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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERIA QUIMICA
CARRERA INGIENERIA EN SISTEMAS DE CALIAD Y EMPRENDIMIENTO
“DISEÑAR UN PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
BAJO EL ESTÁNDAR DE LA NORMA ISO 9001:2015, PARA LA EMPRESA
ECUASAL C.A”
AUTORES: GUSTAVO JAVIER PINCAY MONTALVÁN Y
LIDER JACINTO CEDEÑO CHOEZ
TUTOR: Q.F. MARÍA FERNANDA GONZALEZ MITE
GUAYAQUIL, FEBRERO 2017
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERIA QUIMICA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE
INGENIERO EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
“DISEÑAR UN PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
BAJO EL ESTÁNDAR DE LA NORMA ISO 9001:2015, PARA LA EMPRESA
ECUASAL C.A”
AUTORES: GUSTAVO JAVIER PINCAY MONTALVÁN Y
LIDER JACINTO CEDEÑO CHOEZ
TUTOR: Q.F. MARÍA FERNANDA GONZALEZ MITE
GUAYAQUIL, FEBRERO 2017
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO Y SUBTÍTULO:
“DISEÑAR UN PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS BAJO EL
ESTÁNDAR DE LA NORMA ISO 9001:2015, PARA LA EMPRESA ECUASAL C.A.”
AUTOR/ES:
Gustavo Javier Pincay Montalván
Líder Jacinto Cedeño Choez
TUTOR: Q.F María Fernanda González Mite
REVISORES:
Ing. Jorge Armanza Ochoa Q.F. Gabriela Casco López
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Facultad De Ingeniería
Química
CARRERA: Ingeniera en Sistemas de Calidad y Emprendimiento
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 213
ÁREA TEMÁTICA: Sistemas de Calidad ISO 9001:2015
PALABRAS CLAVES:
Cambios relevantes, Nueva versión de Norma ISO, Proceso de compras, Oportunidad para mejorar
proceso, Recertificar ISO 9001:2015.
RESUMEN
Las organizaciones deben demostrar mediante aplicación y/o certificación, que sus procesos
garantizan un producto de calidad apto para el consumo. Con la publicación de la norma ISO
9001:2015, las empresas certificadas con versión 2008 deben recertificar con la nueva versión, la
misma que acarrea cambios relevantes. ECUASAL C.A. debe, identificar los cambios de la
Norma con respecto a la versión 2008 y recertificar su SGC con la versión 2015.
De los procesos claves de Ecuasal se identifica el proceso de compras, que es objeto de este
estudio, este proceso debe determinar los cambios aplicables y rediseñarse, más que una
necesidad de implementar los cambios, es una oportunidad para mejorar el proceso, ya que
presenta falencias y no brinda las garantías en las compras que realiza, este trabajo propone
Diseñar un Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios aplicando los cambios de la nueva
versión de la norma y así fortalecer el SGC de la empresa para su objetivo de recertificar.
N° DE REGISTRO (en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF
SI
NO
CONTACTO CON AUTORES: Teléfono: 0989118942 -
0980236617
E-mail:
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:
Teléfono:
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERIA QUIMICA
CARRERA INGIENERIA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
Certificado Sistema Anti plagio
Habiendo sido nombrado Q.F. María Fernanda González, tutor del trabajo de titulación
certifico que el presente proyecto ha sido elaborado por Gustavo Javier Pincay
Montalván, C.C.: 0910335744 y Líder Jacinto Cedeño Choez C.C: 0914046297, con mi
respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de
Ingeniero en Sistemas de Calidad y Emprendimiento.
Se informa que el proyecto: DISEÑAR UN PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES
Y SERVICIOS BAJO EL ESTÁNDAR DE LA NORMA ISO 9001:2015, PARA LA
EMPRESA ECUASAL C.A, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el
programa anti plagio URKUND quedando el 2% de coincidencias.
https://secure.urkund.com/view/24819110-442033-
646730#q1bKLVayijbQMTTXMbTQMdIxMtYx1jGJ1VEqzkzPy0zLTE7MS05VsjLQMzA0MTM2M7IwMjQ2MTQ
xNTCvBQA=
Q.F. María Fernanda González
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERIA QUIMICA
CARRERA INGIENERIA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrado Q.F. María Fernanda González, tutor del trabajo de titulación
certifico que el presente proyecto ha sido elaborado por Gustavo Javier Pincay
Montalván, C.C.: 0910335744 y Líder Jacinto Cedeño Choez C.C: 0914046297 con mi
respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de
Ingeniero en Sistemas de Calidad y Emprendimiento
Tema: DISEÑAR UN PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
BAJO EL ESTÁNDAR DE LA NORMA ISO 9001:2015, PARA LA EMPRESA
ECUASAL C.A,
Certifico que he revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
Docente Tutor
Q.F. María Fernanda González
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERIA QUIMICA
CARRERA INGIENERIA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
Renuncia de Derechos de Autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de
titulación son de absoluta propiedad, y responsabilidad de Gustavo Javier Pincay
Montalván, C.C.:0910335744 y Líder Jacinto Cedeño Choez C.C: 0914046297.
Cuyo título es DISEÑAR UN PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y
SERVICIOS BAJO EL ESTÁNDAR DE LA NORMA ISO 9001:2015, PARA LA
EMPRESA ECUASAL C.A.
Derechos que renuncio a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como
a bien tenga.
Gustavo Javier Pincay Montalván
C.C: 0910335744
Líder Jacinto Cedeño Choez C.C. 091404629
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE INGENIERIA QUIMICA
CARRERA INGIENERIA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO
DISEÑAR UN PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS BAJO EL
ESTÁNDAR DE LA NORMA ISO 9001:2015, PARA LA EMPRESA ECUASAL C.A
Autores: Gustavo Javier Pincay Montalván
Líder Jacinto Cedeño Choez
Tutor: Q.F. María Fernanda González Mite
Resumen
Las organizaciones deben demostrar mediante aplicación y/o certificación, que sus
procesos garantizan un producto de calidad apto para el consumo. Con la publicación de
la norma ISO 9001:2015, las empresas certificadas con versión 2008 deben recertificar
con la nueva versión, la misma que acarrea cambios relevantes. ECUASAL C.A. debe,
identificar los cambios de la Norma con respecto a la versión 2008 y recertificar su SGC
con la versión 2015.
De los procesos claves de Ecuasal se identifica el proceso de compras, que es objeto de
este estudio, este proceso debe determinar los cambios aplicables y rediseñarse, más
que una necesidad de implementar los cambios, es una oportunidad para mejorar el
proceso, ya que presenta falencias y no brinda las garantías en las compras que realiza,
este trabajo propone Diseñar un Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios
aplicando los cambios de la nueva versión de la norma y así fortalecer el SGC de la
empresa para su objetivo de recertificar.
Palabras claves: Cambios relevantes, Nueva versión de Norma ISO, Proceso de
compras, Oportunidad para mejorar proceso, Recertificar ISO 9001:2015.
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF CHEMICAL ENGINEERING
CAREER OF ENGINEERING IN SYSTEMS OF MANAGEMENT OF QUALITY AND
ENTREPRENEURSHIP
DESIGNING A PROCESS OF PURCHASE OF GOODS AND SERVICES UNDER
THE STANDARD ISO 9001: 2015 FOR THE ECUASAL C.A COMPANY
Authors: Gustavo Javier Pincay Montalván
Líder Jacinto Cedeño Choez
Tutor: Q.F. María Fernanda González Mite
Abstract
Organizations must demonstrate through application and / or certification that their processes guarantee a quality product fit for consumption. With the publication of ISO 9001: 2015, companies certified with 2008 version must recertify with the new version, which carries significant changes. ECUASAL C.A. Should identifies changes to the Standard with respect to the 2008 version and recertifies its QMS with the 2015 version. From the key processes of Ecuasal identifies the purchasing process, which is the subject of this study, this process must determine applicable changes and redesign, rather than a need to implement the changes, is an opportunity to improve the process, since this Shows failures and does not provide the guarantees in the purchases made, this work proposes Designing a Procurement Process for Goods and Services applying the changes of the new version of the standard and thus strengthen the company's QMS for its recertification objective
Key words: Relevant changes, new version of ISO Standards, Purchase process,
Opportunity to process improvement, Recertify ISO 9001: 2015
Índice
“DISEÑAR UN PROCESO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS BAJO EL
ESTÁNDAR DE LA NORMA ISO 9001:2015, PARA LA EMPRESA ECUASAL C.A” .... ii
Renuncia de Derechos de Autor ..............................................................................................iii
Resumen ...................................................................................................................................... iv
Abstract ........................................................................................................................................ v
1. Antecedentes ...................................................................................................................... 1
1.1. Antecedentes referenciales ...................................................................................... 1
1.2. Planteamiento del Problema ..................................................................................... 6
1.2.1. Identificación de situaciones futuras ................................................................ 9
1.2.2. Presentación de alternativas para superar la situación actual .................. 10
1.2.3. Espacio ............................................................................................................... 11
1.2.4. Tiempo ............................................................................................................... 13
1.2.5. Universo ............................................................................................................. 13
1.3. Formulación de problema. ...................................................................................... 14
1.3.1. Sistematización del Problema. ....................................................................... 14
1.4. Objetivos de la Investigación .................................................................................. 15
1.4.1. Objetivo General. .............................................................................................. 15
1.4.2. Propósito general que tiene el investigador. ................................................ 15
1.4.3. Objetivos Específicos. ...................................................................................... 15
1.5. Justificación o importancia de la investigación .................................................... 16
2. MARCO TEÓRICO ........................................................................................................... 18
2.1. Historia de la Calidad ............................................................................................... 18
2.2. Sistema de Gestión de la Calidad .......................................................................... 21
2.2.1. Beneficios de un Sistema de Gestión de la Calidad ................................... 21
2.3. Norma ISO 9001:2015 ............................................................................................. 23
2.3.1. Anexo SL ........................................................................................................... 23
2.3.2. Anexos. .............................................................................................................. 24
2.4. Principales cambios de la Norma ISO 9001:2015 con respecto a la ISO
9001:2008 .............................................................................................................................. 25
2.4.1. Exclusiones........................................................................................................ 25
2.4.2. La Organización y su entorno ......................................................................... 26
2.4.3. Organización y partes interesadas ................................................................ 26
2.4.4. Enfoque a Procesos ......................................................................................... 27
2.4.5. Liderazgo ........................................................................................................... 27
2.4.6. Enfoque basado en el riesgo .......................................................................... 28
2.4.7. Objetivo de la calidad y planificación............................................................. 29
2.4.8. Planificación de los cambios ........................................................................... 30
2.4.9. Información documentada ............................................................................... 30
2.4.10. Suministros externos .................................................................................... 32
2.5. Herramientas para mejorar la Calidad ................................................................. 33
2.5.1. Listas de Verificación ....................................................................................... 33
2.5.2. Entrevista personal ........................................................................................... 34
2.5.3. Diagramas de flujo ............................................................................................ 34
2.5.4. AMEF .................................................................................................................. 35
2.5.5. SIPOC ................................................................................................................ 36
2.5.6. Análisis de Riesgos .......................................................................................... 37
3. TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÒN .................................................................. 40
3.1. Diagnóstico del Sistema de Gestión de Calidad ................................................. 40
3.1.1. Sistema de Gestión de Calidad de ECUASAL C.A. .................................... 40
3.2. Diagnóstico del Proceso de Compras bajo la Norma ISO 9001:2008 ............ 47
3.2.1. Levantamiento de Información del Proceso de Compras .......................... 52
3.3. Diagnóstico frente a la Norma ISO 9001:2015 .................................................... 73
3.3.1. Diagnóstico de los Requisitos de la Norma ISO 9001:2015 ...................... 73
3.4. Resultados de cumplimiento del proceso de Compras bajo la Norma ISO
9001:2015 .............................................................................................................................. 80
4. PROPUESTA .................................................................................................................... 83
4.1. Identificación de las mejoras al proceso de compras ......................................... 83
4.2. Requerimientos de la Norma ISO 9001:2015 ...................................................... 85
4.3. Desarrollo de Propuesta .......................................................................................... 86
4.3.1. Redacción de la documentación .................................................................... 87
4.3.2. Ficha del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios ........................... 88
4.3.3. Diagrama de flujo del Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios . 91
4.3.4. Identificación de Riesgo del Proceso de Adquisición de Bienes y
Servicios ............................................................................................................................. 92
4.3.5. Procedimiento de Adquisiciones de Bienes y servicios............................ 102
4.3.6. Procedimiento de Tratamiento de Proveedores ........................................ 106
5. Conclusiones y/o Recomendaciones .......................................................................... 109
Bibliografía ............................................................................................................................... 110
X.YZWT.N ................................................................................................................................ 148
CODIFICACION ....................................................................................................................... 149
CODIFICACION ....................................................................................................................... 149
Índice de Figuras
Figura No. 1: Marca CRIS-SAL 1 ..................................................................................... 2
Figura No. 2: Marca CRIS-SAL presentación de 50 Kg ................................................... 2
Figura No. 3: Mapa de Proceso del Sistema de Gestión ECUASAL C.A. ........................ 9
Figura No. 4: Planta ECUASAL C.A. Km 12½ vía Daule-Guayaquil .............................. 11
Figura No. 5: Vista aérea Planta ECUASAL C.A. Km 12½ vía Daule-Guayaquil ............ 11
Figura No. 6: Vista aérea Planta Salinas ....................................................................... 12
Figura No. 7: Vista aérea Planta Salinas ....................................................................... 12
Figura No. 8: Extracción de sal en la Planta Pacoa ....................................................... 12
Figura No. 9: Vista aérea de la Planta Pacoa ................................................................ 13
Figura No. 10: Partes interesadas en Norma ISO 9001:2015 ........................................ 27
Figura No. 11: Evaluación de Riesgos y Oportunidades ................................................ 29
Figura No. 12: Información documentada 2008 vs 2015 ................................................ 31
Figura No. 13: Requisitos de la Norma ISO 9001:2008 vs 2015 .................................... 32
Figura No. 14: Lista de Verificación ............................................................................... 33
Figura No. 15: Diagrama de Flujo .................................................................................. 35
Figura No. 16: Matriz AMEF .......................................................................................... 36
Figura No. 17: Matriz SIPOC ......................................................................................... 37
Figura No. 18: Proceso de Compras bajo la Norma ISO 9001:2008 .............................. 51
Figura No. 19: Proceso de Compras según apartado 7.4 bajo la Norma ISO
9001:2008 ........................................................................................................................ 51
Figura No. 20: Diagrama Posicional de ECUASAL C.A. ................................................ 52
Figura No. 21: Proceso de Compras niveles dentro del Diagrama Funcional ................. 53
Figura No. 22: Ubicación de la Gerencia de Logística dentro del Diagrama Funcional .. 56
Figura No. 23: Ubicación del Jefe de Compras dentro del Diagrama Funcional ............. 58
Figura No. 24: Ubicación del Jefe de Bodegas dentro del Diagrama Funcional ............. 60
Figura No. 25: Ubicación del Asistente de Compras dentro del Diagrama Funcional ..... 62
Figura No. 26: Diagrama del Proceso de Compra bajo la versión ISO 9001:2008 ......... 71
Figura No. 27: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001: 2015, Capítulo 4 Contexto de la Organización .................................... 74
Figura No. 28: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001: 2015, Capítulo 5 Liderazgo ................................................................. 75
Figura No. 29: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001: 2015, Capítulo 6 Planificación. ............................................................ 75
Figura No. 30: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001: 2015, Capítulo 7 Apoyo. ...................................................................... 76
Figura No. 31: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001: 2015, Capítulo 8 Operación. ................................................................ 77
Figura No. 32: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001: 2015, Capítulo 9 Evaluación y Desempeño. ........................................ 77
Figura No. 33: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001: 2015, Capítulo 10 Mejora .................................................................... 78
Figura No. 34: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001: 2015 .................................................................................................... 78
Figura No. 35: Cumplimiento del actual Proceso de Compras frente a la Norma ISO
9001:2015, Capítulo 8.4.1 ................................................................................................ 80
Figura No. 36: Cumplimiento del actual Proceso de Compras frente a la Norma ISO
9001:2015, Capítulo 8.4.2 ................................................................................................ 80
Figura No. 37: Cumplimiento del actual Proceso de Compras frente a la Norma ISO
9001:2015, Capítulo 8.4.3 Información para los proveedores externos ............................ 81
Figura No. 38: Cumplimiento del actual Proceso de Compras frente a la Norma ISO
9001:2015, Capítulo 8.4 ................................................................................................... 82
Figura No. 39: Nuevo Diagrama de Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios ....... 91
Figura No. 40: Resultados parciales del Análisis de Riesgo del Proceso de
Adquisición de Bienes y Servicios de ECUASAL C.A. ..................................................... 99
Figura No. 41: Mapa de Riesgos del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de
ECUASAL C.A. .............................................................................................................. 100
Figura No. 42: Matriz de Riesgos del Proceso de Compras de ECUASAL C.A. ........... 100
Figura No. 43: Identificación y Categorización de los Riesgos asociados al Proceso
de Adquisición de Bienes y Servicios de ECUASAL C.A. .............................................. 101
Figura No. 44: Parámetros para calificación de Proveedores de Materiales Críticos ... 107
Figura No. 45: Parámetros para calificación de Proveedores de Repuestos y
Servicios ........................................................................................................................ 107
Figura No. 46: Parámetros para calificación de Proveedores Ocasionales de
Materiales y Servicios .................................................................................................... 107
Índice de Tablas
Tabla No. 1: Sal CRIS-SAL por Categorías – Producto – Presentación ........................... 3
Tabla No. 2: Capítulos de la Norma ISO 9001:2015....................................................... 24
Tabla No. 3: Anexos de la Norma ISO 9001:2015 .......................................................... 24
Tabla No. 4: Cambios de la Norma ISO 9001:2015 con respecto a la ISO 9001:2008 ... 25
Tabla No. 5: Documentos obligatorios Norma ISO 9001: 2015 ...................................... 32
Tabla No. 6: Registros obligatorios Norma ISO 9001:2015 ............................................ 32
Tabla No. 7: Conformación del personal de Logística .................................................. 54
Tabla No. 8: SIPOC proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios ........................... 90
Tabla No. 9: Causas y Riesgos del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios ........ 97
Tabla No. 10: Documentos, Procedimientos e Instructivos, Registros y Anexos del
nuevo proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios ................................................. 103
1
CAPÍTULO 1
1. Antecedentes
1.1. Antecedentes referenciales
ECUASAL C.A. es una empresa ecuatoriana que se dedica a la producción de
sal de consumo humano y para las industrias, sus inicios se dieron en 1966 con
la producción de sal de mesa, cuenta con 2 plantas de extracción de sal marina
ubicadas en la península de Santa. Elena, actualmente su activo intangible es
de 230 empleados entre personal administrativo y operativo.
Es la empresa pionera en la industria de la sal en el Ecuador. La actividad de
ECUASAL C.A. es la de producir y comercializar las sales de consumo humano
y las de uso industrial, sus procesos de producción van desde la obtención de
la materia prima en el mar hasta el almacenamiento del producto terminado.
La comercialización la realiza por medio de su departamento de ventas y
marketing, según estudios de mercado del año 2015 la empresa cuenta con el
75% del mercado nacional.
Es una organización que pertenece al grupo de empresas de alimentos, ya que
su producto es de consumo humano indirecto y de primera necesidad, una
persona promedio puede llegar a consumir desde 2,500 mg hasta 5,000 mg de
sal al día. En ECUASAL C.A. para cubrir la demanda del mercado ecuatoriano
se producen al año 72,000 TON de sal de mesa.
La sal refinada para consumo humano producida por ECUASAL C.A. es
comercializada bajo el nombre de CRIS-SAL, obligatoriamente Yodada y
Fluorurada.
Además, ECUASAL C.A. produce sal para consumo humano, bajo su marca
registrada CRIS-SAL como sal Yodada en presentaciones de 2 y 1 Kg., para
su expendio, exclusivamente en aquellas provincias y localidades donde el
Ministerio de Salud exige consumir sal sin flúor.
Todas las presentaciones de la sal refinada CRIS-SAL producida por
ECUASAL C.A. cumplen con las normas INEN ecuatorianas para el
empaquetado de productos destinados al consumo humano.
2
Figura No. 1: Marca CRIS-SAL 1
La sal refinada para uso industrial, producida por ECUASAL C.A., es
despachada en sacos de 50 Kg. cada uno, fabricados de polipropileno
laminado lo que garantiza una alta impermeabilidad. De esa forma, garantizan
mantener la baja humedad con que sale de la Refinería, por mucho más
tiempo.
Figura No. 2: Marca CRIS-SAL presentación de 50 Kg
La organización por su categoría de empresa de alimentos debe cumplir con
una serie de requisitos y leyes que regulan la producción de alimentos en el
país. Una de las estrategia de la empresa para cumplir con las regulaciones,
fue la de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma
ISO 9001:2008, el mismo que ha sido auditado y certificado, sin embargo ante
los cambios que se han dado con la norma ISO, la empresa debe adaptarse y
familiarizarse con los nuevos requisitos de la Norma ISO en su versión
9001:2015, por lo tanto la empresa debe elaborar un plan de transición que
ayude a implementar los cambios que demanda la nueva norma, con el
seguimiento y control que le permita afrontar este cambio dentro del tiempo
establecido para el mismo.
3
Tabla No. 1: Sal CRIS-SAL por Categorías – Producto – Presentación
Las normas ISO se han constituido en un referente en los aspectos de Calidad,
ofrecen herramientas de gestión que permiten definir las políticas
empresariales y los objetivos de calidad de las empresas, monitorear y medir el
desempeño de sus procesos y características de los productos, también
fomenta la mejora continua de las organizaciones que las apliquen.
Desde la publicación de su primera edición en 1987 con ISO 9001:1987 los
estándares de estas normas han tenido aceptación en las organizaciones del
mundo, llegando en la actualidad a más de 1,100.000 empresas certificadas.
Las ediciones de las normas se han ido revisando y actualizando
periódicamente, teniendo hasta la actualidad 5 ediciones que desglosamos así:
Con fecha 15 de septiembre del 2015, la Organización International para la
Estandarización ISO por medio de su comité responsable ISO/TC 176, gestión
y aseguramiento de la calidad, Subcomité SC 2, Sistemas de Calidad, ha
publicado la nueva versión de la Norma ISO 9001: 2015, la misma que trae
consigo una serie de cambios con relación a su versión anterior del 2008. Los
cambios que se presentan en esta nueva versión están basados en el Anexo
SL y contiene consideraciones relevantes a:
4
Reforzar el uso del enfoque basado en procesos, manteniendo el ciclo
PHVA para el aseguramiento de los recursos.
Introducción del concepto de gestión del cambio
Ampliación del concepto de cliente a parte interesada
Se elimina la necesidad del Manual de Calidad
Pensamiento basado en el riesgo
Promueve en las organizaciones el aprovechamiento de oportunidades
de mejora
Siendo la transición un evento relevante ante un cambio mayor de la Norma,
ECUASAL C.A. partiría de la comprensión del esquema PHVA y de nueva
Norma que incluye el contexto de la organización, así como la identificación de
las necesidades y expectativas de las partes interesadas, fortaleciendo el
liderazgo y compromiso de la alta dirección con el SGC, planificando acciones
para direccionar los riesgos y oportunidades para el logro de los objetivos de la
organización, asignando recursos como soporte de los procesos, para así
transformar los requisitos, a través de operaciones y controles de bienes y
servicios de calidad ,evaluando así el desempeño del SGC que permita el
aprendizaje y mejoramiento continuo de la organización, todo desde un
enfoque basado en procesos. Todo esto partiendo de la necesidad en
formación de la Norma ISO 9001:2015, la gestión de un equipo de trabajo, un
plan de trabajo para implementar y evaluar la eficacia de la acciones.
La necesidad de demostrar, tales niveles de cumplimiento para seguir
manteniendo sus certificaciones de credibilidad, ya de un cambio de Norma,
obliga a las empresas a encausarse en un nuevo esquema de trabajo, el cual
incluye nuevos enfoques, introducción de nuevos conceptos y la necesidad de
evaluar situaciones propias del negocio que antes se consideraban implícitas al
buscar oportunidades de mejora.
Todo esto nos lleva a reformular los mecanismos que nos ayudan a determinar
el grado de responsabilidad que las organizaciones tienen con su Sistema de
Gestión de Calidad, especialmente cuando estos son procesos claves en el
control interno, para el buen desempeño del proceso de adquisición de bienes
y servicios, permitiendo generar indicadores de eficiencia, que al final se
traducen en una gestión dirigida al mejoramiento continuo.
5
Actualmente la mayor parte de las organizaciones busca involucrar a la
dirección en una mayor participación, incorporar el Sistema de Gestión de
Calidad en todos los procesos, mantener la coherencia con otras normas en un
Sistema de Gestión Integrado y la búsqueda constante de oportunidades, así
como el análisis de las amenazas que las empresas enfrentan y que con la
nueva norma se analizarán mediante al análisis de las fuentes de riesgos, lo
cual comprende la revisión detallada del proceso, tanto como sea posible y
razonable para evitar la desviaciones que puedan provocar impactos o
consecuencias no deseadas.
6
1.2. Planteamiento del Problema
Actualmente en el Ecuador se incrementa la demanda en los estándares de
calidad para las industrias en general y con mucho más rigor a las empresas de
alimentos, es por eso que estas organizaciones deben de demostrar mediante
aplicación y/o certificación, que sus procesos garantizan un producto de calidad
y apto para el consumo.
Ecuatoriana de Sal y Productos Químicos (ECUASAL C.A) es una empresa
productora y comercializadora de sal para consumo humano y el sector
industrial. ECUASAL C.A empezó con la implementación de sus Sistema de
Gestión de Calidad basado en la Norma ISO 9001:2008 en el año 2010, luego
de casi 2 años de realizar diagnósticos, capacitaciones e implementación de su
SGC, logró su primera certificación ISO 9001-2008 el 18 de noviembre del
2011, por medio del Instituto Ecuatoriano de Normalización INEN, entidad que
se encontraba dentro de los entes certificadores en el Ecuador en aquel año,
dicho certificado tuvo una vigencia de 2 años, en la actualidad ECUASAL C.A.,
ha recertificado el SGC el 15 de marzo del 2015 con la empresa COTECNA,
ente acreditado por la SAE, este certificado tiene una duración de 3 años. Lo
cual implica que ECUASAL C.A. tendrá que recertificar su Sistema de Gestión
de Calidad en el año 2018 bajo los requisitos de la nueva norma ISO
9001:2015.
La norma fue publicada el 15 de septiembre del 2015, por lo tanto el periodo de
transición es de 3 años, esto implica que para septiembre del 2018 ya dejen de
ser válidos los certificados con la versión del 2008. ECUASAL C.A. en este
tiempo debería familiarizarse con la nueva norma, identificar los cambios de
la Norma con respecto a la versión 2008, desarrollar un plan de
implementación para actualizar el Sistema de Gestión de Calidad. Dentro de
los procesos críticos o claves que tiene la organización se identifica el proceso
de compras, el mismo que es objeto del estudio y que está situado dentro de
los procesos operativos del actual SGC de la organización, este proceso debe
determinar los cambios que le aplican e implementar los mismos para cumplir
con los requisitos de la nueva norma ISO 9001:2015.
Según indagaciones y la experiencia propia por parte de los procesos clientes
del área de compras, existen aún deficiencias en el proceso, si bien es cierto
7
que este cumple de manera general con lo establecido en la Norma ISO
9001:2008, carece de detalles o puntualizaciones en algunas de las
actividades, lo que permite que el proceso no brinde las garantías para el
desarrollo continuo de las actividades en los otros procesos, como evidencia
recogida tenemos:
Los materiales y/o productos comprados llegan a la bodega sin el
respectivo pedido de compras
Los proveedores no cumplen los tiempos de entrega de los materiales
Muchos pedidos son de carácter urgente
No se verifican los requisitos de los materiales a comprar
Los procesos clientes se atrasan debido a la falta de información y/o
soporte de las compras realizadas
El tiempo de respuesta de las compras es muy extenso
Existen correcciones frecuentes de los pedidos y los ingresos de los
materiales comprados
Desabastecimiento a los procesos de producción y/o mantenimientos
Al proceso le hace falta rectores que deben ser medidos con una frecuencia
continua, en la que el factor humano se alinee a estos y lo hagan parte de su
día a día. Cabe indicar que el propósito del proceso es cumplir con los
requerimientos de toda la organización, a fin de lograr los requisitos de los
clientes internos y el cliente final, sin embargo esto no implica que se obvien
actividades y controles propios del proceso, los cuales terminan impactando en
los procesos involucrados como son: en las áreas de bodegas, mantenimiento,
producción, contabilidad y en el presupuestos de la organización.
Lo expuesto pone en evidencia que hay fallas en el diseño del proceso
compras, por lo que la actualización de la Norma ISO 9001:2015 es una
oportunidad para rediseñar el proceso.
La quinta edición de la Norma ISO trae consigo cambios que van a afectar al
actual Sistema de Gestión que tiene ECUASAL C.A. C.A, a diferencia de la
Norma del 2008 se elimina el principio del enfoque de sistemas para la gestión,
y se globalizan aún más los principios de calidad de mejora, toma de
decisiones y gestión de las relaciones. Tal es el caso de:
La exclusión de un manual de calidad.
8
La exclusión de las acciones preventivas.
La no necesidad de un representante de la dirección o responsable de
la calidad, ya que la norma quiere que se demuestre el compromiso
hacia la calidad en todos los niveles de la organización.
El pensamiento o enfoque basado en riesgos en donde la organización
deberá adoptar una metodología para identificar los riesgos para
mantener la confianza y satisfacción del cliente, de las partes
interesadas y mantener una cultura proactiva de prevención.
El contexto de la organización que considera las partes interesadas que
son la combinación de los factores externos como internos.
9
1.2.1. Identificación de situaciones futuras
ECUASAL C.A. con su SGC basado en la versión 2008, tiene cubierto sus
procesos con respecto a la calidad, gracias a la implementación de los
requisitos que demanda la Norma ISO 9001-2008, el compromiso es de todos
quienes conforman esta empresa, ha sido importante para el resultado
obtenido, sin embargo, frente a una nueva transición de la Norma 9001:2008 a
9001:2015 se proyecta actualizar y certificar el SGC bajo el nuevo estándar.
Para obtener la certificación la empresa debe rediseñar sus procesos y aplicar
en cada uno de ellos los nuevos requisitos que demanda la norma 2015.
La estructura del SGC con la que cuenta la empresa en base a la Norma ISO
9001:2008 está compuesta por: 2 procesos estratégicos o también llamados de
dirección, 6 procesos operativos y 6 procesos de apoyo todo esto en su mapa
de procesos se visualiza de la siguiente manera:
Figura No. 3: Mapa de Proceso del Sistema de Gestión ECUASAL C.A.
El proceso específico que se va a abordar en este trabajo propuesta, es el
proceso de Compras (7.4) el mismo que se encuentra identificado dentro del
grupo de los procesos operativos que tiene actualmente la organización,
rediseñar este proceso bajo el nuevo estándar más allá de ser una necesidad
10
que tiene la organización para certificar, es también una oportunidad para
mejorar el proceso de compras en ECUASAL C.A.
Si la organización no certifica bajo los requisitos de la nueva Norma ISO
9001:2015 hasta antes del tiempo de transición que se ha dado, el mismo que
se cumpliría en septiembre del 2018 podría verse con inconvenientes como:
Su certificación actual bajo la Norma ISO 9001:2008 quedaría obsoleta,
ya que solo se validarán las certificaciones con el estándar de la
9001:2015.
ECUASAL C.A. estaría cediendo terreno en aspectos de calidad a la
competencia, ya que esto afectaría su imagen ya ganada en el
mercado.
El SGC sufriría un estancamiento por no actualizar a la nueva Norma y
sus procesos serian obsoletos ante la nueva versión.
Se incrementarían los costos de calidad a su vez que existirían
desajustes y reproceso en la producción.
Se perdería el grado de madurez organizacional en temas de calidad.
1.2.2. Presentación de alternativas para superar la situación actual
Ante el escenario presentado la empresa debe tomar acciones con su Sistema
de Gestión de Calidad, de tal manera que la organización recertifique
durante el año 2018 bajo los requisitos de la nueva Norma ISO 9001-2015, es
preciso:
Realizar un diagnóstico de la situación inicial del actual Sistema de
Gestión de Calidad de ECUASAL C.A. frente a la nueva Norma ISO
9001:2015
Rediseñar los procesos aplicando los cambios y puntos no cubiertos
con la nueva versión
Actualizar conocimientos de la nueva norma en base a los nuevos
enfoques.
Solicitar a un ente certificador aprobado por la SAE una Auditoria de
transición para la obtención del certificado ISO 9001:2015.
11
1.2.3. Espacio
Ecuatoriana de Sal y Productos Químicos C.A. (ECUASAL C.A.) cuenta con 3
plantas que se encuentran en el litoral ecuatoriano, el alcance de la propuesta
a realizar será de las 3 plantas.
Oficinas: Administración y Planta Refinería, ubicadas en el Km. 12½ vía Daule-
Guayaquil.
Figura No. 4: Planta ECUASAL C.A. Km 12½ vía Daule-Guayaquil
Figura No. 5: Vista aérea Planta ECUASAL C.A. Km 12½ vía Daule-Guayaquil
Tiene 2 Plantas de extracción de materia prima: Planta Salinas y Planta Pacoa,
en la Península de Santa Elena.
12
Figura No. 6: Vista aérea Planta Salinas
Figura No. 7: Vista aérea Planta Salinas
Planta Pacoa, Km. 20 vía Sta. Elena-Manglaralto, Península de Santa Elena.
Figura No. 8: Extracción de sal en la Planta Pacoa
13
Figura No. 9: Vista aérea de la Planta Pacoa
1.2.4. Tiempo
Se espera lograr la propuesta del Rediseño del proceso de Compras para el
Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma ISO 9001:2015 en la
empresa ECUASAL C.A. C.A entre los meses de Junio a Noviembre del 2016.
1.2.5. Universo
La investigación y recopilación de información se llevará a cabo dentro de las
instalaciones de la empresa, que incluye las 3 plantas, de las cuales 2 están
ubicadas en la provincia de Sta. Elena y la refinería ubicada en la ciudad de
Guayaquil. Dentro de estas instalaciones la empresa tiene distribuido su
personal de la siguiente manera:
Planta de Salinas Personal Administrativo 15
Personal Operativo 23
Planta de Pacoa Personal Administrativo 7
Personal Operativo 8
Planta de Refinería y
Oficinas
Personal Administrativo 42
Personal Operativo 135
14
1.3. Formulación de problema.
¿Cómo el diseño del proceso de Compras bajo los estándares de los
requisitos de la Norma ISO 9001:2015 ayudará en la empresa ECUASAL C.A.
a certificar el Sistema de Gestión de Calidad basado en la nueva norma ISO
9001:2015?
1.3.1. Sistematización del Problema.
¿Cuál es el diagnóstico actual del proceso de compras de ECUASAL C.A.?
¿Qué cambios significativos de la norma ISO 9001:2015 afectan al proceso de
compras?
¿Qué beneficios aportará a la Organización el rediseño del proceso de
compras?
15
1.4. Objetivos de la Investigación
1.4.1. Objetivo General.
Diseñar un proceso de adquisiciones de bienes y servicios bajo el estándar de
la Norma ISO 9001:2015 para la empresa ECUASAL C.A.
1.4.2. Propósito general que tiene el investigador.
Diseñar un Proceso de adquisiciones de bienes y servicios bajo la nueva
versión de la norma, fortalecerá el SGC de la empresa para su objetivo de
certificar, se pretende abordar aspectos y/o campos que el actual proceso de
compras no cubre, y que, si no se toman acciones pueden costarle altos
rubros a la organización.
Un apropiado diseño del proceso con procedimientos e instructivos que
faciliten y definan criterios que se apliquen en la práctica, garantizará que las
adquisiciones de toda la organización estén cumpliendo con los requisitos: de
productos, legales, de control interno y todo lo demás que la empresa pueda
necesitar para su SGC o actividades complementarias.
El abastecimiento de las compras forma parte de la cadena de valor de las
empresas, ya que permite la trasformación de las materias primas e insumos
en bienes y servicios, por lo que, para una buena gestión de abastecimiento
todos los requerimientos deben ser gestionados sin excepción por el proceso
de adquisiciones que se quiere proponer. Para lo anterior expuesto, se debe
identificar la participación de todos los involucrados, sean estas personas o
procesos, que tengan relación directa o indirecta con la gestión de compras.
1.4.3. Objetivos Específicos.
Diagnosticar la situación del proceso de compras en la empresa
ECUASAL C.A.
Hacer el levantamiento del proceso de compra
Describir las interacciones de compras con las diferentes áreas de la
organización
Realizar una propuesta de mejora al proceso considerando los
requisitos de la Norma ISO 9001:2015
16
1.5. Justificación o importancia de la investigación
La importancia de este trabajo radica en la necesidad que tiene ECUASAL
C.A., de recertificar su Sistema de gestión de Calidad bajo el nuevo estándar
ISO 9001:2015, de tal manera que garantice a sus clientes internos como
externos y a la comunidad el involucramiento que esta tiene en aspectos de
calidad.
La actividad de compras juega un papel importante en la mayor parte de las
empresas, debido a que la mayoría de los materiales adquiridos representa
entre el 40 y el 60% del valor de las ventas de productos finales. Esto quiere
decir, que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden llegar a tener
un mayor impacto sobre los beneficios (Ballou, Ronald H. 1991).
Para una efectiva gestión de compras debe existir una correcta y necesaria
coordinación con los procesos y/o áreas involucradas, es por eso que este
proceso es crítico dentro de ECUASAL C.A., y como objeto de este estudio, es
diseñar un proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios que garanticen una
correcta gestión de compras para asegurar que ECUASAL C.A., tenga los
mejores proveedores que abastezcan buenos productos y servicios y al mejor
precio del mercado en aspectos de calidad y cantidad.
Este trabajo permitirá aplicar por medio de herramientas y técnicas los nuevos
cambios que demanda la versión de la Norma ISO 9001:2015.Tomando en
cuenta que esta versión, amplía más el contexto de las compras y los cambios
van desde el mismo nombre y capítulo, que en la versión 9001:2008, se la
consideraba en el capítulo “7.4 Compra”, en la nueva versión 9001:20015, este
se ha sido transferido al capítulo 8.4 y se denomina “Control de los procesos,
productos y servicios suministrado externamente”, como se puede apreciar en
el título, la ampliación del alcance de las compras va hasta los servicios y
procesos contratados externamente , a diferencia de la versión anterior, en
donde solo se enfocaba en el producto como bien tangible, ahora inclusive con
la determinación de los riesgos que demanda la nueva versión, se debe tomar
acciones para eliminar y/o mitigar los mismos, todo con el fin que la compra de
bienes y servicios garanticen la eficacia requerida.
Se espera que en ECUASAL C.A., todos los empleados, clientes, la
comunidad, los proveedores y la misma dirección o como lo dice la nueva
17
versión “todas las partes interesadas” sean los beneficiarios directos al aplicar
un eficiente proceso de Adquisiciones que garantice tanto calidad, cantidad y
economía en su gestión.
Para los gestores de este trabajo el beneficio radica en poder aplicar lo
aprendido durante el tiempo que estuvieron en las aulas estudiando.
18
CAPÍTULO 2
2. MARCO TEÓRICO
Desde la última versión de la Norma ISO 9001:2008 no han existido cambios
mayores a esta, este trabajo tiene como finalidad poder compartir la nueva
estructura de la Norma en su versión 2015, proporcionar el marco para su
implementación en el orden de una transición en empresas ya certificadas.
Es necesario como paso previo hacer una revisión a los conceptos que
envuelve a la Calidad, así como los cambios que fomenta la norma ISO
9001:2015.
2.1. Historia de la Calidad
El término de calidad es muy generalizado para definir la forma de como las
organizaciones aseguran que sus productos o servicios satisfagan a sus
clientes, para lograr ser sostenibles y competitivas.
Es probable que a lo largo de la historia se haya mencionado a la calidad de
manera casi imperceptible:
La Biblia, en el Génesis Dios da un calificativo de bueno a todo lo creado,
en el año 2150 AC.
El código Hammurabi hace referencia a estándares de calidad en la
construcción de casas, asegurando que si una de estas se cae, el
constructor pagaba el daño con su vida.
En la tumba del gobernador de Tebas en el año 1450 AC apareció lo que
muchos consideran el tratado más antiguo de la calidad, en este existen
grabados que describen como un inspector egipcio procede a comprobar
que los bloques estuvieran alineados, así en el 1550 AC se normaliza el
codo real como patrón de longitud (0,523m). El método utilizado es el de
preparar bloques de piedra extraído de las canteras realizando una
cuadrícula sobre la pieza por todos los costados formando un mallazo
19
proporcional, sobre estos cuadros se dibujaba la forma final y luego se
tallaba. (Ruiz, 2011)
En la época de la producción artesanal no existían los problemas de
calidad, la calidad era del 100% por cuanto existía una comunicación muy
estrecha entre el productor y el cliente.
Cuando la producción en serie sustituye a la artesanal aumentan los
productos defectuosos, así surgen los primeros problemas de calidad en
la industria.
A finales de la revolución industrial 1820 – 1840 se desarrolla uno de los
principios claves de la producción moderna conocido como “Principio de
intercambiabilidad” donde se establece algunas reglas entre ellas:
La limitación a un conjunto de valores estándar.
La fijación de tolerancias significativas a estos valores estándar.
Y un sistema de control que defina las medidas e instrumentos
apropiados, todo esto para asegurar la calidad. (Piñeiro, 2000)
En 1911 Frederick Taylor expone la Teoría de la Administración Científica
como el método para determinar la mejor forma de hacer un trabajo.
En 1931 Walter Shewhart introduce la estadística como medio de control
de la calidad.
En 1945 en la postguerra, hubo la división de conceptos, en Japón se
adopta el concepto de “Hacer las cosas bien a la primera vez” y en el
resto del mundo se siguió usando el concepto de “Producir, cuanto más,
mejor”.
En 1945 Armand Fiegenbaum publica un artículo donde expone a la
Calidad como Gestión donde describe los resultados de su experiencia
de aplicar sus métodos en General Electric que fue la primera empresa
en aplicar Control Total de la Calidad.
En 1950 Joseph Juran define a la calidad del producto o servicio como
“La actitud para su uso” que es muy diferente al concepto clásico de la
época “La conformidad sobre sus especificaciones”. Así mismo el Edward
Deming demostraba en Japón la importancia de los métodos estadísticos
y la responsabilidad de la alta gerencia en la calidad.
En 1956 Fiegenbaum define el concepto de control de calidad como el
conjunto de técnicas de inspección de productos para evitar la salida de
bienes defectuosos.
En 1961 Crosby lanza el concepto de cero defectos.
20
En 1962 Ishikawa construye los Círculos de la calidad en Japón, a fin de
lograr el mejoramiento de la calidad.
En 1979 Crosby evolucionó el Control de la Calidad al Aseguramiento de
la Calidad, entendiendo a esta como el sistema de procedimientos de una
organización para que no se produzcan bienes defectuosos.
En 1986 Edward Deming desarrolla el concepto de Calidad Total de
Procesos y Kaizen como una teoría de la Administración empresarial
centrada en la permanente satisfacción de las expectativas.
A finales de los 80’s en la industria automotriz se destaca el control
estadístico de los procesos, se exige entonces a los proveedores a que
estos también aplicasen las mencionadas técnicas.
En los 90’s aparecen las normas internacionales como la ISO 9000
derivada de una norma Militar BS 5750 aparecida en Reino Unido en
1979 para responder a la gran demanda de normalizar en los sistemas de
inspección y verificación realizados por el gobierno, el enfoque de esta
norma era la de conseguir la conformidad y no la de mejorar un producto,
enfocado a controlar los resultados en la realización del producto dentro
del paradigma de calidad de la época, en aquel momento Estados Unidos
utilizó su propia norma (MIL-Q-9858 y MIL-Q-45208), la BS 5750 requirió
de 4 aspectos fundamentales para su implantación en Europa:
o Accesibilidad al público para una colaboración entre Industria y
Gobierno.
o Mayor uso y aplicación de la Norma.
o Promover su aplicabilidad por requerimiento contractual.
o Desarrollar y promover el esquema de certificar.
La serie 9000 es la denominación de un grupo de normas internacionales
que definen los requisitos de un Sistema de Gestión de la Calidad en las
empresas, el cambio de BS 5750 a ISO 9000 se dio en 1987 en Ginebra,
Suiza.
21
2.2. Sistema de Gestión de la Calidad
2.2.1. Beneficios de un Sistema de Gestión de la Calidad
Para la organización:
Mayor nivel de calidad del producto.
Se logra mantener una alta Gestión Documental, de manera homogénea,
actualizada, conservada, distribuible y disponible para la organización.
Definir una Política de Calidad, aplicada y evaluada.
Mayor orientación a la mejora continua.
Reconocimiento mundial, al poder ingresar a nuevos mercados con un
certificado.
Se mejora la definición del producto, lo cual conlleva a definir y cerrar las
ventas.
Se realizan mejoras a los procesos
Las entradas y las salidas están entrelazadas de tal manera que
los elementos se encuentran organizados logrando mayor
productividad.
Disminución de rechazos y optimización del mantenimiento.
Reducción de costos al establecerse una mejor rentabilidad.
Mayor participación e integración del personal de la empresa.
Se mejora la organización interna, la información fluye de mejor
manera, los roles y objetivos de la calidad se establecen.
Se logra fidelización del cliente al crear dentro de la cadena de suministro
controles que mejoren la relación con el cliente.
Mayor satisfacción de los clientes.
Mejora las prestaciones brindando otros valores agregados
como: plazos, flexibilidad, embalaje, atención personal, etc.
Se incrementa el desarrollo de nuevos productos logrando una
ventaja competitiva.
Mejora de la imagen de la empresa.
Se reducen considerablemente las quejas de clientes.
Se logra la trazabilidad siendo está más apropiada y efectiva ante
eventuales quejas.
Se aprovechan de mejor manera las oportunidades mercado
anticipándose a las necesidades de este. Este resulta ser uno de los
22
mayores retos ya que involucra reducir los tiempos de producción y
comercialización.
Se logra el desarrollo de liderazgo en los directivos motivando el trabajo
en equipo.
Disminuir los costos de la no Calidad.
Mejora de competitividad.
Adaptar los productos y servicios a las nuevas necesidades del
cliente.
Responder a tiempo y profesionalismo a las expectativas del
cliente.
Aumentar el valor que el cliente recibe con el producto o servicio
que se suministra.
Garantía de supervivencia.
Racionalizar la organización, mejorando sus procesos de gestión
y operativos.
Aumenta el Control de Stocks.
Se dispone de una mayor gama de instrumentos de control de
la producción para garantizar los requerimientos pactados.
Lograr la correcta adecuación a la legislación y normativa de los
productos.
Aumenta el interés por parte de accionista, inversores y socios de
negocios.
Sistematización de las operaciones.
Crecimiento de la coordinación interdepartamental.
Se busca la mejora de los procesos, de la comunicación, incremento de la
rentabilidad, la capacidad de actuar frente a los cambios del mercado, el
desarrollo del liderazgo y formación de sus empleados.
Las mejoras tecnológicas de los procesos, requieren una reconversión de los
procesos para conseguir productos y servicios de mejor calidad y mejorar
económicamente al suprimir partes innecesarias del proceso. A su vez que
consigue la fidelización del cliente, escalar posiciones en el mercado, confianza
al conseguir cumplir con sus expectativas, aumentar el prestigio de la
organización, en otras palabras controlar la satisfacción, así sabremos si
vamos en la dirección correcta. (López Rey, 2005).
23
2.3. Norma ISO 9001:2015
2.3.1. Anexo SL
Debemos empezar mencionando la nueva estructura común y coherente que
plantean las Normas ISO 9000, la cual es denominada Anexo SL, la cual surge
como una necesidad dentro de las empresas que tienen implementado y
certificados más de una Norma ISO, y se destaca en esas organizaciones la
necesidad de trabajar en procesos de integración. Es un estándar que
proporciona requisitos o pautas para las organizaciones a desarrollar y
gestionar sistemáticamente sus políticas, procesos y procedimientos con el fin
de lograr objetivos específicos. (ISO/TC-176, 2015).
El Anexo SL, establece una estructura mandatorio, llamada de alto nivel, en la
que la estructura de las distintas normas ISO es de alguna manera equivalente,
es decir, tienen entre ellas capítulos que son comunes y sus particularidades
aparecen en capítulos de orden mucho más técnico donde están colocados los
requisitos específicos al alcance y requisitos que aborda la norma ya sea esta
de calidad, medioambiente, riesgo, seguridad de la información, etc.,
sustituyendo a la Guía ISO 83.
Por lo tanto, la nueva norma ISO 9001:2015, a diferencia de su predecesora ya
adopta esta nueva estructura, conformada por diez capítulos, los tres primeros
se mantienen sus contenidos respecto a normas anteriores los cuales están
relacionados con información general ,y a partir del cuarto capítulo se ubican
los contenidos específicos y requisitos de la norma que son auditables.
24
Tabla No. 2: Capítulos de la Norma ISO 9001:2015
2.3.2. Anexos.
Un tema importante y asociado a la estructura de la nueva norma son los
anexos A y B, la cual es una información, que en este caso particular para el
Anexo A es el sitio donde la ISO incluyó todas las aclaraciones en relación a
los cambios que tuvo la versión. (ISO/TC-176, 2015). Estas aclaraciones,
conceptos y terminologías están comprendidas en 8 aspectos.
Tabla No. 3: Anexos de la Norma ISO 9001:2015
25
2.4. Principales cambios de la Norma ISO 9001:2015 con respecto
a la ISO 9001:2008
Uno de los cambios sufridos tiene su origen en la denominación, cambios de la
terminología.
Tabla No. 4: Cambios de la Norma ISO 9001:2015 con respecto a la ISO 9001:2008
Se incorpora el uso del término “servicios” debido a que no todas las
organizaciones pueden confirmar los requisitos de entrega de un servicio hasta
que se ejecute el mencionado servicio, esta versión nos da un poco más de
libertad con el que no se contaba en la Versión 2008 en lo referente al Capítulo
7.
2.4.1. Exclusiones
La versión 2008 de la ISO 9001, permitía las exclusiones o algún tipo de ella
siempre y cuando esa exclusión esté relacionada a requisitos del Capítulo 7 de
la Norma y se debía justificar por qué se realizaba esta exclusión.
En la versión 2015 se habla de aplicabilidad de los diferentes requisitos, los
cual abre el abanico de soluciones para definir esta aplicabilidad de requisitos
no solo de un capitulo sino de los requisitos completos de la norma y si se debe
justificar una no aplicabilidad en relación a requisitos y/o condiciones
particulares de la organización, como tamaño, actividad que realiza, el tipo de
modelo de gestión, proveyendo flexibilidad en el momento de excluir
determinados requisitos.
26
2.4.2. La Organización y su entorno
Cuando hablamos de la organización y su entorno básicamente nos referimos
al contexto de la organización y a “las partes interesadas”. La norma ISO 14000
ya menciona el término “partes interesadas” en algunos de sus capítulos, ahora
la Norma ISO 9000 también la incorpora.
Así, la nueva norma nos habla del contexto externo e interno y establece
algunas consideraciones al momento de evaluarlos. Si evaluamos aspecto
externos tendríamos que establecer valoraciones del tipo Tecnológico,
Competitividad, Cultura, Financiero, Legal, etc.
Cuando se menciona en la nueva Norma el contexto interno se hace referencia
a la parte Cultural, Estructura, Niveles de Información y Sistemas, Normas
implementadas y Procesos, siempre se deberá analizar el contexto en relación
del impacto sobre el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad y
cuando se analice el enfoque basado en riesgo.
2.4.3. Organización y partes interesadas
Si hablamos de la organización en sí misma, podríamos definir a las partes
interesadas como los propietarios, personas de una organización, sindicatos,
socios y después aparecen otros actores que sin duda alguna serán más
externos a la organización como: clientes, sociedad, gobierno, proveedores,
banca ,y a estos también se los evaluará o definirá cuales son las partes
interesadas desde el punto de vista de la operación del SGC, no
necesariamente en Sistemas Integrados de Calidad, una parte interesada para
la Norma ISO 14000 va a ser una parte interesada para la Norma ISO 9000,
esto se evaluará desde el potencial impacto o condicionamiento del Diseño del
SGC.
27
Figura No. 10: Partes interesadas en Norma ISO 9001:2015
2.4.4. Enfoque a Procesos
Para esta nueva versión de la Norma se profundiza, así como en Capítulo 4
también se hace referencia a algunos aspectos relevantes a los procesos como
por ejemplo, el énfasis en los componentes de un proceso y que estos sean
identificados para indicar claramente cuáles son sus entradas y salidas y por lo
tanto los proveedores asociados a esas entradas, identificar claramente las
salidas, establecer los recursos necesarios para estos procesos y los requisitos
a cumplir para estos procesos.
2.4.5. Liderazgo
Uno de los cambios fundamentales es que desaparece la referencia al
representante de la dirección y aparece el término Liderazgo, dentro de este
Capítulo 5 de Liderazgo, lo que no desaparece son las responsabilidades o las
atribuciones que en su momento tenía el representante de la dirección por que
estas no recaen solamente sobre una persona sino sobre un grupo de
Organización
Clientes
Propietarios
Personas de una
organización
Proveedores
Socios
Sindicatos
Sociedad
Banca
28
personas con distintas funciones dentro de la organización siempre y cuando
se aseguren el cumplimiento de lo establecido por la Norma.
2.4.6. Enfoque basado en el riesgo
Dentro del Capítulo 6 se encuentra otro gran cambio y que es especial al
momento de la transición de una versión a otra de la Norma, dado que las
versiones anteriores estaba implícito el enfoque basado en riesgo y ahora la
nueva versión lo coloca de manera explícita.
Con esto también desparece el apartado relevante a las Acciones preventivas
que tenía la versión anterior de la Norma, y que viene a aliviar de alguna
manera el cómo demostrar el tema de las Acciones Preventivas dentro de
auditorías de Certificación o de Mantenimiento, se han encontrado con estas
dificultades, el nunca terminar de evidenciar el uso de las acciones preventivas,
más que desaparecer este requisito es reemplazado por el Enfoque basado en
riesgos.
Se asume, que si la organización hace un Análisis de Riesgos Potenciales a los
cuales se pueda estar expuesta el SGC y actúa en consecuencia, ese
mecanismo de actuación y esas acciones que se tomarían como consecuencia
de evaluar el riesgo serían concretamente Acciones Preventivas porque son
acciones que se tomarán para que un riesgo se manifieste.
La norma define al riesgo como “Efecto de la incertidumbre sobre un resultado
esperado”, se evalúa el riesgo en relación a los distintos procesos que
componen el SGC y actuar en consecuencia.
Una particularidad de la Norma, no menor, es que no exige una metodología
específica para la evaluación de riesgo, no muestra “el cómo”, se basa en la
exigencia “el qué” y no en el cómo abordar el cumplimiento de este requisito, es
un campo abierto donde las organizaciones van a poder definir y usar la
metodología para evaluar el riesgo. Se ha mencionado a la ISO 31000 para
este propósito pero en la realidad la norma no menciona una metodología
específica y queda a criterio de la organización evaluar el riesgo con la
metodología más conveniente a ella.
29
Debemos conocer aspectos importantes al momento de hacer una Evaluación
de Riesgos ,e indica la Norma que en esta planificación debemos considerar
tanto los Riesgos como las oportunidades Operacionales y Estratégicas de la
organización, haciendo un acercamiento e interacción muy fuerte del SGC a la
Dirección y/o Gerencia en la manera de cómo se gestiona la misma, en la
versión 2008 se aprecia como el SGC avanzaba por una ruta paralela al resto
de los mecanismos de gestión de la organización, si utilizamos adecuadamente
la nueva Norma tenemos la oportunidad de que el SGC se acople a la gestión y
que no se aprecie como algo adicional o complementaria, establecida o
implementada por un requisito de una parte interesada.
A la hora de evaluar Riesgos y Oportunidades se contemplan los Riesgos y
Oportunidades relacionadas al Contexto y los relacionados a las partes
Interesadas, esto apunta a asegurar el logro de los resultados, aumentar los
efectos deseables, disminuir o prevenir los efectos indeseables que podrían
presentarse y lograr la mejora del SGC.
Figura No. 11: Evaluación de Riesgos y Oportunidades
2.4.7. Objetivo de la calidad y planificación
En la planificación considerar los Riesgos y las
Oportunidades
(Tanto operacionales como estratégicas)
Contexto 4.1Asegurar el logro
de resultados
Partes interesadas 4.2
Aumentar los efectos deseables
Prevenir o disminuir los
efectos indeseables
Lograr mejora
30
Otro aspecto contenido en el Capítulo 6 de la Norma ISO 9001:2015, se
enmarca en el objetivo de la calidad y la planificación que la versión anterior si
lo contempla y exigía, pero en esta versión se hace énfasis en la planificación
de cómo se va a asegurar el cumplimiento de estos objetivos.
¿Qué acciones se implementarán para asegurar el cumplimiento de los
objetivos definidos?
¿Cuáles recursos van a ser definidos para lograr el cumplimiento?
¿Quién será la persona/cargo/función responsable de las acciones para lograr
el cumplimiento?
¿Cuáles son los plazos previstos para la implementación de las acciones
definidas?
¿Cómo evaluar los resultados obtenidos?
2.4.8. Planificación de los cambios
En el Capítulo 6 se introduce otro aspecto importante que está relacionado con
la Planificación de Cambio o Gestión del cambio, en esta planificación deben
estar cubiertas algunas interrogantes como el objetivo del cambio,
consecuencias asociadas a ese cambio, asegurar la integridad del SGC como
consecuencia de estos cambios, recursos y responsables.
2.4.9. Información documentada
Este es un nuevo término que trae la nueva Norma, lo cual viene a eliminar la
presión en cuanto a la cantidad de documentos obligatorios llamándoles a
estos “información documentada” y reemplaza a procedimientos documentados
y registros.
La nueva Norma no establece una obligación específica en cuanto al tipo y
cantidad de documentos obligatorios o procedimientos documentados
obligatorios.
Cuando la Norma ISO 9001:2015 habla de Información documentada
mantenida exige que existan documentos y cuando nos hable de Información
31
documentada conservada se refiere que debe existir un registro de esa
actividad.
Figura No. 12: Información documentada 2008 vs 2015
Así mismo, la versión 2008 nos hacía referencia a la obligatoriedad de tener un
Manual de Calidad, la nueva Norma 2015 no nos exige como obligatorio, así
como también mencionaba seis procedimientos documentados obligatorios,
para esta nueva Norma no establece ese requisito. Esto no significa que se va
a dejar de utilizar esa información, más bien, se debe tener evidencia y las
organizaciones que están trabajando con anterior Norma podrán seguir
haciendo uso de los procedimientos para disponer de esta información.
2008
Documento
Registro
2015
Información documentada
mantenida
Información documentada
conservada
Requisito
Manual de Calidad
Procedimientos Obligatorios
2008
Obligatorio
6
2015
No
No (Información
documentada)
32
Figura No. 13: Requisitos de la Norma ISO 9001:2008 vs 2015
Documentos y registros obligatorios según la norma ISO 9001:2015
Documentos Clausula ISO
9001:2015
Alcance del sistema 4.3
Política de Calidad 5.2
Objetivos y planes de mejora 6.2
Procedimiento para el Control de Procesos Externamente contratados, Productos y Servicios (procesos externalizados)
8.4.1
Tabla No. 5: Documentos obligatorios Norma ISO 9001: 2015
Registros Clausula ISO 9001:2015
Mantenimiento y Calibración 7.1.5.1
Competencias 7.2
Revisión de requisitos del producto o servicio 8.2.3
Nuevos requisitos del producto o servicio 8.2.3
Datos de entrada en el Diseño 8.3.3
Controles en el Diseño 8.3.4
Datos de salida en el Diseño 8.3.5
Cambios en el Diseño 8.3.6
Evaluación de proveedores 8.4.1
Fichas de producto o servicio 8.5.1
Cambios en las necesidades del cliente 8.5.3
Cambios en la planificación de producción 8.5.6
Evidencia de conformidad del producto 8.6
No conformidades 8.7.2, 10.2.2.
Supervisiones 9.1.1
Auditorías internas 9.2.2
Revisión por la dirección 9.3
No conformidades y acciones correctivas 10.2.2
Tabla No. 6: Registros obligatorios Norma ISO 9001:2015
2.4.10. Suministros externos
En el Capítulo 8, específicamente 8.4, “Control de los productos o servicios
suministrados externamente”, esta nueva Norma se refiere a estos suministros
de una manera enfática, ahora se especifica con mucho detalle que se debe
incluir en el diseño del SGC todas las alternativas que puedan aparecer en
cuanto a la prestación de un producto o servicio que se adquiere externamente
como:
33
Compra a un proveedor
Acuerdo al que se llega con una compañía asociada
Contratación externa de procesos y funciones de la empresa
Cualquier otro medio
2.5. Herramientas para mejorar la Calidad
2.5.1. Listas de Verificación
La recolección de datos con una lista de verificación suele ser lo más
conveniente como un primer paso en el análisis de un problema de calidad.
La lista de verificación es un formulario que se usa para registrar la frecuencia
con la que se presentan las características de cierto producto o servicio
relacionadas con la calidad (Ritzman, 2000)
Figura No. 14: Lista de Verificación
34
2.5.2. Entrevista personal
La entrevista personal se puede definir como una entrevista cara a cara, en
donde el entrevistador pregunta al entrevistado y éste recibe las respuestas
pertinentes a las hipótesis de la investigación. Las preguntas y su secuencia
demuestran el grado de estructuración de la entrevista.
La entrevista personal puede ser estructurada; es decir, lleva un cuestionario
en el que las palabras y su secuencia son fijas y está basada en tres
suposiciones:
Para cada objetivo del estudio el participante tiene suficiente
vocabulario común que hace posible la formulación de preguntas con
frases con el mismo significado para cada uno de ellos.
Es posible hacer todas las preguntas con frases que signifiquen lo
mismo para cada uno de los participantes.
Como se supone que el significado de cada pregunta es idéntico para
cada participante, el contenido y la secuencia de las preguntas deben
ser idénticas para todos (Namakforoosh, 2005).
2.5.3. Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo, también llamados organigramas, flujogramas o
fluxogramas constituyen un instrumento importante en el trabajo de la
investigación, ya que señalan los pasos necesarios que deben efectuarse para
llegar a la solución de un problema.
El diagrama de flujo aporta una definición más clara del problema en estudio
pues da solución por medio de una expresión lógica.
35
Figura No. 15: Diagrama de Flujo
2.5.4. AMEF
El AMEF (Análisis de Modo Efecto y Falla), es una herramienta que relaciona
las fallas o defectos de las características del proceso que afectan las salidas
del proceso (Miranda, 2006).
Es un procedimiento organizado que permite:
Reconocer y evaluar las fallas potenciales de un producto o proceso y
los efectos de dichas fallas.
Identificar acciones que podrían eliminar o reducir la posibilidad de que
ocurran fallas potenciales.
Documentar todo el proceso.
36
Figura No. 16: Matriz AMEF
2.5.5. SIPOC
EL SIPOC se presenta como una de tantas herramientas que se usan
cotidianamente en la búsqueda de áreas de mejora. Se resume como una
visión a vista de pájaro de todo el proceso de una empresa bajo una
perspectiva particular, la cual viene dada por el significado de sus siglas
Suppliers -Inputs-Process-Output-Customers (Proveedor-Entrada-Proceso-
Salida-Cliente).
Proveedor (supplier): persona que aporta recursos al proceso.
Recursos (inputs): todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso. Se
considera recursos a la información, materiales e incluso, personas.
Proceso (process): conjunto de actividades que transforman las entradas en
salidas, dándoles un valor añadido.
37
Cliente (customer): la persona que recibe el resultado del proceso. El objetivo
es obtener la satisfacción de este cliente.
Figura No. 17: Matriz SIPOC
2.5.6. Análisis de Riesgos
Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Un efecto es una
desviación de aquello que se espera, sea positivo, negativo o ambos.
Los objetivos pueden tener aspectos diferentes (por ejemplo financieros, salud
y seguridad, y metas ambientales) y se pueden aplicar en niveles diferentes
(estratégico, en toda la organización, en proyectos, productos y procesos). A
menudo el riesgo está caracterizado por la referencia a los eventos potenciales
y las consecuencias a una combinación de ellos.
Con frecuencia, el riesgo se expresa en términos de una combinación de las
consecuencias de un evento y en la probabilidad de que suceda.
Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información
relacionada con la comprensión o el conocimiento de un evento, su
consecuencia o probabilidad. (INCOTEC, 2011).
Los procesos de gestión de los riesgos del proyecto son:
38
2.5.6.1. Planificar la gestión de los riesgos
El proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos de
un proyecto.
2.5.6.2. Identificar los Riesgos
El proceso de determinar los riesgos que pueden afectar el proyecto y
documentar sus características.
Preguntas claves para la identificación del riesgo.
¿Qué puede suceder?
¿Cómo puede suceder?
¿Cuándo puedo suceder?
¿Qué consecuencias tendría su materialización?
Es importante observar que en el proceso de identificación del riesgo es
posible establecer más de una causa como factor del riesgo a identificar.
2.5.6.3. Realizar el análisis cualitativo de los riesgos
El proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando
y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos.
2.5.6.4. Realizar el análisis cuantitativo de los riesgos
El proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados
sobre los objetivos generales del proyecto.
Se busca establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y sus
consecuencias o impacto con el fin de estimar la zona de riesgo inicial
(Riesgo Inherente).
Aspecto a tener en cuenta:
Tabla para determinar la probabilidad.
Tablas para determinar el impacto o consecuencias.
Matriz de evaluación de riesgos.
39
En esta etapa se busca confrontar los resultados del análisis de riesgo
inicial frente a los controles establecidos, con el fin de determinar la zona
de riesgo final (Riesgo Residual).
Acciones fundamentales para valorar el riesgo
Identificar controles existentes
¿Quién lleva a cabo el control? (Responsable)
¿Qué busca hacer el control? (Objetivo)
¿Cómo se lleva a cabo el control? (Procedimiento)
Evidencia de la ejecución del control
Tipo de Control (Manual o Automático)
¿Cuándo se realiza el control? (Periodicidad)
2.5.6.5. Planificar la respuesta a los riesgos
El proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las
oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
2.5.6.6. Controlar los riesgos
El proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar
seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales,
identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de
los riesgos a través del proyecto. (Guìa del PMBOK, 2008).
40
CAPÍTULO 3
3. TIPO Y DISEÑO DE LA INVESTIGACIÒN
Para esta investigación es necesario precisar los métodos empleados para
recolectar la información.
Método Deductivo Indirecto que nos permite comparar una proposición
universal ante otra particular y poder tener una conclusión.
Método Lógico Inductivo que nos permite conocer de manera generalizada
cada uno de los elementos del objeto de la investigación.
Método Sistémico destinado a modelar mediante un estudio de sus
componentes y relacionarlos entre ellos y entender su funcionamiento.
Y por último, el Método Científico al modificar ciertas variables nos permite
buscar la manera más adecuada de mejorar el sistema.
3.1. Diagnóstico del Sistema de Gestión de Calidad
ECUASAL C.A. tiene cubierto todos los requisitos de la Norma con su sistema
de gestión de calidad, tal cual lo declara en su Manual de Calidad vigente, la
empresa cubre los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 con procesos y/o
procedimientos, los mismos que los identifica de acorde a los requerimientos
en cada capítulo de la Norma, a continuación el detalle de los procesos:
3.1.1. Sistema de Gestión de Calidad de ECUASAL C.A.
A continuación se muestra el Sistema de Gestión de Calidad de ECUASAL
C.A. bajo la norma ISO 9001:2008.
2. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD
41
2.1. ALCANCE Y EXCLUSIONES
El Sistema de Gestión de la Calidad de ECUASAL C.A. tiene como
alcance todos los procesos realizados para la “Fabricación,
comercialización y entrega de sal de mesa para consumo humano
directo y sales industriales”. Se excluye la cláusula 7.3 Diseño y
Desarrollo de la Norma ISO 9001:2008 debido a que ECUASAL C.A. no
realiza actividades de diseño y desarrollo.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA
La documentación del Sistema de Gestión de Calidad de ECUASAL
C.A. incluye:
a) Una política integrada de gestión
b) Objetivos de la calidad
c) El Manual de Gestión de la Calidad
d) Procedimientos documentados
e) Instructivos de trabajo
f) Registros
g) Documentos externos
4.2. CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS
La metodología para crear, revisar, aprobar, difundir y controlar los
documentos, así como para la identificación, el almacenamiento, la
protección, la recuperación, la retención y la disposición de los registros
del Sistema de Gestión de Calidad está decrita en el Procedimiento de
Control de Documentos y Registros (PR.1B1.01).
5.2. ENFOQUE AL CLIENTE
La Dirección de ECUASAL C.A. se asegura que los requisitos del cliente
se determinan y cumplen con el propósito de lograr la satisfacción del
cliente a través de los procesos de Ventas, Planificación y Control de la
Producción, Fabricación y Almacenamiento, Despacho y Entrega de Sal
en Grano y Producto Terminado, definidos para este propósito.
42
5.3. POLÍTICA DE LA CALIDAD
La Dirección ha definido la Politica Integrada de Gestion, presentada en
el Anexo 5. La Política Integrada de Gestión se revisa al menos una
vez por año.
5.4. PLANIFICACIÓN
5.4.1. OBJETIVOS DE LA CALIDAD
ECUASAL C.A. establece anualmente los objetivos de la calidad,
que se muestran en el Anexo 6.
5.4.2. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
La planificación anual se realiza según lo detallado en la Ficha de
Proceso Planificación de la Calidad y Revisión por la Dirección
(FP.1B2.01) en el último trimestre del año anterior y se aprovechan
las Revisiones por la Dirección para evaluar los resultados
alcanzados.
5.5.RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
Las responsabilidades y autoridades de cada cargo dentro de
ECUASAL C.A., están definidas en el Manual de Funciones
(MA.3C1.01) y en los procedimientos de la organización.
5.5.1. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
La Gerencia ha designado de su staff de ejecutivos, y por escrito, a
una persona como su representante y responsable del Sistema de
Gestión de Calidad.
5.7. REVISIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE LA CALIDAD
La alta direccion junto con el representante de la direccion y el Jefe de
seguridad industrial y gestion de calidad revisan por lo menos una vez al
43
año integralmente el Sistema de Gestión de la Calidad. La ficha de
Proceso Planificación de la Calidad y Revisión por la Dirección
(FP.1B2.01) detalla los elementos de entrada y resultados de esta
revisión
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1. PROVISIÓN DE RECURSOS
Los recursos son gestionados según el procedimiento de Planificación y
Control Gerencial (PR.1A.01) y aprobados a inicios de cada año de
labores o cuando se creyera conveniente.
6.2. RECURSOS HUMANOS
6.2.1. COMPETENCIA Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO
Cada cargo mantiene su perfil y requisitos para calificación del
puesto, de manera que nos permite asegurar que nuestra
organización cuente con personal calificado y preparado para
satisfacer los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.
6.2.2. COMPETENCIA, CONCIENTIZACIÓN Y FORMACIÓN
La competencia necesaria para el personal se determina en el
Manual de Funciones (MA.3C1.01). ECUASAL C.A. planifica y lleva a
cabo la selección, contratación e inducción de personal nuevo con
los Procedimiento de Reclutamiento, Selección y Contratación
(PR.3C1.01). El entrenamiento y formación del talento humano así
como la evaluación de la eficacia de este se realiza según el
Procedimiento de Capacitación (PR.3C3.01).
6.3. INFRAESTRUCTURA
ECUASAL C.A. determina y proporciona el mantenimiento adecuado a
su infraestructura y sistemas de apoyo. segun: Procedimiento de
Mantenimiento (PR.3A.01) para el Mantenimiento Civil, Mecánico y
Eléctrico; y, Procedimiento de Informática (PR.3B.01) para el
mantenimiento del hardware y softwar informpatico usado en la
empresa.
44
7.1. PLANIFICACIÓN DE LA FABRICACIÓN DEL PRODUCTO
ECUASAL C.A. planifica la fabricación de los productos según lo
descrito en el Procedimiento de Planificación y Control de la Producción
(PR.2B.01).
7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON LOS CLIENTES
7.2.1. DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS
CON EL PRODUCTO
La forma en que la organización determina los requisitos
relacionados con el producto se describe en el Procedimiento de
Ventas (PR.2A.01).
7.2.2. REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL
PRODUCTO
El Procedimiento de Ventas (PR.2A.01) detalla el mecanismo de
revisión de los requisitos relacionados con el producto.
7.2.3. COMUNICACIÓN CON LOS CLIENTES
Los principales canales de comunicación que tienen los clientes para
con la organización, incluyen:
E-mail del departamento comercial: [email protected]
Página web: www.ECUASAL C.A.com
Líneas telefónicas: 04-5000666
7.3. DISEÑO Y DESARROLLO
Dentro de las actividades de ECUASAL C.A. no se realiza actividades
de Diseño y Desarrollo, por lo cual no es aplicable la cláusula 7.3 de la
Norma ISO 9001:2008.
7.4. COMPRAS
45
7.4.1. PROCESO DE COMPRAS
Los mecanismo aplicados por la organización para la realización de
las compras, verificación de los productos/servicio comprados se
describen en el Procedimiento de Compras (PR.2E.01). Los
mecanismo para la selección, evaluación y re-evaluación de los
proveedores se describen en el instructivo de calificacion y
evaluacion de proveedores (IN.2E.05).
7.5. FABRICACIÓN DEL PRODUCTO
7.5.1.CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
ECUASAL C.A. lleva a cabo la fabricación de los productos bajo
condiciones controladas según se detalla en los documentos:
Procedimiento de Fabricación (PR.2C.01), Procedimiento de
Fabricación de Sal en Grano(PR.2C.02), Procedimiento de
Evaporación (PR.2C1A.01), Procedimiento de Cosecha
(PR.2C1B.01), Procedimiento de Lavado (PR.2C2A.01),
Procedimiento de Secado (PR.2C2B.01), Procedimiento de Molienda
y Tamizado (PR.2C2C.01), Procedimiento de Aditivación
(PR.2C2D.01), Procedimiento de Empaquetado y Envasado
(PR.2C2E.01), Procedimiento de Ensacado (PR.2C2F.01),
Procedimiento de Control de Calidad (PR.2C2G.01).
7.5.2. VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS
Los procesos de Fabricación, incluido Control de Calidad de producto
durante la producción, se validan a través de la aplicación del
formato Registro de Validación del Proceso de Producción
(FO.2C.03) dentro del Procedimiento de Fabricación (PR.2C.01).
7.5.5. PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
ECUASAL C.A. preserva la conformidad de los productos con los
procedimientos aplicables: Procedimiento de Almacenamiento,
Lavado y Despacho de Sal en Grano (PR.2D1.01), Procedimiento de
Almacenamiento Sal en Grano, Materiales y Repuestos (PR.2F.01),
Procedimiento de Almacenamiento de Producto Terminado
46
(PR.2D2.01), Procedimiento de Despacho de Producto Terminado
(PR.2D2.02).
7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
El control metrológico de los equipos de seguimiento y medición se
realiza a través del listado de equipos de medición (FO.2C2G.01) y plan
anual de calibración y contrastación de equipos e instrumento de
medición (FO.2C2G.03).
8.2.1. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
La organización obtiene la información relativa a la satisfacción de
sus clientes con respecto a los productos y servicios que recibe a
través: La aplicación de encuestas de satisfacción de clientes
(Formato libre ) con frecuencia semestral / anual, Informes de
distribuidores y reportes de reclamos de clientes
8.2.2. AUDITORÍA INTERNA
ECUASAL C.A. realiza auditorías internas al Sistema de Gestión de
Calidad segun el Procedimiento de Auditorías Internas (PR.1B3.01).
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS
La medición de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad se
realiza a través de indicadores de desempeño definidos para los
diferentes procesos.
8.2.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PRODUCTO
ECUASAL C.A. realiza seguimiento a la calidad del producto durante
todas las etapas de fabricación, según se detalla en el Procedimiento
de Control de Calidad (PR.2C2G.01).
8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
47
El producto que no es conforme con los requisitos se identifica y
controla para evitar su uso no intencionados. Según lo describe El
Procedimiento de Control del Producto No Conforme (PR.1B4.01).
8.5. ANÁLISIS DE DATOS
ECUASAL C.A. determina, recopila y realiza análisis de datos para
demostrar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y para su
mejora continua. Estos datos incluyen aquellos generados del resultado
del seguimiento y medición dentro del Sistema de Gestión de Calidad y
de cualquier otra fuente.
8.5.1. MEJORA CONTINUA
8.5.2. ACCIONES CORRECTIVAS
La organización determina y toma acciones para eliminar las causas
de las no conformidades y prevenir su recurrencia, de acuerdo a lo
descrito en el Procedimiento de Mejora Continua (PR.1B4.02).
8.5.3. ACCIONES PREVENTIVAS
La organización determina y toma acciones para eliminar las causas
de potenciales no conformidades y prevenir su ocurrencia, de
acuerdo a lo descrito en el Procedimiento de Mejora Continua
(PR.1B4.02).
3.2. Diagnóstico del Proceso de Compras bajo la Norma ISO
9001:2008
Se realizará el diagnóstico del Proceso de Compras frente a los estándares que
exige la Norma ISO 9001:2008, para después realizar el diagnóstico frente al
estándar de la Norma ISO 9001: 2015.
El proceso de Compras está en el apartado 7.4 del Sistema de Gestión de
ECUASAL C.A. se lo describe como Procedimiento de Compras (PR.2E.01), el
mismo que revisándolo, contiene la siguiente documentación :
Documentos
48
DF.2E.01 Diagrama de flujo del proceso de compras.
PR.2E.01 Procedimiento de Compras
IN.2E.01 Instructivo de recepción de solicitud de Compras
IN.2E.02 Instructivo de importación
IN.2E.03 Instructivo para cotizar y negociar con proveedores
IN.2E.04 Instructivo de conciliación de Compra.
IN.2E.05 Instructivo de evaluación, Selección y Re-evaluación de
proveedores
IN.2E.06 Instructivo de control y aprobación de artes
IN.2E.07 Instructivo de manejo de facturas de servicios
FO.2E.01 Solicitud de Pedido
FO.2E.02 Pedido
FO.2E.03 Pedido de servicio
FO.2E.04 Calificación de Proveedores
FO.2E.05 Evaluación de Proveedores
Tabla No. 7: Documentos del SGC de ECUASAL C.A. bajo Norma ISO 9001:2008
La documentación descrita debe cubrir el punto 7.4 de la Norma ISO
9001:2008, lo cual pasaremos a verificar en el siguiente diagnostico frente a
este capítulo.
Para realizar este diagnóstico, se ha considerado el check list de la Norma ISO,
cabe indicar que se revisará el proceso de compras ante el estándar general de
la norma.
En el check list se consideran los criterios: Establecer, Implementar,
Documentar y Mantener a los que los hemos ponderado en 25 puntos cada
uno.
49
Requisitos ISO 9001:2008 7.4 Compras
Esta
ble
ce
r
Imp
lem
en
tar
Do
cu
men
tar
Man
ten
er
Observaciones
7.4.1 Proceso de compras
¿Se encuentran definidos por escrito los productos y los requisitos solicitados a los proveedores?
25 25 25 0 En el pedido de compras (FO.2E.02) se definen los productos, sin embargo no hay evidencia de que los requisitos se envíen a los proveedores.
¿Existe una selección de proveedores y se encuentran definidos los criterios de selección?
25 25 25 25 Es cubierto en el documento IN.2E.05 Instructivo de evaluación, Selección y Re-evaluación de proveedores.
¿Existe una evaluación de proveedores y sus criterios de evaluación?
25 25 25 0 Es cubierto en el documento IN.2E.05 Instructivo de Calificación y evaluación de proveedores, pero no es aplicado a todos los proveedores.
¿Existen registros de las evidencias de cumplimiento de los criterios de selección, evaluación y reevaluación?
25 25 25 0
Existe registro de la Calificación y selección de proveedores (FO.2E.04), y registros de la reevaluación de proveedores (FO.2E.05), pero no hay registros de la selección y evaluación de proveedores locales ocasionales ni del exterior.
Total 100 100 100 25
7.4.2 Información de las compras
¿Existe una metodología adecuada para la realización de los pedidos de compra?
25 25 25 0 Existe un procedimiento para realizar las compras (PR.2E.01), sin embargo se evidencia que se realizan compras obviando actividades de este procedimiento.
¿Los pedidos de compra contienen información sobre todos los requisitos deseados?
25 25 0 25 Los pedidos contemplan información básica, si se requiere información adicional, se la comunican al proveedor vía correo, pero solo se envía información de productos para producción.
50
¿Se cumple la metodología definida para los requisitos de compra?
0 0 0 0
No existe evidencia que la organización se asegura de la adecuación de los requisitos antes de enviarlos al proveedor, el proceso de compras no contempla una metodología para definir los requisitos
Total 50 50 25 25
7.4.3 Verificación de los productos comprados
¿Existe definida una metodología adecuada para inspección de los productos comprados?
25 25 25 25 La actividad recae en el área de bodegas, con respaldo técnico.
¿Están definidas las responsabilidades para la inspección de los productos comprados?
25 25 25 0
Existe un documento IN.2F.01 Verificación de Conformidad del Producto con Asesoramiento Técnico que establece las directrices para la inspección de los productos comprados, pero solo se ha considerado a los técnicos mecánicos, eléctricos y obra civil, la organización adquiere equipos e instrumentos de medición y se ha definido responsable para este tipo de compras.
¿Existen registros de las inspecciones conformes a la metodología definida?
25 25 0 0 Solo hay evidencia de inspección de los materiales de producción, el proceso no define en su documentación que sean solo los de producción que se mantenga registros.
Total 75 75 50 25
51
Luego del diagnóstico contra la Norma ISO 9001:2008, tenemos el siguiente
resumen:
Figura No. 18: Proceso de Compras bajo la Norma ISO 9001:2008
Según el resultado, el actual proceso de compras tiene problemas para mantener y
documentar lo establecido por la Norma ISO 9001:2008.
Figura No. 19: Proceso de Compras según apartado 7.4 bajo la Norma ISO 9001:2008
52
De manera general el actual proceso de compras cumple con el 78% del Capítulo
7.4 de la Norma ISO 9001:2008.
3.2.1. Levantamiento de Información del Proceso de Compras
Para determinar la información del área de compras, vamos a identificar la
estructura de ECUASAL C.A. C.A, e identificar a los involucrados en el proceso de
compras y entrar en detalles del mismo por medio de un diagrama posicional.
Figura No. 20: Diagrama Posicional de ECUASAL C.A.
Fuente: ECUASAL C.A.
3.2.1.1. Estructura Posicional
La estructura está conformado por 7 niveles de jerarquía, en donde en el nivel 1
se encuentra el Directorio, en el 2 la Gerencia General, en el 3 esta Contraloría,
en el nivel 4 se halla las Gerencias departamentales, en el 5 se establecen las
53
jefaturas, en el nivel 6 los asistentes de áreas y en el nivel 7 encontramos a los
operativos.
Abordando lo que corresponde a la gestión de compras, se puede observar que
esta se encuentra bajo la dirección directa de la gerencia de logística que su
vez depende de las decisiones y/o disposición de la gerencia general. La
gerencia de logística tiene a cargo la gestión de compras y abastecimiento de
los materiales y/o repuestos comprados, debido a que tiene a cargo el área de
bodegas, lo que implica que la responsabilidad directa recae en la gerencia de
logística.
Figura No. 21: Proceso de Compras niveles dentro del Diagrama Funcional
54
Las personas que conforman el área de logística corresponden al siguiente
detalle:
Cargo No. de personas
Gerente de Logística: 1
Jefe de Compras 1
Jefe de Bodegas 1
Asistente de Compras 1
Auxiliares de Bodegas 2
Auxiliares de Compras 2
Tabla No. 7: Conformación del personal de Logística
Las responsabilidades de cada uno están identificadas en el Manual de Funciones
de ECUASAL C.A., que a continuación se describen:
55
MANUAL DE FUNCIONES – GERENTE DE LOGÍSTICA
Anexo al Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de personal
MA.3C1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/05/11
1. Datos de Identificación
Nombre del Cargo: Gerente de Logística
Área / Departamento: Logística
Supervisado por: Gerente General
Supervisa a: Jefe de Compras
Jefe de Bodega Materiales y Repuestos.
Asistente de Logística
________________________________________________________________________________
2. Objetivo del Cargo
Abastecer las necesidades de la Organización de manera oportuna, controlar la
gestión de compras y la gestión de los almacenes de repuestos y materiales,
informar oportunamente a la Gerencia General sobre todas las adquisiciones
realizadas ya sean locales y/o del exterior.
3. Organigrama
Ubicación del cargo y definición de la línea de mando.
56
Figura No. 22: Ubicación de la Gerencia de Logística dentro del Diagrama Funcional
4. Funciones
Supervisar, coordinar y gestionar las adquisiciones con la jefatura de compras
Coordinar la gestión de los materiales, repuestos e insumos con la jefatura de las
bodegas
Aprobar los pedidos de compras para enviar a los proveedores
Realizar directamente la gestión de importación de materiales, repuesto o
insumos
Participar en las negociaciones, adquisiciones y ejecución de los proyectos.
Elaborar cuadro anual de proyecciones de compras.
Elaborar informes para la gerencia general sobre las compras realizadas.
Realizar proyecciones de compras para presupuesto anual.
Administrar el personal a su cargo (permisos, vacaciones, horas extras. etc.)
Representar a la empresa ante los proveedores cuando estos lo requieran
Cumplir y hacer cumplir las disposiciones del Sistema Integral de Gestión de la
Calidad (ISO 9001:2008).
Coordinar la logística interna.
Liderar el plan de Compras de la empresa, previo presentación a la Gerencia
General.
Contralor
Asistente de Logística
Asistente de Compras
Jefe de Compras Locales
Ayudante/Auxliar
de Bodega
Jefe de Bodega de
Materiales y Repuestos
Gte. de Logística
Gerente General
57
Definir estrategias de negociación con proveedores de bienes y servicios, que
beneficien a la organización.
Asegurar el cumplimiento de políticas, procedimientos y obligaciones definidas
para el área de Compras, asegurando que se cumplan los niveles de servicio
esperado.
Supervisa y gestiona la importación de mercancías.
58
MANUAL DE FUNCIONES-JEFE DE COMPRAS
Anexo al Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de personal
MA.3C1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/05/11
1. Datos de Identificación
Nombre del Cargo: Jefe de Compras
Área / Departamento: Logística
Supervisado por: Gerente de Logística
Supervisa a: Asistente de Logística
_______________________________________________________________
2. Objetivo del Cargo
Planificar, Coordinar y Controlar el abastecimiento oportuno y eficiente de materia
prima, insumos, repuestos y servicios, solicitados por los diferentes departamentos,
de acuerdo con la Política de Compras, con el propósito de satisfacer las
necesidades de los clientes internos, bajo los parámetros establecidos por el
Sistema de Gestión de la calidad.
3. Organigrama
Ubicación del cargo y definición de la línea de mando.
Asistente de Compras
Jefe de Compras Locales
Gerente de Logística
Figura No. 23: Ubicación del Jefe de Compras dentro del Diagrama Funcional
59
4. Funciones
Aprobar las cotizaciones de los materiales, repuestos y servicios para la empresa.
Emitir los pedidos de los materiales, repuestos y servicios.
Abastecer el stock necesario de materia prima que incide directamente en la
elaboración del producto.
Coordinar la renovación y mantenimiento de vehículos de la empresa.
Coordinar las labores de mantenimiento general de instalaciones y mobiliario de
oficina.
Representar al Gerente de Logística en su ausencia en temas de Proyectos.
Calificar y evaluar a los proveedores con la asistencia del jefe de bodegas.
Asistir a reuniones con proveedores y cuando sea necesario visitar instalaciones
de estos.
Coordinar la confección e implementación de cambios en diseños de presentación
de envases del producto.
Controlar el cumplimiento de exigencias del cuerpo de bomberos relacionado con
extintores y su ubicación.
Coordinar la logística interna con los auxiliares de compras.
Coordinar con el jefe de bodega el abastecimiento general para toda la empresa
en términos de materiales y repuestos.
Cumplir las disposiciones del Sistema Integral de Gestión de la Calidad (ISO
9001:2008).
60
MANUAL DE FUNCIONES-JEFE DE BODEGA MATERIALES Y RPTOS.
Anexo al Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de personal
MA.3C1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/05/11
1. Datos de Identificación
Nombre del Cargo: Jefe de Bodega Materiales y Repuestos.
Área / Departamento: Logística
Supervisado por: Gerente de Logística
Supervisa a: Asistentes de Bodegas
Auxiliar de Bodegas
_______________________________________________________________________
2. Objetivo del Cargo
Planificar, Coordinar y Controlar el abastecimiento oportuno y eficiente de materia
prima, insumos, repuestos y servicios, solicitados por los diferentes departamentos,
de acuerdo con la Política de Compras, con el propósito de satisfacer las
necesidades de los clientes internos, bajo los parámetros establecidos por el
Sistema de Gestión de la calidad.
3. Organigrama
Ubicación del cargo y definición de la línea de mando.
Ayudante/Auxiliar
Jefe de Bodega
Materiales y Repuestos
Gerente de Logística
Figura No. 24: Ubicación del Jefe de Bodegas dentro del Diagrama Funcional
61
4. Funciones
Recibir y ordenar insumos y materiales.
Asegurar un stock permanente de insumos y materiales.
Abastecer y mantener un claro registro de existencias.
Asegurar el buen estado y conservación de productos.
Programar las entrega de los materiales con los proveedores.
Gestionar el traslado de la materia prima para el proceso de producción.
Administrar el módulo M&M en el sistema SAP como Key User.
Evaluar y crear códigos de materiales en el sistema según sean requerido.
Cumplir con los indicadores del proceso.
Tomar inventario una al menos una vez al mes.
Clasificar insumos y materiales de acuerdo con la normativa ambiental y de salud
vigente.
Cumplir con las normativas de higiene y seguridad.
Facilitar la información de inventarios al departamento financiero.
Supervisar y suministrar materiales a las bodegas de Salinas.
Coordinar con jefe de compras las adquisiciones que requiera su área.
Cumplir disposiciones varias en relación a su función, emitidas por jefe inmediato.
Administrar personal a cargo (vacaciones, permisos, horas extras, etc.).
Cumplir las disposiciones del Sistema Integral de Gestión de la Calidad (ISO
9001:2008).
Elaborar los informes y reportes solicitados por el nivel superior.
Controlar y supervisar al personal a su cargo, velando por el desarrollo profesional
de cada uno de ellos.
Cumplir y hacer cumplir los procedimientos de trabajo con sus respectivas normas
y políticas.
Apoyar a todas las áreas de la empresa cuando le fuere requerido.
62
MANUAL DE FUNCIONES-ASISTENTE DE LOGÍSTICA
Anexo al Proceso de Reclutamiento, Selección y Contratación de personal
MA.3C1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/05/11
1. Datos de Identificación
Nombre del Cargo: Asistente de Logística.
Área / Departamento: Logística y Compras
Supervisado por: Gerente de Logística
Supervisa a: N/A
_____________________________________________________________________
2. Objetivo del Cargo
Asistir a la coordinación de compras. Es el primer contacto con los proveedores,
darle seguimiento a todas las requisiciones emitidas por las empresas de la
empresa, administrar y monitorear los archivos de compras, capturar
oportunamente la información en los reportes que tiene a su cargo y monitorear las
entregas de los proveedores.
3. Organigrama
Ubicación del cargo y definición de la línea de mando.
Figura No. 25: Ubicación del Asistente de Compras dentro del Diagrama Funcional
63
4. Funciones
Receptar todas las solicitudes de compra que se reciban de los procesos internos.
Clasificar solicitudes de compras por tipo de compra (local, importación,
materiales de producción).
Solicitar cotizaciones.
Enviar pedidos a los proveedores.
Notificar al solicitante la fecha de entrega.
Darle seguimiento desde la autorización de la compra hasta la entrega del material
solicitado.
Recibir la factura de la compra.
Ingresarla en el reporte de compra por empresa.
Alimentar y actualizar la base de datos de los proveedores.
Cumplir las disposiciones del Sistema Integral de Gestión de la Calidad (ISO
9001:2008).
Cumplir con las normativas de higiene, seguridad industrial y medio ambiente
vigentes.
Elaborar los informes y reportes solicitados por el nivel superior.
Cumplir y hacer cumplir los procedimientos de trabajo con sus respectivas normas
y políticas.
Apoyar a todas las áreas de la empresa cuando le fuere requerido.
64
3.2.1.2. Levantamiento de las Actividades del Proceso de Compras
Para tener una clara evidencia de las actividades que actualmente se desarrollan
en el proceso de compras, se solicitó una audiencia al jefe de Compras, Sr. Ing.
Xavier Rosero, la misma que fue concedida días después de ser solicitada.
Para obtener la información de las actividades reales, se utilizó una entrevista no
estructurada en un cuestionario a fin de poder profundizar en los temas que se
abordaron, pero si se estructuró un formato para recabar dicha información, el
mismo que considera los siguientes campos y/o aspectos:
Actividad: Donde se recopilará la información básica de las actividades de
cada etapa del proceso de compras.
Procesos Involucrados: Campo que recoge información de todos los
procesos relacionados con la actividad del proceso de compras.
Cargos Involucrados: Identifica el cargo de los funcionarios que realizan
y/o son responsables de las actividades.
Registro Actual: Identifica si existen registros que son usados en la
actividades identificadas.
Observación: Comentarios del entrevistador.
Luego de entrevistar al Jefe de Compras, se recopiló la información que se
presenta a continuación, cabe indicar que en el desarrollo de esta entrevista,
también se consideró el aporte del Asistente de Compras Sr. Luciano Merchán.
65
Actividades del Proceso de Compras
Actividad Procesos
Involucrados Cargo
involucrado Registro actual Observación
Las actividades del proceso inician cuando los usuarios hacen solicitudes de materiales y/o servicios a través del sistema SAP
Todos
Todos los que realizan solicitudes de pedido
No hay No hay un registro físico , pero el sistema puede emitir los reportes de solicitudes que se han realizado en el día
Se descargan la solicitudes de pedido y se las clasifica
Compras Asistente de Compras
FO.2E.01 Solicitud de Pedido
El registro en virtual, pero se imprime el reporte del sistema
Solicitudes que son para importación se entrega a Jefe de Logística
Compras, Importaciones
asistente de Compras, Jefe de logística
No hay Se las envía vie email
Solicitudes de materiales para producción, se entrega a Jefe de Compras
Compras Asistente de Compras , Jefe de Compras
No hay Se lo envía por correo y/o entrega hoja impresa
Compra de materiales y repuestos
Las solicitudes de materiales y/o repuestos, se cotizan y se piden mínimo 2 ofertas, en caso de ser una compra a un proveedor recurrente, se actualiza precios
Compras Asistente de Compras, jefe de compras
Cotizaciones
Las cotizaciones también son enviadas vía email por los proveedores, hay ocasiones en que los mismos solicitantes piden la cotización al proveedor
Decide la mejor oferta para hacer la compra
Compras Jefe de compras No hay
No se verifican los requisitos de los materiales adquirir, si el proveedor está calificado en ese momento decide calificarlo
Realiza el pedido en el sistema SAP y enviar a la aprobación según sea el monto de compra, Jefe de Logística, Contralor o Gerencia General
Compras, Financiero, Gerencia General
Jefe de compras, Jefe de logística, Contralor, Gerente General
FO.2E.02 Pedido
No hay actividad de la validación de los datos de compras, la aprobación puede tomar de 10 minutos a 2 días, porque depende de la disponibilidad de los involucrados
66
Pedido llega a proveedor de manera automática una vez que se libera el pedido
Compras
Jefe de compras, Jefe de logística, Contralor, Gerente General
no hay Existen proveedores que no cuenta aún con una cuenta de correo, vía teléfono
Proveedor procede con el despacho y entrega en bodegas
Bodegas Jefe de bodegas FO.2F.01 Reporte de Ingresos de materiales y servicios
El reporte es enviado directamente a contabilidad
Si el proveedor no despacha en el tiempo acordado, se procede a hacer el seguimiento del mismo
Compra, Bodega
Asistente de Compras, Jefe de Bodegas
No hay Estos atrasos influyen en las actividades de mantenimientos
Si el proveedor trae copia del pedido, se procede a revisar y recibir, sino trae no se recibe
Bodegas Jefe de bodegas, Auxiliar de Bodegas
No hay No siempre se cumple, los usuarios piden que se les despache material sin pedido soporte
Si el proveedor no entrega el pedido completo y/o trae materiales que no corresponden, se informa a compras
Bodegas, Compras
Jefe de bodegas, asistente de Compras
No hay La comunicación es vía telefónica en ese momento
Si el pedido esta de acorde a lo solicitado, se procede a ingresar en el sistema SAP
Bodegas, Mantenimiento
Jefe de bodegas, técnicos de talleres
FO.2F.01 Reporte de Ingresos de materiales y servicios
Compra de Materiales para Producción
Se procede a actualizar los precios y se realiza cuadro de asignación de materiales por proveedor, para su respectiva aprobación
Compras Jefe de Compras No hay Es una hoja de Excel que es impresa a fin de obtener vistos bueno
La gerencia aprueba el cuadro de asignaciones
Compras, Gerencia General
Jefe de compras, Gerente General
No hay La hoja impresa no está considerada en la documentación, no hay criterio definido para la aprobación
Se informa a bodega de la asignación de materiales por proveedor
Compras, Bodega
Jefe de Compras, Jefe de Bodega
No hay Se envía vía correo
67
Elaborar cronograma de entregas por proveedor
Bodega Jefe de bodega No hay El cronograma contiene información de los requisitos de compras
Se hacen pedidos a los diferentes proveedores
Compras Jefe de Compras FO.2E.02 Pedido
Se envía pedidos a proceso de liberación
Compras, Gerencia General
Jefe de compras, Gerente General
no hay
Por los rubros estos pedidos solo los libera el Gerente General y si no se encuentra disponible puede tomar varios días
Los pedidos son enviados vía correo a los proveedores
Compras Asistente de Compras
No hay se los envía vía correo
Se envía cronograma de entrega a proveedores
Bodega Jefe de Bodega No hay se los envía vía correo
Proveedor procede con el despacho según cronograma de entrega
Bodega Jefe de bodegas, Auxiliar de Bodegas
FO.2F.05 Control de Ingreso de Polietileno y sacos
No siempre se cumple con los tiempos establecidos en el cronograma
Si el proveedor no cumple con la entrega según lo establecido en el cronograma, se procede a hacer el seguimiento
Bodega, Compras
Jefe de bodegas, Jefe de Compras
No hay No hay sanción para proveedor
Si los materiales no cumplen con la inspección previas de la bodega, se procede a no recibir
Bodega Jefe de Bodega no hay Se envía al proveedor muestra de porque no se recibe
Si los materiales cumplen con la inspección previa, se ingresa al sistema SAP
Bodega Jefe de Bodega FO.2F.01 Reporte de Ingresos de materiales y servicios
Reporte va a contabilidad
Compra de Materiales de Importación
Según tipo de material y/o insumo se establece contacto con los proveedores vía correo
Compras Jefe de Logística No hay El contacto es vía correo
68
Se solicita vía correo cotización de los materiales a adquirir, y se envía referencia de compras anteriores
Compras Jefe de Logística No hay
Se recibe cotización y se confirma requisitos con los usuarios
Compras, Procesos solicitantes
Jefe de Logística, solicitantes
No hay Los usuarios dan el aval técnico para decisión de compras
Se confirma aceptación de oferta a proveedor vía email, se negocia envío de materiales y se realizan las transferencias de dinero
Compras, Financiero
Jefe de Logística, Tesorero
No hay El comprobante electrónico de la transferencias es virtual
Se informa de arribo de los materiales o insumos por vía marítima o por vía aérea, se realizan las gestión de desaduanización
Compras Jefe de Logística No hay Una vez reunidos los gastos portuarios, se realiza el respectivo pedido
Los materiales llegan a la bodega con documento de traslado del agente aduanero
Bodega Jefe de bodega No hay Si existiese inconformidad con los materiales, no se los puede devolver
Se informa de llegada de materiales a la bodega y se pide número del pedido de compra
Bodega, Compras
Jefe de bodega, Asistente de compras
No hay En caso de no existir pedido, se lo realiza en ese momento
Se emite pedido de importación en el sistema SAP, y se envía a liberación en caso sea necesario
Compras, Contraloría, Gerencia General
Jefe de Logística, contralor, Gerente General
FO.2E.02 Pedido El pedido puede tomar días en estar liberado, debido a la disponibilidad de los involucrados
Recibe pedido y hace el ingreso de los materiales o insumos al sistema SAP
Bodega Jefe de Bodega FO.2F.01 Reporte de Ingresos de materiales y servicios
Por cada importación se hace un memorándum
Realiza memorándum de importación para entregar a compras y archivar copia en bodega
Bodega, Compras
Jefe de bodega, Asistente de compras
No hay El memorándum se archiva con el pedido
69
Compra de Servicios
El usuario del servicio informa de la oferta del proveedor con respecto al servicio a realizar
Procesos, compras
Usuarios, Asistente de compras, Jefe de Compras
No hay Básicamente la decisión de compras es tomada por el usuario del servicio
Si el servicio es repetitivo o bajo contrato, se hace pedido por mes que toque según contrato
Compras Jefe de Compras FO.2E.03 Pedido de Servicio
No se revisa los contratos, si hay diferencias no hay adendum en los contratos
Hacer la aceptación del servicio en el sistema SAP
Diferentes Procesos
Usuarios, Asistente de compras, Jefe de Compras
No hay
Si bien no hay registro de esta actividad, si hay un formato de la aceptación que emite el sistema y que no está identificado en la documentación
Conciliación de compras
Recibir las facturas de todos los proveedores
Compras, todos los procesos
Asistente de Compras, Jefe de compras
Cuaderno bitácora de facturas diarias
El cuaderno contiene información relevante al proceso, pero este no está identificado dentro de la documentación
Revisar que los valores, cantidades y términos de negociación sean los acordados
Compras Asistente de Compras, Jefe de compras
No hay
Si las facturas son correctas, se adjuntan los soportes de las mismas, y se envían al área de contabilidad
Compras, Contabilidad
Asistente de Compras, Asistente contable
Cuaderno bitácora de facturas diarias
En ocasiones contabilidad devuelve facturas por inconsistencias
Si las facturas no son correctas, se contacta con proveedores
Compras Asistente de Compras, Jefe de compras
No hay No hay registros de las facturas devueltas
Si el error es responsabilidad de compras, se procede a corregir el pedido
Compras Asistente de Compras, Jefe de compras
No hay Es una actividad que se da al menos una vez por semana
Se reversa el ingreso o aceptación de servicio , se corrige y se vuelve a ingresar
Bodega Jefe de bodega, Asistente de compras
No hay Esta actividad afecta significativamente al procesos de bodega, por los movimientos de materiales
70
Con las facturas correctamente conciliadas, se le adjuntan los soportes y se entregan a contabilidad para gestiones de pago
Compras, Contabilidad
Asistente de Compras, Asistente contable
Cuaderno bitácora de facturas diarias
Hay ocasiones en que, a contabilidad llegan facturas sin sus respectivos soportes
Calificación y evaluación de Proveedores
La calificación de los proveedores se las realiza internamente o por un proveedor contratado
Compras Jefe de Compras No hay
Solicitar a los proveedores los requisitos establecidos por la empresa para calificar
Compras Jefe de Compras No hay
La comunicación con el proveedor es vía teléfono y/o correo, no hay una lista de los requisitos para enviar al proveedor , no hay tiempo límite para que el proveedor entregue la información
Seleccionar a los proveedores que cumplan con los requisitos
Compras Jefe de Compras
FO.2E.04 Evaluación y Selección de Proveedores del Exterior y Ocasionales
No está definido el formato que usa el proveedor para la calificación de proveedores
Informar de los resultados a los proveedores ya Sena estos positivos o negativos
Compras Jefe de Compras No hay
Registrar proveedores calificados en base de datos
Compras Asistente de Compras
Base de dato El registro es virtual, pero no se declara nada en la documentación del proceso
Evaluar a los proveedores que inciden directamente con el producto final
Compras Jefe de Compras
FO.2E.04 Evaluación y Selección de Proveedores del Exterior y Ocasional
No se indica quien o quienes facilitan la información para la evaluación del proveedor
Re- Evaluar a los proveedores que inciden directamente en el producto final
Compras Jefe de Compras FO.2E.05 Re- Evaluación de Proveedores
71
3.2.1.3. Diagrama de flujo actual del Proceso de Compras
El actual diagrama de flujo del proceso, se lo evidencia muy simple, ECUASAL
C.A. ha definido la simbología a usar para la elaboración de los organigramas
de los procesos, pero en este no han sido usados correctamente, hay que
agregar que no grafica todos los documentos y procesos relacionados.
Figura No. 26: Diagrama del Proceso de Compra bajo la versión ISO 9001:2008
72
3.2.1.4. Resumen del Diagnóstico bajo la norma ISO 9001:2008
Según lo identificado se puede evidenciar que el proceso cumple con las
funciones básicas para adquirir los materiales y servicios que requieren los
procesos de ECUASAL C.A., sin embargo carece de algunos registros que le
ayuden a mejorar, los controles establecido no garantizan la eficacia de las
actividades, el procedimiento y los instructivos no dan mayor detalle de las
actividades que se realizan entre las áreas involucradas.
De la información levantada se pudo identificar algunas novedades que
mencionamos a continuación:
No está claro en que escenarios de compras se solicitan dos ofertas
por materiales.
No está establecido hasta cuanto es el monto que puede aprobar el
Jefe de Compras.
No hay un método que garantice que los requisitos de compras son
revisados y/o aprobados antes de generar los pedidos de compras.
De acuerdo a las entrevistas con los usuarios (contabilidad,
bodegas) no se validan los datos en los pedidos que se generan, ya
que por eso se hacen modificaciones, lo que obliga a realizar
actividades repetitivas.
Hay proveedores que no cuentan con correos electrónicos para
enviar el pedido de compra, y no hay evidencia que se les haya
enviado los pedidos.
Las actividades de seguimiento a los proveedores no son efectivas,
se evidencia atrasos, según versiones del jefe de bodega.
Existen documentos y/o actividades que son relevantes en el
proceso de compras (hoja de asignación a proveedores, cronograma
a proveedores), las mismas que no han sido identificadas en el
proceso.
Los pedidos están expuestos a no ser aprobados de manera
inmediata por la ausencia de los que aprueban.
En las compras de servicios no se evidencian contratos, adendum, y
soportes de negociación (capacitaciones).
Muchos pedido de servicios se realizan posterior a recibir el servicio
y/o factura por el mismo.
73
El formato que utiliza el proveedor externo para calificar y evaluar a
los proveedores no ha sido incluido en la documentación, y tampoco
aprobado por el dueño del proceso.
Para la evaluación de proveedores no se define quien o quienes
facilitan la información definida para evaluar al proveedor.
3.3. Diagnóstico frente a la Norma ISO 9001:2015
3.3.1. Diagnóstico de los Requisitos de la Norma ISO 9001:2015
Para este propósito se procede primero a realizar un diagnóstico general de la
empresa, con el fin de conocer como está de manera general ECUASAL C.A.
frente a los nuevos estándares de la Norma ISO 9001:2015, una vez realizado
nos centraremos en el proceso de compras, con el fin de identificar los puntos a
considerar en el nuevo procesos de adquisiciones.
Para la realización de este diagnóstico se procedió a realizar un Check list de
verificación (Anexo 1) que contempla todos los requisitos de la nueva versión
de la Norma ISO 9001:2015, en el que se consideró los criterios:
Cumple
No cumple
Cumple parcialmente
No aplica
Se consideró los criterios antes mencionados a fin de valorar lo realizado por la
empresa con su sistema de gestión basado en la versión del 2008, es por eso
que contemplamos la ponderación de la variable “Cumple Parcialmente”.
No se aplicó el mismo sistema usado para el diagnóstico de la Norma
9001:2008, debido a que la nueva versión de la norma recién se está
incorporando en las empresas del Ecuador.
A continuación el resultado en detalle por cada capítulo de la Norma ISO
9001:2015:
74
3.3.1.1. Capítulo 4 Contexto de la Organización
En el capítulo 4 Contexto de la organización, cumple parcialmente con la
determinación de las cuestiones internas y externas, pero no cumple con el
seguimiento de estas y el establecimiento de planes de acción para abordar los
riesgos.
Figura No. 27: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO
9001: 2015, Capítulo 4 Contexto de la Organización
3.3.1.2. Capítulo 5 Liderazgo
Capítulo 5 Liderazgo, tiene un cumplimiento del 91%, cumplimiento parcial del
6% y un incumplimiento de apenas el 3% que radica en la determinación de los
riesgos y oportunidades que puedan afectar para el aumento de la satisfacción
del cliente.
75
Figura No. 28: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO
9001: 2015, Capítulo 5 Liderazgo
3.3.1.3. Capítulo 6 Planificación
El capítulo 6 Planificación, muestra un cumplimiento compartido en las tres
variables, el no cumplimiento es debido a que la empresa no ha determinado
los riesgos y oportunidades ni las acciones para tratar los mismos.
Figura No. 29: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO
9001: 2015, Capítulo 6 Planificación.
76
3.3.1.4. Capítulo 7 Apoyo
El Capítulo 7 Apoyo, cuenta con un cumplimiento del 96% siendo solo el 2%
que no se cumple dentro de este capítulo y se debe a la documentación de los
recursos de seguimiento y medición.
Figura No. 30: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO
9001: 2015, Capítulo 7 Apoyo.
3.3.1.5. Capítulo 8 Operación
En este capítulo 8 se ha considerado la variable de No aplica, debido a que la
empresa excluye el subcapítulo de Diseño y desarrollo productos y servicios,
pero ECUASAL C.A. debe demostrar que la exclusión de este apartado no
pone en riesgos sus productos, por lo tanto si consideramos este no aplica más
el resultado de cumplimiento 64%, la empresa tiene un cumplimiento del 80%,
un cumplimiento parcial del 15% lo que deja por cumplir de un 5% que tiene
que ver con la comunicación de los con los proveedores y la preservación de
la propiedad del cliente y proveedor externo.
77
Figura No. 31: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO
9001: 2015, Capítulo 8 Operación.
3.3.1.6. Capítulo 9 Evaluación y Desempeño
Como se puede observar en el capítulo 9 Evaluación del desempeño, existe un
cumplimiento del 93%, el incumplimiento del 7% corresponde a las
evaluaciones de las acciones tomadas para los riesgos y oportunidades y la
revisión de los cambios en las cuestiones internas y externas.
Figura No. 32: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO
9001: 2015, Capítulo 9 Evaluación y Desempeño.
78
3.3.1.7. Capítulo 10 Mejora
Lo que comprende al capítulo 10 Mejora, se evidencia un cumplimiento del
100%, todo debido al actual Sistema de Gestión que tiene ECUASAL C.A.
Figura No. 33: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO
9001: 2015, Capítulo 10 Mejora
Resultado general:
Figura No. 34: Cumplimiento del actual Sistema de Gestión de Calidad frente a la Norma ISO
9001: 2015
79
De manera general ECUASAL C.A. C.A cumple con un 76% los requisitos de la
nueva versión de la Norma ISO 9001:2015, el incumplimiento radica en la
determinación de las cuestiones internas y externas, el análisis de riesgos y
las acciones a tomar para estos, cuenta con un cumplimiento parcial del 14%,
lo que indica que son muy pocos correctivos que debe realizar al SGC. En
términos generales ECUASAL C.A. C.A cumple satisfactoriamente con los
requisitos de la Norma 9001:2015.
Los resultados individuales de los capítulos constan en el Anexo 2.
80
3.4. Resultados de cumplimiento del proceso de Compras bajo la
Norma ISO 9001:2015
A continuación se detallan los resultados del proceso de compras, el mismo
que solo se ha contemplado el capítulo 8.4 Control de los procesos, productos
y servicios suministrados externamente, pero se detallan resultados por cada
apartado de este capítulo, a fin de identificar los puntos que deben ser
atendidos con respecto a la nueva versión de la Norma:
Figura No. 35: Cumplimiento del actual Proceso de Compras frente a la Norma ISO
9001:2015, Capítulo 8.4.1
El apartado 8.4.1 no demuestra incumplimiento, pero si el mayor porcentaje de
cumplimiento parcial 75 %, lo que indica que el proceso debe aplicar controles
relacionados con la calificación y evaluación de los proveedores, de igual
manera documentar el seguimiento del desempeño de estos.
Figura No. 36: Cumplimiento del actual Proceso de Compras frente a la Norma ISO
9001:2015, Capítulo 8.4.2
81
El apartado 8.4.2 evidencia un cumplimiento del 40%, cumplimiento parcial del
40% y el 20% restante no aplica, esto se debe a que la empresa no tiene un
proceso contratado externamente que incida en su producto final, pero no hay
que descartarlo, ya que la empresa está en evaluando diversificar su producto
y no descarta el contratar proceso externos que ayuden a su propósito. Con
respecto al cumplimiento parcial, el proceso debe considerar el alcance de los
controles de los servicios y verificación de los materiales adquiridos.
Figura No. 37: Cumplimiento del actual Proceso de Compras frente a la Norma ISO
9001:2015, Capítulo 8.4.3 Información para los proveedores externos
En este apartado 8.4.3 el proceso de compras de ECUASAL C.A. no presenta
cumplimiento, el resultado es 50/50 entre cumplimiento parcial y el no cumple.
Esto se debe a que el proceso no se asegura de la adecuación de los
requisitos de compras, la información de los requisitos que se envía a los
proveedores no abarca a todos las compras, solo presenta evidencia de
requisitos en algunos materiales de producción.
En resumen el proceso de compras respecto a la nueva versión de la ISO
9001:2015, tiene:
82
Figura No. 38: Cumplimiento del actual Proceso de Compras frente a la Norma ISO
9001:2015, Capítulo 8.4
El actual proceso de compras de ECUASAL C.A., tiene un cumplimiento de
27% a los puntos que se tratan en este apartado, esto no necesariamente
indica que haya que hacer y/o implementar muchos cambios en este proceso,
ya que como muestran los resultados el 55 % indica que parcialmente se está
cumpliendo con esta norma en estos puntos, la empresa debe completar la
información y / o aplicar los controles que sean necesarios.
El resultado también arroja un porcentaje de 9 % de no aplicabilidad, que
radica precisamente en la empresa que no tiene procesos que sean
suministrados externamente por eso no se contemplan controles para estos, tal
como lo pide la Norma ISO 9001:2015, sin embargo la empresa no descarta la
opción de contratar procesos o parte de los mismo, por lo que el proceso de
compras debe considerar los posibles controles que se deban aplicar a los
procesos que sean suministrados externamente.
El porcentaje de incumplimiento de 9 % es porque el proceso no se asegura de
la adecuación de los requisitos antes de comunicárselos al proveedor. Es
necesario que se cubra este punto para cumplir con la Norma, cabe indicar
que el proceso si le comunica al proveedor de los requisitos de compras, pero
los hace vía telefónica, no hay evidencia a nivel de materiales y repuestos que
le detallen los requisitos al proveedor.
83
CAPÍTULO 4
4. PROPUESTA
4.1. Identificación de las mejoras al proceso de compras
Luego del diagnóstico se identifica las áreas del actual proceso de compras
que ECUASAL C.A. debe mejorar y a su vez trabajar en los aspectos de la
nueva Norma ISO 9001:2015.
El proceso debe considerar controles sobre las compras y los proveedores,
estos controles deben estar dados en medida del impacto del material o
servicio adquirido. La interpretación que se da sobre la evaluación de los
proveedores es que se debe considerar diferentes formas y/o criterios para
evaluarlos, establecer periodos de seguimiento de desempeño y reevaluación.
Asegurarse que se comunican los requisitos de compras a los proveedores es
clave en los procesos de compras, la aplicación de controles en el proceso
garantizará el éxito de las gestiones. El proceso debería identificar los
materiales y/o servicios claves o críticos para establecer controles sobre estos.
La asignación de responsabilidades para las actividades tiene que estar
definidas en el proceso, a fin de que se monitoree los controles establecidos.
La evidencia documentada de todos los controles, evaluaciones a proveedores
y de las acciones tomadas, por lo tanto debe:
1. Por la relevancia del proceso para la organización se debe considerar
los riesgos y oportunidades del proceso de compras, ya que es el
canal por el cual se adquiere los materiales para producir el producto
de la empresa, de esta manera cubrir el punto 6.1 (Acciones para
abordar riesgos y oportunidades) de la Norma ISO 9001:2015.
2. Mejorar los controles del proceso para realizar los pedidos, revisar las
ofertas, definir montos permitidos por funcionarios, y que garanticen la
eficacia del mismo.
3. Identificar toda la documentación relacionada al proceso, con mayor
atención a aquellas que están involucradas en actividades para
asegurar que los materiales y servicios cumplen los requisitos, para
84
cubrir el punto 4.4 (Sistema de Gestión de la calidad y sus procesos) de
la Norma ISO 9001:2015.
4. Definir método para que se cumplan los prerrequisitos para realizar los
pedidos, y así cubrir lo que pide la norma en su apartado 8.4.1
(Generalidades).
5. Establecer métodos para asegurar la validación de los requisitos de y
de la información de compras antes ser enviados al proveedor, para
cubrir el 8.4.3 (Información para los proveedores) de la Norma ISO
9001:2015.
6. Establecer actividades de seguimiento a los proveedores en función de
su impacto en el producto de la empresa y así cubrir el 8.4.3
(Información para los proveedores), de la Norma ISO 9001:2015.
7. Establecer en qué casos los proveedores son calificados por un ente
externo y en qué casos por la empresa, definir y/o unificar los criterios
de evaluación, selección y reevaluación, actualmente estos criterios son
diferentes, para cubrir el 8.4.1 (Generalidades), de la Norma ISO
9001:2015.
8. Crear un método de seguimiento del desempeño de los proveedores, y
establecer las fuentes de donde se obtendrá la información para la
evaluación del desempeño, con lo cual cubrirá el apartado 8.4.1
(Generalidades) de la norma.
9. La empresa cuenta con servicio contratado de transporte de materia
prima y producto terminado, por lo que debe aplicar controles a estos
servicios que actualmente no cuenta, para cubrir 8.4.2 (Tipo y alcance
del Control) de la Norma ISO.
10. En la versión 2008 se precautelaba la propiedad del cliente, ahora en
esta versión 2015 el control se extiende a los proveedores externos, por
lo tanto se debe establecer métodos para proteger la propiedad de los
proveedores, como lo establece el apartado 8.5.3 (Propiedad
perteneciente a los clientes o proveedores externos) de la Norma ISO
9001:2015.
11. Ajustar y/o cambiar los actuales indicadores que tiene el proceso, los
mismos que deben adaptarse a la realidad de las actividades de
compras y que aporten a la mejora continua del, para cubrir el 4.4.1 y
10.3 (Mejora Continua) de la Norma ISO 9001:2015.
85
4.2. Requerimientos de la Norma ISO 9001:2015
La nueva versión de la Norma requiere en el apartado 8.4:
8.4.1 La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y
servicios suministrados externamente son conformes a los requisitos.
La organización debe determinar los controles a aplicar a los procesos,
productos y servicios suministrados externamente cuando:
a) Los productos y servicios de los proveedores externos están
destinados a incorporarse dentro de los propios productos y servicios
de la organización.
b) Los productos y los servicios son proporcionados directamente a los
clientes por proveedores externos en nombre de la organización.
c) Un proceso o una parte de un proceso, es proporcionado por un
proveedor externo como resultado de una decisión de la organización.
La organización debe determinar y aplicar ciertos criterios para la evaluación,
la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los
proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos
o productos y servicios de acuerdo con los requisitos.
La organización debe conservar la información documentada de estas
actividades y de cualquier acción necesaria que surja de las evaluaciones.
8.4.2 La organización debe asegurarse de que todos los procesos, los
productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera
adversa a la capacidad que tiene la organización para entregar productos y
servicios conformes de manera coherente a sus clientes.
La organización debe:
a) Asegurarse de que los procesos suministrados externamente
permanecen dentro del control del sistema de gestión de la calidad.
b) Definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y a los
que pretende aplicar las salidas resultantes.
c) Tener en consideración:
86
1. El impacto potencial de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente en la capacidad de la organización
de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y
reglamentarios aplicable.
2. La eficacia de los controles son aplicados por el proveedor
externo.
d) Determinar la verificación u otras actividades necesarias para
asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados
externamente cumplen los requisitos.
8.4.3. La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos
antes de su comunicación al proveedor externo.
La organización debe comunicar a los proveedores externos los requisitos
necesarios para:
a) Los procesos, productos y servicios a proporcionar.
b) La aprobación de:
1. Productos y servicios.
2. Métodos, procesos y equipos.
3. La liberación de productos y servicios.
c) La competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las
personas.
d) Las interacciones del proveedor externo con la organización.
e) El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a
aplicar por parte de la organización.
f) Las actividades de verificación o validación que la organización, o su
cliente pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor
externo.
4.3. Desarrollo de Propuesta
Se propone diseñar un nuevo proceso de compras, el mismo que debe
considerar los cambios de la nueva versión de la Norma ISO 9001:2015, y los
aspectos identificados en el levantamiento de información del proceso, junto a
los controles que garanticen la eficiencia de sus resultados.
87
Los cambios a aplicar en el proceso radican desde el nombre, al cual lo
denominaremos en adelante como: Proceso de Adquisición de Bienes y
Servicios, hasta el contenido de su documentación, este nuevo proceso debe
considerar las fases y aspectos básicos de la gestión de compras como:
Procedimientos de compras
Compras de materiales y repuestos
Compra de Servicios
Compra de materiales de producción
Importaciones
Compra vía aérea
Compra vía marítima
Calificación de proveedores
Evaluación de proveedores
Seguimiento del desempeño de proveedores
Reevaluación de proveedores
Validación de requisitos
Conciliación de compras de bienes
Conciliación de compras de servicios
Tratamiento de la propiedad del proveedor
4.3.1. Redacción de la documentación
Para la elaboración de la documentación: los procedimiento, instructivos y
formatos que se requieran crear para el proceso de Adquisiciones de Bienes y
Servicios, se la realizará con los lineamientos que ECUASAL C.A. C.A ha
definido en su Instructivo de Redacción de Documentos (Anexo 3), el mismo
que contempla la metodología para elaborar los documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad de ECUASAL C.A., y contempla lo requerido por la
Norma ISO 9001:2015 en el apartado 7.5 (Información documentada).
Todos los documentos que genere el nuevo proceso deben contener:
Un encabezado según el siguiente esquema:
88
1
Logo de Empresa
2
Nombre del Documento
3 Código 4 Revisión 5 Fecha
Estructura de documentos:
Contenido de Procedimientos:
1. Propósito
2. Referencias normativas
3. Documentación relacionada
4. Definiciones
5. Responsabilidades
6. Actividades
7. Control del proceso
8. Registros
9. Anexos
Contenido para Instructivos:
1. Propósito
2. Definiciones
3. Responsabilidades
4. Instrucciones de trabajo
4.3.2. Ficha del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
La norma ISO 9001:2015 determina en su apartado 4.4.1 Sistemas de gestión
de Calidad que: ECUASAL C.A., debe determinar los procesos necesarios para
el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación a través de la organización,
y debe:
a) Establecer las entradas requeridas y las salidas esperadas de tales
procesos.
b) Determinar tanto la secuencia como la interacción de estos procesos.
c) Determinar y aplicar los criterios y métodos (incluyendo el seguimiento,
las mediciones y los indicadores del desempeño relacionado)
89
necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de estos
procesos.
d) Determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse
de su disponibilidad.
e) Asignar responsabilidades y autoridades para estos procesos.
f) Abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo a los
requisitos del apartado 6.1.
g) Evaluar estos procesos e implementar los cambios necesarios para
asegurar que estos procesos logran los resultados previstos.
h) Mejorar los procesos y el Sistema de Gestión de la Calidad.
De acuerdo a lo expresado en la Norma, se debe definir las entradas y salidas
para el nuevo proceso de Adquisición de Bienes y Servicios, determinar su
interacción, aplicar métodos de seguimiento para la eficaz operación, asignar
recursos y responsabilidades.
La herramienta utilizada para identificar lo requerido por la norma en el
proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicio, fue la matriz de SIPOC.
El diagrama de SIPOC nos permite identificar la interrelación, la entradas y
salidas del proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios , define los límites
del proceso, el punto de inicio y final del proceso, identifica los recursos
necesarios para que se desarrolle el proceso, los resultados esperados y los
clientes y/o usuarios del proceso.
90
Después de aplicar el SIPOC tenemos el siguiente resultado:
Supplier/proveedor Input/entradas Process/procesos Output/salidas Customer/cliente
Proveedor Externo Documentación Calificación y Selección de Proveedores
Proveedor Calificado
Procesos Clientes
Cliente Interno Proveedor sugerido
Cliente Interno Necesidades Adquisición de Materiales y
Servicios
Pedido Proveedor
Solicitud de Pedido de Materiales y Servicios
Requisitos de materiales y servicios
Proveedor Externo Ofertas Selección y Análisis de Oferta
Oferta Seleccionada
Proveedor
Muestras Material Seleccionado
Proveedor Externo Certificados de Calidad
Verificación de Materiales y
Servicios Adquiridos
Materiales entregados
Proceso de Almacenamiento de Sal en grano
Mat. y Repuestos. Materiales
Servicios Servicios aceptados
procesos clientes
Informe de Trabajos Realizados
Bodegas Reporte de Ingresos de Materiales
Conciliación de Facturas
Facturas con Soportes de
Compras
Contabilidad / Finanzas
Procesos Clientes Hoja de entrada de servicio
Proveedor Externo Facturas
Copia de pedidos
Control De Calidad Reporte de Novedades de proveedor
Evaluación, Reevaluación y Seguimiento del Desempeño de Proveedores
Proveedor Reevaluado
Procesos Clientes
Bodegas Reporte de Cumplimiento de Entregas de Proveedor
Tabla No. 8: SIPOC proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios
Con la información obtenida del SIPOC, se procedió a realizar la ficha de
procesos para el proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios de ECUASAL
C.A., la misma que está compuesta de: Misión, Responsables, Proceso
superior, Documentos, Controles, Clientes, Entradas, Salidas, Recursos e
Indicadores. La ficha de proceso está identificada en el SGC de ECUASAL
C.A., con el código FP.2E.01 (Anexo 4).
91
Las fichas de proceso no son un fin por sí mismas, son herramientas para
conseguir otros fines con mayor facilidad, la norma no la exige, pero es
necesaria su utilidad, para identificar lo requerido por la norma ISO 9001:2015
en su apartado 4.4.1.
4.3.3. Diagrama de flujo del Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios
Con la información obtenida en el levantamiento de información del proceso de
compras, se procedió a modificar el diagrama de flujo existente, debido a que la
condición del mismo no brindaba una interpretación realista de lo que es el
proceso, los símbolos no eran correctamente utilizados de acorde a sus
significados. La norma ISO no exige realzar diagramas de flujos, pero
ECUASAL C.A. ya tenía establecido diagramas de flujos en sus procesos, por
lo que se empezó con el mejoramiento del diagrama para el nuevo proceso.
Figura No. 39: Nuevo Diagrama de Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
92
El nuevo diagrama de flujo está identificado en el SGC de ECUASAL C.A. con
el siguiente código: DF.2E.01.
4.3.4. Identificación de Riesgo del Proceso de Adquisición de Bienes y
Servicios
La versión 2015 de la norma ISO, demanda en el apartado 6.1, que se deben
determinar los riesgos y oportunidades a fin de asegurar que el SGC logre los
resultados previamente planificados, de tal manera se deben considerar
acciones a fin de mitigar, asumir o eliminar los riesgos.
Se procedió analizar el actual proceso de compras, a fin de identificar todos los
riesgos posibles, para luego establecer controles y seguimientos, que permitan
eliminar y/o reducir el impacto, con el propósito que no puedan afectar a los
objetivos estratégicos de ECUASAL C.A. y del nuevo proceso de adquisiciones
de bienes y servicios.
Para la identificación de los riesgos usamos la Metodología para la
administración de riesgos, la misma que está desarrollada a continuación.
Como primer paso para la identificación de riesgos fue determinar el contexto,
por lo que se definió el mismo en: Contexto Externo, Contexto Interno y
Contexto del proceso. Se consideraron los siguientes aspectos en cada
contexto:
Contexto Externo: Político, Económico, Legales, Sociales, Comunicaciones y
Tecnológico
Contexto Interno: Financiero, Personal, Proceso, Tecnológico,
Comunicación y Estratégico
Contexto de Proceso: Diseño de proceso, Asociados y comunicación
Como resultado del proceso tenemos lo siguiente:
93
Identificación de Riesgo del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
Contexto Externo
Político
Cambio de presidente En tiempo de elecciones, se realizan cambios en los gobiernos salientes
que pueden ser suprimidas por los gobiernos entrantes
Impuestos por terremoto Con pretexto de agilitar la reconstrucción el gobierno de turno pude aplicar
cualquier medida que le permita recaudar recursos para este propósito
Económico
No baja del IVA del 14% al 12%
Esta medida se tomó a mediados de este año, y si no se cumple con lo establecido por el gobierno, se seguirán trastocando las adquisiciones
Constantes cambios en partidas arancelarias
No se puede presupuestar con una tasa fija para la importaciones
Extensión de salvaguardias
Se mantiene aún salvaguardas en las fronteras del país, las mismas que inicialmente eran por tiempo limitado
Legales
Precio cambiante de combustible
Durante este año se están ajustando los precios del combustible de forma mensual
Cupo para adquisición de combustible
La ARCH regula los cupos de compras de diésel a las empresas
Sociales Ofertas por internet Llega mucha información de proveedores y sus productos
Comunicación Contacto con proveedores
externos No todos tienen actualizada la dirección electrónica
Tecnológico Sistema de facturación
electrónica Desde este año se aplica el sistema de facturación electrónica
94
Identificación de Riesgo del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
Contexto Interno
Financieros
Presupuesto de adquisiciones
Proceso no tienen presupuesto asignado para las gestiones de compras
Recursos para adquisiciones
Incumplimiento crediticio con proveedores
Personal
Responsables de procesos
Por los rubros los pedidos solo los libera el Gerente General y si no se encuentra disponible la liberación puede tomar varios días
Personal Competente Por la experiencia de más de 10 años en el cargo, se toman decisiones a última hora
Proceso
Instructivo de proveedores
No se especifica en qué casos los proveedores son calificados por un ente externo y en qué casos por ECUASAL C.A. , los criterios de evaluación, selección y reevaluación, son
diferentes
Documentación La identificación de toda la documentación relacionada al proceso, con mayor atención a
aquellas que están involucradas en actividades para asegurar que los materiales y servicios cumplen los requisitos no ha sido identificada
Métodos No hay métodos para asegurar la validación de los requisitos de compras , antes de enviarlos
al proveedor
Tecnológico Integridad de datos La información del ERP SAP está disponible y actualizada
Comunicación Procesos internos Los usuarios de mantenimiento no informan de sus planificaciones con tiempo suficiente de
antelación
Estratégico Direccionamiento Los usuarios no conocen bien el procedimiento establecido
95
Identificación de Riesgo del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
Contexto del Proceso
Diseño de proceso
Claridad y descripción Las actividades del procesos están descritas muy general y deja mucho a la
interpretación
Objetivos Cumplir con las adquisiciones de manera oportuna y al mejor costo
Controles El indicador del proceso no refleja la realidad de los resultados obtenidos
Interacción
Mantenimiento Compras de último momento por mantenimientos correctivos
Bodegas La mayor parte de los requerimientos de adquisiciones provienen de la bodega de Mat. Y Repuestos, siendo el primer cliente en atender por la relación directa con
producción
Finanzas Entrega de facturas a última hora, y constante devoluciones de facturas por falta de
soportes y/o inconsistencia entre Pedido y Facturas
Asociados Bodegas Emite solicitud de pedidos, envía cronograma de entrega a proveedores críticos,
informa de novedad con materiales entregados
Responsable Jefe de compas Experiencia
Comunicación Información Reportes de ingresos por parte de bodegas, hojas de aceptación de servicios por
usuarios, facturas por proveedores
96
A continuación se procedió a la identificación de los riesgos, los mismos que se lo
realiza determinando las causas con base a los contextos ya identificados. Con los
aportes del jefe y el asistente, del actual proceso de compras. El resultado de esta
fase de identificación, es una lista de las causas de los posibles riesgos
Con la lista de causas se procede a identificar los posibles riesgos, los cuales
estarán asociados a eventos o situaciones que puedan afectar el normal
desenvolvimiento de las actividades del proceso para obtener los objetivos
planeados.
Causa Riesgo
Impuestos por terremoto: Con pretexto de agilitar la reconstrucción el gobierno de turno pude aplicar
cualquier medida que le permita recaudar recursos para este propósito
Las adquisiciones de materiales se pueden ver afectadas por las medidas económicas
que pueda tomar el gobierno
La no baja del IVA del 14 al %, medida tomada a mediados de este año, y si no se cumple con lo
establecido por el gobierno se seguirán trastocando las adquisiciones
Si se mantiene el IVA al 14% las adquisiciones se mantendrán con los nuevos
precios
Por los constantes cambios en las partidas arancelarias: no se puede presupuestar con una tasa
fija para la importaciones
Se limitaran las importaciones de Insumos para la producción,
Extensión de Salvaguardias en las importaciones Incremento en los costos de importación de
materiales y repuestos
La ARCH regula los cupos de compras de diésel a las empresas
La producción se puede ver afectada, ya que el cálculo para el cupo fue hecho en base a 5 días de producción, pero la empresa labora
al menos un sábado adicional por mes
En las ofertas por internet llega mucha información de proveedores y sus productos
Se pudiera adquirir materiales de mala calidad
Para el contacto con los proveedores, no todos tienen actualizada la dirección electrónica
No atención del pedido
En el ámbito tecnológico se aplica el sistema de facturación electrónica
Sí el sistema no fluye entre los proveedores y ECUASAL C.A., se puede retrasar el
proceso de pagos
En el orden financiero de la empresa puede generarse incumplimiento crediticio con proveedores
Retrasos en la entrega de los materiales para producción, repuestos y servicios y se
obliga a comprar a otros proveedores
97
Según los rubros los pedidos solo los libera el Gerente General, pero en caso de no estar disponible,
la liberación puede tomar varios días
poniendo en riesgo la calidad del bien y/o servicio
Retrasos en la entrega de los materiales para producción, repuestos y servicios
Por la experiencia de más de 10 años en el cargo, se toman decisiones a última hora
Materiales y repuesto no lleguen a tiempo para el mantenimiento de la planta
El procedimiento actual no se especifica en qué casos los proveedores son calificados por un ente
externo y en qué casos por ECUASAL C.A. , los criterios de evaluación, selección y reevaluación, son
diferentes
Proveedor que no cumpla con los criterios establecidos
No ha sido identificada toda la documentación relacionada al actual proceso, especialmente aquellas que están involucradas en actividades para asegurar que los materiales y servicios cumplen los requisitos
No tener soporte de los requisitos de Materiales críticos, repuestos y servicios
No hay métodos para asegurar la validación de los requisitos de compras , antes de enviarlos al
proveedor
Materiales críticos, repuestos y servicios no cumplen con los requisitos necesarios
La información del ERP SAP está disponible y actualizada
No usarla para estadísticas del resultado del proceso
Los usuarios de mantenimiento no informan de sus planificaciones con tiempo suficiente de antelación
Compras de último momento, sin cumplir procedimientos establecidos
Los usuarios no conocen bien el procedimiento establecido
Retraso en adquisición de requerimiento Las actividades del actual proceso están descritas
muy general y deja mucho a la interpretación
Deseo de cumplir con las adquisiciones de manera oportuna y al mejor costo
Adquirir productos de mala calidad
El indicador del proceso no refleja la realidad de los resultados obtenidos
Proceso deficiente en su gestión
La mayor parte de los requerimientos de adquisiciones provienen de la bodega de Mat. Y
Repuestos, siendo el primer cliente en atender por la relación directa con producción
Retraso en la entrega de los materiales críticos para la producción y el
mantenimiento
Entrega de facturas a última hora, y constante devoluciones de facturas por falta de soportes y/o
inconsistencia entre Pedido Y Facturas Incumplimiento con los proveedores
La bodega de repuestos emite solicitud de pedidos, envía cronograma de entrega a proveedores críticos,
informa de novedad con materiales entregados
No entregar de manera oportuna los informes para la evaluación
Reportes de ingresos por parte de bodegas, hojas de aceptación de servicios por usuarios, facturas por
proveedores Traspapele de documentación soporte
Tabla No. 9: Causas y Riesgos del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios
98
Luego se procede a analizar los riesgos identificados, se evalúa las
consecuencias, el impacto que tendría el riesgo dentro del proceso, y su
probabilidad de ocurrencia.
Las consecuencias evaluadas están relacionadas con las actividades que pudiera
verse afectada por los riesgos identificados en el proceso de compras.
La probabilidad de ocurrencia se la analiza bajo el número de eventos dentro de
un periodo determinado que pudiera ocurrir el riesgo, para esto se considera las
ponderaciones y/o información estadísticas que fue facilitada por el personal del
proceso, jefe y asistente de compras. Para determinar el resultado de la
probabilidad, se utilizó la tabla de probabilidad (Anexo 4).
El impacto se mide en las consecuencias que puede generar el riesgo si es que
ocurre, para determinar el impacto se utilizó la tabla de impacto (Anexo 5), que
considera dos aspectos Cuantitativo y Cualitativo y las respuestas de los
involucrados en el proceso.
En función de los resultados de probabilidad y el impacto, se define el tipo de
riesgos, según la tabla de relación probabilidad / impacto.
A continuación los resultados de los riesgos del proceso de Adquisición de Bienes
y Servicios de ECUASAL C.A., por lo extensa de la tabla solo mostramos una
parte de la misma, la tabla completa consta en el (Anexo 6).
99
Figura No. 40: Resultados parciales del Análisis de Riesgo del Proceso de Adquisición de Bienes
y Servicios de ECUASAL C.A.
Como resultado general del proceso tenemos identificados y categorizado en el
mapa de riesgos:
Siete riesgos bajos
Nueve riesgos moderados
Siete riesgos altos
Cero riesgos extremos
100
Figura No. 41: Mapa de Riesgos del Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de ECUASAL
C.A.
Figura No. 42: Matriz de Riesgos del Proceso de Compras de ECUASAL C.A.
5Casi
Seguro
4 Probable 3
3 Posible 1 7 3
2
Improbable5 1 1
1 Rara Vez 1 1
Insignificante Menor Moderado Mayor Catastrófico
1 2 3 4 5
Mapa de Riesgos del Proceso de Compras de Ecuasal
P R
O
B
A
B
I L
I D
A
D
I M P A C T O
Tabla de relación Probabilidad /Impacto
101
Una vez identificados y categorizados los riesgos, se procedió a establecer los
controles con el fin de eliminar, mitigar o asumir los riesgos del proceso de
compras. Los controles establecidos en este trabajo, entraron a un proceso de
evaluación (Anexo 7), con los siguientes criterios:
Documentación
Responsabilidad
Registros
Frecuencias
Los criterios antes mencionados fueron determinante para la elaboración de la
documentación del nuevo proceso, debido al aporte brindado al momento de
establecer un control, si al control que se establecía no cumplía con un criterio, se
lo creaba y se los incluía en la nueva documentación, por lo tanto la mayoría de los
controles que se consideraron serán incorporados en el nuevo proceso de
Adquisiciones de Bienes y Servicios.
Figura No. 43: Identificación y Categorización de los Riesgos asociados al Proceso de Adquisición
de Bienes y Servicios de ECUASAL C.A.
Como resultado final tenemos la matriz de riesgos del actual proceso de compras
(Anexo 7).
102
4.3.5. Procedimiento de Adquisiciones de Bienes y servicios
El procedimiento de adquisiciones de bienes y servicios considera las directrices
para mejorar el proceso de compras, los aspectos de la Norma ISO 9001: 2015 y
todo los documentos, registros e instructivos necesarios.
Este procedimiento se identifica dentro del SGC de ECUASAL C.A. con el código
PR.2E.01, y contempla las actividades para la gestión de compras, el mismo que
siguiendo las directrices del Instructivo de Redacción de Documentos está
esquematizado de acuerdo al siguiente estándar: Propósito, Referencias
Normativas, Documentación Relacionada, Definiciones, Responsabilidades,
Control del Proceso, Registros y Anexos.
La documentación de este procedimiento está basada en la que existía en el
anterior proceso de compras, la misma que fue modificada a fin de cubrir los
cambios y/o considerar los controles que se identificaron en el levantamiento de
información, los cambios están dados en la modificación del contenido de los
procedimientos, eliminación de instructivos y registros que no aportaban al
proceso, la creación de nuevos procedimientos, instructivos y registros. Una vez
realizado todo el trabajo se obtiene la siguiente documentación:
Documento de Proceso
DF.2E.01 Diagrama de flujo del Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios
FP.2E.01 Ficha del Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios
Procedimientos e Instructivos
PR.2E.01 Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios
PR.2E.02 Tratamiento de Proveedores
IN.2E.01 Instructivo de Importación
IN.2E.02 Instructivo de Conciliación de Adquisiciones
IN.2E.03 Instructivo de Control de Requisitos de Compras
Registros
FO.2E.01 Ficha de Proveedores
FO.2E.02 Evaluación de Proveedores de materiales críticos
FO.2E.03 Evaluación de Proveedores de materiales y servicios
FO.2E.04 Evaluación de Proveedores ocasionales de materiales y servicios
FO.2E.05 Seguimiento del desempeño
103
FO.2E.06 Reevaluación de proveedor
FO.2E.07 Pedido
FO.2E.08 Pedido de servicio
FO.2E.09 Control de propiedad del Proveedor
FO.2E.10 Ficha de identificación de Riesgos del Proceso
Anexos
Solicitud de Pedido
Planos mecánicos de empaques
Ficha técnica de productos de empaques
Certificados de análisis de importaciones.
Cuaderno de control de facturas
Base de datos proveedores calificados
Cronograma de entrega
Hoja de aceptación de servicios
Memorándum de Importaciones
Reporte de disponibilidad de Materiales
Tabla No. 10: Documentos, Procedimientos e Instructivos, Registros y Anexos del nuevo proceso
de Adquisiciones de Bienes y Servicios
En base al diagnóstico levantado anteriormente se realizan las siguientes Mejoras
al proceso:
Este nuevo procedimiento dentro de sus actividades considera como
mejora del proceso tres escenarios de compras, los mismos que fueron
identificados en el levantamiento de información del proceso en donde se
evidenció que las actividades para realizar las compras varían en función
del tipo de adquisición a realizar, el anterior proceso definía actividades
generales para realizar las compras, dando a entender que cualquier tipo
de adquisición se debía hacer con las mismas directrices, por lo que se
definió los siguientes escenarios:
Compras de materiales y repuestos
Compra de materiales de producción
Compra de servicios
Estos escenarios se fijan debido al grado de importancia y el impacto de
las adquisiciones en los productos de ECUASAL C.A., cada uno de ellos
establece métodos y controles diferentes. El anterior procedimiento
establecía una metodología general para las compras, y no diferenciaba
como tratar las compras de cada uno de estos escenarios, al hacer esta
104
diferenciación se marcaron las pautas de ayuda para el control de los
proveedores.
Se elimina el instructivo de recepción de solicitudes de compras, debido a
la poca información que aportaba al proceso, en su lugar las directrices
para la recepción de las solicitudes de pedido son consideras y ampliadas
en este nuevo procedimiento de adquisiciones.
Se elimina el documento” IN.2E.03 Instructivo para cotizar y negociar con
proveedores”, por el poco aporte al proceso en su lugar las directrices para
negociar con los proveedores, se incluyen y se ampliaron en este nuevo
procedimiento.
Se elimina el documento “IN.2E.04 Instructivo de conciliación de Compra”,
y “IN.2E.07 Instructivo de manejo de facturas de servicios” en su lugar se
crea el “IN.2E.02 Instructivo de Conciliación de Adquisiciones” (Anexo 8),
el cual considera las directrices para la conciliación de la compras
realizadas, establece controles y responsables de las actividades.
Se elimina el documento “IN.2E.06 Instructivo de control y aprobación de
artes”, en su lugar se crea “IN.2E.03 Instructivo de Control de Requisitos de
Compras” que establece responsables y amplia las actividades para definir
y aprobar los requisitos de los materiales.
Se eliminan los documentos: “FO.2E.04 Calificación de Proveedores”,
“FO.2E.05 Evaluación de Proveedores” y “IN.2E.05 Instructivo de
calificación y evaluación de proveedores”, en su lugar se crea el “PR.2E.02
Procedimiento de Tratamiento de Proveedores” (Anexo 9), el mismo que se
amplía más adelante en este documento de tesis.
Se interviene y se mejora el indicador del proceso, el mismo que consistía
en el promedio de días de respuesta a la atención de las solicitudes de
pedido y como resultado 10 días. Al revisar y analizar el indicador en los
meses de mayo a julio del 2016 (Anexo 23), se evidenció que este no
105
mostraba la realidad del proceso, ya que no se cumplía con el indicador
establecido. La mejora del indicador consiste que en lugar de obtener el
promedio, se obtendrá el porcentaje de cumplimiento de las solicitudes
atendidas en los diez días, el mismo que debe dar como resultado mínimo
mayor o igual al setenta por ciento (Anexo 23).
Se modifica el Instructivo de Importación IN.2E.01 (Anexo 10), el mismo
que amplia detalle de las actividades para importar por vía aérea y
marítima y establece las directrices para contactar y negociar con los
proveedores, las actividades para desaduanizar las importaciones y la
conciliación de las entregas, a diferencia del instructivo del anterior proceso
que establecía actividades como una compra local.
Este nuevo procedimiento de adquisiciones considera y establece
controles a los aspectos que pide la nueva versión de la norma ISO
9001:2015 como son:
La evaluación del desempeño de los proveedores. ECUASAL C.A.
ha definido que los proveedores que deberán ser evaluados son los
que proveen materiales críticos. Debido a la relevancia del control
de los proveedores se estableció un procedimiento que considere
todos los aspectos para el control, “PR.2E.02 Procedimiento de
Tratamiento de Proveedores” (Anexo 9).
El aseguramiento de los requisitos de los materiales y/o servicios, la
información para los proveedores, es ampliada en el Instructivo
“IN.2E.03 Instructivo de Control de Requisitos de Compras” (Anexo
11).
La identificación de los riesgos y las acciones tomadas, se muestran
en el registro “FO.2E.10 Ficha de identificación de Riesgos del
Proceso”, (Anexo 6) que es el resultado del análisis previamente
explicado en el apartado 4.3.4 de este proyecto de tesis.
El manejo de la propiedad del proveedor. Para cubrir este aspecto se establece
que la propiedad del proveedor será controlada por la bodega de materiales y
repuestos y/o los procesos usuarios que tengan propiedad de los proveedores,
106
y será registrada en el Registro “FO.2E.09 Control de Propiedad del
Proveedor” (Anexo 12).
4.3.6. Procedimiento de Tratamiento de Proveedores
Este procedimiento se creó a fin de que abarque todo lo relacionado a la
calificación, evaluación, seguimiento del desempeño y la reevaluación de los
proveedores. Teniendo como propósito:
Establecer los métodos para realizar la selección evaluación, reevaluación y
seguimiento del desempeño del proveedor en función de su capacidad para
suministrar productos y servicios de acuerdo a los requisitos de ECUASAL C.A.
La documentación generada en este nuevo procedimiento para el control
de los proveedores, es la siguiente:
FO.2E.01 Ficha de Proveedores
FO.2E.02 Evaluación de Proveedores de materiales críticos
FO.2E.03 Evaluación de Proveedores de materiales y servicios
FO.2E.04 Evaluación de Proveedores ocasionales de materiales y servicios
FO.2E.05 Seguimiento del desempeño
FO.2E.06 Reevaluación de proveedor
En el levantamiento de información se identificó que hay tres tipos de
proveedores que brinda sus productos y servicios a ECUASAL C.A., en
base a esto y al impacto que tienen los productos y/o servicios se
establecen tres métodos de calificación y evaluación de los proveedores
con criterios diferentes:
o Calificación de proveedores de Materiales críticos. Estos criterios
están definidos en el documento “FO.2E.02 Evaluación de
Proveedores de materiales críticos” (Anexo 13).
107
Figura No. 44: Parámetros para calificación de Proveedores de Materiales Críticos
o Calificación de proveedores de Repuestos y Servicios. Estos
criterios están definidos en el documento “FO.2E.03 Evaluación de
Proveedores de materiales críticos” (Anexo 14)
Figura No. 45: Parámetros para calificación de Proveedores de Repuestos y Servicios
o Calificación de proveedores Ocasionales de Materiales y Servicios.
Estos criterios están definidos en el documento “FO.2E.04
Evaluación de Proveedores de materiales críticos” (Anexo 15)
Figura No. 46: Parámetros para calificación de Proveedores Ocasionales de Materiales y
Servicios
o Se establece la ficha de proveedores (Anexo 16), en la cual se
registrará la información básica de los proveedores y será el
elemento de entrada para la base de proveedores aprobados.
Cumpliendo con la Norma ISO 9001:2015 (8.4.1), este procedimiento contempla el
método para hacer el Seguimiento del desempeño del proveedor.
# Pond.
1 10%
2 30%
3 40%
4 10%
5 10%
6 100%
PARAMETROS
Aspectos Financieros, Legales y Cumplimiento
Capacidad Operativa
Gestion de Calidad
Gestion Comercial
Seguridad Salud y Ambiente
Total
# Pond.
1 10%
2 30%
3 40%
4 20%
100%
PARAMETROS
Aspectos Financieros, Legales y Cumplimiento
Capacidad Operativa
Gestion de Calidad
Gestion Comercial
Total
# Pond.
1 30%
2 40%
3 30%
100%
PARAMETROS
Aspectos Financieros, Legales y Cumplimiento
Capacidad Operativa
Gestion Comercial
Total
108
ECUASAL C.A. ha definido que los proveedores a los que se les hará el
seguimiento trimestral de su desempeño son aquellos que inciden en la
producción, pero especifica que son a los que proveen material de
empaque, los criterios definidos para esta actividad son:
o Los reportes de las entregas de los materiales, información que va
a proveer la bodega de materiales y repuestos.
o Los reportes de la calidad de los materiales que va a proveer el
Dpto. de Control de Calidad.
La información es registrada y ponderada en el documento “FO.2E.05
Seguimiento del desempeño” (Anexo 17).
La reevaluación de los proveedores es considerada en este procedimiento, que
establece que la reevaluación se la hará en los meses de enero y febrero de cada
año, y es registrado y ponderado en el documento “FO.2E.06 Reevaluación de
proveedor (Anexo 18).
Se establecen los siguientes indicadores al procedimiento:
Ejecución de Seguimiento del desempeño de los proveedores 100%, la
forma de cálculo es la siguiente: Proveedores evaluados sobre el total de
proveedores a evaluar.
Promedio de desempeño de proveedores >=80%, la forma del cálculo es la
siguiente: Suma de los resultados obtenidos por los proveedores divido
para el número de proveedores.
109
5. Conclusiones y/o Recomendaciones
Se recomienda poner en práctica este nuevo procedimiento, a fin de ver su
aplicabilidad y/o funcionalidad en todas las áreas y/o aspectos considerados, con
el fin ver si hay casos en que alguna actividad deba ser modificada, agregada o
eliminada.
Por ser el primer proceso en ECUASAL C.A., que considera los aspectos de la
nueva versión de la norma ISO 9001:2015, será necesario socializar interna y
externamente los cambios relevantes del nuevo proceso de Adquisiciones de
Bienes y Servicios. La puesta en marcha de este proceso va a poner las pautas
para que la organización entre en el proceso de transición a la nueva versión de la
norma.
Después de unos meses de su aplicación, el proceso debe ser auditado por los
auditores internos de la empresa, a fin de evidenciar si todo lo establecido es
aplicado y mantenido. Las Auditorias son el mejor termómetro para validar los
procesos, estas pueden aportar a la mejora de los mismos. Una vez que los
demás procesos de la empresa se alineen con la nueva versión de la norma ISO
9001:2015, ECUASAL C.A. debe solicitar a un ente certificador aprobado por la
SAE una Auditoria de transición para la obtención del certificado ISO 9001:2015.
110
Bibliografía
Guìa del PMBOK. (2008). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos. Atlanta:
Project Management Institute.
INCOTEC. (2011). NTC-ISO 31000. Bogotà: Instituto Colombiano de Normas Tècnicas y
Normlizaciòn.
ISO/TC-176. (2015). Propuestas de normas del sistema de gestión.
López Rey, S. (2005). Implantación de un sistema de calidad: los diferentes sistemas de
calidad existentes en la organización. Ideaspropias Editorial S.L.
Miranda, L. (2006). Seis sigma: Guía para principiantes. México: Panorama Editorial.
Namakforoosh, M. N. (2005). Metodología de la Investigación. México: Limusa.
Piñeiro, M. M. (2000). Metrología: introducción, conceptos e instrumentos. . Oviedo.:
Universidad de Oviedo.
Ritzman, K. y. (2000). Administración de operaciones: estrategia y análisis. Pearson
Educación.
Ruiz, D. E. (2011). La calidad y Normalización en la construcción de la Edad Antigua
Mesopotamia, Egipto, Grecia y Roma. Madrid: Universidad Politécnica de Madrid.
Sánchez, M. S. (2006). Teoría y práctica de la calidad. Editorial Paraninfo. (I. C. Hierro,
Ed.) Madrid: Editorial Paraninfo.
Zavala, H. (2005). Planeación estratégica aplicada a cooperativas y demás formas
asociativas y solidarias. Medellin: Facultad Cooperativa de Colombia.
111
Anexos
Anexo 1
Diagnóstico del Sistema de Gestión de Ecuasal C.A , bajo la nueva versión de la Norma ISO 9001:2015
Propósito: Determinar el nivel de cumplimiento del SGC de Ecuasal ante la nueva versión de la Norma ISO 9001:2015 Realizado por: Gustavo Pincay - Lider Cedeño (Universidad de Guayaquil) Auditado: Ing. Ulyses Guerrero - Jefe de Aseguramiento de la Calidad (Ecuasal C. A)
Requisitos de Norma ISO 9001:2015 Pregunta Cumple No
Cumple Parcial N/A Evidencia
4 CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4,1 Compresión de la organización y de su contexto
La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su Sistema de Gestión de la Calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas NOTA 1: Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración. NOTA 2: La comprensión del contexto externo puede verse facilitado al considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local. NOTA 3: La comprensión del contexto interno puede verse facilitado al considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.
¿La organización ha determinado las cuestiones externas e internas que son relevantes para su propósito y dirección estratégica?
X En proceso de determinar las cuestiones internas y externas
Como estas cuestiones afectan la capacidad para lograr los resultados previstos de SGC?
X
Como monitorea la información sobre las cuestiones interna y externas?
X
112
4,2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
Debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de la organización de proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe determinar: • a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad; • b) los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes.
Se han determinado las partes interesadas pertinentes al SGC?
X
Falta estructurar las partes interesadas ,ya que se tiene establecido los del cliente, personal, pero faltarían los de los proveedores y accionistas
Se han determinado los requisitos pertinentes de las partes interesadas para el SGC?
X
Falta estructurar las partes interesadas, ya que se tiene establecido los del cliente, personal, pero faltarían los de los proveedores y accionistas
Como monitorea la información sobre los requisitos de las partes interesadas?
X
4,3
Determinación del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del Sistema de Gestión de la Calidad para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar: a) Las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1. b) Los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados en el apartado 4.2. c) Los productos y servicios de la organización. La organización debe aplicar todos y cada uno de los requisitos de esta Norma Internacional si son de aplicación en el alcance determinado de su Sistema de Gestión de la Calidad. El alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su Sistema de Gestión de la Calidad. La conformidad con esta Norma Internacional sólo se puede declarar si los requisitos determinados
Han sido determinados los límites y la aplicabilidad del SGC para establecer el alcance de la organización ?
X
Lo definen en el actual manual de calidad. Que especifica las exclusiones y el alcance de sus productos
Han sido considerados las cuestiones externas e internas, los requisitos de las partes interesadas y los productos y servicios para determinar el alcance de la organización ?
X Aún faltan las cuestiones externas e internas
Existe información documentada del alcance y requisitos de esta norma no aplicable para el SGC ?
X Está asentado en el actual Manual de Gestión de la Calidad MC. 1B1.01
113
como no aplicables no afectan a la capacidad o a la responsabilidad de la organización de asegurarse la conformidad de sus productos y servicios y el aumento de la satisfacción del cliente.
Como ha sido un requisito de esta norma determinado como no aplicable para el SGC, Puede demostrar que los productos y servicios no son afectados al excluir este requisito?
X La organización ha excluido el requisito 8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios
4,4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos
4.4.1
La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar de forma continua el Sistema de Gestión de la Calidad, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. La organización debe determinar los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad y su aplicación a través de la organización, y debe: a) Establecer las entradas requeridas y las salidas esperadas de tales procesos. b) Determinar tanto la secuencia como la interacción de estos procesos. c) Determinar y aplicar los criterios y métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del desempeño relacionado) necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de estos procesos. d) Determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad. e) Asignar responsabilidades y autoridades para estos procesos. f) Abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo a los requisitos del apartado 6.1. g) Evaluar estos procesos e implementar los cambios necesarios para asegurar que estos procesos logran los resultados previstos. h) Mejorar los procesos y el Sistema de Gestión de la Calidad.
Como se ha establecido el SGC? Muestre como fue implementado, como es mantenido y como mejora continuamente?, Como se ha determinado la interacción de los procesos?
X
Se ha establecido por medio de las directrices generales, se implementó por medio de los procesos, es mantenido y mejorado con el resultado de los procesos
Como se han establecido los procesos necesarios para el SGC?
X Se han determinado los procesos en base a su actividad y al diagnóstico realizado
Como se han establecido las entradas y salidas de estos procesos?
X Se los ha establecido por medio de las Ficha de cada proceso
Cuál es la secuencia y la interacción de los procesos?
X Está establecido en el Mapa de procesos
Cuáles son los criterios y métodos necesarios que aseguren la operación eficaz y el control de los procesos?
X
Cuáles son los recursos necesarios para los procesos para estos procesos y como asegura su disponibilidad?
X
Como fueron definidas las responsabilidades y autoridades de los procesos?
X
114
Cuáles son los planes de acción para abordar los riesgos y oportunidades en estos procesos?
X
Que método se usan para evaluar los procesos y si ha sido necesario que cambios implementa para lograr los resultados previstos?
X
Como los procesos y el SGC son mejorados?
X
4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organización debe: a) Mantener información documentada con el objetivo de apoyar la operación de sus procesos. b) Conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado
Que información documentada existe para soportar La operación de los procesos?
X
La información conservada demuestra que los procesos se realizan según lo planificado?
X
5 Liderazgo
5,1 Liderazgo Compromiso
5.1.1 Generalidades
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad: a) asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión de la calidad; b) asegurándose de que se establezcan la política de la calidad y los objetivos de la calidad para el sistema de gestión de la calidad, y que éstos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización; c) asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los procesos de negocio de la organización; d) promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos; e) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad estén disponibles; f) comunicando la importancia de una gestión de la
Como la alta dirección asume la responsabilidad de rendir cuentas de la eficacia del SGC?
X Con la revisión del SGC Doc. Acta Rev. Por la Dirección
Como es la política de calidad y los objetivos establecido ?, Son estos compatible con la estrategia y el contexto de la organización ?
X Falta definir el contexto de la Organización
Como los requisitos del SGC son integrados en los procesos de negocios de la organización
X
Como promueve el enfoque basado en proceso y el pensamiento basado en riesgo?
X Falta promover el pensamiento basado en riesgos
115
calidad eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión de la calidad; g) asegurándose de que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos; h) comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad; i) promoviendo la mejora; j) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad. NOTA En esta Norma Internacional se puede interpretar el término “negocio” en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para la existencia de la organización; tanto si la organización es pública, privada, con o sin fines de lucro.
Como se asegura que los recursos recesaros para SGC. Están disponibles?
Como comunica la importancia de una gestión de calidad conforme a los requisitos del SGC?
X Por medio de la política, en los círculos ejecutivos
Como se asegura que el SGC obtiene los resultados previstos? Como promueve la mejora?
X
Con el desempeño de los procesos (FO.1B4.05), con procedimiento de Mejora continua (PR.1B4.02)
Como apoya otros roles relevante de la administración para que repliquen su liderazgo
5.1.2 Enfoque al cliente
La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente asegurándose de que: • a) se determinan, se comprenden y se cumplen regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables; • b) se determinan y se consideran los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente; • c) se mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente.
Como se asegura la alta dirección que se determinan, se comprenden y se cumplen los requisitos del cliente, lo legales y reglamentarios aplicables?
X Con los procesos de Ventas, Producción y Control de Calidad
Como se han determinado los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y servicios?
X No han sido determinados aun los riesgos u oportunidades
Como se mantiene en aumento la satisfacción del cliente?
X
Con las encuestas (FO.2A.14), Instructivos Tratamiento de Quejas (IN.2A.02) Y Post venta (IN.2A.01)
5,2 Política
5.2.1 Establecimiento de la política
116
La alta dirección es la que debe establecer, implementar y mantener una política de la calidad que: a) Sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica. b) Proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad. c) Incluya el compromiso de cumplir con los requisitos aplicables. d) Incluya un compromiso de mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.
Como la política establecida por la dirección es apropiada al propósito y contexto de la dirección y apoya a la dirección estratégica?
X
Está contemplado en el anexo 5
La política proporciona un marco de referencia para establecer los objetivos de la calidad?
X
Está contemplado en el anexo 5
La política incluye el compromiso de cumplir los requisitos legales?
X
Está contemplado en el anexo 5
La política incluye el compromiso de mejorar continuamente el SGC?
X
Está contemplado en el anexo 5
5.2.2 Comunicación de la Política de la Calidad
La política de la calidad debe: a) Estar disponible y mantenerse como información documentada. b) Comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización. c) Estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda
Donde está la política de la calidad disponible como información documentada?
X
Está contemplado en el anexo 5
Muestre como la política ha sido comunicada, entendida y aplicada dentro de la Organización?
X
Vía intranet, en sobre de sueldos
La política está disponible para las partes interesadas?
X
En la página web de la empresa
5,3 Roles, Responsabilidades y autoridades en la organización
La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización. La alta dirección debe asignar responsabilidades y autoridad para: a) Asegurarse de que el Sistema de Gestión de la Calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional.
Como se asegura que las responsabilidades y autoridades para los roles relevantes son asignados, comunicados y entendidos dentro de la organización?
X
Es comunicada con el organigrama funcional que está en la intranet y en el manual de funciones (MA.3C1.01)
117
b) Asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas. c) Informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y sobre las oportunidades de mejora (véase 10.1). d) Asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización. e) Asegurarse de que la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad.
Como la alta dirección asigna responsabilidades para : Asegurarse que el SGC es conforme con los requisitos de esta Norma? Asegurarse que los procesos están entregando las salidas esperadas? Asegurarse de informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC?
X
El gerente de operaciones es el responsable del SGC, quien ha designado a los dueños de procesos como los encargados de asegurar las salidas esperadas, se evidencia Memorándum de la designación
Se asegura que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización? Como la integridad del SGC se mantiene cuando se implementa cambios?
X
6 Planificación
6,1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.1.1 Al planificar el Sistema de Gestión de la Calidad, la organización debe considerar las cuestiones referidas en el apartado 4.1, los requisitos referidos en el apartado 4.2, y determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de: a) Asegurar que el Sistema de Gestión de la Calidad pueda lograr sus resultados previstos. b) Aumentar los efectos deseables. c) Prevenir o reducir efectos no deseados. d) Lograr la mejora.
Como la organización ha considerado los riesgos y oportunidades, para asegurar los resultados del SGC, Aumentar los efectos deseables, prevenir o reducir los efectos no deseables y para lograr la mejora?
X No hay evidencia
118
6.1.2 La organización debe planificar: a) Las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades. b) La manera de: 1. Integrar e implementar las acciones en los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad (véase 4.4.). 2. Evaluar la eficacia de estas acciones. Las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades deben ser proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y los servicios. NOTA 1 Las opciones para abordar los riesgos pueden incluir: evitar riesgos, asumir riesgos para perseguir una oportunidad, eliminar la fuente de riesgo, cambiar la probabilidad o las consecuencias, compartir el riesgo o mantener riesgos mediante decisiones informadas. NOTA 2 Las oportunidades pueden llevar a la adopción de nuevas prácticas, lanzamiento de nuevos productos, apertura de nuevos mercados, acercamiento a nuevos clientes, establecimiento de asociaciones, utilización de nuevas tecnologías y otras posibilidades deseables y viables para abordar las necesidades de la organización o las de sus clientes.
Como se han planeado las acciones para abordar los riesgos y oportunidad? Como se han integrado e implementado las acciones en los procesos de SGC? Cómo evalúa la eficacia de estas acciones?
X No hay evidencia
Como las acciones tomadas para asumir riesgos y oportunidades han sido apropiadas al potencial impacto en la conformidad del producto y servicio?
X No hay evidencia
6,2 Objetivos de Calidad y planificación para lograrlos
6.2.1 La organización debe establecer objetivos de la calidad para las funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad. Los objetivos de la calidad deben: a) Ser coherentes con la política de la calidad. b) Ser medibles. c) Tener en cuenta los requisitos aplicables. d) Ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la
Cuáles son los objetivos de calidad establecidos ?
X Están establecido en el anexo 6 del actual SGC
Los objetivos son coherentes con la política de calidad?
X
119
satisfacción del cliente. e) Ser objeto de seguimiento. f) Ser comunicados. g) Actualizarse, según corresponda. La organización debe conservar información documentada sobre los objetivos de la calidad.
Como los objetivos son objeto de seguimiento, son comunicados, y se actualizan dentro de la organización ? Donde se encuentra la información documentada sobre los objetivos de calidad?
X Son revisados por la dirección en su revisión anual
6.2.2 Al planificar la forma de lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar: a) Qué se va a hacer. b) Qué recursos se necesitarán. c) Quién será el responsable. d) Cuando finalizará; e) Como se evaluaran los resultados
Como ha determinado la organización que se va hacer, los recursos necesarios, los responsables, cuando finaliza y como evaluar los objetivos de calidad?
X
6,3 Planificación y control de cambios.
Cuando la organización determine que es necesario realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad, estos cambios deben ejecutarse de manera planificada (véase 4.4). La organización debe considerar: a) El propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales. b) La integridad del Sistema de Gestión de la Calidad. c) La disponibilidad de recursos. d) La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
Como los cambios planificados para el SGC consideran: el propósito y consecuencias de los cambios, la integridad del SGC, la disponibilidad de recursos y la asignación o reasignación de las responsabilidades?
X Esta establecido, pero no hay evidencia
7 Apoyo
7,1 Recursos
7.1.1 Generalidades
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de calidad. La organización debe considerar: a) las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes b) que se necesita obtener de los proveedores externos
Demuestre como se han determinado los recursos para el establecimiento, implementación y mejora del SGC
Como se han considerado las capacidades y limitaciones ?
Que se espera de los proveedores externos?
X Son determinados en la ficha de los procesos, No está definido que obtener de los proveedores
120
7.1.2 Personas
La organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz de su sistema de gestión de calidad y para la operación
Como provee las personas necesarias para la eficaz implementación del SGC?
X Se lo contempla en los procesos de RR HH
7.1.3 Infraestructura
La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para su funcionamiento y para asegurar la conformidad de los bienes y servicios y la satisfacción del cliente. Nota: infraestructura puede incluir, a) Los edificios y los servicios públicos asociados, b) equipos, incluyendo hardware y software, y c) Los sistemas de transporte, la comunicación y la información.
Como determina, proporciona y mantiene la infraestructura para la operación y lograr las no conformidades del cliente?
X Es determinado y mantenido por los procesos de mantenimiento
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos
La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios. Nota Un ambiente adecuado puede ser una combinación de factores humanos y físicos, tales como: a) sociales ( por ejemplo no discriminatorio, ambiente tranquilo, libre de conflictos); b) psicológicos (por ejemplo, reducción de estrés, prevención de síndrome de agotamiento, cuidado de las emociones; c) físicos( por ejemplo, temperatura, calor, humedad, iluminación, circulación del aire, higiene, ruido) Estos factores pueden diferir sustancialmente dependiendo de los productos y servicios suministrados.
Como determina proporciona y mantiene el ambiente para la operación de los procesos y que estos logren la conformidad en los productos y servicios?
X
Se han determinado el ambiente necesario, se ha dotado de equipos de protección personal y herramientas apropiadas
7.1.5 Recursos de seguimiento y medición
7.1.5.1 Generalidades
121
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para asegurar la validez y fiabilidad de los resultados cuando se realice el seguimiento o la medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos La organización debe asegurarse de que los recursos proporcionados: a) son apropiados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición realizadas; b) se mantienen para asegurarse de la adecuación continuada para su propósito. La organización debe conservar r la información documentada apropiada como evidencia de os recursos de seguimiento y medición son idóneas para su propósito.
Los recursos proporcionados son los apropiados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición ?
X
Existen equipos de medición establecido en los procesos claves como empaquetado, secado y evaporación
Se cuenta con información documentada en la cual está la evidencia que los recursos de seguimiento y medición son idóneos para su propósito?
X No hay documentación que evidencie la idoneidad de los recursos
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones
Cuando la trazabilidad de las mediciones es un requisito. o es considerada como parte esencial para proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición, el equipo de medición debe: a)calibrarse ò verificarse, o ambas a intervalos especificados o antes de su utilización, contra patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; Cuando no existan tales patrones debe mantenerse como información documentada la base utilizada para la calibración o la verificación; b) identificarse para determinar el estado de calibración; c) protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los posteriores resultados de la medición. La organización debe determinar si la validez de los resultados de medición previos se ha visto afectada de manera adversa cuando el equipo de medición se considere no apto para su propósito previsto, y debe tomar las acciones adecuadas cuando sea necesario.
Si es un requisito, Mostrar como los equipos de medición son : Calibrados o verificados a intervalos específicos con patrones nacionales o internacionales. Si no hay patrones usados en la calibración o verificación, mostrar la información documentada que es usado como base para la calibración? Como son identificados los equipos para determinar su estado de calibración ? Como se protegen de ajustes o deterioro?
X Existen equipos calibrados por entidades acreditadas
Como determina la validez de los resultados de medición, si un equipo de medición es encontrado defectuoso, Que acciones toma?
X Se ha establecido el reemplazo del equipo y/o la inspección y ajuste del mismo
7.1.6 Conocimientos de la organización
122
La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios Estos conocimientos debe mantenerse y ponerse a disposición en la medida en que sea necesario. Cuando se tratan necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y las actualizaciones requeridas. NOTA 1: Los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización NOTA 2: Los conocimientos de la organización pueden asarse en: a) fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito, capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados, los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios). b) Fuentes externas (por ejemplo, normas, academia, conferencias, recopilación de conocimientos de clientes o proveedores externos).
Como determina el conocimiento necesario para la operación de los procesos, y el logro de la conformidad de los productos y servicios?
X Están definidos los perfiles del personal y en la matriz de competencia (FO.3C1.09)
Como mantiene este conocimiento y está a disposición en el grado necesario?
X El procedimiento de capacitación (PR.3C3.01) es el encargado de capacitar al personal,
Como determina la organización adquirir conocimientos adicionales cuando las necesidades y tendencias lo requiere?
X Aplicando el cuestionario de necesidades de capacitación (FO.3C3.01)
7,2 Competencia
La organización debe: a) Determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. b) Asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas. c) Cuando sea aplicable tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas. d) Conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia
Como determina la competencia necesaria de las personas que hacen trabajos que están bajo control y que afecta el desempeño del SGC?
X
Está definido en los perfiles de competencia del personal
Como determina la competencia, basado en la educación, formación o experiencia?
X
Están definidos los perfiles del personal y en la matriz de competencia (FO.3C1.09)
123
NOTA 1 Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de personas empleadas actualmente; o la contratación de personas competentes, etc.
Como toma acciones para que el personal adquiera la competencia necesaria cuando es necesario y como son evaluadas la eficacia de las acciones tomadas?
X
Aplicando el cuestionario de necesidades de capacitación (FO.3C3.01)
7,3 Toma de conciencia
La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de: a) La política de calidad b) Los objetivos de calidad pertinentes c) su contribución a la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño d) Las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad
Como las personas son conscientes de la política de la calidad, la relevancia de los objetivos de calidad, su contribución a la eficacia del SGC., y las implicaciones de un incumplimiento de los requisitos del SGC?
X
Por medio de la capacitación y entrenamiento continuo, que lo ejecuta el Procedimiento de Capacitación (PR.3C.2.01)
7,4 Comunicación
La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad, que incluyan: a) Qué comunicar b) Cuándo comunicar c) A quien comunicar d) Cómo comunicar e) Quién comunica
Como se determinó las comunicaciones internas y externas del SGC. Como fue determinado: Que? Cuando? Con quién? Cómo?
X
Se realiza un Circulo Ejecutivo cada semana , donde se tratan temas relacionados al SGC, en el cual participan desde los dueños de procesos hasta el Gerente General
7,5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
124
El Sistema de Gestión de la Calidad de la organización debe incluir: a) La información documentada requerida por esta Norma Internacional b) La información documentada que la organización determina como necesaria para obtener la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. NOTA La extensión de la información documentada para un Sistema de Gestión de la Calidad puede variar de una organización a otra, debido a: - El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios. - La complejidad de los procesos y sus interacciones, y - La competencia de las personas
Se cuenta con la información documentada ha sido requerida por esta Norma?
X
La actual documentación cubre la información documentada requerida por esta norma, en el actual procedimiento de gestión de documentos (1B1)
La información documentada ha sido determinada para obtener la eficacia del SGC.?
X
La actual documentación cubre la información documentada requerida por esta norma, en el actual procedimiento de gestión de documentos (1B1)
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3.1 Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: a) La identificación y descripción ( por ejemplo, títulos, fecha, autor o número de referencias) b) El formato ( por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte ( por ejemplo. Papel, electrónico) c) La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación
Su información documentada contiene: identificación y descripción Cual es el formato establecido y los medios de soporte Muestre que la información documentada es revisada y aprobada respecto a la conveniencia y adecuación ?
X Existe un instructivo de redacción de documentos (IN.1B1.01)
7.5.3 Control de la información documentada
La información documentada requerida por el Sistema de Gestión de la Calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) Este disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite. b) Este protegida adecuadamente ( por ejemplo, contra perdida de la confidencialidad, uso inadecuado o perdida de integridad
Como es su control de la información documentada? Como o que hace para este disponible y sea idónea para su uso? Como se protege la información documentada?
X En el procedimiento de control de documentos (PR.1B1.01)
125
7.5.3 .2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda: a) Distribución, acceso, recuperación y uso. b) Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad. c) Control de cambios.(por ejemplo control de versión) d) Conservación y disposición. La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se debe identificar según resulte apropiado, y controlar La información documentada se conserva como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso , solamente para consultar la información documentada ò al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada
Que actividades se realizan para el control de la información documentada? Considera: Distribución, acceso, recuperación y uso? Almacenamiento y preservación de la legibilidad control de cambios, conservación y disposición ?
X Están contempladas en el procedimiento de control de documentos (PR.1B1.01)
Como se ha identificado la información documentada de origen externo que es necesaria para la planificación y el desarrollo
X Son identificaos en el registro de documentos externos FO.1B104
8 Operación
8,1 Planificación y control operacional
La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos (véase 4.4) necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicios y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6, mediante: a) La determinación de los requisitos para los productos y servicios ; b) El establecimiento de criterios para: 1. Los procesos; 2. La aceptación de los productos y servicios; c) La determinación de los recursos necesarios para lograr la conformidad con los requisitos de los productos y servicios; d) La implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios; e) La determinación, el mantenimiento y la conservación de la información documentada en la extensión necesaria para:
Los procesos necesarios para cumplir con los requisitos de la provisión y productos y servicios son planeados, implementados y controlados? Cuales con los requisitos determinados para los productos y servicios ? Cuáles son los criterios para los procesos y la aceptación de los productos y servicios? Cuáles son los recursos determinados para lograr conformidad? Como es el control de los procesos que se ha implementado? Muestre la información documentada que evidencie que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado y que demuestren conformidad con los requisitos y servicios?
X
Se han determinado los procesos necesarios para cumplir con los requisitos, los mismos que se detallan en el actual manual de calidad, cada proceso cuenta con procedimientos que tienen sus controles establecidos en sus fichas de procesos Los requisitos para la fabricación de la sal, están definidos en sus fichas técnicas Los procedimientos están documentados e identificados según esquema establecido en el procedimiento de control de documentos
126
1. Tener confianza en que los procesos que se han llevado a cabo según lo planificado. 2. Demostrar la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos. La salida de la planificación debe ser adecuada para las operaciones de la organización. La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados (véase 8.4).
Se han determinado que las salidas de los procesos planificados son adecuadas para
las operaciones de la organización? X
En el mapa de proceso se evidencia la interacción y las salidas resultantes son las entradas del siguiente proceso
Como controla los cambios planificados, como revisa las consecuencias de los cambios no previstos, Que acciones toma para mitigar los efectos adversos?
X
Existen cambios planificados en temas de innovación y mejora de los procesos de producción, estos temas son abordados en los círculos de calidad y reuniones con los procesos involucrados a fin revisar que los cambios no los afecten y si fuera el caso se decide las acciones a tomar
Como controla los procesos contratados externamente?
X
La empresa cuenta con servicio de transporte contratado para la gestión de traslado de Materia Prima y entrega de Producto terminado, los mismos que son parte de los procesos de Almacenamiento de materiales y Despachos de P.T, pero no está claro el control que la empresa aplica a este servicio
8,2 Requisitos para los productos y servicios
8.2.1 Comunicación con el cliente
La comunicación con los clientes debe incluir: a) Proporcionar la información relativa a los productos y servicios. b) Tratar las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios. c) Obtener retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes. d) Manipular o controlar la propiedad del cliente. e) Establecer los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente.
El proceso de comunicación con el cliente incluye información relativa a: los productos, servicios, consulta, los contratos , pedidos, cambios, puntos de vista del cliente, percepción y quejas, manejo de la propiedad del cliente, requisitos para las acciones de contingencia?
X
El procedimiento de ventas(PR.2A.01) facilita la información con los clientes de los diferentes tipos de sal, y establece las condiciones de contratos, pedidos, por medio de las encuestas se obtiene la percepción de los clientes, sus quejas y reclamos son tratados según instructivo IN.2A.02 No se evidencia que se considere el manejo de la propiedad del cliente, ni de requisitos en caso de contingencia
127
8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios
Cuando se determinan los requisitos para los productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes, la organización debe asegurase de que: a) Los requisitos para los productos y los servicios se definen, incluyendo: 1) Cualquier requisito legal y la reglamentario aplicable 2) Aquellos considerados necesarios para la organización b) La organización puede cumplir con las declaraciones acerca de los productos y servicios que ofrece.
Cuál es el proceso para determinar los requisitos de los productos y servicios que se va a ofrecer al cliente, como se estableció, se implementa y se mantiene este proceso?
X
El procedimiento de Control de Calidad (PR.2C.2G.02).es el responsable de establecer, implementar y documentar las fichas técnicas de los productos
Como define los requisitos incluyendo los legales y reglamentarios aplicable para los productos y servicios ? Como se asegura que la organización cumple con las declaraciones de los productos y servicios?
X
Los requisitos para elaborar la sal están basados en las Normas INEN y en las fichas técnicas determinadas por la empresa El proceso de control de calidad se encarga de hacer los análisis respectivo para asegurar que las sales cumplen con los requisitos
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios
8.2.3.1 La organización debe asegurarse de que tiene la capacidad de cumplir con los requisitos para los productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes. La organización debe llevar a cabo una revisión antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a un cliente, para incluir; a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y posteriores a la misma; b) Los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o previsto cuando sea conocido. c) Los requisitos especificados por la organización. d) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables a los productos y servicios. e) Las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente La organización debe asegurarse de que se resuelven las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente La organización debe confirmar los requisitos del cliente antes de la aceptación, cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de sus requisitos. NOTA En algunas ocasiones, como las ventas por
Como se asegura la organización que tiene la capacidad de cumplir con los requisitos para los productos y servicios? Incluye la revisión los requisitos: especificados por el cliente para la entrega y post-entrega, los necesarios para el uso especificado o previsto conocido, los especificados por la organización, los legales y reglamentarios aplicables al producto o servicio?
X
El procedimiento de ventas (PR.2A.01) se encarga de revisar los requisitos y de asegurarse que la empresa puede cumplirlos
Como se resuelven las diferencias entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente? Muestre que la revisión es llevada a cabo antes del compromiso de proveer productos y servicios a los clientes?
X Son comunicados vía correo y/o vía teléfono
Como confirma los requisitos del cliente cuando este no proporcione una declaración documentada de los requisitos?
X Se basan en los pedidos anteriores y las fichas técnicas del producto
128
internet, es irrealizable llevar a cabo una revisión formal para cada pedido: en su lugar la revisión puede cubrir la información del producto pertinente, como catálogos 8.2.3.2 La organización debe conservar toda la información documentada, cuando sea aplicable: a) Sobre los resultados de la revisión; b) Sobre cualquier requisito nuevo para los productos y los servicios
Conserva la información documentada que describe el resultado de la revisión y cualquier cambio en los requisitos
X
No hay evidencia de la revisión de los requisitos de los clientes
8,3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios
8.3.1 Generalidades
La empresa debe establecer, implementar y mantener el proceso de diseño y desarrollo que sea el adecuado para asegurarse de la posterior provisión de productos y servicios
Como establece, implementa y mantienen u adecuado proceso de diseño y desarrollo para asegurar la provisión de productos y servicios?
X La empresa excluye este requisito
8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo
Al determinar las etapas y controles para el diseño y el desarrollo, la organización debe considerar: a) La naturaleza, la duración y complejidad de las actividades de diseño y desarrollo; b) Las etapas del proceso requeridas, incluyendo las revisiones del diseño y desarrollo aplicables; c) Las actividades requeridas de verificación y validación del diseño y desarrollo; d) Las responsabilidades y autoridades involucradas en el proceso de diseño y desarrollo. e) Las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y desarrollo de los productos y servicios. f) La necesidad de controlar todas las interfaces entre las personas que participan activamente en el proceso de diseño y desarrollo g) La necesidad de la participación activa de los clientes y usuarios en el proceso de diseño y desarrollo h) Los requisitos para la posterior provisión de productos y servicios. i) El nivel de control del proceso de diseño y desarrollo esperado por los clientes y otras partes
Cuando se determinó las etapas y control para el diseño y desarrollo, como se determinó: a) La naturaleza, la duración y complejidad de las actividades b) Las etapas del proceso requeridas, incluyendo las revisiones del diseño y desarrollo aplicables; c) Las actividades requeridas de verificación y validación d) Las responsabilidades y autoridades e) Las necesidades de recursos internos y externos . f) Como controla las interfaces entre las personas y el proceso g) La necesidad de la participación activa de los clientes y usuarios en el proceso de diseño y desarrollo h) Los requisitos para la posterior provisión de productos y servicios. i) El control esperado por los clientes y otras partes interesadas
X La empresa excluye este requisito
129
interesadas pertinentes j) La información documentada necesaria para demostrar que se han cumplido los requisitos de diseño y desarrollo
j) Muestre me la información documentada que confirme que se han cumplido los requisitos de diseño y desarrollo
X La empresa excluye este requisito
8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo
La organización debe determinar los requisitos esenciales para los tipos específicos de productos y servicios a diseñar y desarrollar. La organización debe tener en cuenta: a) Los requisitos funcionales y de desempeño. b) La información proveniente de actividades previas de diseño y desarrollo similares. c) Los requisitos legales y reglamentarios. d) Normas o códigos de prácticas que la organización se ha comprometido en implementar e) Las consecuencias potenciales de fallar debido a la naturaleza de los productos y servicios. Las entradas deben ser adecuadas para los fines del diseño y desarrollo, estar completas y sin ambigüedades Las entradas del diseño y desarrollo contradictorias deben resolverse. La organización debe conservar la información documentada sobre las entradas de diseño y desarrollo.
Como han sido determinados los requisitos esenciales para los productos y servicios a diseñar y desarrollar que incluyan: Requisitos funcionales y de desempeño Información de diseños previos y desarrollo similares Requisitos legales y reglamentarios Normas códigos que la empresa se ha comprometido a implementar Las potenciales consecuencias de fallo debido a la naturaleza de los productos y servicios
X La empresa excluye este requisito
Como determino que las entradas son las adecuadas, están completas y sin ambigüedades para los fines del diseño y desarrollo. Como resuelve conflictos entre las entradas?
X La empresa excluye este requisito
Muestre la información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo
x La empresa excluye este requisito
8.3.4 Control del diseño y desarrollo
La organización debe aplicar ciertos controles al proceso de diseño y desarrollo para asegurarse de que: a) Se definen todos los resultados a lograr. b) Se realizan las revisiones para evaluar la capacidad de los resultados del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos c) Se realizan actividades de verificación para asegurar que las salidas del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de las entradas d) Se realizan actividades de validación para asegurarse de que los productos y servicios resultantes satisfacen los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto.
Como los controles aplicados al proceso de diseño y desarrollo asegura que: Se han definido los resultados a obtener Se realizan las revisiones para evaluar la capacidad de los resultados Aseguren que los productos y servicios resultante satisfacen los requisitos para su aplicación o uso previsto Se toman las acciones necesarias para los problemas que se determinan durante las revisiones
X La empresa excluye este requisito
130
e) Se toma cualquier acción necesaria sobre los problemas determinados durante las revisiones o las actividades de verificación y validación f) Se conservar la información documentada de estas actividades. NOTA 1 la revisión, verificación y validación del diseño y desarrollo tiene propósitos distintos. Pueden realizarse de forma separada o en cualquier combinación , según sea idóneo para los productos y los servicios de la organización
Muestre la información documentada sobre todas las actividades antes descritas
X La empresa excluye este requisito
8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo
La organización debe asegurarse de que las salidas del diseño y el desarrollo: a) Cumplen con los requisitos de las entradas. b) Son adecuadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios c) Incluyen o hacen referencia a los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea apropiado, y a los criterios de aceptación d) Especifican las características de los productos y servicios que son esenciales para el propósito previsto y su previsión segura y correcta. La organización debe conservar la información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo
Como se asegura que las salidas del diseño y desarrollo: Cumple los requisitos de entradas? Son adecuadas para los procesos subsiguientes para la provisión de productos y servicios? Incluyen o referencian a los requisitos de seguimiento, medición y criterios de aceptación? Especifican las características de los productos y servicios necesarios para el propósito previsto?
X La empresa excluye este requisito
Muestre la información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo
X La empresa excluye este requisito
8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo
La organización debe identificar, revisar y controlar los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de los productos y servicios, o posteriormente en la medida necesaria para asegurarse de que no haya un impacto adverso en la conformidad de los requisitos .. La organización debe conservar la información documentada sobre: a) Los cambios del diseño y el desarrollo. b) Los resultados de todas las revisiones. c) La autorización de los cambios. d) Las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos.
Como controla e identifica los cambios hechos durante el diseño y desarrollo o posteriormente en la medida necesaria que asegure que no hay impacto adverso a la conformidad de los requisitos
X La empresa excluye este requisito
Muestre me la información documentada sobre: los cambios en el diseño y desarrollo, los resultados de las revisiones, las autorizaciones de los cambios y acciones tomadas para prevenir impactos adversos
X La empresa excluye este requisito
131
8,4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
8.4.1 Generalidades
La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conformes a los requisitos. La organización debe determinar los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios suministrados externamente cuando: a) Los productos y servicios de los proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de los propios productos y servicios de la organización. b) Los productos y los servicios son proporcionados directamente a los clientes por proveedores externos en nombre de la organización c) Un proceso o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la organización. La empresa debe determinar y aplicar ciertos criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos. La organización debe conservar la información documentada de estas actividades y de cualquier acción necesaria que surja de las evaluaciones
Como se asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen con los requisitos?
X
El procedimiento de compras (PR.2E.01) establece las directrices para realizar las adquisiciones
Cuáles son los controles que se aplican a los productos y servicios suministrados externamente cuando: Están destinados a incorporarse dentro de los propios productos y servicios Cuando son proporcionados directamente a los clientes por proveedores externos en nombre de la organización Cuando es un proceso o parte de uno es proporcionado por un proveedor externo ?
X
Para los materiales que inciden directamente con el producto son revisados y analizados por las áreas de Bodegas y Control de Calidad Para el servicio de transporte de la materia prima y el P.t. no se establecen cuáles son los controles a aplicar
Cuáles son los criterios aplicados para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, Y como se asegura de la capacidad de proveer procesos, productos y servicios que cumplan con los requisitos?
X
Es cubierto en el documento IN.2E.05 Instructivo de evaluación, Selección y Re-evaluación de proveedores La selección de los proveedores se la realiza internamente o por un proveedor contratado, pero la organización no ha aprobado los criterios de evaluación que el proveedor externo aplica
Que información documentada mantiene de las evaluaciones, la selección, el seguimiento del desempeño, y la reevaluación de los proveedores externos y sobre las actividades derivadas de estas ?
X
Hay registro de las evaluaciones y reevaluaciones FO.2E.04 Y FO.2E.05, pero no hay documentación del seguimiento del desempeño de los proveedores
8.4.2 Tipo y alcance del control
La organización debe asegurarse de que todos los procesos, los productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad que tiene la organización para entregar productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes. La organización debe: a) Asegurarse de que los procesos suministrados
Como se asegura que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan la capacidad de la empresa para entregar productos o servicios conformes a sus clientes?
X La actividad recae en el área de bodegas, con respaldo técnico
132
externamente permanecen dentro del control del sistema de gestión de la calidad. b) Definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y a los que pretende aplicar las salidas resultantes. c) Tener en consideración: 1) El impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicable 2) La eficacia de los controles se aplicados por el proveedor externo. d) Determinar la verificación u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos .
Los procesos suministrados externamente están bajo el control del SGC?
X
El servicio de transporte de la materia prima y el P.t. no se establecen cuáles son los controles a aplicar
Cuáles son los controles a aplicar a un proveedor externo, y si es aplicable los controles de sus salidas resultante?
X
Se ha considerado el potencial impacto de los procesos, productos y servicios suministrados en la capacidad de la organización de cumplir los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables? Se ha considerado la eficacia de los controles aplicados por el proveedor ?
X
Como es la verificación y las actividades necesarias que aseguren que los procesos, productos y servicios cumplen con los requisitos?
X
Existe un documento IN.2F.01 Verificación de Conformidad del Producto con Asesoramiento Técnico que establece las directrices para la inspección de los productos comprados, pero solo se ha considerado a los técnicos mecánicos, eléctricos y obra civil, la organización adquiere equipos e instrumentos de medición y se ha definido responsable para este tipo de compras
8.4.3 Información para los proveedores externos
La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos antes de su comunicación al proveedor externo. La organización debe comunicar a los proveedores externos los requisitos necesarios para: a) Los procesos, productos y servicios a proporcionar. b) La aprobación de: 1) Productos y servicios. 2) Métodos, procesos y equipos. 3) La liberación de productos y servicios. c) La competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas.
Como se asegura de la adecuación de los requisitos antes de comunicárselos al proveedor?
X
No hay establecido método para asegurar la adecuación de los requisitos antes de comunicar a los proveedores
133
d) Las interacciones del proveedor externo con la organización. e) El control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la organización. f) Las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo.,
La organización ha comunicado a los proveedores externos los requisitos necesarios para: Los procesos, productos y servicios a adquirir? La aprobación de productos, servicios, métodos, procesos y equipos? La competencia y/o calificación de las personas? La interacción del proveedor con la organización ? El control y el seguimiento del desempeño del proveedor que aplicará la organización? Las actividades de verificación y validación que la organización o su cliente llevara a cabo en las instalaciones del proveedor?
X
Solo se da a conocer los requisitos por medio de documento anexo y/o vía telefónica
8,5 Producción y Provisión del servicio
8.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio
La organización debe implementar la producción y la provisión del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas tienen que incluir, cuando sea aplicable: a) La disponibilidad de información documentada en la que se definan: 1. Las características de todos los productos a producir, los servicios a prestar y las actividades a desempeñar. 2. los resultados a alcanzar. b) La disponibilidad y el uso de los recursos de seguimiento y medición adecuados. c) La implantación de las actividades de seguimiento y medición de las etapas apropiadas para verificar que se cumplen los criterios para el control de los procesos o sus salidas, y los criterios de aceptación para los productos y servicios. d) La utilización de la infraestructura, adecuada a la
Ha establecido la organización las condiciones controladas para la fabricación de sus productos ?
X
Los diferentes procedimientos establecidos por la empresa establecen las condiciones controladas para la producción de los productos (PR.2C.01)
Si es aplicable existe la información documentada que define las características de los productos, las actividades a desempeñar y los resultados a alcanzar ?
X
Están establecidos en el proceso de fabricación : con los procedimientos de Lavado 2CA2A, Secado 2CA2B, Molienda y Tamizado 2CA2C, Aditivacion 2CA2D, Empaquetado 2CA2E, Ensacado 2CA2F y Control de Calidad 2CA2G
134
operación de los procesos. e) La designación de personas competentes, incluyendo cualquier calificación requerida. f) La validación y revalidación periódica de la capacidad para alcanzar los resultados planificados de los procesos de producción y prestación de servicios, cuando las salidas resultante no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento y medición posteriores g) La implantación de acciones para prevenir los errores humanos. h) La implantación de actividades de liberación, entrega y post entrega.
Se incluyen las actividades y recursos de seguimiento para verificar que se cumple con el control de los procesos y los criterios de aceptación para los productos ?
X
Están establecidos en el proceso de fabricación : con los procedimientos de Lavado 2CA2A, Secado 2CA2B, Molienda y Tamizado 2CA2C, Aditivacion 2CA2D, Empaquetado 2CA2E, Ensacado 2CA2F y Control de Calidad 2CA2G
Se ha determinado la infraestructura adecuada?
X La empresa cuenta con la infraestructura necesaria para desarrollar sus productos
Ha sido designado el personal competente incluyendo cualquier calificación requerida?
X
Es soportado por el proceso de Recursos Humanos con los perfiles requerido por área de trabajo
Las condiciones controladas han considerado la validación y revalidación periódica de la capacidad para lograr los resultados planificados en los procesos de producción, cuando los resultados no pueden verificarse mediante actividades de seguimiento?
X
El procedimiento de Control de Calidad 2CA2G, verifica los resultados del producto, si este cumple se han cumplido con los resultados esperados en cada proceso
Se ha considerado las acciones para prevenir errores humanos?
X
Se implementan actividades de liberación, entrega y post entrega?
X
El procedimiento de despachos 2D2. es el encargado de liberar la producción, de la entrega y post entrega
8.5.2 Identificación y trazabilidad
La organización debe utilizar los medios apropiados para identificar las salidas, cuando sea necesario, para asegurar la conformidad de los productos y servicios. La organización debe identificar del estado de las
La organización utiliza los medios apropiados para identificar las salidas de los procesos y asegurar la conformidad de los productos?
X
Se mantiene la documentación durante todo el proceso de fabricación y la identificación de sus productos, de manera que en caso de ser necesario a través
135
salidas con respecto a los requisitos de seguimiento y a través de la producción y prestación del servicio. La organización debe controlar la identificación única de las salidas cuando la trazabilidad sea un requisito, y debe conservar la información documentada necesaria para permitir la trazabilidad.
Se identifican las salidas con respecto a los requisitos de seguimiento?
X
del número de lote es posible conocer la historia de elaboración de un producto, incluyendo: fecha y turno de elaboración, máquinas y personal implicado, materias primas y material de empaque utilizado
Se controla la identificación de las salidas si la trazabilidad es un requisito y se mantiene información documentada que permita la trazabilidad?
X
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos
La organización debe cuidar la propiedad perteneciente a los clientes o a proveedores externos mientras este bajo el control de la organización o estén utilizados por la misma La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar la propiedad de los clientes o de proveedores externos suministrada para su utilización o incorporación dentro de los procesos y servicios Cuando la propiedad de un cliente o de un proveedor se pierda, deteriore, o de algún modo se considere inadecuada para su uso, la organización debe informar de inmediato al cliente o proveedor externo y conservar información documentada sobre lo ocurrido. NOTA 1 la propiedad de un cliente o de un proveedor externo puede incluir ciertos materiales, componentes, herramientas y equipos, instalaciones, propiedad intelectual y datos personales.
Que cuidados se han establecido para controlar la propiedad de los clientes y proveedores que están siendo utilizados por la empresa? Como se identifica, verifica, protege y se salvaguarda la propiedad del cliente y proveedores externos que ha sido facilitada a la organización ?
X
La empresa cuenta con pallets de sus clientes a los cuales no se aplica control alguno, también tiene servicio de limpieza de su proveedor, servicio de alimentación entre otros a los cuales no se evidencia controles
La organización informa de inmediato a los clientes y proveedores externos cuando su propiedad se pierde, deteriora o considera inadecuado su uso?
X
La empresa cuenta con pallets de sus clientes a los cuales no se aplica control alguno, también tiene servicio de limpieza de su proveedor, servicio de alimentación entre otros a los cuales no se evidencia controles
8.5.4 Preservación
136
La organización debe preservar las salidas durante la producción y prestación de servicios, en la medida necesaria para asegurase de la conformidad con los requisitos NOTA 1 la preservación puede incluir la identificación, la manipulación, el control de la contaminación, el embalaje, el almacenamiento, la transmisión de la información o el transporte y la protección.
Como se asegura de la preservación de la salida de los procesos y la prestación de los servicios para garantizar la conformidad con los requisitos?
X
La empresa preserva la conformidad de los productos en todo el proceso de fabricación así como durante el almacenamiento de materias primas y producto terminado. Los procedimientos aplicables son: Procedimiento de Almacenamiento, Lavado y Despacho de Sal en Grano (PR.2D1.01), Procedimiento de Almacenamiento Sal en Grano, Materiales y Repuestos (PR.2F.01), Procedimiento de Almacenamiento de Producto Terminado (PR.2D2.01), Procedimiento de Despacho de Producto Terminado (PR.2D2.02).
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega
La organización debe cumplir los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociada con los productos y servicios Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega que se requieren, la organización debe considerar: a) Todos los requisitos legales y reglamentarios. b) Las consecuencias potenciales no deseadas asociadas a sus productos y servicios. c) La naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus productos y servicios d) Los requisitos del cliente. e) La retroalimentación del cliente NOTA 1 Las actividades posteriores a la entrega pueden incluir acciones cubiertas por las condiciones de la garantía, obligaciones contractuales como servicios de mantenimiento, y servicios suplementarios como el reciclaje o la disposición final.
Como conoce los requisitos para las actividades de post entrega de los productos y o servicios ?
En las actividades posteriores a la entrega, se han considerado: los requisitos legales y reglamentarios, las potenciales consecuencias no deseadas, la naturaleza, el uso y la vida útil prevista de los productos, los requisitos y la retroalimentación del cliente?
8.5.6 Control de los cambios
La organización debe revisar y controlar los cambios para la producción o la prestación del servicio en la extensión necesaria para asegurarse de la continuidad en la conformidad con los requisitos La organización debe conservar información
Como la organización revisa y controla los cambios para la producción y prestación de servicio para asegurar la continuidad de la conformidad de los requisitos ?
137
documentada que describa los resultados de la revisión de cambios, las personas que autorizan el cambio y cualquier acción que surja de la revisión
Se mantiene la información documentada sobre la revisión de los resultados de los cambio, las personas que autorizan el cambio y cualquier acción que hay surgido?
8,6 Liberación de los productos y servicios
La organización debe implementar las disposiciones planificadas, en las etapas adecuadas, para verificar que se cumplan con los requisitos de los productos y servicios. La liberación de los productos y servicios no debe llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sea aprobado de otra manera por una autoridad pertinente y cuando sea aplicable por el cliente. La organización debe conservar la información documentada sobre la liberación de los productos y servicios. La información documentada debe incluir: a) Evidenciar la conformidad con los criterios de aceptación. b) La trazabilidad de las personas que autorizan la liberación.
Se ha implementado disposiciones planificadas en las etapas adecuadas para verificar que se cumplen los requisitos ?
X
Se realiza el seguimiento según lo planificado durante todas la etapas de fabricación y lo contemplado en el procedimiento de control de calidad (PR.2C2G.01)
La liberación de los productos y servicios son liberados una vez que se hayan cumplido satisfactoriamente las disposiciones planificadas o en el caso de ser aprobado de otra manera, quien es la autoridad competente?
X
Se liberan por medio del registro de validación del proceso de producción FO.2C.03, la autoridades que pueden liberar están contempladas en el procedimiento de producto no conforme
Mantiene información documentada sobre la liberación de los productos y servicios?
X Si, el registro FO.02.03
8,7 Control de las salidas no conformes
8.7.1 La organización debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada. La organización debe tomar las acciones adecuadas basándose en la naturaleza de la no conformidad y su efecto sobre la conformidad de los productos y los servicios. Esto se debe aplicar también a los productos y los servicios no conformes detectados después de la entrega de los productos, durante o después de la provisión de los
Como se asegura la organización que las salidas de los productos y servicios que no son conformes son controladas e identificadas?
X Por medio del procedimiento de producto no conforme PR.1B4.01
138
servicios. La organización debe tratar las salidas no conformes de las siguientes maneras: a) Corrección. b) Separación, contención, devolución o suspensión de productos y servicios c) Información del cliente. d) Obtención de autorización para su aceptación bajo concesión. Debe verificarse la conformidad con los requisitos cuando se corrijan las salidas no conformes
La organización está tomando las acciones adecuadas según la naturaleza de la no conformidad y efecto sobre la conformidad de los productos y servicios ?
X Están establecidas en el procedimiento de producto no conforme PR.1B4.01
Las salidas no conforme tratan : la corrección, Separación, contención, devolución, o suspensión de productos y servicios, información del cliente, y autorización para su aceptación bajo concesión ?
X Están establecidas en el procedimiento de producto no conforme PR.1B4.01
8.7.2 La organización debe conservar la información documentada que: a) Describir la conformidad. b) Describir las acciones tomadas. c) Describir todas las concesiones obtenidas. d) Identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad.
La organización mantiene información de: descripción de la no conformidad, las acciones tomadas, las concesiones obtenida y la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad?
X
Están establecidas en el procedimiento de producto no conforme PR.1B4.01
9 Evaluación del desempeño
9.1.1 Generalidades
La organización debe determinar: a) Que necesita seguimiento y medición b) Los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para conseguir resultados válidos. c) Cuando se debe llevar a cabo el seguimiento y las mediciones. d) Cuando se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y medición. La organización debe evaluar el desempeño y la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad. La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de los resultados
La organización ha determinado la necesidad de seguimiento y medición, el análisis y evaluación necesarios para conseguir resultados validos; cuando llevar a cabo el seguimiento y medición; cuando evaluar el desempeño y a eficiencia del SGC ?
X
Se realiza la medición de los procesos a través de indicadores establecidos en cada procedimiento del SGC, donde se establece cuando se lleva a cabo esta medición y los resultados a alcanzar, y estos son usados para la revisión por la dirección
La organización conserva información documentada de los resultados de la evaluación del SGC?
X Se mantiene información de los resultados de los procesos FO.1B4.05
9.1.2 Satisfacción del cliente
139
La organización debe realizar el seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en el que se cumplen sus necesidades y expectativas. La organización debe determinar los métodos para obtener, realizar el seguimiento y revisar esta información. NOTA 1 los ejemplos de seguimiento de las percepciones del cliente pueden incluir las encuestas al cliente, la retroalimentación del cliente sobre los productos y servicios entregados, las reuniones con los clientes, el análisis de las cuotas de mercado, las felicitaciones, las garantías utilizadas y los informes de agentes comerciales.
Como la organización realiza el seguimiento de la percepción del cliente , cuales son los métodos para obtenerla?
X
La organización obtiene la información relativa a la satisfacción del cliente a través de : La aplicación de encuesta de satisfacción del cliente (Doc. Libre) con una frecuencia semestral; el informe de distribuidores y los reportes de reclamo de clientes
9.1.3 Análisis y evaluación
La organización debe analizar y evaluar los datos y la información apropiada que surgen por el seguimiento y la medición. Los resultados del análisis deben utilizarse para evaluar: a) La conformidad de los productos y los servicios b) El grado de satisfacción de los clientes c) El desempeño y la eficiencia del SGC d) Si, lo que se ha planificado se ha implantado de forma eficaz e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades f) El desempeño de los proveedores externos g) La necesidad de mejoras el Sistema de Gestión de la Calidad NOTA 1 los métodos para analizar los datos se tienen que incluir técnicas estadísticas.
La organización analiza y evalúa los datos y la información apropiada que surgen por el seguimiento y la medición ?
X
La organización recopila y analiza los datos a fin de demostrar la eficacia con el SGC.
La organización está utilizando para evaluar los resultados del análisis de : La conformidad de los productos , el grado de satisfacción de los clientes, el desempeño y la eficacia del SGC, la eficacia de la implementación de lo planificado, la eficacia de las acciones tomadas, el desempeño de los proveedores externos, la necesidad de mejorar el CGS?
X
9,2 Auditoria interna
9.2.1 La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca del Sistema de Gestión de la Calidad: a) Es conforme a: 1. Los requisitos propios de la organización para su Sistema de Gestión de la Calidad. 2. Los requisitos de la norma ISO 9001:2015. b) Se implementa y se mantiene eficazmente
Como planifica la organización las auditorías internas para el SGC?
X Por medio del procedimiento de Auditoria interna PR.1B3.01
140
9.2.2 La organización debe: a) Planificar, establecer, implantar y mantener uno o varios programas de auditorías que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes, además que deben tener en consideración la importancia de todos los procesos involucrados, los cambios que afecten a la organización y los resultados de las auditorías previas. b) Definir los criterios de la auditoría y el alcance para cada auditoría. c) Seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría. d) Asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente e) Realizar las correcciones y tomar las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada. f) Conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de la auditorias NOTA 1 se aconseja ojear la norma ISO 19011.
La organización planifica, establece, implementa y mantiene programas de auditoria, donde incluya las frecuencias, los métodos, los responsables, los requisitos de planificación y la elaboración de informes y la consideración de los procesos involucrados?
X Por medio del procedimiento de Auditoria interna PR.1B3.01
La organización define los criterios y el alcance de la auditoria?
X Con el plan de auditoria FO.1B3.02, se definen el alcance y el criterio de auditoria
La organización selecciona los auditores para llevar a cabo la auditoria y se asegura de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoria?
X
Fueron seleccionados por la dirección directamente y el Líder Auditor se asegura de la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria
La organización se asegura que los resultados de auditoria se informan a la dirección pertinente y que se realicen las correcciones y toma de acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada?
X
Se emite un informe de auditoría una vez terminado el proceso y se lo envía al representante de la dirección y la gerencia
La organización mantiene información documentada de las actividades de auditoria?
X Esta establecida en el procedimiento de Auditoria interna PR.1B3.01
9,3 Revisión por la dirección
9.3.1 Generalidades
La alta dirección debe revisar el Sistema de Gestión de la Calidad de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización
Cual es frecuencia y/o periodo establecido para la revisión del SGC por la dirección ?
X
La Alta Dirección junto con el Representante de la Dirección y el Jefe de Seguridad Industrial y Gestión de Calidad revisan por lo menos una vez al año
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección
141
La revisión por la dirección debe planificarse y llevarse a cabo incluyendo consideraciones sobre: a) El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas b) Los cambios en las cuestiones internas o externas que sean pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad c) La información sobre el desempeño y la eficiencia del Sistema de Gestión de la Calidad, incluidas las tendencias relativas a: 1. La satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes 2. El grado en el que se han logrados los objetivos de la calidad 3. El desempeño de todos los procesos y la conformidad de los productos y servicios 4. Las no conformidades y las acciones correctivas 5. Los resultados obtenidos de seguimiento y medición 6. Los resultados de las auditorías 7. El desempeño de los proveedores externos d) la adecuación de los recursos e) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades.(véase 6.1) f) Las oportunidades de mejora.
La dirección considera para la revisión : el estado de las acciones de revisiones anteriores
X
Esta establecido en la Ficha del proceso de planificación y revisión por la dirección FP.1B2.01
Los cambios en las cuestiones internas o externas pertinentes al SGC?
X
No hay evidencia que se considere las cuestiones internas o externas, debido a que es un nuevo requisito de la norma no se lo ha considerado
La información sobre el desempeño y la eficacia del SGC.
X
Esta establecido en la Ficha del proceso de planificación y revisión por la dirección FP.1B2.01
La adecuación de los recursos X
Esta establecido en la Ficha del proceso de planificación y revisión por la dirección FP.1B2.01
La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades
X
No hay evidencia que se considere las cuestiones internas o externas, debido a que es un nuevo requisito de la norma no se lo ha considerado
Las oportunidades de mejora X
Esta establecido en la Ficha del proceso de planificación y revisión por la dirección FP.1B2.01
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección
Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones y las acciones relacionadas con: a) Las oportunidades de mejora b) Cualquier necesidad de cambio en el Sistema de Gestión de la Calidad c) Las necesidades de recursos La organización debe conservar la información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección
Las salidas de la revisión por incluyen acciones relacionadas con: Las oportunidades de mejora; Cualquier necesidad de cambio en el SGC; La necesidad de recursos
X En acta de la revisión por la dirección se incluye las acciones
La organización mantiene información documentada de los resultados de la revisión?
X
10 Mejora
142
10,1 Generalidades
La organización debe determinar y seleccionar todas las oportunidades de mejora, e implementar cualquier acción necesaria para cumplir los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente: Estas deben incluir: a) Mejorar los productos y servicios necesarios para cumplir los requisitos, así como considerar las necesidades y las expectativas futuras. b) Corregir, prevenir o reducir los efectos no deseados c) Mejorar el desempeño y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad. NOTA 1 los ejemplos en mejora continua se pueden incluir la corrección, acción correctiva, mejora continua, cambio abrupto, innovación y reorganización
La organización determina y selecciona las oportunidades de mejora e implementa acciones necesarias para cumplir con los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente?
X
Lo realiza a través de los círculos ejecutivos y lo determinado en el procedimiento de mejora continua PR.1B4.02
10,2 No conformidad y acción correctiva
10.2.1 Cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe: a) Reaccionar ante la no conformidad y cuando sea aplicable: 1 Tomar acciones para controlarla y corregirla, 2 Hacer frente a las consecuencias b) Evaluar la necesidad de tomar acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra por otra parte, mediante: 1) La revisión y el análisis de la no conformidad, 2) La determinación de las causas de la no conformidad 3) La determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente pueden ocurrir. c) Implementar cualquier acción necesaria. d) Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas. e) Si fuera necesario, actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación f) Si fuera necesario, hacer cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad. Las acciones correctivas deben ser las apropiadas a los efectos las no conformidades encontradas.
Cuál es el tratamiento que ha definido la organización para abordar las No conformidades, incluidas las originadas por las quejas?
X
Esta establecido en el procedimiento de mejora continua PR.1B4.02 la forma de cómo tratar las no conformidades, también mantiene un procedimiento de producto no conforme PR.1B4.01
143
10.2.2 La organización debe conservar la información documentada como evidencia de: a) La naturaleza de las no conformidades, y cualquier b) El resultado de cualquier acción correctiva.
La organización mantiene información documentada
X Esta establecida en los procedimientos de Mejora continua y Auditoria interna
10,3 Mejora continua
La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad según la norma ISO 9001:2015. La organización debe considerar todos los resultados del análisis y la evaluación, y las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades que deben considerarse como parte de la mejora continua
Como mejora continuamente la organización la conveniencia, adecuación y eficacia del SGC según esta norma
X Esta establecido en el procedimiento de mejora continua PR.1B4.02
La organización está considerando los resultados del análisis y la evaluación las salidas de la revisión por la dirección para determinar si hay necesidades u oportunidades a considerar para la mejora continua?
X Esta establecido en el procedimiento de mejora continua PR.1B4.02
144
Anexo 2
Subcapítulos de la Norma ISO 9001:2015
Cumple No
Cumple Cumple Parcial
N/A
4.1 Compresión de la organización y de su contexto
0% 67% 33% 0%
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
0% 0% 100% 0%
4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad
75% 0% 25% 0%
4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos 92% 8% 0% 0%
5.1 Liderazgo Compromiso 46% 8% 15% 0%
5.2 Política 100% 0% 0% 0%
5.3 Roles, Responsabilidades y autoridades en la organización 100% 0% 0% 0%
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 0% 100% 0% 0%
6.2 Objetivos de Calidad y planificación para lograrlos 100% 0% 0% 0%
6.3 Planificación y control de cambios. 0% 0% 100% 0%
7.1 Recursos 82% 9% 9% 0%
7.2 Competencia 100% 0% 0% 0%
7.3 Toma de conciencia 100% 0% 0% 0%
7.4 Comunicación 100% 0% 0% 0%
7.5 Información documentada 100% 0% 0% 0%
8.1 Planificación y control operacional 75% 0% 25% 0%
8.2 Requisitos para los productos y servicios 71% 14% 14% 0%
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios 0% 0% 0% 100%
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente 27% 9% 55% 9%
8.5 producción y provisión del servicio 61% 11% 6% 0%
8.6 Liberación de los productos y servicios 100% 0% 0% 0%
8.7 Control de las salidas no conformes 100% 0% 0% 0%
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación 100% 0% 0% 0%
9.2 Auditoria interna 100% 0% 0% 0%
9.3 Revisión por la dirección 78% 22% 0% 0%
10.1 Generalidades 100% 0% 0% 0%
10.2 No conformidad y acción correctiva 100% 0% 0% 0%
10.3 Mejora continua 100% 0% 0% 0%
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
145
Anexo 3
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
1. Propósito
Establecer la metodología para elaborar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de ECUASAL, de una manera estándar.
2. Definiciones SGC: Sistema de Gestión de la Calidad de ECUASAL.
Manual de Gestión
De la Calidad: Documento que enuncia la política de calidad y describe el
Sistema de Gestión de la Calidad.
Procedimiento: Estos documentos describen la forma en que se lleva a cabo
un proceso o una actividad.
Instructivo: Documento que describe de forma detallada una actividad
específica para proveer un servicio o un producto según como
lo especifica el cliente.
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
146
Lista Maestra
De Documentos: Lista que describe todos los documentos exigidos por la
norma y aquellos derivados de la aplicación del SGC.
Lista Maestra
De Registros: Lista que describe a todos los registros que evidencian la
aplicación del SGC.
Formulario: Son formatos elaborados, en las que se registran la
información generada durante la realización de una actividad
específica dentro del SGC.
Formato libre: Son los formularios que no cumplen con el formato con el
encabezado y pie de página definido por los formularios según
este instructivo.
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
147
3. Responsabilidades
El Jefe del Sistema Integrado de Gestión y el Controlador de Documentos son los responsables que este instructivo se implante y se asegure que se cumpla. La responsabilidad por tipo de documento se detalla a continuación:
Manual de Gestión de la Calidad: Elaborar: Jefe del Sistema Integrado de Gestión
Aprobar: Representante de la Dirección
Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formularios de Procesos:
Elaborar: Responsable del Proceso
Revisar: Controlador de Documentos / Jefe del Sistema Integrado de Gestión
Aprobar: Gerente de Operaciones / Rep. Dirección
4. Instrucciones de Trabajo 4.1 Tipos de letras e identificación de cambios a usar en los textos:
La información contenida en el manual de calidad, los procedimientos, los instructivos y listados maestros se escribe en letra “Arial” tamaño 12. Los títulos, subtítulos, encabezados y pies de página de estos documentos, se aplican tomando este tipo de letra como base, pudiendo variar el tamaño. De esta manera se garantiza que la información contenida en estos documentos se mantiene legible y fácilmente identificable. Los cambios en los documentos se deben colocar con letra en color azul, cursiva y en negrita con la finalidad de identificar fácilmente la información que ha cambiado de una revisión a la siguiente de un determinado documento. 4.2 Encabezado y Pie de Página
El Manual de Calidad, los Manuales, los Procedimientos, Instructivos y Especificaciones constan de un encabezado como el mostrado en la figura 1:
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
148
1 2
3 4 5
Figura 1. Encabezado de documentos del SGC.
1. Logotipo de la empresa: Se ubica en este campo, el logotipo de ECUASAL
2. Nombre del Documento: Es el nombre formal del documento. 3. Código: Indica el código de los documentos de acuerdo al siguiente esquema:
X.YZWT.N
Vamos a coger como ejemplo el Procedimiento de Empaquetado y Envasado el
cual su código sería: PR.2C2E.01
X: Corresponde a la identificación del Tipo de Documento
DOCUMENTO CODIFICACIÓN
MANUAL DE LA CALIDAD MC
MANUAL MA
DIAGRAMA DE FLUJO DF
FICHA DE PROCESO FP
PROCEDIMIENTO PR
INSTRUCTIVO IN
ESPECIFICACIÓN ES
FORMATO/ FORMULARIO FO
DOCUMENTO EXTERNO DE
Tabla 1. Identificación del tipo de documento
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
149
Ejemplo: PR Y: Corresponde al Tipo de Proceso al cual pertenece el documento.
TIPO DE PROCESO CODIFICACION
PROCESOS DE DIRECCIÓN 1
PROCESOS DE VALOR 2
PROCESOS DE APOYO 3
Tabla 2. Tipos de procesos, según Mapa de Procesos
Ejemplo: PR.2 Z: Corresponde al Macro proceso dentro del cual se incluye el documento
TIPO DE PROCESO
MACROPROCESO CODIFICACION
PROCESOS
DE
PLANIFICACIÓN Y CONTROL GERENCIAL
A
DE GESTIÓN DE LA CALIDAD B DIRECCIÓN PROYECTOS C
VENTAS
A
PLANIFICACIÓN DE LA
PRODUCCIÓN
B
FABRICACIÓN C
PROCESOS
DE
VALOR
ALMACENAMIENTO,
DESPACHO Y ENTREGA DE
SAL EN GRANO Y PRODUCTO
TERMINADO
D
COMPRAS E
ALMACENAMIENTO DE SAL EN
GRANO, MATERIALES Y
REPUESTOS
F
MANTENIMIENTO A PROCESOS
DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN B APOYO RECURSOS HUMANOS C
FINANCIERO D GESTIÓN DEL MEDIO
AMBIENTE
E GESTIÓN DE SSO F
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
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Tabla 3. Macro procesos, según Mapa de Procesos (Ver Anexos). Ejemplo: PR.2C
W: Corresponde al Proceso al cual pertenece el documento.
T: Corresponde al Subproceso (cuando aplique) al cual pertenece el
documento.
MACROPROCESO PROCESO SUBPROCESO CODIFICACIÓN
GESTIÓN DE LA
CALIDAD
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS 1B1
AUDITORÍAS
INTERNAS 1B2
MEJORA CONTINUA 1B3
FABRICACIÓN
PRODUCCIÓN DE
SAL EN GRANO
EVAPORACIÓN 2C1A
COSECHA 2C1B
PRODUCCIÓN DE
SAL REFINADA E
INDUSTRIAL
LAVADO 2C2A
SECADO 2C2B
MOLIENDA Y TAMIZADO 2C2C
ADITIVACIÓN 2C2D
EMPAQUETADO Y
ENVASADO 2C2E
ENSACADO 2C2F
CONTROL DE CALIDAD 2C2G
ALMACENAMIENTO,
DESPACHO Y
ENTREGA DE SAL EN
ALMACENAMIENTO,
DESPACHO Y
ENTREGA DE SAL EN
2E1
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
151
GRANO Y PT GRANO
ALMACENAMIENTO,
DESPACHO Y
ENTREGA DE
PRODUCTO
TERMINADO
2E2
RECURSOS
HUMANOS
RECLUTAMIENTO,
SELECCIÓN Y
CONTRATACIÓN
3C1
NÓMINA 3C2
CAPACITACIÓN 3C3
TRABAJO SOCIAL 3C4
FINANCIERO
INGRESOS 3D1
FLUJO DE EFECTIVO 3D2
EGRESOS 3D3
Tabla 4. Ejemplo de codificación Proceso de Empaquetado y Envasado
Correspondiente al Macro proceso de “FABRICACIÓN”, según Mapa de Procesos (Ver Anexo).
Ejemplo: PR.2C2E
N: Corresponde al número consecutivo ascendente de los documentos que se generan dentro de cada proceso, iniciando por el número “01”.
Ejemplo Terminado: PR.2C2E.01 Resumen del ejemplo: El “Procedimiento de Empaquetado y Envasado” que se encuentra dentro del subproceso “Empaquetado y Envasado” (que es el de letra E), el cual está dentro del Proceso “Producción de Sal Refinada e Industrial” el cual está dentro del Macro proceso “FABRICACIÓN” (que es el de
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
152
letra C), el cual a su vez está dentro del tipo de proceso “Procesos de Valor” (que son de número 2), tiene el código: PR.2C2E.01.
4. Revisión: En este campo se identifica el nivel de revisión de los formularios. Para efectos del SGC se inicia el control de los documentos con la revisión 1. 5. Fecha: Es la fecha en la que el documento entra en vigencia.
4.3 Contenido de Documentos
La forma de elaborar cada tipo de documento se detalla a continuación.
4.3.1 Procedimientos
Este documento describe la forma en que se lleva a cabo un proceso o una actividad.
4.3.1.1 Contenido del procedimiento 1. Propósito: Abstracción y resumen de lo que en definitiva se busca con la
ejecución del procedimiento. No tanto el resultado esperado ni la salida del procedimiento, sino el objetivo principal que buscan las actividades del procedimiento.
2. Referencia normativa: Leyes y/o normas aplicables (nacionales e internacionales) que están sobre el procedimiento. Se entiende que el procedimiento fue elaborado considerando la referencia normativa.
3. Documentación relacionada: Documentos internos de la empresa con la cual
tiene relación un procedimiento, ya sea hacia arriba o hacia abajo, con la cual interactúa. Incluye:
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
153
Manual de Calidad o procedimiento o funciones Instructivos de actividades del procedimiento Documentos externos
Recopilar los documentos, ya sea con o sin formato e incorporarlos a la documentación, sea por copias o escaneadas
4. Definiciones: Términos que convenga definir para aclarar la lectura del
procedimiento, sus instructivos, documentos y registros. Conviene definir en la manera como se entiende en la empresa
5. Responsabilidades: Se indica qué posición o cargo es responsable de la
ejecución del procedimiento. Conviene que sea una sola persona. 6. Actividades: Descripción detallada de todas las actividades y demás
elementos del proceso, las cuales ya han sido establecidos del diagrama de flujo
7. Control del proceso: Forma como se controla el proceso. (Este campo se utiliza en los procedimientos únicamente cuando el responsable del proceso lo considera necesario. No es obligatorio).
8. Registros: Contiene una lista de la evidencia que genera la aplicación del procedimiento, estos pueden ser los formularios del SGC, registros de los Sistemas Informáticos (SAP, etc.), formatos libres, etc.
9. Anexos: Son documentos que de una u otra forma sirven de apoyo en la ejecución del procedimiento y que no necesariamente están en el mismo formato ni versión del documento al que pertenecen.
4.3.2 Instructivos
Estos documentos contienen información detallada de cómo realizar actividades específicas.
4.3.2.1 Contenido del instructivo
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
154
1. Propósito: Abstracción y resumen de lo que en definitiva se busca con la ejecución del instructivo. El objetivo principal que buscan las actividades del instructivo.
2. Definiciones: Términos que convenga definir para aclarar la lectura del instructivo y registros. Conviene definir en la manera como se entiende en la empresa. (Este campo se utiliza en los instructivos únicamente cuando el responsable del proceso lo considera necesario. No es obligatorio)
3. Responsabilidades: Define la responsabilidad de los cargos involucrados en el instructivo. La referencia se hace siempre a los cargos y nunca en forma personal.
4. Instrucciones de Trabajo: Describe de forma secuencial a nivel de detalle cada uno de los pasos que se realizan para ejecutar una actividad. Cuando sea necesario se puede incluir la frecuencia con que se debe realizar determinada actividad.
4.4 Contenido de Formatos
Los formatos del Sistema de Gestión de Calidad de ECUASAL deben contener los siguientes elementos normativos:
4.4.1 Encabezado:
Encabezado/parte superior: Debe constar el logotipo de ECUASAL y el nombre
del formulario. El logo, preferentemente debe ir en la esquina superior izquierda.
Ejemplo:
1 2
3 4 5
Figura 1. Encabezado de documentos del SGC.
1. Logotipo de la empresa: Se ubica en este campo, el logotipo de ECUASAL
INSTRUCTIVO DE REDACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
Anexo al Procedimiento de Control de Documentos y Registros
IN.1B1.01 Rev. 01 Fecha: 2015/04/20
155
2. Nombre del Formato: Es el nombre formal del formato.
3. Código: Indica el código de los documentos y se realiza de acuerdo a lo definido en 4.2 sección código. (No aplica en casos de Formato Libre).
4. Revisión: En este campo se identifica el nivel de revisión de los formatos. Para efectos del SGC se inicia el control de los documentos con la revisión 1.
5. Fecha: Es la fecha en la que el formato entra en vigencia.
156
Anexo 4
Cláusulas:
Registros:
FO.2E.09 Control de propiedad del Proveedor
DESDE No. No. HACIA
PROCESO
SOLICITANTE1 1 PROVEEDORES
2
ALMACENAMIENTO DE
SAL EN GRANO,
MATERIALES Y
REPUESTOS
3 PROCESO SOLICITANTE
4 FINANCIERO
5 PROVEEDORES
Frecuencia
Mensual
Trimestral
Misión: Aprovisionar a los procesos de la empresa con bienes y servicios que sean requeridos, garantizando el abastecimiento de las cantidades solicitadas en términos de tiempo,
calidad y precio, cumpliendo con los parámetros establecidos por Ecuasal
Propietario: Jefe de Compras (Xavier Rosero, [email protected])
Proceso Superior: No Aplica 8.4.1; 8.4.2; 8.4.3; 8.5.3
FP.2E.01 Rev.1.0 Fecha: 2016/09/18
FICHA DE PROCESO: ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
Anexo al Procedimiento de Adquisiciones de Bienes y Servicios
CONTROLES
Documentos:
PR.2E.01 Procedimiento de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO.2E.01 Ficha de Proveedores
DF.2E.01 Diagrama de flujo del proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO.2E.02 Evaluación de Proveedores de materiales críticos
FP.2E.01 Ficha del Proceso de Adquisiciones de Bienes y Servicios FO.2E.03 Evaluación de Proveedores de materiales y servicios
PR.2E.02 Procedimiento de Tratamiento de Proveedores FO.2E.04 Evaluación de Proveedores ocasionales de materiales y servicios
IN.2E.01 Instructivo de Importación FO.2E.05 Seguimiento del desempeño
ENTRADAS SALIDAS
IN.2E.02 Instructivo de Conciliación de Adquisiciones FO.2E.06 Reevaluación de proveedor
FO.2E.10 Ficha de identificacion de Riesgos del Proceso
Documentos externos:
IN.2E.03 Instructivo de Control de Requisitos de Compras FO.2E.07 Pedido
FO.2E.08 Pedido de servicio
RECURSOS
Solicitud de Pedido (por SAP),
Aceptación del Servicio (en
SAP), Requisitos de Materiales,
proveedor sugerido
Pedido
PROVEEDORES
Cotizaciones, Productos y
Servicios, Factura, Guía de
Remisión, Informes de Trabajo
realizado
2Adquisiciones de Bienes y
Servicios
Producto Comprado
Servicio Comprado
PROVEDORESDocumentación para Evaluación
y Selección 3
Comunicación de resultado de
Evaluación / Reevaluación
Factura del Proveedor, Copia de
Guía de Remisión, Pedido
Físicos Técnicos Humanos Financieros
Oficina de Compras e Importaciones PC Gerente de Logística Presupuesto Dpto. de Compras y Logistica
Promedio de Desempeño de Proveeedores
(Sumatoria de resultados de
evaluaciones de desempeño de
proveedores/Total de
proveedores evaluados)*100
>= 80%
Camioneta
VARIABLES DE CONTROL E INDICADORES
Variables de Control Indicadores Formula de cálculo Meta
Tiempo de respuestas a solicitudes <=
10 días
(fecha de Ingreso de Producto
comprado a Bodega - fecha de
Liberación de Solicitud de
Pedido), se suman los
resultados que sean <=10 dias
/numero total de solicitudes de
pedido
>= 70%
Impresora
SISTEMA SAP Jefe de Compras
MS Office, Email Asistente de Compras
Teléfono convencional y Celular Asistente de Logística
157
Anexo 5