manual básico de agrowin

MANUAL BSICO DE AGROWIN

MANUAL BSICO DE AGROWINEscrito por Michel Prieto [email protected]

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AgroWin No es permitida la reproduccin total o parcial de este manual, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos de autor.

DERECHOS RESERVADOS Copyright 2002 InSoft Ltda.

PRESENTACIN.A partir de la dcada de los aos 90 el mundo ha experimentado cambios fundamentales en el ordenamiento de los mercados internacionales, a los cuales Colombia no ha podido sustraerse. La globalizacin de la economa, la apertura econmica y la diversificacin de las exportaciones colombianas con una mayor participacin del sector petrolero y minero, son factores que estn afectando al sector agrcola colombiano. Ante las nuevas circunstancias del entorno nacional e internacional, las empresas deben responder con manejos ms eficientes de los recursos, donde el factor de competitividad es determinante para obtener niveles de rentabilidad ms altos y mayores oportunidades de comercializacin tanto a nivel nacional como internacional. Teniendo en cuenta estas circunstancias, en el Centro Nacional de Investigaciones de Caf CENICAFE, se consider conveniente proponer un proyecto que utilizando los adelantos tecnolgicos disponibles y la capacidad creativa y cientfica de sus investigadores, nos permitiera desarrollar un programa de cmputo que sirviera de ayuda y apoyo a los caficultores en la ms eficiente y efectiva administracin de las empresas cafeteras. Por lo anterior, CENICAFE emprendi un ambicioso y bien orientado proyecto con el fin de entregarle a los agricultores una herramienta amigable para la administracin de las fincas. El Comit Departamental de Cafeteros de Caldas se uni a este esfuerzo y en el ao de 1994 se inici la conceptualizacin y el diseo del Sistema Integrado para Administracin de Fincas SIAF. Con los primeros adelantos presentados en los aos siguientes, la Gerencia Tcnica de la Federacin consider conveniente ayudar en la orientacin y financiacin del proyecto, con el fin de acelerar su desarrollo y se pusiera a disposicin de todos los caficultores. El Congreso Nacional Cafetero en el ao de 1997, conoci los avances del programa y valor el potencial del mismo para ayudar a la modernizacin de la administracin de las fincas y por esa razn dio su apoyo al proyecto con el fin de acelerar su desarrollo. Luego de esta exitosa etapa con los cafeteros, la firma InSoft Ltda. dedic toda su capacidad en colaboracin con un equipo de profesionales de diferentes disciplinas, a desarrollar un programa que permitiera a todos los empresarios agrcolas hacer ms fcil la administracin de sus negocios, a travs de un manejo de informacin tcnica, contable, financiera, administrativa y estadstica, con el objetivo de hacer ms competitivas las empresas de este sector. Hoy, InSoft Ltda. disea, desarrolla y comercializa en forma independiente el software AgroWin con un grupo de profesionales calificados que durante aos han venido estructurando toda una tecnologa computacional para el sector agropecuario, por lo que regularmente se producen nuevas y mejoradas versiones del sistema que llegan a todos los pases de Latinoamrica. Manizales, Enero del 2004.

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INTRODUCCIN.La bsqueda permanente de niveles ptimos de competitividad y productividad, ha generado en las empresas de todos los sectores econmicos, la necesidad de dar un tratamiento integral y adecuado a toda la informacin, de tal forma que brinde el conocimiento necesario para tomar decisiones que se orienten a mejorar los procesos productivos. ContaPyme Contabilidad para Pequeas y Medianas Empresases un sistema de gestin que , surge como solucin, con la capacidad de manejar la informacin originada en las actividades productivas y econmicas de acuerdo a los requerimientos de cada empresa, y con el control de todas las reas funcionales, como contabilidad, costos, inventarios, activos, nmina, cartera y todos los elementos de la cadena productiva.

AgroWin est basado en ContaPyme.ContaPyme como sistema central contiene especialidades en los sectores comerciales, manufactureros, industriales, de servicios, y el Agrcola, especficamente con el programa AgroWin; desarrollado con base en las necesidades particulares a cada sector y con la capacidad de manejar los diferentes cultivos y procesos de la agroindustria. As, AgroWin es una versin especializada de ContaPyme, que incluye mdulos especializados en el manejo de fincas, lotes agrcolas, mapas, suelos, indicadores tcnicos y un conjunto importante de informes y consultas tanto financieras como tcnicas, desde informes de produccin hasta informes de estadsticas de rendimiento de las labores. El programa cuenta con diferentes herramientas que ayudarn al usuario a desarrollar un proceso de aprendizaje fcil y prctico, dentro de los que estn los manuales, el tutor multimedia, ayuda en lnea y soporte tcnico. Manuales: Ofrecen conocimientos conceptuales en diferentes temas, brindando al usuario mayor claridad en las reas manejadas por el programa y sus caractersticas. Tutor multimedia: Herramienta de ltima tecnologa, que permite al usuario a travs de ejemplos prcticos, conocer la operatividad del sistema y optimizar el uso a travs de las diferentes herramientas. Ayuda en lnea: brinda permanentemente al usuario informacin acerca de todo lo que visualiza en la pantalla y la forma de utilizarlo. Soporte tcnico: Ayuda a travs de Internet o va telefnica, donde un asesor empresarial orientar al usuario en el montaje y operatividad del programa. Este manual se ha escrito para introducir al usuario en el manejo, operacin y entendimiento del sistema, brindando la capacidad suficiente para realizar el montaje de los datos iniciales de la empresa e iniciar el manejo ptimo del programa, sin requerir conocimientos especficos en sistemas, contabilidad, finanzas, inventarios, presupuestos, estadsticas, etc.

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El manual est diseado con un lenguaje sencillo, acompaado de grficas e imgenes de las utilidades del programa, que acompaan al usuario en su proceso de aprendizaje. La estructura en captulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesarias para el obtener el mximo provecho de sus caractersticas y herramientas, complementado con ejemplos prcticos para el mayor entendimiento de sus requerimientos y alcances. La ayuda brindada por este manual es un complemento al proceso de aprendizaje del usuario, y brinda solo los aspectos bsicos para la operacin del sistema.

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TABLA DE CONTENIDO.PRESENTACIN. .................................................................................................................... I INTRODUCCIN........................................................................................................................ II AGROW IN EST BASADO EN CONTAPYME. .................................................................................. II TABLA DE CONTENIDO. ......................................................................................................... IV QU ES AGROWIN?. ........................................................................................................... 1-1 OBJETIVOS. ...........................................................................................................................1-2 ANTECEDENTES. ....................................................................................................................1-2 CONCEPCIN GENERAL DE AGROW IN......................................................................................1-2 EL REGISTRO DE LA INFORMACIN. ..........................................................................................1-5 AGROW IN EST BASADO EN CONTAPYME. ...............................................................................1-6 FCIL APRENDIZAJE Y SOPORTE EN LNEA. ...............................................................................1-7 INSTALACIN DEL SISTEMA................................................................................................ 2-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................2-1 REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL COMPUTADOR. ........................................................................2-1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIN DEL SISTEMA. ..............................................................2-2 PROCEDIMIENTO PARA DESINSTALAR AGROW IN.......................................................................2-3 INSTALAR NUEVAMENTE LA APLICACIN O ACTUALIZARLA. .........................................................2-4 EJECUTAR AGROW IN POR PRIMERA VEZ. .................................................................................2-4 DESCRIPCIN DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONFORMAN LA APLICACIN......................2-6 DESCRIPCIN DE DIRECTORIOS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS INSTALADOS PARA LA APLICACIN. ..2-7 TUTOR MULTIMEDIA DE AGROW IN. ..........................................................................................2-8 MAYOR INFORMACIN.............................................................................................................2-9 LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIN. .................................................................................. 3-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................3-1 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS. .............................................................................................3-3 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS DE ACUERDO A SU FUNCIN.....................................................3-6 CLASIFICACIN DE COSTOS DE PRODUCCIN POR SU IDENTIFICACIN CON UN PRODUCTO, REA O FIN PRODUCTIVO. ...................................................................................................................3-7 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIN POR EL TIPO DE RECURSOS SACRIFICADOS......3-8 CLASIFICACIN DE LOS GASTOS EMPRESARIALES: GASTOS ADMINISTRATIVOS, DE VENTAS Y GASTOS GENERALES...............................................................................................................3-9

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CLASIFICACIN GENERAL RESUMIDA DE LOS COSTOS Y DE LOS GASTOS...................................3-10 OTRAS CLASIFICACIONES DE COSTOS: ...................................................................................3-11 TRATAMIENTO DE TIPOS DE COSTOS SEGN SUS CARACTERSTICAS ECONMICAS:...................3-12 TRATAMIENTO DE OTROS GASTOS Y COSTOS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.3-15 LOS CENTROS DE COSTOS. ................................................................................................ 4-1 SEGUIMIENTO A LOS COSTOS DE LA EMPRESA. .........................................................................4-1 DEFINICIN DE CENTROS DE COSTOS. .....................................................................................4-1 ESTRUCTURACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS......................................................................4-4 CLASIFICACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU ETAPA DE DESARROLLO. ..........................4-5 CLASIFICACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU RELACIN CON EL PROCESO PRODUCTIVO.4-8 TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN (CIP).......................... 5-1 NODOS DISTRIBUIDORES DE COSTOS (COST DRIVER ............................................................5-2 S). METODOLOGA DE CLCULO DE LOS COSTOS............................................................................5-7 LOS CENTROS DE COSTOS MANEJADOS POR AGROWIN............................................... 6-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................6-1 TIPOS DE NODOS Y CENTROS DE COSTOS. ...............................................................................6-2 CODIFICACIN DE CENTROS DE COSTOS. .................................................................................6-7 EJEMPLO Y EXPLICACIN DE LA ESTRUCTURACIN DE LOS COSTOS DE UNA FINCA. ...................... 10 CREACIN DE LA FINCA. ..................................................................................................... 7-1 CREACIN DE LA FINCA EN EL SISTEMA. ...................................................................................7-1 CREACIN Y DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. ............................................................................................................................. 8-1 CREACIN DE CENTROS DE COSTOS. .......................................................................................8-1 CENTRO DE COSTOS DE TIPO STNDAR E . ...............................................................................8-3 CENTRO DE COSTOS DE TIPO RODUCCIN P ............................................................................8-8 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ESARROLLO O DE INVERSIN INMICO). ................................8-9 D (D CENTRO DE COSTOS DE TIPO AQUINARIA Y EQUIPO M . ...........................................................8-18 NODO DE TIPO LOTE AGRCOLA ............................................................................................8-20 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ULTIVO AGRCOLA PERENNE C ...................................................8-24 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ULTIVO TRANSITORIO C . ...........................................................8-32 NODO DE TIPO ISTRIBUIDOR POR PESO D . .............................................................................8-33 NODO DE TIPO ISTRIBUIDOR POR CRITERIO D .........................................................................8-37 NODO DE TIPO GRUPADOR A . ...............................................................................................8-48 PLANILLA DE LABORES....................................................................................................... 9-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................9-1

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OBJETIVO. .............................................................................................................................9-1 DESCRIPCIN.........................................................................................................................9-1 PASOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LA INFORMACIN DE LA PLANILLA DE LABORES:.....................9-2 INFORMES DE LA PLANILLA. ...................................................................................................... 16 OPCIONES ESPECIALES DE MANEJO DE LA PLANILLA DE LABORES. .............................................. 18 CONFIGURACIN AVANZADA DE LA PLANILLA. .........................................................................9-23 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE LABORES........................................... 10-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................10-1 EL MAESTRO DE LABORES .....................................................................................................10-1 ESTADSTICAS DE RENDIMIENTOS. .........................................................................................10-4 TIPOS DE CONTRATACIN DE LABORES ..................................................................................10-5 ELABORACIN DE CONTRATOS DE LABORES. ..........................................................................10-6 PLANILLAS DE LABORES. .....................................................................................................10-11 LIQUIDACIN DE CONTRATOS. .............................................................................................10-14 MANEJO DE LA PRODUCCIN CLCULO DE LOS COSTOS DE LA FINCA. .................. 11-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................11-1 BASES TERICAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS. ....................................................................11-2 MANEJO DE COSTOS DE PRODUCCIN A TRAVS DE OPERACIONES..........................................11-5 CREACIN Y CONSULTA DEL MAPA DE LA FINCA. ........................................................ 12-1 CREACIN DEL MAPA DE LA FINCA. ........................................................................................12-1 ASISTENTE PARA LA CREACIN O EDICIN DEL MAPA DE LA FINCA............................................12-2 CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA FINCA.................................................................. 13-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................13-1 EXPLICACIN DETALLADA DEL CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA EMPRESA EN GENERAL. .......13-2 QU ES EL CARGUE INICIAL DE SALDOS?. .............................................................................13-2 PASOS PRELIMINARES. .........................................................................................................13-2 CREACIN DE LA FINCA Y SU ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. .........13-3 CARGUE DE SALDOS A CENTROS DE COSTOS DE TIPO CULTIVO AGRCOLA. ...............................13-6 CARGUE DE SALDOS DE UN CULTIVO EN ETAPA DE EXPLOTACIN.............................................13-8 ANEXO....................................................................................................................................A-1 MTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO PARA EL MANEJO DE AGROW IN. ..................................... A-1 BIBLIOGRAFA:......................................................................................................................A-1

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Captulo

1QU ES AGROWIN?.AgroWin (Sistema de Gestin Total para el Agro) es una aplicacin de computador especialmente diseada para proveer informacin al agricultor sobre su finca y sus recursos. Una de sus principales caractersticas es que utiliza un esquema de registro de informacin muy sencillo, de tal forma que se convierta en un instrumento fcil de utilizar y gil en el seguimiento y toma de decisiones basadas en la informacin oportuna y actualizada de la finca. El registro sencillo de la informacin de la finca facilita el que muchos agricultores con escasos conocimientos tcnicos en reas como contabilidad, inventarios, presupuestos y estadsticas, queden habilitados para manejar el sistema, debido a que es el sistema el que se encarga de interpretar la informacin base que el usuario le suministra y automticamente transformarla en informacin tcnica y correctamente clasificada y codificada a la luz de las tcnicas financieras y estadsticas. Entonces, el usuario slo tendr que suministrar la informacin de los hechos administrativos que realiza en la semana y el sistema lo recompensar con un nmero amplio de informes, reportes, cronogramas y grficos sobre la finca y sus recursos. De esta forma, el usuario podr dedicar sus esfuerzos y conocimientos en la interpretacin y anlisis de los informes y utilizarlos en el proceso diario de toma de decisiones para obtener siempre una mejor productividad y ser cada vez ms competitivo.

Captulo 1: Qu es AgroWin?

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Objetivos.Proveer a los agricultores de todos los cultivos un sistema integrado de gestin agrcola que les permita optimizar la evaluacin, el control y la toma de decisiones a nivel de las diferentes actividades productivas, mediante una herramienta tcnica, financiera y administrativa. Facilitarle al agricultor el empleo de este tipo de herramientas, haciendo que su manejo no requiera conocimientos especiales en reas tcnicas como inventarios, estadstica, etc. contabilidad, presupuestos,

Permitir que fcilmente el usuario pueda elaborar reportes de ingresos/egresos o tcnicos de la finca o de alguno de sus lotes. Permitir el seguimiento de las diferentes labores que se desarrollan en la finca; detallando tiempos, rendimientos y cantidades en el tiempo, sin que para ello se requieren grandes esfuerzos de parte del agricultor. Permitir al agricultor la comparacin de sus datos estadsticos, tcnicos y financieros con los promedios de la regin, del pas o de sus vecinos. En general, servir como instrumento til para mejorar la productividad de las empresas y proyectos agropecuarios.

Antecedentes.La versin 1 de este programa obedeci a un esfuerzo de planeacin y conceptualizacin, que Cenicaf (Centro Nacional de Investigaciones de Caf) en asocio con el Comit de Cafeteros de Caldas y la Gerencia Tcnica de la Federacin Nacional de Cafeteros de Colombia (www.cafedecolombia.com) vienen realizando desde 1994 con la empresa de ingeniera de software - InSoft Ltda. (www.insoftweb.com), con el fin de desarrollar un sistema para computador que cumpla con los verdaderos requerimientos del sector agropecuario. El diseo final del sistema a partir de la versin 1 y el desarrollo del software ha sido responsabilidad de la firma InSoft Ltda. Para efectos de comercializacin, el proyecto SIAF ha tomado el nombre de AgroWin a partir del mes de Abril del ao 2000 hasta el presente y se puede consultar en el sitio www.agrowin.com. El sistema actual es el resultado de un proceso de investigacin y desarrollo que por mas de 9 aos se viene trabajando para lograr obtener una herramienta de fcil manejo para los agricultores empresarios y que adems sea un instrumento til en todo el proceso de gestin administrativa y tcnica de la finca o parcela.

Concepcin general de AgroWin.

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Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Uno de los puntos ms importantes dentro de la concepcin, fue el de imprimirle una gran facilidad de uso al programa, de tal forma que paulatinamente fuera ganando ms y ms agricultores. El agricultor slo deber suministrar la informacin correspondiente a las operaciones que ste realiza a diario y el sistema ser el encargado de interpretarla a la luz de las tcnicas contables y financieras, manejo de inventarios y estadsticas, con el fin de mantener a disposicin del agricultor un conjunto de reportes de gran inters. El programa est en capacidad de manejar una o varias fincas (dependiendo de la licencia), lo cual permite ser de uso para el agricultor directamente o bien, a travs de centros especializados de gestin agropecuaria, que le podrn prestar el servicio a medianos y pequeos agricultores que no cuentan con los recursos suficientes para adquirir un computador.

AgroWin es un sistema completamente integrado.AgroWin ha sido concebido para que pueda manejar ingresos y egresos, la contabilidad, el presupuesto y la ejecucin presupuestal, los inventarios de bodega, los activos, las inversiones, la nmina, las estadsticas, todo en forma muy integrada. El nivel bsico maneja los mdulos bsicos, pero en la medida en que se progrese en el uso y sistematizacin de la finca, se puede ir actualizando el sistema a otras versiones ms completas y AgroWin ir incluyendo nuevos mdulos bajo los mismos principios y conceptos de manejo y operacin. El que sea integrado, significa que en la medida en que le suministra un dato al sistema, ste lo asimilar y lo interpretar para afectar correctamente todos los mdulos donde aplique el dato. En otros programas, cuando se compran insumos se debe ir a los inventarios a registrar la cantidad comprada y luego crear un comprobante de contabilidad para afectar la contabilidad de la finca y posiblemente grabar en otro sistema de ingresos y egresos para conocer los gastos que se ha tenido por cada lote. En AgroWin slo hay que decir el nmero de unidades adquiridas y su valor y con esto, el sistema se encargar de aprovechar al mximo esos datos, afectando la contabilidad, los inventarios de bodega, etc.Para el manejo de AgroWin no necesita saber contabilidad, presupuestos, estadsticas o manejo de inventarios.

Uno de los objetivos fundamentales en el diseo del sistema, fue hacer una aplicacin para computador que al interactuar con el administrador de la finca, le preguntara por datos que l realmente conociera de las operaciones administrativas que cotidianamente desarrolla en la finca. Por ejemplo, si el usuario realiza una venta de un producto agrcola, el sistema le preguntar por datos acerca de la venta; en ningn caso por datos contables o tcnicos. Para el ejemplo, pedira los siguientes datos: A quin le vendi?. Qu producto agrcola vendi?. Qu cantidad del producto vendi? Por cuanto dinero?.


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Le hicieron retencin al pagarle? Cmo le pagaron? En efectivo? Le consignaron en el banco? Le quedaron debiendo? Todas las preguntas pueden ser respondidas por la persona que hizo la venta, sin que para ello tenga que conocer de contabilidad, inventarios u otra rea especfica. Con esa informacin suministrada por el administrador, el sistema se encargar de interpretarla y afectar todas las partes del sistema que deba modificar con esa operacin o hecho administrativo.

Definicin de Operacin.Una operacin es un hecho o evento de administracin que realiza el agricultor en el proceso productivo. Son hechos administrativos, por ejemplo, el sembrar un cultivo, comprar, vender o pagar una planilla. Son eventos administrativos: que un cultivo pase de la etapa de desarrollo a etapa de produccin, el cierre de un mes o de un ao. En lo sucesivo se utilizar el trmino operacinpara referirse a los hechos, acciones o eventos administrativos. Con esta definicin se ha determinado un conjunto amplio de operaciones que puede llevar a cabo el administrador en forma cotidiana.

AgroWin es un sistema basado en operaciones.Para poder hacer que el sistema pregunte exactamente lo que necesita ante cualquier operacin que realice el administrador, se ha introducido el nuevo concepto de sistema basado en operaciones. Este sistema est en capacidad de interactuar con el usuario de acuerdo con la operacin que ste desee registrar y entonces solicitarle exactamente la informacin que necesita en un lenguaje claro y sencillo. AgroWin es el primer sistema completamente basado en operaciones. Esto quiere decir que se ha instruido para que est en capacidad de interpretar un conjunto amplio de operaciones que se llevan a cabo en el proceso administrativo de la finca. En AgroWin cada operacin es una pequea caja de dilogo, donde se graban los datos correspondientes al hecho o evento administrativo (operacin). La caja de dilogo contiene controles como: campos de edicin donde el usuario debe escribir la informacin solicitada por el sistema y botones para confirmacin o cancelacin de la operacin. AgroWin en sus diferentes niveles involucra diferentes conjuntos de operaciones.

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Sin embargo, es muy difcil que el sistema est programado para cubrir cualquier tipo de operacin eventual que lleve a cabo el administrador. En este caso, (cuando la operacin a registrar no est definida en AgroWin), deber registrar la informacin por medio de un sistema de grabacin de movimiento contable, similar a cualquier programa de contabilidad, que tambin est incluido e integrado al sistema.

El registro de la informacin.Primero se debe conseguir la informacin de las operaciones o eventos administrativos que realiza en la finca y luego debe proceder a registrar esa informacin en el computador. Es muy importante entender que para poder sistematizar la informacin debe haber orden y disciplina en las tareas de recoleccin y codificacin de la informacin de la finca. Muchos administradores fracasarn tratando de sistematizar las operaciones de la finca, pues no logran recolectar la informacin de las labores realizadas por cada trabajador o contratista.

Forma de coleccionar la informacin.Cada que el administrador lleve a cabo una operacin, cualquiera que sea, debe quedar algn tipo de registro o comprobante de que la operacin se realiz. Por ejemplo si compr, debe haber una factura o un recibo. Esos documentos o papeles que comprueban que la operacin se realiz se llaman comprobantes o soportes. La mayora de las operaciones tienen comprobantes o documentos de soporte definidos (el comprobante de una compra ser la factura de compra).

Eventos.Hay otras operaciones, como los eventos o sucesos, que no tienen un soporte especifico. Un evento, por ejemplo es el pasar un cultivo de etapa de desarrollo a etapa de produccin o el evento de finalizacin de un cultivo. En los casos en que no hay un soporte natural, el administrador deber decidir si desea mantener en su memoria los datos de la operacin y acordarse de registrarla en el sistema posteriormente o puede escribir en un papel datos que los describen esa operacin. Todos los soportes o comprobantes sern guardados en algn lugar hasta que considere necesario registrarlos en el sistema. Muchas veces ese lugar donde se guardan los comprobantes, o sea los soportes de las operaciones de administracin, es el bolsillo de la camisa del administrador o el cajn de su mesa de noche. Hay una tcnica que se usa desde mucho tiempo atrs y que sin embargo podemos decir que es tecnologa de punta. Estamos hablando de Chuzoque El , normalmente se ve en algunas tiendas y cafeteras, sobre el cual las vendedoras van insertando todas las facturas de ventaSe trata de un chuzo puesto hacia arriba y montado sobre una .


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pequea tablilla, donde se pretende que el administrador vaya acumulando todos los comprobantes que son el soporte de las operaciones que l realiza.

Registro de las operaciones en el computador.Peridicamente, el administrador deber recoger todos los soportes o comprobantes y llevarlos al computador para su registro. Una vez registrados todos los soportes o comprobantes que contenan toda la informacin descriptiva de las diferentes operaciones que se realizaron, debe ordenar al sistema que procese la informacin suministrada y listo!. El sistema se encarga de interpretar la informacin suministrada en las operaciones y generar las transacciones a que haya lugar internamente en el computador y as afectar todos los mdulos que conforman el sistema. Con solo hacer este proceso, que implica mucha disciplina, pero poco esfuerzo y capacitacin, el administrador podr contar con una amplia gama de informes que le ofrece el sistema, pues cualquier dato que el usuario le haya suministrado al computador ser aprovechado al mximo. Se recomienda que cada semana registre la informacin completa de las operaciones de la semana y las procese.

AgroWin est basado en ContaPyme.AgroWin, como un sistema administrativo integral, con manejo de todas las reas de la empresa, est basado en ContaPyme, que sin lugar a duda es el mejor sistema de administracin y gestin orientado a la micro, pequea y mediana empresa. ContaPyme es un sistema con grandes fortalezas en el manejo y tratamiento de informacin de costos, de estadsticas y que ofrece una gran facilidad en el manejo de centros de costos. Desde el punto de vista de ingeniera de sistemas, ContaPyme es un sistema abierto, diseado para la pequea y mediana empresa. Esto ha permitido que se le adicionen todas las caractersticas especializadas para el sector agropecuario, como manejo de fincas, lotes o parcelas, mapas, estadsticas, manejo de cultivos, produccin, labores, suelos, indicadores tcnicos y financieros, etc. La unin de todo esto conforma un nuevo sistema denominado AgroWin. En trminos mas resumidos se puede decir que AgroWin es ContaPyme mas un conjunto de caractersticas para el manejo agrcola. ContaPyme es el corazn administrativo de AgroWin y de muchas otras aplicaciones que

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se estn desarrollando basadas en este novedoso sistema, que ofrece la mayor facilidad para el registro de la informacin y es el nmero uno en las herramientas para la obtencin y generacin de informes adecuados a cada tipo de empresa. Debe quedar claro que AgroWin y ContaPyme son un nico sistema, donde el uno es prcticamente el ncleo o corazn del otro. Por ser AgroWin un sistema completamente integrado, nunca necesita importar o exportar informacin entre los mdulos, ni hacer ningn esfuerzo especial de manejo de informacin. Cada que se le suministra un dato al sistema a travs de las operaciones, por ejemplo a las planillas de labores de mano de obra, todos los mdulos internos (ya sean los bsicos de ContaPyme o los especializados de AgroWin) vern el dato y lo aprovecharn al mximo.

Fcil aprendizaje y soporte en lnea.El programa cuenta con diferentes herramientas que ayudarn al usuario a desarrollar un proceso de aprendizaje fcil y prctico, dentro de los que estn los manuales, el tutor multimedia, ayuda en lnea y soporte tcnico. Para el aprendizaje del sistema se debe tener en cuenta dos manuales muy importantes: Manual bsico de ContaPyme Manual bsico de AgroWin.

Manual bsico de ContaPyme.Este es el manual introductorio a los mdulos administrativos, como el manejo contable, de activos fijos, inventarios de bodega y todos los mdulos administrativos en que est basado AgroWin. Este es un manual sencillo, donde se explican las bases tericas de cada mdulo con el fin de que el usuario entienda conceptualmente el manejo administrativo y la importancia de cada rea a sistematizar de la empresa. El manual est escrito en un lenguaje sencillo y fcil de entender y no requiere conocimientos especializados para su entendimiento. Se recomienda leer los captulos de inters para la empresa y entenderlos antes de entrar a trabajar con la parte especializada en las operaciones agropecuarias, como es AgroWin. En algunas partes del sistema, de los manuales, de las ayudas o de los tutores se encontrar el nombre de ContaPyme en vez de AgroWin, lo cual debe entenderse como el mismo sistema.

Manual bsico de AgroWin.Este manual de AgroWin presume que el usuario ya ha estudiado los mdulos de su inters en el manual bsico de ContaPyme y por tanto no se detendr en explicaciones administrativas ni de manejo del sistema, sino que se orientar ms a la explicacin de todo el proceso de sistematizacin de la finca, desde la creacin de toda su estructura de lotes y centros de costos, criterios de distribucin de costos, manejo de cultivos transitorios y perennes, manejo de la bodega de la finca y el tratamiento de la maquinaria y equipo. Estos manuales se han escrito para introducir al usuario en el manejo, operacin y entendimiento del sistema, brindando la capacidad suficiente para realizar el montaje de los datos iniciales de la finca o empresa agrcola e iniciar el manejo ptimo del programa, sin requerir conocimientos especficos en sistemas, contabilidad, finanzas, inventarios, presupuestos, estadsticas, etc.


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El manual est escrito con un lenguaje sencillo, acompaado de grficas e imgenes de las utilidades del programa, que acompaan al usuario en su proceso de aprendizaje. La estructura en captulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesarias para obtener el mximo provecho de sus caractersticas y herramientas, complementado con ejemplos prcticos, buscando el mejor resultado en la sistematizacin de la actividad empresarial y la obtencin de resultados. El buen entendimiento de estos manuales dejar al usuario en capacidad de crear una estructura de costos adecuada a las necesidades de informacin que tenga en una finca o empresa agropecuaria en particular y lo habilitar para suministrarle informacin en forma correcta y ponderada a sus necesidades. Finalmente, el usuario quedar en capacidad de obtener los informes necesarios, tanto contables, como estadsticos o de costos y lo dejar en capacidad de establecer sus propios indicadores e informes grficos.

El tutor multimedia.El tutor multimedia es un programa especialmente desarrollado por InSoft Ltda. para ensearle al usuario todo acerca del manejo del sistema y su operatividad por medio de animaciones, voz, videos e imgenes especiales de grficos e informes con toda su funcionalidad. El tutor en compaa de la documentacin y el programa puede ofrecer un curso asistido al usuario acerca de toda la funcionalidad y concepcin del sistema.

Ayuda en lnea.Otra de las importantes caractersticas de AgroWin es su ayuda en lnea. Cuando se est leyendo alguna pantalla o ventana del sistema, siempre est disponible el botn de ayuda, a travs del cual se pueden obtener explicaciones claras e instantneas acerca de la ventana, su propsito y la explicacin de sus campos.

Soporte tcnico.Permanentemente se presta ayuda y soporte tcnico a travs de Internet o va telefnica, donde un asesor empresarial orientar al usuario en el montaje, aplicacin y operatividad del programa (el tiempo de soporte y limitaciones del servicio est sujeto a los trminos pactados en la licencia de uso del sistema). InSoft Ltda. tambin presta el soporte directamente en la finca o empresa del usuario (Este servicio tiene un costo adicional para el usuario pero es en muchos casos una excelente ayuda de iniciacin para el usuario que as lo desee).

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Captulo

2INSTALACIN DEL SISTEMA.Introduccin.A continuacin se presentar una breve descripcin de: Las caractersticas del computador donde se puede instalar esta aplicacin. El proceso de instalacin en su computador. Las carpetas (o directorios), archivos y programas en general que conforman la aplicacin. Descripcin de los programas para realizar la prctica previa al manejo de AgroWin. IMPORTANTE: Para que AgroWin funcione correctamente en el computador, es necesario que Windows (95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP 2003) est correctamente configurado y libre de virus. As mismo, todas las partes del computador deben estar en perfecto estado de funcionamiento. Se recomienda evitar programas residentes permanentes en memoria, como los antivirus, pues algunos pueden causar conflictos con AgroWin. Los antivirus se pueden correr cuando se desee, pero no es necesario que se encuentren permanentemente cargados en la memoria.

Requerimientos mnimos del computador.El computador en sus partes fsicas, como mnimo debe estar conformado as:Computador PC Compatible:

Captulo 2: Instalacin del sistema.

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Intel Celeron o AMD K6-2 como mnimo de 500 Mhz, recomendable Intel Pentium III, AMDAthlon de 1 GHz o superior. 64 Megabytes de memoria RAM como mnimo1, recomendable 128 Megabytes o ms. 150 Megabytes de espacio libre en el disco duro antes de instalar, recomendable 250 Megabytes. 80 Megabytes para la aplicacin y documentacin, 100 Megabytes para el tutor multimedia, 70 Megabytes sugeridos para copias de seguridad y procesos intermedios. Monitor VGA a 640x480 y 256 colores, recomendable 800x600 a 16 millones de colores o superior. Unidad de disquete (para realizar copias de seguridad) y unidad CD-ROM para la instalacin del software. Impresora (Preferible inyeccin de tinta o lser) correctamente instalada. AgroWin tambin tiene opciones para impresin rpida en impresoras de matriz de puntos.

El computador debe tener instalados los siguientes programas:Windows 95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP, 2003 o posterior. Manejadores (drivers) apropiados para la impresora.

Procedimiento para la instalacin del Sistema.Si va a hacer la instalacin de AgroWin por primera vez, lea la seccin "Instalar por primera vez la aplicacin". Si la aplicacin ya se encuentra instalada en su computador, lea cuidadosamente la seccin "Instalar nuevamente la aplicacin o actualizarla".

Instalar por primera vez la aplicacin.Paso 1: Puede instalarse desde CD o desde el disco duro. Desde CD: Inserte el CD en la unidad de CD, inmediatamente el computador activar el programa de instalacin. Puede pasar al paso 5. Si el programa de instalacin no se ejecuta automticamente (depende de la configuracin del computador), siga con el paso 2. Desde disco duro: Si los programas instaladores de la aplicacin se encuentran en el disco duro, se debe ubicar la carpeta donde stos se encuentran y ejecutar el programa INSTALAR.EXE. Pasar al paso 5. Paso 2: Paso 3: Seleccione el botn Inicio de la barra de tareas de Windows. Seleccione la opcin Ejecutar.

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Debe entenderse que si un computador con 64Mb de RAM carga otros programas o drivers en la memoria es posible que le quiten a ContaPyme el espacio de memoria que ste requiere para funcionar correctamente.

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Paso 4: Paso 5:

Escriba en la caja de edicin D:\INSTALAR.EXE y presione Enter. (Siendo D: la unidad de CD.) El programa de instalacin se cargar y presentar varias opciones de instalacin. Seleccione una por una las opciones que desea instalar. Cada opcin de instalacin cargar un asistente en el que se debern completar varios pasos.

Presione este botn Presione este botn para instalar la para instalar la aplicacin. aplicacin.

Observe la versin y el Observe la versin y el release que va a release que va a instalar. instalar.

Una vez seleccione la opcin de Instalar AgroWin ejecutar el programa de instalacin. se El proceso de instalacin tomar unos cuantos pasos. Siga detenidamente las instrucciones que se presentan en cada paso del proceso de instalacin. Uno de esos pasos es la ventana de solicitud del nmero de licencia.

Nmero de la licencia.Este nmero es suministrado por el proveedor al momento de adquirir el sistema y es la identificacin nica de su programa. Es recomendable conservarlo en alguna parte segura, porque ser necesario para tareas como solicitudes de servicio, actualizaciones, reinstalaciones, etc. Este puede venir impreso en el CD o al respaldo de la caja del CD. Tambin se encuentra en el certificado de licencia o en las observaciones de la factura de compra del sistema. Una vez instalado el sistema, cierre todas las ventanas hasta dejar nicamente el programa de instalacin (ventana azul). Instale los otros programas o manuales que desee.Si dispone de un nmero de licencia comercial, digtelo en esta casilla para activar todas las caractersticas de la versin adquirida.

Si no dispone de una licencia comercial, presione ste botn para instalar una versin de demostracin por tiempo ilimitado.

Procedimiento para desinstalar AgroWin.Recuerde producir una copia de seguridad actualizada antes de desinstalar. El procedimiento de desinstalacin de AgroWin remover todos los programas y bases de datos que se instalaron originalmente, Pero el sistema no remover las copias de seguridad u otros archivos que el usuario haya generado por su cuenta. Para desinstalar AgroWin, ejecute los siguientes pasos: Paso 1: Paso 2: Seleccione el Botn Inicio, de la barra de tareas. Seleccione Configuracin.


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Paso 3: Paso 4: Paso 5:

Seleccione Pnel de control. Seleccione el icono de Agregar o quitar programas. En la pestaa de Instalar/Desinstalar, seleccione el rengln correspondiente a AgroWin. Finalmente presione el botn Adicionar o quitar.

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Paso 6:

Las copias de seguridad quedarn en la carpeta de Copias de seguridadde las reas de trabajo que se hayan creado.1

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Instalar nuevamente la aplicacin o actualizarla.Paso 1: Antes de comenzar una instalacin nueva, debe entrar a AgroWin y producir una copia de seguridad actualizada con un nombre asignado por el usuario; por ejemplo asignarle el nombre a la copia 'Datos AgroWin a la fecha, xx/xx/xxxx'. Ver documento electrnico de 'Opciones de mantenimiento' para mas detalles sobre copias de seguridad. Una vez producida la copia de seguridad se debe proceder a desinstalar la versin anterior de AgroWin, siguiendo las instrucciones descritas en Procedimiento para desinstalar AgroWin. Luego proceda a instalar nuevamente AgroWin siguiendo las instrucciones que se detallan en Instalar por primera vez la aplicacin. Entre a AgroWin recin instalado y restaure la ltima copia de seguridad.

Paso 2:

Paso 3: Paso 4:

Ejecutar AgroWin por primera vez.Para ejecutar AgroWin, seleccione el Botn de inicio seleccione , Todos los programasseleccione , la carpeta AgroWin finalmente y seleccione el programa AgroWin . Debido a que la licencia de AgroWin an no ha sido registrada, el sistema presentar una pantalla como la que sigue, indicndole que debe registrar la licencia para obtener su password. Si el sistema ya, ha sido registrado con2 3

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anterioridad, este no le requerir el password y no se mostrar esta ventana.

El Registro.El registro consiste en enviar al proveedor del programa o a InSoft Ltda. la informacin genrica del propietario de la licencia, la informacin del computador donde ha sido instalado el sistema y la identificacin nica para el computador donde fue instalado. El registro de la licencia se puede hacer a travs de Internet o bien a travs de fax o correo ordinario.

Observe su nmero de licencia.

Observe que dispone de 90 das para hacer el registro y conseguir el password.

Paso 1. Seleccione la opcin de registrar la licencia, ya sea por Internet o bien por Fax.

Registro por Internet: En este caso debe activar su conexin y luego presionar el botn Registrar Paso 2: Observe el desde Internet El sistema le . Presione identificador nico de continuar. su computador. solicitar algunos datos, entre los que se destaca el nmero de la licencia y el identificador nico del computador, el cual se encuentra en la ventana de registro. Registro por medio de Fax: Presione el botn de Registrar por medio de faxEl sistema le . solicitar la informacin genrica del propietario de la licencia y le permitir imprimir una carta lista para enviar a su proveedor o bien a InSoft Ltda. Slo frmela y luego despchela. A vuelta de correo (normalmente electrnico) se le enviar el password y regularmente le llegarn e-mailinformativos o ilustrativos acerca del sistema. s

El Password.El password es una clave especial que sirve para indicarle a AgroWin que la licencia es legal para funcionar en el computador. El password le ser enviado a vuelta de correo una vez registre su licencia. El registro se puede hacer directamente por Internet o bien por Fax. Para obtener el password dispone de 90 das contados a partir de la fecha de instalacin por primera vez del sistema. Una vez se obtenga el password, deber ser registrado en la casilla apropiada de la ventana de registro. El sistema entonces quedar autenticado y en lo sucesivo no se volver a presentar esta ventana. Es indispensable que el registro se haga en el computador donde va a quedar definitivamente el sistema. Cada computador tiene un identificador nico y el password que se le enve a vuelta de correo, slo trabajar en conjunto con el nmero de licencia y el identificador del computador. Una vez se presione el botn de continuar, se entrar a la ventana principal del sistema. Ver el captulo ventana Inicial La .


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Configuracin regional.Luego de la ventana de Informacin de Registro el sistema solicitar al , usuario la informacin necesaria para crear el rea de trabajo inicial; para ello debe indicar el pas y configuracin adecuados a su regin y actividad comercial. Una vez indique estos datos, el programa crear un rea de trabajo denominada Area1en la cual se le , recomienda crear su empresa. El sistema tambin crear otra rea de trabajo con un ejemplo ilustrativo. (Para ver el ejemplo presione Ctrl+Alt+W o rea de trabajo].Seleccione de la lista su pas, en caso contrario seleccione Internacional .

Seleccione la configuracin que ms se adece a su actividad comercial.

seleccione [Men Principal > Archivo > Cambiar el

Consideraciones.En Windows NT, 2000 y XP se pueden crear varios usuarios dentro de Windows para que tengan acceso al sistema operativo y se tenga control sobre lo que los usuarios pueden o no hacer. Para que AgroWin funcione correctamente desde cualquier sesin de usuario, es necesario que la sesin tenga privilegios de Administrador. Para trabajar AgroWin en red, remtase al apndice Configuracin para trabajar en modo multiusuario .

Descripcin de los programas y archivos que conforman la aplicacin.La aplicacin est conformada por cinco grupos de archivos.

Programas de AgroWin.Programas necesarios para el funcionamiento de AgroWin. Equivale al conjunto de elementos de software construidos para el almacenamiento, procesamiento y consulta de la informacin.

Ayuda y Documentacin.Son todos los elementos que ayudan al usuario a conocer, aprender y mejorar el manejo de la aplicacin. Est conformada por: manuales electrnicos, ayudas, informacin de ltima hora, recomendaciones y tutores. Muchos de los manuales se encuentran en formato electrnico y pueden ser ledos en la pantalla del computador o bien pueden ser impresos en papel para su consulta.Para leerlos, se pueden consultar de [Inicio de Windows > Programas > AgroWin].

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Sistema de informacin inicial.Banco de Datos para el almacenamiento de la informacin del sistema. All se almacena la informacin digitada por el usuario. En el mundo de la informtica se conoce mejor como la base de datos. Esta ya viene pre-configurada con muchos datos iniciales que le facilitarn al usuario el registro de la informacin.

Programas base para el manejo de datos.Programas necesarios para que AgroWin maneje la informacin almacenada. Estos programas son estndar, o sea que manejan las tablas de datos en un formato con el cual los usuarios podrn acceder a la informacin a travs de otros programas.

Descripcin de directorios, archivos y documentos instalados para la aplicacin.Carpetas de datos.Una vez instalada la aplicacin se encontrar la carpeta C:\Datos AgroWin\Areas de trabajo\ , en la cual se encontrar una carpeta por cada rea de trabajo. Inicialmente el sistema crea un rea de trabajo vaca, llamada rea 1 . As mismo, el sistema crea un conjunto de ejemplos en la carpeta C:\Datos AgroWin\Ejemplos , donde se han creado empresas de ejemplo e ilustracin para los usuarios. Dentro de la carpeta de cada rea de trabajo aparecen 4 carpetas cuyo contenido se describe a continuacin: C:\Datos AgroWin \reas de Trabajo\Area xxx\DB\ En esta carpeta se almacenan todas las tablas que conforman el sistema de informacin actual, O sea los datos de las contabilidades del usuario. Estas tablas y archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos AgroWin \reas de Trabajo\Area xxx\DOC\ En esta carpeta se almacenan todos los certificados y fichas predefinidas para el sistema, los cuales el usuario puede configurar de acuerdo a sus necesidades, tambin se almacenan otros archivos guardados por el usuario como son: Mis contratos, Mis informes ContaExcel, Mis informes grficos, Mis reportes y Mis tablas de datos. Estos archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos AgroWin \Areas de Trabajo\Area xxx\COPIAS DE SEGURIDAD\ Se utiliza para almacenar las copias de seguridad automticas y las copias de seguridad realizadas por el usuario. Ms adelante se explicar el concepto de copias de seguridad. C:\Datos AgroWin \Areas de Trabajo\Area xxx\MIS ARCHIVOS\ Se utiliza para almacenar todos los archivos que el usuario grabe desde AgroWin o ContaExcel, como listados, reportes, grficos, hojas de clculo, etc. Estos archivos no quedan guardados en la copia de seguridad.


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C:\Datos AgroWin\Ejemplos\Ejemplos Empaquetados En esta carpeta se almacenan copias de seguridad de ejemplos varios del sistema.

Carpetas de programas y ayudas.Todos los programas y archivos fijos a esta versin quedarn instalados en la siguiente ruta: C:\Archivos de Programa\InSoft\AgroWin 3\ En esta carpeta se encuentran todas las aplicaciones y documentos de apoyo de AgroWin. Se destacan los siguientes programas: IS_AgroWin.exe El programa ejecutable de AgroWin. IS_ContaExcel.exe La hoja electrnica de clculo de AgroWin. Por medio de funciones simples se puede acceder a toda la informacin del sistema.

Tutor multimedia de AgroWin.Antes de empezar a operar AgroWin, debe entender y aprender a manejar los controles especializados que usa el sistema. Para esto se ha desarrollado un tutor multimedia especial que le va enseando al usuario todo el manejo de AgroWin, los maestros, las operaciones y los conceptos bajo los cuales se rigen. Del buen entendimiento del conjunto de controles y componentes que se explican en el tutor y de todos los textos que describen a cada uno de los controles y su manera de operarlos con mouse o con teclado, depende el buen manejo del sistema. Le recomendamos realizar este tutor cuantas veces lo considere conveniente hasta llegar a memorizar las teclas para el manejo y realizar las diferentes tareas sin titubear. Pasos para ejecutar el Tutor: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Hacer clic sobre el botn de inicio de Windows. Hacer clic en la opcin de programas. Hacer clic en la opcin ContaPyme. Seleccionar Tutor Multimedia. Siempre que desee continuar presione la flecha Siguiente .

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Una vez completado el tutor, se puede empezar a utilizar AgroWin. Para ejecutarlo, simplemente ubquelo en su escritorio y haga doble clic sobre el icono marcado como AgroWin.

Clic para pasar al siguiente video del tutor.

Clic para volver a empezar el video actual.

Clic para pasar al captulo requerido.

Clic para pasar al siguiente video del tutor.

Mayor informacin.Para obtener mayor informacin sobre la instalacin del sistema, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de AgroWin, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet (www.AgroWin.com?descargar). Configuracin para trabajar en modo multiusuario. Cmo compartir recursos en la red?. La versin de AgroWin descargada de Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por tanto deben ser descargados por separado.


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Captulo

3LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIN.Introduccin.Se puede definir un costo, como la valoracin econmica de los recursos sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo. Es de gran importancia entender los costos y su clasificacin. Un usuario que no aprenda a clasificar los costos, difcilmente podr estructurar su empresa y hacerle seguimiento a sus proyectos productivos. Los costos se pueden clasificar por muy diversos criterios: por su funcin, por su comportamiento, por el mtodo de produccin, etc. Cada da se hace ms necesaria la estructuracin de los costos de las empresas de todos los sectores, pues as se obtiene una muy importante fuente de informacin interna que ser de gran utilidad para facilitar las decisiones de cambios, para el control interno y para sortear las eventualidades que se van dando por la competencia y la competitividad misma que tienen que enfrentar las empresas en un medio siempre difcil y cambiante. Tal vez uno de los mayores obstculos para el desarrollo de la competitividad empresarial, es la falta de estructuracin de mtodos adecuados para determinar los costos y las estadsticas en el proceso productivo. El costo es una medida especfica para cada empresa, producto y situacin particular y depende mucho de variables muy cambiantes de una empresa a otra, como pueden ser la organizacin interna, el sistema tecnolgico de produccin, el control y el manejo que se le d a las diferentes situaciones. La empresa vista como un todo puede estar mostrando utilidades, pero tal vez, alguno de los centros de costos de produccin est dando prdidas, o bien, algn centro de costos intermedio

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

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arroje indicadores de gestin deficientes para su promedio, que est influyendo negativamente en las utilidades finales. Cuando se mira el negocio (la finca) como un todo, no se tiene claridad del comportamiento de sus partes. En cambio, cuando se definen bien las diferentes partes de la finca (lotes, planta de procesamiento, maquinaria, administracin, etc), se saben con claridad los costos y los ingresos de esas partes (centros de costos) y se puede hacer un anlisis y control separado para cada una de ellas. Esto puede ser muy til para tener claridad de cunto est costando cada una de las partes componentes de la finca y poder hacer anlisis y/o tomar decisiones respecto a esa informacin.

La contabilidad.En el sentido ms prctico, la contabilidad es la accin de llevar las cuentasMuchas veces se . asume la contabilidad como la parte tributaria, reglamentada y complicada, como en muchos casos sucede en el sector empresarial y gubernamental. Llevar la contabilidad de la finca es el tener registros de informacin ordenada o procesada, de una forma tal que permita hacer anlisis y obtener resultados o informacin para la toma de decisiones. Para llevar las cuentas de la empresa es absolutamente indispensable establecer los mecanismos necesarios para satisfacer los requerimientos de informacin de la administracin y establecer los controles apropiados para hacer que esa informacin sea correcta, confiable y oportuna.

Costos y beneficios de la informacin contable.Cuando se establece por primera vez un sistema de control de gestin, la tentacin inicial es tratar de obtener la mayor cantidad posible de informacin y tratar de conocer cada nmero de cada actividad de la empresa. Sin embargo, es fcil llegar a una sobredosis o exceso de datos, y lo que es peor, que los resultados sean demasiado costosos. El gran desafo para el empresario o administrador es el de decidir cul informacin, tipo de costo e indicadores son de importancia para su negocio y cul informacin es realmente relevante y merece hacer el esfuerzo de coleccionarla y procesarla. Tambin es necesario establecer cul informacin es de inters, pero que por sus costos de recoleccin y procesamiento, no se justifica el esfuerzo de obtenerla. En muchos casos, alguna informacin de mucho inters, pero para una o dos observaciones y no se debe involucrar en un procedimiento permanente. En esto, como en todas las actuaciones del administrador, se debe estar evaluando los costos de hacer algo y los beneficios obtenidos o potenciales que puede reportar ese algo.

La contabilidad de costos en una finca tiene por objetivos: Calcular cunto cuesta la produccin de un determinado producto (produccin por hectrea, produccin por rbol, etc.). Calcular cunto cuesta venderlo. Calcular cunto cuesta prestar un servicio.

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Obtener la informacin necesaria para controlar la produccin. Servir de apoyo para las actividades de planeacin de la empresa. Servir de base para la toma de decisiones con base en los costos. Conocer el costo de mantener cada rea de la empresa. Etc.

Clasificacin de los costos.En este captulo se presentarn mltiples clasificaciones que se le pueden hacer a los costos de la empresa, cada uno mirado desde distintos puntos de vista. Hay muchas variables y metodologas para obtener costos, pero tambin hay muchas clases de costos que es necesario comprender para determinar con claridad cuales de ellos son de inters del administrador para el anlisis del negocio y que se aplican a un tipo de empresa en particular. Una determinada clasificacin de los costos puede servir a algn propsito, pero no ser de utilidad para otros propsitos. Por ello, es importante tener claridad sobre las muchas posibles clasificaciones de los costos, con el fin de saberlos entender y aplicar las clasificaciones apropiadas de acuerdo con los objetivos que se persigan en un momento determinado. Tambin es necesario entender con claridad estas clasificaciones de costos para poder establecer una estructura de costos apropiada para la empresa. Debe quedar claro para el usuario que hay infinidad de tipos y clasificaciones de los costos. Por lo tanto, se har especial nfasis en las clasificaciones que interesan desde el punto de vista de las empresas del sector agropecuario y adems se presentarn algunas otras clasificaciones que son de inters para entendimiento y cultura del lector. Cada que se hace una erogacin en la empresa, se deber clasificar correctamente dentro de una estructura de clasificacin de costos organizada y sistemtica, ya sea por mtodos manuales, o bien, por mtodos computarizados. Si se retoma la definicin de un costo, como valoracin econmica de los recursos la sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivose observa que se hace alusin a dos conceptos intrnsicos del costo: El , recurso sacrificado el productivo y fin . As, para clasificar los costos, ser necesario clasificarlos en primera instancia por estos dos conceptos que lo definen plenamente: Por la naturaleza misma de los recursos sacrificados: Esta clasificacin estructura los costos de acuerdo con la naturaleza misma del recurso. El recurso sacrificado es independiente del proyecto o rea de la empresa en que se utilice. Por ejemplo: salarios, papelera, fertilizantes, mano de obra, etc. Bajo esta clasificacin no se indica el objetivo de la erogacin, nicamente se explica la naturaleza del costo por su cuenta o rubro. Note que la naturaleza de un producto es independiente del uso que se le vaya a dar. Ejemplo: Si los salarios se aplicarn a un proyecto produccin o se llevan al gasto, no es de importancia para este concepto de clasificacin, simplemente sern clasificados por su naturaleza como salarios .


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Por el fin productivo (su proyecto objetivo dentro de la empresa): Esta clasificacin trata de indicar la explicacin o el por qu o para qu de la erogacin. Para qu proyecto o rea de la empresa se ha hecho la erogacin o sacrificio de recursos. En trminos agropecuarios, se debe explicar para cul cultivo de cul lote se han sacrificado los recursos. Las dos variables de clasificacin conforman una matriz muy importante, dentro de la cual se debe catalogar cada costo como sigue:

Clasificacin de los costos Objetivo de de la empresa. costos 1 Concepto de costos A Concepto de costos B Concepto de costos C Concepto de costos D

Objetivo de costos 2



A continuacin se presenta una tabla ejemplo de clasificacin de los costos, nicamente para propsitos didcticos, que presenta algunos conceptos de una estructura de costos de una finca: Clasificacin de los costos Administracin Planta de de la finca. finca beneficio Costos Salarios Mano de obra Insumos y materiales Otros costos $ 300 $ 50 $ 100 $ 200 $ 50 $25 $ 120 $ 20 Cultivo de caf $ 10 $ 500 $ 700 $ 180 Cultivo de maz. $ 10 $ 200 $ 300 $ 70

La matriz de por s, deja mucha informacin y permite disponer de una completa claridad de los costos y de los gastos aplicados a cada una de las reas objetivo de la empresa. En AgroWin, cada que se necesite registrar un gasto o costo, cualquiera que sea, el sistema requerir que se clasifique por concepto de gastos (por su naturaleza) y por su objetivo o propsito (el centro de costos). Por lo anterior, el presente captulo se encargar de explicar en detalle muchos conceptos para la clasificacin y tratamiento de ciertos tipos de costos y el siguiente captulo centros de Los costos encargar de explicar en detalle los centros de costos, su propsito y los conceptos se relacionados.

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Clasificacin de los costos por su naturaleza y por el fin productivo (bidimensional).Como se podr ver a los largo de esta clasificacin, un costo se puede clasificar por muy diversos criterios y puntos de vista. En primera instancia se presentarn cada una de las formas de clasificar los costos comnmente encontradas en la literatura y posteriormente se propondr una clasificacin estructurada de los costos y gastos de la empresa.

Planes contables unidimensionales.Esta clasificacin de los costos debe coincidir con un plan de cuentas de ingresos y egresos de la contabilidad. Sin embargo, muchas legislaciones tributarias exigen planes de cuentas con estructuras monolticas y de una sola dimensin, donde se combinan los conceptos de la naturaleza del gasto y su objetivo indistintamente, lo cual no facilita en algunos pases la correcta clasificacin y entendimiento de la informacin. Desde las primeras contabilidades, se clasificaron los conceptos del gasto mediante una estructura unidimensional denominada el plan de cuentas. As, los contadores se vieron en la necesidad de abrir cuentas de tal forma que discriminaran tanto la clasificacin de los las recursos como los objetivos del gasto. Es as como se definen cuentas de costos de produccin de y gastos se definen cuentas como ,o maquinaria y equipo , etc. Por ejemplo, bajo el esquema unidimensional, la subcuenta de fertilizantes debera estar como hija de la cuenta de costos de produccinpero adems, los fertilizantes tambin se pueden , consumir en el rea social de la finca y por lo tanto all tambin se deber crear la cuenta de fertilizantes. Esto conlleva a un sistema de cuentas redundante. Note en el anterior ejemplo que la clasificacin de Fertilizantes propia del recurso y no es depende de su objetivo o uso en la finca. De otra parte, el que el recurso se lleve a la produccin o al gasto es el objetivo del sacrificio del recurso. El objetivo del gasto es un atributo propio del centro de costos. Todas las imputaciones a un cultivo sern costos de produccin y todas las imputaciones a un centro de costos de rea social de la finca sern gastos. Otro ejemplo muy comn es el de la cuenta de gastos de personalque es necesario definirla , (con todas sus subcuentas) como hija de la cuenta de gastospero como tambin se hacen ; gastos de personal destinado a la produccin, es necesario volver a definirla (con todas sus subcuentas) como hija de la cuenta de Costos indirectos de produccinDe esta forma el plan . de cuentas de una empresa se incrementar y complicar substancialmente bajo el esquema unidimensional. Esta estrategia para definir las cuentas es comnmente utilizada en todos los pases con legislacin al respecto y por todos los programas de contabilidad. Con sistemas tan completos como AgroWin, que incluyen un sencillo sistema de clasificacin de los costos en forma bidimensional (Concepto y centro de costos), se puede simplificar enormemente el plan de cuentas, al solo hacer una clasificacin por la naturaleza misma de los recursos y separadamente determinar los objetivos de costos o centros de costos, a los cuales se les aplicarn los recursos.

AgroWin es compatible con todos los planes de cuentas.No obstante, AgroWin incluye un plan de cuentas acorde a la estructura comnmente utilizada por los contadores, con el fin de facilitar su acercamiento y entendimiento del sistema.


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Se sugiere al usuario entender muy bien que los objetivos de los costos son en s los centros de costos y los recursos sacrificados se clasifican en las cuentas de egresos. De esta forma se evitar tener que crear gran cantidad de cuentas y facilitar su registro y anlisis.

Clasificacin de los costos de acuerdo a su funcin.Tal vez sta es la mas importante de las clasificaciones para el seguimiento de los costos en el sector agrcola. Se puede definir un costo, como valoracin econmica de los recursos sacrificados o la dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo . Es de gran importancia entender los costos y su clasificacin por su funcin. Un usuario que no aprenda a clasificar los costos por su funcin, difcilmente podr estructurar la informacin de su finca y hacerle seguimiento coherente a cada centro de costos. Costo de produccin: Corresponden a este grupo todas las erogaciones destinadas a la transformacin de los recursos (materia prima, mano de obra y otros) en los productos que la empresa o finca va a vender. En las empresas agrcolas de campo se llama costo de produccin a la aplicacin de recursos (mano de obra, insumos y otros) que conduzcan a la obtencin de la cosecha y al proceso de transformacin de la produccin en productos terminados para la venta (post-cosecha). En empresas pecuarias se llama costo de produccin a las aplicaciones de recursos que se realicen a los galpones de aves, a las plantas de concentrados (si se producen en la finca), a los corrales y cercas para los animales, a los animales mismos y a las reas donde se transforman en derivados o productos a vender. En empresas agroindustriales se llama costo de produccin a las aplicaciones de recursos, mano de obra y materiales, a la planta de procesamiento. Gastos empresariales: Son erogaciones de recursos necesarias para mantener en funcionamiento la empresa (finca). Entra en este grupo todos los costos que no son de produccin, pero que son necesarios para el funcionamiento empresarial de la finca. O sea que se agrupan todos los costos originados por el rea administrativa, la logstica y la estrategia empresarial, como son los salarios, prestaciones, bonificaciones, etc., que no hayan sido incluidos en los costos de produccin. Otros gastos administrativos, tambin denominados como gastos generales, son los servicios, los tiles, los elementos de aseo, los arrendamientos, los impuestos, los seguros, etc. En trminos generales se hablar de gastos para todo el grupo de conceptos que conforman los gastos empresariales (administracin, logstica y estrategia) y de costos para todo el grupo de conceptos que se refieren a los costos de produccin.

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Los gastos no estn asociados directamente a un producto especfico, mas bien se asocian a las erogaciones realizadas en periodo de tiempo determinado. Los gastos son indispensables para que pueda haber produccin, pero no quedan incluidos en el producto.

Clasificacin de costos de produccin por su identificacin con un producto, rea o fin productivo.Los costos o erogacin de recursos para la produccin se clasifican en directos o indirectos, respecto a un proceso, producto o rea en particular que se desee costear. Esta clasificacin es solo para los costos de produccin y est dada nicamente por la facilidad que exista de asignarlos o asociarlos a un determinado producto o servicio.

Costos directos de produccin (CDP).Los costos directos son aquellos que se pueden identificar claramente con un rea o producto al que se le pueden imputar (cargar o asignar). Por ejemplo, el aplicar 2 toneladas de fertilizante a un lote de maz. Es claro que el costo de esas dos toneladas de fertilizante es un costo atribuible a la produccin del maz en el lote. En este grupo se clasifica la mano de obra, los insumos y otros gastos empresariales que puedan ser imputados directamente a los productos o reas de produccin de la finca. Por ejemplo, si se pagan honorarios por la asesora sanitaria del galpn de gallinas ponedoras de la finca (es el nico galpn de la finca), se podr establecer que ese costo es directamente imputable a los costos de produccin de huevos. Estos costos son llamados los CDP (Costos directos de produccin).

Costos indirectos de produccin (CIP).Los costos indirectos son aquellas erogaciones en que se incurre en el proceso productivo de la empresa (o finca), pero que no pueden ser clara o fcilmente atribuibles a algn producto o rea en particular, pues ste est asociado con varios o todas las reas o productos. En este grupo se clasifica la mano de obra indirecta, los materiales indirectos, la asistencia tcnica general, los supervisores o patrones de corte, los jefes de produccin, de mantenimiento, y la depreciacin de los activos, entre otros. Sirve de ejemplo de costo de mano de obra indirecta el de una finca ganadera, donde las cercas no pertenecen a ningn potrero especfico (rea de la finca). En este caso los costos en que se incurra por mano de obra para la reparacin y mantenimiento de las cercas se clasificar como un costo indirecto del ganado. Estos son llamados CIP (Costos indirectos de produccin) en el sector agropecuario y CIF (costos indirectos de fabricacin) en el sector manufacturero.


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Recurdese que los costos son directos o indirectos respecto al producto o rea de la finca. Clasificacin de los costos de produccin Costos Directos de Produccin (CDP). Ejemplos:

10 jornales para desyerba del lote los naranjos. 2 toneladas de fertilizante aplicados al lote bajo el . Celador que se contrata exclusivamente para vigilar el lago de peces de la finca: Costo directo al centro de costos Lago.

Costos Indirectos de Produccin (CIP).

Costos del beneficiadero, costos de mantenimiento de canales. Mano de obra para mantenimiento de riegos, etc. Mayordomo, honorarios por servicios de asesora en riegos y manejo de aguas de la finca.

Distribucin o prorrateo de los costos indirectos.No es prctico tratar de asignar costos indirectos a los productos (o centros de costos productores), ya que resulta costoso en operacin y muy dificultoso. Por lo tanto, los CIP se acumulan en recipientes aparte y peridicamente se asignan o prorratean a los diferentes productos producidos, segn el o los criterios que resulten apropiados. En este punto AgroWin es muy fuerte, ya que tiene muchas facilidades para realizar estas distribuciones en forma adecuada, automtica y bajo muchos criterios de distribucin que cumplen con los mas altos requerimientos.

Clasificacin de los costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados.Como se ha explicado, los costos de produccin son todos los recursos sacrificados o consumidos en el proceso productivo. Esos recursos sacrificados se pueden clasificar en tres tipos bsicos: Materiales directos: Son los insumos, materiales, materias primas, partes o piezas que es necesario utilizar o que se consumen en el desarrollo del producto final. Ejemplo: fungicidas, fertilizantes, semillas, materiales de construccin y siembra. Mano de obra directa: Es la mano de obra que se usa directamente en las labores del proceso productivo. Ejemplo: Fumigacin, siembra, recoleccin, desyerbas o limpiezas, podas, castrada, ordeo, etc. Costos indirectos (CIP): Se refieren a la mano de obra, materiales y muchos otros costos que son necesarios para generar el producto durante el proceso productivo, pero que no resulta fcil asignarlos como costos de mano de obra o materiales directos al producto final, o bien, no

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quedan incorporados en el producto final. Ejemplo: mano de obra indirecta, materiales indirectos, pago se servicios tcnicos, seguros de activos productivos. Debe entenderse que para obtener los verdaderos costos de produccin, es necesario acumular los costos indirectos y al final de los periodos (que se establecen de acuerdo a la periodicidad del cultivo) se deben repartir (distribuir o prorratear) entre los productos, de acuerdo con el mejor criterio que se pueda establecer. AgroWin cuenta con muy buenas herramientas para hacer el manejo de distribuciones o prorrateo de costos, ya sea directamente o bien al final de los periodos.

Clasificacin de los gastos empresariales: Gastos administrativos, de ventas y gastos generales.Como se ha explicado, se utiliza la palabra costos para referirse a los recursos que se sacrifican o consumen en la produccin y gastos para los recursos que se utilizan en las labores de administracin, estrategia y logstica para los efectos del funcionamiento de la estructura empresarial de la finca y por consiguiente para alcanzar la produccin. Tambin se incluyen en los gastos, los recursos consumidos para el almacenamiento, la comercializacin y venta de los productos. Generalmente los costos se refieren a un producto o servicio, mientras que los gastos se refieren a un periodo de tiempo.

Gastos de administracin y ventas.Las empresas deben incurrir necesariamente en otros tipos de gastos, que aunque no son de produccin, en el sentido de que no quedan imputados o asignados directamente a los productos, son absolutamente necesarios para el cabal funcionamiento de la empresa. En esta categora se encuentran los gastos de administracin y ventas. Ejemplos: Procurar el financiamiento de los costos y gastos con los socios y los bancos; pagar la tenencia de los libros de contabilidad de la empresa para fines tributarios y de costos; obtener asesora legal para el manejo de la empresa o la sociedad; gastos de representacin al hacer negocios; diseo y produccin de papelera; estudio de tecnologas potencialmente aplicables a los proyectos; capacitacin del personal, etc. Como se puede observar en el ejemplo anterior, todos estos gastos son necesarios para el funcionamiento normal de la empresa, pero no se pueden relacionar con los costos de produccin propiamente dichos. La recoleccin de comprobantes y contabilizacin de los gastos de administracin y ventas son tan importantes como los de produccin, ya que el xito de la empresa tambin est dado por la eficiencia y efectividad de las actividades de administracin y ventas.

Los gastos generales.En esta categora caben todos los gastos que se desarrollan en la empresa, que pueden estar relacionados con la produccin o con la administracin y ventas, pero que no resulta fcil su alineacin a alguno de los dos conceptos. Por ejemplo, un administrador en una empresa agrcola pequea, el cual dedica parte de su tiempo a las actividades productivas y parte de su tiempo a las actividades de administracin y ventas. Esto sucede con muchos otros conceptos,


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en los cuales no es clara la imputacin a los costos indirectos de produccin o a los gastos de administracin y ventas: El pago de la electricidad, el uso del computador, los vehculos, etc. Entonces se puede decir que en algunas empresas, donde es difcil separar los costos indirectos de produccin de los costos de administracin y ventas, se pueden conformar como un solo ente denominado Gastos generales . Gastos generales = Costos indirectos de produccin de difcil relacin con el producto, mas costos de administracin y ventas. En muchas empresas puede establecerse este criterio de consolidacin de estas dos categoras en una solo o bien se pueden tener las tres categoras por separado (Costos indirectos de produccin, gastos de administracin y ventas y la categora de gastos generales a donde se llevarn los costos y/o gastos que no se puedan clasificar en los dos anteriores). AgroWin cuenta con una gran facilidad para hacer este manejo a travs de los distribuidores de costos, donde se puede preestablecer que, por ejemplo, todos los gastos de la gerencia se repartan entre los gastos de administracin y ventas y entre los costos indirectos de produccin en las proporciones que el usuario establezca. Esto har que cada vez menos gastos sean imputados a los gastos generales.

Clasificacin general resumida de los costos y de los gastos.Para poder llevar un registro til y apropiado de la informacin de la finca, es necesario entender que cada egreso, sea costo o gasto, se debe clasificar desde diferentes puntos de vista. Como se ha explicado a los largo de este captulo, hay mltiples conceptos por los que se pueden clasificar los costos. Para facilitar la clasificacin, a continuacin se presenta un cuadro resumen y unificado de clasificacin de los costos por su concepto dentro del funcionamiento de la empresa. Esta clasificacin propuesta presenta los conceptos de clasificacin mas relevantes para el inters que asiste al agricultor. Hay sin embargo muchas formas de clasificar los costos y los gastos y el usuario queda en libertad de establecer su propia clasificacin, acorde a sus criterios y requerimientos de informacin.

Cuadro resumen de los costos y gastos de una empresa destinada a la produccin.Este cuadro es sin embargo una propuesta, que servir de punto de partida para la clasificacin de los costos en la medida en que ellos se produzcan.Costos y gastos de la empresa agrcola Mano de obra Directos Costos de produccin Indirectos Operacionales de Administracin Gastos Operacionales de ventas No operacionales Insumos y materiales

Operacionales Ingresos No operacionales3

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Esta clasificacin es similar a la clasificacin que utiliza por defecto AgroWin, tanto para el plan de cuentas internacional, como para algunos planes de cuentas por pases. La estructura del plan de cuentas en el sistema luce en sus niveles mas agregados as: Cdigo 4 41 42 5 51 52 53 7 71 72 73 74 Cuenta INGRESOS Ingresos operacionales. Ingresos no operacionales. GASTOS Operacionales de administracin. Operacionales de ventas. No operacionales. COSTOS DE PRODUCCIN Materiales e insumos Mano de obra Costos indirectos Contratos de servicios.

Otras clasificaciones de costos:Las clasificaciones siguientes son tambin muy importantes en ciertos contextos y para muchos estudios de costos, pero que inicialmente no son de inters para la clasificacin de los costos requerida en AgroWin.

Clasificacin de los costos de acuerdo con la actividad de la empresa: Costos de produccin: Son los recursos sacrificados o consumidos en el proceso productivo y que finalmente quedan incorporados en el producto. Tambin llamados costos de manufactura o costos de fabricacin. Costos de mercadeo: Tambin llamados costos de distribucin y ventas. Su objetivo es calcular lo que cuesta distribuir un producto, ya sea por parte de la misma empresa que lo produce, o bien, por organizaciones que solo cumplen la labor de distribucin. Se involucran aqu los costos administrativos y financieros. Costos de servicios: Su finalidad es calcular el costo de la prestacin de un servicio donde se incluyen adems los costos administrativos y financieros.


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Clasificacin de los costos de acuerdo con su variabilidad: Costos fijos: Los que permanecen constantes durante el periodo contable y no dependen del volumen de produccin. Costos variables: Los que varan proporcional al volumen de produccin. Costos Semifijos: Aquellos que tiene elementos fijos y variables a la vez.

Clasificacin de los costos de acuerdo con la forma en que se expresen u obtienen los datos: Costos histricos: Cuando la mayora de los datos son reales y se han ido presentando durante el perodo contable, con el objetivo de presentar los estados financieros e informes de costos ejecutados. Costos predeterminados: Los costos se establecen por anticipado, es decir que se calculan antes de que se inicie la produccin. Si la determinacin de esos costos se efecta mediante mtodos tcnicos reconocidos se denominan costos estndar. Si el clculo se efecta por peritos o por mtodos no muy tcnicos, se denominan costos estimados. Costos por absorcin: Todos los costos directos e indirectos, fijos o variables, se consideran como costos inventariables. Todos estos costos se le asignan al producto. Este es el mas ajustado a las normas tributarias en varios pases latinoamericanos. Costeo directo o variable: Todos los costos directos en la produccin o fabricacin y los costos generales variables en la produccin/fabricacin se incluyen como inventariables. Se excluyen de los inventariables los costos generales fijos, y se convierten en costos del periodo en que se incurrieron.

Clasificacin de los costos de acuerdo con el sistema de acumulacin de costos, que est dado por la naturaleza de las operaciones de fabricacin:Esta clasificacin se presenta principalmente en las empresas manufactureras y de servicios. Costos por rdenes de trabajo o de fabricacin (Tambin rdenes de pedido, rdenes de trabajo, etc.). Estos corresponden a las empresas que elaboran sus productos acorde a pedidos u rdenes de produccin de los clientes. Costos por procesos (Empresas de produccin masiva y continua de artculos similares) en donde los costos de los productos se averiguan por perodos.

Tratamiento de tipos de costos segn sus caractersticas econmicas:Esta clasificacin trata de presentar ciertos tipos de sacrificios reales que la empresa debe tener en cuenta para el anlisis y la toma de decisiones. En algunos casos no representan dinero o erogaciones directas y se deben tener en cuenta y en otros casos representan sacrificios ya hechos, pero para ciertos anlisis no deben ser considerados.

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Costos alternativos.Existe la creencia de que costos los que se debe pagar o desembolsar (en dinero) para es adquirir los recursos o usar los activos en un proceso de produccin. Esto conlleva a pensar que el usar activos o recursos con que cuenta la empresa es gratuito. Desde la perspectiva econmica, al utilizarse un recurso del cual la empresa es duea, la empresa puede estar dejando de percibir un beneficio alternativo. Ejemplo: Una finca posee un tractor de su propiedad ya pagado completamente. Se puede estimar que el costo de utilizarlo es nicamente lo gastado en combustibles, lubricantes, llantas y su correspondiente mantenimiento. Mirado desde otro punto de vista, la empresa siempre tendr otras opciones para el tractor, como puede ser alquilarlo para trabajos en otras fincas o bien venderlo y disfrutar de los intereses de ese capital. As pues, al utilizar el tractor en las actividades de la empresa, se est dejando de percibir un ingreso o beneficio y por tanto esto se traduce en un costo alterno o equivalente. De igual forma, si no se tuviese en tractor, el servicio debera pagarse, ya sea en mano de obra o bien en alquiler de otro tractor. El contabilizar los costos alternos, sin embargo, es un poco difcil y obedece a la planificacin, criterios y manejo que un empresario le pueda dar a este tipo de costos. En AgroWin los costos alternos pueden ser manejados, simplemente clasificndolos de tal forma que se puedan obtener informes con costos alternos e informes excluyendo los costos alternos. Esto mismo sucede con la mano de obra familiar en pequeas empresas campesinas o con el salario del mismo dueo de la finca, que al final, deben considerarse tambin como costos alternos de la empresa (mas adelante se presentar el tratamiento que se le debe dar a estos costos).

El costo econmico.Para el anlisis econmico y la toma de decisiones y aun mas, para poder establecer criterios de comparacin entre empresas y proyectos, se deben considerar como costos los egresos reales de caja que se sacrifican para el desarrollo de las actividades, como tambin los costos alternativos. La suma de estas dos categoras de costos se conoce como el costo econmico.

Costos histricos.El costo histrico representa lo que ha sucedido en el pasado pero puede ser irrelevante para lo que se est haciendo o para lo que se piensa hacer en el futuro. Muchas veces el costo histrico juega un papel de suma importancia como referente para la planeacin y/o presupuestacin de las actividades futuras, que al proyectarlo bajo unos determinados criterios pueden representar con acierto los costos futuros de actividades bien definidas. Los costos histricos revueltos de muchas actividades o labores o centros de costos no tienen ningn valor al momento de planear o proyectar. Sin embargo, los costos histricos claramente separados por actividades, rubros, centros de costos o labores, pueden tender a repetirse bajo


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unas mismas circunstancias o marcarse algunas diferencias previsibles de acuerdo a metas o acciones que se tomen para mejorar la productividad o la competitividad de la empresa o bien de acuerdo a las variables econmicas del entorno.

Costos hundidos.Los costos hundidos son costos en que la empresa incurri en el pasado, pero que no se deben tomar en cuenta para ciertos anlisis y toma de decisiones hacia el futuro. Estos costos no afectan los costos de anlisis a futuro, ni pueden ser cambiados por ninguna decisin o evento actual o futuro. Es decir, los costos hundidos son gastos o erogaciones que se han hecho en el pasado, ya consumidos en los procesos productivos, pero que en la actualidad, para la toma de alguna decisin, no representan ningn costo. Por ejemplo, considere que se ha hecho una inversin en la siembra de un cultivo y en su desarrollo. Luego las condiciones econmicas del mercado cambian, haciendo que el costos de lo que falta para terminar de desarrollar el cultivo y su recoleccin, tengan un costo superior al valor de venta de la cosecha. Al hacer el anlisis, el costo inicial de la siembra y mantenimiento no intervendr en la decisin, puesto que estos ya estn hundidos o sacrificados y no son posiblemente recuperables ante ninguna circunstancia. La decisin se debe tomar entonces del anlisis futuro, de si se pierde o se gana con lo que falta para terminar el cultivo y su comercializacin. Como se podr observar, el costo hundido se presenta ante la decisin que hay

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