UNIDAD 1Introduccin a los eventos

*

Objetivo de la UnidadQue el estudiante conozca sobre el origen de los eventos en la historia y la clasificacin de eventos

Protocolo

*

Origen del ProtocoloEl trmino protocolo, procede del latn "protocollum", que a su vez procede del griego (de protos, primero y kollom, pegar, y se refiere a la primera hoja pegada con cola de pegar).

En su significado original "protocollum" era la primera hoja de un escrito. La primera hoja en la que se marcan unas determinadas instrucciones. Esta definicin marca el inicio de lo que ms tarde ser el verdadero significado del trmino protocolo.

Segn el diccionario de la Real Academia Espaola de la Lengua, entre otros significados, protocolo es: la regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o por costumbre.

Algunos historiadores indican que existan trminos y expresiones protocolarias en documentos tan importantes como el Cdigo de Hammurabi, en los jeroglficos del antiguo Egipto y en otras muchas referencias escritas.

El protocolo, como trmino concentrador de otros afines, se puede definir como el conjunto de tcnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organizacin y desarrollo de actos, bien sean pblicos o privados, y la buena consecucin final de los mismos.

El protocolo, salvo el aplicado basado en la ley para los actos oficiales, no impone sino que aconseja y da unas pautas bsicas a seguir si se desea la correcta organizacin y desarrollo de un acto.

El protocolo oficial o legal (basado en normas y leyes) queda reducido al mbito de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado, las Comunidades Autnomas y las Corporaciones Locales. No quita que en el resto de actos organizados por empresas, instituciones, colectivos, etc. sea una base fundamental y punto de referencia esta normativa, pero no es de obligado cumplimiento. En este caso el "protocolo" a seguir, los rdenes de precedencia, las presidencias, etc. son responsabilidad de sus organizadores que pueden "crear" su propia estructura y sus propios desarrollos para actos determinados.

El trmino Ceremonial, en cambio, del lat. Caeremonilis, lo utilizamos para referirnos a la serie o conjunto de formalidades y ritos en cualquier acto pblico o solemne o como el Libro, cartel o tabla en que estn escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos pblicos. En sentido estricto, el trmino Protocolo, se refiere a aquellos aspectos del ceremonial especficamente relacionados con actos del Estado y las tres Administraciones Pblicas (General, Autonmica y Local) en sus actos oficiales.

El trmino Etiqueta lo utilizamos, en cambio, para referirnos al ceremonial que se debe observar en las casas reales y en actos pblicos solemnes, a la ceremonia en el trato o, ms en concreto a la vestimenta exigida en un determinado acto o evento.

Este conjunto de trminos, protocolo, etiqueta y ceremonial, nos dan las bases fundamentales para la preparacin, organizacin y ejecucin tanto de actos oficiales como de actos privados. No obstante, cuando hablamos de protocolo se puede dar por sentado que, en muchos casos, nos estamos refiriendo a estos tres trminos cuando hablamos en general del Protocolo (con letras maysculas). El trmino protocolo ha absorbido en s mismo las tres acepciones dadas anteriormente

Adems, debemos tener presentes las siguientes definiciones:Cortesa: Demostracin o acto con que se manifiesta la atencin, respeto o afecto que tiene una persona a otra. En las cartas, expresiones de urbanidad puestas antes de la firma.

Urbanidad: Relativo a los buenos modales, cortesa, educacin. Comportamiento de las personas en sociedad.

Orden de Precedencia:Es la preferencia que se establece de acuerdo con un criterio (edad, antigedad, jerarqua, orden alfabtico) para dar prioridad en el tratamiento, paso y ubicacin de las personalidades.La precedencia mxima es la Presidencia.

Si algo ha hecho evolucionar al hombre, adems de los inventos, ha sido la educacin. Desde los tiempos ms remotos se conoce la existencia de pautas sociales y normas de comportamiento. Desde que el hombre est sobre la tierra siempre ha tenido ciertas formas de comportamiento ante determinados eventos.

El protocolo hunde sus races en la Antigedad, en Egipto, donde el carcter religioso del protocolo escrito ser el rasgo esencial de este perodo, puesto que la norma protocolaria est en manos de los sacerdotes.

para una gama de actividades, festividades, tanto domesticas como imperiales, vamos, como la muerte o subida al trono de un Faran, los calendarios agrcolas (la crecida anual del Nilo), o quizs una simple unin familiar (una boda), actos fnebres o lo que se refiere al aspecto militar, etc. etc. etc..

En el Gran Imperio de China, el protocolo civil tuvo un importante protagonismo en la instauracin de la convivencia civil, gracias a la pronta existencia de funcionarios de protocolo, libros de protocolo, normas de protocolo.

Las leyes del Cdigo de Hammurabi (numeradas del 1 al 282, aunque faltan los nmeros 6699 y 110111) estn escritas en babilonio antiguo y fijan diversas reglas de la vida cotidiana. Norman particularmente:La jerarquizacin de la sociedad: existen tres grupos, los hombres libres o "awilum", los "mushkenum" (quienes se especula podran ser siervos o subalternos) y los esclavos o "wardum".Los precios: los honorarios de los mdicos varan segn se atienda a un hombre libre o a un esclavo.Los salarios: varan segn la naturaleza de los trabajos realizados.La responsabilidad profesional: un arquitecto que haya construido una casa que se desplome sobre sus ocupantes y les haya causado la muerte es condenado a la pena de muerte.El funcionamiento judicial: la justicia la imparten los tribunales y se puede apelar al rey; los fallos se deben plasmar por escrito.Las penas: aparece inscrita una escala de penas segn los delitos y crmenes cometidos. La base de esta escala es la Ley del Talin.Se tratan tambin el robo, la actividad agrcola (o pecuaria), el dao a la propiedad, los derechos de la mujer, los derechos en el matrimonio, los derechos de los menores, los derechos de los esclavos, homicidio, muerte y lesiones. El castigo vara segn el tipo de delincuente y de vctima.Las leyes no admiten excusas ni explicaciones en caso de errores o faltas; el Cdigo se pona a la vista de todos, de modo que nadie pudiera alegar ignorancia de la ley como pretexto. Cabe recordar, sin embargo, que eran pocos (escribas en su mayora) los que saban leer y escribir en aquella poca.

Aunque todas estas reglas las encontramos repartidas a lo largo de toda la historia, hay un hecho definitivo y claro que nos da un punto de partida importante: la creacin de la corte. Esto dar un auge definitivo a las buenas maneras.

A modo de ejemplo, podemos ver alguno de los consejos que se daban en estas cuestiones por aquella poca:

- Hay que tener cuidado con el vestido o traje de nuestros compaeros de mesa, y con el nuestro propio.- No se escarba en las bandejas de comida buscando la mejor porcin o pieza. Debe tomarse la primera que se encuentre disponible para servir en el orden de colocacin de las porciones en la bandeja.No se devuelve comida del plato a la bandeja. Se deja en el plato todo lo que no se coma.No se deben limpiar las manos al mantel o cualquier otra tela de la mesa o vestido. Se debe hacer con el trozo de tela que nos pongan (servilleta) o bien lavndonos las manos en el lugar adecuado para ello.- Es aconsejable limpiarse bien las manos y los labios antes de tomar la copa o la jarra para beber. Lo mismo despus de hacerlo, sera correcto.- Hay que permanecer con la boca cerrada mientras se mastica y se tiene comida en la boca. Tampoco se debe beber con la boca llena.

Los cubiertos son para uso en la mesa, no para la higiene personal. Por lo tanto no se debe utilizar el cuchillo para rascarse los dientes o las uas, por ejemplo.- No se toma comida del plato de ningn otro comensal que no seamos nosotros, ni tampoco se pasa comida al plato de otro comensal.De hecho, la primera evidencia documentada de cucharas en Inglaterra fue en 1259, en donde fue considerada como un elemento itinerario del vestuario de rey Edward I.Los primeros tenedores conocidos hicieron su debut en el Antiguo Egipto. La cultura Qijia (2400-1900 aC), que resida en parte de la actual China, era conocida por usar tenedores. Un par de miles de aos ms tarde, la popularidad del tenedor en el mundo occidental se extendi a travs de la Ruta de la Seda en Venecia.cuando los tenedores comenzaron a ganar popularidad durante la Edad Media, esto se tradujo en una menor necesidad de tener cuchillos puntiagudos durante las comidas. Por lo tanto, en 1669, Luis XIV (el mismo hombre que amaba hacerse peinados y llevar mallas y zapatos de tacn alto, convirtindola en la moda masculina de la poca) hizo que estos cuchillos extremadamente afilados estuviesen prohibidos dentro de la mesa, reemplazndolos por otros menos peligrosos. Esto en su mayor parte sigue siendo la norma hasta nuestros das.

La nobleza, se comentaba en el medievo, no se lleva solamente en la sangre sino en la forma de vestirse,comportarse ante el Rey y ante el pueblo. El auge de las buenas maneras era glosado por trovadores y novelas de caballera donde se daban consejos sobre cmo ser una dama o un caballero educado.

SaludosBailePresentacinInvitacion

Un buen ejemplo es el manual de buenas maneras de Baldassare Castiglione, "Il libro del cortigiano" (editado en 1.528), aunque este manual es algo posterior al Medievo, entrando de lleno en la poca Renacentista. Otro ejemplo de ello es el libro "Menanger" editado en Pars, que habla sobre las buenas maneras en distintos mbitos y ocasiones. Este libro, escrito por el ao 1.300, aproximadamente, relata situaciones y da consejos. En una de ellas, indica a la mujer como debe comportarse, como debe tener la casa y como debe poner la mesa, entro otras cosas.

Para entender el protocolo actual tenemos que remontarnos a La Borgoa de los siglos XIV y XV, cuando era un ducado vasallo del Rey de Francia. En aquel entonces el tercer hijo del Rey de Francia era el Duque de Borgoa.

El Ducado de Borgoa, entonces ya centro econmico, crea un interesante protocolo a principios del siglo XV. El Duque Felipe el Bueno de Borgoa decidi crearlo para imponer su autoridad y renombre frente a las dems Monarquas Europeas: Inglaterra, Francia, Alemania y Castilla y Aragn.

*

Una fundamental de este protocolo es que el orden era estrictamente riguroso: Cada procedimiento y modo de comportamiento estaban escritos, de modo que se saba exactamente dnde se deba sentar cada persona, cmo se le serva y en qu orden... Exista una enorme corte de personalidades con funciones especficas de protocolo que deban cumplir estas normas con disciplina.

Otro elemento destacado del protocolo de Borgoa es la uniformidad en la celebracin de los actos organizados en los distintos territorios que posea el ducado. Puesto que no exista una continuidad territorial entre dichas posesiones, se dictamin que todas las ceremonias reunieran las mismas caractersticas, independientemente del lugar en que se organizasen.

sta es una de las pretensiones del Ordenamiento General de Precedencias en el Estado, de 1983. En dicho ordenamiento se establecen las disposiciones que deben aplicarse en el conjunto de territorios del Estado. As, se aplican unas mismas normas protocolarias en las mismas circunstancias, aunque en autonomas diferentes.Desde hace quinientos aos, EL Uso de Borgoa, que introdujo en Espaa Carlos V de Espaa.

Todos los monarcas de la Casa de Austria estaban imbuidos por este protocolo de Borgoa, cuyo mejor reflejo es el Monasterio de El Escorial. La separacin de las aulas en el Palacio de El Escorial, cuya importancia aumenta segn su grado de proximidad al Soberano, sigue vigente en las salas del Palacio Real y en todo nuestro ceremonial.

Con Carlos III se produjeron nuevos cambios en el mbito del ceremonial y el protocolo. El Rey Carlos III fue el creador, en cierta manera, de la Bandera e Himno Nacionales.

Jos Bonaparte suprimi las rdenes existentes en la poca de Carlos III y cre una serie de disposiciones de carcter protocolario: cre la Orden Real de Espaa, copiando la Legin de Honor, cambi el Escudo de Espaa (que tena el guila imperial) e introdujo por primera vez, en dicho escudo, las Armas de Navarra.

IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO

CARACTERISTICAS DEL PROTOCOLO

1)Espacio-Temporales: materiales (escenografa, mobiliario, decoracin, smbolos) e inmateriales (msica, olores, iluminacin, efectos especiales) que darn las condiciones estticas propias a cada evento.

2) Personales: la etiqueta o signos de identidad que individualizan y/o al tiempo socializan a los participantes en un acto (perfume, ornamentos, vestimenta, gestualidad, entre otros).

3) Normativos: las reglas de ordenacin en el espacio - tiempo que rigen en los distintos mbitos en que tienen lugar estas ceremonias, especialmente la legislacin de protocolo en la vida pblica oficial y las normativas internas de otras organizaciones.

TIPOS DE EVENTOSEmpezare por definir el significado de la palabra EVENTO que proviene del latn "EVENTUS", que significa acontecimiento, suceso, eventualidad.

Con lo que entenderemos, que si bien se trata de un suceso, el cual es eventual, tendr la concepcin de nico e irrepetible

DIVISION DE LOS EVENTOS Y SUS CARACTERISTICAS

Este mercado tiene 3 divisiones fundamentales, estas son:

Eventos Sociales, principalmente destinados a la diversin de los invitados, se los puede realizar en salones, al aire libre, o en la propia casa, decorando un ambiente agradable, acogedor y comodo para cada unos de los asistentes.

Eventos Corporativos, completamente encaminados a vincular, incentivar, capacitar promover, promocionar, comunicar, a las empresas con sus asociados, trabajadores, clientes y al publico en general. Por su grado de complejidad requieren de compaas con una mayor infraestructura tanto tcnica como humana, que permita integrar todas las ramas audiovisuales para hacer llegar su mensaje y/o producto a los asistentes del evento.

Eventos Pblicos y / o populares, mejor conocidos como eventos masivos que en su mayora son Conciertos, festividades, ferias, desfiles, concursos y eventos culturales.

CLASIFICACION DE LOS EVENTOS

A la hora de planificar su evento y/o encontrar a la compaa que le ayudara con el mismo, deber tener en cuenta el tipo de evento que se quiere. Por esto, tendremos que separar la clasificacin del evento del tipo o temtica. Dndonos as una mejor idea o clasificacin del mismo.

La primera clasificacin se encontrara dividida en:

Por su tamao: en pequeos, medianos, grandes y mega eventos.

Por el lugar de desarrollo: siendo estos al aire libre, lugar cerrado, en provincia.

Por su tipo: Sociales, Masivos y/o Populares, Religiosos, Culturales, Deportivos, Populares, Empresariales o Corporativos.

Dentro del tipo del evento, tenemos una subdivisin que nos detalla la temtica del evento. Gracias a esta temtica y en combinacin de las 3 primeras divisiones, podremos encontrar al tipo de compaa u organizadora de eventos que podramos contratar para cada tipo de evento.

EVENTOS SOCIALESNacimientos. Cumpleaos. Casamientos. Aniversarios. Fiestas Benficas. Desfiles. Fiestas de Egresados. Fiestas de Grupos de Pertenencia. Fiestas de despedida. Eventos infantiles. Despedidas de solteros. Fiestas de Reencuentros. Fiestas de 15 y 18 aos. Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles. Pequeas Sorpresas. Fiestas de Fin de Ao. Fiestas Privadas. Da del Nio. Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc).

EVENTOS SOCIALESNacimientos. Cumpleaos. Casamientos. Aniversarios. Fiestas Benficas. Desfiles. Fiestas de Egresados. Fiestas de Grupos de Pertenencia. Fiestas de despedida. Eventos infantiles. Despedidas de solteros. Fiestas de Reencuentros. Fiestas de 15 y 18 aos. Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles. Pequeas Sorpresas. Fiestas de Fin de Ao. Fiestas Privadas. Da del Nio. Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, etc).

EVENTOS EMPRESARIALES O CORPORATIVOSFerias Cumbres Congresos. Convenciones. Exposiciones, tradeshows y Showrooms. Seminarios. Lanzamientos de productos. Conferencias de Prensa. Workshops. Visita de Extranjeros a la Empresa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa. Family Day. Cenas de fin de ao. Fiestas tema. Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo.

Lanzamientos de productos. Conferencias de Prensa. Workshops. Visita de Extranjeros a la Empresa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa. Family Day. Cenas de fin de ao. Fiestas tema. Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo. LLuvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad). Encuentras de negocios. Fiesta de Logros de Objetivos. Incentivos y Fidelizacin para Fuerzas de Ventas. Eventos de integracin. Outdoors. Concientizacin de Nuevos Objetivos. Kick Off y Lanzamiento de Planes. Eventos Recreativos. Jornadas de Capacitacin. Asuncin o cambio de Autoridades

EVENTOS RELIGIOSOS . ESTOS EVENTOS PUEDEN SER SOCIALES O PUBLICOS

Bautismo. Comunin. Casamiento. Navidad. Pascuas. Jubileo. Bar y Bat Mitzv. Pesaj. Januca. Rosh Hashana - Iom Kipur. Santoral. Retiros Religiosos. Convivencias. Estadas de descanso. Cursillos religiosos. Captulos. Campamentos religiosos. Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios).

EVENTOS ESCOLARESESTOS EVENTOS SON SOCIALESInicio de ciclo. Cierre del ciclo. Fiestas Patrias. Torneos y Encuentros Deportivos. Festivales. Ferias. Certmenes. Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. Reunin de ex-alumnos. Aniversario de la Institucin. Fiesta de Graduacin.

FESTEJOS POPULARESESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOSConciertos. Festivales. Concursos. Desfiles

EVENTOS CULTURALESESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOSFestivales. Actos Culturales. Conmemoraciones. Cocktail. Espectculos artsticos. Muestras de arte. Inauguraciones de Centros Culturales. Fiestas de Colectividades. Presentacin de un libro. Presentacin de una Obra. Exposiciones. Congresos. Ferias. Concursos. Mesas de debate.

EVENTOS DEPORTIVOSESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIAES Y PUBLICOSTorneos. Competencias. Panamericanos. Intercolegiales. Campeonatos interempresarios. Clases abiertas. Mundiales.

EVENTOS POLITICOSESTOS EVENTOS PUEDEN SER EMPRESARIALES Y PUBLICOSLanzamiento de Campaa.

Nombramiento de Funcionarios. Debates. Congresos. Cierre de campaa. Reuniones de trabajo. Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. Eventos a beneficio. Inauguraciones. Firmas de Acuerdo. Actos Conmemorativos. Viajes polticos. Recepciones diplomticas. Distinciones. Entrega de premios, diplomas. Homenajes y Reconocimientos. Cenas de Gala. Conferencias de prensa.

CLASIFICACIN DEL CEREMONIAL

CEREMONIAL PBLICO.- Es la observancia estricta de ciertas formalidades y el conjunto de solemnidades que se emplea en los actos oficiales, inspirada en ciertas normas.CEREMONIAL DIPLOMTICO.- Consiste en un conjunto de reglas internacionalmente unificadas por el uso y la costumbre, normas que deben ser cumplidas en las relaciones de los agentes diplomticos y las autoridades del Estado.

Ceremonial Martimo.- Consta de una serie de manifestaciones de cortesa que los buques observan entre s a personas de rango o jerarqua importante.

Ceremonial Areo.- Determina autonoma internacionalidad, integridad, previsibilidad y universalidad. Reglamenta la simulacin, descenso, abastecimiento, vigilancia, seguridad y travesa de las aeronaves.

Ceremonial Militar.- Es el compendio de diferentes normas de cortesa que rigen en las instituciones de las fuerzas armadas.

Ceremonial de Cancillera.- Observa las formalidades que se aplica para la redaccin de documentos diplomticos como: actas, tratados, protocolos, acuerdos, invitaciones y otros.

ACCIONES DE PROTOCOLO1. INVITACIONES.La invitacin puede hacerse a travs de: - Tarjetas: deben contener los datos bsicos: quien invita, a quien, a qu, cundo y dnde. El agradecimiento por la asistencia y los telfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 das como mnimo antes del acto. - Oficios: As se enven tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia. - Conformaciones: es necesario asignar a alquien, pero es siempre una labor de equipo. Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que ocuparn lugares importantes. - Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en permanente actualizacin para que sirva de insumo antes que se empiece a elaborar los sobres y tarjetas.

AL PRESIDENTE DE LA REPBLICA Y OTRAS AUTORIDADES.

Si se desea invitar al Presidente de la Repblica, Presidente del Congreso de la Repblica, Ministros de Estado u otras autoridades con igual jerarqua, la invitacin debe ser cursada por una autoridad de igual jerarqua

A los dems invitados, se les enviar una tarjeta de invitacin, observando cuidadosamente su redaccin y el adecuado uso de escudos, logos y colocando el telfono correspondiente para la confirmacin. El tiempo de despacho previo de una invitacin es de siete das hbiles como mnimo y 15 como mximo.

AL TITULAR DE UN MINISTERIO O DIRECTOR.

La invitacin que se hace al Titular del Sector, constituye una deferencia especial al ser la persona de ms alta jerarqua dentro de la organizacin del Ministerio de Salud.La persona de ms alto cargo de la institucin que genera la invitacin deber remitir con un mnimo de quince das previos a la ceremonia, el oficio o carta de invitacin al Titular del Sector, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente informacin:a. Ayuda Memoria (breve exposicin) sobre el motivo de la ceremonia, detallando fecha, lugar y hora propuesta. b. Brochure Institucional .c. Informacin histrica de la Institucin (para ceremonias de aniversario).d. El programa de la ceremonia (detallar tiempo de intervenciones).e. Relacin de invitados a la ceremonia (las de mayor nivel jerrquico para preparar el Orden de Precedencia).f. Un croquis sealando el recorrido que se propone efecte el Ministro dentro de las instalaciones de la Institucin (en caso de considerarse la visita de ambientes o inauguracin de pabellones u otras instalaciones luego de concluida la ceremonia).

2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA.La persona de mayor jerarqua de la institucin que genera la invitacin, deber recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar en donde se realizar la ceremonia. La recepcin protocolar se debe hacer siempre en puerta, no permitiendo que quienes primero reciban a los invitados sea el personal de seguridad o vigilancia. Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es esperada y bien atendida. Despejar ascensores con antelacin es un signo de cortesa y si se prev una visita prolongada, a las bebida habituales para todo visitante distinguido, se aadir algunos bocadillos.

https://www.youtube.com/watch?v=L_u_2wP3isU

ATENCION A LA COMUNICACION NO VERBAL!!!https://www.youtube.com/watch?v=sqPSQnVRLQ8&list=UUM7FUWWxGAWRumPWYoAseoA

En el caso de ser una visita al despacho, son las secretarias o asistentes de los Jefes o Directores Generales, quienes recibirn a la visita, estrechndole la mano al invitado solo si ste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo contrario no. Luego deber conducir a la visita hasta el despacho, la secretaria siempre en primer lugar, para indicar el camino a nuestro invitado. Llegados a la puerta del despacho, corresponde abrir la puerta a la secretaria, anunciar al visitante, y cerrarla tras de s, dejando a la visita a solas con el anfitrin.El anfitrin, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita.

Nunca se da la mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde debe sentarse.

Si el anfitrin est ocupado a la llegada del visitante, el personal de protocolo deber departir con este ltimo todo el tiempo que sea necesario, salvo que solicite expresamente privacidad. La visita deber ser esperada hasta el trmino de su reunin, conducida a la puerta de salida y despedida cordialmente. Finalmente, es necesario consignar los datos de la visita en un ficha o libro de visitantes ilustres, para el archivo y posteridad. Cuando despidamos a nuestra visita la acompaaremos hasta la recepcin para que la secretaria lo conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene por primera vez. Si el visitante es alguien de mayor jerarqua el propio Jefe o Director debe llevarlo hasta la puerta.

3. REGALOS INSTITUCIONALES.Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboracin de algn funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio y reconocimiento. Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas: a. Artculos de artesana.De ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen un molesta al agasajado para el traslado a su pas de origen (volumen, fragilidad del obsequio, etc.). b. Adornos en general.Si la artesana no es una opcin, dependiendo del nivel y rango de la autoridad agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o tiles de oficina (relojes de mesa, cortadores de papel, portalpiceros, etc), generalmente de plata . c. Obras de arte.Adquirir pinturas, tejidos, esculturas pequeas con motivos NACIONALES.

d. Libros NACIONALESEs una buena costumbre obsequiar libros y/o videos sobre aspectos de la cultura, historia, recursos naturales, etc.e. Publicaciones de la propia institucin.f. Recuerdos institucionales.Solapines, medallas.g. Flores.Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendr acompaado por su esposa, si fuera el caso, para prever la entrega de flores de bienvenida. El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos por motivos de trabajo deben hacerse con sentido comn y con respeto a la dignidad de la persona a la que regalamos. Un regalo institucional no debe ser ni muy caro ni muy banal. No olvidemos que este obsequio tambin forma parte de la imagen que la institucin proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella.

Es importante recordar que todos los regalos tienen su momento. Si el regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de honor, ste debera entregarse en privado. Hay una caracterstica especial: si las visitas son privadas y regalan las instituciones pblicas o empresas, el regalo debe ir envuelto en papel de regalo (que puede llevar el logotipo de la institucin o empresa). Pero en el caso de visitas de Estado, los regalos se entregan sin envolver y posteriormente se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos. En cualquier caso, los regalos se agradecen y se alaban.

En caso de que los obsequios sean para personas de otros pases hay que tener mucho tacto al momento de elegir el presente, ya que las costumbres, hbitos, religin, cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y nuestro invitado disgustarse por el regalo que le entregamos. Por ejemplo a un rabe no se le regala jams comidas o bebidas, as tambin los japoneses agradecen mucho los obsequios de marcas de lujo o exquisiteces gastronmicas.Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia mano por la persona que desea agasajar a su visita. Si por el contrario ha de ser enviado debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia. Actualmente se viene usando la entrega de regalos institucionales envueltos en papel con el logotipo de la Institucin.

4. LAS PRESENTACIONES.La presentacin es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocan previamente. A la hora de las presentaciones deberemos tener presente que "el de menos siempre ser presentado al de ms":-El de menor rango ser presentado al de mayor rango.-El de menos edad ser presentado al de ms edad.-En igualdad de condiciones, el soltero ser presentado al casado.-En igualdad de condiciones, el hombre ser presentado a la mujer.Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma: "El Seor y la Seora Campos", nunca "el Seor Campos y su esposa". El esposo por su parte presenta as: "Mi esposa ..." nunca "mi seora".Si vamos a presentar a un visitante, lo correcto es decir seor o doctor (apellido del visitante) le presento a la Directora de......., Lic. (apellido) no la Lic. Rosa o la Dra. Jimena.

5. RECEPCIN CONDUCCIN Y ATENCIN DE INVITADOS.La ubicacin de los invitados se har de acuerdo al orden de precedencia. Si se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un nmero impar de personas, conformado por las autoridades de mxima jerarqua que participen en ese acto. El ordenamiento de las dems autoridades se establece alternndose de derecha a izquierda de mayor a menor jerarqua (Se entiendo como derecha a aquella de la autoridad que preside la reunin). La alternancia, se observa tambin en las primeras filas. (No es recomendable ponerle rtulos con el nombre de la persona invitada a las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la participacin del funcionario o autoridad.Es ms recomendable colocar rtulos de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales). Sin embargo, siempre debe contarse con un plano de distribucin de los espacios preferentes, que pueda ayudar a este fin.a. Prever la recepcin con postas, en caso que las distancias entre puerta del local y puerta del Saln de la ceremonia sean excesivas para un solo equipo. b. Una funcin central del equipo de recepcin, adems de la correcta atencin al invitado, es la de "Capturar" sus nombre y cargo y transmitirlo correctamente a los responsables en el Saln, de modo que tanto quienes ubican invitados otorguen un adecuado tratamiento, cuanto los oradores correspondientes obtengan la informacin para las menciones. c. En este rubro, hay que considerar la recepcin y despedida, ya sea en el lugar donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los invitados especiales. Esto involucra desde las gestiones ante las autoridades correspondientes (Protocolo del aeropuerto) hasta aspectos administrativos del servicio (personal, transporte, carteles de identificacin, etc.).

6. EL ESTACIONAMIENTO.El estacionamiento, es un aspecto que muchas veces no es tomado en cuenta en el momento de organizar una actividad, quizs porque es considerado un detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo debemos procurar tenerlo en cuenta en la organizacin de nuestras actividades, (grandes y pequeas) y evitar esperas innecesarias y malos ratos a nuestros invitados. Si se ha organizado una actividad en la sede de la institucin, se debe coordinar previamente con el invitado si vendr en su vehculo o no. De ser afirmativa la respuesta, se debe coordinar con el personal de portera, a fin de que asigne y reserve un lugar en el estacionamiento para el vehculo del invitado. Si el nmero de personas invitadas supera la capacidad de nuestro estacionamiento, se debe coordinar con una playa de estacionamiento cercana a fin de informar a nuestros invitados sobre la direccin del lugar de estacionamiento, indicndoles que all sus vehculos tendrn la seguridad necesaria.Por otro lado, si la reunin se realiza en otra sede, se debe preguntar a los organizadores si se ha considerado la reserva de estacionamiento. Si este aspecto no ha sido considerado, la persona tomar sus precauciones y decidir oportunamente si llevar o no su vehculo.

7. MAESTRO DE CEREMONIAS (M. C.).Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de intermediario entre los reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el rey transmitindole las necesidades de la gente, a la que mantena informada despus, de las decisiones tomadas por el rey.En la mayora de las reuniones de importancia, plenarias festivas, eventos, est, adems de la persona que preside, el Maestro de Ceremonia, en este caso deber ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigir la misma. El M.C. debe elaborar un guin el que guiar el desarrollo de la ceremonia, y deber ceirse a la exclusiva lectura, no es adecuado que improvise, comente o que haga de orador.El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecunime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y solo realizar lo necesario durante la misma, salvo que se le haya pedido en un inicio que realice comentarios luego de cada intervencin deber evitar hacerlos. Si debe comentar, deber prestar atencin de las ponencias y hacer una sntesis muy breve resaltando lo principal de cada expositor. Recordemos que el Maestro de ceremonias no es el centro de atencin de la actividad sino un facilitador que hace que las acciones sucedan en un orden lgico y sin contratiempos, por lo que su participacin deber ser imperceptible. Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta fundamental como es el GUIN.

8. Diseo de locacin

GUIONES DE CEREMONIAS Y EVENTOSLos guiones de Protocolo establecen el orden de los sucesos a realizar, las diferentes responsabilidades en cada uno, los diversos roles que deben ser ocupados. Como un instructivo sencillo, el guion presenta la disposicin de las acciones y de los interlocutores que exponen las diferentes actividades dentro de la celebracin institucional.Las ceremonias y los actos institucionales deben atender con mucho cuidado las formas en las que se desarrollan las actividades y por esto es importante la planificacin programada. El guion permite contener todas las respuestas de manera anticipada para solucionar cualquier eventualidad y para ejecutar el acto de modo organizado y con la certeza de un xito programado que brinde la tranquilidad de una celebracin satisfactoria, con elevados ndices de calidad.

GUIONES DE CEREMONIAS Y EVENTOSLos guiones de Protocolo establecen desde las invitaciones a la ceremonia hasta los presentes que se deben brindar a los invitados importantes que asistan al evento, as como las formas de recibir a los invitados, la distribucin de la ceremonia con los diversos discursos de bienvenida, presentacin de las autoridades y despedida de los invitados.Nuestro equipo de redactores, especialistas en Ceremonial y Protocolo, le brindan un servicio diferencial para la ejecucin de sus eventos corporativos dando una respuesta slida a las diversas ocasiones que requieren atencin, cuidado y la continuidad de procedimientos especficos.En cualquier tipo de evento, contar con un guion ser apostar a la perfecta sincronizacin de cada suceso programado o eventual que se origine. Qu es el guion de protocolo y cmo se desarrolla?

GUION COMERCIALPresentacin de producto Empresa AHora de inicio del evento: 17:00.Duracin del evento: 2 horas.Lugar: saln de exposiciones en hotel.15:30: Reunin de colaboradores. Tareas: establecer roles, verificar que el espacio fsico est en condiciones, acomodar materiales a utilizar en la presentacin (documentos, folletera, equipamiento para proyecciones, etc.), armar y colocar el catering en la sala contigua al saln de exposiciones.16:30: Recepcin de presentador, expositores y restantes miembros de la Empresa L. Tareas: recibir a los presentadores del producto y dems miembros de la Empresa L, explicar dnde se acomodarn y los tiempos en los que realizarn las intervenciones.17:00: Recepcin de invitados y prensa. Tareas: recibir a los invitados y la prensa que asiste al evento, entregar acreditaciones, indicar cules son sus lugares.17:15: Bienvenida al evento. Tarea del presentador del evento: dar la bienvenida al evento a los participantes, presentar a los expositores que ofrecern las distintas charlas.17:20: Expositor 1. Tarea: brindar una introduccin al producto motivo del evento, presentar el producto (en pantalla para proyecciones).17:40: Expositor 2. Tarea: explicar cmo fue el proceso creativo del producto y los objetivos perseguidos en su creacin.18:00: PAUSA. Tarea del presentador: agradecer a los expositores e indicar que se proceder a una pausa de 10 minutos. Explicar que en el saln contiguo estn disponibles los aperitivos.18:10: Expositor 1. Tarea: explicar de qu forma se insertar el producto en el mercado.18:30: Expositor 2. Tarea: explicar los planes a futuro de la Empresa L en referencia al nuevo producto.18:50: Cierre. Tarea del presentador del evento: agradecer a los expositores, a los asistentes al evento, finalizar el encuentro.19:00: Fin del evento.

Gala aniversario de la fundacin de la Empresa E20:00: Recepcin de invitados con aperitivos de bienvenida y banda musical.20:30: Indicacin de sus lugares a los invitados.20:40: Primer espectculo de la noche: show de tango con banda en vivo y espectculo de bailarines.21:00: Primer discurso de la noche. A cargo del Presidente de la empresa.21:15: Segundo discurso de la noche. A cargo del vicepresidente de la empresa.21:30: Cena. Msica de fondo.22:30: Postre.22:45: Segundo espectculo de la noche: show humorstico.23:10: Descubrimiento de placa conmemorativa al antiguo presidente de la empresa. Entrega de diploma a sus familiares.23:25: Entrega de reconocimientos a algunos de los asistentes al evento: empleados de la empresa, socios y clientes especiales.23:50: Cierre de la gala aniversario, a cargo del Presidente de la empresa.00:00: Fin del evento.

Guion para evento solidarioMaratn solidario auspiciado por la Empresa ILugar: BarcelonaFecha: sbado 24 de agosto.Hora de inicio: 11:00.Motivo: Maratn solidario a beneficio de institucin deportiva que trabaja con nios de bajos recursos.Previo al eventoDifusin del maratn en TV, radio y redes sociales.Organizacin de entrevistas en medios de comunicacin con los representantes del evento.Puesta en funcionamiento del formulario web para la inscripcin en el maratn.Preparacin de credenciales para los participantes del maratn.El da del evento09:00: Reunin de colaboradores.10:00: Recepcin de participantes del maratn. Registro y entrega de acreditaciones y credenciales a cada uno. Recepcin del dinero de inscripcin.11:00: Presentacin del maratn a cargo del Presidente de la Empresa N. Inicio del maratn.13:00: Entrega de trofeo a ganadores.13:30: Cierre del evento. Agradecimiento a los participantes del maratn.13:45: Final del Evento.

Guion para evento corporativoAlmuerzo de trabajo de la Empresa OAntes del eventoEleccin del restaurante adecuado para el evento.Eleccin del men para el almuerzo de trabajo.Confeccin de invitaciones.Envo de invitaciones a los posibles asistentes al evento.Confirmacin de cantidad de participantes que concurrirn al evento.Evento11:30: Envo de vehculos de la empresa para los participantes del almuerzo de trabajo que lleguen de otras ciudades y para los asistentes que no posean medio de movilidad.11:50: Reunin con los representantes de la Empresa O.12:00: Recepcin de invitados y ubicacin de los mismos en el sector preparado para la Empresa O.12:15: Aperitivos.13:00: Almuerzo.14:00: Postre.14:30: Entrega de documentos sobre lo abordado en el almuerzo de trabajo.15:00: Fin del evento.

Guion para evento corporativoEntrega de premios y reconocimientos a empleados de la Empresa U09:00: Reunin de colaboradores.09:30: Reunin con el presentador del evento.09:45: Recepcin de los participantes del evento.10:00: Bienvenida al evento a cargo del presentador.10:10: Primer discurso del evento a cargo del Director general de la Empresa O.10:25: Desarrollo de la premiacin a cargo del presentador.11:05: Segundo discurso del evento a cargo del Jefe de personal de la Empresa O.11:15: Sorteo especial entre los empleados de la Empresa O.11:25: Cierre de la premiacin y agradecimiento a los asistentes.11:30: Catering.12:00: Final del evento.

*

*

*