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CONTROL INTERNO
INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCION Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
E INFORME DE SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y
ATENCIÓN AL CIUDADANO
CUATRIMESTRE ENERO A ABRIL DE 2020
ADRIANA MILENA OROZCO QUECANO
Asesor Control Interno
LA VEGA, CUNDINAMARCA, MAYO DE 2020
INTRODUCCION
La aplicación de la Ley 1474 de 2011, Ley 1757 de 2015, ley 1712 de 2014, que adoptó el Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, para la vigencia 2020 pretendía determinar:
(1) El mapa de riesgos de corrupción y las medidas para gestionar los riesgos,
(2) Estrategia las medidas antitrámites, como elemento fundamental para cerrar los espacios
propensos a la corrupción,
(3) La rendición de cuentas, orientado a la democratización de la función pública,
(4) los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, accesibilidad y la calidad de los servicios.
(5) Lineamientos generales de acceso a la información.
A la fecha la E.S.E. HOSPITAL DE LA VEGA cumple y continúa cumpliendo al implementar dentro
de su institucionalidad la normatividad, políticas de desarrollo administrativo y plan de gestión, el cual
define las metas institucionales, esenciales, en el desarrollo de la misión y visión de la entidad. De
la misma forma se adelanta la construcción de la estructura de formulación y ejecución de planes
operativos por procesos.
1. LOS GRANDES AVANCES.
Los grandes avances fueron: 1.1. Un mapa de riesgos implementado y en funcionamiento que mitiga los riesgos en Contratación,
en las finanzas institucionales, en el mantenimiento de las instalaciones, en el suministro de bienes y servicios, en el talento humano y en las tecnologías de la información como puntos críticos y sensibles de la entidad.
1.2. Igualmente se avanzó subiendo al portal único los trámites institucionales. 1.3. Se realizó una rendición de cuentas cumpliendo con todos y cada uno de los estándares exigidos
dentro del Manual único de Rendición de cuentas del Departamento administrativo de la función pública
1.4. Al implementar la oficina del SIAU con su teléfono y digiturno, se permitió avanzar en la satisfacción y multiplicad de canales de atención a disposición de los usuarios, igualmente las instalaciones son amables y cálidas para el servicio al ciudadano
1.5. Si bien se avanzó en la implementación de las estrategias digitales, aún no se ha culminado estas acciones debido a la complejidad y multiplicidad de las misas.
2. OBJETIVOS
2.1. OBJETIVO GENERAL
El objetivo general se cumplió. Al medir el avance total para el periodo de 94%, quedando pendiente adoptar el registro de activos de la información y la tabla de información clasificada y reservada.
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción.
Estandarizar, simplificar y optimizar los trámites, acercando al ciudadano a los servicios que presta la entidad, mediante el aumento de la eficiencia de sus procedimientos.
Buscar establecer espacios de dialogo en doble vía con los diferentes actores de la Comunidad.
Optimizar el acceso de los ciudadanos a servicios de la institución, garantizando información completa, clara, consistente, con altos niveles de calidad, oportunidad en el servicio y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano.
Garantizar el derecho fundamental de acceso a la información pública, en cumplimiento lo
establecido en la Ley 1712 de 2014.
3. ALCANCE
Evaluar durante el PRIMER cuatrimestre de 2020 las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y su aplicación a todos los procesos establecidos por el Hospital. Las cuales deben propender por fortalecer las buenas prácticas en la gestión de la entidad, que minimicen el riesgo de corrupción y se enfoque a mejorar cada día la atención brindada a los usuarios de los servicios que presta el Hospital y en sus procesos estratégicos, misionales, de apoyo y evaluación. Se ha continuado con la aplicación de múltiples canales, carteleras institucionales, vía telefónica, encuestas de satisfacción y buzones de sugerencias para recibir por parte de la ciudadanía las sugerencias, quejas o reclamos, peticiones, necesidades y recomendaciones.
4. METODOLOGÍA
Para realizar el seguimiento se tomó como base fundamental los insumos que se encuentran debidamente consolidados de los compromisos asumidos por los líderes en cada uno de los procesos que integral el Plan anticorrupción y Atención al Ciudadano.
4.1. ESTRATEGIA RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
A la fecha se han fortalecido e implementado la totalidad de los trámites que brinda la entidad, y
dado su robustecimiento debido a que la entidad es nueva.
Igualmente se expidió un manual del usuario que contiene todos los trámites y canales de atención
institucional.
4.2. ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS.
Se cumplió con la circular 006 de la Supersalud, y ante la contingencia del covid se realizó
virtualmente.
4.3. ESTRATEGIA DE MECANISMOS DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
El Hospital de la Vega, adoptó su política de humanización donde continúa comprometido a desarrollar acciones que favorezcan a un comportamiento más humanizado de todas los agentes que participan en el proceso de asistencia en salud reconociendo y recordando a todos los funcionarios una responsabilidad de poner todo su conocimiento al servicio de los demás poniendo en primer lugar la sensibilidad y la ética en el acto del cuidado por el ser humano como eje central.
4.4. ESTRATEGIA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Como se ha indicado este ítem debido a la atomización y multiplicidad de actividades, planes,
indicadores y demás que deben de implementarse al interior de la entidad, fue muy complejo avanzar
con la mejor de las calificaciones, pero eso sí dejando buenas experiencias y aportes para el 2020.
RECOMENDACIONES
Con base en el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, programado para la vigencia fiscal que viene, se realizan las siguientes recomendaciones:
1. Será prioritario continuar reiterando a los pacientes y a sus familiares constantemente los
derechos y deberes.
2. Continuar con el cargue de la información de la página web.
3. Tramitar las tablas de retención documental a fin sean aprobadas por el archivo departamental, dado que si bien se presentaron en cuatrimestre pasado, aún no se han culminado las actividades allí establecidas. .
4. Continuar con las capacitaciones que se realizan al personal del Hospital en temas te interés y
atención al usuario.
5. Con ocasión de la ordenanza 007 habrá de establecerse con claridad la definición del rol de la ese dentro de la red y la operación requerida.
6. Implementar un sistema de gestión de calidad acorde a las diferentes normas de habilitación, auditoria y mejoramiento continuo y todas las demás normas que tengan que ver con la garantía de calidad en salud a través de un Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (SOGC) debidamente articulado, socializado, y asumido en cada uno de sus componentes y responsabilidades, pues inclusive a la fecha no se han actualizado los formatos, o muchos no están codificados
7. Fortalecer la articulación de las áreas a nivel estratégico para el desarrollo de su gestión, lo que permitirá llegar por ejemplo a socializar y tener una ruta de trabajo clara en indicadores para cada área, al trabajo en equipo entre facturación-cartera-auditor médico-, a la inclusión del área de gestión ambiental dentro de la resolución que regula el comité de compras, para evaluar los lineamientos de sostenibilidad de los bienes o servicios a contratar; desarrollar los comités oportunamente y tomar acciones, mejorar resultados, concretando tres puntos importantes Logros, Dificultades, Retos
Con base en el seguimiento al cumplimiento del Plan Anticorrupción y atención al Ciudadano, programado para la vigencia fiscal de 2020, se logró determinar que con corte al PRIMER CUATRIMESTRE de 2020, que se logró un cumplimiento satisfactorio.
FORTALEZAS
El total compromiso por parte de la Gerencia del Hospital para diseñar, elaborar, implementar,
socializar y aplicar en todas las áreas el desarrollo de la Política Anticorrupción.
La disposición de personal, presupuesto y organización administrativa necesaria para cumplir
con la misión institucional.
La E.S.E. Hospital de La Vega continúa fortaleciendo los mecanismos para que las peticiones,
quejas, reclamos y felicitaciones sean recibidas en cada una de sus unidades prestadoras de
servicios de salud (Sede La Vega y Nocaima). Son consolidadas y clasificadas por la
coordinadora de atención al usuario, y de esta manera darles el respectivo manejo con el
funcionario pertinente, para ser contestadas en los términos establecidos por la ley. Así
mismo las peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones fueron estudiadas y analizadas, con
el fin de aplicar los correctivos y soluciones a cada uno de los problemas planteados por el
usuario. Cabe resaltar que los usuarios no solo presentan reclamos por la atención recibida,
sino que felicitan a la E.S.E por los servicios recibidos a través de sus funcionarios.
Se reportaron los correspondientes informes del periodo a los diferentes entes de control.
Se encuentra definida (www.eselavega-cundinamarca.gov.co) la página web de la E.S.E.
Hospital de La Vega.
La E.S.E. Hospital de La Vega viene dando cumplimiento a lo ordenado por la ley 594 de
2000, en el sentido de organizar las tablas de retención documental.
Fortalecimiento permanente de los canales de comunicación a través de la oficina del SIAU
para una mejor interacción con la ciudadanía.
DEBILIDADES
El tiempo esta en contra dada la multiplicidad de ítems a implementar.
Fortalecer aún más la sensibilización a los líderes de los procesos en su liderazgo para el
desarrollo de políticas de operación, actualización de procesos y seguimiento a riesgos.
Profundizar en la sensibilización del compromiso institucional a los funcionarios, en los temas
relacionados con el fortalecimiento de los procesos.
En algunos casos se les dificulta a los funcionarios la recopilación de información, por
inconvenientes en el sistema integral de información por defecto en el hardware, software o
por una débil comunicación en línea.
SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS ANTICORRUPCIÓN
La E.S.E. HOSPITAL DE LA VEGA actualiza permanentemente el proceso de diseñar y estructurar
los lineamientos e instrumentos para la identificación, manejo y control de los riesgos, así como la
elaboración de los mapas de riesgos por proceso e institucional.
De acuerdo con el ítem anterior se puede establecer que en este momento que la estructura del
riesgo permite realizar la evaluación de la efectividad de los controles del riesgo en cada uno de los
procesos, con el ánimo de mitigar su impacto y su ocurrencia. Se avanza en identificar e implementar
controles preventivos y correctivos.
INFORME DEL MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PLAN ANTICORRUCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Del mapa existente se observó: 1. Se mantienen mitigados los riesgos.
2. Según el total de certificaciones de cumplimiento radicadas fueron los pagos realizados.
3. Los contratos adjudicados por subasta inversa o por convocatoria pública, tuvieron sus respectivas actas de evaluación.
4. Los estudios de oportunidad y conveniencia correspondieron a la totalidad de contratos celebrados
5. Se realizaron las auditorías a los procesos según la cantidad que se proyectó.
6. Se mantuvo al día la cartera y las glosas, atendiendo las conciliaciones de cartera realizas versus las conciliaciones de cartera proyectadas.
7. Los inventarios aun no se registran bajo ningún software, no obstante se trae un arrastre de inventarios avalados por el contador.
8. Igualmente se evaluó la satisfacción del servicio asistencial, y
9. Finalmente se cumplió con las actividades de seguridad informática.
El detalle de la matriz de cumplimiento del PAAC.
RACIONALIZACION DE TRÁMITES
No. Nombre del trámite Acción
específica de racionalizacion
dependencia responsable
AVANCE I Cuatrimestre a 30-abr-2020 DE 2020
1 Asignación de citas.
Presencial (Hospital) Filas preferenciales intervención en
filas (informativo)
Procesos de Atención al Usuario y
Capacidad instalada y
Gestión Financiera
(Facturación)
Tiempo de atención Cita/Consulta
1.5 días
2 Autorizaciones Tramite entre
entidades EPS y ESE
Proceso de Atención al Usuario y
Capacidadd Instalada y
Gestión Financiera
(Facturación)
Solicitud Autorización / Entrega 2 días
3 Medicamentos no
post
Tramite entre entidades EPS y ESE y Entidades
Territorial
Proceso de atención al Usuario y Farmacia
Desde de el Servicio Farmaceutico del Hospital de la Vega para el primer Cuatrimestre no se realizo la Dispensacion de medicamentos a pacientes ambulatorios, dado que en la actualidad el Hospital no tiene contrato para el Suministro de medicamentos. Por lo anterior el Servicio Farmaceutico del Hospital no Dispensa medicamentos ambulatorio lo que imposibilita el diligenciamiento de un indicador Oportunidad en la entrega de medicamentos y Tiempos de espera del paciente para la entrega de medicamentos pendientes.
4 PQRSF Normativo,
Administrativo y Tecnológico
Procesos de Atención al Usuario y procesos
involucrados en los PQRSF
En el cuatrimestre se recibieron 11 PQRSF a las cuales se les realizo tramite de respuesta durante el tiempo establecido
RENDICION DE CUENTAS
componente Actividades Responsable
AVANCE I Cuatrimestre a 30-abr-2020 DE 2020
5
RE
ND
ICIO
N D
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AS
Establecer el plan de trabajo
para la rendición de cuentas
PLANEACION Mediante actas de diferentes reuniones se inició plan de trabajo, reglamento, orden del día y demás actividades necesarias para poder realizar la audiencia de rendición.
6
Realizar la entrega de la información
solicitada para la rendición de
cuentas
ADMINISTRATIVA Cada área hizo entrega de la información al asesor de gerencia, quien compilo la presentación que finalmente fue revisada, aprobada y adoptada. La cual esta debidamente publicada
7
Invitación a entidades
municipales y EPS contratadas
y grupos de interés
(presidentes de Juntas y otros )
ATENCION AL USUSARIO Se enviaron invitaciones por correo físico
a difernetes autoridades, y vía correo a tales entidades, organismos de control y demás grupos de interés.
8
Encuesta a los asistentes para
evaluar la calidad y
comprensión de la información
ATENCION AL USUARIO
Debido a la emergencia sanitaria por Covid 19 la rendicion de cuentas se realizo de manera virtual,de la misma forma la encuesta fue publicada en la pagina web para respectivo acceso y diligenciamiento por parte de los usuarios.
9
Audiencia Pública
participativa en doble vía.
ATENCION AL USUSARIO
Audiencia publica fue realizada de manera virtual por emergencia sanitaria Covid 19.
10
Preguntas en formato
preestablecido de participantes inscritos en la rendición de
cuentas
ATENCION AL USUARIO
Audiencia publica fue realizada de manera virtual por emergencia sanitaria Covid 19. http://eselavega-cundinamarca.gov.co/rendicion-de-cuentas/
11
Dialogo en doble vía –
Intervención de los asistentes
ATENCION AL USUARIO
Audiencia publica fue realizada de manera virtual por emergencia sanitaria Covid 19.
12
Capacitación a los servidores públicos sobre
mecanismos de rendición de
cuentas
ATENCIO AL USUARIO
Se promovió el conociiento divulgando el manual de rendición de cuentas del DAFP y posteriormente se envio un video.
13 Informe final a
superintendencia de salud
ATENCION AL USUSARIO
Según circular 006 de la superintendencia nacional de salud, se da cumplimiento publicando en la página web.
14
Publicación en estrategia de gobierno en
línea
ATENCION AL USUARIO Se expidió el informe desde control
interno y fue debidamente publicado.
MECANISMOS DE ATENCION AL CIUDADANO
COMPONENTE ACTIVIDADES FECHA DE
INICIO AVANCE I Cuatrimestre a 30-abr-2020 DE 2020
15
ME
CA
NIS
MO
S D
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TE
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IUD
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AN
O
Difundir el portafolio de
servicios
ATENCIÓN AL USUARIO /
MERCADEO El ´portafolio de servicios se encuentra para acceso de los usuarios en la pagina web de la ESE HOSPITAL DE LA VEGA.
16
Identificar necesidades y expectativas e intereses del
ciudadano para gestionar la
atención adecuada y
oportuna
ATENCION AL USUARIO
Se realiza mediante la encuesta de satisfaccion al usuario herramienta con la cual podemos identificar las expectativas y necesidades de los usuarios y asi implementar los planes de mejora a que haya lugar.
17 Fortalecimiento de canales de
atención
ATENCION AL USUARIO
Se implemento el chat virtual mediante la pagina web y se tienen 4 lineas telefonicas habilitadas para la atencion de los usuarios.
18
Socializar a los usuarios y sus
familias el mecanismo de PQRS con que
cuenta la entidad (permanente)
ATENCION AL USUARIO
En el momento de aplicar la encuesta de satisfacción al usuario se da a conocer el tramite de PQRSDF
19
Medir la satisfacción de los usuarios en
diferentes momentos y áreas de la
entidad. (mensual)
ATENCION AL USUARIO Se aplica encuesta de satisfacción al
usuario en las diferentes areas de la ESE HOSPITAL LA VEGA y Puesto de Salud Nocaima.
20
Capacitar a los usuarios en deberes y derechos.
Entregar folletos. Publicar en página web
(permanente)
ATENCION AL USUARIO Se realiza despliegeue del folleto
dederechos y deberes en los diferentes servicios de la ESE HOSPITAL LA VEGA y en la pagina web.
21
Señalización de áreas y
continuar adecuación de infraestructura
física (abril)
ATENCION AL USUARIO En todos los servicios se encuentra la
respectiva señalización para el facil acceso de los usuarios.
22
Implementar protocolos de
servicio al ciudadano en
todos los canales para garantizar la
calidad y cordialidad en la
atención.
ATENCION AL USUARIO
En este primer cuatrimestre no fue realizado por tanto se reprograma para los siguientes.
23
Capacitar a los colaboradores del hospital en
temas relacionados con el mejoramiento
al servicio al ciudadano
ATENCION AL CIUDADANO Se capacita al personal de la ESE
HOSPITAL DE LA VEGA en derechos y deberes para mejorar la calidad en la prestación delm los servicios.
24
Medir la satisfacción de los usuarios en
diferentes momentos y áreas de la
entidad. (mensual
ATENCION AL CIUDADANO
Se aplican encuestas de satisfaccion al usuario.
25
Actualizar, socializar e
implementar el procedimiento de PQRSF que contemple las
siguientes fechas de respuesta:
ATENCION AL CIUDADANO
Se cuenta con el proceso
26
1. Peticiones en interés general y particular Dentro
de los quince (15) días
siguientes a su recepción
ATENCION AL CIUDADANO
Se cuenta con el proceso
27
2. Peticiones de documentos e información
Dentro de los diez (10) días
siguientes a su recepción.
ATENCION AL CIUDADANO
Se cuenta con el proceso
28
3. Consultas Dentro de los
treinta (30) días siguientes a su
recepción.
ATENCION AL CIUDADANO
Se cuenta con el proceso
29
4. Peticiones entre
autoridades Dentro de los diez (10) días
siguientes a su recepción.
ATENCION AL CIUDADANO
Se cuenta con el proceso
29
Caracterizar los grupos de
interés vulnerables y
revisar la pertinencia de la
oferta de servicios.
ATENCION AL CIUDADANO
Pendiente por realizar
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Realizar mediciones de la
percepción de los usuarios respecto a la
calidad y accesibilidad de
la oferta institucional.
Informar al nivel directivo para
identificar
ATENCION AL CIUDADANO
Se realiza medición por medio de la encuesta de satisfacción al usuario del cual se realizan los planes de mejora los cuales son informados mediante comité de PQRSF
oportunidades
de mejora (mensual)
MECANISMO PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A
LA INFORMACION
SUBCOMPONENTE ESTRATEGIA RESPONSABLE
AVANCE I Cuatrimestre a 30-abr-2020 DE 2020
31
TR
AN
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EN
CIA
Y A
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FO
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Lineamientos de tranparencia
activa
SISTEMAS DE INFORMACION Y
MERCADEO
Mediante el Decreto 1151 de 2008, se publicó en el sitio WEB de la institución la información minima requerida http://eselavega-cundinamarca.gov.co/transparencia/
32 PRESUPUESTO
El presupuesto esta debidamente publicado, su única modificación en abril por COVID, también fue incluida tanto en el secop ( https://www.colombiacompra.gov.co/plan-anual-de-adquisiciones/planes-anuales-de-adquisiciones ) como en el portal web institucional http://eselavega-cundinamarca.gov.co/presupuesto/
33 Lineamientos de
transparencia pasiva
TODAS LAS AREAS
Desde la oficina de SIAU se envian los reportes mensuales de PQRSF a la secretaria de salud dentro del tiempo establecido por ellos.
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Elaborar un instrumento de gestión de la
información que contenga
MERCADEO Y SISTEMAS DE INFORMACION
A la fecha se cuenta con el esquema de publicación de la información y una vez aprobadas las tablas de retención documental se terminará de consolidar el índice y el registro de activos 1/3.
35 Criterio
diferencial de accesibilida
MERCADEO La Publicación del contenido dirigido a los niños, niñas y adolocescentes, se encuentra debidamente publicado en el siguiente link http://eselavega-cundinamarca.gov.co/ninos-ninas-y-adolecentes/
94%
36 actividades
de ellas 1 que no se cumplio
y 1/3 de otra pendiente
total 34.3/ 36 puntos
ADRIANA MILENA OROZCO QUECANO
Control Interno