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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS MUNICIPALIDAD NUEVA

SANTA ROSA

1

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS


SANTA ROSA

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN PAGINA

Objetivo General ----------------------------------------------------- 04

Objetivos Específicos ----------------------------------------------------- 04

Visión ----------------------------------------------------- 05

Misión ----------------------------------------------------- 05

Objeto y Alcance ----------------------------------------------------- 06

Políticas ----------------------------------------------------- 07

Simbología y Descripción ----------------------------------------------------- 08

Aprobación ----------------------------------------------------- 09

Oficina de Presupuesto ----------------------------------------------------- 11

Departamento de Contabilidad ----------------------------------------------- 13

Sindico ----------------------------------------------------- 16

Oficina Archivo ----------------------------------------------------- 20

Dirección Municipal de Planificación --------------------------------------- 22

Dirección de Administración Financiera Integral Municipal ---------- 29

Departamento del IUSI ----------------------------------------------------- 34

Departamento de Recursos Humanos ------------------------------------- 41

Departamento de Secretaria -------------------------------------------------- 51

Información Pública ----------------------------------------------------- 62

Recepción ----------------------------------------------------- 64

Asistente de Alcaldía ----------------------------------------------------- 66

Relaciones Pública ----------------------------------------------------- 73


SANTA ROSA

3

Juzgado de Asuntos Municipales ------------------------------------------- 79

Conclusiones ------------------------------------------------------------- 86

INTRODUCCIÓN

Los Gobiernos Locales deben adecuar y modernizar sus estructuras, funciones y

Procesos a las nuevas demandas, ejerciendo su autonomía Política, Económica y

Administrativa en los asuntos de su competencia.

.La formulación de instrumentos de gestión que garantiza la organización interna de la

Municipalidad, particularmente, los Manuales de normas y Procedimientos, se tornan

en elementos vitales para el cumplimiento de las responsabilidades que asumen ante

la colectividad en su conjunto.

El Manual de Procedimientos - MAPRO de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa Depto. de Santa Rosa debe coadyuvar al mejoramiento de la gestión interna y al mismo tiempo brindar servicios públicos de calidad en condiciones de eficiencia y eficacia hacia la población. En la preparación del presente Manual sirvieron como base las herramientas de Gestión como, el Reglamento Interno, Código Municipal, Manual de Puestos y Funciones y de procedimientos de la Municipalidad. Los procedimientos son el conjunto de actividades determinadas para la ejecución de una función lo cuál indica paso a paso la secuencia a seguir para realizar eficientemente las actividades de carácter administrativo u operativo De esta forma se presenta el Manual de Normas y Procedimientos MAPRO de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa del Departamento de Santa Rosa, lo cual contiene la Estructura Organizacional y Organigrama de la Municipalidad, Misión y Visión así mismo muestra los procedimientos de las unidades administrativas que la integran y las normas que aseguran una conducta o comportamiento uniforme de los Departamentos o direcciones que participan en un procedimiento


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OBJETIVOS

Generales: La implementación del Manual de Normas y Procedimientos (MAPRO), se realiza con la finalidad de mejorar los procesos de cada una de las actividades que realizan los Departamentos y/o Direcciones que integran la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, y para que cada colaborador lleve secuencia de sus atribuciones encomendadas desde el inicio hasta la terminación de la misma. Específicos:

Agilización de los servicios prestados a los vecinos satisfaciendo inmediatamente sus necesidades

Ampliar la gama de proyectos infraestructurales así como también la ampliación del servicio de agua y drenajes.

Recaudación de fondos para incrementar los ingresos de la municipalidad pro al desarrollo de la población de Nueva Santa Rosa


SANTA ROSA

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VISIÓN

Queremos ser una municipalidad que promueva la superación integral e intelectual del

Municipio, sobresaliendo a nivel nacional en gestión de desarrollo y siendo un ejemplo

claro de calidad y transparencia en la prestación de servicios municipales y en la

inversión pública. Ejecutando proyectos que mejoren la calidad de vida de nuestros

habitantes y brindar servicios de calidad con un personal competente, capacitado,

responsable y con espíritu de entrega a la labor encomendada.

MISIÓN

Somos una institución autónoma que trabaja día a día para alcanzar el desarrollo

integral de sus habitantes administrando los recursos con que contamos para mejorar

la prestación de servicios municipales de manera eficiente y eficaz, promoviendo el

espíritu de servicio y entrega en la labor de cada empleado y funcionario ante las

necesidades que demando la población y de manera conjunta uniendo esfuerzos para

ser un pueblo modelo que es el sueño de todo los Neosantarroseños.


SANTA ROSA

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OBJETO El Manual de Procedimientos de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa se elaboró porque es una Herramienta de Gestión Institucional que describe en Forma sistemática el conjunto de acciones que se siguen en la Ejecución de los procesos generados en la entidad para el Cumplimiento de sus funciones en concordancia con las Normas Legales y/o Administrativas vigentes que regulan su funcionamiento. ALCANCE Las regulaciones contenidas en el presente Manual son de estricta observancia por los funcionarios y servidores de las Unidades Orgánicas involucradas en los procedimientos Priorizados de la Municipalidad.


SANTA ROSA

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POLÍTICAS DE PROCEDIMIENTOS

POLÍTICA

Mejorar los procesos continuos de actividades realizadas por las Direcciones y/o

departamentos

Agilidad de servicios a los Vecinos del Municipio de Nueva Santa Rosa, disminuyendo

procedimientos y llegar a un mismo resultado.

Adquisición de Cultura de informar a cerca de cualquier comentario positivo o negativo

de la Administración Municipal

Llevar un control o historial de las personas individuales o grupos atendidos por la

Administración Municipal con nombres, No. de DPI, Dirección y el o los servicios de los

cuales fue o fueron atendidos.


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DESCRIPCIÓN Y SIMBOLOGÍA

Es una clasificación de procedimientos que cada Departamento existente en la

Municipalidad de Nueva Santa Rosa acompañado de una representación grafica

(símbolos) de manera que el análisis u ordenamiento de los procesos sea verídico y

más fácil de entender, cuyo objetivo es minimizar el proceso para mayor efectividad y

satisfacer las necesidades de una manera inmediata ya sea interna o externa de la

Municipalidad

PROCESO DESCRIPTIVO

Existen muchas maneras de realizar un Manual de Procedimientos, en este caso se

analizan los procesos y se llega a determinar el número de pasos que conlleva una

actividad para ser finalizado, divido a que son largos e intervienen ya sea un solo

Departamento o varios departamentos, por eso mismo se realiza de una forma

descriptiva sin ser acompañado de una representación gráfica.


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APROBACIÓN

EL INFRASCRITO SECRETARIO(A) MUNICIPAL DE LA MUNICIPALIDAD DEL

MUNICIPIO DE NUEVA SANTA ROSA DEPARTAMENTO DE SANTA ROSA

C E R T I F I C A:

Que para el efecto ha tenido a la vista el Libro de Actas de Sesiones del Concejo

Municipal, en el cual aparece asentada el acta número 31-2013 de fecha 01 de agosto

2013 celebrada por el Concejo Municipal de Nueva Santa Rosa, departamento de

Santa Rosa, de la cual se copia el punto número:----------------------------------------------

DEL CONCEJO MUNICIPAL DE NUEVA SANTA ROSA.

CONSIDERANDO:

Que tal como lo establece el artículo 253 de la Constitución Política de la República,

Guatemala los municipios, de la República de Guatemala son instituciones autónomas,

correspondiéndoles entre otras funciones el cumplimiento de sus fines propios;

CONSIDERANDO:

Que como lo regula el artículo 3 del decreto 12-2002 del Congreso de la República,

Código Municipal, que en el ejercicio de la autonomía que la Constitución Política de la

República garantiza al municipio, éste entre otras cosas emite sus ordenanzas y

reglamentos. Asimismo el artículo 34 del mismo cuerpo legal establece, que el

Concejo Municipal emitirá su propio reglamento interno de organización y

funcionamiento, los reglamentos y ordenanzas para la organización y funcionamiento

de sus oficinas, así como el reglamento de personal de viáticos y demás disposiciones

que garanticen la buena marcha de la administración municipal, finalmente el artículo

35 del decreto antes señalado que son atribuciones del Concejo Municipal…. “i”, “La

emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales”.

CONSIDERANDO:

Que al tomar en cuenta que el Manuel de Procedimientos de los Departamentos u

Direcciones de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa MAPRO como lo indica su8

nombre no es Reglamento de Aplicación General, por lo que no se hace necesario la

Publicación en el Diario Oficial , más que solo la Divulgación Interna para conocimiento

del personal de las Diferentes oficinas de la Municipalidad, amparados en lo que

establece el artículo 42 del decreto 12-2002 Código Municipal, al establecer que los

Acuerdos Ordenanzas y Resoluciones del Concejo Municipal serán de efecto

inmediato, pero los de observancia general entrarán en vigencia ocho días después de

su publicación en el Diario Oficial


SANTA ROSA

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POR TANTO:

CON BASE EN LOS CONSIDERANDOS Y EN LO QUE PARA EL EFECTO

PRECEPTÚAN LOS ARTÍCULOS 253, 254,262 DE LA CONSTITUCIÓN

POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA; Y LOS ARTÍCULOS 3, 7, 9

33, 34, 35, 42, DEL CÓDIGO MUNICIPAL.

ACUERDA:

El siguiente:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS (MAPRO) DE LOS

DEPARTAMENTOS Y/O DIRECCIONES QUE INTEGRAN LA ADMINISTRACIÓN DE

LA MUNICIPALIDAD DE NUEVA SANTA ROSA DEL DEPARTAMENTO DE SANTA

ROSA MISMO QUE SE DETALLA A CONTINUACIÓN:


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PROCEDIMIENTO DEL PUESTO

Datos del procedimiento:

ÓRGANO: Oficina De Presupuestos

UNIDAD ORGÁNICA: DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PAGO FACTURAS A PROVEEDORES

OBJETIVO

Mantener un análisis y la disponibilidad de Recursos económica para realizar el

respectivo pago a los proveedores,

REQUISITOS

Factura

Orden de compra

Solicitud de la compra aprobada por el alcalde

Cotización

Formulario de recepción de bienes

DURACIÓN 08 días

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES

Los proveedores presentan documentos necesarios para el pago de sus servicios o

venta de productos, el encargado de presupuestos recibe documentación y hace los

trámites internos correspondientes para el respectivo pago, el Departamento de

DAFIM revisa la elaboración de documentación y pasa con el Alcalde Municipal para

su Autorización una vez autorizado el pago el Departamento de Presupuesto extiende

el cheque y paga a proveedores.


SANTA ROSA

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PROVEEDORES PRESUPUESTOS DAFIM ALCALDE

Inicio

Orden de Compra

Formularios

Orden de Compra

Presenta Factura Recepción de Doc.

Verif. Disponibilidad Verif. Disponibilidad

Emisión de Cheque

Revisión

Cheque Vo.Bo.Che

que

Extiende

Cheque

Reciben Cheque

Terminación


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PROCEDIMIENTO DE PUESTO


ÓRGANO: Departamento de Contabilidad

UNIDAD ORGÁNICA: Dirección de Tesorería

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Trámite de solicitudes externas e Internas

OBJETIVO

Brindar un eficiente y oportuno servicio en el trámite y seguimiento a las solicitudes de

vecinos de una manera individual o grupos organizados y legalizados relacionados de

manera externa con la Municipalidad.

REQUISITOS

Solicitud por escrito especificando el motivo de lo solicitado

Solicitud debe llevar firma o/y sello si lo hubiere

Número de teléfono y Dirección

Cantidad a solicitar

El tiempo que durará

DURACIÓN 1 hora y 8 dias

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS DE ACTIVIDADES (inicio)

Realiza solicitudes de parte de los vecino y Recibe solicitudes Depto. de Secretaria

Alcalde Municipal decide la autorización, recibe contabilidad para cotizar el producto

con los proveedores después de la cotización ingresa a autorización con Alcalde

Municipal, para realizar la compra con base a una orden de compra y entrega el

producto al solicitante.


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EXTERNAS

VECINOS Oficial ll Sria Alcalde Mpal Contabilidad Proveedor

NO

SI

Realizan

solicitud Recibe Autoriz

a

Recibe

ausolici

Recibe

sol

Realiza la

compra

Recibe

cotizacio

Prepara orden

de compra

Cotización

Autoriz

a

Recibe

producto Recibe lo

solicitado

Terminación


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INTERNAS

EMPLEADOS Alcalde Mpal Contabilidad Proveedor


SANTA ROSA

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no

si


Realizan

solicitud Recibe solicitud

Autoriz

a

Traslada

Bo.Vo.

cotizaci

ón

Recibe

Cotización

Recibe

solicitud

Realiza la

compra

Hace

Cotizacion

Entraga lo

solicitado

Terminación

Prepara orden

de compra

Recibe

producto


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ÓRGANO: Departamento de Sindico

UNIDAD ORGÁNICA: Sindico

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitudes áreas Cementerio

OBJETIVO

Brindar un eficiente y oportuno servicio a los vecinos que soliciten, puestos y

autorizaciones de acuerdo a la supervisión de terrenos e inmuebles y tala de árboles

de manera que queden satisfechos con el servicio prestado.

REQUISITOS

Solicitud por escrito especificando el motivo de lo solicitado

Solicitud debe llevar firma o/y sello si lo hubiere

Número de teléfono y Dirección

Escritura de terreno a su nombre

El tiempo que durará

DURACIÓN 3 dias


Inicio del proceso

Vecinos presentan solicitud de trámite de servicios, al Sindico o Secretaria del mismo,

luego muestran el área solicitada, verifican árbol e inmuebles para realizar el trabajo al

o los vecinos, para eso se realiza un conocimiento o acta para dejar constancia de

aceptación, el solicitante se presenta a tesorería a pagar su tarifa correspondiente,

tesorería otorga copia de pago al vecino y por último archiva documento.


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SOLICITUD DE ÁREA EN EL CEMENTERIO

VECINOS SECRETARIA SINDICO SINDICO

MUNICIPAL

RECEPTOR PAGADOR

Solicitud

Recibe y Notifica

Muestra

area

cementerio

Firma Recibo

pago

Cobra

tarifa

Verifica Area

Terminación


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SOLICITUD PARA AUTORIZACIÓN DE TALA DE ARBOLES

VECINOS SECRETARIA

SINDICO

SINDICO

MUNICIPAL

RECEPTOR

PAGADOR

SOLICITUD

RECIBE Y NOTFICA

Supervisa

Lugar y

Arbol

Recibe const.de pago

Paga

Tarifa

Terminación

AUTORIZA

Y FIRMA

Realiza Actas


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SOLICITUD PARA REALIZACIÓN DE MEDIDAS DE TERRENOS E INMUEBLES

VECINOS SECRETARIA

SINDICO

SINDICO RECEPTOR

PAGADOR


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SOLICITUD

RECIBE Y NOTFICA

Viaja a

realizar

medidas

Recibe const.de

pago

Paga Tarifa

Terminación

AUTORIZA

Y FIRMA

Realiza Actas


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ÓRGANO: Departamento de Archivo

UNIDAD ORGÁNICA: Unidad de Administración Documentaria y Archivo

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud y Certificación de Documentos

personales

OBJETIVO

Brindar al vecino buen servicio atendiéndole otorgándole los documentos solicitados

de una manera inmediata y efectivo.

REQUISITOS

Presentar papelería, fecha año para mayor una mayor rapidez en la búsqueda y

elaboración del documento solicitado.

DURACIÓN 01 hora


Inicio del proceso

1. El vecino se acerca a la Oficina de Archivo a solicitar documentos que

contienen información personal o familiar

2. La encargada de Archivo Busca la información solicitada y dirige al vecino a realizar el pago a tesorería sobre su documento solicitado

3. El receptor pagador cobra el costo del documento y extiende recibo de pago

4. El vecino regresa a la oficina de Archivo, la encargada de archivo razona los

documentos y pasa a firma con la secretaria

5. Después requiere firma de Visto Bueno del Alcalde Municipal

6. El Alcalde devuelve el documento a la Encargada de Archivo

7. La Encargada de archivo entrega al vecino documento solicitado

8. Archivar constancia de entrega.

SOLICITUDES DE DOCUMENTOS PERSONALES POR PARTE DEL VECINO


SANTA ROSA

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VECINOS ARCHIVO RECEPTOR

PAGADOR

SECRETARIA

MUNICIPAL

ALCALDE

MUNICIPAL

Solicita

Busca inf.

Recibe Rec.pag

Firma

Doc.

Cobra y

Archiva

F. Vo.Bo.

Razona Doc

Recibe Doc.

Recibe Doc.

Recibe Doc.

Archiva


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ÓRGANO: Dirección Municipal de Planificación (DMP)

UNIDAD ORGÁNICA: Dirección Municipal de Planificación

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Inicio y Terminación de Proyectos

OBJETIVO

Mejoramiento de la calidad de vida de todos los habitantes del Municipio de Nueva

Santa Rosa, llevando a cavo la priorización de diversos proyectos con el fin de generar

desarrollo de manera que de impacto a este Municipio.

REQUISITOS

Adquisición de solicitudes

Supervisión técnica

Recepción de materiales

Seguimiento

Contratos

Archivo

DURACIÓN el tiempo que este estipulado el contrato de entrega de la obra o

construcción


La representación gráfica de la Ejecución de Proyectos de la Dirección Municipal de

planificación que se presenta a continuación se especifica de forma gráfica juntamente

con sus procesos descriptivos.


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PRESENTACIÓN GRAFICA SOBRE EL PROCESO DE PROYECTOS

SNIP

Ingeniero

Concejo

DMP

J.Califi

Sria

Licdo.

Conlria

DAFIM

Aprueba

Sube Guate compras

Autoriza

Califica y Adjudica

Aprueba

Realiza Contrato

Aprueba Cont.

Recibe contrato

Autentica Contrato

Se envía contrato Contraloría

Solicita Bitácora Contraloría

Ingreso

Estudio


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Conexión

Reconexión

Acta de Inicio secretaria

Proceso Scoin DAFIM

Pago de anticipos DAFIM

Recibe ant. Ing.

Avances Físicos Ing.

Avances Financieros Dafim

Acta Recepción Secretaria

Acta de Liquidación

Aprobación de la Liquidación

Proyecto100% Físico ingeniero Proyecto 100% Financiero DAFIM

Terminación


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Ejecución de Proyectos

OBJETIVO




Punto resolutivo del Alcalde o Concejo Municipal, dependiendo del monto de la

Inversión

REQUISITOS

Adquisición de solicitudes

Planos

Recepción de materiales

Seguimiento

Contratos

Archivo

DURACIÓN

La duración para la ejecución del proyecto dependerá lo que establece el POA de

acuerdo el tamaño del mismo


PASO 1

Se realiza el POA para la realización de obras.

PASO 2


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Se consulta sobre la prioridad de los proyectos con las autoridades superiores para su

inicio basados en el POA y en la temporada del año en que se encuentre

PASO 3

Una vez autorizado el proyecto se verifica el área de trabajo con el supervisor o

director de Obras para acordar el día de inicio, personal, material y luego de planos

aprobados que utilizarán en el proceso de construcción.

PASO 4

Se realiza supervisión constante en los proyectos por el supervisor del área, Director

de Obras y el señor Alcalde Municipal.

PASO 5

Si es necesario realizar cambios significativos en la obra se procede consultarlo con la

autoridad superior.

PASO 6

Se informa sobre la finalización de la obra a la autoridad superior y s realiza la

supervisión correspondiente

NORMAS DE SEGURIDAD

Todo trabajador de campo deberá utilizar el equipo y utensilios necesarios

(casco, guantes, mascarillas, lentes protectores, botas, capas protectoras,

auditivos entre otras), para el resguardo de la integridad física dependiendo de

la naturaleza del trabajo que realiza.

En el caso de construcción de edificios de dos niveles en adelante se debe

formar una barrera perimetral que evite que algún trabajador sufra algún

percance

En el caso de existir cables de alta tensión cerca del lugar de trabajo estos

deben aislarse para evitar accidentes


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Requisición de Materiales de proyectos en

ejecución

OBJETIVO




REQUISITOS

Informe de supervisión sobre el avance del proyecto

BASE LEGAL

Punto resolutivo de Alcaldía o Consejo Municipal dependiendo del monto de la

inversión

DURACIÓN

La requisición se realiza semanalmente y el tiempo estimado de entrega de materiales

es de aproximadamente de una a dos semanas


Es el proceso por el cual la Dirección de Obras es la encargada de solicitar los

materiales que se utilizarán en los proyectos ejecutados por Administración al

Departamento de compras y contrataciones.

PASO 1

El supervisor verifica en la obra, las cantidades de materiales necesarios para el

desarrollo del proyecto durante los siguientes 15 dias.

PASO 2

Llena una ficha de requisición de materiales y los traslada al encargado de compras de

la Dirección de Obras.


SANTA ROSA

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PASO 3

En caso de no existir materiales en bodega el encargado de compras con el Visto

bueno del Director de Obras, procede enviar la requisición al Departamento de

compras y Contrataciones, para que los mismos sean adquiridos con las

especificaciones técnicas establecidas y el plazo necesario para que el material sea

entregado en la obra.

PASO 4

Una vez adquirido el material se procede a ingresarlo a bodega, y verificar que las

cantidades que ingresan sean las que correspondan según factura del proveedor

PASO 5

El supervisor tramita con el encargado de compras de la Dirección de Obras un vale

para que el material le sea entregado en bodega

PASO 6

El material es entregado por el encargado de Bodega y es trasladado al lugar donde

se está realizando la obra

Los departamentos que interactúan en este proceso son

SUPERVISOR DE OBRAS

DIRECTOR DE OBRAS

ENCARGADO DE COMPRAS

ENCARGADO DE BODEGA

PROVEEDORES


SANTA ROSA

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ÓRGANO: Dirección de Administración de Integración Financiera Municipal

UNIDAD ORGÁNICA: Auxiliar de Tesorería

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Proceso de pago de Planillas

OBJETIVO

Mejoramiento y rapidez en la elaboración de planillas para realizar el pago al

colaborador en el momento y tiempo oportuno.

REQUISITOS

Depuración de ex empleados en el sistema

Recepción de Facturas

Recepción de Informes

Firma de Planillas

Deposito

DURACIÓN 02 días


Inicio del proceso

El departamento de RR.HH realiza Acuerdos, actas y contratos con su

respectiva Transcripción

Los futuros colaboradores firman acuerdos actas y contratos como constancia

de que son futuros empleados

Auxiliar de tesorería actualiza datos en el sistema para elaborar la planilla

El Tesorero autoriza planilla para que el alcalde de el Visto Bueno

Auxiliar verifica saldo en el sistema para el pago

Colaboradores firman planilla

Luego el auxiliar de tesorería realiza los procesos para el pago de los

colaboradores en el banco


SANTA ROSA

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. ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS

RR.HH EMPLEADOS AUXILIAR

TESORERÍA

TESORERO ALCALDE BANCO

Realiza s

INICIO

Realiza acta y

acuerdos

Reciben y

Firma Acta

Recibe

Docts

Actualiza

Docts sist

Elabora Planilla

Firman

Plaillas

Autoriza

planillas

Vo.Bo.Plan

illas

Recibe

Planillas


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33

Depósito a

banco

Revisa Saldo

sistema

Archiva

Terminación


SANTA ROSA

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ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE EMPLEADOS POR CONTRATO

RR.HH CONTRATADOS AUXILIAR

TESORERÍA

TESORERO ALCALDE BANCO

Realiza s

INICIO

Realiza contratos

Reciben y

Firma Docts

Recibe

Docts

Firman

Plaillas

Actualiza

Docts en sist

Elabora Planilla

Autoriza

planillas

Vo.Bo.Plan

illas

Recibe

Planillas


SANTA ROSA

35

Depósito a

banco

Revisa Saldo

en sistema

Archivo

Terminación


SANTA ROSA

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ÓRGANO: Departamento de IUSI

UNIDAD ORGÁNICA: Departamento de Tesorería

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Certificación para Hipoteca e

Inscripción del IUSI

OBJETIVO

Brindar un buen servicio al vecino para que agilice el trámite de sus terrenos y darle el

uso que desee.

Mantener un registro actualizados de vecinos con inscripción de terrenos para un

mayor control de ingresos a la Municipalidad.

REQUISITOS

Trámite personal

Presentar documento

Estar inscrito en el IUSI

Estar al día en el pago del Impuesto

DURACIÓN 01 horas


Inicio del proceso

El Vecino solicita Certificación para hipoteca

Oficina de IUSI verifica inscripción y solicita documento de terreno, copia del

DPI y recibo de pago del IUSI

Vecino otorga documento

Recibe nuevamente la oficina del IUSI

El interesado solicita inspección del terreno o inmueble

Sindico realiza la inspección y el acta haciendo constar de la supervisión y

medidas


SANTA ROSA

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Terminación del proceso

SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN PARA HIPOTECA

VECINO OF. DE IUSI SINDICO

Inicio

Solicita Certificación

Otorga documento

Recibe documento

Verifica

Inscripción

Verifica Inscripción

Solicita Documento

Devuelve documento

Inspección

Realiza Inspección

Terminación


SANTA ROSA

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PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE IUSI

VECINO OF. DE IUSI CAJERO

RECEPTOR

Si

No

Inicio

Solicita Inscripción

Verifica Inscripción

Realiza Inscripción

Extrae Estado Cta.

Cancela Pago IUSI

Recibe Est. Cuenta

Terminación


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobro del IUSI para inmuebles

OBJETIVO

Recaudar el 100% del Impuesto Único sobre Inmuebles de tal manera que genere

ingresos a la Municipalidad.

Mantener un registro actualizados de vecinos con inscripción de terrenos para un

mayor control de ingresos a la Municipalidad.

REQUISITOS

Estar Inscrito en el departamento de IUSI

Contar con Escritura o documento a su nombre

Que el inmueble se encuentre grabado

BASE LEGAL

Decreto 15-98 Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles

DURACIÓN

2 días


PASO 1

Recepción de Información actualizada proporcionada por el banco en forma trimestral

PASO 2

Verificar en el Sistema Administración Municipal SAM, los datos proporcionados por el

banco con el objeto de establecer si el inmueble se encuentra inscrito

PASO 3


SANTA ROSA

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Si el Inmueble no está inscrito se efectúa la consulta a distancia al Registro General

de la Propiedad con la que se obtiene la consulta electrónica del registro para obtener

toda la información y constatar que el capital consignado por el banco sea el mismo

que el registro de la propiedad y se procede a la inscripción del inmueble en el sistema

de Administración Municipal y se codifica.

PASO 4

Trimestralmente se realiza un intercambio de información con el banco para

determinar el pago correspondiente se imprime un reporte se envía al banco para la

emisión del cheque.

PASO 5

Se envía a traer el cheque al banco

PASO 6

Se traslada el listado y cheque a la tesorería Municipal para la emisión del recibo

PASO 7

Se envían los recibos del pago efectuado al banco correspondiente


SANTA ROSA

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Suscripción de Convenios de pago

OBJETIVO

Incrementar ingresos a la Municipalidad por medio de una cobranza administrativa

efectiva

REQUISITOS

Fotocopia de DPI

Acreditar su calidad de propietario del bien inmueble a representante Legal de

la Entidad si fuera el caso

BASE LEGAL

Decreto 15-98 Ley del Impuesto Único sobre Inmuebles artículo 24

DURACIÓN

2 días


PASO 1

Solicitud verbal por parte del interesado o propietario para que se otorgue convenios

de pago.

PASO2

Aprobada la solicitud por parte del encargado del IUSI o Alcalde Municipal, se procede

a determinar el monto o el valor de las cuotas a pagar en forma mensual.

PASO 3

Elaboración de convenio de pago en la dirección de catastro

PASO 4

Revisión del convenio por parte del interesado


SANTA ROSA

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PASO 5

Colocación de Timbres Fiscales y notariales al convenio de pago

PASO 6

Firma del convenio por parte del interesado

PASO 7

Realizar el paso especial en el sistema para el primer pago

PASO 8

Enviar al vecino a cajas para que realice el pago

PASO 9

Remitir a Alcaldía Municipal el convenio de pago para firma

PASO 10

Enviar el convenio de pago a la Asesoría Jurídica para la legalización

PASO 11

Recordarle al vecino Mensualmente vía telefónica sobre los pagos correspondientes

PASO 12

Si el vecino solicita que se le cobre en su residencia se procederá a hacerlo y

posteriormente se entrega el recibo de pago.


SANTA ROSA

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ÓRGANO: Departamento de Recursos Humanos

UNIDAD ORGÁNICA: Recursos Humanos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realización de Contratos, Actas y acuerdos

OBJETIVO: Mantener actualizado los datos de todos los colaboradores de esta Municipalidad, mantener un control y secuencia de los Documentos de cada expediente.

REQUISITOS

Papelería completa

Contratos

Actas

Acuerdos

Trascripciones

Firmas

DURACIÓN 02 Días


El Departamento de Recursos Humanos, es el ente encargado de realizar los

documentos de ingresos del personal realizando los siguientes procedimientos.

El colaborador presenta sus documentos o papelería

Departamento de Recursos recepción de documentos

Este departamento realiza actas, acuerdos y contratos de los contratados

Los colaboradores firman documentos, Recursos Humanos recibe los

documentos y traslada a firmas con Secretaria Municipal y Firma de Visto

Bueno del Alcalde Municipal,


SANTA ROSA

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Transcribe Documentos ( actas acuerdos a libros de control interno), traslada

los mismos una copia a auxiliar de Tesorería para la actualización sistema y

coordinar pago.


SANTA ROSA

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REALIZACIÓN DE CONTRATOS ACTAS Y ACUERDOS

COLABORADOR RECURSOS

HUMANOS

SECRETARIA ALCALDE AUXILIAR DE

TESORERÍA

Inicio

Entrega Doc.

Recepción

de doctos.

Realiza

Contratos

Realiza Actas y

Acuerdos

Firman Dtos

Recibe Doctos Firma Dtos Bo.Vo. a Dtos

Transcribe

Doctos

Recibe

Doctos.para

pago

Terminación


SANTA ROSA

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reclutamiento, Selección y Contratación del

personal

Es una actividad en la cual se reclutan personas para el banco de datos del Departamento de personal, para que posteriormente seleccionar a los aspirantes a ocupar un puesto en esta Municipalidad. Los aspirantes aprobados por el Señor Alcalde Municipal son evaluados y entrevistados y se confirman sus referencias laborales y personales, si aprueban estas fases se traslada el expediente a la Alcaldía para su Vo.Bo. y finalmente se trasladan a la persona encargada de acuerdos y contratos para la elaboración de los mismos OBJETIVO: Realizar contrataciones utilizando el perfil adecuado para el puesto a ocupar

REQUISITOS

Ser ciudadano Guatemalteco y encontrarse en el libre ejercicio de sus

derechos civiles

Ser de Reconocida Honorabilidad

Mayor de edad

Llenar formulario de solicitud de empleo y proporcionar toda la información y

documentación que se le solicite

Aprobar con un mínimo de 65 todas las evaluaciones respectivas

Poseer las aptitudes morales, físicas e intelectuales que se requiere del puesto

Someterse y aprobar las diferentes pruebas psicométricas

No encontrarse inhabilitado de conformidad con la ley

BASE LEGAL

Constitución Política de la república de Guatemala

Código Municipal (Decreto 12-2002)


SANTA ROSA

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Ley de Servicio Municipal

Reglamento Interno del Personal

DURACIÓN

Cinco días hábiles


PASO 1

El Departamento de Recursos Humanos reciben Documentos y Currículo de las

personas que solicitan empleo en esta Institución, se le asigna número de expediente

y se carga en el Sistema Administrativo Municipal SAM.

PASO 2

La secretaria de la Dirección Administrativa recibe el expediente y lo ingresa al

Despacho de la Dirección. El Jefe del Personal lo ingresa al banco de datos Digital y

lo archiva físicamente.

PASO 3

El Director o Jefe que necesita ocupar una vacante dentro de su dependencia Solicita

a la Dirección Administrativa currículo de los aspirantes que cumplan con el perfil del

puesto

PASO 4 El jefe del personal procede a realizar la convocatoria interna de acuerdo al

artículo 13 Y 14 del Reglamento Interno sobre movimientos de personal de ascensos a

aplicar. Asi mismo busca en el banco de datos los expedientes de las personas que

apliquen a la plaza vacante y los traslada a la Dirección solicitante.

PASO 5

La dirección solicitante selecciona algunas opciones para ser entrevistados y

evaluados, se realizan las siguientes pruebas psicométricas.

Juicio práctico; consiste en 40 preguntas directas las cuales se deben contestar en

un tiempo no mayor de 20 minutos dándole una ponderación de 40 puntos.

Prueba Numérica; consiste en 28 operaciones en la que se les presenta 4 opciones

de respuestas al evaluado, quien debe colocar la respuesta evitando los tachones y

borrones, debiendo contestar en un tiempo de mayor a 05 minutos dándole una

ponderación de 28 puntos.

Composición de Cuadrados; esta es la prueba llamada también el Rompecabezas,

para lo cual deberá dibujar dentro del cuadrado en blanco las figuras que se


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encuentran fuera de él y formar el cuadrado completo, lo cuál deberán solucionar en

un tiempo no mayor de 4 minutos valor 18 puntos

Test de Substitución; en esta prueba deberán sustituir los signos por los números

correspondientes para cada figura en las dos primeras series y por letras en el caso de

la tercera serie para descubrir una frase. Esta prueba debe solucionarse a un tiempo

no mayor de 5 minutos dándole una ponderación de 14 puntos

Alphá; es una herramienta diseñada que evalúa perfiles operacionales, profesionales

y directivos por medio de un inventario psicológico que incluyen personalidad,

habilidades cognoscitivas preferencias ocupacionales y comportamiento esperados

PASO 6

Si el aspirante supera las pruebas psicométricas, procede a realizarse las entrevistas

que sean necesarias, dependiendo de la plaza vacante de las cuales se dejará

constancia llenando un formato de entrevista.

PASO 7

Si el aspirante supera las entrevistas, se procede a confirmar las referencias laborales

y personales presentados por el mismo se llama a los referentes y se llena una ficha

con los datos de las personas que brindaron referencias del solicitante y se incorpora

al expediente.

PASO 8

Si se confirma que el solicitante posee buenas referencias laborales y personales, se

elabora una ficha Administrativa la cual contiene los siguientes datos.

Nombre completo Numero de DPI Fecha de Nacimiento Edad Estado Civil Dirección Teléfono Plaza a Ocupar Dirección o Departamento al que ingresará Salario Bonificación Renglón Fecha de ingreso Acompañado de un informe general del proceso de selección, (nombre del o las personas que lo entrevistaron y evaluaron, fecha de las pruebas y punteo de las mismas)


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PASO 9 La ficha del aspirante es revisada por el Director Administrativo y posteriormente firmada, el expediente se hace llegar a la Dirección solicitante para tramitar el Vo.Bo. del Señor Alcalde PASO 10 El señor Director envía un oficio al señor Alcalde acompañado de toda la documentación del aspirante (Currículo, entrevista con el jefe de personal y jefe inmediato y evaluaciones); para autorizar la contratación el cual deberá especificar la plaza a ocupar, el renglón presupuestario, salario y unciones a desempeñar. PASO 11 Si el aspirante es aprobado por el señor Alcalde se traslada a la encargada de Acuerdos y Contratos, para la elaboración del acuerdo y contratos respectivos. PASO 12 Se convoca al empleado para corroborar datos ingresados en el SAM y firma de contrato PASO 13 Se realiza la inducción general y especifica al puesto hace como el recorrido por las instalaciones y presentación del personal. PASO 14 Se le hace entrega al aspirante de sus Funciones y/o atribuciones memoria de labores del año anterior y plan del Gobierno Municipal. PASO 15 Al nuevo trabajador se le hace del conocimiento sobre el proceso del uso del uniforme sobre los días a la semana que se usara.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para certificados del IGSS

Actividad que se realiza para la elaboración de certificados para asistir al IGSS, por enfermedad común, maternidad, accidentes y pediatría. OBJETIVO: Mantener actualizado la base de datos de los empleados, con todos los datos personales y cuidar de la integridad física de los empleados de cualquier enfermedad

REQUISITOS

Ser empleados de la Institución

Tener los datos actualizados en el banco de datos de la SAM

PASO 1

Nombre completo

No. de afiliación del IGSS

Dirección

No. de DPI

Fecha de ingreso a la Institución

PASO 2 Se le pregunta al colaborador para que necesita el certificado, por Enfermedad Común por Accidente o por Pediatría Por enfermedad común solamente es necesario confirmar con el empleado la fecha con que se debe extender el certificado Para maternidad, si el empleado quiere inscribir a su esposa a maternidad solamente debe indicar el nombre completo de su esposa


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Para Pediatría solamente se solicita el nombre completo del menor y se confirma con el empleado que la edad del mismo sea menor a 5 años Por accidente, se solicita al empleado fecha de nacimiento PASO 3 Se ingresa el formato elaborado en exel para trabajar los certificados del IGSS y se procede llenar los datos con la información recolectada se imprime y se revisan los datos con el empleado. PASO 4 Si los datos son exactos se le traslada al Director Administrativo o Jefe del Personal para su firma se le coloca el sello de la Municipalidad y se le entrega al empleado la original y copia rosada y la copia celeste se archiva en el expediente del empleado TIEMPO DE DURACIÓN El tiempo para este proceso es de 02 dias


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para carta de ingreso y Constancia Laboral

Es una actividad que se realiza para que sea de utilidad al empleado para sus tramite personal

REQUISITOS

Tener como Mínimo 3 meses laborados

Proporcionar sus datos completos

PASO 1

Ingresar al SAM al módulo de Recursos Humanos luego a la base de datos de

empleados y buscar los datos del colaborador ya sea por su ID o por su nombre se

anotan los siguientes datos.

Nombre Completo

Numero de DPI

Puesto Fecha de Ingreso (fecha de Egreso en el caso de los ex empleados)

Salario y bonificación

PASO 2

Se anota el formato elaborado en Word para trabajar las cartas de ingreso o

constancia laboral, y se procede a completar los datos del empleado con la

información recolectada se imprime y se revisan los datos con el empleado.

PASO 3

Si los datos son exactos se le traslada al Director Administrativo o Jefe del Personal

para su firma se le coloca el sello de la Dirección Administrativa y luego se le entrega

la carta de ingreso o constancia laboral al empleado


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PROCEDIMIENTO DEL PUESTO Datos del procedimiento:

ÓRGANO: Departamento de secretaría

UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Inscripción de Negocios

OBJETIVO: Mejorar los controles administrativos de inscripción de los comerciantes, realizando un expediente individual y su historial

REQUISITOS

Cumplir con los documentos o papelería que se le solicite para darle seguimiento a la

solicitud de inscripción

DURACIÓN 03 días


A continuación se presentan los procesos de solicitudes de Inscripción de negocios

que realizan los vecinos especificados de una manera descriptiva y simbólicamente

desde la solicitud hasta el otorgamiento de certificación


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INSCRIPCIÓN DE NEGOCIOS

DESCRIPCIÓN VECINO SECRETARÍA SINDICO CONCEJO TESORE

RÍA

Presenta requisitos

Recibe Secretaria

Inspección Sindico

Aprueba Consejo

Hace acuerdo

Secretaria y Certifica

Inscripción en

tesorería

Cobra al Vecino

Se da certificación al

vecino

Vecino recibe

Certificación

Terminación

Inicio


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Drenaje y Agua

OBJETIVO: Mantener a todos los vecinos con instalación de los servicios de Drenajes y Agua para evitar contaminación y fortalecer la Higiene de las familias de Nueva Santa Rosa.

REQUISITOS

Cumplir con los documentos o papelería que se le solicite para darle seguimiento a la

solicitud de inscripción

DURACIÓN 02 días


A continuación se presentan los procesos de solicitudes de Drenajes y Agua que

realizan los vecinos especificados de una manera descriptiva y simbólicamente desde

la solicitud presentada por el vecino hasta el otorgamiento del Título


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SOLICITUD DE DRENAJES Y AGUA

DESCRIPCIÓN VECINO SECRETARÍA ALCALDE TESORE

RÍA

Presenta solicitud

Presenta requisitos

Recibe requisitos

Secretaria

Presenta providencia

al alcalde

Alcalde autoriza

Interesado se inscribe

en tesorería

Interesado recibe

boleto de inscripción y

de pago

Tesorería Extiende el

Título

Vecino recibe el título

Terminación

Inicio


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Reconocimiento e Inscripción de las

Agrupaciones de Vecinos del Municipio (Cocodes, Asociaciones y Comités)

OBJETIVO: Mantener a las Asociaciones, Comités, Cocodes o Agrupaciones informados sobre la responsabilidad que emergen en sus comunidades, con el objetivo de agilizar gestiones sobre la satisfacción de Necesidades de los vecinos.

REQUISITOS

Escrituras

Actas

Actas de Constitución

Libros y actas de Cocodes y Comités

DURACIÓN 08 días


Los comunitarios se organizan para formar Asociaciones, Concejo Comunitario de

Desarrollo y comités, para velar por el desarrollo de su comunidad, en donde

presentan libros y actas de organización y Constitución, al Alcalde Municipal y

Secretaria Municipal para ser Inscritos legalmente, obteniendo la personería Jurídica

por medio de actas de Inscripción, Organización y Reorganización de los mismos.


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INSCRIPCIÓN DE AGRUPACIONES

DESCRIPCIÓN AGRUPACIÓN SECRETARÍA ALCALDE

Inicio del Proceso

Vecinos se organizan para

inscribir la agrupación

Presentan escritura Pública de

Cosntitución

Reconocimiento de la

Personería Jurídica por par

parte de secretaria

Inscripción del Representante

legal de la Asociación

Inscripción y reconocimiento de

la Personería Jurídica Alcalde

y Secretaria Municipal

Inscripción de Personería

Jurídica Alcalde y secretaria

Municipal

Terminación


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INSCRIPCIÓN DE CONCEJO COMUNITARIO DE DESARROLLO

DESCRIPCIÓN COCODES SECRETARÍA ALCALDE

Inicio del Proceso

Se organizan solo por la

comunidad

Presentan el acta de

Organización

Redacción del acta Alcalde

Municipal y Secretaria


Personería Jurídica

Inscripción del Representante

legal de Cocodes

Autoriza Libro de Organización

de Cocodes


la Personería Jurídica

Terminación


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INSCRIPCIÓN DE CONCEJO COMUNITARIO DE DESARROLLO POR LA

COMUNIDAD EN PRESENCIA DEL ALCALDE MUNICIPAL


Inicio del Proceso

Se organizan por la comunidad

en presencia del Alcalde

Presentan el acta de

Constitución y autorización de

Cocodes


Personería Jurídica Alcalde y

Secretaría

Inscripción de Representante

Legal de Cocodes

Organización y Reorganización

de Cocodes

Autoriza Libro de Organización

de Cocodes



Terminación


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INSCRIPCIÓN DE COMITÉ DE AGUA POTABLE


Inicio del Proceso

Elige Comité de agua

Presentan el libro de acta de

Organización y Reorganización

Autorización del acta por

Alcalde Municipal y Secretaria


Personería Jurídica

Acta de Organiza y/o

Reorganización de Comtés



Terminación


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Realización de Informe de Titulación Supletoria

OBJETIVO: Brindar un buen servicio a los vecinos en agilizar el proceso del trámite de Titulación Supletoria de sus terrenos e inmuebles

REQUISITOS

Expediente

Solicitud e Informe

Inspección

Actas y acuerdos

Solvencia de Arbitrio Municipal del interesado

DURACIÓN 02 días


El juzgado que solicita el trámite de la Titulación supletoria de escrituras extiende

expediente y solicitud de informe a Secretaria Municipal, por medio de lo solicitado el

Alcalde Municipal se presenta al inmueble a realizar una inspección ocular luego se

remite expediente al consejo para que sea autorizado por el señor Síndico Municipal,

después secretaría redacta el acta con los puntos solicitados por el señor Juez

posteriormente se realiza un acuerdo certifican el acta y lo envían al Juez por medio

del Mensajero el señor Juez firma copia de recibido y secretaría archiva documento

firmado


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PROCEDIMIENTO PARA INFORME DE TITULACIÓN SUPLETORIA

DESCRIPCIÓN JUZGADO SECRETARIA ALCALDE CONCEJO

MUNICIPAL

MENSAJERO

Inicio del Proceso

Extiende Expediente y

Solicitud de informe

Recibe Expediente e

Informe

Alcalde se presenta al

Inmueble para realizar

una Inspección Ocular

Secretaria Remite el

Expediente al Consejo

Municipal

Consejo Recibe el

Expediente para que lo

apruebe el Sindico

Municipal

Se redacta el acta

donde estipulan los

puntos solicitados por

el Juez

Alcalde y secretaria

aprueban el acta por

medio de un acuerdo

certifican la misma y

envían al Juez que lo

solicito

El mensajero recibo

los documentos y

entrega al Juez

Recibe documento el

juez de parte de

Mensajería

Recibe documentos ya

firmado de recibido y

archiva

Terminación


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ÓRGANO: Departamento de Información Pública


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acta certificada de Escritura

OBJETIVO: Brindar al vecino la información solicitada de una manera inmediata tomando el cuenta todos los procesos establecidos

REQUISITOS

Solicitud del interesado

Fotocopia del DPI

Boleto de ornato solvente

DURACIÓN 10 dias


Procesos descriptivos

El vecino se presenta ante la Oficina de Información Pública para solicitar

información y/o documentos.

Información pública imprime solicitud y firma el interesado

Información pública transfiere solicitud al Departamento de Archivo para buscar

lo solicitado

Departamento de archivo encuentra el documento autentica una copia y luego

pasa firma con Secretaria y alcalde

Ya firmado por Alcalde y Secretaria la Oficina de Archivo transfiere el

documento a la Oficina de Información Pública,

Información pública envía al interesado a cancelar a tesorería

Ya cancelado Información Pública entrega información o Documento interesado


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SOLICITUD DE ACTA CERTIFICADA DE ESCRITURA

DESCRIPCIÓN OFICINA

DE INF.

PUBLICA

DEPTO.

ARCHIVO

SECRETARIA ALCALDE SOLICITA

NTE

TESOR

ERIA

Inicio

Interesado solicita a

información publica

Información pública

transfiere solicitud a

Archivo

Archivo encuentra lo

solicitado y autentica

Archivo solicita firma de

Secretaria y Alcalde

Oficina de Archivo

transfiere el documento

a Información Pública

Información Pública

envía al solicitante a

pagar a tesorería

Interesado paga en

tesorería

Después de cancelar

información publica

entrega documento al

interesado.

Interesado recibe el

documento

Terminación


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ÓRGANO: Departamento Recepción

UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria Municipal

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para entrega y Recepción de Documentos

OBJETIVO: Mantener a todos los departamentos de la Municipalidad informados de cada correspondencia recibido escrita o verba y llevar un control de expedientes y documentos en general.

REQUISITOS

Identificación de puestos

Nombre completo y firma de recibido

DURACIÓN La correspondencia en especial los expedientes no deben de llevar más

de 5 días de la Dirección sin que se dé el trámite correspondiente

BASE LEGAL

Reglamente Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de

puestos y Funciones y Manual de Procedimientos



El proceso de este procedimiento solo se especifica descriptivamente y no

simbólicamente ya que es un procedimiento de actividades que realiza una sola

persona

PASO 1

Toda la documentación que se genere interna o externa debe canalizarse por

la dirección para mantener el control de la misma y darle seguimiento

PASO 2

En el momento que recibe los documentos se deben sellar y firmar de recibido,

luego se transfiere a la parte interesada para que fuera revisado.


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PASO 3

Después que es revisada y marginada por el encargado se procede a darle el

trámite correspondiente.

NORMAS DE SEGURIDAD.

PASO 4

Datos específicos de la documentación: todos los documentos deben ir

debidamente firmados y fechados e identificados con el respectivo numero

correlativo según el tipo de documento

PASO 5

En caso de la documentación interna el turno que remite debe quedarse con

una copia de cada documento sellado de recibido por el receptor, para ser

archivado como corresponde

PASO 6

Toda documentación que proviene del área operativo y administrativa deberá

ser remitida hacia donde corresponde, en un término no mayor de 24 horas.

PASO 7

El personal que esta de turno tiene la obligación de dar trámite a la

documentación que recibe así como a la que se genere


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ÓRGANO: Asistente de Alcaldía

UNIDAD ORGÁNICA: Secretaria Municipal

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Audiencias ante el señor Alcalde Municipal

OBJETIVO: Mantener informado al Alcalde Municipal sobre la cantidad de audiencias internas o externas de una manera anticipada de manera que no se incumpla con los vecinos o Instituciones que lo soliciten

REQUISITOS

Que los visitantes hayan registrado sus datos en Recepción y hayan sido ingresados

en el Registro de Información Municipal (RIM)

Nombres completos de los visitantes

Dirección

Nombre de la institución

Identificación Personal o Institucional

Motivo de la Audiencia.

DURACIÓN

5 horas dependerá de la cantidad de audiencias y/o audiencias

BASE LEGAL






simbólicamente ya que es un procedimiento de actividades que realiza una sola

persona juntamente con los visitantes y Alcalde Municipal.


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PASO 1

Los visitantes exponen a la Recepción o Asistente de la Alcaldía Municipal su

deseo de obtener audiencia

PASO 2

Se solicita al visitante algún documento de Identificación para registrar sus

datos en el Registro de Información Municipal (RIM)

PASO 3

Asistente de Alcaldía Guia a los Visitantes a la sala de Espera

Se ingresan al Despacho del Señor Alcalde en el orden que fueron anatados

PASO 4

Si fuere el caso se remiten los visitantes con el Departamento o dirección que

corresponde su solicitud o audiencia.


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ÓRGANO: Secretaría

UNIDAD ORGÁNICA: Servicios Públicos

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para servicios del bus Municipal

OBJETIVO:

Proporcionar servicio de calidad al vecino o vecinos para cualquier trámite, para viajes de recreaciones y/o excursiones, de grupos, estudiantes religiosos etc.

REQUISITOS

Hacer solicitud del servicio

Identificación del solicitante

Establecimiento del lugar y distancia

DURACIÓN

1 dia para estudiar la solicitud

1 día para verificar con talleres y confirmar con vecinos

Total de tiempo 2 días

PASO 1

Al momento de ingresar la solicitud del préstamo del Bus Municipal al departamento

que corresponde se verifica inicialmente el lugar a donde se dirigirán, la fecha y

número de personas motivo del viaje y nombre de la persona o institución solicitante.

PASO2

El chofer del Bus verifica si está disponible en la fecha solicitada y la cantidad de

combustible que se necesita para realizar dicho viaje.

PASO3

Si está disponible el bus en fecha solicitada se evalúa la solicitud para determinar si se

les cobra el valor del combustible o no, se toman en cuenta los siguientes aspectos:

El lugar hacia donde se dirigirán los o el solicitante

Motivo del viaje


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Persona o Institución que solicita el préstamo

PASO 4

Se procede brindar el servicio y se le informa al solicitante y si en caso debe cancelar

el valor del combustible se le indica la cantidad para saber si está de acuerdo se le

indica que tendrá que abastecer el combustible personalmente.

PASO 5

Si el solicitante está de acuerdo a cancelar el valor del combustible, se le informa por

escrito al encargado del bus (PILOTO), para que coordine el viaje con el solicitante.


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ÓRGANO: Secretaría

UNIDAD ORGÁNICA: Oficial de secretaria

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para Constancia de Residencia y Cargas

Familiares

REQUISITOS

Fotocopia de Cédula de Vecindad

Fotocopia del Boleto de ornato

Constancia y acta de residencia: despliegue emitido por la dirección de catastro

Constancia de Cargas familiares: adjuntar certificación de partida de nacimientos de

hijos

Constancia de honorabilidad: constancia original de carencia de antecedentes penales

y policiacos del interesado.

PASO 1

Constancia y acta de residencia: confrontar la ubicación de la residencia del vecino

interesado o la que aparece en el despliegue catastral, si el inmueble no figura en la

base de datos el interesado lo deberá registrar previo a extender la respectiva

constancia.

PASO 2

Constancia de cargas familiares y de honorabilidad: Verificar los datos presentados

con los documentos adjuntos y elaborar la constancia.

PASO 3

Someter las constancias a revisión y firma de la Secretaria

DURACIÓN

1 Hora


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ÓRGANO: Secretaria Municipal

UNIDAD ORGÁNICA: Oficiales de secretaria

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para Celebración del Matrimonio Municipal

REQUISITOS

MAYORES DE EDAD

Contar con DPI en original

Certificación de nacimiento reciente

Certificación de soltería

Certificado médico de buena salud para ambos contrayentes

Boleto de ornato

MENORES DE EDAD

Mujer a partir de los 14 años

Hombres a partir de los 16 años

Certificación reciente de nacimiento

Certificación de Soltería

Fotocopia de DPI de los padres y su comparecencia el día de la boda para dar su

consentimiento

PARA EXTRANJEROS

Pasaporte original vigente

Certificación de Nacimiento

Certificación o constancia de soltería

Publicación de Ley

BASE LEGAL

Decreto Ley 106 del código civil


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Plan de tasas de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, según acuerdo del honorable

Concejo Municipal

PASO 1

Se recibe y se revisa la papelería para la formación del expediente en la semana en

que se realiza el matrimonio

PASO 2

Se procede a Redactar la Solicitud para el Matrimonio

PASO 3

Se redacta el acta del matrimonio en base a la papelería recibida

PASO 4

Se redacta la resolución de aprobación de aprobación para a celebración del

matrimonio.

PASO 5

Se elabora la caratula para el expediente

PASO 6

Se redacta la constancia del Matrimonio Municipal, al reverso se imprime los artículos

78, del 108-112 del Código Civil

PASO 7

Se lleva a cavo la celebración de la ceremonia

PASO 8

Se redactan y envían los avisos del matrimonio al Registro Nacional de las Personas

PASO 9

Se archiva el Expediente en el tomo correspondiente

TIEMPO DEL PROCESO: 8 DIAS


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ÓRGANO: Departamento de Relaciones Públicas

UNIDAD ORGÁNICA: Relaciones Públicas

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para hacer el Diagrama de Cápsulas

Informativas

OBJETIVO: Dar a conocer las actividades que la Municipalidad de Nueva Santa Rosa realiza en beneficio de la Población de una manera integrada y general con la intención de general confianza en el vecino y para que con el aporte de sus impuestos se continúe con la ejecución de los Proyectos y Programas.

REQUISITOS

Identificación de los Colaboradores de Relaciones Publicas de la Municipalidad de

Nueva Santa Rosa ante los vecinos o cualquier Institución privada o pública.

DURACIÓN

El tiempo que se lleva para realizar el trabajo de Edición y Locución son 2 días

BASE LEGAL






gráficamente ya que es un procedimiento de actividades que realiza el Departamento

de Relaciones publicas con la población

PASO 1

Se planifica el trabajo durante la semana previa a la transmisión del programa

PASO 2

Se verifica con las distintas Dependencias de la Institución los trabajos que localizan

con la intención de grabar el proceso de los m ismos


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PASO 3

Se lleva directamente al área de trabajo a filmar con videocámara el avance de

ejecución de cada proyecto. Así como una entrevista a los vecinos beneficiados

PASO 4

Se capturan las imágenes de formato mini DV a la computadora para poder hacer la

edición de video y transformarlo a formato DVD con una mejor resolución

PASO 5

Se elabora el texto y se incorpora la locución al video

PASO 6

El día de la semana que tiene programado el Departamento de Relaciones Públicas, el

trabajo ya finalizado se traslada a la Alcaldía municipal para su visto bueno y si no

tiene ningún cambio se lleva a la estación de cable para ser transmitido ese mismo día

según el horario estipulado.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para realizar montaje de eventos

OBJETIVO: Mejorar día con día las programaciones de eventos buscando con ello mantener una mejor comunicación con la población

REQUISITOS


Nueva Santa Rosa ante los vecinos en todas las fases de los eventos.

DURACIÓN

El tiempo que se lleva para realizar este tipo de actividad son 2 horas

BASE LEGAL




Proceso descriptivo


gráficamente ya que es un procedimiento de montajes de eventos en donde participan

algunos segmentos de la población o toda la población

PASO 1

Cuando cada dependencia de la Municipalidad programe un evento deberá coordinar

conjuntamente con relaciones publicas como mínimo 4 días de anticipación sobre la

actividad a realizar

PASO 2

Se le hace ver al Departamento de Relaciones Públicas él Instructivo en donde se

describe la actividad, día con día, hora y lugar del evento


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PASO 3

Para la elaboración de la agenda se tiene que tomar en cuenta las siguientes fases

Palabras de Bienvenida

Historial del proyecto

Palabras de Agradecimiento

Entrega de Reconocimiento

Palabras de autoridades

Corte de la cinta simbólica

PASO 4

Para el día del evento es necesario contar con las siguientes herramientas:

Sonido Principal (Relaciones Públicas)

Sonido Auxiliar (Dependencia coordinadora del evento)

Maestro de Ceremonias

Podium

Banderas

Estandarte

Himnos

Cinta

Tijeras

Cámara de Video

Cámara Fotográfica

NORMAS DE SEGURIDAD

Al concluir la actividad verificar que el equipo y mobiliario de Relaciones Públicas este

completo.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para convocar a los medios de Comunicación

OBJETIVO: Publicar la implementación de diversos proyectos para que los vecinos de la población de Nueva Santa Rosa y demás Municipios Circunvecinos conozcan los proyectos que se ejecutan en esta Municipalidad

REQUISITOS


Nueva Santa Rosa ante los medios de comunicación

La publicación de los medios debe ser conforme lo planificado

DURACIÓN

El tiempo que se lleva para realizar este tipo de actividad son 2 días

BASE LEGAL

Reglamento Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de



Proceso descriptivo


gráficamente ya que es un procedimiento convocar a los medios de comunicación

para que publiquen los proyectos

PASO 1

Se elabora un comunicado de radio o por vía telefónica o por cualquier otro medio y se

hace llegar al jefe de Redacción de los medios de comunicación, posteriormente se

verifica vía telefónica la recepción del comunicado y se recuerda fecha hora y lugar de

evento


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PASO 2

Antes de llevar a cavo el evento se reúne a los medios de comunicación invitados y se

hace del conocimiento del desarrollo de la actividad programada

PASO 3

Lograr que los medios de comunicación entrevisten a las autoridades presentes

principalmente al Alcalde Municipal


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ÓRGANO: Juzgado de Asuntos Municipales

UNIDAD ORGÁNICA: Juez de Asuntos Municipales

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para el Reporte de Faltas al Reglamento

Personal

OBJETIVO: Cumplir y hacer que se cumpla lo que establece el Reglamento Interno de la Municipalidad

REQUISITOS

Tener conocimientos y experiencia en sus actividades individuales, y es obligatorio

que todo agente de la Policía municipal de Transito conozca todas las reglas

disciplinarias a cumplir dentro de la Institución y las sanciones que cada una conlleva.

Deben conocer sus obligaciones y responsabilidades para evitar en lo posible caer en

faltas y ser reportados por mandos superiores.

DURACIÓN

El tiempo que se lleva para realizar este tipo de actividad es 1 día

BASE LEGAL

Reglamento Interno del personal de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, Manual de



Proceso descriptivo

PASO 1

En el momento que un agente es sorprendido cometiendo una falta al Reglamento

Interno Disciplinario se procede a redactar un reporte el cuál debe contener los datos

básicos:

A quién se dirige el reporte

Nombre y número de chapa del agente que se reporta

Falta cometida


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Fecha Hora y Lugar

Si se nombran otras personas ya sea como testigos o como cómplices (

nombres completos, Cédula de Vecindad u otro documento de Identificación)

Nombre completo de quién reporta

Firma de enterado del agente que se reporta

PASO 2

Quien autoriza y da trámite, corresponde al jefe de grupo firmar de visto bueno el

reporte y remitirlo al conducto correspondiente para hacerlo llegar hasta la instancia

encargada de analizar y dictaminar respecto a estos reportes.

PASO 3

Se traslada a dirección administrativa para que proceda como corresponde.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Obtención de certificación de expediente del

Juzgado de asuntos Municipales y de tránsito

OBJETIVO: Extender certificaciones de expedientes a los vecinos en el tiempo adecuado.

REQUISITOS

Escrito Presentado por el interesado solicitando certificación total o parcial del

expediente diligenciado dentro del Juzgado de Asuntos Municipales.

Identificar el número de expediente

Efectuar el pago de la certificación de conformidad al artículo 27 del decreto 111-96

del congreso de la República

DURACIÓN

Aproximadamente para obtener la certificación es de 3 días hábiles

BASE LEGAL

Artículo 30 y 259 de la Constitución Política de la República de Guatemala 28 y 29 del

decreto ley 107 (código Procesal Civil y mercantil) 171 de la ley de Organización

Judicial; decreto lll-96 del Congreso de la República de Guatemala 165 y 171 del

Decreto 12-2002 del Congreso de la República de Guatemala 8 (Código Municipal).


Proceso descriptivo

PASO 1

El auxiliar del Juez de Asuntos Municipales, recibe el memorial de solicitud que deberá

identificar el número de expediente del que se requiere la certificación. La solicitud y el

expediente los traslada al Juez de Asuntos Municipales y de tránsito para que resuelva

si es procedente acceder a la solicitado.


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PASO 2

Si es procedente se remite al secretario o Auxiliar del Juzgado para que proceda a

efectuar la certificación respectiva

PASO 3

Cada hoja reproducida deberá ir rubricado y sellada dicha certificación deberá ser

sellada por el secretario o auxiliar del Juzgado de Asuntos Municipales y de Transito

con visto bueno del Juez posteriormente se procede a entregar la certificación al

interesado previo al pago de la misma.


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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Para efectuar medición de inmuebles por medio

de Juzgado de Asuntos Municipales

OBJETIVO: Que los vecinos de esta población queden satisfechos en las mediciones de los inmuebles

REQUISITOS

Plantear la solicitud por escrito, acompañar copia de la Escritura del Inmueble

con su respectivo plano si lo hubiere el o la solicitante debe tener legitimidad

La denuncia deberá cumplir con los requisitos que señale el artículo 167 del

Código Municipal

Debe existir común acuerdo entre las partes

Plano de ubicación

Pago de la tasa Municipal correspondiente

DURACIÓN

El tiempo de diligenciamiento del expediente dura aproximadamente 15 días por los

mismos plazos que se señalan en el código Municipal. La ley del Organismo Judicial y

la disponibilidad de la topografía Municipal

BASE LEGAL

Artículos 28 y 259 de la Constitución Política de la República de Guatemala; 161, 162,

165, 168, 169 y 170 del decreto 12-2002 del congreso de la república de Guatemala (

código Municipal):supletoriamente el Código Procesal Civil y Mercantil)


SANTA ROSA

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Proceso descriptivo

PASO 1

El Secretario o auxiliar del Juez de Asuntos Municipales, recibe el memorial de

solicitud de parte del vecino o interesado

PASO 2

El auxiliar o secretario del Juez de Asuntos Municipales y asigna número de

expediente y lo traslada al Juez de Asuntos Municipales o de transito para que

resuelva si es procedente acceder a lo solicitado

PASO 3

Si existe parte contraria el oficial de trámite facciona primera resolución de trámite

corriendo audiencia por cinco días a la otra parte, para conocer si está de acuerdo en

que se efectúe la medición al inmueble. Si no existe contraparte se fija día y hora para

una inspección ocular

PASO 4

La persona emplazada evacua la audiencia conferida debiendo presentar copias de la

escritura de propiedad de su inmueble. En caso que la persona emplazada presente

oposición al Juzgado de Asuntos Municipales a que se continúe con el trámite de la

medición, se inhibirá de seguir conociendo las partes y tiene derecho a ejercer su

acción ante el Juzgado Jurisdiccional competente

PASO 5

Por medio de resolución se fija día y hora para fijar ediciones en los inmuebles, citando

para el efecto la presencia de las partes interesadas y u representante de la

municipalidad.

PASO 6

El día y hora señalado con la presencia de las partes se efectúa medición al o los

inmuebles y se realiza una acta. La dirección de obras deberá remitir informe técnico y

el levantamiento topográfico al Juzgado de Asuntos Municipales

PASO 7


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Con el informe técnico de la Dirección de obras y el levantamiento topográfico se

remite resolución se notifican las partes de los resultados y se fija día hora para

efectuar Junta Conciliatoria.

PASO 8

Se efectúa Junta Conciliatoria entre las partes, de llegarse a un acuerdo, se realiza

acta y se archiva el expediente en caso de no llegar a un acuerdo entre las partes el

Juzgado de Asuntos Municipales se inhibirá de seguir conociendo y se archivan las

diligencias.

NORMAS DE SEGURIDAD

Evitar que los vecinos entren en confrontación haciendo mención que el

Juzgado de Asuntos Municipales y de Tránsito actúa como un ente mediador.

En casos delicados se recomienda citar Agentes de la Policía Municipal

Ser imparcial y evitar omitir opinión al respecto, únicamente basarse en el

informe técnico profesional.


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CONCLUSIONES

El Manual de Procedimientos tiene como finalidad establecer y dar a conocer paso a

paso la secuencia a seguir para realizar eficientemente las actividades de carácter

Administrativo y que sirva de herramienta Administrativa en la ejecución de las labores

encomendadas y coadyuve eficientemente al logro de los objetivos de la Municipalidad

de Nueva Santa Rosa.

A través de la Municipalidad de Nueva Santa Rosa, se satisfacen requerimientos de

modernidad en el contexto de la Organización Constitucional y procedimientos que

establezcan fines y principios para prestar eficientes servicios a las comunidades con

el propósito de alcanzar las bases del Desarrollo Social.


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El presente Acuerdo entra en vigor inmediatamente------------------------------------------

Conste, Nueva Santa Rosa, 01 de Agosto del año dos mil trece ------------------------------

Alcalde Municipal. Síndico Primero.

Síndico Segundo. Concejal Primero.

Concejal Segundo. Concejal Tercero.

Concejal Cuarto. Concejal Quinto.

Secretaria(o) Municipal.

Nota del autor: Todos los Departamentos y/o Direcciones descritos en el presente

Manual, deben interpretarse, sin distinción alguna de sexo (género), pudiéndose

aplicar de igual forma a hombres y mujeres, salvo aquellos casos en los que por su

naturaleza o por disposición de las autoridades administrativas, deban asignarse solo

a hombres o a solo mujeres en su caso.

manual de normas y procedimientos - municipalidad...

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