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Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

CONSULTORíA PARA EL DESARROLLO DEL MANUAL DE

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - MAPRO DEL MINJUS

Entregable: Propuesta de Alternativas de Rediseño de Procesos

Área: DM / Consejo Nacional de Polftica Criminal

Setiembre, 2014

Versión 1

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Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Política Criminal

TABLA DE VERSIONES DEL DOCUMENTO

Versión Fecha PERSONA .QUE PERSONA QUE REVISA ..

ELABORA -

V1 15/0912014 José Luis Asorza S. Maria del Pilar Arrese

c. Vásquez G.

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Pág. 2




Contenido Entregable: Propuesta de Alternativas de Rediseño de Procesos ......................... 1

Área: DM I Consejo Nacional de Política Criminal ........................................ 1

TABLA DE VERSIONES DEL DOCUMENTO .........................•...................•......... 2

Contenido ..•.......................••......................................•.•.•.................. 3

Introducción ..•....•.....•.....•.........•......••................................................ 5

1 Oportunidades de Mejora Identificadas en la Unidad Organizacional. .............. 6

2 Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio .....••.. 7

3 Listado de Procesos y Procedimientos Rediseñados (MAPRO To-Be) ................ 8

4 Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO ......................................... 9

Mapa de Macro Procesos Rediseñado .............••........••••....................•.•...... 9

5 Diagrama de Procesos Rediseñados - Nivel 1 .......................................... 10

Diagrama de Procesos Rediseñado .................•........................................ 10

6 Diagrama de Interacción entre los distintos Macro Procesos (Modelo de Operación) .................................................................................. 11

7 Ficha de Caracterización de Procesos Rediseñados .................................. 12

7.4 DM.CNPC.P01 - Proceso de Planificación Operativa ........................... 12

7.5 DM.CNPC.P02 - Proceso de Sesión de Consejo .................................. 14

7.6 DM.CNPC.P03 - Proceso de Comunicación Documentaria Interna ........... 19

8 Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para Actividades y Tareas ....................................................................................... 21

__ ~-=---, 8.4 DM.CNPC.P02 - Sesión de Consejo ............................................... 21

..... ""~Ju,,'" 8.4.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSi) .................... '" ..........•...... 21 )' Ot.'fcchm HUllla,lO'

8.4.2 Diagrama de Flujo de Actividades (BPMN v2.0) ................................ 22

8.4.3 Tablas ASME para Actividades ................................. '" ................. 23 C. Vásquez G. 8.4.4 Diagrama de Flujo de Tareas (ANSI) ....................................•........ 28

8.4.5 Diagrama de Flujo de Tareas (BPMN v2.0) ...................................... 29

8.4.6 Instructivo para las Tareas .....................................................•.. 30

8.4.7 Tablas ASME para Tareas .......................................................... 34

9 Plan de Implementación de Nuevos Procesos a Corto, Mediano y Largo Plazo .. .41

--4 __ ~Tn Cronograma Sugerido de Implementación del Rediseño .........•................... 42

LJJ::;;':;"";;---.::-t Plan de gestión de cambios (identificación de riesgos) ............................. .43

Lr..:':';::';;-~

11.1 Personas Autorizadas para solicitar cambios al Cronograma ................. 43

11.2 Personas Autorizadas para aprobar cambios al Cronograma ................. 43

11.3 Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma ...•.•............•... 43

11.4 Criterios para determinar Desviaciones Significativas en los Plazos ........ 43

11.5 Matriz de Riesgos del Proyecto ....•.•...........................................• 44

11.6 Anexo 1: Formato de Acta de Reunión del Comité .......•............•...... .45

ACTA DE REUNiÓN DEL COMITÉ TECNICO DEL PROYECTO - No. X ............ .45

Primer Entregable Pág. 3

t


Rediseño y MAPRO - To Be de DM / Consejo Nacional de Política Criminal


11.7 Anexo 2: Formato de Solicitud de Cambios .................................... .46

SOLICITUD DE CAMBIO - "Servicio de Consultoría para ......... " ...................... 46

Propuestas de Cambios Aprobados: ...................................................... 46

Sustento de Cambios no Aprobados ..... ................................................. 46

12 Firmas ....................................................................................... 47

c. Vásquez G.

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Introducción


El Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (MINJUS), al igual que todas las instituciones del gobierno, tiene como marco de acción los lineamientos de transformación para la modernización del Estado, y se encuentra en un proceso de reforma interna con la finalidad de orientar su gestión hacia la trasparencia y el servicio al ciudadano, buscando obtener mayores niveles de eficiencia y calidad en la prestación de sus servicios. En este sentido, para este año y entre otras cosas, el MINJUS viene orientando sus acciones hacia el diseño e implantación de un modelo de gestión por procesos bajo un enfoque integrado.

El presente trabajo tiene como finalidad revisar, actualizar, diagnosticar y diseñar la mejor alternativa de optimización de procesos del MINJUS y la elaboración de su correspondiente Manual de Procesos y Procedimientos - MAPRO propuesto (rediseñado).

El objetivo de la optimización y/o rediseño busca identificar oportunidades de mejora en la ejecución de los procesos / procedimientos, e identificar además, las actividades en las que se pueda aplicar las tecnologías de información para una futura automatización de los procesos.

__ .--bos componentes del trabajo son principalmente tres: Mmi<\c~Ju"k" 1. Sensibilización, capacitación y transferencia de conocimientos metodológicos o;~~";:~OE y aspectos técnicos referidos a una gestión por procesos. ~c::y 2. Mapeo, diagnóstico y caracterización de los procesos - MAPRO AS IS.

e V• zG 3. Rediseño y/u optimización de los procesos - MAPRO TO BE . • asque .

Este documento corresponde al Entregable del Servicio, y contempla una Propuesta de Alternativas de Rediseño de Procesos de cada Unidad Organizacional del MINJUS.

El presente documento contiene, entre otros, los siguientes elementos:

• Oportunidades de Mejora Identificadas en la Unidad Organizacional. • Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio.

Listado de procesos y procedimientos rediseñados (MAPRO To-Be). Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO. Diagrama de Interacción entre los distintos Procesos Rediseñados. Diagramas de Procesos Rediseñados - Nivel 1. Ficha de Caracterización de Procesos Rediseñados. Diagrama de Sub Procesos Rediseñados - Nivel 2. Ficha de Caracterización de Sub Procesos Rediseñados. Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para Actividades y Tareas.

• Plan de Implementación de nuevos procesos a corto, mediano y largo plazo. Cronograma Sugerido de Implementación del Rediseño. Plan de Gestión de Cambios (Identificación de Riesgos).




1 Oportunidades de Mejora Organizacional

Identificadas en la


Unidad

Las Oportunidades de Mejora identificadas en los procesos del AS-IS son las siguientes:

Hallazgos relevados en el As-Is

El actual sistema informático de Gestión Documentaria (SISTRA) con el que cuenta la DGPCP, les permite realizar el seguimiento del trámite documentario tanto en mensajería como en mesa de partes, más no les permite adjuntar documentos digitales, de manera que éstos puedan fluir de manera electrónica.

Para algunos procesos estratégicos y de soporte, existe la oportunidad de estandarizarlos con los de otras Unidades Organizacionales que realizan los mismos procesos, como es el caso de Planificación Operativa (Elaboración del Plan Operativo Institucional).

Demora en el flujo de información.

Opor,tunidades de Mejorá

Implementar el nuevo Sistema de Gestión Documentaria (SGD) que permita adjuntar documentos electrónicos y que ellos fluyan hacia el interior del MINJUS sin la necesidad del envío de documentos físicos (excepto para casos especiales, como los confidenciales), podría ahorrar tiempo y papel cambiando el procedimiento de envío y recepción de documentos de forma electrónica. Así mismo dicho sistema debe contemplar la firma electrónica a fin de otorgar seguridad a dichos documentos.

Renombrar y caracterizar los procesos estratégicos y de soporte comunes entre la Alta Dirección, a fin de establecer una forma de trabajo homogénea que propicie la eficiencia operativa.

Si se diseñara un procedimiento estándar para el traslado interno entre Unidades Organizacionales de documentos y se considerara el envío electrónico del mismo con sus anexos y firmas electrónicas, podría reducirse el tiempo de espera de respuesta y atención de documentos internos y se reduciría

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Proceso de mejora en

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Pnmer Entregable

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J. BlISr¡¡man~M. Pág. 6

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Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Polítiéa Criminal

2 Cambios Propuestos a los Procesos y Procedimientos AS IS y su Beneficio


A continuación se describe el Llstado de procesos y procedimientos actuales (MAPRO As-Is) señalando sus oportunidades de mejora y/u oportunidades de automatización, las soluciones a aplicar y los beneficios a adquirir.

" " ., ~~. . ._1~~. ... ~, > 7 , Oportunidad de mejora y/u, I

,. o" . ~ .'

"

Sub- proceso; : Procedimiento O'portunida!:l de Automatizadón Soludón ,.

Macro-Proceso Proceso , " . . '''I~,~; . Benefido

Existe la oportunidad de estandarizar Crear un proceso estándar para todas las este proceso para todas las Unidades Unidades Organizadonales que realizan la • Establecer formas de trabajo

Planificadón Operativa - - - Organizadonales que realizan la Formuladón de la Planificación Operati~a homogéneas permite evitar errores y Formulación de la Planificación propicia la efidencia operativa. Operativa Institucional. Institudonal.

Crear un proceso estándar para todas las

En el MAPRO AS-Is se ha identificado la Unidades Organizacionales que realizan

oportunidad de mejora con relación a la Comunicación Documentaria Interna, los cuales corresponderán a la interacción con firma del Acta de Sesión, ya que está la DGPCP y sus unidades orgánicas • Establecer formas de trabajo

Planificación y era firmada posterior a la Sesión. Por dependientes para la adecuada ejecución de homogéneas permite evitar errores y Supervisión de la Sesión de Consejo

Procedimiento de otro lado existe la oportunidad de sus actividades. propicia la efidencia operativa.

Política Criminal del - Sesión de Consejo caracterizar y estandarizar con otras • Ahorro de tiempo, papel y dinero, Estos procesos deberán utilizar el nuevo Estado Unidades Orgánicas los procesos Sistema de Gestión Documentaria (SGD) que reemplazando los documentos físicos

Comunicación Documentaria Interna permita adjuntar documentos electrónicos y por documentos electrónicos. como proceso de Apoyo y Soporte del

que ellos fluyan hacia el interior del MINJUS CNPC. sin la necesidad del envío de documentos físicos.

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M~J , de JU1(icia

l'Dere ~ Humanos

OF/{.~rr~~l \ DE T~C#. GIAS DEINFO IÓN

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-----------------.--Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


3 Listado de Procesos y Procedimientos Rediseñados (MAPRO To-Be)

El presente cuadro describe la estructura de procesos rediseñada propuesta. Contiene los macro procesos, los procesos y sub procesos, asi como sus procedimientos.

Macro-Proceso Proceso Sub- Proceso Procedimiento

Planificación Operativa DM. CNPC. P01 - Planificación Operativa SG.OGPP.OP.P05.1 - Formulación del - Plan Operativo Institucional

Planificación y Supervisión de DM.CNPC.P02 - Sesión de Consejo - DM.CNPC.P02 - Sesión de Consejo la Política Criminal del Estado

Gestión Administrativa DM.CNPC.P03 - Comunicación SG.OGA.OADA.P04 - Comunicación Documentaria Interna - Documentaria Interna

C. Vásquez G.

Primer Entregable

Pág. 8

t

-----------------~--Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


4 Mapa de Macro procesos Rediseñado - NivelO Los mapas de Macro Procesos, han sido divididos en 3 grupos en función al rol que desempeñan. Los Macro Procesos Estratégicos o de Dirección son los destinados a establecer y controlar las metas y actividades de la Unidad Organizacional, proporcionando además las directrices y tareas de los demás procesos; estos procesos son procesos transversales ya que obedecen a procesos misionales de las Unidades de Planificación y Ordenamiento que entre sus metas han establecido objetivos de uniformidad en los procedimientos estratégicos del MINJUS. Los Macro Procesos Misionales son aquellos que sustentan la razón de ser de la Unidad Organizacional. Finalmente los Macro Procesos de Soporte, Apoyo y Administración que son procesos que no están ligados directamente a la misión de la Unidad Organizacional, pero que resultan necesarios para que los procesos misionales y estratégicos puedan cumplir sus objetivos; estos procesos han sido también considerados procesos transversales para lograr uniformizar los procedimientos establecidos en los macro procesos misionales de las Unidades de Soporte del MINJUS.

Mapa de Macro Procesos Rediseñado

r-I Macro Procesos .. ~. ~ .

1 Estratégicos o de ;Pláhificac,ión Qp'ératiVa.::;;'

• rO.

Dirección

Macro Procesos Planificación y Supervisión d.ela Pblítica Criminal del Misionales

(Constituyen la Misión 1---- Estado de la Organización)

;

Macro Procesos de

r-I" ' ,",1 Soporte, Apoyo, Gestión Administrativa- ' . Evaluación

C. Vásquez G.

Primer Entregable

Pág. 9

t

-----------------~--Rediseño y MAPRO - To Be de DM / Consejo Nacional de Política Criminal

5 Diagrama de Procesos Rediseñados - Nivel 1 Bajando al Nivel de Procesos, tenemos el siguiente Mapa:

Diagrama de Procesos Rediseñado

I . Sesión de Consejo (p)

. . .

A.ArtolaG. Comunicación Docurl}entaria I~ten~ª' (p). • , ' j( ~: .. '

C. Vásquez G.

Primer Entregable


t

Pág. 10



6 Diagrama de Interacción entre los distintos Macro Procesos (Modelo de Operación)


En el presente Diagrama de Interacción se representan las Unidades Organizacionales que interactúan en los procesos del Despacho Ministerial. Las interacciones de cada proceso se encuentran representadas por un color distinto de modo que permita su identificación, mientras que el texto que acompaña a cada flecha del Diagrama, hace referencia a los documentos que viajan en cada proceso.

DRECCI ERAL DE POIJnc IMiNAl y

PENITENCIARIA

c. Vásquez G

Primer Entregable

Poder Judicia l

Dirección General de Política Criminal y

Penitenciaria

03 -Documentación (Oficios, Solicitudes, etc.)

02 -Propuesta de Agenda de Sesión

01· PEI, Solicitud de Elaboración del POI

Presupuesto Ol-POI

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los avances de la ejecución de los

acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC.

Ministerio Público

02 - Opinión sobre 105 temas de Agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC.

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los avances de la

ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC.

Ministerio del Interior

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los avances de la ejecución de<~~:::.II-----lU-:l~L----lL---':L-:lL_ .. ____________________ ...J

~---------------, los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC. Pontifica Universidad

Católica del Perú (Facultad r---------;=====~~Consejo Nacional de Polltica

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los avances de la ejecución

de los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC.

de Derecho 02 - Opinión sobre los temas de Agenda de

Sesión del CONAPOC y

sobre los avances de la r::------------------, ejecución de los acuerdos

iversidad Nacional de Trujillo (Facultad de Derecho)

tomados en la Sesión del CONAPOC.

sobre los temas de L-_______________ .J Agenda de Sesión del CONAPOC y

sobre los avances de la ejecución

Policía Nacional del Perú

Universidad San Martín de Porres (Facultad de Derecho)

Consejo Nacional de Seguridad Ciudadana -

CONASEC

de los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC.

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC

y sobre los avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los avances de la


niversidad Nacional Mayor de San Marcos (Facultad de Derecho)

Criminal

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC V sobre los avances de la ejecución de los

acue,dos tomados en la Sesión del CONAPOC.

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC V sobre los avances de la


Congreso de la República

Defensoría del Pueblo

02 - Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del

CONAPOC V sobre los avances de la ejecución de los acuerdos

tomados en la Sesión del CONAPOC.

unicipalidad Metropolitana de Lima

sociación de Municipalidades del

Perú

de Gobiernos Regionales

Leyenda:

• 01 - Planificación Operativa .-• 02 - Sesión de Consejo .. • 03 - Comunicación Documentaria

Interna ,.

1 ~~"'~ ~r!:~ ... """"" OFICIflADE R ~1I"CIOM

OFtClNA IENI!".~ DE PLAN NtlllNtO

YPRES pulE!tO

A.AI alaG.

Pág. 11

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-----------------w--Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


7 Ficha de Caracterización de Procesos Rediseñados

7.4 DM.CNPC.P01 - Proceso de Planificación Operativa.

"

Nombre del Proceso:

Presidente del CONAPOC

El objetivo es definir el POI y alinearlo al PEI y, por ser un Consejo Multisectorial, también debe estar alineado al Acuerdo Nacional y al Plan Bicentenario del Perú hacia el 2021.

Recursos Humanos: Presidente del CONAPOC, Secretario Técnico del CONAPOC, Coordinador General de la DGPCP, Coordinador Administrativo de la DGPCP.

Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas.

• Ley N. o 29807, que crea el Consejo Nacional de Política Criminal. • Decreto Supremo N. o 008-2012-JUS, que aprueba el Reglamento del Consejo Nacional de

Política Criminal, creado por Ley N. o 29807. • Decreto Supremo N. o 013-2013-JUS, que modifica el Reglamento del Consejo Nacional de

Política Criminal creado por Ley N. o 29807. • Resolución Ministerial N. o 0048-2008-JUS, que aprueba la "Directiva para la formulación y

evaluación del Plan Operativo Institucional del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos." • Resolución Ministerial N. o 0027-2014-JUS, aprueban el Plan Operativo Institucional del

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos para el Año Fiscal 2014. • Plan Operativo Institucional del Año Fiscal.

Mlnhk:rio de ,Mlt..:ta yo.: nn;aI",,.,

l EI Proceso en mención corresponde al Macro Proceso homónimo. DRfCCI EftAl DE

POI.In MINAL Y PENITENCIARIA

C. VásquezG


--------------------Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


C. Vásquez G.

Proveedores del " Proceso

OGPP

Primer Entregable

• Decreto Supremo N. ·054-2011-PCM, que aprueba el Plan Estratégico de Desarrollo Nacional denominado "Plan Bicentenario: El Perú hacia el 2021"

• Acuerdo Nacional.

PEI, Acuerdo Nacional y Plan Bicentenario del Perú hacia el 2021.

Alineamiento del POI al Plan Estratégico Institucional, al Acuerdo Nacional y al Plan Bicentenario del Perú hacia el 2021.

Porcentaje de Actividades Aprobadas.

Desde que se recibe el PEI y la solicitud de elaborar el POI hasta que se emite el POI de la unidad organizacional.

El no contar con los planes coloca en riesgo el cumplimiento de los objetivos institucionales.

La falta de presupuesto podría colocar en riesgo el cumplimiento de los objetivos planificados.

Entradas deL· 'Proceso

PEI

Solicitud de elaboración del POI

. . . .

. Sub procesos /p'rocedimientos " . , \',' " .

Este proceso corresponde a la ejecución del Proceso de Formulación del POI, detallado en la Oficina de Planeamiento de la OGPP.

Salidas del Proceso "

POI OGPP

Pág. 13



7.5 DM.CNPC.P02 - Proceso de Sesión de Consejo.

A.Arto G.

C. Vásquez G.

Primer Entregable

CHA DE PROCESO Nombre del Proceso: o

Presidente del CONAPOC.

El objetivo es que se lleve a cabo la sesión del Consejo a fin que sus miembros debatan y aprueben los temas de la Agenda de Sesión.

El proceso inicia con la revisión de la Propuesta de Agenda por parte del Presidente del CONAPOC, corrige y define a la Agenda, cursa invitaciones a los miembros del CONAPOC y finalmente se ejecuta la sesión.

Recursos Humanos: Miembros del Consejo, Miembros de la Secretaria Técnica del CONAPOC.

Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas

Ley N. o 29807, que crea el Consejo Nacional de Política Criminal. Articulas 1, 2, 3 Y 4,numerales 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14.

Decreto Supremo N. o 008-2012-JUS, que aprueba el Reglamento del Consejo Nacional de Política Criminal, creado por Ley N. o 29807. Articulas 1,4,5,6,7,8,9,10 literales a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k; articulo 21.

Decreto Supremo N. o 013-2013-JUS, que aprueba el Reglamento del Consejo Nacional de Polltica Criminal creado por Ley N° 29807.

El quórum para las sesiones del CONAPOC es la mitad más uno de sus miembros, según lo establecido en el articulo 8 o del Reglamento.

A fin de una mejor toma de decisiones en la sesión, se prioriza la asistencia de las siguientes

Pág. 14

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-----------------.--Rediseño y MAPRO - To Be de DM / Consejo Nacional de Política Criminal

RALDE INAlY

PENITENCIARIA

C. Vásquez G.

Primer Entregable

miembros en las sesiones respectivas:

- Presidente del CONAPOC o su representante.

- Presidente del Poder Judicial o su representante.

- Fiscal de la Nación o su representante.

- Ministro del Interior o su representante.

- Director General de la PNP o su representante.

Se revisa la asistencia de los miembros del CONAPOC.

Se revisa que todos los temas de la agenda sean tratados.

No se cuenta con indicadores para este Proceso.

Desde que se cursan los Oficios de Invitación hasta que se hace efectiva la sesión del CONAPOC.

Que no se alcance el quórum minimo para llevar a cabo la sesión del CONAPOC.

Que por falta de personal, la Secretaria Técnica del CONAPOC no haya cumplido con los acuerdos de la sesión anterior y ello retrase la planificación y las metas trazadas para el presente año.


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Pág. 15 .



Proveedores del :.' ,Entradas del Proceso Sub procesos I Salidas del Clientes 'del Proceso . . .' . i ': , ProCedimientos 'f' Proceso Proceso' >.

Dirección General de Politica Propuesta de Agenda de Sesión. Criminal y Penitenciaria

Opinión sobre los temas de Agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los

Poder Judicial avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC. Opinión sobre los temas de agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los

Ministerio Público avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del

Exposición oral CONAPOC. Dirección General Opinión sobre los temas de agenda sobre los

DM. CNPC. P02 acuerdos de Politica Criminal Ministerio del

de Sesión del CONAPOC y sobre los Sesión de Consejo alcanzados en Y Penitenciaria

avances de la ejecución de los Interior acuerdos tomados en la Sesión del la Sesión del

CONAPOC. CONAPOC.

t

Opinión sobre los temas de agenda

Congreso de la de Sesión del CONAPOC y sobre los

República avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC. Opinión sobre los temas de agenda

Defensoria del de Sesión del CONAPOC y sobre los

Pueblo avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC.

Municipalidad Opinión sobre los temas de agenda Metropolitana de de Sesión del CONAPOC y sobre los

C. VásquezG


- - - - - - - - - - - - - .- - - - ... - -Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


Proveedores ,del Entradas del Proceso < Sub procesos I Salidas del < Clientes del Proceso ' Procedimientos Proceso

<,

proceso "

Lima avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del CONAPOC.

Asamblea Opinión sobre los temas de agenda

Nacional de de Sesión del CONAPOC y sobre los

Gobiernos avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del

Regionales CONAPOC. Opinión sobre los temas de agenda

Asociación de de Sesión del CONAPOC y sobre los Municipalidades avances de la ejecución de los del Perú acuerdos tomados en la Sesión del

CONAPOC. Opinión sobre los temas de agenda

Polida Nacional de Sesión del CONAPOC y sobre los

Del Perú avances de la ejecución de los acuerdos tomados en la Sesión del

t CONAPOC.

Consejo Nacional Opinión sobre los temas de agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los

de Seguridad avances de la ejecución de los Ciudadana - acuerdos tomados en la Sesión del CONASEC CONAPOC. Pontificia Opinión sobre los temas de agenda Universidad de Sesión del CONAPOC y sobre los Católica del Perú avances de la ejecución de los (Facultad de acuerdos tomados en la Sesión del Derecho) CONAPOC. Universidad Opinión sobre los temas de agenda Nacional Mayor de de Sesión del CONAPOC y sobre los San Marcos avances de la ejecución de los (Facultad de acuerdos tomados en la Sesión del Derecho) CONAPOC.

C. Vásquez G




Proveedores del .. ¡Sub procesos / Salidas del Clientes ;del'

Proceso Entradás del Proceso Procedimientos· Proceso Proceso

Universidad San Opinión sobre los temas de agenda de Sesión del CONAPOC y sobre los

Martin de Porres avances de la ejecución de los (Facultad de acuerdos tomados en la Sesión del Derecho) CONAPOC.

Opinión sobre los temas de agenda Universidad de Sesión del CONAPOC y sobre los Nacional de avances de la ejecución de los Trujillo acuerdos tomados en la Sesión del

CONAPOC.

1 C. Vásquez G.


--------------------Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


7.6 DM.CNPC.P03 - Proceso de Comunicación Documentaria Interna


DREEel ERAL DE POÚlI i1IAL y

IARIA

FICHA DE PROCESO

DM.CNPC.P03 Nombre del Proceso:

Comunicación Documentarla Interna

Abogado.

El objetivo de este sub proceso es enviar documentación fisica o electrónica hacia otra Unidad Organizacional del MINJUS, ya sea que ésta se encuentre dentro de la sede central del MINJUS o fuera de ella. El procedimiento de este sub proceso se ha diseñado de manera estándar para todas las Unidades Organizacionales del MINJUS, dicho procedimiento estándar pertenece a la Oficina de Administración Documentarla y Archivo, el cual es: SG.OGA.OADA.P04 - Comunicación Documentarla Interna.

Recursos Humanos: Abogado.

Recursos Informáticos: Herramientas Ofimáticas, Sistema de Gestión Documentarla - SGD.

Resolución de Secretaria General N° 0065-2012-JUS - Directiva W 003-2012-JUS/OGA - Normas y Procedimientos que regulan el Trámite Documentarlo en el Ministerlo de Justicia y Derechos Humanos.

Que el Sistema de Gestión Documentarla - SGD, se encuentre operativo.

Control de los documentos de salida de DM via Sistema de Gestión Documentarla - SGD.

Se recomienda la implementación del Indicador "Incremento de Documentación Enviada".

Fórmula del Indicador: "Cantidad de Documentos Enviados en el mes en curso", dividido por "Cantidad de Documentos Enviados en el mes anterlor", expresado en porcentaje.

Frecuencia de medición recomendada: Mensual.

c.wsou~~~r-~,~~~~ ____________________________________________________________________________ ~ ________ ___


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Desde el ingreso de la documentación hasta su derivación a la Unidad Orgánica correspondiente.

Proveed9res del Proceso

Consejo Nacional de Política Criminal

C. Vásquez G.

Primer Entregable

No operatividad del Sistema de Gestión Documentaria - SGD.

Traspapelar documentos.

Entradas' del Proceso

Documentación (Oficios, Solicitudes, Informes, otros)

Procedimientos . , " '

SG. OGA. OADA. P04 -Comunicación Documentaria Interna

Salidas del Proceso

Documentación (Oficios, Solicitudes, Informes, otros) derivada

Proceso .

Dirección General de Política Criminal y Penitenciaria

Pág. 20

t

- - - - - - - - - - - - - - - -Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Política Criminal

8 Procedimientos Rediseñados (ANSI, BPMN, ASME, Instructivos) para Actividades y Tareas

8.4 DM.CNPC.P02 - Sesión de Consejo 8.4.1 Diagrama de Flujo de Actividades (ANSI)

Primer Entregable

DM.CNPC. P02 - Sesión de Consejo

CI Cu ~2 Xl'" ... z c.o IU

~~ U

Nivel: Actividades

DIr..,_Io_ .... tdendolaubtenda.'"'UIlO

Qlltfanbrosy,.praentantudet COIIAPOC

- • Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Pág. 21

- -

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- - - - - - - - - -Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Política Criminal

8.4.2

C. Vásquez G

Primer Entregable

Diagrama de Flujo de Actividades (BPMN v2.0)

VMJ.oGPCPJI05.2. R<!>i~o.y AutorlUtlóndo~

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Flnnar_<leSeslól><ltl CON4POC y Entregar al

5t<rellrloTKN<O

- -

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Dar~<ulm_IaSell6n ~Ia._.

a4a uno Io<mlombrosy ""'-_'e1COW'CC

- - Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Pág. 22

-

t

- .. - -Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Politica Criminal

8.4.3 Tablas ASME para Actividades

DM,CNPC, P02 - Sesión de Conseja

Identificador de Recursos

Servicio

Personal Directo Recursos identificables Directo Recursos no identificables

Identifica ble

u u (;

~

j Pas Tiem 111 e:.. Actividad Área

O o ro ,~ ~ o o Q. Q. o ~ o 0_ 111 111

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o u O O ~ vi' 'c 'c e .E ~ QJ ,5

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ro Qj E "C O ::>- ~ 111

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QJ +" o .99 Qj ro [!! 'O "C

1\·jini e o d,--' Ju,tida ~ U e In O +" U 'O Q. .o ro ~ 111 Qj E .: QJ "C u. O "5 In VI e

)' Der ~ l{l~ ~ ·t"n~!fl~ <C +" e QJ "C .o ~ w ro ~ '0

~ e ~ Qj 1;; :o O O QJ ..... co ~ 'O

~AGENERAl QJ .o ro 'O 'o "C ,!!!. ~ ro

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Df _eNOLOGíAS '¡¡j ro ::l e QJ Vl QJ Q. O U 'O .s:: i!: IX: ro

D NFüitMACION ~ ~ u QJ

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QJ

Jiustamante ;111. Vl

Concertar y Agendar Sesión

1 Trimestral del

CNPC 490 1

~" CONAPOC ~1 Elaborar y

~~~~Ht~~~lr~~~ derivar el

DREfB~LOE Proyecto de POL' MINAL Y Oficio de

PENITENCIARIA 2 Invitación CNPC 70 1 1 X X

C. Vásquez G. mediante SGD para la firma del Presidente delCONAPOC Ir a VMJ.DGPCP.PO , 3 5.2 - Revisión y DGPC

I 't) l Autorización P de

~ ~~.::!jIa Documentos OI'JCIIIA Realizar g~ ~~~ tt, recordatorio yp

~ CNPC 480 1 A. Artofa G vía telefónica y X X

correo

Primer Entregable

-

Operad ón

G ~ [!!

SI 'QJ Qj O ~ .!!! Q,

.E ~ QJ e w

X X

X X

X X

-Tipo de actividad

Revisi Trasla Espe ón do ra

D c:> D


Tipo de valor

Archi <C '2 <C +" > e ~ va o

u

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X

X

X

Pág. 23

t

- - - - - - - - - - - - -Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Política Criminal

DM,CNPC, P02 - Sesión de Consejo


Servicio

Personal Directo Recursos identificables Directo

Recursos no identificables Identifica

ble

u u S

~ Pas Tiem 111 E:. Actividad Área

O O nl .~ ~ o o Q. Q. o a. o 0_ 111 111

o po u <C <C "O ~ ~ Qj "O nl o u E

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'Qj "O vi c: .E a. Qj ,5 "C u u ..E nl Qj Qj o a. ~ "O ..... c: ,9- nl 111 u o 111 ,5 S1 o Q.i Qj o E E E b

"C o :?! o u ~ .9 c: c: Qj 111

o 'C: "C "C .J:I Qj Ü ..... o I.!) ... o .2!l Qj nl ~ '0 "O U

E u E Vl Qj o ... u '0 Q. ~i .J:I 19 Qj 111 Qj E ..... ' Qj "C u.. o 'O Vl 111 c: <C ..... e Qj "C .J:I W nl

~ '0 a. Qj Qj .... ca a. E c: Qj t; :o o "O o '0

Qj .J:I nl 'ü "C .t!!., ..... nl u "C Q. a. ~ u.. Vl nl Qj a. ~ ~:tin~;~ i ¿o Ju~ticia

Qj E nl :::! '~ o o c: Qj Vl '¡¡; o 'ü ..c: nl

y Der ' "Hwnano', E Qj Q. u U Qj '0 el: a.

~ rO""Al ~ <C Vl '~ ..... Qj Q. Qj el:

~WLOG¡AS Vl

OEI Cir.Mt,CIÓN electrónico de

J, ~3tamante :J/. la próxima Sesión a cada uno de los miembros del

ti Consejo MfrÜs¡,erio lk )U"lll'm Nacional de y Dt..-n..~ho, HUItla'4.l'"

or4!:lOE Política

P MINAL Y Criminal P CIARIA Solicitar firma

C. Vásquez G a cada uno de los Miembros asistentes a la

5 Sesión y

CNPC 12 1 Entregar Lista X

de Asistencia firmada al Presidente del

~ CONAPOC

t= Iniciar Sesión

y~"'H. dando a QfICIlIADE ft

-.. " .. ~

~ • conocer a los DeP 6 Miembros y CNPC YI'RESU 11 1

A.Artofo G.. Representante s asistentes al CONAPOC

\

Primer Entregable

- -Operaci

ón

nl u 'C:

~ 't o 'Qj 111 Qj O E

.!!! a. .§ ~

Qj c: w

X

- -Tipo de actividad


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Tipo de valor

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X

X

Pág. 24

-

t

- - - - - - - - - - - - - - - - - 111ft - -Ministerio de Justicia y Derechos Humanos



Identificador de Recursos Tipo de actividad Tipo de valor

Servicio

Personal Directo Recursos identificables Directo Operaci Revisi Trasla Espe Archi < e <

Recursos no identificables .....

Identifica > c: > ón ón do ra vo o V1

u ble

..... u u

o ~ Pas Tiem 111 ~

Actividad Área o o rg .~ rg o

o a. a. o o. o o_ C 111 111

O o po u < < 'O ~ e!l QJ 'O rg U ~ G

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111

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'O 'QJ U U 'O rg QJ QJ o o. ..... "C 1- c: .o ,9- rg

111 u o 111 QJ .5 o 'QJ rg

o ~ ~ o E E E b 'O o :E o u ~ .Q c: c: QJ 111 VI

~ O r=> bO 'ü u o .¡: 'O 'O .o QJ ..... o ID ..... o .!!!l ~ G ~ '0 'O ~ D V ~ u c: V1 QJ o .... '0 a. .!!! D .o rg QJ 111 ~ E ..... ~ QJ 'O u.. o "O V1 111 c: o. "C ~

rg

< ~ .... e o. QJ .o QJ .... ca w o. ~ '0 .§ e!l

1 .. 'iPi>!,: .'

c: ~ ti :o o o '0 QJ .o rg 'O '0 'O .!!!, ..... rg QJ

u 'O E a. o. ,f u.. V1 rg QJ o. ~ c: QJ :1 .~ o o Vl .¡;; rg o 'O .c: c: QJ rg W

J,ticla ~ QJ a. u U QJ '0 a:: o.

!f v J,It':It; l( 'l;lltat¡·,r. ~ < V1 '~ 1- QJ

I';~~~ ',,' .,~NtftAL a. QJ a:: V1

1 DE, r:." ,,,.Oi.,!~\s ¡ Informar cada ¡ DE INF flM.-\CIOtl ¡

uno de los f _ ........ _ ...

,1. 1:3:; i,!t!l:'lr;; ~J acuerdos adoptados en

7 la Sesión

CNPC 20 1 X X

f) anterior por los miembros del

Mmmu::no cJt' JU\UI.:ta CONAPOC y IA~rocho~ HUIt¡illlO,

DIREC~~iRAL DE Dar cuenta de

pOLln MINAL y 8

los puntos a PENITENCIARIA tratar en la

CNPC 3 1 X X

C. Vásquez G. Agenda Debatir los puntos en la

9 Agenda y CNPC - 1 X X Adoptar acuerdos Elaborar e

1 Imprimir Proyecto de

~! a. Acta de Sesión 10 del CONAPOC y CNPC 19 1 1

yDQrccho> J:i= Entregar a los X X X X X X X X

CII'I:"~ ~~ miembros para

~= INTO

JO la firma de la A,M .IaG. misma



DM.CNPC. poz -Sesión de Consejo


Servicio



ble ....

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C! Pas Tiem 111 ~ Actividad Área

o o ro .~ C! o o o.. o.. o o. o 0_ 111 111

o po u <C <C 'C ~ ~ Q) 'C ro o U ~

~ ro 'ro 111 'c Z z

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bIJ o ü b O u e U o '¡: 'C 'C .SJ Q) lii O c;I Q)

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111 'C lii 'C u... o Vl 111 ro <C .... e o. Q) ..c Q) .... co UJ o. C! 'o

~ e Qj 1;; :o O "O o 'ü

Q) ..c ro 'ü 'C ,!!!, lii ro u "O E o.. o. .e u... Vl ro O O o. ~

r-¡~ Q) ro :s '~ e Q) Vl 'Vi Q) o.. o U 'ü .s:: -O a:: ro

~ ~ u Q)

.~ t- o. <C Vl Q)

I f\rini..,t ~ d \tJCfa o.. Q) a::

Vl

CFIl' ¡;~JERAL Revisar Of.TE~ ,ú,QGfAS 11 Proyecto de CNPC 11 1 l DE ¡i~ ~;¡'I¡MCION , Acta de Sesión

J. B stamante ;~t sr hay observaciones continuar al

CNPC paso siguiente,

1

" de lo contrario Min~~/u1(k'la y [A.,. _ 0' umilnn' ir al paso 14

OIREC~~:AAL DE Comunicar

POLÍTl CRIMINAL y 12 verbalmente

CNPC 3 PENITENCIARIA las 1

C. Vásquez G observaciones Subsanar

13 observaciones, CNPC S 1 X X ir al paso 10 Firmar Acta de Sesión del

14 CONAPOCy

CNPC 16 1 f\--. Entregar al X X

,. tl =J Secretario

MInio..,.;ndc Técnico

y~'" Recibir Acta de ~~;\ lS Sesión Firmada

CNPC 1 OIP por los 1 v

- A.~G, miembros del

Primer Entregable

- -Operaci

ón

ro ,!::! t3 ~

o 'Q) VI Qj O ~ o. ,!!! .§ ~

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X

X X

X

X

- -Tipo de actividad


O ~ D

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Tipo de valor

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X

X

X

Pág. 26

-

t




Servicio



ble

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cu cu u o VI cu ,5 'O 1'0 o Qj Qj O E E E O

'O e ~ o u ~ .9 e c: cu VI

e.o u (!;) U O '¡: -c -c .a cu ... o cu +-' o .ao Qj ro

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~ VI ~

'O u.. o VI VI ro « +-' E cu 'O .a UJ ~ '0 f:! e Cl. Qj +-' :o O o cu- co Cl. 'o M,",,~,,"I cu .a ro VI -c 'o -c .!3!, ... ro u a.. Cl. ~

u.. VI ro cu Cl. ~ cu 'O E ::s '~ O O v C'crcr l' Humanu" VI 'Vi ro o 'O ..c c: cu ro cu a.. U ~ o::

OF(JlGmER"- i f:! ~ ;J. cu '~

Cl. VI cu

DE JLLOGiAS o a.. cu o::

DE I O"\r'IO'l i VI

~ J~:t.V¡} .... , ¡

CONAPOC ,~.~rr""'lt" .. , o .,~!<,o. oel >o', o.:l.

Dar por culminada la Sesión

" agradeciendo

M¡ni".,e~~~'11t.1a 16 la asistencia a CNPC 3 1 y Dt~ecl :11;)1\-11"'.

OIReC~=RAL DE cada uno los

POÚTI MINAL Y miembros y PENITENCIARIA representantes

C. Vásquez G delCONAPOC Entregar Acta de Sesión

17 firmada al CNPC 1 1 Abogado para su archivo Recibir Acta de

18 Sesión firmada CNPC 1 1 para su archivo

- Ir a

:J!~ SG.OGA,OADA.

~~Ilw't =- P06-DGPC sr 19 Ordenamiento

OF o de la Gestión P

~ p

A. G· Documental. Fin

Primer Entregable

- -Operaci

ón

ro u 'C

~ 1:$ ~ ·cu

Qj O f:! Cl. .!3! § e.o

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X

X

- -TIpo de actividad


O c:> D

X

,,-Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Tipo de valor

Archi « E « +-' > > e va o VI

u

V

X

X

X

Pág. 27

-

- - - - - - - - -Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Política Criminal

8.4.4

C. Vásquez G.

Primer Entregable

Diagrama de Flujo de Tareas (ANSI)

DM.CNPC. poz -Sesión de Consejo

o

1 I

:r i5

~ 8 1i .., VI e ~

E .!!! ::E I

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- - - - - -

Dafpor_105al4n ...... _Ia_nd .. ca<Iouno

los mlom&m,_.daI CONAPOC

-Nivel: Tareas

- • Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Pág. 28

- -

r

- - - - - - - - - - - -Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Política Criminal

8.4.5 Diagrama de Flujo de Tareas (BPMN v2.0)

0--1 ';'.::::- ~"'1 ::§:§:' r .... ·o -., 1=:-=-·l~ ..... _ .... ~ ~

\ .. /" ..... • ...... M .. ~.. '"7=~ r----. ':"l..: ~ .. '" ... _~ JI.,

I !NeJo _o, --5 O:>_yA!lendarSesi)l El=~~::: rolPro)'O<lodo

Trlmettraldel COWCC <iól'meéartt

[ •. ~-_. ~ SGOp"",llfim

~-t.lefor.lc.aycorreoelettrt.'tn UelCO ftlaptÓ';.,.S .. IÓII._

lIII0110 lQs mltrllblOl del CONAPOC

---J

I + VMJOGI'CP.P05.l. R.-lllÓ_y AutorizodóndeOoCUlll!rlm

1 ~:r1~:-~ H=.--' M ~: 1~;;r··®{~r<? I , J

~.-

I i

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Elabora(~1n1 rim~l'r"'-do

~ A<t.ueSOSIÓ del CONAl'OC y

l ~._ .. X' SIII>I""'" Enlregar¡los nl.mbrOlpaa~

MltmurosaJlst nteulaSe,lóny ObStMdoMS -. "''''''''' Er>h . de ..... trn:I! ~.

ar ••• lIIl'r1Oi<I .... <IeI CONAl'OC

I li1---··1 ._dolodop_cnil SOSl6nanteriorporlol

O @J 1- t rnltmbro.del<:OWOC ¡ ...... - ....... '~ .. ()

- _ .. .-.>1.

1 I - ..

f oar~d.los'l ~ InldarSOS1Ó.Uanuo ... """,.

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'o1:alll......... ....~l:._

~ - .. ¡ - .. i ~ 5 R~uarPro1dt_*

Oei>at¡'lo.P\into • ..,I'A!Ienda) Se on Adoplat_

{ Com~ .. r 1 .. rbll_1SI X obseMKIo ... f SI

¿Hay ObSf'Mdonu?

Primer Entregable

- - -

W fin SG.OGA.C~-

o-amo.:~~

J\ecIbIrAclaft ··· .. 0 5esIónlirm!<la pII'a""- I

~. ~ .. ~nl

[ [~r_ft-l _ a1Abogodopaa

[ ~ua_u. ~ ou_

SOSl6n_por 1os .. 1trII .... ""

COIIAI'OC

I

Darpot,U1m_IaSeilón ¡g<adtdendo 1,.,1_. y r.ada ..... losmlemb""y repres_delCCNlF«

I ?-®~

_a ' __ o

I

.-- ---, ~

~ J -

No

I

I'Irm.,Aclad.~_"'1 CONAPOC y efllrag., Ii

Socre!lHoTetrllco

- - " Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Pág. 29

- -

t



8.4.6 Instructivo para las Tareas


Concertar fecha, hora de la

CNPC Abogado próxima Sesión Trimestral del 480 Concertar y Agendar Sesión CONAPOCconcadaunodesus

Trimestral del CONAPOC miembros vía telefónica

Agendar la próxima Sesión CNPC Abogado 10 Trimestral del CONAPOC

Elaborar Oficio de I a Oficio de 3 CNPC Abogado cada uno de los miembros del 60 t'i Elaborar y derivar el Proyecto de CONAPOC Invitación t Oficio de Invitación mediante SGD

para la firma del Presidente del Cargar y derivar el Proyecto de

4 CNPC Abogado CONAPOC Oficio de Invitación mediante 10 SGD para la firma del

Presidente del CONAPOC

Ir a VMJ.DGPCP.P05.2 - Revisión y Oficio de Ir a VMJ.DGPCP.P05.2 -5 DGPCP Revisión y Autorización de Autorización de Documentos Invitación

Documentos Realizar recordatorio Vla Realizar recordatorio a telefónica y correo electrónico de telefónica y correo electrónico

6 CNPC Abogado la próxima Sesión a cada uno de de la próxima Sesión a cada 480 los miembros del Consejo Nacional uno de los miembros del de Política Criminal CONAPOC

7 CNPC Secretario Solicitar firma a cada uno de los Solicitar firma a cada uno de Técnico Miembros asistentes a la Sesión y los Miembros asistentes a la 10

Entregar Lista de Asistencia Sesión de CONAPOC

8 CNPC Secretario firmada al Presidente del Entregar Lista de Asistencia Lista de Técnico CONAPOC firmada y Agenda al Presidente Asistencia 2





Presidente Lista de

9 CNPC del Asistencia Recibir Lista de Asistencia 1 CONAPOC Iniciar Sesión dando a conocer a

firmada, fi rmada y Agenda

los Miembros y Representantes a Iniciar Sesion dan a conocer Presidente asistentes al CONAPOC

, O?lUN, Nr::'(t\L 10 CNPC del a los Miembros y 10 tlEY!:GN 'lOGi¡,S ! Representantes asistentes al DElt.¡n> ''/;I),CI~ CONAPOC

J. B;l::·trr.an~{' ~~i. CONAPOC

Presidente Informar cada uno de los acuerdos Informar cada uno de los

f 11 CNPC del adoptados en la Sesión anterior por acuerdos adoptados en la 20

CONAPOC los miembros del CONAPOC Sesión anterior por los

tJ miembros del CONAPOC Presidente

Dar cuenta de los puntos a tratar Dar cuenta de los puntos a 12 CNPC del 3 CONAPOC en la Agenda tratar en la Agenda

c. Vásquez G Miembros Debatir cada uno de los puntos 13 CNPC del

CONAPOC Debatir los puntos en la Agenda y de la Agenda

Miembros Adoptar acuerdos CNPC del Adoptar acuerdos por cada uno

15 CONAPOC los puntos tratados

Elaborar e Imprimir Proyecto de Elaborar Proyecto de Acta de CNPC Secretario Acta de Sesión del CONAPOC y Sesión del CONAPOC detallando

Técnico Entregar a los miembros para la los participantes, los temas 15 firma de la misma tratados acuerdos





16 CNPC Imprimir el Proyecto de Acta 2 de Sesión

Secretario Entregar a los miembros 17 CNPC Técnico CONAPOC el Proyecto de Acta 2

de Sesión ra su firma Miembros Proyecto de Recibir el Proyecto de Acta de 18 CNPC del Acta de 1 CONAPOC Sesión Sesión

Miembros Revisar Proyecto de Acta de Sesión

19 CNPC del Revisar Proyecto de Acta de 10

CONAPOC Sesión

Miembros hay observaciones continuar al hay observaciones continuar 1 CNPC del paso siguiente, de lo contrario ir al al paso siguiente, de lo

fJ CONAPOC 22 contrario ir al aso 22 Miembros

Comunicar verbalmente las Comunicar verbalmente las 20 CNPC del 3 CONAPOC observaciones observaciones

21 CNPC Secretario Subsanar observaciones, ir al paso Subsanar observaciones, ir al Técnico 16 paso 16 5

Miembros Firmar Acta de Sesión del Acta de Sesión 22 CNPC del 15

CONAPOC Firmar Acta de Sesión del CONAPOC firmada

Miembros CONAPOC y Entregar al Secretario

3 CNPC del Técnico Entregar Acta de Sesión CONAPOC firmada al Secretario Técnico 1

Secretario Recibir Acta de Sesión Firmada por Acta de Recibir Acta de Sesión Firmada CNPC Sesión Técnico los miembros del CONAPOC por los miembros del CONAPOC 1

firmada





Presidente Dar por culminada la Sesi

25 CNPC del agradeciendo la asistencia a cada 3 CONAPOC uno los miembros y representantes

delCONAPOC

26 CNPC Secretario Entregar Acta de Sesión firmada al Acta de Sesión 1 Técnico Abogado para su archivo firmada

Recibir Acta de Sesión firmada Acta e Recibir Acta de Sesión firmada 27 CNPC Abogado Sesión 1 para su archivo firmada para su archivo

Ir a SG. OGA. OADA. P06 - Ir a SG.OGA. .P06 - Acta de Sesión 28 DGPCP Ordenamiento de la Gestión Ordenamiento de la Gestión 1 Documental. Fin Documental. Fin firmada

C. Vásquez G



8.4.7 Tablas ASME para Tareas



Servicio

Personal Directo Recursos identificables Directo Recursos no identificables

Identifica ble

ro ~,- -

~;.,::~,::~;~ I 'o

u U .l:

Pas liem '" ... ~

Tarea Área o o ro ,~ o ~ o

o c. c. o a. o ~ '" '" "". ~_n_1 o po u <t <t "O ~ e!I cv ~ u ~ 'c Z z ;:f ro ~ 'iV 0_ "F ( '"Nr- 'L ..... !lO ..!!! ro ~ c. a. "" ,. 11:. .~ tL~ u o o '" "O ro D •. ,~f' (;LOGí~s \ o ~ 'c 'c u e cv ,§ ·cv u U "O "'~ .[~ .2 ... a.

DE I~:: /~,,,iA( IÓN I "O 1- e ..c ,9- ro ro '"

cv cv '" cv ,§ "O ro 4i E "O e ~ ~ '" tlD o Qj o E E e o a. J2 e e cv

~-~,~ o 'C "O "O ..c cv Ü ... o \!) u o .99 4i ro ~ '0 "O U

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J. tU j¡;.m;::;;'r. '.1 ~ '" "O ..... o VI '" ro <t ..... e cv "O .c w ~ '0

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c. '~

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cv VI

fi Concertar fecha, hora de

MMIs~~~ric!a y D~rec H¡ lól110~ la próxima

DIftEC!=LDE Sesión

POl.In 1.IlNALY 1 Trimestral del CNPC 480 1 PENITENCIARIA CONAPOCcon

C. Vásquez G. cada uno de sus miembros vía telefónica Agendar la

2 próxima Sesión

CNPC 10 1 Trimestral del

(1 CONAPOC Elaborar Oficio dI Invitación a ,

~ Cé ~a uno de los CNPC 60 1 X X I~"'! dalu!.tIc m embrosdel

C~lIfl E ~ NAPOC

;~ ce rgar y YPRII

A. A! ~G "VI rivar el

CNPC 10 1 Proyecto de 1 X X

Oficio de

Primer Entregable

~ O '" ~ a. §

- - - - • Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

Tipo de actividad Tipo de valor

Operaci Revisi Trasla Esper Archi <t ] <t .... >

ón ón do > e a vo o VI

u

ro u 'C ti ·cv

O 4i r::> V D D .!!! e!I cv e w

X X X

X X

X X X

X X X

Pág. 34

- -

t

- - - - - - - - - - - - -Rediseño y MAPRO - To Be de DM I Consejo Nacional de Polltica Criminal

Pas o

Tarea

Invitación mediante SGD

~~~~~H'~~~~~~ para la firma

Área Tiem

po

Personal Directo

8 'c

o .á: "'O 1-re, o o .¡:

~ ~ u CIJ V)

u o el. <C z 8 Qj "'O

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e: el.

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E .c E CIJ

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Recursos identificables

~ 'c (ti

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111

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"'O o E CIJ

"'O (ti ::1 U

o ~ V)

Servicio Directo

Identifica ble


Recursos no identificables

... CIJ e

~ w

~ o 111 e: o.. .E CIJ

"'O e '0 '0 ~ (ti o.. CIJ a::

111

U el.

- - - -Ministerio de Justicia y Derechos Humanos


Operad ón

o

Revisi ón

D

Trasla do

Esper Archi a va

D\7

e 1: o u

-

~'Gj¡1 del Presidente ~:m~M:t~E del CONAPOC

PENITEMCIARlA Ilhl:-r a:-----t-__ r---t--t--t--t-+-t-+-t-+-I--+--f-+-+-+--~+--~+--f.--+--I--+--I---+---~-~f--_l_-__ ~_!_-JL_l

C. Vásquez G VMJ.DGPCP.PO 5.2 - RevIsión y

5 Autorización de Documentos Realizar recordatorio vía telefónica y

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1arM Agenda al POLi e MINAL y Presidente del

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C, Vásquez G Recibir Lista de Asistencia

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Agenda Iniciar Sesión dando a

I conocer a los

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Representante ~~~ s asistentes al

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CNPC 20 1

la Sesión anterior por los

Primer Entregable

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DIREC,Cf~.fE Agenda PotnlCA ALY Debatir cada

PENITENCIARIA uno de los

C. Vásquez G 13

puntos de la CNPC - 1

Agenda Adoptar acuerdos por

14 cada uno los CNPC 15 1 puntos tratados

~ f!JU Elaborar !k:iJ¡ Proyecto de :;;;.

lIfI1:IIIA Acta de Sesión OFICI AGI!N RAL

delCONAPOC ~t:i ~= NTO TO

A, Artola G15 detallando los

CNPC 15 participantes, 1 X X

los temas tratados y acuerdos adoptados

Primer Entregable

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PENITENCIARIA

C. Vásquez G

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- - - - - - - - - - - -Rediseño y MAPRO - lo Be de DM I Consejo Nacional de Política Criminal

16

17

18

Tarea

Imprimir el Proyecto de Acta de Sesión Entregar a los miembros del CONAPOCel Proyecto de Acta de Sesión para su firma Recibir el Proyecto de Acta de Sesión Revisar

19 Proyecto de Acta de Sesión Sí hay observaciones continuar al paso siguiente, de lo contrario iral paso 22 Comunicar

20 verbalmente las observaciones

Primer Entregable

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CNPC

CNPC

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Tarea Área

Subsanar 21 observaciones, CNPC

ir al paso 16

DiRECClllN ~AL DE POLtn~IMINAL y

PENITENCIARIA

c. Vásquez G

Firmar Acta de 22 Sesión del CNPC

CONAPOC Entregar Acta de Sesión

23 firmada al CNPC Secretario Técnico Recibir Acta de Sesión Firmada

24 por los CN PC miembros del

I CONAPOC f 7 Q Dar por 1 ~! lU>~ culminada la ..- ~ pesión I Of ~~~~:to ~gradeciendo ~~u u~ a asistencia a CNPC

..... A. Artbla G. cada uno los miembros y

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Primer Entregable

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27 Sesión firmada CNPC ra su archivo WIJ Ira

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Documental. Fin

C. Vásquez G

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Pág. 40

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9 Plan de Implementación de Nuevos Procesos a Corto, Mediano y Largo Plazo

Las medidas a implementar, las planificaremos obedeciendo un orden de prioridad, el cuál será determinado en función al nivel de urgencia e importancia de cada uno de los propios procesos rediseñados. A continuación se detalla la matriz de priorización establecida:

Prioridad 3:

Prioridad 6: Prioridad 4:

C. Vásque.' {~

Primer Entregable

Prioridad 1: DM. CNPC. P02 - Proceso de Sesión de Consejo

DM.CNPC.P03 - Proceso de Comunicación Documentaria Interna

Prioridad 2:

Pág. 41

t



10 Cronograma Sugerido de Implementación del Rediseño

Para mantener un adecuado control de la implementación de los cambios, es necesario manejar un cronograma, el cual permita gestionar las fechas de inicio, plazos, personas responsables y dependencias para cada mejora. Esto también permite identificar las actividades finalizadas. A continuación se presenta un ejemplo de cronograma a utilizar:

ID Tas k Narre Qtr 4,2014 Qtr 1, 2015 Qtr 2/ 2015

Oct. Dic. Ene. Ma r. Abr. Jun.

1 DM.CNPC.P02 - Sesión de Consejo

I mplerrentación de mejoras

2 DM.CNPC.P03 - Comunicación Documentaria Interna

Implementación del SGD

c. Vásquez G


t




11 Plan de gestión de cambios (identificación de riesgos)

11. 1 Personas Autorizadas para solicitar cambios al Cronograma Tanto el Coordinador responsable del Proyecto por parte del Consejo Nacional de Política Criminal, así como el Jefe de Proyecto de OGTI, serán las personas autorizadas para solicitar cambios al cronograma del proyecto, dicha solicitud será evaluada por el Comité de Gestión del Proyecto antes de proceder con los cambios.

11.2 Personas Autorizadas para aprobar cambios al Cronograma La aprobación de cambios o ajustes a los cronogramas, serán aprobadas por el Comité de Gestión del Proyecto, previa evaluación y análisis siguiendo el Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma.

11.3 Procedimiento de la Gestión de Cambio al Cronograma Los cambios al cronograma serán evaluados por el Comité de Gestión del Proyecto, quienes analizarán la viabilidad, requerimientos previos necesarios y los impactos de dichos cambios. Para cualquier cambio en el cronograma se utilizará el formato de Solicitud de Cambios mostrado en Anexo 2. Las decisiones acordadas serán plasmadas en el Formato de Acta de Reunión del Comité mostrada en el Anexo 1.

Desviaciones Significativas en los

A , ontrol del cronograma se realizará en las reuniones del Comité de Gestión del A. rto a 'royecto, y en dichas reuniones se analizarán de manera preventiva las potenciales

desviaciones de los plazos con respecto a la línea base del proyecto. El gráfico correspondiente a la Ruta Critica o CPM (Critical Path Method - Método del Camino Critico), será el principal indicador de alarma sobre desviaciones significativas. Cuando dichas desviaciones se avizoren o evidencien, el Comité de Gestión del Proyecto deberá analizar las causas y establecer planes correctivos de manera· mediata.

C. VásQuez G

Primer Entregable




11.5Matriz de Riesgos del Proyecto Esta matriz muestra eL riesgo en si, el tipo de riesgo (clasificación por la fuente del riesgo), las posibLes consecuencias con la ocurrencia del mismo, el grado de criticidad (bajo, moderado, critico), la estrategia a seguir (mitigar, postergar, evitar, otros), las acciones a seguir en caso de ocurrencia, y el responsable de tomar acción ante La eventuaLidad.

En el siguiente cuadro se muestra una matriz base como referencia:

Polrtico y Entorno

Polfticoy Entorno

Social

Social

tp) Minish!riu d~ JI.¡~tit:m )' Ot!rl.-cho\ Huntlltltl\,

C. Vásquez (i

Observaciones significativas al alcance de los Enttegablesdel MAPROToBe. cambios en las Leyes y/o Normatividad que afecten el alcance del proyecto

Ausencia del personal debido a imponderables externos al Ausencia del personal del proyecto por cambios en la agenda de reuniones Que las mejoras propuestas no seas implementados por una demora en la implementación del SGD

Primer Entregable

Ajustar el alcance del proyecto proyecto utilizando:

Control de Alcance del Proyecto Ajustar el Plan de Trabajo (de ser necesario) Ajustar el Cronograma de

ser Alto Abandonar el proyecto

Retraso del Moderado Postergar Postergar la actividad proyecto

Retraso del Moderado Postergar Postergar la actividad proyecto

Retraso del Alto Abandonar Abandonar el proyecto proyecto

CNPC/OGTI

CNPC/OGTI

CNPC

CNPCjORA

OGTI

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11.6 Anexo 1: Formato de Acta de Reunión del Comité

ACTA DE REUNiÓN DEL COMITÉ TECNICO DEL PROYECTO - No. X

FECHA dd/rnrn/aaaa '.

LUGAR

HORA INICIO hh:rnrn :/ .. ' .~

hh:rnrn

< ......... Apellidos y Nombres ..... >, < ... Puesto .... >

1. . .. .

2 ..... .

3 .... .

DESARROLLO DE LA REUNiÓN

1 .... .

2 ..... .

3. . .. .

ACUERDOS

1. . .. .

2 ..... .

3 .... .

8. MJtu.1"rktde 1U>l""" Y ~ Huma!1Il>

QFICIII#o DE RAClONMIlACIOH OfICINA GEN1!.RAl.

o:~i~O

A.Artol. G.

Primer Entregable

<Nombre Participante>

<Puesto>


<Puesto>


<Puesto>


<Puesto>

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11.7 Anexo 2: Formato de Solicitud de Cambios

SOLICITUD DE CAMBIO - "Servicio de Consultoría para ......... lt

Prioridad (Alta, Media, Baja)

Fecha de Entrega Estimada de implementación del Cambio:

Fecha de Entrega Real de Implementación del cambio:

• Descripción del impacto respecto al Alcance.

• Descripción del impacto respecto al tiempo.

• Descripción del impacto respecto al costo.

~,~ Aprobación del Cambio . i(,tk justicia

'::, "l'''.~~~ Fecha de Revisión: DD I MM I AAAA t 'Ji'\';r'! t:Ni:AAL

~ ~r;!:;;:cilR1 f~?iS~ Personal participante en la reunión de Revisión del Alcance

lJ,Bu:}(ama ... ·¡Ji.Nombre: Cargo: __________ _

Nombre: Cargo: __________ _

\ Propuestas de Cambios Aprobados:

" fj Wlu.teriodenlia

~ y 1lc:roChm_

\~~ , :RliSUPUESTO

A.ArtoI6?-

. Sustento de Cambios no Aprobados

1.

2.

Firmas de los involucrados

C. VásquezG

Primer Entregable

----------------- w--Rediseño y MAPRO - To Be de DM / Consejo Nacional de Política Criminal

12 Firmas En señal de conformidad con el presente documento se suscriben las siguientes firmas:

Director / Jefe / Responsable del Área Usuaria:

Nombre y Apellido

"U'Ik~dc)u'¡Il.l;t y fA'roc!1M.I-1IU1lóM lO'\.

DIRECClÓH GENERAL DE PotJnCA CRIMINAl. y

?ENflENCIARIA Ca s Zo s ez Ganoza

¡rector General Dirección General de Políti~ Criminal Y Penit~nI;¡ari.l

. ' . . . . , . . Ministerio dI! JlJs~l¡:i~ l D.e#tJ¡gs Humanos ProfeslOnales del Area Usuana que bnndaron mformaclOn espeClal1zada para la elaboraclOn ael MAt-'Ru To-Be:

Nombre y Apellido

~\&vl CkoyWJ;y\O L;~

Jefe / Responsables de la Validación Técnica del MAPRO To-Be:

acionalización - ORA

. l \. /.:::>--"""'D"· (e) de la Oficina de Racion8Iitaci60 de la

al ~ p.laneamiento Y Pr~esIO dt P.C~~~¡! fi'~ ~ del Jefe

" MrMSteno de Jostic:ot y 0ercch05 HUm. nos

IN"'''''';. "",",, "' POLlnCA CRllilNAl y

PENITENCIARIA

..... FilJli1a y Sel!.9 ~.", V _ V ,..,

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Nombre, Apellido, Firma del Profesional ORA Nombre, Apellido, Firma del Profesional OGTI


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