PROCEDIMIENTO:

CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVOS:

Definir y Establecer los criterios y lineamientos que garanticen el adecuado control de la documentacin, as como tambin el control de los diferentes cambios que se realice en la documentacin.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a toda la estructura de la empresa PARETTO para asegurar su efectividad.

3. DESCRIPCIN:

a) Por ser una empresa mediana, cada vez que se genere nueva documentacin en el sistema de gestin, el rea responsable de elaboracin y revisin, ser la jefatura de administracin.b) El encargado de elaboracin de documentacin ser el jefe del rea de administracin.c) La revisin y aprobacin de la documentacin realizada, ser ejecutada por el gerente del rea de administracin.d) La modificacin de la documentacin que se requiera, ser realizada por el jefe de rea de administracin.e) La distribucin de la documentacin ser realizada por un encargado en el rea de administracin, el que ser designado por el jefe de rea.

4. INSTRUCCIN DE APOYO:

a) Para la identificacin de la documentacin propia, esta tendr el encabezado con el logo y otros datos adicionales como un cdigo que empezara con las iniciales CD-000 (CD: control de documentos; seguido de la numeracin correspondiente), adems de la fecha de emisin y el nmero de pginas que contiene la documentacin. Ver imagen CODIGOFecha de emisinPginas

CD - 00101/01/20151

b) Para la identificacin de la documentacin externa, esta ser identificada por medio de un sello en la parte superior derecha del documento y en la codificacin se incorporara la letra E de externo como muestra la imagen.EXTERNO

CODIGOFecha de emisinPginas

CDE - 00101/01/20151

c) Para la identificacin de documentacin obsoleta, esta ser archivada en files rojos dependiendo de la numeracin y puesta en mueble archivador especfico.

5. ANEXOS:

Tabla de tiempos estimados por la emisin de documentos

PROCEDIMIENTO:

CONTROL DE REGISTROS

1. OBJETIVOS:

Definir y Establecer los criterios y lineamientos que garanticen el adecuado control de registros.

2. ALCANCE:

Este procedimiento aplica a toda la estructura de la empresa PARETTO para asegurar su efectividad.

3. DESCRIPCIN:

a) Para obtener una copia del registro, se debe pedir la autorizacin debida al superior inmediato.b) Para prestar un registro, se debe pedir al rea de administracin por medio de una solicitud, para que esta sea aprobada y se proceda al prstamo correspondiente del registro solicitado.c) Para la eliminacin de un registro, se debe mandar una solicitud al jefe de rea, indicando la razn por la cual se eliminar el registro y se espera la autorizacin para proceder.

4. INSTRUCCIONES DE APOYO:

a) Para la identificacin de un registro, este tendr rotulado en el encabezado un espacio para la colocacin del cdigo, el cual empezara con iniciales RE (registro) y seguido de la numeracin correspondiente, como se muestra en la figura.CODIGOFecha de emisinPginas

RE - 00101/01/20151

b) Para el correcto llenado del registro se debe dirigir a secretaria del rea de administracin para poder recibir las instrucciones de los pasos a seguir para el llenado.c) Para archivar un registro en papel, de acuerdo al cdigo se proceder a colocarlos en files y en mueble archivador especfico.d) Para archivar en medio electrnico, se escanear dicho registro y se crear un archivo con carpetas que contengan los cdigos en orden correspondiente.