FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

MICROCURRÍCULO

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

NOMBRE DEL ESPACIO ACADÉMICO:

GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOS

CÓDIGO DE LA ASIGNATURA: C160503

NÚMERO DE CRÉDITOS: 3

INTENSIDAD HORARIA: Virtual

DOCENTE: HUGO FERNANDO TREJOS SUAREZ

PRERREQUISITO(S): Ninguno

TIPO DE ASIGNATURA: (Teórico-Práctica)

OPCION DE HABILITACIÓN: Si

PERIODO ACADÉMICO: II SEMESTRE DE 2015

La industria de los sistemas para la gestión de documentos electrónicos se encarga del desarrollo

de tecnologías para tareas tan importantes en el mundo de la información como el manejo de

documentos en formato digital, la conversión a dicho formato de los documentos de papel, las

publicaciones electrónicas y la gestión de archivos automatizados. Se describen brevemente las

tecnologías para la gestión de documentos electrónicos, sus principales ventajas sobre los sistemas

tradicionales y una alternativa para la gestión de documentos electrónicos en las organizaciones de

países en vías de desarrollo. De manera general, todas las tecnologías para la gestión de

documentos electrónicos se encargan de facilitar a las organizaciones la adquisición, gestión,

almacenamiento, utilización compartida y la dirección.

PRESENTACIÓN

Imagen No. 1: Ciclo de Vida de la Gestión de Documentos. (http://www.softexpert.com/images/team-workflow-document-lifecycle-management.gif)

JUSTIFICACIÓN DEL ESPACIO ACADÉMICO: Archivos digitales, electrónicos, informatizados son términos de uso reciente pero habitual entre

documentalistas, bibliotecarios, archiveros, gestores de recursos de información, etc. Sin embargo, no

existe un empleo preciso y uniforme ni por parte de los diversos tipos de profesionales de la

información ni dentro de un mismo grupo.

Desde el punto de vista archivístico la gestión de documentos electrónicos es un aspecto más de la

gestión de los documentos, entendida como una función archivística global que la integra. Sin embargo,

así como ha sucedido con los documentos en medios físicos como el papel su reconocimiento como

función archivística no ha partido del reparto competencial de las organizaciones, sino de la ocupación

por las vías de los hechos, primero y con un reflejo normativo a la vista de las soluciones apartadas,

después, dado el relativo estado de desatención que afecta a los documentos electrónicos, debemos

plantearnos como horizonte la ocupación de ese espacio, partiendo del análisis de la situación y del

establecimiento de estrategias para el éxito.

NÚCLEO PROBLÉMATICO DEL ÁREA. El curso está orientado a que ustedes como Profesionales de la Información adquieran las

capacidades a fin de que con el paso del tiempo los documentos no pierdan su protagonismo con el

mismo crecimiento de la industria y las diferentes formas de producción, ese crecimiento de la

industria de igual forma originan un gran crecimiento de producción de documentos. Por esta razón la

Gestión de Documentos Digitales nos aporta herramientas que nos permitirá controlar de manera

eficiente y sistemática la producción, organización, conservación y sobre todo el destino final de los

documentos que día a día se producen en una organización.

OBJETIVO GENERAL

Enseñar al alumno una metodología para el desarrollo de los procesos de archivo de manera automatizada, así como ofrecerle una orientación sobre las exigencias que se derivan del trabajo en los entornos automatizados.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Estudiar los aspectos relacionados con la gestión electrónica de documentos

- Comprender las características y tipos de documentos electrónicos.

- Conocer la legislación colombiana sobre la gestión electrónica de documentos.

- Brindar información sobre los elementos esenciales de la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

RELACIÓN DEL PROPÓSITO DEL PROGRAMA CON EL OBJETIVO GENERAL.

El objetivo principal del programa va enfocado a impulsar el desarrollo de la gestión de archivos,

mediante la organización técnica y la implementación de servicios que faciliten el acceso a los

documentos que lo conforman. Así como formar profesionales competentes desde una perspectiva

teórica práctica, para manejar el ciclo de la información, en cada una de sus etapas: Entrada,

Proceso y Salida.

METODOLOGÍA GENERAL

Se trabajarán cinco (5) unidades a través de las cuales se llega desde los aspectos teóricos

generales de la Gestión de Documentos Electrónicos para que cada participante se apropie del

concepto que tienen en las unidades de información o las organizaciones empresariales y

personales.

ACTIVIDADES

En la medida que se van trabajando los diferentes ejes temáticos de la asignatura también

se irán desarrollando diferentes actividades como complemento al conocimiento

adquirido, entre estas actividades encontrarán talleres, evaluaciones, trabajos y consultas.

Por ser un programa de educación virtual, se hace valiosa la implementación de

actividades tipo taller con sus respectivas guías de desarrollo; ellos estarán disponibles en

la plataforma en la medida en que se va estudiando cada uno de los tópicos propuestos

para la asignatura.

La efectividad de los mismos depende de una actitud crítica y propositiva como lector de

los nuevos sistemas de información y comunicación de la actual cultura.

MATERIALES

Los materiales se tienen en cuenta tomando como base los requerimientos de la

asignatura, por lo tanto los estudiantes deben realizar consultas bibliográficas, consultas

por Internet, libros o artículos que lleven a hacer los ejercicios de conceptualización,

comprensión y análisis. Además, será de mucha ayuda los documentos de apoyo para

cada semana:

1. La guía de la asignatura

2. Lecturas orientadas por cada capítulo o tema

3. Búsquedas bibliográficas

ORIENTACIONES PARA EL ESTUDIO

• Lea cuidadosamente la presente guía.

• Lea, analice y revise los documentos sugeridos en cada unidad.

• Consulte otras fuentes de información que apoyen los contenidos y favorezcan la

discusión y el aprendizaje.

• Desarrolle las diferentes asignaciones académicas y cumpla con las fechas

establecidas para la entrega de trabajos.

• Interactúe con los demás estudiantes del grupo para intercambiar opiniones,

discutir los temas, etc.

• Realice a tiempo sus inquietudes al profesor.

ORIENTACIÓN Y ASESORÍA

Es necesario el aprovechamiento de todas las herramientas que brinda la

plataforma Moodle, para que haya una buena participación a través de sus herramientas

como son los mensajes, pues el acompañamiento y la comunicación con su profesor

ayudan a complementar el aprendizaje de los temas propuestos.

L@s estudiantes deben estar muy atentos a la programación de todas las actividades y

dar un cumplimiento al desarrollo de las mismas en las fechas establecidas.

La retroalimentación permanente será básica para profundizar el conocimiento, aclarar las

dudas y aportar temas que redunden el conocimiento.

Pueden hacer consultas a su profesor a través de la mensajería interna y de correo

electrónico (previa concertación con el profesor).

Las dudas serán atendidas en un máximo de 24 horas (Exceptuando Sábados, Domingos y Días

Festivos).

Las actividades y evaluaciones serán calificadas y retroalimentadas en el tiempo establecido por el

Estatuto Estudiantil.

Esta orientación y asesoría se verá reflejada en las Actas de Concertación Académica establecidas por

el Programa.

CONTENIDOS

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y EVALUACIÓN

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. ABDALA BARCENAS, Adalgisa. Objetivos de un proyecto de administración y de gestión de documentos y archivos electrónicos. Bogota: Archivo General de la Nación; Comité de Gestión de Documentos, 2000. 15 p.

CUERVO A. Jonh Francisco. Parámetros para la selección de un sistema de gestión electrónica de documentos. En: Bibliotecas & tecnologías de la información. Vol. 1, No. 1 (ene - mar 2004); p. 3-14.

LAVERDE BARRERA, Paola y RAMÍREZ CADAVID, Lina Marcela. Gestión del conocimiento: experiencia en un grupo de médicos en el ejercicio de la práctica clínica. En: Bibliotecas & tecnologías de la información. Vol. 1, No. 2 (abr. – jun 2004); p. 18-29.

PÁEZ, Fabio Enrique: Guía para la conservación preventiva en archivos, Colombia: Archivo general de la nación, 1997.

RIVEROS VEGA, Astrid Liliana. Estudio comparativo de la legislación de los documentos electrónicos para Colombia, Canadá, Estados Unidos de Norteamérica, España y Australia. Bogotá, 2005. Trabajo de grado (Profesional en Sistemas de Información y Documentación). Universidad de La Salle. Facultad de Sistemas de Información y Documentación.

ZAPATA CÁRDENAS, Carlos Alberto. Directrices para estructurar un programa de gestión de documentos en las organizaciones. En: CÓDICE. Revista de la Facultad de Sistemas de Información y Documentación. Vol. 1 No. 2 (jul – dic 2005); p. 97 – 111.