1 SOLUCION INSTRUMENTOS FINACIEROS NIC 32 - 39 - NIIF 7 - Instrumentos Financieros

La base de normas las NIC 32, 39 y NIIF 7 es facilitar a los usuarios de los estados financieros la comprensión de los instrumentos financieros reconocidos dentro y fuera del balance, así como su efecto sobre la posición financiera, resultados y flujo de efectivo de la empresa.

La clasificación de un instrumento se basa en el fondo de la operación.Se debe registrar en el momento de la emisión.Los intereses, dividendos, pérdidas y ganancias relacionados con un instrumento financiero deben presentarse como ingreso o gasto según corresponda cuando se devengan.Los requisitos de la información incluyen:

Políticas de cobertura y gestión de riesgos Información sobre exposición al riesgo de interés y crédito Valoración razonable de los activos y pasivos financieros. Información sobre altas, bajas, avales, deterioros de valor, moras e

incumplimientos y reclasificaciones.

NIC 39, Establece los criterios para el reconocimiento, cancelación y valoración de activos y pasivos financieros.

De acuerdo al entendimiento de los módulos SAP operativos en CEMENTO ANDINO, no existen implementados los módulos de Tesorería Avanzada necesarios para el cumplimiento de las normas NIIF, por lo que en el contexto de este proyecto y de acuerdo a los requerimientos expresados en el documento de Términos de Referencia, se implementarán los módulos TM-TRM-FSCM.

La Gestión de Operaciones del módulo TM-TRM-FSCM dispone de una serie funciones específicas para el registro, control, operación y gestión de los principales instrumentos del mercado financiero destinados a inversión, financiamiento, cobertura y operaciones con divisas.

Es a través de este componente que se gestiona el ingreso detallado de los Instrumentos financieros y se dispone de funciones que permiten controlarlos desde el momento que comienza la negociación pasando por los procesos de cierre de mes, hasta que finaliza la vida del instrumento.

Las funciones para operar con instrumentos financieros están agrupadas en los siguientes componentes de la Gestión de Operaciones:

Mercado de Dinero. Gestiona operaciones activas y pasivas basadas en tasas de interés como Depósitos a Plazo, Overnight, Préstamos, Emisión de Bonos, efectos de comercio, entre otros.Mercado de Valores. Gestiona gran variedad de operaciones de inversión entre las principales están: Fondos Mutuos (Basados en precio de cuota), Acciones, Certificados de Inversión, Bonos, etc.Divisas. Gestiona operaciones de compra/venta SPOT y forward de moneda extranjera.Derivados. Gestiona gran variedad de operaciones de derivados entre las principales están: Interest Rate Swap (IRS), Forwards rate agreement, Cross Currency Swap (CCS), etc.

Para efectos del presente proyecto y para alcanzar los objetivos específicos detallados en el punto 4 del presente documento, se utilizarán los componentes Mercado de Dinero, Valores, Divisas y Derivados de la Gestión de Operaciones.

Las principales características de los componentes de TM-TRM-FSCM son:

» Permiten gestionar el ciclo de vida de las operaciones financieras en un sistema auxiliar.

» Realizan los cálculos de las distintas operaciones en forma automática.» Están integrados con los componentes previsión y posición de tesorería SAP

(Gestión de Caja).» Están integrados con la contabilidad de SAP (FI).» Efectúan contabilizaciones automáticas de todas las funciones relevantes

para la contabilidad financiera.» Realizan cálculos y contabilizaciones de devengamiento de intereses,

valoración de moneda extranjera y traslado de la parte corriente de la deuda de largo plazo.

» Manejo flexible de reportes. » Soporte las contabilizaciones en libros contables paralelos (Libro operativo,

Libro IFRS)» Manejo de condiciones especiales en las operaciones como retenciones

(WHT), Impuestos, Comisiones, etc.

Se contempla implementar los componentes de TM-TRM-FSCM apuntando a habilitar las funcionalidades estándar de cada componente.

Para cada componente de TM-TRM-FSCM se considera abordar una cantidad específica de tipos de operaciones (instrumentos financieros) a través de la configuración de clases de producto orientadas a cubrir operaciones con las que opere CEMENTO ANDINO, de modo de poder delimitar el alcance del servicio.

Para la Gestión de Operaciones esta estimación se realizó considerando un total de 15 clases de producto. El esquema propuesto es el siguiente, sin embargo durante el diseño de negocio de la solución se definen los escenarios de negocio que se abordan con cada clase de producto incluida en el alcance:

» Mercado de Dinero (7 Clases de Producto)o Depósitos a Plazoo Créditos de Tesoreríao Créditos Constructoreso Cupos de Créditoo Leasingo Préstamos garantizados por fideicomiso.o Líneas de Crédito

» Divisas (2 Clases de Producto)o Compra/Venta moneda extranjera SPOT o Forward de moneda

» Derivados (3 Clases de Producto)o Interest Rate Swap (IRS)o Cross Currency Swap (CCS)o Forward Rate Agreemet

» Valores (3 Clase de Producto)o Inversiones en Fondos Mutuoso Inversiones en Fondos de Liquidezo Inversiones en Bonos

De igual forma, se consideró que se configurarán las siguientes instancias de contabilización para dichas clases de productos:

» Registro del inicio de una operación, tabla de amortización y condiciones de operación de tesorería.

» Cálculo y devengamiento de Interés (Periodificación de intereses en base a periodicidad requerida por CEMENTO ANDINO)

» Valoración de operaciones en moneda extranjera » Valoración de los instrumentos derivas

Asimismo, se consideró la contabilización automática de acuerdo al estándar del sistema las siguientes transacciones:

» Inicio de la operación (Desembolso o Recaudación del otorgamiento)» Registro de Vencimiento de Amortización de Capital» Registro de Vencimiento de Intereses» Registros de vencimientos anticipados» Registro de Provisión de Intereses Devengados» Registro de Traslado Porción Corto Plazo para préstamo de Largo Plazo » Registro de Traslado de operaciones entre una institución a otra» Registro de Traslado de intereses» Registro de capitalización de intereses» Registro de Valoración en Moneda Extranjera» Registro de Mark to Market para derivados

2 INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BW, BPC y BO)

Esta propuesta, contempla la solución al proceso de implementar por primera vez las normas internacionales NIIF y consolidar la información en una bodega de datos para luego ser consolidada desde el punto de vista financiero y poder generar información para análisis y toma de decisiones.

Para dar solución al almacenamiento de datos, consolidación y análisis de información financiera, y de acuerdo a lo requerido por CEMENTO ANDINO S.A., ACTUALISAP propone la implementación de SAP BW, SAP BO, SAP BPC, habilitando los componentes necesarios para ello.

Luego de entender los términos de referencia para implementar las normas internacionales NIIF con la creación de la bodega de datos con SAP BW, la generación de consultas y reportes con SAP BO y la consolidación financiera con SAP BPC colocamos la solución que ACTUALISAP puede disponer.

Características, beneficios y valor La propuesta presentada por ACTUALISAP ofrece las siguientes características y ventajas:

Integración de Información. Reportes en Línea para realizar pronósticos acertadamente. Consolidación de estados financieros. Seguridad en el acceso a la información.

2.1 Almacenamiento de datos (BW)

Este componente tiene las siguientes funciones y actividades.

Extracción: Poder conectarse a fuentes de información tanto SAP como fuentes deinformación independiente.

Transformación Colocar los datos extraídos en lenguaje entendible para los usuarios que vana realizar consultas y análisis de información.

Almacenamiento Poder contar con información histórica, centralizada, para no afectar el desempeño de las aplicaciones transaccionales.

Integración De forma nativa sin desarrollos poder contar con información de los diferentes módulos de SAP ERP.

2.2 Visualización y realización de Consultas y reportes (BO)

Este módulo tiene por objetivo realizar la gestión y administración de las consultas y reportes de una organización.

Con este módulo quedan cubiertos los procesos de:

Solicitud de generación de consultas y reportes. Creación de tipos de usuarios (administradores, generadores y consultores). Análisis de información.

2.3 Consolidación Financiera (BPC)

Con este módulo quedan cubiertos los procesos de:

Creación de los planes, presupuestos y los informes consolidados.Provee un entorno colaborativo que incluye herramientas para comunicar, colaborar, analizar e informar en cada una de las etapas del proceso presupuestación y/o consolidación financiera.Ambiente familiar y de fácil uso: Permite la rápida adopción de la herramienta debido a que está integrada en forma nativa con las herramientas de Microsoft Office y web browsersAmbiente unificado - Planificación y consolidación: Reduce la mantención de la aplicación, mejora la integridad de los datos y simplifica la liberaciónPertenece y se administra por usuarios de negocio: Los usuarios del negocio administran el proceso, modelan y crean informes con la mínima dependencia del departamento de TI.Centrada en el proceso de negocio: Se crea un flujo del proceso de negocio por los usuarios, y manejan la consistencia.Una aplicación adaptable y abierta: Extiende el valor de la inversión en ambientes SAP y no SAP.

Obtener una visión integral de la compañía usando una estrategia de grupo consolidada

Soportan el proceso de definición y ejecución de las actividades de consolidación financiera para generar la información corporativa que requiere ser unificada para el análisis centralizado.

Monitorear, controlar y auditar el proceso de consolidación.

Generar reporting de consolidación bajo los estándares como IAS / IFRS, US-GAAP, Local GAAP.

Enfoque de la solución SAP BPC.

3 ALCANCE DE LA SOLUCION PARA NIIF Y FSCM-TRM

A continuación se describen una serie de supuestos que permitieron la elaboración de esta propuesta, el no cumplimiento de alguno de ellos así como la modificación de los alcances planteados supone un cambio de condiciones que implicará re-evaluar la planificación de tiempos, estructura del equipo de proyecto o valorización del proyecto. Es por ello que al identificarse un riesgo, este debe ser comunicado para que sea gestionado y mitigado. De esta forma se evitará que se transforme en una incidencia de proyecto.

De producirse una incidencia de proyecto, se deberá realizar una evaluación de impacto que puede generar una solicitud de cambio que deberá ser analizada por el comité de dirección para decidir si es necesario aplicar esta solicitud para asegurar el éxito del proyecto.

En relación a New GL e IFRS:

El proyecto no se podrá iniciar, sin antes contar con la evaluación de SAP sobre el escenario de migración a aplicar en CEMENTO ANDINO.CEMENTO ANDINO contratará el servicio de la herramienta Cockpit para migración. Los pasos preparativos para la Migración establecidos por SAP serán ejecutados por ACTUALISAP y la Migración técnica será realizada por SAP.CEMENTO ANDINO dispondrá de un servidor de desarrollo y calidad para utilización del proyecto, principalmente utilizados en pruebas de migración. Estados de Flujo de Efectivo Directo e Indirecto, serán solo considerados en la etapa de BBP para su análisis en la obtención desde SAP.Los ajustes de apertura de los saldos iniciales bajo NIIF serán entregados por CEMENTO ANDINO.El modelamiento y definición de la estrategia de solución para cada norma IFRS a implementar será basado en un solo modelo que será replicado en todas las empresas (37) de CEMENTO ANDINO.Se ha definido en esta propuesta un único desarrollo correspondiente al reporte de valoración de existencia.

En relación a TRM-FSCM:

Implementar el módulo TRM-FSCM para dar cobertura a los instrumentos financieros con los que opera CEMENTO ANDINO, abordando todos los detalles descritos el enfoque de solución.En esta estimación se considera la habilitación de FSCM-TRM en modalidad Rollout, replicando el mismo modelo de negocios para el resto de las empresas.Desarrollar 6 formularios relacionados a TRM. Estos formularios se definen durante la etapa de estudio inicial (fase cero) o diseño de negocio (BBP) del proyecto. La definición de los mismos es en función de los requerimientos de CEMENTO ANDINO. En otros clientes donde se ha implementado TRM, se han definido formularios por ejemplo, para automatizar la comunicación con bancos e instituciones financieras o para sustentar el proceso de aprobación interna de las operaciones de tesorería.Desarrollar 4 reportes de gestión relacionados a TRM no abordados por el estándar a través de la herramienta SAP Query. Estos reportes se definen y especifican durante el diseño de la solución (BBP) en función de las necesidades de CEMENTO ANDINO.Desarrollar 2 herramientas de carga LSMW. Estas serán utilizadas para la carga de datos maestros relacionadas al módulo TRM. Usualmente se definen LSMW para la carga de intermediarios financieros o géneros en TRM, pero se debe tomar esta decisión durante el BBP en función de las necesidades de CEMENTO ANDINO.Soporte en Cargas Iniciales.Capacitación de usuarios finales + Soporte en el Go-LiveImplementación de escenarios de negocio o instrumentos financieros distintos a los detallados en este documento, no se contemplan en el alcance.

Generales:

Existen actividades de proyecto que dependen de recursos humanos o materiales proporcionados por CEMENTO ANDINO por tanto es imprescindible que estos recursos sean recibidos por ACTUALISAP de forma adecuada y puntual acorde a lo requerido. De igual forma, ante la necesidad de toma de decisión por parte de CEMENTO ANDINO, se espera que estas decisiones sean formalizadas en tiempo y forma según lo requerido.

ACTUALISAP será responsable de la ejecución de la carga inicial de datos (en los procesos que lo requieran), sin embargo será responsabilidad de CEMENTO ANDINO que estos datos sean debidamente preparados y entregados oportunamente cumpliendo con las expectativas de calidad, tiempo y forma.

CEMENTO ANDINO dispondrá de sus trabajadores claves en sus procesos de negocios el tiempo que sea necesario para la correcta validación del modelamiento de sus procesos. La dedicación de los usuarios funcionales para la implementación

de los procesos de negocio de IFRS es particularmente importante, por ello se requiere asignación parcial al proyecto de los usuarios clave en cada etapa que requiera de ellos.

CEMENTO ANDINO se compromete a poner a disposición del proyecto a personal idóneo, con completo conocimiento de los procesos de negocio y que tenga capacidad de tomar decisiones que afecten los procesos presentes y futuros de las empresas involucradas en el proyecto IFRS SAP.

4 ALCANCE DE LA SOLUCIÓN PARA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

Implementar SAP BW con la información requerida para generar 10 reportes con SAP BO, y la información requerida para realizar 2 ejercicios de consolidación de las sociedades de CEMENTO ANDINO S.A. a través de SAP BPC.

Implementar (Instalar la plataforma) SAP BO con fuente de información SAP BW y realizar 5 reportes en donde en la generación de los mismos se hará la transferencia de conocimiento a 2 personas técnicas para que queden capacitadas en la generación de reportes en el módulo que se haya definido realizar el reporte.

Implementar (instalar la plataforma) SAP BPC contando como fuente de información SAP BW y realizar 1 ejercicio de consolidación para las diferentes sociedades que conforman el grupo CEMENTO ANDINO S.A.

Desarrollo de las fuentes de datos: Considera la preparación de las estructuras de información transaccional de los módulos de Finanzas (FI-CO). Incluye:

Habilitación de los extractores estándares para generar datos transaccionales.

Ampliaciones a los extractores estándares para incorporar las particularidades de información requeridas para presupuestar.

Habilitación de los extractores estándares para datos maestros tales como planes de cuentas, centros de costos, unidades organizacionales, etc.

Integración y realización procesos ETL: Consiste en desarrollar los procesos de extracción para carga de datos reales tanto de datos maestros como transaccionales que fueron preparados en el punto (1). En particular se desarrollará:

Procesos de carga de archivos planos, para incorporar información con parámetros de planificación que pueden ser utilizados por las formulas o rutinas de consolidación.

Generación de reportes y consultas: Consiste en poder elaborar las consultas y reportes en SAP BusinessObjects extrayendo los datos de la bodega de datos SAP BW.

Consolidación de información financiera: Consiste en poder elaborar la consolidación con SAP BPC Consolidación de las diferentes sociedades que conforman el grupo CEMENTO ANDINO S.A., provenientes de las nuevas normas internacionales NIIF almacenadas en la bodega de datos SAP BW.

Para implementar SAP BW se requiere de un servidor independiente de acuerdo a las políticas de hardware y software que tiene CEMENTO ANDINO S.A., este servidor debe tener la misma base de datos sobre el cual se implemento el SAP ERP.

Para implementar SAP BO se requiere de un servidor independiente de acuerdo a las políticas de hardware y software que tiene CEMENTO ANDINO S.A., este servidor debe tener la misma base de datos sobre el cual se implemento el SAP ERP.

Para implementar SAP BPC se requiere de un servidor independiente de acuerdo a las políticas de hardware y software que tiene CEMENTO ANDINO S.A., este servidor debe tener la misma base de datos sobre el cual se implemento el SAP ERP.

Para cada plataforma SAP BW, SAP BO, SAP BPC requiere de tener hardware y

software para los ambientes de (desarrollo, calidad y producción) para poder cumplir con la metodología ASAP.

Para el éxito del proyecto y conseguir los objetivos planteados en tiempo y alcance, se han tomado los siguientes supuestos:

CEMENTO ANDINO S.A., proporcionará de soporte funcional a los “usuarios claves” con el conocimiento necesario para soportar al equipo de proyecto en los aspectos relativos a los procesos consolidación y con una asignación efectiva (aparece en la estimación de esfuerzo).

CEMENTO ANDINO S.A., dispondrá de las herramientas y plataforma técnica para el desarrollo de las aplicaciones consideradas en arquitectura técnica. Es decir:

o Plataforma SAP BPC for Netweaver. o Plataforma SAP BW.o Plataforma SAP BO.

Se consideran como fuentes de datos válidas para la solución técnica tanto SAP ERP como archivos planos. Se excluye cualquier otra fuente de datos no informada.

No se considera la realización de interfaces entre sistemas no-SAP a SAP BW ó SAP BPC.

La calidad de los datos será resuelta por CEMENTO ANDINO S.A., por lo que en el proyecto no se consideran tiempos para la resolución de problemas asociados al significado de la información que sea transferida entre las plataformas SAP BW y SAP ERP.

Se considera que los datos maestros involucrados con los procesos de consolidación estarán disponibles en SAP ERP al momento del inicio del proyecto. Ej. Planes de cuentas ó Estructuras de Centros de Costos.

Relación entre componentes funcionales de ERP con SAP BPC (Consolidación)

Relación entre componentes funcionales de ERP con SAP BPC (Consolidación)

El proceso de desarrollo del modelo de consolidación soportado por SAP BPC se presenta en la siguiente figura.

La solución SAP BPC permite a la organización alcanzar los siguientes beneficios:

Beneficios específicos para consolidar

Reduce los esfuerzos en los tiempos invertidos por las personas involucradas en la generación de los informes financieros consolidados del grupo (legales y de gestión).Automatiza la generación de un modelo de consolidación flexible y auditable, que contemple las actividades de consolidación asociadas a la matriz de sociedades del grupo y que pueden ser gestionadas centralizadamente por los usuarios claves gracias a la definición de un flujo de proceso.Ayuda a obtener un modelo de datos gestión financiero consolidado confiable que permite el análisis y visualización en un formato de información del grupo.

Considera los aspectos relativos a los procesos de negocios de consolidación incluidos. De acuerdo a la información provista por CEMENTO ANDINO S.A., se ha planteado el siguiente cuadro de alcance:

1. Proceso de Consolidación Elemento de alcance Inclusiones ExclusionesNormativas legales Se asume que CEMENTO

ANDINO s.a., necesita consolidar en normativa IFRS.

Otras normativas no explicitadas, ejemplo SOX.

Escenario de Consolidación

Se considera que CEMENTO ANDINO s.a., realizará la consolidación contable

Cualquier otro escenario, por ejemplo de gestión de gastos

Perímetro de Consolidación

Se considera que CEMENTO ANDINO s.a., realizará la consolidación en 2 niveles de acuerdo al esquema de propiedad. Por sociedades y Grupo

Sociedades fuera del país.

Frecuencia de presentación de estados financieros

Se considera mensualmente y trimestralmente

No hay.

Monedas Se considera 1 monedas para la consolidación pesos colombianos.

Otras monedas no explicitadas.

Ajustes previos a la consolidación.

Se considera que no son requeridos en SAP ERP ajustes para la consolidación

Otras impactos no explicitados.

Ajustes posteriores a la consolidación.

Se considera que se requerirá actividades de ajustes una vez finalizado el proceso de consolidación con efecto en la presentación de los estados financieros consolidados

Otras impactos no explicitados.

Consideraciones de eliminaciones inter-compañías.

Se considera que se requerirá actividades de eliminaciones donde se elimina partidas de cuentas por pagar y cobrar, inversiones en valores, ventas de activo fijo e ingresos y gastos de ganancias y pérdidas, que se encuentran identificadas por cuentas de inter-compañías para todos los planes de cuentas.

No hay otras consideraciones

2. Reportería Legal Elemento de alcance Inclusiones ExclusionesTipos de reportes Se considera que serán

confeccionados los siguientes reportes consolidados:1 Reporte de Estado de Resultado de Grupo.1 Reporte de Balance Consolidado.

Otros reportes no explicitados.

Formatos de Reportería. Se considera que los reportes serán realizados con las herramientas de SAP BO (BusinessObjects).

Desarrollo de interfaces para la presentación de los reportes en formatos como XBRL.

Notas IFRS. Se considera que la realización de notas IFRS para los reportes legales serán realizadas por CEMENTO ANDINO s.a.

Desarrollo de notes para los reportes Legales

3.Otras Consideraciones

Elemento de alcance Inclusiones Exclusiones

Plataforma de TI Se considera que el sistema para modelar y ejecutar el proceso de consolidación será SAP BPC version Netwearver con SAP BW.Se considera integraciones con SAP ERP con los datos financieros reales.

Otras herramientas o tecnologías.

Capacitación Se considera que CEMENTO ANDINO s.a., requerirá las siguientes capacitaciones:1 Capacitación de usuario.1 Capacitación para el equipo de soporte de la plataforma. (Continuidad Operativa)

Otras capacitaciones.

Instalación de plataforma Se considera que CEMENTO ANDINO s.a., deberá tener instalado los servidores para cada una de las plataformas SAP BW, SAP BO y SAP BPC.

No se incluyen esfuerzos por la instalación se herramientas, servidores, sistemas operativos, y otras plataformas.