manual de procedimientos para la sistematizacion del...

Gobierno del Estado de México Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SISTEMATIZACION DEL PAGO

DICIEMBRE, 2004.

SISTEMATIZACION DEL PAGO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2

INDICE

Pág.

I Presentación 3II Objetivo General 4III Base Legal 5IV Políticas Generales 7V Sistema Operativo 8VI Procedimientos para la Sistematización del Pago 9 6.1. Elaboración de la Nómina Federal 10 6.1.1. Objetivo 10 6.1.2. Descripción de Actividades 11 6.1.3. Diagrama de Flujo 14 6.2. Elaboración de la Nómina Estatal y de Recursos Propios 20 6.2.1. Objetivo 20 6.2.2. descripción de Actividades 21 6.2.3. Diagrama de Flujo 24 VII Formatos e Instructivos

1. Solicitud de Cheques para el Pago de la Nomina Federal. 2. Solicitud de Cheques para el Pago de la Nomina Estatal y de Recursos

Propios.

29

3032

VIII Simbología 34IX Hoja de Validación 38X Hoja de Actualización 40



3

I. Presentación

La administración Pública es el instrumento básico para convertir los objetivos, planes y programas gubernamentales en acciones y resultados concretos, orientados a responder a las expectativas que demanda la sociedad mexiquense. Por ello, es indispensable que el aparato público cuente con los mecanismos administrativos que apoyen, aseguren y agilicen el cumplimiento de los actos de gobierno. En este contexto, el Ejecutivo Estatal estableció como uno de los ejes rectores de su gestión la modernización integral de la administración pública, para estar en posibilidades de satisfacer las necesidades de la población, a través de un gobierno eficiente y eficaz en las áreas sustantivas y de atención directa a la ciudadanía. Los principales retos de la modernización de la administración pública son implantar un modelo de gestión pública reconocido por su efectividad y su apertura hacia la participación social; el mejoramiento de los servicios que se prestan a la población, elevando la eficiencia de los procesos, reduciendo los tiempos de respuesta y acercando las instancias gestoras; vincular a la sociedad con el gobierno de forma más sencilla, directa y transparente; y reestructurar orgánica y funcionalmente a las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del gobierno estatal, mediante la adopción de modelos más flexibles y efectivos que correspondan con los programas institucionales para delimitar las competencias y responsabilidades en la atención de las demandas sociales. Producto de lo anterior la Unidad de Modernización Administrativa elaboró, en coordinación con la Subdirección de Recursos Humanos y el Departamento de Sistematización del Pago el presente “Manual de Procedimientos para la Sistematización del Pago” como un instrumento administrativo para agilizar y facilitar las tareas encomendadas al personal responsable de elaborar la nomina del ISEM. El presente documento, permitirá precisar las funciones, deslindar responsabilidades, evitar duplicidades, detectar omisiones, contar con un medio de información y, en general, mejorar la productividad en el área implicada y la calidad de los servicios que ofrece. El manual contiene un objetivo, las normas que indican su marco de actuación, la descripción de los procedimientos y su representación mediante diagramas de flujo que exponen de manera esquemática los pasos a seguir para su realización.



4

II. Objetivo General

Incrementar la eficiencia y eficacia del personal responsable de emitir quincenalmente las nóminas, cheques y otros reportes relacionados con las remuneraciones del personal del ISEM, mediante la aplicación y observancia de los procedimientos y mecanismos técnicos administrativos definidos para tal efecto.



5

III. Base Legal

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Diario Oficial de la Federación, 5 de febrero de 1917, reformas y adiciones.

2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

Gaceta del Gobierno del Estado de México, 10 de noviembre de 1917, reformas y adiciones.

3. Ley General de Salud.

Diario Oficial de la Federación, 7 de febrero de 1984, reformas y adiciones

4. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación, 29 de diciembre de 1976, reformas y adiciones

5. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México

Gaceta del Gobierno del Estado de México, 17 de septiembre de 1981, reformas y adiciones.

6. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado.

Diario Oficial de la Federación, 30 de diciembre de 1976, reformas y adiciones

7. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos Diario Oficial de la Federación, 31 de diciembre de 1982, reformas y adiciones.

8. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México.

Gaceta del Gobierno, 30 de Abril de 2004.

9. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México Gaceta de Gobierno del Estado de México, 11 de enero de 1995

10. Ley para la Coordinación y Control de los Organismos Auxiliares y Fideicomisos del

Estado de México. Gaceta de Gobierno del Estado de México, 24 de agosto de 1983, reformas y adiciones

11. Código Administrativo del Estado de México

Gaceta de Gobierno del Estado de México, 13 de diciembre del 2001

12. Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Diario Oficial de la Federación, 27 de mayo de 1989

13. Reglamento Interior del Instituto de Salud del Estado de México.

Gaceta del Gobierno, 7 de octubre del 2003.



6

14. Condiciones Generales de Trabajo Vigentes de la Secretaría de Salud.

Diario Oficial, 19 de enero de 1994, reformas y adiciones. 15. Reglamento de la Ley para la Coordinación y Control de los Organismos Auxiliares y

Fideicomisos del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 8 de octubre de 1984, reformas y adiciones

16. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 17 de octubre de 2004, reformas y adiciones.



7

IV. Políticas Generales

- Los archivos para la integración de las nóminas deberán ser actualizados

quincenalmente en percepciones y deducciones al personal de conformidad con la normatividad correspondiente.

- La captura de movimientos de licencias, faltas y estímulos en el SISFAL será

responsabilidad de los Jefes de Recursos Humanos de las Unidades Administrativas así como el manejo de sus formatos.

- El Departamento de Sistematización del Pago será el responsable de importar los

movimientos del SISFAL al Sistema Integral de Administración Pública (SIAP) - El Departamento de Administración de Personal será el encargado de verificar la

información capturada de los movimientos y percepciones del personal del Instituto. - Los documentos y reportes (formatos) mencionados en la descripción de los

procedimientos del presente manual, serán diseñados al momento de procesar la información para ser requisitados, excepto la Solicitud de Cheques para el Pago de la Nomina Federal y la Solicitud de Cheque para el Pago de la Nomina Estatal y de Recursos Propios.



8

Normatividad Vigente en la Materia.

Información del SISFAL de las Unidades Involucradas en el Proceso.

Movimientos de Personal, Faltas, Permisos, entre otros.

Información Federal del SIAP de Personal de Base.

Elaboración de la Nómina Federal.

Elaboración de la Nómina Estatal y de Recursos Propios.

Generación de Reportes y Nómina General del ISEM.

Elaboración de Cheques para el Pago de Remuneraciones al Personal del Instituto.

V. SISTEMA OPERATIVO

RESULTADOSPROCESOINSUMOS

Utilizados enQue permite el logro delos siguientes objetivos

Que evaluados en relación a la efectividad generan una

INSTITUTO DE SALUD DELESTADO DE MEXICO

DEPARTAMENTO DE SISTEMATIZACION DEL PAGO

Quien con base en sus funciones realiza los procedimientos

REALIMENTACION

Que es el resultado de manifestarun logro o una desviación, o bien,un acuerdo o desacuerdoprovocando modificaciones a:



9

VI. Procedimientos para la Sistematización del Pago



10

6.1. Elaboración de la Nómina Federal

6.1.1. Objetivo Mejorar el proceso de elaboración e impresión de la nómina y cheques del personal federal del ISEM, mediante la sistematización de la información relacionada con sus percepciones.



11

6.1.2. Descripción de Actividades

Procedimiento 6.1.: Elaboración de la Nómina Federal

No. Responsable Actividad 1 Departamento de

Sistematización del Pago/ Analista.

Con base al Formato Unico de Movimientos de Personal (FUMP) actualiza quincenalmente los archivos del Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP) y crea los archivos de movimientos ordinario, retroactivo, pensión alimentaria y extraordinarios. Recibe al personal (analista) del Departamento de Administración de Personal para captura en sistema, de los movimientos de personal federal de conformidad con los lineamientos y normatividad correspondiente. Recibe a los jefes de Recursos Humanos de las Unidades Administrativas del ISEM y les proporciona diskette e instructivo del SISFAL.

2 Unidades Administrativas del ISEM / Jefes de Recursos Humanos.

Reciben diskette e instructivo del SISFAL, capturan en el SISFAL los movimientos de faltas y estímulos, licencias entre otros, con el fin de ser importados al Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP) y entrega la información en diskette al Jefe del Departamento de Sistematización del Pago.

3 Departamento de Sistematización del Pago/ Jefe del Departamento.

Recibe información en diskette del SISFAL remitidos por las diferentes Unidades Administrativas, Importa los movimientos al SIAP en sistema y espera a que se presente el Jefe del Departamento de Administración de Personal a verificar la información.


Recibe al Jefe de Administración de Personal quien verifica la información de las Unidades Administrativas importadas al Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP). Revisa los movimientos de personal federal que se capturaron y los del SISFAL que se importarán, con la finalidad que estén todos afectados.

5 Departamento de Sistematización del Pago/ Analista.

Prevalida y afecta los movimientos las veces que sea necesario, hasta que el personal que capturo los mismos esté de acuerdo con la afectación final.



12

Procesa la Nómina generando un reporte denominado Prenómina en original y dos copias, envía para validación la primera copia al Departamento de Administración de Personal y la segunda copia al Departamento de Pagos, recaba en el original acuse de recibido y lo resguarda.

6 Departamento de Administración de Personal/ Jefe del Departamento.

Recibe la primera copia de la Prenómina, previa firma de recibido, verifica y valida los movimientos y percepciones y la regresa al Departamento de Sistematización del Pago.

7 Departamento de Pagos/ Jefe del Departamento

Recibe la segunda copia de la Prenómina previa firma de recibido en la original con movimientos capturados por el Departamento de Administración de Personal, verifica y valida las cantidades y montos obtenidos y la regresa al Departamento de Sistematización del Pago.

8 Departamento de Sistematización del Pago/ Jefe del Departamento

Recibe primera y segunda copia de la Prenómina validada y firmada por el Departamentos de Administración de Personal y el Departamento de Pagos, las archiva, elabora Solicitud de Cheques (indicando la cantidad de cheques solicitados) en original y dos copias, la firma y recaba las firmas autógrafas del Jefe del Departamento de Pagos y del Subdirector de Recursos Humanos, posteriormente solicita la autorización y firma del Subdirector de Tesorería y Contabilidad. Una vez autorizada la Solicitud de Cheques mediante firma del Subdirector de Tesorería y Contabilidad, la entrega al Departamento de Tesorería para obtener los Cheques en blanco.

9 Departamento de Tesorería/ Jefe del Departamento.

Recibe original y dos copias de la Solicitud de Cheques, la revisa, archiva la original, firma de recibido en las copias, y las entrega al Departamento de Sistematización del Pago con la firma de entregado del Cajero General, y con los formatos de Cheques en blanco.


Recibe la primera y segunda copia de la Solicitud de Cheques con acuse de recibido, la firma de entregado del Cajero General y los formatos de Cheques en blanco, archiva las copias, imprime los formatos de Cheques y regresa estos últimos para firma al Departamento de Tesorería.



13

Genera Nómina para el Departamento de Pagos (en

original y tres copias). Genera Reportes de Terceros Institucionales para Metlife, Comercial América, Qualitas, OFEM, Certificados Funerarios, así como el ISSSTE (original y copia) para ser entregados a las empresas o instituciones, así como al Departamento de contabilidad para realizar pagos. Genera Reportes Contables para los Departamentos de Contabilidad, de Administración de Personal y de Sistematización del Pago (en original y cuatro copias) y los entrega. Genera productos de la quincena para ser entregados a contabilidad con la finalidad de importar a su sistema yconciliar.


Al cierre de quincena: • Procesa el SAR-FOVISSSTE de cada trabajador y lo

entrega al Departamento de Contabilidad para su pago.

• Envía a la Secretaría de Salud Federal el resumen

presupuestal y la base de datos que se genere conteniendo el importe de la próxima nómina trabajada

• Prepara quincena para pagar, proteger cheques o bien

para depositar a las cuentas bancarias del personal.



14

6.1.3. Diagrama de Flujo



15

IN S TR U C TIV O D E L S IS FAL

IN S TR U C TIV O D E L S IS FAL

S IS FAL

FU M P

IN IC IO

1

AC TU ALIZA S IAP ,C R E A AR C H IV O S , R E C IB E AL P E R S O N AL YP R O P OR C IO N A

S IS FAL

3

S IAP

2

S IAP Y AR C H IV OSS IAP

R E C IB E , C AP TU R AY E N TR E G A

S IS FAL

S IS FAL

A

DE P ARTAM E NTO DE S IS TE M ATIZACIO N DE L P AG O / ANALIS TA Y/O JE FE DE L DE P TO . UNIDADE S ADM IN IS TRATIV AS DE L IS E M / JE FE S DE RE CURS O S HUM ANO S

S IS FAL

6.1.:E laboración de la N óm ina Federal

R E C IB E Y P R O C E S A



16

P R E N O M IN A

P R E N O M IN A

A

4

B

E S P E R A AL JE FE D E AD M O N . D E P E R S O N AL

SIAP Y M O VIM IEN T O S SISFAL

5

SIAP Y M O VIM IEN T O S SISFAL

P R E V ALID AY AFE C TA

P R E N O M IN A

0

1

2

DE P ARTAM E NTO DE S IS TE M ATIZACIO N DE L P AG O / JE FE DE L DE P ARTAM E NTO

DE P ARTAM E NTO TO DE ADM INIS TRACIO N DE P E RS O NAL / JE FE DE L DE P ARTAM E NTO

6

P R E N O M IN A

1

7

R E C IB E , F IR M A, V E R IF IC A,V ALID A Y R E G R E S A

R E C IB E , F IR M A, V E R IF IC A,V ALID A Y R E G R E S A

P R E N O M IN A

2

R E S G U AR D A

DE P ARTAM E NTO DE P AG O S / JE FE DE L DE P ARTAM E NTO

6.1.: E laboración de la Nóm ina Federal



17



18

C H E QU E S E N B LAN CO

C H E QE S E N B LAN C O

X

N

9

C H E QU E S E N B LAN C O

S OLIC ITU D D E C H E QU E S




P R E N OM IN A2

B

P R E N OM IN A

1

8

S OLIC ITU D D E CH E QU E S

0

1

2

DEPARTAM ENTO DE S ISTEM ATIZACION DEL PAGO / JEFE DEL DEPARTAM ENTO


0

1

2

R E C IB E , AR C H IV A,E LAB OR A, FIR M A,R E C AB A, S OLIC ITAY E N TR E GA

R E C IB E , R E V IS A, AR C H IV A,F IRM A Y E N TR E GA

C H E QU E S E N B LAN C O

C

DEPARTAM ENTO DE TESORERIA / JEFE DEL DEPARTAM ENTO

X

N

6.1.: Elaboración de la Nóm ina Federal


S OLIC ITU D D E CH E QU E S

1

2

10R E C IBE , AR C H IV AIM P R IM E Y R E GR E S A



19

N OM INA

NOM IN A

NOM IN A

N OM IN A3

N OM INA

2

REP ORTE

C HE QUE S

CHE QUE S

X

N

DEPARTAM ENTO DE TESORERIA/ JEFE DEL DEPARTAM ENTO

CH EQU ES

CHE QUE S

DEPARTAM ENTOS DE PAGOS / JEFE DEL DEPARTAM ENTO

C

X

N

DEPARTAM ENTO DE S ISTEM ATIZACION DEL PAGO / JEFE DEL DEPARTAM ENTO

1

M ETLIFEC OM . AM E R ICAQU ALITASOFE MC E R T. FU NE R.ISS STE

DEP TOS .C ONTABILIDADADM ON. DE PE RS ON ALS IS TEM . D EL PAGO

C IE RRE D E QUIN CE NA

D

6.1.: Elaboración de la Nóm ina Federal

R E P OR TE

NOM INA

0

N OM IN A1

N OM IN A

0

NOM INA3

NOM INA

2

NOM INA1

NOM INA

0

4

NOM IN A

0

1

2

3



20



21

C H E Q U E S

C H E Q U E S

X

N

B ASE D E D AT O S

S AR F O V IS S S T E

F IN



0

1 1

D

0-N

R E S U M E N P R E S U P U E S T AL

B ASE D E D AT O S

R E S U M E N P R E S U P U E S T AL

D E P A R T A M E N T O D E S IS TE M A TIZ A C IO N D E L P A G O / JE F E D E L D E P A R T A M E N T O S E C R E T A R IA D E S A L U D F E D E R A L

N O M IN A

P R O C E S A, E N V IAY P R E P AR A

6 .1 .: E laboración de la N óm ina Federal



22

6.2. Elaboración de la Nómina Estatal y de Recursos Propios

6.2.1. Objetivo Mejorar el proceso de elaboración e impresión de la nómina y cheques del personal estatal y de recursos propios del ISEM, mediante la sistematización de la información relacionada con sus percepciones.



23

6.2.2. Descripción de Actividades

Procedimiento 6.2.: Elaboración de la Nómina Estatal y de Recursos Propios

No. Responsable Actividad 1 Departamento de

Sistematización del Pago/ Jefe del Departamento.

Recibe quincenalmente del Departamento de Administración de Personal las Hojas de Movimientos de los siguientes programas: • Programa de Vacunación. • Programa de Ampliación de Cobertura y Progresa. • Programa Estatal, Nueva Creación, Médicos Pasantes,

SUEM, Mandos Medios, Tiempo Extra, Gratificaciones.• Recursos Propios. • Seguro Popular. Procede a su captura, emite reportes de los mismos y con base en estos, elabora listado de validación de los diferentes programas en original y copia y los entrega al Departamento de Administración de Personal, archiva la copia previo acuse de recibido.

2 Departamento de

Administración de Personal/ Analista.

Recibe original del listado de validación de los programas, verifica, lo archiva, y determina:

3 Departamento de Administración de Personal/Analista.

No es correcto el listado de validación, señala errores y lo regresa al Departamento de Sistematización del Pago.


Si es correcto el listado de validación, pasa a la operación No. 7.


Recibe listado de validación con observaciones, corrige errores y lo envía nuevamente al Departamento de Administración de Personal.

6 Departamento de Administración de Personal/ Analista.

Recibe original del listado de validación de los programas corregido, verifica, lo archiva, y determina:



24


No es correcto el listado de validación, regresa a la operación No. 3.


Si es correcto el listado de validación, lo firma autorizandolo y lo regresa al Departamento de Sistematización del Pago.


Recibe listado de validación autorizado, lo archiva, elabora Solicitud de Cheques (en original y dos copias) la firma y recaba la firma del Jefe del Departamento de Pagos y del Subdirección de Recursos Humanos, posteriormente solicita la autorización y firma del Subdirector de Tesorería y Contabilidad: Una vez autorizada la Solicitud de Cheques mediante firma del Subdirector de Tesorería y Contabilidad, la entrega al Departamento de Tesorería para obtener los Cheques en blanco, archiva las copias previo acuse de recibido.

10 Departamento de Tesorería/ Jefe del Departamento

Recibe la Solicitud de Cheques en original, la revisa, la archiva y entrega los formatos de Cheques en blanco para su impresión al Departamento de Sistematización del Pago.

11 Departamento de Sistematización del Pago/ Analista

Recibe los formatos de Cheques en blanco, los imprime según los programas y los regresa para firma al Departamento de Tesorería.

12 Departamento de Tesorería/ Jefe del Departamento

Recibe los formatos de Cheques impresos, los firma y los resguarda, esperando los solicite el Jefe del Departamento de Pagos para su distribución.

13 Departamento de Sistematización del Pago/ Analista

Procede a generar reportes de Nómina en original y tres copias, Responsiva en original y tres copias y Concentrado por Programa en original y tres copias. Entrega al Departamento de Pagos copia del reporte de Nómina, y Responsiva en original y copia. Entrega al Departamento de Administración de Personal Responsiva segunda y tercera copia y este las entrega al Departamento de Presupuestos. Archiva el resto de los reportes previo acuse.



25

14 Departamento de

Sistematización del Pago/ Jefe del Departamento

Genera archivo de protección de cheques y realiza la protección.

15 Departamento de Pagos/ Jefe del Departamento

Recibe original y copia de la Responsiva y copia del Reporte de Nómina, se presenta con el jefe del Departamento de Tesorería, recibe cheques firmados y protegidos para su distribución.

16 Departamento de Sistematización del Pago/ Jefe del Departamento

Genera y envía al Departamento de Contabilidad: • Los reportes de terceros institucionales Metlife,

Comercial América, Servicios Funerarios, Qualitas, Sar-Fovissste, (en nómina estatal), para su posterior pago.

• Informes de la Quincena correspondiente para su

conciliación.

17 Departamento de Contabilidad/ Jefe del Departamento

Recibe del Departamento de Sistematización del Pago: • Reportes de terceros institucionales para su pago. • Informes de la Quincena correspondiente para su

conciliación.



26

6.2.3. Diagrama de flujo



25

REPORTES

REPORTES

SEGURO POPULAR

RECURSOS PROPIOS

SUEM , M ANDOS M EDIOS, T IEM PO

EXTRA, GRATIFICACIONES

HOJA DE M OV. PROGRAM A ESTATAL,

NUEVA CREACION, M EDICOS PASANTES

HOJA DE M OV. PROGRAM A

AM PLIACION DE COBERTURA Y

PROGRESA

6.2.: Elaboración de la Nóm ina Estatal y de Recursos Propios

DEPARTAM ENTO DE SISTEM ATIZACION DEL PAGO/JEFE DEL DEPARTAM ENTO

IN IC IO

1

HOJA DE M OV. PROGRAM A DE

VACUNACION

2

SIN O3

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

0

0

0

0

0

0

CORRECTO ? 4

A LA OPERACION No. 7

5RECIBE , CORRIGEY ENVIA

A

RECIBE, VERIFICA, ARCHIVAY DETERM INA

SEÑALA ERRORESY LO REGRESA

ANALISTAJEFE DEL DEPARTAM ENTO

REPORTES

0-X

0-N

LISTADO DE VALIDACION


0

1


0


0


0



26

D E P A R T A M E N T O D E S IS T E M A T IZ A C IO N D E L P A G O /JE F E D E L D E P A R T A M E N T O

D E P A R T A M E N T O D E A D M IN IS T R A C IO N D E P E R S O N A L

A N A L IS T AJE F E D E L D E P A R T A M E N T O

6

AR E C IB E , V E R IF IC A,AR C H IV A Y D E T E R M IN A

S IN O7 C O R R E C T O ? 8

A L A O P E R AC IO N N o . 3

F IR M A Y R E G R E S A

9

S O L IC IT U D D E C H E Q U E S

0

1

2B

C

6 .2 .: E laboración de la N óm ina E stata l y de R ecursos P rop ios

L IS T AD O D E V AL ID AC IO N

0


0


0



27

CUEQUE

DEPARTAMENTO DE SISTEMATIZACION DEL PAGO /JEFE DEL DEPARTAMENTO ANALISTAJEFE DEL DEPARTAMENTO

10

SOLICITUD DE CHEQUES

0

B

0-N

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

RECIBE, REVISA,ARCHIVA Y ENTREGA

CHEQUE

0-X

11

CHEQUE0-N

CHEQUE

0-X

RECIBE , IM PRIM EY REGRESA

ANALISTA

12

CHEQUE0-N

CHEQUE

0-X

RECIBE , FIRM A, RESGUARDA Y ESPERA

D

6.2.: Elaboración de la Nómina Estatal y de Recursos Propios



28

R E S P O N S IV A

IN F O R M E S D E Q U IN C E N A0IN F O R M E S D E

Q U IN C E N A1

IN F O R M E S D E Q U IN C E N A 0

1

2

3

C O N C E N T R A DO P O R

P R O G R A M A0

1

2

3

R E S P O N S IV A0

D E P A R T A M E N T O D E S IS T E M A T IZ A C IO N D E L P A G O /JE F E D E L D E P A R T A M E N T O

C

A N A L IS T A

1 3

D

1

2

3

D E P A R T A M E N T O D E P A G O S / JE F E D E L D E P T O D E P T O . D E A D M IN IS T R A C IO N D E P E R S O N A L /JE F E D E L D E P A R T A M E N T O

G E N E R A , E N T R E G A Y A R C H IV A

T R A M IT E IN T E R N 0O

1 5

2

3

D E P T O . D E P R E S U P U E S T O S

C H E Q U E0-N

C H E Q U E

0-X

A L A S D IF E R E N T E S U N ID A D E S D E L IS E M

A R C H IV O D E P R O T E C C IO N

1 4

R E C IB E , S E P R E S E N T AY D IS T R IB U Y EG E N E R A Y R E A L IZ A

P R O T E C C IO N

6 .2 .: E lab o rac ió n d e la N ó m in a E sta ta l y d e R ecu rso s P ro p io s

R E P O R T E D E N O M IN A

0

R E P O R T E S1

R E P O R T E S

0

M E T L IF EC O M . A M E R IC AS E R V . F U N E R .Q U A L IT A SS A R -F O V IS S S T E

D E P T O . D E C O N T A B IL ID A D / JE F E D E L D E P T O .

1 7

R E P O R T E S

0

T R A M IT E IN T E R N O

1 6

G E N E R AY E N T R E G A

R E C IB E Y T R A M IT A

P AR A C O N C IL IAC IO N

1

R E S P O N S IV A0

R E P O R T E D E N O M IN A

1

1

R E S P O N S IV A

1R E S P O N S IV A

2

3

F IN



29

VII. Formatos e Instructivos



30


SOLICITUD DE CHEQUES PARA EL PAGO DE LA NOMINA FEDERAL

QUINCENA: FECHA:

FOLIO DE CHEQUES PROGRAMA DEL AL

TOTAL

TOTAL GLOBAL

SOLICITO

____________________________________________________ SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

(NOMBRE Y FIRMA)

AUTORIZO

____________________________________________________ SUBDIRECTOR DE TESORERIA Y CONTABILIDAD

(NOMBRE Y FIRMA)

ENTREGO

__________________________________ CAJERO GENERAL

(NOMBRE Y FIRMA)

RECIBIO

____________________________________JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMATIZACION DEL PAGO

(NOMBRE Y FIRMA)

RECIBIO

__________________________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PAGOS

(NOMBRE Y FIRMA)



31

SOLICITUD DE CHEQUES PARA EL PAGO DE NOMINA FEDERAL

El formato “SOLICITUD DE CHEQUES PARA EL PAGO DE NOMINA FEDERAL” será utilizado por el Departamento de Sistematización del Pago y será requisitado de acuerdo con el siguiente:

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. Concepto Descripción

1 QUINCENA: Anotar el número que corresponda a la quincena del año que se pagará con los Cheques que se solicitan.

2 FECHA: Anotar el día, mes y año en que se requisita el formato.

3 PROGRAMA Anotar el nombre del programa al que pertenece el personal que se destinarán los cheques.

4 FOLIO DE CHEQUES DEL_______AL_______

Espacio destinado al registro del folio del cheque inicial y el folio del cheque final del suministro que se recibe.

5 TOTAL Anotar la cantidad total de cheque que se reciben para el pago del personal del programa especificado.

6 TOTAL GLOBAL Anotar el número total de cheques que se reciben para cubrir los pagos del personal de los diversos programas.

7 SOLICITO Espacio destinado para que funcionario que solicita los cheques asiente su nombre y plasme su firma.

8 AUTORIZO Espacio destinado para que el funcionario que autoriza la solicitud de cheques asiente su nombre y plasme su firma.

9 ENTREGA Espacio destinado para que el funcionario que entrega los cheques solicitados asiente su nombre y plasme su firma.

10 RECIBE Espacio destinado para que el funcionario que recibe los cheques solicitados asiente su nombre y plasme su firma.



32


SOLICITUD DE CHEQUES PARA EL PAGO DE LA NOMINA ESTATAL Y DE RECURSOS PROPIOS

QUINCENA: FECHA:

FOLIO DE CHEQUES PROGRAMA DEL AL

TOTAL

TOTAL GLOBAL

SOLICITO

____________________________________________________ SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

(NOMBRE Y FIRMA)

AUTORIZO

____________________________________________________ SUBDIRECTOR DE TESORERIA Y CONTABILIDAD

(NOMBRE Y FIRMA)

ENTREGO

__________________________________ CAJERO GENERAL

(NOMBRE Y FIRMA)

RECIBIO

____________________________________JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMATIZACION DEL PAGO

(NOMBRE Y FIRMA)

RECIBIO

__________________________________ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PAGOS

(NOMBRE Y FIRMA)



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SOLICITUD DE CHEQUES PARA EL PAGO DE LA NOMINA ESTATAL Y DE

RECURSOS PROPIOS

El formato “SOLICITUD DE CHEQUES PARA EL PAGO DE LA NOMINA ESTATAL Y RECURSOS PROPIOS” será utilizado por el Departamento de Sistematización del Pago y será requisitado de acuerdo con el siguiente:

INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. Concepto Descripción

1 QUINCENA: Anotar el número que corresponda a la quincena del año que se pagará con los Cheques que se solicitan.

2 FECHA: Anotar el día, mes y año en que se requisita el formato.

3 PROGRAMA Anotar el nombre del programa al que pertenece el personal que se destinarán los cheques.

4 FOLIO DE CHEQUES DEL_______AL_______

Espacio destinado al registro del folio del cheque inicial y el folio del cheque final del suministro que se recibe.

5 TOTAL Anotar la cantidad total de cheque que se reciben para el pago del personal del programa especificado.

6 TOTAL GLOBAL Anotar el número total de cheques que se reciben para cubrir los pagos del personal de los diversos programas.

7 SOLICITO Espacio destinado para que funcionario que solicita los cheques asiente su nombre y plasme su firma.

8 AUTORIZO Espacio destinado para que el funcionario que autoriza la solicitud de cheques asiente su nombre y plasme su firma.

9 ENTREGO Espacio destinado para que el funcionario que entrega los cheques solicitados asiente su nombre y plasme su firma.

10 RECIBIO Espacio destinado para que el funcionario que recibe los cheques solicitados asiente su nombre y plasme su firma.



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VIII. Simbología

Para la elaboración de los diagramas se utilizaron símbolos o figuras que representan a cada persona, puesto o unidad administrativa que tiene relación con el procedimiento, lo cual se presenta por medio de columnas verticales. Las formas de representación fueron en consideración a la simbología siguiente:

INICIO O FINAL DEL PROCESO.

Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio de un proceso se anotará la palabra INICIO, en el segundo caso, cuando se termine la secuencia de operaciones, se escribirá la palabra FIN.

OPERACIÓN. Para representar una actividad o proceso, sea manual, mecanizado o

mental, se utilizará este símbolo, el cual muestra las principales fases del procedimiento, empleándose cuando el material, formato o la propia acción va a cambiar, por ejemplo: enviar, anotar, tramitar, modificar, contestar, ejecutar, etc.; se anotará dentro del símbolo un número en secuencia, concatenándose con las verificaciones o actividades combinadas únicamente; del mismo modo se escribirá una breve descripción al margen del símbolo de lo que sucede en ese paso.

INSPECCION. El cuadro es utilizado como símbolo de inspección, revisión,

verificación, o bien cuando se examine una acción, una forma o una actividad; así como para consultar o cotejar sin modificar las características de la acción o actividad.

ACTIVIDAD COMBINADA.

Figura que se utiliza en los casos en que en un mismo paso se realiza tanto una operación como una verificación.

LINEA CONTINUA. La línea continua marca el flujo de información, documentos o materiales que se están realizando en el área; su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña línea vertical; puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier símbolo empleado.



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LINEA DE GUIONES.

Este símbolo es empleado para identificar una consulta, cotejar o conciliar la información; invariablemente deberá salir de una inspección o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la línea continua se termina con una pequeña línea vertical.

LINEA DE ZIGZAG. Se utiliza para señalar que existe flujo de información, la cual se realiza a través de teléfono, telex, fax, etc. La dirección del flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones y continua.

FORMATO IMPRESO.

Como su nombre lo indica, esta representación se aplica en formas impresas, documentos, reportes, listados, etc., y se anota después de cada operación, inspección o actividad combinada, indicando dentro del símbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el número de copias de formatos utilizados o que existen en una operación, se escribirá la cantidad en la esquina inferior izquierda; en el caso de graficarse un original se utilizará la letra "O". Cuando el número de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, después de la primera se deja una sin numerar y la última contiene el número final de copias, esta disposición se ejercerá cuando el juego de los formatos siga un mismo flujo, ahora bien si se desconoce el número de copias en el primer símbolo se anotará una "X" y en el último una "N". Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se marcará en el ángulo inferior derecho un triángulo lleno.

FORMATO NO IMPRESO.

Este símbolo indica que el formato usado en el procedimiento es un modelo que no está impreso, se distingue del anterior, únicamente en la forma, las demás especificaciones para su uso son iguales, pudiendo ser un machote.

PAQUETE DE MATERIALES.

En este caso, la figura se emplea para representar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.



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REGISTRO Y/O CONTROLES.

Tiene como función representar un control o libro de registros, se usará cuando se hable de registrar o efectuar alguna anotación en formatos específicos o libretas de control, aparecerá cuando exista la necesidad de consultar un documento o simplemente cotejar información. Se deberá anotar al margen del símbolo el nombre con el cual se puede identificar el registro o control. Cuando se registra información, llegará al símbolo una línea continua, cuando se hable de consultar o cotejar la línea debe ser de guiones terminando de igual manera en el símbolo.

DESTRUCCION DEDOCUMENTOS.

Este signo representa el destino final del documento cuando por diversas causas ya no es necesaria su participación en el procedimiento en estudio.

ARCHIVO TEMPORAL.

La situación de archivo temporal en un procedimiento, se presenta cuando un documento o material por algún motivo debe guardarse durante un período indefinido para después utilizarlo en otra actividad, representa espera y se aplica cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación.

ARCHIVO DEFINITIVO

.

Esta representación marca el fin de la participación de un documento o material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de manera definitiva, con la salvedad de emplearse en otros procesos. En el caso de que en una actividad se archive y concluya el proceso, es válido utilizar, ambos símbolos (archivo definitivo y FIN).

DECISION. Símbolo que se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.

INTERRUPCION DEL PROCESO.

En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien para dar tiempo al usuario de realizar o reunir una determinada situación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable. El caso usual, es cuando un documento se archiva temporalmente y después se vuelve a utilizar, indica tiempo sin actividad.



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ANEXO DE DOCUMENTOS.

El empleo de este símbolo indica que dos o más documentos se anexan para concentrarse en un sólo paquete, el cual permita identificar las copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el procedimiento.

FUERA DE FLUJO. Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo, se opta por utilizar el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención en el proceso.

CONECTOR DE PROCEDIMIENTOS.

Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación de otro(s). Es importante anotar dentro del símbolo el nombre del proceso del cual se deriva o hacia donde va.

CONECTOR DE HOJA EN UN MISMO PROCEDIMIENTO.

Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño que lejos de facilitar el entendimiento del procedimiento, lo hacen más complejo, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene. Asimismo, se deberá utilizar el menor número de veces, lo cual se puede lograr distribuyendo los símbolos de tal manera que sólo se empleen los necesarios a efecto de evitar confusiones en la secuencia del procedimiento; para fines de control se escribirá dentro de la figura una letra (mayúscula) del alfabeto, empezando con la "A", y continuando con la secuencia del mismo.



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IX.- Hoja de Validación

A ______de__________________de________

___________________________________ ______

DR. ENRIQUE GOMEZ BRAVO TOPETE SECRETARIO Y DIRECTOR GENERAL

__________________________________________ LIC. HECTOR ALEJANDRO GUTIERREZ ORDAZ

ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA COORDINACION DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

______________________________________ C.P. JUAN MANUEL CAMACHO CABALLERO

ENCARGADO DEL DESPACHO DE LA DIRECCION DE FINANZAS

_______________________________________M. en A. FRANCISCO BERTERAME BARQUIN

DIRECTOR DE ADMINISTRACION

______________________________________ C.P. ALFREDO CEBALLOS LECHUGA

SUBDIRECTOR DE TESORERIA Y CONTABILIDAD

_______________________________________LIC. JORGE A. RUBIO RUIZ

SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS



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______________________________________ L.A.E. MARTHA MEJIA MARQUEZ

JEFE DE LA UNIDAD DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA

______________________________________ ING. MARYCRUZ GRANADOS ACOSTA

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMATIZACION DEL PAGO

_____________________________________ C.P. JUAN MEJIA HERNANDEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

TESORERIA



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XII. Hoja de Actualización Manual de Procedimientos para la Sistematización del Pago, Toluca, México, diciembre 2004.



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© MP/080 Manual de Procedimientos para la Sistematización del Pago. Secretaría de Salud Instituto de Salud del Estado de México Responsables de su elaboración e integración:

Ing. Marycruz Granados Acosta.- Jefe del Departamento de Sistematización del

Pago. L.A.E. Armando Santín Pérez.- Jefe del Departamento de Desarrollo Institucional. L.A.E. Delfino González López.- Analista.

Toluca, México Diciembre, 2004.

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