elaboración de manuales de normas y procedimientos

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIORDirección del DespachoOficina de Administración y ServiciosCoordinación de Organización y Sistemas

1

TALLER PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL

DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


2

INTRODUCCIÓN

El Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior, como ente rector de la Educación Superior en Venezuela se propuso como uno de sus objetivos,

impulsar tanto en sus dependencias centralizadas como en sus organismos adscritos, la documentación

de todos los procesos administrativos, a fin de dar cumplimiento a la normativa legal vigente en la

materia, especialmente a los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la

República, en sus Normativas de Control Interno.


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Diseño de los lineamientos para la elaboración de Manuales de Normas y

Procedimientos

ACCIONES

EMPRENDIDAS

Solicitar el inventario de los Manuales existentes

Desarrollar una Guía Técnica para la Elaboración de

Manuales Administrativos

Diseñar formato único para la edición de los Manuales

Designar persona de enlace con el Ministerio

Apoyar a todas las Dependencias y Organismos

del Ministerio en la elaboración de los Manuales

de Normas y Procedimientos a través de

talleres

Revisar los borradores de los Manuales para

garantizar uniformidad

Reactivación del Proyecto de

Sistematización


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Brindar apoyo a las dependencias del Ministerio incluyendo los

Colegios e Institutos Universitarios, en materia de Normas y

Procedimientos, a fin de facilitarles la elaboración de los Manuales.

Dar a conocer los lineamientos emitidos por el Ministerio para la unificación de los

Manuales.

OBJETIVOS DEL TALLER

Crear conciencia en las diferentes dependencias que conforman el Ministerio, sobre la importancia que tiene para la organización la documentación

de sus procesos.


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Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial No. 5453 extraordinaria del 24/03/2000 (Art. 25, 49-6, 137 y 141).

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial No. 37.347 del 17/12/2001 (Art. 7,24,33-5,35,37,39,85,91-822-23-29 y 92).

Normas Generales de Control Interno, Gaceta Oficial No. 36.229 del 17/06/1997 (Art. 3,5,6,12,15,20,21 y 22).

Marco Jurídico para la elaboración de Manuales


6

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial No. 2818 extraordinaria del 01/07/1981 (Art. 3,7,14,18,21,30,46,83 y 84).

Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial No. 37.305 del 17/10/2001 (Art. 1,4,7,8,12,19,21,22,34,37,38,42,138,139,159,160,161,164,y 166).

Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos, Gaceta Oficial No. 5393 d/f 22/10/1999.

Marco Jurídico para la elaboración de Manuales


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¿ Que se entiende por “Sistemas de Control Interno” ?

De acuerdo con la Contraloría General de la República:Es el proceso realizado por la Alta Gerencia, los

Supervisores y el personal Operativo de una Organización, diseñado para proporcionar seguridad

razonable de que se cumplan los objetivos institucionales.

Comprende el plan, políticas, normas, métodos y procedimientos adoptados por un organismo.


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Sistema de Control Interno

Quiénes

Máxima Autoridad, Gerentes y Jefes de cada cuadro organizativo

Cómo

Verificando la exactitud de la información

Para

Cumplir los objetivos, misión y planes Institucionales

Qué

El plan de organización, las políticas, normas y procedimientos


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•Manual de Organización.*

•Manual de Normas y Procedimientos.*

•Manual Específico de Operación.*

•Manual de Cargos.

•Manual de Funciones

LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Es aquel documento que contiene en forma breve, clara, descriptiva y

explicita, información y/o instrucciones referentes a la Organización ó la descripción de un procedimiento.

Clasificación de los Manuales

Administrativos


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Contenido de los ManualesManual de Organización: contiene información detallada de la Organización tales como: antecedentes, marco legal, atribuciones, estructura, funciones, entre otros.

PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓNANTECEDENTES

DE LAORGANIZACIÓN

BASE LEGAL

OBJETIVO GENERALESTRUCTURA

ORGANIZATIVAMISIÓN VISIÓN

VALORES ORGANIZACIONALES

OBJETIVO DE CADA UNIDAD

ORGANIGRAMAESTRUCTURAL

FUNCIONALPOSICIÓN

FUNCIONES Y ATRIBUCIONES


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Contenido de los Manuales

PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN

BASE LEGAL

FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

GLOSARIO DETERMINOS

ANEXOS

Manual de Normas y Procedimientos: define en forma detallada, lógica y secuencial los pasos a seguir para la realización de un proceso, procedimiento o actividad, identificando en forma explícita la

unidad administrativa y el responsable de la ejecución de cada uno de los pasos. En el mismo se indican las normas que rigen cada proceso o procedimiento. Son instrumentos que forman parte del

Sistema de Control Interno.

ALCANCE DEL MANUAL OBJETIVO

NORMASGENERALES

PROCEDIMIENTOS

FIRMAS DEREVISION Y APROBACIÓ

N

PÁGINA DEACTUALIZACIONES

FLUJOGRAMAS ó

PICTOGRAMAS


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Contenido de los Manuales

PORTADA ÍNDICE INTRODUCCIÓN BASE LEGAL OBJETIVO GENERAL

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ALCANDE DELMANUAL

OBJETIVO

FORMULARIOS EINSTRUCTIVOS

ATRIBUCIONES FUNCIONESORGANIGRAMA

ANEXOS

Manual Específico de Operación: utilizado para describir de manera particular y detallada los procedimientos de las Comisiones, Comités, etc. Igualmente sirve para la elaboración de manuales técnicos y operativos, etc. En el caso de las Comisiones y Comités se debe incluir su organización, normas y políticas que las rigen.

NORMASGENERALES PROCEDIMIENTO

GLOSARIO DETÉRMINOS

FLUJOGRAMAPICTOGRAMAS


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Importancia de los Manuales

Constituyen una fuente formal y permanente de información y

orientación

Presentan una visión integral de una dependencia de la organización, o de la forma como opera una unidad responsable de la ejecución de un procedimiento determinado.

Logran darle continuidad a la organización,

independientemente de los cambios que surjan en la rotación

de personal.

Permiten dar inducción y orientación al personal de

nuevo ingreso, a fin de facilitarles su integración a la

organización.

Facilitan las labores de auditoria y la evaluación

del control interno.

Permiten detectar y evitar la duplicidad de funciones.


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Responsables de la Elaboración de los Manuales Administrativos

• De acuerdo al artículo 92 de la Ley Orgánica de la Controlaría General de la República y el Sistema Nacional de Control Fiscal. “Los titulares de las dependencias

son los responsables de la elaboración, implantación y observancia de los Manuales Administrativos en su

respectiva área de competencia”.


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Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

Los Manuales de Normas y Procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:

A. Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades indicadas en el procedimiento.

B. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.


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Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos

C. Determinar en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

D. Facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su vigilancia.

E. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

F. Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de las funciones.

G. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Portada de

Identificación

Índice del Manual

Introducción

Base Legal

Alcance del ManualObjetivo del Manual

Normas Generales

Procedimientos

Flujo de Proceso, Pictogramas o

Flujograma

Glosario de Términos

Formularios e Instructivos

Anexos

Página de firmas de Aprobación

Página de Actualización


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y ProcedimientosPortada de Identificación

Debe contener:

• Logotipo del Ministerio (izquierda) y logotipo del Instituto o Colegio (derecha).

• Nombre del Manual.

• Mes y Año de la elaboración del Manual (parte inferior del Logotipo del Instituto o Colegio).

• Firmas de Aprobación: Colocar en una hoja aparte, seguida de la portada, debe contener el nombre, apellido, cargo, y la(s) firma del(os) funcionario(s) que elaboraron, revisaron y aprobaron el manual. La aprobación debe ser por la máxima autoridad de la Institución.Índice del Manual

• Señalar de manera ordenada todo el contenido del Manual, indicando los números de página.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Aprobaciones y Actualizaciones

• La fecha de aprobación y las de actualización colocarlas en una hoja, en forma correlativa, indicando los cambios efectuados al Manual.

• Se deben revisar y actualizar los Manuales, cuando ocurran cambios en la organización.

• Si la actualización no afecta en gran parte el contenido del Manual, los cambios se pueden informar a través de comunicaciones internas (instructivos, circulares, oficios, resoluciones) señalando claramente que la nueva instrucción forma parte integrante del Manual.

• Al realizar el proceso de control, se puede determinar si el Manual requiere ser actualizado, si cumple con las expectativas planteadas en su diseño y definir los aspectos a incorporar, eliminar o modificar.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos

Introducción

Es la presentación del documento; debe ser breve y fácil de entender y contener:

El motivo, propósito y la utilidad del Manual.

Síntesis del contenido del Manual.

Importancia del Manual.

Se puede señalar el área que va utilizar el Manual (Quien será el usuario del mismo).


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


Base Legal

• Es el marco jurídico, que rige o le da soporte legal al proceso o procedimiento.

• Indicar los Nombres, Número del Decreto, Fecha de Promulgación, Número de la Gaceta Oficial y Fecha de la Publicación de las Leyes, Decretos, Reglamentos o Resoluciones.

• Se puede indicar el número del (os) artículos específicos que tienen inherencia con el procedimiento documentado.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


Deben seguir un orden jerárquico descendente es decir:

• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

• Leyes.

• Códigos.

• Reglamentos.

• Decretos, Resoluciones, Circulares, Documentos Normativos.

• Deben ser ordenados cronológicamente dentro de cada categoría.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


Alcance del Manual

• Señalar los procesos documentados dentro del Manual.

• Indicar los aspectos que cubre el Manual, señalar desde la primera hasta la última acción; por ejemplo: “El Manual comprende desde la fase de Formulación del Anteproyecto de Presupuesto hasta la fase de Control Presupuestario”

• De existir alguna limitación o procedimiento que tenga relación con el proceso y no se encuentre dentro del Manual, indicarlo en este espacio.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos

Contenido de los Manuales de Normas y Procedimientos Objetivo del Manual

• Señalar brevemente los aspectos que se persiguen con la elaboración del Manual.

• Evitar el uso de adjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas.

Normas Generales • Son lineamientos imperativos y específicos de

acción que regulan la ejecución del procedimiento.

• Son los pasos o requisitos de obligatorio cumplimiento en la ejecución del proceso.

• Son rígidas en su interpretación y aplicación.

• Cada procedimiento debe tener sus Normas Generales.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


• De existir varios procedimientos dentro de un Manual y algunas normas sean comunes para todos los procedimientos, éstas se tomarán como Normas Generales. De ser necesario deberán colocar Normas Específicas para cada procedimiento.

Procedimiento

∞ Es la descripción narrativa, en forma secuencial y cronológica de cada uno de los pasos o actividades que se deben ejecutar para la realización de un proceso, a fin de concretar un resultado determinado.

∞ Deberá realizarse de forma clara, precisa y concisa, señalando claramente Quién, Cómo, Cuándo y Dónde se ejecutan cada una de las actividades.

∞ Las actividades serán descritas, iniciando con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente, por ejemplo: Revisa, Formula, Remite, Elabora.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


∞ Verificar si existe duplicidad de esfuerzos, si se realizan actividades innecesarias, ya que las mismas pueden ser mejoradas o eliminadas, siempre y cuando no se desvié el resultado a obtener con la ejecución del procedimiento.

∞ En la descripción de los responsables, se deberá indicar el nombre de la Dependencia (Dirección, Oficina, Unidad, Área) y el nombre del cargo del funcionario responsable de ejecutar la misma, por ejemplo:

Sub-Dirección AdministrativaDepartamento de ComprasAnalista de Compras

Procedimiento


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


∞ Sí en una misma dependencia se realizan una serie de actividades de manera continua, sólo se anotará el nombre de la dependencia en la primera de las actividades mencionadas.

∞ Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, se deberá anotar el nombre entre comillas y hacer referencia al número de copias y a la distribución de las mismas.

∞ No describir actividades cuyo origen, control y seguimiento corresponda a otra dependencia.

Procedimiento


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


Formularios e Instructivos

• En este aparte se incluyen todos los formularios utilizados para la ejecución del proceso.

• Cada formulario deberá llevar su respectivo instructivo, en el que se detallaran puntos como nombre del formulario, objetivo, tamaño, impresión, número de copias, distribución y la descripción de cada uno de los campos.

Glosario de Términos

• Aquí se presenta un pequeño concepto de los términos propios del procedimiento utilizados dentro del Manual.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


Flujo de Proceso

Es la represtación gráfica secuencial y en términos generales, de las acciones

principales del proceso.

A

B

C

D

Flujo de Proceso, Flujograma ó PictogramasEn el Manual se incluirá una sola representación

gráfica


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


2 3 4

567

1

F l u j o g r a m a

Es la representación gráfica secuencial y detallada de cada acción, se representa la distribución de los

documentos y las operaciones que se efectúen con los mismos.


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


P i c t o g r a m a s

Es la representación gráfica y sencilla, con dibujos o símbolos de las actividades más resaltantes de un procedimiento. Se incluye una pequeña descripción de la actividad que se esta representando.

Oficina de Administración y Servicios

Dirección del DespachoOficina de Administración y Servicios

Coordinación de Compras

Unidad Solicitante

Colocar debajo de cada representación gráfica una pequeña descripción de los pasos ejecutados


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Manualde Normas y

Procedimientos

Manualde Normas y

Procedimientos


Anexos

En este aparte se incluirá cualquier material de importancia y que contribuya

en la ejecución del proceso.


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Procedimiento General para la Elaboración de Manuales

Procedimiento General

Para la Elaboración

de Manuales

Realizar estudio preliminar y definir:Problema, Método de Recolección de datos y

Universo de EstudioDelimitar el Universo de Estudio

(Población y Muestra)

Recolectar la Información:• Archivos• Usuarios• Área de Trabajo

Definir Técnicas para el levantamiento de Información:• Documental.• Entrevistas.• Cuestionario • Observación Directa.• Organigramas.• Flujogramas.

Analizar la información recopilada:

•Evaluar información recopilada.

•Determinar duplicidad, cuellos

de botella (definir problema).

•Determinar posibles soluciones.

Fase de elaboración del Borrador del

Manual


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Pasos a considerar para la elaboración del Manual

Elaboración

Del

Manual

Definir tipo de Manual a elaborar, tipo de usuario y

uso.

Elaborar borrador del Manual y discutir con las personas

involucradas en la ejecución del proceso.

Llegar a acuerdos con el usuario sobre el contenido

del ManualRealizar ajustes y elaborar versión

definitiva del Manual

Someter a la aprobación de las

instancias competentes

Fase de Seguimiento y Control. Realizar revisiones periódicas,

vigilar el cumplimiento del Manual y definir si amerita

modificaciones

Someter nuevamente a

revisión y aprobación del responsable del

área.


35

Seis pasos para cambiar un Procedimiento

NEGOCIAR EL CAMBIO

1

•Reúna Información.

•Explique a la Gerencia porque es

necesario el cambio.

•Explique las ventajas y

desventajas.

•Negocie los cambios.

2

DISEÑAR PROPUESTA

INICIAR EL CAMBIO

•Solicite opinión de las personas

afectadas por el cambio, intercambie

opinión.

•Es preferible no formar Comités, ya

que no necesariamente

expresan la opinión del personal.

•Implante el nuevo procedimiento.

•Realice los ajustes (de ser necesario).

•Maneje la resistencia al

cambio, creando conciencia sobre las bondades del nuevo

procedimiento.

3


36

Seis pasos para cambiar un Procedimiento

VERIFIQUE ADHERENCIA AL

CAMBIO•Monitoree la

puesta en funcionamiento

del nuevo procedimiento.

•Verifique cómo se involucran los

usuarios en el cambio.

HAGA CUMPLIR EL CAMBIO

EVALUE Y CAMBIE

•Luego de aprobado el Manual, el cambio

debe cumplirse

•No permitir que se evadan los cambios, por lo que se debe trabajar desde el

nivel superior para que se cumplan los

cambios.

•Evalúe periódicamente el cambio realizado.

•Escuche opiniones de los responsables y de

ser necesario mejore las propuestas.

•Si existen ajustes, haga los mismos en el Manual e implántelos.

4 5 6


37

Fases para la elaboración de los Manuales

Definición del objetivo a cumplir

1

Elección de los responsables de la preparación

2

Estudio preliminar de la Organización3

Planificación4

Levantamiento de Información

5

Elaboración6

Adiestramiento y Distribución

7

Seguimiento8

Actualización-Mantenimiento

9

Evaluación

10


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O B J E T I V O S

AL FIN LLEGUE !! MISIÓN CUMPLIDA

QUIERO LLEGAR

HACIA EL INFINITO Y MÁS ALLA


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MISIÓN

ESTRATEGIA Y PLAN DE ACCIÓN

META

OBJETIVO

VISIÓN

Es la razón de ser como organización.

¿ Para qué fue creada ? .

Conjunto amplio de orientaciones y

programas

Programación de actividades para cumplir metas

Es el resultado específico, esperado en el corto, mediano o largo plazo y que

responde al progreso deseado hacia un objetivo. Se expresa en el cuánto y

cuándo.

Son las guías que le dan direccionalidad a la organización, describen el futuro

deseado, de allí que tengan una relación estrecha con la visión de la organización.

Es la ubicación de la organización en

escenarios futuros

elaboración de manuales de normas y procedimientos

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