mejora de control de almacen.doc

ADMINISTRADORES INDUSTRIALES Pag. 1

ESTUDIO DE MEJORA

EMPRESA: QUIMICOS AGRICOLAS S.A

ALUMNA: LOAYZA GONZALES DEYSY

MEJORA EN EL CONTROL DE STOCKS Y

DISTRIBUCION FISICA DEL ALMACEN


INTRODUCCION

El Cliente siempre espera que el producto que se le entrega sea

correcto, sin daños, en el tiempo correcto y a un costo razonable. Cuántas

veces hemos escuchado "El Cliente siempre tiene la razón"; de ahí el motivo

por el cual al no darles lo que desean, sencillamente encontrarán alguien que

sí puede hacerlo.

En la empresa Químicos Agrícolas S.A. se desea alcanzar un nivel de

control de las existencias, con el objetivo de que el cliente pueda contar con

sus pedidos en el menor tiempo posible. Para lograr este propósito es que se

va diseñar el presente estudio de mejora.


DEDICATORIA

Dedicado a mis queridos padres, y

profesores quienes me brindaron su

apoyo para la culminación del

presente trabajo.


PRESENTACION DEL PARTICIPANTE Y PROYECTO

Nombre del proyecto : “MEJORA EN EL CONTROL DE STOCKS

Y

DISTRIBUCION FISICA DEL ALMACEN”

Tutor del Estudio : Julio Manrique

Nombre del Alumno : Loayza Gonzáles Deysi Janina.

Ocupación : Administradores Industriales

Año académico : 2005 – II

Código : 02600642

Aula : Sexto “A”


PRESENTACION DE LA EMPRESA

Razón Social : Químicos Agrícolas S.A.

Rubro : Elaboración y Comercialización de Abonos

Foliares, Fungicidas, Herbicidas y Productos

Diversos.

R.U.C. : 20100428441

Domicilio Legal : Calle Santo Toribio Nº 268 - S.M.P.

Rep. Legal : Lic. Emir García Tuanama

Tamaño : Mediana empresa

Sector : Industria

San Martín de Porras, Agosto del 2005.


CAPITULO I

PRESENTACION DE LA EMPRESA

1. Reseña histórica:

La empresa Químicos Agrícolas S.A. se constituyo un 5 de Mayo de

1991, en sus inicios se dedicaba a la comercialización de productos

químicos para la selva norte de Perú.

En la actualidad contamos con una fábrica de productos agroquímicos

que esta ubicado en la zona industrial de Puente Piedra. Nuestros

productos se distribuyen a lo largo del territorio nacional, y estamos

incursionando en productos de limpieza de mascotas como champús y

talcos para perros.

2. Principales productos:

Entre los productos que tiene mayor demanda podemos mencionar:

- Agrigeel

- Agri-Oil

- Agro-humic Power

- Protector – L

- Fertiplant - P

- Selvirin Polvo Seco al 2%

- Ferti plant 30.10.10





3. Descripción de los Principales componentes del Mercado en

que se desarrolla:

- Materia Prima:

Para la elaboración de nuestros productos esencialmente se usan

los siguientes productos:

o Urea

o Fosfito de Potasio

o Sipemetrina

o Cobox

o Tiza

- Proveedores:

Nuestros principales proveedores son

o Química Anders S.A.

o Corporación Peruana de Productos Químicos S.A.:

o American Plast S.A.

o Orna Plast S.A.

- Principales Clientes:


Para poder identificar mejor a nuestros clientes los hemos

clasificado en tres sectores: Norte, centro y sur.

o Norte:

Promotores del Agro S.A. (Tarapoto)

o Centro:

Biofer S.R.L. (Lima)

Agropecuaria Sr. De Luren (Chincha)

o Sur:

Agropecuaria del Altiplano S.A. (Juliaca)

- Principales Competidores:

Los Principales competidores de nuestra empresa son:

o Bayer S.A.

o Inquisa Perú S.A.

o Química del Pacifico S.A.

Algunas de estas empresas no fabrican sus productos en el Perú,

es por eso que no se adaptan bien a las necesidades de los

clientes por sus diferenciado tipo de climas.

CAPITULO II

SITUACIÓN ACTUALDEL AREA DE ESTUDIO DE LA EMPRESA

(ANTECEDENTES)


A continuación describiremos la situación actual deL área de estudio de

la empresa, la cual nos dará una idea de los puntos en los que hay que

trabajar para realizar la mejora.

Área de Almacén

Este local tiene un área de 80 m2, aproximadamente y tiene una

altura aproximada de 3 metros. Actualmente este espacio cuenta con

una puerta de entrada, pero este espacio no es suficiente para albergar

todas las existencias, es por eso que se tiene que guardar alguna de las

materias primas en un costado de la planta de producción.

En el almacén hay una distribución inadecuada, en cuanto al tipo

de producto. Sucede que hay productos que están en lugares donde no

guardan relación con respecto al tipo de producto que corresponde.

Descripción:

1. Trafico interno de bienes:

En este punto los productos no tienen un orden lógico de entrada

y salida ya que los bienes que ingresan muchas veces están en lugares

donde están los bienes que van a salir, Por otro lado causa un ambiente

de desorden ya que los materiales no tienen una ubicación estable. Es

por eso que se colocan en cualquier lugar libre, y esa acción muchas

veces interfiere en la ubicación de los artículos.

Pero esto también conlleva a que no se cuenta con una codificación

de área en el almacén donde puedan estar ubicados productos que

tengan relación entre si, para que no haya desorden y demora en el

despacho.

2. Codificación:


Actualmente se cuenta con una codificación que es prácticamente

improvisada, en la mayoría de los códigos no tienen una razón de ser, lo

que es mas no nos proporciona ninguna ayuda.

3. Control:

El control de existencias es una tarea que se tiene olvidada,

existe una base de datos que no esta actualizado lo que también nos

imposibilita saber cual es nuestro stock a tiempo real.

CAPITULO III

CONSIDERACIONES GENERALES DEL TEMA


Consultando en diferentes libros y portales de Internet, se concluyo que

las siguientes definiciones que se presentan a continuación son las indicadas

para poder sustentar este trabajo. También estas definiciones y conceptos

nos ayudaran a tener una mejor comprensión del tema a los largo de su

desarrollo.

1. Almacén:

El concepto que se le da al almacén es: "Realizar las operaciones y

actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en

condiciones óptimas de uso y con oportunidad, de manera de evitar

paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por

sobre existencias".

El concepto de que las actividades del Almacén guarde cierta similitud

con el área de Caja en las empresas, puesto que la primera mantiene

materiales, insumos, y repuestos los cuales representan una

considerable cantidad de dinero depositado o guardado en uno o

varios locales bajo la responsabilidad del personal y jefe de

almacenes; mientras los segundo, es decir; Caja constituye en guardar

y custodiar dinero en efectivo.

2. Gestión de inventarios:

El almacenamiento es una forma de asegurar la continuidad de las

operaciones de un sistema de producción, es necesario que la

empresa asegure la continuidad de sus operaciones con una garantía

razonable contra la escasez de la materia prima, pero evitando los

excesos de inventario.

CAPITULO III


ASPECTOS TEORICOS

1. Plan del Estudio de Mejora:

El presente Estudio comienza con la definición de las técnicas usadas

para detectar el problema, (diagrama de Ishicawa / Pareto) para

posteriormente definir los objetivos, luego presentar las alternativas

de solución y finamente mencionar la metodología empleada en el

presente trabajo.

A continuación se detalla cada uno de las técnicas mencionadas

anteriormente.

2. Método usado para identificar los problemas:

a. Diagrama de Pareto:

En muchas oportunidades observamos las tareas en una empresa,

al ver los resultados ver los defectos que estos pueden presentar,

nos preguntamos ¿por cual problemas debemos empezar, para

poder resolverlo?.

La Ley de Pareto, es el instrumento de investigación mas valioso

para identificar los ítems (elementos) mas importantes dentro de

cualquier conjunto dado que un administrador maneja decenas de

miles de ítems, el literalmente no sabe con exactitud cuales son

importantes y cuales no, a menos que prepare una clasificación

ABC de estos ítems. Por la técnica ABC es en primera instancia útil

para descubrir cuales ítems son los que originan la mayor parte de

la actividad.

Observaciones en diversos campos de la administración de

empresas han revelado una amplia aplicabilidad de la ley de Pareto

incidentalmente citaremos algunos ejemplos: el 20% de los

productos de una empresa usualmente representa el 80% de sus


ventas. El 10% de los clientes de una empresa representan el 80%

de las ventas.

b. Diagrama de causa – efecto:

El diagrama causa efecto, también llamado diagrama de Ishikawa

se emplea para determinar cuales son los elementos responsables

por la situación que se necesite cambiar. Este paso es necesario

antes de iniciar el desarrollo de soluciones para los problemas.

3. Método empleado:

a. Planteamiento del problema

Dentro del proceso de organización de los almacenes que se

impone en los mercados para lograr la calidad en el mundo

competitivo.

Debemos realizar modificaciones y la mejora que queremos

realizar. Consiste en disminuir los retrasos de los pedidos y

despachos por lo tanto disminuir los retrasos de producción. Tal

es el caso que en muchas oportunidades el producto no llega al

cliente en la cantidad ni en el momento adecuado.

Para poder desarrollar la mejora y poder identificar los

problemas y dar posibles soluciones he utilizado métodos que

me ayudaran a desarrollarlo.

b. Diagrama de Pareto y Diagrama de Ishikawa:

Para la identificación y solución de los problemas usare métodos

conjuntamente y la combinación del diagrama de Pareto

(identificación del problema principal) con el diagrama de causa


– Efecto (Solución del problema). Este método se usara para

llegar a la planeación de soluciones.

Para poder detectar el problema se realizo una encuesta.

Encuesta para identificar las quejas y razones de algunos

de los clientes de la empresa Químicos Agrícolas S.A.

Pregunta:

¿Por qué el cliente se siente insatisfecho con nuestro

producto?.

1. Por la mala calidad del producto. 15

2. No encuentran la cantidad de productos que requiere 12

3. Demora en la entrega del producto 20

4. La mala atención de vendedor 17

5. La presentación del producto 13

6. El costo del producto 7

7. Por la pureza del producto 11

8. La falta de vendedores 5

Según la encuesta se obtuvieron respuestas que en este caso

son igual a la frecuencia.


Se observa los puntajes obtenidos en la encuesta que se realizo a pequeñas

tiendas agrícolas y algunas tiendas que compraban el producto. Los

defectos de mayor puntaje son las frecuencias por lo que el cliente se siente

insatisfecho, los de menor puntaje, casi no influyen en el cliente pero se

tiene que tomar en cuenta para que nuestro producto sea de calidad.

Diagrama de Pareto:

Por las encuestas que realizamos podemos observar que la mayor

frecuencia es por causa de la “Demora en la entrega del producto”, y es por

este problema que haremos un diagrama de Ishikawa para determinar las

posibles causas.

Empleando para la realización de este diagrama los factores del proceso de

producción:

- Métodos de trabajo - Mano de obra

- Materiales - Maquinaria


DIAGRAMA DE ISHIKAWA / ANÁLISIS CAUSA EFECTO

Empleado para determinar los elementos responsables por la situación que necesito cambiar y para iniciar

el desarrollo de soluciones.

DEMORA EN LA ENTREGA DEL PEDIDO

MAQUINARIA

MATERIALES METODOS DE TRABAJO

Inadecuado empleo de tiempo en actividades No productivas

MANO DE OBRA

Demora del vendedor en llevar el producto. Falta de mantenimiento

preventivo de las maquinas.

No hay suficiente capacidad productivas de las maquinas

No se cuenta con los insumos a tiempo para producir

No se cuenta con mucho stock de existencias.

Mayormente se produce por pedidos

No se sabe a tiempo con cuanto de materia prima se cuenta


Interpretación:

Luego de graficar el Diagrama de Ishikawa, con respecto al

problema en la demora en la entrega del producto al cliente,

determinado en el diagrama de Pareto. Se puede observar las

posibles causas que pueden ocasionar el problema.

4. Especificaciones de los problemas:

Con respecto a los factores graficados.

A. Factor materiales:

- No se cuenta con los insumos a tiempo para producir:

Debido a que no se lleva un correcto control de stock de

materia prima, es que no se sabe que cantidad de estos

tenemos en almacén. Cuando se lanza una orden de

producción se empieza a fabricar el producto, y hay ocasiones

en que se tiene que parar la producción para poder comparar

los insumos que faltan. Este problema quedaría resuelto

teniendo datos actualizados de los insumos en almacén y

proyectándonos sobre que materiales utilizaremos en la

producción y realizar la compra antes de producir.

- No se cuenta con mucho stock de existencias:

La mayor parte de nuestra producción es por pedidos, es por

eso que se realiza una producción casi exacta guardando lo

mínimo como stock de seguridad. Es por eso que no contamos

con mucho stock de existencias y no podemos reaccionar ante

una emergencia de entrega de pedidos con urgencia.

B. Factor métodos de trabajo:

- No se sabe a tiempo con cuanto de materia prima se tiene:

Debido a que no contamos con un buen sistema de control de

inventarios, no podemos saber a tiempo real cual es la

cantidad de materia prima tenemos para poder iniciar la


producción. Este problema nos provoca una demora en la

producción reflejando en la demora del pedido.

- Mayormente se produce por pedidos:

Debido a que nuestro clientes se encuentran en regiones

diferentes y por ende en climas diferentes, nuestra producción

tiene que adaptarse a cada tipo de clima, es por eso el

producto de cada cliente tiene diferente formulación. Nosotros

no podemos darnos el lujo de producir en un producto grandes

cantidades si no sabemos cuando el mismo cliente nos ara otro

pedido. Por eso no mantenemos mucho stock de productos

terminados.

C. Factor mano de obra:

- Demora del vendedor en llevar el producto:

La mayoría de nuestros clientes se encuentra en provincia, y

nuestros vendedores tienen que viajar hasta las tiendas

llevando el producto, en algunas ocasiones lo enviamos por

alguna agencia de transportes.

- Inadecuado empleo de tiempo en actividades no productivas:

Debió a que no contamos con un jefe de producción que este

dedicado al 100% a esa área, no se tiene mucho control de las

actividades de los trabajadores, es por eso que no se logra una

producción eficaz.

D. Factor maquinaria:

- No hay suficiente capacidad productiva de las maquinas:

Como no se contaba con mucho dinero para invertir se

compraron maquinas con poca capacidad de producción,

algunas veces compensamos esta debilidad con trabajo de

sobre tiempo, pero en algunas ocasiones no se logra alcanzar

el objetivo de producción.

- Falta de mantenimiento preventivo de las maquinas:


Hay algunas maquinas que en los momentos mas críticos de

producción se malograron, esto debido a que nunca se les hizo

un mantenimiento, para esto se propone un cambio de política.

5. Definición de los objetivos:

Los objetivos que se quieren alcanzar son los siguientes:

o Lograr una buena distribución física del almacén,

contando con una adecuada clasificación de áreas, de

manera que los productos se mantengan en buenas

condiciones y en lugares apropiados, listos para su

respectivo destino.

o Lograr un sistema de ubicación para todo s os

productos en existencias, de manera que se realice un

mejor recorrido de los materiales, un buen

almacenamiento y un eficiente despacho (evitando

demoras en la entrega del producto).

o Crear un sistema eficiente de control de existencias y la

toma de inventarios permanentes con el objetivo de

tener conocimiento de las existencias que contamos

para poder atender el más rápido posible a los clientes.

o Lograr una actualización necesaria de la codificación de

los productos y así lograr un rápido desenvolvimiento

en el despacho y por consiguiente un mejor

conocimiento técnico de los productos.

6. Definición de la solución:

Los pasos que se llevaran a cabo para llegar a los objetivos

mencionados anteriormente son los siguientes:

o Paso 1:

Dar a conocer los problemas Principales de la empresa

Químicos Agrícolas S.A.

o Paso 2:


Realizar un diagnostico de los problemas

detectados y un diagnostico situacional de la distribución

del almacén. Esto se realizará mediante la descripción de

cada uno de los elementos que lo conformen, esto para

tener una idea de los puntos débiles que se piensa

mejorar.

o Paso 3:

Presentar una propuesta de solución para dichos puntos

débiles, con ventajas y beneficios que se obtendrán al

implantar las propuestas que se harán mención mas

adelante.

o Paso 4:

Lograr la aceptación del proyecto mediante la

presentación de los beneficios que se obtendrán al

realizar dichas propuestas.


CAPITULO IV

PROPUESTA DE SOLUCION

Luego de haber realizado un diagnostico situacional del almacén

en la actualidad se presentara una propuesta de solución en la

cual reformularemos, adecuaremos y/o daremos solución a los

diferentes puntos débiles que forman parte del problema

fundamentalmente cual es la ineficiencia en el desarrollo de las

demoras en la entrega del producto y la distribución física del

almacén, así como también de la codificación de los artículos y la

codificación de áreas por almacén.

1. Propuestas de solución para el problema:

“Demora en la entrega del producto”.

Para lograr este objetivo, tomando como base las causas que se

detectaron para este problema, mediante los métodos que se

utilizaron para detectarlas. Se procederá a dar las posibles

soluciones o alternativas para poder eliminar este problema.

- Propuesta 1:

Manejar un stock de seguridad de productos terminados y

también de materia prima en el almacén, para evitar posibles

agotamientos de las existencias tanto para suministrar al

cliente, como para evitar paralizaciones en la producción.

Por tal motivo se debe contar con un urgente stock de

seguridad tanto de productos terminados como de materia


prima ya que se destinara a cubrir y garantizar la continuidad

del trabajo y el abasteciendo adecuado al cliente. Sin el riesgo

de falta de material.

Es claro que las existencias no pueden ser muy grandes,

pues implican capital detenido innecesariamente, pero

tampoco pueden ser muy pequeños pues involucra riesgo de

falta de materiales.

- Propuesta 2:

Se debe realizar una actualización, en la base de datos del

sistema de la empresa, que contiene la codificación de los

productos con la reestructuración de códigos propuestos a

continuación

La codificación actualmente:

A03860P13 AGRIGEEL 0.25 LITROS FRASCO TUMBES

A03807P12 AGRIGEEL 0.5 LITROS FRASCO JAEN

A03707P11 AGRIGEEL 1 LITRO FRASCO

F04058P18 FERTIPLANT GRANULADO 2 KILO

F04006P10 FERTIPLANT LIQUIDO 1 LITRO

F04011P12 FERTIPLANTA 1 KILO TUMBES

Como se puede observar la codificación de la gran mayoría

de los artículos no es tan entendible de acuerdo a su

descripción. Por lo que se mencionará la propuesta de la

mejora.

Ejemplo: 4 11 100 1

4 : Representa la clase “Producto Terminado”

10 : Representa el producto

100 : Representa la el cliente

1 : Representa la presentación


4 10 101 1 AGRIGEEL LIQUIDO AGRIPESA 1

LITRO

4 10 102 1 AGRIGEEL LIQUIDO PIURA 0.5 LITRO

4 01 100 0 FERTIPLANT GRANUADO GENERICO 1

KILO

4 01 100 2 FERTIPLANT GRANULADO GENERICO

0.5 KILO

Esta codificación responde a que para algunos clientes

se utiliza diferente formula en sus productos a pedido de

ellos.

La presentación puede ser en bolsa, envases de

plástico, y sus respectivas medidas.

Además podemos clasificar entre suministros, materia

prima y auxiliares, productos terminados, mercadería y

otros. Esto para poder reconocer más fácilmente y también

para ayudar a la contabilidad de estos productos.

Ejemplo:

10xxxxx : Representa a los suministros que pueden ser las

bolsas, etiquetas, etc.

20xxxxx: Representa a la materia prima que pueden ser la

urea, el fosfato, etc.

30xxxxx: Representa a la mercadería que son los que

importamos.

40xxxxx: Representa los productos terminados que

especificamos anteriormente.


50xxxxx: Representan otros códigos que pueden ser los

activos de las empresa como maquinas,

herramientas, etc.

2. Propuesta de la nueva distribución de los almacenes:

Para lograr el objetivo de una nueva distribución en el almacén,

hemos visto por necesario clasificar primero las diferentes clases de

existencias por tipo de producto que se encuentra en el almacén

para que de esta manera sea más fácil de ubicar la existencia e el

almacén.


DISTRIBUCIÓN ACTUAL DEL ALMACEN

En la distribución actual no se tiene ningún criterio de almacenaje,

aparte que o tenemos bien definidos el lugar de cada articulo.


PROPUESTA DE DISTRIBUCION DEL ALMACEN

Como se puede observar en la propuesta de distribución se tiene un

mejor orden y distribución, tenemos señalizaciones y acomodamos un

stand para los envases y etiquetas.


D.A.P. para la atención de un cliente desde la recepción de su

pedido hasta la entrega del producto.

Método actual:

D.A.P. para la atención de un cliente desde la recepción de su

pedido hasta la entrega del producto.


Con el método propuesto:

Con la propuesta, ya no tendremos que ir a verificar los stocks al

almacén ni a producción, porque con los datos actualizados podremos

sabes que es lo que nos falta y en que cantidades.

RESUMEN

CAPITULO V

EVALUACION ECONOMICA


Costo De La Mejora En La Distribución Del Almacén

1. Mano de obra:

Para poder determinar los costos de la mejora necesitaremos

saber cuanto es el suelo básico de un obrero que nos ayudara en

el ordenamiento del almacén.

Nosotros necesitaremos 3 ayudantes que ayudaran a modificar la

distribución física del almacén, estos trabajarán por 8 horas

diarias por 4 sábados.

2. Materiales:

También necesitaremos materiales de carpintería como clavos,

estante, cola sintética y otros materiales.

Costo de la mejora en el sistema de codificación:

Mano de obra:


Para tener la base de datos con los nuevos códigos

necesitaremos los servicios de un digitador, y de la

capacitación de la persona que manejara los códigos.

1. Costo Total De La Inversión:

2 .Justificación de la inversión


La justificación de la inversión nos muestra lo que se ganaría al aplicar

el método propuesto, en comparación del método tradicional.

Los tiempos y costos que se detallan en el cuadro superior son del

D.A.P. de un pedido.

También podemos proyectarnos a los que nos ahorraríamos con el

nuevo método en un año.

Como al mes se atienden un promedio de 30 pedidos, entonces

podemos realizar las proyecciones a un año.

De esta manera podemos hallar la relación costo beneficio.

3. Relación Costo Beneficio:

Este factor (1.24) resulta de la relación entre el beneficio

que se tendría en un año y el costo de la inversión que se

tendría que hacer para implantar el nuevo sistema de códigos y


la reestructuración del almacén. Esto significa que por cada

Nuevo Sol que se gasta actualmente, con la mejora

obtendríamos un retorno de S/. 1.046

4. Tiempo de recuperación del capital

Esto significa que recuperaremos nuestro capital en 9.69 meses.

CAPITULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES


1. Conclusiones:

En conclusión se obtuvo lo siguiente:

- Con el método actual se necesita 530 minutos para la entrega

de un productos en Lima, los que significa un costo de S/.

26.77 por un pedido, en promedio se entiende 30 pedidos lo

que significa S/. 802.95 al mes y S/. 9635.40 al año

- Con el método propuesto se necesitaría 484 minutos para la

entrega del pedido, lo que significaría un costo de S/. 24.44 por

pedido, S/. 733.26 al mes y S/. 8799.12 al año.

- El beneficio en minutos seria de 46 minutos lo que nos

representa un ahorro de S/. 2.323 por pedido, por 30 pedidos

en promedio al mes S/.69.69 y S/. 836.28 al año.

- Como se tiene un ahorro de S/. 69.69 al mes y nuestra

inversión será de S/. 675.12, entonces el tiempo en recuperar

nuestra inversión sería de 9.69 meses.

2. Recomendaciones:

- Se recomienda a la empresa, aplicar un sistema de control de

existencias mas eficiente, y actualizarlo constantemente.

- También se recomienda hacer una mejor distribución del

almacén,

- Es importante, necesario e imprescindible para el desarrollo de

la empresa, contar con métodos prácticos y sistemas

administrativos computarizados que contribuyan al buen

manejo y buen aprovechamiento de los recursos de la

empresa.

BIBLIOGRAFÍA


- Libro: Manual para la administración de almacén .

Autor: Victoriano Castañeda

- Libro: Herramientas estadísticas básicas para el

mejoramiento de la calidad.

- Autor: Hitoshi Kume

- Paginas de Internet especializadas.

mejora de control de almacen.doc

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