó que se lograron las siguientes acciones: Actualización de la Guía de Calificación de Información la cual está construida en su

mayoría sobre la base de la Ley 1712 de 2014 y Decreto 103 de 2015. También se incluyen apartes de la gestión documental y de seguridad de la información. Éste documento es el referente para que los jefes de dependencia (como responsables de la información) asignen la calificación de las series y sub-series documentales (categorías) a cargo.

Actualización del Procedimiento para la calificación de la información en el que se visualiza

el paso a paso que se debe seguir para calificar la información existente en el DAPRE y la nueva generada que no se ha incluido en TRD.

Modificación del entorno gráfico del aplicativo Taurus: El Área de Tecnología y Sistemas de

Información realizó ajustes a la plantilla del formulario haciéndolo más amigable y requiriendo únicamente lo que solicita el Decreto 103 de 2015.

Actualización del Instructivo para el registro de activos de información, el cual ilustra la

forma de acceder y registrar la información en el aplicativo Taurus.

Sensibilización sobre el adecuado registro de la información en el aplicativo, se invitaron a las dependencias que cuentan con Tabla de Retención Documental actualizada en 2016, para que conozcan la nueva versión del aplicativo y se comprometan a actualizar la información.

El proceso de Gestión Documental revisa el registro de la información con el fin de verificar

que se cumplan las indicaciones; en caso contrario, se solicitan los ajustes necesarios por correo electrónico.

Se han realizado acompañamientos en el puesto de trabajo para garantizar el registro de

información con calidad. 3.5 Sistemas de Información y Comunicación Durante el período evaluado, el DAPRE continúo con el manejo de los sistemas que permitieron la administración eficiente de: • La correspondencia a través del SIGOB

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• Los bienes a través de ALADINO • Liquidación de nómina y prestaciones sociales a través de KACTUS • Presupuesto y Contabilidad de la Entidad en SIIF NACIÓN II • El sistema Integrado de Gestión a través del Aplicativo SIGEPRE • Viáticos y Gastos de Viaje a través del SISTEMA GESTIÓN DE COMISIONES • Calificación de la Información a través del aplicativo TAURUS. • Entre otros.

3.5.1 Página Web de la Presidencia de la República Durante el período de análisis, el Proceso de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones informó que se efectuaron las siguientes acciones: Se realizó la publicación de botón visible de acceso a transparencia, desde la página web

principal Presidencia. Se efectuó la revisión de transparencia combinándolos a los datos abiertos IGIP. Se actualizó la información de la Entidad con el nuevo Decreto 672 de 2017, por el cual se

modificó la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. Se habilitó el nuevo sitio de Fondo paz. Se actualizó la información de convocatorias y consulta a la ciudadanía.

3.5.2 Software implementados Durante el período de análisis, el Proceso de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones informó que se implementaron los módulos para el Sistema de Gestión Humana KACTUS: Administración de planta de personal. Generación de certificaciones laborales básicas (sueldos y conceptos fijos) en el módulo de

autoservicio de Kactus. Estabilización de módulo de nómina. Funcionalidad de retroactivos de módulo de nómina.

3.5.3 Avance del cronograma implementación ISO 27001 Durante el período evaluado, el Área de TICS reportó un avance del 76.30% de cumplimiento en el cronograma ISO 27001, como se detalla a continuación:

65




Norma Avance

Objetivos de Control y Controles de Referencia (114) Anexo A norma ISO 27001

77.93 %

Generalidades 74.67%

Porcentaje de implementación (Promedio) 76.30% Fuente: Presentación 2 CCSCI 2017 – Estado actual avance

Durante el período, no se actualizó el Manual de Políticas de Seguridad de la Información, la versión vigente corresponde a la No. 6 del 26 de agosto de 2016. 3.5.4 Manual de Políticas de Seguridad de la Información Durante el período de análisis, el manual de políticas de Seguridad fue actualizado alcanzando la versión 7, de acuerdo a la aprobación de las siguientes políticas por el comité de Seguridad de la Información, así:

Política general de seguridad de la información Política para uso de dispositivos móviles Política de seguridad para los recursos humanos Política de uso de los activos Política de uso de Internet. Política de manejo disposición de información, medios y equipos Política de control de acceso. Política de establecimiento, uso y protección de claves de acceso. Políticas de seguridad del centro de datos y centros de cableado. Política de respaldo y restauración de información. Política para realización de copias en estaciones de trabajo de usuario final. Política para realización de copias en estaciones de trabajo de usuario final. Política para la Transferencia de Información. Política de uso de correo electrónico. Políticas específicas para usuarios del DAPRE Política de tratamiento de datos personales

4. DIFICULTADES

Las normales que se presentan en el desarrollo de las funciones en cumplimiento de la misión institucional y los requerimientos normativos, las cuales se ajustaron al momento de ser detectadas, garantizando de esta forma la continuidad del servicio con eficiencia y eficacia.

informe pormenorizado de control...

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