Gestión Documental

Sergio RodríguezJefe de Proyecto Software

srodriguez@scn-sistemas.com

Objetivos

De un Vistazo Rápido:

Conocer los conceptos generales de la aplicación, interfaz de usuario y funcionalidad

Integración con aplicaciones ofimáticas y sistema operativo

Posibilidad de extensión, personalización e integración continua

Descripción de la aplicación

Su versatilidad a la hora de tratar la información permiten a I+Doc adaptarse a cualquier necesidad dentro del campo de la Gestión Documental.

Gracias a estas facilidades, los procesos de captura, almacenamiento, recuperación y búsqueda de información en un fondo documental se simplifican al máximo.

Destacamos los siguientes beneficios:

Principales ventajas (I)

Simplicidad en la búsqueda de información. Búsqueda libre sobre todo el sistema, incluido los contenidos de los archivos

Diversos criterios de búsqueda dentro de un mismo archivo. Reducción del coste de almacenamiento, recuperación y copia de documentos. Transmisión electrónica de la información almacenada. Control del acceso a la información por grupos y roles de usuario. Relación entre toda la información localizada en diferentes archivos. Compartición y acceso simultáneo a un mismo documento. Rápida visualización integrada de los documentos alojados en el repositorio

Gestión electrónica de documentos y Archivo Digital

Tecnología 100 por 100 Web Personalización del interfaz para integración

corporativa Comunicación con otros Sistemas de

Información mediante SOA Extensibilidad del sistema mediante la adición

dinámica de nuevos módulos y herramientas Autenticación de acceso controlada por la

aplicación y/o integración con Directorio Activo de Windows o LDAP

Almacenaje de los principales tipos de archivos Gestión de Volúmenes físicos de almacenaje Compatible con los gestores de base de datos

más importantes del mercado

Control de Versiones Flujos de Trabajo Cuadros de Clasificación

Calendarios de retención Histórico de Trabajo Papelera de Reciclaje Funciones Import/Export Cumplimiento LOPD en su nivel más alto Herramientas de Configuración y

Administración Reconocimiento de caracteres OCR

Descripción de la aplicaciónPrincipales ventajas (II)

Vistazo de la aplicación (I)Conceptos Generales (I)

Proporcionan una manera de almacenar y organizar coherentemente los documentos en diferentes bibliotecas que podrán contener uno o más tipos de documentos (ofimáticos, correos, HTML, imágenes, etc.).

Se pueden anidar formando Maestros / Detalles o Padres / Hijos

Disponen de Columnas (Metadatos)

Se personalizan con diferentes vistas

Permiten habilitar control de versiones de los documentos que alojan

Se pueden asociar a diferentes procesos de negocio o Workflows

Es posible administrar el acceso al tipo documental por grupos o usuarios.

TIPOS DOCUMENTALES

Vistazo de la aplicación (I)Conceptos Generales (II)

Son los metadatos por los que se identifican cada ficha o registro de un tipo documental.

Por ellas se pueden filtrar los registros de un tipo documental

Aplican formatos a los datos que contienen dependiendo de su tipo

Pueden restringir los valores de los datos almacenados en base a sus propiedades

Permiten la asociación en varios niveles entre diferentes tipos documentales

COLUMNAS

Vistazo de la aplicación (I)Conceptos Generales (IV)

COLUMNAS (Tipos)

Alfanumérica Numérico Fecha Extenso Si/No Hipervínculo Calculado Búsqueda Elección Rango Relación Autonumérica Identidad

Vistazo de la aplicación (I)Conceptos Generales (IV)

Cada TD puede disponer de una o varias vistas

Existe una vista predeterminada para la visualización de los tipos documentales o los resultados de las búsquedas.

Están compuestas por las siguientes propiedades: Nombre de la vista Audiencia:

○ Personal: Las vistas personales están pensadas sólo para su uso exclusivo por el usuario que la creo.

○ Pública: Visualizadas por todos los usuarios del sistema con acceso al tipo documental.○ De grupo: Para el grupo de usuarios que se especifique.

Columnas que se mostrarán y en que orden Columnas por las que se ordenará Filtro que se aplicará Límite y paginación de elementos

VISTAS

Vistazo de la aplicación (I)Conceptos Generales (V)

Permiten clasificar registros electrónicos junto a otros registros que proporcionan su contexto, definiendo la forma en la que dichos registros se organizan y relacionan entre sí.

Proporcionan diferentes maneras de catalogar la información.

Se pueden realizar búsquedas restringiendo el resultado a ubicaciones del cuadro de clasificación.

Solo pueden ser creados por usuarios con privilegios

Soportan la heredabilidad de su estructura desde los niveles superiores, pudiendo recrearla en los niveles inferiores.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Vistazo de la aplicación (II)Interfaz de usuario

100 X 100 WEB

Soportada por los navegadores más utilizados del mercado Internet Explorer FireFox Safari

Catalogada por los propios usuarios como ‘Intuitiva y Amigable’

Utiliza controles web dinámicos que proporcionan un comportamiento similar a aplicaciones Windows aprovechando así la ‘Experiencia de usuario’

Altamente personalizable y extensible a nivel de corporación

Demostración

Conceptos / Interfaz de usuario / Funcionalidad

Window XP / Vista

Integración con AplicacionesAplicaciones Ofimáticas / Gestores de Correo Electrónico / Sistema Operativo

MS Word 2003 / 2007

MS PowerPoint 2003 / 2007

MS Excel 2003 / 2007

MS Outlook 2003 / 2007

IBM Lotus Notes 7.0 / 8.0

Indexacíón directa de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos y sus adjuntos

Búsqueda y localización de documentos desde la propia herramienta ofimática

Edición de documentos y control de versiones igualmente desde la herramienta ofimática.

Envío de documentos directamente desde los gestores de correo electrónico

Indexación de documentos o carpetas con el botón derecho del ratón desde el sistema operativo

Aplicaciones actualmente soportadas

Demostración

Integración Ofimática / Operativa

Conclusiones Gran capacidad de adaptación

Extensibilidad funcional○ Incorporación de módulos a medida

Personalización○ Aplicación del diseño y ‘look&feel’ corporativo

Incorporación de flujos de trabajo o procesos de negocio Contextualización de la información en base a perfiles/Roles

○ Visualización○ Acción

Potente motor de búsqueda Utilización de operadores lógicos y relacionales Búsqueda libre en todo el sistema Combinación de condiciones en diferentes ámbitos Localización de documentos por su contenido

Gestión documental relacional Maestros/Detalles Padres/Hijos

Clasificación de la información de forma estructural y/o jerárquica

Posibilidad de integración bidireccional con otros sistemas o aplicaciones

Gracias por su atenciónSCN-Sistemas 2010

C/ Igarsa s/n Paracuellos de Jarama 28860 (Madrid)