tema 8 directors

RELACIONES EN EL ENTORNO DE TRABAJO

Judit Ramos Pujol

Curso de Directores. INTEC 2013

BLOQUE IV. LA NEGOCIACIÓN Y LA NEGOCIACIÓN Y LA RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Judit Ramos Pujol


UNIDAD 8LAS REUNIONES DE TRABAJOJudit Ramos Pujol


1. INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO. Definición

En el ámbito del trabajo, es una congregación de personas…

Con:

� con fin determinado,

� con perfil profesional

Para:

� tomar decisiones,

� Recibir o dar informacion,

� formarse

1. INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO. Factores

Factores que influyen en las reuniones

PERSONAS

Participantes e TIEMPO

disponibleParticipantes e

relación entre ellasdisponible

El éxito de la reunión depende de la participación o no de los convocados.Si no vienen, no se cumplen los objetivos de la reunión.Si no les interesa, no vienen � partir de sus intereses

1. INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO. Razones

Mejorar las relaciones

Tomar decisiones

Resolver problemas (ej. Rumores)

Comunicar información

Conseguir un objetivo concreto

1. INTRODUCCIÓN A LAS REUNIONES DE TRABAJO. Características

2 o mas personas

Pasos: preparación, motivación,…

Tiempo y lugar

Tema común

2. ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES. Los asistentes.

2. ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES. Tiempo.

� TIEMPO� Depende de:

� Nº asistentes

� Objetivos

� Moderador reconduce las intervenciones al orden del � Moderador reconduce las intervenciones al orden del dia de la reunión.

� En que momento convocarla? Cuando menos perturbe el ritmo de trabajo.

� Evitar reuniones largas: cansansio, desmotivación,…

� Mejor partirla en varias sesiones si vemos que se alarga

2. ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES. Tema y finalidad

� ORDEN DEL DIA: asuntos a tratar

vs.

� FINALIDAD: que queremos conseguir con la reunion? Que objetivos? Tenerlos claros de reunion? Que objetivos? Tenerlos claros de antemano.

2. ELEMENTOS DE LAS REUNIONES LABORALES. El lugar

� EL LUGAR

� Que no sea muy lejos

� Que se esté cómodo

� Puede ser un espacio virtual. Videoconferencias, � Puede ser un espacio virtual. Videoconferencias, chat,…

3. LA EFICACIA DE LA REUNIÓN

La eficacia se mide según el consenso y la operatividad.

Una reunión es eficaz si:

� es necesario hacerla: todos tenemos mucho trabajo

� esta bien preparada: no llegar con las manos en el � esta bien preparada: no llegar con las manos en el bolsillo, haber preparado la reunión y los participantes, venir con propuestas,…

� contiene un plan de actuación: recoger los consensos y hacer un seguimiento de las decisiones tomadas.

4. TIPOLOGIA DE LAS REUNIONES

1. FINALIDAD U OBJETIVOS

2. NUMERO DE OBJETIVOS

3. CONTENIDO O TEMÁTICA

4. FRECUENCIA

CRITERIOS


• Transmitir información

• Resolver dudasINFORMATIVAS

4.1 clasificación según los objetivos:

• Estudiar problemas del equipo de trabajo

• Propuestas y alternativas de mejora

CONSULTIVO-DELIVERATIVAS

FORMATIVAS

• Tomar decisiones sobre algun asunto

• Previa reunión consultiva-deliberativaDECISORIAS


• 3-7

• Alta participación, implicación y col·laboración

DE GRUPO PEQUEÑO

4.2 clasificación según el número de participantes:

+

• 8-20

• Informativas, consultivas y deliberativas o formativas

DE GRUPO MEDIANO

• 20-40

• Informativas, aprobar o desaprobar decisiones

DE GRAN GRUPO

• + 40

• Informativas, sobre el convenio, …ASAMBLEA -p

art

icip

aci

ón

-


DE INFORMACIÓN DESCENDENTE, ASCENDENTE U

HORIZONTAL

4.3 clasificación según el contenido o temática:

HORIZONTAL

PRIVADAS O PÚBLICAS

FORMALES O INFORMALES


PERIÓDICAS

4.4 clasificación según la frecuencia

PERIÓDICAS

• Varias sesiones durante un tiempo determinado

DE DURACIÓN DETERMINADA

ESPORÁDICAS O PUNTUALES


4.4 clasificación según otros criterios.

A veces se hacen reuniones por otros motivos. EJEMPLOS:EJEMPLOS:� Para crear un equipo de trabajo� en el cambio de turno, para coordinarse� eventos corporativos: presentación de nuevos productos, congresos, cursos,…

5. CARACTERÍSTICAS DE LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN:

� LOS ASISTENTES

Es importante conocer o tener en cuenta como son las personas que van a acudir a la reunión:1. Estructurar la reunión2. Diseñar las técnicas de moderación y organizaciónDiseñar las técnicas de moderación y organización3. Creación de equipos de trabajo homogéneos4. Previsión de participantes conflictivosPodemos encontrarnos con actitudes diferentes:Actitud participativaActitud pasivaActitud negativa


� EL MODERADOR

1. Maneja la dinámica grupal:

� Motiva para que participen

� Frena a los dominantes y estimula a los pasivos� Frena a los dominantes y estimula a los pasivos

� Esta atento a las tensiones os problemas y conflictos

� Debe ser neutral o imparcial


� EL MODERADOR

2. Organiza la reunión:

� Prepara lugar, material, horarios, actas

� Establece normas para la reunión� Establece normas para la reunión

� Metodología y herramientas de trabajo


� EL MODERADOR

3. En cuanto a las técnicas y herramientas de

trabajo… las explica y apoya su aplicación.


� EL MODERADOR

4. Para estructurar la reunión debe:

� Tiene una distancia del grupo que le permite ver la dinámica de la discusión, resumir después de cada dinámica de la discusión, resumir después de cada etapa, elaborar conclusiones (como en la escucha activa)

� Orientar o reorientar la temática

� Elaborar planes de acción y su seguimiento

� Aclarar confusiones.

6. FASES DE UNA REUNIÓN

PLANIFICACIÓN

• Es necesaria?

• Que objetivos queremos conseguir?

•Objetivos mínimos, aceptables,

PREPARACIÓN

• Escribir el orden

del día. se envía

con antelación

•Preparar el lugar

REUNIÓN

•Moderador

•Cumplir el horario

•Lectura del orden

del día

SEGUIMIENTO

•Organizar las

ideas y acuerdos

•Poner en práctica

los acuerdosaceptables, óptimos

• Es la mejor forma convocar una reunión?

• Preparar el orden del dia

•Comunicación a los asistentes

•Elegir las personas

•Determinar el tiempo

•Dinámicas de grupo

,duración, horario

•Documentación

•Presentación de

participantes

•Tratar los temas

•Tomar nota de

cosas nuevas

•Conclusiones

•Puntualidad al

terminar

•Valoración por

parte de los

organizadores

•Comunicar a los

asistentes los el

desarrollo y

resultado de la

aplicación de los

acuerdos.

7. PAUTAS Y TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN

� PAUTAS:

� Definir el objetivo u objetivos

� Seleccionar a los participantes

� Elegir fecha y lugar adecuado� Elegir fecha y lugar adecuado

� Contenidos

� Métodos de discusión

� Logística adecuada: materiales y documentación

� Razones para fracasar

7. PAUTAS Y TÉCNICAS PARA ORGANIZAR UNA REUNIÓN

� TÉCNICAS PARA MANEJAR UN GRUPO

PREGUNTAS

Abiertas, cerradas, sugestivas, manipuladoras

Reglas de convivenciaNormas (levantar la mano)

sugestivas, manipuladoras

Manejo de situaciones

conflictivasMalentendidosFrustraciones…Hacer preguntasHablar con los conflictivosIgnorarNunca descalificar

Técnicas de visualización

Pizarra, papeles,

proyectores, …

8. SITUACIONES QUE DIFICULTAN LAS REUNIONES DE TRABAJO

� La falta de compromiso de los asistentes

� Actitud poco colaboradora de los participantes� Actitud poco colaboradora de los participantes

� No seguir el orden del dia

� Larga duración

� No implantar lo acordado

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