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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

PLAN DE CONTROL

Versión: 1.3 Fecha de Aprobación: 19/AGO/2014 Código: PA.04.GH.C01

Este documento es propiedad de la Universidad de San Buenaventura Cali, prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización de la Rectoría de la Universidad.

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PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Código: PA.04.GH

PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL

CRITERIO DE CONTROL MÉTODO EQUIPO

REQUERIDO FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

Revisar las hojas de vida y preseleccionar posibles candidatos que se ajusten al perfil del cargo

Hojas de vida de

candidatos

La preselección de los candidatos a ocupar el cargo docente se realiza con base en el grado de ajuste de los requerimientos del perfil del cargo, se debe diligenciar el Formato de Valoración de Hoja de Vida código PA.04.GH.F16 y se preseleccionaran los candidatos que en la valoración alcancen o superen un porcentaje del 80% de los aspectos. De igual forma con el propósito de hacer más efectiva la preselección de los candidatos se debe confirmar con ellos su interés de participar en el proceso, esta confirmación podrá hacerse telefónicamente en donde se le informa los datos básicos del cargo y se registra la decisión en el formato de Formato de Valoración de Hoja de Vida código PA.04.GH.F16. El número de preseleccionados deberá ser al menos de 6 candidatos, salvo en casos que por características específicas del perfil no permita cumplir ésta condición, se podrá tener menos candidatos preseleccionados.

Revisando las hojas de vida de los aspirantes y realizando llamadas de confirmación con los candidatos posibles a preseleccionar.

Computador

Cada que se preseleccionen candidatos al cargo docente

Decano

Formato de Valoración de Hoja de Vida código PA.04.GH.F16


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Realizar prueba de simulación de clase a candidato docente hora catedra

Prueba de simulación

de clase

En ésta se debe evaluar el desempeño del aspirante en relación con el manejo del auditorio, comunicación, lenguaje y conocimientos en las áreas, asignaturas o disciplinas a dictar. Los resultados de la prueba de simulación se registran en el formato de informe de selección PA.04.GH.F17. Esta prueba se realizara únicamente a los docentes hora catedra que se vinculen por primera vez a la institución y que sea solicitada por los directores académicos a través del formato de entrevista

Evaluando cuantitativamente el desempeño de la prueba

No aplica

Cada vez que se realice prueba de simulación

Coordinador Talento Humano

Informe de selección Código PA.04.GH.F17

Realizar entrevista al candidato a cubrir la vacante

Hoja de vida,

entrevista

El aspirante debe demostrar en la entrevista el cumplimiento como mínimo de los requisitos determinados en el perfil del cargo a ocupar. Igualmente se debe evidenciar en la entrevista que tiene las actitudes y aptitudes necesarias para garantizar un óptimo desempeño. Se debe diligenciar el formato de Informe de entrevista personal docente y administrativo código PA.04.GH.F02

Observación y Revisión Documental

No aplica

Cada vez que se realice la Preselección de aspirantes a cargo Docente

Director de Unidad Académica

Formato de Informe de entrevista personal docente y administrativo código PA.04.GH.F02


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Realizar filtro de candidatos con base en los resultados de las entrevistas

Informes de Entrevistas

Se filtraran para continuar el proceso de selección los candidatos que en los resultados de la entrevista alcancen o superen una valoración de 80% de los aspectos evaluados.

Revisando los resultados de las entrevistas

No aplica

Cada que se revisen los resultados de las entrevistas realizadas a los candidatos



Realizar pruebas de selección para el cargo docente

Pruebas de selección

Las pruebas a realizar a los candidatos serán las definidas según el nivel ocupacional. Para el caso de los docentes tiempo completo y medio tiempo las pruebas serán las siguientes: PRUEBA PSICOTÉNICA: Kompe+ Psigma Online ajustada al perfil del cargo ASSESSMENT CENTER: Resolución Problemáticas de la Unidad / Simulación de Clase TÉCNICA: Microsoft Project

Revisando el nivel ocupacional al que pertenece el cargo docente

Computador

Cada que se seleccione personal docente medio tiempo y tiempo completo


Matrices de evaluación de pruebas psicotécnicas, assessment center y técnicas

Elaborar informe de selección código PA.04.GH.F17 por candidato

Informe de selección

El informe de selección debe contener los resultados del total del proceso de selección para idealmente la terna de candidatos más aptos a ocupar el cargo. En casos especiales como docentes hora catedra podrá elaborarse el informe para un único candidato. Los aspectos que incluye el informe están relacionados con valoración de hoja de vida, resultados de las evaluaciones de los candidatos, resumen cualitativo, concepto final, plan de desarrollo y observaciones

Revisando el contenido del informe

Computador

Cada que se realice selección de personal docente


informe de selección código PA.04.GH.F17


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Notificar al asistente de talento Humano la nueva vinculación

Notificación de

vinculación de docente

Se debe remitir al asistente de talento humano el formato de requisición de personal con la información del candidato seleccionado aprobado por el Director de Talento Humano.

Revisando el contenido del correo electrónico y del formato

Computador

Cada que se decida la vinculación de docente

Director de Talento Humano

Formato de solicitud de personal código PA.04.GH.F15

Notificar al docente seleccionado de manera telefónica y soportar a través de correo electrónico los pasos siguientes para terminar el proceso vinculación

Notificación de

vinculación docente

Se debe enviar por correo electrónico y confirmar de manera telefónica los pasos a seguir, los cuales están asociados a la entrega de documentos soportes de la Historia Laboral y el requisito de diligenciamiento de la Hoja de Vida docente a través del SIGU.

A través de correo electrónico y llamada telefónica

Computador

Cada que se decida vincular nuevo docente

Asistente de Talento Humano

Correo electrónico


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Validar en el aplicativo de Hoja de Vida Docente la información registrada versus documentos soportes y entregar carta para realización de exámenes médicos de ingreso

Validación de

documentos soportes

Se debe verificar el cumplimiento en la entrega de los documentos soportes de la hoja de vida docente esta verificación se realiza con base en la información registrada por el mismo docente a través de la aplicación web y contrastando los registros entregados. Solo se podrá dar la opción de cargar a la base de datos la información que está debidamente soportada con los registros físicos o electrónicos requeridos para cada caso.

Revisando los soportes y el aplicativo de hoja de vida docente

Computador

Cada que se reciban documentos soportes de hoja de vida


Aplicativo hoja de vida docente

Asesorar al docente en el diligenciamiento de los formatos de afiliación al SGSS y demás requeridos para la vinculación

Información entregada al docente

Se debe brindar toda la información necesaria al Docente en relación con el diligenciamiento de los formatos de afiliación a la EPS, ARL, AFP y Caja de Compensación Familiar y Asesorar al docente en el diligenciamiento de los formatos de afiliación al SGSS y demás documentos requeridos para la vinculación. Igualmente informar y asesorar sobre el diligenciamiento de la carta de autorización de consignación de cesantías.

Reunión con empleado

No aplica Cada que se vincule un docente

Asistente Talento Humano

Documentos soportes de afiliación a SGSS y autorizaciones firmadas por el Docente


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Entregar información general de la Universidad al nuevo Docente

Información general de la Universidad

Se le debe dar la información general acerca de la Institución al nuevo docente. Informarle acerca de los horarios, beneficios laborales, compensación, normas internas y demás aspectos generales para la adecuada incorporación a la Universidad, relacionados en el Formato de Inducción general a trabajador Código PA.04.GH.F05 numeral 2. “Información general de la institución”. Adicionalmente para los DTC y DMT se les debe brindar la información relacionada con los beneficios consagrados en el pacto colectivo.

Reunión con el nuevo Docente

Computador

Cada que se vincule un nuevo Docente


Formato de Inducción a trabajador PA.04.GH.F05

Revisar que el contrato elaborado corresponda a lo presupuestado y aprobado en sistema ICEBERG

Contratos elaborados

Se debe verificar que la cantidad de contratos elaborados corresponden efectivamente a los aprobados en el presupuestos de cada una de la unidades académicas y / o Administrativas. Es decir antes de la revisión y firma por parte de la Dirección de Talento Humano se debe verificar en el sistema de información lo aprobado para cada unidad en relación con contratación docente y/o administrativos según corresponda

Revisando en el sistema de Información Versus contratos elaborado

Computador

Cada que se elabore un contrato laboral docente o administrativo

Auxiliar de Talento Humano

Contrato laboral revisado


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Revisar el contrato de trabajo y determinar si es necesario realizar ajustes.

Contrato Laboral

Se debe verificar que la información relacionada en el contrato laboral corresponda al empleado a contratar, igualmente verificar el tipo y duración del contrato elaborado según la decisión tomada desde el inicio de la selección del personal (DTC, DMT, DHC). El contrato debe cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad externa e internas de la universidad.

Revisión documental

Computador Cada vez que se contrate un Docente.

Director Talento Humano

Contrato laboral

Garantizar la firma por parte de docente y demás firmantes del contrato

Contrato Laboral

Los contratos laborales de los docentes deben contener las firmas del trabajador, Director de Talento Humano, Decano de la Facultad y Rector de la Seccional.

Revisando el contrato laboral

No aplica

Cada que se elabore contrato laboral


Contrato Laboral


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Revisar las hojas de vida y preseleccionar posibles candidatos que se ajusten al perfil del cargo

Hojas de vida de

candidatos

La preselección de los candidatos a ocupar el cargo se realiza con base en el grado de ajuste de los requerimientos del perfil del cargo, se debe diligenciar el Formato de Valoración de Hoja de Vida código PA.04.GH.F16 y se preseleccionaran los candidatos que en la valoración alcancen o superen un porcentaje del 80% de los aspectos. De igual forma con el propósito de hacer más efectiva la preselección de los candidatos se debe confirmar con ellos su interés de participar en el proceso, esta confirmación podrá hacerse telefónicamente en donde se le informa los datos básicos del cargo y se registra la decisión en el formato de Formato de Valoración de Hoja de Vida código PA.04.GH.F16 El número de preseleccionados deberá ser al menos de 6 candidatos.

Revisando las hojas de vida de los aspirantes y realizando llamadas de confirmación con los candidatos posibles a preseleccionar.

Computador

Cada que se preseleccionen candidatos a Cargos administrativos


Formato de Valoración de Hoja de Vida código PA.04.GH.F16

Realizar entrevista al candidato a cubrir la vacante

Hoja de vida,

entrevista

El aspirante debe demostrar en la entrevista el cumplimiento como mínimo de los requisitos determinados para en el perfil del cargo a ocupar. Igualmente se debe evidenciar en la entrevista que tiene las actitudes y aptitudes necesarias para garantizar un óptimo desempeño. Se debe diligenciar el formato de Informe de entrevista personal docente y administrativo código PA.04.GH.F02

Observación y Revisión Documental

No aplica

Cada vez que se realice la Preselección de aspirantes a cargo Docente

Director de Unidad / Coordinador

Talento Humano



PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Realizar filtro de candidatos con base en los resultados de las entrevistas

Informes de Entrevistas

Se filtraran para continuar el proceso de selección los candidatos que en los resultados de la entrevista alcancen o superen un porcentaje del 80% de los aspectos evaluados. Para el caso de aprendices solo será necesario para su selección el resultado de la entrevista. A su vez el procedimiento se ajustara a los requerimientos puntuales del contrato de aprendizaje. No es necesario la realización pruebas técnicas y/o Psicotécnicas como parte de su proceso de selección.

Revisando los resultados de las entrevistas

Computador

Cada que se revisen los resultados de las entrevistas realizadas a los candidatos



Realizar pruebas de selección para el cargo administrativo

Prueba de selección

Las pruebas a realizar a los candidatos están definidas según el nivel ocupacional de la siguiente manera : Nivel Alta Dirección Prueba psicotécnica: Alpha+ Psigma Online ajustada al perfil del cargo, Assessment Center : Batería Completa, Prueba Técnica : Inglés Nivel Dirección Académico Administrativa: Prueba psicotécnica: Alpha+ Psigma Online ajustada al perfil del cargo, Assessment Center : Caso de Planeación y Resolución Problemáticas de la Unidad, Prueba Técnica : Inglés Nivel Profesional Académico Administrativo: Prueba psicotécnica: Alpha+ Psigma Online ajustada al perfil del cargo, Assessment Center : Caso de Planeación y Resolución Problemáticas de la Unidad, Prueba Técnica : Inglés / Project

Revisando la matriz de pruebas por nivel ocupacional y definiendo según el cargo vacante

No aplica

Cada que se realicen pruebas de selección del personal


Pruebas aplicadas según nivel ocupacional


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Realizar pruebas de selección para el cargo administrativo

Prueba de selección

Nivel Profesional de Apoyo: Prueba psicotécnica: Kompe+ Psigma Online ajustada al perfil del cargo, Assessment Center : Resolución Problemáticas de la Unidad / Simulación de Clase Docente, Prueba Técnica : Project Nivel Asistencial: Prueba psicotécnica: Wartegg / AMAS / NEGO (Opcional), Prueba Técnica : Office / Ortografía / Dicción / Propia del Cargo Nivel Operativo: Prueba psicotécnica: Wartegg, Prueba técnica: propia del cargo

Revisando la matriz de pruebas por nivel ocupacional y definiendo según el cargo vacante

No aplica

Cada que se realicen pruebas de selección del personal


Pruebas aplicadas según nivel ocupacional

Elaborar informe de selección código PA.04.GH.F17 por candidato y enviar al Director de Talento Humano

Informe de selección

El informe de selección debe contener los resultados del total del proceso de selección para mínimo la terna de candidatos más aptos a ocupar el cargo. Los aspectos que incluye el informe están relacionados con valoración de hoja de vida, resultados de las evaluaciones de los candidatos, resumen cualitativo, concepto final, plan de desarrollo y observaciones


Computador

Cada que se realice la selección de personal administrativo


Informe de selección código PA.04.GH.F17

Notificar al asistente de talento Humano la nueva vinculación por correo electrónico

Notificación de vinculación personal administrativo

Se debe remitir al asistente de talento humano el formato de requisición de personal con la información del candidato seleccionado aprobado por el Director de Talento Humano

Revisando el contenido del correo electrónico y del formato

Computador

Cada que se decida la vinculación de personal administrativo


Formato de solicitud de personal código PA.04.GH.F15


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Notificar a la persona seleccionada de manera telefónica y correo electrónico los pasos siguientes para terminar el proceso vinculación.

Notificación de vinculación docente

Se debe enviar por correo electrónico y confirmar de manera telefónica los pasos a seguir, los cuales están asociados a la entrega de documentos soportes de la Historia Laboral y demás requisitos necesarios para la contratación.

A través de correo electrónico y llamada telefónica

Computador

Cada que se decida vincular nuevo docente


Correo electrónico

Validar la información registrada en los sistemas de información versus documentos soportes entregados y entregar carta para realización de exámenes médicos de ingreso

Validación de documentos soportes

Se debe verificar el cumplimiento en la entrega de los documentos soportes de la hoja de vida docente esta verificación se realiza con base en la información registrada en los sistemas de información de la universidad, la hoja de vida del trabajador y los registros entregados.

Revisando los soportes

Computador

Cada que se reciban documentos soportes de hoja de vida


Registro en sistemas de información de la Universidad


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Asesorar al trabajador en el diligenciamiento de los formatos de afiliación al SGSS y demás requeridos para la vinculación

Información entregada al trabajador

Se debe brindar toda la información necesaria al trabajador en relación con el diligenciamiento de los formatos de afiliación a la seguridad social, EPS, ARL, AFP y Caja de Compensación Familiar y Asesorar al trabajador en el diligenciamiento de los formatos de afiliación al SGSS y demás documentos requeridos para la vinculación. Igualmente informar y asesorar sobre el diligenciamiento de la carta de autorización de consignación de cesantías.

Reunión con trabajador

No aplica Cada que se vincule un docente


Documentos soportes de afiliación a SGSS y autorizaciones firmadas por el Docente

Entregar información general de la Universidad al nuevo trabajador

Información general de la Universidad

Se le debe dar la información general acerca de la Institución al nuevo trabajador. Informarle acerca de los horarios, beneficios laborales, compensación, normas internas y demás aspectos generales para la adecuada incorporación a la Universidad, relacionados en el Formato de Inducción general a trabajador Código PA.04.GH.F05 numeral 2. “Información general de la institución”.

Reunión con el nuevo trabajador

Computador

Cada que se vincule un nuevo trabajador



Revisar el contrato de trabajo y determinar si es necesario realizar ajustes

Contrato Laboral

Se debe verificar que la información relacionada en el contrato laboral corresponda al empleado a contratar, igualmente verificar el tipo y duración del contrato elaborado según la decisión tomada desde el inicio de la selección del personal. El contrato debe cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad externa e internas de la universidad.

Revisión documental

Computador Cada vez que se contrate un Docente.


Contrato laboral


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Garantizar la firma por parte del trabajador y demás firmantes del contrato

Contrato Laboral

Los contratos laborales de personal administrativo deben contener las firmas del trabajador, Director de Talento Humano y Rector de la Seccional.

Revisando el contrato laboral

No aplica

Cada que se elabore contrato laboral


Contrato Laboral

Realizar inducción general al nuevo trabajador

Inducción general al trabajador

En la inducción general se debe proporcionar información básica al empleado que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Igualmente se realiza una actividad de enganche emocional la cual permita generar una conexión con la plataforma estratégica de la institución – naturaleza, historia de la, valores institucionales, misión, visión y objetivos, políticas y, Gestión de calidad de la universidad.

Reunión con el trabajador

Computador Cada vez que se vincule personal.


Formato de asistencia Inducción/formación/capacitación–Talento Humano Código PA.04.GH.F06

Realizar inducción especifica del cargo al trabajador

Inducción específica del cargo

En la inducción específica del cargo debe proporcionar información puntual de las responsabilidades del empleado, procesos y procedimientos en los cuales participa, unidades relacionadas con el desarrollo de las actividades inherentes al cargo y demás instrucciones necesarias para el desempeño adecuado del trabajador.

Reunión con el trabajador

No aplica

Cada vez que vincule, traslade o promueva un trabajador.

Jefe inmediato del trabajador



PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Determinar la aprobación de la solicitud con base en los criterios definidos

Solicitud de capacitación

La aprobación de la solicitud se realiza a partir de la revisión del formato y básicamente con base en los criterios establecidos de pertinencia e impacto de la capacitación solicitada. La aprobación o no de la capacitación queda registrada en el mismo formato de solicitud.

Revisando las solicitudes de capacitación

No aplica

Cada que se reciban solicitudes de capacitación


Formato de Solicitud de

Capacitación

Estructurar la malla curricular de formación y capacitación de los trabajadores con base en el análisis de los resultados de las evaluaciones

Malla curricular de formación y capacitación de trabajadores

Debe tener la definición conceptual con la que se van abordar los temas de formación y capacitación, plantear con claridad una estructura para impartir los temas según los grupos objetivos y el total de la población laboral según las necesidades y resultados de las evaluaciones.

Revisando la malla curricular

No aplica

Cada que se diseñe la malla curricular


Programa de Formación y Capacitación

Evaluar el cumplimiento de los objetivos del programa de formación y capacitación

Programa de Capacitación

La evaluación del programa de formación y capacitación debe hacerse con base en los objetivos establecidos para el mismo y para cada una de las actividades incluidas en este. Igualmente la pertinencia de las actividades propuestas y la percepción de los participantes a cada una de las actividades ejecutas. Igualmente debe evaluarse la eficacia del programa de capacitación y formación en relación con los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridas por el personal y su aplicación en el desarrollo de las responsabilidades y actividades del cargo que desempeñan.

Revisando el programa de formación y capacitación y los resultados de la ejecución.

No aplica Anual Coordinador

Talento Humano

Informe de formación y capacitación


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Elaborar informe de formación y capacitación


El informe debe contener los resultados de la ejecución del programa de capacitación anual y las capacitaciones aprobadas a través de solicitud expresa del jefe inmediato. De igual forma se debe incluir las evaluaciones de las acciones implementadas (impacto en la ejecución) apoyándose con gráficas y cálculo de indicadores.


Computador Anual Coordinador

Talento Humano


Verificar si la carga académica propuesta se ajusta a lo proyectado en la nómina docente

Nómina docente de cada programa

Se debe verificar que cada uno de los docentes en estado de propuestos se encuentren en el proyecto de nómina de cada programa y que no excedan el número de horas máximo establecido

Revisando los proyectos de nómina entregados por los programas vs. la carga académica en estado propuesto para aprobar

Computador

Cada vez que se vaya a aprobar carga académica docente


Reporte de Carga

académica aprobada

Ingresar en el sistema de Iceberg todas las novedades de nómina de los docentes Hora Cátedra debidamente soportadas y autorizadas

Documentos soporte de novedades de nómina

Verificar que cada uno de los documentos entregados, tales como: soportes de Ingresos, retiros, cambios de salario, cambio de EPS, de AFP, incapacidades, licencias, embargos, aportes voluntarios, Créditos, aportes al Fondo de Empleado, y cualquier otro pago que se vaya a realizar al empleado, estén debidamente diligenciados y autorizados por la unidad correspondiente.

Revisando los documentos entregados por la unidad que diligencie la novedad

Computador Cada vez que se reciba una novedad

Asistente de Nómina

Novedades registradas en

sistema ICEBERG


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Generar archivo en PDF de horarios de cada docente a través del Módulo Acad del Sistema Iceberg

Reporte distribución de horarios de docentes en cada programa académico

Se debe revisar que el horario diario asignado al docente por cada programa al cual este adscrito en el proyecto de nómina coincida con la carga académica aprobada en el sistema ICEBERG

Revisando de forma comparativa el reporte generado por el sistema (distribución horarios) Vs. El horario de cada docente día por día.

Computador

Una vez al inicio de cada semestre (en la primera nómina)


Planilla de con distribución horarios Informe de horarios académicos

Revisar en Excel la carga académica aprobada

Reporte alfabético generado del sistema y Carga académica en Excel.

Se debe revisar la asignación horaria aprobada para cada docente en el mes, las novedades de inicio y terminación de cátedras

Revisando los reportes generados por el sistema Vs. Control de nóminas anteriores en Excel.

No aplica

Cada vez que se vaya a realizar el pago de nómina a docentes hora cátedra

Coordinador de Nómina

Reporte de carga académica de docentes según horarios

Revisar los soportes de inasistencias suministrados por Talento Humano

Reporte de las inasistencias a clase docentes

Se debe verificar que los soportes de incapacidades y permisos coincidan con las fechas registradas para cada docente por concepto de inasistencias.

Revisando el reporte generado por el sistema Vs. Soportes recibidos por talento humano o por los programas, vía mail.

No aplica

Cada vez que se vaya a realizar el pago de nómina a docentes hora cátedra


Reporte de inasistencias a clases docente


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Verificar si existen inconsistencias en el cálculo para pagos y descuentos en la liquidación de la nómina de Docentes Hora Cátedra

Reportes generados de la liquidación de la nómina

Se debe confrontar los reportes generados por el sistema y el control de cálculos en Excel. La información a revisar corresponde a la liquidación de pagos y descuentos tales como: salarios, seguridad social, rete fuente, bonificaciones, comisiones, créditos, aportes voluntarios, embargos, medicina pre-pagada, seguros de vida, fondo de empleados.

Revisando los reportes generados por el sistema y Control de cálculos en Excel.

Computador

Cada vez que se vaya a realizar un pago de nómina docente

Coordinador de nomina

Planillas de nómina Reportes de liquidación de nómina

Revisar si se presentaron inconsistencias en el cálculo de la seguridad social y parafiscal en la liquidación de nómina Docente Hora Cátedra

Liquidación de aportes realizados por el sistema para cada empleado

Se debe verificar que los cálculos patronales de seguridad social, parafiscales, riesgos profesionales estén correctos según los requisitos establecidos por la ley y la Universidad para tal fin. Igualmente se debe verificar la información de las entidades receptoras de los respectivos pagos

Revisando de los reportes generados por el sistema Vs. Control de cálculos en Excel.

Computador

Cada vez que se vaya a realizar un pago de nómina Docente Hora Cátedra


Reporte Resumen patronal liquidado


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Verificar si la información del reporte generado por el sistema para pago de autoliquidación de aportes de los Docentes Hora Cátedra es correcta

Reporte para pago de autoliquidación de aportes

Se deben verificar el correcto cálculo de los valores a pagar por pensión, salud (empleado – empleador), parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION), riesgos profesionales. Igualmente se debe verificar que se incluyan todas la novedades de ingresos, retiros, y variaciones en el IBC de todos los Docentes Hora Cátedras para el periodo a pagar

Revisando la información de los reportes para el pago de autoliquidación Vs. Acumulado Unificado en Excel.

Computador

Cada vez que se realice el pago de la seguridad social


Planilla integrada de autoliquidación de aportes.

Registrar a través del módulo de nómina del Sistema de ICEBERG todas las novedades debidamente soportadas y autorizadas de los empleados administrativos, tiempo completo y medio tiempo

Documentos soporte de novedades de nómina

Verificar que cada uno de los documentos entregados, tales como: soportes de Ingresos, retiros, cambios de salario, cambio de EPS, de AFP, incapacidades, licencias, embargos, aportes voluntarios, Créditos, aportes al Fondo de Empleado, horas extras, recargos nocturnos y cualquier otro pago que se vaya a realizar al empleado, estén debidamente diligenciados y autorizados por la unidad correspondiente.

Revisando los documentos entregados por la unidad que diligencie la novedad

Computador Cada vez que se reciba una novedad

Auxiliar Administrativo

Novedades registradas en

sistema ICEBERG


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Verificar si existen inconsistencias en el cálculo para pagos y descuentos

Reportes generados de la liquidación de la nómina

Se debe confrontar los reportes generados por el sistema y el control de cálculos en Excel. La información a revisar corresponde a la liquidación de pagos y descuentos tales como: salarios, seguridad social, rete fuente, horas extras, recargos nocturnos, bonificaciones, comisiones, créditos, aportes voluntarios, embargos, medicina pre-pagada, seguros de vida, fondo de empleados.

Revisando los reportes generados por el sistema y Control de cálculos en Excel.

Computador- Sistema ICEBERG

Cada vez que se vaya a realizar un pago de nómina a empleados


Planillas de nómina y reportes de liquidación de nómina

Verificar si se presentaron inconsistencias en el cálculo de los patronales

Los cálculos realizados por el sistema para cada empleado

Se debe verificar que los cálculos patronales de seguridad social, parafiscales, riesgos profesionales estén correctos según los requisitos establecidos por la ley y la Universidad para tal fin. Igualmente se debe verificar la información de las entidades receptoras de los respectivos pagos

Revisando de los reportes generados por el sistema Vs. Control de cálculos en Excel.

Computador

Cada vez que se vaya a realizar un pago de nómina a empleados


Reporte Resumen patronal liquidado

Verificar si la información del reporte generado por el sistema para pago de autoliquidación de aportes es correcta

Reporte para pago de autoliquidación de aportes

Se deben verificar el correcto cálculo de los valores a pagar por pensión, salud (empleado – empleador), parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION), riesgos profesionales. Igualmente se debe verificar que se incluyan todas la novedades de ingresos, retiros, y variaciones en el IBC de todos los empleados para el periodo a pagar

Revisando la información de los reportes para el pago de autoliquidación Vs. Acumulado Unificado en Excel.

Computador con conexión a

internet

Cada vez que se realice el pago de la seguridad social


Planilla integrada de

autoliquidación de aportes.


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Recibir la notificación de desvinculación del trabajador

Notificación de desvinculación

La notificaciones de desvinculación están asociadas a: Resolución de pensión por vejez o invalidez, carta de retiro voluntario del trabajador, Terminación del contrato para vinculados a término fijo, notificación de la Rectoría o acta de defunción para trabajadores fallecidos.

Revisando los documentos o mecanismos mediante el cual se notifica la desvinculación

No aplica

Cada que se recibe

notificación de

desvinculación de

trabajador


Carta de notificación de desvinculación y/o resolución de pensión

Entregar al trabajador la carta de desvinculación

Carta de terminación de contrato

Se debe formalizar la decisión institucional de desvinculación o terminación de contrato a través de una carta en la cual se relacione la fecha de desvinculación.

Entregando comunicación a trabajador desvinculado.

No aplica. Cada vez que se desvincule un empleado.

Director de Talento Humano.

Copia de comunicación firmada por el empleado.

Elaborar los documentos adjuntos para entregar con la liquidación

Documentos anexos a liquidación.

Los documentos a anexar a la liquidación del empleado desvinculado son: Autorización de retiro de cesantías, certificado laboral. Adicionalmente para los cargos administrativos, y DTC y DMT, se debe entregar la carta de autorización para examen médico de retiro.

Revisando los documentos anexos de la liquidación.

Computador

Cada vez que se presente el retiro de un empleado.

Secretaria y Asistente de

Talento Humano.

Copia de los documentos anexos firmados por empleado.

Calcular el valor de la liquidación financiera por terminación de contrato del trabajador a desvincular

La Liquidación financiera de prestaciones sociales.

Se debe revisar la información recibida de Talento Humano e identificar la modalidad de retiro para definir los montos a cancelar en la liquidación. Los valores deben corresponder al resultado de la aplicación de las formulas definidas en la normatividad legal vigente según el tipo de desvinculación.

Revisión Documental y aplicación de fórmulas.

Computador

Cada vez que se presente la desvinculación de un empleado.

Coordinador de Nómina.

Liquidación Financiera de prestaciones sociales de empleado desvinculado.


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Entregar al trabajador desvinculado y/o su representante legal (en caso de fallecimiento o no poder reclamar personalmente) la liquidación y copia de documentos para su firma

Documentación para retiro detallada en el procedimiento y liquidación financiera de prestaciones sociales.

Se debe verificar que el trabajador retirado o su representante (en caso de existir autorización) entreguen las copias firmadas de los documentos y soportes de la liquidación financiera, como evidencia de recibo a satisfacción.

Revisión Documental.

No aplica.

Cada vez que entreguen liquidaciones de prestaciones sociales por desvinculación

Auxiliar Administrativo

Tesorería

Copia de los documentos de retiro y liquidación firmados.

Presentar propuesta de programación para el desarrollo de la evaluación del desempeño del personal administrativo

Programación de la evaluación del desempeño personal administrativo

La programación para el desarrollo de la evaluación del desempeño debe contener como mínimo la descripción de las actividades a ejecutar, los tiempos a destinar para cada una de las actividades, los responsables de la ejecución. Igualmente dentro de la programación se debe contemplar una actividad relacionada con la socialización de la metodología a ejecutar para la evaluación a todos los públicos objetivos de la misma.

Revisando el contenido del programa de evaluación del desempeño personal administrativo

Computador Anual Coordinador

Talento Humano

Programa de evaluación del desempeño personal administrativo


PLAN DE CONTROL



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PUNTOS CRÍTICOS DE

CONTROL

OBJETO DE CONTROL



Elaborar el informe de evaluación del desempeño personal administrativo

Informe de evaluación del desempeño del personal administrativo

Debe contener el análisis estadístico de la aplicación, casos críticos o de bajo desempeño y resultados sobresalientes. Igualmente debe permitir realizar análisis por unidades de la Universidad.

Revisando el informe de evaluación del desempeño personal administrativo

Computador Anual Coordinador de

Talento Humano

Informe de evaluación del desempeño personal administrativo

Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 15/AGO/2014 Firma:

Elaboró: Diego Fernando Torres Gaviria Cargo: Coordinador Talento Humano Fecha: 14/AGO/2014 Firma:

Aprobó: Yaneth Díaz Campo Cargo: Directora de Talento Humano Fecha: 19/AGO/2014 Firma:

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