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CAPÍTULO V

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

INTRODUCCIÓN

Este diseño fue creado para la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería

de Proyectos C.A con la finalidad de optimizar los procesos administrativos y

que la misma tenga un sistema de control administrativo propio que permita

cubrir y/o resolver las debilidades existentes.

Atendiendo a estas consideraciones, cabe destacar que un sistema de

control administrativo, es esencial, puesto que por medio de este, se logra

alcanzar los objetivos organizacionales generando confianza y al mismo

tiempo estableciendo los parámetros necesarios para encaminar las

acciones o los procesos pertinentes, facilitando la toma de decisiones y

motivando el capital humano, lo que conllevan al éxito de esta organización.

Referente a lo mencionado, la empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de

Proyectos C.A presenta ciertas desviaciones en sus procesos administrativo,

como lo son falta de comunicación entre departamentos, deficiencia en la

elaboración de presupuestos, carencia de descripción de cargos y

estándares en el área administrativa, ausencia de controles, falta de

medición del desempeño y evasión de responsabilidades.

En virtud del diagnóstico definido, es precisa la creación de un sistema de

control administrativo capaz de corregir las desviaciones presentes y evitar

situaciones que perjudiquen en el futuro.

Este sistema servirá como guía para las actividades a lo largo de su

desarrollo .

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1. OBJETIVOS DEL DISEÑO

De acuerdo a la situación existente en la empresa Ramírez y Sandoval

Ingeniería de Proyectos C.A es necesario plantear una serie de objetivos que

permitan dar respuesta a las fallas que afectan el funcionamiento de la

organización, tales como:

ü Mejorar los canales de recolección de información para nuevos proyectos

ü Identificar los responsables según sea el caso

ü Determinar las tareas a realizar de cada cargo

ü Establecer controles para los procesos administrativos

ü Establecer estándares en el área administrativa

ü Plantear técnicas para la medición del desempeño

De esta forma, se asegura el éxito en el área administrativa puesto que

cubre las principales debilidades que amenazan la efectividad de los

procesos llevados a cabo diariamente.

2. DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Un sistema de control administrativo proporcionara las técnicas necesarias

para recopilar la información precisa en la empresa Ramírez y Sandoval

Ingeniería de proyectos C.A. que permitirá la toma de decisiones en la

planeación y el control, así como evaluar el desempeño e incentivar a los

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empleados involucrados, con la finalidad de optimizar la gestión

administrativa.

3. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

ü El sistema de control administrativo se regirá por los centros de

responsabilidad, medición de desempeño e instrumentos de medición bajo

la siguiente estructura, especificando las entradas, procesos y salidas de

dicho sistema.

ü Así también se establecerán la vigilancia y los reportes de los resultados

de los cuales estarán encargados los centros de responsabilidad antes

mencionados según sea el caso.

PROCESO

• Medición del Desempeño

SALIDA

• Instrumento de Medición

ENTRADA

• Objetivos Organizacionales

• Centros de Responsabilidad

RETROALIMENTACIÓN

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4. OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

La empresa Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A requiere

establecer sus objetivos organizacionales para que pueda satisfacer sus

necesidades e intereses ya que estos constituyen las metas planteadas por

la organización, permiten el crecimiento y desarrollo de la misma, así como

también facilitar la toma decisiones. En función de la misión y visión de la

empresa se determinaron los siguientes objetivos:

• Mejorar el control de la gestión de proyectos y servicios profesionales a

través de evaluaciones continuas de las operaciones administrativas.

• Determinar a través de la gestión de servicios profesionales, las mejores

prácticas para la toma de decisiones sobre la inspección y ejecución de

obras.

• Desarrollar planes basados en información vera para la optimización de

los recursos de nuestros socios, empleados y clientes.

• Establecer modelos de evaluación de la gestión de los servicios que

permita ofrecer altos niveles sobre la calidad y tecnología.

Estos objetivos servirán para optimizar los procesos administrativos

dentro de la organización y establecer los centros de responsabilidad

correspondiente a cada actividad.

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5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE RAMIREZ Y SANDOVAL

INGENIERIA DE PROYECTOS C.A

Director Principal Ing. Jorge Luis Sandoval Bavaresco

Director de Proyectos Msc. Ing. Roberto Ramírez Ríos

Departamento Administrativo Lic. Blanca Boscán Lic. Neyeska Muñoz

Asist. Adm. Paola Díaz

Departamento Legal Dr. Levy Carroz

Ingeniería Civil Ing. Roberto Ramírez Ing. María V. Acevedo

Sala Técnica T.S.U Gustavo García T.S.U Lisbeth Arrieta

T.S.U Manuela Córdoba Dib. Jorge Díaz

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6. CENTROS DE RESPONSABILIDAD

Una vez establecidos los objetivos organizacionales de la empresa, es

necesario especificar los responsables de cada una de las actividades que

se llevan a cabo, es por ello que se definen los centros de responsabilidad

dentro de Ramírez y Sandoval Ingeniería de Proyectos C.A.

A. DIRECCION DE PROYECTOS

Es el primer centro y es el encargado de planificar, controlar y evaluar las

operaciones internas de los proyectos en la empresa. Este centro es

responsable de precisar los costos, presupuestos, trasmitir información y

manejo de control en las operaciones de proyectos de construcción.

B. DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

Este centro es el encargado de la gestión administrativa de planificación,

organización y control de las operaciones y actividades relacionadas con

registros contables, normas, capacitación, evaluación del personal, control de

recursos y atención de las normativas de impuestos y tributos.

Los centros de responsabilidad establecidos van a permitir que todos los

procesos se lleven a cabo de acuerdo a las necesidades, evitando evadir

responsabilidades en cualquiera de los procesos según sea el caso.

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7. PLANTEAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA LA EMPRESA RAMÍREZ Y SANDOVAL INGENIERÍA DE PROYECTOS C.A

OBJETIVOS ORGANIZACIONALES

CENTROS DE RESPONSABILIDAD

MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO

INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

Mejorar el control de la gestión de proyectos y servicios profesionales a través de evaluaciones continuas de las operaciones administrativas

Dirección de Proyectos

• Número de proyectos aprobados vs proyectos ejecutados

• Tiempo de ejecución del proyecto vs tiempo planificado de ejecución

• Cumplimiento de metas

• Cumplimiento del proyecto asignado

• Valuación del Proyecto por fases

Departamento de Administración

• Registro administrativo y contable de: ingresos, cuentas por cobrar, flujo de caja, cuentas por pagar y egresos.

• Cumplimiento del presupuesto asignado

• Cumplimiento de la labor de recursos humanos o personal

• Control de asistencia

• Informe de gestión semanal

• Registros contables, estados financieros

• Estados de cuentas bancarios

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Determinar a través de la gestión de servicios profesionales, las mejores prácticas para la toma de decisiones sobre la inspección y ejecución de obras


• Números de quejas y reclamos de clientes sobre la inspección de obras

• Números de quejas y reclamos en la ejecución de obras

• Fallas en operaciones en cuanto a incumplimiento de normas, adecuación y modificación del proyecto.

• Registro de quejas

• Informes de inspección de acuerdo a cada proyecto

• Evaluación durante el desarrollo de los proyectos


• Variación del presupuesto

• Ajuste administrativo del recurso

• Baja motivación • Capacitación del

personal

• Relación de gastos de cada presupuesto

• Pruebas de conocimiento

• Planes de capacitación

• Medición de la investigación laboral

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Desarrollar planes basados en información veraz para la optimización de los recursos de nuestros socios, empleados y clientes.



• Cumplimiento del presupuesto en la etapa de inspección

• Cumplimiento del presupuesto en la etapa de ejecución del proyecto.

• Valuación del proyecto


• Cumplimiento de capacitación y adiestramiento

• Nivel de rentabilidad de la empresa


• Metas alcanzados


• Pruebas de conocimiento

• Estados de Ganancias y Perdidas

• Informe de gestión semanal

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Establecer modelos de evaluación de la gestión de los servicios que permita ofrecer altos niveles sobre la calidad y tecnología


• Aprovechamiento de las tecnología adquiridas en el desarrollo de cálculos estructurales

• Conocimientos actualizados en cuanto a normas COVENIN (Comisión Venezolana de Normas Industriales) y ACI (American Concrete Institute)

• Números de quejas y reclamos de clientes sobre la inspección de obras

• Números de quejas y reclamos en la ejecución de obras

• Fallas en operaciones en cuanto a incumplimiento de normas, adecuación y modificación del proyecto.


• Sistema de información PIANBU de proyecto, CYPE

• Evaluación del proyectos

• Estándares de calidad

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Establecer modelos de evaluación de la gestión de los servicios que permita ofrecer altos niveles sobre la calidad y tecnología


• Aprovechamiento de las tecnología adquiridas para la labor del recurso humano o personal

• Número de quejas en cuanto al servicio ofrecido por la administración

• Tiempo de entrega de información requerida

• Metas alcanzadas

• Registro de quejas

• Indicadores de gestión

• Informes, estimaciones de gastos, entre otros.

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Objetivos Organizacionales Estrategias

1. Mejorar el control de la gestión

de proyectos y servicios

profesionales a través de

evaluaciones continuas de las

operaciones administrativas.

Ø Implantar una hoja de

valuaciones por fases.

Ø Establecer un sistema capta

huellas para el control de

asistencia.

Ø Elaborar un formato para la

realización de informes de

gestión.

Ø Crear una carpeta para cada

tipo de actividad contable

administrativa.

Ø Elaborar un manual de

descripción de cargos.

2. Determinar a través de la

gestión de servicios

profesionales, las mejores

prácticas para la toma de

decisiones sobre la inspección

y ejecución de obras.

Ø Implantar un libro de registros de

quejas.

Ø Establecer un formato para

informes de inspecciones.

Ø Implementar formatos de control

presupuestario.

Ø Proponer programas de

capacitación.

Ø Ejecutar pruebas de

conocimientos adquiridos.

Ø Implantar instrumentos para

medir la motivación laboral.

Ø Desarrollar una hoja con los

datos informativos de cada

proyecto a realizar.

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Objetivos Organizacionales Estrategias

3. Desarrollar planes basados en

información veraz para la

optimización de los recursos de

nuestros socios, empleados y

clientes.

Ø Establecer un manual de

normas y procedimientos para la

valuación de proyectos.

Ø Proponer programas de

capacitación.

Ø Desarrollar pruebas de

conocimientos adquiridos.

Ø Realizar planificaciones anuales

mostrando metas a alcanzar por

periodo.

Ø Elaborar un formato para la

realización de informes de

gestión.

4. Establecer modelos de

evaluación de la gestión de los

servicios que permita ofrecer altos

niveles sobre la calidad y

tecnología.

Ø Implementar programas de

capacitación.

Ø Implantar software que

contribuyan con el sistema de

información.

Ø Desarrollar un sistema de

calidad.

Ø Establecer pasos a seguir para

la evaluación de los proyectos.

Ø Determinar los indicadores de

gestión.

Ø Implantar un libro de registro de

quejas.

Ø Desarrollar un formato de

nómina ocasional.

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8. COSTO ESTIMADO DEL SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Para aplicar el sistema de control administrativo diseñado, se requiriere

incurrir en ciertos costos necesarios para el desarrollo del mismo. A

continuación se muestra un estimado de la inversión que se debe realizar.

Partidas Costo

ü Implementación de sistemas de información

- Actualización de la Plataforma Tecnológica

- CYPE

- Profit Plus

ü Programa de Capacitación

ü Gastos Administrativos

ü Gastos Operacionales

ü Gastos de implementación

26.000,00 Bs

40.000,00 Bs

18.000,00 Bs

56.000,00 Bs

10.000,00 Bs

16.000,00 Bs

30.000,00 Bs

TOTAL 196.000,00 Bs

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