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GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS

JUNTA DE ASISTENCIA PRIVADA DEL DISTRITO FEDERAL

Enero de 2017

Lic. Elvia Salas Guerrero, en funciones de Secretaria Ejecutiva en términos de la designación hecha por

el Presidente de esta Junta, Lic. Carlos Leonardo Madrid Varela, mediante oficio de fecha 18 de enero

de 2017, hago constar que las presentes 32 (treinta y dos) fojas corresponden a la Guía Técnica para la

Elaboración de Manuales de Procedimientos, mismo que fue aprobado por el Consejo Directivo de la

Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal el día 18 de enero de 2017 en sesión ordinaria número

217, mediante acuerdo 217/6. Las fojas a que se refiere esta certificación contienen mi rúbrica

(__________) en tinta verde.

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Fecha: 18/01/2017

GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS


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ÍNDICE

I. PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 3

II. DISPOSICIONES GENERALES ................................................................................................ 4

III. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN ....................................................................................... 5

IV. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES .......................................................... 5

V. ANEXOS ......................................................................................................................................... 7

VI. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA ...................... 31

VII. APROBACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA .................................................................................. 32

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I. PRESENTACIÓN

El propósito de esta Guía Técnica es contar con una metodología y criterios para la elaboración

de Manuales de Organización, atendiendo las disposiciones del Eje 5. “Efectividad, Rendición

de Cuentas y Combate a la Corrupción”, Área de oportunidad 1. “Mejora Regulatoria y

Simplificación Administrativa” del Programa General de Desarrollo del Distrito Federal 2013-

2018, mismo que establece como línea de acción el fortalecimiento de la planeación

gubernamental mediante mecanismos integrales y metodologías que permitan transitar a la

simplificación administrativa y a la mejora regulatoria en el Gobierno de la Ciudad de México.

En este contexto, la presente Guía se fundamenta en la “Guía Técnica y Metodológica para la

Elaboración e Integración de los Manuales Administrativos y Específicos de Operación de la

Administración Pública del Distrito Federal”, la cual complementa, reconstruye e integra

nuevos elementos requeridos para el control, presentación y actualización de los manuales

como resultado de la experiencia y forma de trabajo de la Junta de Asistencia Privada del

Distrito Federal.

Esta guía considera siete apartados, el primer de ellos corresponde a esta presentación; el

segundo describe el concepto y clasificación del manual; el tercero contiene el marco jurídico

que sirve de base para su elaboración e incluye los ordenamientos normativos para su

creación, aplicación y desarrollo; el cuarto establece la estructura que deberá contemplarse

para su elaboración; el quinto contiene los formatos a emplearse para su elaboración, el sexto

y séptimo apartado señalan los criterios para la publicación de los manuales.

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II. DISPOSICIONES GENERALES

Objetivo General

Orientar a los servidores públicos que intervienen en la elaboración de Manuales de

Procedimientos de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal, estableciendo los

criterios, que permitan homologar su estructura, organización y operación.

Concepto de Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos es un instrumento de trabajo y consulta que integra la

presentación de los procedimientos de las unidades administrativas, los cuales contienen, las

actividades, alcances, normatividad, políticas de operación y formatos de cada uno de ellos.

Para efectos de esta Guía se entiende por:

a. Guía: Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización.

b. Junta: Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal.

c. Consejo: Consejo Directivo de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal.

d. Manual: Manual de Procedimientos.

e. Ley: Ley de Instituciones de Asistencia Privada para el Distrito Federal.

f. Reglamento: Reglamento de la Ley de Instituciones de Asistencia Privada para el

Distrito Federal.

Políticas

1. La Dirección Administrativa, a través de la Coordinación de Planeación y Procesos

Administrativos, proporcionará la asesoría técnica necesaria para la elaboración de los

manuales de procedimientos.

2. Se elaborará un Manual de procedimientos por cada una de las áreas que la integran.

3. Cada Manual de Procedimientos debe ser elaborado por el área correspondiente y

presentarse al Consejo Directivo para su aprobación por conducto de la Dirección

Administrativa.

4. La Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos podrá emitir

recomendaciones sobre el contenido de los manuales.

5. La actualización de cada Manual se realizará cuando se efectúen cambios en

actividades, alcances, normatividad, políticas de operación y formatos de los

procedimientos.

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III. MARCO JURÍDICO DE ACTUACIÓN

El marco jurídico de actuación que regula la elaboración de los manuales está definido en el:

REGLAMENTO INTERIOR DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL

“Artículo 18.- Los Manuales Administrativos serán elaborados y aprobados por los

titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos Desconcentrados y

Órganos Político-Administrativos.

La adscripción y atribuciones de las unidades administrativas de apoyo técnico-

operativo, que no se establecen en este Reglamento, quedan establecidas en dichos

manuales. Estos manuales deberán ser remitidos a la Oficialía Mayor para su revisión,

dictamen y registro; cuando la Oficialía Mayor estime que en los citados manuales se

establecen atribuciones que afecten la esfera jurídica de terceros, los mismos se

sancionarán previa y adicionalmente por la Consejería Jurídica y de Servicios Legales.”

IV. ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS MANUALES

Los manuales estarán integrados de la siguiente manera:

HOJA DE IDENTIFICACIÓN DEL MANUAL

a) Se utilizará el formato MPA-01 (Anexo 1). b) Se indicará el nombre completo de la Dirección a la que corresponda el Manual y la

fecha (mes y año) de elaboración.

ÍNDICE

Relación de los capítulos que contiene el documento, así como el número de página en que

aparecen.

I.- INTRODUCCIÓN

En este capítulo se debe exponer el objetivo general del documento, así como una breve

descripción de su contenido, incluyendo información acerca del ámbito de aplicación y

consulta, así como los destinatarios o usuarios del Manual.

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II.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS

Se enlistan los procedimientos que integran el Manual, bajo los siguientes criterios:

a) Comenzar con los procedimientos que se llevan a cabo con mayor frecuencia y posteriormente los de menor incidencia.

b) Los procedimientos que integran el Manual, se codificarán con la clave de identificación que asignará la Dirección Administrativa a través de la Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos conforme a la Tabla 1 Codificación (Anexo 3)

III.- PROCEDIMIENTOS

a) Se utilizará el formato FPC01-02 (Anexo 2), por cada uno de los procedimientos

enlistados en el punto anterior. b) Componentes del Procedimiento se describen dentro del Formato FPC01-02 c) Se anexa un ejemplo de procedimiento en el Anexo 4.

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V. ANEXOS ANEXO 1

FORMATO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FMP01-01

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ANEXO 2

FORMATO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS DIFERENTES DIRECCIONES FPC01-02

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ANEXO 3

DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO DEL FORMATO DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LAS

DIFERENTES DIRECCIONES FPC01-02

( NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ) Debe derivar de las misiones, objetivos y funciones de la unidad administrativa y guardar congruencia con el objetivo general y con la descripción narrativa. Debe reflejar una acción, ser claro y conciso. Dar una idea clara de su contenido.

Documento Formato FPC01-02 Versión Fecha Página 1 de …

1. OBJETIVO

Describir brevemente cual es la intención del procedimiento procurando explicar de forma clara y precisa lo que se logrará, a fin de que el personal del área sepa para qué, y porqué fue desarrollado el procedimiento, procurando que sea factible de cuantificar su realización.

2. ALCANCE

Identificar a quien aplica el procedimiento. Desde donde empieza (paso o actividad) y hasta donde concluye, identificando las entradas o insumos y los productos como entregables.

3. NORMATIVIDAD APLICABLE

Enumerar aquellos documentos legales que impactan en el desarrollo de la operación.

Control de Emisión

Elaboró Revisó Validó

Firma

Firma

Firma Nombre Nombre Nombre Puesto

Nombre ( Jefe del departamento o Subdirector del área que corresponde )

Fecha: AAAAMMDD

Puesto Nombre (del dueño del proceso: Director, ó Subdirector que corresponde)

Fecha: AAAAMMDD

Puesto Nombre ( Director que corresponde )

Fecha: AAAAMMDD

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4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Describir los parámetros o criterios necesarios bajo los cuales se asegura la correcta operación; son políticas internas que

no están ni por normatividad ni por reglamento, pero que son necesarias para la operación.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Es la parte central del procedimiento ya que narra cronológicamente y secuencialmente cada una de las actividades concatenadas, que precisan de manera sistemática cómo se realiza el mismo y haciendo referencia tanto de otros documentos necesarios para su funcionamiento. En la descripción se debe definir de manera clara y concisa quién y cómo desarrolla las actividades. Debe ser lo suficientemente específica y detallada para evitar desviar información a los demás componentes del procedimiento que completan de forma secundaria a la descripción.

Responsable No. Actividad Registro Tiempo

Es el que ejecuta la actividad. Se debe redactar su denominación completa y de conformidad con la estructura vigente. Cuando el actor sea responsable de realizar una serie de actividades de manera continua sólo se anotará su denominación en la primera de estas actividades.

Secuencia de actividades en orden lógico conforme a su aparición. Se deben utilizar números arábigos consecutivos a la secuencia de actividades. Las preguntas y las disyuntivas “NO y “SI no deben enumerarse.

Narración detallada de los insumos que originan el proceso; cómo se comienzan a transformar estos insumos con una secuencia lógica de entradas y salidas y con qué documentos o bien con qué herramientas (como sistemas, expedientes, etc.), así como el trabajo para ejecutar o controlar la actividad hasta terminar con un entregable. Se deben mencionar los documentos y formatos utilizados. Su redacción debe iniciar con un verbo en presente y en tercera persona. Se debe detallar cada actividad de manera independiente. Debe existir una lógica vinculante entre cada una de las actividades del procedimiento. En caso de las disyuntivas se debe considerar lo siguiente:

- La pregunta debe redactarse con un sentido positivo

- La disyuntiva solo permite dos respuestas posibles “NO y “SI”, en ese orden, seguidas de una actividad.

- La última actividad derivada del “NO” permite dos posibilidades: “Continua en la actividad N” o “FIN DEL PROCEDIMIENTO”

- La actividad seguida del “SI” permite la continuidad secuencia del procedimiento.

Al describir actividades de recepción o envío de documentación, se recomienda la redacción en el orden siguiente:

- Verbo - Procedencia o destino - Nombre del Documento

Se debe indicar el término del procedimiento con la Leyenda “Fin del procedimiento”.

Cuando una actividad implique la utilización de algún sistema de cómputo, formato, expediente, reporte o circulares, se deberá anotar el Numero de Formato o nombre en esta columna. Es necesario especificar en el caso de documentos si es Original con una “O” o Copia “C”, en caso de ambas de colocarse “O y C”.

Debe reflejar el tiempo necesario para el desarrollo de la actividad descrita. Debe cuantificarse en minutos en minutos, horas y días hábiles. Se deben evitar las denominaciones que indiquen periodicidad o las que no determinen un tiempo especifico.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Tiempo total de ejecución:

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6. CONTROL DE FORMATOS La tabla constará de 6 columnas (Nombre, Formato, Responsable de Resguardo, Archivo, Tiempo de Resguardo y Anexo)

1) Nombre.- Se refiere al asignado al formato que una vez llenado es la evidencia objetiva de las actividades ejecutadas o resultados obtenidos; los determinará cada área, tomando en cuenta las características de cada proceso.

2) Formato.- Estará determinado por la Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos, el cual consta de 7 caracteres.

3) Responsable de resguardo.- Será el encargado de vigilar el resguardo de los registros durante el tiempo estipulado, de su accesibilidad y de asegurarse de su eliminación mediante el mecanismo establecido, así como de su disposición.

4) Archivo.- Se refiere al medio de soporte para el almacenamiento. 5) Tiempo de resguardo.- El tiempo en que se mantendrán los registros en cada área una vez concluida su utilización

puede ser determinado por ley o bien por el dueño del proceso y este puede estipular que será actualizado. 6) Anexos.- Indicar el número consecutivo de formatos y anexar como ejemplo una copia de cada formato interno para que

sirva como referencia; también se pueden anexar plantillas para facilitar la operación así como tablas o documentos internos similares comenzando con el Anexo 1 y así sucesivamente.

Nombre (1) Formato (2) Responsable de resguardo (3)

Archivo (4) Tiempo de resguardo (5)

Anexo (6)

6.1 ANEXOS Insertar anexos.

7. RESPONSABILIDADES Describe las responsabilidades de los puestos que participan en el procedimiento

Describe las responsabilidades del responsable del procedimiento de supervisar el que se mantenga actualizado el procedimiento y que sea difundido a todo el personal involucrado, así como el alinearlo a los objetivos del área.

Describe las responsabilidades del dueño del proceso de identificar las diferentes actividades relacionadas entre sí, esto es, una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados. Se puede considerar como un proceso, así como el identificar los cambios y mejoras al proceso.

Describe las responsabilidades del puesto o área que utiliza el procedimiento en general.

8. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS Esta sección refleja la mejora continua de los procesos, ya que es como su historia clínica: cada que cambie la narrativa por una acción correctiva, sistemas informáticos, reingeniería de procesos, o bien mejoras al proceso, aquí queda reflejado, así como sus actualizaciones. Cuando son procedimientos de reciente creación la versión debe ser “00” y no se coloca ningún cambio.

Versión Página

modificada Descripción del cambio o mejora

Fecha de

emisión

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ANEXO 4

TABLA 1 CODIFICACIÓN

TABLA DE CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

ABREVIATURA SIGNIFICADO

MP Manual de Procedimiento

P Procedimiento

F Formato

GT Guía Técnica

TABLA DE CÓDIGO DE LAS DIRECCIONES

CLAVE SIGNIFICADO

A Dirección de Programas Asistenciales

F Dirección de Análisis y Supervisión

J Dirección Jurídica

D Dirección Administrativa

T Dirección de Tecnologías de Información y

Comunicaciones

C Coordinación de Planeación y Procesos Administrativos

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Ejemplo: Forma de codificar los procedimientos:

P D - 01

Forma de codificar los formatos: FMD01-01 Manual de Procedimiento

FPD01-02 Procedimientos

A B CC

Manual o Procedimiento

Área emisora

Número consecutivo del Procedimiento

F PC XX YY

Formato

Tipo de documento de donde se deriva el formato.

Número de procedimiento

Número consecutivo del formato

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ANEXO 5

EJEMPLO DE UN PROCEDIMIENTO

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ANEXO 4

HOJA DE APROBACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

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ANEXO 6

GLOSARIO DE VERBOS

Con el propósito de unificar el manejo de términos en la descripción narrativa, se

incluyen algunos de los verbos más utilizados para describir las actividades.

Abre: Se utiliza para la apertura de expedientes.

Abastece: Proveer o surtir algún artículo.

Actualiza: Poner al corriente expedientes, registros, estadísticas y otros documentos

análogos.

Acude: Concurrir o asistir a determinada área dentro o fuera de la Institución.

Acusa de recibo: Comprobación y/o certificación de recepción de documentos (oficios,

memoranda, etc.), a través de firma y/o sello.

Adhiere: Pegar etiquetas para la identificación de algún documento.

Analiza: Examen crítico que se realiza al contenido de los documentos o trabajos específicos

detallados en el procedimiento.

Anexa: Adjuntar documentos complementarios a escritos, oficios, circulares, memoranda,

expedientes, etc.

Anota: Apuntar datos en un escrito, registro o formato, a efecto de complementar o explicar

un comentario fuera de texto.

Aprueba: Dar o calificar por bueno un documento o acción a seguir.

Archiva: Tarea que se realiza para la custodia de documentos, temporal o definitivamente, en

forma ordenada, para su consulta posterior.

Asigna: Destinar, señalar lo que corresponde a cada persona o lugar.

Autoriza: Dar autoridad o facultad para realizar alguna actividad.

Califica: Valorar la calidad de algo.

Clasifica: Ordenar alfabética, numérica y/o cronológicamente o utilizando cualquier otro

método, la documentación, cifras, hechos, datos, etc.

Certifica: Hacer constar una cosa por medio de documentos oficiales.

Comunica: Hacer saber a una persona o unidad administrativa por vía telefónica, radio o

cualquier otro medio, las indicaciones e informes correspondientes.

Concentra: Reunir en el mismo sitio documentos, datos, etc.

Concluye: Término de una acción.

Coteja: Comparar un documento con otro, cuidando que coincidan en cifras, datos, fechas,

etc.

Designa: Nombrar o denominar a una o varias personas para ejecutar una actividad o elaborar

un trabajo específico. Determina: Tomar una resolución o decisión sobre algo.

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Diseña: Es la acción de crear proyectos, formatos u otro tipo de documentos que así se

requieran dentro del procedimiento.

Distribuye: Acción que se realiza para la entrega de documentos que tienen varios

destinatarios involucrados dentro del procedimiento.

Efectúa: Acción que se realiza dentro del ámbito de la unidad administrativa donde se

desarrolla el procedimiento.

Elabora: Acción que origina la creación de documentos, tales como oficios, memoranda,

informes, proyectos, etc., que se generen en los procedimientos.

Entrega: Acción de proporcionar la documentación de persona a persona, dentro de las

mismas áreas administrativas en que se realiza el trámite descrito en el procedimiento.

Envía: Acción que se realiza cuando la documentación va dirigida a órganos administrativos

distintos, que se encuentran dentro o fuera de la Institución para realizar algún trámite indicado

o especificando en el procedimiento.

Evalúa: Acción de ponderar o estimación de hechos o actividades administrativas.

Firma: Acción ejecutada por funcionarios para aprobación de documentos, peticiones,

permisos, contratos e incidencias de los trámites que se detallan en el procedimiento.

Imprime: Señalar, en papel mediante presión, letras y otros caracteres tipográficos.

Indica: Dar instrucciones verbales para la realización de una actividad específica.

Informa: Comunicar, verbalmente o por escrito, a las personas o unidades administrativas, el

avance o estado que presentan ciertos programas, proyectos o actividades.

Integra. Componer un todo con sus partes correspondientes.

Lleva: Transportar una cosa de un sitio a otro.

Obtiene: Allegarse de la información verbal y/o escrita que se requiera en la realización de los

procedimientos.

Proporciona: Otorgar a cualquier personal que lo solicite, información escrita y/o verbal o

cualquier objeto o elemento.

Realiza: Ejecuta una acción donde se desarrolla el procedimiento.

Recaba: Obtener de las personas, firmas, datos, acuses de recibo, etc., que se presenten en

los procedimientos.

Recibe: Es la recepción de información verbal y/o escrita, así como instrucciones que generen

actividades posteriores.

Registra: Asentar en libros, carpetas, blocks de control, los datos específicos de cada

documento (número de folio, fecha, cantidad, etc.).

Requisita: Es la anotación de datos específicos en formatos preestablecidas.

Retira: Separación de documentos de archivos, carpetas específicas, expedientes, etc.

Revisa: Someter, a examen, documentos y acciones, para su aprobación o rechazo.

Rotula: Asentar título o nombre a escritos y/o documentos.

Rubrica: Rasgo manuscrito que suele anotarse en el ángulo superior izquierdo de los

documentos como visto bueno.

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Solicita: Requerir algún tipo de información o documento para la realización de algún trámite.

Suministra: Acción que se realiza para dotar a quien lo solicite o requiera de materiales y

equipo.

Supervisa: Revisar un trabajo o el adecuado desarrollo de una tarea.

Turna: Acción de enviar la documentación para la continuación de su trámite a otras áreas de

la misma dependencia.

Verifica: Confirmar que la información, datos, hechos, etc., sean veraces y completos.

Revisión: 1ª.

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VI. ELABORACIÓN, REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA

Elabora: Ing. César Zayas Gutiérrez Jefe de Departamento de Control de Gestión Estratégica

Revisa: Ing. José Antonio Magdaleno Velasco Director Administrativo

Autoriza: Lic. Carlos Leonardo Madrid Varela Presidente

Revisión: 1ª.

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VII. APROBACIÓN DE LA GUÍA TÉCNICA

SESIÓN 217 ORDINARIA CELEBRADA EL 18 DE ENERO DE 2017

LIC. CARLOS LEONARDO MADRID VARELA Presidente

LIC. ELVIA SALAS GUERRERO Directora Jurídica de la JAPDF, quien firma en suplencia, por ausencia del Secretario Ejecutivo de la Junta de Asistencia Privada del Distrito Federal con fundamento en los artículos 82 fracciones I, IX, XV y último párrafo, y 83, fracciones IV y V de la Ley de Instituciones de Asistencia Privada para

el Distrito Federal, y 73 de su Reglamento, así como en la Regla 14.4 de las Reglas de Operación de las Sesiones del Consejo Directivo de la Junta de

Asistencia Privada del Distrito Federal.

DRA. ELENA MAGALY SALGADO GUERRERO Suplente del Secretario de Desarrollo Social de la Ciudad

de México

LIC. LORENA MIGOYA MASTRETTA Suplente de la Secretaria de Gobierno de la Ciudad de

México

LIC. CARLOS MAURICIO MEDINA GÓMEZ Suplente del Secretario de Finanzas de la Ciudad de

México

MTRA. MÓNICA ANGÉLICA ÁVILA TORRES Suplente del Director General del Sistema para el

Desarrollo Integral de la Familia de la Ciudad de México

MTRA. MA. ESTELA MEDINA ACOSTA Consejera Representante del rubro de Discapacidad y

Rehabilitación

LIC. JULIO CESAR HERNÁNDEZ SÁNCHEZ Suplente del Secretario de Salud de la Ciudad de México

DR. JOSÉ ANTONIO GERARDO EZQUERRA GONZÁLEZ

Consejero representante del rubro de Educación, Cultura y Desarrollo Comunitario

ING. JORGE LUIS PÉREZ LERMA Consejero Representante del rubro de Niñas, Niños y

Adolescentes

LIC. MA. LEONOR MÓNICA VAN DER VLIET CAMPERO Consejera Representante del rubro de Personas Mayores

SRA. MARÍA DEL PILAR SERVITJE DE MARISCAL Consejera del rubro de Salud y Adicciones

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