01. unidad 3. aspectos finacieros

Servicios de viaje

Unidad 3. Aspectos financieros de la operación de las agencias de viaje

Ciencias Sociales y Administrativas Administración de empresas turísticas 1

Administración de Empresas Turísticas

Programa de la asignatura:

Servicios de viaje

Clave:

Lic. 11142314

TSU. 12142314

Universidad Abierta y a Distancia de

México

UnADM

Servicios de viaje



Índice Unidad 3. Aspectos financieros de la operación de las agencias de viajes

Presentación de la unidad .................................................................................... 3

Propósitos ............................................................................................................ 3

Competencia específica ....................................................................................... 3

3.1. Elaboración de presupuestos y cotizaciones ................................................ 4

3.1.1. Elaboración del presupuesto operacional, de ingresos y egresos .............. 4

Actividad 1. Beneficios en la elaboración de presupuesto .................................... 7

3.1.2. Elementos que incluye una cotización ........................................................ 7

3.1.3. Elaboración de cotizaciones ....................................................................... 9

3.2. Impuestos, aduanas, monedas y formas de pagos ..................................... 10

3.2.1. Tipos de impuestos por servicios y destinos ............................................ 11

3.2.2. Elementos fundamentales de las reglamentaciones de aduanas ............. 13

3.2.3. Tipos de cambio ....................................................................................... 13

3.2.4. Formas de pago (efectivo, tarjeta de crédito, cheques de viajeros) .......... 14

Actividad 2. Cotizaciones ................................................................................... 16

3.3. Indicadores básicos para el control de la gestión ........................................ 16

3.3.1. Punto de equilibrio ................................................................................... 20

3.3.2. Porcentaje promedio de comisión ............................................................ 24

3.3.3. Costo de ventas ....................................................................................... 23

Actividad 3. Gestión operativa de una agencia de viajes .................................... 26

Autoevaluación .................................................................................................. 27

Evidencia de aprendizaje. Propuesta de mejora en la gestión .......................... 27

Autorreflexión ..................................................................................................... 27

Cierre de la unidad ............................................................................................. 28

Para saber más .................................................................................................. 28

Fuentes de consulta ........................................................................................... 29

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Presentación de la unidad

En la presente unidad, estudiarás cómo elaborar presupuestos y cotizaciones en

una agencia de viajes para emplearlo en el control de la gestión, mediante el

estudio de las diferentes tarifas e impuestos aplicables a cada servicio y destino,

conociendo la información necesaria en cuanto a las regulaciones de aduanas, los

tipos de monedas y las formas de pagos de las agencias de viajes, para llevar a

cabo la correcta operación en la agencia de viajes.

En esta tercera unidad, es importante que pongas mucha atención en los

aspectos financieros para la agencia en cuanto a control, pues de ello derivará en

una eficiente administración del negocio para lograr los objetivos deseados y la

permanencia en el tiempo de este tipo de empresas.

Propósito

Al término de esta unidad lograrás:

Analizar la aplicación que tiene la

elaboración de presupuestos y

cotizaciones en el control de la gestión.

Identificar las diferentes tarifas e

impuestos aplicables a cada servicio y

destino, las regulaciones de aduanas, los

tipos de monedas y las formas de pagos

de las agencias de viajes, como apoyo a

la actividad más eficiente de la agencia.

Competencia específica

Analizar la elaboración de los presupuestos y

cotizaciones en una agencia de viajes, para aplicarlos en

el control de la gestión, mediante el estudio de las

diferentes tarifas e impuestos aplicables a cada servicio

y destino, las regulaciones de aduanas, los tipos de

monedas y las formas de pagos de las agencias de

viajes.

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3. Aspectos financieros de la operación de las agencias de viajes

3.1. Elaboración de presupuestos y cotizaciones

En las agencias de viajes, los elementos financieros constituyen la espina dorsal

de todos los negocios. Por las características de este tipo de empresas (las

agencias), un presupuesto deficientemente elaborado o una cotización errónea,

puede llevar al fracaso el ejercicio en cuestión.

En las agencias de viajes, siempre habrá que

tener en cuenta que los errores que aquí se

comentan, inevitablemente representan un costo

económico para el cliente o para la agencia, sin

embargo nunca se debe hacer del conocimiento

del cliente, por lo que la agencia lo deberá

asumir.

Elementos financieros

3.1.1. Elaboración del presupuesto operacional, de ingresos y

egresos

Presupuesto operacional. Cuando la agencia ya tiene claro los detalles de la

operación con los prestadores de servicios, una vez definidos quiénes pueden ser sus

clientes y cuáles son sus expectativas como negocio, el siguiente paso es la

elaboración del presupuesto operacional, el cual lo debe hacer a partir de los

objetivos que se ha trazado.

Acerenza (2010, p. 102) define: “el presupuesto

operacional, no es más que la concreción financiera

de los distintos programas por desarrollar durante un

periodo determinado, normalmente un año. En el

mismo, se expresan los movimientos esperados en

materia de ingresos por concepto de venta, así como

los gastos involucrados en las operaciones”.

Presupuesto operacional

Por lo que la elaboración del presupuesto operacional, debe incluir todos los ingresos

que la agencia considere que puede obtener, por concepto de las comisiones, previo

conocimiento de éstos en su negociación con los prestadores de servicios y por otro

lado sus gastos.

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Para esto se requiere la elaboración de un presupuesto de ingresos y un presupuesto

de egresos.

El presupuesto de ingresos tiene como objetivo determinar el volumen de ventas

que la agencia debe alcanzar para cubrir sus costos de operación y obtener los

beneficios deseados.

Como menciona Acerenza (2010, pp. 102-103), para calcular el presupuesto de

ingreso de la agencia, y considerando que éstos provienen de las comisiones que

ofrecen los prestadores de servicios, lo primero que se hará es prever el volumen de

venta bruta que se espera, para luego aplicar a la cifra que resulte, el porcentaje

promedio de comisión, esto permitirá determinar los ingresos reales que se estiman

en un periodo determinado.

El volumen de venta bruta es muy susceptible a los cambios que se producen en los

negocios turísticos, pues no son estables y cuando hay variaciones en los diferentes

sectores de la economía, generalmente el turismo se ve afectado por estas

situaciones. Es por esto que la agencia debe ser muy cuidadosa en su estimación, y en

el volumen de ventas.

Cálculo del porcentaje promedio de comisión. El porcentaje promedio de

comisión, se obtiene dividiendo el monto total de las comisiones percibidas en el

ejercicio anterior (o esperado), entre el volumen de las ventas brutas del mismo

ejercicio.

Si las ventas brutas son de 800,000 dólares y las comisiones que se obtuvieron o se

esperan obtener son de 75, 000 dólares, entonces el porcentaje promedio de

comisión es de: 9 %.

El porcentaje promedio de comisión no quiere decir que eso será lo que

definitivamente la agencia va a percibir siempre, hay que ir analizando cómo está la

tendencia de las comisiones otorgadas por parte de los prestadores de servicios y los

niveles de venta que la agencia va teniendo. Esto se analizará con mayor profundidad

más adelante.

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Presupuesto de egresos. De la misma forma que el presupuesto de ingresos es una

estimación de los ingresos que la agencia puede obtener por concepto de

comisiones, el presupuesto de egresos debe ser igual una estimación, pero de todos

los gastos en que la agencia incurre, derivados de su operación para lograr los

objetivos esperados, aquí la estimación es un poco más sencilla porque está basada

en la realidad que tiene la agencia en cuanto a sus gastos, pero sí se debe estimar

que pueden haber cambios o incrementos en estos egresos de un periodo a otro.

Acerenza (2010, p. 105) considera que en este sentido de se tiene que:

Estimar las nuevas necesidades del personal (si fuera necesario).

Prever los incrementos en los sueldos y sus respectivas cargas sociales. Es

importante resaltar, que muchas agencias lo que hacen para que este gasto

no resulte un incremento, estimulan a los trabajadores con comisiones por sus

ventas, y éstas son las que en su momento pueden aumentar.

Estimar los incrementos en los gastos de arrendamiento del local y de los

servicios de agua y luz.

Establecer las nuevas necesidades en materia de papelería y útiles de

escritorio y prever los probables aumentos en los costos de compra. Por lo

que se recomienda aquí que la agencia trate de tener la mayor cantidad de

información en formatos electrónicos, así como evitar gastos innecesarios en

papelería.

Estimar los incrementos de las primas de los seguros y fianzas.

Prever los probables incrementos en los gastos relacionados con la operación

de los servicios receptivos efectuado con equipos propios: mantenimiento de

vehículos, aceites y combustibles, primas de seguros, por otros.

Considerar los probables incrementos de las tarifas de los servicios

arrendados a terceros, incluido el pago de honorarios a los guías y quiénes se

trasladan

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Actividad 1. Beneficios en la elaboración de presupuesto

Ingresa al Foro y a partir de las indicaciones de tu Docente en línea y las preguntas

que plantee, junto con tus compañeros (as) reflexiona sobre la importancia de

elaborar presupuestos en una agencia de viajes.

Es importante que revises las aportaciones de tus compañeros(as) e interactúes con

ellos (ellas).

*Recuerda que tu docente moderará las participaciones

**No olvides consultar la Rúbrica de participación en foro y ser respetuoso con las

ideas de tus compañeros (as).

3.1.2. Elementos que incluye una cotización

Como has observado, las agencias de viajes son empresas que se convierten en

intermediarios entre el prestador de servicios y los clientes. En este papel de

intermediarios siempre los agentes de viajes estarán respondiendo a las solicitudes

de los clientes, y por lo mismo ofreciendo diferentes servicios que la agencia tiene.

Por tal motivo, es importante que no se descuide ningún detalle a la hora de hacer la

cotización, porque los clientes lo único que saben es que quieren o necesitan viajar,

es responsabilidad del agente de viajes asesorarlo en la mejor opción que le puede

ofrecer y por tanto existen varios elementos que no se deben omitir a la hora de

realizar esta cotización, tanto en beneficio del cliente como de la agencia.

Origen y destino del viaje.

Fecha de salida y regreso.

Cantidad de personas (adultos, infantes de 0 a 2 años y niños de 2 a 12 años).

Categoría de los servicios de alojamiento.

Cantidad de habitaciones, por tipo (doble, sencilla, triple o cuádruple, si fuera

el caso).

Planes alimenticios.

Actividades opcionales (excursiones, visita a museos, teatros).

Cruceros tipo de cabina (interior, balcón, vista al mar, suite).

Renta de autos, categoría de auto (económico, compacto, premium, de lujo),

tamaño (standard, mediano, grande).

Datos del (los) cliente(s): nombre, teléfono, correo electrónico.

Forma de pago (efectivo, tarjeta crédito o débito, transferencia bancaria.

Políticas de cambios y cancelaciones.

Tiempo límite para efectuar el pago total o el anticipo si lo requiere el servicio.

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Muchos de los servicios que ofrecen las agencias de

viajes, requieren de un anticipo para garantizar el

espacio, esto generalmente se exige en las

reservaciones aéreas, y hay que ser muy claros con

los clientes a la hora de cobrarles el anticipo, porque

generalmente el anticipo no tiene devolución, todo

depende del prestador de servicio con el que la

agencia tenga la negociación.

Anticipos

Precio final. La agencia tiene que considerar la comisión que recibirá por parte

del prestador de servicios, para esto hay dos maneras de manejar las

comisiones, dependerá de cómo estén estipuladas las tarifas con el prestador de

servicios y pueden ser:

Es muy importante conocer que las comisiones se calculan sobre la tarifa base, esto

quiere decir, que sobre la tarifa que no tiene impuestos. Por lo que a la hora de

calcular el precio final de lo que pagaría el cliente, hay que considerar los impuestos

por el tipo de servicio además del IVA y cualquier otro impuesto según las

regulaciones fiscales de cada destino.

En el caso de México, el IVA que se aplica en la frontera es menor al que se aplica en

el resto del país, es decir, en las fronteras el IVA es de 11 % y en los demás estados

de la República es del 16 %.

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3.1.3. Elaboración de cotizaciones

La elaboración de cotizaciones de los servicios que ofrece una agencia de viajes,

recae sobre la persona o el área encargada de las ventas, basándose en los

diferentes puntos que se presentaron en el subtema anterior.

A la hora de elaborar una cotización, una de las reglas de oro para que no exista

algún tipo de confusión, es tomar todos las tarifas que se van a incluir en la cotización

y convertirlas al mismo tipo de moneda, es decir, que todo quede bajo una misma

unidad. Todo se debe cotizar por persona y especificar todo lo que incluye ese precio,

para evitar confusión en la tarifa final.

A continuación se desarrolla un ejemplo de una cotización.

Se le ha pedido a la agencia cotizar un viaje a Chiapas, para 20 personas, en hoteles

de cuatro o cinco estrellas, del 23 al 30 de junio de 2012. Los clientes no han dado

más información, pero la agencia le ofrece hoteles con los que tiene contrato y en los

cuales la tarifa negociada es de 80.00 dólares diarios, por persona en habitación

doble, en Plan CP comisionable al 12 %. El tipo de cambio del día es de 13.09 pesos

mexicanos por dólar y el precio del boleto de avión en viaje redondo y con impuestos

incluidos es de $ 3,150.00 por persona. La agencia cobrará $250.00 por concepto de

emisión de boletos aéreos.

Se necesita conocer cuál será el volumen de utilidad para la agencia en esta

operación y cuanto tiene que pagar cada cliente.

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3.2. Impuestos, aduanas, monedas y formas de pagos

En este tema se abordará con mayor

profundidad los elementos que

constituyen servicios complementarios y

dan la posibilidad de poder explicar a los

clientes todo lo relacionado con los

impuestos que se tienen que pagar por

un viaje, así como la importancia de

conocer las regulaciones de aduanas y

las diferentes formas de pago que se

pueden aplicar en las agencias

incluyendo los tipos de cambio.

Servicios complementarios

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3.2.1. Tipos de impuestos por servicios y destinos

De acuerdo al Programa Internacional de Capacitación

en Viajes y Turismo (2006: 177), “Muchos países

aplican diversos tipos de impuestos a los viajeros.

Estos impuestos se cobran en las cuentas del hotel, el

alquiler de automóviles, los derechos portuarios en el

caso de cruceros y otros servicios. Un impuesto de

salida es, a menudo, cobrado cuando el pasajero sale

del país. Varios impuestos de transporte y derecho de

uso de aeropuerto pueden ser cobrados por el agente

de viajes al momento de vender el billete [boleto]”.

Impuesto por servicios y

destinos

En efecto, los impuestos en cada destino ya están regulados de acuerdo a las leyes

aplicables en esa materia de cada lugar, pero es responsabilidad de la agencia

dominar la información al respecto, para poderlo explicar a los clientes con total

claridad y así evitar cualquier malentendido.

Por ejemplo, en el caso del impuesto sobre hospedaje en México, se cobra de

manera diferente, según el estado de la República en el que se ofrece el servicio.

Cada estado aplica una tasa diferente y ésta varía según el estado entre 2, 2.5 y 3 %.

Se recomienda consultar el sitio de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público

(SHCP) sobre los impuestos estatales: http://losimpuestos.com.mx/pago-impuestos-

estatales/

Otro impuesto que es muy importante conocer especialmente cuanto se aplica y

cuando se paga, es el impuesto de salida de cada país. En México se conoce como

Tasa de Uso del Aeropuerto (TUA) y tiene una variación derivada de los movimientos

en el tipo de cambio, por consiguiente, se cotiza en dólares de Estados Unidos de

América del Norte y es diferente para vuelos nacionales que internacionales y se

paga cuando se compra el boleto a la agencia o a la línea aérea.

Impuesto de salida

http://losimpuestos.com.mx/pago-impuestos-estatales/

http://losimpuestos.com.mx/pago-impuestos-estatales/

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Existen algunos países que lo cobran directamente al cliente a la salida del

aeropuerto y en la moneda del país, por lo que es responsabilidad de la agencia

conocer esta información, para que los clientes estén preparados con la cantidad

necesaria a la salida del país.

También el impuesto al valor agregado (IVA) se aplica

a los servicios turísticos y en el caso de México

existen dos tasas diferentes, el 11 % para los destinos

fronterizos y el 16 % para el resto del país.

Cobros al cliente

De acuerdo con la Ley del Impuesto al Valor Agregado publicada en el Diario Oficial

de la Federación Última Reforma DOF 07-12-2009, “Para efectos de esta Ley, se

considera como región fronteriza, además de la franja fronteriza de 20 kilómetros

paralela a las líneas divisorias internacionales del norte y sur del país, todo el

territorio de los estados de Baja California, Baja California Sur y Quintana Roo, los

municipios de Caborca y de Cananea, Sonora, así como la región parcial del Estado

de Sonora comprendida en los siguientes límites: al norte, la línea divisoria

internacional desde el cauce del Río Colorado hasta el punto situado en esa línea a

10 kilómetros al oeste del Municipio Plutarco Elías Calles; de ese punto, una línea

recta hasta llegar a la costa, a un punto situado a 10 kilómetros, al este de Puerto

Peñasco; de ahí, siguiendo el cauce de ese río, hacia el norte hasta encontrar la línea

divisoria internacional”.

Las agencias de viajes deben tratar de mantenerse muy actualizadas con respecto a

los impuestos, pues éstos aumentan con regularidad.

Existe un manual de la IATA, conocido como Travel

Information Manual (TIM) o manual de información

de viajes en español, que proporciona toda la

información relacionada con los impuestos de los

aeropuertos. Para adquirir este manual, la agencia

debe hacerlo vía Internet y solicitarlo, llenando un

formato que así lo exige.

Para mayor información consulta:

http://www.iata.org/ps/publications/Pages/tim.aspx

IATA

http://www.iata.org/ps/publications/Pages/tim.aspx

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3.2.2. Elementos fundamentales de las reglamentaciones de

aduanas

Las reglamentaciones de aduanas también son propias de cada país, sin embargo se

puede encontrar en el Manual de información de viaje, esto en cuanto a la cantidad

de artículos que se pueden importar y exportar de cada país. Cuando se sobrepasan

los límites establecidos, tanto para la entrada como para la salida de artículos, las

aduanas cobran también un impuesto, y las tarifas que se aplican también son

libertad del propio país.

Los controles de aduanas se establecen en los puertos, aeropuertos y líneas

fronterizas entre países, con el objetivo de proteger a los países en cuanto a:

Reglamentación de aduanas

Es elemental que la agencia de viajes informe

a sus clientes sobre las diferentes

restricciones que existen en cada destino que

el turista desee visitar, para que su viaje no

resulte desafortunado por un incidente

aduanal, por lo que es responsabilidad de la

agencia dar la mayor cantidad de información

en este rubro, sobre todo para las personas

que salen por primera vez del país.

3.2.3. Tipos de cambio

De acuerdo con el Diccionario de Términos de Finanzas e Inversiones (Downes y

Elliot, 2003): “Tipo de cambio, es el precio en que una moneda de un país, se puede

convertir al de otro país. Por ejemplo, el tipo de cambio entre el dólar estadounidense

y la libra esterlina es diferente entre el dólar y el marco alemán. Un rango amplio alto

influye en los tipos de cambio, lo que normalmente hace que cambien ligeramente

cada día de transacciones; algunos tipos se fijan por medio de un convenio”.

El tipo de cambio para las agencias, es un elemento muy importante en su operación

y manejarlo correctamente siempre influirá de manera positiva en su gestión. Muchas

de las tarifas que reciben las agencias de viajes de parte de los prestadores de

Enfermedades contagiosas.

Contrabando (armas, drogas, material

peligroso.

Entrada de animales, residuos tóxicos.

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servicios, están expresadas en dólares y por tal motivo deben trabajar con el tipo de

cambio del día.

Se recomienda utilizar el tipo de cambio oficial emitido por el Banco de México, por

ser el banco central del Estado Mexicano.

Como agentes de viajes es muy válido que todos los países manejan monedas

diferentes y poder dar esta información a los clientes o recomendarles dónde es

posible encontrarla con mayor facilidad.

A continuación se dan varios ejemplos de las monedas de algunos países que

pueden ser algunos de los destinos a los que se venden viajes y necesitas saber cuál

es la moneda de circulación:

Existen casas de cambio que ofrecen la posibilidad de compra-venta de diferentes

tipos de monedas pero se le puede sugerir a los clientes que también pueden hacer

este tipo de transacciones en los aeropuertos.

3.2.4. Formas de pago (efectivo, tarjeta de crédito, cheques de

viajeros)

Un elemento diferenciador que tienen las agencias actualmente son las formas de

pago, existen diferentes formas aceptadas por las agencias y esto constituye una

ventaja competitiva con respecto a algunas que tienen restricciones en este sentido,

es por esto que mientras más gestiones se hagan con las instituciones que facilitan

estas operaciones, mejor posicionamiento tendrá en comparación con sus

competidoras.

Observa varias formas de pagos que pueden ser aceptadas:

Efectivo: Definitivamente ésta constituye la forma más sencilla para realizar

operaciones de cualquier tipo, pero es también la más arriesgada, pues si llegara a

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perderse el dinero por cualquier razón ajena al cliente o a la agencia, no hay forma de

recuperarlo.

Tarjetas de Crédito: Éstas constituyen un instrumento financiero muy eficiente para

las operaciones en la agencia y para que el cliente la lleve consigo, es elemental que

la agencia tenga muy claro si la tarjeta que maneja el cliente es aceptada en el

destino al que va y si es así, qué costo le genera su uso fuera de su lugar de origen.

Incluso pueden hacer uso de los cajeros automáticos si necesitan efectivo para

alguna de sus transacciones.

Cheque de Viajero: Los cheques de viajeros son también un instrumento financiero

que las agencias usan para ofrecerle a los clientes la opción de usar los cheques que

son más seguros en vez de utilizar efectivo o tarjetas. Si la agencia no diera este

servicio, se pueden adquirir en los bancos o en casas de cambio. El problema que

pueden tener los cheques de viajeros es que tienen más posibilidades de que no los

acepten en algunos establecimientos y será una gran limitación para el cliente,

además de que su uso exige identificación y firma tanto para comprar, como cuando

se va a pagar.

Transferencias bancarias: Actualmente resultan muy rápidas y seguras.

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Actividad 2. Cotizaciones

Esta segunda actividad te permitirá distinguir a través de la elaboración de una

cotización, cuánto puede ganar la agencia por concepto de comisión y cuanto pagará

el cliente por todos los servicios que se le prestan.

Para ello:

1. Consulta y cotiza la tarifa de los principales servicios de una agencia de viajes.

2. A partir de los lineamientos que te proporcione tu docente, indica cuánto ganará la agencia y cuánto pagarán los clientes, así como los principales elementos que consideran las agencias de viaje para efectuar una cotización.

3. Al finalizar guarda tu archivo con la nomenclatura SEV_U3_A2_XXYZ y

súbelo a la sección de Tareas.

4. Espera la retroalimentación de tu docente y atiende sus solicitudes.

3.3. Indicadores básicos para el control de la gestión

El control de la gestión es un proceso orientado a establecer los lineamientos de la

gestión empresarial para alcanzar las metas establecidas para la empresa y además

sirve como instrumento para realizar su evaluación económica.

La propia evolución dinámica de la competencia, de los clientes y los cambios que se

han generado en aspectos como la tecnología, responsabilidad social, marco legal,

entre otros, han ejercido su influencia en los sistemas de control de gestión y en el

desarrollo de los indicadores necesarios para la evaluación, análisis y diagnóstico de

la gestión de las empresas.

Como parte de los sistemas de control, las empresas emplean un conjunto de

indicadores de gestión que se constituyen en la medida utilizada para determinar el

éxito de su administración o gestión. Este conjunto de indicadores también son

conocidos como Key Performance Indicators (KPIs), o Indicadores Clave de

Desempeño.

Servicios de viaje



Las agencias de viajes no están ajenas a la influencia de los rápidos cambios que se

presentan en el mercado de viajes a nivel local y a nivel internacional, en su función

de intermediación de servicios turísticos entre los proveedores y el cliente final, el

control de la gestión es una herramienta que ayuda a alcanzar los niveles de

rentabilidad deseada.

Entre los aspectos que impactan en las características del negocio de las agencias de

viajes y que menciona Vega (2006, p. 110), se citan los siguientes:

Ausencia de barreras de entrada

Para operar una agencia de viajes no es necesario realizar una fuerte inversión

inicial, ni tener un conocimiento muy profundo del negocio y no existen muchas

restricciones legales para su apertura. En México, combinando datos de la SECTUR

y de la agencia especializa Euromonitor, en el año 2010 existían 5,294 agencias de

viajes, con una facturación promedio de 4.2 millones de pesos cada una, que en

términos de comisiones representan por agencia alrededor de $550,000 pesos, lo que

nos ayuda a tener una dimensión del negocio (Euromonitor, 2011).

Tendencia a la concentración

En términos del negocio, la combinación de bajas barreras de entrada y el tipo de

servicios que ofrecen estas empresas, que se consideran productos muy

estandarizados o commodities (productos muy estandarizados), generan una intensa

competencia que presiona a la baja los precios, provocando una contracción de los

márgenes y la rentabilidad del negocio. Esta situación hace que los esfuerzos de las

empresas tengan un énfasis en el volumen, y esto genera que una concentración

cada vez mayor en los grupos más grandes. Para que se tenga una idea, según el

estudio de Euromonitor, Travel Retail-México 2010, las principales nueve compañías

de este sector concentran casi el 30 % del volumen de negocios en el país.

No obstante, es un sector muy fragmentado como lo demuestran las cifras que se

muestran a continuación y que aparecen en el Compendio Estadístico del Turismo en

México 2010, publicado por SECTUR.

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Estacionalidad

Cualquier análisis de gestión en las agencias de viajes debe tomar en cuenta que la

industria turística es cíclica, con la distribución de los momentos de mayor demanda

en las vacaciones de Semana Santa, verano e invierno, apoyada también por los

llamados puentes largos.

Esto provoca que en los momentos de menor demanda, el control de costos y de los

flujos de efectivo, sea de vital importancia para controlar las posibles pérdidas o bajos

resultados que se pueden obtener.

A continuación se presenta una gráfica de las llegadas de turistas internacionales en

el período 2009-2011, donde se puede apreciar el efecto de la estacionalidad que

mencionamos, y el impacto que tuvo para México el episodio de la influenza en el

mes de mayo de 2009, donde se alcanzaron los niveles más bajos de llegada de

turistas en, por los menos, los últimos 10 a 15 años.

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Márgenes por la venta de boletos de avión

De acuerdo con la Cámara de Compensación de transacciones del pasaje aéreo,

Billing and Settlement Process de la IATA, el volumen de ventas de pasajes aéreos

vendidos a través de las agencias de viajes a nivel mundial, alcanzó en el año 2010

los 221 mil millones de dólares (BSP, 2011).

La venta de boletos de avión fue hasta hace unos años (antes de septiembre 11-

2001) la principal fuente de ingresos por comisiones para las agencias de viajes, sin

embargo las líneas aéreas han ido reduciendo el porcentaje de comisión que pagan a

las agencias de viajes por este servicio. En la actualidad esta cifra está entre el 1% y

2% (así lo aplican las líneas aéreas como política), situación que ha obligado a las

agencias a buscar nuevos modelos de cuotas o fees para compensar esta pérdida de

ingresos.

Este mecanismo de fees (es decir, cuota adicional) se aplica principalmente por la

emisión de los boletos: lo paga el pasajero y representa entre $25.00 y $30.00 USD

por cada boleto emitido.

La amenaza de internet.

El hecho de una mayor penetración en los mercados del comercio electrónico, la

tendencia del consumidor a personalizar su paquete de vacaciones o de viajes, y de

las empresas a buscar saltar a los intermediarios como las agencia de viajes,

representan una amenaza para la estas empresas, por lo que se ven obligadas a

adaptar nuevos modelos de negocios y esquemas de distribución para poder

aprovechar estas tendencias del mercado individual y corporativo.

Aunque México ha ido abriéndose paso el comercio electrónico con tasas de

crecimiento de dos dígitos anualmente, las cifras de ventas a través de Internet en el

sector de los viajes todavía no alcanza a las ventas que se hacen por los canales

tradiciones. Esto lo demuestran las cifras publicadas por Euromonitor en el estudio

mencionado anteriormente, donde para el año 2009 las ventas totales de las

agencias de viajes tienen un valor de 22,269 millones de pesos mexicanos, mientras

que las ventas por Internet alcanzaron la cifra de 3,335 millones de pesos.

Servicios de viaje



Como alternativa a la problemática planteada,

las agencias de viajes han estado

implementando nuevos esquemas y estrategias

de negocios, entre las que se pueden citar: la

especialización en segmentos no tradicionales

como golf, aventura, cruceros, entre otros; la

creación de grupos de gestión para abaratar los

costos; las franquicias como esquema de

expansión y de captación de recursos

financieros; la presencia en Internet con el

objetivo de desarrollar canales mixtos, que

ayuden a compensar los costos de la operación

y balancear el portafolio de servicios.

Estrategias de negocios

3.3.1. Punto de equilibrio

El riesgo empresarial siempre está asociado a determinados niveles de incertidumbre

sobre el desempeño futuro del negocio. Esta incertidumbre puede venir del lado de la

demanda, por inestabilidad de precios, o del lado de los proveedores por una

elevación de sus costos, por la tecnología, entre otros factores.

El punto de equilibrio es una de las medidas o indicadores que ayuda a identificar

niveles de riesgos en la operación de las empresas, es una análisis de sensibilidad, y

se puede definir como el nivel de ventas en que la empresa ni pierde ni gana, o sea

cuando la empresa cubre solamente la totalidad de sus costos fijos, más los costos

variables asociados a ese nivel de ventas.

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El punto de equilibrio se puede expresar en unidades de producto, que el caso de las

agencias de viajes son los pasajeros, o en unidades monetarias. Adicionalmente, en

dependencia de la mezcla de servicios que venda la agencia, el punto de equilibrio se

puede calcular por tipo de servicios o productos.

Para el cálculo del punto de equilibrio hay que tomar en cuenta los siguientes

elementos:

• Costos fijos

• Costos variables

• Unidades vendidas, que puede estar expresado en unidades monetarias o en

número de pasajeros (pax).

Servicios de viaje



Un aspecto relevante es la clasificación que se debe hacer entre costos fijos y costos

variables teniendo en cuenta las características de la operación de la agencia de

viajes.

Los Costos Variables: Son aquellos que dependen del volumen de producción o

el nivel de los servicios, es decir que a mayor producción o unidades producidas,

o servicios prestados, los costos variables serán también mayores.

Los Costos Fijos: Están relacionados con las características de la operación y no

dependen del volumen de producción o unidades producidas, y necesariamente

debe incurrirse en ellos.

Para el cálculo del punto de equilibrio en unidades monetarias se utiliza la fórmula

siguiente:

También puede calcularse en la cantidad de unidades necesarias a vender, para ello

se sustituye el denominador de la fórmula anterior por Margen Bruto o Margen de

Contribución:

Entonces, la fórmula del Punto de Equilibrio quedaría:

Observa el siguiente ejemplo para calcular el punto de equilibrio para un paquete de

vacaciones a un destino de playa con las siguientes características:

• Es un viaje de 7 días y 6 noches.

• Total de pasajeros: 20 pax

• El medio de transporte es autobús, con capacidad de 30 plazas.

• El precio de venta por pax es de 435.00 unidades monetarias.

• El desglose costos fijos y variables es como sigue:

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Cálculo del Punto de Equilibrio en Unidades Monetarias

P.E = 4,787.00 Unidades Monetarias.

P.E = 4,787 / 435 (Precio Venta) = 11 pax

En este caso, el P.E. en unidades monetarias sería 4,787.00, lo que representan 11

pax, o sea el 55 % del total de pax. A partir del pax número 11 se empieza a generar

utilidad.

Cálculo del Punto de Equilibrio por el Margen de Contribución

M.C.U = 435.00 – 291.00 = 144.00

P.E.= 10.77 = 11 pax

P.E. en Unidades Monetarias = 11 pax * 435.00 = 4,785.00

En ambos casos, los resultados del cálculo del P.E. se alcanzan con 11 pax, o sea el

55 % del total de pax que se ha planeado para este paquete. A partir del pax número

12 se empieza a generar utilidad.

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Un aspecto a considerar dentro del análisis del punto de equilibrio es la

estacionalidad, y el momento en que se hace este análisis. No es el mismo efecto

tener una variación a la baja en el número de pasajeros durante la temporada alta,

donde los precios son más elevados, al efecto que esta misma variación puede

causar en momentos de poca demanda, donde los precios buscan cubrir los costos

variables y un pequeño porcentaje de los costos fijos.

3.3.2. Porcentaje promedio de comisión

Como se ha mencionado, los ingresos por intermediación que reciben las agencias

de viajes se basan en las comisiones que ofrecen los diferentes proveedores: hoteles,

líneas aéreas, transportistas terrestres, arrendadoras de autos, entre otros; y la

magnitud o porcentaje que representan estas comisiones depende en buena medida

de la negociación que realiza la agencia con el proveedor y las condiciones

comerciales del mercado.

Proveedores

Independientemente de lo anterior, resulta muy importante para la gestión de la

agencia conocer el nivel de comisiones que está generando en su operación, y la

tendencia que mantiene para la agencia y su comparación con las tendencias del

mercado para poder evaluar el desempeño que se ha obtenido.

Para este cálculo se emplea el indicador denominado porcentaje promedio de

comisiones, que como señala Acerenza (2006, p. 104), no es más que la división del

monto total de comisiones percibidas por la agencia en un período, entre el volumen

de ventas brutas de ese mismo período.

Por ejemplo si una agencia recibió 100,000 dólares por concepto de comisiones y sus

ventas brutas fueron del orden de 1 millón de dólares, entonces el porcentaje

promedio de comisión durante ese período fue del 10%.

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Para las agencias que trabajan con diferentes productos y/o servicios resulta

interesante hacer este análisis precisamente considerando su mezcla de

productos/servicios. Este hecho hace que el valor total de las comisiones sea una

cifra doblemente estacional, afectada por el factor volumen y por el distinto porcentaje

de comisión de cada producto.

3.3.3. Costo de ventas

El costo de ventas es considerado otro de los indicadores de gestión sobre el que la

agencia tiene que conocer su comportamiento y mantener un control estricto. Para su

cálculo se emplea la siguiente fórmula:

Costo de Ventas = Gastos Totales de Operación X 100

Ventas Brutas

Ahora bien, la agencia necesita identificar adecuadamente los componentes del

Gasto Total de Operación, a continuación se mencionan los que mayor impacto

tienen:

Gastos de Personal.

El mayor porcentaje de gastos de una agencia de viajes viene determinado por los

gastos de personal, que en algunos casos pueden representar hasta el 50 % del total

de gastos. Por lo tanto, un elemento a considerar en el control de la gestión es la

productividad por empleado y su relación con la rentabilidad de la empresa.

Rentas y amortizaciones.

Las rentas que pagan las agencias por los locales donde tienen sus oficinas o el

equivalente a la depreciación en caso de que los locales sean propios, ocupa el

segundo lugar en los conceptos de gastos para una agencia de viajes.

Tecnologías de la información y comunicaciones.

No obstante que la infraestructura de tecnología que necesita una agencia para

operar no es complicada, puede reducirse a la conexión con algún GDS y una

conexión de banda ancha para Internet. Para disponer de ellas, se genera un cargo

inicial de instalación y luego un cargo recurrente por concepto con acceso y uso de

estos sistemas. Adicionalmente y dependiendo de las coberturas de mercado que

tiene la agencia, será lo que invierta en este rubro.

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Otros gastos.

En este apartado, se encuentran cargos por el uso de servicios financieros, entre los

que se hallan: las comisiones que cobran los bancos por el uso de tarjetas de crédito,

gastos bancarios por transferencias y uso de sus servicios, primas de seguros,

impuestos y otros gastos generales. En el caso de que la agencia funcione bajo el

esquema de franquicias, hay que agregar los gastos por regalías que se pagan a la

franquicia y otros cargos como pueden ser por publicidad, uso de sistemas de

reservas, entre otros.

En resumen, por ejemplo, si una agencia que presenta gastos totales de operación

del orden de los 200 mil dólares y las ventas brutas ascienden en ese mismo período

a 2 millones de dólares, entonces el costo de venta será del 10%.

Este indicador es necesario compararlo con el porcentaje de comisión que recibe la

agencia. Si el nivel de comisiones está por encima del costo de ventas, entonces la

agencia estará obteniendo un beneficio que contribuirá a la rentabilidad final de la

empresa. En caso contrario, se generará una pérdida para la agencia.

Por ello, este indicador es clave para el control de la gestión en la agencia de viajes y

debe tomarse en cuenta tanto para la contratación, como para la venta de los

productos y/o servicios.

Actividad 3. Gestión operativa de una agencia de viajes

Esta tercera actividad te permitirá identificar y establecer el proceso de la

gestión operativa de una agencia de viajes.

Para ello:

1. Ubica una agencia de viajes cercana a tu localidad.

2. Investiga cómo se lleva a cabo la gestión operativa

3. De acuerdo a los lineamientos que te proporcione tu Docente en

línea, establece gráficamente el proceso de la gestión operativa de

dicha agencia.

4. Al finalizar guarda tu archivo con la nomenclatura SEV_U3_A3_XXYZ y

súbelo a la sección de Tareas.

5. Espera la retroalimentación de tu docente y atiende sus solicitudes.

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Autoevaluación

A continuación te pedimos realizar un ejercicio que te permitirá medir el avance de tus

conocimientos adquiridos en esta primera unidad. Para ello, ingresa a la herramienta

Autoevaluación y contesta las preguntas que ahí se encuentran.

Evidencia de aprendizaje. Propuesta de mejora en la gestión

El propósito de esta actividad integradora es que analices la elaboración de los

presupuestos y cotizaciones en una agencia de viajes a través un estudio de caso.

Por lo tanto, ingresa al aula y en la sección Evidencia de aprendizaje de esta

unidad, revisa el caso que te será propuesto por tu Docente en línea y atiende sus

indicaciones.

*Recuerda que puedes apoyarte en tu Docente en línea para resolver tus dudas.

**No olvides consultar la Escala de evaluación de esta unidad.

Autorreflexión

Al terminar la evidencia de aprendizaje es muy importante que elabores tu

autorreflexión. Ahora, ingresa al foro de Preguntas de autorreflexión y a partir de los

cuestionamientos presentados por tu Docente en línea, elabora tu ejercicio y súbelo

en la sección Autorreflexiones.

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Cierre de la unidad

Has finalizado la unidad 3, con ello has desarrollado las habilidades y competencias

establecidas, además de haber alcanzado los logros establecidos que estuvieron

dirigidos para:

Explicar cómo se elaboran los presupuestos de una agencia de viajes.

Distinguir las diferentes cotizaciones que se pueden hacer en una agencia de

viajes a partir de las tarifas con las que cuenta.

Identificar las diferentes regulaciones de aduanas, tipos de monedas y formas

de pago que una agencia debe considerar y su interrelación con la gestión de

la misma.

Analizar el control de la gestión de la agencia para trazar estrategias a futuro.

Para saber más

Existen algunas recomendaciones que pueden contribuir al conocimiento adquirido

hasta el momento.

Se sugiere consultar la liga del Banco de México, aquí puedes actualizarte en

todo lo relacionado a los tipos de cambio que se aplican en México:

http://www.banxico.org.mx/

La siguiente liga te ofrecerá información referente a los impuestos por el TUA:

http://www.aicm.com.mx/ClienteseInversionistas/Tarifas/index.php?Publicacio

n=371

Consulta también: http://www.euromonitor.com/travel-retail-in-mexico/report,

así como http://www.iata.org/ps/financial_services/bsp/Pages/index.aspx

http://www.banxico.org.mx/

http://www.aicm.com.mx/ClienteseInversionistas/Tarifas/index.php?Publicacion=371

http://www.aicm.com.mx/ClienteseInversionistas/Tarifas/index.php?Publicacion=371

http://www.euromonitor.com/travel-retail-in-mexico/report

http://www.iata.org/ps/financial_services/bsp/Pages/index.aspx

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Fuentes de consulta

Bibliográficas

Acerenza, M. A. (2006). Agencias De Viajes. Organización Y Operación.

México: Trillas.

Acerenza, M. A. (2010). Agencias De Viajes. Operación y Plan de Negocios.

México: Trillas.

De la Torre, F. (2010). Agencias de Viajes. Estructura y Operación. México:

Trillas.

Downes, J. y Elliot, J. (2003). Diccionario de Términos de Finanzas e

Inversiones. México: Compañía Editorial Continental.

Vega, A. (2006). Manual de Finanzas para empresas turísticas. España:

Editorial Síntesis.

Electrónicas

Secretaría de Turismo (SECTUR). Recuperado de www.sectur.gob.mx/

Asociación Internacional del Transporte Aéreo (IATA). Recuperado de

www.iata.org/

Boletín Turístico. (2012). Recuperado de http://boletinturistico.com/

http://www.sectur.gob.mx/

http://www.iata.org/

http://boletinturistico.com/

01. unidad 3. aspectos finacieros

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