contrataciÓn y compras caracterizaciÓn del proceso...

Tipo de Proceso

Participantes del proceso:

Requisitos ISO 9001:2015Requisitos ISO

14001:2015

6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3,

8.1, 8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.2.1, 9.2.2,

9.3, 10.1, 10.2, 10.3

Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.4.6, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015

2.2.4.6.10, 2.2.4.6.27,

2.2.4.6.28, 2.2.4.6.33,

2.2.4.6.34

PROVEEDORCICLO MEJORA

CONTINUASALIDA CLIENTE

Norma NTC ISO

9001:2015

Norma NTC ISO

14001:2015

Planear Matriz de gestión del riesgo Contratación y Compras.

Contratación y compras

Todos los procesos

Contratación y compras Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Gestión HSEQ Hacer

Prevención de incidentes y

accidentes de trabajo,

enfermedades laborales

Matriz de identificación de peligros,

evaluación y valoración de riesgos

y determinación de controles.

Protección medio ambiente

Contratación y Compras

Planeación Estratégica

Gestión HSEQ

Contratación y compras Hacer Solicitud de cotización Contratación y Compras.

Proveedores potenciales Hacer Comparativo de cotizaciones Contratación y Compras.

Proveedores potenciales


Versión: 6.0

Código: CC-CA-001

Fecha: 22/01/2019

ACTIVIDAD

DESARROLLO DEL PROCESO SALIDA PROCESO

Profesional Administrativo y Financiero - Compras, Profesional Administrativo y Financiero - Contratación y Compras.Coordinadora Administrativo - Contratación y

Compras

SoporteAdquirir bienes y servicios oportunamente y calidad requeridos.

4.4.1, 4.4.2, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2,

6.2.2, 6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,

7.5.3.2, 8.4, 9.1.1, 9.1.3, 10.1,

10.2.1, 10.2.2, 10.3

Objetivo del proceso:

Responsable del proceso:


evaluación y valoración de riesgos y

determinación de controles.

Programa uso eficiente energia,

programa uso eficiente agua,

programa prácticas sostenibles.

Identificación de los riesgos y

oportunidades (matriz de gestión del

riesgo)

CONTRATACIÓN Y COMPRAS

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTRATACIÓN Y COMPRAS

ENTRADA

Matriz DOFA.

Requisición

ENTRADA PROCESO

Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.

Análizar, evaluar y valorar el riesgo

Aplicar controles en seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente

Comparativo de cotizaciones

Hacer Realizar comité de compras para selección de proveedores con cuantias superiores a 82 SMLV. Acta de comité de compras Contratación y Compras

Listado maestro de proveedores

Planear Identificar proveedores para la prestación de bienes y/o servicio. Proveedores potenciales Contratación y Compras.

Provedores potenciales Hacer la solicitud de cotización a los proveedores potenciales para la prestación del servicio.

Realizar comparativo de las cotizaciones presentadas por los proveedores potenciales (aplica para cuantias

superiores a 82 SMLV). siempre y cuando el proveedor no haya sido seleccionado del listado maestro de

proveedores o el bien y/o servicio a adquirir tenga un único proveedor en el mercado, se aceptará única

cotización en reemplazo de cuadros comparativos

Cotización

Cotización

Versión: 6.0

Código: CC-CA-001

Fecha: 22/01/2019



Contratación y compras Hacer Minuta Contrato u Orden . Contratación y Compras

Proveedor seleccionado HacerActa de aprobación de garantías

Acta de inicio Contratación y Compras

Todos los procesos Hacer Minuta - Acta de liquidación de

proveedores Contratación y Compras

Contratación y compras Hacer Acta de liquidación Contratación y Compras

Talento Humano Hacer

Minuta de contrato de prestación de

servicio

Contrato laboral.

modificacion contractual


Contratista Hacer Acta de aprobación de garantías Contratación y Compras

Supervisor de contrato HacerCertificado de cumplimiento

aprobado Contratación y Compras

Supervisor de contrato VerificarCertificado de cumplimiento de

proveedores.Contratación y Compras

Gestión HSEQ




Gestión HSEQ

Elaborar acta de liquidación

Reporte de acciones correctivas,

preventivas y de mejora

Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadores.

Pólizas Realizar el acta de aprobación de garantías.

Certificado de cumplimiento

(contrato de prestación de servicios

profesionales y/o apoyo a la gestión

y ordenes de trabajo).

Revisar y aprobar el certificado de cumplimiento.

Despliegue estratégico

Matriz indicadores de gestión

Ficha técnica de indicadores

Plantilla de indicadores.

Solicitud de contratación de personal

de prestación de servicios.

Requirimiento de personal

Solicitud de tramites contractuales

Elaborar la minuta de contrato de prestación de servicios, contrato laboral, modificaciones contractuales

Certificado de cumplimiento de

proveedores.Evaluar y reevaluar los proveedores de la Asociación.

Certificado de cumplimiento .

Gestión HSEQ


Revisión por la dirección

Seguimiento al proceso, matriz de

gestión del riesgo, matriz DOFA y

estrategias.

Informe de auditoria interna o

externa

Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para el proceso.

Acta de reunión.

Acta de comité de comprasElaborar minuta de, contrato u orden,.

Pólizas Elaborar acta aprobación de garantías y/o acta de inicio.

Gestión HSEQ

Planeación EstratégicaVerificar

Solicitud de tramite contractuales,

terminacion anticipada. Elaborar la minuta de trámites contractuales (modificacion, adicion, prorroga). terminacion anticipada.

Versión: 6.0

Código: CC-CA-001

Fecha: 22/01/2019



INDICADORES DE

GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOS

Ver Matriz Indicadores de

gestión GH-MT-009

Ver Listado Maestro de

Documentos y Registros GH-FT-

002

Ver matriz de requisitos legales PE-

MT-005

Ver matriz de gestión del

riesgo CC-MT-002

Ver matriz de identificación de

peligros, evaluación y

valoración de riesgos GH-MT-

007

Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinadora Administrativo - Contratación y Compras -

Maria Teresa Vera

Coordinadora Administrativo - Contratación y Compras - Maria

Teresa Vera

RECURSOS

Tecnológicos (Hardware y Software),

internet.

Plataforma tecnológica (SIGECA,

Panda).

Personal competente para la realización

del proceso.

Recursos económicos para el desarrollo

de todos los procesos

Recursos físicos: puestos de trabajo

SEGUIMIENTO Y MONITOREO

Certificados de cumplimiento.

Evaluación y reevaluación de proveedores.

Acta de aprobación de garantías.

Comité de compras.

Seguimiento indicadores de gestión.

Auditorias Internas.

Auditorías Externas.

Revisión por la dirección.

Seguimiento acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Seguimiento matriz de gestión del riesgo, DOFA y estrategias.

Evaluación cumplimiento de requisitos legales y otros que suscriba la organización.

Tipo de Proceso

Participantes del

proceso:


14001:2015

6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,

10.2,10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5,4.5.4, 4.5.5.

Requisitos Decreto 1072 de

2015

2.2.4.6.10, 2.2.4.6.33,

2.2.4.6.34.



Contabilidad Planear Plan de actividades Contabilidad



Norma NTC ISO

9001:2015

Norma NTC ISO

14001:2015

Planear Matriz de gestión del riesgo Talento Humano

Presupuesto HacerDesembolso o nota de

contabilidadContabilidad

Unidad tecnica, Desarrollo

Gremial, Recaudo, cliente

externo

Hacer Factura

Unidad tecnica, Desarrollo

Gremial, Recaudo, cliente

externo

Contabilidad Hacer ConciliaciónPresupuesto, Recaudo,

Tesoreria.

Contabilidad Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Contabilidad Hacer Conciliación Bancaria Contabilidad

Contabilidad Hacer

Formulario de impuestos por

pagar con visto bueno de la

Revisoria fiscal

Tesoreria

Organizar, estructurar y distribuir información a reportar

Información contable Organizar, estructurar y distribuir información a revisar

Actividades proceso de contabilidad Asignar y hacer seguimiento y control de las actividades del proceso



Elaborar facturas correspondientes a cobros a terceros.

Generar reportes anexos a la conciliaciónFormato conciliación

Correo de solicitud de facturación

ENTRADA PROCESO

Extracto bancario y Libro auxiliar de

bancosRealizar conciliación bancaria

Información contablePreparar, diligenciar, liquidar y presentar impuestos nacionales y distritales (Iva, Retencion en la

fuente, Retencion de Ica, Impuesto de industria y comercio)

Información contable, formato y

normatividad de reporte

CONTABILIDAD

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO CONTABILIDAD

Contabilizar los hechos económicos de la Asociación.

ENTRADA

Versión: 6.0

Código: CO-CA-001

Fecha:22/01/2019

ACTIVIDAD

DESARROLLO DEL PROCESO

Profesional Administrativo y Financiero - Contabilidad, Profesional de Contabilidad, Auxiliar de Operaciones Contables, Auxiliar Técnico -

Contabilidad.

Coordinador de Operaciones Contables y

Financieras

SoporteGarantizar que la información contable y financiera cumpla con la normatividad contable y tributaria vigente,

entregando de manera oportuna y reflejando la realidad económica de la Asociación.

4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,

6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,

7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2.1,

10.2.2, 10.3.

SALIDA PROCESO



riesgo)

Matriz DOFA,, caracterización del

proceso contabilidadIdentificar los riesgos y oportunidades del proceso.

Obligacion y soportes.

Analizar, evaluar y valorar el riesgo

CONTABILIDAD


Versión: 6.0

Código: CO-CA-001

Fecha:22/01/2019

Contabilidad Hacer Cierre de impuestos Contabilidad

Contabilidad Hacer Documento de Depreciación Contabilidad

Contabilidad Hacer

Formatos diligenciados

(información exógena nacional,

distrital, reporte CHIP,

Declaración de ingresos y

patrimonio, Conciliación Fiscal,

Renovación Cámara y Comercio y

Renovación Registro Único de

Proponentes)

Contabilidad

Contabilidad Hacer Documentos de ajuste Contabilidad

Contabilidad Hacer Estados financieros y notas Revisoria fiscal y Auditoria

interna

Cliente interno, externo Hacer Informe final cliente interno, externo

Gestión HSEQ Hacer




Matriz de identificación de

peligros, evaluación y valoración

de riesgos y determinación de

controles.


Contabilidad


Gestión HSEQ

Presupuesto Verificar Conciliación de Activos Presupuesto

Información contable Revisar las cifras de balance y depurarlas cuando aplique

Información contable Preparar los estados financieros y sus respectivas notas

Solicitud de información

Formato conciliación activos Confirmar informe de activos vs información contable


Información contable Trasladar cifras contables de el Fondo y generar documento de cierre de impuestos







Información contable, formato y

normatividad de reporte

Elaborar información exógena nacional, distrital, reporte CHIP, Declaración de ingresos y

patrimonio, Conciliación Fiscal, Renovación Cámara y Comercio y Renovación Registro Único de

Proponentes.

Generar reporte de las solicitudes recibidas.

Información contable Generar en el sistema contable el cálculo de la depreciación

CONTABILIDAD


Versión: 6.0

Código: CO-CA-001

Fecha:22/01/2019

Contabilidad Verificar Reporte final Entes de Control

Contabilidad Verificar

Información contable base para la

elaboración de informes

financieros

Contabilidad

Revisoria fiscal y Auditoria

internaVerificar

Estados financieros firmados y

notas con dictamen

Planeación Estratégica, entes

de control, entidades

finacieras, clientes externos,

proveedores.

Presupuesto, Recaudo,

Tesoreria.Verificar Conciliación entre Procesos

Desarrollo gremial, Auditoria

interna

Presupuesto, Unidad

Tecnica Verificar Visto bueno

Presupuesto, Unidad Tecnica,

seguimiento y control

Contabilidad Verificar Aprobacion de documento Tesoreria

Gestión HSEQ


Entes de control Actuar Plan de mejoramiento Entes de Control


Contabilidad

Gestión HSEQ

Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.Actuar

Información contable ajustada. Analizar que la informacion contable refleje la realidad de los hechos económicos

Estados financieros y notas Revisar que las cifras contables sean razonables



Gestión HSEQ


Conciliación Revisar y corregir las diferencias encontradas

Informe de auditoria Establecer el plan de mejoramiento de acuerdo resultados

Formatos diligenciados (información

exógena nacional, distrital, reporte

CHIP, Declaración de ingresos y

patrimonio, Conciliación Fiscal,

Renovación Cámara y Comercio y

Renovación Registro Único de

Proponentes).

Revisar que la información dilegenciada en los formatos se encuentre de acuerdo a la información

contable.

Obligacion, Desembolso y soportes. Revisar que la causación y sus soportes estén de acuerdo a la norma contable y tribjutaria.




Plantilla de indicadores Plantilla de indicadoresGestión HSEQ

Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados. Verificar

Seguimiento al proceso, matriz

gestión del riesgo, matriz dofa y

estrategias,.



externa

Conciliar ejecución presupuestal vs información contableInforme avance ejecución de

proyecto

CONTABILIDAD


Versión: 6.0

Código: CO-CA-001

Fecha:22/01/2019

INDICADORES DE



gestión GH-MT-009



002

Ver matriz de requisitos legales

PE-MT-005


riesgo CO-MT-002

Elaboró Revisó Anderson Romero - profesional del SIG AprobóCoordinador de Operaciones Contables y Financieras-Katherin

Perez


Revision por la Direccion, Revisoria fiscal y Auditoria Interna, Auditoria interna SIG, Auditoria externa SIG,

Seguimiento acciones correctivas preventivas y de mejora, seguimiento indicadores de gestion, seguimiento matriz

gestion del riesgo, Dofa, conciliaciones entre procesos, entes de contrl(contraloria general de la republica,

Contaduria general de la nacion, Direccion de impuestos y aduanas)

Coordinador de Operaciones Contables y Financieras-

Katherin Perez

RECURSOS

Recursos Tecnológicos (Hardware,

software) herramientas tecnolígicas

(SIGECA, PANDA, Plataforma SIG,

Internet)

Recursos Humanos (Personal

competene para el desarrollo del

proceso)

Recursos Económicos

Papeleria, puestos de trabajo

Tipo de Proceso



14001:20156.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1, 10.2, 10.3 Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.5.4, 4.5.5


2015

2.2.4.6.10, 2.2.4.6.33,

2.2.4.6.34.



Junta Directiva. Planear Planeación de eventos. Desarrollo Gremial.

Presupuesto PlanearCronograma de distribución

presupuestalDesarrollo Gremial.

Norma NTC ISO

9001:2015

Norma NTC ISO

14001:2015

PlanearRiesgos y oportunidades del

procesoDesarrollo Gremial.

Recaudo

Desarrollo Gremial

Oficinas departamentales

Planes, proyectos y

programas (Unidad

Técnica)


Desarrollo Gremial

Desarrollo GremialCronograma de distribución

presupuestal

Hacer Realizar y publicar la revista frutas y hortalizas. Revista frutas y hortalizas

Información del subsector y oficinas

departamentales.

Acta de reunión Desarrollo Gremial.


Todos las partes interesadas.

DESARROLLO GREMIAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL

Planear los congresos y otros eventos para difusión y divulgación de información del subsector

Hortifrutìcola.

ENTRADA

Versión: 13.0

Código: DG-CA-001

Fecha: 21/01/2019

ACTIVIDAD


Profesional de Gerencia, Auxiliar Desarrollo Gremial, Coordinador de Prensa y ComunicacionesGerente General

MisionalRealizar la vinculación de asociados, promoción de eventos, apoyo gremial, representatividad en el subsector y

difusión de información para el subsector

4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,

6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,

7.5.3.2, 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3.1,

8.2.3.2, 8.2.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3,

8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7.1, 8.7.2,

9.1.1, 9.1.2, 9.1.3, 10.1, 10.2.1,

10.2.2, 10.3

SALIDA PROCESO



ENTRADA PROCESO

Presupuesto aprabado.

Articulo de recaudo

Información de los eventos

realizados y a realizar.

Temas actualidad subsector

hortifruticola

Información de promoción al

consumo de frutas y hortalizas

Información subsector a nivel

internacional.

Acuerdos presupuestales Establecer plan presupuestal para la publicación de la revista frutas y hortalizas.

Matriz DOFA, Matriz contexto e

identificación de partes interesadas.Identificar riesgos y oportunidades del proceso


departamentales.

Hacer Realizar comité editorial para aprobación de la temática.

Resultados de proyectos ejectuados

DESARROLLO GREMIAL


Versión: 13.0

Código: DG-CA-001

Fecha: 21/01/2019

Planes, proyectos y

programas


Desarrollo Gremial

Desarrollo Gremial

Presupuesto

Planeación Estratégica HacerActa asamblea departamental

Acta asamblea nacionalDesarrollo Gremial

Desarrollo Gremial Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Gestión HSEQ Hacer







controles.


Desarrollo Gremial


Gestión HSEQ

Asociado potencial HacerActa junta directiva.

Afiliación de asociadosDesarrollo Gremial

Entes nacionales,

gubernamentales,

departamentales,

municipales

Hacer Participaciòn y representacón Desarrollo Gremial

Desarrollo Gremial Hacer Encuesta satisfacción de eventos Desarrollo Gremial

Asociados

Desarrollo Gremial

Gestión HSEQ


Desarrollo Gremial

Presupuesto aprabado.

HacerRealizar los congresos y/o eventos para difusión y divulgación de información del subsector

Hortifrutìcola.Listado asistencia eventos.

Revista frutas y hortalizas.

Página web de Asohofrucol

Redes sociales de Asohofrucol.

Todos las partes interesadas.

Planeación de eventos.


departamentales.

Software Desarrollo Gremial Desarrollo Gremial

Estatutos Preparar y realizar asambleas nacionales y departamentales.

Afiliación de asociados

Actualización información asociados.

Mantener actualizada la base de datosHacer









oportunidades

Información de proyectos

Hacer Crear estrategias y/o ejecutar proyectos de difusión y comunicación dentro del subsector.

Verificar


Aprobar y realizar la vinculación de asociados.

Representar el gremio en diferentes escenarios de interés para el subsector y participar en la

creación de lineamientos sectoriales.

Realizar la evaluación de la satisfación de los asistentes a los eventos desarrollados.




Plantilla de indicadores

Encuesta satisfacción de eventos

Solicitud de asociación.

Invitaciones a eventos del subsector

hortifrutìcola

Plantilla de indicadoresGestión HSEQ

Planeación EstratégicaMedir el desempeño del proceso y analizar resultados.

DESARROLLO GREMIAL


Versión: 13.0

Código: DG-CA-001

Fecha: 21/01/2019

Asociados


Desarrollo gremial

Gestión HSEQ

INDICADORES DE



gestión GH-MT-009



002


PE-MT-005


riesgo DG-MT-002




007

Elaboró RevisóAnderson Romero - profesional

del SIGAprobó

RECURSOS

Anotar todos los recursos que se tienen

para la operación eficaz del proceso

Salidas no conformes, seguimiento

al proceso, matriz gestión del riesgo,

matriz dofa y estrategias.

Actuar

Gerente General - Álvaro Palacio


Auditoria revisoria fiscal.

Auditoria Interna.

Auditoria Externa.


Seguimiento matriz de gestión del riesgo.

Seguimiento matriz DOFA.

Asamblea Nacional.

Comité Editorial

Base de datos asociados

Ximena Lozano - Profesional de Gerencia



Gestión HSEQ


Quejas, sugerencias, reclamos,

encuestas de satisfacción



externa

Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.

Tipo de Proceso



14001:2015

6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1, 10.2,

10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015

2.2.4.6.10, 2.2.4.6.13,

2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34.



Todos los Procesos Planear Acta de reunión Gestión Documental

Norma NTC ISO

9001:2015

Norma NTC ISO

14001:2015

Planear Matriz de gestión del riesgo Gestión Documental

Gestión Documental

Tecnología de la

Información

HacerSeguridad de la documentacion y la

informaciónTodos los procesos.

Comité Interno de Archivo Hacer

Actas de Reunion Tablas de

retención documental manual

general de archivo e instructivo

general de alistamiento.

Todos los procesos.

Todos los Procesos HacerDocumentos radicados planillas de

control de correspondencia.Todos los procesos.

Todos los Procesos HacerTransferencia de unidades

DocumentalesTodos los procesos.

Gestión Documental HacerIncidencia y reporte en aplicativo

GLPITodos los procesos.

Gestión Documental Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Atender los requerimientos de consulta y préstamos documentales

Cumplir con las directrices del manual general de archivo para el tratamiento de la información plasmada en

los documentos y el buen uso de las herramientas tecnológicas en concordancia a Índice Información

clasificada y reservada y la Política de tratamiento de datos personales

Seguridad de la Información y

manipulación del recurso tecnológico.

Versión: 7.0

Código: GA-CA-001

Fecha: 22/01/2019

ACTIVIDAD


Auxiliar DocumentalGestor de Gestión Documental

Soporte

Aplicar eficaz, eficiente y efectivamente los procesos archivisticos de organización, alistamiento, consulta, conservacion y

disposicion final de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, ciclo vital del documento,

tablas de retención documental y la normatividad archivistica vigente.

4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2, 6.3,

7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1,

9.1.3, 10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3

Entrega de documentos a procesar

GESTIÓN DOCUMENTAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

ENTRADA

Normatividad archivística, Tabla de

Retencion Documental para unificar

criterios sobre la Gestion Documental

ENTRADA PROCESO

Garantizar el cumplimiento de las tablas de retención documental y garantizar el cumplimiento de la

normatividad archivística aplicable, creando las directrices para la buena custodia, conservación y manejo

de la información física y digital.





riesgo)

Documentos a radicar

Establecer el plan de trabajo para el equipo de acuerdo a los documentos entregados a procesar.

Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.Matriz DOFA, caracterización del proceso

gestión documental.

Organizar y transferir los archivos de gestión al archivo central y los archivos históricos al archivo general

de la nación cuando hayá lugar.

Recibir y radicar los documentos de ingreso en la entidad. Así como clasificar y distribuir la documentación

recibida en su respectivo proceso.

Analizar, evaluar y valorar el riesgo

Préstamo de Unidades Documentales

Transferencia documental

Versión: 7.0

Código: GA-CA-001

Fecha: 22/01/2019

GESTIÓN DOCUMENTAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión HSEQ Hacer








Gestión Documental


Gestión HSEQ

Gestión Documental VerificarInforme Mensual y Trimestral de

Producción

Dirección Administrativa -

Gestión Documental

Gestión HSEQ


Archivo General de la

Nación AGNVerificar

Tablas de retención documental y

manual general de archivo.

Comité interno de archivo y

todos los procesos de la

organización.

Comité Interno de Archivo VerificarTransferencia de unidades

Documentales al archivo centralTodos los procesos.


Gestión Documental

Gestión HSEQ

INDICADORES DE



gestión GH-MT-009

Ver matriz de requisitos

legales PE-MT-005



002


riesgo GA-MT-002

Ver matriz de identifación de


valoraración de riesgos y

determinación de controles GH-

MT-007

Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG. AprobóGestor de Gestion Documental - Laura Fernanda Jimenez

CortesGestor de Gestion Documental - Laura Fernanda Jimenez Cortes

Realizar el seguimiento periódico a las actividades operativas del proceso en el manejo de los documentos.

RECURSOS

presupuesto


Auditoria Interna

Auditoria Externa

Revision por la Direccion

Seguimiento de Indicadores de Gestion

Seguimiento de Acciones Preventivas correctivas y de mejora

Informe mensual de alistamiento documental: Informe Mensual y Trimestral de Producción

Módulo de consultas documentales GLPI


Cuantificación de las actividades

ejecutadas en el proceso





Tablas de Retención Documental y Manual

general de ArchivoVelar por el cumplimiento de los lineamientos establecidos para el control de la documentacion del proceso

Seguimiento al proceso, matriz de gestión

del riesgo, matriz DOFA y estrategias.

Informe de auditoria interna o externa

Dar cumplimiento con la normatividad vigente en pro de la preservación documental dentro de la

organización.




Programa uso eficiente energia, programa

uso eficiente agua, programa prácticas

sostenibles.

Normativa aplicable a entidades privadas

con funciones públicas.

Gestión HSEQ


Gestión HSEQ

Planeación EstratégicaVerificar Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadores

Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.Reporte de acciones correctivas,



Tipo de Proceso

Participantes del

proceso:


14001:2015

4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2,

5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 7.1,

7.3, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3

Requisitos OHSAS 18001:20074.1, 4.2, 4.4.1, 4.4.4, 4.4.5,

4.5.4, 4.5.5, 4.6


2015

2.2.4.6.5, 2.2.4.6.6, 2.2.4.6.7,

2.2.4.6.8, 2.2.4.6.8. literal 1 y

4, 2.2.4.6.10, 2.2.4.6.18,

2.2.4.6.30, 2.2.4.6.33,

2.2.4.6.34, 2.2.4.6.36



Asamblea Nacional de

Delegados


Planear Despliegue Estratégico Todos los procesos

Norma NTC ISO

9001:2015

Norma NTC ISO

14001:2015

PlanearMatriz contexto e identificación de

partes interesadas.Todos los procesos

Norma NTC ISO

9001:2015

Norma NTC ISO

14001:2015

Planear Matriz de gestión del riesgo Planeación Estratégica

Presupuesto - todos los

procesos Planear

Presupuesto anual de inversión

del FNFH aprobado.

Presupuesto de Asohofrucol

aprobado

Todos los procesos

Planeación Estratégica Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Planeación Estratégica HacerEjecución presupuestal

(obligaciones)Todos los procesos

Gestión HSEQ Hacer







controles.



Gestión HSEQ

Presupuesto anual de inversión del FNFH

aprobado.

Presupuesto de Asohofrucol aprobado

Proporcionar los recursos necesarios a cada proceso.


Matriz DOFA, Matriz contexto e identificación de

partes interesadas.Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.

Revisar y aprobar el presupuesto anual de inversión del FNFH y el presupuesto de Asohofrucol.


Matriz de identificación de peligros, evaluación y

valoración de riesgos y determinación de

controles.

Programa uso eficiente energia, programa uso

eficiente agua, programa prácticas sostenibles.

Matriz de gestión del riesgo

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Identificar las partes interesadas, determinación de las necesidades y expectativas pertinentes

de las partes interesadas hacia Asohofrucol,

ENTRADA

Lineamientos de la Asamblea Nacional de

Delegados.

Estatutos de Asohofrucol

Presupuesto anual de inversión del FNFH.

Presupuesto de Asohofrucol.

Establecer y/o actualizar el despliegue estratégico (Misión, Visión, Valores Corporativos,

Objetivos Estratégicos, Política Organizacional y Objetivos de gestión integral de la Asociación.

Comprensión de las necesidades y expectativas

de las partes interesadas.



Versión:10.0

Código: PE-CA-001

Fecha:14/09/2018

ACTIVIDAD


Profesional de Gerencia, Junta DirectivaGerente General

EstratégicoProporcionar los lineamientos para el direccionamiento estratégico de la Asociación, así como la asignación de recursos

necesarios en todos los procesos para garantizar el cumplimiento de Política Organizacional.

4.1, 4.2, 4.3, 4.4.1, 4.4.2, 5.1.1, 5.1.2, 5.2.1,

5.2.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7.1.1,

7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3,

9.3.1, 9.3.2, 9.3.3, 10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3

SALIDA PROCESOENTRADA PROCESO



Versión:10.0

Código: PE-CA-001

Fecha:14/09/2018

Recaudo

Planes, Proyectos y

Programas

Desarrolllo Gremial


Planeación estratégica

Gestión HSEQ

Todos los procesos

Presupuesto VerificarAcuerdos presupuestales

Informes de ejecución financieraPlaneación Estratégica.

Gestión HSEQ



Gestión HSEQ



Gestión HSEQ


Realizar seguimiento a la ejecución presupuestal





Información del valor comprometido del

presupuesto asignado a Asohofrucol y al FNFH



Satisfacción y retroalimentación de las partes

interesadas.

Acta revisión por la direcciónPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Desempeño de los procesos y conformidad de

los servicios (Resultados indicadodores de

gestión), cambios que pueden afectar el SIG.

recomendaciones para la mejora,

Verificar

Revisión por la Dirección, Salidas no conformes,

seguimiento al proceso, matriz gestión del

riesgo, matriz dofa y estrategias. Actuar


Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.

Desempeño de los proveedores externos.

Hacer / Verificar Realizar la revisión por la dirección y el análisis del desempeño del sistema de gestión integral.

Despliegue estratégico, acciones de seguimiento

de revisiones anteriores por la dirección previas.

Estado de las investigaciones de incidentes de

trabajo, accidentes de trabajo y enfermedades

laborales, acciones correctivas, preventivas y de

mejora, informe de auditoría interna y/o externa,

evaluaciones de cumplimiento con los requisitos

legales aplicables y otros requisitos que la

organización suscriba, participación del personal

en SGSST, plan anual de trabajo SGSST,

eficacia de los controles operacionales,



Versión:10.0

Código: PE-CA-001

Fecha:14/09/2018

INDICADORES DE



Gestión GH-MT-009



002


PE-MT-005


riesgo PE-MT-007




007

Elaboró Revisó Coordinadora HSEQ - Lady Jiménez Aprobó Gerente General - Álvaro Palacio


Revisión por la dirección.

Auditoria Interna

Auditoria Externa



Seguimiento matriz de gestión del riesgo, DOFA y estrategias.

Evaluación cumplimiento de requisitos legales y otros que suscriba la organización.

Seguimiento a la ejecución presupuestal.

Profesional de Gerencia - Ximena Lozano, Profesional de Apoyo

Administrativo - Anderson Romero, Coordinadora HSEQ - Lady

jimenez

RECURSOS

Equipos de cómputo, hardware,

software, internet, puestos de trabajo,

sala de juntas, personal competente

para el desarrollo del proceso,

papeleria.

Recursos económicos para el desarrollo

de todos los procesos.

Versión: 14.0

Código: PP-CA-001

Tipo de Proceso



14001:2015

6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,

10.2, 10.3 Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015 2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34.



Entidades o actores públicos o privados ,

organismos de cooperación internacional

(cofinanciadores)

Planear Base de datos de convocatorias Planes, programas y proyectos

(Formulación de proyectos)

Productores y organizaciones PlanearAspecto problemática a resolver, en el documento de

proyectoProductores y organizaciones

Entidades gubernamentales que registran

información del sector agrícolaPlanear

Consolidación de bases de datos del sector

confiables y actualizadas

Planes, programas y proyectos


Planes, programas y proyectos (Ejecución

de proyectos)Planear Registros para ser usados en futuras iniciativas



Todos los procesos PlanearSolicitud por correo eléctronico a las diferentes

procesos



Planes, Proyectos y Programas Planear Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Entidades o actores públicos o privados,


(cofinanciadores)

Hacer

Perfil y/o documentos del proyecto

Ficha de presentación de proyectos al FNFH (cuando

aplique) o Ficha de solicitudes de apoyo proyectos

de difusión y divulgación.

Actas de reunión y/o correos electrónicos.

Entidades públicas y privadas

cofinanciadoras,organismos de

cooperación internacional

Productores y/ o organizaciones HacerCorreo de comunicación al interesado acerca de los

ajustes necesariosProductores y/o organizaciones

Profesional de operaciones técnicas formulador.

Coordinador de Proyectos Estrategicos, Coordinador Financiero de Proyectos, Coordinador de Prensa y Comunicaciones, Profesional de Operaciones

Técnicas - Supervisor Técnico, Profesional de Operaciones Administrativas y Financieras, Coordinadora de Seguimiento y Control Técnico, Coordinadora

de Operaciones Financieras, Profesional de Apoyo Seguimiento y Control Jurídico.

Director Gestión Economica y Empresarial -

Ejecución , Director Técnico y Formulación

y Director de Seguimiento y Control de

proyectos.

MisionalGestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos.

4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,

6.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1,

7.5.3.2, 8.1, 8.2.1, 8.2.2, 8.2.3.1,

8.2.3.2, 8.2.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3,

8.5.4, 8.5.5, 8.5.6, 8.6, 8.7.1, 8.7.2,

9.1.1, 9.1.2, 9.1.3, 10.1, 10.2.1,

10.2.2 y 10.3

SALIDA PROCESO



PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS Fecha: 21/01/2019

ENTRADA PROCESO


Términos de referencia , pliegos de

condiciones, necesidades u

oportunidades de Entidades

Territoriales, y convocatorias entre

otros

Elaborar el oficio de presentación del proyecto o propuesta y radicar o enviar por correo a la entidad

correspondiente.

Realizar preguntas relacionadas con la convocatoria y asisitir a las reuniones de socialización

convocadas por la entidad respectiva y/o se envía correo electrónico.

Proyecto en documento, perfil o

Ficha del FNFH

Documentos legales, técnicos y

financieros de Asohofrucol para la

presentación de propuestas y

proyectos

Reflexionar y analizar críticamente sobre los factores que pueden haber afectado positiva o

negativamente la ejecución los proyectos desde la formulación .

Realizar los ajustes técnicos, financieros y/o jurídicos pertinentes.

Identificar los documentos necesarios para la presentación de una propuesta en las convocatorias

nacionales y de cooperación internacional , o modalidades de contratación pública


oportunidades

Acta de lecciones aprendidadas y

presentación



oportunidades de Entidades

Territoriales, y convocatorias entre

otros

Identificar convocatorias nacionales y de cooperación internacional, o modalidades de contratación

pública que atiendan las iniciativas oportunidades o necesidades del sector.

Idenfiticación de las necesidades y/o

oportunidades

Identificar la idea de proyecto a partir de la revisión de una problemática o necesidad del sector

a través de medios como: diagnósticos existentes del sector,

orientaciones de las fuentes de financiamiento, políticas públicas, planes de desarrollo, entre

otras, fuentes primarias y secundarias).

Bases de datos de cifras del sector

en aspectos productivos (área,

producción, rendimientos, entre

otros)

Identificar diagnósticos, estadísticas de diferentes lineas productivas.

ACTIVIDAD


ENTRADA

Versión: 14.0

Código: PP-CA-001 PLANES, PROYECTOS Y PROGRAMAS


Entidades gubernamentales que registran

información del sector agrícolaHacer

Documentos y estadísticas

Bases de datos

Entidades públicas y privadas

cofinanciadoras,organismos de

cooperación internacional

Todos los procesos Hacer Compilación en carpetas digitalesPlanes, programas y proyectos


Planes, programas y proyectos (Ejecución

de proyectos)Hacer

Perfil y/o documentos del proyecto

Ficha de presentación de proyectos al FNFH (cuando

aplique) o Ficha de solicitudes de apoyo proyectos

de difusión y divulgación.



Gestión HSEQ Hacer

Prevención de incidentes y accidentes de trabajo,



valoración de riesgos y determinación de controles.


Planes, proyectos y programas


Gestión HSEQ

Entidades o actores públicos o privados,


(cofinanciadores)

VerificarActa de reunión comité de priorización de proyectos y

acta de reunión JD-FNFH y/o convenio firmado.Planes, programas y proyectos

Productores y organizaciones VerificarActa de reunión comité de priorización de proyectos y

acta de reunión JD-FNFH y/ o convenio firmado.




(formulación)

Tercera entidad.

PlanearFormato plan operativo diligenciado.

Anexo 2.


(ejecución)


(formulación)

Tercera entidad.

Hacer

Solicitud de creación de circuito del proyecto.

Radicación de documentos legales (proyecto, contrato

+ póliza, acta de inicio entre otros) y factura del primer

desembolso de la tercera entidad que ejecuta.

Presupuesto.

Tecnología de la información,

Contabilidad.

Unidad de Seguimiento y Control

Proyectos.

Tercera entidad.




oportunidades de entidades

territoriales, y convocatorias entre

otros

Evaluar si la iniciativa, situación problemática o necesidad se enmarca dentro de los objetivos del

PNFH, Planes de desarrollo a nivel nacional, departamental o municipal, otros.

Evaluar la propuesta y pertinencia técnica y financiera del proyectoProyecto en documento, perfil o

Ficha del FNFH

Ejecutar planes, programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y ejecutados por terceras

entidades.

Acta de lecciones aprendidadas y

presentación

Aplicar en la formulación de nuevos proyectos, los aprendizajes teniendo en cuenta los aciertos y

errores por causa de la formulación.

Bases de datos de cifras del sector

en aspectos productivos (área,

producción, rendimientos, entre

otros)

Analizar y utilizar la información de los diagnósticos, estadísticas de diferentes lineas productivas en

la elaboración de propuestas.

Documentos legales, técnicos y

financieros de Asohofrucol para la

presentación de propuestas y

proyectos

Actualizar los documentos legales, técnicos financieros de Asohofrucol







Acta de junta FNFH de aprobación

del proyecto.

Ficha presentación proyecto.

Documentos legales

Revisar el documento de la ficha o propuesta del proyecto, su presupuesto y generar el Plan

operativo, si es un proyecto del FNFH en el formato de Asohofrucol y si es un proyecto de otra fuente

de financiación en el formato entregado por la entidad.

Acta de junta FNFH de aprobación

del proyecto.


Documentos Legales

Versión: 14.0



PPP-Unidad Técnica de proyectos

(formulación).

PPP- Unidad de Seguimiento y Control de

Proyectos.

Productores.

Planeación Estratégica , Contabilidad,

Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la

Información, Talento humano,

Contratación y Compras, Gestión

Documental y Gestión HSEQ. PPP-

Unidad Técnica de proyectos

(Comunicaciones).

Entidad Cofinanciadora.

Hacer

Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.

Certificados de cumplimiento de contratistas y

proveedores.

De acuerdo a las necesidades del proyecto se utilizan

los formatos correspondientes como Acta entrega de

bienes y servicios, listados de asistencia, fichas de

inscripción, fichas de diagnóstico, fichas de asistencia

técnica entre otros.

Transferencia documental.

Solicitud de cierre de proyecto.

Modificaciones (Prorrogas/Adiciones/Reducciones).

Lecciones aprendidas.

PPP-Unidad de Seguimiento y

Control Proyectos.

PPP-Unidad Técnica de

proyectos(Comunicaciones).

Auditorias Externas.

Productores beneficiarios de

proyectos.

Junta directiva de Asohofrucol y

FNFH.

Entidades cofinanciadoras.

Planeación Estratégica ,

Contabilidad, Presupuesto,

Tesorería, Tecnología de la

Información, Talento Humano,


Documental y Gestión HSEQ.


proyectos (Formulación).

Desarrollo Gremial.

Productores y otros actores públicos o

privados.

Recaudo.

PPP-Unidad Técnica de Proyectos

(formulación/ejecución) y Unidad Técnica

de seguimiento y control de proyectos.

Tecnología de la Información,

Contratación y Compras.

Hacer

Artículos, videos, revista Frutas y Hortalizas, boletines,

pendones entre otros.

Publicaciones, boletines, presentaciones. Manual de

marca.

Eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre

otros).

Comportamiento y tendencias del sector.

Productores, Recaudadores,

Entidades del sector público y

privado nacionales e

internacionales, Junta Directiva

del FNFH y de Asohofrucol.

Planeación Estratégica,

Contabilidad, Presupuesto,

Tesorería, Tecnología de la

información, Talento humano,


documental y Gestión HSEQ.

Cliente interno, externo y partes

interesadas.Hacer Respuesta a consultas técnicas.

Todos los procesos, cliente

externo y demás partes

interesadas.


(ejecución-equipo técnico de los

proyectos).

Terceras entidades

Verificar

Aprobación de informes y pagos.

Actas de reunión. Desiciones sobre la ejecución.


Proyectos (ejecución).

Terceras entidades


(ejecución).

Terceras entidades

Actuar Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.


Proyectos (ejecución).

Terceras entidades

Acta de junta de aprobación del

proyecto.


Convenio, propuesta, contratos.

Instructivo de archivo.

Acompañamiento en la difusión y

divulgación.

Ejecutar planes programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y ejecutados por Asohofrucol.

Ejecutar de proyectos marco ejecutados por Asohofrucol y derivados ejecutados por terceros,

financiados por el FNFH.

Ejecutar planes programas y proyectos financiados por fuentes diferentes al FNFH y ejecutados por

Asohofrucol.

Información del sector.

Resultados del proyecto.

Noticias.

Informes de avances técnicos y

financieros.

Informes finales.

Difundir y socializar los resultados de Planes, Programas y Proyectos.

Redactar y editar artículos y boletines.

Elaborar y diseñar cartillas, pendones y otro material divulgativo. Realizar entrevistas.

Logística de eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros).

Gestionar la imagen corporativa y manual de marca.

Análizar información y datos estadísticos.

Actas de reunión. Desiciones sobre

la ejecución.Tomar las acciones pertinentes según las desiciones del Comité y el seguimiento a proyectos.

Requerimiento de consultas. Tramitar y direccionar las consultas técnicas.

Informes de equipo técnico de los

proyecto.

Revisar los informes de los contratistas y soportes de ejecución.

Participar en comités de los proyectos / reuniones del equipo técnico para hacer seguimiento a

proyectos.

Versión: 14.0




(Seguimiento y Control)Planear Plan de Seguimiento y control de proyectos Ejecutor

PlanearInstructivo con la metodologia del seguimiento técnico,

financiero y legal al proyectoEjecutor

Informe de visita de Seguimiento y control técnico Ejecutor

Informe de visita de campo Ejecutor

Matriz de seguimiento y control Ejecutor

Acta de visita de seguimiento y control Ejecutor

Informe Seguimiento y Control Financiero a Proyectos Ejecutor

Informe de Visita Seguimiento y Control Financiero Ejecutor

Matriz de seguimiento y control Ejecutor

Matriz Contractual

Informe de Seguimiento y Control Financiero a

Proyectos.

Ejecutor

Para Terceros:

Cuadro de Legalizaciones

Ficha Aprobación Desembolso

Factura Desembolso

Procedimiento de pagos.

Entidad Ejecutora. ActuarInforme con plan de choque y soportes que subsan

las observaciones Ejecutor

Verificar Informe de Resultados Técnico Final.

VerificarInforme de Seguimiento y Control Financiero a

Proyectos Final.

Actuar

Actuar

Entidades Ejecutoras. ActuarActa de Liquidación/ Acta de Terminación/ acta de

Cierre.

Gestión Documental (Radicación

Procedimiento de Pagos)

Planes, Proyectos y Programas Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Gestión HSEQ Hacer

Prevención de incidentes y accidentes de trabajo,



valoración de riesgos y determinación de controles.


Planes, proyectos y programas


Gestión HSEQ









oportunidadesAnálizar, evaluar y valorar el riesgo

Acta de Liquidación/ Acta de

Terminación/ Acta de Cierre

Suscritas.

Realizar el cierre de Seguimiento y control, Administrativo y Contable del Proyecto.

Informe Final de Ejecución Técnica

y Financiero.

Proyecto Aprobado, Convenio

revisado y aceptado.Elaborar el Plan de seguimiento y control a proyectos

Elaborar instructivo para el seguimiento y control

Entidad Ejecutora

PPP SyC (Liquidación).


(Seguimiento y Control)Realiazar proyección Acta Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre.

Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de

Cierre.Entidad Ejecutora


(Seguimiento y Control)

Plan de Seguimiento y Control a

Proyectos. Visitas de Seguimiento y Control Tecnico y de campo

Visitas de Seguimiento y Control Financiero

Visita de Seguimientto y Control Legal

Entidad Ejecutora. Efectuar revisión de avance ejecución técnica y financiera.

Informe de Avance Financiero.

Informe de Seguimiento y Control

Financiero a Proyectos Final.

Realizar revisión final de ejecución técnica y financiera

Revisión Final de ejecución técnica y financiera

Informe de Resultados Técnico

Final.

Observaciones Informes El ejecutor diseña plan de choque y acciones documentadas que subsanan las observaciones dadas

por la Unidad de Segumiento y Control.

Informes de Avance técnico.

Hacer / Verificar

Verificar

Entidad Ejecutora.

Versión: 14.0



Gestión HSEQ


Cliente externo


Planes, Proyectos y Programas

Planes, Proyectos y Programas

Gestión HSEQ

INDICADORES DE

GESTIÓNDOCUMENTOS Y REGISTROS RIESGOSSEGUIMIENTO Y MONITOREO

1) Seguimiento indicadores de gestión. 2)Base de datos de formulación de proyectos, 3) Cronograma de publicaciones de

la revista y formato de cumplimiento de la labores de comunicaciones;

Programación de las visitas de seguimiento y control para la ejecución del proyecto y fechas de entrega de informes

técnicos y financieros por parte del ejecutor; 5) Documento donde se reporta el avance de ejecución financiera de los

proyectos, verificado en los informes financieros entregados por el ejecutor y/o la visita respectiva; 6) Formato donde se

da la aprobación técnica y financiera de un determinado desembolso a los ejecutores terceros, en él se dan los

porcentajes de avance técnico y financiero requeridos contractualmente, con sus respectivas recomendaciones,

observaciones y alertas; 7) Documento final del seguimiento técnico realizado al proyecto en toda su ejecución, donde se

da el porcentaje final técnico para su posterior liquidación;

8) Documento de terminación que agrupa los conceptos legales, técnicos y financieros globales de la finalización del

proyecto (Asohofrucol); 9) Seguimiento y control de la Dirección Técnica y Formulación, Dirección de Gestión Económica

y Empresarial, Dirección Administrativa y Financiera y Gerencia General;

9) PPP-la Unidad Técnica de Proyectos (ejecución) utiliza la herramienta del plan operativo del proyecto para hacer la

planificación y el seguimiento de las actividades, control técnico y financiero, programación de informes, control de

desembolsos, control de equipo técnico, control de proveedores, matriz de riesgos y lecciones aprendidas. base de datos

de proyectos Asohofrucol por año;




Plantilla de Indicadores Plantilla de indicadoresGestión HSEQ


Reporte de acciones correctivas, preventivas y de

mejora

Gestión HSEQ


Matriz de gestión del riesgo

Quejas, sugerencias, reclamos,

encuestas de satisfacción



externa

RECURSOS

Verificar

Salidas no conformes, seguimiento

al proceso Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.

Humanos

Económicos

Tecnológicos y Técnicos

Ver Matriz Indicadores

de gestión GH-MT-009

Ver Listado Maestro de Documentos y Registros GH-

FT-002

Ver Matriz de Requisitos Legales PE-MT-005

Ver matriz de gestión del riesgo

PP-MT-002

10) Directrices y lineamientos para el seguimiento y control de proyectos cofinanciados con los recursos del Fondo

Nacional de Fomento Hortifrutícola; así como la estructura operativa de la unidad, las funciones, procedimientos, formatos,

instructivos y demás responsabilidades de la Unidad de Seguimiento y Control; 11) Documento que recopila el avance de

ejecución técnica de los proyectos, verificado en la visita de seguimiento con sus respectivas observaciones y

recomendaciones; 12) Formato donde se reporta al proceso de contabilidad, el monto y porcentaje legalizado de un

determinado desembolso dado a un ejecutor tercero en calidad de anticipo; 13) Documento final del seguimiento y control

financiero al proyecto, donde se dan los resultados finales, (valor total ejecutado, saldo si lo hay y porcentaje final

financiero), para su posterior liquidación; 14) Documento de liquidación o terminación que agrupa los conceptos legales,

técnicos y financieros globales de la finalización del proyecto. 15) Auditorias entes de control 16) Auditorias Internas 16)

Auditorias Externas, Revisión por la dirección; 17) Seguimiento acciones correctivas preventivas y de mejora; 19)

Encuestas de satisfacción.

Versión: 14.0



Elaboró RevisóAnderson Romero - Profesional del

SIGAprobó

Jesus Rivera (Director Técnico y formulación) ; Martha Orozco (Director Gestión

Economica y Empresarial - Ejecución ); Jordan Alegría ( Director de Seguimiento y

Control de proyectos)

Jesus Rivera (Director Técnico y formulación) ; Martha

Orozco (Director Gestión Economica y Empresarial -

Ejecución ); Jordan Alegría ( Director de Seguimiento y

Control de proyectos), Kalet Morat - Catalina Cuervo -

Coordinador de Proyectos Estrategicos

Tipo de Proceso



14001:2015

6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,

10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007

4.4.5,

4.5.4,

4.5.5

Requisitos Decreto 1072 de 2015

2.2.4.6.8. literal 4,

2.2.4.6.10,

2.2.4.6.33,

2.2.4.6.34.



Ministerio de Agricultura y

desarrollo rual

Todos los procesos

Junta Directiva de

ASOHOFRUCOL

Planeación estrategica

Todos los procesos

Todos los procesos PlanearAcuerdo de aprobación del

presupuesto trimestral

Todos los procesos PlanearRegistro del presupuesto en el

software

Presupuesto Planear Matriz de gestión del riesgo

Planeción estrategica

gestión HSEQ

Presupuesto

Presupuesto Hacer Matriz de gestión del riesgo


gestión HSEQ

Presupuesto

Todos los procesos Hacer

Requisición, requerimiento de

personal, solicitud de contratación

con visto bueno de presupuesto.

Todos los procesos

Acuerdos presupuestales,

presupuesto anual de ingresos y

gastos PAI


desarrollo Rural, Junta

Directiva del FNFH y auditoria

interna del FNFH. Todos los

procesos

Presupuesto del proceso o proyecto

Planearconsolidar y elaborar del presupuesto de ASOHOFRUCOL para la aprobación de la Junta Directiva

del FNFHPresupuesto de ASOHOFRUCOL

Junta Directiva de

ASOHOFRUCOL

Planeación Estratégica Todos

los procesos

Versión: 7.0

Código: PT-CA-001

Fecha: 22/01/2019

ACTIVIDAD


Profesional de Control Presupuestal de Recaudo, Profesional de control presupuestal y operaciones financieras, Profesional de Control

Financiero y presupuestal, Profesional de Operaciones Presupuestales.Coordinador de presupuesto

Soporte

1.Realizar el manejo adecuado del presupuesto tanto de ingreso como de gastos, efectuando el control y seguimiento y

realizando los ajustes o modificaciones necesarias de acuerdo al comportamiento presentado durante la vigencia.

2. Realizar el manejo y control fisico de los activos fijos.

4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2, 6.3,

7.1.1, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2,

9.1.1, 9.1.3, 10,1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3



PRESUPUESTO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTO

ENTRADA PROCESO

Verificar la dispobiblidad presupuestal para aprobación del tramite y generación del visto bueno de

disponibilidad presupuestal.

Identificar riesgos y oportinudades del proceso

ENTRADA

Resolución 09554 de 2000 por la cual se

aprueba el instructivo para la presentación

de los presupuestos y los proyectos de

inversión de los Fondos Parafiscales y

Pesqueros

estatutos y lineamientos para la elaboración

del presupuesto de ASOHOFRUCOL

Presupuesto del proceso o proyecto

Planear

Presupuesto apropado por proyecto o centro

de costosRegistrar el presupuesto del proyecto en el software panda y asignar el valor por cada rubro

Información de apropiación presupuestal

para el trimestre por proyecto o centro de

costos

Analizar la información, consolidar y elaborar el acuerdo de solicitud del presupuesto de ingresos y

gastos del trimestre

Consolidar y elaborar el presupuesto para posterior aprobación por parte de la Junta Directiva del

FNFH

Requisición, requerimiento de personal,

solicitud de contratación de personal de

prestación de servicios

Matriz de gestión del riesgo (riesgos y

oportunidades)Analizar, evaluar y valorar el riesgo


desarrollo Rural, Junta

Directiva del FNFH , auditoria

interna del FNFH, todos los

procesos

Matriz DOFA, Caracterización del proceso

Versión: 7.0

Código: PT-CA-001

Fecha: 22/01/2019

PRESUPUESTO


Contratación y Compras Hacer Comprometido presupuestal Contratación y Compras

Gestión Documental Hacer

Workflows de cuenta por pagar

con visto bueno y con registro

presupuestal (comprometido u

Contabilidad

Todos los procesos HacerDocumento de traslado o acuerdo

de ajuste presupuestal.


Desarrollo Rural

Auditoria Interna , Junta

Directiva FNFH, todos los

proceso (proceso solicitante).

Presupuesto HacerAcuerdo presupuestal de cierre de

ejecución presupuestal

Presupuesto, Auditoria Interna

del FNFH, Junta Directiva del

FNFH, Ministerio de

Agricultura, Entes de Control,

Todos los procesos

Contabilidad Hacer / Verificar Conciliación de activos fijos

Presupuesto, Contabilidad,

Auditoria Interna, Revisoria

Fiscal, Entes de Control

Contabilidad Hacer / Verificar ConciliaciónContabilidad

Presupuesto

Todos los procesos Hacer Acuerdo presupuestal.

Junta Directiva del FNFH,


Desarrollo Rural, todos los

procesos

Ejecutores de proyectos,

organismos de vigilancia y

control

Todos los procesos

HacerInforme de ejecución

presupuestal.

Ejecutores de proyecto, Unidad

de seguimiento y control

Organismos de vigilancia y

control

todos los procesos

Entidades de control

Talento humano Hacer

Registro de activo por responsable

en el modulo de activos del

software Panda

presupuesto y tecnologia de la

información

Todos los procesos HacerActa de entrega préstamo y estado

del activopresupuesto y tecnologia de la

información y tercero

responsable

Todos los procesos Hacer / VerificarActa de devolución y calificación

estado activo

presupuesto y tecnologia de la

información y tercero

responsable

Solicitud de apropiación trimestral de

recursos.Realizar la consolidación de presupuesto trimestral y elaborar el acuerdo presupuestal trimestral.

Necesidades de asignación, prestamo de

activos fijos

correo para creación de activo fijo y

asignación de responsableCreación de activo, asignación de responsable en software contable

Elaboración de informe de ejecución presupuestal

Asignación y elaboración de acta de entrega préstamo y estado del activo

Solicitud de informe de ejecución

presupuestal

Necesidades de devolución de activos fijos Recibir y calificar el estado del activo

formato conciliación entre presupuesto y

contabilidad

Cargar en el formato de conciliación los reportes de ejecución presupuestal, revisar, analizar y

aclarar las diferencias que se presenten por cada uno de los rubros

correo de notificación de que ya se

encuentra el libro auxiliar de activos del

periodo a conciliar en el formato de

conciliación de activos

Cargar la información de los activos en el formato de conciliación de activos fijos, analizar la

información, verificar que no se presenten diferencias entre la información de contabilidad vs

presupuesto y si las hay, informar al proceso de contabilidad para que se realicen los ajustes

correspondientes.

Solicitudes de modificación presupuestal.Concepto y elaboración del documento de modificación (documento de traslado interno o acuerdo

de ajuste presupuestal).

Informe de ejecución del trimestre conciliadoAnálisis de información y elaboración del acuerdo de cierre de ejecucion presupuestal del trimestre o

año

correo electronico informando la consulta de

contratos y órdenes de compra o de servicio

en carpeta compartida

Elaborar los comprometidos presupuestales.

Workflows de cuentas por pagar.Dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar registro presupuestal

(obligación).

Versión: 7.0

Código: PT-CA-001

Fecha: 22/01/2019

PRESUPUESTO


Gestión HSEQ Hacer








Presupuesto


Gestión HSEQ

Tecnologia de la información,

contabilidadVerificar Informe inventario de activos fijos

Contabilidad, Tecnología de la

Información, Audioria Interna y

Entes de Control

Gestión HSEQ



Presupuesto

Gestión HSEQ

INDICADORES DE



gestión GH-MT-009



002


MT-005


riesgo PT-MT-002



valoración de riesgos

Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinadora de Presupuesto - Gloria E. Torres Ortigoza Coordinadora de Presupuesto - Gloria Torres.

RECURSOS

Técnológicos (equipos de computo,

Software Panda y Sevenet)

Humano ( profesionales en carreras

administrativas)

Físicos (infraestructura de oficina, equipos

de comunicaciones)


Seguimiento mensual y trimestral a la ejecución presupuestal,

Seguimiento indicadores de gestión

Auditoria interna del SIG, Revisoria Fiscal (ASOHOFRUCOL), Audiotoria interna del FNFH, Auditoria externa del SIG, entes de

control, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, Seguimiento matriz de gestión del riesgo




Plantilla de Indicadores


Seguimiento al proceso, matriz de gestión

del riesgo, matriz DOFA y estrategias.


Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora. Reporte de acciones correctivas,


Gestión HSEQ


Verificar Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadoresGestión HSEQ


Equipos de computos, muebles y enseres

(activos fijos)Apoyar el proceso de verificación en la realización del inventario fisico de activos fijos




Programa uso eficiente energia, programa

uso eficiente agua, programa prácticas

sostenibles.


Tipo de Proceso

Participantes del

proceso:


14001:2015

6.1.1/6.1.2/6.1.4/10.1/10.2/

10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5/4.5.4/4.5.5


2015

2.2.4.6.10/2.2.4.6.33/2.2.4.6.3

4



Recaudo, junta directiva

del FNFH, planeación

estratégica

Entes gubernamentales

Entes externos Planear Bases de trabajo Recaudo

Congreso de la Republica PlanearBase de recaudadores

RecaudonetRecaudo

Recaudo Planear Cronograma de visitas Recaudo

Recaudo Hacer Notificación Recaudadores

Recaudador Hacer1. Acta de visita de seguimiento

2. Acuerdo de pagoRecaudador

Entidades Bancarias HacerReporte de ingresos por concepto

de cuota trasladadaContabilidad / Tesoreria

Recaudo HacerReporte de recaudadores en

mora por el trasladoRecaudo

Congreso de la republica y

MADRHacer Base de datos Recaudo

Gestión HSEQ Hacer







controles.


Planes, programas y

proyectos y Planeación

Estratégica

Gestión HSEQ

Programa nacional de recaudoJunta directiva FNFH y


Normatividad legal

Estudio pronóstico de recaudo

lineamientos de la junta directiva del FNFH

Base de datos recaudonet Notificar al recaudador la responsabilidad de realizar la retención.

Bases de trabajo Realizar el cronograma de visitas a recaudadores y potenciales recaudadores.

Planear Planear y estructurar el programa nacional de recaudo con base a las metas fijadas


RECAUDO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO

ENTRADA

Versión:12.0

Código: RE-CA-001

Fecha: 21/01/2019

ACTIVIDAD


Asesor Jurídico de Asohofrucol y del FNFH, abogado-Gestor de Recaudo, contador Gestor de Recaudo, Economista - Estadístico,

Profesional de Recaudo, Auxiliar de Recaudo, Auxiliar Operativo de Recaudo, Auxiliar Administrativo y Documental de Recaudo, Auxiliar

de Digitación de Recaudo.

Director de Recaudo

MisionalAdministrar de manera eficiente el recaudo de la contribución parafisal Cuota de Fomento Hortifrutícola, a través de la implementación de

estrategias conforme a la normatividad vigente.

4.4.1/4.4.1/5.3/6.1.1/6.1.2/6.2.2/6.3/7.1/7.5.1/7.5.2/7.5.3.1/7.

5.3.2/8.1/8.2.1/8.2.2/8.2.3.1/8.2.3.2/8.2.4/8.5.1/8.5.2/8.5.3/8.

5.4/8.5.5/8.5.6/8.6/8.7.1/8.7.2/9.1.1/9.1.2/9.1.3/10.1/10.2.1/1

0.2.2/10.3

SALIDA PROCESO



Realizar gestion eficiente sobre los recaudadores

Requerir los reportes de informacion de los traslados a los recaudadores y cargarla en el sistema

Recaudonet.

Cargar al sistema los traslados realizados por los recaudadores Reporte de ingresos de las consignaciones provenientes de

los sujetos obligados al recaudo

Administracion del reporte de informacion de la cuota

recaudada según Decreto Reglamentario 3748 de 2004

articulo 5° y 7° parágrafo 3

ley 118 de 1994

1. Meta de recaudo mensual

2. Reporte de ingresos por concepto de cuota trasladada

3. Normalizacion de los traslados

ENTRADA PROCESO

Realizar la identificación y vinculacion de los recaudadores potenciales

Bases de datosEstructurar actividades sobre el analisis de las bases de datos obtenidas de los entes externos

para identificacion de posibles sujetos de recaudo.

Matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración

de riesgos y determinación de controles.

Programa uso eficiente energia, programa uso eficiente

agua, programa prácticas sostenibles.

Auxiliares contables de compras y ventas e inventarios Realizar visita de auditoria contable

RECAUDO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO

Versión:12.0

Código: RE-CA-001

Fecha: 21/01/2019

Gestión HSEQ


Recaudador Actuar Procesos juridicos Recaudo

Cliente externo


Recaudo

Gestión HSEQ

INDICADORES DE



gestión GH-MT-009



002


PE-MT-005.


riesgo RE-MT-002



valoración de riesgos y

determinación de controles

GH-MT-007.

Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóJuan Carlos Gonzalez - Economista estadistico Director de Recaudo - Jorge Salas


Auditoría interna, Auditoría externa, revisión por la dirección, seguimiento de indicadores de gestión, seguimiento de acciones correctivas,

preventivas y de mejora, acta de seguimiento de visita, conciliaciones contables, entes de control, seguimiento procesos judiciales.




RECURSOS



Gestión HSEQ


Económicos, personal competente para

el desarrollo del proceso, tecnológicos

Verificar

Salidas no conformes, seguimiento al proceso, matriz

gestión del riesgo, matriz dofa y estrategias

Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.

Quejas, sugerencias, reclamos, encuestas de satisfacción





Omision de respuesta derechos de petición de solicitud de

informacionIniciar procesos juridicos y solicitud de pruebas extraprocesales

Tipo de Proceso



14001:2015

6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 10.1,

10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.5.4, 4.5.5


2015

2,2,4,6,10

2,2,4,6,33

2,2,4,6,34



Inversion de Cdts Planear Constitucion de CDTs Entidad Bancaria

Presupuesto Planear Matriz de gestión del riesgo


gestión HSEQ

Presupuesto

Contabilidad Hacer Dispersion del pago a la

parte interesada Proveedor - Contratista

MADR y/o Entidades

Públicas o privadas Hacer Recibo de Caja Contabilidad

Facturas menor cuantia

Todos los procesosHacer Elaboración de Cheque Tesoreria

Gestión Documental HacerConsolidación para

transferencia Gestion Documental

Todos los procesos HacerEntrega de acuse de recibido

al responsable

Entidaes externas MADR-

Bancos - EPS otras

Tesoreria Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Gestión HSEQ Hacer






valoración de riesgos y



Presupuesto


Gestión HSEQ

Entidad Bancaria Verificar Conciliación entre áreas Contabilidad - Presupuesto

Versión: 6.0

Código: TE-CA-001

Fecha: 22/01/2019

ACTIVIDAD


Auxiliar de Tesoreria, Auxiliar Técnico - Tesorería , Mensajero Coordinador de Tesoreria

Soporte

Lograr que los pagos y el manejo de los titulos valores de la Asociacion Hortifruticola de Colombia cumplan con los principios

de transparencia, eficiencia, eficacia y equidad, brindando el mejor servicio y atención al cliente interno y externo,

disponiendo de atencion rápida, confiable y actualizada.

4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,

6.3, 7.1.1, 7.1.6, 9.1.1, 9.1.3, 10,1

10,2,1 10,2,2

10,3



SALIDA PROCESO

TESORERÍA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA

Facturas de menor Cuantia Elaboración y/o autorización de caja menor

Documentos fisicos para pago Custodia de documentos fisicos para pagos o dispersiones

Certificados DECEVAL cdt´s

Ruta de Mensajeria

Validación en el sistema - Arqueos de Titulos

Entrega de sobres y/o documentos para radicación










oportunidades (Matriz de gestión del

riesgo)

Ingresos de dinero a Cuentas

Bancarias

ENTRADA PROCESO

Realizar el registro en el sistema Contable

Comité de inversion ( Gerente -

Director Adm - Coordinador

Tesoreria

Realizar el análisis de liquidez - Flujo de Caja - Presupuesto establecido

Facturas, Cuentas de cobro,

documentos equivalentes Elaborar comprobantes para la preparación y dispersión del pago

ENTRADA

Matriz DOFA, Caracterización del

procesoIdentificar riesgos y oportinudades del proceso

Versión: 6.0

Código: TE-CA-001

Fecha: 22/01/2019

TESORERÍA

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA

Contabilidad Verificar Extractos bancarios Contabilidad

Proceso Tesoreria VerificarEntrada de Unidades

documentales Gestion Documental

Gestión HSEQ



Presupuesto

Gestión HSEQ

INDICADORES DE

GESTIÓN

DOCUMENTOS Y

REGISTROSRIESGOS


gestión GH-MT-009


Documentos y Registros GH-

FT-002

Ver matriz de requisitos

legales PE-MT-005


riesgo TE-MT-002



valoración de riesgo GH-MT-

007

Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG Aprobó

Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadoresGestión HSEQ


Actuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.

Reporte de acciones

correctivas, preventivas y de

mejora

Gestión HSEQ


Verificar

Coordinador de Tesoreria - Nelsón Hernández

RECURSOS

Personal competente para el desarrollo

del proceso

Recursos tecnologicos ( Internet,

hardware, software, panda, sevenet )

Recursos fisicosa ( puestos de trabajo )

Recursos economicos


Auditoria Interna

Auditoria Externa


Seguimiento acciones correctivas preventivas y de mejora

Reglamento de Inversión


Conciliación

Arqueos de Titulos

Coordinador de Tesorería - Nelsón Hernández







estrategias.


externa


Transferencias ( entre cuentas ) -

egresos Revisión- Foliación - Rotulación - Impresión de testigos documentales

Contabilización de nomina Controlar los ingresos y los egresos de los diferentes cuentas de la Organización

Tipo de Proceso

Participantes del

proceso:


14001:2015

6.1.1, 6.1.2, 6.1.4, 7.2,

10.1, 10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007

4.4.2, 4.4.5, 4.4.6, 4.5.4,

4.5.5


2015

2.2.4.6.8. literal 2, 2.2.4.6.8.

literal 8, 2.2.4.6.8. literal 10,

2.2.4.6.10, 2.2.4.6.12,

2.2.4.6.13, 2.2.4.6.19,

2.2.4.6.20, 2.2.4.6.21,

2.2.4.6.22, 2.2.4.6.28,

2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34



Todos los procesos PlanearManual de Funciones y

Descripción de CargosTodos los procesos

Talento Humano Planear Requerimiento de personal Talento Humano

Norma NTC ISO

9001:2015

Norma NTC ISO

14001:2015

Planear Matriz de gestión del riesgo Talento Humano

Todos los procesos Planear

Planes, programas, manuales y

procedimientos relacionados con

la administración y desarrollo

integral del Talento Humano

Todos los procesos

Ministerio del Trabajo Planear Reglamento Interno de Trabajo Todos los procesos

Todos los procesos Planear

Plan de Capacitación y/o

Formación y Plan de Bienestar

Social Laboral

Todos los procesos

Entes gubernamentales. Planear Matriz de requisitos legales Todos los procesos

Evaluaciones de desempeño,

Necesidades de capacitación de los

procesos, Baterias de riesgo

psicosocial, examenes médicos

ocupacionales, encuesta de perfil

sociodemografico

Normatividad aplicable

Identificar y consolidar las necesidades de capacitación y bienestar del personal

Identificar la normatividad aplicable al proceso.

Establecer el perfil, las funciones y responsabilidades del personal

ENTRADA

Identificar los riesgos y oportunidades del proceso.

Necesidades de personal de los

procesos

Definir Políticas (planes, programas, manuales y procedimientos) para la administración y desarrollo

integral del Talento Humano.

Definir las normas reguladoras de las relaciones internas de la empresa con el trabajador.Codigo Sustantivo de Trabajo

Estructura orgánica, planta de

cargos, manual de funciones y

competencias laborales.

Necesidades de personal del

proceso

Matriz DOFA,, caracterización del

proceso Talento Humano.

Identificar las necesidades de personal

ACTIVIDAD



ENTRADA PROCESO

TALENTO HUMANO

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO


Profesional Administrativo y Financiero-Talento Humano.

Psicologo

Profesional de Nómina y Seguridad Social

Auxiliar de Talento Humano

Aprendiz

Coordinador de Talento Humano

Soporte

Establecer los lineamientos para asegurar la competencia del personal, soportar oportunamente los procesos en

cuanto a: suministro de personal, capacitación, entrenamiento, y desarrollar actividades encaminadas al

mejoramiento del clima organizacional y bienestar laboral.

4.4.1, 4.4.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,

6.3, 7.1.2, 7.1.4, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1,

9.1.3, 10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3

SALIDA PROCESO

Versión: 12.0

Código: TH-CA-001

Fecha: 06/05/2019

TALENTO HUMANO


Versión: 12.0

Código: TH-CA-001

Fecha: 06/05/2019

Talento Humano Hacer Matriz de gestión del riesgoPlaneación Estratégica

Gestión HSEQ

Gestión HSEQ Hacer







controles.


Contabilidad


Gestión HSEQ


Terminos de Referencia

Convocatoria Contratación de

Personal

Aplicación de prueba psicotécnica

y de conocimiento (cuando

aplique)

Entrevista

Talento Humano


Requerimiento de personal y

Solicitud de contratación de

personal de prestación de

servicios aprobado.



Consolidado de evaluaciones de

desempeño,

Seguimiento y control a

empleados

Registro de las necesidades de

capacitación

Todos los procesos













riesgo)


Realizar el proceso de selección de personal

Verificación de cumplimiento del perfil del cargo y de los documentos para contratación.

Orientar y verificar que se realice la Evaluación del desempeño de los funcionarios.




Procedimiento Evaluación de

desempeño

TALENTO HUMANO


Versión: 12.0

Código: TH-CA-001

Fecha: 06/05/2019


Afiliaciones y retiros al sistema de

seguridad social (Salud, Pensión,

Riesgos laborales) Caja de

compensación Familiar

Plan de Inducción

Visita domiciliaria (Cuando

aplique)

Verificación de referencias

academicas y laborales

Examen Medico de Ingreso y

Egreso

Paz y Salvo

Todos los procesos

Presupuesto Remisión EPS Colaborador

Talento Humano

Diagnóstico de condiciones de

salud

Concepto examenes médicos

periódicos

Talento Humano

Gestión HSEQ


Nómina, Liquidaciones (Prima,

Cesantías, Intereses/Cesantías,

Vacaciones),

Pila (planilla integral de

liquidación de aportes).

Comunicado mediante el

cual se aprueban las vacaciones

Autorización de pago de

Cesantias

Gestión Documental - Talento

Humano

Talento Humano

Presupuesto

Entes gubernamentales.

Todos los procesos

Ejecutar el Plan de Capacitación y/o Formación y Plan de Bienestar Social laboralHacer

Plan anual de Capacitación y Plan

anual de Bienestar

Plan de formación y/o capacitación


Hojas de vida actualizadas

Novedades, ingresos y retiro

del personal

Incapacidades, licencias, facturas de

libranza,

Solicitud de vacaciones

Solicitud de liquidación de cesantías

parciales o

definitivas

Liquidar las obligaciones prestacionales y salariales (Nómina, Vacaciones, Cesantías, Intereses de

cesantias, Prima, aportes parafiscales y seguridad social)

Realizar la vinculación y desvinculación de los trabajadores

Listado de personal


Ley 1712 de 2014 - Ley de

Transparencia Hacer Gestionar y verificar la actualización de las hojas de vida de los trabajadores

Coordinar la realización de los exámenes médicos periódicos al personal y enviar remisión EPS al

personal que aplique.

Talento Humano

Listados de asistencia.

Registros de formación y/o

capacitación

Evaluación de la capacitación.

Tecnología de la Información -

Talento Humano

Directorio Asohofrucol Ley de

Transparencia

Hacer

Normatividad

Procedimientos

TALENTO HUMANO


Versión: 12.0

Código: TH-CA-001

Fecha: 06/05/2019


Manual de funciones y descripción

de cargos actualizado Todos los procesos

Todos los procesos

Comunidad

Entidades Públicas

y privadas

Hacer

Certificaciones laborales y de

prestación de servicio

Certificado de Ingresos y

Retenciones

Información

Todos los procesos

Comunidad

Entidades Públicas

y privadas


Comunicado mediante el

cual se aprueba el permiso a un

empleado

Todos los procesos

Entidades Promotoras de

Salud (EPS)

Administradora de Riesgos

Laborales (ARL)

HacerReconocimiento de Incapacidades

y licenciasContabilidad

Todos los procesos Hacer Acta de descargos Todos los procesos

Contratación y Compras Hacer Informe de gestión Contratación y Compras

Talento Humano Hacer

Matriz de requisistos legales

actualizada

Evaluación cumplimiento

requisitos legales

Talento Humano

Gestión HSEQ

Gestión HSEQ


Todos los procesos Verificar

Verificación de referencias

laborales y certificaciones

académicas

Talento Humano

Solicitud informe de gestión.

Información del proceso de Talento

Humano

Elaboración y presentación de informes sobre la gestión del proceso

Matriz de requisitos legales Actualizar los requisitos legales. y evaluar su cumplimiento

Solicitudes de permiso

Calamidades

Normatividad

vigente

Gestionar los permisos laborales

Citación a descargosTomar decisiones disciplinarias dando cumplimiento a la Normatividad vigente aplicable y al

Reglamento Interno de Trabajo

Incapacidades

LicenciasTramitar y legalizar el cobro y pago de incapacidades emitidas por las EPS y ARL

Diagnóstico de necesidades

de actualización o

modificación del Manual de

Funciones y Descripción de cargos

Solicitudes de trámites y servicios

Requerimientos legalesAtender los trámites y servicios asociados al proceso

Actualizar o modificar el manual de funciones y descripción de cargos

Autorización de verificación de

certificaciones académicasRealizar la verificación de autenticidad de referencias laborales y certificaciones académicas

Verificar




Plantilla de indicadores Plantilla de indicadoresGestión HSEQ


TALENTO HUMANO


Versión: 12.0

Código: TH-CA-001

Fecha: 06/05/2019


Talento Humano

Gestión HSEQ

INDICADORES DE



gestión GH-MT-009



002


PE-MT-005


riesgo TH-MT-002




007

Elaboró Revisó Profesional del SIG - Anderson Romero Aprobó

Gestión HSEQ

Planeación EstratégicaTomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.Actuar



Coordinador de Talento Humano - Efraín Nova

Profesional de Operaciones Administrativas y

Financieras-Talento Humano- Diana Tipazoca

RECURSOS

Tecnológicos (Hardware y Software)

Plataformas SIG, SIGECA y PANDA

Papelería

Personal competente para la ejecución

del proceso

Económicos

Infraestructura (Puestos de Trabajo)

Seguimiento al proceso, matriz

gestión del riesgo, matriz dofa y

estrategias.



externa.

Coordinador de Talento Humano - Efrain Nova


Evaluación de desempeño.

Verificación de referencias laborales y certificaciones académicas

Auditorias Internas

Auditoras Externas



Seguimiento matriz de gestión del riesgo

Seguimiento a los indicadores de gestión.

Seguimiento a la matriz de requisitos legales

Tipo de Proceso



14001:2015

6.1.1, 6.1.2, 6.1.4

10.1, 10.2, 10.3Requisitos OHSAS 18001:2007 4.4.5, 4.4.6, 4.5.4, 4.5.5 Requisitos Decreto 1072 de 2015

2.2.4.6.10, 2.2.4.6.33,

2.2.4.6.34



Tecnología de la

información Planear Matriz de gestión del riesgoGestión HSEQ


Tecnología de la

información PlanearCronograma de mantenimiento

equipos de tecnologiaTodos los procesos

Tecnología de la

información

Presupuesto

Planear PAI anual por centro de costos Todos los procesos

Todos los procesos PlanearAnálisis técnico de los desarrollos

solicitadosTodos los procesos

Tecnología de la

informaciónPlanear Cronograma de actividades Tecnología de la Información

Todos los procesos PlanearCronograma de limpieza y

desinfección (planeación)Todos los procesos

Tecnología de la

informaciónHacer









Gestión HSEQ

Versión: 12. 0

Código: TI-CA-001

Fecha: 22/01/2019

ACTIVIDAD


Coordinador de Tecnología, Profesional de Sistemas, Auxiliar de Tecnología de la Información, Auxiliar de Aseo y CafeteriaCoordinador de Tecnología de la Información

Soporte

1.Garantizar la disponibilidad los recursos tecnológicos como hardware, software, comunicaciones que permitan a todos

los procesos a cumplir con la misión y vision de la empresa.

2. Gestionar y controlar el mantenimiento de instalaciones físicas de la Asociación.

4.4.1, 4.4.2

5.3

6.1.1, 6.1.2., 6.2.2. 6.3

7.1.3, 7.1.6, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2

9.1.1 9.1.3

10.1, 10.2.1, 10.2.2, 10.3



Analisis funcional de los

requerimientos a desarrollar en los

proyectos de inversión

Matriz DOFA, caracterización del

proceso

TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Identificar los riesgos y oportunidades del proceso tecnología de la información

ENTRADA

Mantenimiento preventivo equipos de

Tecnologia

Plan anual de inversión (PAI)

tecnología de la información

ENTRADA PROCESO

Realizar la planeación del mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo.

Elaborar por centro de costos los requerimientos tecnológicos en cuanto a adquisición, mejora y

mantenimiento

Elaborar a partir del análisis del marco lógico de cada proyecto los objetivos y módulos a desarrollar

con el fin de satisfacer las necesidade del cliente

Proyectos informaticos - SIG - NC -

AM - AUDITORIASElaborar del cronograma de actividades del proceso de tecnología

Infraestructura fisica (baños, pasillos,

paredes, pisos, ventanas, puntos

ecológicos, cocina)

Establecer la programación de la limpieza y desinfección de la infraestructura fisica.








Versión: 12. 0

Código: TI-CA-001

Fecha: 22/01/2019



Tecnología de la

informaciónHacer Matriz de gestión del riesgo,

Gestión HSEQ


Tecnología de la

informaciónHacer Informes del mantenimiento

Todos los procesos

Tecnología de la información

Todos los procesos HacerRegistros de solicitud y respuesta

plataforma GLPI TecnologíaTodos los procesos

Tecnología de la

informaciónHacer

Adquisición de bienes y/o servicios

del area de tecnología Todos los procesos

Tecnología de la

informaciónHacer

Módulos, formularios, listados e

indicadoresTodos los procesos

Tecnología de la

informaciónHacer

Entrega a satisfacción de los

trabajos de mantenimiento fisicoTodos los procesos

Todos los procesos HacerRegistros de solicitud y respuesta

plataforma GLPI TecnologíaTodos los procesos

Tecnología de la

información

Procesos de Presupuesto

Hacer Acta de novedades activos fijosTecnología de la información

Procesos de Presupuesto

Todos los procesos Verificar Copias de seguridad Todos los procesos

Tecnología de la

información


Tecnología de la

informaciónVerificar Soportes Tecnología de la información

Tecnología de la

informaciónVerificar

Cuadros de ejecución por centro de

costos

Tecnología de la información -

Presupuesto

Gestión HSEQ Verificar GLPI infraestructura Todos los procesos

Tecnología de la

InformaciónVerificar

Cronograma de limpieza y

desinfección (ejecución)Tecnología de la Información


Verificar los soportes de manteniento de la infraestructura tecnológica y del mantenimiento de la

infraestructura física

Verificación de los informes técnicos

de mantenimiento preventivo como

correctivos





Cronograma de actividades locativas Ejecutar mantenimiento preventivo a la instalaciones locativas.

Verifcar la realización de copias de seguridad.

Verificación avance ejecución PAI

Gestión HSEQ

Planeación EstratégicaVerificar Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Plantilla de indicadores

Realizar la verificación del avance de la ejecución presupuestal

Verificar la realización de la limpieza y desinfección a la infraestructura fisica.

Supervisar la realización de mantenimiento correctivos a las instalaciones locativas (infraestructura

física)

Cronograma de limpieza y

desinfección (planeación)

Reporte de actos y condiciones

inseguras, inspecciones de

seguridad

Carpetas usuarios

Ejecución cronograma de

mantenimiento preventivo equipos de

Tecnologia



riesgo)

Realizar el mantenimiento preventivo a los equipos de tecnología

Ejecución del PAIEjecución trimestral del Plan anual de inversión por centro de costo teniendo en cuenta la

disponibilidad presupuestal

Control de activos fijos Realizar la conciliación de acivos fijos de tecnología vs hoja de vida equipos tecnológicos

Mesa de Ayuda GLPI Tecnología Ejecutar mantenimiento correctivo a los equipos de tecnología, internet.

Elaboración del análisis técnico y

ejecución de los requerimientos a

desarrollar en los proyectos de

inversión

Realizar el desarrollo de modulos, formularios, listados e indicadores solicitados

Mesa de Ayuda GLPI Infraestructura Ejecutar mantenimiento correctivo a las instalaciones

Versión: 12. 0

Código: TI-CA-001

Fecha: 22/01/2019




Tecnología de la

información

Gestión HSEQ

INDICADORES DE


Matriz Indicadores de gestión

GH-MT-009



002


MT-005


riesgoTI-MT-002




007

Elaboró Revisó Anderson Romero - Profesional del SIG AprobóCoordinador de Tecnología de la Información - Germán

Vicente Gómez Robledo

Coordinador de Tecnología de la Información - Germán Vicente

Gómez Robledo

RECURSOS

Personal calificado,

Hardware, software, Datacenter,

internet, herramienta GLPI



Seguimiento indicadores de proceso

Auditorias internas

Auditorias externas

Revisoria Fiscal


Seguimiento matriz de gestión del riesgo


Copias de seguridad

Inventario activos fijos




estrategias,


externa, reporte de actos y

condiciones inseguras.



Gestión HSEQ

Planeación EstratégicaActuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora para mejorar el proceso.

Tipo de Proceso

Participantes del proceso

Requisitos ISO 9001:2015

4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3,

6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1,

6.2.2, 7.1, 7.3, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3,

7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 9.1.1,

9.1.2, 9.2.1, 9.2.2, 9.3, 10.1, 10.2,

10.3.

Requisitos OHSAS

18001:2007

Requisitos Decreto

1072 de 2015

PROVEEDOR CLIENTE

Gestión HSEQ



Gestión HSEQ

Gestión HSEQPresupuesto


Todos los procesos Todos los procesos

Gestión HSEQ

ARL

Programa de auditoria

Plan de auditoria.

Controles operacionales en

seguridad y salud en el trabajo y

gestión ambiental (matriz de

peligros, matriz de aspectos e

impactos ambientales, progamas de

gestión, plan de emergencias, plan

anual de trabajo).

Matriz de gestión del riesgo, matriz

DOFA y estrategias.

Planear Establecer el presupuesto para el mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral. Presupuesto HSEQ

Representante de la Dirección, Asesores de gestión - mantenimiento y administración del Sistema Integrado de Gestión, Profesional del sistema integrado de gestión

Control y Mejora

CICLO MEJORA

CONTINUA

Planear

Planear

Planear Establecer el plan anual de trabajo en seguridad y salud en el trabajo, calidad y gestión ambiental Plan anual de trabajo. Gestión HSEQ

Establecer el programa de auditorias, plan de auditoria.

Controles operacionales en

seguridad y salud en el trabajo y

gestión ambiental (matriz de

peligros, matriz de aspectos e

impactos ambientales, progamas de

gestión de seguridad y salud en el

trabajo y gestión ambiental, plan de

emergencias, plan anual de trabajo).

Matriz de gestión del riesgo, matriz

DOFA y estrategias, reportes de

incidentes y/o accidentes de trabajo,

informe de auditoria interna y/o

externa, plan de acción de acciones

correctivas, preventivas y de mejora.

Plan de educación

ENTRADA

Resultado de auditorías previas.

Estado e importancia de los

procesos.

Asegurar el mantenimiento y la mejora continua del sistema de gestión integral a través del seguimiento, medición, análisis y control de los

procesos garantizando el cumplimiento de los requisitos ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de calidad.Objetivo del proceso

Responsable del proceso

Matriz DOFA, matriz contexto y

partes interesadas,

ACTIVIDAD

2.2.4.6.8. literal 3,5,6,7,8,9,10, 2.2.4.6.10, 2.2.4.6.11,

2.2.4.6.12, 2.2.4.6.13, 2.2.4.6.14, 2.2.4.6.15, 2.2.4.6.16,

2.2.4.6.17, 2.2.4.6.18, 2.2.4.6.19, 2.2.4.6.20, 2.2.4.6.21,

2.2.4.6.22, 2.2.4.6.23, 2.2.4.6.24, 2.2.4.6.25, 2.2.4.6.26,

2.2.4.6.28, 2.2.4.6.29, 2.2.4.6.30, 2.2.4.6.31, 2.2.4.6.32,

2.2.4.6.33, 2.2.4.6.34, 2.2.4.6.35.

SALIDA

Matriz de gestión del riesgo, matriz de riesgos

y oportunidades ambientales.

SALIDA PROCESO

Representante de la Dirección


Identificar los riesgos y oportunidades del proceso Gestión HSEQ

ENTRADA PROCESO

GESTIÓN HSEQ

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN HSEQ

Versión: 14.0

Código: GH-CA-001

Fecha:28/01/2019

4.4.1, 4.4.2, 5,3, 6.1.1, 6.1.2, 6.2.2,

6.3, 7.1.4, 7.1.6, 7.3, 7.4, 7.5.1,

7.5.2, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3,

9.2.1, 9.2.2, 10.1, 10.2.1, 10.2.2,

10.3

4.1, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.3.1, 4.4.3.2, 4.4.4,

4.4.5, 4.4.6, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2.1, 4.5.2.2, 4.5.3.1,

4.5.3.2, 4.5.4, 4.5.5

Requisitos ISO

14001:2015

GESTIÓN HSEQ


Versión: 14.0

Código: GH-CA-001

Fecha:28/01/2019

Talento Humano

Gestión HSEQ


Gestión HSEQ Todos los procesos

Ministerio del Trabajo

OHSAS

ISO

Todos los procesos

Entes gubernamentales Todos los procesos

Gestión HSEQGestión HSEQ


Tecnología de la

Información

Todos los procesos

Todos los procesosARL

Ministerio del Trabajo

Gestión HSEQ

Planeación Estratégica.

Todos los procesos

Gestión HSEQ

Talento Humano

Equipo Auditor

Gestión HSEQ

ICONTEC

Gestión HSEQ

Matriz de gestión del riesgo, matriz de riesgos

y oportunidades ambientales.

Talento Humano

Plataforma SIG, internet.

HacerAdministrar los cambios en la documentación (actualización, creación, eliminación), aprobar y distribuir los documentos

a las partes interesadas.

Documento formalizado dentro del sistma de

gestión, listado maestro de documentos y

registros, plataforma SIG

Todos los procesos

Comité de Convivencia Laboral

COPASST

Gestión HSEQ

Lista de verificación

Reunión de apertura y cierre

Informe de auditoria

Todos los procesos

Solicitud de cambio, creación y/o

eliminación de documentos.

ISO 9001:2015

ISO 14001:2015

OHSAS 18001:2007

Equipo Auditor

Ausentismo, morbilidad

Hacer Realizar las reuniones del Copasst, comités de convivencia. Acta de reunión comité de convivencia laboral

Acta reunión COPASST

HacerReportar, investigar incidentes, accidentes de trabajo, enfermedades laborales y elaborar y divulgar lección acción

aprendida.

Inspecciones de seguridad,

ausentismo, morbilidad, participación

del personal, plan anual de trabajo

(actividades en SST)

Furat, informe de investigación accidente

grave, mortal y/o enfermedad laboral

Quejas presunto acoso laboral,

Informe de investigación de accidente de

trabajo, incidente de trabajo, enfermedad

laboral.

Lección aprendida.

Notificación accidente grave o mortal

Examenes médicos ocupacionales

(Exámenes periódicos)

Planear

Planear

Planear

Planear

Matriz de Identificación de peligros, evaluación

y valoración de riesgos.

Reglamento de higiene y seguridad industrial.

Plan de emergencias

Comité operativo de emergencias

Matriz requisitos legales

Todos los procesosPlanear Establecer los programas de gestión en seguridad y salud en el trabajo y ambientales.

Programa de ahorro y uso eficiente del agua ,

uso eficiente de energía, prácticas

sostenibles, gestión integral de residuos

sólidos, orden y aseo.

Programa Vigilancia Epidemiológica Riesgo

biomecánico, riesgo público, riesgo biológico,

riesgo psicosocial.

Identificar / actualizar requisitos legales aplicables a la organización relacionado con la seguridad y salud en el trabajo y

medio ambiente en Colombia y requisitos legales en calidad.

Identificar / actualizar peligros, evaluar y valorar riesgos, asi como determinar los controles correspondientes.

Establecer, actualizar el reglamento de higiene y seguridad industrial

Estructurar el plan de emergencias

Exámenes médicos ocupacionales

Programa de auditoria, plan de

auditoria.

Matriz de requisitos legales

HacerAuditar los procesos del sistema de gestión de acuerdo a las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, OHSAS

1800:2007 y normatividad legal vigente aplicable a la organización.


oportunidadesHacer Análizar, evaluar y valorar el riesgo

Reporte de incidente o accidente de

trabajo.

Matriz de Identificación de peligros,

evaluación y valoración de riesgos,

examenes ocupacionales, matriz de

aspectos e impactos ambientales.

Gobierno (Ministerio del Trabajo

Ministerio del Transporte, Ministerio

de Salud, Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural, entre otros)

Congreso de la república

Gobernaciones departamentales y

municipales.

Decreto 1072 de 2015 (Artículo

2.2.4.6.25)

OHSAS 18001:2007, requisito 4.4.7

ISO 14001:2015. requisito 8.2


evaluación y valoración de riesgos.

Autoreporte de condiciones de

trabajo

Actividades Rutinarias

Actividades No Rutinarias

GESTIÓN HSEQ


Versión: 14.0

Código: GH-CA-001

Fecha:28/01/2019

Gestión HSEQ Gestión HSEQ

Presupuesto

Gestión HSEQ

Gestión HSEQ Todos los procesos


Todos los procesos

Infraestructura

(instalaciones)

Gestión HSEQ

Copasst

Tecnología de la Información


Gestión HSEQ


Todos los procesosGestión HSEQ


Presupuesto

Todos los procesos

Matriz de requisitos legales en

seguridad y salud en el trabajo,

gestión ambiental y calidad.

Hacer Evaluar el cumplimiento de los requisitos legales.

Hacer

Cumplimiento programas de gestión de

seguridad y salud en el trabajo y gestión

ambiental

Plan de acción cumplidoReporte de actos y condiciones

inseguras.Hacer / Verificar Gestionar y verificar el cumplimiento del plan de acción relacionado con el reporte de actos y condiciones inseguras.

Plan de emergencias Hacer Realizar simulacros de acuerdo a las amenazas y vulnerabilidades de la Asociación. Informe de simulacro.

Plan anual de trabajo

Programas de gestión de seguridad

y salud en el trabajo y gestión

ambiental

Recursos económicos

Ejecutar las actividades del plan anual de trabajo y los programas de gestión diseñados para el control de los riesgos a

la salud de las personas y protección del medio ambiente.Todos los procesos


Desempeño del sistema de gestión integral.

Medir el desempeño del proceso y analizar resultados. Verificar Gestión HSEQ

Planeación EstratégicaPlantilla de indicadores

Actuar Aplicar los controles establecidos Controles establecidos implementados Todos los procesos



Instalaciones, controles

operacionales de la matriz de

identificación de peligros, evaluación

y valoración de riesgos.

Verificar Realizar inspecciones de seguridad.

Inspección botiquin, extintores, servicios

generales, oficinas, áreas comunes y

parqueaderos.

Verificar Control de acciones correctivas, preventivas y

de mejora

Evaluación cumplimiento requisitos legales en

seguridad y salud en el trabajo, gestión

ambiental y calidad.

Verificar la eficacia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora

Verificar la medición de los demás procesos.Verificar


evaluación y valoración de riesgos.

Presupuesto asignado

Acciones Correctivas

Acciones Preventivas

Acciones de Mejora



GESTIÓN HSEQ


Versión: 14.0

Código: GH-CA-001

Fecha:28/01/2019


Todos los procesos

Gestión HSEQ

INDICADORES DE

GESTIÓNRIESGOS


Gestión GH-MT-009

Ver Despliegue Estratégico

PE-DE-001

Ver matriz gestión del riesgo GH-

MT-008


peligros, evaluación y valoración de

riesgos GH-MT-007

Elaboró Revisó AprobóAnderson Romero - Profesional del SIG

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Ver listado maestro de documentos y registros

GH-FT-002.

Ver matriz de requisitos legales PE-MT-005

Anderson Romero - Profesional del SIG Representante de la Dirección - Giovanni Velásquez

Gestión HSEQActuar Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Acciones Correctivas

Acciones Preventivas

Acciones de Mejora

Seguimiento proceso, inspecciones

de seguridad, informe simulacros,

matriz de gestión del riesgo, matriz

DOFA y estrategias, matriz de

identificación de peligros, evaluación

y valoración de riesgos, informe de

auditoria interna, informe de

auditoria externa.


Reporte de incidentes y/o accidentes

de trabajo, reporte de actos y

condiciones inseguras

RECURSOS

Tecnológicos (Hardware y Software)

Plataforma SIG

Carpetas compartidas HSEQ (Sistema

Gestión Integral y Plan de

Mejoramiento)

Papelería

Personal competente para la ejecución

del proceso


* Auditorias Internas

* Auditorias Externas

* Seguimiento a los programas de gestión.

* Control acciones correctivas, preventivas y de mejora.

* Revisión por la dirección.

* COPASST.

* Comité de Convivencia Laboral

* Control de documentos y registros.

* Seguimiento participación del personal.

* Inspecciones de Seguridad

contrataciÓn y compras caracterizaciÓn del proceso...

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