ANALISIS DE LA EMPRESA

PRESENTADO POR: CLAUDIA VARGASORGANIZACIÓN DE DOCUMENTACION

MANEJO DE LA DOCUMENTACIONGELSA S.A.

Vamos hacer un análisis de la empresa GELSA S.A. ( GRUPO EMPRESARIAL EN LINEA S.A.) compañía dedicada a los juegos de suerte y azar, para Bogotá y Cundinamarca.El cual vamos a elaborar en cuatro pasos:• DEPENDENCIA ENCARGADA• ENCARGADOS Y FUNCIONES PARA EL MANEJO• SANCIONES AL MAL MANEJO• PROCESOS A MEJORAR

 ¿QUÉ DEPENDENCIA ES LA ENCARGADA DE LA DOCUMENTACIÓN?

• En GELSA S.A. Los encargados de la documentación son las Analistas de Operaciones, ellas son quienes recepcionan la documentación ya que son las secretarias de los directores comerciales y las cuales rinden cuentas a la Gerencia Comercial, ellas almacenan toda la documentación ya sean copias o originales, desde un comuniquémonos hasta los contratos de nuestras asesoras.

• Ellas son las encargadas ya que el núcleo de nuestra empresa es el departamento comercial por esta razón son quienes reciben toda la documentación y directamente las encargadas de entregar por cada departamento de la compañía.

¿TIENE ELABORADOS PROCESOS DONDE SE MENCIONEN ENCARGADOS Y FUNCIONES PARA EL TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN? DESCRIBA.

• Si, nuestras analistas después de recepcionar, verificar y revisar cada documento que ingresa a nuestras oficinas y compañía, guardan en su archivo una copia y empiezan a enviar a nuestra oficina principal cada documento, dependiendo del departamento al que le pertenezca este. Ya sea contabilidad, recursos humanos, control interno, mercadeo, línea de negocios o servicio al cliente etc. Allí queda ya en cada área su respectiva documentación para ser archivada.

¿EXISTEN SANCIONES DEBIDO AL MAL MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN? ¿CUÁLES?

• Claro que existen sanciones, ya sea para la analista de operaciones, el mensajero que la transporta o el personal que la recibe y la archiva en la principal. Si se llega a extraviar algún documento dependiendo de su importancia, Son enviados a descargos y allí se analiza la gravedad del manejo de la documentación. Y se toma su respectiva decisión, existen ocasiones en donde el mal manejo de estos documentos o la perdida puede dar cancelación de contrato.

¿QUÉ PROCESOS CREE QUE SE PUEDEN MEJORAR?

• La comunicación antes de enviar un documento, ¿Por qué? ya que es mejor que al momento de entregar o enviar algo todo debe quedar por escrito ya sea un correo al momento de enviar el documento o una firma de recibido, por si se llegara a perder saber quien fue el responsable y así se adquiere mejor responsabilidad al momento de manejar estos.