Unidad 3.Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

MEMORANDO # 001

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión.

En caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2015. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte

del equipo auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español. 

Cordialmente: Gerencia de Calidad y Producción 

EMPRESA: Papas Super Ricas DIRECCION: Calle 94 · 12-98 Bogota TELEFONO: 2345676REPRESENTANTE: Rodrigo Silva CARGO: Gerente CORREO E.: Gerencia@psr.com.co

REUNION APERTURA: Lunes 02 de Noviembre 7:30 am REUNION CIERRE: Lunes 02 de Novienbre 4:30 pm

Felipe Cardenas Auditor LiderMarcelo Jimenez Experto TecnicoEfrain espitia Ingeniero de ProcesosJorge Martinez Representante de GerenciaMaritza Felix Coordinador de Laboratorio de ensayos e inv.Diana rondon Analista Fisico QuimicoMaria Paula Herrera Analista de ProcesosJesus Piraquive Auxiliar de Procesos

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002 

Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005 

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de

2015

Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2015

Preauditoria

Otorgamiento

Seguimiento

Extraordinaria

Ampliación

Renovación

ASISTENTES

NOMBRE CARGO FIRMA

DE: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad audgercali@psr.com.co

PARA: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion, Juan David Martínez , Fecha: Octubre 15 de 2013

Verificar mediante auditoria interna que se esté

cumpliendo con el programa de Sistema de Gestión de Calidad de Papas Super

Ricas S.A. , en los procedimientos de

prestación de servicios del Laboratorio de Investigación

y Ensayos. 

Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del

departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa

Papas Super Ricas S.A. 

Norma ISO 9001:2008 

Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio

de 2015

OBJETIVOS ALCANCE CRITERIOS TIPO AUDIT.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español. 

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes. 

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

1Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2015

2Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002 Carpetas de protocolos e instructivos

3

Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-005

Libros de Registros de muestras

4Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de 2013 

Tarjetas de datos y resultados

5Manual de Calidad M-AM-001 

Versión Junio de 2015

6Libros de Registro Recepción de muestras y solicitud de Análisis  Verificación II semestre

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La estrategia de comunicación se hará en forma activa y en Idioma Español 

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEOLista de Verificación: CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

Manual de Calidad (Documentación nivel I)Si

Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?Si

Se encuentran comunicadas las responsabilidadces a cada uno de los empleados del laboratorio de Ensayos?Si no hay evidencia de la comunicación

Procedimientos operativos (Documentación nivel II)

Existen manuales, instructuctivos, y/o procedimientos que unif iquen los criterios en la realizacion de actividades?Si

Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas, instructivos y procedimientos de laboratorio?No

Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III)Si

Estan identif icados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del area de control de calidad? No

Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?Si

Formatos y registros (Documentación de nivel IV)Si

Se lleva una bitacora de analisis con sus respectivos registros?Si

Existe una metodologia definida para el almacenamiento y retencion de los documentos que evidencian los analisis?Si

Documentación completa si

Son los protocolos, manuales, instructivos y metodos vigentes y actuales?Si La informacion esta en desorden

Esta debidamente almacenada, compilada y ordenada la informacion que se maneja en el Laboratorio de Ensayos e Investigacion?No

Respecto del servicio.

Existen registros de las verif icaciones o calibraciones realizadas?No

Estan definidas las pautas de actuación cuando se observa que las medidas han sido erroneas?No

exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medición, analisis y mejora?Si

Se emplean tecnicas estadisticas? No

Satisfaccion del cliente.

Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de gestion de calidad del laboratorio de medicion y ensayos?No

Se emprenden acciones para conocer y realizar un analisis de satisfaccion del cliente?No

Tacitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de laboratorio estan ordenadas por los formatos solicitud de analisis de produccion

Hay riesgo de perder informacion debido al desorden

Verbalmente conocen el procedimiento, pero no esta

documentado.

copias controladas del manual de calidad

claramente señaladas en el manual de calidad

Se da por entendido que cada uno conoce sus funciones pero no se documenta

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: 02 Noviembre 2015Auditor(es): Grupo auditor Gerencia de Calidad 

Proceso auditado: Laboratorio de Ensayos e Investigación 

Auditado(s): Personal de Laboratorio 

N°Evidencia de

auditoríaCriterios de la

auditoríaHallazgos de la

auditoríaC NCM NCm

1

sustantiva

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

Existen varias copias de manuales no se conoce cuál es el más reciente

X

2Formato de registro de muestra 

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 

Se diligencia a mano, en diferentes tintas, lo hace poco entendible en ocasiones. 

X

3

Formato de registro de ensayo

Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 

No se escriben los nombres de los ensayos se usan siglas internas no codificadas. 

X

4

Libro de recepción de muestras 

Libros de Registro Recepción de muestras y solicitud de Análisis 

Se omite información de la procedencia de la muestra  X

5

Libro de realización de ensayos 

Libros de Registro Recepción de muestras y solicitud de Análisis 

Dependiendo de la carga laboral se llena completamente o no.  X

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Conclusiones de la Auditoria: 

- Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento

para el manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados. - Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno solo. - Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras. -Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de registros de muestras. -Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de análisis. -Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora. -Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos. 

g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.

-La auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) 

- La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia

adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico. 

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación

Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso de auditoría de calidad.Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y obtención de evidencias de la auditoría.Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido.

Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.