EXAMEN

De acuerdo con lo establecido por BENJAMIN, Franklin, “el examen de los

factores de la auditoría consiste en dividir o separar sus elementos componentes

para conocer la naturaleza, las características y el origen de su comportamiento,

sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí

y con el todo, y de éstas con su contexto”, entonces se puede decir que no es más

que la prueba a la que se somete la organización y sus diversas áreas con el

proceso de auditoría, que son objeto de estudio, de modo de observarla

atentamente en todo su entorno.

Con este examen, lo que se desea saber es cómo se encuentra la empresa en

los niveles en que la empresa se desarrolle, para así lograr que se pueda dar un

resultado o un veredicto, de sí el ente en todos sus procesos ante el universo

sujeto al examen se encuentra bien o no y tomarse una decisión optima y real

para la organización. Por lo que el examen proporciona la clasificación e

interpretación de hechos, diagnósticos de problemas, con un fin de evaluar y

racionalizar los efectos de un cambio en mejora de esos errores o situaciones.

Es esencial, que para lograr un cambio se necesita de algunos

procedimientos de examen como son:

Conocer el hecho que se analiza.

Describir ese hecho.

Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles.

Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.

Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación

seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias.

Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado

individualmente y en conjunto.

Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas

que lo originaron y el camino para su atención.

Por lo que para poder consolidar el examen se puede formular innegables

interrogativas, con la finalidad del saber ¿por qué? y dar respuestas para

respaldar las conclusiones o juicios del auditor estas son:

¿Qué trabajo se hace? Naturaleza o tipo de labores que se realizan.

¿Para qué se hace? Propósitos que se pretenden alcanzar.

¿Cómo se hace? Métodos y técnicas que se aplica.

¿Con qué se hace? Equipos e instrumentos que se utilizan.

¿Cuándo se hace? Estacionalidad, secuencia y tiempos requeridos.

Durante una auditoria, todos los registros del auditado deben estar disponibles

para examen. Sin por algún motivo alguno de ellos tiene carácter reservado, el

auditor debe cerciorarse de que la información que contiene no estén relacionadas

con las cuentas; además debe solicitar de la administración una constancia por

escrito de ello, la mayorías de las empresas acuerdan no tener secretos para el

auditor, aunque aun algunos empresarios consideran que el auditor no debe tener

acceso a la información que pudiera ser valiosa para la competencia.

En la actualidad, la administración reconoce que la práctica de intercambio de

información a través de revista técnicas asociadas de consultores expertos en el

área como ingenieros y administradores es beneficiosa más aun con los auditores

ya que no se consideran sospechoso.

PAPELES DE TRABAJO.

La preparación de los papeles de trabajo requiere de una cuidadosa

planeación antes y durante el curso de la auditoria. A medida que se va

desarrollando cada fase del proceso de verificación, el auditor deberá revisar el

material por cubrir, tratando de visualizar el tipo de papel de trabajo que

representa la evidencia en forma más efectiva. Papeles no planeado, preparados

apresuradamente y sin visión, raras veces cumple su objetivo, pudiendo ser

necesario la repetición del trabajo de investigación con el objeto de remediar la

deficiencia encontrada en la misma.

Según Zamaheidi este “Son el conjunto de cédulas y documentación

fehaciente que contienen los datos e información obtenidos por el auditor en su

examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los resultados de las

mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe”.

Entonces, los papeles de trabajo son conocidos como los registros que

sirven de soporte para el trabajo realizado por el auditor y de acuerdo con las

normas de auditoría generalmente aceptado, donde se identifica las técnicas y

procedimientos aplicados, las pruebas realizada, la información obtenida, las

conclusiones, además de esto papeles debe estar bien organizado en forma tal

que facilite la rápida localización y la compresión fácil de las personas que hace

lectura e interpretación de los mismos. Los papeles de trabajo son los medios en

el cual se incorpora las observaciones, hechos y argumentos que soportan el

informe que elaborará el auditor y también apoya la ejecución y supervisión de

trabajo.los papeles de trabajo debe contener la sikguiente información:

Notificación de la auditoría.

El propuesta de la auditoría.

Índices, cuestionarios, cédulas y resúmenes del trabajo realizado.

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de

la auditoría.

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

Notificaciones sobre información relevante.

Ajustes realizados durante su ejecución

Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación

Reporte de posibles irregularidades.

Los papeles de trabajo que elabora el auditor son confidenciales, podrá

cederlos en dado caso de que se le envié una orden o cita para presentarlos, por

ello debe mantenerlo guardado por un tiempo considerable, de manera tal que

sirva de aclaración o instrumento de investigación y aunado a ellos la importancia

de su utilidad, para auditorías posteriores.

EVIDENCIA

Según FRANKLIN, Enrique, expresa que la evidencia representa la

comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por

los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, por lo que constituye un elemento

relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.

Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre,

conflicto, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable

que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las

normas en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan

surgiendo.

Antes de poder expresar la opinión acerca de los estados financieros, el auditor

debe obtener evidencias en cuanto a;

a. Las partidas contenidas en los estados financieros se encuentran apoyadas

por los saldos de las cuentas de mayor.

b. Los sados de las cuentas del mayor resumen correctamente los números

asientos de cargos y créditos.

c. Esos asientos de cargo y créditos contenidos en las cuentas representan

una adecuada interpretación de todas las operaciones efectuadas por la

empresa.

La cadena de evidencia requerida por el auditor como base para su opinión, se

extiende desde los documentos que describen las operaciones individuales, y

pasa por los libros de cuenta mayor hasta los estados financieros.

La realización de una auditoria considerarse como un proceso de obtención y

evaluación de la evidencia necesaria para provee una base adecuada para la

expresión de una opinión acerca de los estados financieros

Calidad de la Evidencia

La evidencia de una auditoria, es como un todo, porque debe cumplir un

mínimo de condiciones cualitativas, es decir, debe ser relevante y de buena

calidad. La relevancia de la evidencia la determina su dominio sobre la materia y

por la extensión en que la evidencia de una cosa sea verdaderamente evidencia

de otra cualquiera.

La calidad de la evidencia está condicionada por:

a) La proximidad entre la evidencia y aquello que está siendo evidenciado.

b) La dirección de la correspondencia entre la evidencia y aquello que está

siendo evidenciado.

c) La fiabilidad de la fuente de la evidencia.

La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Física. Se obtiene mediante inspección u observación directa de las

actividades, bienes o sucesos y se presenta a través de notas, fotografías,

gráficas, cuadros, etc.

Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está

contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, recibos y toda

clase de comunicación producto del trabajo.

Testimonial. Se consigue de toda persona que realiza declaraciones durante

la aplicación de una auditoria.

Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y

desagregación de la información por áreas, apartados o componentes.

Para que la evidencia sea útil y válida, debe cubrir los siguientes requisitos:

Suficiente. Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y

recomendaciones del auditor.

Competente. Si cumple con ser consistente, convincente, confiable y ha sido

validada.

Relevante. Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un

hecho en forma lógica y patente.

Pertinente. Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones

y recomendaciones de la auditoria.

Métodos para obtener la evidencia.

Se clasifican con las siguientes estructuras:

1. Estudio General de la Empresa. Se pretende con ello conocer las

características fundamentales de la empresa cuyas Cuentas Anuales se

van a auditar. Se trata, pues, de un estudio superficial, pero donde se

pongan de relieve los aspectos más significativos o especiales de la

empresa.

2. Cotejo de las Cuentas Anuales con los Registros que los Sustentan y

Rastreo de operaciones en general. Se debe seguir un trayecto inverso al

seguido por el proceso contable, este comienza en el justificante, sigue con

el registro y finaliza en el informe o estado contable.

3. Análisis. Esta técnica nos sirve para desmenuzar o diseccionar una

información dada. Con ella, se pretende clasificar y agrupar las diferentes

partidas o elementos individuales de una rúbrica dada, con objeto de

constituir conjuntos homogéneos y significativos.

4. Investigación, Encuesta o Indagación Oral. Se trata de apreciar, por medio

de información o comentarios del personal de la empresa, cuáles son los

procedimientos utilizados por la misma, así como cuáles son las

características de determinadas rúbricas del balance.

5. Observación. En este caso, el auditor presencia la forma de operar del

personal de la empresa en una determinada tarea. Es especialmente válida

para revisar el cumplimiento de los procedimientos establecidos en los

Sistemas de Control Interno.

6. Comprobación. Consiste en la revisión de documentos y justificantes que

respaldan los registros contables. Por ejemplo, la escritura de constitución

de la empresa o en un contrato de préstamo a largo plazo suscrito por la

misma.

7. Inspección. Es el examen físico de cosas o títulos con objeto de

asegurarse de su existencia. Un examen típico de auditoría es la realización

de un arqueo de caja, para verificar la existencia de dinero.

8. Confirmación. Se trata de contrastar un determinado importe, unos datos o

una información en general con un tercero ajeno a la empresa. Se utiliza

fundamentalmente para la verificación de cunetas con terceros, o de activos

en poder de terceros, solicitando de los mismos que den su conformidad o

expongan sus reparos a la información que se trata de contrastar, por

ejemplos a bancos, clientes, proveedores, etc.

9. Cálculo. El auditor, de forma selectiva, repite una serie de cálculos

matemáticos realizados por la empresa, con el fin de pronunciarse sobre lo

adecuado de un determinado importe consignado en un informe o estado

contable.

10.Estimación. Se trata de verificar la razonabilidad de una cifra, poniéndola en

relación con otras. Por ejemplo, verificar la corrección del importe de las

cotizaciones a la seguridad social en función del importe de la nómina y de

los tipos legalmente establecidos.

11.Certificación. Consiste en la obtención de documentos donde se asegure la

verdad de cierto hecho o información, en general firmados o refrendados

por una autoridad.

12.Declaración o Confirmación de la Dirección de la Empresa. La indagación

oral o investigación de la información que se obtiene del personal de la

empresa en referencia a procedimientos y características de cuentas, no se

necesite sólo oral, sino al igual por escrito y firmada por el estamento de

mayor responsabilidad y representatividad de la empresa como el Gerente

o Presidente.

13.Pruebas Selectivas. Se trata de obtener conclusiones sobre un conjunto de

datos, mediante el examen de una muestra.

SUPERVICION DEL TRABAJO

La necesidad de supervisar nace de los hecho de que el máximo responsable

de la auditoria, no puede por sí mismo realizar toda la revisiones contempladas en

el programa anual de la misma. Por eso es necesario que muchas de las

actividades de auditoría externa sean peñadas por personas que tengan

entrenamiento adecuado y capacidad profesional. Aunque es revisado por

personas expertas la responsabilidad recae en la que dirige la gerencia de

auditoría externa.

Según BENJAMIN, Enrique (2005). Auditoría Administrativa. “Es vigilar que

las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de la auditoria.

Así mismo, para tener seguridad de que se sigue y se respeta el programa de

trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea

experiencia, conocimiento y capacidad.”

Es importante esta supervisión, porque es la que incide en el nivel de

responsabilidad de cada actividad que este desempeñando dentro de la

organización, ya que si uno falla ante su tarea drásticamente el ente no puede

conseguirse alcanzar sus objetivos, por lo que todos los empleados son de suma

importancia porque son el motor de una empres ante el hecho de que son los que

permiten que se de alguna forma se logren los objetivos de una organización y sin

su vigilancia podrían ocurrir ciertos problemas o situaciones que no ayuden a la

empresa, de allí su fiscalización.

Al igual es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple

ciertas características para que pueda llevarse un trabajo organizado y

estructurado están son:

a. Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la

firma de revisión del auditor responsable.

b. Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean

sometidos a revisión y no se aprueben en tanto no lo autorice

el auditor responsable.

c. Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del

auditor líder del equipo, para garantizar el contenido de las

conclusiones.

d. Llevar una bitácora en donde se describa el comportamiento

de los auditores.

e. Preparar un informe que comprenda los logros y obstáculos

encontrados a lo largo de la auditoria.

f. Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las

contribuciones esenciales detectadas y el camino para

instrumentarlas

PROCEDIMIENTO TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO

Según BENJAMIN, Enrique (2005). Auditoría Administrativa. “Constituyen

los instrumentos en el que auditor apoya para complementar sus observaciones y

le posibilitan:

Comprobar cómo se están ejecutando las etapas del proceso

administrativo.

Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos.

Examinar los resultados que está obteniendo la organización.

Revisar las circunstancias que inciden en los resultados.

Verificar los niveles de efectividad.

Conocer el uso de los recursos.

Determinar la medida de consistencia en procesos específicos.

Al igual existen técnicas que se utilizan para realizar el análisis y que son de

apoyo al auditor, estas son:

Organizacionales

Administración por objetivos.

Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización

identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de

resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación.

Análisis de Sistemas.

Proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de

problemas y empleo de la información para recomendar mejoras a un sistema.

Análisis de costo-beneficio.

Estudio para determinar la forma menos costosa de alcanzar un objetivo u

obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversión realizada.

Análisis de Estructuras.

Examen detallado de la estructura de una organización para conocer sus

componentes, características representativas y comportamiento, con el fin de

optimizar su funcionamiento.

Árbol de decisiones.

Enfoque que visualiza los riesgos y las probabilidades de una situación

como incertidumbre o acontecimientos fortuitos, al trazar en forma de un “árbol”

los puntos de decisión, los sucesos aleatorios y las alternativas que existen en los

diversos cursos de acción.

Auditoría Administrativa.

Examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar

su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Autoevaluación.

Proceso a través del cual los integrantes de una organización identificada,

valoran y comparan sus avances en relación con las metas y objetivos

preestablecidos durante un periodo específico.

Control total de calidad.

Método orientado a elevar en forma permanente la calidad de los procesos,

productos y servicios de una organización, previendo el error y haciendo un hábito

la mejora constante, con el propósito de satisfacer las necesidades y expectativas

de clientes y/o usuarios.

Estudio de factibilidad.

Análisis que permite precisar la situación y alternativa de cambio para un

producto, proyecto, sistema y/o servicio de una organización tomando en cuenta

su medio ambiente.

Estudio de viabilidad.

Investigación tendiente a determinar los beneficios cuantitativos y

cualitativos a corto, mediano y largo plazos, considerando factores tales como la

oportunidad, exactitud, precisión y costo de la información a obtenerse, y sobre

todo, el efecto que ella tiene en los distintos niveles jerárquicos.

Benchmarking.

Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y

procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en

su campo, con el fin de realizar mejoras en la organización.

Desarrollo organizacional.

Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en

una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos

los niveles.

Reingeniería organizacional.

Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de

información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por los

que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para elevar sustancialmente su

desempeño.

Reorganización.

Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más

funcional y productiva.

Cuantitativas

Análisis de series de tiempo.

Interpretación de las variaciones de los volúmenes de hechos, costos,

producción, rotación de personal, etc. En periodos iguales y subdivididas en

unidades de tiempo homogéneas.

Correlación.

Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más

variables.

Modelos de inventario.

Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.

Modelos Integrados de producción.

Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los

inventarios.

Muestreo.

Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del

estudio de una parte representativa del mismo.

Números índices.

Para medir con respecto a una base inicial las fluctuaciones de volumen de

operaciones, errores, costos, ausencias y otras variables en un periodo

determinado con fines de control, comprobando la validez y confiabilidad de la

información.

Programación dinámica.

Se emplea para resolver problemas que poseen varias fases interrelacionadas,

donde se debe adoptar una decisión adecuada para cada una de éstas, sin perder

de vista el objetivo último que pretende alcanzar; sólo cuando el efecto de cada

decisión se ha determinado, se toma una decisión final.

Programación lineal.

Asignación de recursos escasos de una manera óptima en relación con un

objetivo; generalmente, su finalidad es minimizar costos y maximizar beneficios.

Simulación

Esta técnica se utiliza para imitar una operación o un método antes de su

ejecución real, reproduciendo situaciones difíciles o incosteables de experimentar

en la práctica.

Teoría de colas o de líneas de espera.

Optimización de distribuciones en condiciones de aglomeración, en la que

se cuidan los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las

demoras verificadas en algún punto de servicio.

Teoría de los grafos.

De esta se derivan las técnicas de planeación y programación por redes (CPM,

PERT, etc.). Tanto el PERT (Program Evaluation Review Technique) como el CPM

(Critical Path Method) y el Ramps (Resource allocation and multi project

scheduling) son diagramas que buscan identificar al trayectoria crítica para planear

y programar en forma gráfica y cuantitativa la secuencia coordinada para llevar a

cabo un proyecto.

Teoría de las decisiones.

Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma

probable.

Teoría de los juegos.

Determinación de la estrategia óptima en una situación de competencia.