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Descripción de existencias y costos de una auditoria

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Sesin N6 y 7

Examen de ExistenciasY Costos

6.1. EXPLICACIN DE LA CUENTA

Este rubro est conformado por las cuentas que controla los bienes que posee la empresa destinado a la venta en el curso normal de las operaciones, ya sea mercaderas y productos terminados.

En este rubro tambin se incluye aquellos bienes que se encuentran en proceso de fabricacin a una fecha determinada (productos en proceso), los que se utilizarn en la elaboracin de otros productos (materias primas y auxiliares, envases o embalajes), o que sern consumidos en la propia empresa, en la produccin o en la prestacin de servicios (suministros diversos).

Tanto la mercadera (empresa comercial) como los productos terminados (empresa industrial) que son cuentas de Balance, una vez que son vendidos se transforman en costo de ventas (cuenta del Estado de Ganancias y Prdidas).

Es obvio manifestar que el examen se torna ms complejo cuando se trata de empresas industriales, donde el costo del producto terminado se forma por la acumulacin de los elementos del costo que interviene en la produccin, esto es materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricacin. No es as, en el caso de las empresas comerciales, donde la empresa compra y vende mercaderas al cliente en su mismo estado, obteniendo de esta operacin un margen para cubrir los gastos de ventas y administrativos, as como una utilidad.

Es pertinente mencionar que este rubro est muy relacionado con el ciclo "Compras y Cuentas por Pagar" y particularmente en las empresas industriales con la determinacin del costo de produccin de productos elaborados, por lo que el Auditor deber evaluar el control interno y revisar por lo menos el proceso de adquisicin y recepcin de los materiales, las salidas de los materiales a la fbrica, el proceso de fabricacin (control del costo de los materiales en la produccin y envasado), la transferencia de los productos terminados de la fbrica a los almacenes de productos terminados o despachos y los inventarios peridicos, incluyendo dentro de todo estos procesos el tratamiento de la valuacin de los bienes y su custodia.

6.2. PROGRAMA DE AUDITORA EXISTENCIAS (Procedimientos Mnimos)

Cliente: Empresa del Norte S.A.Perodo: Ejercicio 2014. Cuenta o Rubro: Existencias.

Objetivos Bsicos

a. Asegurarse que las cifras que se muestran como inventarios, estn efectivamente representados por productos, materiales y suministros que existen fsicamente.b. Que los inventarios estn evaluados de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y aplicados uniformemente.c. Que la mercadera productos se encuentran en buenas condiciones de uso para su venta y que aquellos obsoletos, defectuosos, se hayan reducido a su valor neto de realizacin mediante las provisiones respectivas.d. Determinar la precisin aritmtica y resmenes y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad.

PROCEDIMIENTOSREF/ PTHecho porFecha Trmino

1. Evaluacin del control interno y riesgos.

2. Observancia de la toma de inventarios verificando:

2.1 Eficacia de la directiva interna.

2.2 Precisin de la Toma de Inventarios.

2.3 Corte de existencias.

3. Revisin del corte de existencia al cierre del ejercicio.

4. Coteje los saldos de reapertura de las cuentas con los que se arrastra del ao anterior.

5. Obtencin de inventarios valuados al cierre del ejercicio, verificando:

5.1 Conformidad de cifras con saldos de cuentas de estados financieros.

5.2 Cruce selectivo de cifras con registros auxiliares y recuentos fsicos.

6. Efectuar anlisis de saldos y de movimientos de las partidas ms significativas (productos terminados y materias primas).

7. Revisin y pruebas de clculos de evaluacin, teniendo consideracin:

7.1 Principios de contabilidad generalmente aceptados.

7.2 Consistencia de la valuacin con el ao anterior.

8. Prueba de costos de los productos adquiridos (o fabricados) y vendidos, teniendo en cuenta registros auxiliares, estado de costo de produccin y estado de costo de ventas y documentacin sustentatoria.

9. Verificar la suficiencia de la provisin por desvalorizacin de existencias.

10. Otros procedimientos de acuerdo a circunstancias.EC/ER

E.1

E.1 2

E.1E.2

E.1E.2 E

E.1 1

E.2 1

E.2 1

E-2

E-4

E-1 1 E.11.1

E.1 2NVA

NVA NVA

NVA NVA NVA

NVA NVA NVA NVA NVA

NVA NVA

NVA08.04.15

10.04.15

18.03.15

12.03.15

12.03.15

12.03.15

15.03.15

18.03.15

16.04.15

20.03.15

20.03.15

13.03.15

14.03.15

14.03.15

6.3. CUESTIONARIO DE EVALUACIN DE CONTROL INTERNO EXISTENCIAS Y COSTOS

CLIENTE: EMPRESA DEL NORTE S.A. PERIODO EXAMINADO: 2014.FECHA DE APLICACIN: 08.04.2015.EC

E. EXISTENCIAS Y COSTOS

PREGUNTASRespuestasComentarios

N/ASiNo

Registros Permanentes

1. Son independientes entre s las funciones de:

1.1 Almacn

1.2 Registro Auxiliar de Inventario Permanente valorizado.

1.3 Registros de libros de contabilidad.

2. Existenregistrosauxiliares para el control de:

2.1 Materia Prima.

2.2 Productos Terminados.

2.3 Suministros Diversos.

3. Son estos registros auxiliares llevados por el personal:

3.1 Que no tiene acceso a las existencias.

3.2 Que no autoriza movimiento de existencias.

4. Se emplea registros auxiliares en el almacn para controlar la existencia fsica.

5. Respecto a las Entradas:

5.1 Se carga la materia prima comprada a los auxiliares en base a informes de recepcin. Estn pre-numerados.

5.2 Se cargan los productos terminados en base a informes pre-numerados de produccin terminada.

5.3 Se controla las entradas de productos devuelto por cliente con informe pre-numerados, autorizados por Gerencia de Ventas.

6. Respecto a las salidas

6.1 Se hace las entregas de materia prima en base a rdenes de requisicin pre-numeradas y autorizadas.

6.2 En relacin a la venta de los productos terminados, se hace las entregas en base a rdenes de pedido autorizados por el Jefe de

X X

X

X X

X

X

X

X

X X

X

X

Existe almacn.

Se lleva en el Dpto. de Costos.Contador General.

Mayor Auxiliar de Almacn.Mayor Auxiliar de Prod. Term.

El auxiliar de materias primas y productos terminados se lleva en el Dpto. de Costos.

El que autoriza es el Jefe de Produccin.

Se lleva tarjeta de control fsico.

El almacenero emite informe de recepcin. No estn prenumerados.

En base a hojas de Costos pre-numeradas.

Con VB del Gerente de Ventas.

Algunas veces el Jefe de Produccin solicita en forma verbal.

Ventas.

7. Est la produccin controlada en base a rdenes de produccin aprobadas.

8. Se controla los registros auxiliares de existencias con las cuentas de control del mayor general.

Inventarios Fsicos

9. Se efecta inventarios fsicos de todaslas existencias por lo menos una vez al ao.

10. Se prepara con anticipacin las instrucciones por escrito para la toma de inventarios:

10.1 Quien lo prepara.

10.2 Son instruidos los inventariadores con estas instrucciones.

11. Las personas que efectan los inventarios fsicos son independientes de aquellos que se encargan del control de las existencias o de almacenes.

12. En cuanto a la toma de inventarios:

12.1 Se utiliza tarjeta de inventarios pre-numerados.

12.2 Se efecta corte de compras y ventas.

13. Se efectan pruebas para asegurarse que todos los artculos fueron inventariados. Cmo?

14. Las diferencias significativas son investigadas por personal previamente designado.

15. Se ajustan los registros contables a las existencias verdaderas.

16. Es este ajuste contable debidamente aprobado por el nivel jerrquico competente.

COSTOS

17. Tiene la empresa un sistema de costos para determinar el costo unitario de produccin.

18. Estn las existencias de materia prima, productos terminados y suministros valuados a su costo.

Indique el mtodo de evaluacin:

a) PEPS

b) UEPS

c) Promedio

d) Otros

XX

X

X

X

X

X X

X X

X X

X X

X

X

XLo autoriza el Supervisor de Ventas.

Las aprueba el Jefe de Produccin.

Conciliaciones mensuales.

Semestralmente. 15 das antes.El Contador.

Se les da charlas.

Es tomado por personal de contabilidad y almacn.

Se utiliza hojas sueltas. Lo realiza contabilidad.

Se utiliza marcas y etiquetas.

Son investigadas por la comisin de inventarios.

Previo anlisis de las diferencias.

Solo con VB del contador.

Se lleva sistema de costos por orden de produccin.

19. Se prorratean los gastos indirectos entre la produccin en base a porcentajes que:

19.1 Resultan de una asignacin razonable de gastos indirectos a cada uno de los procesos de produccin.

19.2 Estn basados en medidas razonables de produccin (unidades producidas, horas - hombres, horas -mquinas, costo de material directo, mano de obra directa).

20. Si se trabaja con tasa predeterminada, al final del Ejercicio se ajusta las variaciones por gastos de fabricacin subaplicados o sobreaplicados.

21. Respecto a las transferencias de productos en proceso a productos terminados:

21.1 Se hacen las transferencias oportunamente.

21.2 Se toman los imp