normas para elaboración de los manuales unerg

República Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Rómulo Gallegos

Dirección de Planificación, Desarrollo Y Evaluación

Departamento de Organización y Métodos

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN

DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

REALIZADO POR:

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN, DESARROLLO Y EVALUACIÓN

SAN JUAN DE LOS MORROS, ENERO 2013





1

CONTENIDO

1.- OBJETIVO Y ALCANCE DE LA GUÍA.

2.- BASES NORMATIVAS.

3.-DISPOSICIONES GENERALES.

4.-BASES LEGALES.

4.1.-Marco Legal Para Las Organizaciones Del Sector Publico En Materia De

Control Interno.

4.1.1.- Sistema De Control Interno.

4.1.2.- Definición.

4.1.3.- Alcance.

4.1.4.- Responsable.

4.2.-Directrices Estratégicas Institucionales UNERG.

4.3.-Adopción De Nuevos Paradigmas Y Modelos Para Mejorar La Calidad.

4.4.-Adopción De Un Nuevo Modelo: Iso 9004-2000 Generalidades.

5.- El MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

5.1.-Definicion

5.2.-Objetivos

5.3.-Beneficios

5.4.-Elementos Que Integran El Manual De Organización Y Funciones.

6.-MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

6.1.-Deficion

6.2.-Beneficios

6.3.-Elementos Que Integran El Manual De Normas Y Procedimientos.

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES





2

7.-CRITERIOS PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE LOS

PROCEDIMIENTOS.

8.-CRITERIOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES. 9.-CRITERIOS PARA LA REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN, APROBACIÓN Y

AUTORIZACIÓN DE LOS MANUALES.

10.-CRITERIOS PARA REVISAR Y GENERAR NUEVA VERSION DE LOS

MANUALES.

11.-CRITERIOS PARA LA CREACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE UNA

DEPENDENCIA.

CONTENIDO





3

1.- OBJETIVO

Establecer la metodología para la elaboración de los Manuales Administrativos, así

como uniformar los criterios que permitan sistematizar la información contenida en los

mismos de acuerdo a la normativa legal vigente y a la teoría administrativa desarrollada

hasta la actualidad.

1.1.-ALCANCE

Proporcionar a todas las áreas y dependencias de la UNERG, criterios uniformes y

los elementos que permitan la administración, elaboración y control de la documentación

de la Universidad Rómulo Gallegos y su aplicación, en cuanto a: Manuales de

Organización y Funciones, Manuales de Normas y Procedimientos, Organigramas,

Flujogramas, Formularios, Proyectos, Proyectos de Organización y de Reorganización y

otros que se consideren necesarios desarrollar.

OBJETIVO Y ALCANCE





4

2.- BASE NORMATIVA

El fundamento legal que confiere a la Universidad Nacional Experimental Rómulo

Gallegos, las atribuciones para expedir las presentes Normas y Procedimientos son las

siguientes:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela del 20 de diciembre de

1999, Publicada en Gaceta Oficial No 5.453 (Extraordinaria) de fecha 24 de marzo

del 2000.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de

Control Fiscal, Gaceta Oficial N° 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial de la República de Venezuela

N° 36.229 del 17 de junio de 1997.

Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública

Nacional, Gaceta Oficial Nº 37.783 del 25 de septiembre del 2003.

Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial Nº 37.305 del 17 de

octubre de 2001.

Decreto Ley sobre Simplificación de Trámites Administrativos, Gaceta Oficial No

36.845 del 07 de diciembre 1999.

Ley de Reforma de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector

Público, Gaceta Oficial Extraordinaria No 5.891 de fecha 15 de julio de 2008.

Ley del Estatuto de la función Pública. Gaceta Oficial N° 35,522 de fecha 06 de

septiembre de 2002.

Ley Contra la Corrupción, Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinario de fecha 07 de

abril de 2003.

Ley de Universidades, Gaceta Oficial N° 1.429 Extraordinario de fecha 8 de

septiembre de 1970.

Reglamento General Interno de la Universidad Nacional Experimental Rómulo

Gallegos, Gaceta Oficial N° 36. 917 de fecha 23 de marzo de 2000

BASE NORMATIVA





5

3.-DISPOSICIONES GENERALES

1. La Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos (UNERG) a través de la Dirección de

Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE), proporcionará la asesoría técnica necesaria a

las unidades administrativas, a través del representante de la mesa técnica de trabajo designado, en

todo lo relacionado a la elaboración y control de la documentación inherente a: Manuales de

Organización y Funciones, Manuales de Normas y Procedimientos, Organigramas, Flujogramas,

Formularios, Proyectos de Organización y Reorganización, entre otros.

2. La Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) a través del

Departamento de Organización y Métodos, es la responsable de establecer la metodología

en cuanto a la elaboración y control de la documentación, referida en el alcance del

presente documento.

3. Es deber de la unidad administrativa que se trate, remitir a la Dirección de Planificación,

Desarrollo y Evaluación (DIPLADE), todos los Manuales de la Institución, cada vez que se

genere una nueva versión y una vez avalado por esta Dirección, someterlo a la aprobación

del Consejo Universitario.

4. Toda propuesta de: Reglamento, Manuales de Organización y Funciones, Manuales de

Normas y Procedimientos, Organigramas, Flujogramas, Formularios, Proyectos de

Organización y Reorganización que afecte la Estructura Organizativa de la Institución;

debe ser remitida a la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE); a

los fines de efectuar el análisis y darle el aval correspondiente.

5. Todo Proyecto inherente al área Organizacional, de Sistemas y/o Procedimientos, elaborado por

cualquier Dependencia y presentado ante la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación

(DIPLADE) para su revisión, debe tener el aval de la máxima autoridad de adscripción de la

Dependencia.

DISPOSICIONES GENERALES





6

4.-BASES LEGALES

Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el funcionamiento de la

institución, por medio de la especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras,

objetivos, políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de

responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general; en ellos se

concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de la misma, sin embargo no

son duplicados de los instrumentos normativos o legales, tales como leyes, decretos,

directrices o reglamentos. Los manuales constituyen una de las herramientas con que

cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y

operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicación. El principal propósito

de los manuales administrativos deberá ser el de instruir al personal acerca de aspectos

como: estructura, funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos y normas para

lograr una mayor eficiencia en el trabajo.

ASPECTOS BASICOS:

A. Políticas Nacionales de Educación Superior o Universitaria.

B. Directrices Estratégicas Institucionales UNERG.

C. Objetivos Estratégicos Institucionales UNERG.

D. Adopción de Nuevos Paradigmas o Modelos de Gestión.

E. Elementos de análisis estratégico.

F. Crecimiento y Desarrollo Institucional.

BASES LEGALES





7

4.1.- MARCO LEGAL PARA LAS ORGANIZACIONES DEL SECTOR PÚBLICO

EN MATERIA DE CONTROL INTERNO.

4.1.1.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

4.1.2.- DEFINICION:

LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

ARTICULO 35:

“El control interno es un sistema que comprende el plan de organización, las

políticas, las normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente

u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y

veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía

y calidad de sus operaciones, estimular la observancia de las políticas prescritas y lograr el

cumplimiento de su misión, objetivos y metas”.

4.1.3.- ALCANCE:


ARTICULO 37:

“Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las norma básicas

dictadas por la Contraloría General de República las normas, manuales de procedimientos,

indicadores de gestión, indicadores de rendimientos y demás instrumento o métodos

específicos para el funcionamiento del sistema del control interno.”

4.1.4.- RESPONSABLE:


ARTÍCULO 36:

“Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad

de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser

adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.”

BASES LEGALES





8


ARTÍCULO 39:

ARTÍCULO 39:

“Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o

cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las

normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumento de control

interno a que se refiere el artículo 35 de esta ley, sobre las operaciones y actividades

realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa

supervisión.”

4.2.-DIRECTRICES ESTRATÉGICAS INSTITUCIONALES UNERG:

1. Replanteará la revisión de los manuales de organización y procedimientos; para

diseñar un proyecto de actualización y reforma organizativa, académica y

administrativa para la Universidad Rómulo Gallegos, a la luz de los nuevos

paradigmas gerenciales centrados en la ciencia y tecnología.

2. Ampliación y mantenimiento de la capacidad operativa de la Universidad en niveles

satisfactorios de eficiencia y racionalidad en la presentación de los servicios

administrativos.

3. Garantizará el normal, eficiente y eficaz funcionamiento de los servicios que

permitan el desarrollo de las actividades académicos, administrativas, de

investigación, extensión, cultural y deportivas de la universidad.

4. Asumirá la planificación como una herramienta de cambio transformacional y de

conducción de gestión que permita direccionar el proceso de toma de decisiones a

todos los niveles de la Universidad.

BASES LEGALES





9

5. Participará activamente en el diseño de los instrumentos de evaluación Institucional

y Acreditación de la Universidad, centradas en indicadores pertinentes a la

idiosincrasia, valores, carrera, identidad independencia y autonomía, que permitan

medir la calidad de las actividades administrativas, Docentes, Investigación,

Extensión.

6. Promocionará la evaluación institucional y acreditación de la Universidad, como

una herramienta fundamental a la excelencia académica, buscando la factibilidad y

vialidad para su implementación, con la participación sinérgica de los estudiantes,

docentes, empleados, obreros y autoridades universitarias.

7. Implementará sistemas de control administrativo, académicos, financieros, así como

de seguimiento y convalidación que dictaminen los organismos competentes.

4.3.- ADOPCIÓN DE NUEVOS PARADIGMAS Y MODELOS PARA MEJORAR

LA CALIDAD DE LOS PROCESOS UNIVERSITARIOS

La Universidad Nacional Rómulo Gallegos, en base al contexto legal y reglamentario

que existe en el país, al igual, el que proveen los diferentes convenios internacionales

suscritos por la República, podrá adoptar el o los modelos de gestión de calidad en sus

procesos internos que considere pertinentes; por otra parte y conforme a las atribuciones

que le confiere la Ley de Universidades (art. 9), dispone de:

Autonomía organizativa, en virtud de la cual podrán dictar sus normas internas.

Autonomía académica, para planificar, organizar y realizar los programas de

investigación, docentes y de extensión que fueren necesario para el cumplimiento de

sus fines;

Autonomía administrativa, para elegir y nombrar sus autoridades y designar su

personal docente, de investigación y administrativo;

Autonomía económica y financiera, para organizar y administrar su patrimonio.

BASES LEGALES





10

A continuación algunas leyes y disposiciones que sirven como ejemplo o guía:

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Principio de funcionamiento planificado y control de la gestión y resultados: el

funcionamiento de la Administración Pública se sujetará a los planes estratégicos y

comprenderá el seguimiento de las actividades, así como la evaluación y control del

desempeño institucional y de los resultados alcanzados (Art.18).

Principio de eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas fijados (Art. 19 ).

La actividad de los órganos y entes de la Administración Pública perseguirá el

cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las normas, planes y

compromisos de gestión, bajo la orientación de las políticas y estrategias superiores.

Principio de eficiencia en la asignación y utilización de los recursos públicos (Art.

20). El funcionamiento de la Administración Pública propenderá a la utilización

racional de los recursos humanos, materiales y presupuestarios...

Principio de suficiencia, racionalidad y adecuación de los medios a los fines

institucionales (Art. 21). Las formas organizativas que adopte la Administración

Pública serán suficientes para el cumplimiento de sus metas y objetivos y

propenderán a la utilización racional de los recursos del Estado.

Principio de coordinación (Art. 23). La organización de la Administración Pública

comprenderá la asignación de competencias, relaciones, instancias y sistemas de

coordinación necesarios para mantener su orientación institucional de conformidad

con la Constitución.

BASES LEGALES





11

LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA VENEZOLANO PARA LA CALIDAD

El objetivo de la Ley es estimular la calidad y la competitividad del Estado y de las

empresas en cuanto a los servicios y los bienes que éstos proveen, ya que los órganos del

Poder Público están obligados a proveer a las personas bienes y servicios de calidad y a tal

efecto establecerán los mecanismos apropiados para la prestación de los mismos (Artículos

1, 2, 8, 9 y 18).

Artículo 1. - Esta Ley tiene por objeto desarrollar los principios orientadores que en

materia de calidad consagra la Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela, determinar sus bases políticas, y diseñar el marco legal que regule el

Sistema Nacional para la Calidad, asimismo establecer los mecanismos necesarios

que permitan garantizar los derechos de las personas a disponer de bienes y

servicios de calidad en el país, a través de los subsistemas de Normalización,

Metrología, Acreditación, Certificación y Reglamentaciones Técnicas y Ensayos.

Artículo 2: Los objetivos generales de la presente Ley son: “…4. Estimular la

calidad y la competitividad del Estado y de las empresas en cuanto a los servicios y

los bienes que éstos proveen…. 5. Promover y asegurar la participación de todos los

interesados en el funcionamiento del Sistema, como mecanismo para la mejora

continua…”

A los efectos de la presente Ley y su Reglamento se reconocen las definiciones establecidas

en las Normas Venezolanas COVENIN, las normas ISO y OIML en vigencia, las

aprobadas en los tratados y convenios internacionales suscritos y ratificados por la

República Bolivariana de Venezuela.

Artículo 9: Los organismos del Poder Público están obligados a proveer a los

ciudadanos bienes y servicios de calidad y a tal efecto deberán establecer los

mecanismos apropiados para la prestación de los mismos.

BASES LEGALES





12

Artículo 18: Se entiende por Sistema Nacional para la Calidad al conjunto de

principios, normas, procedimientos, subsistemas y entidades que interactúan y

cooperan de forma armónica y contribuyen a lograr los propósitos de una óptima

Gestión Nacional de la Calidad.

LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR

PÚBLICO

El sistema de control interno del sector público, comprende el conjunto de normas,

órganos y procedimientos de control, integrados a los procesos de la administración

financiera así como la auditoria interna. El sistema de control interno tiene por objeto

promover la eficiencia en la captación y uso de los recursos públicos, el acatamiento de las

normas legales en las operaciones del Estado, la confiabilidad de la información que se

genere y divulgue sobre los mismos; así como mejorar la capacidad administrativa para

evaluar el manejo de los recursos del Estado y garantizar razonablemente el cumplimiento

de la obligación de los funcionarios de rendir cuenta de su gestión (Art. 5)

4.4.- ADOPCIÓN DE UN NUEVO MODELO: Norma ISO 9004:2000:

Generalidades:

NORMAVENEZOLANA - COVENIN-ISO 9004:2000

La presente norma es una adopción de la Norma ISO 9004:2000. Sistemas de

gestión de la calidad — Directrices para la mejora del desempeño.

La adopción de un sistema de gestión de la calidad debería ser una decisión estratégica que

tome la alta dirección de la organización. El diseño y la implementación de un sistema de

gestión de la calidad de una organización están influenciados por diferentes necesidades,

objetivos particulares, los productos que proporciona, los procesos que emplea y el tamaño

y estructura de la organización. Esta Norma Internacional se basa en ocho principios de

gestión de la calidad. Sin embargo, la intención de esta Norma Internacional no es implicar

BASES LEGALES





13

necesariamente uniformidad en la estructura de los sistemas de gestión de la calidad ni en la

documentación, sino que va mucho más allá.

El propósito de una organización es:

Identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes/usuarios y otras

partes interesadas (estudiantes, empleados, docentes, proveedores, instituciones,

sociedad, comunidad universitaria) para lograr ventaja competitiva y para hacerlo de

una manera eficaz y eficiente.

Obtener, mantener, y mejorar el desempeño global de una organización y sus

capacidades.

La aplicación de los principios de la gestión de la calidad no sólo proporciona

beneficios directos sino que también hace una importante contribución a la gestión de

costos y riesgos. Las consideraciones de beneficios, costos y gestión de riesgos, son

importantes para la organización, sus clientes, usuarios, comunidad universitaria y otras

partes interesadas. Estas consideraciones, en relación con el desempeño global de la

organización, pueden tener impacto sobre:

La fidelidad del cliente / usuario /miembros comunidad universitaria.

La reiteración de negocios y referencia o recomendación de la empresa, dinámica

propia del proceso global universitario.

Los resultados operativos, tales como los ingresos y participación de mercado

(oportunidades de estudio, ofertas nuevas carreras, etc.).

Las respuestas rápidas y flexibles a las oportunidades del mercado, (creación

nuevas carreras, extensiones, núcleos, nuevas estructuras, etc).

Los costos y tiempos de ciclos mediante el uso eficaz y eficiente de los recursos.

La alineación de los procesos que mejor alcanzan los resultados deseados, la

ventaja competitiva mediante capacidades mejoradas de la organización.

BASES LEGALES





14

La comprensión y motivación de las personas hacia las metas y objetivos de la

organización, así como participación en la mejora continua.

La confianza de las partes interesadas en la eficacia y eficiencia de la organización,

según demuestren los beneficios financieros y sociales del desempeño, ciclo de vida

del producto y reputación de la organización.

La habilidad para crear valor tanto para la organización como para sus proveedores

mediante la optimización de costos y recursos, así como flexibilidad y velocidad de

respuesta conjuntamente a mercados cambiantes.

BASES LEGALES





15

5.- El MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

5.1.- DEFINICIÓN

Los Manuales de Organización son documentos normativos del sistema de control

interno. Expone detalladamente la estructura formal de la organización.

El Manual de Organización es un documento que permite conocer la estructura

orgánica de una institución en su conjunto o parte de ella, al estar integrado por; marco

jurídico; atribuciones; funciones y responsabilidades; organigrama; misión y visión;

objetivo, funciones, jerarquía, autoridad y responsabilidad de los cargos, etc. Además,

define concretamente las funciones y atribuciones encomendadas a cada una de las áreas

que integran la institución.

5.2.- OBJETIVO

Presentar en forma ordenada la organización, funciones y cargos de las áreas que

integran la institución.

5.3.- BENEFICIOS

Presenta una visión de conjunto de la institución y de las áreas administrativas que

la integran.

Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a las áreas administrativas para

evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la

repetición de instrucciones y directrices.

Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de

modernización administrativa.

Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación e inducción a las distintas áreas.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES





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Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las áreas que

integran la institución.

Establece la jerarquía, autoridad y responsabilidad de la Fundación.

Es un medio para determinar el tamaño de las áreas organizacionales.

Es un instrumento para la re-organización de procesos de transformación y cambio

organizacional.

5.4.- ELEMENTOS QUE INTEGRA EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

PORTADA

Es la primera plana del manual y puede contener los siguientes datos:

1) Logotipo de la entidad.

2) Nombre del Manual.

3) Nombre de la Unidad.

4) Fecha de elaboración y vigencia.

5) Nº de Página.

6) Nombre del procedimiento.

7) Firmas autorizadas de elaboración, validación y aprobación.






17

Ejemplo:

1)

2) MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

5) No.

Página

UNIVERSIDAD "ROMULO GALLEGOS" Fecha de

elaboración

3) UNIDAD: 4) Vigencia:

3)

6)

7) PREPARADO POR

REVISADO POR APROBADO POR AUTORIZADO POR






18

CONTENIDO

Acta de creación de la dependencia/ Resolución

Hoja de control del manual-Formato de Diplade.

Objetivo y alcance del manual.

Base Legal.

Misión y Visión de la Dependencia.

Descripción de la estructura / Adscripción / Tipo y relaciones / Atribuciones.

Organigrama Estructural

Descripción de los objetivos y funciones de las unidades estructurales

Organigrama Posicional

Anexos (Si es el caso).

INTRODUCCIÓN

Se refiere a la presentación que el titular de la Entidad dirige al lector, sobre el

contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se

pretenden cumplir a través de su integración. Además, incluye información sobre el ámbito

de competencia de la organización, cómo se usará y cuando se harán las revisiones y

actualizaciones. La redacción deberá ser concisa, clara y comprensible.

ANTECEDENTES/ RESEÑA HISTÓRICA

Se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes

sobre la existencia de la Unidad. Se mencionan las leyes, resoluciones que crearon y han

modificado los aspectos de su organización.






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OBJETIVO Y ALCANCE

El Objetivo: deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos

breves; además, la primera parte de su contenido deberá expresar: QUÉ SE HACE; y la

segunda, PARA QUÉ SE HACE.

Ejemplo: Proporcionar la información necesaria a las dependencias que conforman la

Dirección de........................, con el fin de dar a conocer la forma de organización, los

objetivos, funciones y niveles de responsabilidad de la unidad administrativa.

El Alcance: Se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la aplicación

del manual.

Ejemplo: el manual va dirigido a los servidores públicos tanto de la institución como

de la Dirección que deseen conocer el funcionamiento organizacional de este

departamento pero primordialmente al personal de nuevo ingreso.

BASE LEGAL

En esta parte se reflejan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan

la operación y funcionamiento de la Entidad.

MISIÓN Y VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Es una breve descripción de la organización, el por qué? de su existencia y hacia

donde está dirigida.

La Misión es la razón de ser de la institución, la cual explica su existencia. Es una

declaración de alto nivel que describe su propósito fundamental.






20

La Visión representa el escenario altamente deseado, que se quisiera alcanzar en un

periodo de largo plazo.

DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA/ ESTRUCTURA ORGÁNICA

La descripción de la estructura orgánica debe corresponder a su representación gráfica

en el organigrama, tanto en lo referente a la nomenclatura de las unidades administrativas

como a su nivel jerárquico y al orden de presentación.

Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son

congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de un área

subordinada.

ATRIBUCIONES

Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones son medios para alcanzar fines. En el

caso de los órganos administrativos, las atribuciones están representadas por las

competencias que marca la Ley. Las atribuciones le dan su amplitud y su limitación,

determinan su ámbito de competencia.

Se deberá hacer una trascripción textual y completa de las atribuciones de la unidad

administrativa con base en el Reglamento Interno de la UNERG y/o Reglamento Interno de

la Dependencia de que se trate.






21

ORGANIGRAMA GENERAL DE LA UNIDAD

Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática la

posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de

comunicación y líneas de autoridad; así como sus respectivas relaciones.

OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LAS UNIDADES ESTRUCTURALES

Objetivo:

Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y los esfuerzos de una

unidad administrativa, para el cumplimiento de una actividad institucional que

corresponde por atribución a una dependencia y/o unidad administrativa.

Las unidades administrativas pueden participar en el cumplimiento de una o varias

actividades de la institución, por lo que sus objetivos reflejarán su contribución al

cumplimiento de éstas.

Funciones:

Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el

desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de

acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate.

Las funciones descritas para cada órgano administrativo serán las más relevantes

con relación al ámbito de su competencia e incluirán sólo las de carácter sustantivo. Se

recomienda un máximo de diez.

ORGANIGRAMA POSICIONAL:

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a cargos, así como el

número de unidades existentes o necesarias. También pueden incorporar los cargos

específicos que cumplen las personas que ocupan las unidades.

Organigrama posicional

Junta directiva

1 Presidente

1 Vicepresidente

3 Secretaria






22

6.- MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS:

6.1.- DEFINICIÓN

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en forma lógica,

sistemática y detallada las actividades del área de acuerdo a sus atribuciones para la

ejecución eficiente de las mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo dónde y

para qué han de realizarse.

6.2.- BENEFICIOS

Orientado a la obtención de resultados de una organización.

Fuente oficial de la organización para el cumplimiento y realización de las

actividades.

Medio para fortalecer la productividad en la organización.

Instrumento para el mejoramiento continuo en los procesos de la organización.

Medio para el registro oficial de insumos y resultados organizacionales basados en

indicadores de cumplimiento y de valor agregado.

6.3.- ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

PORTADA

1) Logotipo de la entidad.

2) Nombre del Manual.

3) Nombre de la Unidad.

4) Fecha de elaboración y vigencia.

5) Número de Página.

6) Nombre del Procedimiento.

7) Asunto a indicar.

8) Firmas autorizadas de elaboración, revisión y aprobación

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS





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Ejemplo:

1)

2) MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

5) No.

Página

UNIVERSIDAD "ROMULO GALLEGOS" Fecha de

elaboración

3) UNIDAD: 4) Vigencia:

6) Procedimiento:

7) Asunto:

8) PREPARADO POR

REVISADO POR APROBADO POR AUTORIZADO POR






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CONTENIDO

Objetivos del Manual

Unidades que intervienen.

Documentos utilizados

Formularios a utilizar (ENUNCIARLOS)

Normas

Identificación del procedimiento

Identificación del responsable o responsables

Descripción de la acción

Flujograma.

Formularios o instructivos de llenado ( anexos)

INTRODUCCIÓN

Es un documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades

del área de acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las mismas.

ANTECEDENTES/ RESEÑA HISTÓRICA

Se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes

sobre la existencia de la Dirección y unidades que la conforman. Se mencionan las leyes,

resoluciones que crearon y han modificado los aspectos de su organización.






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BASES LEGALES

En esta parte se reflejan los principales ordenamientos jurídicos vigentes que regulan

la operación y funcionamiento de la Fundación.

OBJETIVO Y ALCANCE

OBJETIVO: deberá ser lo más concreto posible, y su redacción clara y en párrafos;

además, la primera parte de su contenido deberá expresar: QUÉ SE HACE; y la segunda,

PARA QUÉ SE HACE.

ALCANCE: Se deberá expresar el propósito que se pretende alcanzar con la

aplicación del manual.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Es el que se le asigna para distinguirlo y se le dará de acuerdo con la función o

actividad que se describa.

INSTRUCTIVOS

Son los documentos y formularios que se generan y dan inicio en la realización del

procedimiento.

NORMAS

Es la descripción de las reglas o reglamentos específicos a las que se sujeta la

realización de una actividad o procedimiento.






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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Es la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

acciones que se realizan en un procedimiento, explicando EN QUÉ CONSISTE,

CUÁNDO, CÓMO, DÓNDE, señalando los responsables a cabo, haciendo énfasis en los

puntos decisivos de cada uno de ellos.

Cuando la descripción del procedimiento sea general, y que por lo mismo comprenda

varias áreas, debe indicarse para cada actividad la unidad administrativa responsable de su

ejecución; si se trata de una descripción detallada, es decir, que incluye los cargos que

participan en cada una de las actividades, es conveniente anotar el nombre específico del

cargo.

DIAGRAMA DE FLUJO

Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el desarrollo de las

actividades, indicando a los responsables de la ejecución. (Es importante indicar, que el

diseño del diagrama de flujo será realizado por el Departamento Organización y Métodos).






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7.-PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

1. La Dependencia responsable del Manual debe notificar mediante Oficio a la

Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE), cualquier modificación o

creación de los Procedimientos.

2. Toda incorporación o modificación de un Procedimiento, deberá estar orientado al

cumplimiento de los objetivos y alcances del Manual al que pertenezcan.

3. La incorporación o modificación deberá estar enfocada a:

Reducir o simplificar las operaciones del trabajo de la Dependencia, bajo el

ordenamiento legal vigente.

Facilitar el proceso de supervisión y la determinación de los indicadores de

gestión.

Racionar el uso del material de oficina.

4. Toda modificación o incorporación de Procedimientos debe contener los siguientes

aspectos:

Portada de Identificación de la Modificación o Incorporación del

Procedimiento.

Identificación del Procedimiento en el Manual.

Descripción de la Situación Actual del Procedimiento.

Justificación del Procedimiento Propuesto.

Descripción del Procedimiento Propuesto (objetivos, responsabilidades,

vínculo con otros Manuales).

Formatos involucrados en Procedimiento Actual y Propuesto.

CRITERIOS PARA LA CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS





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8.- CRITERIOS A CONSIDERAR PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES.

Para la encuadernación de los Manuales deben utilizarse carpetas de tres (3) aros,

tamaño carta con plástico corrido transparente en la tapa y en el lomo, que permita

introducir la carátula y anotaciones de presentación que identifique el Manual.

El tamaño del papel a utilizar debe ser carta, tipo bond base 20 y en hojas sueltas,

para así facilitar, la inserción y extracción de las mismas.

Los Manuales en su portada deben tener en la parte centro superior el Emblema

Oficial de la Institución y debajo el título Universidad Rómulo Gallegos,

seguidamente en la parte inferior se indica la Unidad Superior inmediata a la

Dependencia involucrada en su elaboración y debajo la Dependencia que los

realiza, el tipo de letra a utilizar es Times New Roman, tamaño 14 y en negrita. En

el centro, el título correspondiente con letra tamaño 18, en negrita. En la parte

inferior central, se indicará la fecha de elaboración del Manual y en el extremo

inferior derecho, la Versión del mismo, tamaño 11 y en negrita respectivamente.

CUERPO DE DESARROLLO

Para comenzar a desarrollar el contenido del Manual se debe configurar para todo el

documento: El párrafo en formato Times New Roman, tamaño 12 y en negrita para

los títulos o subtítulos y tamaño 11 para el contenido, interlineado de 1.5, la sangría

y espaciado en cero y alineación justificada.

Se debe dejar un espacio entre párrafos y dos para pasar a otro Título.

Todos los Manuales de la Institución deben transcribirse en los formatos

suministrados por la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación

(DIPLADE).

CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE MANUALES





29

MÁRGENES

Los márgenes de las hojas deben ser los siguientes:

· Superior: 4 cm.

· Izquierdo: 4 cm.

· Derecho: 3 cm.

· Inferior: 3 cm.

· Encabezado: 1,25 cm.

· Pie de página: 1,25 cm.

TIPO DE LETRA

· Para Título: Times New Roman, en negrita, tamaño 12.

· Para Subtítulo, Textos y Ejemplos: Times New Roman, en negrita, tamaño 11.

CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE LOS MANUALES





30

9.-CRITERIOS PARA LA REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN, APROBACIÓN Y

AUTORIZACIÓN DE LOS MANUALES

El uso de todo Manual será autorizado por la Dirección de Planificación, Desarrollo

y Evaluación (DIPLADE).

Es deber de la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE)

solicitar la generación de una nueva Versión de los Manuales, luego de realizar tres

revisiones al contenido de los mismos.

Es deber de cada Dependencia suministrar, cuando la Dirección de Planificación,

Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) lo solicite, la información necesaria para la revisión

y/o actualización de los Manuales bajo su custodia en un plazo no mayor de cinco (5) días

hábiles. En caso de no cumplir con lo establecido, se tomará la información con que cuenta

la Dirección (DIPLADE) como válida para lo requerido anteriormente.

Una vez analizada la información suministrada por una Dependencia, la Dirección

(DIPLADE), realizará informe definitivo el cual deberá ser revisado, avalado por dicha

unidad en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, y remitido al Consejo Universitario

para su autorización. En caso de no cumplir con lo establecido, se asumirá la conformidad y

aval de dicho informe por parte de la Dependencia.

En caso de existir observaciones al informe elaborado por DIPLADE, se deben

realizar las modificaciones conjuntamente entre la Dependencia solicitante y el

Departamento de Organización y Métodos; aprobadas por la Dirección de Planificación,

Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) y autorizadas por el Consejo Universitario.

CRITERIOS PARA LA ELABORACION DE MANUALES





31

10.-PARA REVISAR Y GENERAR UNA NUEVA VERSIÓN DE LOS MANUALES

1. Todos los Manuales deben ser revisados cada dos (2) años, o cuando ocurran

cambios que así lo justifiquen.

2. Luego de tres (03) revisiones del contenido de los Manuales se debe generar una

nueva Versión.

3. Toda revisión puede ser generada, tanto en las Dependencias responsables del

Manual, como en la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE).

CRITERIOS PARA REVISAR Y GENERAR UNA NUEVA VERSIÓN DE LOS

MANUALES





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11.-PARA LA CREACIÓN Y ORGANIZACION DE UNA DEPENDENCIA

Todo Proyecto de Creación de una Dependencia o reorganización de una ya

existente, debe garantizar el cumplimiento de los objetivos Institucionales.

Todo Proyecto de Creación de una Dependencia que afecte la estructura

organizativa de la Institución, debe ser presentado para la evaluación respectiva ante la

Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación – Dpto. de Organización y Métodos,

mediante Oficio enviado por la Autoridad competente (Rector, Vicerrector Académico,

Vicerrector Administrativo, Secretario o Decano).

TODO PROYECTO DE CREACIÓN DE UNA UNIDAD DEBE CONTENER

LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

Portada de Identificación de la Propuesta.

Índice o Contenido.

Justificación legal y funcional de la Propuesta, para la creación de la dependencia,

ajustada al programa de la Institución.

Indicar el propósito, misión, objetivos y funciones de la Dependencia.

Organigrama proyectado de la Dependencia.

Estructura Posicional de Cargos propuesta para la Dependencia.

Es deber de cada Dependencia suministrar, cuando la Dirección de Planificación,

Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) lo solicite, la información necesaria para la

creación o reorganización de una Dependencia en un plazo no mayor de cinco (5) días

hábiles. En caso de no cumplir con lo establecido, se tomará la información disponible en la

Dirección (DIPLADE) como válida para lo requerido anteriormente.

La Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE) enviará, una vez

analizada la información suministrada por la Dependencia, informe definitivo el cual

deberá ser revisado, avalado y devuelto por dicha Unidad en un plazo no mayor de cinco

CRITERIOS PARA LA CREACIÓN Y ORGANIZACION DE UNA

DEPENDENCIA





33

(5) días hábiles, a los fines de aprobar y remitir al Consejo Universitario para su

autorización. En caso de no cumplir con lo establecido, se asumirá la conformidad y aval de

dicho informe por parte de la Dependencia.

Es deber de la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE), emitir

informe escrito sobre la evaluación del proyecto de creación de una Dependencia.

Es deber de la Autoridad responsable del proyecto, presentar ante el Consejo

Universitario el informe para la creación de una Dependencia, una vez avalado por la

Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación (DIPLADE).

De igual forma es deber de la autoridad responsable del proyecto, someter a

consideración del Consejo Universitario el proyecto de creación de una dependencia e

informar oportunamente a la Dirección de Planificación, Desarrollo y Evaluación

(DIPLADE), acerca del resultado obtenido.

CRITERIOS PARA LA CREACIÓN Y ORGANIZACION DE UNA

DEPENDENCIA

normas para elaboración de los manuales unerg

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