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Doctor WILLIAM GRANADOS Director de Cadenas Agrícolas y Forestales (E) PRESIDENTE JUNTA DIRECTIVA FONDO NACIONAL DE FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA Ciudad Asunto: Informe de auditoría interna al 30 de junio de 2018 Respetado señor Granados: Adjunto a la presente encontrará el informe de la referencia, conforme lo establece el decreto 2025 de 1996. Quedamos atentos a sus comentarios

Sandra Lucía Sossa Peña Garssa Consulting – Auditores Internos

Bogotá D.C. Fecha:27/08/2018 GAR-176-2018 Av. 45 (Autopista Norte) No. 118-30 oficina 608 Bogotá · Colombia www.garssa.com www.tgs-global.com +57 4571634 SG-FR-046-03


CONTENIDO

1. VISITAS DE AUDITORÍA ................................................................................................. 5 1.1. ALCANCE DE AUDITORIA TÉCNICA A LAS INVERSIONES DEL FNFH .................. 5 1.2. NORMATIVIDAD VIGENTE .......................................................................................... 5 1.3. VERIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES PLANES/ PROGRAMAS / PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL FNFH 2018 ............................................................... 6 1.4. RESULTADOS DE VISITAS POR DEPARTAMENTO ................................................. 9 1.5. VISITAS FINANCIERAS A RECAUDADORES .......................................................... 13 1.6. OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS CON LA DIRECCIÓN DE RECAUDOS ........ 14 2. ACTIVIDADES REALIZADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PRIMER SEMESTRE DE 2018 ............................................................................................................ 16

2.1. ETAPA DE PLANEACIÓN ...................................................................................... 17 2.2. ETAPA DE EJECUCIÓN ......................................................................................... 18

3. OPORTUNIDADES DE MEJORA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PRIMER SEMESTRE DE 2018 ............................................................................................................ 21 4. REVISIÓN DE ACUERDOS PRESUPUESTALES ......................................................... 26 4.1. ACUERDOS PRESUPUESTALES ............................................................................. 26 5. SEGUIMIENTO AL CASO PAPA – FEDEPAPA ............................................................ 26


INFORME DE AUDITORIA INTERNA – PRIMER SEMESTRE DE 2018 Señores Junta Directiva del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola En cumplimiento del Parágrafo 1° del articulo 1°del capítulo I del Decreto 2025 de 1996, el cual señala: “La auditoría interna presentará en las primeras quincenas de febrero y de agosto de cada año un informe semestral consolidado de su actuación al Órgano máximo de Dirección del respectivo Fondo Parafiscal”, por lo cual, nos permitimos presentar a su consideración el informe de auditoría interna del primer semestre de 2018 comprendido entre el 01 de enero y el 30 de junio de 2018, así: 1. VISITAS DE AUDITORÍA

Dentro del enfoque de trabajo de la auditoria interna, se encuentra la realización de visitas tanto a los productores y programas desarrollados con recursos del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola (FNFH), así como a los recaudadores que transfieren la cuota de fomento Hortifrutícola a Asohofrucol, a fin de verificar la adecuada liquidación y pago de la cuota de fomento, respectivamente. En cumplimiento de dicha actividad, a continuación se presenta el resultado de las visitas de auditoría, así: 1.1. ALCANCE DE AUDITORIA TÉCNICA A LAS INVERSIONES DEL FNFH

Presentar los resultados de las verificaciones técnicas a las inversiones realizadas por el Fondo de Fomento Hortifrutícola durante el semestre 1 de 2018, realizando controles documentales y en campo a las inversiones y presentar los resultados y oportunidades de mejora necesarios para mejorar la eficiencia y eficacia de los recursos del FNFH.

1.2. NORMATIVIDAD VIGENTE

La Auditoría Interna ha orientado la verificación de las inversiones del Fondo de Fomento Hortifrutícola administrado por el gremio Asohofrucol analizadas desde los criterios establecidos en el marco legal vigente:

LEY 101 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 1993 DECRETO 2025 DEL 06-11-1996 LEY 118 DE 1994, ARTICULO 15.

En especial teniendo en cuenta los criterios de inversión establecidos para el Fondo de Fomento Hortifrutícola según la LEY 118 DE 1994, ARTICULO 15. que indica que los recursos del Fondo de Fomento Hortifrutícola se destinarán, a los siguientes objetivos: Promover la


investigación, prestar asistencia técnica, transferir tecnología, capacitar, acopiar y difundir información, estimular la formación de empresas comercializadoras, canales de acopio y distribución, apoyar las exportaciones y propender a la estabilización de precios de frutas y hortalizas, de manera que se consigan beneficios tanto para los productores como para los consumidores nacionales, y el desarrollo del Subsector.

Por lo tanto, en función de cumplir con los requerimientos y parámetros establecidos por el FNFH, la Auditoria interna a definido realizar acciones necesarias para velar por la idónea y eficaz ejecución de las obligaciones preestablecidas por la Ley, realizando las siguientes actividades:

1.3. VERIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES PLANES/ PROGRAMAS / PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL FNFH 2018

Visita técnica de Auditoria para la verificación de las inversiones del Fondo de Fomento Hortifrutícola está orientada a la verificación del cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores de los proyectos financiados con recursos del FNFH, evaluar con los beneficiarios la calidad del servicio ofrecido por el administrador del fondo, percepción general de los productores beneficiarios en relación al origen de los recursos, la identificación del fondo de fomento y de Asohofrucol como administrador de los recursos del fondo.

1.3.1. ESQUEMA DE VERIFICACION TECNICA A LAS INVERSIONES PNFH

Por lo tanto, en función de cumplir con los requerimientos y parámetros establecidos por el FNFH, la Auditoria interna a definido realizar acciones necesarias para velar por la idónea y eficaz ejecución de las obligaciones preestablecidas por la Ley, realizando las siguientes actividades:


La Auditoria Interna como parte del proceso de Gestión de la información (GI), solicitó al administrador de los recursos del Fondo la información relacionada a las inversiones realizadas, que se vienen desarrollando a partir del 1 de enero de 2018, información que fue remitida por la Dirección de la Unidad Técnica y la Unidad de Seguimiento y Control, quienes brindaron la Información relevante de los proyectos aprobados y en ejecución durante el primer semestre del 2018, la cual incluyo:

- Fichas técnicas de los Proyectos aprobados.

- Acceso a la Plataforma SIGECA sistema de información que registra los proyectos financiados por el FNFH.

- Información adicional, producto de entrevistas directas con la Unidad Técnica y Seguimiento y control y/o las organizaciones de productores ejecutoras de los recursos.

A continuacion presentamos las actividades realizadas con cada Direccion:

Direccion de Seguimiento y Control de Proyectos: La Auditoria recibio por parte de esta Direccion, la retroalimentacion de los programas y proyectos de inversión en ejecución (tecnica y finaciera) y en liquidación, los cuales vienen siendo supervisados desde el mes de enero de 2018.

Seguimiento y Control realiza visitas trimestrales a cada proyecto, en las cuales se realizan informes completos del avance y estado actual de cada proyecto, dentro del protocolo de visita tienen en cuenta

PROCESO DE MONITOREO Y

CONTROL

1. RECOLECCION Y ANALISIS DE INFORMACION SEDE

CENTRAL SUPERVISOR/COORDINADOR

2. ANALISIS SISTEMATICO DEL PLAN, PROGRAMA Y/O PROYECTO SELECCIONADO

Aplicativo

3. ANALISIS DE LOS RESULTADOS DEL

PROGRAMA/ PROYECTO SEGUN LOS OBJETIVOS

MISIONALESAplicativo

4. RECOLECCION Y VALIDACION DE INFORMACION EN CAMPO:

AVANCE DEL PROYECTO/ CALIDAD DE BIENES Y

SERVICIOS/ PERCEPCION DE BENEFICIARIOS

5. ELABORACION DEL INFORME RESULTADOS

GENERALES/RECOMENDACIONES


el estado de ejecución de cada proyecto a la fecha, solicitudes de prorrogas, desembolsos y cambios dentro del proyecto como redistribución de rubros, etc. Se encargan de dar los vistos buenos a los desembolsos de los proyectos y revisar cualquier tipo de desviación que pueda interferir en el desarrollo de este por lo que realizan seguimiento a la ejecución técnica, financiera y a un 10% de los beneficiarios por proyecto, generan alertas y planes de mejora, resultados que son presentados a la Dirección de la Unidad técnica.

Dirección de Gestión Económica y Empresarial: Esta Direccion coordina la ejecucion de las inversiones aprobadas por la Junta, la cual entregó la informacion de cada proyecto / inversion objeto de visita, coordinando las visitas de campo en cada departamento a traves de los lideres departamentales, quienes son contratistas pagos con recursos del fondo y/o directores de proyectos contratados por las organizaciones ejecutores de proyectos de inversión.

1.3.2. ACTIVIDADES DE VERIFICACIÓN DE LAS INVERSIONES CON RECURSOS DEL FONDO

La auditoría verificó el aplicativo y/o SIGECA la información de los proyectos operados de manera directa por el administrador del fondo, en donde se registran los soportes a la ejecución de los proyectos financiados por el FNFH, encontrando información como:

Cobertura del plan de inversiones: equipos de profesionales especializados en líneas productivas de interés regional en 22 departamentos del país como son Antioquia, Arauca, Atlántico, Bolivar, Boyacá, Caldas, Casanare, Cauca, Cesar, Córdoba, Cundinamarca, Huila, La Guajira, Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander, Quindío, Risaralda, Santander, Sucre, Tolima y Valle del Cauca.

Líneas productivas asistidas: líneas de producción priorizadas a nivel regional y que se vienen impactando a través de los proyectos de inversión.

Beneficiarios impactados: se verifico en plataforma el total de productores impactados por proyecto en cada proyecto registrado.

Soportes de actividades: se identificaron en cada proyecto objetivos, metas e indicadores, los cuales son evaluados de manera trimestral mediante reportes técnicos y registro de evidencias físicas que permiten validar cada una de las actividades de las inversiones.

1.3.3. RESULTADOS DE LA VISITAS TECNICAS DE LA AUDITORIA INTERNA La auditoría técnica desarrolló visitas a las inversiones a las sedes de los proyectos en campo y a los beneficiarios de los proyectos en sus unidades productivas, con el fin de realizar la:

- Verificación de la calidad del servicio ofrecido por el equipo de profesionales contratado para cada proyecto y/o inversión.

- Verificación del cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores de las inversiones con corte a la fecha de visita

- Evaluación con los beneficiarios, de la calidad del servicio ofrecido por el administrador del fondo.


- Encuesta de percepción general de los productores beneficiarios en relación con el origen de los recursos.

- Identificación del fondo de fomento y de Asohofrucol como administrador de los recursos del fondo.

A continuación, se presenta un resumen de los departamentos visitados durante el primer semestre de 2018:

Departamento Fecha de visita Inversión y/o proyecto Línea

productiva

Magdalena 22 De Junio Plan de asistencia técnica integral para el mejoramiento de la comercialización de productos frutícolas y hortícolas de organizaciones de productores en el departamento del Magdalena. TR1426

Mango Keitt

Magdalena 20 De Junio Fortalecimiento De La Cadena Productiva De Mango De Azúcar Con Orientación A Mercados Internacionales En El Departamento del Magdalena

Mango de Azúcar

1.3.4. OBJETIVOS DE LA VISITA TECNICA

Realizar la verificación del estado y avance de las inversiones financiadas con recursos del FNFH, orientadas a:

• El cumplimiento de los objetivos, metas e indicadores del proyecto. • Verificar la compra, instalación y funcionamiento de equipos. • Evaluar la calidad del servicio ofrecido y la percepción general de los beneficiarios. • La identificación del Fondo de Fomento y de Asohofrucol como administrador de los

recursos del Fondo ante el ejecutor, beneficiarios y comunidad.

1.4. RESULTADOS DE VISITAS POR DEPARTAMENTO 1.4.1. PLAN DE ASISTENCIA TÉCNICA INTEGRAL PARA EL MEJORAMIENTO DE LA

COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS FRUTÍCOLAS Y HORTÍCOLAS DE ORGANIZACIONES DE PRODUCTORES EN EL DEPARTAMENTO DEL MAGDALENA. TR1426

La Auditoría Interna realizó la verificación del Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola el día 22 de junio de 2018 en las oficinas de Asohofrucol en la ciudad de Santa Marta. Allí se realizó revisión de la plataforma web, empleando el marco lógico del programa como fuente primaria para la verificación de las actividades realizadas a la fecha. Para el desarrollo de esta actividad se contó con la participación del Líder Departamental, ingeniero Ramiro Salcedo:


Durante esta visita fue posible verificar la ejecución de las actividades enmarcadas dentro de los objetivos misionales de las inversiones del FNFH, y en seguimiento del cronograma propuesto para el año 2018, obteniendo los siguientes resultados: Objetivo No 1: Articular el accionar de Asohofrucol y el FNFH ante las instancias nacionales y regionales para fomentar el subsector:

• Fue posible evidenciar la gestión realizada en la gestión de proyectos y recursos a nivel departamental, por medio de la ejecución del proyecto cofinanciado por medio de la Alianza el Agro exporta en la línea productiva de mango de azúcar.

• La Auditoría verificó la contratación del equipo técnico departamental, encargado de ejecutar las

actividades del programa, así mismo se verificó el desarrollo de las correspondientes reuniones internas de seguimiento, dicho equipo está compuesto por los siguientes profesionales:

Objetivo No 2: Brindar transferencia de tecnología y asistencia técnica a pequeños, medianos y grandes productores Hortifrutícola s:

• Con respecto a la selección de productores se encontró registro de 418 productores, atendidos en el departamento, permitiendo dar cumplimiento a la meta planteada.

• A la fecha de la visita se encuentra documentado en la plataforma la conformación de 14 ECA, dando cumplimiento a la meta propuesta, de las cuales cada uno de los técnicos nivel 1 atienden cuatro ECA mientras que el Técnico nivel 2, atiende dos adicionales a la parcela de adaptación tecnológica.

• Respecto a las pruebas de caja, se evidenció un porcentaje de avance del 50%, el cual permite dar cumplimiento a la meta propuesta a la fecha de realización de la visita.

• Se evidenció la realización de 54 talleres y/o días de campo, permitiendo un avance, encontrándose al día con las metas y el cronograma de actividades propuesto.

• Respecto a Asistencia Técnica se encontró que a la fecha se han registrados en la plataforma 350 productores, así mismo se evidenció que se han realizado 578 visitas de asistencia técnica, permitiendo dar cumplimiento a la meta planteada para la actividad; la Auditoría informa que no se han presentado retrasos significativos en el cronograma de actividades.

• Se evidenció un buen diligenciamiento de los récords de visita y demás formatos empleados para asistencia técnica, en los cuales recomendaciones puntuales y acertadas, de acuerdo con las situaciones identificadas en los lotes visitados.

• Referente a la implementación de BPA, se evidenció que en la actualidad se están atendiendo 20 productores, sobre los cuales se han realizado 75 visitas sobre una meta de 51, permitiendo superar la meta propuesta en el cronograma de actividades.

Objetivo No.3: Propiciar el mejoramiento en el acceso y desempeño en los mercados de los productores de frutas y hortalizas.

• Se encuentran inscritas seis organizaciones, las cuales fueron caracterizadas por el profesional socio empresarial, de acuerdo con lo proyectado según el cronograma de actividades.


Objetivo No. 5: Promover los procesos de recaudo regional a través de la orientación socio empresarial bajo el esquema de fomento del FNFH.

• Se evidenció la realización de las correspondientes reuniones, así como la aprobación del Plan Operativo para el recaudo POR.

• El equipo de trabajo vinculado ha realizado los talleres de sensibilización planteados en el cronograma, permitiendo cumplir de manera parcial la meta proyectada en el POR para el primer semestre del año.

Objetivo No 8: Fortalecer la capacidad de adaptación del sector Hortifrutícola a la oferta climática y mejorar la eficiencia del uso de los recursos en sistemas productivos priorizados. Se presentaron de forma digital los archivos correspondientes al montaje de la Parcela de Adaptación Tecnológica, evidenciando que el Asistente Técnico encargado de la labor ha desarrollado de manera oportuna el proceso de toma de datos climáticos. A la fecha se reportan los siguientes avances en el cumplimiento del objetivo:

• Proceso de selección de beneficiario de acuerdo con criterios técnicos y operativos. • Registros de información climática recolectados en tiempo real. • Registros de Fenología del cultivo según tabla BBCH.

Se pudo verificar que el proceso desarrollado a la fecha, en la parcela de adaptación tecnológica ha sido adecuado, teniendo en cuenta que existen registros diarios del comportamiento climático, así mismo fue posible verificar se han realizado las prácticas de manejo adecuadas, permitiendo de esta manera hacer una evaluación apropiada de las variables analizadas.

CONCLUSIONES GENERALES DE LA VISITA TÉCNICA DE AUDITORIA INTERNA

• Durante la visita se evidenció que aunque los productores se encuentran en su primer año de vinculación al Plan Nacional de Fomento Hortifrutícola , muestran un alto nivel de compromiso con las actividades relacionadas, así mismo se identificó un alto nivel de adopción de las recomendaciones entregadas por el asistente técnico encargado de la zona, quien ha enfatizado en la importancia de realizar las podas y el mantenimiento a los cultivos en la fase vegetativa.

• La Auditoría evidenció que el técnico a cargo de la zona tiene un conocimiento adecuado de la línea

productiva atendida, además se evidenció que cuenta con las capacidades necesarias para desempeñar actividades de asistencia técnica, lo cual se respalda con calificación de 4,7 entregada por los productores al servicio de asistencia técnica que reciben, no obstante, se identificó que aún no reconocen algunos aspectos relacionados con el fondo de fomento y su finalidad, teniendo en cuenta que únicamente han estado vinculados durante la vigencia 2018.

• Otro aspecto importante identificado durante la visita fue la necesidad de capacitación y apoyo en la

temática socio empresarial, específicamente en logística y comercialización, la cual fue manifestada por los productores, quienes identificaron la necesidad de avanzar en aspectos adicionales al manejo


agronómico una vez sus cultivos entren en fase productiva, ya que reconocen a la actividad agrícola como su principal fuente de ingreso económico y consideran prioritario ampliar el alcance del plan en la zona.

4.3.5 FORTALECIMIENTO DE LA CADENA PRODUCTIVA DE MANGO DE AZÚCAR CON ORIENTACIÓN A MERCADOS INTERNACIONALES EN EL DEPARTAMENTO DE MAGDALENA

Por medio de revisión documental se verificó el estado del proyecto TR1427 – “Fortalecimiento de la cadena productiva de mango de azúcar con orientación a mercados internacionales en el departamento de Magdalena”, evidenciando un avance de ejecución global equivalente a 9,83%, con corte a marzo de 2018, el cual fue validado por el área de Seguimiento y control mostrando un retraso significativo en los componentes técnico, asociativo y ambiental.

A la fecha de la visita se evidenció una ejecución adecuada del proyecto, con avances significativos en implementación de BPA en los predios beneficiados, así mismo se identificaron avances significativos en el manejo agronómico de los cultivos, así como en aspectos comerciales, ya que algunos de los beneficiarios del proyecto ya comercializan el producto por medio de empresas exportadoras presentes en la región.

La Auditoría identificó un buen desempeño por parte del asistente técnico, ya que tiene dominio sobre los temas contemplados por el proyecto, así mismo se identificó que los productores han adoptado las recomendaciones entregadas por los técnicos y muestran un alto grado de satisfacción con el servicio recibido por parte del proyecto, el cual se respalda con una calificación promedio de 4,3 obtenido en la encuesta realizada por la Auditoría; además resaltan la importancia del desarrollo de proyectos de carácter sistémico que permitan abordar todos los aspectos vinculados a la actividad agrícola, y en los cuales se contemplen aspectos técnicos como socioeconómicos, por lo cual solicitan explícitamente que una vez finalizado el convenio se dé continuidad al proceso por medio de otros proyectos ejecutados por Asohofrucol.

CONCLUSIONES GENERALES DE LA VISITA TÉCNICA DE AUDITORIA INTERNA

Con respecto a la ejecución del proyecto la auditoría puede concluir que: • A la fecha de la visita, fue posible evidenciar que la ejecución del programa ha sido satisfactoria, y

en seguimiento del cronograma planteado en el marco lógico, ya que no se evidenciaron retrasos que puedan afectar la ejecución durante el año 2018.

• El trabajo realizado en Asistencia Técnica durante 2018 ha sido adecuado, teniendo en cuenta el alto grado de apropiación que muestran los beneficiarios de los programas financiados con los recursos del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola – FNFH en las diferentes zonas que se atienden en el departamento.

• La gestión institucional evidenciada ha permitido generar un alto reconocimiento hacia los programas ejecutados por Asohofrucol y financiados con recursos del FNFH, por parte de las entidades gubernamentales y privadas que hacen presencia en el departamento de Magdalena, generando un crecimiento de la institución a nivel departamental.


• El Asistente técnico evaluado cuenta con las capacidades requeridas para el desarrollo de dicha función, se resalta la experiencia, el alto conocimiento del entorno productivo del departamento, el buen uso de lenguaje, y la apropiación por parte de los productores.

• Se evidencia la utilización de logos que visualizan a Asohofrucol como administrador el fondo de fomento Hortifrutícola y el logo propio del fondo.

• El grupo de contratistas que se encuentran ejecutando las actividades del proyecto, cuenta con las capacidades y la formación requerida para el desarrollo de sus funciones, lo que ha permitido un alto grado de reconocimiento por parte de la comunidad impactada.

1.5. VISITAS A RECAUDADORES Durante el período objeto de reporte, la Auditoria Interna realizó visitas de verificación y seguimiento de la adecuada liquidación y pago de la cuota de fomento Hortifrutícola a 28 recaudadores así:

No. Fecha Visita Ubicación Nombre del

Recaudador NIT Recaudo 2017 Reporte de información

Monto identificado

1 05/06/2018 Risaralda Pasabocas Patty S A S 900110597 $60.724.137 SI $78.128

2 06/06/2018 Risaralda Delgado Riaños Jose Antonio 10137578

8.221.116 SI -

3 07/06/2018 Risaralda Comercializadora Betancur y Grajales 900931561

5.841.838 SI 20.104

4 08/06/2018 Risaralda Asoplapia 816003463 1.397.008 NO

1.142.451

5 08/06/2018 Risaralda Asmobel 900108742 2.042.000 NO

206.340

6

08/06/2018 Risaralda

COOPERATIVA COMERCIALIZADORA DE PRODUCTOS AGROPECUARIOS Y AGROINDUSTRIALES CAMPESINOS -COPAC

816006065 584.830 NO

1.227.381

7 01/06/2018 Quindio Platanillos Crocantes 901126813 - Si

432.897

8 13/06/2018 Antioquia Grupo Éxito 890900608 1.621.844.571 No

9 14/06/2018 Cesar Rapimarket Colombia Sas 900374433

2.050.168 No

10 15/06/2018 Cesar Unión Temporal Bienestar Cesar 901155706

- No

11 12/06/2018 Magdalena C I La Cosecha Tropical S A S 900596075

337.200 No

12 13/06/2018 Magdalena Hotel Bi la Sierra 819003765 482.318 No

13 13/06/2018 Magdalena Cajamag 891780093 1.300.055 No


No. Fecha Visita Ubicación Nombre del

Recaudador NIT Recaudo 2017 Reporte de información

Monto identificado

14 12/06/2018 Magdalena Octaviano Lopez Castillo 85477245

455.700 No

15 14/06/2018 Cesar Frulac Del Caribe Ltda 824004363 241.473 No

16 15/06/2018 Cesar Vajamar Sas 892300879 541.087 No

56.232

17 22/06/2018 Norte Stder

Eduin Javier Botero Ramirez 70.696.820

9.298.220 No


Corporación Tanai Jawa 830.507499

5.178.193 No


Comercializadora Montez 900.603041

18.651.399 No


Supermercado Punto Y Fama SAS 900863024

15.633.678 Si -

21 21/06/2018 Norte Stder Proturno Ltda 890502101

1.257.664 Si


La Merced Supermercado SAS 901044160

6.212.786 Si -

23 21/06/2018 Norte Stder Ana Milena Zapata 39287823

- No

24 20/06/2018 Norte

Stder

Verduras el Campesino - Autoservicio El Campeón

1091654334 - Si

25 22/06/2018 Antioquia Grupo Éxito 890900608 1.621.844.571 No

26 22/06/2018 Antioquia Agrotunez 890916557 - No

75.045.657

27 22/06/2018 Antioquia Citrico Tunez 900847017 - Si

8.461.127

28 19/06/2018 Risaralda FLP Procesados 900767263 - No

TOTAL $86.670.317 El 32% en total, de los 28 recaudadores visitados, envía el reporte de información requerido. Es importante resaltar que, con las contrataciones realizadas por el FNFH en relación con los gestores de recaudos, se ha observado un mayor trabajo mancomunado entre el equipo financiero y jurídico, lo que ha reducido sustancialmente los casos dirigidos a la auditoría interna. A la fecha, han sido derivados 3 casos representativos a la auditoría interna para su acompañamiento. 1.6. OTRAS ACTIVIDADES REALIZADAS CON LA DIRECCIÓN DE RECAUDOS Capacitación a los gestores de recaudo


Durante el mes de abril de 2018, la auditoría interna llevó a cabo capacitación al grupo de gestores de recaudos del FNFH, teniendo en cuenta recordar lo siguiente:

• Existencia del procedimiento de recaudos, en el cual se contemplan diferentes variables que se pueden presentar a lo largo de la realización de las visitas a los recaudadores.

• Necesidad de atender y entender la forma como se hace necesario la realización de las visitas, en aras de considerar lo expresado en las obligaciones contractuales contraídas con el Fondo, las cuales fueron presentadas, así:

En dicha sesión de trabajo, se compartió, para efectos de hacer más ágil y entendible lo que se pretende de las visitas de recaudo y la información aportada por los recaudadores, el primer programa de trabajo que la auditoría implementó recién llegada al Fondo de Fomento, el cual es una herramienta que brinda el paso a paso a seguir con la información, así como brinda el detalle de lo que se requiere verificar y detallar.


Revisión procedimiento de devoluciones Se revisó el procedimiento preparado por la Dirección de Recaudos y se dieron los comentarios pertinentes. Dicho procedimiento fue puesto en conocimiento de la Junta Directiva.

2. ACTIVIDADES REALIZADAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PRIMER

SEMESTRE DE 2018 Uno de objetivos como auditores internos, es el de aumentar el grado de confianza de los estados financieros del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, expresando una opinión a 31 de diciembre de 2018 en cuanto a si los estados financieros han sido preparados, en todos los aspectos materiales, de acuerdo con un marco de referencia pertinente para la preparación y presentación de información financiera (Normas Internacionales de Contabilidad para entidades de gobierno – NICSP). Dado a lo anterior, en el transcurso del año 2018, se realizará el siguiente proceso de auditoría:

1. FASE 1: Identificación y evaluación del riesgo

2. FASE 2: Respuesta al riesgo

1. Procedimientos de aceptación

2. Planeación de auditoría

3. Procedimientos de evaluación de riesgos


3. FASE 3: Evaluación y presentación del informe del auditor

Con base a lo anterior, en el primer semestre del 2018, se ha realizado las dos primeras fases, las cuales se describen a continuación: 2.1. ETAPA DE PLANEACIÓN En el primer trimestre del año en curso, se efectuó la actualización del entendimiento de los siguientes procesos del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola:

• Contratación y Compras • Recaudo • Seguimiento y Control • Talento Humano • Tecnología • Tesorería

A fin de identificar los controles que mitigan los riesgos que afecten las cifras de los Estados Financieros, entre los procedimientos efectuados se encuentran:

4. Diseño de la respuesta y procedimientos de auditoria

5. Ejecución de procedimientos de auditoría

6. Revisión y evaluación de la evidencia

7. Preparación de la opinión de auditoría


• Se realizó entendimiento de los procesos que lleva el área de Contratación y Compras, en donde se efectuaron entrevistas a los encargados de cada proceso.

• Se identificaron riesgos y controles del proceso. • Se realizó validación del proceso mediante prueba de recorrido y se evaluaron los

riesgos y controles identificados. 2.2. ETAPA DE EJECUCIÓN A partir del 1 de enero de 2018, el Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, está obligado a presentar su información financiera bajo el marco normativo que aplica a las entidades de Gobierno – NICSP, como quiera que el Administrador del Fondo, adoptó dicho marco normativo. En tal sentido, la administración, con el apoyo del asesor que contrató para este proceso, determinaron los siguientes ajustes a los Estados Financieros iniciales, los cuales fueron revisados y avalados por la auditoría:

A continuación se explica cada ajuste: Efectivo y equivalentes. Se propuso efectuar un ajuste, a las partidas pendientes de identificar, por los años 2013 a 2015, por valor de $ 74.653.063, así:

ü Cuenta Corriente # 253019988 por valor de $ 68.043.759 ü Cuenta Corriente # 132606468 por valor de $ 6.609.304

Cuentas por Cobrar A 31 de diciembre, las cuentas por cobrar presentaban un saldo de $ 12.000.009 los cuales al tener una antigüedad superior a 365 días se ajustó contra la provisión por deterioro por considerarse de difícil recaudo.

CUENTA VALOR A AJUSTAR Menor Valor Mayor Valor

Efectivo y Equivalentes - 74.653.063 74.653.063

Cuentas por Cobrar - 12.000.009 12.000.009

Propiedades Planta y Equipo - 140.328.563 140.328.563

Otros Activos - 1.137.410 1.137.410

Otros pasivos – partidas conciliatorias 71.359.928 71.359.928

Otros Pasivos – consignaciones no identificadas 85.409.020 85.409.020

228.119.045 156.768.948

NETO 71.350.097

IMPACTO EN PATRIMONIO

TOTAL IMPACTO


Propiedad Planta y Equipo Dentro de los análisis realizados por los asesores, se determinó que el ajuste a los activos fijos deben efectuarse de acuerdo con su vida útil y su cuantía, dando como resultado que tenga un impacto de $ 140.328.563. Otros Activos Dentro del rubro de otros activos se generó un ajuste por convergencia en los intangibles por valor de $ 1.137.410 correspondiente a la amortización de las licencias Otros Pasivos – partidas conciliatorias El ajuste identificado a los otros pasivos por valor de $71.359.928, corresponde a partidas conciliatorias que fueron enviadas al pasivo, en 2016 y que cruzan con las partidas pendientes en disponible. Otros Pasivos – consignaciones no identificadas El ajuste corresponde a consignaciones recibidas no identificadas por $85.409.020, de los años 2013 a 2015. Adicional a lo anterior, el Fondo se vio avocado a parametrizar su sistema contable, en la medida que, a partir del nuevo plan de cuentas, algunas cuentas cambian de código de identificación, así como de nombre. Paralelamente, la auditoría interna llevó a cabo los siguientes procesos:

• Promoción de la conformación de una mesa de trabajo para el análisis y depuración de las cuentas de orden, tomando como base la información de presupuestos, en relación con los proyectos ejecutados, los cuales fueron validados por la Unidad Técnica. Al corte del presente informe, nos encontramos en proceso de revisión de la información, para emitir el concepto pertinente.

• Revisión del manual de políticas contables, de la cual se emitió carta de recomendaciones con las situaciones observadas. Al corte del presente informe, la auditoría se encontraba en proceso de verificar los últimos cambios efectuados sobre el tema, para emitir el concepto final de aprobación.

En lo que respecta a los estados financieros, la auditoría logró avanzar en la revisión de algunas cuentas, tal como se detalla a continuación, debido a que la Administración se encontraba en proceso de ajuste de las cuentas y cifras de los mismos. Del 01 de enero al 30 de junio de 2018, se han revisado las cuentas que conforman los Estados Financieros del Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola, así:


BALANCE GENERAL (Cifras expresadas en pesos colombianos)

Cuenta Descripción 31-dic-17 30-jun-18 Variación Absoluta

Variación Relativa

11 Efectivo 3.095.930.526 3.776.894.788 680.964.262 22%

12 Inversiones e Instrumentos Derivados 5.345.285.491 5.519.805.465 174.519.974 3%

14 Deudores 521.073.529 893.084.515 372.010.986 71%

16 Propiedad, Planta y Equipo 34.429.409 91.131.630 56.702.221 165%

19 Otros Activos 216.616.999 41.955.464 -174.661.535 -81%

TOTAL ACTIVOS 9.213.335.953 10.322.871.861 1.109.535.908 12%

24 Cuentas Por Pagar 496.704.177 1.345.944.481 849.240.305 171%

25 Obligaciones Laborales y de Seguridad Social Integral 177.382.276 36.386.341 -140.995.935 -79%

27 Pasivos Estimados 106.750.218 157.084.319 50.334.101 47%

29 Otros Pasivos 304.817.755 130.214.760 -174.602.995 -57%

TOTAL PASIVOS 1.085.654.426 1.669.629.902 583.975.476 54%

31 Patrimonio de las entidades de gobierno 0 -71.350.097 -71.350.097 100%

32 Patrimonio Institucional 8.127.681.528 8.127.681.528 0 0%

TOTAL PATRIMONIO 8.127.681.528 8.056.331.430 -71.350.097 -1%

ESTADO DE RESULTADOS (Cifras expresadas en pesos colombianos)

Cuenta Descripción 31-dic-17 30-jun-18 Variación Absoluta

Variación Relativa

41 Ingresos Fiscales 17.037.439.213 7.643.528.607 -9.393.910.606 -55%

48 Otros Ingresos 3.148.364.947 3.037.405.445 -110.959.501 -4%

TOTAL INGRESOS 20.185.804.160 10.680.934.053 -9.504.870.107 -47%

51 Gastos de Administración 1.887.834.759 1.189.929.629 -697.905.130 -37%

52 Gastos de Operación 18.185.661.683 8.809.303.656 -9.376.358.027 -52%

53 Gastos de Provisiones, Depreciaciones y Amortizaciones 298.060.002 50.392.340 -247.667.661 -83%

58 Otros Gastos 1.330.233.747 34.397.898 -1.295.835.850 -97%

TOTAL GASTOS 21.701.790.191 10.084.023.524 -11.617.766.668 -54%


3. OPORTUNIDADES DE MEJORA A LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PRIMER SEMESTRE DE 2018

Se realizó trabajo de auditoria a las cifras contable-financieras del primer semestre del 2018, efectuando procedimientos de auditoria entre ellos la revisión de las conciliaciones bancarias, certificados de inversiones (CDTs), composición de anticipos y avances entregados, otros deudores, adiciones y retiros de propiedad, planta y equipo, depreciación de activos fijos, intangibles, cuentas por pagar, aportes de nómina, acreedores varios, gastos operacionales y revisión de actas de Junta Directiva. De lo anterior, se observaron algunas oportunidades de mejora, las cuales se detallan a continuación:

Oportunidad de Mejora No. 1 Bancos

Descripción a) Al 30 de junio de 2018, y como producto del proceso de convergencia de los Estados

Financieros del Fondo, del Régimen de Contabilidad Pública – RCP al nuevo marco normativo bajo Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público – NICSP se llevó a cabo un proceso de regularización y saneamiento de las partidas conciliatorias presentes en las cuentas bancarias del FNFHF, obteniendo como resultado lo siguiente:

Cantidad

Notas débito no registradas en el Extracto

Cantidad Notas débito no registradas en Libros

Cantidad Consignaciones y notas crédito no registradas en libros

Cantidad

Consignaciones y notas crédito , no registradas en extracto

1 1.776.239 4

259.393.061 7 159.550.357 6 22.309.952

Mejores prácticas: Se evidencia que la administración del Fondo continúa con sus gestiones para identificar y regularizar el mayor número de partidas conciliatorias. Con ocasión del proceso de convergencia de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público se ajustaron partidas correspondientes a los años 2012 a 2015 por valor de $ 74.653.063 producto de su antigüedad, no obstante siguen siendo monitoreadas en el efecto que puedan ser identificadas en su totalidad. Recomendación: Efectuar seguimiento y monitoreo a las partidas conciliatorias en conjunto con el área de recaudos, con la finalidad de regularizar el mayor número de partidas posible de tal forma que los saldos contables coincidan con los saldos reportados por las entidades bancarias.


Oportunidad de Mejora No. 2 Inversiones

Descripción En la revisión de las inversiones en CDT que posee el fondo a 30 de Junio de 2018, se observó lo siguiente:

1. El valor reflejado en los Estados Financieros es razonable y corresponde al valor del certificado de depósito emitido por Deceval, al 30 de Junio se encuentran vigentes 7 CDTs cuyo valor asciende a $ 5.519,8 Millones.

2. Se evidencia una incorrecta clasificación contable de las inversiones bajo el nuevo Plan Único de Cuentas que entró en vigencia a partir del año 2018 así

Cuenta Nombre Saldo a 30 Jun

1201 Inversiones Administración de Liquidez 5.519.805.465

Con la aplicación del nuevo marco de contabilidad bajo NICSP la cuenta 1201 se elimina dando paso a la cuenta contable 1223 denominada “Certificados de Depósito a Término” de la siguiente forma:

Cuenta Nombre Saldo Propuesto

1223 Certificados de Depósito a Término 5.519.805.465

Mejores prácticas: Actualmente la administración viene revisando la homologación de las cuentas contables PUC de acuerdo con el nuevo marco normativo, para subsanar las inconsistencias que se hayan podido generar en el proceso. Recomendación: Reclasificar el saldo contable evidenciando en la cuenta 1201 a la cuenta contable adecuada teniendo en cuenta los cambios presentados en el Plan Único de Cuentas con la puesta en marcha del nuevo marco normativo. Revisar los impactos en la homologación de las cuentas contables NICSP en el módulo de administración de los CDTs.


Oportunidad de Mejora No. 3 Deudores

Descripción Se efectuó revisión a los deudores del fondo obteniendo el siguiente resultado:

1. Se determinó la antigüedad de las cuentas por cobrar por concepto de anticipos, obteniendo el siguiente resultado: Se determinó que actualmente los anticipos otorgados se encuentran en su mayoría en el rango de los 60 a más de 180 días por valor de $ 155,2 millones así:

Días Valor

De 60 a 80 82.150.968

De 81 a 120 39.844.184 De 121 a >180 33.177.149

82150968; 53%

39844184; 26%

33177149; 21%

Anticipos con antigüedad mayor a 60 dias

60 - 80 81 - 120 121 - >180


En el rango de 120 a más de 180 días observamos anticipos por $ 13,7 millones que se encuentran pendientes de legalizar desde la vigencia 2017.

2. Se observaron los siguientes terceros con saldos contrarios a su naturaleza dentro de la cuenta de anticipos:

N° Cuenta Tercero Saldo 142013 Asociación Nacional De Comercio Exterior -192.261.694 142013 Federación De Productores De Plátano De Colombia -85.090.689

Total -277.352..83 De igual forma se debe reclasificar estos saldos presentados en la cuenta 1420 13 a la nueva cuenta contable 1906 por cuenta del cambio del Régimen de Contabilidad Pública al nuevo marco bajo NICSP.

3. Se analizó la cuenta por cobrar por concepto de intereses y rendimientos financieros de los CDTs del fondo y en el cálculo realizado se observó una diferencia de $ 1,2 millones entre el saldo registrado en la cuenta por cobrar y el valor reconocido como rendimiento en la cuenta 4815.

Descripción Vlr. Causado 1906

Vlr. Causado 4805

Diferencia

Rendimientos Financieros 124.147.232 125.396.683 - 1.249.450

Mejores prácticas: La administración gestiona y lleva el control de los anticipos, otorgados a empleados y contratistas, sin embargo se debe mejorar la frecuencia en el control de estos saldos para evitar que su antigüedad aumente y con ello se dificulte su retorno. Recomendación: 1. Realizar las gestiones pertinentes para las partidas que tienen una antigüedad mayor a 181 días, en especial aquellas que corresponden a vigencias anteriores, con el fin de realizar las legalizaciones correspondientes o en su defecto provisionarlas ante una eventual pérdida de cobro de las mismas. 2. Realizar seguimiento y control a las partidas superiores a 90 días con el fin de evitar pérdida de recursos ante incumplimientos de los contratistas a los anticipos y avances entregados. 3. Verificar los saldos por terceros para identificar aquellos que terminan sobregirados al finalizar del mes y conciliar sus saldos de tal forma que se ajuste a la realidad de la operación del Fondo.


4. Efectuar seguimiento a la homologación de las cuentas contables por el cambio en el marco normativo que aplica el Fondo en el 2018 como producto de la transición del Régimen de Contabilidad Pública a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público.

Oportunidad de Mejora No. 4 Propiedad, Planta y Equipo

Descripción Si bien al 31 de diciembre de 2017, los saldos del módulo de activos quedó conciliado al 100% con la contabilidad, al 30 de junio de 2018, se efectuó revisión de los activos fijos del fondo, incluyendo la depreciación, para determinar la razonabilidad del saldo registrado en la contabilidad, observando que nuevamente hay diferencias entre ambos. De igual forma, vale la pena señalar que a partir del año 2018 se adelantó una depuración de los activos fijos, conforme a las disposiciones del nuevo marco regulatorio bajo NICSP en el cual se ajustaron activos de menores cuantías por valor de $ 139,1 millones. Por lo tanto a continuación observamos los aspectos más relevantes encontrados en la revisión:

1. Se evidenciaron diferencias en los valores registrados, tanto en la depreciación acumulada como en el gasto por depreciación de las propiedades planta y equipo de la siguiente forma:

N° Cuenta Descripción Saldo Calculado Saldo a 30 Jun Diferencia

168506 Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 41.932.514 35.240.786 - 6.691.729 168507 Equipos de Comunicación y Computación 454.002.044 1.500.369.860 1.046.367.815

2. El módulo de activos fijos el Fondo no cruza con los saldos registrados en el sistema

panda a 30 de junio de 2018 de la siguiente forma:

Concepto Saldo Según Modulo Saldo Según Contabilidad Diferencia

Depreciación de Prop, Plant y Equip 1.799.021.004 1.535.610.645 263.410.359

3. Dentro del módulo se observaron 43 activos fijos depreciados en su totalidad pero que el sistema siguió depreciando aun cuando ya había alcanzado su costo histórico, este error del sistema asciende a $ 1,4 millones el cual debe ser revisado y ajustado.

Mejores prácticas:


Durante el año 2018 se han llevado a cabo mesas de trabajo para efectuar análisis y depuración de los activos fijos del Fondo, y se dieron de baja algunos activos que ya habían cumplido su ciclo productivo Recomendación: Realizar la revisión de los ajustes por concepto de depreciación, teniendo en cuenta los cambios en el marco normativo, a fin de ajustar los saldos contables a la realidad contable del Fondo. Revisar los saldos en el módulo de activos fijos, para determinar aquellos activos que aún se deprecian en el aplicativo a pesar de que la depreciación acumulada registrada era igual a su costo histórico Revisar la parametrización del software PANDA e implementar un control sobre la depreciación automática de los activos para evitar que sigan depreciando a pesar de que su valor en libros sea $0

De otra parte, la auditoría llevó a cabo el recálculo de la nómina del personal pagado con recursos del Fondo de Fomento, así como de la cuota de administración, sin encontrar situaciones que llamaran la atención.

4. REVISIÓN DE ACUERDOS PRESUPUESTALES En el primer semestre de 2018, se ha realizado la revisión y aprobación de 6 acuerdos relacionados con traslados, adiciones y/o ajustes financieros y técnicos a los proyectos, así: 4.1. ACUERDOS PRESUPUESTALES La auditoría interna, llevó a cabo la revisión de los acuerdos presentados hasta el 30 de junio de 2018 y emitido los certificados pertinentes. 5. SEGUIMIENTO AL CASO PAPA – FEDEPAPA

Conforme la instrucción de la Junta Directiva de Septiembre de 2017, la auditoría interna ha estado revisando las cifras reportadas por el fondo administrador, del 2001 al 2013, bajo el mismo criterio como se revisaron las cifras del 2014 al 2017, con las que se giraron $ 272 millones a Fedepapa.


Al corte del presente informe, los avances son los siguientes:

v Se ha revisado la información digital reportada de los años 2001 a 2004; no obstante el 15 de junio de 2018, se recibió información adicional, de la cual, al corte del presente informe, se estaba empezando su revisión.

v Se recibió información en físico de los años 2013, 2014, 2015 y 2016.

v Las inversiones del 2001 a 2013, fueron verificados por la auditoría.

v Los gastos de funcionamiento se encuentran pendientes de verificar, cuando se reciba el detalle del fondo administrador.

En forma separada, la auditoría emitió el informe GAR-AI- 018-2018, en donde presenta, al corte del 18 de junio de 2018, la situación frente al tema de la revisión de este caso. En forma separada, se emitirá el informe, una vez la auditoría pueda analizar la información recibida.

Sandra Lucia Sossa Peña Garssa Consulting S.A.S. – Auditores Internos

informe fnhf primer semestre 2018 -...

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