cevf01 seguimiento y control

PROCESO

CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

Código CEVF01

Formato Seguimiento y control Versión 02

Fecha de Versión: 27 de Octubre de 2016

FECHA DE INFORME: SEPTIEMBRE 15 DE 2017

PROCESO Y/O DEPENDENCIA: SUBDIRECTOR FINANCIERO

LÍDER DEL PROCESO Y/O DEPENDENCIA:

MANUEL JOSE CANENCIO MAYA

TEMA DE SEGUIMIENTO: EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE A JUNIO 30 DE 2017

NORMATIVA :

Ley 87 de 1993, Anexo Resolución 357 de Julio 23 de 2008 de la CGN, - Procedimiento para la Evaluación del Control Interno Contable, en concordancia con el MECI 2014 y el Régimen de la Contabilidad Pública.

JUSTIFICACIÓN DEL SEGUIMIENTO :

La Oficina de Control Interno, realiza con criterio de independencia y objetividad, el seguimiento al control interno en el proceso contable del Ministerio de Salud y Protección Social, Gestión General, enfocada especialmente en los objetivos del control interno contable, el procedimiento establecido en la Resolución 357 de 2008 y el Régimen de la contabilidad pública, con el propósito de determinar la existencia de controles y su efectividad para la prevención y neutralización del riesgo asociado a la gestión contable.

GESTIÓN / ACCIONES DEL SEGUIMIENTO:

Para realizar el seguimiento se verificó los siguientes documentos: Procedimientos del proceso financiero

Actividades realizadas durante el período evaluado.

Análisis de la información extractada del SIIF Nación.

Riesgos identificados en el proceso contable y sus planes de mejoramiento o de contingencia.

Comprobantes de Contabilidad realizados manualmente, de enero a junio de 2017 del No. 01 al 149.

Obtención de evidencia válida y suficiente por medio del análisis, inspección, preguntas, Planes de mejoramiento.

De acuerdo con el procedimiento de control Interno contable establecido de la Resolución 357 de 2008 y con el propósito de lograr una información financiera que cumpla con las características cualitativas previstas en los marcos normativos del Régimen de Contabilidad Pública, las entidades deberán observar, como mínimo, los siguientes elementos y actividades de control.

PROCESO


Código CEVF01



1. Estructura del área contable y gestión por procesos

La Entidad cuenta con una estructura del área contable que le permite desarrollar adecuadamente todas las etapas que comprende el proceso contable. Para el desarrollo de las actividades del proceso financiero se cuenta con los siguientes grupos de trabajo:

Proceso de Gestión financiera

G de Presupuesto

G. de Contabilidad

G. de Tesorería

G. de Comisiones desplazamientos y Viáticos al interior del país

Sin embargo se evidencia dificultad al no contar con el recurso necesario y previsto de la planta de personal, dado que no se ha adelantado el proceso de los encargos.

2. Herramientas de mejora continua y sostenibilidad de la calidad de la información financiera

La entidad cuenta con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera, tales como:

Mapa de procesos y procedimientos, Manual contable, guías y formatos, los cuales se encuentran actualizados.

Aplicación de las políticas y prácticas contables del Régimen de Contabilidad Pública, en

procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible.

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como instancia asesora del proceso financiero, creado mediante Resolución 4827 de Noviembre 19 de 2013.

Consultas a la CGN, El proceso realizó mesas de trabajo con la CGN, para determinar el proceso de cuotas Partes y otros temas como transferencias y reintegros de vigencias anteriores.

Depuración contable- El proceso continuó con la depuración contable

Sistema documental -Las operaciones realizadas por el Ministerio, están respaldadas en

documentos idóneos, de tal manera que la información registrada es susceptible de verificación

y comprobación, en la Subdirección Financiera,

PROCESO


Código CEVF01



La estructura documental del proceso financiero le permite dejar constancia escrita de los hechos económicos que se registran en el SIIF, en el transcurso del periodo. Los soportes documentales que corresponden a la cadena presupuestal, se conservan al final de esta, en el comprobante de pago.

Los soportes de los movimientos contables complementarios que se registran con comprobantes de contabilidad, de forma manual, como: movimiento mensual de bienes, Depreciaciones, amortizaciones, provisiones, ajustes por conciliaciones, incorporación de activos y pasivos de fondos entregados en administración o en fiducia, entre otros, se adjuntan como soportes de los comprobantes contables del registro correspondiente. Los libros auxiliares son llevados de forma cronológica en el SIIF y se pueden consultar. El Libro diario y el mayor, se realizan directamente el SIIF, de acuerdo con lo estipulado en el Reglamento expedido por el Ministerio de Hacienda y la contaduría General de la Nación.

3. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones

Las políticas y demás prácticas contables de la entidad que aplica proceso financiero, para su operación, se encuentran publicados y actualizados en el SIGI, tales como: manual contable, procedimientos, guías, acorde con del Régimen de Contabilidad Pública, en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible. En el siguiente cuadro se relacionan los procedimientos documentados y publicados en el SIGI a junio 30 de 2017:

Con relación al procedimiento para el seguimiento de Operaciones Recíprocas, el proceso de Gestión Financiera se encuentra en Etapa de ejecución.

4. Responsabilidad de los contadores de las entidades que agregan información

Los responsables de la información financiera de la entidad, establecen controles y acciones

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO FINANCIERO

GFIP01 Elaboración del anteproyecto de presupuesto.

GFIP02 Modificaciones traslados distribuciones presupuesto.

GFIP03 Expedición certificado disponibilidad presupuestal.

GFIP04 Registro presupuestal compromiso.

GFIP05 Generación obligación.

GFIP06 Registro de bienes y movimientos.

GFIP07 Presentación y sustentación de informes.

GFIP08 Información pago a terceros Dian y Secretaria de Hacienda Distrital.

GFIP09 Registro de demandas y litigios.

GFIP10 Pago de compromisos adquiridos.

GFIP11 Reintegros ingresos de saldos por imputar devoluciones.

GFIP12 Programación del PAC.

GFIP13 Presentación informe financiero consolidado tres unidades.

GFIP14 Gestión de comisiones desplazamientos y viáticos.

PROCESO


Código CEVF01



administrativas para garantizar el suministro oportuno de información agregada a la Contaduría General de la Nación. Tales como : Política mediante la cual todos los hechos económicos, realizados en cualquier dependencia de la

entidad sean informados al área de contabilidad. (Circular No. 09 de 2015, manual, procedimientos, guías, formatos entre otros).

Depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información. Aplicación del Catálogo General de Cuentas actualizado. Uso de la cuenta contable adecuada al hecho económico o Consultas a la Contaduría General de la

Nación, las situaciones que se presenten para el adecuado registro en relación con el hecho económico.

Revisiones periódicas sobre la consistencia de los saldos que revelen las diferentes cuentas y subcuentas.

Presentación oportuna de la información financiera debidamente analizada Verifican la consistencia de las cifras presentadas en los estados financieros, con las cifras

reportadas a la CGN. Publicación de la información financiera en la página Web de la entidad para que pueda ser

consultada por los interesados. Consolidación interna de los estados financieros de las diferentes unidades ejecutoras del

Ministerio, para generar unos estados que reflejen integralmente su operación.

5. Eficiencia de los sistemas de información

La Entidad, opera bajo la plataforma del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF NACIÓN,

sistema nacional, transversal a todas las entidades y órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, el cual es administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Este sistema reflejará el detalle, la secuencia y el resultado de la gestión financiera pública registrada por las entidades y órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, especialmente la relacionada con la programación, liquidación, modificación y ejecución del presupuesto; la programación, modificación y ejecución del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-, la gestión contable y los recaudos y pagos realizados por la Cuenta Única Nacional y demás tesorerías. Se registran las operaciones y la información financiera asociada al Ministerio de Salud y Protección Social, Gestión General y de las Unidades del Ministerio, en línea, en tiempo real y dentro del horario establecido, conforme a los instructivos que para el efecto expide el Administrador del Sistema, Ministerio de Hacienda y Crédito público; de acuerdo con los lineamientos del Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012. La Oficina de Control Interno, realiza evaluación anual al cumplimiento de las políticas de seguridad del SIIF, con el fin de garantizar que los registros de la información financiera se efectúen en forma debida. De otra parte, la entidad cuenta con sistemas auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables, de conformidad con lo establecido en el numeral 3.19.2 de la resolución 357 de 23

PROCESO


Código CEVF01



de julio 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación, como se muestra en el siguiente cuadro:

SISTEMAS AUXILIARES ENTIDAD

6. Coordinación entre las diferentes dependencias

Los procesos de la entidad relacionados con el proceso contable, como proveedores de información, suministraron los datos financieros y contables que manejan en sus bases de datos, con las características requeridas los cuales fueron procesados por el área contable y registrados en el SIIF a junio 30 de 2017, tales como inventarios, procesos judiciales, nómina, de acuerdo con lo estipulado en los lineamientos del proceso de Gestión financiera. Trimestralmente el proceso financiero Realiza la consolidación interna de los estados financieros de las diferentes unidades ejecutoras, para generar unos estados que reflejen integralmente su operación. Los cuales se pueden consultar en la página web en el link de transparencia.

7. Registro de la totalidad de las operaciones

El proceso Financiero aplica controles tales como memorandos, correos electrónicos, políticas como la circular No.09 de 2015, procedimientos y lineamientos para lograr un adecuado flujo de información entre los diferentes procesos de la Entidad y evitar así un posible riesgo de omisión de registro de algún hecho económico o el registro inoportuno de los mismos.

Sistema Información

Sistema Act&vo

Registro de los bienes en forma individualizada y su

depreciación; administrado por la Subdirección de

Operaciones.

Sistema Ekogui/

Sistma DYNAMIC

Registro individualizado de procesos de demandas y

litigios, la D. Jurídica, es quien realiza el cargue de la

información de los procesos.

Sistema Sigep

Registro de Novedades de personal, administrado por la

Subdirección de Talento Humano.

Unidad Ejecutora

Código SIIF-Minhacienda

Código institucional de reporte a la CGN CHIP

Ministerio de Salud 190101 923272421

Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social

190114 933272429

Unidad Administrativa Especial-Fondo Nacional de Estupefacientes

190106 067800000

PROCESO


Código CEVF01



8. Individualización de bienes, derechos y obligaciones

Se verificó que los bienes, derechos y obligaciones de la entidad se identificaron de manera individual a nivel de auxiliares en aplicativos administrado por otras dependencias, y los movimientos mensuales o trimestrales, fueron recibidos por el Grupo de Contabilidad quien registró en el SIIF mediante comprobantes contables manuales de enero a junio de 2016, así:

Subdirección de Gestión Operaciones: (sistema Act&vo). Se evidenció los reportes mensuales generados por el sistema, correspondiente al movimiento de las entradas y salidas de almacén de los bienes y depreciaciones, los cuales se envían dentro de los cinco primeros días del mes siguiente, al Grupo de Contabilidad para su registro contable y conciliación entre las áreas, se verificaron los comprobantes contables de los registros correspondientes.

Dirección Jurídica: El proceso financiero registró de manera trimestral la información reportada por la Dirección Jurídica correspondiente a los procesos de demandas y litigios a favor y en contra del Ministerio y las provisiones, siguiendo lo establecido en el manual y el procedimiento para tal fin.

Para el registro individualizado de procesos de demandas y litigios, el Ministerio de Justicia expidió el Decreto 1069 de mayo 26 de 2015, el cual establece que la fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa debe ser el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado – eKOGUI y la Circular Externa No. 023 del 11 de diciembre de 2015 que establece los lineamientos para el cálculo de la provisión contable a partir de una metodología de reconocido valor técnico. La Dirección Jurídica es la encargada de realizar el cargue de la información de los procesos de demandas y litigios, en el sistema Ekogui. Sin embargo la dirección Jurídica continua llevando un sistema paralelo mientras se carga toda la información en el EKOGUI. La Oficina de Control Interno realizó seguimiento de los procesos registraos en ECOGUI, por el primer semestre de 2017 encontrando los siguiente: Respecto a la incorporación de la provisión contable, se procedió a tomar los procesos

registrados en el e-KOGUI equivalente a 12.454 tanto vigentes como fallados que en su

totalidad estuvieran en el sistema, y se encontró :

6.931 de ellos no poseen la provisión contable o se encuentra vacía en el sistema

5.320 se encuentran en estado del proceso terminado. 1.611 se encuentran en estado de proceso activo

1 sin fecha de última actualización y

1101 con fecha de los últimos seis meses.

Comparado con la información suministrada a Contabilidad para el registro contable, se

encontró que a junio 30 de 2017 se tenían 6.982 procesos

Por lo que se sugiere solicitar a la Dirección Jurídica suministrar la información que corresponda al proceso contable de acuerdo con la base de datos autorizadas para que se obtenga información contable confiable, relevante y comprensible y se logre realizar seguimiento y cruces de información con el proceso contable

PROCESO


Código CEVF01



Subdirección de Gestión Talento Humano: El cargue de la información de las novedades de

personal, se realiza en la Subdirección, en el módulo de Nómina, del Sistema General de Información Administrativa del Sector Público SIGEP adquirido por el Ministerio, mensualmente se remite archivo plano al Grupo de Contabilidad para ser registrada la nómina y realizar el pago a través del SIIF.

9. Reconocimiento de cuentas valuativas. El Grupo de Contabilidad registra el cálculo y reconocimiento de las provisiones, amortizaciones, y depreciación, asociadas a los derechos, bienes y recursos, de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.

10. Actualización de los valores

En general los bienes, derechos y obligaciones de la entidad, se encuentran registrados en la contabilidad a valores actualizados, como lo establece el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública. Se evidenció los siguientes registros de actualización: De las acciones poseídas en a Previsora Compañía de Seguros S.A., según Comprobantes de Contabilidad 055 de Marzo/17 y 128 de junio/17 así :

11. Análisis, verificación y conciliación de información.

Los contadores del Grupo de contabilidad realizan análisis de la información registrada en las diferentes

subcuentas y realizan ajustes cuando hay lugar a ello, con las fuentes de las dependencias que

generan información como propiedad, planta y equipo, cartera, nómina, entre otras. Se observaron las

siguientes conciliaciones :

Conciliación de bienes y servicios.

La Subdirección de Operaciones reporta de manera mensual al Grupo de Contabilidad, los movimientos

y saldos de inventarios, así como las depreciaciones correspondientes para su registro y conciliación,

Cuenta Descripción Débito Crédito

580569

Pérdida por valorización de las

inversiones de administración de liquidez

en títulos participativos

$ 15.427.067,11

120201 Acciones ordinarias $ 15.427.067,11

580569 Pérdida por Valorización de Inversiones $ 24.738.847,52

120201 Acciones ordinarias $ 24.738.847,52

TOTAL $ 40.165.914,63 $ 40.165.914,63

PROCESO


Código CEVF01



como se evidencia en las Actas de conciliación de saldos de almacén y contabilidad a junio 30 de 2017,

Nos 1, 2, 3, 4,5y 6, las cuales se encuentran como soporte de los comprobantes de contabilidad

manuales Nos. 16, 43, 77, 90, 144, de los meses de enero a junio de 2017, respectivamente.

Conciliación de cuentas recíprocas

Se evidenció una mejora en el proceso de conciliación de cuentas recíprocas. Se observaron correos de circularizaciones de operaciones recíprocas con las entidades que efectúan transacciones con el Ministerio a fin de conciliar cada trimestre, antes de remitir el reporte CGN 2005_002, a la CGN, para lo cual se les da un plazo de ocho (8) días para la respuesta, en caso de no obtener respuesta dentro del término señalado, El Grupo de Contabilidad asume que los registros allí señalados son los que la entidad reportará como cuenta recíproca correlativa para el reporte a la Contaduría General de Nación en caso contrario se realizan los ajustes correspondientes.

Trimestralmente se publica el reporte CGN 2005_002_Operaciones Recíprocas, en la página Web del Ministerio como se muestra en la siguiente imagen.

El proceso de Gestión financiera, se encuentra realizando el procedimiento para el seguimiento de las cuentas recíprocas.

Se adelantan cruces de información y conciliaciones con fuentes externas, como los patrimonios autónomos.

Dado que las Cuentas del Ministerio se encuentran congeladas por disposición de la Procuraduría

General de la Nación como medida de protección al Sistema General de la Protección Social en Salud, no hay lugar a extractos bancarios, ni a conciliaciones bancarias.

DEPARTAMENTO:

MUNICIPIO:

ENTIDAD:

CODIGO:

FECHA DE CORTE:

PERIODO DE MOVIMIENTO:

Codigo ContableCódigo Entidad

ReciprocaValor Corriente Valor no Corriente

1.2.02.01 41800000 668.881.633,39 -

1.4.24.02 824700000 120.000.000,00 -

1.4.24.02 72100000 745.770.565,00 -

1.4.70.08 70100000 19.823.461,00 -

1.4.70.08 96500000 13.580.854,00 -

1.4.70.08 12300000 2.366.932,00 -

1.4.70.08 72100000 1.169.043.722,22 -

1.4.70.08 71200000 17.363.937,00 -

1.4.70.08 217573275 7.101.352,00 -

1.4.70.08 116868000 9.490.615,09 -

01 Abr a 30 de Jun de 2017

2017 CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS (En pesos)

CUNDINAMARCA

BOGOTA

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL

923272421

A 30 de Junio de 2017

PROCESO


Código CEVF01



En relación con tema tributario se evidenció un registro contable según CC No. 142 de junio 30/17 correspondiente a la sanción de la DIAN por el no pago de las retenciones.

Por lo anterior, se recomienda realizar las gestiones necesarias a fin de cancelar los pagos

tributarios a través de otro medio y evitar así sanciones económicas.

De otra parte se evidenciaron registros por reclasificaciones realizadas a fin de determinar la

razonabilidad, confiabilidad y celeridad de la información generada.

12. Elaboración de estados, informes y reportes contables Unidad 190101. Los Estados Financieros con corte a junio 30 de 2017, fueron transmitidos oportunamente, vía Chip, a la Contaduría General de la Republica y se publicaron en la página WEB del Ministerio en el link de transparencia.

13. Mapa de Riesgos

El proceso financiero ha identificado y documentado cuatro riesgos de gestión y un riesgo de corrupción el cual se encuentra publicado en la página web del ministerio y en el SIGI (Sistema

Integrado de Gestión Institucional) Para cada uno de los riesgos identificados se establecieron acciones de contingencia dado que la zona resultante después de controles fue moderada.

Riesgos del Proceso GFIC01 - Gestión Financiera

TIPO DE RIESGO RIESGO ANALISIS

DEL RIESGO

VALORACION DESPUES DE CONTROLES

ENFOQUE

DE GESTION

Incumplimiento legal al no presentar los Estados Financieros en las fechas

estipuladas

EXTREMA BAJA CONTINGENCIA

DE GESTION

Incumplimiento de compromisos al no pagar oportunamente las obligaciones con recursos de

inversión

ALTA BAJA CONTINGENCIA

PROCESO


Código CEVF01



DE GESTION

Incumplimiento de compromisos para la identificación de los ingresos consignados en la DTN a

favor del Ministerio

EXTREMA BAJA CONTINGENCIA

DE GESTION

Inexactitud en la imputación presupuestal


DE CORRUPCION

Decisiones ajustadas a intereses propios o de terceros al usar los perfiles del aplicativo SIIF en forma indebida


Se sugiere revisar y ajustar los controles y establecer acciones de control para evitar que se materialicen los riesgos, de acuerdo con la nueva política que será aprobada en el próximo semestre.

COMPORTAMIENTO DE LAS CUENTAS EN EL BALANCE GENERAL A JUNIO 30 E 2017

CODIGO NOMBRE

SALDO FINAL SALDO FINAL

VARIACION %

VARIACION (Miles) (Miles)

A Jun./ 2016 A Jun./2017

1 ACTIVOS 1.332.842.492 1.346.430.718 13.588.226,00 1%

2 PASIVOS 3.693.923.880 3.947.879.283 253.955.403,00 7%

3 PATRIMONIO -2.336.290.995 -1.126.445.887 1.209.845.108,00 -52%

1.332.842.492

3.693.923.880

-2.336.290.995-3.000.000.000

-2.000.000.000

-1.000.000.000

0

1.000.000.000

2.000.000.000

3.000.000.000

4.000.000.000

ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

Saldo final a junio 30 de 2017

PROCESO


Código CEVF01



ACTIVO:

El Activo total de la entidad, a junio 30 de 2017, estuvo conformado por los grupos de efectivo,

inversiones e instrumentos derivados, deudores, inventarios, propiedad planta y equipo y otros

activos por valor de $1.346.430.718, que comparado con el año anterior $ 1.332.842.492, presenta

un incremento del 1% representado especialmente en la cuenta 1.4. Deudores - (14.70-Otros

Deudores – 14.70.08 Cuotas partes pensiones, que corresponde a las cuentas por cobrar a las

diferentes entidades que asisten el pago de pensiones de Prosocial, Foncolpuertos en liquidación y

Cajanal).

PASIVO:

El Pasivo total de la entidad, a junio 30 de 2017, se encontraba conformado por los grupos de

operaciones de crédito público y financiamiento, operaciones de financiamiento e instrumentos

derivados, cuentas por pagar, obligaciones laborales y de seguridad social integral y pasivos

estimados y otros pasivos. El saldo reflejado de $3.947.879.283, comparado con la vigencia

anterior de $3.693.923.880, presenta un aumento del 7%, representado especialmente en las

Cuentas por Pagar: 2.4.25 Acreedores – 2.5.10 Pensiones y Prestaciones por Pagar – (2.5.10.06

Cuotas partes de pensiones.

PATRIMONIO:

Conformado por las cuentas de hacienda pública, (capital fiscal, resultado el ejercicio, superávit por donación, patrimonio público incorporado, provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones).

OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS :

La Oficina de Control Interno recomienda:

Documentar el procedimiento para el seguimiento de las operaciones recíprocas y actualizar el manual contable en lo relacionado con el seguimiento.

Realizar las gestiones necesarias a fin de cancelar los pagos tributarios a través de otro medio y

evitar así sanciones económicas.

Solicitar a la Dirección Jurídica suministrar la información que corresponda al proceso contable de

acuerdo con la base de datos autorizadas para que se obtenga información contable confiable,

relevante y comprensible y se logre realizar seguimiento y cruces de información con el proceso

contable.

PROCESO


Código CEVF01



Continuar con la gestión de para la implementación de las normas internacionales de contabilidad

pública.

SOPORTES DE LA REVISIÓN :

Estado financiero del SIIF, Comprobantes de Contabilidad realizados manualmente, de enero a junio de 2017 del No, 01 al 149, proceso, procedimientos, guías, manual, seguimiento a Ekogui.

Elaboró: _____________________________________

DILSA RIVEROS DIAZ Revisó: / Ssilva

cevf01 seguimiento y control

Documents