cuadro general de clasificación archivística de la...

Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de

Salud Septiembre 2018

Cuadro General de Clasificación Archivística

Gobierno del Estado de MéxicoSecretaría de SaludCoordinación AdministrativaÁrea Coordinadora de Archivos

Cuadro General deClasificación Archivística.Autorizado por el Comité deTransparencia de la Secretaría deSalud, en la Décima Sesión Ordinaria defecha 12 de noviembre de 2018.

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Contenido

Pág.

1. Presentación 4

2.2. Objetivo 5

3. Marco Jurídico 6

4. Políticas 9

5. Descripción del Cuadro General de Clasificación Archivística 11

6. Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Salud

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7. Terminología Archivística y Administrativa 38

8. Anexos 41

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1. Presentación

Actualmente, la información documental es parte vital y fundamentalde toda estructura administrativa, ya que el éxito de una institucióngubernamental no sólo depende de la manera en que se utilizan losrecursos materiales, financieros y humanos con los que cuenta, sinotambién en el uso y aprovechamiento de la información contenida enlos documentos que a diario produce o recibe.

La información documental, conforma el testimonio del diario actuarinstitucional, y al mismo tiempo es la base sobre la que descansa latransparencia y el derecho ciudadano de acceso a la información.

Por ello, resulta imprescindible contar con archivos que documententodas las actividades realizadas por las Unidades Administrativas yÓrganos Desconcentrados de la Secretaría de Salud, de maneraorganizada y sistematizada.

Por tanto, dicha sistematización se ve reflejada en el Cuadro Generalde Clasificación Archivística, el cual es un instrumento técnico querefleja la estructura de un Archivo con base a las atribuciones yfunciones del órgano productor, en el que se establecen los gruposdocumentales que conforman el acervo documental.

En este sentido, y en cumplimiento a los Lineamientos para laAdministración de Documentos en el Estado de México y demásdisposiciones en la materia, la Secretaría de Salud, a través de suÁrea Coordinadora de Archivos ha elaborado el presente CuadroGeneral de Clasificación Archivística para la clasificaciónhomogénea de los documentos generados y recibidos en lasUnidades Administrativas y Órganos Desconcentrados de la propiaSecretaría.

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2. Objetivo

Eficientar la organización, control, localización y manejo de losexpedientes producidos y recibidos por las Unidades Administrativasy Órganos Desconcentrados de la Secretaría de Salud, a través deuna estructura lógica, basada en las funciones y atribuciones de cadaUnidad Administrativa.

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3. Marco Jurídico

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. DiarioOficial de la Federación, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.Periódico Oficial del Gobierno del Estado de México, 10, 14 y 17 denoviembre de 1917, reformas y adiciones.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.Diario Oficial de la Federación, 4 de mayo 2015.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 17 de septiembre de 1981,reformas y adiciones.

Ley General de Archivos.Diario Oficial de la Federación, 15 de junio de 2018.

Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado deMéxico.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 24 de marzo de 1986,reformas y adiciones.

Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de Méxicoy Municipios.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 7 de septiembre de 2017,reformas y adiciones.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública delEstado de México y municipios.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 4 de mayo de 2016.

6


Reglamento Interior de la Secretaría de Salud.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 5 de julio de 2006, reformasy adiciones.

Reglamento Interior del Centro Estatal de VigilanciaEpidemiológica y Control de Enfermedades.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 15 de noviembre de 2011

Reglamento Interno del Centro Estatal de TrasplantesPeriódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 10 de septiembre de 2003,reformas y adiciones

Reglamento Interno del Instituto Mexiquense Contra lasAdicciones.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 07 de febrero del 2008.

Acuerdo por el que se Establecen las Normas Administrativaspara la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de lasDependencias y Organismos Auxiliares del Poder EjecutivoEstatal.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 24 de febrero de 2005,reformas y adiciones.

Acuerdo por el que se establecen las Políticas, Bases yLineamientos, en materia de Adquisiciones, Arrendamientos yServicios de las Dependencias del Poder Ejecutivo del Gobiernodel Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 26 de junio de 2017.

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Manual General de Organización de la Secretaría de Salud.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 17 de febrero de 2015.

Manual General de Organización del Centro Estatal de VigilanciaEpidemiológica y Control de Enfermedades.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 19 de diciembre de 2011.

Manual General de Organización del Centro Estatal deTrasplantesPeriódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 13 de julio de 2015.

Manual General de Organización del Instituto Mexiquense Contralas Adicciones.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 11 de enero de 2008.

Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estadode México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 29 de mayo de 2015.

Lineamientos para la valoración, selección y baja de losdocumentos, expedientes y series de trámite concluido en losArchivos del Estado de México.Periódico Oficial “Gaceta del Gobierno”, 29 de mayo de 2015.

Lineamientos para la organización y conservación de archivos.Diario Oficial de la Federación, 4 de mayo de 2016.

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1. Las y los titulares de las unidades administrativas señaladas en losManuales “General de Organización de la Secretaría de Salud”,“General de Organización del Centro Estatal de VigilanciaEpidemiológica”, “General de Organización del Centro Estatal deTrasplantes” y “General de Organización del Instituto MexiquenseContra las Adicciones”, son responsables, por si o a través de la o elResponsable de su Archivo, de organizar y controlar sus Archivos deTrámite conforme a lo establecido en el presente Cuadro General deClasificación Archivística y en la normatividad vigente en la materia,con el propósito de mantener disponible la información que facilite lagestión administrativa, la rendición de cuentas y se garantice el accesociudadano a la misma.

2. Todos los documentos físicos y electrónicos generados y recibidospor las unidades administrativas y Órganos Desconcentrados de laSecretaría de Salud, deberán clasificarse y codificarse conforme a loestablecido en el presente Cuadro General de ClasificaciónArchivística, como paso previo a su integración al expediente y a suresguardo en el Archivo de Trámite, excepto los documentos de apoyoa la gestión (copias de conocimiento, circulares, oficios internos, etc.,que no formen parte de un asunto, actividad o trámite, y porconsecuencia no forman parte de una subserie), los cuales aunque noson susceptibles de clasificarse, sí deberán inventariarse.

3. Los documentos físicos y electrónicos generados y recibidos porlas unidades administrativas y Órganos Desconcentrados de laSecretaría de Salud, deben integrarse y obrar en expedientesconstituidos por uno o varios documentos, ordenados lógica ycronológicamente y relacionados entre sí por un mismo asunto,materia, actividad o trámite.

4. Políticas

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4. Los expedientes que en conjunto estén vinculados con el ejerciciode una función o atribución genérica, formarán parte de una seriedocumental. Los expedientes deberán siempre asociarse a la seriedocumental de la que derive su creación y organizarse de conformidadal Cuadro General de Clasificación Archivística.

5. Los expedientes que se aperturen a partir del ejercicio fiscal 2017,por las unidades administrativas y Órganos Desconcentrados de laSecretaría de Salud, deberán incluir una portada en la que se registrenlos datos de identificación de los mismos, en base al presente CuadroGeneral de Clasificación Archivística, lo cual es una condición paraque puedan transferirse al Archivo de Concentración.

6. Para la conservación o baja de las series y subseries documentales,se considerarán las vigencias y valores documentales establecidos enel “Catálogo de Disposición Documental” y en los “Dictámenes deValoración Documental”, emitidos por la Comisión Dictaminadora deDepuración de Documentos.

7. El Área Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Salud,otorgará asesoría técnica para la aplicación del presente instrumentoarchivístico.

8. El Área Coordinadora de Archivos notificará a las UnidadesAdministrativas y Órganos Desconcentrados de la Secretaría de Salud,cualquier cambio al Cuadro General de Clasificación Archivística.

9. Las y los Responsables de los Trámite de las UnidadesAdministrativas y Órganos Desconcentrados de la Secretaría de Salud,trabajarán en conjunto con el Área Coordinadora de Archivos paraactualizar el presente Cuadro General de Clasificación Archivística.

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El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumentotécnico que describe la estructura jerárquica y la actividad documentalde un Archivo, con base a las atribuciones y funciones del órganoproductor, en la que se establece un principio de diferenciación yestratificación de las diversas agrupaciones documentales queconforman el acervo de un ente público. De esta manera, losdocumentos se reúnen en grupos naturales llamadas fondo, sección,serie, expediente y unidad documental.

En este sentido, el Cuadro General de Clasificación Archivística de laSecretaría de Salud, es el instrumento base para la organización delos Archivos de Trámite de sus Unidades Administrativas y ÓrganosDesconcentrados, y servirá para catalogar la documentaciónproducida o recibida, a efecto de facilitar su disposición, localización yconsulta.

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística de laSecretaría de Salud, está basada en las funciones y atribuciones desus Unidades Administrativas y Órganos Desconcentrados concategorías y subcategorías a las que corresponde una clave o códigode identificación, las cuales están representadas en los niveles deFondo, Subfondo, Sección, Serie y Subserie, con las que se puedeclasificar cualquier documento que se genere o se reciba, excepto losdocumentos de apoyo a la gestión que no formen parte de unasubserie, los cuales únicamente deberán inventariarse.

5. Descripción del Cuadro General de Clasificación Archivística CGCA

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Estructura Documental del CGCA

Fondo Es el conjunto de documentos recibidos o producidos

orgánicamente por la Dependencia con cuyo nombre

se identifica, es decir comprende toda la

documentación generada o recibida por las unidades

administrativas de la Secretaría de Salud.

Subfondo Es el conjunto de documentos relacionados entre sí

que corresponden a las subdivisiones administrativas

de la Dependencia que lo origina.

Sección

Es cada una de las divisiones del Fondo o Subfondo,

basadas en las atribuciones de la Dependencia, de

conformidad con las disposiciones legales aplicables;

son los documentos agrupados con base a las

funciones sustantivas que realiza la Secretaría de

Salud.

Serie Es la división de una Sección, que corresponde al

conjunto de documentos producidos en el desarrollo de

una misma atribución general, integrados en

expedientes de acuerdo a un asunto, actividad o

trámite específico.

Subserie Es el conjunto de documentos o expedientes que

forman parte de una Serie, identificados de forma

separada de ésta por su contenido y sus características

específicas.

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La Secretaría de Salud constituye el Fondo Documental, sunomenclatura es SS y está integrado por:

7 Subfondos.- Su nomenclatura corresponde a las iniciales dela Unidad Administrativa u Órgano Desconcentrado.

24 Secciones.- 20 Sustantivas y 4 Comunes, y seregistran con un número consecutivoacompañado de la letra “S” (sustantiva) o “C”(común). Las secciones tanto sustantivas comocomunes inician con el número 1.

72 Series.- Se identifican con la codificación de la Sección,seguido del número consecutivo que corresponda,iniciando con el número 1.

81 Subseries.- Se distinguen con la codificación de la Serie,seguido del número consecutivo que corresponda,iniciando con el número 1.

Los Subfondos se agruparon de acuerdo a los organigramas de lapropia Secretaría y de sus Órganos Desconcentrados (Centro Estatalde Vigilancia Epidemiológica y Control de Enfermedades, CentroEstatal de Trasplantes y el Instituto Mexiquense Contra lasAdicciones), los cuales se muestran gráficamente con un colordiferente para cada Subfondo:

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Cuadro General de Clasificación Archivística 14


Organigramas de los Órganos Desconcentrados de la Secretaría de Salud

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De ésta manera, el Fondo documental, los Subfondos y las Seccionesque integran el Cuadro General de Clasificación Archivística de laSecretaría de Salud son las siguientes:

Fondo Documental: Secretaría de Salud (SS)

Subfondos

Oficina del C. Secretario y Áreas Staff (OSS)

Coordinación de Hospitales de Alta Especialidad (CHAE)

Coordinación de Voluntades Anticipadas (CVA)

Coordinación Estatal de Lactancia Materna y Bancos de Leche (CELMBL)

Centro Estatal de Vigilancia Epidemiológica y Control de Enfermedades (CEVECE)

Centro Estatal de Trasplantes (CETRA)

Instituto Mexiquense Contra las Adicciones (IMCA)

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Secciones

1SPlaneación y Coordinación de la agenda del titular de la Secretaría de Salud

2S Coadyuvar en la Consolidación del Sistema Estatal de Salud

3S Control y Gestión

4S Vinculación Interinstitucional

5S Estudios y Proyectos Especiales

6S Administración Hospitalaria

7S Dictaminación Técnica de Bienes y Equipo en materia de Salud

8S Calidad en Salud

9S Registro Estatal de Voluntades Anticipadas

10S Bioética de Voluntades Anticipadas

11S Lactancia Materna

12S Bancos de Leche

17


Secciones

13S Diagnóstico y Evaluación de Riesgos de Salud

14S Normatividad Epidemiológica

15S Proyectos de Salud Pública

16S Investigación y Concertación

17S Normatividad y Registro

18S Prevención de Adicciones

19S Tratamiento y Reinserción Social

20S Información y Evaluación

1C Información, Planeación, Programación y Evaluación

2C Coordinación Jurídica

3C Control y Evaluación

4C Coordinación Administrativa

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Fondo Documental: Secretaría de Salud (SS)

Subfondo Documental: Oficina del C. Secretario y Áreas Staff (OSS)

Sección 1S Planeación y Coordinación de la agenda del

titular de la Secretaría de Salud

Serie 1S.1 Eventos, Reuniones, comparecencias, audiencias,

giras, entrevistas y actividades protocolarias

Series Subseries

Sección 2S Coadyuvar en la Consolidación del Sistema

Estatal de Salud

Serie 2S.1 Sesiones Ordinarias del Consejo de Salud del

Estado de México

Series Subseries

1

6. Cuadro General de Clasificación Archivística de la Secretaría de Salud

En los lineamientos para la Administración de Documentos en elEstado de México, se establece la obligatoriedad de contar con unCuadro General de Clasificación Archivística .

Por ello, la Secretaría de Salud del Estado de México, a través de suÁrea Coordinadora de Archivos, elaboró su Cuadro General deClasificación Archivística, el cual está integrado por el Fondo,Subfondos, Secciones, Series y Subseries siguientes:

0

1 0

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Sección 3S Control y Gestión

Serie 3S.1 Solicitudes realizadas al C. Secretario de Salud

Subserie 3S.1.1 Funcionarios

Subserie 3S.1.2 Ciudadanos

Serie 3S.2 Acuerdos del C. Secretario de Salud

Subserie 3S.2.1 Gobernador

Subserie 3S.2.2 Otros Funcionarios

Series Subseries

Sección 4S Vinculación Interinstitucional

Serie4S.1 Operación, Seguimiento y Evaluación de Programas y Comités

Series Subseries

Sección 5S Estudios y Proyectos Especiales

Serie 5S.1 4S.1 Estudios, investigaciones y análisis estratégicos

Series Subseries

42

0

01

1

20


Subfondo Documental: Coordinación de Hospitales de Alta

Especialidad (CHAE)

Sección 6S Administración Hospitalaria

Serie6S.1 Red de Hospitales e Institutos Especializados en Salud (RHIES)

Subserie

Subserie

Subserie

Subserie

6S.1.1 Supervisiones a Unidades de la RIHES

6S.1.2 Carpeta Básica Hospitalaria

6S.1.3 Indicadores Operativos y Gerenciales

6S.1.4 Informe de la RHIES

Serie 6S.2 Seguimiento a la Operación y Desarrollo de Hospitales

de Alta Especialidad e Institutos Especializados de Salud

Subserie 6S.2.1 Unidades Médicas de Tercer Nivel

Serie 6S.3 Capacitación y Asesorías en Alta Especialidad

Serie 6S.4 Telemedicina

Subserie 6S.4.1 Reportes

Subserie 6S.4.2 Seguimiento a Procesos

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Serie 6S.5 Proyectos en materia de Salud

Subserie 6S.5.1 Infraestructura en Salud y Equipamiento

Series Subseries

Sección7S Dictaminación Técnica de Bienes y Equipo enmateria de Salud

Serie 7S.1 Dictámenes Técnicos

Serie 7S.2 Designación de Enlaces

Series Subseries

Sección 8S Calidad en Salud

Serie 8S.1 Calidad Percibida

Subserie 8S.1.1 Aval Ciudadano

Subserie 8S.1.2 Sistema Unificado de Gestión

Serie 8S.2 Calidad Técnica y Seguridad del Paciente

85

2 0

22


Serie8S.3 Gestión de los Servicios de Salud e Institucionalización

de la Calidad

Subserie 8S.3.1 Evaluación y Garantía de la Calidad

Subserie 8S.3.2 Indicadores Nacionales de Calidad

Series Subseries 43

23


Subfondo Documental: Coordinación de Voluntades Anticipadas (CVA)

Sección 9S Registro Estatal de Voluntades Anticipadas

Serie 9S.1 Actas de Voluntad Anticipada

Subserie

Subserie

9S.1.1 Instituciones Públicas

9S.1.2 Instituciones Privadas

Serie 9S.2 Escrituras de Voluntad Anticipada

Serie 9S.3 Información de la Plataforma Digital

Series Subseries

Sección 10S Bioética de Voluntades Anticipadas

Serie 10S.1 Capacitación y Asesoría

Serie 10S.2 Difusión del Programa

Series Subseries

23

02

24


Subfondo Documental: Coordinación Estatal de Lactancia Materna y Bancos de Leche (CELMBL)

Sección 11S Lactancia Materna

Serie 11S.1 Fortalecimiento de la Lactancia Materna

Serie11S.2 Nominación y Renominación de la “Iniciativa

Hospital Amigo del Niño y de la Niña” (IHANN), enUnidades Médicas con atención materno-infantil

Serie11S.3 Gestión, instalación, seguimiento y reporte de Salas de Lactancia y Lactarios

Serie 11S.4 Plan de Medios

Serie 11S.5 Planeación, Programación y Vinculación entre 1º, 2º y 3er. nivel de atención médica

Series Subseries

Sección 12S Bancos de Leche

Serie12S.1 Gestión y visitas para la instalación de Bancos de

Leche

Serie 12S.2 Productividad de los Bancos de Leche

Serie 12S.3 Promoción de “Madres Donadoras”

Series Subseries

05

03

25


Subfondo Documental: Centro Estatal de Vigilancia Epidemiológica

y Control de Enfermedades (CEVECE)

Sección 13S Diagnóstico y Evaluación de Riesgos de Salud

Serie13S.1 Reportes de Riesgos Epidemiológicos por

Enfermedad

Subserie

Subserie

13S.1.1 Reporte

13S.1.2 Comunicado

Serie 13S.2 Diagnósticos de Riesgos de Salud

Serie13S.3 Revistas sobre Temas de Salud con Enfoque

Epidemiológico

Subserie 13S.3.1 Revista Inteligencia Epidemiológica

Subserie 13S.3.2 Revista CEVECE Cerca de Ti

Serie 13S.4 Material de Difusión Masiva

Subserie 13S.4.1 Infografía

Subserie 13S.4.2 Tríptico Visión CEVECE

Series Subseries 64

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Sección 14S Normatividad Epidemiológica

Serie 14S.1 Compilación Normativa

Subserie

Subserie

14S.1.1 Manuales para la VigilanciaEpidemiológica

14S.1.2 Normas Oficiales Mexicanas

Serie 14S.2 Vigilancia del Cumplimiento Normativo

Subserie 14S.2.1 Opinión Normativa

Subserie 14S.2.2 Documentos de Análisis Normativo

Serie 14S.3 Programas y Lineamientos Sanitarios

Subserie 14S.3.1 Programas Sanitarios

Subserie 14S.3.2 Lineamientos Sanitarios

Subserie 14S.3.2 Ordenamientos Internos

Series Subseries 73

27


Sección 15S Proyectos de Salud Pública

Serie 15S.1 Proyectos de Prevención y Control de Enfermedades

Serie15S.2 Evaluación y Análisis de Información Científica

relacionada con Salud Pública

Subserie 15S.2.1 Opinión Técnica

Subserie 15S.2.2 Análisis de Inteligencia Epidemiológico

Subserie 15S.2.2 Blindaje Epidemiológico

Serie 15S.3 Capacitación en Inteligencia Epidemiológica

Series Subseries 33

28


Subfondo Documental: Centro Estatal de Trasplantes (CETRA)

Sección 16S Investigación y Concertación

Serie 16S.1 Promoción de la Cultura de la Donación

Subserie

Subserie

16S.1.1 Eventos Académicos

16S.1.2 Eventos Culturales

Subserie 16S.1.3 Eventos Deportivos

Subserie 16S.1.4 Campañas de Donación

Serie 16S.2 Seguimiento a Proyectos de Investigación

Subserie 16S.2.1 Proyecto de Donación

Subserie 16S.2.2 Proyecto de Trasplante

Series Subseries 62

29


Sección 17S Normatividad y Registro

Serie 17S.1 Normatividad en materia de Donación y Trasplantes

Subserie

Subserie

17S.1.1 Estudios y Proyectos de Normas yReglamentos para la ejecución de los Procesosde Donación y Trasplantes

17S.1.2 Supervisión sobre el cumplimiento de la normatividad en Hospitales con licencia activa

Serie 17S.2 Registro de Donantes

Subserie17S.2.1 Registro de servicios de orientación enmateria de donación o trasplante

Subserie17S.2.2 Coordinación de Procesos deDonación y Trasplante de Órganos y Tejidos

Subserie 17S.2.3 Bancos de Datos sobre donadores,receptores y pacientes en lista de espera

Series Subseries 52

30


Subfondo Documental: Instituto Mexiquense Contra las Adicciones(IMCA)

Sección 18S Prevención de Adicciones

Serie 18S.1 Programas de Prevención de Adicciones

Subserie

Subserie

18S.1.1 Programa Espacio 100% Libre de Humo

18S.1.2 Programa Conduce sin Alcohol

Serie18S.2 Participación, Coordinación y Cooperación de

Comités en materia de Prevención y Tratamiento

Serie

18S.3 Asesoría y actualización a profesionales de la salud

en el uso de herramientas didácticas para la prevención de

adicciones

Serie18S.4 Coordinación de Eventos y Campañas en Prevención de Adicciones

Series Subseries 24

31


Sección 19S Tratamiento y Reinserción Social

Serie 19S.1 Programa a usuarios

Subserie 19S.1.1 Subsidios a prestación de servicios

Serie 19S.2 Convenios en materia de Adicciones y Reinserción

Series Subseries

Sección 20S Información y Evaluación

Serie 20S.1 Capacitación y Enseñanza en materia de Adicciones

Serie 20S.2 Seguimiento y Evaluación de los Programas

Serie 20S.3 Tecnologías de la Información

Serie 20S.4 Sistemas de Información Estadística

Subserie20S.4.1 Índices y tendencias en materia deAdicciones

Series Subseries

12

32

4 1


Sección1C Información, Planeación, Programación y Evaluación

Serie 1C.1 Información

Subserie 1C.1.1 Transparencia

Subserie 1C.1.2 Comités

Serie 1C.2 Planeación y Programación

Subserie1C.2.1 Sistema de Planeación y Presupuesto (SPP)

Subserie 1C.2.2 Reportes de Metas e Indicadores

Serie 1C.3 Evaluación

Subserie 1C.3.1 Programa Anual de Evaluación (PAE)

Subserie1C.3.2 Órgano Superior de Fiscalización del Estado de México (OSFEM)

Series Subseries 63

33


Sección 2C Coordinación Jurídica

Serie2C.1 Representación Legal de la Secretaría y Órganos

Desconcentrados

Subserie 2C.1.1 Asesoría Jurídica

Subserie 2C.1.2 Juicios, Procesos y Procedimientos

Serie 2C.2 Disposiciones Jurídicas, Acuerdos, Contratos yConvenios

Subserie 2C.2.1 Revisión de anteproyectos deiniciativa de Leyes, Reglamentos, Manualesy Decretos

Subserie 2C.2.2 Revisión de acuerdos, contratos yconvenios

Subserie 2C.2.3 Resguardo y registro de convenios,acuerdos, contratos y bases que celebra laSecretaría

Series Subseries 52

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Sección 3C Control y Evaluación

Serie 3C.1 Control y Seguimiento de asuntos encomendados

Serie 3C.2 Programa Anual de Control y Evaluación

Subserie 3C.2.1 Auditoría

Subserie 3C.2.2 Evaluación

Subserie 3C.2.3 Inspección

Serie3C.3 Participación del Órgano Interno de Control en comités, órganos colegiados o grupos de trabajo

Serie3C.4 Instrumentos, Sistemas y Procedimientos de Control y Evaluación

Serie3C.5 Actos Administrativos, y de Entrega y Recepción de

Unidades Administrativas

Serie 3C.6 Procedimientos Administrativos y faltas no graves

Serie 3C.7 Recursos Administrativos

Serie 3C.8 Quejas y Denuncias

Serie3C.9 Demandas interpuestas ante órganos jurisdiccionales y de resolución de recursos de inconformidad

Serie3C.10 Reportes y estadísticas relacionados con el Control y

la Evaluación

Series Subseries310

35


Sección 4C Coordinación Administrativa

Serie 4C.1 Recursos Humanos

Subserie 4C.1.1 Movimientos de Personal

Subserie 4C.1.2 Expediente Único de Personal

Subserie 4C.1.3 Control de Puntualidad y Asistencia

Subserie 4C.1.4 Capacitación y Desarrollo de Personal

Subserie 4C.1.5 Evaluación del Desempeño

Subserie 4C.1.6 Contratación de Personal Eventual

Subserie 4C.1.7 Modernización Administrativa

Subserie 4C.1.8 Protección Civil y Seguridad e Higiene

Serie 4C.2 Recursos Financieros

Subserie 4C.2.1 Presupuesto Anual de Egresos

Subserie 4C.2.2 Registros Contables y Presupuestales

Subserie 4C.2.3 Tesorería

Subserie 4C.2.4 Cuenta Pública

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Serie 4C.3 Recursos Materiales y Servicios Generales

Subserie4C.3.1 Programa Anual de Adquisiciones y Servicios

Subserie 4C.3.2 Inventario de Bienes Muebles

Subserie 4C.3.3 Inventario de Bienes de Consumo

Subserie 4C.3.4 Control del Parque Vehicular

Serie 4C.4 Administración de Documentos

Subserie 4C.4.1 Selección Documental

Subserie 4C.4.2 Coordinación de Archivos

Series Subseries 184

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Cuadro General de Clasificación Archivística.- Instrumento técnico que refleja la estructura de un Archivo, con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. **

Archivo de Trámite.- Conjunto organizado de expedientes deasuntos en gestión, ordenados conforme a un método y cuya consultaes frecuente y necesaria para una adecuada toma de decisiones y eldespacho oportuno de los asuntos propios de una UnidadAdministrativa, así como la unidad responsable de la gestión dedocumentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de lasatribuciones de una Unidad Administrativa. *

Área Coordinadora de Archivos de la Secretaría de Salud.- Árearesponsable de coordinar las acciones de las Unidades de Archivo dela Secretaría de Salud, así como de formular criterios en materia deorganización, administración y conservación de los archivos existentesen las unidades administrativas de la Secretaría.

Clasificación Archivística.- Operación archivística que consiste en elestablecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructurajerárquica del Fondo; es el primer paso del proceso de organización.Consiste en separar los documentos en grupos y categorías según laestructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o, si se tratade un Fondo particular, con las actividades de la persona que generólos documentos, o bien con la temática de los mismos en el caso delas colecciones. *

7. Terminología Archivística y Administrativa

* Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México** Ley General de Archivos

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Documento de Archivo.- Soporte que registra un acto administrativo,jurídico, fiscal o contable; creado, recibido, manejado y usado en elejercicio de las facultades y actividades de los Sujetos Obligados,independientemente del soporte en el que se encuentre. *

Expediente.- Unidad documental constituida por uno o variosdocumentos de Archivo, ordenados y relacionados con un mismoasunto, actividad o trámite o por ser resultado de un mismo procesode gestión y de acumulación de los documentos que los constituyen. *

Fondo.- Conjunto de documentos recibidos o producidosorgánicamente por una Dependencia con cuyo nombre se identifica.*

Ordenación.- Actividad archivística que se desarrolla dentro delproceso de organización de los expedientes y consiste en establecersecuencias dentro de grupos conforme a secciones o seriesdocumentales; puede ser cronológica, alfabética o numérica.*

Organización.- Conjunto de operaciones intelectuales y mecánicasdestinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintosgrupos documentales con el propósito de consultar y recuperar, eficazy oportunamente, la información. Las operaciones intelectualesconsisten en identificar y analizar los tipos de documentos, suprocedencia, origen funcional y contenido, en tanto que lasoperaciones mecánicas son aquellas actividades que se desarrollanpara la ubicación física de los expedientes. **

* Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México** Ley General de Archivos

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Sección.- Es cada una de las divisiones del Fondo o Subfondo,basadas en las atribuciones de cada Unidad Administrativa, deconformidad con las disposiciones legales aplicables. *

Secretaría de Salud.- Dependencia encargada de conducir la políticaestatal en materia de salud y garantizar que las instituciones queintegran el Sistema Estatal de Salud, operen en un esquema decoordinación eficaz que permita la descentralización de los serviciosmédicos, para dar respuesta ágil y efectiva a los problemas ynecesidades locales, mejorar el nivel de salud de la población,distribuir equitativamente los beneficios, satisfacer a los usuarios yoptimizar los recursos. ***

Serie.- Es la división de una Sección, que corresponde al conjunto dedocumentos producidos en el desarrollo de una misma atribucióngeneral, integrados en expedientes de acuerdo a un asunto, actividado trámite específico. **

* Lineamientos para la Administración de Documentos en el Estado de México** Ley General de Archivos*** Manual General de Organización de la Secretaria de Salud

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8. Anexos

Carátula del Expediente de Archivo

8. AnexosCarátula de Expediente de Archivo

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Instructivo para llenar el formato: “Carátula de Expediente de Archivo”

Número Concepto Descripción

1 Código de la Unidad Administrativa

Anotar la clave presupuestal que lecorresponde a la Unidad Administrativaconforme a la “Codificación de las UnidadesAdministrativas de las Dependencias yOrganismos Auxiliares de la AdministraciónPública Estatal”.

2 Nombre de la Unidad Administrativa

Registrar el nombre específico de la UnidadAdministrativa así como el de la Coordinaciónu Órgano Desconcentrado o equivalente a laque pertenece, de acuerdo a la estructuraorgánica autorizada a la Secretaría de Salud ya sus Órganos Desconcentrados, en caso deque corresponda a una Dirección de Área,Subdirección o Departamento o equivalentes.

3 Nombre del Expediente Escribir el nombre que identifica alexpediente, el cual debe ser acorde alcontenido del mismo.

4 Número el Expediente Registrar el número progresivo asignado alexpediente, de acuerdo a la numeración quese esté utilizando en la Serie Documental a laque pertenece.

5 Número de Legajo En caso de que la cantidad de documentosque se ingresen al expediente, rebase los doscentímetros de espesor, se deberá de realizaruna división y aperturar los legajos que seannecesarios, los cuales contendrán su propiacarátula con los mismos datos deidentificación y serán considerados comoparte de un solo expediente, diferenciándoloscon el número de legajo que les corresponda,el cual deberá de asentarse en este espacio.



6 Total de Legajos Asentar el número total de legajos de queconsta el expediente.

7 Asunto Registrar el asunto específico de que trata elexpediente, el cual tendrá que estarrelacionado con el contenido del mismo.

8 Apertura Anotar la fecha del primer documento con elque se realizó la apertura del expediente.

9 Cierre Anotar la fecha del último documento con elque se realizó el cierre del expediente alconcluir el trámite administrativo.

10 Total de documentos al cierre

Registrar la cantidad total de documentos quecontiene el expediente al concluir el trámiteadministrativo.

11 Fondo Documental Anotar el nombre del Fondo Documental“Secretaría de Salud”, de acuerdo a loseñalado en el Cuadro General de ClasificaciónArchivística.

12 Subfondo Documental Registrar, en caso de existir, el nombre delSubfondo Documental, conforme a lo señaladoen el Cuadro General de ClasificaciónArchivística.

13 Sección Anotar el nombre de la Sección a la quepertenece el expediente, de conformidad conlo señalado en el Cuadro General deClasificación Archivística.

14 Serie Documental Asentar el nombre definido de la SerieDocumental a la que pertenece el expediente,de conformidad con lo señalado en el CuadroGeneral de Clasificación Archivística.

15 Subserie Documental Registrar, en caso de existir, el nombre de lasubserie a la que pertenece el expediente,conforme al Cuadro General de ClasificaciónArchivística.



16 Valor Documental Marcar con una “X” en el espacio que corresponda, eltipo de valor primario que contienen los documentosque integran el expediente de acuerdo a la naturalezade los mismos: administrativo, fiscal, jurídico-legal ycontable.

17 Archivo de Trámite Asentar los años que deberá de permanecer en elArchivo de Trámite el expediente una vez concluido sutrámite, el cual no podrá ser menor a dos años deconformidad con lo señalado en los Lineamientos parala valoración, selección y baja de los documentos,expedientes y series de trámite concluido en losArchivos del Estado de México (Artículo 20).

18 Archivo de Concentración

Anotar los años que deberá de conservarse elexpediente en el Archivo de Concentración,considerando lo establecido en los Lineamientos parala valoración, selección y baja de los documentos,expedientes y series de trámite concluido en losArchivos del Estado de México (Artículo 27,Fracciones I,II, III y IV):• 6 años para expedientes con informaciónadministrativa;• 6 años como mínimo para expedientes coninformación fiscal y presupuestal contable;• 12 años como mínimo para expedientes coninformación jurídico-legal, obra pública y activo fijo; y• Más de 12 años cuando así lo establezca algunanorma jurídica en especial.

19 Archivo Histórico Anotar la palabra “Permanente” cuando el expedientedeba conservarse indefinidamente en el ArchivoHistórico, de acuerdo a los valores informativos otestimoniales que posean los documentos, deconformidad con lo establecido en el Catálogo deDisposición Documental y los Dictámenes deValoración emitidos por la Comisión Dictaminadora deDepuración de Documentos.Para uso exclusivo del Archivo de Concentración.



20 Clasificación de la Información

Conforme a lo establecido en la Ley deTransparencia y Acceso a la Información Pública delEstado de México y Municipios (Art. 4°), en primerainstancia toda información es pública.Esta sección únicamente deberá llenarse cuando lainformación del expediente haya sido clasificadacomo reservada o confidencial por el Comité deTransparencia de la Secretaría de Salud, deconformidad con lo previsto en la Ley deTransparencia y Acceso a la Información Pública delEstado de México y Municipios.

Definición de términos:• De interés Público (Art. 3° Fracción XXII): se refierea la información que resulta relevante o beneficiosapara la sociedad y no simplemente de interésindividual, cuya divulgación resulta útil para que elpúblico comprenda las actividades que llevan a cabolos sujetos obligados.• Reservada (Art. 3°, Fracción XXIV y Art. 140):información “clasificada con este carácter de maneratemporal por las disposiciones de esta Ley, cuyadivulgación puede causar daño en términos de loestablecido” por la misma.• Confidencial (Art. 3°, Fracción XXI y Art. 143fracción I): “se considera como informaciónconfidencial los secretos bancario, fiduciario,industrial, comercial, fiscal, bursátil y postal, cuyatitularidad corresponda a particulares, sujetos dederecho internacional o a sujetos obligados cuandono involucren el ejercicio de recursos públicos”. •

Marcar con una “X” en el espacio que corresponda,el tipo de clasificación de la información.

21 Observaciones Anotar cualquier información que se considerenecesaria o complementaria para la adecuadaidentificación del expediente y la oportunarecuperación de la información.

cuadro general de clasificación archivística de la...

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