hábitos de las personas

altamente productivas 

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La productividad está sustentada en hábitos. No hay métodos ni

herramientas que sirvan de algo si no somos capaces de desarrollar ciertos

hábitos productivos.

En esencia;

1. Organízate2. Atiende tus objetivos3. Haz lo importante primero4. Se ordenado5. Maneja el tiempo y el momento6. Motívate7. Cuídate8. Divide y simplifica9. Aplica métodos y técnicas10. Elimina11. Domina la tecnología12. Analiza los cambios13. Delega14. Has bien tu trabajo15. Aplica la inteligencia

emocional

ORGANIZATEDedica los primeros 30 minutos en planificar tu día. No comiences un día sin antes haberlo planificado. 

1. Anota tus compromisos en el momento.

Registra tus compromisos e ideas tan pronto como surgen –ya sea una tarea pendiente, una cita o una idea que puede dar lugar a algún proyecto personal o profesional. Los papeles que representen compromisos –como una factura para pagar–, recopílalos en una bandeja.

2. Organízate utilizando listas.

Organiza tus compromisos en listas contextuales de actividades que requieran un determinado recursos o ubicación para poderse realizar. Por ejemplo, cosas que se deben hacer en casa, en la oficina, al teléfono, mientras estás en la calle, etc.

3. Procesa los compromisos diariamente.

En tu libreta o en la bandeja, al menos una vez al día, debes revisarlos y decidir qué es lo que vas a hacer con ellos; resolverlos inmediatamente, delegarlos…

4. Agenda sólo aquello que tiene fecha y hora.

El calendario solo sirve para anotar compromisos que tienen una fecha fija obligatoria –la consulta del dentista o una reunión.

5. Mantén un sistema de archivo eficaz.

Trata de mantener todo lo que puedas en formato digital –ocupa menos espacio y puedes encontrar las cosas más rápidamente. Y nunca dejes papeles en pilas encima de la mesa para archivar después: ¡nunca lo harás!. Cuando navegues por internet y encuentres cosas importantes; guárdalos en OneNote.

6. Revisa tus listas de compromisos semanalmente.

Una vez a la semana revisa tus listas contextuales y el calendario, y actualízalos. Elimina los compromisos cumplidos, mueve los que hayan sido cambiados, y añade los que hayan surgido nuevos. Investiga el método de productividad GTD (Getting Things Done) para este caso. (ver referencia rápida en el siguiente slide)

7. Pon un limite de tiempo a tus actividades y proyectos.

Las actividades generalmente consumen el total del tiempo que les asignemos, así que analiza y se realista; si una actividad consideras que la harás en 2 horas esfuérzate por hacerlo en ese plazo o en menos tiempo.

ATIENDE TUS OBJETIVOS 

El esfuerzo es a menudo desperdiciado cuando las personas no tienen un camino claro hacia el éxito.

8. Define tus objetivos de manera S-M-A-R-T.

Un objetivo debe ser concreto, medible, significar algo para ti. A partir de ellos podrás empezar a orientar tu vida, creando objetivos a medio y largo plazo, deben ser alcanzable y estar limitado en el tiempo. Por ejemplo, “quiero estar delgado” no es un objetivo, es un deseo. Un verdadero objetivo sería: “voy a perder 10 kilos antes del 30 de septiembre, porque quiero reducir el riesgo de tener un infarto; para ello, tendré que perder medio kilo por semana, y lo pienso conseguir caminando 30 minutos todos los días y dejando de tomar refrescos”. 

9. Revisa tus objetivos, misión y valores periódicamente.

Con el tiempo todos evolucionamos y cambiamos, y con nosotros también lo hacen nuestros objetivos, misión y valores. Procura revisarlos con la suficiente periodicidad para asegurarte de que todavía son vigentes, o terminarás recorriendo un camino que no es el que querías. 

10. Integra tus objetivos a tus compromisos diarios.

Haz lo que realmente te aporta valor, lo que te lleva a cumplir tus objetivos a medio y largo plazo. Acostúmbrate a tener siempre contigo una lista por escrito de ellos. Si esos objetivos son fruto genuino de tu misión y valores personales, la lista te ayudará a ganar perspectiva y a tomar la mejor decisión posible en cada momento.

11. Enfócate en el objetivo en lugar del procedimiento.

Cuando pensamos en todo lo que tenemos que hacer para lograr algo solemos sentir estrés y frustración. Si en lugar de pensar en todos los pasos que debemos tomar para lograr algo pensamos en qué es lo que queremos lograr y cómo nos sentiremos cuando ya alcancemos nuestro objetivo entonces haremos todo lo necesario rápidamente y sin darnos cuenta ya estaremos disfrutando del logro.

LO IMPORTANTE PRIMERO 

12. Empieza tu día haciendo sólo lo importante.

Haz siempre lo importante primero (sobre todo si te desagrada) y evita que se convierta en urgente. Las urgencias malgastan el tiempo, suelen conducir a soluciones poco elegantes y producen estrés. Eliminar las actividades de bajo impacto de tus rutinas matutinas, y empieza atacando los compromisos que supongan un avance significativo en tus proyectos importantes.

13. Aplica el Principio de Pareto (80/20).

Aplicado a la productividad, este principio dice que un 20% de las cosas que haces habitualmente aportan el 80% del valor de tu trabajo –entendiéndose por valor el trabajo que te permite avanzar en los proyectos importantes y que te hace alcanzar tus objetivos. Identifica ese 20% de cosas, y encárgate de hacerlas primero. Si te falta tiempo, es mejor que dejes sin hacer parte del otro 80% que no te aporta valor. 

14. Di NO con más frecuencia.

Lo ideal es que no empieces nada que no te aporte valor. Aprende a deshacerte de proyectos y compromisos antes siquiera de que entren a tu sistema productivo. Y si finalmente tienes que darle entrada –porque forma parte de tus responsabilidades–, procura prometer poco y dar más de lo prometido, en lugar de prometer mucho y luego no cumplir lo prometido.

“Haz lo que te aporte valor primero”

SE ORDENADO 

Mantén tus herramientas y materiales organizados.

15. Mantén ordenado tu hogar o área de trabajo.

El desorden distrae y puedes terminar perdiendo más productividad de la que ahorraste. Mantén tu escritorio, casa, o área de trabajo limpio y organizado, con una cantidad mínima de objetos. Si pierdes al día sólo 7 minutos buscando algo que dejaste en algún lugar y no lo encuentras, estás tirando a la basura una semana de trabajo al año. 

MANEJE EL TIEMPO Y EL MOMENTO 

16. Aplica la regla de los 2 minutos.

Cuando un compromiso te lleve menos de 2 minutos de trabajo, hazlo inmediatamente, independientemente de su importancia y prioridad. Responder a un correo, autorizar una compra o reservar en un restaurante llevará menos tiempo que recopilar el compromiso, procesarlo, añadirlo a una lista, revisarlo, etc. De esta forma te quitarás de encima un porcentaje muy importante de asuntos pendientes. 

17. Trabaja según contexto, energía y tiempo disponible.

Ve cumpliendo tus compromisos en función del contexto en que te encuentres, el nivel de energía –alto o bajo– que tengas, y el tiempo que tengas disponible en cada momento. Por ejemplo, no es efectivo tratar de desarrollar un plan de proyecto si hoy tienes un mal día; quizá puedas resolver las llamadas pendientes y organizar tu archivo, que son tareas que requieren menos energía.

18. Trabaja en bloques de tiempo fijos.

Distribuye tus tareas de alto impacto y gran concentración en bloques de tiempo de entre una y dos horas –si te parece demasiado, puede intentar combinarlo con la Técnica del Pomodoro. Entre bloque y bloque haz descansos de 10 minutos, e intercala pequeñas sesiones de tareas que requieran un nivel de energía bajo, como llamadas telefónicas o archivar papeles. 

La Técnica Pomodoro es un método para la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 1980.1 La técnica usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos -llamados 'pomodoros'- separados por pausas.

Hay cinco pasos básicos para implementar la técnica:1. Decidir la tarea a realizar2. Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos3. Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar una X4. Tomar un pausa breve (5 minutos)5. cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos)

Descargar reloj: http://keepfocused.codeplex.com/releases/view/47057

19. Envía emails con objetivos específicos que no requieran respuestas constantes.

Si un correo va y viene más de 4 veces es mejor que tomes el teléfono y llegues a un acuerdo en una conversación telefónica de dos minutos. La próxima vez que envíes un correo electrónico recuerda ser específico en el objetivo del mismo y recuerda dar indicaciones específicas sobre qué debe hacer la otra persona en cada situación.

20. Designa tiempos específicos durante el día para tareas repetitivas.

Para tareas repetitivas es mejor que designes tiempos específicos durante el día para que no te distraigan en medio de una operación importante. Por ejemplo, podrías designar horas específicas en las cuales revisarás tu correo electrónico, tu celular o la red social.

21. Calcula cuánto vale tu tiempo.

Si no sabes cuánto vale tu tiempo, no podrás valorar los servicios que prestas ni tomar las mejores decisiones para organizar tu agenda. Si una hora de tu trabajo vale $100, entonces busca ayuda de alguien que te cobre $40 por ese mismo lapso. ¿El resultado? Tendrás más tiempo para enfocarte en las tareas que realmente te necesitan y te permiten ganar dinero.

22. Agrega un tiempo para imprevistos:

Pueden haber acciones imprevistas, incluye un tiempo margen en tu horario para resolver estas situaciones.

23. Localiza las mejores horas de rendimiento:

¿cuál es tu mejor momento la noche o el día? agenda tus actividades para que en tus mejores horas realices las actividades más complejas.

MOTIVATE

24. Lleva registro escrito de tus logros y aprendizajes.

Conocer los errores cometidos, dificultades encontradas y logros conseguidos te ayudará a hacer cada vez mejor tu trabajo y, en ocasiones, a motivarte cuando estés bajo de energía. Escribirlo es una forma de hacerte más consciente de ellos, y te permitirá revisarlos cuando lo necesites.

25. Busca inspiración para motivarte.

A veces resulta muy difícil hacer lo que uno tiene que hacer. Utiliza la visualización positiva para imaginarte cómo será tu vida dentro de un tiempo si consigues tus objetivos. No todo funciona para todos, ni todo el tiempo. Busca lo que funciona mejor para ti, y hazlo. Revisa tus logros, y recuerda lo que pasaste para lograrlo.

CUIDA TU SALUD

26. Reserva tiempo para relajarte y descansar.

Tómate tiempo cada día para “anularte” intelectualmente, desconectar de todo y dejar que tu cuerpo y mente se relajen. De la misma forma, asegúrate de que duermes suficiente horas y con la suficiente calidad como para despertar dispuesto a atacar el problema más difícil que tengas entre manos en ese momento.

27. Haz ejercicio regularmente.

Al contrario de lo que piensa mucha gente, una excelente forma de recargar pilas es haciendo ejercicio regularmente, preferiblemente todos los días. No tiene por qué ser ejercicio de mucha intensidad. Puede ser simplemente un paseo de 30 minutos. Aprovecha para escuchar música, o disfrutar de tu entorno. 

28. Aliméntate de forma saludable.

Junto con el descanso y el ejercicio, la alimentación es el tercer factor de éxito para que nuestro cuerpo y mente puedan funcionar al 100%. En realidad es muy simple: mantén una dieta equilibrada de hidratos de carbono, grasas vegetales, frutas y proteínas y evita los alimentos demasiado procesados. 

29. Dedícate a ti mismo la primera hora de tu día.

Los grandes líderes a nivel mundial siempre se toman la primera hora de su día para enfocarse en sí mismos. Dedica la primera hora de tu día en tu cuerpo, en tu mente y en tu alma. Cuando despiertes mañana respira profundamente, agradece por un día más de vida, sal a caminar o a correr y visualiza tus objetivos del día.

30. Haz pausas.

No trabajes hasta el cansancio y no te fuerces a mirar el monitor hasta que te conviertas en un zombi. Se ha comprobado que la productividad aumenta significativamente si tomas descansos de entre 15 y 20 minutos cada 2 horas de trabajo. Si haces esto tu mente se despejará, estará libre de estrés y te permitirá enfocarte mejor y, por ende, ser más productivo.

31.Evita el perfeccionismo.

Ser perfeccionista suena como una cualidad muy positiva. El perfeccionismo es sin embargo uno de los principales enemigos de la productividad laboral. Evita tratar que todo lo que hagas salga a la perfección, porque entrarás en un círculo desgastante. Somos humanos y cometemos errores. Da lo mejor de ti sin llegar a extremos.

DIVIDE Y SIMPLIFICA

32. No practiques la multitarea.

Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo tiempo, salvo que sean actividades que requieran muy poca concentración. Las tareas “pesadas” requieren de al menos 20 minutos para que alcancemos el modo de trabajo a pleno rendimiento. Así que interrumpirlas para hacer otra cosa tiene un alto costo en términos de tiempo.

33. Desglosa las tareas complejas en subtareas.

Si alguna tarea es demasiado compleja como para abordarla en bloques de tiempo fijos, haz primero un desglose en tareas más pequeñas. "Divide y vencerás"

34. Simplifica, y luego vuelve a simplificar.

“Menos es más”. Cuanto menos listas, herramientas, proyectos, objetivos… más sencilla será la gestión de tu vida. Sé muy analítico y revisa constantemente si no estás complicando demasiado las cosas.

APLICA METODOS Y TECNICAS

35. Utiliza mapas mentales para planificar tu trabajo.

Los mapas mentales son una forma ideal para organizar ideas de forma natural. Gracias a los mapas mentales podrás estructurar todo tipo de información aprovechando al máximo la creatividad de tu cerebro.

36. Reduce el tiempo que pasas leyendo y escribiendo.

Una gran parte de nuestro trabajo consiste en leer y escribir, especialmente con un ordenador. Así que, cuanto menos tiempo emplees en leer y escribir, más trabajo podrás terminar en menos tiempo. Aprende mecanografía y utilizar técnicas de lectura rápida siempre que puedas.

ELIMINA

37. Deshazte de todo lo que puedas.

Piensa dos veces antes de seguir adelante con cada compromiso. En muchas ocasiones son simplemente “basura”, o compromisos ficticios, cosas que se supone que deberías hacer, pero que en realidad no tienes obligación o deseos de hacerlo. Si puedes, deshazte de ellos inmediatamente. 

38. Elimina las distracciones antes de empezar.

Cierra tu programa de correo, cierra el navegador, apaga el teléfono móvil, y si es necesario, enciérrate en una sala durante 1-2 horas. Verás cómo aumenta tu productividad. Eliminar de nuestras rutinas todo aquello que no nos agrega valor, lo que no nos permite alcanzar nuestras metas. (celular, Facebook, "amigos", vicios, etc) 

39. Haz siempre lo menos posible.

La productividad no se trata de hacer mucho en poco tiempo, sino de hacer poco de lo que DEBES que hacer, para poder dedicarte a lo que TE GUSTA hacer. Siempre que puedas, elimina, reduce, desecha compromisos, y dedícate a lo que realmente te interesa. 

40. Renuncia a todo aquello que no te aporte valor.

Es muy tentador pasar horas jugando con la videoconsola, o navegar sin rumbo por Internet, pero es una gran pérdida de tiempo –a menos que lo hagas como parte de tu estrategia de desconexión mental o modo de premio por cumplir metas.

DOMINA LA TECNOLOGIA

41. Respalda tu cosas regularmente.

Realiza copias de seguridad del trabajo de tu ordenador con la periodicidad adecuada, en función de lo crítico de los datos y de la forma en que cambien. También debes mantener copia –si es posible digital– de los documentos importantes, como credenciales, tarjetas bancarias, pasaporte, escrituras públicas, etc.

42. Domina las herramientas que usas.

Si leer y escribir rápido aumenta tu productividad, dominar los atajos de teclado, o conocer todas las funciones de los programas que usas habitualmente, te permitirá ahorrar mucho tiempo. En lugar de cambiar de herramientas de productividad (especialmente el software) cada semana, aprende todo lo que hay que saber de lo que ya estás utilizando.

43. Infórmate inteligentemente.

Hazte una cuenta en algún agregador de noticias: Hay mucha oferta de agregadores de noticias, escoge el que te guste y empieza a meter todas las fuentes RSS de los blogs y sitios que te interesan. No tendrás que ir saltando de dirección en dirección, sabrás que contenido nuevo publica cada sitio. Te recomiendo www.feedly.com

ANALIZA LOS CAMBIOS

44. No hagas cambios sin un motivo justificado. La productividad se trata de hacer, no de lo que usas. Cambiar un sistema de trabajo o una herramienta requiere tiempo, y llegar a dominarlos mucho más tiempo. Piensa muy bien antes de cambiar nada. Antes de hacerlo procura ser honesto e informarte si el cambio te aportará alguna ventaja significativa.

45. No te cierres al cambio.

Aunque no es bueno estar cambiando todo el tiempo, hay que estar siempre atento a las novedades. A veces surgen herramientas o formas de trabajo que pueden resultar más efectivas para tus circunstancia. Mantén un ojo crítico, y no tengas reparos en probar algo nuevo si honestamente crees que te puede ayudar. 

46. Date permiso para abandonar cosas a medias.

Aun cuando la productividad es cuestión de hacer, no todo lo que empiezas merece ser terminado. Debes revisar permanentemente tus objetivos, proyectos y tareas en curso. Si algo ya no tiene sentido o ha perdido el interés, no dudes en eliminarlo de tu sistema. No importa el tiempo y recursos que le hayas dedicado: seguir con ello será una pérdida de tiempo y recursos todavía mayor.

DELEGA

47. Saber delegar .

Capitaliza los recursos de la gente que te rodea. Nadie puede llegar muy lejos sin la ayuda de los demás. Trabajar de forma aislada es casi un suicidio productivo. Aprende a delegar eficazmente, descubre y utiliza las capacidades de la gente que te rodea, ayúdalos a alcanzar sus propios objetivos, y ellos te ayudarán a ti. 

48. Da seguimiento a las cosas que delegas.

Un asunto delegado no significa un asunto terminado. Recuerda que tú sigues siendo el responsable último de que ese algo se realice. Así que registra todos los asuntos delegados en una lista, y dale seguimiento todos los días. 

HAZ BIEN TU TRABAJO

49. Haz las cosas con la máxima calidad posible.

Haz un esfuerzo consciente por terminar las cosas bien y a la primera. Un trabajo pobre siempre termina regresando, lo que implicará más tiempo y recursos –justo lo contrario de lo que pretendías–, por no hablar del daño que puede causar a tu reputación. Recuerda: el descuidado SIEMPRE trabaja doble. 

APLICA LA INTELIGENCIA EMOCIONAL

50. Disfruta lo que haces.

Todas las actividades que llevamos a cabo tienen sus momentos buenos y malos. Pero la mayoría del tiempo, tu actividad principal debería ser placentera. De otro modo estarás desaprovechando gran parte de tu potencial, además de que no estarás en sincronía con tu misión y valores –haciendo virtualmente imposible que seas productivo realmente. 

51. Sé optimista y positivo.

El optimismo es fundamental para afrontar los retos de una forma constructiva. Alguien optimista siempre se centra en la solución a los problemas, en lugar de las dificultades, lo que en última instancia te permitirá ser más productivo.  

52. Aprende a vivir con los “no productivos”.

No trates de cambiar a las personas que rodean para que trabajen como tú. La productividad es algo que debe entenderse y aceptarse de forma voluntaria. Tratar de cambiar a los demás no sólo es una pérdida de tiempo, también suele ser una fuente de discusiones y roces –especialmente con la familia. Ten cuidado, no vaya a ser que al intentar convertir a los demás al “productivismo” tengas que pagar un precio demasiado elevado en comparación con los supuestos beneficios. 

53. Evita la indecisión.

La indecisión te mantiene paralizado, hay que aprender a establecer prioridades y a tomar decisiones. Sobre todo a la hora de empezar a hacer cambios. Si no hay decisión, no hay acción. Piensa qué quieres cambiar y por dónde puedes empezar y si estás bloqueado empieza por cualquier cosa, lo importante es empezar, siempre podrás modificar la estrategia luego, si es necesario.

54. Canaliza adecuadamente tus preocupaciones.

Las preocupaciones son uno de los lastres de nuestra oportunidad, pues no nos permiten centrarnos en las cosas importantes. Piensa exactamente qué cosas son las que te preocupan, define objetivos a medio y largo plazo, crea proyectos y ponte a trabajar ya para solucionarlo. A partir de ese momento dejará de ser una preocupación, porque te habrás convertido en parte activa de la solución. 

55. No bajes la guardia en ningún momento.

Aunque lleves tres meses trabajando de forma productiva, la desmotivación, la baja energía y el caos están siempre al acecho. Al menor descuido tu productividad puede verse seriamente amenazada –de hecho, todos nos hemos caído del tren productivo en más de una ocasión. Así que nunca te confíes. 

56. Sé indulgente contigo mismo.

Si a pesar de todo terminas cayendo del tren de la productividad, no te desanimes. Como la mayoría de los logros en la vida, ser productivo es cuestión de constancia, “la gota de agua no horada la piedra por fuerza, sino por constancia”. Date permiso para fallar, pero no abandones.

57. Prémiate por el trabajo bien hecho.

La productividad no siempre es fácil. Cada vez que consigas un objetivo, superes un obstáculo o avances significativamente en un proyecto, celébralo. Haz algo que te guste, date un respiro. Ve a tu restaurante favorito, o cómprate el libro que llevabas meses queriendo comprar.

58. Construye una red de contactos fuerte y sólida para ayudarte a solucionar los problemas cuando te quedes atascado. 

/conozca