manual gl arg completo-1

Guía de formaciónContabilidad General

PeopleSoft 8.9

ING CASASOLA

Agosto 2006

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1. INTRODUCCION ................................................................................................................. 5

2. INTRODUCCIÓN A CONTABILIDAD GENERAL ....................................................... 5

2.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD GENERAL .........................................................52.2. PAGINA INICIAL DE CONTABILIDAD GENERAL .................................................6

3. PRINCIPIOS BASICO DE PEOPLESOFT GL ................................................................ 7

3.1. UNIDADES DE NEGOCIO EN CONTABILIDAD GENERAL ..................................7

4. DEFINICIONES COMUNES Y CLAVES CONTABLES ............................................. 10

4.1. DEFINICION DE OPCIONES DE INSTALACIÓN ...................................................104.2. DEFINICION DE PREFERENCIAS DE USUARIO ...................................................114.3. DEFINICION DE TIPOS DE CUENTAS .....................................................................134.4. CREACIÓN DE CALENDARIOS DETALLADOS ....................................................144.5. CALENDARIO LABORAL ............................................................................................154.6. DEFINICION DE VALORES DE CLAVES CONTABLES .......................................164.6.1. DEFINICION DE VALORES DE CLAVES CONTABLES ....................................174.6.2. CUENTAS ......................................................................................................................184.6.3. CUENTAS ALTERNATIVAS .....................................................................................204.6.4. UNIDAD DE EXPLOTACIÓN ...................................................................................214.6.5. DEPARTAMENTOS ....................................................................................................224.6.6. PRODUCTOS ................................................................................................................224.6.7. IDS DE PROYECTOS O SUBVENCIONES .............................................................234.6.8. CÓDIGO DE FONDOS ................................................................................................234.6.9. OTRAS CLAVES CONTABLES ................................................................................244.6.10. ATRIBUTOS DE CALVES CONTABLES ..............................................................24

5. RESUMEN DE CAMPOS MEDIANTE ÁRBOLES ....................................................... 26

5.1. ÁRBOLES .........................................................................................................................265.2. DESCRIPCION GENERAL DEL GESTOR DE ÁRBOLES .....................................265.2.1. PAGINA DEL GESTOR DE ÁRBOLES ...................................................................265.2.2. TERMINOLOGÍA DE ÁRBOLES .............................................................................275.2.3. ESTRUCTURA DEL ÁRBOL .....................................................................................285.2.4. DEFINICIÓN DE ÁRBOL ...........................................................................................295.2.5. USO COMPARTIDO DE ÁRBOLES .........................................................................31

6. EDICIÓN DE COMBINACIONES DE CLAVES CONTABLES ................................. 32

6.1. DEFINICIÓN DE LAS COMBINACIONES PARA EDICIÓN .................................326.2. DEFINICIÓN DE REGLAS DE EDICIÓN DE COMBINACIONES ........................326.3. DEFINICIÓN DE GRUPOS DE EDICIÓN DE COMBINACIONES .......................346.4. ASOCIACIÓN DE GRUPOS DE EDICIÓN CON UNIDADES DE NEGOCIO Y CONTABILIDADES ..................................................................................................................356.5. MANTENIMIENTO DE REGLAS DE COMBINACIÓN DE CLAVES CONTABLES .............................................................................................................................356.6. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE CREACIÓN DE DATOS DE COMBINACIÓN

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6.7. CONSULTAS DE DATOS DE COMBINACIONES ...................................................37

7. PREPARACIÓN DEL PROCESO DE ASIENTOS ........................................................ 39

7.1. DEFINICIÓN DE PLANTILLAS CONTABLES .........................................................397.2. DEFINICIÓN DE CONTABILIDADES DETALLADAS ...........................................397.3. DEFINICIÓN DE GRUPOS DE CONTABILIDADES DETALLADAS ...................407.4. CONTABILIDADES DE UNA UNIDAD DE NEGOCIO ...........................................427.5. APERTURA Y CEIRRE DE VARIAS UNIDADES DE NEGOCIO Y CONTABILIDADES ..................................................................................................................457.6. DEFINICIÓN DE PLANTILLAS DE ASIENTO .........................................................467.7. DEFINICIÓN DE ORIGENES DE ASIENTO .............................................................467.8. DEFINICIÓN DE CÓDIGOS CCV ...............................................................................47

8. PROCESO DE ASIENTOS ................................................................................................ 49

8.1. GENERADOR DE ASIENTOS ......................................................................................498.2. INTRODUCCIÓN DE ASIENTOS ................................................................................498.3. DETERMINACIÓN DE LOS ESTADOS DE LOS ASIENTOS ................................528.4. EDICIÓN DE ASIENTOS ..............................................................................................538.5. CONTABILIZACIÓN DE ASIENTOS .........................................................................54

9. OTRAS FUNCIONES DE PROCESO DE ASIENTOS .................................................. 56

9.1. COPIA DE ASIENTOS ...................................................................................................569.2. CREACIÓN DE ASIENTOS DE REVERSIÓN ...........................................................569.3. CREACIÓN DE ASIENTOS DE REVERSIÓN ...........................................................579.4. ASIENTOS ESTANDAR .................................................................................................589.5. DEFINICIÓN DE UNIDADES DE MEDIDA ...............................................................619.6. CUENTAS ESTADÍSTICAS ..........................................................................................619.7. CÓDIGOS ESTADÍSTICOS ..........................................................................................62

10. PROCESO CONTABLE INTER/INTRAUNIDAD ...................................................... 63

10.1. PASOS DE LA DEFINICIÓN DE ASIENTOS INTER/INTRAUNIDAD ..............63PASO 1: OPCIONES COMUNES DE INSTALACIÓN ..........................................................................63PASO 2: DEFINICIÓN DE OPCIONES DE CUADRE PARA LOS GRUPOS CONTABLES. .......................63PASO 3: DEFINICIÓN DE CUENTAS INTERUNIDAD .......................................................................64PASO 4: DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE INTERFAZ DE PRODUCTOS .......................................65PASO 5: ESPECIFICACIÓN DE PARÁMETROS INTER/INTRAUNIDAD PARA LAS UNIDADES DE NEGOCIO DE GL ............................................................................................................................6810.2. REVISIÓN DE LA ACTIVIDAD INTERUNIDAD ...................................................69

11. CIERRE PROVISIONAL Y DE EJERCICIO .............................................................. 71

11.1. LISTA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS DE CIERRE DE EJERCICIO 7111.2. GESTIÓN DE PERIODOS CONTABLES .................................................................7211.3. PASOS PARA EJECUTAR EL CIERRE DE EJERCICIO ......................................7211.3.1. DEFINIR CONJUNTOS DE VALORES DE CLAVES CONTABLES ................7211.3.2. DEFINICIÓN DE OPCIONES DE CIERRE ...........................................................7311.3.3. EJECUCIÓN DE LA PETICIÓN DE CIERRE ......................................................76

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1. INTRODUCCIONEsta guía de formación tiene como objetivo presentar los conocimientos básicos necesarios para poder operar con el módulo de Contabilidad General de PeopleSoft.

2. INTRODUCCIÓN A CONTABILIDAD GENERAL

2.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD GENERALLa información utilizada por Contabilidad General se localiza de la siguiente manera:- La definición general se realiza en el ítem del menú Def Finanzas/Cadena de Suministro.

Estas funciones se encuentran centralizadas bajo este ítem, dado que la información es compartida con otras aplicaciones de Peoplesoft. La siguiente es la información que se encuentra dentro de este ítem:

- Las funciones que se encuentran dentro del menú de Contabilidad general son aquellas con las cuales se lleva acabo la operación diaria y son específicas para este módulo. La siguiente es la información que se encuentra dentro de este ítem:

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2.2. PAGINA INICIAL DE CONTABILIDAD GENERALPeoplesoft suministra una página inicial de Contabilidad General para facilitar la navegación. Esta página incluye vínculos a muchas de las funciones que se utilizan con mayor frecuencia en GL.Ruta: Contabilidad General

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3. PRINCIPIOS BASICO DE PEOPLESOFT GL

3.1. UNIDADES DE NEGOCIO EN CONTABILIDAD GENERALUna unidad de negocios de GL es una subdivisión de la organización que mantiene su propia serie de libros o contabilidades. Cada unidad de negocios gestiona sus propias transacciones y puede tener varias serie de libros o contabilidades que contengan cualquier tipo de datos, sean reales, presupuestarios, etc. Asimismo, se pueden crear cuantas unidades de negocio sean necesarias.Una vez definido el un número de unidades de negocio necesarias, con las páginas de definición de GL se establecen estasRuta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Datos de Unidades de Negocio > Contabilidad General > Def Contabilidad General (GL)

Fecha Referencia: Se utiliza en conjunto con los intervalos para determinar los saldos anuales y de periodos que se reflejarán en los informes NVision. Se puede sustituirla fecha cuando se vaya a ejecutar un informe.

Activar Secuencia Documentos:

Método flexible para numerar secuencialmente las transacciones en los sistemas financieros clave.

Filial ClienteProveedor:

Esta opción se utiliza para obtener el valor de la clave contable InterUnidad de las tablas de clientes o proveedores al crear una transacción para esta unidad de negocio.

ID Lista Festivos: Identifica el calendario laboral o de festivos que utiliza esta unidad de negocio. El proceso descontabilización de asientos utiliza este calendario para limitar la contabilización a los días laborables.

Cons – Sólop/Eliminaciones:

Al activar esta casilla, la unidad de negocio queda definida como unidad de eliminación y se utilizará como tal durante el proceso de consolidación.

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Números ID UniNeg:

Se utiliza para almacenar números del sector específico para la unidad de negocio.

La página de opciones de asiento permite definir los procesos de errores de asientos.

Cuadre Asiento: Cuando se definen contabilidades, se especifica si deben ser cuadradas o descuadradas. Los asientos de las contabilidades cuadradas deben estar cuadrados antes de ser contabilizados. Si se intenta contabilizar un asiento descuadrado se presentará un error descuadre de asiento.

Error Edición Asientos:

Si se introduce un valor de clave contable, o una combinación de claves contables, no válido en el asiento se produce un error de edición de asiento. Esta categoría de errores también incluye otros errores de líneas como la omisión de un código de moneda o la existencia de un valor de clave de ítem abierto no válido.

Total Control: A medida que se van introduciendo las líneas, Contabilidad General le muestra el total acumulado del número de líneas, del debe, haber y de las unidades estadísticas que haya introducido. Si los totales de líneas de asiento no corresponde con el total de control introducido a nivel de cabecera de asiento se produce un error de total control.

Error Importe Asiento:

El proceso de edición comprueba que los importes en moneda extrajera y base tienen el mismo signo (se asume cotización positiva). Sin embargo se permiten cotizaciones negativas.

Fecha de Proceso Asientos:

Proporciona flexibilidad a la hora de seleccionar la fecha de contabilización de asientos para su proceso.

La página de opciones de moneda permite definir los procesos de moneda.

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Cuadre de moneda: Permite definir si los asientos deben estar cuadrados en todas las monedas o solo en la moneda base.

Ajuste Moneda Base: Permite definir si se pueden hacer ajustes manuales sobre la moneda base en asientos que sean de moneda extrajera.

Moneda Extrajera por Asiento:

Permite definir la cantidad de monedas extrajeras que puede tener un asiento.

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4. DEFINICIONES COMUNES Y CLAVES CONTABLES

4.1. DEFINICION DE OPCIONES DE INSTALACIÓNLas opciones de instalación muestran al sistema las aplicaciones que se han instalado y el modo en que se deben utilizar determinadas funciones compartidas por distintas aplicaciones.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Instalación > Opciones de Instalación > Común

Ultimo Número de Asiento Asignado:

Permite introducir el número del último asiento utilizado. Contabilidad General utiliza los parámetros de auto numeración para determinar donde empezar con la numeración de asientos.

Activar Secuencia Documentos:

Seleccione esta casilla para activar la función de secuencia de documentos en el sistema. Si esta no es seleccionada en este nivel, es sistema no activará ninguna de las funciones de secuencia de documentos.

Activar Cuenta Alternativa:

Al activar, las páginas y vistas de las diferentes aplicaciones mostrarán campos relacionados con cuentas alternativas y se habilitarán las listas de valores válidos dinámicos.

Crear entradas Contables Multilibro en Subsistemas:

Esta opción permite al sistema crear entradas contables Multilibro en una página auxiliar de los subsistemas. Para utilizar esta opción debe estar instalada Contabilidad General.

División de Procesos GL:

Habilita los IDs de división, que permiten que los procesos de contabilización de asientos de GL puedan ejecutarse en paralelo.

Método Interunidad: Seleccionar uno de los tres métodos de cuadre como el general para el sistema.

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País p/Defecto: Define el país por defecto para todo el sistema.

Los productos que se encuentran instalados en la base de datos son aquellos que están marcados. De la selección de productos depende que determinados campos y opciones estén en las distintas páginas del sistema.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Instalación > Opciones de Instalación > Productos

4.2. DEFINICION DE PREFERENCIAS DE USUARIOEn estas páginas se podrá configurar algunos valores por defecto generales y otros específicos de Contabilidad General. Estos valores por defecto aparecerán automáticamente en las páginas y en los cuadros de diálogo con el fin de reducir la cantidad de datos se tienen que introducir. Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Preferencias de Usuario > Defin Preferencias de Usuario > Preferencias Globales

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País de Localización: Introducir el código de país que aparecerá por defecto para este ID de usuario.

Fecha de Referencia: Introduzca un valor para que sea utilizado como valor por defecto en el proceso de edición de combinaciones.

Carácter Alternativo Activado:

Permite introducir grupos de caracteres alternativos o fonéticos de un idioma extranjero. Esta es una función global.

Mostrar Importes Debe/Haber en Subsistemas:

Al ser activado, aparecerán los importes del debe y haber de la unidad de negocio por defecto en las páginas de consulta del subsistema. Generalmente es utilizado cuando se ha realizado una modificación para almacenar los cargos y abonos por separado.

En la página de Contabilidad General podrá establecer los valores por defecto de contabilidad, grupo contable y origen que aparecerán en las páginas para el usuario seleccionado. Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Preferencias de Usuario > Defin Preferencias de Usuario > Contabilidad General

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Los cuatro cuadros de grupo que aparecen en la parte inferior de la página configuran las opciones para este usuario básicamente cuando son ejecutados procesos desde la página de introducción de asientos.

Opciones de Asiento:

Estas opciones son utilizadas para limitar el acceso del usuario a determinadas funciones de GL, y en algunos casos para imposibilitar la utilización de los mismos.

Val p/Def Ed Asiento en Línea

Estas opciones son utilizadas siempre que se editen asientos desde la página de introducción de asientos por medio de la función de edición y el botón de proceso.

Val p/Def Contzn Asiento:

Estos valores son utilizados siempre que se contabilicen asientos desde las páginas de introducción de asientos por medio de la función de contabilización y el botón de proceso. Al ser activada Omitir Actz Contab Resumida, el sistema no tendrá en cuenta las actualizaciones de contabilidades resumidas para este ID de usuario en el momento de contabilizar asientos por medio de la función de contabilización y del botón de proceso.

4.3. DEFINICION DE TIPOS DE CUENTASLos tipos de cuentas definen las categorías de cuentas que se reflejarán en los estados financieros.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Tipos de Cuentas

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Mantener Saldo: Si esta casilla es seleccionada el proceso de cierre del ejercicio

calculará los importes de los saldos de los importes de los saldos que se arrastran a las cuentas nuevas de este tipo.

4.4. CREACIÓN DE CALENDARIOS DETALLADOSLos calendarios detallados son utilizados para identificar los periodos contables. Este se utiliza para determinar en que periodo y año se realiza una transacción. Por medio de estos se pueden definir calendarios mensuales, trimestres, bimestres, semestres, etc. Se pueden crear un número ilimitado de calendarios detallados. El calendario detallado utilizado en Contabilidad General puede ser diferente al utilizado por otras aplicaciones Peoplesoft.Al permitir la utilización de varios calendarios se pueden establecer calendarios independientes para las transacciones reales, presupuestales y de previsiones, así como informes especiales y otras necesidades.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Calendarios/ Programas > Calendario Detallado

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Los calendarios deben cumplir los siguientes requisitos:Los periodos (fecha inicial y fecha final) no pueden coincidir.En el calendario detallado deben incluirse todos los días de ejercicio fiscal definido.El número de filas por año fiscal debe ser igual al número de periodos año.

El cuadro Periodos de Ajuste situado en la parte inferior de la página de calendario permite definir un número ilimitado de periodos de ajuste con el fin de adaptarse a las prácticas empresariales que sean de aplicación. Al crear un nuevo calendario, el sistema crea automáticamente un periodo de ajuste estándar (998), además de cualquier período que se haya definido. Al generar un nuevo calendario se crean automáticamente dos periodos adicionales: Periodo 0 y Periodo 999, que el sistema los utiliza para almacenar los saldos de apertura y cierre.

4.5. CALENDARIO LABORALEl calendario laboral permite comprobar que las fechas en que se procesen las transacciones son días laborables válidos. El calendario laboral es utilizado por todas las aplicaciones Peoplesoft para definir los días no laborables y los festivos. También permite

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introducir los días laborables y el número de horas que se trabajan diariamente, para cada uno de los días de la semana.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Calendarios/ Programas > Calendario Laboral

El calendario laboral es optativo.

4.6. DEFINICION DE VALORES DE CLAVES CONTABLESLos campos de la estructura de Contabilidad General reciben el nombre de claves contables. Estas son utilizadas para clasificar las transacciones contables creadas en los subsistemas o introducidas directamente en Contabilidad General. Estos datos almacenan los datos del plan de cuentas y facilitan al sistema la estructura básica para separar y clasificar los datos presupuestarios y de transacciones. La misma transacción se puede registrar simultáneamente por producto, proyecto, cartera de inversión, política, donación, fondo, servicio o por cualquier número de categorías, mediante la utilización de otras claves contables con sus valores correspondientes.

Nombre Largo Campo Nombre Corto Campo LongitudCuenta Cuenta 10Cuenta Alternativa Cuenta Alt 10Unidad Explotación UExpl 8Código Fondos Cd Fondos 5Departamento Dpto 10Código Programa Programa 5Campo Clase Clase 5Referencia Presupuesto Ref Ppto 8Producto Producto 6Unidad Negocio PC UniNeg PC 5Proyecto Proy 15

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ID Actividad Actividad 15Tipo Origen Tp Origen 5Categoría Categ 5Subcategoría Subcat 5Filial Filial 5Filial Financiación Filial Fnc 10Filial Unidad Explotación Filial UExpl 10Clave Contable 1 CC 1 10Clave Contable 2 CC 2 10Clave Contable 3 CC 3 10

4.6.1. DEFINICION DE VALORES DE CLAVES CONTABLESLa configuración de claves contables conlleva las siguientes acciones principales:

Análisis de los informes y determinación de las claves contables deseadas.Introducción de los datos en la página de Configuración Estándar Claves Contables o, si fuese necesario, en la página de configuraciones avanzadas.Ejecución del proceso de configuración de claves contables para aplicar la configuración al sistema. Realización de cualquier tarea manual asociada con la configuración.

La configuración estándar de claves contables permite activar o desactivar claves contables, cambiar el orden de presentación en la página o su longitud y renombrarlas.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Configuración > Configuración Estándar

Las claves contables activas se muestran en páginas, informes y listas de valores válidos.

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Las claves contables inactivas no aparecen en las páginas, informes ni listas de valores válidos.Las calves contables adicionales 1, 2 y 3 se encuentran inactivas, aunque se pueden activar si las calves contables activas no son suficientes.

La configuración estándar es utilizada solo cuando las claves contables existentes no satisfacen todas las necesidades.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Configuración > Configuración Avanzada

4.6.2. CUENTASPara la creación de asientos se utilizan las cuentas en conjunto con otras claves contables. Debido a que Cuenta es una clave contable obligatoria para poder crear asientos y contabilizarlos se deberán definir.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Cuenta

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Cuenta Control: Si esta opción se encuentra activada indica que solo se puede actualizar la cuenta mediante la utilización de un proceso interno de GL, el generador de asientos o un proceso de carga de un sistema tercero. Por lo tanto si un usuario intenta efectuar una actualización en línea, aparecerá un mensaje de error.

Cuenta Estadística: En caso que esta opción esté activada la cuenta queda establecida como estadística. Estas son utilizadas para capturar exclusivamente valores estadísticos y no monetarios. Debe especificar una unidad de medida. Durante el proceso de cierre del ejercicio fiscal se pueden calcular los importes de los saldos que se trasladan a las cuentas estadísticas.

Cuenta Ítem Abierto:

La función de ítems abiertos permite efectuar, por medio de una clave definida por el usuario, un seguimiento de las anotaciones en le debe y haber de una cuenta. La selección de esta opción permite revisar las actividades en la página de consulta de ítems abiertos.

En la página de mapa de cuenta alternativa encontramos:

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ID Set Alt: Se selecciona el ID de Set de la cuenta alternativa a la que desea vincular la cuenta.

Añadir Cuenta Alternativa: En este vínculo se accede a la página en la que se pueden añadir nuevas cuentas alternativas.

Una Cuenta c/Una o Varias Ctas Alt:

Indica que correlación se establece entre un valor de cuenta y uno o más valores de cuantas alternativas. La correlación se inicia en la referencia de contenido de cuentas.

Una Cuenta Alt c/Una o Varias Cuentas:

Indica que correlación se establece entre un valor de cuanta alternativa y uno o más valores de cuentas. La correlación se inicia en la referencia de contenido de cuentas alternativas.

4.6.3. CUENTAS ALTERNATIVASLa función de cuentas alternativas permite introducir un plan contable oficial así como cuentas analíticas o principales en el nivel de transacciones detalladas. La cuenta alternativa produce saldos de líneas de asiento o transacciones para cumplir con las necesidades de generación de informes oficiales. El campo de cuenta contiene las cuentas corporativas y el de cuentas alternativas las cuentas oficiales. Esta función es optativa, y se activa en la página común de la referencia de contenido Opciones de Instalación.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Cuenta Alternativa

Si se hace necesario tener cuentas alternativas diferentes para distintos países, aproveche la función de los IDs de Set al definir las calves contables.Si la cuenta esta seleccionada como cuenta control. La cuenta o cuentas alternativas asociadas también deberán estarlo.

La página de mapa de cuentas permite introducir las cuentas que se desean vincular a la cuanta alternativa

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ID Set de Cuenta: Si ya existiera cualquier cuenta correlacionada con esta cuenta alternativa, el ID de Set de la cuenta aparece en el campo de ID Set Cuenta del cuadro ID Set Cuenta Mapa. Si se hace clic en el botón de añadir filas, se puede seleccionar otro ID de Set de cuenta, lo que activa el campo Cuenta del cuadro Cuentas Mapa. Posteriormente se debe seleccionar la cuenta correspondiente a este ID de Set que se quiere correlacionar con esta cuenta alternativa. Si se requiere correlacionar más de una cuenta se hace clic sobre el botón de añadir filas, pero en el cuadro de Cuentas Mapa.

Añadir Cuenta: Este vínculo es utilizado para añadir una cuenta al plan contable que no exista para el ID de Set seleccionado. Por se accede a la página de definición de Cuenta donde se debe introducir la información de la cuenta nueva.

4.6.4. UNIDAD DE EXPLOTACIÓNEsta clave contable puede ser utilizada par identificar una planta, oficina, ubicación física, sucursal, edificio, almacén, hospital, ambulatorio, clínica o ubicación geográfica. Este campo suele ser relacionado con la generación de informes de responsabilidades o de centros de beneficios.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Unidad Explotación

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4.6.5. DEPARTAMENTOSEsta clave contable se utiliza para la generación de informes de centros de beneficios. Los departamentos suelen representar subdivisiones de una entidad mayor en la organización.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Departamentos

4.6.6. PRODUCTOSEsta clave contable se puede utilizar para realizar el seguimiento de los productos, mercados o líneas de productos. Si se almacena esta información en la contabilidad, ayudará a la hora de elaborar análisis e informes de líneas de productos.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Producto

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4.6.7. IDs DE PROYECTOS O SUBVENCIONESAl introducir transacciones con IDs de proyecto en contabilidad general o en otras aplicaciones del sistema, este puede validarlas respecto a los IDs de proyecto de Peoplesoft Gestión de Proyectos o respecto a los de la tabla de proyectos. Con este se pueden definir y mantener valores para efectuar el seguimiento de subvenciones. Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Proyecto

Integración: Seleccionar una plantilla de integración para el proyecto, nivel de proyecto o subvención. Las plantillas de integración definen la integración entre Gestión de Proyectos y Contabilidad General, y establecen las unidades de negocio que se asignan por defecto a las transacciones.A cada nuevo proyecto se le debe asignar una plantilla de integración

4.6.8. CÓDIGO DE FONDOSLos fondos son unidades estructurales principales para la contabilidad de instituciones educativas o gubernamentales, Estos fondos se suelen gestionar como un grupo de claves contables cuadradas y se utilizan para reflejar los estados financieros.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Código Fondos

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4.6.9. OTRAS CLAVES CONTABLES

Escenarios Con el uso de esta se puede hacer un fácil seguimiento de distintas versiones de presupuestos. Un escenario es un valor que se puede utilizar para identificar varias repeticiones presupuestarias que utilizan diferentes suposiciones.

Códigos de Programa

Estos valores sirven para identificar y realizar seguimiento de ingresos y costos sobre los que se quieren realizar controles presupuestarios.

Clase Esta clave contable permite una clasificación jerárquica de las actividades que se registran repetidamente en fondos, departamentos y programas en categorías detalladas sobra las que normalmente se controlan importes de clase como salarios o materiales.

Referencia de Presupuesto

Este se utiliza para identificar presupuestos exclusivos, lo que es necesario cuando determinados presupuestos comparten claves presupuestarias y periodos presupuestarios que se cruzan. Los valores de referencia de presupuesto se pueden utilizar como claves contables de cuadre para mantener un grupo de libros cuadrado por presupuesto.

4.6.10. ATRIBUTOS DE CALVES CONTABLESLos atributos genéricos de claves contables son funciones optativas que pueden ser utilizadas para adaptarlos a los requisitos del gobierno.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Atributos

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Permitir Varios Val p/Atributo:

Al activar esta casilla se puede adjuntar varios calores del mismo atributo a un valor de la clave contable. De lo contrario, solo se puede adjuntar un atributo a cada valor de clave contable.

Valor Atributo Clave Contable:

Es un campo definido por el usuario.

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5. RESUMEN DE CAMPOS MEDIANTE ÁRBOLESUna vez haya sido creado el plan contable, se pueden definir las relaciones entre informes, reglas de resumen de claves contables y estructuras jerárquicas mediante árboles. En Contabilidad General los árboles se utilizan para:

Definir estructuras y jerarquías para los informes.Definir y Mantener valores de claves contables.Especificar reglas de combinación de claves contables.Definir reglas de resumen para las contabilidades y los informes Nvision.Procesar cierres de ejercicio.Definir pasos de reparto.Definir pasos para realizar conversiones de moneda.

5.1. ÁRBOLESLos árboles se utilizan para organizar de forma lógica y jerárquica los datos de un campo específico. En Contabilidad General, uno de los principales usos de los árboles consiste en el resumen y organización de un determinado campo de datos. La estructura y desarrollo de los árboles repercute directamente en la eficacia de la generación de informes, de los procesos y del mantenimiento constante de la organización. Las reglas de resumen representadas en un árbol se aplican a los valores de detalle del campo determinado, por ejemplo, cuentas, departamentos u otros valores que se definan. Estos valores de detalle se resumen en nodos de árbol. Los nodos también pueden ser organizados en niveles, que agrupan de una forma lógica los nodos que representan el mismo tipo de información o el mismo nivel de resumenSe pueden establecer un número ilimitado de árboles para cada campo. La posibilidad de mantener varios árboles para cada campo permite crear árboles que representen escenarios alternativos y llevar acabo análisis de simulación.Los árboles tienen fecha efectiva, lo cual permite la especificación por anticipado de nuevas relaciones entre informes o estructuras organizativas, y su entrada en funcionamiento automáticamente. Para generar informes sobre datos actuales o históricos, se pueden utilizar árboles con fechas efectivas pasadas, presentes y futuras.

5.2. DESCRIPCION GENERAL DEL GESTOR DE ÁRBOLESEl gestor de árboles permite visualizar, crear y modificar los árboles que se utilizan en Peoplesoft.

5.2.1. PAGINA DEL GESTOR DE ÁRBOLESAl abrir la página con el árbol deseado, es posible consultar la jerarquía del mismo, añadir o eliminar nodos, imprimirlo y efectuar otras funciones estándar. El gestor de Árboles está concebido para mostrar una página del árbol cada vez.Ruta: Gestor de Árboles > Gestor de Árboles

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5.2.2. TERMINOLOGÍA DE ÁRBOLES

Categoría: Agrupación lógica de árboles de nivel superior. La categoría facilita la localización de árboles en las páginas de búsqueda.

ID Estructura: La estructura identifica el campo que sirve de base para la generación del árbol.

ID Set/Fecha Efectiva:

Identifica el ID de Set a partir de la cual se crea el árbol y la fecha en que el árbol se hace efectivo. La fecha efectiva es un campo obligatorio.

Valor Detalle: Son los valores de campos organizados por el árbol. Pueden ser valores únicos o rangos de valores.

Nodo: Agrupación o resumen de los valores de campo o de los nodos que se agrupan a efectos de generación de informes u para otros fines.

Nodo Expandido:

Nodo Contraído:

Nodo Raíz: Es el primer nodo de un árbol. Los demás nodos del árbol se agrupan en el nodo raíz.

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Nodo Padre: Nodo del que dependen otros nodos.

Nodo Hijo: Nodo que depende de un nodo padre.

Nodos Hermanos: Nodos que cuentan con el mismo nodo padre.

Nivel: Un componente optativo que indica una estructura jerárquica y una relación vertical entre nodos en el mismo nivel visual de alineación.

5.2.3. ESTRUCTURA DEL ÁRBOLLa estructura del árbol define el vínculo entre el árbol y las tablas subyacentes que el árbol necesita. El sistema tiene estructuras predeterminadas que sirven para mantener los campos facilitados. Se debe definir la estructura de un campo antes de crear el árbol que resuma los valores de ese campo. A menos que ya se haya creado una clave contable que no se haya proporcionado, no tendrá que crear una estructura de árbol. Ruta: Gestor de Árboles > Estructura Árbol

ID Set Si es seleccionado este cuando se crea un árbol, este será identificado por ID de Set como el nombre del árbol. Al incluir esta característica como la parte clave del árbol, se indica al sistema que se puede utilizar la función de uso compartido de IDs de Set para compartir la definición del árbol con varias unidades de negocio.

Unidad de Negocio

Permite seleccionar una unidad de negocio como clave del árbol.

Definido p/Usuario

Si es seleccionada esta opción, se puede designar cualquier campo clave del registro de nodos como clave del árbol.

Nada El árbol se regirá únicamente por nombre del árbol y fecha efectiva.

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Las tres páginas subsiguientes determinan las páginas, registros y campos que utiliza el gestor de árboles para la estructura dada.

5.2.4. DEFINICIÓN DE ÁRBOLAl crear un árbol se debe definir en primer lugar las características del mismo. La definición del árbol especifica el nombre de este y otro valores que sirven para identificarlo. Se especifica la estructura en que se basará, así como cualquier definición de nivel o de auditoria.Ruta: Gestor de Árboles > Gestor de Árboles > Definición Árbol

ID Estructura Define el campo o clave contable en el que se basa el árbol.

Fecha Efectiva La fecha debe ser la misma o posterior a la fecha del nodo y los valores de detalle que se van a utilizar en el árbol, en caso de que los registros dispongan de fecha efectiva. Este campo es obligatorio.

Estado El estado determina si el árbol esta activo o inactivo. Si el árbol se encuentra inactivo no podrá ser utilizado por el sistema. Este valor puede ser cambiado en cualquier momento.

Descripción Dado que se pueden crear varios árboles, la descripción puede ser utilizada para diferenciarlos.

ID Set Se debe seleccionar el valor del ID de Set que se desee asignar al árbol.

Las auditorias especifican el modo de gestionar los valores de detalle.

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Todos Valores Al activarse esta casilla el gestor de árboles verifica que todos los valores de detalle definidos para el campo se encuentran incluidos en el árbol. Si hace falta algún calor de detalle, el sistema emitirá un aviso al momento de grabar. Se debe añadir el valor que falta para poder guardar el árbol como válido, de lo contrario se guardará como borrador.

Permitir Valores Duplicados

Si se desea permitir valores duplicados dentro del árbol, esta opción debe ser seleccionada.

Uso de Niveles

Cumplimento Estricto

Esta definición significa que los niveles definen la posición jerárquica del nodo dentro de la estructura. Con esta opción si u n nivel de nodo no coincide con su posición jerárquica dentro del árbol, puede corregirse mediante conmutar nivel.

Niveles de cumplimiento No Estricto

Esta se utiliza cuando no existe una jerarquía coherente en todo el árbol. El nivel es únicamente un atributo del nodo, pero no refleja necesariamente la posición relativa del nodo en el árbol.

Niveles No Usados

Algunos árboles muestran valores de campo sin una jerarquía real, pero con una estructura de resumen lógica. En este caso los nodos se utilizan para representar la estructura de resumen independiente de los niveles.

El método de rendimiento permite ajustar o indexar el árbol para obtener la máxima eficacia cuando este sea utilizado.

Los niveles sirven para clasificar los nodos en grupos lógicos dentro de un árbol. Ruta: Gestor de Árboles > Gestor de Árboles > Definición Árbol > Definir Niveles Árbol

Cuando se actualiza o añade un nivel, se verá la casilla Todos Los Valores. Esta especifica si el gestor de árboles permite que los nodos puedan saltarse el nivel que se

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esta definiendo para formar parte de los informes de nivel superior. Para permitir que los nodos se puedan saltar un nivel es necesario desactivar la casilla.

5.2.5. USO COMPARTIDO DE ÁRBOLESSi se desea utilizar un árbol en actividades cuyos grupos de registros están definidos bajo un ID de Set diferente al del árbol, puede ser compartido mediante su introducción en la página árbol de referencia de contenido Control Tableset del Valor Controlset correspondiente.Ruta: PeopleTools > Utilidades > Administración> Control TableSet > Árbol

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6. EDICIÓN DE COMBINACIONES DE CLAVES CONTABLESAdemás de poder editar valores de claves contables independientes, se puede ampliar el proceso de edición para incluir valores de claves contables dependientes entre sí.

6.1. DEFINICIÓN DE LAS COMBINACIONES PARA EDICIÓNLa definición de combinaciones contables indica las combinaciones de claves contables para las que de desea definir valores válidos.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Edición de Combinaciones > Definición CC de Combinación

Claves Contables Combinación

Aquí se selecciona una clave contable fija, así como otras claves contables adicionales para la combinación. La clave contable fija controla la regla.

6.2. DEFINICIÓN DE REGLAS DE EDICIÓN DE COMBINACIONESEl proceso de edición de asientos utiliza estas reglas para determinar las combinaciones válidas.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Edición de Combinaciones > Regla de Combinación

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Rango de Fechas Efectivas

Este rango determina el marco de tiempo en el que es válida una regla. Durante el proceso de edición solo las reglas válidas se aplican a los asientos incluidos en el rango de fechas.

Fecha Efectiva En este campo se introduce una fecha efectiva que determine los valores válidos de detalle de calves contables y los árboles cuya fecha sea igual o anterior a esta.

Def Combinación CC Este identifica las claves contables incluidas en esta combinación. Este campo solo esta disponible al crear una nueva regla.

Valor Obligatorio Esta casilla para las claves contables no fijas se utiliza para especificar que cualquier valor que se introduzca, siempre que no se deje en blanco, será válido para esta clave contable.

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A la primera clave contable se le denomina clave fija. Debe ser la primera clave contable que se designo para esta regla en la página de definición de combinaciones. Las claves contables no fijas son aquellas que se combinan con la clave fija.

6.3. DEFINICIÓN DE GRUPOS DE EDICIÓN DE COMBINACIONESLos grupos vinculan las reglas de combinación. Estas reglas se aplicaran en conjunto durante el proceso de edición de asientos. Las líneas de asientos que no cumplan con la validación requerida por cualquiera de estas reglas del grupo se marcarán como erróneas. En un grupo de combinación, todas las reglas deberán tener la misma definición de combinación.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Edición de Combinaciones > Grupo de Combinaciones

Def p/Usuario Esta casilla debe estar marcada si se va a utilizar un registro de combinación ya introducido. El proceso de edición de asientos validará las líneas de edición de asientos validará las líneas de asiento directamente con esta tabla y no tendrá en cuanta las reglas de combinación que se hayan introducido. Si esta opción es seleccionada el sistema solicitará una definición de combinación.

Edición Combinación Este es utilizado para especificar si desea utilizar solo la tabla de datos de combinación o si se quiere utilizar un grupo de tablas maestras selección. La selección depende del número de valores de edición de combinación y la frecuencia de los cambios en las reglas de datos de combinación.

Realizar Carga p/Increm

Esta casilla se deberá activar si se quiere que las tablas maestras de selección se actualicen por incrementos durante el proceso de edición de asientos. Esta actualización tendrá lugar cuando se realicen cambio en los árboles de claves contables o en las reglas de combinación.

Definición Grupo Combinación

Se utiliza para especificar si las combinaciones que se han definido se marcarán como Combinaciones Válidas o como Combinaciones No Válidas.

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Valores Fijos Excl Reglas:

Esta opción determina lo que les ocurre a las combinaciones que disponen de valores de claves contables fijas no incluidos en las reglas. La validación siempre esta limitada a las claves fijas especificadas.

6.4. ASOCIACIÓN DE GRUPOS DE EDICIÓN CON UNIDADES DE NEGOCIO Y CONTABILIDADES

Se pueden asignar qué reglas de edición de combinaciones aplican a transacciones concretas mediante la asociación de grupos de edición de combinaciones con contabilidades. Durante la edición de asientos, el sistema comprueba la contabilidad indicada en el asiento para detectar las reglas aplicables.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Datos de Unidades de Negocio > Contabilidad General > Contabilidades Unidad Negocio

6.5. MANTENIMIENTO DE REGLAS DE COMBINACIÓN DE CLAVES CONTABLES

A medida que las necesidades cambien, será necesario añadir nuevas reglas, eliminar antiguas, etc. Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Edición de Combinaciones > Copia/Nuevo Nombre/Eliminación

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http://ps4.quanam.com/psp/ps/EMPLOYEE/ERP/c/ESTABLISH_BUSINESS_UNITS.BUSINESS_UNIT_LED.GBL?PORTALPARAM_PTCNAV=EP_BUSINESS_UNIT_LED_GBL&EOPP.SCNode=ERP&EOPP.SCPortal=EMPLOYEE&EOPP.SCName=EPCO_SETUP_FDM_SCM&EOPP.SCLabel=Contabilidad%20General&EOPP.SCFName=EPCO_BU_GENERAL_LEDGER&EOPP.SCSecondary=true&EOPP.SCPTfname=EPCO_BU_GENERAL_LEDGER&FolderPath=PORTAL_ROOT_OBJECT.EPCO_SETUP_FDM_SCM.EPCO_BUSINESS_UNITS.EPCO_BU_GENERAL_LEDGER.EP_BUSINESS_UNIT_LED_GBL&IsFolder=false

Código de Acción Las acciones que se pueden llevar acabo son: Copiar, eliminar y renombrar.

Objeto Combinación Defin, Grupo, Regla

Borrar Tbl Maestras Selec/ Borrar Tbl Datos Combinación

Aquí también se encuentra la opción de borrar toda la información de las tablas maestras de selección o de la tabla de datos de combinación. Estas opciones son autoexcluyentes con las de copiar, eliminar y renombrar.

6.6. EJECUCIÓN DEL PROCESO DE CREACIÓN DE DATOS DE COMBINACIÓN

Se ejecuta un proceso para crear tanto una COMBO_DATA_TBL como un grupo estático de tablas maestras de selección. El proceso de creación de datos de combinación crea tanto la tabla como el grupo.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Edición de Combinaciones > Creación Datos de Combinación

Usar Comodín en Combinación

Esta opción reduce el número de combinaciones en la tabla de datos. Si esta opción es utilizada el sistema utilizara el comodín ‘%’ para representar una clave no fija con la opción Valor obligatorio seleccionada para dicha regla.

Creación Al seleccionar Crear tabla de datos se desglosarán todas las combinaciones definidas en las reglas de la combinación para COMBO_DATA_TBL.Al seleccionar Crear tablas selección el sistema muestra los

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campos De Fecha y A Fecha para que se especifique un periodo determinado. Todos los árboles de las reglas que tengan fechas efectivas comprendidas en este periodo se incluirán en la creación de las tablas maestras de selección.

6.7. CONSULTAS DE DATOS DE COMBINACIONESSe puede consultar el contenido de las tablas de combinación en cualquier momento para revisar las combinaciones válidas.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Edición de Combinaciones > Revisión Datos de Combinación

Los resultados de la creación de tablas de selección se pueden consultar por medio de la siguiente página.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Edición de Combinaciones > Datos Tabla Selección Comb

Para consultar las tablas de selección y de datos de combinación se utiliza la siguiente página. Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Edición de Combinaciones > Consulta Creación Combinación

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http://ps4.quanam.com/psp/ps/EMPLOYEE/ERP/c/DESIGN_CHARTFIELDS.COMBO_SEL_INQ.GBL?FolderPath=PORTAL_ROOT_OBJECT.EPCO_SETUP_FDM_SCM.EPCO_COMMON_DEFINITIONS.EPCO_DESIGN_CHARTFIELDS1.EPCO_REQUEST_PROCESS3.EP_COMBO_SEL_INQ_GBL&IsFolder=false&IgnoreParamTempl=FolderPath%2CIsFolder

http://ps4.quanam.com/psp/ps/EMPLOYEE/ERP/c/DESIGN_CHARTFIELDS.COMBO_INQ_SEL.GBL?PORTALPARAM_PTCNAV=EP_COMBO_INQ_SEL_GBL&EOPP.SCNode=ERP&EOPP.SCPortal=EMPLOYEE&EOPP.SCName=EPCO_SETUP_FDM_SCM&EOPP.SCLabel=Edici%C3%B3n%20de%20Combinaciones&EOPP.SCFName=EPCO_REQUEST_PROCESS3&EOPP.SCSecondary=true&EOPP.SCPTfname=EPCO_REQUEST_PROCESS3&FolderPath=PORTAL_ROOT_OBJECT.EPCO_SETUP_FDM_SCM.EPCO_COMMON_DEFINITIONS.EPCO_DESIGN_CHARTFIELDS1.EPCO_REQUEST_PROCESS3.EP_COMBO_INQ_SEL_GBL&IsFolder=false

7. PREPARACIÓN DEL PROCESO DE ASIENTOS

7.1. DEFINICIÓN DE PLANTILLAS CONTABLESEl sistema proporciona varias plantillas contables que definen los atributos físicos de una contabilidad. Una plantilla contable se vincula con una contabilidad, que posteriormente se añade a un grupo contable. Así se garantiza que todas las contabilidades de un grupo contable compartan el mismo formato físico. Se puede definir una plantilla concreta y utilizarla para cualquier contabilidad que requiera el mismo formato.Las plantillas contables sirven para identificar los registros y campos que contabilidad general utiliza para actualizar las contabilidades detalladas durante los procesos y generar informes sobre sus contabilidades asociadas.Ruta: Contabilidad General > Contabilidades > Plantillas

Si se desea almacenar los débitos y créditos por separado en las contabilidades, se necesitará crear los campo, modificar las tablas e identificarlos campos en la plantilla contable según las instrucciones de configuración de cargos y abonos por separado.

7.2. DEFINICIÓN DE CONTABILIDADES DETALLADASUna contabilidad es un grupo de saldos contabilizados que representan una serie de libros de una unidad de negocio. Contabilidad General admite tanto contabilidades detalladas como resumidas. Las contabilidades resumidas son simplemente resúmenes de las

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contabilidades detalladas. Los asientos se contabilizan directamente en las contabilidades detalladas. No existe ningún límite en cuanto al número o al tipo de contabilidades que pueden ser definidas.Ruta: Contabilidad General > Contabilidades > Contabilidades Detalladas

7.3. DEFINICIÓN DE GRUPOS DE CONTABILIDADES DETALLADASUna vez definida la contabilidad detallada debe ser asociada con un grupo contable. Un grupo contable debe tener una contabilidad principal y puede tener de cero a nueve contabilidades secundarias. Cada contabilidad dentro del grupo comparte una estructura física común definida en la plantilla contable, pero cada una tiene una serie de características exclusivas. Ruta: Contabilidad General > Contabilidades > Grupos Contables

Contabilidad Seleccionar la contabilidad o contabilidades que van a ser utilizadas en este grupo contable.

Principal Esta casilla es marcada par aquella contabilidad que es la principal. La contabilidad principal es la que siempre aparece por defecto al introducir líneas de asiento.

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Al crear una contabilidad, el sistema genera un conjunto de claves contables por defecto con los nombres de sus tablas de validación y una vista para las claves contables de la misma.

Tabla Valid El valor de la tabla de validación procede de la tabla de de validación especificada en el sistema.

Vista – Sin Fecha Efectiva

La vista se utiliza para la tabla de valores válidos de los informes cuando no se quiere limitar por fecha efectiva

Los asientos se pueden cuadrar en una contabilidad detallada conforme a un máximo de cinco claves contables, además de los valores por defecto, la unidad de negocio y el código de moneda. Cuando se seleccionan claves contables adicionales para el cuadre, es necesario que todas las instancias únicas de la combinación de valores cuadres. Si no cuadran, el proceso de de edición de asientos utiliza las reglas definidas para el cuadre de asientos.

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Entradas Cuadre Intraunidad

Esta casilla se utiliza para indicar que las calves contables de cuadre seleccionadas correspondientes a las contabilidades detalladas de este grupo contable incluyen entradas Intraunidad.

Saldo Esta casilla es para indicar que se quiere que esta clave contable cuadre en las contabilidades de este grupo contable.

Usar Filial Esta casilla es para indicar que se quiere utilizar la clave contable filial. Un método para identificar las actividades Intraunidad es utilizar esta clave contable que efectúa el seguimiento de la unidad de negocio asociada con la transacción.

7.4. CONTABILIDADES DE UNA UNIDAD DE NEGOCIOUna vez definidos los grupos contables es necesario asociarlos con la unidad de negocio a la que pertenecen.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Datos de Unidades de Negocio > Contabilidad General > Contabilidades Unidad Negocio

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Contabilidad Cuadrada

Indica que esta contabilidad está cuadrada. Las opciones de proceso de errores de cuadre de asiento de la página opciones de edición de asiento estarán disponibles solo si se selecciona una contabilidad cuadrada.

Gen Asientos p/Def Indica que este es el grupo contable por defecto de esta unidad de negocio. Al generar asientos de otras aplicaciones Peoplesoft, es sistema utiliza esta contabilidad en la línea de entrada contable.

Activar Cuenta Alternativa

Permite especificar una cuenta alternativa.

Actz Directa Contab Ppto

Al activar esta casilla se permite la actualización directa de las contabilidades presupuestarias por medio de las páginas en línea, además de utilizar el proceso de contabilización de GL.

Activar Debe/Haber Separados

Esta opción permite el almacenamiento por separado del debe y haber en la contabilidad.

Actualizar Periodos Abiertos

Por medio de este vínculo puede actualizar los periodos abiertos de las contabilidades detalladas por grupo contable o por código de contabilidad.

Las opciones de proceso de errores se pueden determinar para las unidades de negocio, los grupos contables y los orígenes de asiento. En cualquiera de estos elementos se pueden seleccionar las claves contables y sus valores para las líneas transitorias de cuadre y edición.

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Cuadre Asiento Los errores de cuadre de asiento se producen al crear un asiento descuadrado en una contabilidad definida como cuadrada. Si se selecciona suspender, el sistema generará una línea transitoria para que se cuadre posteriormente. A esta línea se le llama línea transitoria de cuadre.

Error Edición Asientos

Este se produce cuando se introduce un valor de clave contable o combinación de claves contables no válida. Si se selecciona suspender, se generará una línea transitoria de cuadre denominada línea transitoria de edición.

Error Importe Asiento Estos se producen si una línea de asiento en moneda extranjera tiene signos diferentes en el importe en moneda extrajera y el importe monetario. Si se selecciona suspender, se generará una línea transitoria por cada línea que tenga error y a esta se le denomina línea transitoria de importe.

Las opciones de contabilización de asientos permiten determinar cuales son las condiciones para la contabilización de los asientos.

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No Contz Asientos Fecha Futura

Esta opción se utiliza cuando no se quiere contabilizar asientos cuya fecha sea posterior a la fecha de proceso de asientos.

Contz Automática Reversiones

Contabiliza automáticamente las reversiones acumuladas al contabilizar el asiento original.

Activar Cont Resumida p/Increm

Esta opción permite que las contabilidades resumidas definidas sobre la contabilidad detallada se actualicen por incremento. La contabilización de asientos almacena nuevas filas para el uso de las contabilidades resumidas.

Si Asientos Fijos Dscntzdo

Esta opción es para descontabilizar automáticamente los asientos Interunidad y de reversión al descontabilizar sus respectivos asientos fijos.

7.5. APERTURA Y CEIRRE DE VARIAS UNIDADES DE NEGOCIO Y CONTABILIDADES

El sistema permite abrir y cerrar varias unidades de negocio y contabilidades a la vez. Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Datos de Unidades de Negocio > Contabilidad General > Periodos Abiertos > Actz Masiva Periodos Abiertos

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http://ps4.quanam.com/psp/ps/EMPLOYEE/ERP/c/ESTABLISH_BUSINESS_UNITS.OPEN_CLOSE_PERIODS.GBL?PORTALPARAM_PTCNAV=EP_OPEN_CLOSE_PERIODS_GBL&EOPP.SCNode=ERP&EOPP.SCPortal=EMPLOYEE&EOPP.SCName=EPCO_OPEN_PERIODS1&EOPP.SCLabel=Periodos%20Abiertos&EOPP.SCPTfname=EPCO_OPEN_PERIODS1&FolderPath=PORTAL_ROOT_OBJECT.EPCO_SETUP_FDM_SCM.EPCO_BUSINESS_UNITS.EPCO_BU_GENERAL_LEDGER.EPCO_OPEN_PERIODS1.EP_OPEN_CLOSE_PERIODS_GBL&IsFolder=false

7.6. DEFINICIÓN DE PLANTILLAS DE ASIENTOLas plantillas de asiento se utilizan para especificar qué columnas aparecerán en las líneas de asiento. Adicionalmente permiten especificar los campos que verán cada uno de los usuarios por separado si así se definenRuta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Asientos > Plantillas de Asiento

7.7. DEFINICIÓN DE ORIGENES DE ASIENTOLos orígenes de asiento sirven para identificar el origen de una transacción o de un grupo de transacciones. Además, sustituyen a las contabilidades y las unidades de negocio en lo que a opciones de proceso de errores de asientos se refiere. Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Asientos > Origen de Asiento

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7.8. DEFINICIÓN DE CÓDIGOS CCVPueden definirse códigos CCV para cualquier número de combinaciones válidas de claves contables, que se introducirán en lugar de estas últimas durante la creación de asientos. También se puede restringir el uso de estas a un único usuario o a una clase de usuarios.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Códigos CCV

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8. PROCESO DE ASIENTOS

8.1. GENERADOR DE ASIENTOSEl generador de asientos es un programa que convierte las entradas contables de los sistemas origen, tanto Peoplesoft como sistemas terceros, en asientos. Posteriormente los asientos pueden editarse y contabilizarse en las cuantas de las contabilidades correspondientes. 8.2. INTRODUCCIÓN DE ASIENTOSEn contabilidad general un asientos se identifica por su unidad de negocio, ID de asiento y fecha de asiento. Un asiento contiene una cabecera y una o más líneas de detalle. Las líneas de asiento representan transacciones independientes.Ruta: Contabilidad General > Asientos > Introducción de Asientos > Creación/Actz de Asientos La cabecera contiene la información que identifica el asiento de forma exclusiva: unidad de negocio, ID y fecha de asiento. También contiene opciones que permitirán definir las entradas de ajuste y de reversión así como las monedas extrajeras.

Grupo Contable Es el grupo contable en le que se contabilizará el asiento.

Contab Este campo aparecerá en blanco cuando solo exista una sola contabilidad vinculada a un grupo contable.

Generar Líneas Automát.

Esta casilla aparecerá sombreada cuando solo exista una sola contabilidad vinculada a un grupo contable.

Orig Determina varias opciones relativas al proceso de asiento.

Guardar Asiento Incompleto

Esta opción sirve para guardar un asiente incompleto para que después sea completado.

Código Transacción Especificar el código par indicar la cuenta Interunidad o

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Intraunidad correspondiente a cuentas a pagar o a cuentas a cobrar.

Clase Asiento Este campo es optativo y solo se pude seleccionar para los asientos de GL. Permite registrar los asientos en varias categorías para la generación de informes, así como clasificar los asientos cargados desde sistemas de terceros.

N° de Referencia Permite asociar cada asiento con un documento, persona, factura, o cualquier otro tipo de información que le pueda resultar de utilidad al usuario.

Las líneas contienen las transacciones de asiento: cargos y abonos.

Lista Plantilla Permite aplicar una plantilla que define las columnas que aparecen en el cuadro de grupo Líneas.

Cambiar Val Acceder a este vínculo para realizar cambios globales en los valores de claves contables del asiento.

Solo Errores Seleccionar esta casilla si se necesita que en el cuadro de grupo Líneas solo se muestren las líneas de asiento con errores.

Inter/Intraunidad Utilizar este botón para mostrar el cuadro de Grupos Inter/Intraunidad con los recuentos de filas.

Los siguientes los procesos de asiento que se pueden llevar acabo desde esta página, siempre y cuando el asiento ya se encuentre guardado:

Actualizar Asiento Recupera el asiento de la base de datos y lo muestra de nuevo en la página.

Asiento Control Presupuesto

Seleccionar esta opción para ejecutar el proceso de control de compromisos, que coteja las líneas de asiento con el presupuesto de control. Este proceso primero ejecuta el proceso de edición de asientos antes de cotejarlo.

Contabilizar Asiento Inicia el proceso de contabilización de asientos de forma inmediata. Este proceso ejecuta primero la validación de dedición de asientos antes de la contabilización.

Copiar Asiento Copia el asiento en un nuevo asiento.

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Editar Asiento Inicia el proceso de edición de asientos.

Editar Clave Contable Inicia el proceso de edición de claves contables de asiento para comprobar que el asiento no tenga ningún error relacionado con claves contables.

Eliminar Asiento Elimina el asiento actual. No se pueden eliminar asientos contabilizados o parcialmente contabilizados, en el caso de interunidad.

Enviar Asiento Inicia el proceso de aprobación por medio de un proceso de workflow.

Imprimir Asiento Ejecuta el Informe detallado de asientos, que se puede imprimir en el gestor de informes.

Para tener un mayor grado de control sobre el proceso de asientos, es posible utilizar totales de control sobre los importes de cargos y abonos, el valor unitario de las entradas estadísticas y número de líneas.

Para saber cuales son los errores detallados, bien sea en la cabecera o en las líneas es posible utilizar la página de errores.

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Si se pide aprobación de un asiento por medio del workflow, o para saber quien autorizó el asiento es necesario ingresar a la página de aprobación.

8.3. DETERMINACIÓN DE LOS ESTADOS DE LOS ASIENTOSPara asegurarse que los asientos se introducen y procesan oportunamente, existe la página de consulta en las que se puede comprobar el estado de los mismos en cualquier momento del proceso.Ruta: Contabilidad General > Revisión de Datos Financieros > Asientos

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Los diferentes estados de asiento son:

Sin Estado – Necesita Edición

N El asiento no se ha editado, y no se pude contabilizar.

Asiento con errores E Se ha editado el asiento pero contiene errores.

Asiento Válido V El asiento se ha editado y puede contabilizarse.

Contabilizado p El asiento se ha contabilizado en la contabilidad

Descontabilizado U El asiento ha sido contabilizado y posteriormente descontabilizado.

Modelo AsE Válido M El asiento es modelo de asiento estándar.

Eliminado – Astn Fijo Dscntzdo

D El asiento relacionado ha sido eliminado y el asiento fijo descontabilizado.

Incmpl – Recontzn Inmediata

I No se ha completado la contabilización, vuelva a contabilizar lo antes posible.

Asiento Incompleto T El asiento esta incompleto, por lo tanto ningún proceso batch lo tendrá en cuenta.

8.4. EDICIÓN DE ASIENTOSPosterior a la introducción de asientos, bien sea en línea o mediante sistemas de terceros, deberán ser editados. La edición de asientos se ejecuta como procesos en segundo plano. Si se ha definido Reciclar como opción de asiento, aparecerá el estado de Error en el asiento cuando se produzca una o varias de las siguientes situaciones:- El periodo contable no esta abierto- El total de los cargo no coincide con los abonos, habiendo definido una contabilidad

cuadrada.- Los totales reales del asiento no son iguales a los totales de control introducidos en la

cabecera.- Uno o más líneas de asiento utilizan combinaciones de claves contables no válidas en la

fecha de asiento.- Una o más líneas de asiento utilizan valores contables no válidos en la fecha de asiento.El proceso de edición puede ser ejecutado en línea, directamente desde la introducción de asientos en la página de líneas, o desde un proceso batch. Este proceso batch se ejecuta desde la siguiente página:Ruta: Contabilidad General > Asientos > Proceso de Asientos > Edición de Asientos

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Editar Esta opción se marca automáticamente.

Contabilizar Asientos Activar esta opción si se quiere contabilizar los asientos que cumplan los criterios de edición. Los asientos se editarán y contabilizarán en la misma ejecución. Si esta opción se marca no es necesario marcar los asientos para contabilizar.

Reeditar Esta opción se activa para volver a editar los asientos editados con anterioridad con estado válido. Si esta opción no esta activada el proceso omitirá los asientos válidos.

Recalcular Cotizaciones

Si los asientos son registrados en diferentes tipos de moneda, esta opción recalcula los importes basándose en la cotización más reciente.

Marcar Asientos p/Contzn

Esta opción se activa para marcar automáticamente cada asiento como válido para contabilizar. Si esta opción no es activada, los asientos tendrán que ser marcados para contabilizar de manera manual.

Ctrl Ppto Esta opción se utiliza para ejecutar el proceso de control de compromisos que coteja las líneas de asiento con el presupuesto de control.

8.5. CONTABILIZACIÓN DE ASIENTOSDespués de introducir y editar los asientos, ya están listos para contabilizar. La contabilización se puede llevar a cabo de dos maneras: en línea, desde la introducción de asientos en la página de líneas, o por medio de un proceso batch. Este proceso batch se ejecuta desde la siguiente página:Ruta: Contabilidad General > Asientos > Proceso de Asientos > Marcación de Asientos p/Contz

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Al marcar un asiento para su contabilización, se indica que el asiento debe incluirse en cualquier petición de contabilización en la que el asiento cumpla los criterios especificados.

La petición de contabilización de asientos hará que todos los asientos marcados que cumplan con todos los criterios especificados se contabilicen la ejecutar la petición.Ruta: Contabilidad General > Asientos > Proceso de Asientos > Contabilización de Asientos

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9. OTRAS FUNCIONES DE PROCESO DE ASIENTOS

9.1. COPIA DE ASIENTOSSi se desea utilizar un determinado asiento como base para otro nuevo, se puede utilizar esta función para copiar el asiento existente y así evitar que haya que volver a escribir la misma información.Ruta: Contabilidad General > Asientos > Introducción de Asientos > Copia de Asientos

9.2. CREACIÓN DE ASIENTOS DE REVERSIÓNSi se desea revertir automáticamente una entrada de devengos, puede indicar la fecha en la que la entrada revertirá por medio del vínculo de reversión de la página de cabecera del grupo de creación de asientos. Ruta: Contabilidad General > Asientos > Introducción de Asientos > Creación/Actz de Asientos

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Cuando se contabiliza una entrada original, la entrada de reversión se crea automáticamente en la fecha de asiento especificada por el usuario y conforme a una de las siguientes opciones:

No Generar Reversión El sistema presupone que no se va a generar una entrada de reversión.

Inicio Próximo Periodo

La fecha de asiento de la entrada de reversión será la correspondiente al primer día del próximo periodo contable.

Fin Próximo Periodo La fecha de asiento de la entrada de reversión será la última fecha del próximo periodo contable.

Día Siguiente La entrada de reversión se genera al siguiente día laboral. Si la unidad de negocio no tiene asignado un ID de lista de festivos, la entrada de reversión se fechará el día siguiente.

Periodo Ajuste Crea una entrada de reversión en el periodo de ajuste seleccionado. Al seleccionar esta opción, también se debe introducir la fecha de reversión.

Fecha Especificada p/Usuario

Al seleccionar esta opción, aparece un campo en le que se puede introducir cualquier fecha incluida en le calendario de la contabilidad destino.

9.3. CREACIÓN DE ASIENTOS DE REVERSIÓNDescontabilizar un asiento significa realizar la reversión de un asiento que ya se ha introducido y contabilizado. Al que igual que con la contabilización, los asientos que se vayan a descontabilizar deben estar previamente marcados. Al marcar un asiento

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para descontabilización, se indica que el asiento debe incluirse en cualquier petición de contabilización en la que cumpla los criterios especificados.Ruta: Contabilidad General > Asientos > Proceso de Asientos > Marcación Asientos p/Dscontzn

Posterior a marcar los asientos que se desean descontabilizar es necesario ejecutar el proceso de contabilización.

9.4. ASIENTOS ESTANDARLos asientos estándar (AsE) le permiten automatizar el proceso de introducción de asientos similares o idénticos.Es posible crear programas que automaticen y controlen la generación de asientos plantilla o periódicos. Los programas controlan la frecuencia.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Calendarios/ Programas

El asiento estándar se debe basar en un asiento utilizado como modelo o en un tipo de asiento estándar.

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Los asientos estándar modelo tienen la siguientes restricciones:- Una vez el proceso de edición de asientos lo ha validado, no se puede modificar ni

eliminar.- No se puede pasar por el proceso de control de presupuestos, ni contabilizarse o

enviarse para aprobación mediante workflow.- El proceso de edición de asientos no calculará el IVA ni sustraerá los importes de IVA

exclusivos.

Los asientos estándar se pueden definir como plantillas, asientos periódicos o de distribución.Ruta: Contabilidad General > Asientos > Asientos Estándar > Definir

Plantilla para Rellenar

Estos se utilizan como modelos de introducción de datos para otros asientos. Se reproducen automáticamente según un programa predeterminado como los asientos estándar periódicos.

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Al definir un asiento como plantilla se debe especificar si desea que los valores de clave contable se copien del modelo al nuevo asiento y si estos valores podrán ser modificados por el usuario.

Periódico según Programa

Este es un asiento que debe reproducirse automáticamente en su totalidad de acuerdo con un programa fijo. Estas entradas con tienen los mismos valores de claves contables y los mismos importes.

Distribuido en Periodos

Un asiento de distribución es aquel asiento en el que su importe total se distribuye proporcionalmente en diferentes periodos.

Las reglas para la creación de asientos estándar son:

Tipo de Asiento Estándar

Programa Obligatorio

Copia de Claves

Contables

Copia de Importes

Modificación de Líneas de

AsientoPeriódico Si Si Si OptativoPlantilla Si Optativo No OptativoDistribución N/A Si Prorrateo Optativo

Una vez se haya definido un asiento estándar, se debe ejecutar el proceso de asientos estándar para generar los asientos.

Ruta: Contabilidad General > Asientos > Asientos Estándar > Creación

Para consultar los asientos estándar y su estado, puede acceder a la siguiente página: Ruta: Contabilidad General > Asientos > Asientos Estándar > Revisión de Asientos Estándar

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9.5. DEFINICIÓN DE UNIDADES DE MEDIDAEn el sistema las unidades de medida son utilizadas en combinación con el mantenimiento de estadísticas. Las entradas estadísticas requieren una unidad de medida. Cada cuenta o código estadístico tiene una unidad de medida estándar que representa la forma en que el valor estadístico se almacena. Es necesario definir una unidad de medida para poder asociarla a una cuenta o código estadístico.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Unidades de Medida > Unidades de Medida

Existe la posibilidad de permitir al sistema que realice las conversiones automáticamente las unidades de medida, solo es necesario utilizar la información de los campos UM Destino y relación conversión.

9.6. CUENTAS ESTADÍSTICAS

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Las cuantas estadísticas se diferencian de otras cuentas en dos aspectos fundamentales, el primero que las cuentas definidas como estadísticas no pueden definirse como monetarias y, la segunda que estas deben tener una unidad de medida asociada.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Cuenta

9.7. CÓDIGOS ESTADÍSTICOSUn código estadístico es una clave contable. El uso de los códigos estadísticos, permite que los importes monetarios y estadísticos puedan introducirse con el mismo conjunto de claves.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Código Estadístico

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10. PROCESO CONTABLE INTER/INTRAUNIDADLas transacciones interunidad son aquellas entre partes relacionadas que afectan a más de una unidad de negocio. Estas transacciones pueden ser interentidad o intraentidad. Las transacciones interentidad se producen entre entidades legales o informativas de una organización. Las transacciones van más allá del ámbito de una entidad porque las unidades de negocio afectadas pertenecen a entidades diferentes.Las transacciones intraunidad son aquellas transacciones entre partes relacionadas que tienen lugar dentro de la misma unidad de negocio. La transferencia entre fondos es un ejemplo de esta. El sistema permite efectuar transacciones entre fondos, departamentos o unidades de explotación y facilita las entradas de cuadre correspondientes.Estos procesos proporcionan una serie de funciones que facilitan la generación, el control y la conciliación de asientos intercompañia. Para utilizar este proceso es necesario establecer cuentas Interunidad en las que se registrarán las contrapartidas de las líneas de asiento origen y destino. Existen dos enfoques para el cuadre de cuentas interunidad, el primero, donde se establece una única cuenta para cada unidad de negocio. La segunda, donde se puede definir una sola cuenta origen y destino que se utilizarán todas las unidades de negocio.

10.1. PASOS DE LA DEFINICIÓN DE ASIENTOS INTER/INTRAUNIDADPaso 1: Opciones Comunes de InstalaciónRuta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Instalación > Opciones de Instalación > Común

Método Interunidad: Seleccionar uno de los tres métodos de cuadre como el general para el sistema.

Usar Entidad Legal p/IntUni

Esta casilla se utiliza para separar las transacciones Interunidad de las unidades de negocio por entidades legales y utilizar diferentes cuantas interunidad para las cuentas por pagar y las cuentas a cobrar según el tipo de transacción, interunidad o intraunidad. Este campo no se debe activar si se utiliza el método pares.

Paso 2: Definición de opciones de cuadre para los grupos contables.Ruta: Contabilidad General > Contabilidades > Grupos Contables

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Entradas Cuadre Intraunidad

Esta opción se debe seleccionar si se quiere que el sistema genere entradas intraunidad de cuadre para las transacciones que afectan a varios valores de una claves contable cuadrada.

Saldo Una contabilidad detallada de cuadre requiere que los importes de cargos sean iguales a los abonos en la unidad de negocio, el código de moneda base y el tipo de ajuste. Si es necesario se pueden seleccionar claves contables adicionales de cuadre para el grupo contable con solo activar las casillas correspondientes. Algunas claves contables no pueden ser de cuadre y la casilla no se encuentra disponible.

Usar Filial Este campo solo estará disponible si la clave contable lleva asociada una clave de filial en la plantilla de claves contables. Las claves contables proporcionadas con el sistema incluyen una filial interunidad asociada con una unidad de negocio y dos claves contables filial intraunidad, una asociada con la clave contable fondo y otra con unidad de explotación.

Clave Contable Filial

Muestra la filial relacionada de la plantilla de claves contables.

Paso 3: Definición de cuentas InterunidadDespués de resolver el enfoque Interunidad y definir las cuantas, es necesario añadirlo al plan contable.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Definición de Valores > Valores de Claves Contables > Cuenta

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Paso 4: Definición y clasificación de interfaz de productosPara clasificar el tratamiento Inter/Intraunidad en actividades concretas como asientos de GL o comprobantes de AP, se deberá correlacionar las definiciones de transacciones de sistema proporcionadas con los códigos de transacciones.

Definición de transacciones de sistemaEstas actividades pueden generar asientos Inter/Intraunidad a partir de varios productos. La definición de transacción de sistema proporciona información predetermina sobre las tablas y los campos que intervienen en una transacción de aplicación y facilita los parámetros de tiempo de ejecución para el proceso centralizado Inter/Intraunidad.La variedad de transacciones del sistema que se ofrece permite separar las cuentas Inter/Intraunidad de cobros y pagos según el tipo de transacción.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > InterUnidad/ IntraUnidad > Defin de Transacciones Sistema

Códigos de transacciones

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Los códigos de transacción permiten clasificar los saldos Inter/Intraunidad. Al crear un asiento de GL, se introduciría General en la cabecera, sin embargo, para cubrir las necesidades concretas de una empresa, se pueden añadir códigos.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > InterUnidad/ IntraUnidad > Códigos de Transacciones

Correlaciones de transacciones de sistemaRuta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > InterUnidad/ IntraUnidad > Códigos de Transacciones

Definición de plantillas Interunidad

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Este paso permite definir al sistema a las claves contables Interunidad apropiadas al crear las entradas de cuadre automáticas en el proceso de edición de asientos. Método Indirecto (Cuenta)En este método, cada unidad de negocio lleca asociada su propia plantilla Interunidad y utiliza las cuentas especificadas como activas.Método Directo (Filial)En caso de querer utilizar el método directo para los asientos Interunidad, sería necesario adjuntar una plantilla Interunidad a todas las unidades de negocio, en lugar de tener una plantilla Interunidad independiente para cada unidad de negocio.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > InterUnidad/ IntraUnidad > Plantilla InterUnidad

Código Transacción En la plantilla Interunidad se puede a{adir múltiples códigos de transacción, así como parámetros adicionales si así se necesitara.

Insertar Tds Entradas Aplic

En este vínculo se introducen los tipos de entradas aplicables a los parámetros de su sistema. Los dos factores que determinan los tipos de entradas activas son la opción Usar Entidad Legal p/IntUni de la página de instalación y las transacciones de sistema con las que esta correlacionada el código de transacción.

Definición de plantillas InterunidadEste paso permite definir al sistema a las claves contables Interunidad apropiadas al crear las entradas de cuadre automáticas en el proceso de edición de asientos.Método Indirecto (Cuenta)En este método, cada unidad de negocio lleca asociada su propia plantilla Interunidad y utiliza las cuentas especificadas como activas.Método Directo (Filial)En caso de querer utilizar el método directo para los asientos Interunidad, sería necesario adjuntar una plantilla Interunidad a todas las unidades de negocio, en lugar de tener una plantilla Interunidad independiente para cada unidad de negocio.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > InterUnidad/ IntraUnidad > Plantilla IntraUnidad

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Definición de parejas InterunidadSi se decide utilizar el método de cuadre de parejas o pares, se debe definir las parejas de las claves contables así como otras opciones utilizadas en las transacciones interunidad. Los métodos de cuadre indirecto o directo no se utilizan con parejas.La definición de una pareja Interunidad se rige por la unidad de negocio origen, la unidad de negocio destino y el código de transacción. Para cada combinación se debe especificar las claves contables interunidad de cuentas a cobrar y cuentas a pagar. La definición independiente de Interentidad e intraentidad no es necesaria, ya que cualquier pareja de unidades de negocio solo se puede utilizar una u otra. Toda la validación de claves contables se basa en el ID de Set asociado con las unidades de negocio.Este método de cuadre de pares requiere una definición detallada pues los pares de claves contables deben establecerse entre todas las unidades de negocio que, potencialmente, puedan tener transacciones relacionadas.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > InterUnidad/ IntraUnidad > Pares InterUnidad

Paso 5: Especificación de parámetros Inter/Intraunidad para las unidades de negocio de GLRuta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Datos de Unidades de Negocio > Contabilidad General > Def Contabilidad General (GL)

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Plantilla InterUnidad:

Si el método de cuadre especificado en la página común de instalación es Directo o Indirecto, se deberá especificar una plantilla Interunidad.Si el método es indirecto, la plantilla introducida será utilizada por las demás unidades de negocio de GL que intervienen en la transacción con su propio ID de Se, de modo que la plantilla introducida debe ser válida para el ID Set de cualquier unidad de negocio con la que esta unidad pueda compartir transacciones.

Plantilla IntraUnidad:

Este campo es obligatorio si existe al menos un grupo contable vinculado con la unidad de negocio de GL que tiene seleccionada la casilla Entradas cuadre Intraunidad.

Entidad Legal: Si se selecciona esta opción, se deberá establecer la jerarquía de la entidad legal ente las unidades de negocio de GL. Especificar la entidad legal a la que pertenece la unidad de negocio.

Valores p/Def Adopción:

Esta se utiliza para establecer los valores por defecto de cada clave contable que se va a utilizar en el proceso de adopción de valores específico de cada producto, cuando en la página de adopción de claves contables se han definido la opción de Usar Unidad p/def.

10.2. REVISIÓN DE LA ACTIVIDAD INTERUNIDADEl sistema proporciona un informe de conciliación Interunidad, Este muestra las claves contables Interunidad por cada unidad de negocio especificada.Ruta: Contabilidad General > Informes Generales > Actividad de InterUnidad

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http://ps4.quanam.com/psp/ps/EMPLOYEE/ERP/c/REVIEW_FINANCIAL_INFORMATION.RUN_GLS3001.GBL?PORTALPARAM_PTCNAV=EP_RUN_GLS3001_GBL&EOPP.SCNode=ERP&EOPP.SCPortal=EMPLOYEE&EOPP.SCName=EPCO_GENERAL_LEDGER&EOPP.SCLabel=Informes%20Generales&EOPP.SCFName=EPGL_CREATE_REPORTS1&EOPP.SCSecondary=true&EOPP.SCPTfname=EPGL_CREATE_REPORTS1&FolderPath=PORTAL_ROOT_OBJECT.EPCO_GENERAL_LEDGER.EPGL_CREATE_REPORTS1.EP_RUN_GLS3001_GBL&IsFolder=false

11. CIERRE PROVISIONAL Y DE EJERCICIOEl objetivo de este proceso, es “cerrar” las cuentas de pérdidas y ganancias (PyG) como utilidades no distribuidas. Este proceso genera un asiento que pone en cero las cuentas de PyG, y registra la contrapartida en una o mas cuentas de utilidades no distribuidas.El sistema tiene dos tipos de cierre:

Cierre Provisional Cierre Ejercicio

Permite generar un asiento para “cerrar” los periodos de un año fiscal (p.ej. diaria o mensual), y registrar los resultados en una o mas cuentas de utilidades no distribuidas.

Solo permite un cierre a final de año que deja en cero las cuentas de pérdidas y ganancias y las registra en una o mas cuentas de utilidades no distribuidas.

No arrastra saldos de cierre a una cuenta nueva.

Traslada los saldos acumulados del año que se cierra y los convierte en un saldo inicial para las cuentas de balance inicial.

Permite seleccionar, para el cierre, algunas o todas las cuentas del PyG.

Cierra obligatoriamente todas las cuentas del PyG.

Crea asientos para cuadrar las transacciones y las contabiliza en una cuenta de cierre de PyG definida por el usuario con un importe neto.

Actualiza directamente la contabilidad. Ofrece, también, la posibilidad de crear asientos a aquellas empresas que los necesitan para cualquier tipo de transacción que repercuta en los saldos contables.

Permite crear asientos de combinaciones de claves contables y valores de contrapartida alternativas que le permitan mantener los saldos actuales de periodo en las cuentas de PyG hasta el proceso de final de ejercicio.

Crea asientos de contrapartida de las combinaciones de claves contables y valores de PyG originales de un periodo de cierre de ejercicio llevando el total de los saldos acumulados anuales a cero, si bien mantiene las actividades netas de cada periodo.

Permite cerrar los periodos de ajuste seleccionados.

Cierra automáticamente todos los periodos de ajuste del año.

11.1. LISTA DE CONTROL DE PROCEDIMIENTOS DE CIERRE DE EJERCICIO

1. Ejecución de la Reevaluación : En caso que se gestione la información financiera en varias monedas.

2. Generación de informes preliminares de fin de ejercicio: Elaboración de los informes habituales de cierre de ejercicio y otros específicos.

3. Comienzo del proceso de nuevo Ejercicio: Como en cualquier otro periodo del año, se utilizan las páginas de actualización de periodos abiertos para abrir el periodo contable del nuevo ejercicio, tanto para introducir como para contabilizar asientos.

4. Registro de ajustes en el año anterior: Cuando se vaya a contabilizar las entradas de ajuste en el año anterior, es necesario introducirlos como asientos de ajuste o volver a abrir el periodo contable correspondiente.

5. Interrupción del proceso de transacciones contables del año anterior: Cambiar el rango de los años fiscales y periodos contables abiertos, con el fin de impedir la contabilización de transacciones adicionales en los periodos del año anterior.

6. Cierre del ejercicio anterior: Para cerrar las cuentas de ingresos y gastos como utilidades no distribuidas y trasladar los saldos iniciales al nuevo ejercicio, es necesario definir las reglas de cierre y utilice el proceso de cierre para iniciar la petición.

7. Generación de informes del nuevo ejercicio: Hasta no ejecutar el cierre del ejercicio, los informes del nuevo año no incluirán los resultados de ejercicios anteriores.

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8. Registro de ajustes adicionales del ejercicio anterior: Cuando necesite realizar ajustes adicionales para el ejercicio anterior, es necesario realizar el paso 4.

9. Nuevo cierre del ejercicio anterior: Siempre que se realice ajustes en un ejercicio ya cerrado, se deberá ejecutar de nuevo el cierre de ejercicio, para asegurarse que los saldos iniciales del nuevo año reflejen toda la actividad del año anterior.

10. Ejecución de nuevos informes del ejercicio anterior: Siempre que se realicen ajustes y se ejecute de nuevo el proceso de cierre de ejercicio, se deberá ejecutar nuevamente los informes finales.

11.2. GESTIÓN DE PERIODOS CONTABLESUna de las primeras cosas que se deben tener en cuenta al preparar el proceso de cierre de ejercicio es la actualización de los periodos abiertos. Es necesario cambiar el rango de los periodos y años fiscales abiertos, con el objeto de impedir la contabilización de cualquier transacción adicional del año y de los periodos que se van a cerrar. Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Datos de Unidades de Negocio > Contabilidad General > Periodos Abiertos > Actz de Periodos Abiertos

11.3. PASOS PARA EJECUTAR EL CIERRE DE EJERCICIO11.3.1. DEFINIR CONJUNTOS DE VALORES DE CLAVES

CONTABLESSi el cierre se realiza en varias cuentas de utilidades no distribuidas o saldos de pérdidas y ganancias se trasladan a cuentas nuevas, se deberán definir conjuntos de valores de claves contables. Con estos se identifican las cuentas de PyG que se cerrarán en

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concepto de cuentas de utilidades no distribuidas, en lugar de utilizar la cuenta de utilidades no distribuidas por defecto, o los saldos de PyG que se trasladan a cuenta nueva.Se pueden especificar valores concretos, utilizar árboles para seleccionar valores de niveles y nodos especificados o utilizar una combinación de valores detallados y árboles.Ruta: Def Finanzas/Cadena Suministro > Definiciones Comunes > Definición de Claves Contables > Conjuntos Valores Claves Cont > Conjuntos de Valores de CC

11.3.2. DEFINICIÓN DE OPCIONES DE CIERREEs necesario definir las reglas de cierre. Estas reglas se definen en la referencia de contenido de reglas de cierre. En este se debe determinar si se trata de un tipo de cierre provisional o de un tipo de cierre de ejercicio. Ruta: Contabilidad General > Cierre de Contabilidades > Reglas de Cierre

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http://ps4.quanam.com/psp/ps/EMPLOYEE/ERP/c/MAINTAIN_LEDGERS.CLOSE_DEFN.GBL?PORTALPARAM_PTCNAV=EP_CLOSE_DEFN_GBL&EOPP.SCNode=ERP&EOPP.SCPortal=EMPLOYEE&EOPP.SCName=EPCO_GENERAL_LEDGER&EOPP.SCLabel=Cierre%20de%20Contabilidades&EOPP.SCFName=EPGL_CLOSE_LEDGERS&EOPP.SCSecondary=true&EOPP.SCPTfname=EPGL_CLOSE_LEDGERS&FolderPath=PORTAL_ROOT_OBJECT.EPCO_GENERAL_LEDGER.EPGL_CLOSE_LEDGERS.EP_CLOSE_DEFN_GBL&IsFolder=false

Plantilla Contable Esta plantilla se utiliza para determinar qué claves contables aparecerán en los campos de selección para esta regla de cierre.

Cerrar Periodos Abiertos de GL

Solo esta disponible para los cierres de ejercicio. Cierra los periodos abiertos, de forma que no pueden incorporar mas entradas a los periodos que se van a cerrar.

Guardar Entradas Reversión PyG

Las entradas de cierre de todas las cuentas se almacenan en el periodo 999. Esta opción le permite almacenar también las contrapartidas de PYG en el periodo 999.

Iniciar DH/HB con Saldo Neto

Solo esta disponible en caso de que haya definido Debe/Haber independientes en la base de datos. Cuando el debe y haber se registran por separado, las entradas del periodo 999 para las cuentas de pérdidas y ganancias se compensan no solo con los saldos finales netos, sino también con saldos finales del debe y haber. Si esta casilla esta seleccionada, los saldos de debe y haber se iniciarán con un saldo neto del periodo 0.

Con el número de cuenta introducido en la de opciones de cierre se utilizará por defecto como la cuenta de utilidades no distribuidas. El sistema utilizará esta cuenta mas las cuentas que definan en la página Beneficios Netos/No Distr para finalizar el proceso de cierre. Si se activa la casilla Cerrar en Ben No Dist Múlt, se podrán asociar varios conjuntos de valores de claves contables. Todas las cuentas de ingresos y gastos que no se hayan incluido en los conjuntos de valores de claves contables se cerraran en la cuenta por defecto.

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Cada conjunto de valores de claves contables se puede cerrar en un valor de clave contable de utilidades no distribuidas.

La información definida a continuación se utiliza para denominar e identificar la entrada de cierre. El campo prefijo ID Asiento permite introducir un prefijo en las entradas de cierre.La casilla de crear asientos únicamente esta visible con el tipo de cierre de ejercicio. Los asientos se crean automáticamente en el cierre provisional. Si no se desactiva esta casilla el proceso de cierre actualizará las contabilidades en los periodos 0 y 999.

Las opciones de cierre con saldos nuevos a cuenta solo esta disponible al definir una regla del tipo “cierre de ejercicio”. Esta se utiliza para determinar si se trasladan las cuentas de balance de situación de cuentas nuevas con saldo cero. Adicionalmente se utiliza esta página para indicar si se trasladan alguna, ninguna o todas las cuentas de PyG. Generalmente solo las cuentas del balance de situación se trasladan a cuentas nuevas. Sin embargo, también se pueden trasladar los saldos de las cuentas de PyG seleccionadas. Esta opción puede ser útil para efectuar el seguimiento de los costes de un proyecto en toda su duración.

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11.3.3. EJECUCIÓN DE LA PETICIÓN DE CIERREEsta página permite ejecutar el cierre por unidades de negocio o por medio de un árbol establecido en la estructura de la unidad de negocio. Si se utiliza un árbol, se puede seleccionar un árbol completo o únicamente algunos nodos.Ruta: Contabilidad General > Cierre de Contabilidades > Petición Cierre Contabilidad

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manual gl arg completo-1

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