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UNIVERSIDAD RAFAEL LANOivAR FACULTAD DE CIENCIAS ECON6MICAS Y EMPRESARIALES
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACI6N DE EMPRESAS
SEDE ZACAPA
ANALISIS ADMINISTRATIVO EN LAS ORGANIZACIONES QUE REPRESENTAN'L05 INSTITUTOS POR
. ;,~,
COOPERATIVA DEL MUNICIPIO DE ZACAPA
TESIS
Presentada al Consejo de la
Facultad de Ciencias Econ6micas y Empresariales
Por: .
SANDRA NINET'H' FRA~CO CORDON
Previo a confe,r~rsele . elTitulo de
ADMINISTRADORA DE EMPRESAS
En el Grado Academico de
LlCENCIADA
Zacapa, marzo de 2004
' AUTORIDADES UNIVERSIDAD RAFAEL LANDivAR
Rector
Vicerrector Academico
Vicerrector Administrativo
Secretario General
Licdo, Goni',alo de Villa, S,l
Dr. Rene Poitevin
Arq, Carlos Haussler
Lie. Luis Quan
AUTORIDADES DE LA FACULTAD
DE CIENCIAS ECON6MICAS Y EMPRESARIALES
Decano
Vicedecana
Secretaria
Director Administraci6n de Empresas
Director Economia y Comercio Internacional
Directora Contaduria Publica y Auditoria
Directora Mercadotecnia y Publicidad
Directora Hoteleria y Turismo
Representanle de Catedn'lticos
ante Consejo
Representante de Estudiantes
ante Consejo
Lie. Jose Alejandro Arevalo
Ma. Ligia Garcia
Mae. Anahella de Molin
Mae. Jose Ruben Sapien7a
Licda. Claudia Castro
Mae. Ana Maria Micheo
Licda. Lilia de la Sierra
Lie. Leonel Corado
Mae. Leonel Barrios
Colin Kent Bannking
Ana Haiplee Montenegro
/
TRIBUNAL QUE PRACTICO EL EXAM EN PRIVADO DE TESIS
Presidente: Licda. Tania Flores MontOfar Secretario: Lic. Cesar Augusto Mejia
Vocal: Lic. Alfredo de Paz
ASESOR DE TESIS
Ing. Agronomo, M.A. Roberto de Paz Paredes
Zacapa 24 de Noviembre de 2,001
Licenciada Patricia Baranello Directora del Departamento de Administraci6n de Empresas Facultad de Ciencias Econ6micas Universidad Rafael Landivar Ciudad de Guatemala
Respetable Licenciada:
Me es grato dirigirme a usted en relaci6n al nombramiento recibido de esta facultad para asesorar a la estudiante, Sandra Nineth Franco Cord6n, Carne No. 48793-93, en su ejercicio de Tesis titulada: "Amilisis administrativo en las organizaciones que representan los institutos por cooperativa del municipio de Zacapa, requisito previo a optar el titulo de Licenciada en Administraci6n de Empresas.
Al respecto Ie informo que la asesoria fue finalizada con mucha satisfacci6n; por 10 tanto despues de revisar el presente documento, por su contenido tecnico y el proceso metodol6gico utilizado, considero que el mismo refleja en su esencia los alcances logrados en esta experiencia academica.
Por las razones anteriores y las justificaciones de la investigaci6n, recomiendo su aprobaci6n respectiva.
Al reiterarle mis muestras de mas sincera estima, aprovecho la oportunidad para suscribirme de usted muy cordialmente. ro
\
)
Tradicion Jesuita cn Guatemala
Reg. E-005-2004-S
Facultad de Ciencias Econ6micas y Empresariales Telefono: (502) 279 7979 ext. 2329
Fax: (502) 279 7979 ext. 2339 Campus Central , Vista Hermosa III , Zona 16
Guatemala , Ciudad . 01016 [email protected]
LA SECRET ARIA DE LA FACUL T AD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES ONCE DiAS DEL MES DE MARZO DEL ANO DOS MIL CUATRO
De acuerdo al dictamen rendido por el Licenciado Roberto de Paz Paredes asesor de la tesis "ANALISIS ADMINISTRATIVO EN LAS ORGANIZACIONES QUE REPRESENTAN LOS INSTITUTOS POR COOPERATIVA DEL MUNICIPIO DE ZACAPA" presentada por la Senorita Sandra Nineth Franco Cordon, y la aprobacion de la Defensa Privada de tesis, segun consta en el acta No. 38-2002-Z del 26 de mayo del ano 2003, autoriza la impresion previo a su graduacion profesional de Administrador de Empresas en el grado academico de Licenciada.
cc. Archivo am/AO
ADIOS:
A MIS PADRES:
AMI ESPOSO:
AMI HIJO:
A MIS TIOS:
A MIS HERMANOS:
A MIS SOBRINOS:
A MIS PRIMOS:
A MIS COMPANEROS DE PROMOCION:
A MIS AMIGOS:
AMI ASESOR:
ACTO QUE DEDICO
Par haberme dotado de entendimiento y permitirme culminar la investigacion, dando un paso mas a la realizacion de mis metas.
Ubalda Cordon Morales Rigoberto Franco Barillas
Joel Villeda Orellana. Par su apoyo, carino y comprension.
Fernando Jose Villeda Franco Pedasito de mi vida.
Can mucho carino.
German Aroldo Franco Cordon Ericka Janeth Franco Cordon Mirian Elizabeth Fuentes Cordon Mirna Fuentes Cordon
Can mucho carino.
Can mucho carino.
Can especial Carino.
Par su apoyo moral.
Ingeniero Agronomo M. A. Roberto de Paz Paredes
AGRADECIMIENTOS
A:
Las Autoridades de la Facultad de Ciencias Economicas de la Universidad Rafael Land ivar.
A:
Todos mis catedraticos de la carrera de Administracion de Empresas, por la formacion
profesional y conocimientos adquiridos, especialmente a mi hermano Prof. German Aroldo Franco
Cordon por su ayuda, orientacion y p~r creer siempre en mi.
A:
Todo el personal Administrativo y docente de los institutos basicos por cooperativa de
ensefianza del municipio de Zacapa p~r haberme permitido la realizacion del estudio de mi
investigacion.
INDICE
I. Introduccion
1.1 Breve Resena Historica de los Institutos
B<isicos por Cooperativa de Ensenanza
1.2 La Cooperativa de Ensenanza
1.3 Las cinco funciones del Proceso Administrativo
1.3 .1 La Planeacion
1.3 .1.1 Tipos de Planes
a. Propositos 0 misiones
b. Objetivos 0 metas
c. Estrategias
d. Politicas
e. Procedimientos
f. Reglas
g. Programas
h. Presupuestos
PAG.
3
6
8
8
9
10
10
11
12
12
12
12
13
1.4 Organizacion 13
1.4.1 Estructura organizacional 14
1.4.2 Definicion de la Estructura y el Disefio de la Organizacion 16
1.4.3 Organigrama 18
1.5 Integracion del personal
1.6 Direccion
1.6.1 La motivacion
1.6.2 Comunicacion
18
22
24
25
1.6.3 Liderazgo 27
1.6.4 Supervision 28
1. 7 Control 29
1.8 Diagnostico administrativo 31
1.8 .1 Tecnicas utilizadas en el Diagnostico administrativo 34
1.8.2 Etapas del Diagnostico administrativo 35
1.9 Evaluacion integral de las areas del proceso administrativo 37
1.9.1 Evaluacion de la planeacion 37
1.9.2 Evaillacion dc la organizacion 37
1.9.3 Evalll<1cion del personal 38
1.9.4 Evalllac ion de la Direccion 38
1.9.5 Evaluacion del control 38
[I. Planteamiento del prob lema 39
2.1 Objetivos 41
2.1.1 Objetivo General 41
2.1.2 Obj etivos Especi ficos 41
2.2 Elementos de Estlldios 42
2.2.1 Definicion de Elementos de Estlldio 42
2.2.1 .1 Definicion Conceptual 42
2.2.1.2Definicion Operacional 42
2.3 A1cances y Limites 44
2.3.1 A1cances 44
2.3.2 Limites 44
2.3.3 Aporte 44
III. Metodo 46
3.1 Sujetos 46
3.2 Instrumento 48
3.3 Procedimiento 48
3.4 Disefio y metodologia estadistica 48
IV. Presentacion y An<llisis de Resultados 49
4.1 Variable: Proceso Administrativo 49
4.2 Variable: Areas Funcionales 69
V. Discusion 71
VI. Conclllsiones 83
VII. Recomendaciones 87
VIII. Referencias Bibliograficas 90
Anexos 92
Anexo I: Manual de Funciones y Descripcion de Puestos 94
Anexo 2: Organigrama 100
Anexo 3: Instrumentos 101
RESUMEN
EI an{t1isis profundo y sistemittico del proceso administrativo dcntro de una cmpresa 0
institucion cualquiera que esta sea pretende establecer un diagnostico que tome en Cllenta
todos los posibl es fac to res que intervienen en el quehacer diario de los mismos; a la vez
detennina las causas posibles de los problemas 0 deficiencias que sc presenten y recomi enda
las acciones pertinentes para su adecuada solucion. Las altemativas presentadas deberan ser
viables y practicas para que penni tan el logro eficiente de los objetivos propuestos dentro de
una institucion, y que a la vez pemlita la aplicacion adecuada del Proceso administrativo
tomando en consideracion todos los pasos que 10 confonnan.
El presente estudio se enfoca especificamente en el ambito administrativo de los
Institutos Basicos Por Cooperativa de Ensefianza del municipio de Zacapa. Este tipo de
diagnostico administrativo en estos centros del saber analiza cuidadosamente aspectos de vital
importancia dentro de los mismos como 10 son los Procesos de Planeacion, Organizacion, la
Integracion del personal que alli laboran; la Direccion y el Control de las actividades que se
realizan y de la calidad de los servicios que ofrecen. Por tratarse de instituciones educativas en
el presente estudio, se hizo enfasis en la importancia que este proceso representa para el
desarrollo educacional de las nuevas generaciones y de nuestro pais en general. La educacion
es un pilar fundamental e imprescindible de la vida nacional y de la superacion de nuestros
pueblos. Razon esta por la que es comprensible que dentro de estos centr~s d~1 saber se
establezca un proceso administrativo que pennita encauzar debidamente todos los programas,
proyectos y servicios que alii se ofrecen.
Por medio de encuestas dirigidas al personal, alumnos y padres de familia, as! como
entr'evistas a la Directora Departamental de Educacion y el Alcalde Municipal de Zacapa, se
investigo el quehacer administrativo y educacional de los Institutos Basicos Por Cooperativa
de este municipio.
La presente investigacion es de can'lcter descriptivo basada en el anal isi s e
interpretacion cualitativa y cuantitativa de los datos obtenidos y de las condiciones existentes.
En la presentacion de resultados se utilizaron cuadros donde se tabularon las respuestas del
personal, alumnos y padres de familia con el fin de medir las variables de estudio.
El analisis y discusion de los resultados fueron la base para el establecimiento de las
conclusiones y recomendaciones pertinentes, as! como de la propuesta de un Manual de
Funciones y Descripcion de Puestos y el respectivo Organigrama de la Institucion.
I. INTRODUCCION
Al desarrollar un diagnostico administrativo en cualquier tipo de empresa se pretende conocer
si el proceso administrativo se esta aplicando en toda su extension para poder determinar las
causas que puedan afectar el desarrollo normal de las actividades dirigidas al logro de los
objetivos, y de esta manera hacer las recomendaciones pertinentes.
Los Institutos basicos por Cooperativa de ensefianza que funcionan actualmente en el
municipio de Zacapa, deben mejorar el aspecto administrativo que les permita optimizar sus
recursos humanos, financieros y fisicos . Tambien es necesario tomar en cuenta que estos
establecimientos educativos son de indole no lucrativa que persiguen la prestacion de un
servicio social de trascendental importancia, como 10 es la educacion, ya que ofrecen servicios
en este campo en el nivel medio en todo el pais, siendo esta su filosofia desde su creacion.
Estos establecimientos funcionan gracias al apoyo economico quc de forma tripartita aport an
el Ministerio de Educacion, la Municipalidad respectiva y los padres de familia.
Su razon de ser gira alrededor del adelanto educacional de los estudiantes que diariamente
asisten a sus aulas. Por 10 que es de vital importancia que a estos institutos se les brinde una
mayor y mejor atencion por parte de las autoridades educativas y a la vez establecer en estos
establecimientos educativos un adecuado proceso administrativo que permitan el logro de
los objetivos para los que fueron creados.
Los Institutos Basicos por Cooperativa de Ensefianza se rigen actualmente por medio del
acuerdo Ministerial Numero 58 de fecha 15-03-95; pero su creacion data desde el gobiemo
del Coronel Carlos Manuel Arana Osorio en 1972.
De acuerdo con todo 10 anteriormente expuesto se hace necesaria la bllsqueda de los posibles
factores que intervienen en la problematica administrativa de estos establecimientos. Y as!
poder recomendar las acciones pertinentes para establecer un eficiente proceso administrativo
dentro de los lnstitutos Basicos Por Cooperativa. Ademas, se hace necesario proponer
altemativas viables y practicas que al ejecutarlas permitan una mayor eficiencia y eficacia en
el desarrollo de las actividades educativas de estos centros del saber.
Se ofrece a continuacion, un pequeno esbozo de trabajos de investigacion que han tratado
sobre la importancia de efectuar 0 desarrollar un diagnostico en algunos establecimientos
educativos, tanto oficiales como privados. Segun Alvarez (1993) en su tesis "Diagnostico
Administrativo y organizacion propuesta en el Instituto Experimental de Ensenanza Media Dr.
David Guerra Guzman" de la ciudad de Chiquimula enfoca aspectos relacionados con la
administraci6n y Organizacion de este Instituto y adem as analiza detenidamente todo este
proceso. Este trabajo proponia en su oportunidad una nueva organizaci6n y administraci6n de
este establecimiento educativo ya la vez propone un nueVG modele de organizaci6n.
De acuerdo con Espino y Flores (1994) En su tesis "Diagn6stico Administrativo y
organizacional propuesta en la Escuela Secundaria de Oriente "ESDEO" de Chiquimula tiene
como objetivo la preparacion de un analisis tecnico administrativo de dicha Instituci6n
educativa, dan a conocer el tipo de organizaci6n y administraci6n de dicha escuela, adem as
del diagn6stico realizado se presenta un modele nuevo de administraci6n recomendandose un
Manual de Organizaci6n y un manual de Normas y Procedimientos.
De acuerdo con Rubio (1994) en su tesis "Diagnostico Administrativo del Instituto de
Sociologia de la Universidad Rafael Landivar plantea como objetivo de su investigaci6n la
elaboraci6n de un diagn6stico y a la vez propone la implelllentacion de nuevos procedimientos
para optimizar la administraci6n de los recursos fisicos, financieros y humanos de esa
institucion .
Segun Morales (1993) en su tesis Diagn6stico y Propuesta Administrativa de la secci6n
Socioecon6mica de Bienestar Estudiantil de la Universidad de San Carlos de Guatemala
propone tambien un manual de organizaci6n en el que se detallaran los objetivos, funciones
y la organizaci6n propiamente dicha de esta secci6n universitaria.
Muchos autores han escrito de manera detallada emitiendo sus particulares puntos de vista y
sus propias investigaciones con respecto al Proceso Administrativo. De ahi que todo
administrador 0 gerente debera con tar con los conocimient0s basicos de los disfntos pasos que
Ie permitan el logro de los objetivos propuestos por la Instituci6n en la cuallabora.
2
Por Llitimo esta investigacion se basa en la adecuada utilizacion de instrumentos y tecnicas
tales como encuestas 0 entrevistas, as! como la observacion directa dentro del ambito de los
institutos Basicos por Cooperativa de Ensenanza de este municipio.
1.1 BREVE RESENA HISTORICA DE LOS INSTITUTOS BASICOS POR
COOPERA TIV A DE ENSENANZA
Los institutos basicos por cooperativa fueron creados pOl' acuerdo gubernativo # I de fecha
17-01-72 durante el mandato del coronel Carlos Manuel Arana Osorio, si endo Ministro de
Educacion en ese entonces el Lic. Alejandro Maldonado Aguirre. Su regimen economico
se encuentra en el Acuerdo Gubernativo # 183-88 de fecha 28-01-88 en donde esta
incluido el Reglamento que autoriza la creacion de dichos Institutos . Dicho reglamento fue
derogado por modificaciones hechas al subsidio estatal contenidas en el Decreto de l
Congreso No. 6-94 que autoriza un nuevo reglamento de Institutos de Educacion Basica
por Cooperativa de Ensefianza, contenido en el Acuerdo Ministerial No. 58 de fecha 15-
03-95. Este acuerdo se adecua a las necesidades minimas de estos Institutos y a la
situacion economica y social de la poblacion, permitiendole un mejor desarrollo.
Se debe tomar en cuenta que los institutos de Educacion Basicas por Cooperativa de
Ensefianza son entidades de tipo no lucrativo y que por 10 tanto se hacen necesarios
mecanismos y tecnicas que den lugar a una mayor participacion del Estado, a traves del
Ministerio de Educacion, de las respectivas municipalidades, de los padres de familia y del
sector privado.
Como su nombre 10 indica este tipo de Institutos esta conformado por una cooperativa de
ensefianza que se integra en la sede de la Supervision Educativa Municipal respectiva.
Cuenta con una junta directiva que estara conformada por:
a. Un presidente b. Un Vicepresidente c. Un secretario d. Un tesorero e. Tres vocales
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Los cargos dentro de lajunta directiva debenin distribuirse asi:
a. Presidentc, sera un miembro de la asociaci6n de padres de familia .
b. Vicepresidente, sera el director del Instituto.
c. Tesorero, sera el secretario - contador del Instituto.
d. Los cargos del secretario y tres vocalcs seran asignados por la elecci6n dentro de los
padres de familia, el conscjo municipal y cl personal tecnico administrativo de l
Instituto.
Con respecto al personal docente de estos centros de ensefianza se suglere que sean
maestros especializados en el nivel 6 maestros de Educaci6n primaria catalogados en la
c1ase "B", que comprueben tener estudios de Profesorado de Ensefianza Media, adem as de
la experiencia necesaria con respecto a la asignatura que impartiran.
Tanto el Ministerio de Educaci6n como la municipalidad respectiva deberan apoyar a los
Institutos por Cooperativa de Ensefianza en cuanto al uso de edificios y mobiliario a
aquellos que no cuentan con los mismos.
Cada uno de los Institutos basicos por Cooperativa de Ensefianza deb era contar con su
propio reglamento intemo aprobado por las autoridades educativas jurisdiccionales para su
funcionamiento en cualquiera de las tres jomadas siguientes: diuma, intermedia noctuma.
Ademas estos Institutos deberan cumplir el minimo de 180 dias de clases durante el cicio
lectivo. EI regimen econ6mico y financiero que permite el funcionamiento de los mismos
se basa en los siguientes aportes:
a. Subvenci6n del Estado a traves del Ministerio de Educaci6n.
b. Subvenci6n Municipal aprobada por el consejo Municipal.
c. Cuotas de colegiaturas que pagaran los padres de familia.
d. Derecho de inscripci6n proveniente de los padres de familia.
e. Contribuciones del sector privado.
f. Otros Aportes.
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Las subvenciones del Estado son aquellas aportaciones economlcas hechas a traves del
Ministerio de Educacion por un monto Maximo de Q. 11 ,500.00 anuales por grado 0
seccion. Esta aportacion se hant basada en los alum nos inscritos en la seccion 0 grado,
cuyo numero no debent ser menor de 20 alum nos. Recientemente se modi fico el Acuerdo
Ministerial # 58 donde se establece la subvencion anteriormente descrita
Las subvenciones I11unicipales son aquellas aportaciones economicas que proporciona la
municipalidad correspondiente, la que no debent ser menor de Q. 1,000.00 anuales por
grado 0 seccion.
Las cuotas de colegiatura son aquellos pagos mensuales que efectllan los padres de familia
por el servicio educativo que reciben sus hijos. Su valor maximo sera de Q. 20.00
mensuales. Estas · cuotas deberan ser aprobadas por las autoridades educativas de
conforrnidad con la situacion socioecon6mica y el servicio prestado.
Los pagos de inscripci6n son aquellos que efectuan los padres de familia al momenta de
inscribir a sus hijos en el establecimiento, entre ellos podemos mencionar la matricula
oficial, operaci6n escuela y el derecho de inscripci6n.
Las demas aportaciones 0 contribuciones voluntarias deberan ser aprobadas por la Junta
Directiva de la Cooperativa, por los docentes y la asociaci6n de padres de familia. Todos
los fondos recaudados deberan ser invertidos en el funcionamiento y mejoramiento de los
I~stitutos con excepcion del valor de la matricula escolar y operacion escuela.
Por ultimo los Institutos basicos por Cooperativa de Ensefianza podnin ser cancelados si
no cump\en con las disposiciones siguientes:
a. Que el Ministerio de Educaci6n compruebe que la educaci6n que se imparte en el
establecimiento es deficiente.
b. Que el Ministerio de Educacion compruebe que el manejo de los fondos no esta de
acuerdo a 10 preceptuado en el presente reglamento y con la filosofia de la Cooperativa
de Ensefianza.
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c. Que el Instituto no cumpla con los requisitos minimos de inscripci6n de alumnos.
d. La no - presentaci6n en tiempo de los docllmentos e infonnes establecidos en los
articulos Nos. 48 y 49 del reglamento de creaci6n de los mismos, los que se refieren
entre otras cosas a la estadistica de alumnos inscritos, de promoci6n y deserc i6n, el
estado de cuentas y manejo de fondos , el edi ficio y mobi li ario etc.
1.2 LA COOPERA TIV A DE ENSENANZA
Entendemos por Cooperativa la asociaci6n de persona:; organizadas vo lunt~riamente, bajo
la observancia de leyes especificas, con el prop6sito de crear y administrar una empresa
en busca de mejorar sus condiciones de vida, ya sean estas econ6micas, sociales 0
culturales. Toda actividad que se realiza en funci6n de la mutua cooperaci6n, tiende a
hacerse de manera mas facil y en menor tiempo. En to do trabajo cooperativo es
indispensable que cada uno de sus miembros cumpla con sus responsabilidades que
permita ellogro de los objetivos del grupo de forma mas rapida yefectiva.
Por consiguiente si una soia persona se propone realizar un trabajo que exij a mucho
esfuerzo, Ie haran falta las ideas, la mana de obra y el tiempo para ejecutarla. Por el
contrario el trabajo que se realiza con la cooperaci6n de much as personas sera positivo y
exitoso, permitiendo la puesta en practica de valores como la solidaridad, la
responsabilidad, el respeto y otros que permitan el desarrollo humane en un clima
democratico. Toda persona asociada a una cooperativa asume derechos y
responsabilidades, tal es el caso que puede elegir y ser electo en un momenta dado;
ingresar 0 retirarse voluntariamente, obtener prestamos, participar en las asambleas con
voz y voto; obtenci6n de productos a menor precio, etc. En cuanto a los deberes sera
necesario respetar los estatutos y reglamentos de la instituci6n, asistir a las asambleas
generales, cumplir con las tareas que Ie asignan , etc.
Segl1l1 Benitez, D. (1997) Existen tantos tipos de cooperativas como necesidades ti ene el
hombre. Entre las mas importantes estan: las cooperat.vas especializadas y las integrales.
Las primeras son aquellas que se dedican al desarrollo de una sola actividad, ya sea est a
econ6mica, social 0 cultural. Este es el caso de las Cooperativas agricolas , de consumo y
6
el de las Cooperativas de Educacion 0 ensenanza que es el tema que nos ocupa en est a
oportunidad. Las cooperativas integrales 0 de servicios varios son aquellas que ademas
de su actividad principal se ocupa de otras actividades relacionadas entre si, tal es el caso
de las eooperativas de ahorro y credito (especializada) que tambien maneja una tienda de
consumo.
Las Cooperativas de produccion dedican sus actividades a la creacion de bienes agricolas,
industriales 0 artesanales. Las Cooperativas de consumo proporcionan articulos de
primera necesidad a bajos costos. Las Cooperativas que prestan a sus asociados y al
pubiico en general un servicio determinado 0 especial son las que se dedican por ejemplo
a la vivienda, al transporte, a la ensenanza, tal es el caso de los Institutos que funcionan
gracias a una Cooperativa.
Por ultimo es conveniente agregar que en Guatemala las Cooperativas se encuentran
afiliadas cada una de acuerdo al servicio que prestan a su respectiva federacion, tal es el
caso ·de FENACOAC, FENACOVI, FEDECOM, CONFECOP y otras. EI instituto
nacional de Cooperativas (INACOP) es una entidad estatal que se encarga de coordinar y
promover el desarrollo del cooperativismo en el pais. El emblema (; simbolo que
representa el movimiento cooperativista en todo el planeta son los dos pinos de color
verde sobre un fondo amarillo limitados por una circunferencia de color verde. Tambien
se utiliza una bandera con siete colores al igual que el arco iris que representa la unidad de
accion y de mutua cooperacion.
Las cooperativas de ensenanza (especiaJizadas) son aquellas aSOCIaCIOnes que prestan
servicios educativos en los diferentes niveles de escolaridad en nuestro pais. De est a
manera funcionan los institutos Basicos por Cooperativa a nivel nacional como una
so lucion a la demanda de educacion en el ciclo basico en aquellos lugares donde no exista
un establecimiento de ensenanza oficial. Estas cooperativas estaran integradas por los
padres de familia de la comunidad, la municipalidaJ respectiva, el personal docente y
administrativo que alIi labora. La integracion de las cooperativas de ensenanza se
reali zara en la Supervision de Educacion para el tramite de la documentacion ante el
Ministerio del Ramo.
7
En los lnstitutos Basicos Por Cooperativa se imparten las materi as correspondientcs al
Cicio de Cultura General 0 Nivcl Basico y permite el acceso a cste nivel educati vo a
estudiantes de bajos ingresos econ6micos. Parte de la filosofia de estos Institu tos es
propiamente dicho el alcance de una mayor cobertura a nivel nacional. Su mi si6n consistc
en propiciar el desarrollo integral de los educandos y ofrcce a los mismos una ed ucac i6n
de cali dad que les brinde los elementos e instrumentos que les peml ita continuar estudios
en el nivel Diversificado.
1.3 LAS CINCO FUN ClONES DEL PROCESO ADMINISTRA TIVO
De acuerdo con Koontz y Weihrich (1 994) se define la administraci6n como el proceso
de disenar y mantener un ambiente en el cuallos individuos que trabajan juntos en grupo
logren eficientemente los objetivos propuestos por la empresa 0 instituci6n. Comprende
cinco fases 0 etapas fundamentales: la planeaci6n, la organizaci6n, integraci6n del
personal, la direcci6n y control.
1.3.1 La Planeaci6n:
Sin lugar a dudas planeaci6n es establecer claramente los prop6sitos y objetivos, las
acciones que deberim tomarse, las decisiones, que permitan que el esfuerzo del grupo
sea eficaz. La planeaci6n abarca la definici6n de las metas de la organizaci6n, el
establecimiento de una estrategia global para alcanzarlas y el desarrollo de una amplia
jerarquia de planes para integrar y coordinar las actividades. (Robbins, S. 1994)
Todo administrador debe asegurarse que sus subaltemos comprendan adecuadamente
cada uno de los planes que han entrado a consideraci6n en el funcionamiento de la
empresa.
La planificaci6n mira hacia el futuro tomando como base el presente, una empresa sin
planificaci6n seria como una nave sin brujula. Por medio de la planificaci6n enfocamos
racionalmente los objetivos seleccionados dentro de la instituci6n p 1ra orientar la
acci6n futura.
8
No debe darsele lugar a la improvisacion aunque puedan presentarse situaciones
casualcs que deberan resolverse en cl momento dado. Fomla parte de la propia
naturaleza de la pl aneacion, el hecho de que todos sus esfuerzos deben estar orientados
hacia el logro de los propositos y metas de la empresa.
Como podra comprenderse la planeacion es el paso que inicialmente antecede a todas
las demas funciones administrativas, permitiendo el tipo de organizacion que se desea,
las actitudes necesarias de grupos de personas que trabajan, asi como el curso que
estos debe ran tomar, el tipo de control que se ap licara. Ademas debera tomarse en
cuenta que luego de la planificacion de las distintas actividades a realizarse en el
momento exacto de ejecutarse estas deberan contar con un adecuado program a de
supervision que permita que las mismas se realicen de manera eficiente. Para el debido
control tambien se han'! necesario el conocimiento ex acto de 10 planificado; es decir
que " los planes proporcionan los estandares de control" (Koontz y Weihrich, 1994).
De acuerdo con Stoner y Freeman (1992) en su obra "Administracion" expresan que
" ... se puede ver a la planeacion como la funcion principal de la administracion ... "
" ... este planteamiento .. . permite captar la magnitud de la importancia de la planeacion
en la administracion ... 10 mejor seria pensar en la planeacion como la locomotora que
conduce un tren de actividades organizativas de liderazgo y control. 0 talvez
deberiamos concebir la planeacion como las rakes de un magnifico roble, de donde
brotan las ramas de la organizacion, elliderazgo y el control".
1.3.1.1 TIPOS DE PLANES
Generalmente se utilizan dos tipos de planes que podri amos llamarles planes
estrategicos y planes operacionales. Los primeros son diseflados general mente
por los altos ejecutivos y mandos medios de una empresa; los segundos guiaran
las actividades diarias de las mismas (Stoner y Freeman, 1992).
9
De acuerdo con el curso que habra de tomarse en el futuro los planes puedcn
clasificarse de la siguiente manera:
a. Proposito 0 misiones.
b. Objetivos 0 metas.
c. Estrategias.
d. Politicas.
e. Procedimientos.
f. Reglas.
g. Programas.
h. Presupuestos.
A continuacion se detalla la definicion de cada uno de los planes mencionados
con anterioridad: -
a. PROPOSITOS 0 MISIONES
Toda actividad organizada debe contar con propositos 0 misiones bien definidas
que les permita encontrar significado a las acciones que realizan diariamente. Toda
empresa tendra una funcion 0 tarea fundamental que buscara satisfacer las
necesidades del conglomerado social. La produccion 0 distribuci6n de bienes 0
servicios puede ser el proposito de una determinada empresa. Es decir la tarea 0
labor a que esta asignada dentro de la sociedad, poniendo en marcha to do 10
planificado, cumpliendo asi con el papel propio de la empresa.
b. OBJETIVOS 0 METAS:
En terminos generales son los fines a que se dirige la actividad empresarial.
Conforman la planificacion misma y estos pueden clasi ficarse 0 alcanzarse a corto,
mediano 0 largo plazo. Basado en sus objetivos 0 metas la empresa dirigira
acertadamente su propia organizacion, la integracion del personal de la misma, as!
como el adecuado control, es decir que presentan el punto culminante de la
planeacion. La formulacion de las metas implica comprender la mision de la
organizaci6n y despues establecer metas que la traduzcan a terminos concretos
\0
"(Stoner y Freeman, 1992). Las metas deberan basarse en los valores que manejen
los administradores, ya sean estos sociales 0 cticos 0 bien tomando en cltenta
asltntos pnlcticos.
c. ESTRATEGIAS:
De aClIerdo con Koontz Y Weihrich (1994) en su obra "Administraci6n" define las
estrategias como: "La detelminaci6n de los objetivos basicos a largo plazo de una
empresa y la adopci6n de los cursos de acci6n y asignaci6n de los recursos
necesarios para alcanzarlos. Es 16gico suponer que cualquier organizaci6n debe
decidir a que negocios se va a dedicar, sus metas y las utilidades que desee obtener.
Ademas decidira sus propias politicas de trabajo. EI prop6sito de las estrategias es
determinar mediante objetivos y politicas basicas la imagen de la empresa que se
desea proyectar"
Las estrategias permiten la estructura que orienta al pensamiento y la acci6n dentro
de la empresa, ios objetivos de la organizaci6n, los recursos que se utilizan y el
curso que deb era tomar la instituci6n. La determinaci6n de las mismas debera
responder a preguntas como las siguientes: (,Cual es nuestro negocio y cual deberia
ser? (,Quienes son nuestros c1ientes y quienes deberian ser? (,Hacia d6nde nos
dirigimos? (,Cuales son las principales ventajas competitivas que tenemos? (,En
que areas de competencia sobresalimos? (Stoner y Freeman, 1992)
De acuerdo con Stoner y Freeman (1992) primeramente se establecen las metas. EI
segundo paso es 10 que se llama la formulaci6n de la estrategia. Luego se procede a
la implantaci6n de la estrategia basandose en las metas de la organizaci6n y por
tiitimo se da el control estrategico que permite una retroalimentaci6n que nos
mostrara los progresos, asi como las areas que se deberan mejorar
11
d. POLITICAS:
Las politicas son declaraciones 0 interpretaciones genericas que siryen de guia 0
encauzamiento de las ideas en la toma de decisiones. forma parte de la
planificaci6n. EI establecimiento de politicas claras y sencillas da lugar a la toma
de decisiones adecuadas a los objetiYos propuestos con anterioridad. Estas
permiten preyer todas aquellas situaciones que de no atenderse adecuadamente
podria generar problemas futuros. Sin lugar a dudas toda politica debe ser flexi ble
porque de 10 contrario se conyertiria en una regia inquebrantable. Las politicas
"Establecen los !imites de la decisiones, especificandose aquellas Cjue pueden
tomarse y excluyendose las que no se permiten" (Stoner y Freeman, 1992)
e. PROCEDIMIENTOS
Todo plan requiere de procedimientos que establezcan de forma un tanto estricta la
realizaci6n de las actividades. Los procedimientos dan la pauta del camino que
debe seguirse. "Son guias para la acci6n mas que para el pensamiento y describen
la manera exacta en que se deben realizar ciertas actividades. Son secuencias
cronol6gicas de acciones requeridas" (Koontz y Weihrich, 1994).
Stoner y Freeman (1992) "Definen un procedimiento como un plan permanente que
contiene panimetros detallados para el manejo de acciones organizacionales que
ocurren con regularidad".
f. REGLAS
Las reglas describen con cIaridad las aCClOnes especificas requeridas, 0 las que no
deben llevarse a cabo, sin permitir libertad de acci6n. Por 10 general constituyen el
tipo mas sencillo de plan. "Las reglas se diferencian de los procedimientos en que
guian la acci6n sin cspecificar una secuencia temporal (Koontz y Weihrich, 1994).
g. PROGRAMAS
Toda planificaci6n debe contar con un program a bien definido, en donde se
enumeren las metas, politicas, procedimientos y reglas, la asignaci611 de. tareas, los
pasos que se deben seguirse, asi como los recursos que se van a emplear. Un
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programa consta de un conjunto de actividades y permiten establecer los pasos para
la consecucion de los objetivos. Tambien establece a los responsables encargados de
cada paso; as! como el orden y las sincronizacion (Stoner y Freeman, 1992).
h. PRESUPUESTOS
Un plan debe contar con un definido presupuesto, en tem1inos numericos, que
prevea con extrema precision la asignac ion de todos los recursos financieros que
permitan el desarrollo normal de todas las actividades de una empresa. Sin lugar a
dudas, el presupuesto es parte del mismo plan y puede ser un programa en si mismo.
Debeni hacerse en forma detail ada y minuciosa, aunque en un momenta dado podria
ser flexible de acuerdo con las necesidades de la empresa. Tambien se debeni tomar
en cuenta que de acuerdo con el tipo de organizacion asi sera el tipo de presupuesto
que se Ie asigne. En el mismo se expresarim los ingresos, gastos y utilidades, los
balances, el capital con que se cuenta, etc.
1.4 ORGANIZACION:
Se entiende por organizacion el hecho de poner en orden las cosas. Establecer el papel
que cada uno va a desempefiar dentro de la empresa. Establecer el rol de cada uno de los
integrantes de un equipo de trabajo. Que cada una de las personas de la institucion sepa 10
que deba hacer para lograr las metas. Coordinar los esfuerzos individuales que permiten
el a1cance de objetivos grupales propuestos con anterioridad para el buen funcionamiento
y desarrollo de la institucion . Clasificar las actividades necesari as que debe realizar el
grupo bajo la debida administracion de su administrador. Es el hecho de delegar
responsabilidades, evitando la confusion y la incertidumbre. Requieren de una buena
conducta de parte de los participantes .
Se puede decir entonces que organizar es estructurar de manera intencional y fomlal los
papeles 0 tareas de todas las personas que trabajan dentro de una empresa. Este tipo de
relacion puede graficarse a traves de un organigrama y puede ser formal 0 informal.
Todo tipo de organizacion pretende que la cooperacion humana sea mas eficiente
logrando limitar los ambitos de accion a traves de los niveles de organizacion (tramo de
administracion). Se hace necesano limitar el campo de accion de un administrador de
acucrdo a la capacidad de administrar a un determinado nLllnero de personas.
Segun Koontz y Weihrich (1994) "El principio de tramo de administracion establece que
existe un limite para el numero de subordinados que un gerente puede supervisar con
eficacia, pero el nLlmero exacto dependenl de la repercusi6n de todos los facto res en juego
dentro de la empresa. Por 10 tanto las personas que trabajan en un equipo determinado
para el alcance de un objetivo 0 meta prefijada debenin conocer a fondo el papel que cada
uno desempeii.a dentro de la institucion. Cada uno de los puestos implica por si mismo un
proposito 0 un objetivo bien definido; y el mismo debeni encajar dentro de la actividad
del grupo para que pueda desempefiarse de manera efectiva. La organizacion busca crear
el ambiente adecuado y necesario que sea propicio, para la actividad humana y es una
herramienta administrativa que debera tomar en cuenta las capacidades y motivaciones de
las personas que laboran dentro de la empresa.
Organizar no es una tarea facil, requiere adaptar la estructura propia de la empresa a las
distintas situaciones y establece de manera intencional el papel que cada uno debenl
desempeii.ar en el cumplimiento de las metas dentro de la misma.
1.4.1. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La estructura organizacional debera reflejar objetivos y planes preClSOS de la
empresa; a la vez debera reflejar la autoridad propia de la administraci6n. De
acuerdo con Koontz y Weihrich (1994) la l6gica fundamental de la
administraci6n se resume en seis pasos:
a) Establecer los objetivos de la empresa.
b )Formular objetivos, politicas y planes de apoyo.
c) Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrios.
d)Agrupar estas actividades de acuerdo a los recursos humanos y materiales
disponibles, y la mejor forma de usarlos segun las circunstancias.
e) Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempefiar las
actividades.
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f) Vincular los grupos de fonna hori zontal y vertical mediante rclaciones de
autoridad y flujos de infonnaci6n.
De acuerdo con 10 ya apuntado el hecho de organi zar requicre el desarrollo de una
estructura bien intencionada que establezca los roles de cada persona dentro del
grupo para el mejor desempeno. Las decisiones y cOl11unicaciones deben
coordinar los esfuerzos del grupo a fin de lograr sus propias metas. Ademas se
debe comprender claramente la estructura propia de la organizaci6n y poner en
practica sus principios. Existen factores que podrian afectar el desarrollo nonnal
de la organizaci6n tal es el caso de la incapacidad por parte del administrador
para planificar en fonna apropiada, 0 para realizar las relaciones; la falta de
organizaci6n, la falta de responsabilidad, mala comunicaci6n, poca autoridad 0
mal uso de la misma, estos factores pueden preverse mediante la planificaci6n que
tome en cuenta los antecedentes y las necesidades de la compania. "La estructura
organizacional debe hacerse a la medida de cada organizaci6n" (Koontz y
Weihrich, 1994).
La estructura organizacional debe ser flexible en el tiempo y el espacio, evitando
las riquezas 0 incapacidad de adaptarse a un mundo modemo tan cambiante lleno
de contingencias. Es decir no hay que tenerJe miedo a los cambios siempre y
cuando estos vayan orientados hacia el progreso . La estructura organizacional
debe ser comprendida por el personal a manera que realicen bien sus tareas yevite
el conflicto, esto puede ser factible a traves de organigramas, descripciones
generales de puesto, las relaciones de autoridades y de infonnaci6n y crear metas
especificas para puestos especificos. "La estructura organizacional se refiere a la
fonna en que las actividades de una organizaci6n se dividen, organizan y
coordinan " (Stoner y Freeman, 1992). Es preciso hacer una li sta de todo el
trabajo que debera realizarse para lograr los objetivos de la Instituci6n. Todo esto
incluira la compra del equipo y abastecimiento necesario; y la contrataci6n del
personal.
La divisi6n del trabajo entra dentro de la estructura organizacional permitiendo
dividir el mismo a manera de responsabilizar a un grupo del personal de un
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Iimitado conjunto de actividades; generalmente se acepta la departamentalizacion
como "La agrupacion en departamentos de las actividades 0 trabajos simi lares 0
bien que se conectan logicamente entre si. Todo esto se basa en la coordinacion 0
"Integracion de los esfuerzos individuales de grupo y de departamento, 10 que
facilita el logro de objetivos". La estructura organizacional debe ajustarse a las
necesidades" (Stoner y Freeman, 1992).
Dentro de la Estructura Organizacional se puede definir a las area funcion ales
como el conjunto de actividades indispensables para el normal funcionamiento y
exito de la empresa. En el caso de los Institutos Basicos por Cooperativa de
Ensefianza comprende especificamente dos areas dentro de su propia estructura
organizacional, siendo estas, el area administrativa (Director, Secretaria
Contadora) y el area docente. Esta division estructural obedece al hecho de que se
trata de una Institucion Educativa tal como 10 reglamenta el Acuerdo Ministerial #
58 de fecha 15-03-95. Paralelo a esta division se puede observar la existencia de
una junta directiva de padres de familia que forma parte tambien en la
conformacion de la Cooperativa de Ensefianza.
1.4.2 DEFINICION DE LA ESTRUCTURA Y EL DISENO DE LA
ORGANIZACION
Segun Stoner, Freeman y Gilbert JR. (1996) la estructura es un patron estabJecido
de relaciones entre los componentes 0 partes de la organizacion que se infiere de
las operaciones reales y el comportamiento de la misma. Generalmente se
establece de manera inicial el disefio de los componentes 0 subsistemas de la
estructura organizacional y luego se establecen los patrones que los
interrelacionan.
Un organigrama asi como las guias de puestos pueden considerarse como un
patron formal que define las relaciones de la estructura organizacional. La
diferenciacion de las actividades 0 tareas asignadas; la interrelacion de las
mismas, las !ineas de autoridad 0 jerarquia dentro de la organizacion, politicas,
procedimientos y controles definen la estructura organizacional.
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De 10 anterior se deduce que la orgamzacion fonnal es una estructura que
planifica de manera deliberada las relaciones esquematizadas entre el componente
que debera cumplir de manera eficiente los objetivos propuestos dentro de la
institucion. Es una guia generica impresa en los Mammies de Organizacion,
Descripcion de Puestos y otros, en donde se establece un marco de referencia de
las funciones y responsabilidades y su interrelacion.
La organizacion infonnal se enfoca en aquellos aspectos del sistema que no son
planeados explicitamente sino que surgen espontimeamente de la interrel acion de
los participantes. Las relaciones infonnales enfrentan aquellos problemas nuevos
que no son los atendidos de manera inmediata por la organizacion fonnal. Sin
embargo estas funciones se entrelazan y constituyen 10 que puede llamarse una
organizacion real.
De la propia estructura organizacional surge el esquema de autoridad que no es
mas que la relaci6n existente entre los puestos en la organizaciol1 en la que se
basa la asignacion de tareas a los diversos elementos y el establecimiento de
mecanismos de control que velen por el cumplimiento eficiente de las mismas.
Tradicionalmente se ha divido el trabajo en tare as especializadas en distintos
departamentos (departamentalizacion) la estructura jerarquica de la organizacion
seiiala un tipo de autoridad vertical en linea directa desde el mas alto nivel de la
organizacion. Al observar los organigramas este principio es el que general mente
se utiliza todavia en la planeacion de la estructura. Sin embargo tambien puede
tomarse en cuenta relaciones horizontales que integran y coordinan unificando
esfuerzos entre los diversos departamentos, unidades 0 individuos dentro de un
mismo nivel.
Segun Brown y Moberg (1990) se estableeen cuatro aspectos 0 "piedras
angulares" en la construccion de la estructura organizacional, siendo la primera la
division del trabajo en tare as de manera logica entre personas y grupos para que
17
puedan ser ejecutadas. A 10 anterior seguiria la departamentalizacion, que es por
decirlo as! la agrupacion de los empleados de acuerdo a las tareas que ejecutan.
En tercer lugar se establece la jerarqu!a 0 lineas de autoridad dentro de la
organizacion y por ultimo se coordina mecanismos de integrac ion y control de
todas las actividades en la interrelacion de todos los departamen,os en un todo
congruentes que permitan el cumplimiento satisfactorio de los objetivos de la
institucion
1.4.3 ORGANIGRAMA
Toda estructura organizacional, se puede prescntar en forma gratica que sefiale
las relaciones entre los departamentos a 10 largo de las lineas principales de
autoridad. El organigrama muestra las lineas de autoridad para la tom a de
decisiones, en ocasiones el simple hecho de presentar la organizacion en una
gratica puede mostrar las incongruencias y complejidades, 10 cual facilita su
correccion Ademas es necesario describir detalladamente las funciones de tipo
general de cada uno de los puestos dentro de una empresa. El organigrama
tambien Ie muestra a los administradores y al personal de nuevo ingreso como
encajan dentro de toda estructura «Koontz y Weihrich, 1994).
1.5 INTEGRACION DEL PERSONAL:
Toda empresa cuenta con el elemento fundamental que llamamos personal que podria
considerarse como el objetivo mas importante de la misma. Sin lugar a dudas las
personas son vitales para la operacion de toda empresa.
SegtlD Chiavenato, I. (1999) el recurso humano de cualquier empresa 10 constituyen
las personas que ingresan, permanecen y participan en 1a organizacioC1 en cualquier
nivel jerarquico 0 tarea. EI recurso humano es el unico recurso vivo y dinamico de la
organizacion y decide el manejo de las demas, que son fisicos 0 materiales. EI personal
es definido como aquellas personas que cubren los puestos dentro de la estructura
organi zacional. La integracion del personal requiere entre otras cosas la seleccion,
reclutamiento y contratacion de los candidatos a los puestos disponibles.
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Por consiguiente la selecci6n de personal permite escoger entre diversos candidatos,
ya sea que estos esten en la organizaci6n 0 fllera de ell a, a la persona mas id6nea para
el puesto que se enCllentra vacante. Todo esto reqlliere excelente calidad en la
organizaci6n que permita el logro del exito. Todo administrador debe contar con las
siguientes caracteristicas que Ie permitan desempenarse adeclladamente tales como:
deseos de administrar, simpatia, y capacidad para comUlllcarse con los demas,
integridad y honestidad, sencillez y franqueza.
EI proceso de selecci6n requiere de algunas tecnicas e instmmentos para el debido
reclutamiento del personal. Estas deben ser confiables como: las entrevistas, las
pmebas de inteligencia, destrezas y aptitudes de tipo vocacional y las pmebas de
personalidad. Todo este procedimiento debe ser sometido a evaluaci6n. Luego de la
seleccion y reclutamiento del personal deb era pensarse en la capacitacion del mismo.
La capacitacion debe ser planificada de manera constante y peri6dica y que tienda a
mejorar las capacidades de los empleados de la instituci6n. EI personal debe estar claro
de los planes de la empresa conociendo sus objetivos y politic as a fondo que gulen las
decisiones con claridad y rapidez.
De acuerdo con Reyes (1995) integrar significa "Obtener y articular todos los
elementos materiales y humanos" sefialados en la planeaci6n y la organizaci6n
necesariamente para el funcionamiento de cualquier instituci6n. La planeaci6n indica
que hacer y cuando hacerlo. "La organizacion nos ha senalado quienes, don de y c6mo
realizar las diferentes actividades".
Los elementos materiales y humanos lIenan el cuadro te6rico que encontramos en la
planeaci6n y organizaci6n inicial. Pero la integracion del personal propiamente
estudiara la integraci6n de las personas y el rol que elias desempenan dentro de la
empresa. Es una funci6n permanente que nos provee el normal crecimiento, las
posibles ampliaciones; la sustituci6n de las personas que ya no estan en la empresa por
diferentes motivos. Asi como la integraci6n de las cosas tal es el caso de la maquinaria
19
desperfecta que habria de cambiarse; y los sistemas obsoletos que dcberan modi ficarse,
etc.
"Los hombres que han de desempei'iarse" dentro de una empresa debenin de
seleccionarse, reclutarse, tomando muy en cuenta los requisitos minimos del cargo
que habnin de ocupar como 10 dice muy claramente Reyes (1995). Debe procurarse
adaptar a los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres. Los requisitos
minimos deben incluir aspectos de indole fisica, intelectual, moral y social por sencilla
que parezca la funci6n a ejecutar dentro de la instituci6n. Todo empleado esta obligado
en el mismo contrato de trabajo a hacer frente de manera eficiente las diversas
obligaciones que su puesto requiera.
De acuerdo con Dessler, G (1996) al hacerse el analisis de los puestos se determinan
"Las responsabilidades y requisitos de un trabajo y el tipo de persona que debe
contratarse para desempefiarlo" Mientras que la descripci6n de los puestos establece
"Ia lista de los deberes, responsabilidades, relaciones de subordinaci6n, condiciones de
trabajo y responsabilidades de supervisi6n de puestos; uno de los productos del analisis
del puesto".
Debera darsele especial importancia al acto de introducci6n e integraci6n de las
distintas personas que se articulan dentro de una empresa; "desde el gerente, hasta el
ultimo mozo" (Reyes, 1995).
La tecnica de la introducci6n es simple y ofrece grandes rendimientos dentro de una
instituci6n. La integraci6n presupone cuatro pasos a saber: Reclutamiento, Selecci6n,
Introducci6n y Desarrollo.
EI pnmer paso permite obtener candidatos con el interes necesano y la capacidad
potencial para ocupar los distintos puestos dentro de la empresa. La selecci6n escoge
entre todos los candidatos los mas aptos para cada funci6n. Mientras que el concepto
de introducci6n se annoniza al personal nuevo de manera adecuada y rapida dentro del
grupo social. El desarrollo, tal como el termino 10 indica "busca desenvolver las
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cualidades innatas que cada persona ticne para obtener su maxima realizacion posible"
(Reyes, 1995).
Luego debenl pensarse en el adiestramiento y capacitacion constante de todos los
empleados de la empresa, tanto los de recien ingreso, como los antiguos; que permita
el desarrollo de las habilidades de cada uno de ellos. Para preparar este program a de
capacitaciones deberan tomarse en cuenta aspectos tales como: elaborar un
cronograma; establecer los topicos alrededor de los cuales girara la instmccion,
preparar anticipadamente todo el material necesario y contar con un ambiente
adecuado que puede ser en algunos casos el propio lugar de trabajo.
Debera interesarse 0 motivarse al empleado sobre la importancia que tienen las
capacitaciones con respecto a su propio desempefio dentro de la institucion y a su
propio desarrollo personal. Al echarse mano de las explicaciones verbales se deberan
tomar en cuenta las respuestas y opiniones de los mismos. Las interrogantes sobre los
temas tratados, los ensayos, la correccion de errores; la revision de las fmciones de
cada uno son aspectos importantes que no podran descuidarse dentro de un programa
de capacitaciones. Todo programa de capacitacion supone una parte teorica que deb era
ser reforzada con la practica constante. La practica es por tanto indispensable. Estos
program as de adiestramiento pueden ofrecerse dentro 0 fuera de la empresa
(Universidades, etc.)
Se busca por medio de los programas de capacitacion dirigidos al personal mejorar el
rendimiento del mismo en su trabajo cotidiano. Desarrollar las habilidades actuales,
aprehension de nuevas habilidades 0 comportamientos futuros. Las "Necesidades de
capacitacion no siempre son faciles de determinar y cuando se logra determinarlas, es
posible que el individuo no Ie guste que Ie ordenen cambiar su forma de realizar el
trabajo". (Stoner y Freeman, 1992). Para esto deben tomarse en cuenta la evaluacion
del desempefio de cada trabajador en base a estandares y objetivos; as! como orientar
los program as de capacitacion con un estricto analisis de los requisitos del puesto es
decir los conocimientos especificos para desempefiarlos.
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Serian en todo caso los administradores y el res to de personal de una ell1presa qui enes
deberan reali zar un riguroso analisis organi zacional y a quienes "sc les ride describ ir
cuales son los problemas que estan teniendo en su trabajo y que acciones a su j uici o, se
necesitan para resolverlos" (Stoner y Freeman, 1992).
1.6 DIRECCION:
Administrar no significa simplemente dirigir, aunque esta sea una actividad muy
importante dentro del proceso administrativo es necesario aprender a di rigir
correctamente todas las actividades para que se logren los resultados deseados.
Para Koontz y Weihrich (1994) La funcion administrativa de direccion es definida
como el proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a las metas
de la organizacion y del grupo. Como mostrara el estudio de esta funcion, es en esta
area donde las ciencias de la conducta puedan prestar su mayor aportacion a la
administracion". Todo proceso de direccion debe centrar su atencion sobre el elemento
humano, tomando en cuenta una eficiente comunicacion y motivacion. Un buen
administrador debera conocer al factor humane con que cuenta su empresa, sus
capacidades y limitaciones; los factores que los motivan para actuar; tomar muy en
cuenta la individualidad muy a pesar de que se trabaje en equipo.
"Las personas son mucho mas que un factor productivo en los planes de la
administracion. Son miembros de muchas organizaciones de tipo social, cultural 0
religiosos; son consumidores de bienes y servicios y, de esta forma, influyen de
manera fundamental sobre la demanda: son miembros de familias, escuelas, iglesias,
asociaciones mercantiles y partidos politicos, etc. (Koontz y Weihrich, 1994).
El concepto de la dignidad humana asi como la individualidad 0 singularidad pennite
reconocer al administrador, que cada uno de sus empleados es tmico y que tiene
necesidades, ambiciones, responsabilidades, aptitudes etc, que toda persona que
trabaje dentro de una empresa deben ser tratadas con respeto, no importando el trabajo
que esta realice ya que todos somos seres humanos.
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Citando textual mente las palabras de Reyes (1995) "Ia direccion es el corazon y
esencia de la administracion". En este proceso se logra la ejecllcion efectiva de todo 10
plani ficado bajo la alltorizacion, decision y vigilancia simultanea del administrador; en
busca de que las ordenes emitidas se cumplan adecuadamente. "Es el punto central y
mas importante de la administracion". Algunos Ie llaman "actuacion" otros la definen
como "ejecucion", ref1eja la funcion de guiar y vigilar a los subaltem()s en el propio
lugar y momento de realizarse las actividades. La direccion coord ina esfuerzos entre
todos los integrantes de una institucion y busca obtener los maximos resultados de
ellos. La direccion se basa en la ejecucion y busca coordinar todas las acciones que
habran de ser producidas.
Este proceso supone la delegacion de autoridad en una 0 algunas personas encargadas
de la administracion, ejercer dicha actividad; el establecimiento de canales de
comunicacion que controle los resultados y supervise la ejecucion de las ordenes
recibidas. La autoridad y el mando dentro de una empresa comprende "la facultad para
tomar decisiones que produzcan efectos" (Reyes, 1995). Quien decide es quien tiene la
autoridad para hacerlo y a la vez establece quienes deberan obedecerlas.
Generalmente el origen de la autoridad se enmarca en un convenio 0 contrato de
trabajo 0 de sociedad. Ademas deberan buscarse los origenes de la autoridad dentro de
la empresa en la propiedad de los bienes productivos y en el regimen economico y
social. La autoridad puede ser juridica 0 moral. Dentro de la autoridad juridica
podemos distinguir aquella autoridad de tipo formal "Que se recibe de un jefe superior
para ser ejercida sobre otras personas 0 subordinados" Reyes (1995). Tambien existe
aquel tipo de autoridad que faculta a cierta persona para tomar las decisiones
necesarias a la que llamaremos operativa.
L1amaremos autoridad moral la propia de los Iideres en base a cualidades morales,
sociales, psicol6gicas que permiten que determinada persona sin haber recibido
ninguna autoridad formal ejerza sin embargo don de mando y obedienr:ia de parte de
un determinado grupo de personas. Por ultimo nombraremos a la autoridad tecnica que
se basa en el conocimiento teorico practico que posee sobre una determinada materia;
tal es el caso del tecnico 0 profesionista a quien se Ie reconoce capacidad y pericia.
23
1.6.1 LA MOTIVACION
Los motivos humanos se basan en necesidades que puedan ser conscientes 0
inconscientes. Algunas son necesidades primarias como las de tipo fisiologico:
agua, aire, alimentos, sueno y vivienda. Otras necesidades se pueden considerar
como secundarias, como es el caso de la autoestima, la posicion social, la
afi li acion con otros, el afecto, el logro, etc. La motivacion en el ser humane es
una reaccion en cadena. Las necesidades percibidas dan lugar a los deseos 0
metas que se buscan, 10 cual ocasionan tensiones (deseos no satisfechos) que
provocan acciones para a1canzar las metas y finalmente satisfacer sus
necesidades (Koontz y Weihrich, 1994).
Todas aquellas cosas que de una manera u otra influyen en la conducta human a
induciendola a la accion es un elemento motivador. De ahi que los terminos
recompensa 0 castigo resultan siendo motivadores en las diversas areas de accion
humana; pero no son los unicos factores que pueden motivar a las personas.
Todo ser humane busca su autorrealizaci6n, por 10 que es compresible que se
sienta c6modo dentro de una empresa en donde prevalezca, aunque fuese en
forma moderada un ambiente que Ie permita desarrollarse. Siempre que
hacemos algo en el transcurso de la vida tenemos una esperanza, una expectativa.
Sin lugar a dudas nuestros esfuerzos serviran para lograr una meta y a la vez Ie
asignaremos un gran valor a los resultados de nuestros esfuerzos.
Aquella persona que se dedique administrar una determinada empresa debera
tomar en consideraci6n todos aquellos factores que de una u otra forma motivan
positivamente a la persona a su cargo ya la vez propiciar dentro de la empresa un
clima agradable que permita a los mismos el logro de sus metas personales y que
al mismo tiempo coadyuven hacia el alcance de los objetivos propios de la
empresa.
Para Stoner y Freeman (1992) "La motivaci6n surge de la acci6n reciproca entre
el individuo y los factores del entomo". Las teorias contemporaneas hacen
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enfasis en que la motivacion se basa en la satisfaccion de las aspiraciones y mctas
propias de cada individuo. Todo esto surge de una necesidad y la busqueda de su
satisfaccion 10 que induce a la gente a actuar de cierto modo.
De acuerdo a Stoner y Freeman (1992) estas necesidades podrian clasificarse
jenirquicamente desde las necesidades fisiologicas, pasando por las necesidades
de seguridad y proteccion; necesidad de pertenencia, necesidad de estima y, en la
Clispide de la piramide apareceria la autorrealizacion del individuo. Existen
infinidad de teorias que tratan de explicar los motivos humanos, si bien es cierto,
que el ser humane por su propia naturaleza racional, emocional y volitiva
tendera hacia el logro de sus mas caras aspiraciones. Todo este proceso debera
ser guiado dentro de la empresa adecuadamente.
1.6.2 COMUNICACION
La comunicacion es transferencia de un emisor a un receptor, asegurandose que
este ultimo la comprenda. (Koontz y Weihrich, 1994). Esta funcion permite
unificar de manera sistematizada la actividad del grupo. Una adecuada
informacion dentro de la empresa tiene como proposito llevarla a la realizacion
de cambios, es decir influir beneficamente sobre el accionar dentro de la
empresa.
Para Koontz y Weihrich (1994) la comunicacion pretende "establecer y difundir
las metas de la empresa", desarrollar planes para lograrlos, organizar los recursos
humanos en forma mas eficaz y eficiente, seleccionar y evaluar a los miembros
de la organizacion. Dirigir, orientar, motivar y crear un clima que incentive la
participacion del personal y controlar su desempefio. La comunicaci6n es de vital
importancia dentro del quehacer diario de una empresa. Es muy importante
seleccionar adecuadamente las tecnicas de comunicacion qlle habran de
emplearse, que permitan manejar con eficacia el tramo de administracion. Los
estandares, objetivos de control son una clase de dispositivos de comunicacion,
pero existen otras tecnicas que reducen el tiempo que se dedica a los
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subordinados, por ejemplo: el tipo de recomendaciones escritas proporclOnan
registros, refercncias y defensas legales cuando estas sean necesarias. Las
instrucciones ya sean estas cscritas u orales, deben liegar hasta los empleaJos en
fom1a clara, pero concisa de manera que facilite la comprensi6n y el trabajo
propiamente dicho.
Lograr una eficiente comunicaci6n es sumamente importante. De aClierdo con
Stoner y Freeman (1992) existen dos razones poderosisimas para implantar
dentro de la empresa un eficiente sistema de comunicaci6n, siendo estas: "La
Comunicaci6n es el proceso mediante el cual se cumplen las funciones
administrativas de Planeaci6n, Organizaci6n, Direcci6n y Control. En segundo
lugar, la comunicaci6n es una actividad a la que los administradores dedican una
abrumadora cantidad de tiempo. Tambien se ha afirrnado con bastante acierto que
la comunicaci6n es "El torrente sanguineo de una organizaci6n perrnanente". La
comunicaci6n por telMono, la comunicaci6n oral 0 personal ofrecen la ventaja de
una retroalimentaci6n inmediata.
Los adelantos tecnol6gicos aceleran y complican los medios de comunicaci6n
empleados y su entomo y han llegado aun a cambiar profundamente los valores
sociales y culturales; tomando en cuenta la globalizaci6n comercial en boga que
ha perrnitido conocer distintos procedimientos de comunicaci6n y las
caracteristicas de diferentes culturas alrededor del planeta. La comunicaci6n
necesariamente incluye a las personas y las relaciones entre sf. Acepta el
siguiente esquema.
'---_ E_M_I_S_O_R_---'I --+ I MENSAJE I --+ I RECEPTOR
Estos tres elementos de la comunicaci6n se relacionan a tal punto que de faltar
uno de ellos, no se realizaria dicho proceso. Por ejemplo ... "Podemos enviar un
mensaje, pero no habra comunicaci6n si alguien no 10 escucha ni 10 recibe"
(Stoner y Freeman, 1992).
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Entendemos por receptor al individuo que pcrci ben por medio de sus sentidos, el
mensaje para lograr interpretarlo y traducirl 0 (Decodi ficacion) ;)an:, que cste
tenga sentido. "EI transmisor" cs quien inicia el proceso comunicativo, quien
tiene la necesidad, el deseo e intcncion de comunicar algo a una 0 mas personas.
La codificacion es la traduccion que hace el cmisor de la infomlacion que desea
comunicar a una serie de simbolos que signifiquen 10 mi smo para el emisor y
receptor. Mientras que llamaremos mensaje propiamente dicho a la inform acion
ya codificada·. EI medio de comunicacion entre el emisor y el receptor 10
llamaremos canal; "como el aire para las palabras y el papel para las Ictras"
(Stoner y Freeman, 1992).
Deben seleccionarse adecuadamente los canales de comunicacion a emplearse.
De acuerdo con Stoner y Freeman (1992) "La comunicacion esc rita y grafica:
Memorandums, informes, cartas, bosquejos son claros y precisos y proporcionan
un registro".
1.6.3 LIDERAZGO
Algunas veces se con fund en los terminos "administrador" y "\ider" pero estos no
son siempre la misma cosa. Si bien es eierto algunos buenos administradores
resultan siendo lideres eficientes. La administraci6n efectiva requiere de cierto
nivel de liderazgo en aquellas personas que se encuentran al frente de la empresa.
La esencia del liderazgo es contar con seguidores, en otras palabras 10 que
convierte a una persona en !ider es la disposici6n de los demas a seguirlo. Mas
aun, las personas tienden a seguir a quienes piensan que les prororcionaran los
medios para lograr sus propios deseos, anhelos y necesidades. (Koontz y
Weihrich, (1994) podemos notar entonces que las funciones de motivaci6n y
liderazgo estan estrechamente relacionados entre Sl. Por 10 que los lideres
deberan responder a las motivaciones de sus seguidores, tomando en cuenta 10
que las personas desean y el por que actuan como 10 hacen.
De acuerdo con Koontz y Weihrich, (1 994) "El primer ingrediente del liderazgo
es el Hder". Ademas el lider debera entender a fondo a las personas y a la vez
27
debera inspirar en ellos confianza que les pemlita aplicar destrezas y habilidades
en la realizacion de sus labores cotidianas. Un buen !ider es aquel que se
desenvuelve de manera democratica 0 participativa. Esto permitira consultar con
su personal las acciones 0 decisiones y a la vez permi tir la participacion del
grupo. Si bien es cierto en ocasiones se hara necesario imponer de alguna manera
sus propias ideas cuando estas esten orientadas a dirigir el accionar de sus
subordinados.
Stoner y Freeman (1992) definen el liderazgo administrativo como "EI proceso
de dirigir e influir en las aetividades de los miembros del grupo". "EI poder"
propio de un !ider se puede fundamentar en la recompensa, en la experiencia, en
el poder coercitivo. Este debenl usarse de manera adecuada para que influya
positivamente en la conducta de sus seguidores 0 bien de sus empleados,
tomando en cuenta una conducta etica.
1.6.4 SUPERVISION
Esta funci6n busca primordialmente comprobar de manera fehaciente SI se
cumplen las labores 0 tare as asignadas al pC!rsonal. Sin embargo la funci6n de
supervision adem as de velar por el desempefio de las personas y por la cal idad
y/o cantidad en el pro due to que rinde a la empresa; deberia facilitar tambien el
apoyo necesario a los subordinados para ayudarlos a cumplir con sus tareas. En
otras palabras un supervisor no es un capataz, sino un guia, un orientador, un
amigo, que permita la confianza necesaria dentro del grupo a fin de que ademas
de cumplir con las obligaciones 0 atribuciones de cada cual se obtenga tambien
los beneficios esperados para la empresa. Por 10 tanto es importante aclarar que
uno de los propositos principales de todo proceso de evaluacion 0 supervision "es
proporcionar una base sobre la cual se pueda analizar el desempefio y planear
mejoras" (Koontz y Weihrich, 1994).
Toda supervisi6n debe tomar en cuenta aspectos tales como la calidad, cantidad,
tiempo requerido para terminar el trabajo y otros factores que pem1itan la eficacia
28
en el desenvolvimiento de los empleados y que a la vel: contribuyan al logro de
los objetivos de la inst itucion.
De acuerdo con Reyes (1995) "La funcion supervisora ... supone ver que las cosas
se hagan como fueron ordenadas". No debe confundirse la supervision con el
control, ya que la primera es la observacion simultanea de las actividades;
mientras que el control se lIeva a cabo despues de las mismas. El supervisor sera
"el encargado 'directo de la labor de vigilancia" "ve que las cosas se hagan"
EI supervisor vincula a los empleados con los administradores de alto rango y
vlceversa, estableciendo contacto, transmitiendo ordenes e informacion,
inquietudes, reportes etc. Todo supervisor debe conocer las tecnicas y procesos
de las actividades de produccion a su cargo y a la vez ser un buen administrador.
No son capataces simplemente; mas bien entre sus funciones sobresalen las
siguientes:
a. Distribuci6n del trabajo
b. Aplicaci6n de una buena relaci6n humana
c. Calificar e instruir adecuadamente a su personal
d. Hacer informes y reportes
e. Coordinar las distintas actividades a su cargo manteniendo la debida
disciplina, etc.
1.7 CONTROL
Para Koontz y Weihrich (1994) EI control es la medici6n y correcci6n del desempefio
con el fin de asegurarse que se cumplan los objetivos de la empresa y los planes
disefiados para a1canzarlos. La planificaci6n y el control estim estrechamente
relacionados. De hecho, algunos autores piensan que est as funciones no se pueden
separar, sin embargo, es aconsejable separarlas desde el punto de vista conceptual".
Debe tomarse en cuenta los objetivos, planes y criterios pre-establecidos que permitan
establecer los logros alcanzados. Todo administrador debe tomar muy en cuenta lIevar
29
a cabo un ucbido control que Ie permiten veri ficar el avance de Ia empresa. De acuerdo
con Koontz y Weihrich, (1994) este proceso comprende tres pasos a saber: 1)
Establecer estandares. 2) Medir el desempefio con estos estandares y 3) Corregir las
variaciones de los estandares y los planes.
Un est[lI1dar reneja los criterios de desempefio que pem1ita al administrador conocer el
avance de las cosas de acuerdo a los objetivos propuestos al inicio. El estab lecimiento
de estandares de control de una forma apropiada permiten determinar con exactitud de
manera anticipada 10 que se espera de los empleados y del trabajo 0 labor que ellos
realizan. Los estandares son criterios con los que se mide el desempeno real 0
esperado. En una operaci6n sencilla, un administrador podria ejercer el control
mediante una cuidadosa observaci6n personal del trabajo que se esta realizando. "Los
objetivos, metas, programas, actividades, politicas, procedimientos, presupuesto, se
convierte en estandares con los cuales se puede medir el desempeno real 0
esperado"(Koontz y Weihrich, 1994).
Todo administrador desea tener al alcance un sistema de control adecuado que Ie
aseguren que los resultados van de acuerdo a 10 planificado, las tecni,~as de Control
deben estar hechas a la medida de los planes y de los puestos a los que se desea
supervisar; tomando en cuenta la eficaeia y la eficiencia del personal. Las tecnicas de
control deberan de reflejar en todo momento el tipo de planes a los que corresponden.
Este proceso brindara informaci6n entre el avance de los planes propuestos, tomandose
en cuenta que el tipo de control debe adaptarse al puesto. Por ultimo todo tipo de
control representa un gasto 0 costo, pero este debe ser representativo segun la
importancia de la activ idad, el tamano de la operaci6n a su propio sistema; a la vez
debe sefialar en donde se producen las fallas 0 deficiencias y efectuar las acclOnes
con·ectivas necesarias. EI control s610 se justifica si las desviaciones de los planes se
corrigen mediante la planeac i6n, organizaci6n, integraci6n de personal y direcci6n
adecuada (Koontz y Weihrich, 1994).
30
EI proceso de control permite "garantizar que las actividades reales se ajustan a la
actividades planeadas" ... "realiza el seguimiento de la eficacia de la plancacion
organizacion y dircccion y toman las medidas wrrectivas cuando se nccesitan" La
importancia del control radica en el avance y en la correccion de los errores que se
encuentran; a darle seguimiento a los cambios. EI cambio es necesario. "Los mercados
cambian. Los competidores ofrecen productos y servicios nuevos quc captan la
imaginacion del publico. Surgen materiales y tecnologias nuevas". (Stoner y Freeman,
1992).
Todo cambio busca mejorar la calidad de los servicios prestados; acelerar el cicIo de
los mismos, unificar a los empleados y facilitar el trabajo en grupos. Podriamos llamar
precontrol a todas aquellas acciones que aseguren 0 garanticen anticipadamente todos
los pasos, materiales, presupuestos, personal y otros aspectos que seran indispensables
en el desarrollo de las funciones normales diarias de una empresa. Tambien se
realizaran controles sobre la marcha 0 avance de las actividades y a la vez descubrir
alguri tipo de desviacion del rumbo y la correccion del mismo. Por ultimo los llamados
controles despues de la accion "miden los resultados de una accion que ha concluido.
Asi se establecen las causas de cualquier desviacion que se aleja del plan 0 el estimdar
y los resultados se aplican a actividades futuras similares". (Stoner y Freeman, 1992).
El control de calidad establece estrategias para cada etapa de la produccion reduciendo
al minimo 0 eliminando a cabalidad, si es posible, los errores. Este tipo de control puede
enfocarse en identificar los errores, pero aun mas en la manera de prevenirlos. Hoy en
dia tambien se habla de calidad total que se ha \luelto la fortaleza y prestigio de
diferentes organizaciones actuales.
1.8 DIAGNOSTICO ADMINISTRA TIVO:
Segun Herrera (1998). EI Diagn6stico Administrativo comprende toda aquella
investigacion destinada a establecer de manera sistematica el tipo de organizaci6n de
una empresa y el funcionamiento de la misma, detectando los problemas que enfrenta y
3 1
a la vez determinado las causas y los cfectos de estas, proponiendo so luciones que
eliminen esta problematica.
EI Diagnostico Administrativo surge como necesidad empresarial por detectar los
problemas que ocasionen crisis dentro de la empresa, aSI como las necesidades de
adaptacion del presente al futuro 10 que permitinl encontrar las causas y los efectos de
los problemas de la empresa. Se hace necesario comprender que en la actualidad las
empresas estim sujetas a cam bios constantes . La evolucion constante del mllndo actual
no permite que las empresas se estanquen en aquellos procedimientos que de antano han
venido utilizando.
Se comprendenl que la empresa de hoy no pueden estar regida por sistemas que
funcionaban hace diez 0 quince aflos; es necesario enfrentar nuevos retos y estar
decididos a cambiar buscandole soluciones a los problemas que nos presente el mundo
modemo. EI avance de la ciencia y la tecnologia nos han disparado hacia un mundo de
constantes cambios que nos obligan a mantenemos preparados para enfrentar cada dla
nuevos retos . EI Diagnostico Administrativo tiene entonces un campo de aplicacion sin
limites en cualquier area de la administracion con algunas variantes de acuerdo a las
caracteristicas de cada uno de los problemas, debera realizarse en forma integral sobre
el problema detectado y con aqueIIos aspectos administrativos que se encuentren
relacionados directa 0 indirectamente con el; ademas es necesario realizar amllisis
periodicos sobre las areas objeto del estudio que pennita retroalimentar las soluciones y
mejorarias permanentemente. (Herrera, 1998).
Todo diagnostico apunta hacia el cambio. Se debe cambiar no para estar al ultimo grito
de la moda, sino porque es necesario hacerlo para poder subsistir y competir en el
mundo de hoy. Las ultimas decadas del Siglo XX se caracterizaron por 10 nlpido de los
cambios; el mundo actual cambia vertiginosamente por 10 que sl una empresa se queda
rezagada esta condenada a desaparecer. EI cliente actual cambia con acentu:lda rapidez
en cuanto a sus gustos y preferencias en 10 que respecta al consumo de bienes y
servicios; ademas se ha intensificado la competencia que de manera mas agresiva, con
32
incremento de opciones tecnol6gicas buscan satisfacer las ncces idades de los cli entcs
actuales en fonna mas efectiva, por 10 que las empresas de hoy, que deseen subsistir,
deberan adaptarse constantemente a las exigencias actuales.
Ademas debemos tomar en consideraci6n que todo cambio presupone la adquisici6n de
nueva tecnologia, maquinaria y personal capacitado en busca de sati sfacer los
requerimientos de la clientela 0 del publico a quien se sirve. No se debe cambiar
LlI1icamente porque hay problemas, el cambio es necesario en todo tiempo. Significa que
debe ser continuo, que de manera planificada persiga siempre mejores resultados. Para
esto se hace necesario modificar planes, programas, estructuras, procesos, etc, que
tiendan a la producci6n de mejores servicios. En la actualidad algunas instituciones se
sienten satisfechas por los resultados obtenidos en anos pasados, convirtiendose en
confonnistas, 10 que es aprovechado por la competencia, tomando ventaja y en muchas
ocasiones llegan hasta sacarlas del mercado.
Por consiguiente eI cambio empresarial busca evaluar e implementar una buena
organizaci6n administrativa, as! como los sistemas y procesos innovadores que
satisfagan a los clientes, pensando hacia el futuro. No cambiar es la causa por la que
muchas empresas han sido desplazadas, por 10 que es necesario asegurarse la
supervivencia a traves del cambio y del mejoramiento continuo de la organizaci6n en
general, (Herrera, 1998).
Todo cambio presupone las siguientes interrogantes: (,Por que cambiar? (,Para que
cambiar? (,Que cambiar? (,C6mo cambiar? (,Cuando cambiar? Para dar respuesta a las
anteriores cuestiones es importante modificar las cosas que se han venido haciendo
durante anos y el establecimiento de metas y sistemas diferentes, sencillos y menos
complicados, para prestar los productos y servicios, a traves de la utilizaci6n de procesos
atractivos e innovadores para el cliente. (Herrera, 1998).
Sin lugar a dudas el cliente busca que la empresa pueda cubrir sus necesidades, y quien
Ie ofrezca mejores servicios. De alii que la reingenieria pennite crear procesos que hagan
33
la diferencia entre 0 ante la competencia y que a la vez Ie de libertad a la clientela para
su elecci6n. Estos cambios permitinin mejores servicios 0 productos que faeiliten a las
empresas competir con eliciencia.
Para lograr todos estos cambios requeridos es importante la realizaci6n de un
diagn6stico a fondo; es decir una evaluaci6n que pennita detectar los puntos fuertes y
debiles de la empresa. La evaluaci6n y el diagn6stico permiten dar un vistazo a las
actividades que son necesarias y prescindir de aque llas que no 10 son. De hecho
encontraremos actividades total mente importantes e imprescindibles que deben'ln
seguirse ejecutando ya que de elias depende el logro de los objetivos propuestos.
Tambien se deben'l considerar la implementaei6n de nuevas actividades que mejoren la
calidad de los procesos y por consiguientes de los servicios que la empresa brinda.
1.8.1 TltCNICAS UTILIZADAS EN EL DIAGNOSTICO
ADMINISTRA TIVO:
Diferentes tecnicas nos permiten obtener un amplio conocimiento de la situaci6n
actual de la empresa; entre estas podemos mencionar las de informacion directa,
la interpretacion de graticas, la entrevista, y otras
Por medio de la entrevista se tendni una panonlmica de la institucion y de las
personas involucradas dentro del proceso productivo de la misma. Esta tecnica
debe estar basada en la confianza, fomentando la participacion de los
entrevistados, dfmdole importancia a todas aquel\as actividades que se realizan.
Esto permitira franqueza a la hora de responder; la entrevista debe prepararse
con bastante anticipacion; y debera notificarse a la persona que habra de
entrevistarse, debeni realizarse en el propio lugar de trabajo que permita un
clima de libertad y confianza.
Tendremos una vision panoramic a de la institucion en la que trabajamos al
entrevistar a las personas involucradas dentro del proceso, en esp~cial a quienes
34
ejecutan las tareas, sm importar el nivel jerarquico que ocupan dentro de la
estructura de la organizacion, ( Herrera, 1998).
La entrevista debe ser un dialogo y no debe convertirse en un interrogatorio 0
examen, debe respetarse la opinion y el criterio del entrevistado, no debatiendo ni
mucho menos demostrar incredulidad ante las respuestas dadas. Todas las
respuestas derivadas de la entrevista deberan anotarse 0 registrarse para que la
infonnacion no se olvide 0 tergiverse. (Herrera, 1998).
Otra de las tecnicas que tambien es utilizada es la observacion directa de los
hechos 0 de la realidad es de mucha utilidad ya que proporciona algt'll1 tipo de
infonnacion adicional detectada en el propio ambiente de la empresa. La
observacion debe tener una amplia perspectiva de la propia imagen de la
empresa. Aspectos como, el entomo en que se realizan las actividades, el
mobiliario y equipo de la empresa, su ubicacion fisica, debe ser tomada en cuenta
en este escrutinio visual.
Ademas de las tecnicas ya expuestas con anterioridad, se utilizan tambien la
interpretacion de graficas, esta tecnica pennite clasificar y dar fonna a la
infonnacion previamente recopilada de manera que facilite su analisis. La
interpretacion detecta algun tipo de vacio en cuanto a la infonnacion requerida;
ademas desecha aquellos aspectos no relevantes. Las graficas ofrecen una
variada infonnacion sobre el quehacer diario de la empresa. La representacion
grafica de los procesos de la empresa se ha hecho cada vez mas popular en arios
recientes y ya no es territorio exclusivo de los profesionales de los sistemas de
infonnacion. Por ultimo debera analizarse detenidamente toda infonnacion
recopilada y sobre la base de esto promover los cambios que se consideren mas
efectivos, (Hen'era, 1998).
1.8.2 ETAPAS DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO
Este proceso requiere de pasos logicos que pennitan la recopilacion de toda la
infonnacion necesaria. De acuerdo con Herrera (1998) estas etapas se ordena asi :
35
a) Recopilacion de la Informacion
b) Amllisis organizacional 0 administrativo
c) Obtencion de conclusiones
d) Propuesta y plan de acci6n.
Toda la informaci6n recopilada a traves de las tecnicas mencionadas con
anterioridad debe ser exacta hasta donde sea posible. La observaci6n 0 la
intuici6n del problema 0 sus sintomas directos deben estar apegados a la
realidad.
Seguidamente la informaci6n debeni ser analizada y procesada con sumo
cuidado debido a que de esta derivan soluciones a los problemas que se
detectaron. Parte de la informaci6n debeni recopilarse verbalmente a traves de
la entrevista 0 de simples chari as 0 conversaciones con las personas que laboran
en la empresa.
Luego debeni procesarse la informacion convenientemente, tomando en cuenta
tambien la informacion documental con base legal que amp are el analisis del
problema. Tambien debe analizarse toda aquella informaci6n que venga del
exterior e indique las caracteristicas de la empresa vista por el propio cl iente.
La informacion intema existente en la empresa es la base fundamental para
realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes propias de la instituci6n,
como 10 son, los registros de la misma y aquella informaci6n de tipo
experimental que provean las personas pertenecientes a la unidad afectada, que
se recolectara por medio de entrevistas debidamente planificadas y ejecutadas,
(Herrera, 1998)
Seguidamente deberan efectuarse un anidisis organizacional que pemlita
comparar toda la informaci6n registrada y determinar los puntos crit icos 0
problematicos dentro de la empresa. Este tipo de an idisis permite obtener una
36
idea de tipo general de la institucion y a la vez detennina la evolucion de la
misma en 10 que se refiere a capi tal , sus recursos, sus ventas y/o servicios, etc.
Asi mismo investiga al personal, sus actividades 0 funciones, la rel ac ion de
unos con los otros, etc.
EI ami li sis de la estructura de la empresa permite conocer el tipo de
organizacion, su mision, vision y los objetivos que esta persigue. Debeni
evaluarse prioritariamente como minimo, el organigrama estructural, los nive les
jerarquicos, tipo y linea de autoridad, tramo de control, recursos existentes,
dependencias, y relacion con otras areas dentro de la misma empresa. Ademas
de todo 10 expuesto, tambien deberan analizarse las funciones del area de
estudio asi como las atribuciones, obligaeiones y requerimientos de cada
puesto, (Herrera, 1998).
Luego de esto se sacaran las conc1usiones de acuerdo con toda la informacion
obtenida, deb era elaborase un listado de las fortalezas y detilidades de la
empresa y se buscaran los medios que permitan superar las deficiencias. El
listado de las cosas que estan mal y que producen falIas nos permitiran
conc1uir aunque fuere de forma parcial sobre los problemas y como
solucionarlos y a la vez estructurar un plan con las posibles soluciones a dicha
problematica.
1.9 EV ALUACION INTEGRAL DE LAS A.REAS DEL PROCESO
ADMINISTRA TIVO
1.9.1 EV ALUACION DE LA PLANEACION
SegLII1 Fleitman, (1994) estudia la existencia y el funcionamiento de un plan
estrategico dentro de la Institucion asi como el conocimiento que del mismo
tengan los empleados. lnvestiga tambien los propositos a corto, mediano y largo
plazo; las estrategias, prioridades, procedimientos, acciones a tomar, y la
asignacion de los recursos.
37
1.9.2 EVALUACION DE LA ORGANIZACION
Anali za la organizacion de la Institucion, estudia las interrelaciones de todas las
actividades y los nivelcs jenirquicos que se dan dentro de la empresa, es decir
su estructura organica. Tambien define las !ineas de autoridad y responsabilidad
evaluando la existencia y uso de manua1es de organizacion y procedimiento
(Fleitman, 1994).
1.9.3 EV ALUACION DEL PERSONAL
Analiza aspectos como el proeeso de reclutamiento, seleccion y desan'ollo de l
personal. Estudia tambien las teenicas de la motivacion empleadas y los
programas de adiestramiento; las prestaeiones laborales de acuerdo con la ley;
el ambiente laboral, asi como los reglamentos y contratos de trabajo (Fleitman,
1994).
1.9.4 EV ALUACION DE LA DlRECCION
De acuerdo con Fleitman (1994) determina y define los objetivos, politicas; la
comunicacion adecuada de los mismos; asi como la coordinacion que los
directivos de la empresa realizan en las diferentes areas. Toma en cuenta el
enfoque sobre la calidad de los servicios 0 productos brindados por la
Instituci6n y las relaciones extemas e intemas de la empresa.
1.9.5 EV ALUACION DEL CONTROL
El control da una mayor eficiencia en las operaciones de la empresa y permite
las protecciones de los bienes de la misma, por estas razones es importante
evaluar la efectividad de los programas y sistemas de control, asi como el
cumplimiento de normas y lineamientos. Evalua tambicn las auditorias
practicadas dentro de la empresa; y las medidas correctivas que se hayan
tornado, (Fleitman, 1994).
38
II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La correcta administracion de toda institucion publica 0 privada debe tomar muy en cuenta las
cinco funciones basicas del proceso administrativo, como 10 son: Planeacion de las act ividades
a realizarse, una adecuada organi zacion, la integracion del personal que labora en la
institucion; as! como la direccion y el control constante de las acti vidades, proceso y
resultados obtenidos. EI conocimiento profundo de estas cinco etapas 0 fases fundamentales
dentro del proceso administrativo abre el camino en busca de mej oras sustanciales en el
quehacer diario de una institucion determinada. Es as! como los Institutos Basicos por
Cooperativa de Ensefianza, como cualquier otra institucion, deben enfocar sus esfuerzos hacia
un pleno conocimiento y aplicacion adecuada del proceso administrativo en busca de mejoras
educativas.
Por consiguiente resulta importante que las personas encargadas de la administracion de estos
Institutos cuenten con la preparacion necesaria con relacion al proceso administrativo en
donde se Ie de importancia debida a la planificacion detallada, a la organizacion de la
estructura basica de estos centros educativos y a los procesos de direccion y control que
permita nuevas directrices para un mejor funcionamiento .
Por 10 anteriormente expuesto, en esta investigacion se establece un anal isis de todos aquellos
elementos que de una u otra forma toman parte del proceso educativo y administrativo de los
Institutos Basicos por Cooperativa de Ensefianza del municipio de Zacapa. Determinando
sistematicamente el tipo de organizacion de los mismos; estableciendo las circunstancias 0
problemas que enfrenta, tomando en cuenta el estudio de las causas que los originan. Entre
estas circunstancias actuales por las que atraviesan los mencionados institutos se observa que
el personal administrativo no cuenta con la debida preparacion en cuanto al proceso
adm inistrativo y sus areas de accion que les permita desempefiarse de manera efectiva y
tampoco existen programas de capacitacion impulsados por el MINEDUC con respecto a la
tematica ya expuesta. El estado financiero, su infraestmctura, organizacion, la eficiencia
administrativa y el nivel de preparacion academica 0 profesional de todas las personas que
laboran en estos establecimientos, no son en un 100% adecuadas al nive!. Por 10 que se hace
39
totalmente necesaria la revision de las circunstancias actuales que puedan incidir positiva 0
negativamente en cl normal desarrollo del proceso administrativo en estos centros del saber.
De no corregirse la situacion en un futuro inmediato estos establecimientos seguirim
funcionando de manera improvisada 10 que no les permitinl alcanzar al maximo los fines para
los cuales fueron creados. Ademas es importante senalar como causas de la problematica
expuesta con anterioridad la escasa supervision y control por parte de las autoridades
educativas del normal funcionamiento de los Institutos Basicos por Cooperativa de Ensenanza.
Sum ado a esto el personal administrativo que se encuentra al frente de la direccion de cstos
establecimientos educativos no cuentan con la debida preparacion academica en 10 que a
administracion se refiere, no asi en aspectos docentes y pedagogicos debido a que la mayoria
de los casos estos puestos son ocupados por personas que han cerrado estudios a Nivel Medio
afines a la docencia. Ademas dicho personal no ha recibido ningun tipo de capacitacion en 10
que respecta a administracion. Todo 10 anterior apunta hacia el hecho de una buena
disposicion por parte del MINEDUC y del personal administrativo y demas personal de los
Institutos Basicos por Cooperativa de Ensenanza en planificar, propiciar y participar en
programas de capacitaci6n que persiguen el logro de un mejor y acertado proceso
administrativo que sea aplicable ala realidad de cada uno de ellos. A la vez las autoridades del
ramo educativo de nuestro pais son responsables del presupuesto anual que se asigna a estos
centros del saber; permitiendo una mejor cobertura financiera que les permita funcionar a la
vanguardia de los adelantos educacionales, cientificos y tecnol6gicos contemporaneos. De
todos es conocido el deficit presupuestario con el que funciona el sistema educativo
Guatemalteco en todos sus niveles e instancias. Sin lugar a dudas la falta de recursos
econ6micos, materiales y humanos debidamente calificados incidira negativamente en el
establecimiento de procesos administrativos eficientes.
El presente estudio pretende la realizacion de un analisis en los Institutos Basicos por
Cooperativa de Ensenanza del municipio de Zacapa tomando en cuenta la importancia del
servicio que los mismos prestan, siendo la educaci6n una de las prioridades de los paises que
actualmente ocupan los primeros lugares de desarrollo en todos los ordenes de la vida. EI
estado de Guatemala, por 10 tanto esta llamando urgentemente a atender las necesidad~s
socioeconomicas y educativas de la poblaci6n estudiantil que asiste a las aula? de estos
40
Institutos. A la vez establecer en los mismos una eficiente administraci6n que pemli ta el logro
de los objetivos para los quc fueron creados.
Tomando en cuenta todo 10 anterionnente expuesto la presente investigac i6n pretcnde dar
respuestas a la siguiente interrogante.
~Cuales son los factores relevantes a considerar luego de conocer los resultados de un
diagn6stico admini strativo en los Institutos Basicos por Cooperativa de Ensenanza en el
municipio de Zacapa?
2.1 OBJETIVOS
2.1.1 OBJETIVO GENERAL
Realizar un diagn6stico administrativo que evaluen las causas que detennina positiva 0
negativamente el desarrollo apropiado de las areas funcionales dentro de los Institutos
Basicos por Cooperativa de Enseftanza del municipio de Zacapa.
2.1.2 OBJETIVOS ESPECiFICOS
Verificar la aplicaci6n del proceso administrativo y el conocimiento que tienen los
directores de los Institutos Basicos por Cooperativa con respecto a las areas
funcionales del mismo.
Establecer si existe capacitaci6n con respecto a t6picos administrativos impulsados
por el Ministerio de Educaci6n a los directores de estos establecimientos.
Detenninar las areas a nivel administrativo en las que se necesita una meJor
capacitaci6n para los directores de los Institutos Basicos por Cooperativa.
Establecer como se realizan las etapas de Planeaci6n, Organizaci6n, Integraci6n,
Di recci6n y control de estos Establecimientos Educativos.
41
2.2 ELEMENTOS DE ESTUDIO
Proceso Administrativo
Areas Funcionales
2.2.1 DEFINICION DE ELEMENTOS DE ESTUDIO
2.2.1.1 DEFINICION CONCEPTUAL
A. Proceso Administrativo.
Segun Koontz y Weihrich (1,994) El Proceso Administrativo es aquel que
permita disefiar y mantener un ambiente en que las personas trabajando en
grupo, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Para efecto del
presente trabajo conviene aclarar que este proceso esta conform ado por
cinco etapas, siendo estas: Planeaci6n, Organizaci6n, Integraci6n del
Personal, Direcci6n y Control.
B. Areas Funcionales
Son aquellas areas dentro de la organizaci6n tanto en el campo
administrativo como en el operativo, que deben funcionar con eficiencia
para que la misma tenga exito. De elias depende el normal desarrollo de las
actividades de una empresa. Las areas funcionales incluyen aquellas
actividades primordiales de una instituci6n. (Stoner y Freeman, 1,992)
2.2.1.2 DEFINICION OPERACIONAL
A. Proceso Administrativo
Es aquel proceso que orgal11za y proplcla el trabajo en grupo en el
cumplimiento eficiente de las metas de la empresa, y sus principales
indicadores son:
Planeaci6n
Organizaci6n
Integraci6n del Personal
Direcci6n
Control
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B. Areas Funcionales
Es el conjunto de actividades indispensabies para el normal funcionatniento
y exito de Iaempl'esa y sus prfncipa.les indica.dores son:
Person-al del Area Adlninistrativas
Personal del Area DoC"ente
43
2.3 ALCANCES Y LIMITES
2.3.1 ALCANCES:
EI estudio de la prcscnte investigacion se desarrolla en los Institutos Basicos por
Cooperativa de Ensefianza en el lllunicipio de Zacapa; ubicados en las cOlllunidades
siguientes:
I. Santa Rosalia
2. El TelTcro
3. La Trementina
4. San Jorge
5. San Pablo
En donde se establece un diagnostico del Proceso Administrativo de estos
establecimientos. Este analisis permite detectar las fortalezas y debilidades en el
proceso administrativo de estos Institutos y a la vez brinda soluciones que contemplan
una mejor Planeacion, Organizacion, Integracion del Personal que labora en los
mismos, la Direccion y el Control de todas las actividades que se realicen.
2.3.2 LIMITES
En el transcurso de la presente investigacion se encontraron algunas limitantes, tal es el
caso de que los empleados no brindaran la informacion requerida, 0 bien que sus
respuestas no fueran del to do veraces por temor al hecho de ser evaluados en el
desempefio de sus labores. Ademas la aplicacion y observancia de las conclusiones y
recomendaciones y el aporte sugerido en esta investigacion podrian no ser
implementadas; dependiendo de la voluntad del personal que laboran en esta
institucion.
2.3.3 APORTE
Primeramente se enfatiza la adopcion de un nuevo modelo del Proceso Administrativo
que contempla la observancia en su estmctura basica de las cinco areas de dicho
proceso dentro del quehacer diario de los Institutos Basicos por Cooperativa de
Ensefianza en la Jurisdiccion Municipal de Zacapa. Esto permite que las actividades yel
funcionamiento en general de dichos institutos sean planificadas y organizadas en forma
44
constante haciendose referencia de esto de manera clara y precisa en las
recomendaciones.
Se establece ademas una propuesta de acciones que se recomienda implementar por
parte de la administraci6n de estos centr~s de ensenanza, en donde se toman en cuenta
las debilidades encontradas en cada uno de los indicadores anali zados dentro del marco
del proceso administrativo. Tambien se presenta un pequeno Manual de Funciones y
Descripci6n de Puestos y su respectivo Organigrama, estableciendose un normativo
aplicab!e dentro de, ias areas funcionales de dichos planteles educativos. La presente
investigaci6n tambien puede ser uti! como mpterial de referenci2. para futuras
investigaciones.
45
III. METODO
3.1 SUJETOS
Con el fin de realizar esta investigaci6n de tipo descriptivo sc tomaron como sujetos de
la misma a los empleados que laboran en los Institutos Basicos por Cooperati va de
Ensefianza del municipio de Zacapa, as! como a padres de familia, alumnos y
autoridades educativas.
Por tratarse de un universo muy amplio y heterogeneo se procedi6 a clasificarlos de la
siguiente manera:
a) Personal Area Administrativa: En esta area laboran 10 personas, Cll1CO de elias
fungen como directores respectivamente en cada uno de los cinco Institutos por
Cooperativa de este municipio. Las otras cinco personas desempenan el cargo de
Secretarias Contadoras respectivamente en cada uno de estos Establecimientos. Se
encuest6 al 100% del universo del area administrativa.
b) Personal del Area Docente: Eo esta area laborao un total de 21 doceotes. En eI
siguiente cuadro se especifica el oumero de docentes que laboran en cada uno de
los Institutos Basicos por Cooperativa de Ensenanza de este municipio. En esta
area se procedi6 a encuestar al total del universo.
PERSONAL DOCENTE
INSTITUTOS BASICOS POR COOPERATIVA DE ENSENANZA
MUNICIPIO DE ZACAPA
No. Comunidades No. De Docentes 1. Santa Rosalia 4 2. San Jorge 4 3. EITerrero 4 4. La Trementina 5 5. San Pablo 4
c) Alumnos: Por tratarse de un universo amplio y debido a la dificultad de accesar a
cada uno de los alumnos inscritos en los Institutos Basicos Por Cooperativa de
Ensenanza de Zacapa para la respectiva recolecci6n de datos se procedi6 a tomar
como muestra representativa aI 25% de los mismos. En el siguiente cuadro se
especifica Ia cantidad de alumnos inscritos en cada uno de estos establecimientos
durante el cicio escolar 2,002 as! como el tamano de la muestra (25%)
46
TOTAL DE ALUMNOS INSCRITOS
INSTITUTOS BAslCOS POR COOPERATIVA DE ENSENANZA DEL MUNICIPIO
No.
1. 2. .., -) .
4. 5.
DE ZACAPA
CICLO ESCOLAR 2,002
Comunidades No. De Alumnos Muestra (25%)
Santa Rosalia 76 19 San Jorge 200 50 El Terrero 96 23 La Trementina 65 17 San Pablo 30 8
d) Padres de Familia: En esta area se procedi6 a encuestar unicamente a tres
representantes por comunidad, siendo de que los mismos conforrnan
respectivamente la junta directiva en cada uno de los Establecimientos, ante la
imposibilidad de encuestar al universo de padres de famili a cuyos hijos asisten a
estos centros educativos. A continuaci6n se especifica el total de padres de familia
encuestados.
No. Comunidades Total Padres de
Familia l. Santa Rosalia 3 2. San Jorge 3 3. EI Terrero 3 4. La Trementina 3 5. San Pablo 3
Total 15
e) Alcalde Municipal y Directora Departamental de Educaci6n:
Para realizar la presente investigaci6n se estableci6 contacto con cada uno de los
empleados, alumnos, padres de familia y autoridades que ya fueron descritos con
anterioridad.
47
3.2 INSTRUMENTO
Para la reali zaci6n de esta investigaci6n se claboraron dos tipos de instrumentos que se
describen a continuaci6n: Encuestas y GUlas de Entrevistas.
Se formlliaron tres tipos de encllestas diferentes, distribuidas de la siglliente manera:
a. Encuesta Tipo "A" Dirigida al Personal Administrativo y Docente.
b. Encllesta Tipo "8" Dirigida a Alumnos.
c. Encuesta Tipo "C" Dirigida a Padres de Familia que conforman las juntas Directivas.
Las gllias de entrevista se orientaron a recabar informaci6n entre las autoridades pertinentes.
Tanto las encuestas como las guias de entrevista se elaboraron partiendo de los indicadores de
las variables de estudio y de acuerdo al puesto que desempefian las personas a quienes va
dirigida.
3.3 PROCEDIMIENTO
Se procedi6 a la realizaci6n de las siguientes actividades:
a. Elaboraci6n del anteproyecto
b. Recolecci6n de la Informaci6n necesaria
c. Clasificaci6n y Tabulaci6n de los datos obtenidos
d. Analisis de Resultados
e. Presentaci6n y Discusi6n de Resultados, Conclusiones y Recomendaciones
f. Entrega del Informe Final
3.4 DISENO Y METODOLOGiA EST ADiSTICA
Consisti6 en un disefio de tipo descriptivo con el debido registro, amllisis e
interpretaci6n cualitativa y cuantitativa de los datos y de las condiciones existentes.
Para el analisis de los resultados obtenidos se utiliz6 el Metodo de Porcentajes . Se uso
la formula siguiente:
(11/N) (100) = %
Donde
n = Numeros de Casos
N = Total de la Muestra
48
IV. PRESENTACION Y ANALISIS J)E RESULTADOS
Sc presenta a continuacion los resultados obtenidos en el trabajo de campo realizado en los
lnstitutos Basicos por Cooperativa del municipio de Zacapa, con el proposito de anal izar el
Proceso Administrativo, as! como las areas funcionales de los citados Centros Educativos. Los
resultados se presentan en una secuencia logica, de acuerdo al orden en que figuran los
objetivos del presente estudio, los cuales fueron analizados por cada indicador propuesto
confrontados con el marco ·anteriormente descrito.
4.1 Variable: Proceso Administrativo
El Proceso Administrativo permite el establecimiento de un ambiente en el cual las
personas trabajando en grupos, pueden a1canzar con eficiencia las metas u objetivos
propuestos dentro de una institucion. En este sentido es importante considerar las areas 0
fases propias del Proceso Administrativo y el conocimiento que de elIas tengan los
empleados.
De acuerdo a la encuesta dirigida al personal administrativo y docente de los Institutos
Basicos por Cooperativa de Ensefianza del municipio de Zacapa se pudo constatar que el
26% de los empleados encuestados expresaron conocer las areas que con form an el
Proceso Administrativo, mientras que el 42% del personal Administrativo y Docente
manifest6 no conocerias. El 32% de los empleados no respondieron a esta interrogante. Al
solicitaries a los empleados que enumeraran las areas que conforman el Proceso
Administrativo el 20% fue capaz de enumerarlas un 48% no pUdieron eLumerarlas. Un
32% del personal no contesto esta interrogante.
Al ser interrogados los empleados del Area Administrativa y Docente de los lnstitutos
Basicos por Cooperativa del municipio de Zacapa sobre el conocimiento que tienen del
Acuerdo Gubernativo que contienen los Estatutos que rigen a dichos Establecimientos, el
42% de ellos manifesto haber leido dicho Acuerdo y el 23% no tienen conocimiento del
mismo. Un 35% de los empleados no contesto a esta interrogante. Consultados los padres
de familia con respecto al Acuerdo Gubemativo que contienen los Estatutos de los
Institutos Basicos por Cooperativa de Ensefianza a nivel Nacional, el 20% manifesto
haber leido dicho Acuerdo el 60% dijo que no y un 20% no respondi6.
49
Ademas un 58% de los empleados administrativos y docente opinan que el
Establecimiento donde laboran esta siendo bien administrado contra un 7% que dijo 10
contrario. Nuevamente el 35% de los empleados adm inistrativos no contestaron a esta
pregunta. Interrogados padres de familia y alumnos como yen ell os desde sus particuiares
puntos de vista, la administraci6n en general de estos Establecim ientos Educalivos en sus
propias comunidades el 80% de los padres y madres de familia, as! como el 76% de los
alumnos manifestaron que dichos Establecimientos estan siendo bien admin:strados. El
20% de los padres de familia as! como el 5% de los alumnos no respondieron a la
interrogante. Al respecto un 19% de los alumnos opinaron que los Inst itutos Basicos por
Cooperativa no estan siendo bien administrados.
Entrevistado el senor Alcalde Municipal de Zacapa Carlos Pineda Franco manifest6 que
dentro de su Jurisdicci6n Municipal funcionan cinco institutos por Cooperativa en las
siguientes aldeas: Santa Rosalia, San Jorge, EI Terrero, La Trementina, San Pablo. EI considera que estos Establecimiento estan en buenas manos y son administrados
correctamente. Ademas agrego que esta Municipalidad apoya economicamente a estos
Establecimientos con una subvencion anual a cada uno de ellos de acuerdo a 10
establecido en el Acuerdo Ministerial # 58 de fecha 15-03-95 y el Decreto del Congreso #
6-94 que autoriza el nuevo Reglamento de Subsidios Estatales y Municipales a los
Institutos por Cooperativa.
De acuerdo con la opinion de los alumnos y padres de familia de cada una de las
comunidades del Municipio de Zacapa, en donde funcionan los Institutos Basicos por
Cooperativa; el 53% de los padres de familia expresaron conocer el funcionamiento de
estos Institutos, mientras que el 32% de los alumnos afirmaron 10 mismo. Sin embargo el
27% de los padres y madres de familia dijeron desconocer el funcionamiento, al igual que
el 65% de los alumnos. Algunos padres y alumnos encuestados no contestaron haciendo
un porcentaje de un 20% y un 3% respectivamente.
50
Todos los datos anteriormente descritos pueden visualizarse mejor en el siguiente cuadro.
CUADRO No. I PROCESO ADMINISTRA T1VO EN LOS INSTITUTOS
BASICOS POR COOPERATIVA DEL MUNICIPIO DE ZACAPA
Prcguntas
Personal Docente y Administrativo
Si No
Conoce usted las areas que conforman 26% 42% roceso Administrativo.
Enumeraci6n de las areas que 20% 48% conforman el Proceso Administrativo. Ha leido usted el Acuerdo Gubernativo que contiene los Estatutos que rigen a 42% 23% los Institutos Basicos par Cooperativa de Ensefianza a Nivel Nacional. Considera que los Institutos Basicos
Alumnos
por Cooperativa de Ensefianza estan 58% 7% siendo bien administrados.
35% 76% 19% 5%
Conoce la manera en que funcionan los Institutos Basicos par Cooperativa.
FUENTE: Elaboraci6n Propia.
32% 65% 3%
Pad res de Familia
80% 0% 20%
53% 27% 20%
OBSERV ACIONES: Los espacios en negrita, donde no aparec en datos comprende a
aqueUas preguntas que por su grado de dificultad no fueron formuladas a determinados grupos
tomando en cuenta aspectos como la edad y/o el nivel academico de sus integrantes .
4.1.1 Indicador Planeaci6n
La planeaci6n es una herramienta que nos permite establecer los propositos y
objetivos, las acciones y decisiones para estar preparados en el quehacer diario de
una empresa. En este senti do, al respecto de conocer si los Institutos Basicos Por
Cooperativa del municipio de Zacapa cuentan con un Plan General de actividades
estructurado en base a objetivos y metas que se proponen alcanzar c:urante el cicIo
Escolar; el 68% de los empleados tanto del Area Administrativa como Docente
afirmaron que su Establecimiento cuenta con este tipo de Planificacion y el 32% se
abstuvo de contestar. Ademas un 48% del personal manifesto haber participado
51
directamente en la elaboracion del plan general de actividades de su estab lec imiento
contra un 16% que afimlo participar ocasionalmcnte en la elaboracioll de los planes.
EI 3°/., de los empleados admitio no haber participado. Un 33% no rcspondio.
Consultados los padres de familia sobre si todas las actividades que se reali zan
durante el cicio Escolar en los Institutos Basicos Por Cooperativa son debidamente
Planificados y eval uados por el director y maestros un 60% dijo si ; el 20%
expreso que son planificadas de manera ocasional y el resto no respondieron.
Con respecto a la participacion de los padres de fam ilia en la Planificacion de las
actividades y en la resolucion de algun tipo de problematica dentro de los
Establecimientos, el 47% de ellos indico que han sido invitados a participar en la
misma, el 33% expreso que se les invita a este tipo de reUlliones muy
ocasionalmente y el 20% prefirio no contestar a esta interrogante.
Los alumnos coincidieron en mas de un 75% al afirrnar que todas las actividades
son debidamente planificadas y evaluadas durante el cicio escolar en el
Establecimiento donde estudian.
En cuanto a conocimientos de los objetivos que persiguen los Institutos Basicos Por
Cooperativa de Ensefianza un 61 % del personal docente y administrativo afi rrnaron
conocerlos el 7% de los mismos dijo no conocerlos mientras que el 32% no contesto
a la interrogante planteada. Consultados los alumnos con respecto a que si sus
maestros les han dado a conocer los objetivos generales y educativos que
fundamentan el funcionamiento de estos centros de ensefianza un 62% manifesto
que si; un 32% dijo que no y el 6% restante se abstuvieron de contestar.
Al ser consultados los empleados si trabajan eh funcion del logro de los objet ivos
propuestos con anterioridad el 68% dijo que siempre orientan sus actividades diarias
hacia el alcance de objetivos y metas preestablecidas. Al considerar el porcentaje de
los objetivos logrados durante el cicio Escolar el 35% de ellos expreso haber
alcanzado mas del 75% de los objetivos en su respeetivo plan de trabaj o y un 33%
de los docentes y administrativos argumentan haber akanzado un 50% de los
objetivos durante el ciclo leetivo, un 32% se abstuvo a contestar.
52
EI 61 % de los empleados de los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio de
Zacapa afinnaron que se les han dado a conocer a profundidad los fines de la
Institucion, un 7% dijo desconocerlos, un 32% no respondio . Con respecto a los
medios de comunicacion empleados dentro de la Institucion para dar a conocer a los
empleados los objetivos que persigue la misma, el 19% expresaron que les han sido
comunicados en fonna verbal. Un 42% del personal expreso que se han utilizado
tantos medios escritos como verbales.
Al ser encuestados los padres de familia sobre la manera en que se les hace lIegar
algt:lI1 tipo de invitacion 0 participacion a reuniones de trabajo un 53% coincidi6
que han sido notificados de manera escrita, y en otras ocasiones en forma verbal.
50% de los alumnos y alumnas encuestados manifestaron que sus maestros utilizan
ambos medios para darle a conocer la planificacion, objetivos, p!"ogramas, proyectos
o actividades que deban realizarse. Mas del 90% de los mismos afinnaron conocer
a fondo los programas 0 actividades durante el cicio Escolar.
Referente a la Planificaci6n y el establecimiento de estrategias afines a los objetivos
que se deseen alcanzar un 59% del personal expres6 que el Establecimiento donde
laboran cuenta con estrategias que son utilizadas para el alcance de los objetivos.
Un 9% dijo que el establecimiento no cuenta con estrategias, mientras que un 32%
no contesto.
Por otra parte mas del 80% de padres de familia y alumnos consideraron que la
instruccion y el nivel educativo de los Institutos Basicos Por Cooperativa es buena.
Un 67% de los padres de familia afirmaron haber recibido informaci6n por parte del
director y maestros del Instituto sobre los programas de actividades, objetivos y
metas que se pretenden alcanzar durante el ciclo Escolar. El 13% de los padres
manifestaron no poseer dicha informaci6n y el 20% del resto de los padres no
contesto.
AI detenninar si existe un documento donde se encuentre explicitos cada uno de los
programas de las actividades a realizarse dentro de 10 Institutos Basicos Por
Cooperativa donde se establezcan las metas, politicas, procedimientos, responsables
y la sincronizacion debida un 55% del personal respondi6 afirmativamente, un 13%
da una respuesta negativa y el 32% no respondio.
53
Al considerar si los recursos economicos (Presupuesto) con que cuentan los
Institutos Basicos Por Cooperativa son suficientes para la realizacion y
cumplimiento de to do 10 program ado, el 61 % del personal, tanto del area
administrativa como docente dijo que el presupuesto asignado a los mismos no es
suficiente. EI 60% de los padres de familia manifesto tam bien que el presupllesto
asignado no es sllficiente. De acuerdo con la opinion de el 82% de los ailimnos
encuestados coincidieron tambien en que los recursos economicos con que cllenta
en este tipo de establecimiento no son suficientes.
CUADRONo.2 EXISTENCIA DE PLANES Y PROGRAMAS
DENTRO DE LA INSTITUCION
Preguntas
Personal Docente y
Administrativo
Si No No
Resp.
Cuenta el Establecimiento con un plan · general de 68% 0% 32%
actividades en base a metas y objetivos que se propone a1canzar durante el cicio Escolar.
Alumnos
Si
Padres de Familia
No No
Resp
60% 20% 20%
Conoce usted los objetivos y metas que fundamentan 61% 7% 32% 62% 32% 6% 67% 13% 20% el funcionamiento del Establecimiento.
Cuenta su establecimiento con estrategias afines a los 59% 9% 32% se desean a1canzar.
Existen programas escritos de las actividades a realizar durante el cicio Escolar que establezcan las metas, 55% 13% 32% 90% 7% 3% 67% 13% 20% pol(ticas, procedimientos, responsable la sincronizaci6n debida.
Considera usted que los recursos econ6micos con que cuenta el Instituto son suficientes para la realizaci6n y
de to do 10
FUENTE: Elaboracion Propia.
4% 61% 35% 18% 82% 0% 20% 60% 20%
OBSERV ACIONES: Los espacios en negrita, donde no aparecen datos comprende a
aquellas preguntas que por su grado de dificultad no fueron formuladas a determinados grupos
tomando en cuenta aspectos como la edad ylo el nivel academico de sus integrantes.
54
CUADRO No.3 EXISTENCIA DE PLANES Y PROGRAM AS
DENTRO DE LA INSTITUCION
Preguntas
Participa usted en la elaboraci6n del plan general de
Personal Docente y Administrativo
Alg unas Sic mprc
vcccs No
Nunca Rcsp.
Alumnos Padres de Familia
No Nunc;! Rcsp
Algull<lS S ic rnprc
vcccs
actividades de su 48% 16'% 3% 33% 47% 33'Yo 0% 20'1<, establecimiento junto al director maestras. Las actividades que se realizan en el Instituto son cuidadosamente planificadas y 48% 16% 4% 32% 79% 16% 3% 2% 60% 20% 0% 20% evaluadas por el director de su establecimiento.
Trabaja us ted en funcian del 68% 0% 0% 32% logro de dichos objetivos.
FUENTE: Elaboraci6n Propia.
OBSERV ACIONES: Los espacios en negrita, donde no aparecen datos comprende a
aquellas preguntas que por su grado de dificultad no fueron forrnuladas a deterrninados grupos
tomando en cuenta aspectos como la edad y/o el nivel academico de sus integrantes.
CUADRONo.4 PORCENT AJE DE OBJETIVOS ALCANZADOS
DURANTE EL CICLO ESCOLAR
Personal Docente y Administrativo
Pregunta
25% 50% 75% Otro
Que porcentaje de los objetivos propuestos en su plan de 0% 33% 35% 0% trabajo cree haber alcanzado durante el ciclo Escolar.
FUENTE: Elaboraci6n Propia.
55
No Resp.
32%
I
CUADRO No.5 NIVEL DE ACEPTACION DE LOS INSTITUTOS BASICOS POR COOPERATIVA
EN LA COMUNIDAD
Padres de Familia Alumnos
Preguntas No No
l3uena Regular Mala Rcsp.
8 uena Regular Ma la Rc, p.
Como considera la educacion e instruccion 80% 0% 0% 20% 85 e)/0 15% 0% o ey"
que se imparte en este Establecimiento.
FUENTE: Elaboraci6n Propia.
4.1.2 Organizacion
Dentro de la estructura organizacional se agrupan las actividades afines necesarias
para alcanzar los objetivos. Perrnite la integraci6n y coordinaci6n del trabajo. EI
organigrama muestra las Iineas jenirquicas y puestos establecidos, para coordinar
los recursos humanos en busca del logro de los objetivos establecidos, 10 que se
considera importante dentro de la estructura organizacional.
Consultados los empleados de los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio
de Zacapa, tanto docentes como administrativos, el 48% de los mismos dijeron que
estos establecimientos no cuentan con un organigrama, contra un 20% que dijo que
si. EI 32% prefiri6 no contestar.
Para deterrninar si existe en estos establecimientos Educativos un Manual de
Funciones y Descripci6n de Puestos para la realizaci6n de sus operaciones en su
labor diaria el 10% de los empleados responden afirrnativamente y un 52% indican
10 contrario. Un 38% del personal no respondi6 a est a interrogante. R~lacionado con
esto el 58% de los empleados afirrno que Ie gustaria que su establecimiento contara
en un futuro inmediato con un Manual de Funciones y Descripci6n de puestos.
Interrogados los alumnos sobre si en su establecimiento cuenta con un Reglamento
Intemo, el 60% de los mismos respondi6 que si; el 38% dijo que no y un 2% no
respondi6. EI 73% de los padres afirrnaron conocer el Reglamento Intemo del
Establecimiento donde estudian sus hijos.
56
Al ser preguntados los empleados sobre si conocen a fondo las funciones que debe
desempefiar en su puesto de trabajo, el 65% responde afirmativamente, el 3% da lIna
respuesta negativa y el 32% no respondio.
En cuanto a la manera en que se Ie dio a conocer las funciones que debian
desempefiar dentro de su puesto de trabajo, el 42% del personal manifesto haber
recibido instrucciones verbales, el 19% dijo que recibieron instrLlcciones por escrito;
el 6% de los empleados manifesto haber recibido instrucciones tanto verbal como
escritas. EI 33% no respondio. Ademas agregaron que se les dio a conocer tambien
el Acuerdo Gubemativo que contiene los Estatutos que rigen a los Institutos Basicos
Por Cooperativa de Ensefianza a Nivel Nacional.
Se pudo establecer tambien que el 80% de padres y madres de familia afirmaron que
tanto el director como los catedraticos de cada uno de los Institutos Por Cooperativa
del municipio de Zacapa desempefian a cabalidad sus funciones en sus respectivos
puestos de trabajo. El resto de los padres de familia no contestaron. Relacionado
con esto el 95% de los alumnos afirmaron que tanto el director como sus
catedraticos desempefian cabalmente sus funciones. EI 5% restante dijo 10
contrario.
Asimismo, al determinar si el edificio donde funcionan los cinco Institutos Basicos
Por Cooperativa del municipio de Zacapa, un 42% del personal afirmo que dichos
establecimientos cuentan con un edificio 0 instalaciones propias; el 21")% dijo que no
cuentan con infraestructura propia. De nuevo el 32% del personal no respondio a la
interrogante. Al considerar si el inmueble es adecuado para atender a los alumnos
que asisten al mismo tan solo 19% del Personal Administrativo y Docente respondi6
afirrnativamente; el 23% dio una respuesta negativa. No obstante un 58% de los
empleados se abstuvieron de contestar. EI 60% de los padres de familia
manifestaron que el edificio en donde estudian sus hijos es amplio y adecuado para
la educacion de los mismos. Un 20% expreso que estos inmuebles no cuentan con
las condiciones psicopedagogicas adecuadas. El 20% restante no contesto .
Interrogados los alumnos sobre este aspecto el 38% de los mismos afirmaron que el
edificio donde estudian es amplio y adecuado contra LIn 62% que afirmo 10
contrario.
57
Una de las preguntas que se fonnularon al personal, tanto docentes como
administrativo, respecto a los servicios ptlbl icos con que cuentan los Institutos
Basicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa, como 10 son energia electrica,
agua potable y telefono, un 52% afinnaron contar con dichos servicios. Un 6%
manifesto que unicamente cuenta con energia electrica dentro de las instalaciones
escolares donde laboran, el 10% de los empleados afinnaron que no cuentan con
ningLlll servlclO publico dentro de su establecimiento. El 32% del personal no
respondio.
De confonnidad con las respuestas vertidas durante la encuesta pasada a los
docentes y administrativos de estos establecimientos publicos, el 35% indico que
han realizado gestiones ante diversas instancias para mejorar la infraestructura y
equipamiento de el establecimiento educativo donde laboran. Un 23% expresaron
haber realizado este tipo de gestiones muy ocasionalmente; un 10% de los
empleados admitieron no haber participado en este tipo de proyectos. Un 32% del
personal no respondio.
Tambien entrevistados los estudiantes sobre si ellos han observado si sus maestros
realizan algun tipo de gestiones para mejorar el edificio escolar y equiparlo
adecuadamente, el 81 % de ellos respondi6 que si y el resto dijo que no. Los padres
de familia, en un 40% afinnaron que siempre han participado gestionando 0
solicitando ayudas al sector gubemamental y a las distintas ONG'S 0 bien
aportando mana de obra para el mejoramiento de los edificios escolares, asi como
del equipamiento necesario. EI 13% de los padres y madres de familia dijeron haber
participado muy ocasionalmente en este tipo de proyectos. Ademas un 13% de ellos
admiti6 que nunc a han participado en el mejoramiento de la infraestructura y el
equipamiento de los institutos Basicos Por Cooperativa. Un 34% de los padres de
familia prefirieron no responder. En los siguientes cuadros se presenta un resumen
de todos los datos anterionnente mencionados
58
CUADRO No.6 ORGANIZACION DE LOS INSTITUTOS BASICOS POR COOPERAT IVA DEL
MUNICIPIO DE ZACAPA
Preguntas Personal Docentc y Administra tivo
S[ No No Rcsp.
20% 48'X) 32'Yo Existe lin organigrama en Sll Establecimiento
Existe en su Establecimiento un Manual de funciones y 10% 52% 38%
Descripci6n de Puestos para . la realizaci6n de SllS
operaciones en su labor diaria ..
Si su respuesta fuera negativa i,Le gustaria que su 58% 42% 0%
Establecimiento contara en un futuro inmediato con un Manual de Funciones y Descripci6n de Puestos?
Conoce usted las Funciones que debe desempeiiar en su 65% 3% 32% puesto de trabajo.
Cuenta el Establecimiento Educativo donde usted labora 42% 26% 32% con lin Edificio propio.
Si su respuesta es afirmativa considera que dicho 19% 23% 58%
inmueble es adecuado para atender a los alumnos que asisten al mismo.
FUENTE: Elaboraci6n Propia.
CUADRO No.7 ORGANIZACION DE LOS INSTITUTOS BASIC OS POR COOPERA TIV A
Preguntas
Se Ie han dado a conoce la existencia de un reglamento interno propio del Establecimiento
Considera usted que el Director del Establecimiento y Catedniticos desempeiian a cabalidad sus funciones en sus respectivos puestos de trabajo.
Cree usted que el Edificio donde funciona el Instituto es amplio y adecuado. Has observado si el director y maestros de tu establecimiento realizan algun tipo de gestiones para mejorar el edificio y equiparlo adecuadamente .
FUENTE: Elaboracl6n Propla.
Sl
60%
95%
38%
81 %
Alumnos
NO
38%
5%
62%
19%
No Re~.
2%
0%
0%
0%
P adres de Familia
SI
73%
80%
60%
NO
7%
0%
20%
No Re~
20%
20%
20%
OBSERV ACION ES: Los espacios en negrita, donde no aparecen datos comprende a
aquellas preguntas que por su grado de dificultad no fueron formuladas a determinados grupos
tomando en cuenta aspectos como la edad y/o el nivel academi co de S l ,S integrantes.
59
4.1.3 Integraci6n de Personal
En cste aspecto sc toma en cuenta cl reclutamiento, la selecci6n del personal.
Considera el recurso humano que se necesita para alcanzar los objetivos propuestos.
Los candidatos para ocupar cargos dentro de una empresa deben de ajustarse al
programa, objetivos y necesidades de la empresa.
Al ser consultados los empleados administrativos y docentes sobre el tiempo que
llevan laborando dentro de los institutos Basicos Por Cooperativa un 23% afirmaron
tener menos de 3 anos de laborar en estos establecimientos; el 26% tienen mas de
cinco aDOS de laborar en estos establecimientos educativos. Un 13% expusieron
tener mas de 10 aDOS de tiempo de servicio . Tan solo un 6% del personal lleva mas
de 15 aDOS laborando en los Institutos Basicos Por Cooperativa. Un 32% del
personal prefiri6 no contestar.
AI ser interrogados tanto docente como administrativos si han desempenado cargos
simi lares con anterioridad en otro establecimiento 0 empresa, el 38% respondi6
afirmativamente, un 30% respondi6 negativamente. EI 32% de los empleados no
respondi6 a la interrogante.
EI 68% del personal afirm6 conocer los requisitos para optar al puesto que
desempena actualmente. Entre los requisitos mencionados encontramos que para
ocupar el puesto de docente se debe contar con el titulo de Profesor de Ensenanza
Media 0 bien tener cierre de pensum de dicha carrera universitaria. Ademas
manifestaron que se puede laborar en estos Establecimientos Educativos siendo
maestro de Educaci6n Primaria escalafonado en clase "B". Con respecto a los
directores deben ser maestros catalogados en clase "C". Para optar al cargo de
Secretaria Contadora del Instituto debe poseerse el titulo de Peri to Contador 0
Secretaria Comercial. Entre otros re4uisitos se mencion6 tambien
necesaria; el conocimiento de la materi a 0 catedra a impartir y
relaciones humanas.
la experiencia
tener buenas
Interrogados sobre cual es la relaci6n laboral con este establecimiento educativo un
45% de los empleados manifest6 que se da por medio de planillas las que son
firmadas mensualmente. EI 15% de los mismos dijo que su relaci6n laboral con
60
estos establecimientos se da en base a contratos anuales. Un 40% del personal no
respondio. Ademas, al preguntarles sobre las tecnicas utilizadas para seleccionar y
contratar al personal, dentro de los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio
de Zacapa, un 32% manifesto que se utiliza la entrevista; un 23% clijo que el
reclutamiento del personal se da en base a recomendaciones particu lares, tan solo un
10% de los empleados opino que son seleccionados y contratados a ocupar los
distintos cargos por un proceso de oposicion, el 35% del personal no respondio a
esta interrogante.
Luego de las encuestas realizadas al personal administrati vo y docente se constato
que el 42% de los mismos afirrno que al inicio de sus labores recibio la informacion
y orientacion necesaria para el adecuado desempefio de sus funciones. Un 26% dijo
10 contrario . EI 32% no respondio. EI 55% del personal afirrno que fue presentado
al resto de los empleados cuando ingreso por primera vez a laborar en los Institutos
Basicos Por Cooperativa. EI 13% dijo que no fueron presentados. Un 32% no
respondio.
CUADRONo.8 INTEGRACION DEL PERSONAL
Personal Administrativo y Docente
Pregunta
SI NO No Respondio
Ha desempeiiado cargos simi lares con anterioridad en 38% 30% 32% otro establecimiento 0 empresa.
Conace usted los requisitos indispensable que se 68% 0% 32%
requieren para optar al puesto de trabajo que usted ocupa actualmente.
EI dia que inicio sus labores en su Establecimiento, 42% 26% 32%
recibio la informacion y orientacion necesaria para el adecuado desempeiio de sus funciones.
Cuando ingreso a laborar en este Establecimiento 10 55% 13%, 32% presentaron con el resto del personal.
FUENTE: Elaboracion Propia.
61
Prcgllllta
CUADRO No.9 TlEMPO DE SERVICIO
Personal Docentc y Administrativo
Aiios de Laborar en los Institlltos Basicos por Cooperativa
I - 5 6 - 10 I I - mas No
Respondlo
Hace cuantos anos labora en este Establecimiento 29% 23% 13% 35%
FUENTE: Elaboracion Propia.
Con respecto al titulo del nivel Medio que poseen los empleados de los Institutos Basicos Por
Cooperativa del Municipio de Zacapa, el 23% afirmo ser maestros de Educacion Primaria
Urbana. Un 23% manifesto que posee el titulo de Maestros de Ensenanza Media; el 10% dijo
que lmicamente contaba con el cierre de pensum del Profesorado de Ensenanza Media. Un 3%
posee el titulo de Maestros de Formacion Musical y el 10% posee titulo de Perito Contador.
Como siempre el 31 % del personal no respondio.
Asi mlsmo, al detenninar si los empleados tanto administrativos como ducentes de los
Institutos Basicos Por Cooperativa, han estudiado 0 estudian actualmente alguna carrera a
nivel universitario. EI 51 % de los mismos dijeron que si, el 17% dijo que no. Un 32% no
respondio. Entre las carreras universitarias indicadas por las personas que han hecho estudios a
este nivel, encontramos el Profesorado de Ensenanza Media, Licenciatura en Pedagogia y
Ciencias de la Comunicacion. Tambien algunos de ellos han realizado estudios en
Administracion Educativa, Psicologia y Licenciatura en Administracion de Empresas.
Interrogados los alum nos sobre la cantidad de catedraticos que trabajan en su Establecimiento
el 65% de los mismos especifico que alii laboran 6 catedraticos. EI 26% manifestaron que en
su establecimiento solamente laboran 7 docentes. Un 9% de los alumnos indico que el numero
de catedraticos de su establecimiento es 5. En virtud de esto es posible darse cuenta que el
nllmero de maestros oscila entre 5 y 8 catedraticos por Establecimiento.
62
Asi mismo padres de fami li a y alumnos en su totalidad afirmaron que en el area administrativa
de los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa, se dan los puestos dc
director y secretaria contadora. De conformidad con el 80% de los padres y madres de familia
encuestados dentro de estos establecimientos existe buena comunicacion entre el director,
maestros, alumnos y con los propios padres de familia. Un 20% de los padres de familia no
contesto.
De acuerdo con un 13% del personal e1 MINEDUC ha realizado diagnosticos sobre las
necesidades de capacitacion al personal que labora en los Institutos Basicos Por Cooperativa
contra un 55% que dijo que las autoridades del ramo educativo no han efectuado este tipo de
diagnostico. Solo un 23% del personal afirmaron haber recibido cursos de capacitacion por
parte del MINEDUC. EI 45% de los mismos respondieron negativamente. Un 32% no
respondio. Siempre en el tern a de las capacitaciones un 10% del personal actministrativo y
docente indicaron que las mismas se dan anualmente, mientras que un 74% de los docentes no
respondieron a esta pregunta debido a que anteriormente afirmaron que no han recibido
ningun tipo de capacitacion. Un 13% indico que las capacitaciones se dan ocasionalmente; el
3% indico que nunca se les ha capacitado.
lnterrogados los docentes y administrativos de los Institutos Basicos Por Cooperativa del
municipio de Zacapa sobre si han sido capacitados en materia de educacion administrativa tan
solo un 19% de ellos respondio afirmativamente; mientras que un 45% dijo 10 contrario, un
36°/? de los empleados no respondieron.
CUADRO No. 10 GRADO DE ESCOLARIDAD DEL PERSONAL
Personal Administrativo y Docente
Pregunta Maestro de eieeT de Pensum Educaci6n Profesorado de PEM
Maestro de PeTito No
Primari. Urb. Ensenanza Media fonnacion Musical Contador Rcspom.li6
emil es el titulo a Nivel 23% \0% 23% 3% 10% 31%
medio que listed posee.
FUENTE: Elaboracion Propia.
63
I
CUADRO No. 11 PROGRAMA DE CAPACITACIONES 0 ESTUDIOS REALIZADOS
Personal Administrativo y Docente
Pregunta
SI NO No Resp.
Ha estudiado 0 estudia actualmente a lguna carrera a nivel 51'10 17% 32% Universitario.
EI Mineduc ha realizado algllll diagnostico de 13% 55'% 32%
necesidades de capacitacion para el persona l que labora en ellnstituto.
Ha recibido de capacitacion parte de la 23% 45% 32%
cursos por MINEDUC.
Ha sido usted capacitado en materia de Administraci6n 19% 45% 36% Educativa .
FUENTE: Elaboraci6n Propia.
CUADRO No. 12 TECNICAS PARA LA SELECCION DEL PERSONAL
Pregunta
Cuales de las siguientes tecnicas se utilizan en su Establecimiento para seleccionar y contratar al personal que labora en el mismo.
FUENTE: Elaboraci6n Propia.
4.1.4 Direcci6n
Entrevista
32%
Personal Administrativo y Docente
Por I Recomendacion Oposicion' Particular Ascens"
10% 23% 0%
No Contesto
35%
El proceso de direcci6n influye sobre las personas que trabajan dentro de una
Instituci6n con el prop6sito de lograr a cabalidad las metas propuestas por el gnlpo.
Es aqui donde se reconocen aspectos como la comunicaci6n y motivaci6n centrados
en el elemento humano, las capacidades y limita·:::iones; coordinando ·.::sft.:.erzos entre
todos los integrantes para obtener los maximos resultados que persigue la instituci6n
como tal.
64
Una de las preguntas que se formularon tanto a docentes como admini strativos de
los Institutos Basicos Por Cooperativa de este municipio esta relacionada con la
comunicaci6n que se da entre companeros de trabajo y con sus superiores, un 52%
de los empleados afirmaron que existe una buena comunicaci6n, mientras que un
48% no respondi6 a la interrogante. Con respecto a los medios de comunicaci6 n
que son utilizados dentro de la Instituci6n para dar a conocer planes, objet ivos,
programas y proyectos a realizarse durante el cicio Escolar, un 26% 10 afirm6 que la
comunicaci6n se da en forma oral 0 verbal. Un 3% dijo que se utilizan medios
escritos. Un 23% respondi6 que se utilizan tanto medios escritos como verbales . EI
48% de los empleados no respondi6. Al preguntaries a los alumnos si en el
establecimiento a donde estudian se da una buena comunicaci6n entre director,
maestros, alumnos y padres de familia, un 88% de los mismos dijeron que si; un
11 % dijo que no, un 1 % de los alumnos no respondi6.
CUADRO No. 13 PROCESO DE COMUNICACION
Personal Docente y Administrativo
Preguntas
Si No No Resp .
Si
Alumnos Padres de Fami li a
No No Si No No
Resp. Resp.
Existe buena comunicaci6n entre el personal de los 52% 0% 48% 88% 11 % 1% 80% 0% 20% Institutos Basicos .
. . FUENTE: ElaboraclOn Propm.
CUADRO No. 14 METODOS DE COMUNICACION EMPLEADOS
Personal Administrativo y Doce'ate . Pregunta
Verbal Por Escrito Ambos No
Contest6
Que medios de comunicaci6n son utilizados dentro de la Instituci6n para dar a conocer los Planes, Objetivos,
26% 3% 23% 48% Programas y Proyectos a realizarse durante el Cicio Escolar.
FUENTE: Elaboraci6n Propia.
65
Preguntas
Considera usted que el salario que Institutos Basicos Por Cooperativa trabajo que ahi se realiza.
FUENTE: Elaboracion Propia
CUADRO No. 15
SALARIOS DEVENGADOS
Perso nal Docentc y Administrativo
Si No No Rcsp.
devengan en los es adecuado con el 10% 42%) 48%
A luIll11 0S Padres <1(' Familia
SI No No Si No No
Rcsp. Resp
63% 37°/r) 0% 20% 60% 20'X)
Relacionado con el salario que devengan un 42% del personal manifesto no estar satisfecho
con el mismo por que no 10 consideran adecuado ni suficiente, relacionado con las funciones
que ellos desempefian. Un 10% de los empleados dij eron encontrarse satisfechos con el salario
que devengan. Mientras que el 48% del personal opto por no responder.
Interrogados los empleados sobre algun tipo de incentivos recibidos durante el desempeno
eficiente de sus funciones un 19% de ellos manifesto que no se recibe ningun tipo de incentivo
en el desempefio de sus labores. Sin embargo un 10% de los empleados dijeron haber recibido
algun tipo de recompensas aunque no especificaron su respuesta. Un 7% admitio recibir alglll1
tipo de prestaciones 0 reconocimientos. Un 64% no contesta.
CUADRO No. 16 PROGRAMAS DE INCENTIVOS PARA EL PERSONAL
Personal Administrativo y Docente
Pregunta
Prestac ioncs RCCOllocimicnlo Rccompcnsa Ningullo No
Rcsponui6
Cuales de los siguientes incentivos se otorgan al personal de su Instituto en el desempeiio 3% 4% 10% 19% 64% eficiente de sus funciones.
FUENTE: Elaboracion Propia.
66
Sobre estc mismo tema se interrog6 a los padres de familia sobre si ellos consideran adecuado
el salario que devengan los maestros y dcmas personal en los lnstitutos Basicos Por
Cooperativa del municipio de Zacapa un 60% de ellos dijo que no es adecuado ni suficiente.
Un 20% dijo que si es suficiente. El 20% restante de padres de familia no respondi6 a la
intcrrogante. Un 63% de los alumnos mani fest6 tambien que el salario que devengan los
maestros es adecuado con las funciones que ellos desempefian. EI 37% de los alumnos
coincidieron que la remuneraci6n dada al personal de los Institutos Basicos Por Cooperativa
no es suficiente ni adecuado.
4.1.5 Control
La Planificaci6n y el Control estan estrechamente relacionados. EI Control perrnite
la medici6n, evaluaci6n y correcci6n del desempefio y puesta en marcha de los
planes y objetivos que la empresa desea alcanzar. Es decir que a traves de esta fase
es posible verificar el avance de la empresa.
Una de las preguntas que se forrnularon tanto a docente como a los administrativos
de los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa, estaba
relacionada con el control 0 evaluaci6n del desempefio de sus funciones dentro de
esta Instituci6n. Un 26% del personal afirrn6 ser evaluados en el desempefio de sus
funciones por su Jefe inmediato superior, otro 26% de los empleados respondi6 que
no, mientras que el 48% no respondio.
De acuerdo al criterio de evaluacion utilizados para medir el desempefio en las
labores diarias del personal docente y administrativo de estos establecimientos
educativos, un 10% de los empleados manifestaron que se toma ml:y en cuenta la
asistencia diaria a sus labores, 26% de ellos indicaron que son evaluados en base al
logro de objetivos y metas preestablecidas dentro de 1a Institucion. Sin embargo un
64% del personal encuestado opto por no responder a esta interrogante.
67
As! mlsmo relacionado con el control 0 evaluacion del desempeno y el a1cance de los
objetivos precstablecidos dentro de la institucion el 49% del personal administrativo y docente
afirmaron que, cuando son supervisados por su jefe inmec!iato superior, Ie son indicadas sus
fallas en el desempeno de sus funciones y a la vez les brindan posibles soluciones. Un 16% de
los empleados manifesto 10 contrario. EI 35% no respondio .
EI 80% de los padres de familia catalogaron la labor educativa y administrativa del personal
como buena. Un 20% no respondio. Relacionado con esta misma interrogante un 81 % de los
alumnos encuestados cali fico como buena la labor desempenada por el personal administrativo
y docente. Un 17% manifesto que la misma es regular, tan solo un 2% del alumnado considero
que la labor del personal es mala.
CUADRO No. 17 EV ALUACION DEL DESEMPENO DE LABORES
Personal Administrativo y Docente
Pregunta
Sl NO No Respondi6
Es evaluado usted en el desempefio de sus funciones por 26% 26% 48% su jefe inmediato. i,Cuando es supervisado por su jefe inmediato, Ie son indicadas las fallas en el desempefio de sus funciones y a 49% 16% 35% la vez Ie brindan posibles soluciones')
FUENTE: Elaboracion Propia.
CUADRO No. 18 CRITERIOS UTILIZADOS EN LA EVALUACION DEL PERSONAL
Personal Administrativo y Docente
Pregunta C ritcrios de
I.ogro de ohjclivos y 1l1(;(as
As islcm;;a padres de fa milia No RC SPOlll116 ya lunlllos
QUe criterios de evaluacion se utiliza para medir el 26% 10% O'Yo 64'Yc,
desempefio en sus labores diarias dentro del Instituto.
FUENTE: Elaboracion Propia.
68
CUADRO No. 19 PAR;\METROS DE EVALUACION DE LA LABOR DEL PERSONAL
r- -~
Alumnos Padres de Familia
Preguntas No No
Blieno Regular Mala Rcsp .
Buena Reglilar Mala Rcsp
Como pllcdc c3talogarsc la labor cdllcativa y administrativa del Director y Maestros de los Institutos 81% 17"/0 2 'Yo 0'1., 80% 0% 0% 20% i3a sicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa.
FUENTE: Elaboracion Propia.
lnterrogados tanto padres de familia como alumnos sobre si estarian de acuerdo en participar
en algun tipo de asamblea 0 reunion de trabajo donde se evaluara positiva y constructivamente
los resultados obtenidos del personal de los Institutos Basicos Por Cooperativa; un 80% de
los padres de familia manifesto que si. Un 20% no respondio. El 78% del alumnado
encuestado respondio que si participarian en este tipo de actividades. Un 22% respondio
negativamente.
4.2 Variable: Areas Funcionales
Dentro de los Institutos Basicos Por Cooperativa se observan dos grupos bien definidos como
10 son el personal del Area Administrativa y el personal del Area Docente.
4.2.1 Indicador: Personal del Area Administrativa
El area administrativa de los cmco Institutos Basicos Por Cooperativa que
funcionan en el municipio de Zacapa, de acuerdo con el 80% de las respuestas
vertidas por los propios empleados, est a conformada basicamente por un director y
una secretaria contadora. Sin embargo no existe un limite definido entre el area
administrativa y docente debido a que algunos administrativos se desempeiian a la
vez como docentes, es decir que adem as de desempefiar cargos de tipo
administrativo tambien imparten catedras al alumnado.
69
4.2.2 Indicador: Personal del Area Docente
Los docentes que laboran en los Inst itutos Basicos Por Coopcrativa del municipio
de Zacapa imparten las diversas catedras correspondientes al cicio escolar de
Cultural General tambien llamado cicio Basico.
La cantidad de docentes que laboran en cada uno de los Institutos Basicos por
Cooperativa del municipio de Zacapa, varia entre uno y otro Instituto . En los
Institutos de Santa Rosalia, San Jorge, EI Terrero y San Pablo encontramos 4
docentes en cada uno de ellos. Mientras que en el Instituto de La Aldea La
Trementina laboran 5 docentes.
Por ultimo hay que tomar en cuenta, como se dijo anteriormente que algunos casos
el Director y la Secretaria tambien imparten catedras en estos establecimientos
educativos, por 10 que no existe una linea definida dentro de las areas funcionales
70
VI. DISCUSION
Luego de haber analizado las rcspucstas con respecto a las interrogantes formuladas dentro de
la variable Proceso Administrativo se pudo constatar que algunas de estas no estan de acuerdo
con 10 observado dentro de la actividad diaria de los Institutos Basicos Por Cooperativa del
municipio de Zacapa. Es decir que algunas preguntas fueron contestadas muy superficial mente
no concordando del todo con la realidad.
Como es sabido el Proceso Administrativo para su normal desarrollo implica ciertas areas 0
fases que como la planeaci6n, son de vital importancia dentro de una empresa 0 instituci6n.
Segltn Kool)tz y Weihrich (1999) planeaci6n implica la selecci6n de misiones, objetivos y de
las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir de optar entre
diferentes cursos de acci6n.
Tomando como base los resultados obtenidos en la encuesta realizada tanto al personal
administrativo como docente, se constat6 el poco conocimiento que tienen I~s empleados
sobre el proceso administrativo y las fases que 10 conforman. Tan solo un 26% de ellos
manifestaron conocerlas; un 20% fue capaz de enumerarlas parciaimente. Mas de un 30% no
contestaron. Estos resultados revelan que el Proceso Administrativo y sus fa!;es no son
conocidas en su totalidad por to do el personal, tanto administrativo como docente que laboran
en los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa. Pues segun Koontz y
Weihrich (1994) definen el tem1ino administraci6n como el arte de disefiar y mantener un
ambiente en que los individuos trabajan juntos en grupo logren los objetivos propuestos,
eficientemente dentro de una empresa 0 instituci6n. Ademas es notorio el poco conocimiento
de los docentes y directores sobre los elementos que conforman el Proceso Administrativo
como 10 son: Planeaci6n, Organizaci6n, Integraci6n del Personal, Direcci6n y Control.
Tomando como base la informaci6n brindada por parte del Alcalde Municipal de Zacapa, asi
como por la Directora Departamental de Educaci6n los Institutos Basicos por Cooperativa son
cinco. Los mismos se localizan en las siguientes comunidades: Santa Rosalia, El Terrero, La
Trementina, San Jorge, y San Pablo. La Direcci6n Departamental de Educaci6n es la
encargada de coordinar el tramite de los expedientes de creaci6n de estos establecimientos, a
traves de la Unidad de Desarrollo Administrativo (UDA) y la Unidad de Planificaci6n
Administraci6n Financiera (UPAF). Con respecto al apoyo econ6mico que brinda la
71
l11ullicipalidad a estos Centros Educativos, el alcalde afirm o que la ley establece Ulla
subvencion anual de Q I ,000.00 por seccion 0 grado para cada uno de los Institutos Basicos
por Cooperativa que funcionan en su jurisdiccion. La subvencion estatal ascienJe c.ctualmente
a Q 11,500.00 anual es por cada grado. Sin embargo las autoridades del municipio y del sector
educativo manifestaron que los cinco Institutos Basicos Por Cooperativa que funcionan en esta
jurisdicci6n municipal estan en buenas manos y son administrados correctamente. Lo dicho
anteriormente revela la necesidad de que se implemente un programa de capacitacion para
todo el personal que labora en estos centros edueativos sobre el Proceso Administrati vo y las
fases que 10 conforman.
Se pudo eonstatar que el presupuesto asignado a los Institutos Basicos Por Cooperativa no es
suficiente para la realizaei6n y cumplimiento de todo 10 planificado; de acuerdo con la opini6n
del mas del 60% del personal y de los padres de familia. EI 82% de los alumnos eneuestados
expresaron tambien que los recursos economicos con que cuentan dichos Institutos son pocos.
La atencion de tipo financiero y en terminos administrativos que brinda el Ministerio de
Educacion a los Institutos Basicos Por Cooperativa es escasa y segun las modificaciones
hechas recientemente al Acuerdo Ministerial #58 de fecha 15-03-95, del que ya se habl6 con
anterioridad, el Estado subvenciona economicamente a cada uno de estos establecimientos a
traves del Ministerio de Educacion.
Si tomamos en cuenta 10 anteriormente expuesto es posible observar que el presupuesto
asignado por parte del Estado a estos Centros Educativos es muy bajo, y por 10 tanto dificulta . la ejecucion de las actividades y programas. Interrogada sobre el particular, la Directora
Departamental de Educacion, expres6 que se haee necesario un aumento al subsidio Estatal
que mejore la calidad de la educaei6n que se imparte y permita la contrataci6n de personal
altamente calificado. EI Alcalde Municipal sugiri6 que deberian hacerse gestlones para que
estos Centros Educativos pasaran al sector Oficial.
En cuanto a conocer los Estatutos que rigen a los Institutos Basicas Par Cooperativa a nivel
Nacional (Acuerdo Ministerial # 58 de fecha 15-03-95) tan solo un 42% del personal 10 ha
leido. Un 20% de los padres de familia manifestaron conocerlo tambien. Sin embargo se
puede deducir en base a los resultados anteriores que el mismo no es ampliamente conocido y
que no manejan una informaci6n completa al respecto.
72
Desde el punto de vista de mas del 50% del personal y el 80% de los padres y madres de
familia, asi como de el 76% de los alumnos, los Institutos Basicos Por Cooperativa del
municipio de Zacapa estan siendo bien administrados y que los directores conocen las
actividades propias que desempefian. Si bien es cierto es conocido el rol propio de un director
de un Establecimiento Educativo, no se observa un ambiente dentro de estos Institutos
organizado de tal manera que propicie el trabajo en grupo y a que persiga el logro de los
objetivos tanto educacionales como organizacionales propios de la lnstitucion.
Tanto padres de familia (53%) y alumnos (32%) afirmaron conocer el funcionamiento de los
Institutos Basicos Por Cooperativa. Sin embargo a pesar de sus respuestas, se hace necesario
un conocimiento mas profundo, que permita la puesta en practica de 10 estipulado en los
Estatutos que rigen a estos Establecimientos por Cooperativa.
Al determinar si existe dentro de los Establecimientos por Cooperativa un Plan general de
actividades mas del 60% de los empleados, padres de familia y alumnos coincidieron en que
su establecimiento cuenta con este tipo de planificacion y que ellos han participado
directamente en su elaboracion y ejecueion durante el cicio escolar. Si bien es cierto se
observa dentro de estos planteles Educativos que en algunas oeasiones se planifica los
proyectos y actividades a realizarse; se hace necesario contar con una planificacion mas
formal en donde se indique claramente los objetivos a alcanzarse, los recursos que se utilizan
en el proceso, las actividades a desarrollarse y el tiempo n~cesario . Tambien se pudo observar
que un bajo porcentaje del plan establecido es llevado realmente a la practica.
Considerando los objetivos 0 metas como los fines a los que se dirige toda actividad
organizada de cualquier empresa 0 Institucion; los objetivos son en si la planificacion misma y
puede alcanzarse a corto, mediano 0 largo plazo. La formulacion correcta de los objetivos sera
la base de la propia organizacion, de la integraci6n del personal, asi como del adecuado
control de las actividades y de los logros obtenidos (Koontz y Weihrich, 1,994).
Segun los resultados obtenidos el 61 % de los empleados encuestados conoce los objetivos que
persiguen los Institutos Basicos Por Cooperativa y adem as afirmaron que su labor diaria se
orienta hacia el logro de los mismos. Un 35% del personal manifestaron haber alcanzado mas
del 75% de los objetivos de su respectivo plan de trabajo.
73
De acuerdo con 10 anteriormente dicho se puede considerar que el personal de estos Institutos
brindan un lugar preponderante al cumplimiento de los objetivos preestablecidos dentro de la
instituci6n.
Ademas fue posible verificar que los objetivos de la Instituci6n son dadof. a conocer al
personal, alumnos y padres de familia en forma verbal y escrita. Los alumnos encuestados
afirmaron que al principio de cada una de las unidades de estudio sus maestros les dan a
conocer los objetivos educacionales que se persiguen. Tambien han sido informados sobre los
programas y actividades ha realizarse durante el cicIo Escolar.
Con respecto al criterio que tienen sobre la instrucci6n 0 formaci6n academica que se les
brinda en este plantel educativo, mas del 80% de padres y alumnos admitieron que la misma
es buena. Ademas un 67% de los padres de familia fueron debidamente informados sobre los
programas de actividades a realizarse dentro de la Instituci6n. En conclusion se puede decir
que los Institutos Basicos Por Cooperativa funcionan con apego a los objetivos preestablecidos
y que estos son del conocimiento de toda la comunidad educativa. Sin embargo se hace
necesario la formulaci6n de programas escritos en donde se establezcan las metas de la
Instituci6n, las estrategias, politicas y la sincronizaci6n debida de todas las actividades a
ejecutarse. La validez de 10 dicho anteriormente varia entre uno y otro de los Institutos Basicos
Por Cooperativa del municipio de Zacapa; observandose a simple vista que la organizaci6n de
algunos es superior.
Se entiende por organizaci6n el hecho de establecer un debido orden en el papel que a cada
uno Ie toea que desempenar dentro de una empresa. Cada empleado conocera su propio rol
dentro del equipo de trabajo que permita el a\cance de los objetivos grupales propuestos con
anterioridad. Toda estructura organizacional, por simple que esta sea debera contar con un
organigrama que delinie la autoridad dentro de la misma, as! mismo la toma de decisiones,
funciones y relaciones entre las areas funcionales 0 departamentos de una empre-sa.
Un 48% del personal de los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa
manifestaron que estos Establecimientos no cuentan con un organigrama. A esto hay que
agregarle que mas del 30% del personal optaron por no contestar. Lo anteriormente apuntado
deja entrever que estos Establecimientos no cuentan con un organigrama definido y muy
probablemente no sepan de que se trata 0 su utilidad dentro de la Instituci6n.
74
Actualmente la estructura organizacional de los lnstitutos Basicos Por Cooperativa del
municipio de Zacapa es simple, debido al poco personal que labora en cada uno de ellos.
Tambien hay que, tomar en cuenta el tipo de actividad que se lleva a cabo, siendo que no se
trata de una empresa comercial 0 lucrativa, sino de una instituci6n educativa.
Estos institutos no cuentan con instrumentos que orienten el quehacer diario como por ejemplo
un manual de organizaci6n. Un 52% del personal indic6 que en estos Establecimientos
Educativos no se cuenta con un Manual de Funciones y Descripci6n de Puestos. Mas del 50%
de los empleados manifestaron su deseo de contar en un futuro con un Manual de este tipo y
su respectivo organigrama. El 60% del alumnado admiti6 la existencia de un Reglamento
lntemo dentro de su Establecimiento.
La estructura organizacional de estos Institutos debe realizarse y reestructurarse acorde a los
objetivos que se persiguen. Si bien es cierto estan definidos en teoria los puestos y funciones
de cada uno de los empleados tanto del area administrativa como docente; no existe un
Manual de Organizaci6n escrito en estos Institutos.
La relaci6n existente entre el personal administrativo y docente en estos planteles obedece a
un ajuste de tipo laboral, donde no hay mas jerarquia que el propio director del
Establecimiento quien orienta y supervisa el accionar completo del mismo. Por encima de la
direcci6n aparece otras entidades extemas a la Instituci6n que de manera directa tiene que ver
con ella, tal es el caso de las autoridades del ramo educativo.
Al determinar si los empleados conocen las funciones que deben desempenar en su puesto de
trabajo, un 65% respondio afirmativamente. Mas del 40% del personal manifest6 que dichas
funciones les fueron dadas a conocer de manera verbal. Un 32% de ellos no respondi6 sobre
este ' asunto. Resulta importante entonces analizar estos datos, tomando en cuenta que tanto
docentes como administrativos conocen sus obligaciones y funciones en su labor diaria, sin
embargo no se cuenta con un manual escrito sobre las mismas.
Por tratarse de una empresa de tipo educativo, el 80% de los padres y madres de familia, as!
como el 95% de los alumnos opinaron que el personal que labora en estos Establecimientos
cumple a cabalidad con sus funciones. Raz6n esta por la que se podria afirmar que existe un
alto nivel de aceptacion de los Institutos Basicos Por Cooperativas por parte de las
comunidades donde estos funcionan.
75
AI considcrar la infraestructura de los lnstitutos Basicos Por Cooperativa del municipio de
Zacapa se pudo establecer que solo 3 de ellos funcionan en un inmueble propio, mientras que
cl res to funcionan en locales prestados. EI 23% de los empleados dijeron que estos inmuebles
no son adecuados para la debida atencion de los alumnos que asisten a los mismos, debido a
que no reunen las condiciones psicopedagogicas necesaria3. Generalmente los cdificios de los
Institutos Basicos Por Cooperativa constan unicamente de tres aulas; carecen de talleres y
Bibliotecas. La mayoria de ellos no cuentan con un local especifico para la direccion 0
secretaria del mismo. Por 10 tanto, se puede afirmar que las labores administrativas no se
desarrollan en un ambiente apropiado.
De coriformidad con las respuestas de un 35% del personal y del 40% de los padres de familia
se pudo establecer que en algunas ocasiones se han hecho gestiones para mejorar y equipar el
edificio escolar ante el sector gubemamental, ONG' s y las propias comunidades. Sin embargo
un 32% del personal no respondio. Un 13% de padres de familia admitieron no haber
participado en el mejoramiento de la infraestructura de estos Planteles Educativos. Por todo 10
referido anteriormente se puede deducir que un grupo de padres de familia y empleados de los
Institutos Basicos Por Cooperativa se han preocupado por el mejoramiento de la
infraestructura de los mismos; siendo que atm queda mucho por hacer para poder equiparlos
debidamente.
Entrevistado el Alcalde Municipal de Zacapa sobre el apoyo que la Municipalidad brinda a
estos Institutos con respecto a dotarlos de la infraestructura y el eqnipo necesario para
funcionamiento, admitio que durante su gestion no se les ha apoyado en este aspecto,
independientemente de la Subvencion anual que se les brinda.
Al hablar de integracion del personal deberan considerarse aspecto como la seleccion, la
motivacion y la comunicacion adecuada que influya sobre las personas de la organizacion y
del grupo. EI personal es de vital importancia dentro de una empresa, siendo que el mismo
integra la estructura organizacional de cualquier InstitucioF.
Consultados los empleados del area administrativa y docente sobre el tiempo que llevan
laborando en este tipo de Institucion, un 49% de los mismos tienen de uno a diez aDOS de
tiempo de servicio. Un 13% afirmo tener mas de 10 aDOS de laborar en dichos
Establecimientos; mientras que un 60% del personal lleva mas de 15 aDOS. A 10 anterior hay
que agregar que un 38% de los empleados laboran en otros Establecimientos Educativos por la
76
mafiana ya que la jomada vespertina propia de los InsUutos Basicos Por Cooperativa les
permite laborar en ambas jomadas y agenciarse de algunos ingresos extras que ya como
veremos posteriormente los sueldos devengados en estos Establecimientos no estan acordes a
la situaci6n econ6mica actual.
Al preguntarles a los empleados si conocen los requisitos del puesto que desempefian
actualmente, un 68% respondi6 afinnativamente; mencionando entre ellos haber cerrado la
carrera del Profesorado de Ensefianza Media. Tambien se mencion6 que es necesana la
experiencia, el conocimiento de la materia a impartir y buenas relaciones humanas. Ademas de
10 ya apuntado el Acuerdo Ministerial #58 del 15-03-95 establece que con respecto al personal
docente de estos centros de ensefianza se sugiere que sean maestros especializados en el nivel
o bien maestros de Educaci6n Primaria catalogados en c1ase "Boo con la experiencia necesaria
con respecto a la asignatura que imparten.
AI considerar el nivel academico de cada uno de los empleados de estos centros de ensefianza
se concluye que el mismo es aceptable siendo que la mayoria de ellos son maestros de
Educaci6n Primaria con varios afios de experiencia en la labor educativa. Ademas han
realizado estudios universitarios concemientes al Profesorado de Ensefianza Media y otras
carreras afines. En el area administrativa se cuenta con Peritos contadores y secretarias
comerciales.
Tomando en cuenta la relaci6n laboral un 45% de los empleados manifesto que esta se da por
medio de planillas, finnadas mensualmente. Un 32% de ellos manifesto que para el
reclutamiento del personal se toma en cuenta tecnicas como la entrevi sta. El 23% de los
empleados dijo que la seleccion del personal toma en cuenta recomendaciones particulares.
Si tomamos como referencia los datos anterionnente apuntados se puede afinnar que la
relacion laboral entre el personal y la Institucion se da en base a planillas mensuales que son
finnadas a la hora de recibir la remuneracion correspondiente. As! mismo entre las tecnicas
mas uti Iizadas para seleccionar y contratar el personal se encuentran la entrevista,
recomendaciones particulares y otras.
En cuanto si al inicio de las labores respectivas los empleados recibi eron la infonnaci6n y
orientacion necesaria para el adecuado desempefio, tan solo un 42% respondio
afinnativamente. Mientras que un 26% dijo 10 contrario . Llama poderosamente la atencion que
un 32% del Personal Administrativo y Docente no halla querido contestar a esta interrogante
77
asi como algunas olras que Ie fueron planteadas con anterioridad. Esto puede interpretarse
como falta de intercs 0 voluntad por parte de los empleados en colaborar con la presente
investigacion , 0 bien evidencia la falta de conocimiento con respecto al debido Proceso
Administrativo.
Al ser consultados los empleados sobre si fueron presentados ante el resto del personal de
estos Institutos al momenta en que ingresaron a laborar en los mismos un 55% dijo que si. Un
13% dijo que no y un 32% no respondio . De acuerdo a 10 anteriomlente apuntado se puede
decir que si bien mas del 50% de los empleados fueron presentados al resto del personal el dia
en que iniciaron sus labores; este aspecto no se toma como una pnictica constante, muy a pesar
de que en el Proceso de incorporacion de los empleados, al momenta de ingresar a laborar en
cualquier Institucion, es muy importante ser presentados con el resto del personal con quienes
pasaran gran parte de su tiempo en la busqueda dellogro de los objetivos propuestos dentro de
la empresa. Ademas perrnite que las interrelaciones personales se den dentro de un ambiente
de arrnonia y cordialidad.
Se pudo establecer que las autoridades del ramo educativo no ha realizado ningun tipo de
diagnostico que establezca los temas de capacitacion para el personal que labora en los
Institutos Basicos Por Cooperativa del Municipio de Zacapa. Lo anterior se b<:sa en el hecho
de que tan solo un 13% del personal afirrnara que todo este proceso se !leva a cabo, contra un
55% que dijo que las autoridades del MINEDUC no han hecho este tipo de diagnostico . Sin
embargo un 10% de los empleados administrativos y do centes afirrnaron haber recibido algun
tipo de capacitacion por 10 menos una vez al ano. EI 13% de los empleados indico que estas
se dan ocasionalmente. Un 3% de ellos dijo no haber sido capacitado. Al considerar las
respuestas anteriores pareciera que los datos se contradicen, pero aqui hay que tomar en cuenta
que un porcentaje de los empleados de los Institutos Basicos Por Cooperativa laboran tambien
en escuelas publicas 0 del sector oficial en donde si se les ha brindado algun tipo de
capacitacion, no asi en los Institutos Basicos Por Cooperativa que es el tema que nos ocupa;
por 10 que algunos empleados podrian haber generalizado su respuesta considerando el hecho
de que laboran a la vez en distintos Establecimientos en diferentes jomadas.
Relacionado siempre con el tern a de las capacitaciones, un 19% del personal administrativo y
docente afirmo que ha sido capacitado en materia de Administracion Educativa; contra un
45% que dijo que no. Como siempre mas del 30% de ellos se abstuvieron de contestar. Se
78
puede decir aqul en base a 10 indicado con anterioridad que se hace necesario capacitar al
personal de los Institutos Basicos Por Cooperativa especialmente a los que confonnan el area
administrativa, en 10 que a administraci6n educativa se refiere. Por supuesto que esto seria una
obligaci6n directa del MINEDUC.
La Direcci6n de las actividades de una Empresa 0 Instituci6n dentro del proceso
administrativo en general influye sobre el personal de la misma a fin de encauzar las acciones
del grupo para que contribuyan al logro de las metas preestablecidas. Esta fase debe tomar
muy en cuenta el elemento humano (personal) tomando en cuenta aspectos de vital
importancia como 10 son la motivaci6n y la comunicaci6n eficiente (Koontz y Weihrich,
1,994).
La comunicaci6n adecuada influye en la unificaci6n de la actividad del grupo, tambien
pennite establecer y difundir las metas de la empresa. De acuerdo con esto se comprendera
que la comunicaci6n es imprescindible dentro del q1.:ehacer diario de Ul1a empresa 0
Instituci6n, as! como en las relaciones humanas en general.
Para establecer la manera en que se establece la comunicaci6n entre el personal de los
Institutos Basicos Por Cooperativa,se fonnul6 una pregunta al respecto. Un 52% de los
empleados afinn6 que dentro de estos establecimientos se da una buena comunicaci6n entre
compafieros, de trabajo y con sus superiores. Resalta aqu! el hecho de que un 48% no halla
respondido. Con respecto a los medios 0 canales de comunicaci6n empleadas para dar a
conocer los programas, planes y objetivos a todo el personal, un 26% indic6 que la
comunicacion es oral 0 verbal. 3% dijo que esta se da por escrito, mientras que el 23% de los
empleados indicaron que se utilizan ambos medios. Esto nos indica que el proceso de
comunicaci6n es adecuado y funcional, aunque se deberia establecer una tecnica
estandarizada que de importancia a la comunicaci6n escrita, en fonna clara y concisa debido a
que est a puede ser convenientemente registrada y archivada. Llama la atenci6n que mas del
85% del alumnado que asiste a estos centros educativos coincidieron en afinnar la existencia
de un adecuado proceso de comunicacion dentro de los mismos .
.con respecto al salario un 10% del personal manifesto estar satisfechos con el salario que
devengan. Un 42% de ellos dijeron no estarlo. EI 48% no quiso responder a la interrogante.
79
AI ser interrogados los padres de familia sobre este mismo tern a un 60% de ellos dijo que el
salario devengado pOl' los empleados de los Institutos B<lsicos Por Cooper2.tiva no es adecuado
ni suficiente. Un 37% del alumnado afirmaron 10 mismo.
AI considerar al presupuesto asignado por el Ministerio de Educacion a estos Establecimientos
a traves de subvenciones mensuales es posible damos cuenta que apenas alcanza para cubrir el
bajo salario que devengan los maestros y administrativos que alii laboran . Sumado a esto estim
la falta de una infraestructura adecuada, equipamiento necesario y program as de apoyo al
estudiantado en general. A pesar de estas limitaciones se o~serva interes por parte Gel personal
de estos Institutos en sus respectivas labores diarias. Con relacion a que si Ie son otorgados
algun tipo de incentivos al desempefiar eficientemente las funciones, las respuestas de una
parte de los empleados fueron diversas, mientras que un 64% de ellos no quiso responder. Tan
solo un 17% dijo haber recibido algun tipo de incentivos aunque no especificaron su respuesta.
Un 19% nego haber recibido prestaciones y reconocimiento en el ejercicio eficiente de sus
funciones. Lo anterior denota que la opinion de los empleados se encuentra dividida, ademas
de un alto porcentaje de abstencionismo que podria reflejar que no se brinda dentro de los
Institutos Basicos Por Cooperativa ninguna clase de incentivos a los empleados, 0 bien estos
son pocos y esporadicos.
Por medio de la fase denominada control es posible verificar el avance de la empresa. Es en
este momenta del Proceso Administrativo en que se establece la medicion, evaluaeion y
correccion del desempefio del personal con respecto al cumplimiento de los objetivos y planes
disefiados por la empresa.
Al ser interrogados los empleados si existe un programa de evaluacion del desempefio de sus
funciones en los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa, tan solo un 26%
respondio afirmativamente. Al respecto un 10% de ellos dijo que al ser evaluados se toma muy
en cuenta la asistencia diaria a sus labores. Un 26% indico que son evaluados en base al logro
de objetivos y metas. Al verificar el alcance de los objetivos preestablecidos dentro de la
Institucion, un 49% del personal afirmaron que al ser supervisados Ie son indicados sus
aciertos y errores y a la vez se les brinda soluciones. Un 16% dijo 10 contrario. Lo anterior
deja entrever que la evaluacion del desempefio del personal se basa de manEra informal en
aspectos como la asistencia y el cumplimiento de planes, program as y objetivos. Sin embargo
no existe un program a establecido para tal fin .
80
A manera de evaluaci6n se interrog6 a los padres de famili a, desde sus particulares puntos de
vista, como yen en terminos generales la labor educativa y administrativa dentro de los
Institutos Basicos Por Cooperativa de este municipio. EI 80% de ellos catalogaron buena la
labor desempefiada por el personal. Un 81 % del alumnaco dijo 10 mismo. Estos parametros
indican un alto nivel de aceptaci6n e identificaci6n por parte de padres y alumnos del
desempefio de los catedraticos y administrativos que laboran en estos Centros Educativos.
Un al to porcentaje de padres de familia y alumnos manifestaron su interes en participar, de
manera constructiva, en algun tipo de asamblea donde se evaluen los resultados obtenidos, asi
como el alcance de los objetivos educacionales y de indole administrativa, al lado del director
y maestros de su Instituto. Esta evaluaci6n permitiria establecer adem as los posibles errores,
para reencauzar el accionar cotidiano dentro de estos planteles educativos.
Al hablar de las areas funcionales de los Institutos Basicos Por Cooperativa de Ensefianza se
observa que estas se encuentran conformadas por el personal administrativo y el personal
docente.
Con respecto al personal del area administrativa de estos Institutos basicamente est a
conformada por el director y una secretaria contadora en cada uno de ellos. Como su nombre
10 indica estos empleados se encargan de la direcci6n y administraci6n en terminos generales
de todas las actividades y proyectos que se realizan en estos establecimientos. Sin embargo el
personal Administrativo tambien imparte algunas catedras al alumnado, por 10 que no es
posible establecer un limite definido entre el area administrativa y docente.
El personal del area docente es el encargado de impartir las materias 0 asignaturas
correspondientes al cicIo de cultura general 0 cicio Basico. EI numero de catedraticos varia de
un Instituto a otro . En la aldea la Trementina laboran cinco docentes. Mientras que en el resto
de las comunidades unicamente encontramos cuatro do centes en cada uno de ellos.
Como se comprendera en cada uno de estos Establecimier.tos el personal es retlucido tanto en
el area administrativa como docente. Cada uno de los catedraticos imparten dos 0 mas catcdras
al alumnado. Tambien el director y la secretaria contadora de estos Institutos imparten clases,
como ya se dijo anteriormente.
Es importante agregar que un buen porcentaje de los empleados de los Institutos Basicos Por
Cooperativa del municipio de Zacapa, laboran en otros establecimientos educativos por la
manana ya que la jomada vespertina propia de los Institutos Por Cooperativa les permite
81
laborar en ambas jomadas y agenciarse de algunos ingresos extras, ya que como 10 indicamos
anteriormente los suc\dos dcycngados en cstos establecimicntos no cst,ln acordes a la situacion
cconomica actual.
La cantidad de alumnos matriculados durante el cicIo escolar 2,002 varia tambien entre uno y
otro Instituto. A continuacion se presenta el total de alum nos inscritos en cada uno de los
Institutos Basicos Por Cooperativa de Ensefianza del municipio de Zacapa .
. TOTAL DE ALUMNOS INSCRITOS
INSTITUTOS BASICOS POR COOPERA TIV A DE ENSENANZA
DEL MUNICIPIO DE ZACAPA. CICLO ESCOLAR 2,002
No. Comunidades No. De Alumnos
I. Santa Rosalia 76
2. San Jorge 200
3. El Terrero 96
4. La Trementina 65
5. San Pablo 30
82
VI. CONCLUSIONES
Luego del anal isis de las respuestas obtenidas por parte del personal de los Institutos
Basicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa, as! como de las autoridades
municipalcs y del ramo educativo, tomando en eucnta las observaciones de la realidad
diaria; sc exponen las siguientes conclusiones.
I . En el municipio de Zaeapa, departamento del mismo nombre funcionan cinco Institutos
Basicos Por Cooperativa de Ensenanza en las comunidades de: Santa Rosalia, San
Jorge, El Terrero, La Trementina y San Pablo. Desde el punto de vista legal se basan
en el Acuerdo Ministerial #58 de fecha 15-03-95 que autoriza el Reglamento
respectivo. Su regimen economico depende de las subvenciones Estatales y
Municipales asi como de cuotas modicas que en concepto de colegiatura aportan los
padres de familia. La mision de estos centros de Ensenanza es amp liar la cobertura a
Nivcl Naeional del ciclo de Cultura General 0 Educacion Basica a comunidades de
escasos recursos economicos del interior del pais.
2. Existe un conocimiento parcial de las fases 0 areas que conforrnan el proceso
administrativo en terrninos generales. Se manejan conocimientos aislados un tanto
abstractos y no actualizados en 10 que a administraci6n educativa se refiere.
3. La planificacion de las act ividades es de tipo ocasional y no comprende dentro de su
estructura un plan general por escrito que abarque y visualice anticipadamente los
proyectos y objetivos que se desean alcanzar durante el cicIo escolar. La planificacion
observada es muy pobre y no toma en cuenta aspectos como la debida calendarizaci6n,
los recursos 0 materiales a emplearse, los periodos de ejecuci6n, intereses y
necesidades del personal y alumnado que asisten al mismo, etc. Se implementa un plan
que se limita unicamente a programar actividades esporadieas de tipo social 0
deportivo.
4. EI Acuerdo Ministerial #58 de fecha 15-03-95 en el que se fundament a el
funcionamiento de los Institutos Basicos Por Cooperativa a Nivel Nacional no es
83
ampliamente conocido dentro de la comunidad educativa donde funcionan estos
cstab leci m ientos.
5. Si bien es cierto que los Institutos Basicos Por Cooperativa de Ensefianza de l
municipio de Zacapa cumplen con su misi6n educativa dentro de las comunidades de
escasos recursos, se hace necesario una reingenieria del proceso administrat ivo dentro
de los mismos que contemple una debida pJanificaci6n, organizaci6n del personal, la
direcci6n del proceso y eJ control y evaluaci6n de los resultados obtenidos.
6. EJ personal administrativo y docente, asi como padres de familia y alumnos de los
Institutos Basicos Por Cooperativa reflejan conocer los objetivos primordiales que
persigue esta Instituci6n; aunque los mismos no se cumplan a cabalidad. Los objetivos
y metas son comunicados generalmente en forma verbal, aunque en algunas ocasiones
se utilizan tambien medios escritos.
7. Los Institutos Basicos Por Cooperativa de Ensefianza del municipio de Zacapa gozan
de un alto porcentaje de aceptaci6n por parte de los padres de familia y alumnado de
las distintas comunidades donde estos funcionan.
8. El presupuesto anual asignado a los Institutos Basicos por Cooperativa no esta ajustado
a la realidad econ6mica actual, debido a que se basa en un decreto que ya es obsoleto y
que deberia ser modificado 0 actualizado. Estos establecimientos ado lecen de un
sinnumero de logisticas tales como los bajisimos salarios devengados por el personal,
carencia de recursos y material didactico, escasa infraestructura etc . Lo apuntado afecta
la calidad educativa y administrativa de los mismos. La Directora Departamental y el
Alcalde Municipal coincidieron que es necesario un aumento al subsidio Estatal que
mejore la calidad de la Educaci6n y permita la contrataci6n de personal altamente
calificado.
84
9. Los edi ficios que ocupan actllalmente los Institutos Basicos Por Cooperativa del
municipio dc Zacapa, no son total mente adecuados porquc no reunen todas las
condiciones psicopedag6gicas requeridas para un estab1ccimiento de estc nivel. Su
in fraestructllra es poca por 10 que se hace necesaria la ampliaci6n de los mismos.
10. No se Cllenta en estos establecimientos con un Manual de Organizaci6n ni de
Funciones y Descripci6n de Puestos que delinie los aspectos generales y los obj etivos
de esta empresa educativa, como tampoco existe un Organigrama Funcional.
11 . La estructura organizacional actual de los Institutos Basicos Por Cooperativa del
municipio de Zacapa, es simple debido al poco personal que labora en cada uno de
elIos, asi como por el tipo de actividad que alli se realiza. Las areas funcionales de los
mismos comprenden basicamente el area administrativa (Director y Secretari a
Contadora) y el area docente.
12. Con respecto a la contrataci6n del personal no existe un proces0 definido de
reclutamiento y selecci6n. Los puestos de trabajo son asignados por parte del director
del Instituto a partir de entrevistas realizadas a los aspi rantes 0 bien basados en algun
tipo de recomendaciones de terceras personas. La evaluaci6n del personal en funciones
tom a en cuenta de manera no muy estricta al alcance y cumplimiento de los objetivos
educacionales y administrativos propuestos al principio del ciclo lectivo; asi como al
cumplimiento de horarios y al desempefio del personal puesto de manifiesto en las
labores diarias.
13 . Los Institutos Basicos Por Cooperativa de Ensefianza del mumclplO de Zacapa no
cuenta con un programa establecido de capacitaci6n, por 10 que los do centes y los
administrati vos en funciones no tienen oportunidad de actualizarse poniendose al dia
con los adelantos del saber humane en todos sus campos de acci6n. Tambien se
constat6 que los Institutos Basicos Por Cooperativa han sido olvidados en la
convocatoria de los talleres de capacitaci6n que en anos anteriores se han llevado a
85
cabo por el Ministerio de Educaci6n, observandos= que se Ie ha dado pricoridad a los
cstablecimientos educativos del sector oficial.
14. Considerando el Nivel Academico del personal que labora en este plantel fue posible
constatar que ellos reunen algunos requisitos plasmados en los Estatutos de los
Institutos Basicos Por Cooperativa de Ensefianza, por 10 que si bien es cierto que el
mismo es aceptable, seria importantisimo que todo el personal fuera especiaJizado en la
materia que imparte 0 el puesto que desempefia.
15. No existe un programa de incentivos por el desempefio eficiente de las funciones. Sin
embargo fue posible establecer que existe una buena comunicaci6n entre el personal
que labora en los Institutos Basicos Por Cooperativa esto ultimo constituye una
fortaleza dentro de la Instituci6n.
16. Dentro de los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio de Zacapa no existe un
estricto programa de evaluaci6n del desempefio del personal, si bien es cierto se toman
en cuenta aspectos como la asistencia puntual a las labores y la observancia de manera
no muy estricta del cumplimiento de planes, programas y objetivos de la Instituci6n.
86
VII. RECOMENDACIONES
1. EI conocimicnto de las areas que conforman cl Proceso Administrativo se hace
imprescindible a aquellas personas que tengan en sus manos la direccion de una
empresa 0 institucion cualquiera que csta sea. Por 10 tanto, en el caso de los directores
de Escuelas, Colegios 0 Institutos; sean del sector oficial, privado 0 por cooperativa,
deberan ser debidamente capacitados sobre administraci6n modern a y funcional que
profundicen sus conocimientos en la materia y por supuesto, les permitira llevar a la
practica todo este proceso con sus distintas fases 0 areas; 0 deben tener la form aci6n
academica que les acrediten para tal proposito .
2. Se debe indicar que se hace necesario responsabilizar a los directores de estos centros
educativos de la debida planificacion que englobe todas las actividades 0 proyectos a
realizarse durante el cicio escolar. Esto debe hacerse con la debida cooperacion y
participaci6n del personal docente, alumnos y padres de familia que permita plasmar
por escrito los objetivos a a\canzarse, los recursos 0 materiales a emplearse y los
mecanismos que permitan evaluar to do el proceso. Dicho plan estraH~gico debe ser
amplio y flexible y sujeto a evaluaciones constantes en la busqueda de un mejor
proceso educativo y administrativo en este centro del saber. Tambi6n es importante que
la planificaci6n se de a conocer a todos los involucrados en este proceso que les
permita encauzarse adecuadamente dentro del engranaje de est a instituci6n.
3. Se hace ne'cesario adem as propiciar dentro de la institucion un clirna democratico
dandole mayor participacion a todos, tomando muy en cuenta las necesidades, los
intereses y los problemas del grupo, de manera especial de los educandos quienes son
el centro del quehacer educativo. Esto incentivara el trabajo en grupos conform ados
por el personal administrativo y docentes del plantel en la planificaci6n, organizaci6n,
ejecucion y evaluacion de to do 10 program ado durante el cicIo lectivo. Es de suma
irnportancia tomar conciencia del rol que a caca grupo Ie toca qu~ desempenar;
responsabilizandose mas con el quehacer educativo y administrativo quienes
conforman la docencia y direccion de estos Institutos; mejorando asi la calidad del
proceso ensefianza aprendizaje y el adelanto en todos los ordenes de la vida modema.
87
4. Las autoridades del ramo educativo (MIN EDUC) deben'm brindar una mayor atenci6n
a los Institutos Basicos Por Cooperativa de Ensenilnza atendi endo los rcq uerimicntos
de los mismos en materia administrativa, educativa y economica; sin olvidar la
filo sofia propia de Ia creacion de estos centros educativos. Es urgente y necesario
brindarles un mayor presupuesto que les permita funcionar de mejor manera, as! como
el alivio de muchas de sus necesidades presentes. Es claro que todo 10 apuntado
anteriormente redundaria en el adelanto educacional y administrativos de estos
establecimientos. .
5. Sobre capacitacion, es importante tambien actualizar a los docentes y administrativos
en servicio a traves de capacitaciones sistematicas, en todos aquellos temas 0 tecnicas
de actualidad que les permita desempenarse de acuerdo a las exigencias y retos de la
educacion modema. En vista de esto la contratacion del personal debeni estar basada
en los requerimientos establecidos en los Estatutos de los Institutos Basicos Por
Cooperativa; pero sobre todo considerando la calidad humana y por que no decirlo
profesional de los aspirantes.
6. En relaci6n a la Infraestructura de los Institutos Basicos Por Cooperativa del municipio
de Zacapa, se hace necesario coordinar esfuerzos entre el personal, padres de familia y
autoridades municipales 0 bien del Gobiemo gestionando 0 ej ecutando diversos
proyectos que generen los medios econ6micos que permitan amp liar los edificios y a
la vez equiparlos con el instrumental necesario.
7. El Acuerdo Ministerial #58 que contiene el Reglamento de los Institutos Basicos Por
Cooperativa a Nivel Nacional deberia ser revisado y modificado por las autoridades
eompetentes. Se haee neeesario aumentar el subsidio Estatal que permita mejorar la
calidad de la educacion y la contratacion de personal altamente calificado.
8. Es necesario ademas aplicar el pequeno Manual de Funciones y Descripcion de Puestos
que se anexa a continuaci6n, el cual contiene un organigrama simple de estos
establecimientos y en sus lineas generales establecer los objetivos de la empresa a
88
corto, mediano y largo a\cance; las politicas, los recursos humanos y materiales
disponibles para el logro de las distintas actividades. Establecer en el mismo las
relaciones y los canales de informacion, la autoridad necesaria y todos aquellos
aspectos que den una idea mas clara de la filosofia propia de la Institucion; as! mismo
establecer las Funciones Operativas de todo el personal.
9. Implementara un proceso formal de seleccion del personal, que incluya tecnicas de
seleccion, por medio de las cuales se logre recolectar toda la informacion acerca de
cada cargo, para que con estos datos se puede tener un panorama general de la persona
ideal para optar al citado puesto de trabajo.
10. Establecer por escrito los objetivos a corto, mediano y largo alcance; as! como las
estrategias y politicas de esta Institucion Educativa. Pues en la actualidad se carece de
un program a definido al respecto.
11. En la evaluacion del desempeno del personal no debe tomarse en cuenta unicamente la
asistencia, sino tambien deben de considerarse criterios como el cumplimiento de los
objetivos de la Institucion, calidad, cooperacion, creatividad, capacidad de realizacion,
responsabilidad, relaciones humanas, iniciativa, presentacion personal, entre otras.
12. Implementar un programa de incentivos que coadyuve a que los empleados desarrollen
sus actividades motivados, haciendo que sus quehaceres no sean fatigosos y rutinarios,
entre los incentivos que pueden considerarse se pueden mencionar: seguros de vida,
becas de estudio para empleados que deseen superarse, proporcionar bolsas de estudios
a los empleados que tengan ninos comprendidos en edad escolar, al cumplir un ano de
labores otorgar aumento salarial, a los empleados destacados considerarlos para futuros
ascensos etc.
89
VIII. REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS
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91
Anexo 1:
Anexo 2:
Anexo 3:
ANEXOS Propuesta: Manual de Funciones y Descripci6n de
Puestos
Organigrama
Instrumentos
92
PROPUESTA
MANUAL DE FUNCIONES Y
DESCRIPCION DE PUESTOS ,
INSTITUTOS BASICOS POR
COOPERATIVA
MUNICIPIO DE ZACAP A
93
PROPUESTA DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DE PUESTOS:
INSTRODUCCION:
De acuerdo con Werther y Keith (1995) el Manual de Descripcion presenta de forma narrativa
a cada uno de los elementos que integran los puestos de trabajo. En este documento se
especifican los requisitos, atribuciones y caracteristicas de los puestos de trabajo dentro de una
institucion. Detemlina el tipo de personal que se debe contratar de acuerdo con el puesto y a la
vez da a conocer a los propios empleados sus atribuciones y descripcion de sus funciones
dentro de la empresa.
En el presente manual se detail a cada uno de los puest·Js de trabajo con q~le cuentan los
Institutos Basicos por Cooperativa de Ensefianza del municipio de Zacapa; enumerando las
tareas 0 funciones de cada uno. Busca de que las mismas sean conocidas ampliamente de
forma mas tecnica y especializada. Persigue tambien evitar la improvisacion y a la vez delinea
los requisitos y aptitudes que los candidatos a ocupar los puestos de trabajo dentro de esta
institucion educativa deberan poseer.
Este documento se basa en una necesidad de tipo legal donde se establece la relacion patron
trabajador; evitando conflictos de tipo laboral y permitiendole al administrador conocer las
funciones a desempefiar.
Tambien puede sefialarse una necesidad de tipo social debido a que el desempefio de las
funciones se realizan necesariamente en grupos; por 10 que se hace imprescindible aprender a
convivir con otras personas ajenas al entomo familiar. Tambien puede sefialarse una necesidad
de tipo productivo y psicologico que Ie da importancia y responsabiliza en la ejecucion de las
distintas funciones brindando reconocimiento y pertenencia al grupo de trabajo.
Con el presente manual se pretende brindarle a los Institutos Basicos por Cooperativa de
Ensefianza del municipio de Zacapa, un instrumento que delinie en forma breve las funciones
y responsabilidades de los puestos de trabajo existentes, como 10 son: Director, Secretaria
Contadora y Docentes facilitando la administracion del recurso humano. Los Institutos
Basicos por Cooperativa de Ensefianza del municipio de Zacapa, ofrecen a sus alumnos una
formacion social, moral y cultural que les permita desarrollarse de acuerdo a sus facultades
personales en fonna integral. Debenln contar con un reglamento intemo en donde se establece
entre otras cosas los requisitos de ingreso, las norm as di~ciplinarias y el regimen economico
de los mismos. Su base legal es el reglamento de Institutos por Cooperativa de Ensefianza
94
segLIl1 Acuerdo Ministerial No. 58 de fecha 15-03-95 . Estos establecimientos son entidades no
lucrativas en donde participa el Estado, por conducto del Ministerio de Educac i6n, las
autoridades municipales y los padres de familia de la comunidad.
MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCION DE PUESTOS
Actualmente en los Institutos Basicos por Cooperativa de Ensefianza del municipio de Zacapa
se distingue el personal admin istrativo y docente que confonnan las areas funcional es dentro
de los mismos.
Dentro de estas areas encontramos cargos como los siguientes: Director, Secretaria-Contadora
y Docentes. A continuaci6n se presenten una breve estructuraci6n de cada uno de los puestos
de estos establecimientos educativos.
1. NOMBRE DEL PUESTO: DIRECTOR
Area 0 unidad a Ia que pertenece: Administrativa.
A qui en reporta: Coordinaci6n Tecnica Administrativa y Direcci6n DepartamentaI de
Educaci6n.
Personal a su cargo: Secretaria Contadora y docentes
DESCRIPCION Y FUNCIONES DEL PUESTO:
Planifica, coordina y evalua las actividades propias de la Instituci6n.
Velar por los bienes e infraestructura propia de la Instituci6n.
Brindar infonnes, estadisticas, econ6micos, depromoci6n y otros requeridos por
autoridades del Ministerio de Educaci6n.
Participar en reuniones de trabajo y/o capacitaciones programadas durante el cicIo escolar
por autoridades competentes del ramo educativo.
Orientan a los educandos, velando por la disciplina dentro del plantel y el desarrollo
educacional y humano de los mismos.
Coordinar con la Secretaria Contadora la presentaci6n a tiempo de los diversos informes,
asi como lIevar el registro correspondiente en los principales libros que se \levan en el
establecimiento (Aetas, Conocimientos, Caja, Archivo, Inventario).
Elaborar los correspondientes horarios de clases.
95
Reunirse peri6dicamente con los padres de familia y docentes para planificar y organizar
las actividades; infonnar sobre el rendimiento de los alumnos y otros aspectos; evaluar las
actividades ya realizadas 0 resolver alguna problematica que sc prcsente.
Coordinar el trabajo docente, llevar el control de planes de clase y su respectiva ejecuci6n.
Cumplimiento de horarios y programas educativos.
Finnar infonnes, certificaciones, Diplomas que extienda la Institllci6n.
Solicitar mejoras en infraestructura y equipamiento necesario para el establecimiento.
Establecer comisiones con los docentes y estlldiantes para la realizac i6n de las diversas
actividades.
Velar por la oportuna asignacion de las subvenciones estatales, colegiaturas y otros
aportes economicos y la adecuada utilizacion y contabilidad de los mismos, con la
participacion de la secretaria contadora de la Institucion.
Actualizar pennanentemente el reglamento interno de la Institucion.
REQUISITOS DEL PUESTO:
De acuerdo con el Reglamento de los Institutos por Cooperativa de Ensenanza la persona que
ocupe la direccion de estos establecimientos debera poseer estudios comprobados a nivel
universitario de profesorado de Ensenanza Media.
ANALISIS DEL PUESTO:
EI Director sera responsable de los bienes inmuebles, asi como del mobiliario y eqll1po
propios de la Institucion. En caso de que el local y el mobiliario fueran en calidad de
prestamo, este se recibini bajo compromiso expreso en acta suscrita para el efecto;
manteniendolo en buen estado, reparando y renovando 10 que se dane 0 destruya.
El director del establecimiento velara tambien por el correcto uso, registro contable y
rendici6n de cuentas a donde corresponde del regimen econ6mico del establecimiento
(Subvenciones Estatales, Municipales, Colegiaturas y otros aportes).
96
CONDICIONES DE TRABAJO:
EI ambiente donde se lIevan acabo las labores administrativas debe contar con condic iones
b,lsicas tales COI11O: excelente ventilaci6n, iluminaci6n y limpieza. EI trabajo se considera
variado e interesante y no representa riesgos (accidentes 0 enfermedades).
Rcquiere de cierto esfuerzo mental y fisieo; capacidad de negociaci6n y paciencia, asi como
de lidcrazgo en el trabajo diario con los estudiantes.
2. NOMBRE DEL PUESTO: SECRET ARIA CONT ADORA
Area 0 unidad a la que pertenece: Administrativa.
A quien reporta: al Director, a la Coordinaci6n Tecnica Administrativa, Direcci6n
Departamental de Educaci6n y a la Contraloria General de Cuentas.
DESCRIPCION Y FUNCIONES DEL PUESTO:
Rendir informes contables a la Contraloria General de Cuentas trimestralmente.
Brindar informes estadisticos, de promoci6n, becas y otros a la Coordinaci6n Tecnica
Educativa y/o Direcci6n Departamental de Educaci6n.
Llevar el registro y archivo correspondiente de libros, informes y papeles propios de la
Instituci6n.
Operar ellibro de Caja, llevando registros contables de todas las operaciones efectuadas.
Realizaci6n de planillas de pagos.
Velar por el correcto manejo de los fond os asignados.
Servir de enlace entre las autoridades educativas, el director, do centes y padres de familia.
Participar en reuniones programadas por el director del Establecimiento.
REQUISITOS DEL PUESTO:
Escolaridad: Titulo de Secretaria Comercial 0 Perito contaJor.
ANALISIS DEL PUESTO:
Requiere experiencia debidamente comprobada en contabilidad y trabajo de oficina. Ademas
debera reunir cualidades personales como: amabilidad, responsabilidad, honradez, dinamismo
y buenas relaciones humanas para interrelacionarse con el demas personal y alumnado del
97
instituto. La Secretaria Contadora es cuentadante ante la Contraloria General de cLlentas;
rcsponsable del manejo de las subvenciones estata1es, lll11nicipalcs y colcgiatllras. L1cvar;'\ cl
debido registro contable de los mismos e informant trilllcstralmente a donde corresponde.
Debera velar tambien por el mobiliario y equipo de la Institucion. EI trabajo se desarrolla en el
interior del establecimiento en donde debe prevalecer una buena iluminacion, ventilacion y
limpieza. Generalmente debera mantenerse sentada y establecer contacto personal, por
telefono y por correspondencia con autoridades educativas, alumnos, padres de fami lia y
docentes. En este trabajo no esta expuesto a ningun riesgo 0 enfermedad.
3. NOMBRE DEL PUESTO: DOCENTES
Area 0 unidad a Ia que pertenece: Docente
A quien reporta: Al Director
DESCRIPCION Y FUNCIONES DEL PUESTO
Planificar el proceso ensefianza aprendizaje propio de la catedra que imparte.
Actualizarse constantemente con respecto a la tematica que imparten a sus alumnos.
Cumplir con los horarios de trabajo correspondiente.
Velar por el desarrollo educativo de sus alumnos; fomentando un clima de libertad y
participacion en sus c\ases.
Establecer una adecuada disciplina dentro del salon de c\ases que promuevan el desarrollo
de las actividades propuestas.
Participar en reuniones con padres de familia y/o autoridades educativas.
Participar en la Planificaci6n estrategicas de las actividades del establecimiento.
Integrar alguna de las comisiones en la planificaci6n, organizaci6n y ejecuci6n de las
acti vi dades.
Llevar el debido control y registro de aspectos como el rendimiento escolar, la asistencia
del alumno, etc.
REQUISITOS DEL PUESTO:
Escolaridad: de preferencia debera ser Profesor de Ensefianza Media con especialidad en la
materia que imparte 0 bien po seer cierre de pensum debidamente comprobado de dicha
98
CaITera. Podnin laborar tam bien Maestros de Educaci6n Primaria Urbana catalogados en Clase
"8". Tambien se requerira los servicios de un Maestro de edllcaci6n Fisica.
ANALISIS DEL PUESTO:
La rcsponsabilidad del personal doccnte consiste en el cumplimiento de horarios, en la debida
planificaci6n y ejecllci6n del proceso de ensefianza - aprendizaje; constante actualizaci6n en
la materia que imparte, dominio de la misma y una excelente atenci6n hacia el educando .
Ademas deb era llevar los registros correspondientes a la asistencia, conducta y rendimiento
academico de los estlldiantes. Debera contribuir tam bien a la conservaci6n de las
instalaciones, mobiliario y condiciones disciplinarias dentro del establecimiento.
Debenl mantener contacto personal y excelentes relaciones humanas con los alumnos, padres
de familia y autoridades educativas. Dentro de las aulas debenln prevalecer condiciones
psico-pedag6gicas como buena iluminaci6n ventilaci6n, ornato y limpieza. Debeni
movilizarse entre los estudiantes y sus funciones podrian darse dentro del aula y algunas veces
en actividades extrac\ase. No se esta expuesto a ningun riesgo de accidente 0 enfermedad.
99
PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EN LOS
INSTITUTOS BASICOS POR COOPERA TIVA DE ENSENANZA
DEL MUNICIPIO DE ZACAPA
Director
Junta Directiva Cooperativa de Ensefianza
integrada por Padres de Familia
II II
Secretaria Personal del Contadora Area Docente
100
ENCUESTA TIPO "A"
ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE DE LOS
INSTITUTOS BAsICOS POR COOPERATIVA DE ENSENANZA DEL MUNICIPIO
DE ZACAPA.
UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SEDE ZACAPA
INSTRUCCIONES: El Presente instrumento pretende recolectar informacion
pertinente al Proceso Administrativo de los Institutos Basicos
por Cooperativa de Ensenanza del Municipio de Zacapa, para 10
cuill debe llenar los espacios en blanco con una "X" donde
considere conveniente.
Puesto que Desempeiia: _ _ _________________ _
PROCESO ADMINISTRA TIVO
1. lConoce Usted las areas 0 fases que conforman el Proceso Administrativo?
Si D
Si su respuesta anterior es afirmativa, por favor enumere estas areas
1. ____________ _
2. ___ ________ _
3. ____________ _
4. _______ _____ _
5. ___________ _
101
2. i,Ha leido usted el Acuerdo Gubernativo que contiene los Estatutos que rigen a los
Illstitutos Basicos por Cooperativa de Enseiianza a Nivel Nacional'?
SiD 3. i,Cree que el Establecimiento donde usted labora esta siendo bien administrado
siD i,Por que?
INDICADOR:
PLANEACION
4. i,Cuenta el Establecimiento con un Plan general de actividades estructurado en base
a metas y objetivos que se propone alcanzar durante el cicio Escolar?
Si D 5. i,Participa usted en la elaboraci6n del Plan general de actividades de su
Establecimiento junto a su director y compaiieros maestros?
Siempre
Casi Siempre
D D
Ocasionalmente
Nunca
D D
6. i,Conoce usted los objetivos y metas que fundamentan el funcionamiento del
Establecimiento donde usted labora?
siD
102
7. i,Las actividades que se realizan en el Instituto son cuidadosamen te plan ificadas y
evaluadas por parte del director de su Establecimiento?
Siempre D A Igullas V cccs
Casi Siempre D NUllca
8. i,Trabaja usted en funcion dellogro de dichos objetivos?
Siempre
Casi Siempre
D D
Ocasionalmente
Nunca
D D
D D
9. i,Que porcentaje de los objetivos propuestos en su Plan de Trabajo cree haber
alcanzado durante el Cicio Escolar?
25%
50%
D D
100%
Otro
D D
10. i,Se ha dado a conocer a profundidad los objetivos y metas que persigue la Institucion
a todo el personal que labora en la misma?
Si D
11. i,Que medios de comunicacion se han empleado para dar a conocer los objetivos de
este Centro Educativo?
Verbal
Escrita
D D
Ambas
Ninguna
103
D D
12. i.Cuenta su Establecimiento con estrategias a fines a los objetivos que se desean
aIcanzar'?
SiD 13. ;,Existen programas escritos de las actividades a realizar durante el CicIo Escolar que
establezcan las metas, politicas, procedimientos, responsable y la sincronizacion
debida'?
SiD 14. ;.Considera usted que los recursos economicos con que cuenta el Instituto son
suficientes para la realizacion y cumplimiento de todo 10 programado?
INDICADOR
ORGANIZACION
siD
15. ;,Existe un Organigrama en su Establecimiento?
siD 16. ;,Existe en su Establecimiento un Manual de Funciones y Descripcion de Puestos para
la realizacion de sus operaciones en su labor diaria?
SiD 17. Si su Respuesta fuera negativa ;,Le gustaria que su Establecimiento con tara en un
futuro inmediato con un Manual de Funciones y Descripcion de Puestos?
SiD 104
18. i,Conoce usted las funciones que debe desempeiiar en su puesto de trabajo'?
siD 19. i,De que manera Ie dieron a conocer las funciones de su puesto de trabajo?
Verbal
Escrito
D D
Otro Especifique D
20. i,Cuenta el Establecimiento Educativo don de usted labora con Edificio propio?
siD 21. Si su respuesta es afirmativa i,Considera que dicho inmueble es adecuado para
. atender a los alumnos que asisten aI mismo?
Si D 22. i,Con que servicios piiblicos cuenta el Establecimiento?
Energia Electrica
Telefono
D D
Agua D Todas las Anteriores D
23. i,Ha realizado gestiones para mejorar la Infraestructura y equipamiento del
Establecimiento Educativo don de labora?
Siempre D Ocasionalmente D
105
Nunca D
INDICADOR
INTEGRACION DEL PERSONAL
24. (,Haee euantos anos labora en este Establecimiento'?
I afios 3 afios [J 2 anos
D D Mas Especifique __ _
25. (,Ha desempenado cargos similares con anterioridad en otro estableeimien to 0
Empresa'?
Si D 26. ;,Conoee usted los requisitos indispensables que se requieran para optar al puesto de
trabajo que usted oeupa actualmente?
Si D Mencione algunos requisitos _____________ _
27. ;,Cmil es su relacion laboral con este Establecimiento Educatiyo?
Por Contrato
Planillas
D D
Presupuestado D Otro Especifique ------------
28. l.Cuales de las siguientes tecnicas se utilizan en su Establecimiento para seleccionar y
eontratar al personal que labora en el mismo?
Entrevista
Por Oposici6n
D D
Recomendaciones Particulares
Ascenso
106
D D
29. lEI dia que inicio sus labores en su Establecimiento recibio la informacion y
orientacion necesaria para el adecuado desempeiio de sus funciones'?
SiD 30. lCuando ingreso a laborar en este Establecimiento 10 presentaron con el resto del
personal? siD 31. lCual es el Titulo a Nivel medio que usted posee'?
Maestro Primaria
Maestro Ensefianza Media
D D
Otro Especifique ______ _
32. lHa estudiado 0 estudia actualmente alguna carrera a Nivel Universitario'?
SiD 33. Si su respuesta fue afirmativa indique el nombre de la Carrera:
34. lEI MINEDUC ha realizado algun diagnostico de necesidades de capacitacion para el
personal que labora en el Instituto'?
SiD 35. lHa recibido cursos de capacitacion por parte de la MINEDUC?
siD 107
36. Si su respuesta anterior es afirmativa indique con que frecuencia recibe dicha
capacitaciones"?
Mensllalmentc
Trimestralmente
D D
Anllalmente D Otro Especifique _______ _ _
37. i,Ha sido usted capacitado en materia de Administracion Educativa"?
INDICADOR DlRECCION
siD
38. i,Existe una buena comunicacion con sus superiores y compafieros de trabajo"?
SiD
39. i,Que medios de comunicacion son utilizados dentro de la Institucion para dar a
conocer los planes, objetivos, programas y proyectos a realizarse durante el CicIo
Escolar?
Oralmente
Escrito
D D
Ambos D Otros Especifique - ---
40. i,Considera usted que el salario que devenga es adecuado con las funciones que usted
desempefia"? i.Esta satisfecho con el mismo?
108
41. i.Cuilles de las siguientes incentivos se otorgan al personal de su Instituto en el
desempeiio eficiente de sus funciones?
Prestaciones Recompensas D Reconocimientos
D D Otro Especifique _ _ ______ _
INDICADOR
CONTROL
42. ;,Es evaluado usted en el desempeiio de sus funciones por su jefe inmediato'!
SiD 43. Si su respuesta anterior es afirmativa ;,Que criterios de evaluacion se utiliza para
medir su desempeiio?
Logro de objetivos y metas
Asistencia
D D
Criterios de Padres de
familia y alumnos D Otros Especifique: ________ _
44. ;,Cu{mdo es supervisado por su jefe inmediato Ie son indicadas sus fallas en el
desempeiio de sus funciones y a la vez Ie brindan posibles soluciones?
SiD
109
AREAS FUNCIONALES
INDICADOR: PERSONAL ADMINISTRATIVO
45. l.Cmlles de los siguientes puestos administrativos funcionan en su Establecimiento'?
Direcci6n
Secretaria
D D
INDICADOR: AREA DOCENTE
46. l.Cuimtos maestros laboran en su Establecimiento?
Ambos D
Especifique ________________ _
GRACIAS POR SU COLABORACION
110
ENCUESTA TIPO "B"
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS ALUMNOS DE LOS INSTITUTOS BASICOS POR
COOPERATIVA DE ENSENANZA DEL MUNICIPIO DE ZACAPA.
UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SEDE ZACAPA
INSTRUCCIONES:
Proceso Administrativo
EI Presente instrumento pretende recolectar informacion
pertinente al Proceso Administrativo de los Institutos Basicos
por Cooperativa de Ensefianza del Municipio de Zacapa, para 10
cual debe llenar los espacios en blanco con una "X" donde
considere conveniente.
1. i,Conoces la manera en que funcionan los Institutos Basicos por Cooperativa?
SiD 2. i,Consideras que el establecimiento donde estudias esta siendo bien administrado?
SiD ~Porque? __________________________ _
111
PLANEACION
3. i,Consideras que todas las actividades que se realizan durante el Cicio Escolar en tu
Establecimiento son debidamente planificadas y evaluadas por el director y maestros
durante su ejecucion?
Siempre
Casi Siempre
D D
Ocasionalmente
Nunca
D D
4. i,Te han dado a conocer y/o director los objetivos generales y educativos que
fundamental el funcionamiento de este Establecimiento Educativo?
SiD
5. i,Consideras estar recibiendo una instruccion adecuada en este Establecimiento?
Buena
Regular
D D
Mala D
6. i,Que medios de comunicacion utilizan tus maestros y/o director para darte a conocer
la planificacion, objetivos, programas, proyectos 0 actividades que deban realizarse?
Verbal
Escrita
D D
AmbasD
112
7. ;,Te han dado a conocer tus maestros y/o director los programas y actividades a
realizarse durante el Cicio Escolar?
SiD 8. ;,Crees que el Instituto cuenta con los suficientes recursos economicos necesarios para
la realizacion de todas sus actividades?
INDICADOR
ORGANIZACION
siD
9. ;,Cuenta tu Establecimiento con Reglamento Interno? ;,Lo conoces?
SiD 10. ;,Consideras que tanto el director de tu Establecimiento como tus catedniticos
desempeiian sus funciones en su respectivo puesto de trabajo?
SiD 11. ;, Consideras que el edificio del Establecimiento es amplio y adecuado para la
realizacion de todas las actividades educativas que en el se llevan a cabo?
siD 12. ;,Has observado si el director y maestros de tu Establecimiento realizan algun tipo de
gestiones para mejorar el edificio y equiparlo adecuadamente?
SiD 113
INDICADOR: INTEGRACION DEL PERSONAL
13. i,Cuantos catedraticos trabajan en el Establecimiento donde estudias? Especifica el
numero: ----------------------14. i,Cuales de los siguientes puestos de trabajo se dan en el area administrativa de este
Establecimien to?
Director D Secretaria D
INDICADOR: DlRECCION
Otro Especifique D
15. i,Consideras que en este Establecimiento existe una buena comunicaci6n entre el
Director, maestros, alumnos y padres de familia?
SiD 16. i, Consideras que el salario que devengan los maestros es adecuado por las funciones
que eIIos desempefian?
SiD INDICADOR: CONTROL
17. i, Consideras usted que la labor educativa y administrativa del director y maestros de
este Establecimiento pueda catalogarse como?
Buena
Regular
D D
Mala D
114
18. ;,Estarias de acuerdo en participar en alguna asamblea donde se evaluara de manera
positiva y constructiva los resultados obtenidos por el personal del Establecimiento
en el desempefio de sus funciones?
siD
GRACIAS POR SU COLABORACION
115
ENCUEST A TIPO "C"
ENCUESTA DIRIGIDA A PADRES DE FAMILIA QUE CONFORMAN DIRECTIVA
DE LOS INSTITUTOS BASICOS POR COOPERATIVA DE ENSENANZA DEL
MUNICIPIO DE ZACAPA.
UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIV AR
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
DEPARTAMENTO DE'ADMINISTRACION DE EMPRESAS
SEDE ZACAPA
INSTRUCCIONES: El Presente instrumento pretende recolectar informacion
pertinente al Proceso Administrativo de los Institutos Basicos
por Cooperativa de Ensenanza del Municipio de Zacapa, para 10
cual debe Benar los espacios en blanco con una "X" donde
considere conveniente.
1. ;,Conoce la manera en que funcionan los Institutos Basicos por C09perativa?
SiD 2. ;,Ha leido usted el Acuerdo Gubernativo que contiene los Estatutos que rigen a los
Institutos Basicos por Cooperativa de Ensefianza Media a Nivel Nacional?
SiD 3. i.Considera usted que el Establecimiento donde estudian sus hijos esta siendo bien
administrado?
SiD ~Porque? __________________________ __
116
INDICADOR: PLANEACION
4. i, Considera usted que todas las actividades que se realizan du rante el Cicio Escolar
en el Instituto son debidamente planificadas y evaluadas por el Director y Maestros?
Siempre
Casi Siempre
D D
Ocasionalmente
Nunca
D D
5. i,Ha sido invitado de manera periodica y sistematica a participar en asambleas y
reuniones con el fin de participar en la planificacion de actividades as! como en la
resoluci6n de algun tipo de problema?
Siempre D Ocasionalmente D Casi Siempre D Nunca D
6. i,Conoce usted los objetivos generales que fundamente el funcionamiento diario de
este establecimiento?
siD 7. i,Como considera la educaci6n e instruccion que reciben sus hijos en este
Establecimien to?
Buena
Regular
D D
11 7
Mala D
8. ;,Que medios de comunicacion se utiliza en el Instituto cuando Ie invitan a participar
en reuniones de trabajo'?
Verbal
Escrita
D D
Ambas D NingunaD
9. ;, Usted en su calidad de padre de familia ha recibido informacion por parte del
Director y Maestros del Instituto sobre los programas de actividades, objetivos y
metas que se pretende alcanzar durante el Cicio Escolar?
SiD 10. ;,Considera usted que el Instituto cuenta con los recursos economicos necesarios para
la realizacion de todas las actividades?
SiD INDICADOR: ORGANIZACION
11. ;,Le han dado a conocer la existencia de un Reglamento Interno propio del
Establecimiento?
SiD 12. ;,Considera usted que el Director del Establecimiento y catednHicos desempefian a
cabalidad sus funciones en sus respectivos puestos de trabajo?
SiD
11 8
13. ;,Cree usted que el Edificio donde funciona el Instituto es amplio y adecuado para la
Educacion de sus hijos?
SiD No D 14. ;,Ha participado usted gestionando 0 aportando mano de obra para mejorar el
Edificio del Establecimiento y la Consecucion del equipo necesar io?
Siempre D Nunca D Ocasionalmente D
INDICADOR: INTEGRACION DEL PERSONAL
15. ;,Cuantos catedraticos trabajan en el Instituto? Especifique el Numero:
16. ;,Cuales de los siguientes puestos de trabajo se dan en el area Administr ativa de este
Estab lecimien to?
Director
Secretaria
D D
Otro Especifique _____ _
17. ;,Considera usted que en este establecimiento existe una buena comunicacion entre el
Director, maestros, alumnos y padres de familia?
Si D
119
18. l Considera usted que el salario que devengan los maestros es adecuado para las
funciones que ellos desempenan?
SiD
INDICADOR: CONTROL
19. lConsidera usted que la labor educativa y administrativa del Director y Maestros de
este Establecimiento puede catalogarse como?
Buena D Mala D Regular D
20. lEstaria usted de acuerdo en participar en alguna asamblea don de se evaluani de
manera positiva y constructiva los resultados obtenidos por el personal del
Establecimiento en el desempefio de sus funciones?
SiD
120
GUiA DE ENTREVISTA DIRIGIDA A LA DlRECTORA DEPARTAMENTAL DE
EDUCACION
A continuacion se presenta una sene de preguntas dirigidas a la Senora Directora
Departamental de Educacion en funciones, como parte de la investigacion que pretende
establecer los panimetros e indicadores que afecta el curso del proceso Administrativo de los
lnstitutos Basicos por Cooperativa de Ensenanza de este Municipio?
1. i,Cuantos Institutos Basicos por Cooperativa de Ensefianza funcionan
especificamente en el municipio de Zacapa? ______________ _
2. i, Que comunidades de este Municipio cuenta con Institutos Basicos por Cooperativa
de Enseiianza? -----------------------
3. ;,Cual es el papel que desempeiia la Directora Departamental de Educacion con
respecto a la organizacion y funcionamiento de estos Institutos?
4. ;,Considera usted que estos Establecimientos estan siendo bien administrados?
SiD 5. ;,Ha participado usted en programas 0 actividades planificadas en estos Centros
Educativos?
SiD Cuales ___________ _
121
6. ;,Existe buena comunicaci6n entre el personal de estos centros y este dl:spacho?
SiD 7. i,De acuerdo con los Estatutos de los Institutos Basicos por Cooperativa a Nivel
Nacional cual es el aporte financiero 0 subvencional del MINEDUC que se brinda a
los mismos? Especifique el monto y el periodo de esta subvenciones
8. ;,Considera usted que estos Centros del saber cumplen con su misi6n brindando a
sus educandos una formaci6n Integral?
Si D 9. ;,Existe algun control por parte de la Direcci6n Departamental de Educaci6n hacia
los Institutos Basicos por Cooperativa con respecto a los fondos que se manejan y a
las actividades educativas que se llevan a cabo?
SiD Especifique que tipo de control ________________ _____ _
10. ;,Que sugiere usted para mejorar la administraci6n y funcionamiento de estos
Centros de ensefianza? ------------------------
GRACIAS POR SU COLABORACION
122
GUIA DE ENTREVISTA DIRIGIDA AL ALCALDE MUNICIPAL DE ZACAPA.
A continuaci6n se presenta una serie de preguntas dirigidas al Senor Alcalde en funciones del
Municipio de Zacapa, como parte de la investigaci6n que pretende establecer los panimetros e
indicadores que afecta el curso del proceso Administrativo de los Institutos Basicos por
Cooperativa de Ensenanza de este Municipio?
1. ;,Que Institutos Basicos por Cooperativa de Enseiianza funcionan dentro de su
jurisdiccion Municipal? ______________________ _
2. ;,Que comunidades de este municipio cuentan con Instituto Basico por Cooperativa
de Enseiianza?
3. ;,Cual es el papel que desempeiia esta Municipalidad con respecto a la Organizacion
y funcionamiento de estos Institutos?
4. ;,Considera usted que estos Establecimientos estan siendo bien administrados?
5. i,Ha participado usted en programas 0 actividades planifkadas en estos Centros
Educativos?
siD Cuales --------------------
6. ;,Existe buena comunicacion entre el personal de estos Institutos y esta
Municipalidad?
SiD
123
7. De acuerdo con los Estatutos de los Institutos Basicos por Cooperativa a Nivel
Nacional ;,Cual es el aporte financiero 0 subvencion que se brinda :1 los mismos?
Especifique el monto y periodo de estas subvenciones.
8. ;,Esta Municipalidad ha apoyado a estos Establecimientos Educativos con respecto de
dotar a los mismos con la Infraestructura y equipo necesario para su
funcionamiento?
9. ;,Considera usted que estos Centros del saber cumplen con su mision brindando a sus
educandos una formacion Integral?
SiD 10. ;,Existe algun control por parte de esta Municipalidad hacia los Institutos Basicos por
Cooperativa con respecto a los fondos que se manejan y a las actividades educativas
que se lIevan acabo?
siD Especifique que tipo de control: _________________ _
11. ;, Que sugiere usted para mejorar la administracion y funcionamien to de estos
Centros de Enseiianza?
GRACIAS POR SU COLABORACION
124