calidad mejora continua 2019

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MANUAL OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

CALIDAD MEJORA CONTINUA

2019

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CAPITULO I

1. Presentación del Manual

1.1. Objetivo del Manual

1.2. Control del Manual del Sistema Integrado de Gestión

1.3. Estructura de la documentación

CAPITULO II

2. Contexto de la Organización

2.1. Conocimiento de la Organización y su contexto

2.1.1. Naturaleza de la Entidad

2.1.2. Misión

2.1.3. Visión

2.1.4. Funciones

2.1.5. Estructura

2.1.6. Principios y Valores institucionales

2.1.7. Objetivos Estratégicos

2.1.8. Servicios y Trámites

2.1.9. Marco normativo y definiciones aplicables

2.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

2.3. Determinación del Alcance del Sistema Integrado de Gestión

2.3.1. Aplicabilidad

2.3.2. Límites

2.3.3. Contexto de la Organización

2.3.4. Interesados

2.3.5. Descripción del alcance

2.3.5.1. Inaplicabilidad

2.4. Estructura general del Sistema Integrado de Gestión y sus procesos

2.4.1. Requisitos Generales

2.4.2. Marco Legal

CAPITULO III

3. Liderazgo y compromiso

3.1. Generalidades

3.2. Enfoque del cliente

3.3. Política del Sistema Integrado de Gestión

3.3.1. Establecimiento de la política del Sistema Integrado de Gestión

3.3.2. Comunicación del Sistema Integrado de Gestión

3.4. Roles, Responsabilidades y autoridades de la Organización

3.4.1. Responsabilidades y Autoridad

3.4.2. Representante de la Dirección

CAPITULO IV

4. Planificación

4.1.1. Acciones para abordar riesgos y Oportunidades

4.1.2. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

4.1.3. Planificación de los cambios


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CAPITULO V

5. Apoyo

5.1. Recursos

5.1.1. Generalidades

5.1.2. Personas

5.1.3. Infraestructura

5.1.4. Ambiente para la operación de los procesos

5.1.5. Recursos de seguimiento y medición

5.1.6. Conocimiento de la Organización

5.2. Competencia

5.3. Toma de Decisiones

5.4. Comunicación

5.5. Control de información documentada

CAPITULO VI

6. Operaciones

6.1. Planificación y control operacional

6.2. Requisitos para los servicios

6.2.1. Comunicación con el cliente

6.2.2. Determinación y revisión de los requisitos relacionados con el servicio

6.2.3. Cambios en los requisitos para los servicios

6.3. Diseño y desarrollo de los servicios

6.4. Control de los procesos y servicios suministrados externamente

6.5. Producción y provisión del servicio

6.5.1. Control prestación del servicio

6.5.2. Identificación y trazabilidad

6.5.3. Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos

6.5.4. Preservación

6.5.5. Actividades posteriores a la entrega

6.5.6. Control de cambios

6.6. Liberación de los productos y servicios

6.7. Control de las salidas no conforme

CAPITULO VII

7. Evaluación y Desempeño

7.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación


7.1.2. Satisfacción del cliente

7.1.3. Análisis y Evaluación

7.2. Auditoria Interna

7.3. Revisión por la Dirección


CAPITULO VIII

8. Mejora

8.1. Oportunidad de Mejora

8.2. Mejora Continua


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CAPITULO IX

9. ARTICULACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL

COMPONENETE OPERATIVO DEL MODELO INTEGRADO DE PLAEACIÓN Y

GESTIÓN

9.1. Definición del MIPG

9.2. Articulación del MIPG

9.3. El MIPG y el ciclo PHVA

9.4. Aplicación de las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

9.4.1. Talento Humano

9.4.2. Direccionamiento Estratégico

9.4.3. Gestión con valores para resultados

9.4.4. Evaluación de resultados

9.4.5. Información y comunicación

9.4.6. Gestión del conocimiento e innovación

9.4.7. Control Interno


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CAPITULO I

1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL

La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores ha establecido,

documentado, implementado, sostenido y mejorado continuamente el Sistema Integrado

de Gestión, con el apoyo de funcionarios y contratistas, contando con herramientas que

contribuyen al desempeño institucional con un enfoque integral orientado a la

satisfacción de las necesidades y expectativas del usuario interno, externo y partes

interesadas, basado en procesos y en la mejora continua del mismo, enfocados en la

satisfacción social en la presentación de los servicios.

Este manual incluye información de la Entidad, objetivo, alcance, descripción de los

procesos, así como también la interacción y documentación asociada a los mismos y

las acciones y actividades para manejar los riesgos y oportunidades; como también

quedando a disposición de todos los usuarios, servidores y partes interesadas como

documento orientador y garante del buen entendimiento de la estructura, composición

y compromiso de la Entidad, conforme a los lineamientos de la ISO 9001:2015 y el

Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG , en cumplimiento al Decreto 1499 de

2017 que sustuyo apartes del Decreto Único Reglamentario DUR 1083 de 2015,

particularmente en el artículo 2.2.22.3.50

1.1. Objetivo

Esté manual operativo de calidad, ha sido elaborado como un instrumento para orientar,

armoniza y da aplicación a los elementos que lo conforman, con base al Decreto 1499 de

2017 y la ISO 9001:2015, en procura de propender y generar al interior de la UAE Junta

Central de Contadores, el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado

de Gestión ¨SIG, considerando el enfoque basado en proceso y el pensamiento basado en

riesgo y mejora continua.

De tal manera se propone:

Garantizar el cumplimiento de su misión, visión, política y objetivos del

Sistema Integrado de Gestión.

Establecer un medio de consulta para el cumplimiento de las

responsabilidades asociados a los procesos.

Promover la cultura de la mejora continua para la satisfacción de los usuarios

internos y externos, dando cumplimiento de los requisitos legales y normas técnicas.

1.2. Control del Manual Operativo

El manual se actualizará para garantizar la congruencia con los cambios de los procesos,

procedimientos y requisitos de ley; la naturaleza de su actualización se identifica en el

Listado Maestro de Documentos GA-GD-FT-022 Versión 4 y en el Cuadro Control de

Cambio en el Formato Planilla de los procedimientos. Así miso, su revisión es realizada por

Mejora Continua - Calidad y posteriormente, aprobada por el representante de la Dirección

del Sistema integrado de Gestión.

El manual será publicado en la intranet y para efectos del Sistema Integrado de Gestión,

las copias impresas se consideran como copias NO CONTROLADAS.


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Una vez aprobado el Manual, Calidad – Mejora Continua actualizará el listado maestro de

documentos, lo publicará en la intranet e informará a través de distintos medios internos de

comunicación a todos los colaboradores, para que puedan ser consultados.

Las copias impresas no requieren de actualización y por lo tanto son consideradas para un

uso temporal o para fines de información.

En todo caso, se considera el consumo de papel como uno de los aspectos ambientales

más significativos de las actividades de oficina en la UAE Junta Central de Contadores y su

uso racional constituye una de las mejores prácticas ambientales del hábitat laboral, razón

por la cual se recomienda la consulta en medio magnético y de no ser necesaria una copia

impresa.

1.3. Estructura de la Documentación

La documentación del Sistema Integrado de Gestión se encuentra organizada de la

siguiente forma:

Primer Nivel: MANUAL DE CALIDAD

Segundo Nivel: Caracterizaciones de los procesos y/o Subprocesos (cuando

aplique)

Tercer Nivel: Procedimientos Planes, Programas y proyectos.

Cuarto Nivel: Manuales y Normas.

Quinto Nivel: Guías, Instructivos, Modelos, Catálogos, Arquitecturas,

Metodologías, Glosarios y reglamentos

Sexto Nivel: Registros específicos para cada proceso y/o subproceso


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CAPITULO II

2. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

2.1. Conocimiento de la Organización y su contexto

La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, identifica y define las

actividades y recursos necesarios para alcanzar los objetivos y los requisitos de los trámites

y servicios, a través de la planeación estratégica mediante la elaboración de un plan

estratégico institucional y planes de acción, al igual que la implementación y sostenimiento

del Sistema Integrado de Gestión.

Por lo anterior la entidad determino la implementación de matrices, las cuales son

herramientas de planificación estratégica que implica enumerar fortalezas, oportunidades,

debilidades y las amenazas de la Entidad; para así establecer la matriz del Contexto externo

e interno, que determinan los factores que puedan generar oportunidades o afectar

negativamente el cumplimiento de la misión y objetivos estratégicos de la Entidad, la cual

fue aprobada en el comité Institucional de Desarrollo y Desempeño.

2.1.1. Naturaleza de la Entidad

La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores es una Entidad pública de

orden nacional con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, adscrita al

Ministerio de Comercio Industria y Turismo, en virtud de lo establecido en el artículo 71 de

la Ley 1151 de 2007. Esta Entidad Pública tiene como función misional ser el organismo

rector de la profesión de la Contaduría Pública, responsable del registro, inspección y

vigilancia de los Contadores Públicos y de las entidades prestadoras de servicios propios

de la ciencia contable, y que actúa como Tribunal Disciplinario para garantizar el correcto

ejercicio profesional y la ética.

2.1.2. Misión

La UAE Junta Central de Contadores es el organismo rector de la profesión de la

Contaduría Pública responsable del Registro, Inspección y Vigilancia de los Contadores

Públicos y de las Personas Jurídicas prestadoras de servicios contables, actuando como

Tribunal Disciplinario para garantizar el ejercicio contable y la ética profesional.

2.1.3. Visión

En el 2022 la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, será reconocida

en Colombia como una entidad de supervisión del ejercicio profesional de la contaduría

pública que genera confianza y valor público, contando con talento humano, infraestructura

y tecnológica apropiada para el cumplimiento de sus funciones.

2.1.4. Funciones

En los términos previstos por el artículo 20 de la Ley 43 de1990, corresponde a la UAE

Junta Central de Contadores:

Ejercer la inspección y vigilancia, para garantizar que la contaduría pública solo sea

ejercida por contadores públicos debidamente inscritos y que quienes ejerzan la

profesión de contador público, lo hagan de conformidad con las normas legales,

sancionando en los términos de la ley a quienes violen tales disposiciones.

Efectuar la inscripción de los contadores públicos, suspenderla o cancelarla cuando

haya lugar a ello, así mismo llevar su registro.


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Expedir, a costa del interesado, la tarjeta profesional y su reglamentación, las

certificaciones que legalmente esté facultada para expedir.

Denunciar ante las autoridades competentes a quien se identifique y firme como

Contador Público sin estar inscrito como tal.

En general, hacer que se cumplan las normas sobre ética profesional.

Establecer juntas seccionales y delegar en ellas funciones señaladas en los numerales

4 y 5 de este artículo y las demás que juzgue conveniente para facilitar a los interesados

que residan fuera de la capital de la republica el cumplimiento de los respectivos

requisitos.

Darse su propio reglamento de funcionamiento interno.

Las demás que le confieran las leyes.

Dentro del ámbito propio de estas funciones, la UAE Junta Central de Contadores tiene

como propósitos especiales resaltar la importancia de la fe pública para fomentar la

confianza de los usuarios respecto de los servicios profesionales de la contaduría

pública, a través de la investigación de las conductas que puedan vulnerar el

ordenamiento ético, aplicando las sanciones disciplinarias a que haya lugar. Así mismo,

contribuye al desarrollo de la ciencia contable y a su ejercicio transparente y óptimo

dentro de los principios del bien común.

2.1.5. Estructura.

La siguiente es la estructura formal de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de

Contadores:

Que, de forma posterior por medio de la Resolución No. 000-0765 de 2016, la Entidad

adoptó dos (2) grupos internos de trabajo, uno de gestión misional y otro de apoyo

administrativo.

La planta de personal de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores,

es de (11) once cargos, de acuerdo al Decreto 3665 de 2006, el cual fue reglamentado

mediante Resolución No. 000-0173 del 29 de marzo de 2019, ¨Por la cual se deroga la

Resolución 0835-000 de 2016 y se establece el manual Especifico de Funciones y de

Competencias Laborales de la Plan de Personal de la Unidad Administrativa Especial Junta

Central de Contadores”; y la Resolución 000-0395 del 10 julio de 2019, ¨la cual modifica

parcialmente la Resolución 0000-0173 de 2019¨, distribuidos de la siguiente manera:


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Denominación del Cargo Código Grado No. de Cargos

Nivel Directivo

Director 0015 16 1

Nivel Asesor

Asesor 1020 06 2

Nivel Profesional

Profesional Universitario 2044 06 4

Nivel Técnico

Técnico Administrativo 3124 07 1

Nivel Asistencial

Secretaria Ejecutiva 4210 16 1

Auxiliar Administrativo 4044 10 1

Servicios Generales 4064 06 1

TOTAL PLANTA DE PERSONAL 11

2.1.6. Principios y Valores Institucionales

Estos son las ideas fundamentales que enmarcan, integran, complementan y desarrollan el

Sistema Integrado de Gestión; se despliegan a través de él y son el referente para que

Dirección conduzca la Entidad hacia una mejora continua de su gestión. Los principios

provienen del Código de Integridad el cual se estableció en la Resolución 000-441 del 25

de mayo de 2018 y publicado en la intranet de la Entidad MISIG.

VALOR DESCRIPCIÓN

HONESTIDAD Actuó siempre con fundamento de la verdad, cumplimiento

mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre

favoreciendo el interés general.

RESPETO Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las

personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor,

su procedencia, títulos o cualquier otra condición.

COMPROMISO Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor

público y estoy en disposición permanente para

comprender y resolver las necesidades de las personas con

las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando

siempre mejorar su bienestar.

DILIGENCIA Cumplo con las labores, funciones y responsabilidades

asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con

atención, prontitud y eficiencia, para así optimizar el uso de

los recursos del Estado.

JUSTICIA Actuó con imparcialidad garantizando los derechos de las

personas, con equidad, igualdad y sin discriminación

2.1.7. Objetivos Estratégicos

Apropiar el uso de las tecnologías de la información, con el fin de impulsar la

transformación digital en el desarrollo de la misionalidad de la Entidad y en el

reconocimiento de su rol como órgano de supervisión.

Mejorar la calidad, oportunidad y cobertura ofreciendo un óptimo servicio al

usuario por parte de la Entidad.


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Fortalecer la implementación del modelo de planeación, gestión y control

armonizando con los sistemas integrados de la Entidad.

Priorizar el uso eficiente de los recursos financieros, físicos, naturales,

tecnológicos y humanos que contribuyan al desarrollo sostenible de la Entidad.

Supervisar que la profesión de la Contaduría Pública se ejerza conforme a los

requisitos de ley y la ética profesional, contribuyendo a la generación de valor

público, mediante mecanismos necesarios y transparentes.

2.1.8. Servicios y Trámites que proporciona la UAE Junta Central de Contadores

SERVICIOS:

Consulta de la veracidad del certificado antecedentes disciplinarios de contador

público y/o entidades prestadoras de servicios contables.

Consulta estado de trámite de tarjeta profesional y/o registro de entidades

prestadoras de servicios contables

Actas de comité de registro

Devolución de dineros de los trámites fallidos

Consulta estado contador y entidad que presta servicios propios de la ciencia

contable.

TRAMITES

Expedición de la tarjeta profesional de contador público primera vez. Registro del

Contador Público ante la Unidad Administrativa Especial Junta Central de

Contadores que acredita el cumplimiento a cabalidad del programa de estudio

profesional y la experiencia legalmente reconocida a través de la expedición de la

tarjeta Profesional.

Duplicado de tarjeta profesional del contador público. Expedición de una copia

original de la tarjeta profesional de Contador Público en caso de deterioro, perdida

o cambio de datos.

Sustitución de la Matricula Profesional para contadores públicos – Art 13

Resolución 973 de 2015. Actualización de la inscripción profesional, a fin de

efectuar el cambio de matrícula profesional, otorgada antes de la vigencia de la Ley

43 de 1990.

Expedición de la tarjeta de registro de entidades que preste servicios propios de la

ciencia contable por primera vez. Inscripción y expedición de la tarjeta de registro

de las entidades que presten servicio propio de la ciencia contable.

Duplicado de la tarjeta de registro profesional de las entidades que prestan servicios

propios de la ciencia contable. Expedición de una copia original de la tarjeta de

registro profesional de entidades que prestan servicios propios de la ciencia

contable.

Modificación de la tarjeta de registro profesional de las entidades que prestan

servicios propios de la ciencia contable. Modificar alguna información que

inicialmente fue registrada ante la Entidad que requiere ser cambiada

Expedición de certificados de vigencias de inscripción y antecedentes disciplinarios

de contador público y entidades prestadoras de servicios contables. Documento

público mediante el cual la Unidad Administrativa Especial Junta Central de

Contadores certifica que los contadores públicos y las entidades prestadoras de

servicios propios de la ciencia contable, cuentan con la inscripción vigente y si

presentan antecedentes disciplinarios.


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2.1.9. Marco Normativo – Términos y definiciones aplicables

Marco Normativo

Las normas legales y técnicas vigentes que aplican al Sistema Integrado de Gestión

son:

Internas:

Resolución 000-0236 del 29 abril de 2019, Por la cual se modifica parcialmente

la Resolución No. 000- 1150 del 28 de diciembre de 2018.

Resolución 000-1150 de 2018, por el cual se adopta el plan estratégico de la

Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores para la vigencia

2019 – 2022.

Resolución 0977 de 2018, Por la cual se adopta el Modelo Integrado de

Planeación y Gestión - MIPG- se integra el Modelo Estándar de Control Interno

MECI y se actualiza el sistema de gestión ISO 9001: 2015 en la Unidad

Administrativa Especial Junta Central de Contadores, se establecen otros

lineamientos y se derogan unas resoluciones.

Resolución No. 000- 983 de 2017, por la cual se deroga las Resoluciones No.

0000740 del 29 de noviembre de 2013, 698 del 14 de octubre de 2015, se

modifica parcialmente la Resolución 689 del 14 de agosto de 2017 y se crea

el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Unidad Administrativa

Especial Junta Central de Contadores.

Externas:

Ley 872 de 2003, por el cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la

Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras Entidades Prestadoras de

Servicio.

Decreto 1499 de 2017, por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de

2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Púbica, en lo

relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley

1753 de 2015.

Decreto Único Reglamentario DUR 1083 de 2015.

Técnica:

ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la calidad – Requisitos

ISO 9000:2015 Vocabulario

Términos y definiciones aplicables

Para interpretar este manual se deberán tener en cuenta los términos y definiciones

dados en la norma ISO 9000:2015 y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión

MIPG.

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los

requisitos.

Copia no Controlada: Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de

comunicar sus cambios y actualizaciones. *Difusión: Es el conjunto de actividades

que permiten dar a conocer un documento, divulgar sus cambios y/o comunicar las

mejoras realizadas a los documentos.


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Documento Controlado: Son todos los documentos generados que forman parte

del Sistema Integrado de Gestión, sujetos de actualización cuando la original sufra

cambios.

MIPG: El Modelo Integrado de Planeación y Gestión en su segunda versión se define

como un marco de referencia que permite dirigir, evaluar y controlar la gestión

institucional de las organizaciones públicas en términos de calidad e integridad del

servicio (valores), con el fin de que entreguen resultados que atiendan y resuelvan

las necesidades y problemas de los colombianos (generación de valor público).

MECI: Modelo Estándar de Control Interno. El propósito esencial del MECI es

orientar a la Entidad

Sistema de Gestión de la Calidad: Herramienta de gestión sistemática y

transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional. En líneas

generales, consta de la estructura organizacional, a la que se añaden la

planificación, procesos, recursos y la documentación que se utiliza para alcanzar los

objetivos de la calidad, para mejorar los productos y servicios y para satisfacer las

necesidades de los clientes.

Sistema: Conjunto de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que

mantienen el sistema directa o indirectamente unido de modo estable y cuyo

comportamiento global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo.

2.2. Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

En los procesos se refleja los requisitos de los servicios y trámites que satisfacen los

requisitos de los clientes internos, externos y los legales y reglamentarios aplicables en la

Entidad.

La UAE Junta Central de Contadores, identificó las personas u organizaciones que puede

afectar, versen afectadas o percibirse como afectadas por una decisión o actividad de la

Entidad. Para tal efecto, fue establecido una matriz, elaborada con la participación de la

Dirección, líderes de procesos y sub procesos, control interno, en donde se identificaron

otras entidades del sector, las cuales pueden tener expectativas y necesidades de nuestros

servicios.

Como resultado de la implementación de mecanismos de medición de satisfacción, así

como de canales de participación para los usuarios por parte de la Entidad, se logran

determinar los siguientes requisitos:

Disminución en los tiempos utilizados para la expedición de los trámites.

Eficiencia en los envíos de las tarjetas profesionales.

Mejorar el acceso a la información.

Especificar mejor los requisitos requeridos para la expedición de los trámites.

Mejorar la página web para evitar que se caiga con frecuencia.

Fortalecer los canales dispuestos a los usuarios por parte de la entidad para

interactuar con ellos.


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2.3. Determinación del Alcance del Sistema Integrado de Gestión de Calidad

2.3.1. Aplicabilidad. El Manual de Calidad traza la política, los procesos y

requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. El Sistema está estructurado

de tal forma que cumpla con las condiciones establecidas en la norma ISO

9001:2015. De igual manera, en la caracterización de los procesos y/o sub

procesos se refleja los requisitos de los servicios y trámites, así como los

requisitos de las partes interesadas.

De igual manera, se determinan y consideran los riesgos de los procesos y

las oportunidades que pueden afectar la conformidad de los servicios

trámites, a través de los planes de tratamiento de los riesgos.

2.3.2. Límites. Incluye todos los servicios y trámites que presta la Entidad.

2.3.3. Contexto de la Organización. Se estableció la matriz del Contexto externo e

interno, los factores que puedan generar oportunidades o afectar negativamente

el cumplimiento de la misión y objetivos estratégicos de la UAE Junta Central de

Contadores. De igual manera se identificó el tipo de factor de acuerdo al contexto

que pertenece.

2.3.4. Interesados. La UAE Junta Central de Contadores, identifico las

Necesidades y expectativas de las partes interesadas y estableció los

mecanismos para gestionarlos. Lo cual está definido en la matriz de partes

interesadas.

2.3.5. Servicios y trámites prestados. Los servicios y trámites que proporciona la

UAE Junta Central de Contadores. Ver en el Capítulo II el Numeral 2.1.8 de este

manual.

2.3.6. Descripción del Alcance. Prestación de servicios asociados al registro e

inspección y vigilancia de los Contadores Públicos y personas jurídicas

prestadoras de servicios contables, para la sede principal de la Entidad (Bogotá).

2.3.6.1. Inaplicabilidad.

Para el Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial

Junta Central de Contadores no aplican e l siguiente requisito de la I SO

9001: 2015.

Diseño y Desarrollo (8.3). La entidad no realiza ningún desarrollo de

nuevos productos o nuevos servicios para satisfacer las

necesidades; ya que previamente ha sido señalado por la ley.

Trazabilidad de las mediciones (7.1.5.2). Los servicios y/o trámites

que presta la entidad no requieren de equipos que midan las

características del servicio para determinar su conformidad.

Sin embargo, esta no aplicabilidad no afecta la capacidad o responsabilidad

de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores para

suministrar servicios y tramites que cumplan con las necesidades de los

clientes y la normatividad vigencia.

2.4. Estructura General del Sistema Integrado de Gestión y sus Procesos.

2.4.1. Requisitos Generales

Para garantizar la efectividad y asegurar que nuestros servicios y trámites son conforme

con los requisitos de los clientes / usuarios y partes interesadas y se desarrollan bajo


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principios de responsabilidad social y sostenibilidad ambiental, la UAE JCC ha establecido,

documentado e implementado el Sistema de Gestión de Calidad cuyas directrices, políticas

y objetivos han sido documentados en el presente manual, garantizando de esta manera el

cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015, la metodología para la

implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y el Modelo Integrado de

planeación y gestión. Decreto Único Reglamentario DUR 1083 del 2015.

La ISO 9000, relacionada con Fundamentos y Vocabulario de Sistemas de Gestión de la

Calidad, en cuanto al enfoque basado por procesos cita:

¨Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar

entradas en salidas puede considerarse como un proceso. Para que las organizaciones

operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestiónar numerosos procesos

interrrelacionados y que interactúan. A menudo el resultado de un proceso constituye

directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La identificación y gestión

sistemática de los procesos empleados en la organización y en particular las interacciones

entre tales procesos se conocen como enfoque basado en procesos¨.

El punto de partida para gestionar mejora continua al interior de la Entidad, consiste en

establecer, documentar y mantener; el cual se opera a traves del modelo de gestión por

procesos, los cuales se evidencian en el Mapa de Procesos y en las Caracterizaciones de

los mismos.

El Mapa de Procesos. Por medio de los cuales se lleva a cabo el cumplimiento de

la mision a traves del mapa de procesos; el cual está conformado por procesos

estratégicos, misionales, apoyo y control y evaluación, subprocesos y

procedimientos.

El mapa de procesos se modicó, mediante la Resolución No. 000-1150 del 28 de

diciembre de 2018, modificada pacialmente por las Resolciones 000-0348 del 17 de

Junio de 2019 y la Resolución 000-0236 del 29 de Abril de 2019

A continuación se presentan la comparación de los dos últimos mapas de procesos

de la UAE Junta Central de Contadores , así:


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ANTERIOR ACTUAL

Dentro de las modificaciones se encuentran:

Se eliminó en el nivel de apoyo de Gestión Administrativa el sub proceso de Sistemas

En el nivel estratégico se incluyó el proceso de Tecnología de la Información TI

De los ocho (8) procesos se encuentran en cuatro (4) niveles, así:

1. Nivel Estratégico: Dirección, Planeación, Tecnología de la Información

2. Nivel Misional: Registro, Inspección y Vigilancia

3. Niel de Apoyo: Gestión Administrativa, Gestión Financiera, Gestión Jurídica

4. Nivel de Evaluación y Control: Control interno y Calidad- Mejora Continua

El Sistema Integrado de Gestión, establece como elementos de entrada en las

caracterizaciones de sus procesos y sub procesos, su secuencia e interacción,

estableciendo articulación entre los mismos por medio de los proveedores y partes

interesadas, entradas requeridas, las actividades indispensables para el

cumplimiento del objetivo del procesos y sub procesos, bajo la metodología del ciclo

PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), las salidas esperadas y clientes internos

y externos en cada uno de ellos; permitiendo de esta manera que los usuarios y

partes interesadas conozcan el accionar la UAE Junta Central de Contadores.

Adicionalmente se evidencian los indicadores y recursos que permiten hacer

seguimiento al cumplimiento de los objetivos trazados.

Según lo establecido por el Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015, en especial el

artículo 2.2.21.1.1. y subsiguientes los cinco (5) grupos que deben interrelacionarse y que

constituyen los procesos fundamentales de la administración: Dirección, Planeación,

Organización, Ejecución, Seguimiento y Control (Evaluación).

Por tanto, la implementación del SIG, no queda como evento aislado, sino que es una serie

de acciones que ocurren de manera permanente a través del funcionamiento y operación

de la UAE JCC, debiendo reconocerse como un componente integral de cada una de las

partes de la estructura administrativa y operacional existente. Lo cual se evidencia en la

matriz de Interacción de procesos.


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NIVEL CICLO

Procesos

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR

ESTRATEGICOS

Dirección X

Planeación X

Tecnología de la

Información

X

MISIONALES

Registro X

Inspección y

Vigilancia

X

APOYO

Gestión

Administrativa

X

Gestión Jurídica X

Gestión

Financiera

X

CONTROL Y

EVALUACIÓN

Control Interno X X

Así las cosas, e s importante precisar que el SIG compar te la adopción de un enfoque

basado en procesos, con base en el Ciclo PHVA, el cual consiste en identificar y gestionar

de manera eficaz numerosas actividades relacionadas entre sí, la manera como se

relacionan sinérgicamente los elementos de cada Sistema para el logro de los objetivos de

la UAE JCC.

Se determinaron los métodos y criterios necesarios para asegurar el funcionamiento

efectivo y el control de los procesos del SIG, a partir de todas las caracterizaciones

de los procesos y subprocesos, el seguimiento y mediciones por medio de

indicadores relacionados al desempeño.

Se determinaron los recursos necesarios para el desempeño de los procesos y sub

procesos, asegurando así su disponibilidad y cumplimiento de metas e

implementación del sistema integrado de gestión.

Se asignaron en las caracterizaciones las responsabilidades y autoridades de los

procesos y sub procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

Se estableció la política y metodología de riesgos y oportunidades, incluyendo los

de anticorrupción, se construyeron los mapas de riesgos - oportunidades por

procesos y sub procesos y se documentaron los puntos de control en los

procedimientos.

La UAE Junta Central de Contadores ha definido los controles de acuerdo con la

valoración realista de sus procesos con el fin de determinar los más apropiados.

Con base a las amenazas, vulnerabilidad y los riesgos a los que se encuentran

expuestos.

La planificación de los cambios que determina la UAE Junta Central de Contadores

y afecta el Sistema Integrado de Gestión, se desarrolla por medio de Gestión de

Cambio, y se divulga al interior de la Entidad para su sostenibilidad y mejora del

sistema, por medio de los canales internos de comunicación.


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2.4.2. Marco Legal

Los procesos y sub procesos establecidos por la UAE Junta Central de Contadores se rigen

bajo normas que tienen como finalidad establecer los principios y las reglas generales para

su funcionamiento, que es actualizado mensualmente y publicado en la intranet de la

Entidad, de acuerdo al procedimiento de Creación, Actualización y Control de Información

Documentada en la actividad: verificar la vigencia de la normatividad. (Ver Nomograma,

publicado en la intranet de la Entidad).


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CAPITULO III

3. Liderazgo y compromiso

3.1. Generalidades

El Director de la UAE Junta Central de Contadores a través del presente documento

manifiesto su liderazgo y compromiso con el desarrollo, implementación, mantenimiento y

mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, exigido en el numeral 5 por la norma

ISO 9001:2015 mediante las siguientes directrices:

a. La UAE Junta Central de Contadores, mediante la resolución 765 de 2016, por el

cual se crean los grupos de trabajo y se asignan funciones, responsabilidades

b. Las responsabilidades y autoridades son comunicadas a todos los servidores

públicos mediante la socialización de los procesos y sub procesos, así como el

manual de funciones y competencias laborales.

c. El diseño del Sistema Integrado de Gestión, está en el proceso de control y

evaluación sub procesos Mejora Continua y su implementación se realiza por medio

de los responsables de cada proceso y sub proceso, las responsabilidades del

representante de la alta dirección está definida mediante resolución.

d. Determina la Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión y el Mapa de

Procesos documentados en este Manual.

e. Mediante la Resolución 000-01150 del 28 de diciembre de 2018, por el cual se

adopta el plan estratégico de la UAE Junta Central de Contadores para la vigencia

2019 – 2022.

f. Mediante la Resolución 000-0236 del 28 de abril de 2019, por el cual se

modificación parcialmente la Resolución 000-01150 del 28 de diciembre de 2019,

g. Mantiene su compromiso con la continua comunicación, a los servidores públicos,

de la importancia de dar cumplimiento a la política y objetivos del Sistema Integrado

de Gestión, así como los aspectos legales que rigen la Entidad.

h. La Dirección revisa el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Entidad dos

(2) veces al año con los responsables de los procesos y/o sub procesos, para

asegurarse la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la

dirección estratégica de la Entidad. Adicionalmente el Director de la UAE Junta

Central de Contadores realiza revisión de la gestión de manera permanente

realizando reuniones con los líderes del nivel misional (registro e inspección y

vigilancia), estratégicos, de apoyo y control y evaluación, mediante los comités de

dirección cada (2 meses), verificando las actuaciones para dar cumplimiento a la

misionalidad de la Entidad.

i. La UAE Junta Central de Contadores, promueve el uso del enfoque a procesos y el

pensamiento basado en riesgos, el cual aborda las acciones para los riesgos y

oportunidades, de acuerdo al análisis de las matrices DOFA y FODA y las Partes

interesadas, de acuerdo al contexto de la organización de este manual.

j. Establecer los recursos necesarios el adecuado funcionamiento del Sistema

Integrado de Gestión, teniendo en cuenta la naturaleza, tamaño y estructura de la

Entidad.


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k. La comunicación a toda la Entidad de la importancia de satisfacer tanto los

requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, asegurándose que se

cumplen.

3.2. Enfoque del cliente

Los objetivos del Sistema Integrado de Gestión establecidos por la Entidad están enfocados

a satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios, clientes internos y demás partes

interesadas en su gestión. En la caracterización de los procesos se reflejan los requisitos

de trámites y/o servicios, legales y reglamentarios aplicables en el normograma.

De igual manera, se determinan los riesgos y oportunidades de los procesos y los sub

procesos que pueden afectar la conformidad de los trámites y/o servicios, que presta la

Entidad, para así aumentar la capacidad de satisfacción de los usuarios.

La Entidad realiza el comité el comité institucional de gestión y desempeño, los

seguimientos a los indicadores de gestión, la revisión por la dirección (semestral), las

auditorías internas y externas al sistema integrado de gestión, para salvaguardar el enfoque

en el aumento de la satisfacción del cliente.

3.3. Política del Sistema Integrado de Gestión

3.3.1. Establecimiento de la política del Sistema Integrado de Gestión

La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores realizó modificación en la

política del sistema de gestión calidad, mediante la Resolución 000-00236 del 29 de abril

de 2019, en su artículo 1.

La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores identifica y define las

actividades y recursos necesarios para alcanzar la política y los objetivos del sistema

integrado de gestión de la Entidad, a través de la planificación estratégica, lo cual se refleja

en el Plan estratégico, Plan de Acción, Plan de Gestión Ambiental y Planes Operativos para

la respectiva vigencia.

3.3.2. Comunicación de la política del Sistema Integrado de Gestión

Se mantiene comunicación interna en los diversos niveles a través de los diferentes tipos

de comités, cuya composición y periodicidad es variable, dependiendo del objetivo que

persigan.

La Entidad cuenta con los líderes de procesos y sub procesos, los cuales articulan y facilitan

la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión.

Igualmente se mantiene comunicación permanente con los servidores públicos de la

Entidad a través de diferentes medios internos tales como el correo electrónico, intranet,

cartelera digital entre otros, dependiendo las necesidades de comunicación; como también

se tiene disponible a las partes interesadas la información en la página de la entidad Link:

https://jcc.gov.co/.


https://jcc.gov.co/

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3.4. Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

3.4.1. Responsabilidades y Autoridad

La Alta Dirección designo roles y responsabilidades, para realizar labores y actividades

requeridas para el Sistema de Gestión de Calidad en la Entidad; particularmente los

asesores código 1020 grado 06, dentro de sus funciones y propósitos específicos dicha

labor, conforme a las Resoluciones 173 y 395 de 2019, concordante con los grupos de

trabajo liderados por estos y contemplados en la Resolución 765 del 2016.

La Dirección asegura la comprensión y el compromiso de los Servidores a través del Comité

de Institucional de Gestión y Desempeño que es el articulador de las políticas, planes y

proyectos de la Entidad; por medio de la asistencia de los asesores y responsables de los

procesos de grupo de gestión Misional y grupo de apoyo administrativo, quienes a su vez

se comprometen a la comunicación adecuada del Sistema integrado de Gestión a sus

respectivos grupos de trabajo, también utiliza los medios electrónicos para comunicar y

recordar el compromiso.

3.4.2. Representante de la Dirección

Para facilitar su ejecución se ha designado al Asesor código 1020 grado 06 con funciones

administrativas, como representante de la Alta Dirección, quien ejerce la coordinación del

Sistema; asegurar que se pone en práctica permanente los requisitos de la Norma ISO

9001:2015, las funciones y responsabilidades se encuentran establecidas mediante

resolución.

Asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los

requisitos de la Norma internacional ISO 9001:2015

Asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las

salidas previstas.

Informar a la alta dirección del desempeño del Sistema de Gestión de

Calidad y sobre las oportunidades de mejora.

Asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda Entidad.

Asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se

mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de

gestión de la calidad.

Dar seguimiento al programa de auditorías internas de calidad

Asegurar la resolución a tiempo de las acciones correctivas, preventivas y

de mejora.

Propiciar la toma de acciones para abordar riesgos y oportunidades.

Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos de los

usuarios en todos los niveles de la Entidad.


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CAPITULO V

4. Planificación

4.1. Acciones para abordar riesgos y oportunidades

Se elaboró una guía de administración de riesgos y oportunidades, la cual describe el

método para determinar los riesgos, oportunidades y las acciones para abordarlos, de

acuerdo a su priorización.

Por lo anterior la Entidad tomo como referencia, el Contexto Interno y Externo, las partes

interesadas, en donde determino los riesgos y oportunidades que son necesarias para

asegurar que el Sistema Integrado de Gestión, definiendo controles de acuerdo a la

valoración de los procesos, con base a las amenazas, vulnerabilidad y los riesgos a que se

encuentran expuestos; como también aumentar los efectos deseables y lograr la mejora.

4.2. Objetivos del Sistema Integrado de Gestión

Los objetivos fueron revisados, ajustados y planificados en el Sistema integrado de gestión,

mediante la Resolución 000-236 de 29 de abril de 2019, por lo cual se modifica parcialmente

la Resolución 000-1150 del 28 diciembre de 2018. Los cuales son:

1. Incrementar el nivel de satisfacción del usuario y grupos de interés, teniendo en cuenta sus necesidades.

2. Evaluar y mejorar continuamente el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión y su articulación con el modelo de planeación, gestión y control, enfocado en la misionalidad de la Entidad.

3. Mantener los programas de promoción y prevención, con el fin de mejorar la salud de los funcionarios y contratistas de la Entidad y demás grupos de interés, para prevenir lesiones, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

4. Formular e implementar acciones que prevengan, mitiguen y/o eliminen los impactos ambientales negativos, así como también el desarrollo de estrategias que fomenten la Responsabilidad Social – Ambiental de la Entidad.

5. Gestionar los riesgos - oportunidades del sistema integrado de gestión para controlar y mitigar los posibles impactos que influyan en el correcto desempeño de los procesos y sub procesos de la Entidad.

La planificación del logro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestión, se estable a

partir de la interacción entre la política, los planes de la Entidad, los recursos, fecha límite

de cumplimiento, evaluación de los resultados (indicadores) y los responsables.

Los objetivos del Sistema integrado de gestión están documentados en la matriz de

objetivos y planificación para ejecutarlos los cuales son comunicados a los servidores

públicos por los diferentes medios de comunicación que tiene la Unidad Administrativa

Especial Junta Central de Contadores.

4.3. Planificación de los cambios

Mediante la revisión del Sistema Integrado de Gestión y las herramientas de planificación

de gestión de cambios, la dirección de la UAE Junta Central de Contadores, asegura que

se cumplan tanto los objetivos como los requisitos del sistema. Las herramientas de

planificación son:

* Mapa de procesos, se identifica la gestión de los procesos.

* La información documentada de apoyo como: instructivos, guías, manuales, entre otros.

* Las acciones derivadas de las revisiones por la dirección al Sistema Integrado de Gestión.


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Se definió una metodología, mediante el procedimiento de Gestión de Cambios CE-MC-

PD-004, matriz de planificación de cambios CE-MC-FT-012 y los diferentes formatos, los

cuales permiten registrar la planeación, ejecución, seguimiento y cierre de los cambios

identificados.


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CAPITULO V

5. APOYO

5.1. Recursos


La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, para asegurar la adecuada

planificación, implementación, mantenimiento, revisión, mejoramiento y divulgación la

Entidad ha destinado recursos humanos y financieros.

El Director, delegó en el Asesor código 1020 grado 06 con funciones administrativas, la

responsabilidad de desarrollo, implementación, mantenimiento, revisión y mejoramiento del

Sistema Integrado de Gestión para aumentar la satisfacción de los usuarios (clientes-

usuarios) y partes interesadas.

De igual manera, en la planificación de cada proceso se tiene en cuenta los recursos

necesarios para el desarrollo de las actividades y limitaciones de los recursos con los que

cuenta la Entidad. Estos se reflejan en el anteproyecto de presupuesto, y la programación

presupuestal.

5.1.2. Personas

La UAE Junta Central de Contadores en su manual de funciones ha determinado el nivel de

educación, formación y experiencia de los servidores públicos que desarrollan las

diferentes actividades de la Entidad y que pueden afectar la calidad de los servicios y

tramites.

La evaluación de desempeño se mide en base a los compromisos pactados entre los

funcionarios de carrera administrativa y el jefe inmediato.

Para el personal que es contratado mediante la modalidad de prestación de servicios

profesionales se ha establecido en el procedimiento apoyo a la supervisión de contratos

GA-LO-PD-006; por medio del cual se realiza el control de las actividades, dentro del objeto

contractual del contrato.

5.1.3. Infraestructura

La actual sede de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, cuenta

con condiciones adecuadas de infraestructura física, la cual ofrece espacios de trabajo

adecuados y condiciones de seguridad requeridas para garantizar una efectiva prestación

del servicio a la comunidad contable y a las partes interesadas.

La Entidad cuenta con 122 equipos de cómputo escritorio y 50 portátiles, Tablet 1, licencias

Software antivirus 172, Licencia Microsoft 172, Licencia Backupity 189, Licencia de Google

180, Licencia de Base de Datos Oracle 2, Licencia Adobe 4, Servidores 10 (de acuerdo con

los activos de la información), Firewall 2, Swich de red 9, Firewall 2, Swich de red 9,

Certificados de Seguridad (SLL) 4, Canal de Internet 50 Mbps redundante 2, Canal de

GNAP 2 Mbps redundante 2, Puntos de acceso inalámbrico 10, Impresoras (se incluyen las

tarjetas y sticker) 7, NAS (Network Attached Storage): Almacenamiento conectado en red

1, Scaners 7, Sistema de Información Documental CCSNet 2, Sistema de Información

Misional MyJCC 2, Página Web e intranet 2, Help Desk 1.


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5.1.4. Ambiente para la operación de los procesos

La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se

desarrolla de manera acorde en la nueva infraestructura de la Unidad Administrativa

Especial Junta Central de Contadores, debido a que se cumple con los estándares

establecidos en la normatividad vigente; dando cumplimiento a bienestar físico, social y

mental de los funcionarios, contratistas, proveedores y visitantes.

Este sistema ofrece: Actividades de promoción y prevención de enfermedades y accidentes

laborales, cumplimiento de la política de SST, implementación del plan de emergencias,

actualización de matriz de riesgos, creación de COPASST, comité de convivencia,

reglamentos (higiene y alcohol y drogas).

5.1.5. Recursos de seguimiento y medición

La Entidad tiene definido los recursos en las caracterizaciones, cuenta con una estructura

organizacional (organigrama) la cual establece los grupos de trabajo de la Entidad que

garantiza la gestión eficiente del servicio, manual de funciones e infraestructura física para

el desarrollo de los procesos. También cuenta con procesos estructurados, documentados

y controlados mediante indicadores de gestión para verificar la eficacia en la misionalidad de

la Entidad.

La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, no realiza ningún tipo de

control de los equipos de seguimiento y medición. Los servicios y/o trámites que

proporciona la Entidad no requieren de equipos que midan las características del servicio

para determinar su conformidad. Este numeral no es de aplicación de acuerdo a la Norma

ISO 9001:2015 (7.1.5.2.).

5.1.6. Conocimiento de la Organización.

La UAE Junta Central de Contadores, cuenta con el conocimiento identificado en la

información documentada del Sistema Integrado de Gestión, tales como: procesos, sub

procesos, instructivos, guías, manuales, protocolos. De igual manera, se encuentra

registrado en los diferentes informes, que son elaborados y presentados por diferentes

grupos que tiene establecido la entidad.

Adicionalmente, se determina los conocimientos necesarios para la gestión de la entidad, a

través del sub proceso de gestión humana, la cual define las necesidades, la planificación

del desarrollo del recurso humano, fortaleciendo continuamente sus competencias laborales

por medio del plan de capacitación para lograr así el cumplimiento de la misionalidad de la

Entidad. Existe una comunicación continua sobre los cambios realizados en el SIG a los

servidores de la Entidad.

5.2. Competencia

La UAE Junta Central de Contadores tiene definida las competencias de los funcionarios

que ejecutan las actividades de los diferentes procesos y sub procesos, basado en estas

competencias se realizan los procesos de selección y contratación de funcionarios y

contratistas.


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Para asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, la UAE

JCC actúa:

Estableciendo las competencias (valoración de competencias) de los servidores públicos

y/o particulares que ejercen funciones públicas o que realizan trabajos que afectan la

calidad del servicio, (académicas, formación, experiencia) necesarias para desempeñar

cada uno de sus cargos.

Proporcionando la formación para satisfacer las necesidades detectadas, mediante planes

anuales de capacitación, previa identificación de necesidades y/o estableciendo requisitos

de formación para los particulares que ejercen funciones públicas. Estos se orientan a

mejorar las competencias profesionales de los servidores públicos involucrados.

Evaluando la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones desarrollada en el plan anual

de capacitación; asegurándose que los servidores públicos de la UAE JCC, conozcan la

pertinencia e importancia de su trabajo y como están contribuyendo al logro de los objetivos

del Sistema Integrado de Gestión. Manteniendo en la historia laboral, los registros de

educación, formación, habilidades y experiencia de los servidores públicos vinculados a la

UAE JCC.

5.3. Toma de Conciencia.

Para facilitar su ejecución se ha designado al Asesor código 1020 grado 06 con funciones

administrativas, como representante de la alta Dirección, quien ejerce la coordinación del

Sistema.

La Dirección asegura a través de los Comités de Dirección e institucional de gestión y

desempeño la comprensión y el compromiso de los servidores por medio de la asistencia de

los asesores y responsables de los procesos de grupo de gestión Misional - Administrativo,

quienes a su vez se comprometen a la comunicación adecuada del Sistema integrado de

Gestión de Calidad a sus respectivos grupos de trabajo, también utiliza los med ios

electrónicos para comunicar y recordar el compromiso.

5.4. Comunicación.

Se mantiene comunicación interna en los diversos niveles a través de los diferentes tipos

de comités, cuya composición y periodicidad es variable, dependiendo del objetivo que

persigan.

La Entidad cuenta con los líderes de procesos y sub procesos, los cuales articulan y facilitan

la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión, teniendo en cuenta los

procedimientos, guías y manuales de comunicación.

Igualmente se mantiene comunicación permanente con los funcionarios públicos y

contratistas de la Entidad a través de diferentes medios internos tales como el correo

electrónico, intranet, cartelera digital entre otros, dependiendo las necesidades de

comunicación.

5.5. Información Documentada



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La documentación del Sistema Integrado de Gestión de la JCC incluye:

Las declaraciones documentadas de la política y los objetivos del Sistema Integrado de Gestión,

los documentos requeridos por la norma ISO 9001:2015 así como la guía de Riesgos y

Oportunidades que nos permite controlar los peligros identificados por la Entidad para

asegurar la eficaz planificación, operación y control de sus procesos y los registros

requeridos por el SIG y las oportunidades determinadas.

La Entidad ha establecido el Subproceso de Gestión Documental GA-GD y el

procedimiento de Creación, Actualización y Control de Información Documentada GA-GD-

PD-005, en el que se establece los controles necesarios para la identificación, el

almacenamiento, la protección contra daño, deterioro, extravió, pérdida de la

confidencialidad, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros y

establecer un control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión. Además, la

implementación del modelo de Seguridad y Privacidad de la Información a través del sub

proceso de Seguridad y Privacidad de la Información, el cual ha brindado los lineamientos

a Tecnología de la Información para protegerla.

La UAE Junta Central de Contadores, usando las tecnologías de la información,

proporcionan los diferentes procesos y sub procesos, soluciones para proteger la

confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información; usando para ello

las siguientes soluciones:

Solución de software (CCSNET), donde se almacena la información de la

Entidad.

Portal Intranet MISIG, donde se almacena la informada generada por el Sistema

Integrado de Gestión.

Servidor de archivo donde se almacena la información generada por los

procesos y sub procesos de la Entidad.

Copias de respaldo.

5.5.2. Creación, actualización y control de la información documentada

Todos los documentos del SIG de la Entidad son controlados de acuerdo con el sub proceso

de Gestión Documental GA-GD en el procedimiento de Creación, Actualización y Control

de la Información Documentada GA-GD-PD-005, en el cual se establece las actividades

para la creación, actualización, diligenciamiento y control de la información documentada

del Sistema Integrado de Gestión para asegurar el acceso y distribución oportuna, la

identificación del documento y de los cambios, la preservación de la legibilidad,

almacenamiento, protección contra daño, deterioro, extravío, pérdida de la confidencialidad,

uso indebido, pérdida de la integridad, recuperación, tiempo de retención y disposición final

de la misma

La documentación formalizada en el SIG se encuentra disponible para consulta y uso en la

intranet. Es responsabilidad de cada servidor público de la UAE JCC, consultar, aplicar y

utilizar la última versión de los documentos oficializados para cada proceso por lo que debe

buscar permanentemente la herramienta que la entidad dispuso para tal fin. Está a cargo

de Mejora Continua - Calidad e incluye los Listados Maestros de Documentos Internos y

Externos, los cuales se relacionan todos los documentos del SIG y las modificaciones

realizadas. Mediante este se da cumplimiento a los numerales 7.5 Información

documentada de la norma ISO 9001:2015.


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Adicionalmente, el sistema integrado de gestión establece y mantiene los registros

necesarios para proporcionar la evidencia de la conformidad con los requisitos; por lo

anterior la Entidad ha determinado el Sub proceso de Gestión Documental para garantizar

la adecuada identificación, almacenamiento, protección, conservación, tiempo de retención

y disposición de los registros generados en la operación de los procesos de la Entidad.

El control de los registros se lleva en la Tablas de Retención Documental (TRD); para

asegurar el debido control de los mismo (identificación, almacenamiento, protección,

conservación y disposición final), la Entidad da cumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley

General de Archivo), requerimiento normativo que expide el Archivo General de la Nación,

así como a lo dispuesto en las Normas Técnicas de Gestión que le aplican al SIG.


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CAPITULO VI

6. Operación

6.1. Planificación y control operacional

La Entidad para prestación del producto y/o servicio se basó en el proceso de planeación

en el procedimiento de Planeación Estratégica y Seguimiento a Planes, cuyo objeto es definir

las actividades para la formulación, aprobación y/o modificación de la planeación estratégica de la

Entidad y hacer seguimiento a los diferentes planes y/o programas de acuerdo a la

normatividad vigente y a los objetivos misionales de la Entidad, asegurando el

direccionamiento de la misma.

Teniendo en cuenta las directrices del Departamento de Planeación Nacional y el P lan

Estratégico Sectorial de la Gestión Administrativa, la Entidad elabora el Plan Estratégico

Institucional y el Plan de Acción, de acuerdo a las necesidades, definiendo objetivos,

estrategias, actividades, indicadores y responsables de los planes y programas formulados;

para sí ejecutar las acciones de gestión.

Para la prestación del producto/servicio, la Entidad planifica la ejecución de los procesos,

prevista en el anteproyecto de presupuesto y se realiza su distribución de acuerdo a las

necesidades de adquisición de bienes y servicios planteadas en el plan anual de

adquisiciones PAA.

Esta planificación es coherente con los requisitos establecidos con la normatividad vigente,

alineada a planeación estratégica y a los objetivos y política del Sistema Integrado de

Gestión.

Cuenta además con los procesos estructurados, documentados y controlados mediante los

indicadores de gestión para verificar la eficacia, eficiencia y efectividad en la operación de

los procesos y sub procesos, como también los registros para proporcionar la evidencia del

cumplimiento de los requisitos.

6. 2 Requisitos para los servicios

6.2.1 Comunicación con el cliente

Para efectos de generar retroalimentación entre la Entidad y sus partes interesadas e

informar a la ciudadanía de los trámites, servicios y sus procedimientos, se han dispuesto

los siguientes canales:

Buzón de sugerencias en los puntos de atención.

Encuestas de satisfacción.

Correo electrónico institucional. [email protected]

Redes Sociales. (www.Facebook.com\juntacentraldecontadores, Twitter –

UAEJuntacc, instagram y Audiencia pública de rendición de cuentas.).

Chat.

Página Web:

Link Contáctenos.


mailto:[email protected]

http://www.facebook.com/juntacentraldecontadores

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Link PSQRD.

Link Preguntas Frecuentes.

Link Normatividad.

Link Trámites y Servicios.

Link Orientación al Ciudadano.

PBX: 6444450

Puntos de atención presencial

Cartelera Externa

Eventos con la Ciudadanía ( Foros y Charlas Académicas)

Adicionalmente se cuenta con el procedimiento de peticiones, quejas y reclamos

código DI-AC-PD-007, que permite gestionar los diferentes requerimientos de los

usuarios.

Respecto a la aplicación de encuestas a sus clientes/usuarios de los trámites, servicios, la

Entidad identifica la percepción y busca oportunidades de mejora para retroalimentar el

Sistema Integrado de Gestión.

6.2.2 Determinación y revisión de los requisitos relacionados con el servicio

Los procesos misionales de la Entidad tienen definido en sus procedimientos los

mecanismos, parámetros para realizar actividades relacionadas con los usuarios y/o

clientes. Para la prestación de los servicios la Entidad cuenta con plataforma tecnológica

que facilita la relación cliente y/o usuario.

El Mapa de Procesos desarrolla el elemento Modelo de Operación por Procesos del

Componente Dirección Estratégica, Subsistema Control Estratégico, Modelo Estándar de

Control Interno - MECI e ISO 9001:2015. El mapa tiene 4 niveles y 9 procesos, así:

Nivel estratégico: Dirección, Planeación y Tecnología de la Información;

Nivel misional: Registro e Inspección y Vigilancia;

Nivel de apoyo: Gestión administrativa, Gestión financiera, Gestión jurídica;

Nivel de Control y evaluación: Calidad - Mejora Continua

Los controles y revisión necesarios para garantizar el debido desarrollo de las actividades

que dan cumplimiento a los requisitos de los usuarios y/o clientes.

6.2.3 Cambios en los requisitos para los servicios

La Entidad tiene definidos los requisitos legales y normativos para la presentación del

servicio de la UAE Junta Central de Contadores, por medio del procedimiento de Gestión

de Cambio CE-MC-PR-004.


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6.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios

La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, no realiza ningún

desarrollo de nuevos productos o nuevos servicios para satisfacer las necesidades; ya que

previamente ha sido señalado por la ley. Este numeral no es de aplicación de acuerdo a la

Norma ISO 9001:2015 (8.3).

6.4 Control de los procesos y servicios suministrados externamente

La Entidad a través del proceso de apoyo de gestión administrativa, asegura la ejecución y

el uso adecuado eficiente y eficaz de los bienes y servicios adquiridos que cumplan con los

requisitos específicos, mediante los procedimientos, guías, instructivos, formatos y

manuales.

La Entidad cuenta con un procedimiento denominado Contratación código GA-CT-PD-001

y un Manual de contratación GA-CT-MA-001 para garantizar la selección y evaluación del

suministro oportuno y de calidad de Bienes y/o Servicios a todas las dependencias de la

Entidad de acuerdo con las necesidades específicas y la disponibilidad de recursos.

Adicionalmente se cuenta con un instructivo para el diligenciamiento de estudios y

documentos previos GA-CT-IN-001 que sirve de soporte para la contratación de bienes o

servicios que se quiere adquirir para suplir las necesidades que le asistan a la entidad.

Para las actividades de seguimiento y evaluación en la etapa contractual se aplica los

informes parciales y finales y los ajustes y modificaciones que establezcan las partes del

contrato, actuaciones que están a cargo de los supervisores de contratos y/o apoyo a la

supervisión, a través de los procedimientos Apoyo a la supervisión de contratos GA-LO-

PD-006.

6.5 Producción y provisión del servicio

6.5.1 Control prestación del servicio

Los procedimientos, guías, instructivos, formatos y manuales en los procesos misionales

establecen las actividades de seguimiento a la ejecución del producto/servicio de la Entidad.

Las instrucciones de trabajo definido en los procedimientos misionales, se armoniza con el

¨manual de funciones de los empleados de la planta de personal ̈ de la Entidad, de manera que

los servicios sean prestados bajo los lineamientos organizacionales y normativos de la

Entidad.

La identificación, análisis y tratamiento de riesgos y oportunidades se consigna en la matriz

de riesgos y oportunidades que esta estandarizada para cada proceso. La gestión, los

controles y las acciones preventivas que se requieran adoptar están a cargo de cada

responsable del proceso y/o sub proceso.

La validación de los procesos de prestación del servicio es aplicable al proceso de

Inspección y Vigilancia, las cuales adelantan las investigaciones disciplinarias a los

contadores públicos y/o sociedades de la profesión contable.


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6.5.2 Identificación y trazabilidad

La Entidad mantiene la huella de todas las actuaciones y todas las tarjetas entregadas para

la mejora o para resolver inquietudes, a través de los registros custodiados por gestión

documental.

6.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos

Todos los activos, documentos e información utilizados en la gestión de los procesos y

procedimientos de la Entidad siguen los lineamientos requeridos para controlar su estado,

seguridad y responsabilidad sobre los mismos, mientras estén a cargo; las políticas y

procedimientos de cada proceso permiten identificar y proteger a los mismos.

6.5.4 Preservación

Los procedimientos diseñados en el Sistema Integrado de Gestión permiten identificar y

trazar la ubicación y el estado de los documentos suministrados por el cliente y/o usuario,

lo cual también se registra en la tabla de retención documental TRD.

6.5.5 Actividades posteriores a la entrega

La Entidad establece actividades posteriores a la entrega del servicio y/o tramite como

la aplicación de encuestas de satisfacción del servicio, la retroalimentación al cliente por

medio de los medios de comunicación (página web, redes sociales) participación de

eventos con la Ciudadanía y partes interesadas ( Foros y Charlas Académicas).

6.5.6 Control de Cambios

La Entidad revisa y controla los cambios para la prestación de los servicios y/o trámites,

mediante el procedimiento y formato de Gestión de Cambios, la matriz de Planificación

Gestión de Cambios, los cuales establecen la metodología para gestionar de manera

planificada los posibles cambios que puedan afectar el Sistema Integrado de Gestión.

6.6 Liberación de los productos y servicios

Los procesos encargados de la prestación del servicio tienen identificadas las instancias

para la liberación de los servicios. Cuando se entrega las tarjetas se realiza inspecciones

de verificación a la misma y cuando se presta el servicio se implementan sensibilizaciones

y retroalimentación a los servidores públicos.

6.7 Control de las salidas no conformes

El Control del servicio No Conforme se estableció en el procedimiento respectivo y en él se

define que la entidad ejerce la verificación del servicio prestado a través de los controles

establecidos en los procedimientos misionales y transversales, para la generación de

Acciones Correctivas, si se requiere.


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Para efectos de llevar a cabo la oportuna identificación, revisión, control y tratamiento del

servicio que no sea conforme con los requisitos establecidos por la entidad, previniendo así

su uso o entrega no intencional, se ha determinado el procedimiento de control de Servicio

No Conforme CE-MC-PD-002; adicionalmente mejora continua - calidad realiza un informe

estadístico, por cada grupo misional y/o atención al ciudadano; según formato CE-MC-

FT008 y la Matriz de Salida No Conforme CE-MC-FT-013, la cual defina las acciones a

tomar cuando se evidencia un servicio no conforme , esta información documentada sirve

de insumo para la revisión por la dirección.


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CAPITULO VII

7. Evaluación y Desempeño

7.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación


La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores planifica e implementa

esquemas de seguimiento, medición, análisis y mejoras necesarios para demostrar y

asegurar la conformidad y la eficiencia del Sistema Integrado de Gestión.

7.1.2. Satisfacción del cliente

Como una de las medidas del desempeño del Sistema Integrado de Gestión de la

Entidad, esta realiza el seguimiento de la información relativa a la percepción del

usuario respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la entidad, a través de

los siguientes métodos:

Buzón de sugerencias en su punto de atención.

Encuestas de satisfacción

Correo electrónico institucional. [email protected]

Redes Sociales

Página Web

Link Contáctenos

Link PSQRD

Link Preguntas Frecuentes

Chat

Link Rendición de Cuentas

Teléfono 6444450

Puntos de atención presencial

Eventos con la Ciudadanía

Adicionalmente se cuenta con el procedimiento recepción y trámite de los derechos de

petición, solicitudes, quejas, reclamos, denuncias y felicitaciones DI-AC-PD-001, que

permite gestionar los diferentes requerimientos de los usuarios.

Los resultados de la medición de la satisfacción de los clientes/usuarios, se lleva a la

reunión del comité de dirección y de la revisión por la dirección, lo cual permite a la

Entidad tomar acciones que aumenten su satisfacción.

Los métodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema están

establecidos mediante el Manual de Indicadores de Gestión CE-MC-MA-001 y los

diferentes planes de la Entidad, así como las revisiones periódicas al interior de los

procesos, seguimientos de compromisos, evaluaciones externas.


mailto:[email protected]

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7.1.3. Análisis y Evaluación

La Entidad para determinar la idoneidad, eficacia y adecuación del Sistema Integrado de

Gestión, realiza el análisis de los datos obtenidos en diferentes mediciones estadísticas y

no numéricas, el análisis se realiza a: los resultados del servicio no conforme, el tratamiento

de las no conformidades, la medición y satisfacción al cliente, al informe de las PSQRDF,

el seguimiento a los indicadores.

El reconocimiento de debilidades y fortalezas del sistema y el impacto de las mismas

permiten realizar acciones de Mejoramiento, teniendo presente la aplicación de los principios

de calidad.

Para la satisfacción del cliente: En los diferentes canales de atención (atención

personalizada, seccionales, llamadas telefónicas y chat), se obtienen los datos básicos

de todos los usuarios que son atendidos, para enviarles una encuesta de satisfacción.

Este procedimiento, es realizado por la dependencia de Atención al Ciudadano y

se envía de forma digital las encuestas de satisfacción todas las semanas.

El objetivo de estas, es evaluar la satisfacción de la prestación del servicio, como los

diferentes canales de atención, con que cuenta la Entidad para la participación ciudadana.

Para el tratamiento de las acciones correctivas, preventivas o de mejora, se utiliza la

herramienta ¨Espina de Pescado¨ para determinar las causas de la no conformidad; se

encuentra determinada en el procedimiento de Oportunidades de Mejora CE-MC-PR-003.

7.2. Auditoria Interna

La Entidad tiene estructurado el procedimiento para la realización de auditorías internas

integrales, en el que establece la planificación de las mismas, la realización in situ de las

auditorias, conclusiones de la verificación y el seguimiento a las acciones correctivas

resultado de los hallazgos.

Dentro del proceso de Evaluación y Control, cuyo responsable es control interno, se definió

la actividad de coordinar y ejecutar el programa anual de auditoría interna, el cual se

encuentra establecido en el procedimiento de auditoria interna CE-SS-PD-008, el cual

establece que el ciclo de auditorías internas obedece a un análisis de la importancia de los

procesos involucrados, los cambios que afectan a la entidad y los resultados de las

auditorias previas para así definir el programa y el plan de auditoria.

7.3. Revisión por la Dirección


La Dirección General revisa el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad, a intervalos

planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, ef iciencia

y efectividad y alineación continua con la dirección estratégica de la Entidad.

Para el efecto ha documentado y puesto en operación el procedimiento Revisión por la

Dirección CE-MC-PD-001.

Esta revisión incluye las entradas:

Estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas.


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Los cambios internos y externos que sean pertinentes al Sistema Integrado de

Gestión.

Información sobre el desempeño y la eficacia del Sistema Integrado de Gestión

Adecuación de los recursos

La eficiencia de las acciones tomadas para abordar riesgos y las oportunidades.

Oportunidades de mejora

Las salidas de la Revisión por la Dirección son:

Oportunidades de mejora

Necesidad de cambio en el Sistema Integrado de Gestión

Necesidades de recursos

Para la revisión del Sistema se trabaja con la información de entrada que suministra los

respectivos responsables de Procesos y Subprocesos en el Procedimiento de la Revisión

por la Dirección CE-MC-PD-001 del Sistema Integrado de Gestión. La Entidad, prepara,

resguarda y actualiza la información para la revisión y se asegura de mantener la

documentación necesaria.

Los resultados de la revisión por la Dirección incluyen las decisiones y acciones

relacionadas con la mejora del servicio con relación a los requisitos del cliente y/o usuarios

y las necesidades del recurso.

De cada una de las revisiones que se realicen al Sistema Integrado de Gestión se

conservaran registros de las actividades evidenciando cada una de las entradas y salidas

de acuerdo al procedimiento de Revisión por la Dirección.


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CAPITULO IX

8. Mejora

8.1. Oportunidad de Mejora

Las tipologías de oportunidad de mejora para la Entidad son:

Acción correctiva, acción preventiva, acción de mejora y corrección, según sea el caso de

la situación presentada.

La Entidad estableció un procedimiento que contiene las actividades necesarias para

adoptar acciones correctivas y/o preventivas, que permitan evitar que ocurran las causas

de las NO CONFORMIDADES REALES y prevenir la ocurrencia de las NO

CONFORMIDADES POTENCIALES, con el fin de que no se afecte o se pueda afectar la

calidad de los productos y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.

Para el efecto está definido el Procedimiento Oportunidad de Mejora CE-MC-PD-003.

La identificación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, se realizan a través de

las diferentes fuentes: Auditorias, Producto/Servicio no conforme, Riesgos y

Oportunidades, , PSQRDF, medición de la satisfacción del cliente, Revisión la dirección,

Resultado de Evaluación y Reevaluación de Proveedores, Aspectos e Impacto

Ambientales, Incidentes de Seguridad y Privacidad de la Información, Accidentes e

Incidentes de Seguridad y Salud en el trabajo, Inspecciones de Seguridad y Salud en el

trabajo.

8.2. Mejora Continua

La UAE Junta Central de Contadores para la mejora continua implementa la política y

objetivos del Sistema Integrado de Gestión, realizando seguimiento a las auditorías

internas, a los indicadores de gestión, a los riesgos y oportunidades de los procesos y sub

procesos, el análisis de datos, implementación de acciones correctiva, preventivas y de

mejora, al resultado de la Revisión por la Dirección, entre otras fuentes de la mejora

continua.

La Mejora continua está relacionada con la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema

integrado de gestión.


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CAPITULO IX

9. ARTICULACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EL COMPONENTE

OPERATIVO DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTION

9.1. Definición del MIPG

Es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y

controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados

que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los

ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

9.2. Articulación del MIPG

Fuente: Manual operativo - MIPG

En la ley 1753 de 2015 en su artículo 133 establece que se deben de integrar los Sistemas

de Desarrollo Administrativo y de Gestión de Calidad con el Sistema de Control Interno; por

lo anterior, mediante el Decreto 1499 de 2017 se integrara un comité de gestión y

desempeño, encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de

Planeación y Gestión - MIPG.

El MIPG enmarca la gestión de la calidad y la integridad, al buscar el mejoramiento

permanente para garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y expectativas de la

ciudadanía.

El funcionamiento del MIPG en la Entidad, se establece mediante la Resolución 00977 del

8 de noviembre de 2018 ¨por el cual se adopta el MIPG y se integra el Modelo Estándar de

Control Interno MECI y se actualiza el Sistema Integrado de Gestión ISO 9001:2015 en la

UAE Junta Central de Contadores, se establecen otros lineamientos y se derogan unas

resoluciones¨. El cual se trabaja coordinadamente para establecer las condiciones, reglas,

políticas y metodologías para que el modelo funcione y se logre sus objetivos.

El MIPG opera a través de la puesta en marcha de las siete (7) dimensiones. La primera

dimensión es el Corazón del MIPG que es el Talento Humano. Es uno de los activos más

importante con el que cuenta la Entidad; es uno de los factores que facilitan o dificulta la

gestión y el logro de los objetivos y resultado.

9.3. Modelo Integrado de Planeación y Gestión y el Ciclo PHVA


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Fuente: Mejora Continua - Calidad-

El MIPG incorpora el ciclo de gestión (PHVA) - Planear, Hacer, Verificar y el Actuar, también

incluye elementos propios de la gestión pública moderna y democrática que es: la

información, la comunicación y la gestión del conocimiento y la innovación. El Control

Interno se integra a través del MECI, como una dimensión del modelo constituyéndose en

el factor fundamental de asegurar razonablemente que las dimensiones del MIPG cumplan

su propósito – objetivos institucionales.

9.4. Aplicación de las dimensiones del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

9.4.1. Talento Humano. Esta dimensión cuyo proposito es ofrecerle a la Entidad

herramientas para gestionar adecuadamente el ciclo del servidor público (ingreso,

desarrollo y retiro) se cumple con las actividades descritas en la caracterización del

proceso de Gestión Humana y sus documentos relacionados.

9.4.2. Direccionamiento Estratégico. El proposito de esta dimensión es permitirle a la

Entidad definir la ruta estratégica que guía la gestión institucional, con miras a

satisfacer las necesidades y solucionar los problemas de los grupos de valor

destinararios de los productos y servicios, así como fortalecer la confianza

ciudadana y la legitimidad. La Entidad estructuro el proceso de planeación, teniendo

en cuenta los requerimientos de esta dimensión.

9.4.3. Gestión con Valores para Resultados. Esta dimensión abarca las prácticas e

instrumentos que tiene como propósito permitirle a la Entidad realizar las actividades

que la conduzcan a lograr los resultados propuestos y a la materializar las

decisiones planteadas en su planeación institucional, en el marco de los valores del

servidor público.

Esta dimensión tiene dos perspectivas: La primera aspecto relevantes para una

adecuada operación de la Entidad ¨Ventanilla hacia adentro¨y la segunda,

referente a la relación Estado Ciudadano ¨de la Ventanilla hacia afuera¨.


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De la Ventanilla hacia adentro. La UAE Junta Central de Contadores, realiza

análisis del contexto interno y externo para identificar las fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas; así mismo identifica y clasifica las

partes interesadas o grupos de valor, con el fin de definir estrategias e

implementar acciones que permitan el mejoramiento continuo en la gestión de

la Entidad. Estas actividades estan relacionadas con el procedimeinto

planeación estratégica y seguimiento a planes.

La Entidad ha establecido los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de

control y evaluación, los cuales contemplan los objetivos de cada uno, la

secuencias de las actividades , los procedimientos, controles, riesgos -

oportunidades, mecanismos de medición y seguimientos correspondientes. Se

realiza revisión periodica y se actualiza la documentación correspondiente a los

procesos y sub procesos.

Dentro del ingreso y retiro de los bienes y servicios de la UAE Junta Central de

Contadores se encuentra establecido dentro de la caracterización del sub proceso

de almacen (procedimientos) y la guía Manejo de activos y bienes de consumo.

Gestión Presupuestal y eficiencia del gasto público. El seguimiento a la ejecución

presupuestal se realiza en el proceso financiero y planeación de la Entidad y el

seguimiento al Plan Anual de Adquisición y utilizando los acuerdo macro de precios

y la guía para elaborar el PAA , publicada en la página de Colombia Compra

Eficiente.

Gobierno Digital y Seguridad Digital. La Entidad establece el proceso de Tecnología

de la Información TI como tambien el sub proceso de Seguridad y Privacidad de la

Información con la identificación de los riesgos de seguridad digital.

De la Ventanilla hacia afuera – Relación Estado Ciudadano. Se tiene en cuenta los

siguientes aspectos: Participación Ciudadana, Gobierno Digital: TIC para servicios

Participación Ciudadana. La UAE Junta Central de Contadores ha establecido el

procedimiento para la recepción y trámites de derechos de petición, solicitudes,

quejas, reclamos, denuncias, y felicitaciones, como tambien manuales que facilitan

y ayudan a tener encuenta aspectos relevantes para la atención al ciudadano y

establecer a través de diferentes medios de comunicación dispuestos a los usuarios,

la prestación de un servicio ágil, amable y asertivo.

Gobierno Digital: TIC para servicios. Con el procedimiento del sub proceso de

atención al ciudadano, se establecio el manual de Radicación y distribución de la

comunicación oficial fisíca y/o electrónica en el sistema CCSNET con que cuenta la

Entidad.

9.4.4. Evaluación de Resutados. Tiene como propósito promover en la Entidad el

seguimiento a la gestión y su desempeño.

La Entidad realiza el seguimiento de todos los planes de la Entidad, asi como la

evaluación de la ejecución presupuestal. .

Dentro de los lineamiento de esta dimensión se establecen los indicadores que

miden el cumplimiento de los objetivos de los procesos y sub proceos de la Entidad,


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para los que se ha definido la frecuencia de medición, las metas, los responsables

de cálculo, los responsables de ánalisis, entre otros.

Revisión de la ejecución de actividades, y cumplimiento de metas, con el propósito

de garantizar el logro de los resultados previstos o identificar oportunidades de

mejora que se deben emprender.

Seguimiento a los riesgos identificados de acuerdo con la política de administración

de riesgos.

9.4.5. Información y Comunicación. Es una dimensión articulada de las demás que

tiene como propósito garantizar una adecuado flujo de información interna, así como

de la información externa, que permita una interacción con los grupos de valor.

Igualmente se mantiene comunicación permanente con los funcionarios públicos y

contratistas de la Entidad a través de diferentes medios internos tales como el correo

electrónico, intranet, cartelera digital entre otros, dependiendo las necesidades de

comunicación.

Entidad ha determinado el Sub proceso de Gestión Documental para garantizar la

adecuada identificación, almacenamiento, protección, conservación, tiempo de

retención y disposición de los registros generados en la operación de los procesos

de la Entidad, como tambien los

En esta dimensión se incluye la gestión de documentos que soportan la información

(fisíca, electrónica, audiovisual, entre otros), de manera que se genere mayor

eficiencia administrativa, se proporcione la transparencia, la seguridad y el acceso

a la información pública. La documentación formalizada en el SIG se encuentra

disponible para consulta y uso en la intranet.

9.4.6. Gestión del conocimiento y la innovación. La Entidad cuenta con el

conocimiento identificado en el Sistema Integrado de Gestión en los procesos, sub

procesos, instructivos, guías, manuales, protocolos, etc; igualmente se encuentran

los diferentes informes, que son elaborados y presentados por los grupos de trabajo

que tiene establecido la UAE Junta Central de Contadores.

A través del sub proceso de gestión humana, se define las necesidades para realizar

la planificación del desarrollo del recurso humano, elaborando así el plan de

capacitación para lograr el cumplimiento de la misión de la Entidad. Adicionalmente

la Entidad ha establecido estrategias del auto aprendizaje para evitar la fuga de

información utilizando la plataforma Moodle, la cual ayuda a tener la información del

tema, realizar las tareas y contestar las evaluaciones de las sensibilizaciones

realizadas previamente en la sala de Entidad.

9.4.7. Control Interno. En esta dimensión se establecen acciones, métodos y

procedimientos de control y de gestión de riesgo, así como mecanismo para la

prevención y evaluación, la evaluación del proceso los riesgos esta establecido en

el nivel estrategico - planeación de la Entidad, la cual mensualmente realiza

monitoreo a todos los controles establecidos en el mapa de riesgos. La oficina de

control interno realiza evaluaciones semestrales a todos los riesgos y


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particularmente como parte del programa de auditoria desarrollado para cada

proceso y/o sub proceso.

La Entidad desarrolla esta dimensión a través del Modelo Estándar de Control

Interno – MECI actualizado, el cual tiene los siguientes componente:

Ambiente de control. La UAE Junta Central de Contadores a realizado directrices

como el desarrollo de las funciones establecidas en comité institucional de

coordinación de control interno, reglamentado por la Entidada traves de la

Resolución 977 de noviembre de 2018, el cual tiene como responsabilidad evaluar

y el estado del sistema de control interno y aprobar las modificaciones,

actualizaciones y acciones de fortalecimiento.

Evaluación de riesgos. Por medio del proceso interactivo y dinámico que maneja la

Entidad, se tiene establecido en primera instancia la responsabilidad de la

aprobación de la politica de riesgos por parte del comité institucional de coordinación

de control interno.

Actividades de control. Las actividades de control que realiza la Entidad, se realizan

a todos los niveles y sirven como mecanismos para gestionar la cumplimiento de

los objetivos estrategicos.

Información y comunicación. Este componente permite conocer el estado de los

controles del Sistema. y ademas permite conocer el avance de la gestión de la

Entidad.

Actividades de monitoreo. La Entidad realiza monitoreo mensuales y semestrales

con el fin de evidenciar el cumplimiento de los controles definidos en el mapa de

riesgos institucional y de corrupción, y de esta forma aplicar los correctivos que sean

necesarios para cada proceso y/o sub proceso.

Conformación de cada línea de defensa:

Primera línea de defensa: Se consideran los siguientes niveles:

a. Nivel Estratégico. Está compuesto por la Alta Dirección y los Comités

Institucionales.

b. Nivel Operacional. Está compuesto por los líderes de los procesos / sub

procesos, programas o proyectos, es decir, quienes lideran la gestión.

c.

Segunda línea de defensa: Está compuesta por los líderes de Planeación y Control

Interno son los responsables del monitoreo, evaluación gestión de riesgos. Así como

ejercer la supervisión y cumplimiento de las políticas y procedimientos específicos

realizados por la primera línea de defensa.

Tercera línea de defensa: Le corresponde a Control Interno o quien haga sus veces

las responsabilidades de la tercera línea de defensa, para evaluar el estado del

diseño, implementación, funcionamiento y mejoramiento del sistema de control

interno.

Fin del documento


calidad mejora continua 2019

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