DIRECTIVA N°007-2015-EPS SEMAPACH SAo

SE

"NORMAS \' PROCEDIMIENTOS PARA LATOMA DE INVENTARIO GENERAL DE LASEXISTENCIAS FISICAS EN ALMACENCENTRAL DE LA EPS SEMAPACH"

CHINCHA- PERU

2015

Servicio Municipal de Agua PotableyAlcantarillado de Chincha S.A.

RESOLUCION DE GERENCIA GENERAL N20S0-201S-EPS SEMAPACH S.A.

Chincha Alta, 01 de Abril del 2015

VISTO;

El Informe N"82-201S-SEMAPACH S.A. /GAF. Dela Gerencia de Administración y Finanzas y lo

solicitado en el Informe N" 298-201S-SEMAPACH S.A. /O.l. De la Oficina de logística;

CONSIDERANDO

Qué; mediante Carta N"027-201S-RR-SEMAPACH, deficiencia Encontradas de Control

Interno. Inventario de Existencias Fiscas de la EPSSEMAPACH S.A.

Qué; el Reglamento de Organización y Funciones de la EPS SEMAPACH S.A., Aprobado

por Resolución de Gerencia General N" 130-2014-SEMAPACH S.A., Establece en el literal 13) del

artículo 44" que la Oficina de logística coordina la valorización del inventario de bienes de

almacén y conciliarlo con la Oficina de Contabilidad,

Qué; en virtud a ello, la Oficina de logística mediante informe N" 298-201S/0.l., Remite

a la Gerencia de Administración y Finanzas dónde solicita la Elaboración de la Directiva

denominada Normas y Procedimiento para la toma de Inventario general de las Existencias

Físicas en el Almacén Central de la EPSSEMAPACH S.A.;

Qué; el literal 12) del Articulo 44" del Referido Reglamento de Organización y Funciones

dispone velar por el Cumplimiento de las disposiciones internas y externas sobre adquisición de

bienes, servicios y sobre el proceso de almacenamiento,

Qué; Estando conformado la comisión de toma de inventario general de existencias de

almacén en al EPS SEMAPACH S.A. con Resolución N" 049-201S-SEMAPCH S.A.-G.G. la misma

que tendrá a su cargo la conducción del proceso de toma de inventario de existencias físicas de

almacén al 31 de diciembre del 2014

Qué; la Directiva "Normas y Procedimiento para la Toma de Inventario General de las

Existencias Físicas en el Almacén Central de la EPSSEMAPACH S.A" estabiece los lineamientos,

responsabilidades y pautas para el Ingreso, almacenamiento, Custodia Temporal y distribución

Ordenada y oportuna d los bienes hacia las Áreas Usuarias de la EPSSEMAPACH S.A. por lo que

Resulta Conveniente su Aprobación;

Estando a lo expuesto, con las visaciones de la Gerencia de Administración y Finanzas y la Oficina

de Asesoría Jurídica, y en Ejercicio de las Facultades conferidas por el Estatuto Social a la

Gerencia General;

;alle Rosario N" 248Chincha - Perú

Cenlral Telefax.: (056) 269491

SEServicio Municipal de Agua Potabley Alcantarillado de Chincha S.A.

SE RESUELVE:

ARTICULO 12.- APROBAR la Directiva N" 007-201s-SEMAPACH s.A.-G.G.: "NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE LAS EXISTENCIAS FISICAS EN

EL ALMACEN CENTRAL DE LA EPS SEMAPACH S.A.", que consta de Cinco (05) Numerales y dos

(2 Formatos como Anexos, que forman parte de la presente Resolución.

ARTICULO 22." DISPONER el cumplimiento y difusión de la presente Resolución a la

Gerencia de Administración y Finanzas, Oficina de Logística y demás Órganos y Unidades

Orgánicas pertinentes de la Empresa.

ARTICULO 32." DEROGAR las disposiciones administrativas que se opongan a lo

establecido en la presente Directiva

REGfSTRESE, COMUNrQUESE y CÚMPLASE,

Ab . Pédr S.Mendoza~ GER NTE GENE

•.,. •••• F..F'l .. SEMAPAC

~alle Rosario N' 248Chincha " Perú

Central Telefax.: (056) 269491

DIRECTIVAN" 007-2015-EPSSEMAPACHS.A.

EPS SEMAPACH S.A.NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO GENERAL DE LAS EXISTENCIAS

FISICAS EN El ALMACÉN CENTRAL DE LA EPSSEMAPACH S.A.

DIRECTIVA GENERAL N" 007-SEMAPACH S.A.

l. OBJETIVONormar el proceso para la realización de la Toma de Inventario General de las

Existencias Físicasen el Almacén Central de la EPS.SEMAPACHS.A.11. FINALIDAD

Establecer las normas, procedimientos y mecanismos a seguir para la adecuada

ejecución del proceso de Toma de Inventario General de las Existencias Físicas en el

Almacén Central de la EPS.SEMAPACHS.A.111. BASELEGAL

3.1. Resolución de Contraloría N" 320-2006-CG, que aprobó las normas de controlinterno.

3.2. Resolución de Contraloría N" 528-2005-CG, que aprueba el "Ejercicio delControl Preventivo. Norma General del Sistema de Abastecimiento •.

IV. ALCANCELa presente Directiva es de aplicación en la SedeCentral de la EPS.SEMAPACHS.A.

V. NORMAS5.1. La Toma de Inventario General de las Existencias Físicas en el Almacén Central

de la EPS.SEMAPACHS.A. tíene por finalidad:S.1.1.-Determinar las clases y cantidad actual de las existencias delAlmacén.S.1.2.-Determinar las existencias obsoletas y/o deterioradas delAlmacén.S.1.3.-Viabilizar las futuras adquisiciones en el proceso de laprograma ción.S.1.4.-Determinar y sustentar los saldos correspondientes para los

efectos del Balance General al 31 de diciembre de cada Ario Fiscal.5.1.5.-La Toma de Inventario General de las Existencias Físicas en elAlmacén Central de la EPS.SEMAPACHS.A. Estará a cargo de unaComisión de Toma de Inventario General de Existencias de Almacén, la

misma que será presidida por el Gerente de Administración y finanzas,

de Contabilidad y de la oficina de logística - almacén.5.2. La Comisión de Toma de Inventario General de Existencias de Almacén estará

conformada por los miembros siguientes:5.2.l.-EI Gerente de Administración y Finanzasquien la presidirá.5.2.2.-EI jefe de la oficina de Contabilidad, quien actuara comomiembro.

S.2.3.-EI jefe de la oficina de Logística. quien actuara como miembro

s.2.3.-Un representante de la Oficina de Control Interno, quienactuara como Veedor..

• Por principio general. en el acto de inventario no intervendrá el

personal encargado del almacén, lo que no impide su presencia para

facilitar la identificación y constatación del acto por interés individual.

• Previa a la Toma de Inventario. se elaborara el acta de cortedocumentario respecto de la documentación sustentadora de ingreso

y salida de bienes del año a inventariar, la misma que deberá estar

debidamente suscrita por el responsable del almacén, el Presidente dela Comisión de Inventario y los responsables de la Unidad de Logísticay Control Patrimonial, Unidad de Contabilídad y el veedor del Órganode Control Institucional.

• El responsable de almacén. entrega al Presidente de la Comisión de

Inventario, las llaves del almacén bajo su custodia. quien será el único

responsable que abrirá y cerrara el almacén durante la toma de

inventario físico de existencias del almacén.

• Al inicio y al final de la toma del inventario. se levantara un acta de

conformidad de la recepción y entrega del almacén, siendo firmadapor el presidente. secretario y miembros designados de la Comisión.

5.3. Funciones y Comisións.3.l.-Planificar y organizar la Toma de Inventario General de Existencias deAlmacén, supervisando, coordinando y verificando la conformidad del baloteode las existencias a inventariar. Las personas que se encargaran de la

ejecución misma de la Toma de Inventario General de Existencias del Almacén.

serán personal contratado las mismas que no deberán superar el número de

cuatro (04) miembros.5.3.2.-Verificar el correcto ordenamiento de los bienes. antes de iniciar el

inventario físico de existencia del almacén.S.3.3.-Proporcionar el material indispensable para la toma y procesamiento

del inventario físico de existencias del almacén

Efectuar la verificación de las diferencias.5.3.4.-Emitir un informe final con respecto a la Toma del Inventario Físico de

Existencias de Almacén a la Gerencia de Administración y finanzas

504.Pautas del Inventario5.4.1.-Duración del Inventario. El inventario físico de existencias del almacén

se efectuara dentro de las cuarta (04) semana del mes de marzo y tendrá unaduración máxima de tres (03) días útiles, bajo responsabilidad e la Comisión deToma de Inventario.

5.5. Conteo de existencias. El inventario físico se efectuara con dos (02) conteos

efectuados por el personal contratado por la EPS.SEMAPACHS.A., los mismosque estarán integrados en grupos de dos (02) personas.

5.6. Tarjeteos de existencias. El área de almacén ordenara las existencias físicas de

almacén una semana antes del inicio del inventario físico de existencias de

almacén de cada año fiscal. El tarjeteo de existencias debe iniciarse el primer

día útil en que la Comisión de Inventario de por iniciado el Inventario Físico de

Existencias de Almacén.5.7. Tarjetas de Inventario. El Presidente de la Comisión se cerciorara que todos los

ítems contenidos en la lista de stock de almacén otorgada por el encargado de

almacén, se encuentren con su respectiva Tarjeta de Inventario, verificando de

esta manera selectivamente que la tarjeta coincida con la descripción delarticulo.

5.8. Existencias obsoletas. Por existencias obsoletas encontradas durante la Tomade Inventario Físico, la Comisión de Inventario elevara un acta informando de

dicha ocurrencia y de considerarlo pertinente recomendar la baja de dichos

bienes, informe que será elevado a la Gerencia de Administración y Finanzas.

5.9. Bienes en custodia. Los bienes en custodia que se encuentran en el Área deAlmacén se calificaran de forma coordinada con el encargado de Almacén, a

fin de determinar el tiempo que se encuentran en dicha área y a partir de ello,

se comunicara a cada Oficina responsable de dichos bienes, a fin que los

recupere y determine su destino

VI. FUNCIONESDELA COMISiÓN DE INVENTARIOS6.1.- Previas al Inventario

6.1.1.-Con anticipación a la Toma de Inventario, la Comisión debe:

Verificar el cumplimiento de las politicas y procedimientos para lapreparación del Inventario Físico de Existencias de Almacén, bajo

responsabilidad. Verificar el corte documentario del Área de Almacén.6.1.2.-Efectuar la Inspección Física del ordenamiento de existenciasfísicas en el almacén para autorizar el inicio del conteo.

6.1.3.-Verificar la ubicación de la mesa de control conjuntamente con

el responsable de almacén.6.2.- Durante el inventario

6.2.1.-Supervisar el trabajo de las Persona Contratadas para laEjecución del Inventario.6.2.2.-Si se hallaran documentos retenidos en almacéncorrespondientes a movimientos de existencias efectuadas antes del

inventario físico de bienes, se coordinara con el Presidente de laComisión de Inventario, a fin de elevar un acta destacando dicha

circunstancia.

6.2.3.-Asegurar que el inventario se haga con doble contado y seconfronte con la tarjeta.Tomar nota de la cantidad de tarjetas emitidas para confrontarlas con

6.2.4.-la relación que alcanzara el responsable de almacén.Solicitar al responsable de almacén el listado de control de tarjetas deinventario y efectuar la verificación respectiva, sin omitir ningún dato.

6.2.5.-Una vez culminado el inventario físico revisar que no quedentarjetas de inventario sin trabajar.

6.2.6.-Coordinar la apertura del almacén con el responsable de este,cuando se haya culminado con el conteo físico y las correcciones

necesarias.

6.3.- Después del inventario6.3.1.-Entregar al responsable de almacén, las tarjetas de inventariotrabajadas y verificadas, a fin de elaborar el cuadro respectivo del

resultado del inventario.6.3.2.-Preparar el informe final del inventario con sus comentarios ysugerencias, programas de trabajo, Planillas de Corte Documentario,copia del listado de control de tarjetas emitidas y entregarlo a la

Gerencia de Administración y Finanzas, bajo responsabilidad, en unplazo que no excederá los tres (03) días útiles a partir de laculminación del inventario.

VII. FUNCIONESY RESPONSABILIDADDELENCARGADODELALMACÉNComo responsable de la ejecución del inventario del almacén a su cargo, debe

cumplir con las siguientes funciones:

7.1.- Previas al Inventario7.1.1.-Verificar el correcto ordenamiento de las existencias antes de iniciarse

el inventario físico de bienes.

7.1.2.-Tener en orden las tarjetas de inventario y colocarlas un día antes delinicio del inventario.

7.2.- Durante el Inventario7.2.1.-0rientar a los miembros de contratados cuando este se lo soliciten.

7.2.2.-Coordinar con el Presidente de la Comisión de Inventario Físico deExistencia de Almacén, O quien haga sus veces sobre los asuntos de Toma de

Inventario de Bienes.7.2.3.-0tras funciones internas, tales como aviso oportuno al personal,

usuario, proveedores, etc., sobre la fecha de ejecución del inventario.

El encargado del almacén no deberá ausentarse hasta concluir la revisión de

las tarjetas de inventario.

7.3.- Funciones y Responsabilidades del personal contratado7.3.1.-Coordinar con el Presidente de la Comisión de Inventario paracomplementar tareas del inventario de existencia de almacén.7.3.2.-Verificar que la cantidad inventariada, indicada en la de tarjeta deinventario, coincida con la cantidad de Bienes.7.3.3.-AI final del inventario, disponer de un listado de errores y entregarlo alPresidente de la Comisión de Inventario.

7.3.4.-En resumen, trabaja con: tarjetas de inventario, listado de errores,

listado del stock de almacén, formato de tarjetas, que entregara al Presidentede la Comisión de Inventario al terminar su trabajo.

VIII. MECÁNICAOPERATIVAPautas Mínimas a Seguir por los inventariadores

8.1.- Durante la Primera Contada8.1.1.-Anotar con lapicero y en forma legible en el formato la cantidadinventariada, poniendo su apellido en serial de haber sido inventariado.

8.1.2.-En caso de ítems expresados en números enteros y decimales O en kilos,

se colocara la unidad más cercana al número entero.

La Comisión de Inventario proveerá de lapicero y hojas de borrador para la

labor de cada inventariador.B.2.- Durante la Segunda Contada

B.2.lo-Anotar con lapicero en el cuerpo de la tarjeta. la cantidad inventariada,

El responsable de almacén es el encargado de recoger las tarjetas trabajadas y

remitirlas a la comisión de inventario.Pautas Mínimas a Seguir por los encargados de la toma de inventario

B.3.- Durante la Primera ContadaB.3.lo-Recibir del responsable de almacén los formatos trabajados por elinventariador.

B.3.2.-Verificar que los formatos Inventariados estén escritos con letra legibley en caso de enmendadura, disponga del visto bueno del responsable dealmacén.

B.3.3.-Agrupar las tarjetas por sección.Ordenar correlativamente los formatos del inventario de acuerdo a las

secciones prefijadas.B.3A.-De faltar una tarjeta, colocar un clip al formato anterior y comunicar aljefe de grupo para su búsqueda.

8.4.- Durante la Segunda ContadaBA.lo-Proceder de acuerdo a lo indicado en los literales a) y b) de la primeracontada. con los cuerpos de las tarjetas de inventario.

BA.2.-Comparar cantidades del cuerpo con su respectivo formato, segúnnumeración correlativa.8.4.3.-Revisar que coincidan las cantidades anotadas en el cuerpo del formato

con la tarjeta de inventario.IX. DISPOSICIONESCOMPLEMENTARIAS

La Comisión de Inventario, a través de sus inventariadores, efectuara su labor de la

mejor manera posible. adoptando todas las disposiciones que se indican en esta

Directiva General o acogiendo procedimientos extras que faciliten su labor. pero que

de ninguna manera podrán diferir de lo aquí dispuesto, bajo responsabilidad.X. RESPONSABIUDAD

Los miembros de la Comisión de Toma de Inventario General de Existencias deAlmacén y los inventariadores contratados. son responsables del cumplimiento de la

presente Directiva General.

Chincha 01 de Abril del 2015

PROCESO DE CONTROL DE INVENTARIO DEL ALMACEN DE LA EPS SEMAPACH

I MASIVO I

INVENTARIO

SELECTIVO

BIENESSOBRANTES

NEA

BIENESFALTANTES

~f __ 1LFUNGIBLES

{tMERMAS

{tPERDIDAPOR ROBO

APROBACION DERESOLUCION

BALANCE

BIENESDESACTUALIZADOS

SE Al!, M OFICINA DE LOGISTICA

I PROCESO DE ALMACEN V DlSTRIBUCION DE BIENES II PROCESO DE ALMACENAMIENTO I PROCESO DE DISTRIBUCION lql ORDEN DE COMPRA I FORMULACION{>- - DEL PEDIDO~

I GUIA DE REMISION I« t~

{>- "'":; AUTORIZACION DEALMACEN DE LA o

<=> U DESPACHORECEPCION. <=> c:

VERIFICACION y EPS SEMAPACH SA. L- tCONFORMIDAD •

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1 ACONDICIONAMIENTOTECNICA --_•.....-

{>- Ú tI I I

ENTREGA DEINTERNAMIENTO NOTA DE ENTREGA AL MATERIALES

{>- ALMACEN DE LA EPS -- tI REGISTRO Y CONTROL r-l SEMAPACH SAo

---i CUSTODIA STOCK ~TARJETA DE CONTROL {>- USUARIOVISIBLES Y/O BINO -- FINAL

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