La  implementación  de  TIC    no  se  trata  solo  de  so4ware  y  hardware  

Jefe:  por  fin  encontré  el  archivo!!!  

¿Alguien  sabe  donde  quedó  el  e-­‐mail?  

¿Tener  un  escáner  me  convierte  en  “cero  papel”?  

Que  busca  impulsar  la  masificación  del  uso  del    Internet  para  dar  el  salto    hacia  la  PROSPERIDAD  PARA  TODOS    

ECOSISTEMA DIGITAL

OFERTA  

ECOSISTEMA  DIGITAL  

INFRASTRUCTURA  

SERVICIOS  USUARIOS  

DEMANDA  

A Todos los colombianos cuenten al menos con una solución de conectividad gracias a una moderna Autopista de la información  

Los colombianos tengan acceso a una oferta competitiva de servicios de última tecnología  

Se reduzca la brecha digital en Colombia a través de la capacitación y apropiación de las TIC  

Los colombianos tengan una vida más fácil y productiva gracias a una amplia oferta de aplicaciones y contenidos digitales  

APPS  

Contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que presta

mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC.

Gobierno en línea

OBJETIVO  GENERAL  

La  Estrategia  de  Gobierno  en  línea  contribuye  con  la  construcción  de  un  Estado  más  eficiente,  más  transparente  y  parWcipaWvo  y  que  presta  mejores  servicios  con  la  colaboración  de    toda  la  sociedad,  mediante  el  aprovechamiento  de  las  TIC.  Lo  anterior,  con  el  fin  de  impulsar  la  compeWWvidad  y  el  mejoramiento  de  la  calidad  de  vida  para  la  prosperidad  de  todos  los  colombianos.  

Contribuir  al  incremento    de  la  transparencia  en    la  gesEón  pública  

Promover  la  parWcipación    ciudadana  haciendo  uso    de  los  medios  electrónicos  

Facilitar  la  eficiencia  y    colaboración  en  y  entre    las  enEdades  del  Estado,    así  como  con  la  sociedad    

en  su  conjunto  

Fortalecer  las  condiciones    para  el  incremento  de  la    compeWWvidad  y  el    mejoramiento  de  la    calidad  de  vida  

Gobierno en línea

GEL  hace  

parte  de  

Plan  Nacional  de  Desarrollo  2010  –  

2014  “Prosperidad  para  todos”  

Plan  Vive  Digital  

PolíEca  de  Buen  Gobierno  y  Eficiencia  

AdministraEva  

Ley  de  TIC  

PolíEca  AnE  trámites  

Asi funciona Gobierno en línea

1. Tendencias- Definimos líneamientos

2. Acompañamiento- Más servicios y más tramites.

3. Monitoreamos y evaluamos

Evolución de Gobierno en línea.

3.0 (2010 ...) Innovación Gubernamental Open Gov, Open data, IT servicios Democracia y participación en línea

2.0 (2007-2010) Centrado en el ciudadano Servicios interactivos (Social Media) Servicios móviles

1.0 (... 2007) Centrado en el Gobierno Presencia en la Web Información en línea

DEMOCRACIA

TRANSACCIÓN

INFORMACIÓN

INTERACCIÓN

TRANSFORMACIÓN

Avanzamos gracias al diseño de una Estrategia dividida por fases:

El Portal del Estado Colombiano es el punto integrado de información, trámites y servicios del Estado Colombiano

www.gobiernoenlinea.gov.co

Trámites y servicios Directorio de entidades

Espacios de participación Redes sociales

Centro de Contacto Ciudadano

Reconocido internacionalmente como una herramienta de transparencia y participación del Estado Colombiano

Portal o Catalogo de Datos abiertos del Gobierno Colombiano

www.datos.gov.co

Promueve la publicación de información pública para que terceros puedan desarrollar herramientas y aplicaciones que generen valor agregado al ciudadano. Ya se cuenta con información de 4 entidades.

El portal cuenta con más de 46 Aplicaciones en categorías como salud, educación, contratación pública, turismo y otros tema.

www.aplicaciones.gov.co

El Portal para servidores públicos www.sirvoamipais.gov.co y el Portal de alcaldes y Gobernadores de Colombia www.portalterritorial.gov.co reivindican y orientan a los servidores en su labor

Los ciudadanos usan Gobierno en línea

23 % han participado en la definición de normas, planes, programas o proyectos de entidades públicas usando medios electrónicos

Entre quienes utilizan canales electrónicos se encuentra que….

49% han presentado PQR ante una entidad pública por medios electrónicos

66% ha obtenido información general de las entidades públicas por medios electrónicos y el 64% específicamente de trámites y servicios.

LECCIONES APRENDIDAS

El desarrollo del Gobierno en línea, va mucho más allá de la prestación de servicios a través de Internet, implica emprender acciones y esfuerzos en varias áreas: ü  Nuevas capacidades administrativas, ü  Gestión del cambio, ü  Ajustes en los marcos normativos, ü  Desarrollos tecnológicos

Debe involucrar un proceso de modern izac ión in tegra l de las administraciones públicas

Es necesario no sólo aumentar el número y uso de los servicios sino que también mejorar la calidad y el acceso a los mismos

Las TIC tiene un potencial importante para promover el desarrollo sostenible de la sociedad, siempre y cuando durante el proceso la sociedad sea involucrada y exista una visibilidad de los asuntos públicos

BUEN  GOBIERNO  Y  CERO  PAPEL  

Buen Gobierno

•  EnEdades  públicas  que  prestan  servicios  de  una  manera  eficaz,  eficiente  y  efecEva  

•  Un  Estado  que  mejora  permanentemente  su  gesEón  

•  Un  sector  público  que  complementa  y  potencia  las  acciones  del  sector  privado    

•  Una  gesEón  pública  innovadora  y  eficiente    

•  Un  mejor  y  más  amplio  servicio  al  ciudadano    

Buen Gobierno: Principios

Principios  orientadores  Transparencia  

GesEón  pública  efecEva.  

Vocación  por  el  servicio  público.  

ParEcipación  y  servicio  al  ciudadano.  

Lucha  contra  la  corrupción.    

Cero papel

•  Desde  los  años  70’s  basado  en  redes  y  e-­‐mail  

•  Enfocado  en  el  eficiente  uso  de  recursos  (Eempo,  insumos,  espacios  de  almacenamiento,  desperdicios,  contaminación)  

•  Enfocado  en  mejor  gesEón  de  la  información  

Reducción  sistemáWca  del  uso  del  papel  mediante  la  susWtución  de  soportes  en  papel  por  medios  

electrónicos  

Oficina  sin  papel  

NUEVAS  TENDENCIAS  EN  EL  TRATAMIENTO/GESTIÓN  DE  DOCUMENTOS  DE  ARCHIVO  

ELECTRÓNICOS.    DR.  EDUARDO  PEIS.  UNIVERSIDAD  DE  

GRANADA.    

EL IMPACTO TECNOLÓGICO

•  “revolución  de  la  información  electrónica”  –  reducción  (anulación)  de  las  distancias  espacio-­‐temporales,  e  incluso,  las  barreras  jerárquicas  

–  cambios  sobre  el  modo  de  trabajar,  jugar,  socializar,  organizar,  enseñar...  

•  cambios  para  los  sistemas  de  archivo/gesWón  –  nuevas  prácWcas  de  comunicación  –  nuevas  formas  documentales  –  cambio  en  la  estructura  organizaWva  

MODIFICACIÓN DE LOS MÉTODOS DE TRABAJO

•  recreación  de  la  organización  y  sus  acWvidades  de  un  modo  tecnológicamente  accesible  24  horas  al  día,  desde  cualquier  lugar  y  sin  barreras  jerárquicas    

•  Instantaneidad  •  descentralización  organizaWva  →  

comunicaciones  horizontales:  “espacio  virtual  de  trabajo  común”  

•  los  ficheros  de  datos,  en  sí  mismos,  dejan  de  ser  estáWcos:  entorno  service-­‐delivery    

CAMBIO EN LA FORMA DEL DOCUMENTO: EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

•  fácilmente  manipulable,  enlazable  interna  y  externamente,  rápidamente  transformable,  intrínsecamente  localizable,  instantáneamente  transportable  e  infinitamente  replicable  (Schamber)  

•  no  es  una  enWdad  hsica  inerte,  con  la  estructura  lógica  y  las  relaciones  hsicas  interdependientes  

•  sus  atributos  hsicos  son,  en  gran  medida,  función  del  so4ware  y  están  separados  del  contenido  informaWvo  o  del  contexto  del  documento  

INADAPTACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS TRADICIONALES

•  principio  de  procedencia  –  los  métodos  por  los  que  la  oficina  creadora  puede  usar  los  registros  no  reflejan  almacenamiento  hsico,  son  establecidos  por  las  funcionalidades  so4ware.  

–  lo  que  preserva  el  orden  hsico  son  las  asociaciones  lógicas  entre  los  registros  

•  selección  y  valoración  –  no  Wene  senWdo  hablar  de  “master  file”,  ni  del  ciclo  de  vida  

–  instantaneidad,  mulWplicidad  y  conjnua  variabilidad  

INADAPTACIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS TRADICIONALES

•  retención  y  conservación  –  conservación  soporte  hsico  →  conWnuidad  de  uso  

•  organización  y  descripción  –  hsica  e  intelectual:  La  ordenación  hsica  de  los  documentos  electrónicos  es  de  escasa  importancia  

–  descripción  contextual  •  acceso  y  uso  

–  descripción  a  posteriori:  control  intelectual  colecWvo  

–  sistemas  de  acceso  basados  en  la  oferta  

EL “NUEVO PARADIGMA”

•  “reinvención”  de  los  archivos  –  contenido  del  registro  →  contexto  –  registro  en  sí  mismo  →  función  –  preservación  y  acceso  →  intervención  en  la  creación  

–  el  contexto  y  el  entorno  funcional  –  importancia  de  la  valoración  –  no  custodia  

PROCESOS  ELECTRÓNICOS  

• Racionalización  y  opEmización  de  procesos  

• AutomaEzación  (BPM)  

DOCUMENTOS  

ELECTRÓ-­‐NICOS  

• Manejo  seguro  de  acEvos  de  información  

• Aplicaciones  de  gesEón  documentos  electrónicos  

• Uso  de  estándares  

BUENAS  PRÁCTICAS  

• Aprovechamiento  de  TIC  en  buenas  pracEcas  

• Cambio  cultura  organizacional  Establecer   lineamientos  

p a r a   h a c e r   m á s  eficientes  y  efecEvos  los  trámites   y   eliminar   el  uso   del   papel   en   la  gesEón   que   realizan   las  enEdades   públ icas ,  tanto  para  sus  procesos  internos   como   para   los  servicios   que   prestan  hacia  los  ciudadanos.  

La   iniciaWva   cero   papel,  como   parte   del   Plan   Vive  Digital  busca…    

Cero papel

Cero papel: evolución uso del papel

Fase  1:  • Uso  exclusivo  de  papel,  administración  manual.  

Fase  2:  • Uso  exclusivo  de  papel,  administración  apoyada  en  aplicaciones  de  tecnología.  

Fase  3:  • Combinación  de  papel  con  documentos  digitalizados,  administración  apoyada  en  aplicaciones  de  tecnología.  

Fase  4.    • Combinación  de  papel  y  documentos  digitalizados  con  documentos  electrónicos,  administración  apoyada  en  aplicaciones  de  tecnología.  

Fase  5.    • Uso  exclusivo  de  documentos  electrónicos,  administración  exclusiva  mediante  aplicaciones  de  tecnología.  

Gasto  anual  en  impresiones  USD  1.3  billones.  Ahorro  potencial:  USD  440  millones    Impresión  promedio  día  x  empleado:  30  hojas      Baja  implementación  de  buenas  prácWcas  en  enEdades:    •  Polí&cas  de  impresión  11%  •  Impresión  doble  cara  9%  •  Control  individual  impresión  5%    

Razones  para  excesos  de  impresión  •  Necesidad  firmas  en  papel  57%  •  Para  revisar  en  reuniones  54%  •  Para  compar2r  con  otros  51%  •  Requisitos  de  archivo  /  almacenamiento  38%  

 Informe  2009  de  impresión  del  gobierno",  Lexmark  y  O'Keeffe  &  Company,  Marzo  de  2009  

12  

30  

Casa   Oficina  

Hojas  impresas  

Teletrabajo  

Cero papel: Experiencia USA Gobierno Federal: Buenas prácticas

•  Cada  año  se  dedican  al  menos  362  millones  de  horas  y  147  mil  millones  de  euros  a  gesEonar  procesos  de  documentación  empresarial  críEca  

•  El  31%  de  todas  las  organizaciones  europeas  siguen  perdiendo  documentos  importantes  

•  Solo  22%  disponen  de  procesos  completamente  automaWzados  para  gesEonar  la   información  empresarial  críEca  

•  En  promedio,  el  42%  de  la  información  críEca  está  disponible  solo  en  formato  impreso.    •  Existen   oportunidades   en   gesEón   del   conocimiento,   la   seguridad   y   la   efecWvidad   en   las  organizaciones  

•  Las   barreras   principales   para   opEmizar   procesos   son   la   falta   de   Wempo,   falta   de   personal  asignado,  y  falta  de  apoyo  real  de  la  dirección.    

 

 Índice  de  Eficiencia  de  Procesos.  Coleman  Parkes  Research  para  RICOH  –  Junio  2011  .  458  organizaciones  en  Bélgica,  Francia,  Alemania,  Italia,  los  Países  Bajos,  Suecia,  Finlandia,  Noruega  y  Dinamarca,  España,  Suiza  y  el  Reino  Unido.  

Cero papel: Experiencia: Europa: eficiencia de procesos

MODELO CONCEPTUAL DE LA INICIATIVA CERO PAPEL

SITUACIÓN  ACTUAL  1  Principales soportes normativos

• Reglamenta  el    acceso  y  uso  de  los  mensajes  de  datos,  comercio  electrónico,  firma  digital,  el  valor  probatorio,  la  validez  y  eficacia  de  los  mismos  frente  a  una  acción  judicial,  establece  el  carácter  de  originalidad  siempre  que  cumpla  con  los  requisitos  de  autenEcidad  e  integridad.  

Ley  527  de  1999.      

• Ley  General  de  Archivos.  Programas  de  gesEón  de  documentos,  pueden  contemplar  el  uso  de  nuevas  tecnologías  y  soportes,  en  cuya  aplicación  deberán  observarse  los  principios  y  procesos  archivísEcos.    Los  documentos  emiEdos  por  los  citados  medios  gozarán  de  la  validez  y  eficacia  de  un  documento  original,  siempre  que  quede  garanEzada  su    autenEcidad,  su    integridad  y  el  cumplimiento  de  los  requisitos  exigidos  por  las  Leyes  procesales.    

Ley  594  de  2000,      

• En  el  que  se  detallan  los  lineamientos  generales  de  la  Estrategia  de  Gobierno  En  Línea  (GEL)  que  han  dado  lugar  a  un  conjunto  importante  de  iniciaEvas    

D.  Ley  1151  de  2008.  

• Con  el  cual  se  expide  el  código  contencioso  administraEvo,  introduce  el  concepto  de  expediente  electrónico,  sede  electrónica,  noEficación  electrónica  entre  otras.    

Ley  1437  de  2011.    

SITUACIÓN  ACTUAL  1  Principales soportes normativos

• Denominado  el  “decreto  anE  trámites”  se  enfoca  a  suprimir  trámites  y  procedimientos  innecesarios  en  la  administración  pública,    incenEvando  e  impulsando  el  uso  de  los  medios  electrónicos  y  las  nuevas  tecnologías  en  estas.  

Decreto  019  de  2012.    

• Establece  los  lineamientos  generales,  para  la  implementación  de  la  iniciaEva  Cero  Papel  en  la  administración  pública,  con  el  fin  de  idenEficar,  racionalizar,  simplificar,  automaEzar  los  trámites  y  procesos,  procedimientos  y  servicios  internos,  para  lograr  una  eficiente  y  oportuna  prestación  de  los  servicios  a  cargo  de  esas  enEdades.  

DirecEva  Presidencial  004  de  2012.      

• Con  la  cual  se  expide  el  código  general  del  proceso,  introduce  elementos  a  considerar  en  el  manejo  de  expedientes  y  uso  de  las  tecnologías  de  la  información  y  las  comunicaciones  en  todas  las  actuaciones  judiciales  

Ley  1564  de  2012.    

CÓMO PONER EN PRÁCTICA CERO PAPEL EN MI ENTIDAD

PROCESOS  ELECTRÓNICOS  

DOCUMENTOS  

ELECTRÓ-­‐NICOS  

BUENAS  PRÁCTICAS  

1. Hacer  un  diagnósEco  (cuanto  consumimos)  2. Adoptar  buenas  prácEcas  y  promover  el  cambio  de  cultura    

3. Seguimiento  y  monitoreo    ¿En  que  me  apoyo?  •  Guía  de  buenas  prácEcas  para  reducir  el  consumo  de  papel  

•  Guía  de  primeros  pasos  para  implementar  una  estrategia  cero  papel  •  Formularios  y  cuesEonarios  de  ejemplo  

1.  Hacer  una  caracterización  y  priorización  de  procesos  1.  IdenEficar  requerimientos  y  necesidades  en  

materia  de  documentos  (valor/riesgos)  2.  Evaluar  los  sistemas  existentes  3.  IdenEficar  estrategias  para  gesEonar  los  documentos  

electrónicos  4.  Presentar  proyecto  5.  Implementación  piloto  6. Masificar    7.  Evaluación  y  mejora  conEnua    ¿En  que  me  apoyo?  •  NTC/ISO  15489-­‐1  •  Circular  Externa  02  de  2012  AGN  /  PGD  AGN  •  Circular  Coinfo    04  de  2010  •  Guía  interoperabilidad  •  Guía  seguridad  

1. Hacer  una  caracterización  y  priorización  de  procesos  

2. OpEmizar  procedimiento  priorizados  

3. OpEmizar  otros  procedimientos  4.  Implementar  herramientas  de  gesEón  de  procesos  (BPM)  

 ¿En  que  me  apoyo?  •  NTCGP  1000  /  MECI  /    •  Guía  de  racionalización  de  tramites  y  procedimientos  

BUENAS  PRÁCTICAS  

1. Hacer  un  diagnósEco  (línea  base:  ¿cuanto  consumimos?)  2. IdenEficar  oportunidades  clave  3. Adoptar  buenas  prácEcas  y  promover  el  cambio  de  cultura    

4. Seguimiento  y  monitoreo    ¿En  que  me  apoyo?  • Guía  de  buenas  prácEcas  para  reducir  el  consumo  de  papel  

• Guía  de  primeros  pasos  para  implementar  una  estrategia  cero  papel  • Formularios  y  cuesEonarios  de  ejemplo  

Buenas prácticas

DOCUMENTOS  ELECTRÓNICOS  

Planificar  la  incorporación  de  esquemas  de  gesEón  de  documentos  electrónicos  (ISO  15489-­‐1):    •  análisis  de  los  procesos  y  negocios  de  la  enEdad,    •  idenEficar  requisitos  y  necesidades,    •  evaluar  sistemas  existentes,    •  definir  estrategias,  diseñar  el  sistema,    •  implementar,  seguimiento  y  mejoramiento.    ¿En  que  me  apoyo?    • NTC/ISO  15489-­‐1  • Circular  Externa  02  de  2012  AGN  /  PGD  AGN  • Circular  Coinfo    04  de  2010  • Guía  interoperabilidad  • Guía  seguridad  

Documentos electrónicos

NTC/ISO  15489:  CaracterísEcas  de  los  documentos  

AUTENTICIDA

D   Es  lo  que  afirma  ser;  ha  sido  creado  o  enviado  por  la  persona  de  la  cual  se  afirma  que  lo  ha  creado  o    enviado  ha  sido  creado  o  enviado  en  el  momento  en  que  se  afirma  

INTEGRIDA

D   El  documento  esta  completo  y  no  ha  sido  alterado.    Se  deben  limitar  las  adiciones  o  anotaciones  posteriores  a  su  creación.  Cualquier  anotación,  adición  o  supresión  autorizada  debe  dejar  evidencia.  

FIAB

ILIDAD

 

Su  contenido  es  una  representación  completa  y  precisa  de  las  operaciones,  acEvidades  o  los  hechos  de  los  que  da  tesEmonio  y  al  que  se  puede  recurrir  en  el  curso  de  posteriores  operaciones  o  acEvidades  

DISPONIBILIDAD

 

Puede  ser  localizado,  recuperado,  presentado  e  interpretado.    Muestra  la  acEvidad  u  operación  que  lo  produjo  IdenEfica  el  contexto  de  acEvidades  y  funciones  de  la  organización  ManEene  vínculos  entre  documentos  que  reflejan  secuencias  de  acEvidades  

Documentos electrónicos

Documentos electrónicos INTEGRIDA

D   Controlar  el  acceso,  la  idenEficación  del  usuario,  la  destrucción  autorizada  y  la  seguridad.   CO

NFO

RMIDAD

 

Cumplir  con  los  requisitos  reglamentarios  y  expectaEvas  de  la  sociedad.  Deben  evaluarse  periódicamente  y  conservar  los  resultados.  

EXHA

USTIVIDAD

 

El  sistema  debe  gesEonar  los  documentos  procedentes  de  todas  las  acEvidades  de  la  organización.  

CARÁ

CTER

 SISTEMÁT

ICO  

SistemaEzar  mediante  el  diseño  y  funcionamiento  de  sistemas  de  gesEón  de  documentos  como  de  otros  sistemas  de  gesEón  

FIAB

ILIDAD

 

Funciona  de  modo  regular  y  conEnuado  mediante  procedimientos  fiables.  Incorporar  todos  los  documentos  ligados  a  las  acEvidades  Organiza  los  documentos  de  manera  que  reflejen  los  procesos  Protege  los  documentos  de  modificaciones  o  disposiciones  no  autorizadas  

NTC/ISO  15489:  CaracterísWcas  de  los  sistemas  de  gesWón  documental  

PROCESOS  ELECTRÓNICOS  

1. Hacer  una  caracterización  y  priorización  de  procesos  2. OpEmizar  procedimiento  priorizados  3. Implementar  herramientas  de  gesEón  de  procesos  (BPM)  

4. OpEmizar  otros  procedimientos    ¿En  que  me  apoyo?  • NTCGP  1000  /  MECI  /    • Guía  nacional  de  simplificación,  el  mejoramiento  y  la  racionalización  de  procesos,  procedimientos  y  trámite  (DAFP)s  

• Lineamientos  para  procesos  electrónicos  (GEL)  

Procesos electrónicos

INICIAL  Diseño  del  plan  de  

eficiencia  

BÁSICO  Desarrollo  e  

implementación    

AVANZADO  

Masificación  

MEJORAMIENTO  PERMANENTE  

Medición  y  seguimiento  

•  Sensibilización  implementación  de  buenas  prácEcas  

•  Programa  de  formación  y  gesEón  del  cambio  

•  Cultura  cero  papel  apropiada  en  la  enEdad  SOCIOCULTURAL  

TECNOLÓGICO  

ORGANIZACIONAL  

•  Evaluación  de  sistemas  existentes  

•  Evaluación  de  soluciones  externas  

•  Implementación  soluciones    GDoc  y  Workflow  

•  Adopción  de  estándares  

•  Interoperabilidad  interna  y  externa    

•  Infraestructura  ajustada  a  arquitectura  GEL  

•  Evolución,  mantenimiento    y  opEmización  

•  Adopción  de  mejores  prácEcas  

•  Mejoramiento  de  indicadores  

•  Sostenibilidad  de  la  iniciaEva  

 

POLÍTICO  /  LEGAL   Reglamentación  interna  ajustada  conforme  a  la  normaEvidad  generada  en  el  marco  de  la  iniciaEva  

•  Análisis  y  priorización  de  procesos,  flujos  documentales,  funciones  y  responsabilidades  

•  AutomaEzación  procedimientos  internos  priorizados  

•  Adopción  de  estándares  

•  AutomaEzación  de  la  mayoría  de  los  procedimientos  internos  

PASOS DE ACCIÓN EN LAS ENTIDADES

2.  ELEMENTOS  DE  LA  DIRECTIVA  

Objetivos de la Directiva 04

•  Racionalizar  los  procesos  y  procedimientos  administraEvos  internos  

•  Eliminar  el  uso  del  papel  en  la  gesEón  que  realizan  las  enEdades  públicas  en  sus  procesos  internos  

•  Hacer  más  eficaz  la  interacción  de  las  enEdades  públicas  

•  Promover  una  cultura  organizacional  que  priorice  la  eficiencia  y  la  innovación  en  el  marco  del  mejoramiento  conEnuo.  

A quienes aplica la Directiva 04

Fuente:  Imprenta  Nacional  de  Colombia.  Diario  Oficial  No.  48.392.  Bogotá,  D.C.,  martes,  3  de  abril  de  2012.  

• EnEdades  y  organismos  del  sector  central  y  descentralizado  de  la  Rama  EjecuEva  del  Orden  Nacional  

 ¿  A  QUIÉNES  APLICA  ?  

• Ministros,  Directores  de  los  Departamentos  AdministraEvos,  Directores  de  enEdades  y  organismos  

¿  QUIÉNES  SON  RESPONSABLES  DE  SU  EJECUCIÓN?  

2.3 Entidades detrás de la Directiva 04

•  Estrategia  Gobierno  en  línea:  arquitectura  de  negocio,  datos,  aplicaciones  y  tecnología  

MINISTERIO  DE  TECNOLOGÍAS  DE  LA  INFORMACIÓN  Y  LAS  COMUNICACIONES  –  PROGRAMA  GOBIERNO  EN  LÍNEA  

•  Fortalecimiento  del  sector  administraEvo  de  la    función  pública  y  apoyo  a  la  vocación  e  integridad  por  el  servicio  público  

ALTA  CONSEJERÍA  PARA  EL  BUEN  GOBIERNO  Y  LA  EFICIENCIA  ADMINISTRATIVA  

•  Formación,  capacitación  y  racionalización  •  GesEón  de  Calidad  y  MECI  

DEPARTAMENTO  ADMINISTRATIVO  DE  LA  FUNCIÓN  PÚBLICA  

•  PolíEcas  y  lineamientos  en  manejo  de  archivos  electrónicos  

ARCHIVO  GENERAL  DE  LA  NACIÓN  

Qué implica para las entidades

1.  Delegar  un  líder  de  eficiencia  y  cero  papel  

2.  Elaborar  un  plan  de  eficiencia  administraEva  

3.  IdenEficar  y  aplicar  buenas  prácEcas  para  reducir  el  consumo  de  papel  

4.  Realizar  seguimiento  periódico  y  reportar  los  avances  

Lineamientos

1.  La  designación  de  un  líder  de  eficiencia  administraEva  y  cero  papel  y  formular  un  plan  de  eficiencia  administraEva  

2.  IdenEficar  y  aplicar  buenas  prácEcas  para  reducir  el  consumo  de  papel  

3.  Implementar  la  susEtución  de  memorandos  y  comunicaciones  internas  en  papel  por  soportes  electrónicos  

4.  Implementar  mecanismos  para  intercambio  de  correspondencia  entre  las  enEdades    por  medios  electrónicos  

Lineamientos

5.  Indicar  en  el  Plan  de  Eficiencia  las  acEvidades  que  permitan  garanEzar  a  sus  usuarios  el  derecho  de  actuar  ante  las  autoridades  uElizando  medios  electrónicos,  de  conformidad  con  lo  previsto  en  la  Ley  1437  de  2011  

6.  Enviar  mediante  correo  electrónico  a  la  Alta  Consejería  para  el  Buen  Gobierno  y  la  Eficiencia  AdministraEva  a  más  tardar  veinte  (20)  días  el  plan  de  eficiencia  administraEva.  

7.  Promover  acciones  que  permitan  la  parEcipación  de  servidores  públicos  y  los  contraEstas  en  la  mejora  de  la  eficiencia,  la  innovación  y  el  Buen  Gobierno  y  el  portal  www.sirvoamipais.gov.co  

Lineamientos

8.  Cumplir  con  todos  los  lineamientos  establecidos  por  la  Estrategia  de  Gobierno  en  Línea  que  lidera  el  Ministerio  de  Tecnologías  de  la  Información  y  las  Comunicaciones,  así  como  aquellos  que  en  materia  de  gesEón  documental  establezca  el  Archivo  General  de  la  Nación.  

9.  Aceptar  como  evidencia  suficiente  de  la  realización  de  acEvidades,  los  documentos  electrónicos  de  archivo  que  cumplan  con  los  requisitos  de  autenEcidad,  fiabilidad,  integridad  y  disponibilidad  establecidos  en  la  ley.  

Lineamientos

10.  SusEtuir,  en  lo  posible,  el  uso  de  papel  por  documentos  y  canales  electrónicos,  en  la  elaboración  y  difusión  de  materiales  informaEvos,  publicaciones,  guías,  manuales,  entre  otros,  dirigidos  a  servidores  públicos,  contraEstas,  ciudadanos  o  empresas.  

11.  Adoptar  los  lineamientos  relacionados  con  Eficiencia  AdministraEva  y  Cero  Papel  dispuestos  en  el  “Manual  para  la  implementación  de  la  Estrategia  de  Gobierno  en  Línea  de  la  República  de  Colombia”  

ACTIVIDADES  

•  Incorporación  de  «Cero  Papel»  en  el  Plan  Unificado  •  Incorporación  de  «Cero  Papel»  en  Decreto  GEL  •  Elaboración  de  Modelos:  

•  Implementación  Cero  papel  •  IdenEficación  electrónica  •  Interoperabilidad  de  comunicaciones  oficiales  

•  Elaboración  de  guías  técnicas  •  Documento  y  Expediente  Electrónico  •  Digitalización  cerEficada  •  Requisitos  para  aplicaciones  de  Sistemas  de  GesEón  Documental  •  Requisitos  para  aplicaciones  de  registro  de  comunicaciones  oficiales  

•  Ajustes  normaWvos  con  Archivo  General  de  la  Nación  •  Documentos  y  expedientes  electrónicos  •  Digitalización  •  Comunicaciones  oficiales  •  Conservación  de  largo  plazo  

QUÉ ESTÁ EN DESARROLLO

os  invitamos  a  parEcipar  en  los  foros  virtuales  de  discusión  sobre  gesEón  de  documentos  electrónicos  en  la  IniciaEva  Cero  Papel,  registrándose  en  el  micro  siEo  web  www.preservandoparaelfuturo.org    en  la  opción  "Registro"  del  menú  principal  o  directamente  en  www.preservandoparaelfuturo.org/index.php/registro.  Una  vez  registrado  puede  ingresar  a  la  opción  "Foro"  del  menú  principal  para  parEcipar.    La  consulta  pública  Eene  como  propósito  abrir  un  espacio  de  parEcipación  ciudadana,  en  el  que  los  diferentes  actores  interesados  puedan  contribuir  en  la  formulación  de  los  lineamientos  que  regirán  la  gesEón  de  documentos  electrónicos  en  el  Estado.  Las  infograxas  y  documentos  que  se  someterán  a  consulta  son  elaborados  por  el  Archivo  General  de  la  Nación,  con  base  en  los  avances  de  la  IniciaEva  Cero  Papel  y  el  proyecto  de  invesEgación  de  Colciencias  "Construcción  del  Modelo  de  Administración  Electrónica  de  Cero  Papel",  bajo  la  coordinación  técnica  de  Gobierno  en  Línea  y  el  Archivo  General  de  la  Nación,  en  el  marco  del  Convenio  de  Asociación  446  de  2011  celebrado  entre  ambas  enEdades.  

DISCUSIÓN PÚBLICA

Vive  Gobierno  en  línea  

@Gobiernoenlinea  

ViveGobiernoenlinea  

www.programa.gobiernoenlinea.gov.co