Con el apoyo de: Desarrollo:

Pg.

PRESENTACIN .................................................................................. 5

1. INICIO Y REGISTRO ....................................................................... 6

1.1. INGRESO A LA PLATAFORMA ........................................................................ 6

1.2. INICIO DE SESIN ........................................................................................ 7

1.3. RECUPERAR CONTRASEA .......................................................................... 8

2. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO ................................................... 10

2.1. CAPTURA DE INFORMACIN ....................................................................... 10

2.2. ADICIN DE DIAGNOSTICOS ........................................................................ 25

2.3. REGISTRO DE FOROS Y/O CAPACITACIONES ............................................ 29

2.4. REASIGNACIN DE CASOS .......................................................................... 32

2.5. MODIFICAR INFORMACIN DE CONTACTO ................................................ 33

3. SEGUIMIENTO Y GESTIN DEL CASO ......................................... 35

3.1. CLASE DE ASESORAS .................................................................................. 35

3.1.1. DEFINICIN DE CASO Y DE DIAGNSTICO .......................................... 36

3.1.2. PROCEDIMIENTOS PERMITIDOS A CADA USUARIO ............................ 37

3.2. GESTIONAR DIAGNSTICOS DE LOS CASOS ............................................. 39

3.3. ARCHIVAR CASOS ........................................................................................ 41

3.4. DESARCHIVAR CASOS.................................................................................. 43

4. EVALUACIN DE CALIDAD DEL CASO ......................................... 46

4.1. EVALUACIN DE CASOS .............................................................................. 46

5. MONITOREO Y REPORTES .......................................................... 50

5.1. BUSCAR ......................................................................................................... 52

Pg.

Ilustracin 1. Agregar Excepcin De Seguridad Mozilla Firefox ................................ 6

Ilustracin 2. Confirmar Excepcin De Seguridad ...................................................... 7

Ilustracin 3. Formulario De Login .............................................................................. 8

Ilustracin 4. Formulario Para Recuperar Contrasea .............................................. 9

Ilustracin 5. Botn Crear Nuevo Caso ..................................................................... 10

Ilustracin 6. Informacin Del Beneficiario .............................................................. 11

Ilustracin 7. Confirmacin Grabar Informacin Del Beneficiario .......................... 12

Ilustracin 8. Informacin Del Grupo Familiar y/o Representados ......................... 13

Ilustracin 9. Seleccionar Hecho(s) Victimizante(s) ................................................ 14

Ilustracin 10. Informacin Bsica Del Hecho Victimizante ................................... 15

Ilustracin 11. Mensaje De Advertencia Para Solicitar Reparacin ........................ 16

Ilustracin 12. Mensaje de Confirmacin Para Grabar Informacin ....................... 16

Ilustracin 13. Informacin Bsica De La Declaracin y/o Denuncia..................... 17

Ilustracin 14. Adicionar Diagnsticos ..................................................................... 19

Ilustracin 15. Anexos, Comentarios y Otros ........................................................... 20

Ilustracin 16. Descargar PDF ................................................................................... 20

Ilustracin 17. Pgina Uno Del PDF Generado ......................................................... 22

Ilustracin 18. Pgina Dos Del PDF Generado ......................................................... 23

Ilustracin 19. Pgina Tres Del PDF Generado ........................................................ 24

Ilustracin 20. Adicionar Diagnstico(s) .................................................................. 25

Ilustracin 21. Casos Sin Diagnsticos o Pendientes Por Tramitar ....................... 26

Ilustracin 22. Procedimiento Para Adicionar Diagnstico ..................................... 27

Ilustracin 23. Eliminar Diagnsticos Adicionados ................................................. 28

Ilustracin 24. Descargar Caso en PDF Actualizado ............................................... 28

Ilustracin 25. Informacin Principal Del Foro ......................................................... 29

Ilustracin 26. Adicionar Participantes Del Foro ...................................................... 30

Ilustracin 27. Formato De Atencin Jurdica en PDF Del Foro .............................. 31

Ilustracin 28. Mdulo de Casos Generados ............................................................ 32

Ilustracin 29. Seleccin Caso a Reasignar ............................................................. 32

Ilustracin 30. Reasignar Caso.................................................................................. 33

Ilustracin 31. Modificar Informacin De Contacto ................................................. 33

Ilustracin 32. Informacin De Contacto .................................................................. 34

Ilustracin 33. Gestionar Diagnsticos De Los Casos ............................................. 40

Ilustracin 34. Gestionar Diagnsticos ..................................................................... 41

Ilustracin 35. Men Archivar Casos ........................................................................ 42

Ilustracin 36. Mdulo De Archivar Casos ............................................................... 42

Ilustracin 37. Detalle Del Caso A Archivar .............................................................. 43

Ilustracin 38. Men Casos Archivados ................................................................... 44

Ilustracin 39. Casos Archivados .............................................................................. 44

Ilustracin 40. Mdulo Desarchivar Casos ............................................................... 45

Ilustracin 41. Men Evaluar Casos .......................................................................... 47

Ilustracin 42. Evaluacin De Casos Por Evaluar ..................................................... 47

Ilustracin 43. Mdulo Evaluar Caso I ...................................................................... 49

Ilustracin 44. Mdulo Evaluar Caso II ..................................................................... 49

Ilustracin 45. Mdulo De Reportes .......................................................................... 50

Ilustracin 46. Resultado de Reporte Generado ....................................................... 51

Ilustracin 47. Mdulo Buscar .................................................................................. 52

Ilustracin 48. Resultado De La Bsqueda Solicitada ............................................. 52

ANFORA es un Sistema de Informacin que permite procesar datos y generar

informes acerca de las reclamaciones de las Vctimas ante el Sistema de atencin

y el Sistema Judicial.

Para esto, el sistema est dividido en cuatro (4) etapas del procedimiento a saber:

Captura y Diagnstico del Caso.

Seguimiento y Gestin del Caso.

Evaluacin de Calidad del Caso.

Monitoreo y Reportes.

As mismo, el sistema de Informacin cuenta con cuatro (4) Tipos de Usuarios a

saber:

El Usuario Estudiante.

El Usuario Coordinador.

El Usuario ACNUR NRC

El Usuario Administrador (Opcin Legal)

La idea General de este manual es que cada Usuario identifique en cul de las

etapas interviene y cul es su tarea a realizar en el sistema.

En este orden ideas, procederemos a explicar cada una de las Etapas del sistema

indicando el nivel de intervencin de cada uno de los Usuarios.

Finalmente, para efectos de este manual, se entender como usuario a todo

aquel que posea una Clave de Ingreso al Sistema y como Beneficiario a la

Poblacin Vctima que acude a los consultorios en busca de asistencia Legal.

El uso de la plataforma est limitado a los siguientes exploradores:

Google Chrome

Mozilla Firefox

Apple Safari

Para acceder con certificado usando Mozilla Firefox Siga los siguientes pasos:

1. Seleccionar Entiendo los riesgos y despus Aadir Excepcin.

Ilustracin 1. Agregar Excepcin De Seguridad Mozilla Firefox

2. Seleccionar Guardar esta excepcin de manera permanente y despus

confirmar excepcin de seguridad.

Ilustracin 2. Confirmar Excepcin De Seguridad

El formulario de Inicio de Sesin es la nica ruta de acceso a la aplicacin. En este

formulario se solicitar el nombre de usuario y la contrasea. Estos sern

previamente asignados por el administrador a travs de un correo electrnico. El

usuario podr ingresar a la plataforma si sus credenciales (nombre de usuario y

contrasea) son autenticadas por el sistema.

PASOS A SEGUIR:

1. Recibirn un correo con sus credenciales (nombre de usuario y

contrasea)1.

1 El nombre de usuario es un nombre asignado por el administrador. No tiene que corresponder con el nombre real del usuario.

2. Ingrese a la pgina https://ANFORA.co y ingrese las credenciales (nombre

de usuario y contrasea) que se le han enviado al correo.

3. Cuando ingrese por primera vez, el sistema automticamente le solicitar

el cambio de la contrasea2.

En el caso que las credenciales (nombre de usuario y/o contrasea) no sean

autenticadas, o si el usuario no recuerda su contrasea de acceso el sistema, ste

notificar el error o le permitir al usuario:

1. Volver a Ingresar los datos, si el problema se origina por un error de tipeo.

2. Recuperar contrasea. Para realizar este proceso el sistema solicita el

correo electrnico registrado del usuario, este correo por seguridad debe

estar en la base de datos del sistema como prueba de autenticacin.

Ilustracin 3. Formulario De Login

2 Se recomienda emplear contraseas seguras alfanumricas y mnimo de seis (6) caracteres

Ilustracin 4. Formulario Para Recuperar Contrasea

Si el correo no se encuentra el sistema notificar al usuario. En ese caso tendra

que comunicarse con el administrador. Si el correo se encuentra en el sistema,

ste enviar un correo electrnico con un hipervnculo. Si el usuario no autoriza el

cambio de contrasea no se produce ningn cambio. Si el usuario autoriza el

cambio de contrasea, a travs del hipervnculo, el sistema enva un nuevo correo

electrnico con una nueva contrasea3.

3 La nueva contrasea es una contrasea aleatoria generada por el sistema. Al ingresar por primera vez, se le solicitar que cambie su contrasea.

El sistema de informacin est dividido en cuatro (4) grandes fases o etapas del

procedimiento:

En la pantalla de inicio, en la parte superior derecha encontraremos un botn

verde llamado Crear Nuevo Caso

Ilustracin 5. Botn Crear Nuevo Caso

Despus de dar clic en el botn Crear Nuevo Caso entraremos al primer (1) de

siete (7) pantallazos que hacen parte de la captura de un nuevo caso o crear

caso, en este primer pantallazo comprobaremos inicialmente si el beneficiario ya

est registrado en nuestra base de datos (esto nos permitir saber si es un

beneficiario poli consultante y de ser as los datos bsicos consignados en la

base de datos se cargaran automticamente ahorrndonos tiempo de digitacin),

y luego en caso de ser la primera vez que es asesorado jurdicamente el sistema

Captura y Diagnstico

del caso.

Seguimiento y Gestin del

caso.

Evaluacin de Calidad del Caso.

Monitoreo y Reportes.

permitir registrar la informacin correspondiente a la informacin del

beneficiario y la informacin de persona de contacto, es pertinente mencionar

que uno de las debilidades del programa es el seguimiento, razn por lo cual es

de vital importancia capturar los campos de este primer pantallazo.

Ilustracin 6. Informacin Del Beneficiario

Despues de diligenciar este primer pantallazo dar clicemos en el boton verde que

esta en la parte inferior derecha para continuar, es importante mencionar que el

sistema siempre nos preguntara si estamos seguros de continuar:

Ilustracin 7. Confirmacin Grabar Informacin Del Beneficiario

En la segunda (2) pantalla de crear caso se debe ingresar la informacin del

grupo familiar y/o representados, se dice que son representados desde la

posibilidad que el beneficiario no se presente como jefe de un grupo familiar sino

como representante de una asociacin de poblacin desplazada, esta opcin la

encontrarn en la pestaa de parentesco.

Una vez terminemos de ingresar la informacin correspondiente al miembro

daremos clic en el botn agregar pariente e iremos agregando tantos parientes

y/o representados como tenga el beneficiario que est siendo entrevistado, una

vez terminemos de registrar a todo el grupo familiar daremos clic en el botn

siguiente.

Ilustracin 8. Informacin Del Grupo Familiar y/o Representados

En la tercera (3) pantalla de crear caso el usuario estudiante o coordinador

podr visualizar los 11 hechos victimizantes contemplados en la ley de vctimas,

el objetivo en este pantallazo es seleccionar uno o varios de estos hechos con

base en la informacin suministrada por el beneficiario en la entrevista, para

lograr un una mejor gestin de este pantallazo podemos tener acceso a la

definicin exacta del hecho victimizante parndonos en el smbolo de

exclamacin que aparece en azul y que est ubicado a la derecha de cada ttulo,

tal como se aprecia en la siguiente grafica. Despus de tener la seleccin

completa de los hechos victimizantes que contiene el caso le damos en

siguiente.

Es importante precisar que el nmero de preguntas posteriores que haga el

sistema est directamente relacionado con el nmero de hechos victimizantes

que se seleccionen.

Ilustracin 9. Seleccionar Hecho(s) Victimizante(s)

En el pantallazo cuatro (4) de crear caso encontraremos la captura de la

informacin del hecho victimizante, en este pantallazo cabe hacer claridad en dos

aspectos:

El primero es que se preguntara la fecha de la nica o la ultima

victimizacin, lo anterior debido a que en este mismo pantallazo se le

preguntara al beneficiario si ha sido re-victimizado, por re-victimizacin se

entiende que son sucesos de tiempo, modo y lugar diferentes a la primera

cadena de acontecimientos o acontecimiento que genero la victimizacin.

El segundo es que el sistema al momento de dar clic Siguiente nos

advertir de acuerdo a la fecha de los hechos victimizantes, si el

beneficiario puede solicitar la indemnizacin por reparacin y/o restitucin,

esto tomado como punto de partida el ao 1985 para la reparacin y el ao

1991 para la restitucin.

De acuerdo a lo anterior procedemos a gestionar cada uno de los campo y

procedemos a dar clic en el botn siguiente.

Ilustracin 10. Informacin Bsica Del Hecho Victimizante

Ilustracin 11. Mensaje De Advertencia Para Solicitar Reparacin

Ilustracin 12. Mensaje de Confirmacin Para Grabar Informacin

En el pantallazo cinco (5) de crear caso encontraremos la captura de la

informacin atinente a la informacin de la declaracin y/o denuncia, en este

pantallazo se le preguntara al beneficiario si presento declaracin en el ministerio

publico y si se ha notificado de la valoracin de su declaracin, en caso afirmativo

le preguntaremos si conoce la fecha de su inclusin en Registro nico de

victimas, despus le daremos Siguiente para avanzar al siguiente pantallazo de

la captura.

Ilustracin 13. Informacin Bsica De La Declaracin y/o Denuncia

Despus encontraremos el pantallazo ms importante del modulo de captura,

pues en este definiremos el diagnostico, el tipo de consulta y el nmero de

das en el que nos comprometeremos a entregar la accin jurdica que estamos

proyectando al beneficiario.

Para generar el diagnostico es importante hacer un buen ejercicio de escucha de

la situacin que describe el beneficiario del programa y desde luego, de lectura

de documentos que porte el beneficiario en el momento de la consulta.

Primero elegiremos una de las opciones que se encuentran en tema y luego

elegiremos la accin jurdica pertinente al problema puntual que acusa el

beneficiario, dentro de estas podremos encontrar, acciones constitucionales o

recursos de va gubernativa dependiendo del caso. Despus elegiremos el cdigo

que describe el problema que acusa el beneficiario.

Una vez completado el paso anterior, describiremos el tipo de intervencin del

consultorio en el caso seleccionando una de las tres opciones contenidas en tipo

de consulta para el Diagnostico, estas son:

ASESORA JURDICA: Cuando proyectamos un documento que ser

presentado directamente por el beneficiario del programa ante una entidad

o juzgado.

REPRESENTACIN: Cuando el beneficiario entrega poder al consultorio

para que en su nombre y representacin inicie y lleve hasta su culminacin

la accin jurdica que le permitir a este acceder al derecho que se le est

vulnerando. Esta Opcin genera seguimiento por parte del estudiante, este

seguimiento deber ser gestionado de acuerdo al captulo que veremos

ms adelante llamado gestin de casos.

INFORMACIN: Esta opcin bsicamente aplica cuando lo nico que se le

entrega al beneficiario es informacin acerca de un procedimiento

administrativo o sencillamente se le informa la ruta de acceso a un

programa social que requiera el beneficiario, esta opcin no genera

seguimiento.

Despus de seleccionar el tipo de intervencin del consultorio, seleccionaremos

en el campo proyeccin del documento el nmero de das que nos

demoraremos en entregara la accin jurdica requerida.

Finalmente damos clic en el botn Siguiente para avanzar al sptimo (7) y

penltimo pantallazo del modulo de captura.

Ilustracin 14. Adicionar Diagnsticos

En el penltimo pantallazo del modulo de captura encontraremos un practico

campo que nos permitir consignar informacin que consideramos relevante al

caso, en este orden de ideas podramos insertar informacin atinente al nmero

interno de carpeta en el consultorio (para relacionar el archivo fsico con el

magntico) o simplemente anotar informacin que nos parece importante y que a

lo largo de la entrevista no capturamos. Despus de esto le daremos Siguiente

para avanzar al ltimo pantallazo del modulo de captura.

Ilustracin 15. Anexos, Comentarios y Otros

Una vez hemos finalizado los siete (7) pantallazos del modulo de captura llamado

crear caso obtendremos un numero de caso en ANFORA y a su vez podremos

descargar el archivo del caso en PDF.

Ilustracin 16. Descargar PDF

Este archivo debe imprimirse para que el beneficiario lo firme, esta impresin del

formato de atencin del programa nos servir como documento de apertura de la

carpeta fsica que se le lleva a cada beneficiario del consultorio, con esto sumado

a la copia de la accin jurdica que hemos proyectado, nos servir para crear una

carpeta del caso para nuestro archivo fsico.

Cabe anotar que cada formato contiene al final informacin del reparto donde la

universidad podr ingresar en el formato fsico el estudiante asignado y el asesor

a cargo.

Finalmente visualizaremos una informacin adicional que deber mencionrsele

al beneficiario del programa, esta informacin corresponde a los tiempos y

procedimientos pertinentes para que cada beneficiario pueda hacerle un

seguimiento pertinente a la accin jurdica que tendr que radicar en la entidad

competente o ente el sistema judicial, en este orden de ideas le indicaremos al

beneficiario que la informacin que obtenga del caso debe ser informado al

estudiante que lleva el caso para poder asegurar un adecuado acompaamiento

del caso por parte del consultorio.

De esta forma damos por terminada la primera etapa del procedimiento

correspondiente a la captura y diagnostico del caso.

Ilustracin 17. Pgina Uno Del PDF Generado

Ilustracin 18. Pgina Dos Del PDF Generado

Ilustracin 19. Pgina Tres Del PDF Generado

Esta opcin nos permite adicionar diagnsticos en un caso que ya fue creado

anteriormente, para esto debemos ir a casos y dar clic en la opcin Adicionar

Diagnsticos.

Ilustracin 20. Adicionar Diagnstico(s)

Una vez estamos en el modulo de Casos Sin Diagnsticos o Pendientes por

Tramitar vamos a seleccionar el caso al cual le deseamos adicionar diagnosticos

picando en el icono verde con el simbolo de mas (+) que se encuentra en la

columna de la derecha de nombre adicionar Diagnstico(a).

Ilustracin 21. Casos Sin Diagnsticos o Pendientes Por Tramitar

Una vez estemos dentro de adicionar diagnstico procederemos a seleccionar

el tema por el cual el beneficiario se acerca de nuevo al consultorio, el tipo de

accin jurdica aplicable al caso, la descripcin de este y el tipo de consulta y los

das de proyeccin en los que estar este documento. Finalmente

seleccionaremos el botn azul de agregar diagnstico.

Ilustracin 22. Procedimiento Para Adicionar Diagnstico

Es importante tener presente que el sistema finalmente nos mostrara un

pantallazo con un breve recuento de los diagnsticos que se encuentran abiertos

en el caso y nos dar la oportunidad de eliminar el diagnostico que hemos

adicionado en caso de detectar que hemos errado en la tipificacin de este.

Si nos encontramos seguros de que el nuevo diagnostico es acertado dar clic en

el botn verde de siguiente.

Ilustracin 23. Eliminar Diagnsticos Adicionados

Finalmente el sistema nos dar la oportunidad de imprimir nuevamente el caso

para la firma del beneficiario.

Ilustracin 24. Descargar Caso en PDF Actualizado

Esta opcin la encontraremos en el men principal en el botn de Foros, esta

funcin fue creada bsicamente para el registro de personas que asisten a los

foros y/o capacitaciones realizadas por la Universidad.

Ilustracin 25. Informacin Principal Del Foro

En el primer pantallazo describiremos el nombre del Foro y/o Capacitacin y la

fecha de realizacin que tuvo este; despus de haberlo hecho daremos clic en el

botn siguiente.

Es importante resaltar que a los asistentes al foro y/o capacitaciones se les

considera un beneficiario directo del programa, en este orden de ideas debemos

registrar la informacin bsica de cada uno de ellos en el segundo pantallazo

llamado participantes al foro.

Ilustracin 26. Adicionar Participantes Del Foro

Despus de haber registrado a la totalidad de beneficiarios del Foro y/o

Capacitacin, le daremos clic al botn siguiente.

Finalmente, el sistema nos dar la opcin de descargar un PDF que el coordinador

deber firmar para adjuntar al archivo fsico del programa, tal como se ilustra a

continuacin:

Ilustracin 27. Formato De Atencin Jurdica en PDF Del Foro

Esta opcin est permitida a dos (2) usuarios del sistema:

Equipo Nacional de Opcin Legal

Coordinador del Programa en la Universidad

Su objeto es asignar los casos a un usuario o de un usuario a otro. Para esto

iremos al mdulo Casos Generados y seleccionamos el caso que deseamos

reasignar dando clic sobre el nmero de caso (Botn Verde)

Ilustracin 28. Mdulo de Casos Generados

Ilustracin 29. Seleccin Caso a Reasignar

En la parte inferior del pantallazo de la descripcin del caso, encontraremos un

mdulo, en el cual seleccionamos el usuario al que le asignaremos el caso y

seguidamente clic al botn verde (Reasignar Caso).

Ilustracin 30. Reasignar Caso

Esta opcin est permitida parcialmente, para iniciar el proceso debemos entrar a

casos abiertos y seleccionar el caso en el que deseemos actualizar la informacin

de contacto, para esto buscaremos el icono que tiene una hoja y un lpiz el cual

se encuentra en la columna derecha de nombre Accin.

Ilustracin 31. Modificar Informacin De Contacto

Una vez nos encontremos dentro de esta opcin tendremos la oportunidad de

actualizar solo la informacin que se encuentra encerrada en los recuadros

verdes de la siguiente imagen:

Ilustracin 32. Informacin De Contacto

Finalmente para guardar los cambios daremos clic en el botn verde de

Actualizar.

El objetivo general del seguimiento y evaluacin de calidad de casos es conocer

en primera instancia el impacto de la intervencin del programa en la ciudad

donde est operando, este impacto puede medirse de forma escalonada de

acuerdo con el nivel de intervencin del consultorio ya sea ante el SNARIV o ante

el Sistema Judicial, tal como se aprecia en la siguiente grfica:

Para iniciar con este numeral, hay que precisar que por cada diagnstico se

asigna un tipo de consulta, a saber:

INFORMACIN: Cuando se da informacin al beneficiario acerca de las

rutas de acceso o procedimientos para acceder a un derecho. Este tipo de

Sancin

Impugnacin y/o Desacato

Accin de Tutela

Derecho de Peticin y/o

Recurso de va Gubernativa

consulta no genera monitoreo y se cierra automticamente despus de

creado.

ASESORA JURDICA: Cuando se realiza un documento y se entrega al

beneficiario para que sea tramitado para poder acceder a un derecho.

REPRESENTACIN: Cuando el beneficiario otorga poder expreso para

representar y as realizar una accin jurdica ante las entidades del SNAIPD

o el sistema judicial.

Los tipo de consulta Asesora Jurdica y Representacin generan una

determinada accin jurdica, la cual se le debe hacer seguimiento y monitoreo.

3.1.1.

As mismo para continuar con este numeral, hay que precisar previamente dos

aspectos que deben ser tenidos en cuenta para comprender como hacer el

seguimiento en ANFORA, el primero tiene que ver con la definicin de Caso y de

Diagnostico, en este orden podremos evidenciar en el pantallazo de inicio que

un caso puede tener uno o varios diagnsticos, en este orden de ideas podremos

visualizar que cada diagnstico tiene dos letras (estas describen el tipo de accin,

por ejemplo si es PE es una peticin o si es una AT una accin de tutela y un

nmero que abrevia a travs de una codificacin la descripcin de la

reclamacin), en resumen, un beneficiario puede venir al consultorio con una o

tres reclamaciones tal como se observa en la siguiente imagen:

As mismo, es pertinente aclarar que pueden haber diagnsticos de dos colores

(azules oscuros y azules claros), esta diferencia de colores est relacionada con

los nuevos y antiguos cdigos de las dos versiones de la base de datos, en este

orden podremos ver que el color azul oscuro est relacionado con la antigua

codificacin (ley 387 de 1997) y la azul clara con la nueva codificacin (ley 1448

de 2011), tal como se evidencia en la siguiente imagen:

En este orden de ideas, es importante que el usuario del sistema ANFORA sepa

que el seguimiento se hace a cada diagnstico por separado, en conclusin cada

diagnostico debe ser actualizado independientemente ya que en la vida real

puede haber respuestas positivas, negativas o parciales, en estas ltimas

podremos encontrarnos en una situacin donde se conceden algunas cosas y

otras no, por tal razn el sistema hace seguimiento por diagnsticos y no por

casos.

3.1.2.

Es el segundo aspecto, est relacionado con la descripcin de cules son los

procedimientos que le son permitidos a cada usuario, en este orden, cada usuario

puede intervenir en cada etapa teniendo en cada caso en especfico restricciones

de seguridad, de consulta o de gestin de casos, tal como lo exponemos a

continuacin:

Los Estudiantes del Programa: Intervienen en la captura de la informacin

bsica del beneficiario y en el seguimiento a las acciones jurdicas que ha

generado con base en el diagnostico hecho al caso expuesto por cada

beneficiario del programa que este atienda. Este puede adicionar

diagnsticos y archivar o desarchivar casos por instruccin del

coordinador del programa en la universidad. Este puede generar segn sea

el caso o la necesidad reportes o consultas de los temas o las cifras de

atencin de su universidad en el modulo de reportes. A nivel de

confidencialidad, este solo podr administrar y/o gestionar sus casos y no

podr observar la informacin atinente a los casos que lleven sus

compaeros estudiantes adscritos al programa.

Coordinador y Directores de Consultorios Jurdicos: Estos Puede

igualmente intervenir en la captura y seguimiento del caso, pueden ordenar

el archivo de un caso o el desarchivo de este, aunque su rol principal es el

de calificar la calidad de la asistencia jurdica brindada por el estudiante

del programa al beneficiario y igualmente el de monitorear el seguimiento

que se est haciendo a los casos por parte de los estudiantes del

programa, este podr tambin administrar mediante un sistema de

asignaciones y reasignaciones los casos que se encuentran asignados a

cada uno de los estudiantes. estos puede igualmente generar segn sea el

caso o la necesidad reportes o consultas de los temas o las cifras de

atencin de su universidad en el modulo de reportes. A nivel de

confidencialidad, este podr observar y monitorear los casos de su

universidad y con respecto a otras universidades podr observar

estadsticas y cifras de atencin de estas sin poder intervenir en el sistema

de reasignacin de casos de otras universidades o tener acceso a la

informacin de los casos llevados por usuarios de otras universidades.

Oficial Nacional y/o de Terreno de ACNUR y NRC: Su Rol bsicamente es el

de monitoreo, este usuario del sistema no tiene ningn tipo de restriccin a

nivel de consulta de la informacin de los casos que se llevan en todas las

universidades, sin embargo tiene restriccin para capturar casos o

gestionarlos ya que este es un rol de las Universidades. Este puede generar

segn sea el caso o la necesidad reportes o consultas de los temas,

reclamaciones informacin bsica de los beneficiarios del programa y

acceder a las cifras de atencin de las universidades en el modulo de

reportes.

Equipo Nacional de La COL: Son los administradores del sistema y por lo

tanto no tienen ninguna restriccin para acceder a la informacin

contenida en la base de datos y la gestin de los casos y evaluacin de

calidad de estos. Son los facultados para adicionar o corregir procesos en

el sistema de acuerdo a los requerimientos de las universidades o las

agencias.

De acuerdo con lo anterior, para gestionar un caso ya capturado tendremos que

realizar los siguientes pasos:

1. Debemos ir a inicio y ubicar el caso que deseamos gestionar,

2. Una vez Ubicado en el caso, damos clic encima del diagnostico que

deseamos gestionar

Captura y Diagnstico del

caso.

(Estudiantes y Coordinadores)

Seguimiento y Gestin del caso.

(Estudiantes, Coordinadores,

Equipo COL, Oficiales ACNUR

y NRC)

Evaluacin de Calidad del Caso.

(Coordinadores y Equipo COL)

Monitoreo y Reportes.

(Estudiantes, Coordinadores,

Equipo COL, Oficiales ACNUR

y NRC)

Ilustracin 33. Gestionar Diagnsticos De Los Casos

3. Nos dirigimos a la parte inferior de la pantalla, all veremos una pestaa

llamada Estados del Diagnstico en la que deberemos seleccionar una de

las etapas o estados en los que se puede encontrar una accin jurdica que

ha sido proyectada por el estudiante del programa, los estados del sistema

son los siguientes:

4. Una vez este seleccionada la etapa en la que se encuentra el diagnostico le

daremos clic al botn Gestionar para actualizar el estado del diagnstico

que contiene el caso. Es importante aclarar que este proceso debe

repetirse tantas veces como avance el caso hasta llegar al resultado o

respuesta de la accin jurdica que proyecto el estudiante del programa.

Proyeccin del documento

Revisin aprobada del documento

Entrega al beneficiario de la

accin Jurdica

Accin Jurdica Radicada por el

Beneficiaro

Respuesta Generada de la Accin Jurdica Radica (Esta puede

ser positiva o negativa)

Ilustracin 34. Gestionar Diagnsticos

As mismo es importante recordar que cada diagnstico debe ser actualizado

independientemente, en la medida que cada diagnostico se lleve al ltimo estado

(respuesta positiva o negativa) estos se irn cerrando y desapareciendo de la

pantalla de inicio (No saldrn en la bandeja de entrada).

Es importante recordar que un caso puede ser archivado y desarchivado en

cualquier etapa del seguimiento, en este orden de ideas, se puede Archivar un

caso por las siguientes razones:

Caso archivado por inactividad del Beneficiario

Informacin inconsistente y/o falta a la verdad

Por solicitud del Beneficiario

Por solicitud del Coordinador del Consultorio jurdico

Otro

De acuerdo con lo anterior para archivar un caso debemos seguir los siguientes

pasos:

1. En el men superior iremos a casos y ah seleccionaremos archivar

casos

Ilustracin 35. Men Archivar Casos

2. Despus seleccionaremos el caso que deseemos archivar picando en el

icono con forma de carpeta que est en ltima columna.

Ilustracin 36. Mdulo De Archivar Casos

3. Por ltimo seleccionaremos el motivo por el cual el caso se ha archivado y

en el campo de comentarios adicionales tendremos la oportunidad de

poner informacin atinente a la persona que nos ha autorizado el archivo

del caso y despus daremos clic en el botn Siguiente para que el caso

se archive y desaparezca de nuestra bandeja de entrada de la pgina

inicial. Es importante mencionar que la informacin que consignemos en el

campo de comentarios adicionales no podr ser borrada en un posible

desarchivo del caso.

Ilustracin 37. Detalle Del Caso A Archivar

El desarchivo de un caso puede ocurrir cuando el beneficiario que penamos que

no volvera hace una nueva aparicin informando el estado de su caso o

simplemente preguntando por el estado de su solicitud, para iniciar con este

proceso de desarchivo iremos al men superior, nos pararemos en el botn de

casos y en este seleccionaremos la opcin casos archivados

Ilustracin 38. Men Casos Archivados

Despus buscaremos el caso dentro de los casos archivados y seleccionaremos

el caso que deseamos reactivar o desarchivar dando clic en el icono con forma

de carpeta que se encuentra en la columna desarchivar.

Ilustracin 39. Casos Archivados

Por ltimo, podremos visualizar los datos por los cuales se haba archivado el

caso y daremos clic en el botn verde de desarchivar.

Ilustracin 40. Mdulo Desarchivar Casos

El objetivo principal de la evaluacin de casos apunta a identificar los problemas

de calidad en la prestacin de la asistencia legal por parte de los estudiantes del

programa, desde esta lgica lo que se pretende es identificar falencias del

conocimiento que deben ser trabajadas posteriormente en sesiones de

capacitacin con los estudiantes y as mismo identificar de forma primaria las

posibles arbitrariedades en las respuestas del sistema de atencin a vctimas o el

sistema judicial.

En este orden de ideas la evaluacin de calidad debe hacerse a la totalidad de los

casos que tengan una respuesta negativa.

Esta funcin est a cargo del coordinador del programa en la universidad y en

segunda instancia a cargo del equipo nacional de la Opcin Legal, es el tercer

paso de las etapas del procedimiento, para esto debemos ir al men principal y

pararnos en casos, una vez estemos all debemos dar clic en evaluar casos.

Ilustracin 41. Men Evaluar Casos

Una vez estemos dentro de evaluar casos el sistema nos mostrara todos los

casos que se encuentran sin evaluar, despus de localizar el caso que deseamos

evaluar picamos en el icono con forma de hoja que se encuentra en la columna

accin.

Ilustracin 42. Evaluacin De Casos Por Evaluar

Damos clic al cono de la columna accin y el sistema nos direccionara al

modulo Evaluar caso en el que encontraremos dos campos que debemos

diligenciar, el primero est relacionado con el nmero interno de carpeta en el

consultorio Jurdico, en este campo digitaremos en caso de ser pertinente el

Radicado interno de la carpeta fsica que contiene el caso, y en segunda instancia,

procederemos a realizar la evaluacin de Calidad con la lgica de anlisis basada

en la identificacin de errores SUSTANCIALES (errores que afectan el derecho

del beneficiario del programa y que hace que este pierda la posibilidad de acceder

a su derecho) y la identificacin de errores FORMALES (errores que no afectan

realmente el derecho del beneficiario del programa pero que hacen que el acceso

a este se dilate por error del estudiante) tal como lo ilustra el siguiente cuadro:

Tipo de Accin Jurdica NO Pertinente Tipo de Accin Jurdica NO Pertinente

Pretensin de la Accin Inadecuada o Errnea Pretensin de la Accin Inadecuada o Errnea

Mala Redaccin de los Hechos Mala Redaccin de los Hechos

Fundamentos de Derecho Errados Fundamentos de Derecho NO Pertinente

Fuera de Trminos Legales Para la Presentacin

de la Accin Tiempo de Entrega al Beneficiario NO Oportuno

Diagnstico Errado del Derecho Afectado Tiempo de Proyeccin NO Oportuno

No Aplica Tiempos de Revisin NO Oportuno

No Aplica

Ahora bien, si el caso tiene criterios de calidad buenos, procederemos a

seleccionar la opcin Conforme pero si presenta un error formal o sustancial,

procederemos elegir uno de estos o ambos si el caso lo amerita, tal como se

ilustra a continuacin:

Ilustracin 43. Mdulo Evaluar Caso I

Vale aclarar, que si por ejemplo no se presenta un error sustancial, debemos

elegir la opcin No Aplica para descartar este criterio como problema de

calidad. Terminamos dando clic al botn verde de Evaluar Caso.

Ilustracin 44. Mdulo Evaluar Caso II

Todos los usuarios del sistema podrn realizar reportes, a travs del botn Reportes

en el men principal.

En la ventana de Reportes estarn los distintos tipos de reportes que se pueden

consultar.

Ilustracin 45. Mdulo De Reportes

El sistema genera distintos tipos de reportes.

El reporte se genera automticamente; el usuario slo requiere determinar un

rango de fechas para realizar el reporte, a travs del cono del Calendario. Luego

debe dar clic al botn de Generar Reporte.

Ilustracin 46. Resultado de Reporte Generado

El sistema generar el reporte solicitado segn las fechas ingresadas, a travs de

una tabla y puede ser exportado a Excel.

Los Estudiantes slo pueden ver sus casos creados o asignados y el coordinar los

casos atendidos en su Universidad.

Finalmente es importante resaltar la funcin Buscar, esta la encontraremos en

el men de inicio en la parte derecha.

Ilustracin 47. Mdulo Buscar

Para ubicar un beneficiario en el sistema, podremos realizar la bsqueda por

varias variables (Cedula, Nombre y Apellidos y Numero de caso).

Ilustracin 48. Resultado De La Bsqueda Solicitada

Es importante mencionar que si encontramos el caso, el sistema nos dar la

opcin de ver el resumen de este en el icono con forma de carpeta, editar o

modificar la informacin del caso en el icono de la hoja y el lpiz o de eliminarlo

en caso de ser un usuario Administrador del Sistema.

Los usuarios que no sean Administradores del Sistema no podrn eliminar casos,

por lo tanto tendrn que solicitarlo va correo electrnico al equipo nacional de la

Corporacin Opcin Legal.