ugel de huaura - mapro

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

GOBIERNO REGIONAL DE LIMA

UNIDAD DE GESTIÒN EDUCATIVA LOCAL Nº 09-HUAURA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS-UGEL.Nº 09-HUAURA-2010Pág.

PRESENTACIÓN

La Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 -Huaura, a través

del Área de Gestión Institucional-Equipo de Racionalización, ha elaborado

el Manual de Procedimientos (MAPRO), el mismo que tiene por finalidad

unificar criterios y establecer los procedimientos generales en el marco de

una cultura administrativa de calidad y los lineamientos de política

educativa nacional , regional y local.

Este Documento Normativo constituye una guía de trabajo que

contiene las diversas etapas por la que se realiza el trámite de un

documento o expediente o la realización de las funciones que realizan los

trabajadores de la Sede Administrativa en el Marco de la Gestión Pública

del Sector Educación en la Provincia de Huaura.

Jefatura de Gestión Institucional

2


INDICEPág.

PRESENTACIÓN..................................................................................................................................................1INDICE...................................................................................................................................................................2

ORGANO DE DIRECCIÓN...............................................................................................................................7

Comisión de Procesos...........................................................................................................................................8

TITULOS, ACTAS Y CERTIFICADOSInscripción de Grados y Títulos Pedagógicos Universitarios................................................................................................................................................................................................................................13Equivalencia de Título de Técnico o Profesional Técnico.....................................................................................................................................................................................................................................19Expedición de Certificados de Estudios Duplicados para Ex alumnos de Centros Educativos Recesados o Clausurados......................................................................................................................................................................................................................................................................................21Visación de Certificados de Estudios de Ex Alumnos de Centros Educativos Recesados o Clausurados del año 1964 a la actualidad...............................................................................................................................................2Visado de Certificado de Estudios de capacitación de Centros de Educación Ocupacional Públicos y Privados.................................................................................................................. 23Visación de Certificados de Estudios de los cinco Primeros Puestos .................................................................................................................................................................................................................24Visado de Nóminas de Matrícula de C.E Públicos y Privados .............................................................................................................................................................................................................................26Visación de Actas de Centros Educativos Públicos y Privados ...........................................................................................................................................................................................................................27

Visado de Actas de Evaluación, Recuperación Aplazados y Subsanaciones de Centros Educativos................................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................................................29

Expedición de Constancia de haber firmado Actas de Exámenes de Evaluación Final para los docentes que han trabajado en Centro Educativos................................................................................................................................................................................................................................................................30

TRAMITE DOCUMENTARIOIngreso de Documentos por Trámite Documentario.............................................................................................................................................................................................................................................................................31Aprobación y Distribución de Resoluciones Directorales.....................................................................................................................................................................................................................................................................32

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICA.............................................................................................................. 34

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Supervisión y monitoreo a Centros Educativos..................................................................................................... 35Capacitación Docente............................................................................................................................................ 38Auspicio de Eventos de Capacitación.................................................................................................................... 40Estudio de Expedientes......................................................................................................................................... 41Ejecución de programas extraescolares................................................................................................................ 42Atención de Expedientes de Asociaciones de padres de Familia......................................................................... 44

ÁREA DE GESTIÓN DE GESTION INSTITUCIONAL................................................................................. 45

ESTADÍSTICAInformación Estadística al Inicio del Año Escolar.................................................................................................. 46Censo del Medio Año............................................................................................................................................. 48Información Estadística de fin de Año................................................................................................................... 50Estimación de Matrículas por el Método Cifras Relativas...................................................................................... 51Calendario de Producción Estadística................................................................................................................... 52Estadística Económica Financiera......................................................................................................................... 53Elaboración del Padrón de Centros Educativos.................................................................................................... 54Censo de Talla en escolares.................................................................................................................................. 55

FINANZASProgramación y Formulación del presupuesto Anual............................................................................................ 57Elaboración del Calendario de Compromisos Mensuales..................................................................................... 59Evaluación del Presupuesto................................................................................................................................... 60Actualización del Cuadro de Plazas Permanentes ............................................................................................... 61Ampliación del Calendario de Compromisos ........................................................................................................ 62Inclusión de los Recursos Directamente Recaudados en el Presupuesto Anual ................................................. 63Traslado de Pagos de Pensiones.......................................................................................................................... 64Desagregación Trimestral del Presupuesto........................................................................................................... 67

INFRAESTRUCTURARegistro de Tenencia Legal de terreno.................................................................................................................. 68

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Asesoramiento para remodelación o Mantenimiento de la Infraestructura Educativa........................................... 69Elaboración de la Carta Educativa......................................................................................................................... 71Supervisión al Mantenimiento de la Infraestructura de Centros Educativos.......................................................... 72Elaboración de documentos Técnicos para el saneamiento Legal de los terrenos del ME.................................. 74Elaboración de Expediente Técnico de Obras de Construcción, Ampliación, Remodelaciónetc. De los Centros Educativos.............................................................................................................................. 75

PLANIFICACIÓNElaboración del Plan Operativo Institucional......................................................................................................... 76Elaboración de Plan Estratégico Regional............................................................................................................. 78Evaluación Trimestral del Plan Operativo Institucional.......................................................................................... 80Asesoramiento y Evaluación de los Planes Operativos de las Instituciones Educativas...................................... 81Monitoreo y Seguimiento de los Planes de Trabajo, Proyectos de Innovación deCentros Educativos de la Jurisdicción................................................................................................................... 82Elaboración de cuadro de Necesidades de Plazas Docentes y Administrativas................................................... 83Capacitación de Directores, Personal docente y Administrativo de los Centros Educativos................................ 84Aprobación del Cuadro de Horas de las Instituciones Educativas........................................................................ 85

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85 RACIONALIZACIÓNApertura y Funcionamiento de Centros Educativos de Gestión Privada............................................................... 87Ampliación de nivel, Modalidad, Año, Grado u opciones ocupacionales de los Centros o Programas Educativos de Gestión Privada........................................................................................... 91Apertura y Funcionamiento de centros de Educación Ocupaciones de Gestión Privada..................................... 94Autorización de Apertura y Funcionamiento de Programas No Escolarizados de Gestión Privada (Educación Inicial, primaria y Secundaria de Adultos)............................................................................. 96Creación de Centros Educativos Estatales............................................................................................................ 98Receso Temporal y Definitivo en forma Parcial o Total de Centros Educativos de Gestión Privada................................................................................................................................................................... 100Reapertura de Centros y Programas Educativos de Gestión Privada................................................................... 102Autorización de Traslado de un Centro o Programa Educativo Privado por Cambio de Domicilio................................................................................................................................................................. 104Reconocer el cambio de Director de un Centro o Programa Educativo de Gestión Privada................................ 106Transferencia de Promotoría de un Centro o Programa Educativo Privado.......................................................... 108Designación o Cambio de Nombre de Centro Educativo...................................................................................... 110Racionalización de Material y Mobiliario................................................................................................................ 112Racionalización de Personal.................................................................................................................................. 113Elaboración del Reglamento Interno...................................................................................................................... 115Elaboración del Manual de Organización y Funciones.......................................................................................... 117Supervisión de Institutos de Educación Superior (IESP y IEST)........................................................................... 119Fusión de Centro Educativos de Gestión Estatal.................................................................................................. 120

OFICINA DE ASESORIA JURÍDICA

Recepción, registro, y asignación de expedientes................................................................................................. 122Recursos Administrativos....................................................................................................................................... 123Absolución de consultas........................................................................................................................................ 124Procesos Judiciales............................................................................................................................................... 125Saneamiento Legal de los terrenos del Ministerio de Educación.......................................................................... 127

ÁREA DE GESTIÓN DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO 128

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CONTABILIDADElaboración del Libro de inventario y Balances..................................................................................................... 129Formulación del Balance Mensual de Comprobación........................................................................................... 130Afectación de Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio................................................................................... 131Fiscalización de Comprobantes de Pago.............................................................................................................. 132Fiscalización de Fondos para Pago en Efectivo.................................................................................................... 133Elaboración del Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (ANEXO 02)....................................................... 134Registro en el Libro Diario...................................................................................................................................... 134Registro en el Libro Mayor..................................................................................................................................... 136Elaboración de Notas Contables y Presupuestales............................................................................................... 137Programación del Presupuesto del Gasto (PP2)................................................................................................... 138Balance de Ejecución del Presupuesto (AP1)....................................................................................................... 139Programación del Presupuesto de Ingresos (PP1)................................................................................................ 140Ejecución del Presupuesto de Gastos-Captación de Ingresos (ANEXO 01)......................................................... 141Remisión e Integración de la Información Contable de las Unidades de Gestión Educativa................................ 142Revisión del Libro Caja de los Centros Educativos............................................................................................... 144Registro en el Libro Caja........................................................................................................................................ 145

PERSONALContrato de Personal............................................................................................................................................. 146Ascenso de Nivel Magisterial................................................................................................................................. 148Destaque de personal............................................................................................................................................ 150Reasignación de personal...................................................................................................................................... 152Permutas................................................................................................................................................................ 154Rotación de personal............................................................................................................................................. 155Encargatura de puesto de Director de Centro Educativo...................................................................................... 156Comisión de Servicios............................................................................................................................................ 157Expedición de Resolución de Cese y pensión Provisional.................................................................................... 158Transferencia......................................................................................................................................................... 159

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Expedición de Resolución de Pensión Definitiva (ONP)........................................................................................ 161Expedición de Resolución de Pensión de Viudez (ONP)...................................................................................... 163Expedición de Resolución de Pensión de orfandad (ONP)................................................................................... 165Expedición de Resolución de Pensión de Ascendencia ....................................................................................... 167Expedición de Resolución de Pensión de Invalidez.............................................................................................. 169Incorporación al Régimen de pensiones del D.L. 20530 (Regularización de Adeudos)........................................ 170Expedición de Resolución de Subsidio por Luto y Gastos de Sepelio.................................................................. 172Traslado de Pago de Pensión................................................................................................................................ 174Nivelación de Pensión en el Cargo de Mayor Jerarquía Alcanzado...................................................................... 175Aplicación de Resolución Expedida por la Oficina de normalización Previsional.................................................. 177Expedición de Resolución de Modificaciones y Ampliaciones de Pensión ........................................................... 178Bonificación por Remuneración Personal (Quinquenio)........................................................................................ 179Gratificación por 20, 25 y 30 años de Servicios..................................................................................................... 181Bonificación Familiar.............................................................................................................................................. 182Licencia sin goce de Remuneraciones por Motivos Particulares........................................................................... 184Licencia por Maternidad......................................................................................................................................... 185Licencia por Fallecimiento de Padres, Cónyuge e Hijos........................................................................................ 186Licencia por Estudios de Especialización, Participación en Eventos Educativos y Función Municipal................................................................................................................................................................ 187Encargatura del Puesto de sub Director Asesor o Jefe......................................................................................... 189Ingreso a la Carrera Pública del Profesorado........................................................................................................ 190Atención de Recursos Impugnativos...................................................................................................................... 191

PLANILLASActualización de planillas de Activos..................................................................................................................... 192Actualización de Planillas de Pensionistas............................................................................................................ 194Formulación y aplicación del calendario mensual de compromisos (Remuneraciones)....................................... 196Verificación y atención de Expedientes e Informes por descuento indebido o crédito Devengado, subsidios por luto y gastos por sepelio.............................................................................................. 197

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TESORERIAPago de Planilla de Pensiones y Remuneraciones............................................................................................... 199Elaboración de la Información de ingreso por fuentes de Financiamiento diferentes de recursos ordinarios (T-5)........................................................................................................................................ 200Elaboración de la Conciliación del Movimiento de Fondos de Sub Cuentas (T-4)................................................ 201Elaboración de papeletas de depósito a favor del Tesoro Público (T-6)............................................................... 202Elaboración del Informe Mensual del Gasto (T2).................................................................................................. 203Expedición de Constancia de descuentos por concepto de FONAVI.................................................................... 204Pago de papeletas por movilidad........................................................................................................................... 205Recaudación de Ingresos por Caja........................................................................................................................ 206Rendición del Fondo para pago en efectivo.......................................................................................................... 207Renovación de Fondos para Pago en Efectivo...................................................................................................... 208Expedición de Constancias de pago de Remuneraciones y Pensiones................................................................ 209Expedición de certificado de Aportes al Sistema Nacional de pensiones............................................................. 210Pago de Planillas judiciales del Personal Pensionista........................................................................................... 211Expedición de Constancia de Derrama Administrativa – Magisterial.................................................................... 212Elaboración de solicitud de Giro (T-1).................................................................................................................... 213Pago a proveedores............................................................................................................................................... 214

ABASTECIMIENTOSRegistro de Proveedores de Bienes y Servicios.................................................................................................... 215Programación de necesidades de bienes y elaboración del Plan de Adquisiciones............................................. 216Programación y Formulación del Presupuesto de Servicios................................................................................. 217Atención de pedidos de Almacén a C.E., Órgano intermedio y ADE’s.................................................................. 218Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios............................................................................................... 220Recepción de Bienes adquiridos............................................................................................................................ 222Registro y control de existencias de bienes de Almacén y material pedagógico.................................................. 223Distribución de bienes materiales.......................................................................................................................... 224Inventario Físico de Bienes de Almacén Patrimoniales y Material Pedagógico.................................................... 225Impresión de Documentos..................................................................................................................................... 226

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AUDITORIA INTERNA....................................................................................................................................... 227

Formulación del Plan Anual de Control.................................................................................................................. 228Ejecución del Plan Anual de Control...................................................................................................................... 229Atención de Quejas, Denuncias y Reclamos......................................................................................................... 231Seguimiento y Verificación del Cumplimiento de las Recomendaciones y Medidas Correctivas............................................................................................................................................................. 233Evaluación de la Ejecución Presupuestal.............................................................................................................. 235

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ORGANO DE DIRECCIÓN

DIRECCIÓN UGEL 09 -HUAURA Versión 1.0CODIGO: D-AT-

01PROCEDIMIENTO

FIRMA Y NUMERACION DE OFICIO, DIRECTIVA Y RESOLUCIÓN.

OBJETIVO

Expedir Oficios, Directivas y Resoluciones emitidas por el órgano de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura.

BASE LEGAL

. Ley Nº 27444

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando una de las áreas organizacionales remite Proyecto de Oficio, Directiva o Resolución con los respectivos documentos sustentatorios a la Dirección.

DESCRIPCION

ORGANO DE DIRECCIÓNSecretaria

1. Revisa y entrega el proyecto de Oficio, Directiva o Resolución y otros documentos al Director.Director

2. Revisa los documentos y firma el Oficio, Directiva o Resolución. Devuelve los documentos a la Secretaria.Secretaria

3. Sella el original del Oficio, Directiva o Resolución y sus copias y entrega a Trámite Documentario.

TRAMITE DOCUMENTARIO Especialista Administrativo4. Numera y registra el Oficio, Directiva y Resolución.5. Entrega el original, las copias del Oficio, Directiva y Resolución a la Oficina de origen y hace

firmar registro como cargo de recepción.

OFICINA DE ORIGENSecretaria6. Retiene 1 copia para su Archivo y remite al interesado el original7. Folia los antecedentes y da el trámite respectivo.

FIN

La Secretaria prepara la documentación que es derivada al exterior, previo cargo, la misma que es entregada a Trámite Documentario o al conserje para su distribución.

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COMISIÓN DE PROCESOS Versión 1.0CODIGO: D-CP-

01PROCEDIMIENTO

APERTURA DE PROCESO ADMINISTRATIVO.

OBJETIVOº

Garantizar equidad y justicia en salvaguarda de los derechos del trabajador y del interés del servicio educativo

BASE LEGAL• Ley 24029 y su modificatoria Ley 25212• Ley Nº27444 Ley General de Procesos Administrativos, vigencia 11-10-2001• D.Leg. 276• D.S. 019-90-ED• D.S. 005-90-PCM• Reglamento Interno de la Comisión de Procesos Administrativos

REQUISITOS• Denuncias y/o informes de Auditoría Interna• Documentos probatorios en original o copia autenticada, debidamente foliados en orden cronológico.• En caso de abandono del cargo, certificado por el Director del Centro Educativo, verificado por el Coordinador y

canalizado a Órganos Superiores.

ORIGEN En el caso fehacientemente comprobado se desarrolla el procedimiento por personal, de no ser fehaciente el hecho se origina con el informe de Auditoría Interna.: formula y presenta la petición de sanción con la justificación y documentación respectiva con las recomendaciones del caso.

DESCRIPCIÓN

AUDITORIA INTERNA1. PROCEDIMIENTO D-TD-01 – INGRESO DE DOCUMENTOS.2. ENTREGA DE DOCUMENTOS A LA DIRECCIÓN

DIRECCIONSecretaria 3,. Recibe los documentos y anota en los Libros de Registro.

Director RE4. Revisa el Informe.5. De ser pertinente, devuelve y solicita ampliación de investigación.6. Corre traslado a la Comisión de Procesos Administrativos u Oficina de Personal.

SECRETARIA DE COPROA7. Recibe el Expediente y solicita el informe escalafónario.

TÉCNICO DE ESCALAFÓN

8. Elabora el Informe Escalafónario respectivo.

ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO

9. Revisa el expediente y verifica la información del informe escalafónario, firma y dispone se derive a la Comisión Permanente de Procesos Administrativos.

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01

COMISIÓN PERMANENTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SECRETARÍA CP.

10. Registra el expediente y documentos en el cuaderno de registro general.11. Verifica la foliación de los documentos.12. Separa los expedientes clasificándolos en docentes y administrativos.

PRESIDENTE.

13. Revisa y designa al asesor encargado, la atención del expediente.

Asesor

14. Analiza el expediente de apertura de proceso15. Evalúa las pruebas que sustentan las acusaciones y define los cargos con arreglo a las normas vigentes.16. Elabora el informe de opinión.

COMISION DE PROCESOS

17. Revisan el expediente y el informe del asesor , se pronuncia sobre si existen causales para aperturar el proceso administrativo al servidor.

Secretario de la Comisión

18. Relata las secuencias en el libro de actas de la Comisión, firma y recaba las firmas en el informe de pronunciamiento y el informe final.

PRESIDENTE.

19. Analiza y firma los informes de la Comisión, pronunciamiento y finales.

Asesor

20. Elabora el Proyecto de Resolución Directoral, de apertura de procesos conteniendo el resumen de las imputaciones así como el sustento legal y la noción administrativa que se instaura.

PRESIDENTE

21. Revisa el Proyecto de Resolución y lo visa.

Secretaría

22. Tipea el Proyecto de Resolución y recaba el visto bueno del Director de Administración.23. Gestiona la reproducción del proyecto de Resolución en impresiones (35 ejemplares).24. Cuando son devueltos, coloca el sello del Presidente de la Comisión Permanente de Procesos

Administrativos y lo envía al despacho Directoral.

DIRECCIÓN.

25. PROCEDIMIENTO D-TD-02 Aprobación y Distribución de Resolución.26. Devuelve el expediente a la Comisión de Procesos.

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01

COMISION PERMANENTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Asesor27. Analiza detenidamente el expediente y extrae en detalle las imputaciones28. Elabora el Proyecto de Pliego de Cargos o Imputaciones de manera clara e Indubitable ( nunca en forma

de interrogatorio) de manera que sean absueltas de manera precisa.

PRESIDENTE.29. Revisa y firma el pliego de cargos. Dispone su envío al servidor procesadoORGANO DE DIRECCIÓN

30. El Oficio y Pliego de Cargos, es derivado a trámite documentario, para que sean entregados al trabajador procesado adjunta a la Resolución de Apertura del Proceso.

Trabajador Procesado

31. Recibe la resolución de Apertura de proceso y es puesto a disposición del Área de Gestión Administrativa por recomendación de Auditoría Interna o cuando la Resolución de apertura de Proceso lo dispone, en cuyo caso hace entrega de cargo a su Jefe Inmediato Superior, mediante un acta de entrega de cargo.

32. Recibe el Pliego de Cargos y presenta sus pruebas de descargo dentro del plazo establecido.

Trámite documentario

33. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de documentos a Trámite Documentario.34. Entrega de las pruebas de descargo a la comisión de procesos administrativos del servidor procesado.

COMISIÓN PERMANENTE DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Secretaría35. Recibe las pruebas de descargo del trabajador, las registra y anexa al expediente correspondiente.

Comisión36. Revisa el expediente y adopta acuerdos y recomendaciones por mayoría de votos o unanimidad, elabora

el informe final y dispone se elabore y eleve al despacho Directoral el Proyecto de Resolución correspondiente dentro del plazo establecido.

Asesor37. Elabora el Proyecto de Resolución Directoral de sanción.

DIRECCIÓN38. Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones, a las respectiva Áreas de Ejecución ,

Centro Educativo e Interesado, para los fines pertinentes.

FIN

El expediente con lo actuado, incluyendo el informe final y las recomendaciones de la Comisión de Procesos Administrativos; así como la Resolución Directoral de sanción son archivadas en trámite documentario y la Oficina de Administración; ejecutará el cumplimiento de las disposiciones de la resolución respectiva.

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02

PROCEDIMIENTO

RECURSO DE RECONSIDERACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

OBJETIVO

Expedir las resoluciones por reconsideración de procesos administrativos.

BASE LEGAL• Ley 24029 y su modificatoria la Ley 25212• Ley 27444 Ley General de Procesos Administrativos• D.Leg. 276• D.S. 019-90-ED• D.S. 005-90-PCM• Reglamento Interno de la Comisión de Procesos Administrativos

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Único de Trámite.• Documentos probatorios en original o copia autenticada, debidamente foliados en orden cronológico. • Se deben presentar dentro de los 15 días hábiles de haber sido notificado.

ORIGEN

El Usuario presenta solicitud en Trámite Documentario.

DESCRIPCIÓN

TRÁMITE DOCUMENTARIO

1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario2. Entrega los documentos al Despacho Directoral.


3. El Director revisa los documentos y los deriva al Abogado - Asesor Legal.

ABOGADO- ASESOR LEGAL

ABOGADO

4. Recibe los documentos y anota en los Libros de Registro.5. Solicita los antecedentes de la Resolución impugnada.6. Revisa el Expediente y dispone la remisión de los actuados a la Comisión de Procesos Administrativos.

COMISION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

SECRETARÍA

1. Recepciona el recurso de impugnación y sus antecedentes, verifica la foliación y la Constancia de Notificación.

2. Registra los documentos en el Cuaderno de Registro.

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Comisión de Procesos Versión 1.0CODIGO: D-CP-

02PRESIDENTE

3. Revisa y designa al miembro encargado de la atención de expedientes.

Asesor

4. Analiza el Expediente, resume las imputaciones y elabora un Informe.

COMISIÓN

5. Revisa el expediente y el informe del miembro y acuerda si existe mérito para declarar fundado o infundado el recurso de reconsideración.

ASESOR

6. Elabora el Informe Técnico correspondiente.

SECRETARÍA

7. Tipea el Informe Técnico y recaba las firmas de los miembros de la Comisión.

Presidente

8. Revisa el Informe, lo firma y dispone su remisión junto con el Expediente a Abogado - Asesor Legal.

ABOGADO

1. Elabora el informe legal en base al informe técnico de la Comisión de Procesos y lo remite a la Oficina de Administración.

Secretaría16. Proyecta la Resolución , la registra y gestiona su impresión

PRESIDENTE 17. Revisa el Proyecto de Resolución. Si está conforme pone su visto bueno en el Proyecto de Resolución .18. Los Proyectos de Resolución son remitidos a la Dirección, adjuntando el Expediente correspondiente.

FIN

DIRECCIÓN

El Director revisará el expediente y de estar conforme se procede al Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones a las Areas respectivas de Ejecución, Centro Educativo y al interesado.

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Títulos, Actas y Certificados Versión 1.0CODIGO: D-AT-

02

PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DUPLICADOS PARA EX-ALUMNOS DE CENTROS EDUCATIVOS RECESADOS O CLAUSURADOS.

OBJETIVOOtorgar Certificados de Estudios duplicados para ex-alumnos de Centros Educativos recesados, o clausurados.

BASE LEGAL• Ley Nº 28044 - Ley General de Educación.• D.S. Nº 048-2001-ED • D.S. Nº 013-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Regular• D.S. Nº 016-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Alternativa• D.S. Nº 022-2004-E.D Reglamento de Educación Técnico Productivo• D.S. Nº 002-2005-E.D., Reglamento de Educación Básica Especial• R.V.M. Nº 047- Normas para la Certificación de Estudios de Educación Secundaria.• R.V.M. Nº 202-81-ED.• Directiva Nº 63-VME/OA/DIA-UPB-85.

REQUISITOS• Solicitud FUT.• Boleta de Pago.• 02 Fotografías.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud y requisitos establecidos en Tramite Documentario.

DESCRIPCIÓNTRAMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.2. Entrega a Especialista Administrativo.

TITULOS ACTAS Y CERTIFICADOS

Especialista Administrativo3. Recepciona y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos establecidos.4. En la Hoja de Registro de Expedientes (original), coloca el número de expediente, escribe el nombre del

interesado, asunto y dependencia a donde se deriva. Coloca el sello de recepción y la fecha.5. Coloca con el número de Expediente en la Solicitud (original y copia).6. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual cada folio del Expediente. 7. Registra los Certificados en la Lista de Distribución de Expedientes: Nº de Expediente, folios, asunto y

nombre del recurrente.8. Ubica los legajos correspondientes y anota en el Talón del Certificado el Nº de Expediente, nombre del

interesado, nombre del Centro Educativo y los años solicitados. 9. Escribe los siguientes datos en el formato del Certificado: Nombre de la entidad emisora, Nombre del

alumno, Centro Educativo, Notas de las Actas de Evaluación y fecha de expedición, de acuerdo con las normas vigentes.

10.Firma el Certificado y lo remite los documentos al Despacho Directoral, para su visación; si es para un trámite en el Extranjero se efectuará la Legalización del Certificado

FINEl Especialista Administrativo entrega el Certificado al usuario, previo registro del nombre y firma del usuario como cargo de entrega.

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Títulos, Actas y Certificados Versión 1.0CODIGO: D-AT-

03

PROCEDIMIENTO

VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE EX-ALUMNOS DE CENTROS EDUCATIVOS, RECESADOS O CLAUSURADOS DEL AÑO 1964 A LA ACTUALIDAD.

OBJETIVO

Visar los Certificados de Estudios de ex-alumnos de Centros Educativos, recesados o clausurados a partir del año 1964 a la fecha.

BASE LEGAL• D.S. Nº 014-2004-ED (TUPA.)

REQUISITOS• Solicitud FUT.• Certificado de estudios.• Recibo de Pago.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el Usuario presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRAMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.2. Entrega a Especialista Administrativo.

ACTAS Y CERTIFICADOS

Especialista Administrativo 3. Recepciona y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos establecidos.4. En la Hoja de Registro de Expedientes (original) coloca el número de expediente, escribe el nombre del

interesado, asunto, y dependencia a donde se deriva. Coloca el sello de recepción y la fecha.5. Coloca con el número de Expediente en la Solicitud (original y copia).6. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual cada folio del Expediente. 7. Registra los Certificados en la Lista de Distribución de Expedientes: Nº de Expediente, folios, asunto y

nombre del recurrente.8. Ubica los legajos correspondientes, verifica las Notas del Certificado con las Actas de Evaluación, las firmas

de los directores y que los cursos estén de acuerdo con la currícula del Ministerio de Educación.9. De estar conforme, coloca el sello de visación en el reverso del Certificado y llena los datos: Nº de registro

correlativo anual, fecha y Centro Educativo.Especialista Administrativo10.Firma el Certificado y lo remite los documentos al Despacho Directoral, para su visación; si es para un trámite

en el Extranjero se efectuará la Legalización del Certificado

FINEl Especialista Administrativo de Actas y Certificados entrega el Certificado al interesado, recabando en el FUT la Firma, fecha y Nº de Libreta Electoral como cargo de entrega.

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Título, Actas y Certificados Versión 1.0CODIGO: D-AT-

04

PROCEDIMIENTO

VISADO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE CAPACITACIÓN DE CENTROS DE EDUCACIÓN OCUPACIONAL/TÉCNICOS PRODUCTIVOS PÚBLICOS Y PRIVADOS. OBJETIVO

Visar los Certificados de Estudios de alumnos de Centros de Educación Ocupacional Públicos o Privados que deseen viajar al extranjero y seguir estudios.

BASE LEGAL

• D.S Nº 022-2004-ED REGLAMENTO DE EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVA

REQUISITOS• Solicitud FUT.• Certificado de Capacitación Caligrafiados.• Recibo de Pago.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Usuario presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario (Actas y Certificados).

DESCRIPCION


TITULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS

Especialista Administrativo 3. Recibe la documentación.4. Ubica los legajos correspondientes y anota en el Talón del Certificado el Nº de Expediente, nombre del

interesado, nombre del Centro Educativo y los años solicitados. 5. Escribe los siguientes datos en el formato del Certificado: Nombre de la entidad emisora, Nombre del alumno,

Centro Educativo, Notas de las Actas de Evaluación y fecha de expedición, de acuerdo con las normas vigentes.

6. Firma el Certificado de Capacitación.

FIN

El Especialista Administrativo entrega el Certificado al Director del CEO, previo registro del nombre y firma del Director del Centro Educativo.

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05PROCEDIMIENTO

VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS DE LOS CINCO PRIMEROS PUESTOS.

OBJETIVOVisar los Certificados de Estudios de los cinco (5) primeros puestos de Educación Secundaria de los Centros Educativos Públicos y Privados.

BASE LEGAL• D.S. Nº 014-2004-ED (TUPA.)

REQUISITOS• Oficio del Centro Educativo.• Decreto Directoral de los cinco (5) primeros puestos.• Acta de la Comisión Evaluadora conteniendo para los diez (10) primeros puestos:

− Orden de Mérito. - Puntaje Total Anual.− Total de Calificativo. - Número de Asignaturas.− Promedio General. -Firma de la Comisión.

• Cuadro de Mérito de los diez (10) primeros puestos.• Certificado de estudios de cinco (5) años continuos, para menores.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el Centro Educativo presenta por Oficio y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIONTRAMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.2. Entrega a Especialista Administrativo.3. TITULOS,ACTAS Y CERTIFICADOSEspecialista Administrativo 4. Recibe la documentación.5. Verifica las notas de los certificados contra las Actas Promociónales.6. Firma el Certificado, prepara cargo y lo deriva los Certificados y el Acta de la Comisión del Centro Educativo a

la Dirección Técnico Pedagógica

ESPEICALISTA ADMINISTRATIVO7. Registra el expediente y la procedencia, prepara Hoja de Envío y lo entrega al Director.8. Firma el certificado y lo deriva al directorDirector 9. Firma el certificadoSecretaria10. Coloca los sellos respectivos11. Devuelve al especialista administrativo

Especialista Administrativo12. Previa firma del cargo se entrega al Director del Centro EducativoFINEspecialista Administrativo archiva copia de las Actas y Certificado

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06PROCEDIMIENTO

VISADO DE NOMINAS DE MATRICULA. DE CENTROS EDUCATIVOS PUBLICOS Y PRIVADOS

OBJETIVOVisar las Nóminas de Matrícula de los Centros Educativos, Centros de Educación Ocupacional y Programas No Escolarizados .Públicos Y Privados

BASE LEGAL• R.V.M. 193-88-ED, Norma de Reglamentación de Evaluación• D.S. Nº 013-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Regular• D.S. Nº 016-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Alternativa• D.S. Nº 022-2004-E.D Reglamento de Educación Técnico Productivo• D.S. Nº 002-2005-E.D., Reglamento de Educación Básica Especial

REQUISITOS• Oficio de la Institución.• Copia autenticada de la Resolución de creación.• Decreto Administrativo de Aprobación de Nómina conteniendo la especialidad, turno, sección y Nº de alumnos

por semestre académico.• Documentos que autoricen cambios de local, de nombre, otros.• Cuadro de mérito de ingresantes.• Metas de atención anual aprobadas.• 3 ejemplares de Nóminas de Matrícula .• Oficio de autorización de reproducción de documentos por sistema computarizado actualizado, si no se

presenta en formatos del Ministerio de Educación.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el Centro Educativo presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIONTRAMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01. Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.2. Entrega a Especialista Administrativo de Actas y Certificados.

ACTAS Y CERTIFICADOSEspecialista Administrativo 3. Recepciona y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos establecidos.4. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual el Oficio y documentos adjuntos. Escribe el Nº de folios

en la Guía de Tramitación.5. Registra las Nóminas en las Hojas de Remisión : Nº de Oficio, Institución de origen, asunto, a quien va

dirigido.6. Revisa las nóminas en orden alfabético (apellidos, nombres, edad y procedencia), y las firmas del profesor y

director de acuerdo a los requisitos y normas vigentes. Constata las nóminas de matrícula con las Actas de Evaluación semestral, recuperación, cargo y/o examen extraordinario.

7. De estar conformes, firma y sella la Nómina. 8. Elabora, revisa, firma la Nómina y el Memorando. Dispone su envío a la Dirección Técnico Pedagógica.ÁREA DE GESTIÓN PEDAGOGICAE specialista 9. Revisa la Nómina. de estar conforme, coloca el sello del Director del la DTP y recaba su firma.10.Se devuelven los documentos al área de Actas y Certificados.ACTAS Y CERTIFICADOSEspecialista Administrativo 11. Archiva la Nómina original y antecedentes.FINEl Especialista Administrativo de Actas y Certificados entrega 2 ejemplares de la Nómina al Director o Secretario General del Centro Educativo, previo registro en el Cuaderno de Cargo.

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06

PROCEDIMIENTO

VISACIÓN DE ACTAS DE CENTROS EDUCATIVOS. PUBLICOS Y PRIVADOS

OBJETIVO

Visar las Actas de Evaluación de Educación Primaria y Secundaria de los Centros Educativos Públicos y Privados.

BASE LEGAL

• R.V.M. 193-88-ED, Norma de Reglamentación de Evaluación.• D.S. Nº 013-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Regular• D.S. Nº 016-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Alternativa• D.S. Nº 022-2004-E.D Reglamento de Educación Técnico Productivo• D.S. Nº 002-2005-E.D., Reglamento de Educación Básica Especial• R.M. 024-90-ED• R.M 188-90-ED

REQUISITOS

• Oficio• 2 ejemplares de Actas Finales o Promociónales.• Recibo de Pago.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Centro Educativo presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario para el área de Títulos, Actas y Certificados.

DESCRIPCION



Especialista Administrativo3. Recibe la documentación y la registra en forma cronológica en el Libro de Registro de Centros Educativos. 4. Revisa las Actas con las Nóminas del 1ro. al 6to. grado en el caso de Primaria y del 1ro. al 5to. en el caso de

Secundaria en orden alfabético (apellidos, nombres, edad y procedencia), las notas por asignatura, el año o grado de estudios donde el docente firmó las Actas de Evaluación final y la firma del director de acuerdo con los requisitos y normas vigentes.

5. De estar conformes, pone su visto bueno.6. Firma y sella las Actas.7. Archiva un ejemplar de las Actas y antecedentes.

FIN

El Especialista Administrativo entrega las Actas al Director del Centro Educativo, previo registro en la copia del Oficio. Registrando en el Cuaderno de Cargos.

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07

PROCEDIMIENTO

VISADO DE ACTAS DE EVALUACION, RECUPERACION, APLAZADOS Y SUBSANACIONES DE CENTROS EDUCATIVOS.

OBJETIVO

Visar las Actas de Evaluación, Recuperación, Aplazados y Subsanaciones del Mes de Enero, Febrero y Marzo de Educación Primaria y Secundaria de los Centros Educativos Públicos y Privados.

BASE LEGAL

− R.V.M. 193-88-ED, Norma de Reglamentación de Evaluación− R.M. 127-85-ED− R.M. 077-84-ED− D.S. Nº 013-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Regular− D.S. Nº 016-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Alternativa− D.S. Nº 022-2004-E.D Reglamento de Educación Técnico Productivo− D.S. Nº 002-2005-E.D., Reglamento de Educación Básica Especial−

REQUISITOS

− Oficio.− 2 ejemplares de Actas.− Recibo de Pago.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Centro Educativo presenta su solicitud y los requisitos establecidos en Trámite Documentario para el área de Títulos, Actas y Certificados.

DESCRIPCION



Especialista Administrativo3. Recibe la documentación y la registra en forma cronológica en el Libro de Registro de Centros Educativos. 4. Revisa las Actas de Recuperación del mes de Enero a Marzo del nivel Primaria, Secundaria de Menores de

Centros Educativos Públicos y Privados de acuerdo a los requisitos y normas vigentes.5. De estar conformes, coloca su visto bueno en las Actas. 6. Revisa, firma las Actas y Archiva un ejemplar de las Actas y antecedentes.

FIN

El Especialista Administrativo de Actas y Certificados entrega las Actas al Director del Centro Educativo, previo registro en el Cuaderno de Cargo.

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08

PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE CONSTANCIA DE HABER FIRMADO ACTAS DE EXAMENES DE EVALUACIÓN FINAL PARA LOS DOCENTES QUE HAN TRABAJADO EN CENTROS EDUCATIVOS.

OBJETIVO

Otorgar constancia a los profesores que han trabajado en Centros Educativos firmando las Actas de Evaluación Final, para que se les acredite su acumulación de tiempo de servicios.

BASE LEGAL

Resolución Suprema Nº 108-60-ED; Artículo 2º inciso c).

REQUISITOS

• Solicitud en Formulario Único de Trámite (FUT).• Recibo de Pago.

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el Usuario presenta su solicitud en Trámite Documentario.

DESCRIPCION


TITULOS, ACTAS Y CERTIFICADOS

Especialista Administrativo 3. Recepciona y ubica en los libros correspondientes el nombre del Centro Educativo, Asignaturas y Año o Grado

de Estudios, donde el docente firmó las Actas de Evaluación Final.4. Verifica que figure el nombre y firma del docente, de estar conforme, fotocopia el Acta de Evaluación Final y

lo entrega al Fedatario para su autenticación.

FIN

El Especialista Administrativo de Actas y Certificados entrega la fotocopia autenticada al usuario, haciéndole firmar en el FUT como cargo de recepción.

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TRÁMITE DOCUMENTARIO Versión 1.0CODIGO: D-TD-

01PROCEDIMIENTO

INGRESO DE DOCUMENTOS POR TRÁMITE DOCUMENTARIO.

OBJETIVORealizar la recepción, registro, clasificación, foliación, distribución y seguimiento de documentos que ingresan a la Dirección Regional de Educación.BASE LEGAL• Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General. • D.S. 0702-95-PCM • Ley 26510 • R.D. 581-86-DE• D,L, 276 • TUPA - D.S. 016– 2004 – ED

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Único de Trámite, Oficio, Carta.• Documentos sustentatorios.ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud o documento y los requisitos establecidos por Trámite Documentario.DESCRIPCIONTRAMITE DOCUMENTARIOEspecialista Administrativo1. Recibe y revisa que los documentos estén de acuerdo con los requisitos establecidos.2. Coloca el sello de recepción y la fecha en la Solicitud (original y copia) u Oficio. Coloca el Número de

Expediente y devuelve la copia al usuario. ( de ser necesario consignar la hora de la presentación del documento).

3. Anota en la Hoja de Registro de Exp. escribe el nombre del interesado, asunto y dependencia a donde se deriva.

4. Coloca el sello de foliación y numera en forma manual cada folio del Expediente. Escribe el Nº. de folios.5. Clasifica los documentos de acuerdo con la dependencia de destino.6. Registra la siguiente información en el Libro de Distribución de Expedientes Ingresados en la Unidad de

Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura a las diferentes Áreas de Gestión:• Nº. De papeleta.• Dirección u Oficina.• Fecha.• Nº. de Orden.• Nº. del expediente FUT u Oficio.• Asunto.• Nº. de Folios.• Recurrente y/o Razón Social.

7. Archiva la papeleta de Distribución de Expedientes Ingresados en la Carpeta (Folder) correspondiente a cada Unidad Orgánica en forma correlativa.

8. Distribuye los documentos a la Secretaria del Despacho Directoral y demás Áreas de Gestión, recabando firma y fecha de recepción en la papeleta de Distribución de Expedientes Ingresados.

9. Devuelven el Expediente a Trámite Documentario adjuntando el Decreto de devolución si las Áreas de Gestión determinan la improcedencia de un Expediente.

10. Registra en el Formulario de Cargos la Correspondencia si se trata de la devolución de un documento que está dentro de la localidad, anotando el número del Decreto de Devolución, el nombre del interesado y su dirección.

11. Entrega al Conserje la correspondencia para su distribución recabando firma y fecha de recepción.12. Registra en el Formulario de Cargos de Correspondencia Correo, si se trata de la devolución de un documento

que está fuera de la localidad, anotando el número del Decreto de Devolución, el nombre del interesado y su dirección.

13. Entrega al Conserje la correspondencia para su distribución recabando firma y fecha de recepción.FINRecibidos los cargos, archiva Cargos Correspondencia Ciudad y Cargos Correspondencia Correo y los empasta al finalizar el año.

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TRÁMITE DOCUMENTARIO Versión 1.0CODIGO: D-TD-

02

PROCEDIMIENTO

APROBACIÓN, DISTRIBUCION DE RESOLUCIONES DIRECTORALES, DIRECTIVAS Y OFICIOS.

OBJETIVO

Distribuir las Resoluciones, Directivas y Oficios emitidas por la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09- Huaura a los Centros y Programas Educativos, instituciones públicas y privadas y a los usuarios.

BASE LEGAL

• LEY Nº27444

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando una de las áreas organizacionales remite un Proyecto de Resolución, Directiva u oficio con el respectivo Expediente al Órgano de Dirección.

DESCRIPCION


Secretaria1. Recibe, registra y revisa la foliación de los documentos, y verifica que cuente con los sellos y firmas

autorizadas, de no estar conforme, se devuelven con cargo a la Unidad Orgánica de origen para su regularización.

Director 2. Revisa que la parte considerativa y resolutiva del Proyecto de Resolución se encuentre en concordancia

con los documentos sustentatorios.3. Firma el original de la Resolución y otros documentos y los devuelve a la Secretaria para su entrega a

Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO.

TÉCNICO ADMINISTRATIVO4. Registra el Número correlativo en el original (autógrafa) de la Resolución y sus copias. Anota en el

Cuaderno interno de control :• Número de Resolución.• Fecha.• Asunto (parte resolutiva).• Número de Folios

5. Registra en el Libro de Registro Alfabético de Resoluciones:• Número de orden.• Apellidos y Nombres del interesado.• Asunto.• Número de Resolución.• Fecha.

6. Sella el original (autógrafa) de la Resolución y sus copias.7. Revisa que el número de folios de los documentos esté de acuerdo con lo indicado en la foliación y que el

número de ejemplares de la Resolución esté completo. 8. Recaba firma del Especialista, en las copias (transcripciones).9. Separa las copias de las Resoluciones de acuerdo a las Unidades Organizacionales:

• Original (autógrafa) y copias para el Archivo General.• 1 para la Oficina de Administración.

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Trámite Documentario Versión 1.0CODIGO: D-TD-

02• 2 para el Área de Personal.• 1 para Planillas.• 2 para Escalafón.• 1 para Asesoría Jurídica.• 1 para el Área de de Gestión Institucional.• 1 para el Archivo alfabético de Trámite Documentario.• 2 para Comisión de Procesos, 5 si el asunto es un proceso administrativo.• 1 para el usuario.

10. Registra en orden correlativo en el Cuaderno de Resoluciones: Fecha, Nº de Resolución, Asunto, Usuario.11. Distribuye los documentos a las Secretarias de cada Unidad Orgánica, recabando firma y fecha de

recepción en los cargos respectivos.12. Selecciona las Resoluciones que deben entregarse a entidades externas, DRELs, UGELs, ADEs, Centro

Educativo s:• 2 copias para la DRELs, UGELs, ADEs, Instituciones Educativas • 1 para cada interesado comprendido en la Resolución.

13. Entrega al Conserje las Resoluciones para su distribución, recabando la firma del usuario y/o Director del Centro Educativo o DRELs, UGELs, .

14. Separa 1 copia de la Resolución y la archiva en un File Correlativo, el cual se utiliza para que los usuarios obtengan fotocopias autenticadas. La segunda copia será empastada en su oportunidad. Archiva la autógrafa con sus antecedentes respectivos en forma correlativa y pone número de Resolución

FIN

El Técnico Administrativo de Trámite Documentario entrega las copias de las Resoluciones a los usuarios cuando son requeridas en ventanilla, o los remite al Conserje; según el caso, recabando firma y fecha de recepción en el Cuaderno de Entrega de Resoluciones.

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ORGANO DE LINEAAREA DE GESTION PEDAGOGICA

DIRECCION Versión 1.0Código: I-AGP-

01

PROCEDIMIENTO

RECEPCION, REGISTRO Y ASIGNACION DE EXPEDIENTES

OBJETIVO

Recepcionar, registrar y asignar los Expedientes que son derivados al AGP.

BASE LEGAL• Ley Nº 280444• D.L. 276

REQUISITOS

• Expediente

ORIGEN

El Equipo de Trámite Documentario entrega expediente u documento al AGP.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION PEDAGOGICASecretaria

1. Registra el Expediente en el Libro de Correspondencia con los siguientes datos:• Número de Registro• Fecha• Origen• Documento/Expediente• Número de Folios• Asunto

2. Adjunta al Expediente formulario Hoja de Envío y registra los siguientes datos:• Número del Formulario Hoja de Envío• Expediente/Documento• Número de Folios• Asunto• Sello de Fecha Jefe de AGP

1. Revisa y asigna el expediente de acuerdo al asunto2. Registra en el Formulario Hoja de Envío lo siguiente:

• Equipo, Especialista o Persona a la que asigna el Expediente• Indicaciones• Sello y firma

FINSecretaria entrega el Expediente al Especialista, previa firma del cargo

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ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA

Educación Formal Versión 1.0CODIGO:

P-EF-01PROCEDIMIENTO

SUPERVISION Y MONITOREO A CENTROS EDUCATIVOS

OBJETIVOBrindar asesoramiento y asistencia técnica a los Centros y Programas Educativos de la jurisdicción, así como el acompañamiento y seguimiento a Centros y Programas Educativos con carencias Técnico - Pedagógicas

BASE LEGAL

• Constitución Política del Perú • Ley 28044, Nueva Ley General de Educación• Ley Nº 26549, Ley de los Centros y Programas Educativos Privados• D.S. Nº 050-82-E.D., Reglamento del Sistema de Supervisión Educativa• D.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas

Educativos.• D.S. Nº 015-2002-E.D., Reglamento de Organización y Funciones de las Direcciones Regionales de Educación y de las Unidades de Gestión Educativa • D.S. Nº 013-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Regular• D.S. Nº 016-2004-E.D., Reglamento de Educación Básica Alternativa• D.S. Nº 022-2004-E.D Reglamento de Educación Técnico Productivo• D.S. Nº 002-2005-E.D., Reglamento de Educación Básica Especial• D.S. Nº 009-2005-E.D., Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo• D.L. Nº 882, Ley de Promoción de la Inversión en la Educación• D.S. Nº 048-98-ED. Reglamento de Infracciones y Sanciones para Instituciones Educativas Privadas y su modificatoria D.S. Nº 011-98• D.S. Nº 009-2006-ED. Reglamento de Instituciones Educativas Privadas• R. M. Nº 1326-85-E.D. Normas para la elaboración y aprobación de Cuadro de Horas.• R.M. Nº 019-2004-E.D Diseño Curricular Nacional• R. M. Nº 0712-2006-ED Orientaciones y Norma Nacionales para la Gestión En las Instituciones Eucativas de

Educación Básica y Técnico Productiva.. REQUISITOS• Plan Operativo del Área de Gestión Pedagógica

ORIGENEl procedimiento se origina de acuerdo a las actividades contenidas en el Plan Operativo del AGP

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA

Jefe AGP1. Define políticas y estrategias a seguir en las acciones de supervisión y monitoreo a los Centros y

Programas Educativos. 2. Revisa y aprueba documentos técnicos para la aplicación de la supervisiónEQUIPO DE SUPERVISIÓN Y MONITOREO3. Analiza los documentos Técnico Pedagógicos, evalúa los resultados de las supervisiones anteriores y

estudian la problemática de los Centros y Programas Educativos.4. Elabora el Proyecto de Plan de Supervisión y/o Monitoreo Anual de los Centros Educativos de su nivel o

modalidad.5. Revisa y/o reprograma el Plan de Supervisión y/o Monitoreo de Centros Educativos por nivel, modalidad y

programas educativos semanalmente, en coordinación con la jefatura.6. Elabora y valida los instrumentos de supervisión y monitoreo general.

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P-EF-01Jefe AGP

7. En reunión de trabajo orienta, asiste, revisa, recomienda y aprueba el Plan y los Instrumentos de Supervisión y Monitoreo.

8. Convoca a reunión a los Especialistas por nivel y modalidad para programar o reprogramar las actividades de supervisión y monitoreo, y organiza los equipos de trabajo, semanalmente.

9.Equipo de Supervisión y Monitoreo10. Formula el Cronograma de Supervisión y Monitoreo.11. Se constituye al Centro o Programa Educativo, (en compañía del Jefe cuando la situación lo amerita). Cada

Especialista se desplaza a cumplir las tareas de su competencia.

Coordinador del Equipo 12. Dialoga y solicita al Director los siguientes documentos de gestión pedagógica

• Proyecto de Desarrollo Institucional• Gestión Pedagógica• Proyecto de Innovación Pedagógica• Plan Anual de Centro o Programa Educativo• Horario de clases• Distribución de tiempo• Metas, Matrícula y Control de asistencia de profesores y alumnos• Plan de Supervisión y Monitoreo (Interno) del Centro o Programa Educativo • Instrumentos de evaluación• Programas Curriculares• Consolidado de Asistencia del Personal• A los Centros de Educación Ocupacional y Secundaria de Variante Técnica se incluirá:• Plan de Actividades Productivas• Plan de Mantenimiento Técnico Preventivo• Reglamento Interno• Carpeta Pedagógica con las normas vigentes para el nivel y modalidad, precisando los datos

escalafonarios.

Equipo de Supervisión y Monitoreo13. Verifica el programa curricular; las técnicas, criterios y procedimientos de evaluación, de elaboración de

pruebas, banco de preguntas por niveles y especialidades, idoneidad, grado de confiabilidad y si el desarrollo de la acción educativa se adecua a las normas y políticas vigentes.

14. Realiza el monitoreo mediante la aplicación de las Fichas a las aulas según la tendencia de los problemas encontrados. Dejan una copia firmada al docente y Director del Centro Educativo. Registran en el Cuaderno de campo.

15. Realiza la verificación de metas, observación de clases, ambiente y mobiliario, diálogo con los docentes y alumnos, revisa los Cuadernos y el Registro de los Profesores.

16. Se reúne con el personal directivo y docente para recoger sus inquietudes y sugerencias, así como brindar asesoramiento, orientaciones y recomendaciones en la solución de dificultades encontradas.

17. Analiza la información y elaboran los Oficios implementando las recomendaciones técnicas y estratégicas. Si la problemática encontrada es grave, elaboran un informe.

18. Presentan a la Jefatura las Fichas, el Informe de la supervisión y el Oficio.

Jefe AGP19. Revisa los documentos y evalúa la situación encontrada en el Centro Educativo. De encontrarse un

problema grave, remite copia del Informe al Despacho Directoral. 20. Comunica al Área de Gestión Institucional, Área de Gestión Administrativa y Auditoría Interna cuando el

Centro Educativo amerita una evaluación o investigación especializada.21. Dispone el envío de los Oficios a los Centros Educativos con las recomendaciones para la implementación

y gestión de los resultados del monitoreo.

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P-EF-01

Especialista

22. Realiza la verificación del cumplimiento de recomendaciones efectuadas a los Centros Educativos, en una segunda visita inopinada donde, de acuerdo a la situación encontrada, se realizará una supervisión especializada.

23. Asiste por el lapso de una semana o más de ser necesario, cuando se trata de un centro educativo con carencias técnico - pedagógicas.

24. Coordina con especialistas de otras áreas acciones de su competencia, para visita conjunta.25. Elabora un Informe semestral y anual de evaluación de todas las supervisiones del periodo, el cual servirá

para la programación de actividades curriculares y extra escolares y programas especiales por nivel o modalidad.

DIRECTOR

26. Revisa los informes, de encontrarlos técnicamente conformes los aprueba.

FIN

El Jefe de AGP en reunión de trabajo con los Especialistas, efectúa el tratamiento estadístico de las fortalezas y debilidades detectadas en las acciones de Supervisión y Monitoreo.

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ÁREA DE GESTION PEDAGOGICA

Educación Formal VERSION 1.0 CODIGO : P-EF-02

PROCEDIMIENTO

CAPACITACION DOCENTE

OBJETIVO

Apoyar y coordinar la capacitación del personal docente de los Centros y Programas Educativos de la jurisdicción.

BASE LEGAL.• Ley Nº 26549, Ley de Centros Educativos Privados.• R.M. Nº 494-2007-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas

Educativos para el Año Escolar 2008

REQUISITOS• Plan Operativo del Área de Gestión Pedagógica

ORIGENEl procedimiento se origina:A. De acuerdo a la programación de eventos de capacitación del Plan Operativo, como resultado de la

problemática encontrada en las acciones de monitoreo.B. Por iniciativa del Ministerio de Educación.C. A solicitud de un Centro o Programa Educativo.

DESCRIPCION

C. El Centro Educativo presenta un oficio en Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.2. Entrega los documentos a la Secretaría del Área de Gestión Pedagógica y recaba firma y fecha de

recepción en la Hoja de Cargo.

ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA Secretaria 3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Jefe

Jefe AGP4. Revisa el Expediente y lo deriva al Equipo de Capacitación y Actualización Docente, conformado por

Especialistas de los diferentes niveles y modalidades.Equipo de Capacitación y Actualización Docente5. Analiza y estudia el Expediente.6. Coordina con la Dirección la viabilidad del evento. De estar conforme, realiza la programación.7. Elabora el oficio de respuesta para el Centro Educativo.8. Coordina con el Director del Centro Educativo la programación y ejecución del evento.

Jefe AGP9. Visa el Oficio y lo remite al Despacho Directoral para la firma y envío al Centro Educativo solicitante.

A. Si se trata de eventos de Capacitación PlanificadaB. Se proyecta de acuerdo a la Directiva emanada de la instancia superior.

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Educación Formal VERSION 1.0

CODIGO : P-EF-02Jefe AGP

11. Designa el Equipo de Capacitación encargado de la organización y ejecución del evento, y le da pautas a seguir

12. Equipo de Capacitación y Actualización Docente 13. Elabora el Proyecto de Plan de trabajo con el contenido, estrategias, responsables, delimitación de

funciones, cronograma, metas, presupuesto y requerimiento de materiales, en coordinación con los usuarios.

14. Selecciona, invita, coordina con los expositores y asegura su participación como ponente de acuerdo a los temas a tratarse.

15. Elabora un Oficio Múltiple dirigido a los responsables de las entidades participantes o Proyecto de Directiva si se trata de un número considerable de participantes.

16. Prepara el material de trabajo necesario para dinámicas, material visual, separatas, documentos de evaluación, etc.

17. Revisa el Plan de Trabajo y el Oficio, de estar conforme, visa los documentos y los remite al Despacho Directoral.


18. Procedimiento D-JE-01 Firma y Numeración de Oficio o Directiva


Equipo de Capacitación y Actualización Docente

19. Coordina con el Área de Gestión Administrativa los aspectos logísticos del evento.20. Asiste el día y horas señaladas para la capacitación al local seleccionado y participa como ponente de ser

el caso o coordinador del evento.21. Consolida y sistematiza la información. 22. Elabora un informe sobre el desarrollo de la capacitación, adjuntando la relación de participantes por Centro

Educativo y por Distrito, resultados de encuestas, estadísticas, la evaluación de los participantes y de la actividad en general.

23. Entrega los Certificados correspondientes a los participantes del Evento.

FIN

El Jefe de AGP y el Equipo de Capacitación Docente encargado evalúan el desarrollo del evento y obtiene conclusiones y recomendaciones para las siguientes capacitaciones a realizarse. Elabora un Informe, el cual es remitido al Despacho Directoral.

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CODIGO : P-EF-04

PROCEDIMIENTO

AUSPICIO DE EVENTOS DE CAPACITACION

OBJETIVO

Formalizar los eventos de capacitación organizados por entidades públicas y privadas.

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú • Ley 28044 Ley General de Educación • Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria Ley Nº 25212• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Único de Trámite• Proyecto o Plan de Trabajo del evento de capacitación (Temario - Expositores - Certificación) • Recibo de pago

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando una entidad (Centros Educativos, Editoriales, Asociaciones Culturales, O.N.G.) presenta su solicitud de auspicio para un evento de capacitación.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario 2. Deriva el Expediente a la Secretaria del Área de Gestión Pedagógica, recabando el cargo.

ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA Secretaria 3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Director

Jefe AGP4. Revisa y deriva el Expediente al Equipo de Capacitación.Equipo de Capacitación5. Analiza y estudia el Expediente6. Coordina la viabilidad del evento con la Dirección.7. Elabora Informe Técnico y Oficio.

Jefe AGP8. Revisa el Informe Técnico y visa el Oficio, y deriva al Despacho Directoral.

ORGANO DE DIRECCION9. Procedimiento: D-JE-01 Firma y Dispone remisión de Oficio por Trámite Documentario

FINEl Jefe de AGP y Equipo de Capacitación evalúan el desarrollo del evento y los beneficios del auspicio, obtienen conclusiones y recomendaciones hace seguimiento de entrega de oficio de autorización..

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CODIGO : P-EF-05PROCEDIMIENTO

ESTUDIO DE EXPEDIENTES

OBJETIVOAnalizar Expedientes diversos presentados en el Área de Gestión Pedagógica y emitir opinión y/o Informes Técnicos.

BASE LEGAL• R.M. Nª 494-2007-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas

Educativos para el Año Escolar del año 2008• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Único de Trámite• Documentos sustentatorios

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta un Expediente en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Tramite Documentario 2. Entrega los documentos a la Secretaria del Área de Gestión Pedagógica y recaba firma y fecha de

recepción en la Hoja de Cargo.

ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA Secretaria 3. Recibe y registra el Expediente y entrega al Jefe de AGP

Jefe AGP4. Revisa el Expediente y lo deriva al Especialista correspondiente, de acuerdo al nivel, modalidad o caso que

se trate.Especialista en Educación5. Analiza y estudia el Expediente.6. De ser necesario, realiza una visita de verificación y coordinación con el Usuario y solicita información

complementaria que contribuya a la explicación del caso.7. Consolida, analiza e interpreta la información y elabora un Informe Técnico.

Jefe AGP8. Revisa el Informe y de estar conforme indica su implementación.Especialista en Educación9. Elabora un Oficio de respuesta.10. Prepara el Proyecto de Resolución, si el caso lo requiere.

Jefe AGP11. Revisa y visa el Oficio y el Proyecto de Resolución. Remite los documentos al Despacho Directoral para la

firma y envío al solicitante.ORGANO DE DIRECCIÓN12. Procedimiento: D-JE-01 Firma y Numeración de Oficio13. Procedimiento: D-TD-01 Aprobación y Distribución de Resoluciones.FIN

El Oficio de respuesta o Resolución Directoral resultante del tratamiento del Expediente es entregado al usuario correspondiente.

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Extra Escolar VERSION 1.0

CODIGO : P-EF-06PROCEDIMIENTO

EJECUCION DE PROGRAMAS EXTRAESCOLARES

OBJETIVOEjecutar actividades extraescolares en los Centros Educativos de la jurisdicción relacionadas con los programas de, Prevención Integral: Defensa Civil, Violencia Estudiantil, Escuela de Padres, Educación sexual, Uso indebido de Drogas, Convenio Educación - Scout, Municipios Escolares y Policía Escolar.

BASE LEGAL

• R.M. Nª 494-2007-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas Educativos para el Año Escolar del año 2008

• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Directiva u Oficio del Ministerio de Educación • Plan Operativo del Área de Gestión Pedagógica

ORIGENEl procedimiento se origina:A) Cuando se recibe una Directiva u Oficio del Ministerio de EducaciónB) De acuerdo con la programación de actividades extraescolares del Plan Operativo del Área de Gestión

Pedagógica.

DESCRIPCIONPara el caso A), el Ministerio de Educación remite la Directiva u Oficio vía fax o Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.2. Entrega los documentos a la Secretaria del Área de Gestión Pedagógica; recaba firma y fecha de recepción

en la Hoja de Cargo. ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA Secretaria 3. Recibe y registra el documento.

Jefe AGP4. Revisa el documento y lo deriva al Especialista correspondiente.

Si se trata de eventos planificados

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CODIGO : P-EF-06Jefe AGP

5. Propone y/o designa la Institución Educativa o Especialista encargado de la ejecución del programa, y le da pautas a seguir.

6. Indica a la Secretaria trascripción de Directiva u oficio remitido por el Ministerio de Educación.Especialista en Programas de Prevención Integral7. Analiza y estudia el documento.8. Adecua el contenido de la Directiva u Oficio de acuerdo con las necesidades y realidad de los Centros

Educativos a los que va dirigido. 9. Elabora Oficio de difusión.SECRETARIA10. Transcribe Directiva u oficio .Jefe AGP11. Visa trascripción de Directiva u oficio y remite al Despacho Directoral

ORGANO DE DIRECCION12. Procedimiento: D-JE-01 Firma y Numeración de Oficio o Directiva13. Si se trata de Directiva u Oficio Múltiple, es impreso en el número de ejemplares necesarios.14. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosCaso B. De acuerdo con la programación de actividades extraescolares del Plan Operativo de la Dirección de Gestión Pedagógica. Especialista en Programas de Prevención/ Entidad en Educación15. Prepara el Plan de Trabajo y el Proyecto de Directiva del Programa.

Jefe AGP16. Revisa y aprueba el Plan de Trabajo y el Proyecto de Directiva del Programa Secretaria17. Digita el Plan de Trabajo y Directiva aprobada18. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

Caso A y BÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA

Jefe AGP19. Dispone la ejecución, seguimiento e informe del programa.Especialista en Educación20. Coordina con la Dirección de Administración los aspectos logísticos del programa y con otras entidades

involucradas en el mismo (Municipios, FONCODES)21. Supervisa, monitorean y coordinan la ejecución de las actividades programadas.22. Elabora un informe sobre el desarrollo de las actividades, adjuntando la relación de participantes por Centro

Educativo y por Distrito, resultados de encuestas, estadísticas y la evaluación general de la actividad.23. Coordina y apoyan la ejecución de la actividad cuando es desarrollado por Instituciones Educativas.

Secretaria24. Distribuye la Directiva u Oficio Múltiple a los Centros Educativos involucrados, coordinando con los

Directores sobre la ejecución de las actividades.Jefe AGP

25. Revisa el Informe y lo remite al Despacho Directoral, si el caso lo requiere.

ORGANO DE DIRECCIONJefe AGP

26. Revisa el Informe y de estar conforme, lo remite al Ministerio de Educación, si la Directiva lo determina.

FINEl Jefe de AGP y los Especialistas encargados evalúan el desarrollo del evento y obtienen conclusiones y recomendaciones para las siguientes actividades a realizarse.

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CODIGO : P-EF-07

PROCEDIMIENTO

ATENCION DE EXPEDIENTES DE ASOCIACIONES DE PADRES DE FAMILIA

OBJETIVO

Asesorar y brindar orientación a las Asociaciones de Padres de Familia de la jurisdicción

BASE LEGAL

• Ley 28628 Ly de APAFA• R.M.Nº 494-2007-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en las Instituciones y Programas

Educativas 2008• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Único de Trámite• Documentos sustentatorios

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando la Junta Directiva, Consejo de Vigilancia de una Asociación de Padres de Familia (APAFA) presenta un Expediente en Trámite Documentario, o solicitan asesoramiento en forma personal.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario 2. Entrega los documentos a la Secretaria del Area de Gestión Pedagógica y recaba firma y fecha de

recepción en la Hoja de Cargo. ÁREA DE GESTION PEDAGÓGICA Secretaria 3. Recibe, registra el Expediente y entrega al Director

Jefe AGP4. Revisa el Expediente y lo deriva al Especialista correspondiente, de acuerdo al nivel o modalidad que se

trate.Especialista en Educación5. Analiza y estudia el Expediente.6. Solicita información al Director, de ser necesario, realiza visita de verificación y coordinación al Centro

Educativo.7. Analiza la información y elabora los Oficios implementando las recomendaciones técnicas. Si la

problemática encontrada es grave, elabora un informe y se toma en cuenta para visitas de supervisión.Jefe AGP

8. Revisa los documentos y evalúa la situación encontrada. De ser el caso grave remite copia del informe a la Oficina de Auditoría Interna para la investigación especializada.

9. Dispone el envío del Oficio con las recomendaciones para su implementación y gestión.

FIN

Los Especialistas realizan la verificación del cumplimiento de recomendaciones efectuadas a las Asociaciones de Padres de Familia (APAFA), en una segunda visita inopinada.

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ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL

DIRECCION VERSIÓN 1.0

CODIGO: I-JE-01

PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Recepcionar, registrar y asignar los Expedientes que son derivados al AGI

BASE LEGAL

Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS

• Expediente o documento

ORIGENEl Equipo de Trámite Documentario entrega expediente al AGI

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVASecretaria

1. Registra el Expediente en el Cuaderno de Correspondencia con los siguientes datos:• Número de Registro• Fecha• Origen• Documento/Expediente• Número de Folios• Asunto

2. Adjunta al Expediente formulario Hoja de Envío y registra los siguientes datos:• Número del Formulario Hoja de Envío• Expediente/Documento• Número de Folios• Asunto• Sello de Fecha •Jefe AGI


• Equipo o Persona a la que asigna el Expediente• Indicaciones• Sello y firma

FIN

Secretaria entrega el Expediente al Especialista, previa firma del cargo

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ESTADÍSTICA VERSION 1.0

CODIGO : I-ES-01PROCEDIMIENTO

INFORMACION ESTADISTICA ESBAS Y FORMATO Nº 07 (AL INICIO DEL AÑO ESCOLAR)

OBJETIVO

Captar información al 31 de marzo del total de Centros o Programas Educativos, Matrícula, Docentes, Secciones y Aulas

BASE LEGAL• Normas para la Provisión, Procesamiento, Producción y Difusión de la Información Estadística 2008

REQUISITOS• Cédula de estadística Básica ( al Inicio del Año)• Estimación por muestreo ( Método de cifras relativas)

ORIGENDe acuerdo a la base legal el Estadístico inicia la captación de la Información al 31 de marzo, con ampliación al 30 de mayo.La estimación por muestreo es al 25 de marzo

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso De Documentos a Trámite Documentario


2. Procedimiento I-JE-01- Recepción Registro y Asignación de ExpedientesESTADÍSTICO

3. Recibe, se remite las cédulas al Área de Ejecución, para aplicar en los Centros Educativos.4. Las cédulas diligenciadas entran en proceso de crítica, para su producción5. Se procesa y produce las cédulas diligenciadas por los Centros Educativos, de acuerdo al sistema de la

Estadística Básica y Censos Escolares (SOFTWARE).6. Terminado el procesamiento y producción las tablas se remiten al Ministerio de Educación

Jefe AGI. Da el visto bueno de la información procesada al Inicio del Año (modelo) la misma que se remite con

Oficio (original y 2 copias) , si está conforme los visa.

Estadístico7. Recepciona las cédulas de la estadística básica en dos etapas (borradores y originales).8. Emite Oficios Múltiples para la remisión de cédulas de la Estadística Básica.9. Prepara un Directorio de Centros Educativos como cargo; clasificado por distritos, por gestión(estatal y no

estatal) y por niveles10. Las cédulas en borrador son distribuidas a los centros educativos con los oficios y a través de las

coordinaciones a fin de que sean diligenciadas, bajo responsabilidad de los Directores.11. El especialista de la UGEL, se encargan de la crítica y codificación de las cédulas, así como la División de

Estadística, este último es la encargada de revisión general de dichas cédulas a fin de ser ingresadas en el SOFTWARE y las originales remitirlas al Ministerio de Educación / UEE.

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DIRECCIÓN DE GESTION INSTITUCIONAL


CODIGO : I-ES-01

1. Recibe y convalida información de las cédulas en presencia del Director del Centro Educativo , si está conforme, firma el cargo, en caso contrario modifica las cédulas (original y cargo); y registra la entrega en el Directorio de Centros Educativos

12. Terminada la crítica y codificación los datos se trasladan a los originales para ser remitidas al Ministerio de Educación/ UEE.

13. Simultáneamente en la Sede Regional se produce la información la misma que es publicada para conocimiento de los usuarios.

14. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos15. La información estadística concluida (procesada) se ingresa de acuerdo al SOFTWARE remitido por el

Ministerio de Educación para luego ser imprimida.16. Terminada la impresión se consolida en un documento para luego ser encuadernado, publicado y

distribuida a las instituciones y usuarios según requerimiento.17. Junto con las cédulas de la estadística básica el Ministerio de Educación remite el formato Nº 07

“Actualización del Padrón de Centros Educativos”.18. Se usa el mismo procedimiento de la Estadística básica para la remisión a los centros educativos para

llenar la información solicitada en dicho formato.19. Criticada y codificada el formato Nº 07 se procede a ingresar en el sistema de censos escolares (Padrón de

Centros Educativos). 20. Terminado el ingreso de los datos, se hace el reporte respectivo para su publicación.21. Las tablas del sistema se remite al Ministerio de Educación.22. Se archiva el reporte de la Estadística Básica y el Padrón de Centros Educativos en el Archivador del

Reportes23. Prepara Oficio (Original y 3 Copias) de envío de documentos al Ministerio de Educación2. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva3. Entrega:

• Al Ministerio de Educación el documento por correo electrónico y mediante oficio, (Impreso y en diskette) y Oficio(O)

• A la Dirección el Oficio (1C)• Al archivo de la División de estadística el oficio (2C).

FIN

El Estadístico archiva el cargo (Oficio (2C), los borradores de las Cédulas de la estadística básica y formato Nº 07 Actualización del Padrón de Centros Educativos así como el registro de los Centros Educativos de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura.

El documento de la estadística básica y Padrón de Centros Educativos se remite a la DGI de la DREL.

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CODIGO : I-ES-02

PROCEDIMIENTO

CENSO ESCOLAR

OBJETIVOCaptar información al 30 de junio de la matrícula del año de los centros y programas educativos en función a las variables y formas de desagregación presentadas en las Cédulas del Censo Escolar

BASE LEGAL• R.M. N° 0289-94-ED, Normas para la Provisión, Procesamiento, Producción y Difusión de la Información

Estadística

REQUISITOSCédulas de Educación• Inicial Escolarizada• Inicial No Escolarizada• Primaria o Secundaria Escolarizada• Primaria o Secundaria No Escolarizada• Especial Escolarizada• Ocupacional Escolarizada

ORIGENDe acuerdo a la base legal el Estadístico inicia el Censo Escolar

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALEstadístico

1. Recepciona las Cédulas Censales del Ministerio de Educación 2. Se realiza el registro de Centros Educativos por Unidad de Costeo.3. Se distribuye las cédulas censales por niveles y/o programas a través de los coordinadores de Unidad de

Costeo a todos los Centros Educativos de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 – Huaura.4. Los coordinadores de Unidad de Costeo se encargarán de entregar al Director del Centro Educativo que le

corresponde y recabará la firma como cargo en el Directorio de los Centros Educativos y le comunicará la fecha que deberá ser entregada.

5. Se capacita, coordina y asesora a los Directores de los Centros educativos para el correcto diligenciado de las cédulas censales.

6. Recepciona las cédulas diligenciadas, las critica y codifica, en presencia del Director del Centro Educativo , si está conforme firma el cargo, en caso contrario modifica las Cédulas Censales (Original y Cargo) ; y registra la entrega en el Directorio de Centros Educativos

7. Ingresa los datos en el sistema de Censos escolares remitida por el Ministerio de Educación, graba la información en el diskette e imprime.

8. Anilla los Reportes de Centros Educativos9. Prepara Oficio de entrega de documentos al Ministerio de Educación (Original y 3 copias)10.Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva11. Ordena las cédulas por provincia, distrito, por gestión(estatal y no estatal) y por niveles, las empaqueta y las

almacena12. Entrega:

• Al Ministerio de Educación el diskette, el reporte de Centros Educativos(O) y el Oficio(O); previa firma del cargo

• A la Dirección Oficio(1C) y el reporte de Centros Educativos(1C)

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•DIRECCIÓN DE GESTION INSTITUCIONAL


CODIGO : I-ES-02

13.Distribución del reporte de Censos Escolares a las Instituciones Educativas, a la DGI de la DREL según requerimiento.

Jefe AGI.

14. Confirma la recepción de las Cédulas Censales

FIN

El Estadístico archiva el cargo (Oficio(2C)) y reporte de Centros Educativos(2C) en el archivo de la División de Estadística.

Distribución del reporte de Censos Escolares a las Instituciones Educativas, a la DGI de la DREL según requerimiento.

Se archiva la información estadística remitida por los Centros Educativos, posterior al ingreso en el sistema.( se empaqueta las cédulas y se almacena).

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CODIGO : I-ES-03

PROCEDIMIENTO

INFORMACION ESTADISTICA DE FIN DE AÑO

OBJETIVO

Captar información al finalizar el año escolar de los Centros y Programas Educativos en función a las variables presentadas en el formato preparado en la División de Estadística, para conocer el grado de promoción, repitencia y deserción escolar.


Estadística REQUISITOS• Formato de Información Estadística de Fin de Año

ORIGENDe acuerdo a la base legal el Estadístico inicia el requerimiento de información estadística al finalizar el año escolar.

DESCRIPCION


Estadístico1. Diseña y emite formatos para la Información Estadística de Fin de Año por niveles y/o programas de

acuerdo a los requerimientos2. Prepara Oficio Múltiple para envío de formatos y lo imprime.

Jefe AGI.1. Revisa formatos de Información Estadística de Fin de Año y Oficio Múltiple, si está conforme los visa

Estadístico3. Los formatos de Información Estadística de Fin de Año los imprime.4. Entrega formatos y Oficio a impresiones2. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos5. Recogido los Oficios Múltiples y Formatos de la Estadística de Fin de Año, prepara un Directorio de

Centros Educativos como cargo; clasificado por distritos, por gestión(estatal y no estatal) y por niveles6. Entrega los formatos de Estadística de Fin de Año y Oficio Múltiple, para su entrega al Director del Centro

Educativo de acuerdo a los niveles, recaba firma como cargo en el Directorio de Centros Educativos y le comunica la fecha en que debe ser entregada, así mismo se hace entrega directa de los Centros Educativo del Área de Ejecución mediante Oficio múltiple.

3. Recibe y convalida información de los formatos en presencia del Director del Centro Educativo, si está conforme firma el cargo, en caso contrario modifican los Formatos (original y cargo); registra la entrega en el Directorio de Centros Educativos

4. Se ingresa los datos de los formatos en el Aplicativo (Hoja de Cálculo) establecida por la División de estadística y calcula el grado de eficiencia.

5. Se elabora el documento y está a disposición de los usuarios previa firma del cargo.

FIN El Estadístico archiva la información estadística (formatos) en el Archivador con el cargo respectivo.Distribución del documento concluido según requerimiento.

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CODIGO : I-ES-04

PROCEDIMIENTO

ESTIMACION DE MATRICULAS POR EL METODO CIFRAS RELATIVAS

OBJETIVO

Captar información al 25 de marzo de la matrícula del año escolar de los Centros Educativos Escolarizados del nivel Inicial, Primaria y Secundaria de Menores, tanto público como privado a nivel de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 – Huaura, con la finalidad de predecir el comportamiento de la matricula en el año lectivo que se inicia.


Estadística REQUISITOS

• Matrícula de Centros Educativos del año anterior.

ORIGENDe acuerdo a lo previsto el Estadístico inicia la Estimación del Muestreo por Cifras Relativas

DESCRIPCION


Estadístico1. Actualiza la población escolar con el año anterior de los Centros Educativos Escolarizados del nivel Inicial,

Primaria y Secundaria de Menores de la Región de Educación por Coordinaciones, según el SOFTWARE (hoja de cálculo), remitido por el Ministerio de Educación

2. Prepara listado de Centros Educativos de mayor a menor población estudiantil y determina el tamaño de la muestra (resultado del muestreo)

3. Prepara Oficio Múltiple y el formato actualizado, lo imprime y distribuye a las Coordinaciones para que apliquen en los Centros Educativos seleccionados según muestreo.

Jefe AGI.Revisa Formulario Encuesta Por Muestreo y Oficio Múltiple, si están conformes los visa

ESTADÍSTICO4. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos1. Recogidos la Encuesta Por Muestreo, prepara un Directorio de Centros Educativos como cargo; clasificado

por distritos, por gestión (estatal y no estatal) y por niveles2. La información remitida por los Centros Educativos seleccionados se ingresa al SOFTWARE, se consolida

la información, se grava en diskette y se remite por correo electrónico y/o Fax al Ministerio de Educación con fecha 28 de marzo, para que estos a su vez consoliden a nivel Nacional el 31 de marzo para alcanzar al Ministro de Educación.

5. Prepara Oficio de entrega del documento consolidado del muestreo (Original y 3 Copias)6. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva7. Entrega:

• Al Ministerio de Educación el diskette, el reporte Estimación de Matrícula (O) y el Oficio (O) previa firma del cargo

• A la Dirección el Oficio (1C) y el reporte Estimación de Matrícula (1C)

FINEl Estadístico archiva cargo (Oficio(2C)) y Reporte Estimación de Matricula (2C) en el archivo de la Oficina

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CODIGO : I-ES-05

PROCEDIMIENTO

CALENDARIO DE PRODUCCION ESTADISTICA

OBJETIVODar a conocer a los Directores de Centros y Programas Educativos las fechas de entrega de la información para la realizar los Censos o Muestreos del año lectivo

BASE LEGAL• D.S. Nº 009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo REQUISITOS• Centros Educativos

ORIGENEl Estadístico recopila información para el proceso de producción estadística, según fechas previstas en la base legal.

DESCRIPCION


Estadístico1. Para recopilar información estadística prepara e imprime Oficio Múltiple y elabora propuesta de Calendario de

Producción Estadística

Jefe AGI.2. Revisa Oficio Múltiple y Calendario de Producción Estadística, si está conforme los visa

ESTADÍSTICO3. Imprime Calendario de Producción Estadística 4. Entrega Calendario de Producción Estadística y Oficio Múltiple a Impresiones5. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos6. Recogidos los Oficios Múltiples y los Calendarios de Producción Estadística prepara un Directorio de Centros

Educativos como cargo; clasificado por distritos y por gestión(estatal y no estatal)7. Envía un Oficio dirigido a los Directores de los Centros o Programas Educativos comunicándoles que deben

recoger el Oficio y el Calendario de Producción Estadística y recaba firma como cargo en el Directorio de Centros Educativos

FIN

El Estadístico archiva Oficio Múltiple, Calendario de Producción y Directorio de Centros Educativos en el archivo de la Oficina.

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CODIGO : I-ES-06

PROCEDIMIENTO

ESTADISTICA ECONOMICA FINANCIERA

OBJETIVOCaptar información económica financiera de los Centros Educativos de Gestión No Estatal

BASE LEGAL• D.S. N° 0009-2005-ED Reglamento de LA Gestión del Sistema Educativo REQUISITOS• Formulario de Estadística Económica Financiera Para Estrato Medio• Formulario de Estadística Económica Financiera Para Estrato Forzoso

ORIGENRecepción del Oficio y formularios remitidos por el Ministerio de Educación para la recopilación de información Económica Financiera

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01-Ingreso de Documentos a Trámite Documentario


ESTADÍSTICO2. Recoge Formularios de Almacén, previa firma del cargo3. Prepara un Directorio de Centros Educativos de Gestión No Estatal como cargo; clasificado por distritos de los

Centros Educativos que tengan un mínimo de 20 alumnos.4. Entrega los Formularios de Estadística Económica Financiera a los Directores de Centros Educativos de

acuerdo a la cantidad de alumnado si el Centro Educativo tiene de 20 a 500 alumnos se le entrega Formulario Estadística Económica Financiera para Estrato Medio, si tiene más de 500 alumnos se le entrega Formulario Estadística Económica Financiera para Estrato Forzoso; recaba firma como cargo en el Directorio de Centros Educativos y le comunica la fecha en que debe ser entregada

5. Recibe y verifica que en el formulario este la información solicitada en presencia del Director, si esta conforme firma el cargo, en caso contrario completa el formulario(original y cargo) ; y registra la entrega en el Directorio de Centros Educativos

6. Ordena Formularios de acuerdo al estrato y los empaqueta7. Prepara Oficio de envío de formularios (Original y 2 Copias)

Jefe AGI.8. Revisa Oficio, si está conforme lo visa

ESTADÍSTICO9. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva10. Entrega:

• Al Ministerio de Educación Formularios y Oficio(O), previa firma del cargo• Al Organo de Dirección el Oficio(1C)

FINEl Estadístico archiva el cargo (Oficio(2C)) y el Directorio de Centros Educativos en el archivo del Area

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CODIGO : I-ES-07

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DEL PADRON DE CENTROS EDUCATIVOS

OBJETIVODar a conocer información sobre los Centros y Programas Educativos

BASE LEGAL• D.S.009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo REQUISITOS• Información Estadística al Inicio de Año• Información de Censos Escolares• Reporte Padrón de Centros y Programas Educativos

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo el Especialista de Estadística prepara Padrón de Centros y Programas Educativos

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION INSTITUTCIONAL

Estadístico1. Actualiza el formato para la elaboración de Padrón en el SOFTWARE remitido por el Ministerio de

Educación, imprime los reportes del Padrón de Centros Educativos y los generados por los Censos Escolares; y graba la información en el diskette

2. Revisa los reportes, los consolida y los clasifica por niveles y gestión (estatal y no estatal) de Centros Educativos

3. Prepara el diseño de la carátula del Padrón de Centros Educativos4. Prepara el Padrón de Centros y Programas Educativos (O y 23 Copias) y los anilla5. Prepara el Oficio (Original y 3 Copias) y Cargo (Original) de envío de Padrón de Centros Educativos a las

ADEs,, oficinas del la Sede Regional e Instituciones según requerimiento.

Jefe AGI.6. Revisa el Oficio y si está conforme lo visa

ESTADÍSTICO7. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva8. Entrega:

• A la UEE del Ministerio de Educación un diskette con las tablas del SOFTWARE, Oficio(O) y 1 Padrón(2C), previa firma del cargo

• Al Consejo Transitorio de Administración Regional, Oficio(2C) y 1 Padrones(4C), previa firma del cargo.• Al INEI Oficio(2C) y 1 Padrones(4C), previa firma del cargo.• A la Región de Salud Oficio(2C) y 1 Padrones(4C), previa firma del cargo.• A la Comandancia, Oficio(2C) y 1 Padrones(4C), previa firma del cargo.• Otros según requerimiento.

FINEl Estadístico archiva el Oficio (1C) y Padrón de Centros y Programas Educativos(O); y entrega a la Secretaria para el archivo de la Oficina los cargos y Oficio (3C) y Padrón de Centros Educativos(1C).

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CODIGO : I-ES-08PROCEDIMIENTO

CENSO DE TALLA ESCOLAR

OBJETIVOObservar y medir los niveles de nutrición de los alumnos comprendidos del primero al cuarto grado de Educación Primaria de Menores.

BASE LEGAL

• Normas para la provisión Procesamiento, Producción y Difusión de la Información REQUISITOS• Formatos por sexo y grados• Nóminas de matrícula por centro educativo• Manual Instructivo• Accesorios (centímetros, balanza, regla, plomada)

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo Institucional el Estadístico realiza el Censo de Talla Escolar del primero a cuarto grado de Educación primaria de Menores, de acuerdo a la disposición del Ministerio de Educación.

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL

Estadístico1. Recepciona los formatos de Censo y Talla del Ministerio de Educación ( 2 tipos de formatos para identificar

el sexo).2. Coordina con los Directores de los Centros Educativos del Área de Ejecución, con la finalidad de ejecutar

el Tallado de los alumnos.3. Se remite con oficio los Formatos y los instructivos así como los accesorios que se requiere para la

ejecución del tallado a los Centros Educativos del Área de Ejecución de su jurisdicción.4. Se recepcionan los formatos diligenciados para hacer criticados y modificados en cuanto sea necesario, en

presencia del Director del centro Educativo.

Jefe AGI.

5. Revisa los Formatos, Manuales Instructivos , accesorios y el Oficio Múltiple, si está conforme los visaEstadístico

1. Procedimiento A-AB-16-Impresión de Documentos6. Recoge el material de impresiones y prepara un Directorio de Centros Educativos como cargo; clasificado

por distritos, por gestión(estatal y no estatal) y por niveles2. Ingresa los datos de las Cédula Censal en el sistema MED-UEE, graba la información en el diskette e

imprime el Reporte de Resultados en Original y Copias. 3. Se remite las cédulas censales a la UEE del Ministerio de Educación.4. Elabora el Informe final (Original y 2Copias), entrega el Original a la Dirección y la primera copia al Director

AT y archiva la segunda copia5. Anilla los Reportes de Resultados de Centros Educativos6. Prepara Oficio de entrega de documentos al Ministerio de Educación (Original y 2 copias)7. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva Ordena el material censal por distrito y por gestión (estatal y no estatal), los empaqueta y los almacena (copia el original se remite al Ministerio).

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CODIGO : I-ES-08

8. Entrega:

• Al Ministerio de Educación el diskette, y las cédulas originales, el reporte de Resultados de Centros Educativos(O) y el Oficio (O) previa firma del cargo

• A la Dirección Oficio(1C) y reporte de Centros Educativos(1C)

FIN

El Estadístico archiva cargo (Oficio(2C)) y Reporte de Resultados de Centros Educativos (2C) en el archivo de la División.Los empaqueta, Archiva las copias de las cédulas y los almacena.

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FINANZAS VERSION 1.0

CODIGO : I-FI-01

PROCEDIMIENTO

PROGRAMACION Y FORMULACION DEL PRESUPUESTO ANUAL

OBJETIVODefinir los objetivos y metas en función a los lineamientos y prioridades de asignación presupuestal establecido en la fase de programación

BASE LEGAL• Ley Nº 29142, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2008• Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• PIA• Marco Presupuestal del año vigente• Cuadro de Distribución de Gastos de Bienes y Servicios por Niveles de Acuerdo a la Cadena Funcional

Programática• Cronograma de Entrega• Cuadro de Plazas Permanentes

ORIGEN

La Oficina de Presupuesto del Gobierno Regional envía Oficio y Cronograma a la Dirección Regional de Educación para la Formulación del Presupuesto Anual y esta a su vez envía al Área de Gestión Institucional-Finanzas

DESCRIPCION

ORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01-Ingreso de Documentos a Trámite Documentario


2. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

Especialista en Finanzas 3. Recoge el Marco Presupuestal del Año 4. Prepara un Memorándum (Original y 2 Copias) solicitando el Cuadro de Distribución de Gastos de Bienes y

Servicios al Área fe Gestión Administrativa y Oficio Múltiple para convocar a las Áreas correspondientes.JEFEAGI

5. Revisa el Memorándum y el Oficio Múltiple, si están conformes los sella y firma

Director6. Revisa y firma el Oficio.

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CODIGO : I-FI-01

SECRETARIA

7. Entrega Memorándum (O) a la Oficina de Administración y el Oficio Múltiple a la Areas de Desarrollo, previa firma del cargo.

8. Archiva Memorándum (1C) y entrega al especialista el cargo( Memorándum (2C))

EN LA REUNIÓN CON LOS JEFES DE ÁREA

9. Analiza y revisan las normas, disponen directivas y hojas de trabajo para la elaboración del Presupuesto.10. Recibe el Calendario de Compromisos para el pago de remuneraciones del personal activo y pensionistas

de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura.11. Elabora el Cuadro de Proyecto de Presupuesto Analítico de Personal valorizándolo por niveles de acuerdo

a la cadena funcional programática, en base al Marco Presupuestal del Ministerio de Educación y al Calendario de compromisos de pago de remuneraciones y pensiones.

12. Prepara las Hojas de trabajo con la información requerida y revisa las hojas de trabajo13. Ingresa información directamente al software e imprime los reportes de acuerdo a las Directivas

ESPECIALISTA EN FINANZAS

14. Analiza, revisa y consolida la información que le entregan las Áreas correspondientes15. Elabora el Cuadro de Proyecto de Presupuesto Anual de Gastos por Bienes y Servicios en base al Cuadro

de Distribución de Gastos de Bienes y Servicios por Niveles, así como, al Marco Presupuestal de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura .

16. Imprime la Formulación del Presupuesto Anual, ingresando los datos de los cuadros anteriores en la Plantilla(Hoja de Cálculo), graba la información en diskette e imprime el Presupuesto Anual (Original y 2 Copias)

17. Prepara el Oficio de envío de documentos(Original y 4 Copias) a la Oficina correspondiente del Ministerio de EducaciónJefe AGI.

18. Revisa la Formulación del Presupuesto Anual, si está conforme lo firma y sella19. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sella

SECRETARIA20. Folea los documentos y numera el oficio21. Entrega:

• Al Ministerio de Educación el Presupuesto Anual(O, 2C), el diskette y el Oficio(O); previa firma del cargo• A la Dirección el Oficio(1C)

FIN

El Especialista en Finanzas archiva la Formulación del Presupuesto Anual (3C); y entrega cargo (Oficio (2C)) y Presupuesto Anual (2C) a la Secretaria para el archivo de la Oficina.

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CODIGO : I-FI-02

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DEL CALENDARIO DE COMPROMISOS MENSUALES

OBJETIVO

Realizar las correcciones al Calendario Mensual de Acuerdo a los egresos del mes

BASE LEGAL

• Ley Nº 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2008• Ley 27444 ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Planilla de Remuneración del Mes• Desagregación del Techo de Asignación Trimestral

ORIGENDe acuerdo a lo establecido, el Especialista realiza la elaboración del Calendario de Compromisos Mensuales.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALEspecialista en Finanzas

1. Recibe la Planilla de Remuneraciones del Personal Activo, enviada por el Especialista de Personal.2. Recibe el Informe de la Ejecución Mensual para Gastos de Bienes y Servicios, enviado por el Area de

Gestión Administrativa. 3. Analiza la desagregación del Techo de Asignación Trimestral y establece los montos a solicitarse4. Ingresa los datos de la programación de Gastos mensual en el Sistema de Ejecución Presupuestal MEF5. Imprime el reporte Calendario de Compromisos Mensual Por Programas (Original y 2 Copia) y graba

información en diskette6. Prepara Oficio de envío de documentos(Original y 2 Copias) al Ministerio de Educación

Jefe AGI.7. Consolida el Calendario de Compromisos presentado por el Area de Remuneraciones, si están conformes

los firma y sella.Especialista en Finanzas

8. Archiva el reporte Calendario de Compromisos(1O) y el Oficio(1C)Secretaria

9. Folea y numera el Oficio10. Entrega a la Oficina Regional de Presupuesto el Calendario de Compromisos, el diskette y el Oficio(O),

previa firma del cargo

FINLa Secretaria archiva el Calendario de Compromisos(2C), y el cargo Oficio(2C).

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CODIGO : I-FI-03

PROCEDIMIENTO

EVALUACION DEL PRESUPUESTO

OBJETIVO

Dar los resultados de la gestión, en base al análisis y medición de los avances físicos y financieros así como las variaciones observadas señalando sus causas, en relación a los programas, proyectos y actividades aprobadas en el Presupuesto y Planes Operativos

BASE LEGAL• Ley Nº29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el año 2008• Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Presupuesto Institucional de Apertura y el Modificado• Ejecución de Gastos de Planillas, así como, de Bienes y Servicios• Reporte Estadística al Inicio del Año• Reporte Estadística de Medio Año

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto el Especialista de Finanzas elabora la Evaluación del Presupuesto Semestral y Trimestral

DESCRIPCION


1. Prepara el Informe de Evaluación, teniendo en cuenta el marco presupuestal, Ejecución de Gastos, Reportes Estadísticos del año y el esquema entregado por el Ministerio de Economía y Finanzas.

2. Prepara el Oficio de envío de documentos(Original y 2 Copias) al Ministerio de EducaciónJefe AGI.

3. Revisa el Informe de Evaluación, si está conforme lo firma y sella.4. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa.

ORGANO DE DIRECCION6. Revisa la Formulación del Presupuesto Anual y el Oficio, si están conformes, los firma.

Secretaria7. Folea los documentos, numera el Oficio y los sella8. Entrega:

• Al Ministerio de Educación esto el Informe de Evaluación(O) y Oficio(O), previa firma del cargo• A la Oficina de Asesoramiento Técnico el oficio(1C) y el Informe de Evaluación(1C)

FINLa Secretaria Informe de Evaluación(2C) ; entrega cargo(Oficio(2C))

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CODIGO : I-FI-04

PROCEDIMIENTO

ACTUALIZACION DEL CUADRO DE PLAZAS PERMANENTES

OBJETIVO

Establecer mecanismos de control en la ejecución del Presupuesto en el Área de Administración : en Personal y en Planillas; y dar conocer la distribución del presupuesto de plazas existentes y sus características en las Áreas correspondientes de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura.

BASE LEGAL

• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008

REQUISITOS• Presupuesto de Plazas Anual• Cuadro de Plazas Permanentes anterior y de las Áreas correspondientes.• Resoluciones de Transferencia y Reubicación de Plazas• Cuadro de Horas de los Centros Educativos

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en sus funciones, el Especialista efectúa la Actualización del Cuadro de Plazas Permanentes


Especialista de Finanzas1. Analiza las resoluciones y los Cuadros de Plazas Permanentes anteriores del Área de Ejecución. 2. Registra los informes y resoluciones que hayan generado un cambio de plaza tanto en la ubicación o

denominación3. Ingresa los movimientos realizados al sistema del Cuadro de Plazas Permanentes y emite el Reporte del

Cuadro de Plazas Permanentes (Original y 2 Copias)4. Prepara un Memorándum(Original y 2 Copias) de entrega de documentos a la Oficina de Administración

Jefe AGI.5. Revisa el Memorándum , si está conforme lo firma y sellaEspecialista en Finanzas6. Entrega a la Oficina de Administración el Cuadro de Plazas Permanentes(O) y el Oficio(O), previa firma del

cargo7. Remite a las Áreas Correspondientes y de acuerdo a los Requerimientos se le entrega a los Directores de

Centros Educativos

FINEl Especialista en Finanzas archiva el Cuadro de Plazas Permanentes (1C) y el Memorándum (1C) y entrega a la Secretaria el cargo (Oficio (2C)) y el Cuadro de Plazas Permanentes (2C) para el archivo de la Oficina.

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CODIGO : I-FI-05

PROCEDIMIENTO

AMPLIACION DEL CALENDARIO DE COMPROMISOS

OBJETIVO

Autorizar los importes por los nuevos contratos de personal y costos de dispositivos nuevos

BASE LEGAL• Directiva N° 001-2007-EF Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación del Proceso Presupuestal del Sector

Público para 2008.• Ley Nº 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2008.• Ley 27209, Ley Gestión Presupuestaría del Estado • Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Calendario de Compromisos• Resúmenes de Planillas eventuales y permanentes elaborado por el Equipo de Planillas• Requerimiento del Equipo de Tesorería• Informe Mensual del Gasto (T-2 )• Informe Mensual (T - 5)

ORIGENPor la programación de los compromisos atrasados el Especialista en Finanzas elabora la Ampliación del Calendario de Compromisos


Especialista en Finanzas1. Prepara Hoja de Trabajo tomando en cuenta los Resúmenes de Planillas Eventuales y Permanentes de

Calendario de Compromisos elaborado por el Equipo de Planillas y el requerimiento del Equipo de Tesorería

2. Elabora consolidado de Ampliación de Calendario de Compromisos Activos y Cesantes por Función y Programa Presupuestal.

3. Ingresa los datos de la Hoja de Trabajo en el Sistema de Ejecución Presupuestal del MEF en la Opción Solicitud de Ampliación, graba la información en diskette: en caso contrario prepara Ampliación del Calendario (Original y 2 Copias) y el Anexo 03 (Original y 2 Copias)

4. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 Copias) a la Oficina Regional de PresupuestoDirector GI

5. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa6. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva

Especialista en Finanzas7. Archiva la Ampliación del Calendario de Compromisos(1C) , el Oficio(1C) y el Anexo 03(1C)

SECRETARIA8. Envía al Ministerio de Educación el Oficio(O), la Ampliación del Calendario de Compromisos(O), el informe

de Ejecución del Gasto(T-2) y el Anexo-03 (O), previa firma del cargo

FINSecretaria archiva Ampliación del Calendario de Compromisos (2C) y el cargo(Oficio(2C)) y el Anexo 03(2C)

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CODIGO : I-FI-06

PROCEDIMIENTO

INCLUSION DE LOS RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS EN EL PRESUPUESTO ANUAL

OBJETIVOIncluir en el presupuesto los recursos que se captan por los servicios de fotocopia y venta de formularios y otros como crédito suplementario para ampliar el Marco Presupuestal de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura .

BASE LEGAL• Directiva N° 001-2001-EF/76.01, Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación del Proceso Presupuestal del

Sector Público para 2001.• Ley Nº29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2008• Ley 27209, Ley Gestión Presupuestaría del Estado • Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Programación de Ingresos y Gastos• Ejecución del Presupuesto de Ingresos • Marco Presupuestal• Maestro Clasificador de Ingresos

ORIGENCuando no se considera en el presupuesto dicho recurso la Inclusión de los recursos directamente recaudados

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALTécnico de Tesorería

1. Prepara el reporte de Ingresos por recursos directamente recaudados y lo remite con memorándum a la Oficina de Asesoramiento Técnico, mensualmente

2.ESPECIALISTA EN FINANZAS

3. Elabora la Proyección de lo que se estima recaudar y lo que se estima gastar por genéricas en el siguiente ejercicio (Original y 2 Copias) en base a la información de Tesorería y de acuerdo al Maestro Clasificador de Ingresos del año en curso.

4. Prepara un Oficio (Original y 1 Copia) solicitando la aprobación al Ministerio de Educación para incluir la cantidad recaudada como crédito suplementario. Director

5. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sellaSecretaria

6. Folea, numera el Oficio y lo registra en el Cuaderno de Registro de Oficios7. Envía al Ministerio de Educación la Proyección(O) y el Oficio(O), previa firma del cargo8.

ESPECIALISTA EN FINANZAS9. Archiva el Presupuesto y la Proyección (1C) y el Oficio (1C), previa firma del cargo.10. Entrega a la Secretaria el Presupuesto y la Proyección(2C) y el Oficio(2C),

FINAprobado los gastos de los recursos directamente recaudados, ingresa los datos de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos en el sistema de Ejecución del Presupuesto del MEF.

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CODIGO : I-FI-07PROCEDIMIENTO

TRASLADO DE PAGOS DE PENSIONES

OBJETIVORegistrar el traslado de pago de pensiones

BASE LEGAL• Directiva N° 001-2007 -EF, Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación del Proceso Presupuestal del Sector

Público para 2008.• Ley Nº29142, Ley de presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2008• Ley 27209, Ley Gestión Presupuestaría del Estado • Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Solicitud FUT• Certificado Domiciliario• Boleta de Pago• Resolución de Cese• Fotocopia de la Libreta Electoral

ORIGENUsuario presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario a la Unidad de Gestión Educativa Local Destino.

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION (Dirección Regional de Educación de Destino)1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario

OFICINA DE ADMINISTRACION (Unidad de Gestión Educativa Local Destino)

Especialista de Tesorería2. Recibe el expediente, previa firma del cargo3. Prepara la Hoja de Costo(Original y 1 Copia) con el monto que le corresponde recibir al usuario, lo firma y

sella4. Prepara Oficio de envío de documentos (Original y 2 Copias) a la Dirección Regional de Educación Origen

solicitando Nota de Anulación Presupuestal y anexa la Hoja de Costo(O) al Expediente5.

Jefe del Área de Gestión Administrativa6. Revisa los documentos si esta conforme, lo firma y sellaÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL (Unidad de Gestión Educativa Local Destino)

7. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de ExpedienteEspecialista en Finanzas

8. Recibe el expediente, previa firma del cargo9. Prepara el Oficio de envío de documentos(Original y 2 Copias) a la Unidad de Gestión Educativa Local de

Origen solicitando la Nota de Anulación Presupuestal10. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva

Secretaria11. Sella, procede a foliar los documentos anexados y prepara expediente, fólder y cargo en el formulario Hoja

de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:

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CODIGO : I-FI-07• N° de Folder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres del Interesado• A quien se deriva

12. Entrega a la Unidad de Gestión Educativa Local de Origen el Oficio(O) y el Expediente, previa firma del cargo, y a la Dirección el Oficio(1C)

13. Archiva Oficio(2C) y Hoja de Costos(1C)

ORGANO DE DIRECCION (Unidad de Gestión Educativa Local de Origen)14. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite DocumentarioÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL (Unidad de Gestión Educativa Local de Origen )

15. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de ExpedienteESPECIALISTA EN FINANZAS

16. Rebaja el monto indicado en la Hoja de Costo en el Sistema de Ejecución Presupuestal del MEF en la Opción Modificación Presupuestal e imprime reporte Nota de Anulación Presupuestal (Original y 1 Copia) en caso contrario, lo prepara en forma manual

17. Sella y firma la Nota de Anulación Presupuestal18. Recaba firma del Director en la Nota de Anulación Presupuestal19. Anexa la Nota de Anulación Presupuestal (O) al Expediente20. Prepara el Oficio de envío de documentos (Original y 2 Copias) a la Unidad de Gestión Educativa Local de

DestinoJefe AGI.

21. Revisa el Oficio, si esta conforme lo firma.SECRETARIA

22. Numera y sella el Oficio23. Sella y procede a foliar los documentos anexados y prepara expediente, fólder y cargo en el formulario Hoja

de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:• N° de Folder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres del Interesado• A quien se deriva

24. Entrega a la Unidad de Gestión Educativa Local de Destino : el Oficio(O) y el Expediente, previa firma del cargo, y a la Dirección el Oficio(1C)

25. Archiva el Oficio(2C) y la Hoja de Costos(1C)

ORGANO DE DIRECCION (Unidad de Gestión Educativa Local de Destino)26. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL (Unidad de Gestión Educativa Local de Destino )27. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

Especialista en Finanzas28. Incluye el monto indicado en la Nota de Anulación Presupuestal en el Sistema de Ejecución Presupuestal

del MEF en la Opción Modificación Presupuestal e imprime reporte Nota de Modificación Presupuestal - Crédito (Original y 1 Copia)

29. Sella y firma la Nota de Modificación Presupuestal - Crédito y recaba firma del Director de la Oficina, anexa la Nota de Modificación Presupuestal - Crédito (O) al Expediente y archiva la primera copia

30. Prepara un Memorándum (Original y 2 Copias) dirigido al Director de la Oficina de Administración, recaba firma del Director

31. Entrega Memorándum (O) y expediente a la oficina de Administración; previa firma del cargo32. Archiva el Memorándum (1C) y entrega el Memorándum (2C) a la Secretaria del Área

OFICINA DE ADMINISTRACION (Unidad de Gestión Educativa Local de Destino )Tesorero

33. Prepara Proyecto de Resolución en base a los documentos del expediente y lo entrega a Impresiones


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Finanzas VERSION 1.0

CODIGO : I-FI-07Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosSecretaria

34. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados al expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:• N° de Folder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres del interesado

A quien se deriva

35. Entrega el Expediente, Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección, previa firma del cargo.

36. Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones

FIN

La Secretaria recibe las 4 copias de la Resolución, prepara el cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) para el Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) para el Especialista de Planificación, previa firma del cargo• Resolución (4C) para el Especialista de Planillas, previa firma del cargo

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CODIGO : I-FI-08

PROCEDIMIENTO

DESAGREGACION TRIMESTRAL DEL PRESUPUESTO

OBJETIVODesagregar la asignación del Presupuesto trimestral

BASE LEGAL• Directiva N° 001-2007-EF, Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación del Proceso Presupuestal del Sector

Público para 2008.• Ley Nº29142, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2008• Ley 27209, Ley Gestión Presupuestaría del Estado • Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Informe de la Ejecución Trimestral para Bienes y Servicios de la Dirección de Administración• Ejecución del Presupuesto Analítico de Personal de Remuneraciones • Ejecución del Presupuesto del Gasto del Mes• Techo de la Asignación Trimestral• Tabla Clasificador del Gasto• Reportes de desagregación Trimestral del Presupuesto

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo Institucional, el Especialista realiza la desagregación trimestral del presupuesto

DESCRIPCION


1. Recibe el Techo de la Asignación Trimestral, el Informe de la Ejecución para gastos de Bienes y Servicios y la Ejecución del Presupuesto Analítico de Personal de la Oficina de Administración; analiza las cifras determinadas de acuerdo a la cadena funcional por Partidas Específicas y Asignaciones Genéricas y lo compara con el Techo de la Asignación Trimestral

2. Programa los gastos para: Bienes y Servicios y para el Pago de Remuneraciones del Trimestre3. Ingresa los datos de la Reprogramación de Gastos en el Sistema de Ejecución Presupuestal MEF.4. Imprime el reporte Desagregación Trimestral(Original y 2 Copias) y graba información en diskette

Jefe AGI.5. Revisa el Reporte de Desagregación Trimestral y da conformidad

Especialista en Finanzas6. Prepara el Oficio de envío de documentos(Original y 2 Copias) al Ministerio de Educación y Oficio (Original

y 2 Copias) de envío de documentos a la Dirección de AdministraciónJefe AGI.

7. Revisa el Oficio y el Reporte de Desagregación Trimestral, si están conformes los firma y sella8. Revisa el Memorándum y si está conforme lo sella y firma

Secretaria9. Numera el Oficio y Entrega:

• Al Ministerio de educación el diskette, Desagregación Trimestral (O) y el Oficio(O), previa firma del cargo• A la Oficina de Administración la Desagregación Trimestral (1C) y Oficio (O)

FINSecretaria archiva la Desagregación Trimestral (2C), Oficio (1C) y entrega cargos (Oficio(2C) del Ministerio de Educación y Oficio (2C) de la Dirección de Administración) al Especialista en Finanzas

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INFRAESTRUCTURA VERSION 1.0

CODIGO : I-IN-01

PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE TENENCIA LEGAL DE TERRENO

OBJETIVORealizar el registro de los terrenos que pertenecen al Ministerio de Educación en el Margesí de Bienes Inmuebles del Ministerio de Educación

BASE LEGAL• D.L. 26512• D.S. N° 015-2002-ED• Ley N° 28044” Ley General de Educación”• Directiva N° 094-2003-VMGI-ED• Ley N° 27444 “Ley del Procedimiento Administrativo General” •REQUISITOS• Declaración Jurada de Autoavalúo • Copia Literal de Dominio, expedida por la Oficina de Registros Públicos (Escritura Pública) • Resolución de Creación del Centro Educativo

ORIGENEl usuario presenta documentos requisitos por Trámite Documentario

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01-Ingreso de Documentos por Trámite Documentario


2. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de ExpedienteIngeniero3. Recibe el Expediente y firma en el Libro de Registro de Cargos4. Revisa la información establecida en los requisitos5. Efectúa la verificación IN-SITU teniendo en cuenta que:6. Las medidas de los linderos y el área estén de acuerdo con lo indicado en los Planos y a las medidas

indicadas de ley7. El terreno ocupe parte del 2% del área que le pertenece al Ministerio de Educación (sólo en caso de

afectaciones)8. Registra el bien en el Libro de Margesí de Bienes Regionales.9. Prepara Oficio (Original y 2 Copia, una para el margesí y otra para Bines Nacionales) dirigido al Ministerio de

EducaciónJefe AGI.

10. Revisa el Expediente y el Oficio, si está conforme lo visaSecretaria11. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva12. Sella y procede a foliar los documentos anexados y registra en la Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes

los siguientes datos:• Número de Folder• Número de Expediente• Apellidos y Nombres• A quien se deriva

13. Remite el Expediente y el Oficio(O) al Ministerio de Educación.

FIN

El Ingeniero entrega el Oficio(1C) a la Secretaria para el Archivo del Área de Gestión Institucional.

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CODIGO : I-IN-02

PROCEDIMIENTO

ASESORAMIENTO PARA LA REMODELACION O MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

OBJETIVO

Dar asesoramiento en la remodelación o mantenimiento de Infraestructura de los Centros o Programas Educativos

BASE LEGAL• D.S. N° 882, Reglamento Nacional de Construcciones• Directiva N° 001-2000-VMGI-ED “Procedimiento para la Construcción en Instituciones Educativas Estatales por

entidades No Relacionadas con el Ministerio de Educación”• D.S. N° 083-2004-PCM• D.S. N° 084-2004-PCM• Ley N° 28267• Ley N° 26850

REQUISITOS• Solicitud FUT• Plano de Distribución de Local

ORIGEN

Usuario presenta solicitud por Trámite Documentario pidiendo apoyo para la construcción o remodelación del Centro o Programa Educativo

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01-Ingreso de Documento por Trámite Documentario

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALSecretaria

2. Procedimiento I-JE-01-Recepción, registro y Asignación de Expedientes, se entrega al despacho de AGI para su respectivo decreto.

INGENIERO3. Recibe el Expediente y firma el Libro de Correspondencia4. Revisa la Solicitud y el Plano de Distribución del Local y coordina con el Director del Centro Educativo sobre

sus necesidades, acordando la obra a realizar.5. Visita el Centro o Programa Educativo, define el lugar donde se realizará la obra, orienta sobre los

procedimientos de ejecución de la obra y solicita al Director del Centro o Programa Educativo: el Proyecto de los Planos correspondientes, relación de materiales, presupuesto con costos unitarios (incluyendo monto y sin incluir) y Folder de Supervisión de Obra, para ser revisados y aprobados.

6. Efectúa la supervisión de la Obra en los siguientes casos:

• Verificación de Trazos• Excavación de Zanjas• Llenado de Zanjas• Llenado de Columnas• Llenado de Techos• Llenados de vereda• Lozas deportivas.• Otras obras especiales

7. Llena Cuaderno de Obra(Original y 2 Copias) con las observaciones de la supervisión, desglosa y distribuye de la siguiente manera: 1C para el Supervisor, 1C para el Equipo de Abastecimiento.

8. Archiva en el Fólder de Supervisión de Obra copia que le corresponde9. Terminada la Obra verifica el Acta de Recepción de Obra(Original y 3 Copias) y entrega:10. Al Director del Centro o Programa Educativo recibe el Acta de Recepción de Obra(O)

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11. Archiva el Acta de Recepción de Obra(3C) en el Fólder de Supervisión de Obra y prepara Oficio(Original y 2 Copias) e informe (Original y 2 Copias) para el Órgano de Dirección

Jefe AGI.12. Revisa el Informe y el Oficio, si están conformes, los firma y sella

INGENIERO

13. Entrega Informe(O) y Oficio(O) al Órgano de la Dirección, previa firma del cargo14. Entrega a la Secretaria (1C) del Informe y (1 C) Oficio para el Archivo de la DGI.

Secretaria15. Sella y procede a foliar los documentos anexados al expediente y registra en la Hoja de Remisión y Cargo de

Expedientes los siguientes datos:• Número de Fólder• Número de Expediente• Apellidos y Nombres• A quien se deriva

FIN

Secretaria entrega el Expediente al Equipo de Trámite Documentario para archivo, previa firma del cargo

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CODIGO : I-IN-03PROCEDIMIENTO

ELABORACION DE LA CARTA EDUCATIVA

OBJETIVOTiene la finalidad de dar a conocer la ubicación de los Centros y Programas Educativos por niveles y tipo de gestión (estatal y no estatal)

BASE LEGAL• Ley 28044 Ley Generadle Educación• Ley 27444 Ley de procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Planos Distritales• Nomenclatura establecida por el Ministerio de Educación• Padrón de Centros Educativos

ORIGENDe acuerdo a la base legal el Arquitecto Especialista de Infraestructura tiene que realizar la Carta Educativa


Ingeniero1. Prepara Oficio (Original y 02 copias) para el pedido de Planos catastral de los distritos al Instituto Nacional de

Estadística e Informática y/o Consejos Municipales.JEFE DE GESTIÓN INSTITUCIONAL2. Revisa el Oficio, si está conforme los visa3. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva

INGENIERO4. Realiza el diseño de la Carta Educativa (Original y 7 Copias)5. Verificará la Dirección de los Centros Educativos en el Padrón 6. Coloca la nomenclatura establecida por el Ministerio de Educación en la Carta Educativa y los Nombres de los

Centros y Programas Educativos7. Prepara Oficios para la entrega de la Carta Educativa (Original y 2 Copias) al Ministerio de Educación y

Memorándums (Original y 1 Copia) para las OficinasJefe AGI.

8. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa9. Revisa el Memorándum, si está conforme lo firma y sella10. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva

INGENIERO

11. Entrega:• Los Oficios (O1, O2, O3) y la Carta Educativa (1C, 2C, 3C), previa firma del cargo al:• Ministerio de Educación• INEI• Los Oficios (1C) y La Carta Educativa (4C), previa firma del cargo a la Dirección• El Memorándum(O1, O2, O3) y La Carta Educativa (5C, 6C, 7C) previa firma del cargo:

Al Área de Gestión AdministrativaAl Área de Gestión Pedagógica

FINEl Ingeniero archiva cargo del Oficio(2C), Memorándum(1C) de cada Oficio y Carta Educativa (1)

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SUPERVISION AL MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA DE CENTROS EDUCATIVOS

OBJETIVOSupervisar el Mantenimiento de la Infraestructura de los Centros o Programas Educativos

BASE LEGAL

• D.S. N° 004-96-ED, RUA• RULCOP• D.S. N° 047• D.S. N° 882, Reglamento Nacional de Construcciones• Directiva Nº001-2000-VMGI, Procedimientos para la construcción en un Centro Educativo, por entidades no

relacionadas con el Ministerio de Educación.

REQUISITOS• Solicitud FUT u Oficio• Calendario de Compromisos• Plan de Mantenimiento del Centro Educativo

ORIGENUsuario presenta solicitud requiriendo Mantenimiento de su Centro o Programa Educativo al Equipo de Tramite Documentario

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01-Ingreso de documentos por Trámite Documentario

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL2. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

INGENIERO3. Recibe el expediente y firma en el Libro de Correspondencia4. Verifica en el Calendario de Compromisos si existe presupuesto para realizar mantenimiento 5. Coordina con el Especialista de Finanzas el presupuesto para Mantenimiento de Centros o Programas

Educativos6. Coordina con el Especialista de Abastecimientos sobre la cotización de materiales y/o mano de obra de la

obra a ejecutar.7. Coordina con el Director del Centro Educativo la obra a realizar8. Visita el Centro o Programa Educativo, para la verificación de las obras que figuran en el Plan de

Mantenimiento.9. Autoriza la ejecución de obras de mantenimiento planteadas y/o aprobadas después de la verificación.10. Prepara Informe (Original y 2 Copias) y Memorándum (Original y 2 Copias); y lo entrega al Equipo de

Abastecimiento, previa firma del cargo11. Archiva Informe(2C) y Memorándum (2C) en la copia del Expediente en Infraestructura y entrega Informe (1C)

y Memorándum (1C) a secretaría de Dirección de Gestión Institucional12. Efectúa la supervisión de la obra, asesorando en la ejecución de la obra de acuerdo a las características de

cada una de ellas, según el expediente presentado por el Director del Centro y/o Programa Educativo.13. Llena cuaderno de Obra (Original y 2 Copias) con las observaciones de la supervisión, desglosa y distribuye

de la siguiente manera: 1C para el Supervisor o Director del Centro o Programa Educativo, 2C para el Equipo de Abastecimiento

14. Archiva en el Fólder de Supervisión de Obra copia que le corresponde15. Prepara Acta de Recepción de Obra(Original y 3 Copias), y otra acta de entrega (Original y 2 copias) al centro

educativo:16. Al Director del Centro o Programa Educativo el Acta de Recepción de Obra(1C)17. Al Equipo de Abastecimiento el Acta de Recepción de Obra(2C)

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CODIGO : I-IN-04

18. Archiva el Acta de Recepción de Obran (3C) en el Archivador de Supervisión de Obra; prepara Oficio (Original y 2 Copias) e Informe (Original y 2 Copias); y lo entrega al DirectorJefe AGI.

19. Revisa el Informe y el Oficio, si está conforme los firma y sella

Ingeniero20. Entrega el Informe(O) y el Oficio(O) al Órgano de la Dirección, previa firma del cargo21. Archiva el Informe(1C) y el Oficio(1C) y entrega el Informe(2C) y el Oficio(2C) a la Secretaria

Secretaria22. Sella y procede a foliar los documentos anexados al expediente y registra en la Hoja de Remisión y Cargo de

Expedientes los siguientes datos:• Número de Fólder• Número de Expediente• Apellidos y Nombres• A quien se deriva

FIN

Secretaria entrega el Expediente al Equipo de Trámite Documentario para que se entregue al Director del Centro Educativo y/o Programa y la copia del oficio lo archivo, previa firma del cargo

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ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS TÉCNICOS PARA EL SANEAMIENTO LEGAL DE LOS TERRENOS DEL MINISTERIO DE EDUCACION

OBJETIVOEfectuar la titulación de los terrenos que pertenecen al Ministerio de Educación

BASE LEGAL• Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Documento de tenencia y/o posición del terreno• Resolución de Creación del CE• Autoavalúo


DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario



INGENIERO

3. Recibe el Expediente y firma en el Libro de Registro de Cargos4. Realiza los trabajos de campo para la elaboración de los planos y memoria descriptiva del Centro Educativo5. En Gabinete elabora los Planos y Memoria Descriptiva 6. Procede a la impresión de los documentos mencionados en Original y 2 copias7. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) dirigido a la Dirección de Asesoría Jurídica

JEFE DE GESTIÓN INSTITUCIONAL

8. Revisa el Expediente y el Oficio, si está conforme lo visaSECRETARIA AGI9. Numera y procede a foliar los documentos anexados y registra en la Hoja de Remisión y Cargo de

Expedientes los siguientes datos:10. Número de Fólder11. Número de Expediente12. Apellidos y Nombres13. A quien se deriva14. Remite el Expediente y el Oficio(O) a la Dirección de Asesoría Jurídica para su publicación en el Peruano.

FINEl Ingeniero entrega el Oficio (1C) a la Secretaria para el Archivo, y otra copia (2C) en archivo de infraestructura de AGI.

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ELABORACIÓN DE EXPEDIENTE TÉCNICO DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN, AMPLIACIÓN, REMODELACIÓN, ETC. DE LOS CENTROS EDUCATIVOS

OBJETIVOElaborar el expediente Técnico para los Centros Educativos del Ministerio de Educación

BASE LEGAL• Ley 27444 Ley de procedimiento Administrativo General REQUISITOS• Título de propiedad• Registro en Margesí de Bienes del ME


DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION15. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario



INGENIERO17. Recibe el Expediente y firma en el Libro de Registro de Cargos18. Realiza los trabajos de campo para la elaboración de los planos y memoria descriptiva del Centro Educativo19. En Gabinete elabora los Planos y Memoria Descriptiva 20. Procede a la impresión de los documentos mencionados en Original y 2 copias21. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) dirigido a la Dirección de Asesoría Jurídica

Jefe AGI.22. Revisa el Expediente y el Oficio, si está conforme lo visa

SECRETARIA AGI23. Numera y procede a foliar los documentos anexados y registra en la Hoja de Remisión y Cargo de

Expedientes los siguientes datos:24. Número de Fólder25. Número de Expediente26. Apellidos y Nombres27. A quien se deriva28. Remite el Expediente y el Oficio(O) a la Dirección de Asesoría Jurídica para su publicación en el Peruano.

FINEl Ingeniero entrega el Expediente Técnico mediante Oficio (1C) la Secretaria de AGI Archiva, y otra copia (2C) queda en archivo de infraestructura.

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PLANIFICACIÓN VERSION 1.0

CODIGO : I-PL-01

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

OBJETIVOEstablecer los objetivos, políticas, metas y prioridades educativas, programas, proyectos y actividades de la Unidad de Gestión educativa Local Nº 09 –Huaura.

BASE LEGAL• Ley 28044, Ley General de Educación• D.S. Nº 009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo

REQUISITOS• Proyección de la Población Demográfica por Edades y Sexo• Reporte Estadística al 30 de Junio• Reporte de Condiciones de Infraestructura• Reporte Matriculados y Metas por Modalidades• Reporte Personal Docente y Administrativo• Informe Estadística al Finalizar el año• Determinación de la Problemática, causas, efectos y alternativas de solución de los Órganos de Línea y de

Apoyo.• Determinación de actividades programadas por Áreas y Equipos.

ORIGENDe acuerdo a las necesidades establecidas


PLANIFICADOR1. Prepara los esquemas y los formatos Jefe AGI2. Coordina los días en que se reunirán con los equipos de las áreas, para la entrega del siguiente material de

trabajo:• Actualización de la Problemática, causas y efectos• Alternativa de Solución• Objetivos• Programación de Actividades

Planificador3. Prepara Cronograma (Original y 1Copia) de reuniones con los equipos y Memorándum para la entrega de

documentos (Original y 1Copia)SECRETARIA

4. Prepara y entrega Memorándum(O) y Cronograma(O) a las áreas y equipos, previa firma del cargo5. Entrega a la Secretaria Memorándum(1C) y Cronograma(1C) para que lo archive

El Equipo de Trabajo6. Determina la Problemática Actualizada, llenan los formatos de identificación de la Problemática(Original y 2

copias); entrega Original al Planificador y la Segunda copia a la Secretaria para su archivo; y archiva Primera CopiaPlanificador

7. Identificados los problemas de cada Área y Equipo, define, analiza y estructura la Problemática de su jurisdicción

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CODIGO : I-PL-018. Plantea los Objetivos y los compara con los objetivos de las diferentes instancias administrativas del Sector9. Prepara Proyecto de Objetivos de su Jurisdicción y Memorándum(Original y 2 Copias) para su envío a las

Áreas y Equipos.Jefe AGI.

10. Revisa el Memorándum, si esta conforme lo firma y sella

Planificador11. Entrega Proyecto de Objetivos y el Memorándum(O) a las Áreas, previa firma del cargo y archiva el

Memorándum(1C) y entrega cargo(Memorándum(2C)) a la Secretaria para el archivo de las oficinas12. Recibidas las observaciones de las Áreas y Equipos , si lo estima conveniente lo incluye en los Objetivos de

su jurisdicción13. Diseña las Acciones de Política Educativa14. Determina las metas y calcula el déficit de alumnos desatendidos, teniendo en cuenta los Objetivos de su

jurisdicción, el reporte Matriculados y Metas por Modalidades, el reporte Personal Docente y Administrativo y el Informe de Estadística al Finalizar el año coordinando con el Especialista de Estadística.

15. Coordina con el Especialista de Racionalización para determinar el número de docentes y de personal administrativo para cada uno de los niveles educativos de los Centros Educativos por cada una de las Áreas y Equipos

16. Coordina con el Especialista en Finanzas los costos de las actividades del Plan de Actividades de las oficinas y corrigen los costos de actividades transcendentales coordinando también con el Jefe de Administración

17. Prepara el Planteamiento de Actividades en el Formato Anexo 3 de la Directiva N°01-96-PLANMED/ME18. Prepara el Informe de Opinión(Original y 2 Copias), el Proyecto del Plan Operativo(Original y 2 Copias)

Jefe AGI.19. Prepara el Proyecto de Resolución 20. Revisa el Informe de Opinión y el Proyecto del Plan Operativo, si están conformes los visa Secretaria21. Entrega la Resolución Original a impresiones22. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos23. Recogidas la Resolución Original(Autógrafa) y las copias las entrega a la Dirección adjuntando Proyecto del

Plan Operativo(O) e Informe de Opinión(O)Jefe AGI.

24. Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resolución DirectoralesSecretaria

25. Recibe 6 Copias de la Resolución, archiva un ejemplar y entrega los demás a los Jefes Áreas. 26. Prepara Memorándum para la distribución a cada Equipo y Oficio(Original y 2 Copias) para la Entrega al

Ministerio de EducaciónJefe AGI.

27. Revisa el Memorándum, si está conforme lo firma y sella28. Revisa el Oficio y si esta conforme lo visa29. Entrega Oficio a la Dirección para su aprobación30. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva31. Recibido el Oficio aprobado entrega lo siguiente:

• Al Ministerio de Educación Plan Operativo Institucional (O), Resolución y Oficio Múltiple; previa firma del cargo

• A las Dirección Regional de Educación y al Gobierno Regional el Plan Operativo Institucional.• A los Equipos entrega Memorándum(O), Resolución y Plan Operativo a los Equipos; previa firma del

cargo

FINPlanificador archiva Memorándum (1C) y Oficio, entrega a la Secretaria cargos (Oficio Múltiple y Memorándum (2C) para el archivo de la Oficina.

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CODIGO : I-PL-01PROCEDIMIENTO

ELABORACION DEL PLAN ESTRATÉGICO LOCAL

OBJETIVOEstablecer la Misión, Visión objetivos estratégicos, políticas regionales, metas y prioridades educativas, de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura.

BASE LEGAL• Ley 28044, Ley General de Educación• DL Nº 25762, Ley Organiza del Ministerio de Educación y su Modificatoria Ley N° 26510.• D.S. Nº 009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo

REQUISITOS• Proyección de la Población Demográfica por Edades y Sexo• Reporte Estadística al 30 de Junio• Reporte de Condiciones de Infraestructura• Reporte Matriculados y Metas por Modalidades• Reporte Personal Docente y Administrativo• Informe Estadística al Finalizar el año• Determinación de la Problemática, causas, efectos y alternativas de solución de los Órganos de Línea y de

Apoyo.• Determinación de actividades programadas por Divisiones y Oficinas• Diagnóstico regional

ORIGENDe acuerdo a las necesidades establecidas y normas establecidas

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION INSTITUCIONALPLANIFICADOR

32. Prepara los esquemas y los formatosJefe AGI.

33. Coordina los días en que se reunirán con los equipos de las Áreas, para la entrega del siguiente material de trabajo:• Actualización de la Problemática, causas y efectos• Alternativa de Solución• Objetivos• Programación de Actividades

Planificador34. Prepara Cronograma (Original y 1Copia) de reuniones con los equipos y Memorándum para la entrega de

documentos (Original y 1Copia)SECRETARIA

35. Prepara y entrega Memorándum(O) y Cronograma(O) a las Divisiones, áreas, oficinas, previa firma del cargo

36. Entrega a la Secretaria Memorándum(1C) y Cronograma(1C) para que lo archive

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Planificación VERSION 1.0

CODIGO : I-PL-01El Equipo de Trabajo

37. Determina la Problemática Actualizada, llenan los formatos de identificación de la Problemática(Original y 2 copias); entrega Original al Planificador y la Segunda copia a la Secretaria para su archivo; y archiva Primera CopiaPlanificador

38. Identificados los problemas de cada oficina, define, analiza y estructura la Problemática de su jurisdicción39. Plantea los Objetivos y los compara con los objetivos de las diferentes instancias administrativas del Sector40. Prepara Proyecto de Objetivos de su Jurisdicción y Memorándum(Original y 2 Copias) para su envío a las

oficinasJefe AGI.

41. Revisa el Memorándum, si esta conforme lo firma y sella Planificador

42. Entrega Proyecto de Objetivos y el Memorándum(O) a las Áreas, previa firma del cargo y archiva el Memorándum(1C) y entrega cargo(Memorándum(2C)) a la Secretaria para el archivo de las oficinas

43. Recibidas las observaciones de las Áreas, si lo estima conveniente lo incluye en los Objetivos de su jurisdicción

44. Diseña las Acciones de Política Educativa45. Determina las metas y calcula el déficit de alumnos desatendidos, teniendo en cuenta los Objetivos de su

jurisdicción, el reporte Matriculados y Metas por Modalidades, el reporte Personal Docente y Administrativo y el Informe de Estadística al Finalizar el año coordinando con el Especialista de Estadística.

46. Coordina con el Especialista de Racionalización para determinar el número de docentes y de personal administrativo para cada uno de los niveles educativos de los Centros Educativos por cada una de las Áreas de Gestión Pedagógica, Área de Gestión Institucional y Área de Gestión Administrativa

47. Coordina con el Especialista en Finanzas los costos de las actividades del Plan de Actividades de las Áreas y corrigen los costos de actividades transcendentales coordinando también con el Jefe de Administración

48. Prepara el Planteamiento de Actividades en el Formato Anexo 3 de la Directiva N°01-96-PLANMED/ME49. Prepara el Informe de Opinión(Original y 2 Copias), el Proyecto del Plan Operativo(Original y 2 Copias)

Jefe AGI.50. Prepara el Proyecto de Resolución 51. Revisa el Informe de Opinión y el Proyecto del Plan Operativo, si están conformes los visa Secretaria52. Entrega la Resolución Original a impresiones53. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

Recogidas la Resolución Original (Autógrafa) y las copias las entrega a la Dirección adjuntando Proyecto del Plan

Jefe AGI.

54. Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resolución DirectoralesSecretaria

55. Recibe 6 Copias de la Resolución, archiva un ejemplar y entrega los demás a los Jefes de Áreas. 56. Prepara Memorándum para la distribución a cada Equipo (Original y 2 Copias) para la Entrega al Ministerio

de EducaciónJefe AGI.

57. Revisa el Memorándum, si está conforme lo firma y sella58. Revisa el Oficio y si esta conforme lo visa59. Entrega Oficio a la Dirección para su aprobación60. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva61. Recibido el Oficio aprobado entrega lo siguiente:

• Al Ministerio de Educación Plan Operativo Institucional (O), Resolución y Oficio Múltiple; previa firma del cargo

• A la Dirección Regional de Educación y al Gobierno Regional el Plan Operativo Institucional• A los Equipos entrega Memorándum(O), Resolución y Plan Operativo a los Equipos; previa firma del

cargoFINPlanificador archiva Memorándum (1C) y Oficio, entrega a la Secretaria cargos (Oficio Múltiple y Memorándum (2C)) para el archivo de la Oficina.

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EVALUACION TRIMESTRAL DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

OBJETIVOEvaluar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas y adoptar las medidas correctivas necesarias

BASE LEGAL• D.S.009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo

REQUISITOS• Evaluación Trimestral de Actividades por Oficinas• Informe de Logros y Dificultades por OficinasORIGENDe acuerdo a lo establecido en la Directiva N° 02-96-PLANMED/ME, el Planificador realiza la Evaluación del Plan Operativo Institucional


Director GI1. Prepara el Oficio dirigido a los jefes de Áreas y Jefes de Equipo, pidiendo lo siguiente:2. Evaluación Trimestral de las Actividades por Oficinas3. El Informe de Logros y Dificultades Por Oficinas4. Evaluación Trimestral y/o Semestral del PAT y PEI de los Centros Educativos Secretaria5. Recibe los Oficios, prepara cargo y entrega a Áreas correspondientes y Centros Educativos, previa firma del

cargo.6. Archiva el cargo

Jefe AGI.

7. Recibe los documentos solicitados, consolida los informes de acuerdo al Plan Operativo en el formulario Evaluación Trimestral del Plan Operativo por Área (Original y 4 Copias), siguiendo el esquema establecido en Anexo N° 5 de la Directiva N° 01-96-PLANMED/ME

8. Prepara un Informe de Opinión(Original y 3 Copias) teniendo en cuenta los Informes de Logros y Dificultades de las Oficinas; el Oficio(Original y 4 Copias) de entrega de documentos al Ministerio de EducaciónSECRETARIA

9. Archiva la Evaluación Trimestral del Plan Operativo de las Áreas y el Informe de Logros y Dificultades de los Equipos.Director GI

10. Entrega el Informe de Opinión, Evaluación Trimestral del Plan Operativo y Oficio a la Dirección para su aprobaciónEquipo de Trabajo de Coordinación Interna

11. Revisa y aprueba la Evaluación del Plan OperativoDirector12. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva13. Entrega lo siguiente:

• Al Ministerio de Educación el Informe de Opinión(O), la Evaluación Trimestral del Plan Operativo(O) y el Oficio(O), previa firma del cargo

• Al la Dirección el Informe de Opinión(1C), la Evaluación Trimestral del Plan Operativo(1C) y el Oficio(1C)• Dirección Regional de Educación y Gobierno Regional el Informe de Opinión(2C), la Evaluación

Trimestral del Plan Operativo(2C) y el Oficio(2C)• A Auditoria la Evaluación Trimestral del Plan Operativo(3C) y el Oficio (3C)

FINLa Secretaria archiva el Informe de Opinión (3C), la Evaluación Trimestral del Plan Operativo Institucional (4C) y el Oficio(4C)

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ASESORAMIENTO Y EVALUACION DE LOS PLANES OPERATIVOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

OBJETIVOSupervisar los Planes Operativos de las Instituciones Educativas del ámbito de su jurisdicción

BASE LEGAL

D.S.009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo

REQUISITOS• Formulario Visación de Planes de Operativos• Cartilla de Supervisión del Plan de Trabajo

ORIGENEl Especialista elabora la Directiva de acuerdo a lo dispuesto por el Ministerio de Educación


Jefe AGI.1. Prepara Directiva adecuada para la Elaboración de Plan de Trabajo de la Unidad de Gestión Educativa

Local Nº 09 – Huaura y Centros o Programas Educativos basado en la Directiva enviada por el Ministerio de Educación

1. Elabora un Oficio Múltiple dirigido a los Centros y Programas EducativosSECRETARIA

2. Entrega Oficio a impresiones3. Procedimiento A-AB-16-Impresión de Documentos4. Recibidos los Oficios, prepara cargo y entrega a los Centros o Programas Educativos, el Oficio y la

Directiva, previa firma del cargo

Cuando los, Centros o Programas Educativos entregan el Plan Operativo Anual

TRAMITE DOCUMENTARIO5. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALJefe AGI.


Planificador7. Revisa Plan de Trabajo Anual con la Cartilla de Supervisión8. Prepara un Informe Técnico (Original y 2 Copias)

Jefe AGI.9. Revisa el Informe Técnico, si está conforme, lo visa y entrega al Planificador para la consolidación10. En caso contrario entrega el Plan de Trabajo y el Informe Técnico (O) a la Oficina de Trámite Documentario

para ser devuelto al Director del Centro Educativo.

FINEl Especialista archiva el Plan de Trabajo e Informe (1C) y la (2C) en el Archivo de Plan de Trabajo de Centros y Programas Educativos.

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MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LOS PLANES DE TRABAJO, PROYECTOS DE INNOVACIÓN DE INSTITUCIONES EDUCATIVOS DE LA JURISDICCION.

OBJETIVOBrindar asesoramiento y evaluar el Proyecto de Desarrollo Institucional, el Plan Anual de Trabajo y el Proyecto de Innovación de los Centros Educativos.

BASE LEGAL

• D.S. Nº 009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo

REQUISITOS• Fichas de Monitoreo y evaluación• Proyecto de Desarrollo Institucional de Centros Educativos• Plan Anual de Trabajo de Centros Educativos• Proyectos de Innovación de Centros Educativos.

ORIGEN

Función inherente al cargo o a solicitud de los Directores de Centros Educativos.


Planificador1. Recibe y registra el Proyecto de Educativo Institucional, Plan Anual de Trabajo y Proyecto de Innovación de

los Centro Educativos.2. Analiza y evalúa el Proyecto de Desarrollo Institucional, Plan Anual de Trabajo y Proyecto de Innovación,

anotando las observaciones en la ficha.3. Recomienda y realiza los reajustes al Proyecto de Educativo Institucional, Plan Anual de Trabajo y Proyecto de

Innovación del Centro Educativo.4. Realiza verificaciones en los Centros Educativos por muestreo.5. Elabora un informe (Original y 1 Copia) de los resultados de monitoreo y supervisión.6. Prepara un oficio (Original y 1 Copia) con las recomendaciones que el caso requiere, remitiendo al Director del

Centro Educativo previo conocimiento y firma del Director de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 – Huaura.

Jefe AGI.

6. Revisa el Oficio y el Informe, si están conformes los visa7. Procedimiento D-JE-01- Firma y Numeración de Oficio o Directiva

FIN

La Secretaria archiva el Informe de los resultados del Monitoreo (1C) y del Oficio (1C).

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ELABORACION DE CUADRO DE NECESIDADES DE PLAZAS DOCENTES Y ADMINISTRATIVAS

OBJETIVOAtender las necesidades educativas con disponibilidad de los recursos presupuestales de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura.

BASE LEGAL• Ley No. 28044, Ley General de Educación.• Ley del Presupuesto de la República• Ley Marco del Presupuesto para el Sector Público.• Presupuesto Analítico de Personal de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura vigente.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando los Directores de Centros Educativos presentan sus metas de atención al Planificador.

REQUISITOS• Presupuestos Analíticos de Personal• Resultados estadísticos al 31 de Diciembre de cada año, matrícula, secciones, aulas, carga docente e índices

de eficiencia interna.• Programación de metas e información para el incremento de plazas, presentadas por los Directores de los

Centros Educativos.• Oficio de solicitud presentado por los Directores de los Centros Educativos.


Planificador1. Recibe, registra y revisa los cuadros de metas de atención e informe para incremento de plazas de los Centros

y Programas Educativos de los diferentes niveles y/o modalidades.2. Estudia, analiza y consolida la información de incremento de plazas y metas de atención.3. Determina las metas de atención de los Centros y Programas Educativos para el año siguiente, en base al

Diagrama de Metas de Atención enviada por los Directores.

Planificador y Especialista en Finanzas

4. Elaboran Informe Técnico (Original y 5 Copias) sobre el incremento y excedencia de plazas de personal docente y administrativo por niveles y/o modalidades.

Jefe AGI.5. Revisa, visa en señal de conformidad el informe técnicoPlanificador6. Entrega:

• Al Ministerio de Educación el Informe Técnico(O)• Al Despacho Directoral el Informe Técnico(1C)• Al Racionalizador (2C).• Al Especialista de Finanzas el Informe Técnico(3C)

7. Archiva Informe Técnico(4C) y entrega a la Secretaria el Informe Técnico(5C) para el archivo de la OficinaFINProcedimiento I-RA-14- Racionalización

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CAPACITACION DE DIRECTORES, PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LOS CENTROS EDUCATIVOS.

OBJETIVOCapacitar al personal del centro educativo con la finalidad de optimizar el servicio educativo.

REQUISITOS.• Plan General de Capacitación.

ORIGENDirector de Centro Educativo entrega ficha de Necesidades de Capacitación al Área de Gestión Institucional


Planificador1. Recibe la ficha de Necesidades de Capacitación, donde se indica por cargos los temas solicitados para la

capacitación.2. Consolida las fichas de Necesidades de Capacitación de acuerdo a cargo y prioridad de los temas

seleccionados.3. Remite consolidado al Director de la Oficina de Asesoramiento Técnico para su revisión,

Jefe AGI.4. Informa al Director de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura y Directores de Oficinas las

necesidades de capacitación, según el consolidado.

Jefes de ÁreasRealizan la programación de capacitación, indicando los cursos, responsables, fecha, duración, turno y metas y entrega a Planificador

Planificador6. Elabora Cuadro de Programación de Cursos, Jornadas y Talleres de Capacitación y entrega a al Jefe de

AGI, junto con el Plan General de Capacitación y Fundamentación, para ser remitidos a la Despacho Directoral, coordinando con el Jefe de Administración.

7. Prepara un Informe Técnico (Original y 2C).8. Entrega: El Informe Técnico (O) a la Dirección. El Informe Técnico (1C) al Archivo de la Oficina de Asesoramiento Técnico

FIN

Director de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura revisa y aprueba el Cuadro de Programación. Dispone la distribución de la programación a los Centros Educativos. Y el Planificador archiva (2C).

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RACIONALIZACIÓN VERSION 1.0


APROBACION DEL CUADRO DE HORAS DE LOS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

OBJETIVOGarantizar el correcto funcionamiento de las Instituciones Educativas a través de una adecuada distribución de las horas de clase y con profesores de la especialidad

BASE LEGAL• Ley N° 23384, Ley General de Educación• D.S. N° 004-83-ED, Reglamento de Educación Secundaria• Ley N° 27573, Ley de Presupuesto• R.M. Nº 1326-86-ED, Reglamento para elaborar y aprobar el cuadro de distribución de horas de clase

REQUISITOS• Oficio• Cuadro de Control de Horas• Plan de Estudios

ORIGENEl Director del Centro Educativo presenta los documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01-Ingreso de Documentos a Trámite Documentario

ÁRERA DE GESTION INSTITUCIONAL2. Procedimiento I-JE-01- Recepción y Asignación de Documentos

Jefe AGI.3. Convoca a reunión a la Comisión de Aprobación de Cuadro de Horas

COMISION PARA LA APROBACION DEL CUADRO DE HORAS

Especialista en Educación4. Verifica la carga semanal de acuerdo con el Plan de Estudios y a las especialidades de los docentes en las

asignaturas y Carreras Profesionales

Especialista en Finanzas5. Verifica el Presupuesto Analítico de Personal de cada Institución Educativa de acuerdo a las normas del caso Racionalizador6. Prepara Informe de Aprobación de Cuadro de Horas(Original y 4 Copias) 7. Verifica la existencia de los planes aprobados presupuestalmente y que el personal contratado reúna los

requisitos según las normas del personal, coordinando con el Especialista en Finanzas

ÁREA E GESTIÓN ADMINISTRATIVA Jefe de AGA8. Revisa el Informe y deriva al Especialista de Personal

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CODIGO : I-PL-07 Especialista de Personal9. Prepara Proyecto de Resolución 10. Archiva Informe(2C) y anexa el Informe(O y 1C) al Expediente11. Entrega:12. El Informe(3C) al Especialista de Educación 13. El Informe(4C) al Especialista en Finanzas 14. A impresiones el Proyecto de Resolución 15. Procedimiento A-AB-16-Impresión de Documentos Secretaria16. Recibidas la Resolución Original(Autógrafa) y las 25 copias, sella y procede a foliar los documentos

anexados al expediente; prepara fólder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:• N° de Fólder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres del Interesado• A quien se deriva

17. Prepara Cargo y lo entregan al Área de Gestión Administrativa

Jefe AGARevisa y firma si está conforme

Jefe AGI.Director GI

18. Revisa y firma si está conformeSecretaria

19. Entrega el Expediente, Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias al Órgano de Dirección; previa firma del cargo

FIN

Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones

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CODIGO : I-RA-01PROCEDIMIENTO

AUTORIZACIÓN DE APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DE CENTROS EDUCATIVOS DE GESTION PRIVADA

OBJETIVO

Autorizar la apertura y funcionamiento de Centros y Programas Educativos Privados, del ámbito de su jurisdicción, asegurando que el nuevo Centro Educativo cumpla con los requisitos mínimos para brindar servicio educativo.

BASE LEGAL

Ley Nº 28044. Ley 27444Ley Nº 28123. Ley Nº 26549. Ley Nº 27050. D. Leg. Nº 882. D. S. Nº 002-2005-ED. D. S. Nº 009-2005-ED. D. S. Nº 013-2004-ED. D. S. Nº 015-2004-ED. D. S. Nº 009-2006-ED. R. M. Nº 542-2005-ED.

REQUISITOS

• Solicitud FUT• Formulario de Registro de Centros Educativos Privados debidamente llenado• Fundamentación de apertura• Terna de nombres, que no debe repetirse en el ámbito de la Dirección Regional de Educación . • Formulario de Registro de Centros Educativos Privados, debidamente llenado, adjuntando:

- Proyecto de Organización y Reglamento Interno- Resumen de los principios y metodología pedagógica- Inventario de los equipos y bienes.- Plano de ubicación y distribución del local debidamente adecuado al servicio educativo, firmado por

Ingeniero Civil o Arquitecto Colegiado.• Número probable de alumnos y de secciones que funcionarán• Informe anual sobre oferta educativa, pensiones y becas.• Diskette con toda la información de los requisitos solicitados, incluyendo los datos del Director y Promotor.• Cuadro de Personal Magisterial y no Magisterial• Copia del Contrato de Alquiler (por un mínimo de dos años) o Escritura Pública del Local, si es propio• Relación de material educativo, mobiliario y equipamiento a ser utilizado en el nivel o modalidad que se

proyecta ofertar.• Presupuesto de operación e inversión• Carta (certificada) de seguridad de obra expedida por Ingeniero Civil o Arquitecto Colegiado.• Recibo de pago.

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CODIGO : I-RA-01DOCUMENTOS DEL PROPIETARIO O DEL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD PROMOTORA• Copia autenticada de la Libreta Electoral, DNI o Carnet de Extranjería• Declaración jurada simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y de

responsabilizarse por las actividades del Centro Educativo.

Documentos del Director • Copia autenticada de la Libreta Electoral, DNI o Carnet de extranjería.• Copia autenticada del Título Profesional Universitario o Pedagógico, registrado en la entidad o Colegio

Profesional respectivo.• Documento que acredite experiencia docente y/o administrativo de cinco (05) años, en el nivel o modalidad

que oferta el Centro Educativo preferentemente. Informe Escalafonario ( si es personal activo ), Resolución de Cese u otro similar, visado por autoridad competente.

• Copia simple del contrato de trabajo por un año (01) mínimo.

Documentos del Propietario o Promotor• Copia simple de Libreta Electoral o DNI del promotor o representante legal de la entidad promotora• Declaración jurada simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y disposición

de tiempo para desempeñar el cargo.• Certificado de Antecedentes Penales

PARA LOS CENTROS DE EDUCACIÓN OCUPACIONAL-TÉCNICOC PRODUCTIVAAdemás de los anteriores requisitos:• Plan de Formación Específicos por cursos en el que se considera perfil ocupacional.• Plan Curricular y equipamiento mínimo

Los expedientes se presentarán hasta el último día útil del Mes de Octubre

ORIGEN

Propietario del Centro o Programa Educativo presenta documentos y requisitos al Equipo de Trámite Documentario

DESCRIPCIONTRAMITE DOCUMENTARIO

1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario2. Deriva expediente a la Dirección de Gestión Institucional.


SecretariaProcedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

Especialista en Racionalización3. Recibe el expediente y firma como cargo en el Libro de Registro de Documentos de OGI4. Realiza el estudio y análisis del expediente5. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos establecidos6. Entrega el expediente con cargo a infraestructura (Ingeniero)

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Racionalización VERSION 1.0

CODIGO : I-RA-01

7. Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes Especialistas:- Infraestructura- Racionalización- Especialista en Educación

INGENIERO

8. Coordina con el Especialista Técnico Pedagógico, para la revisión del expediente.9. Realiza el estudio y análisis del expediente.10. Forma parte de la Comisión para la verificación IN –SITU con los siguientes especialistas:

- Infraestructura- Especialista en Educación- Especialista en Racionalización

Arquitecto ,Especialista Técnico Pedagógico y Racionalizador

11. Efectúan verificación IN-SITU12. Verifican que el local sea el adecuado para un Centro o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo

siguiente:- Las medidas, los accesos y la seguridad- Contar con ambientes adecuados para biblioteca, laboratorio, patio, servicios higiénicos, etc.

13. Llena ficha de verificación de Infraestructura14. Tener el Mobiliario adecuado y lo necesario.

ESPECIALISTA EN EDUCACIÓN

• Verifica:- Que los Programas Curriculares estén de acuerdo a las normas vigentes- Constata el Cuadro de Personal sea adecuado.- Que tenga la capacidad instalada coherente al nivel que se oferta.

• Llena Ficha de condiciones Técnico Pedagógicas

COMISIÓN INGENIERO- ESPECIALISTA EN EDUCACIÓN

15. Prepara Informe Técnico de acuerdo a su competencia y lo entregan al Especialista en Racionalización, adjuntándolo al expediente.

ESPECIALISTA EN RACIONALIZACIÓN

16. Prepara el Informe Técnico de Opinión ( Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil17. Anexa Original al expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el

archivo de Dirección y además todo el expediente para la revisión y visación del Director.JEFE DGI18. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución, si están conformes visa los documentos anexados al

expediente y el Proyecto de Resolución.

SECRETARIA

19. Recibe la documentación y entrega Proyecto de Resolución a Impresiones.20. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos.21. Recibe el expediente y las copias impresa y las deriva al Órgano de Dirección para la firma del Director.

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CODIGO : I-RA-01Comisión

22. Elaboran Acta de Verificación o llena Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógicas e Infraestructura para Autorización de Centros Educativos Privados

23. Firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Promotor o Director del Centro o Programa Educativo

Especialista en Racionalización24. Entrega Proyecto de Resolución y lo entrega a impresiones25. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosSecretaria26. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y las Copias, sella y procede a foliar los documentos

anexados al expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes, los siguientes datos:

27. N° de Folder28. N° de Expediente29. Apellidos y Nombres del Interesado30. A quien se deriva31. Entrega el Expediente, Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección; previa firma del

cargo

DIRECCIÓN

SECRETARIA

32. Recibe y entrega al Director para su firma

DIRECTOR

33. Revisa y firma autógrafa

SECRETARIA

34. Deriva el expediente a Trámite Documentario

TRAMITE DOCUMENTARIO

35. Procedimiento D-DT-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones

FIN

Secretaria recepciona 1 copias de la Resolución, y lo archiva• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina

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AMPLIACIÓN DE NIVEL, MODALIDAD, AÑO, GRADO U OPCIONES OCUPACIONALES EN LOS CENTROS EDUCATIVOS PRIVADOS

OBJETIVO

Autorizar la Ampliación del Nivel, Modalidad ,Año, Grado u Opciones Ocupacionales, en Centros Educativos Privados del ámbito jurisdiccional.

BASE LEGALLey Nº 28044. Ley Nº 28123. Ley Nº 26549. Ley Nº 27050. D. Leg. Nº 882.D. S. Nº 009-2006 Reglamento de Instituciones Educativas Privadas

REQUISITOS• Solicitud (FUT)• Fundamentación de la ampliación (Técnico Pedagógico y Gestión Administrativa)Proyecto • Formulario de Registro de Centros Educativos privados, actualizado• Plano de distribución del local debidamente adecuado al servicio educativo, firmado por Ingeniero Civil o

Arquitecto Colegiado y habilitado.• Información actualizada sobre Oferta Educativa, Pensiones y Becas.• Cuadro de Personal Docente y No Docente de Ampliación• Reglamento Interno Reformulado• Copia del Contrato de Alquiler de Local o Copia Simple de la Escritura Pública(si el local es propio)• Relación de Material Educativo, Mobiliario y Equipamiento del Nivel Educativo que se Amplia• Presupuesto de Operación e Inversión(de ampliación)• Módulo Básico Técnico-Pedagógico de cada curso a ampliarse(Solo en caso de CEOs)• Recibo de Pago

PARA CENTROS DE EDUCACIÓN OCUPACIONALAdemás de los anteriores requisitos:• Plan de Formación Específico por cursos en el que se considera: Perfil Ocupacional, Plan Curricular,

y Equipamiento mínimo de los cursos que se solicitan ampliación.

ORIGEN

Promotor del Centro o Programa Educativo presenta los documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

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CODIGO : I-RA-02DESCRIPCIONTRAMITE DOCUMENTARIO

1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario2. Deriva expediente a la Dirección de Gestión Institucional


3. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de ExpedienteEspecialista de Racionalización

4. Recibe el expediente y firma cargo .5. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos establecidos6. Realiza el estudio y análisis del Expediente7. Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes Especialistas:

• Infraestructura• Racionalización• Especialista de Educación

8. Efectúan verificación IN-SITUIngeniero

9. Verifica que el local sea el adecuado para un Centro o Programa Educativo, teniendo en cuenta lo siguiente:• Las medidas, los accesos y la seguridad• Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio etc.

10. Preparan un Acta de Verificación o llena Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógicas e Infraestructura para Autorización de Centros Educativos Privados

Comisión11. Firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Director del Centro o Programa

Educativo.12. Prepara Informe Técnico de Infraestructura (Original y 2 Copias); anexa el Original y el Acta o Ficha de

Verificación al expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la Dirección.

Especialista en Racionalización

13. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil, anexa el Original y el Acta o Ficha de Verificación al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la Dirección y además, todo el expediente para la revisión y visación del Director.

Especialista de Educación

14. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias); anexa Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la Dirección

Director15. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución en stencil, si están conformes visa los documentos

anexados y el Proyecto de Resolución.

Secretaria16. Entrega Proyecto de Resolución en stencil a impresiones17. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

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CODIGO : I-RA-02

18. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados al expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:

N° de FolderN° de ExpedienteApellidos y Nombres del interesadoA quien se deriva19. Entrega el Expediente, Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección, previa firma del cargo20. Procedimiento A-AB-13- Aprobación de Documentos21. Recibe el expediente y las copias impresas y las deriva al Organo de Dirección, para la firma del Director.

DIRECCIÓN

Secretaria

22. Recibe y entrega al Director para su firma.

Director

23. Revisa y firma autógrafa

Secretaria

24. Deriva expediente a Trámite Documentario


25. Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones

FINSecretaria recibe 4 copias de la Resolución, para el archivo de resoluciones de la Dirección. prepara cargo y lo

distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) para el Especialista en Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) para el Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) para el Racionalizador.

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CODIGO : I-RA-03

PROCEDIMIENTO APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DE CENTROS DE EDUCACIÓN TÈCNICO PRODUCTIVA DE GESTION PRIVADA

OBJETIVOAutorizar la apertura y funcionamiento de Centros de Educación Ocupacional Privada en el ámbito de su jurisdicción

BASE LEGAL• Constitutición Política del Perú• Ley Nº 28044, Ley General de Educación• Ley Nº 26549, de los Centros Educativos Privados• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.• D.S. 016-2004-ED TUPA

REQUISITOS• Solicitud FUT• Fundamentación de apertura• Terna de nombres• Cuadro de personal magisterial y no magisterial• Proyecto de reglamento• Copia del contrato de alquiler por un mínimo de dos años o escritura pública del local, si es propio• Relación de material educativo, mobiliario y equipamiento a ser utilizado en el nivel o modalidad que se

proyecta ofertar.• Plano de ubicación y distribución del local, debidamente adecuado al servicio educativo y firmado por

Ingeniero Civil o Arquitecto Colegiado.• Presupuesto de operación e inversión• Carta certificada de seguridad de obra expedida por Ingeniero Civil o Arquitecto Colegiado.• Recibo de pago.

Documentos del Director• Copia simple autenticada del Título Pedagógico• Documento que acredite experiencia docente y/o Administrativa de cinco (05) años (Informe Escalafonario,

si es personal Activo, Resolución de Cese u otro similar, visado por autoridad competente.• Copia simple del contrato de trabajo por un año (01) mínimo.

Documentos del Promotor• Copia simple de L.E. del promotor o representante legal de la entidad promotora• Declaración jurada simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y disposición

de tiempo para desempeñar el cargo.Los expedientes se presentarán en cualquier época del año

ORIGENEl Promotor del Centro de Educación Ocupacional Privada presenta requisitos al Equipo de Trámite Documentario

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario


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CODIGO : I-RA-03ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL

2. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de ExpedienteEspecialista de Racionalización

3. Recibe el expediente y firma como cargo en el Libro de Registro de Documentos4. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos establecidos5. Realiza el estudio y análisis del Expediente, Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes

Especialistas:• Infraestructura(Arquitecto)• Racionalización• Dirección Técnico Pedagógica INgeniero y Especialista en Educación y Racionalizador

6. Efectúan verificación IN-SITU7. Verifican que el local sea el adecuado para un Centro o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo siguiente:

• Las medidas, los accesos y la seguridad• Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio o campo deportivo, etc.

8. Levantan un Acta de Verificación o llena Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógicas e Infraestructura para Autorización de Centros Educativos Privados

9. La Comisión firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Promotor o Director del Centro o Programa Educativo

Ingeniero10. Prepara Informe Técnico de Infraestructura(Original y 2 Copias); Anexa Original y Acta o Ficha de Verificación

al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la DGIEspecialista de Educación

11. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias); anexa Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la DTP

Especialista de Racionalización12. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil; anexa Original

al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la OficinaJefe AGI

13. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución en stencil, si está conforme visa el Proyecto de ResoluciónEspecialista de Racionalización

14. Entrega Proyecto de Resolución en stencil a impresiones15.Procedimiento A-AB-13 Impresión de DocumentosSecretaria16. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados

al expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:

• N° de Folder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres del interesado• A quien se deriva

17. Entrega el Expediente, Resolución Original (Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección; previa firma del cargo18.Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones

FINSecretaria recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) al Especialista en Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Especialista en Racionalización, previa firma del cargo

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CODIGO : I-RA-04PROCEDIMIENTO AUTORIZACIÓN DE APERTURA Y FUNCIONAMIENTO DE PROGRAMAS NO ESCOLARIZADOSDE GESTIÓN PRIVADA (EDUCACIÓN INICIAL, PRIMARIA Y SECUNDARIA DE ADULTOS)

OBJETIVOAutorizar la apertura y funcionamiento de Programas No Escolarizados de gestión no estatal (educación inicial, primaria y secundaria de adultos) en el ámbito de su jurisdicción

BASE LEGAL

• Constitución Política del Perú• Ley 28044, Ley General de Educación• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS• Solicitud FUT• Fundamentación de apertura• Terna de nombres• Cuadro de personal magisterial y no magisterial que acredite experiencia en la modalidad• Proyecto de Reglamento Interno• Copia del contrato de alquiler por un mínimo de dos años o escritura pública (si el local es propio)• Relación de material educativo, mobiliario y equipamiento a ser utilizado en el nivel o modalidad que se

proyecta ofertar.• Plano de ubicación y distribución del local adecuado para el servicio educativo y firmado por Ingeniero Civil

o Arquitecto Colegiado.• Presupuesto de operación e inversión• Carnet (certificado) de seguridad de obra expedido por Ingeniero Civil o Arquitecto Colegiado.• Ejemplares de textos educativos por grado (cuadernos autoeducativos) tres (03) asignaturas básicas por

cada grado educativo de educación primaria y secundaria de adultos.• Recibo de pago.Documentos del Promotor• Copia simple de Libreta Electoral del promotor o representante legal de la entidad promotora• Declaración jurada simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y dispone de

tiempo para desempeñar el cargo.

Documentos del Director• Copia simple de Libreta Electoral• Copia fotostática del Título Pedagógico (autenticado por el fedatario)• Documento que acredite experiencia docente y/o administrativa de cinco (05) años (Informe Escalafonario,

si es Personal en Actividad; Resolución de Cese u otro similar (visado por autoridad competente).• Copia simple del contrato de trabajo, por mínimo de dos años.• Capacitación o experiencia por un mínimo de dos (02) años en educación a distancia o educación de

adultos.• Declaración simple de no tener antecedentes penales, policiales, gozar de buena salud y disponer de

tiempo para desempeñar el cargo.

ORIGENEl Promotor del Programa No Escolarizado presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario

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CODIGO : I-RA-04DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario


Especialista de Racionalización3. Recibe el expediente y firma como cargo en el Libro de Registro de Documentos4. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos5. Realiza el estudio y análisis del Expediente6. Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes Especialistas:

• Infraestructura• Racionalización• Dirección Técnico PedagógicaINGENIERO, ESPECIALISTA DE EDUCACIÓN Y RACIONALIZADOR

7. Efectúan verificación IN-SITU8. Verifican que el local sea el adecuado para un Programa Educativo y se tiene en cuenta lo siguiente:

• Las medidas, los accesos y la seguridad• Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio etc.

9. Levantan un Acta de Verificación o llenan Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógicas e Infraestructura para Autorización de Centros Educativos Privados

10. La Comisión firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Promotor o Director del Programa Educativo

Arquitecto11. Prepara Informe Técnico de Infraestructura(Original y 2 Copias); Anexa Original y Acta o Ficha de Verificación

al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la OATEspecialista de Educación

12. Prepara Informe Técnico de Opinión(Original y 2 Copias), Anexa Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la DTP

Especialista de Racionalización13.Prepara Informe Técnico de Opinión(Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil; Anexa Original al

Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de AGI Jefe AGI

14. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución en stencil, si está conforme visa los documentos anexados y el Proyecto de Resolución

pecialista en Racionalización15. Entrega Proyecto de Resolución en stencil a impresiones16.Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosSecretaria17. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados al

expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:

• N° de Folder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres del Interesado• A quien se deriva

18. Entrega el Expediente, Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección; previa firma del cargo19.Procedimiento D-DT-02-Aprobación y Distribución de ResolucionesFINSecretaria recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) al Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Racionalizador, previa firma del cargo

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CREACION DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS ESTATALES

OBJETIVOAtender necesidades educativas, en comunidades de difícil acceso a un Centro Educativo y que cuentan con población escolar en los niveles inicial, primaria y secundaria.

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú• Ley 28044 Ley General de Educación• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.• Ley N°28411 Ley general del Sistema Nacional de Presupuesto• Ley N°28425 Ley de Racionalización del Gasto• Ley N°28254 Décima Primera Disposición Final• Ley N°24029 Ley del Profesorado modificado por la Ley N°25212 y su Reglamento aprobado mediante D.S.N

°019-90-ED• D.S. N° 013-2004-ED, Aprueban Reglamento de Educación Básica regular• D.S. N° 015-2004-ED, Aprueban Reglamento de Educación Básica Alternativa• D.S. N° 022-2004-ED, Aprueban Reglamento de Educación Técnica Productiva•

REQUISITOS• Memorial o solicitud presentada por la comunidad, padres de familia, Instituciones, etc.• Fundamentación especificando número de niños en edad escolar.• Documentos que acreditan local y mobiliario adecuado a utilizar.• Plano de lotización y resolución de Alcaldía que aprueba la habilitación urbana • Escritura Pública del local (o privada).• Acta de donación o adjudicación (afectado en cesión de uso al Ministerio de Educación)• Para los CEGENCOM incluir la resolución de funcionamiento• Opinión técnica del especialista en educación según el nivel.

ORIGENComunidad, autoridades locales o padres de familia presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario.

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario2. Deriva a la Dirección de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALSecretaria3. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

Especialista de Racionalización4. Recibe el expediente y firma cargo 5. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos6. Realiza el estudio y análisis del Expediente7. Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes Especialistas:

• Infraestructura• Racionalización• Especialista de Educación

8. Efectúa verificación IN-SITU .Ingeniero9. Efectúan verificación IN-SITU

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CODIGO : I-RA-0510. Verifican que el local sea el adecuado para un Centro o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo siguiente:

• Las medidas, los accesos y la seguridad• Tener ambientes para aulas, etc.

11. Levanta un Acta de Verificación o llena Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógicas e Infraestructura para Autorización de Centros Educativos.

12. La Comisión firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Director del Centro o Programa Educativo y lo adjunta al Expediente.

13. Prepara Informe Técnico de Infraestructura(Original y 2 Copias); Anexa Original y Acta o Ficha de Verificación al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la Dirección.

Especialista de Educación14. Elabora el Informe Técnico de Opinión(Original y 2 Copias); anexa Original al Expediente; archiva Primera

Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la DTPEspecialista en Racionalización

15. Elabora el Informe Técnico de Opinión(Original y 2 Copias); anexa Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la DGI

ESPECIALISTA EN FINANZAS16. Estudia el Expediente, verifica la disponibilidad presupuestal y prepara Informe Técnico de Finanzas (Original y

2 Copias) donde autoriza la afectación presupuestal, adjunta Informe(O) al Expediente, archiva Informe(1C) y entrega Informe(2C) a la Secretaria para el archivo de la Dirección; y entrega el Expediente al Especialista de Racionalización

Especialista en Racionalización17. Revisa el Expediente, prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en

stencil; anexa Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la DGI

18. Elabora Proyecto de Resolución en stencil JEFE AGI

19. Revisa Expediente y Proyecto de Resolución en stencil, si están conformes visa los documentos anexados al expediente y el Proyecto de Resolución

ESPECIALISTA EN RACIONALIZACIÓN20. Entrega Proyecto de Resolución en stencil a impresiones21.Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos22. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y 25 Copias lo entrega a la Oficinista junto con el Expediente

SECRETARIA23. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados al

expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes con los siguientes datos:


24. Entrega el Expediente, Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección; previa firma del cargo.

DIRECCIÓN25.Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones

FINSecretaria recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Dirección• Resolución (2C) al Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Especialista de Planificación, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Racionalizador, previa firma del cargo

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RECESO O CIERRE DEFINITIVO ( CON CARGO A REVISIÓN) EN FORMA PARCIAL O TOTAL DE CENTROS EDUCATIVOS DE GESTION PRIVADA

OBJETIVOAutorizar el receso temporal y/o definitivo en forma parcial o total de centros educativos de gestión privada del ámbito de su jurisdicción

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú• Ley 26549, Ley de Centros Educativos Privados• DS 01-96-ED, Reglamento de la Ley de Centros Educativos Privados• Ley 28044, Ley General de Educación• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS• Solicitud FUT• Fundamentación• Copia de Acta de Reunión de Directivos y Docentes respaldando la medida• Copia de comunicación a la Asociación de Padres de Familia (APAFA)• Inventario del Acervo Documentario (Actas, certificados).• Inventario de Bienes adquiridos por Donación y por la APAFA• Acta de Transferencia a la Institución Educativa designada(sólo cuando es receso definitivo)• Recibo de PagoLos expedientes se presentará hasta el último día del mes de Diciembre

ORIGENEl Promotor del Centro Educativo presenta documentos requisitos a Trámite Documentario

DESCRIPCION


1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario2. Deriva expediente a la Dirección de Gestión Institucional.

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALSecretaria3. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

Especialista en Racionalización4. Recibe el expediente y firma cargo .5. Realiza el estudio y análisis del expediente6. Prepara Informe(Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil

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CODIGO : I-RA-06Jefe AGI

7. Revisa Informe, Proyecto de Resolución y Expediente, visa el Proyecto de Resolución

Secretaria8. Procedimiento A-AB-13 Impresión de Documentos.9. Recibe el expediente y las copias impresas y las deriva al Organo de Dirección para la firma del Director.

DIRECCIÓN

Secretaria10. RECIBE EXPEDIENTE Y ENTREGA A DIRECTOR PARA SU FIRMA.11. RECIBIDOS LA RESOLUCIÓN ORIGINAL(AUTÓGRAFA) Y 25 COPIAS, SELLA Y PROCEDE A FOLIAR

LOS DOCUMENTOS ANEXADOS AL EXPEDIENTE; PREPARA FOLDER Y CARGO EN EL FORMULARIO HOJA DE REMISIÓN Y CARGO DE EXPEDIENTES LOS SIGUIENTES DATOS:

• N° de Folder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres• A quien se deriva

12. Entrega el Expediente, Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección; previa firma del cargoDIRECTOR13. Revisa y firma la autógrafa

SECRETARIA14. Deriva la documentación a Trámite Documentario

15. Procedimiento D-DT-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones

FINSecretaria recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) al Especialista en Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Racionalizador, previa firma del cargo

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CODIGO : I-RA-07

PROCEDIMIENTO

REAPERTURA DE INSTITUCIONES Y PROGRAMAS EDUCATIVOS DE GESTION PRIVADA

OBJETIVOAutorizar la reapertura de Centros y Programas Educativos de Gestión Privada, del ámbito de su jurisdicción

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú• Ley N° 26549, Ley de los Centros Educativos Privados• D.S. N° 009-2006-ED, Reglamento de Instituciones Educativas Privadas• Ley Nº 28044 , Ley General de Educación• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS• Solicitud FUT• Fundamentación de reapertura• Presupuesto de operación e inversión• Recibo de pago.

ORIGENEl Promotor del Centro o Programa Educativo presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite DocumentarioÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL2. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

Especialista en Racionalización3. Recibe el expediente y firma como cargo en el Libro de Registro de Documentos4. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos establecidos5. Realiza el estudio y análisis del expediente6. Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes Especialistas:

• Infraestructura(Arquitecto)• Racionalización

7. Efectúa verificación IN-SITUINGENIERO

8. Verifica que el local sea el adecuado para un Centro o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo siguiente:• Las medidas, los accesos y la seguridad• Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio etc.

9. Elabora Acta de Verificación o llena Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógicas e Infraestructura para Autorización de Centros Educativos Privados

10. La Comisión firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Promotor o Director del Centro o Programa Educativo

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CODIGO : I-RA-07

11.Prepara Informe Técnico de Infraestructura (Original y 2 Copias); Anexa Original y Acta o Ficha de Verificación al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la oficina.Especialista en Racionalización

12. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil; anexa Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la oficina

Jefe AGI13. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución, si están conformes visa los documentos anexados y el

Proyecto de ResoluciónEspecialista en Racionalización

14. Entrega Proyecto de Resolución en stencil a impresiones15.Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosSecretaria16. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y las 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados




FINSecretaria recepciona 3 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la oficina• Resolución (2C) al Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Especialista en Racionalización, previa firma del cargo

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AUTORIZACION DE TRASLADO DE UNA INSTITUCIÓN O PROGRAMA EDUCATIVO PRIVADO POR CAMBIO DE DOMICILIO

OBJETIVODar autorización para el traslado de un centro o programa educativo en el ámbito de su jurisdicción

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú• Ley 26549, Ley de Centros Educativos Privados• D.S. N° 006-2006-ED, Reglamento de la Ley de Centros Educativos Privados• Ley 28044, Ley General de Educación• Texto Único de Procedimientos Administrativos, vigente• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS• Solicitud FUT• Fundamentación• Plano de ubicación y distribución del local, firmado por Ingeniero Civil o Arquitecto Colegiado• Informe de funcionamiento del Centro o Programa Educativo del lugar de origen expedido por la autoridad

educativa competente• Copia simple de Escritura Publica o contrato de alquiler por un mínimo de dos años• Copia simple de Resoluciones de Apertura y Ampliación del Servicio Educativo• Recibo de Pago

ORIGENEl Propietario de Centros Educativos presenta requisitos al Equipo de Trámite DocumentarioDESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01-Ingreso de Documentos a Trámite DocumentarioÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL2. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

Especialista en Racionalización3. Recibe el expediente y firma como cargo en el Libro de Registro de Documentos 4. Especialista verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos5. Realiza el estudio y análisis del Expediente6. Forma comisión para la verificación IN-SITU con los siguientes Especialistas:

• Infraestructura(Arquitecto)• Racionalización

7. Efectúa verificación IN-SITUINGENIERO

8. Verifica que el local sea el adecuado para un Centro o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo siguiente:• Las medidas, los accesos y la seguridad• Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio etc.

9. Levanta un Acta de Verificación o llena Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógicas e Infraestructura para Autorización de Centros Educativos Privados

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CODIGO : I-RA-0810. La Comisión firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Promotor Director del Centro o

Programa Educativo11. Prepara Informe Técnico de Infraestructura (Original y 2 Copias); Anexa Original y Acta o Ficha de Verificación

al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la OficinaEspecialista en Racionalización

12. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil; Anexa Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la oficina

Jefe AGI13. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución en stencil, si está conforme visa el Proyecto de Resolución

Especialista en Racionalización14. Entrega Proyecto de Resolución en stencil a impresiones15.Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

SECRETARIA16. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados al

expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:

• N° de Folder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres del interesado• A quien se deriva



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CODIGO : I-RA-10

PROCEDIMIENTO

RECONOCER EL CAMBIO DE DIRECTOR DE UN CENTRO O PROGRAMA EDUCATIVO DE GESTIÓN PRIVADA

OBJETIVOReconocer al Director de un Centro o Programa Educativo del ámbito de su jurisdicción

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú• Ley 26549, Ley de Centros Educativos Privados• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS• Solicitud FUT• Propuesta del Propietario o Promotor• Copia simple del DNI• Copia simple del Título Pedagógico (autenticado por el fedatario)• Documentos que acrediten experiencia docente y o Administrativo de cinco (05) años en el nivel (Informe

Escalafonario si es personal en Actividad, Resolución de Cese u otro similar, visado por autoridad competente).

• Declaración de incompatibilidad horaria• Copia simple del contrato de trabajo.• Declaración simple de no tener antecedentes penales, legales y gozar de buena salud.• Recibo de Pago.

ORIGENEl Promotor del Centro Educativo presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario

DESCRIPCIONORGANO DE DIRECCION1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite DocumentarioÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL2. Procedimiento I-JE-01-Recepción, Registro y Asignación de Expediente

Especialista en Racionalización3. Recibe el expediente y firma en el Libro de Registro de Documentos 4. Especialista verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos1. Realiza el estudio y análisis del Expediente2. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil; Anexa

Original y al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la OficinaJefe AGI

5. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución en stencil, si esta conforme visa el Proyecto de ResoluciónEspecialista en Racionalización

6. Entrega Proyecto de Resolución en stencil a impresiones7. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

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CODIGO : I-RA-10

SECRETARIA8. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y las 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados




FIN

Secretaria recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) al Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Especialista en Racionalización, previa firma del cargo

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CODIGO : I-RA-11

PROCEDIMIENTO

TRANSFERENCIA DE PROMOTORIA DE UNA INSTITUCIÓN O PROGRAMA EDUCATIVO PRIVADO

OBJETIVODisponer de los datos actualizados de los Centros o Programas Educativos Privados

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú.• Ley 26549, Ley de Centros Educativos Privados• Ley 28044, Ley General de Educación• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.• D.S.009-2006-ED Reglamento de Instituciones Educativas Privadas

REQUISITOSPersona Natural

• Solicitud FUT• Copia simple del DNI• Copia de Escritura Pública de Transferencia de Derechos y Responsabilidades• Recibo de Pago• Copia Simple de Resoluciones del Centro o Programa Educativo• Declaración simple de no tener antecedentes penales ni legales y gozar de buena salud

Persona Jurídica• Solicitud FUT• Copia autenticada de la Escritura Pública o Acta de Constitución de la Entidad Promotora• Copia simple de Libreta Electoral del Representante Legal de la Entidad Promotora• Declaración simple de no tener antecedentes penales ni legales y gozar de buena salud• Copia de Escritura de Transferencia de Derechos y Responsabilidades• Copia Simple de las Resoluciones del Centro Educativo• Recibo de Pago

ORIGENEl Nuevo Promotor del Centro o Programa Educativo presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario



Especialista de Racionalización3. Recibe el expediente y firma como cargo en el Libro de Registro de Documentos 4. Verifica que los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos establecidos5. Realiza el estudio y análisis del expediente6. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil; Anexa Original

al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la OficinaJEFE AGI

7. Revisa Informe, Proyecto de Resolución y Expediente, si están conformes los visa

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CODIGO : I-RA-11Especialista en Racionalización


Secretaria10. Recibidas la Resolución Original (Autógrafa) y las 25 copias, sella y procede a foliar los documentos anexados




FIN

Secretaria recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) al Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Especialista en Racionalización, previa firma del cargo

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CODIGO : I-RA-12

PROCEDIMIENTO

DESIGNACION O CAMBIO DE NOMBRE DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS

OBJETIVODar Identidad a las Instuituciones Educativos para su reconocimiento

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú• Ley 28044, Ley General de Educación• D.S. N° 013-2004-ED, Reglamento de Educación Básica Regular• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS• Solicitud FUT• Terna de nombres• Fundamentación• Recibo de Pago • N° de Registro del Centros EducativoEl nombre propuesto tiene que ser de una persona fallecida y que hayan contribuido en la Educación del Perú o de algún país hermano

ORIGENDirector del Centro Educativo presenta documentos requisitos al Equipo de Trámite Documentario



Especialista en Racionalización3. Recibe el expediente y firma como cargo en el Libro de Registro de Documentos 4. Verifica que:

• Los documentos se encuentren de acuerdo a los requisitos• El nombre elegido no se encuentre en el Registro de Centros Educativos de la Provincia.• El documento de la terna se encuentre firmado por la APAFA, Docentes, Administrativos y Director del

Centro Educativo5. Realiza el estudio y análisis del Expediente6. Prepara Informe Técnico de Opinión (Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en stencil; anexa

Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la oficinaDirector DGI

7. Revisa Proyecto de Resolución y Expediente, si esta conforme visa el informe anexado y el Proyecto de ResoluciónEspecialista en Racionalización


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CODIGO : I-RA-12

SECRETARIA10. Recibidos la Resolución Original (Autógrafa) y 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados

al expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:• N° de Folder• N° de Expediente• Apellidos y Nombres del Interesado• A quien se deriva

11. Entrega el Expediente, Resolución Original (Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección; previa firma del cargo12. Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones


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CODIGO : I-RA-13

PROCEDIMIENTO

RACIONALIZACION DE MATERIAL

OBJETIVOAsignar la cantidad de material de acuerdo a las necesidades de cada Centro o Programa Educativo para el año lectivo

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú• Ley 28044, Ley General de Educación• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS• Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA)• Cuadro Estadístico Técnico Pedagógico por Niveles

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo el Especialista en Racionalización debe realizar la Racionalización de Material


ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALEspecialista en Racionalización2. Revisa Cuadro Estadístico Técnico Pedagógico Por Nivel y asigna de acuerdo a la PECOSA y Cuadro

Estadístico Técnico Pedagógico por Nivel3. Elabora Cuadro de Distribución de Material (Original y 6 Copias) indicando la cantidad de Libretas, Actas,

Nominas, Fichas de Matriculas, etc. que se tiene que entregar a cada Centro Educativo, teniendo en cuenta la cantidad de secciones y cantidad de alumnos por sección

4. Prepara Memorándum(Original y 2 Copias)Jefe AGI5. Revisa Cuadro de Distribución de Material y si está conforme lo visa6. Revisa Memorándum, si esta conforme lo firma y sellaEspecialista en Racionalización7. Especialista entrega Memorándum(Original) y Cuadros de Distribución de Material (Original, 3C, 4C, 5C, 6C)

para el Equipo de Abastecimiento, previa firma del cargo8. Archiva Memorándum(1C) y Cuadros de Distribución de Material (1C)

FINSecretaria archiva el cargo (Memorándum (2C)) y Cuadro de Distribución de Material (2C)

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CODIGO : I-RA-14PROCEDIMIENTO RACIONALIZACION DE PLAZAS DOCENTES Y ADMINISTRATIVAS

OBJETIVOAsignar y reubicar Personal Docente y Administrativo de acuerdo a las necesidades de los Centros y Programas Educativos para el año lectivo

BASE LEGAL• Constitución Política del Perú• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008• Ley 24029• Ley 25212• D.L. 276• D.S. N° 05-90-PCM• D.S. N° 019-90-PCM• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS• Estadística de Fin de Año• Cuadro de Necesidades de Plazas Docentes y Administrativas

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo el Especialista en Racionalización debe realizar la Racionalización de Personal


Especialista de Racionalización1. Revisa el Informe de Estadística de Fin de Año teniendo en cuenta el Número de Secciones y de Matrículas2. Selecciona Centros y Programas Educativos que hayan tenido cambios en el número de secciones y de

Matrículas respecto al año anterior y solicita disponibilidad presupuestariaEspecialista de Finanzas

3. Revisa disponibilidad presupuestaria y autoriza Jefe AGI

4. Revisa informes técnicos y si están conformes los visaOFICINA DE ADMINISTRACION

Especialista de Personal5. Revisa cobertura, prepara el Informe Técnico de Personal (Original y 2 Copias) y Memorándum(Original y 2

Copias) de entrega de documentos a la Oficina de Asesoramiento TécnicoJefe de AdministraciónRevisa el informe técnico, si está conforme los visa

6. Revisa el Memorándum, si está conforme lo firma y sellaEspecialista de Personal

7. Entrega el Informe de Personal a la Oficina de Asesoramiento Técnico, previa firma del cargo, 8. archiva Informe(1C) y entrega cargo(Informe(2C) ) a la secretaria para el archivo de la OficinaÁREA DE GESTION INTITUCIONAL

Especialista de RacionalizaciónRealiza inspección a los Centros Educativos donde los incrementos en las variaciones sean significativas

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CODIGO : I-RA-149. Prepara Informe de la inspección(Original y 2 Copias) y Memorándum(Original y 2 Copias) pidiendo Informe

Escalafonario del personal del Centro o Programa Educativo al Equipo de EscalafónJefe AGI

10. Revisa Informe, si esta conforme lo visa11. Revisa Memorándum, si esta conforme lo firma y sella

Especialista de Racionalización12. Entrega Memorándum(O) al Equipo de Escalafón previa firma del cargo,13. Entrega cargo(Memorándum(2C)) a la Secretaria para el archivo de la Oficina y archiva Memorándum(1C)14. Entrega Informe (2C) a la Secretaria para el archivo de la Oficina y archiva Informe(1C)15. Recibidos los Informes Escalafonarios el especialista reubica o declara excedente teniendo en cuenta lo

siguiente:• Si el excedente es un Docente:

∗ Especialidad∗ Nivel Magisterial(5)∗ Tiempo de Servicio∗ Tiempo en el Puesto∗ Si ocurriera el caso que se encontrara 2 o más profesores con la misma especialidad y el mismo

Nivel Magisterial se tendrá en cuenta los estudios realizados para declararlos excedentes o reubicarlos

• Si el excedente es Personal Administrativo se tiene en cuenta lo siguiente:∗ Cargo∗ Niveles(14)∗ Tiempo de Servicio∗ Tiempo en el Cargo∗ Si ocurriera el caso que se encontrara 2 o más personas con el mismo Cargo y Nivel, se tendrá en

consideración los estudios realizados para declararlos excedentes o reubicarlos.16. Prepara Informe Técnico de Racionalización de Personal(Original y 2 Copias) y Proyecto de Resolución en

stencilJefe AGI

17. Revisa Informe Técnico de Racionalización y Proyecto de Resolución, si están conformes los visaEspecialista de Racionalización

18. Entrega Proyecto de Resolución en stencil a impresiones19.Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos20. Archiva el Informe(1C) y entrega el Informe(2C) a la Secretaria para su archivoSecretaria21. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados al

Expediente; prepara folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:


22. Entrega Resolución Original(Autógrafa) y Copias y Expediente a la Dirección para su aprobación y distribución, previa firma del cargo

23.Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones24. Prepara Memorándum(Original y 2 Copias) de entrega de documentos al Equipo de Escalafón

Jefe AGI25. Revisa Memorándum y si está conforme lo firma y sella

Especialista en Racionalización26. Entrega Memorándum(O) e Informes Escalafonarios al Equipo de Escalafón, previa firma del cargo27. Archiva Memorándum(1C) y entrega el cargo(Memorándum(2C)) a la secretaria para el archivo de la OficinaFINSecretaria recepciona 3 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) al Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Especialista en Racionalización, previa firma del cargo

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ELABORACION DEL REGLAMENTO INTERNO

OBJETIVOEstablecer normas y procedimientos que orienten el desplazamiento, asistencia y permanencia del personal, durante la jornada laboral

BASE LEGAL

• D.S.009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo

REQUISITOS• Lo estipulado en la base legal• Modelo de Reglamento Interno

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo el Especialista en Racionalización elabora el Reglamento Interno de la Dirección Regional de Educación de MoqueguaDESCRIPCIONÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL

Especialista en Racionalización1. Prepara el Proyecto de Reglamento Interno(Original y 5 Copias) teniendo en cuenta la base legal y elabora

Memorándum Múltiple(Original y 2 Copias) de entrega de documentos para las OficinasJEFE AGI

2. Si está conforme visa Reglamento Interno y firma y sella Memorándum,ESPECIALISTA EN RACIONALIZACIÓN

3. Entrega Memorándum(O) y Reglamento interno a las Oficinas, previa firma del cargo4. Archiva Memorándum(1C) y entrega Memorándum(2C) como cargo a la Secretaria5. Recibidas las observaciones las revisa y analiza, si están conformes las incluye e imprime el Reglamento

Interno6. Prepara Proyecto de Resolución en stencil

JEFE AGI7. Revisa Reglamento Interno y Proyecto de Resolución en stencil, si están conformes los visa

ESPECIALISTA EN RACIONALIZACIÓN8. Entrega a impresiones la Resolución9. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos10. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y las copias lo entrega a la Dirección para su Aprobación

adjuntando Reglamento Interno11. Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones (Pasos 1 al 11)12. Recogidos la Resolución Original(Autógrafa), las copias y el Reglamento Interno aprobado13. Elabora el Reglamento Interno en stencil y lo entrega a impresiones14. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos15. Recogidos las hojas impresas las ordena incluyendo copia de la resolución, prepara diseño de carátula y

empasta el Reglamento Interno

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CODIGO : I-RA-15SECRETARIA

1. Prepara Lista de Trabajadores Por Oficinas para la entrega de Reglamentos Internos y distribuye a los Trabajadores de la Oficina, previa firma del cargo.

FINSecretaria recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la oficina• Resolución (2C) al Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Especialista de Planificación, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Especialista en Racionalización, previa firma del cargo

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CODIGO : I-RA-16

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

OBJETIVODar a conocer la Organización y las Funciones establecidas

BASE LEGAL• D.S.009-2005-ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo

REQUISITOS• Lo estipulado en la base legal• Modelo de Reglamento de Organización y Funciones

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo el Especialista de Racionalización elabora el Manual de Organización y Funciones

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION INSTITUCIONALESPECIALISTA EN RACIONALIZACIÓN

1. Prepara el Proyecto del Manual de Organización y Funciones(Original y 5 Copias) teniendo en cuenta la estructura de la Organización y la Base Legal

2. Elabora Memorándum Múltiple(Original y 2 Copias) de entrega de documentos para cada Oficina indicando el plazo de entregaJefe AGI

3. Revisa Manual de Organización y Funciones, si está conforme lo visa4. Revisa Memorándum, si está conforme lo firma y sella

Especialista en Racionalización1. Entrega a las Oficinas Memorándum(O) y Reglamento de Organización y Funciones(1C,2C, 3C, 4C, 5C),

previa firma del cargo2. Archiva Memorándum(1C) y entrega cargo(Memorándums(2C)) a la Secretaria para el archivo de la oficina3. Recibidas las observaciones las revisa y analiza, si están conformes realiza las incluye e imprime Manual

de Organización y Funciones4. Prepara Proyecto de Resolución en stencil

Director UGEL 5. Revisa Manual de Organización y Funciones y Proyecto de Resolución en stencil, si están conformes los

visaEspecialista en Racionalización

6. Entrega a impresiones el Proyecto de Resolución en stencil7. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

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CODIGO : I-RA-16

8. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y las copias lo entrega a la Dirección para su Aprobación adjuntando Reglamento de Organización y Funciones

9. Procedimiento D-TD-02-Aprobación y Distribución de Resoluciones (Pasos 1 al 11)10. Recogidos la Resolución Original(Autógrafa), las copias y el Reglamento de Organización y Funciones

aprobados

11. Elabora el Reglamento de Organización y Funciones en stencil y lo entrega a impresiones12. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos13. Recogidos las hojas impresas las ordena incluyendo copia de la resolución, prepara diseño de carátula y

empasta el Reglamento de Organización y FuncionesSecretaria

14. Prepara Lista de Trabajadores Por Oficinas o Direcciones para la entrega de Manuales y distribuye a los Trabajadores de las Oficinas, previa firma del cargo

FINSecretaria archiva lista de cargo y recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:

• Resolución (1C) para el archivo de resoluciones de la Oficina• Resolución (2C) al Especialista de Finanzas, previa firma del cargo• Resolución (3C) al Planificador, previa firma del cargo• Resolución (4C) al Especialista en Racionalización, previa firma del cargo

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FUSION DE CENTROS EDUCATIVOS DE GESTION ESTATAL

OBJETIVORealizar la fusión de centros educativos del ámbito de su jurisdicción

BASE LEGAL• Ley Nº 28044, Ley General de Educación• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.•REQUISITOS• Informe de Estadística• Informe de Finanzas(Estudio de Factibilidad)• Informe de Infraestructura

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en el Plan Operativo el Especialista en Racionalización realiza la fusión de Centros Educativos


Especialista en Racionalización1. Analiza el Informe de Estadística el número de alumnos y el número de docentes 2. Analiza el estudio de factibilidad, si hay disponibilidad presupuestaria y se da la autorización para realizar el

gastoINGENIERO

3. Efectúa la verificación IN-SITU4. Verifica que el local sea el adecuado para un Centro o Programa Educativo y se tiene en cuenta lo siguiente:

• Las medidas, los accesos y la seguridad• Tener ambientes para biblioteca, laboratorio, patio etc.

5. Elabora Acta de Verificación o llena Ficha Informe de Verificación de Condiciones Pedagógicas e Infraestructura para Autorización de Centros Educativos

6. Firma el Acta de Verificación coloca fecha y sello previa firma del Director del Centro o Programa Educativo7. Prepara Informe Técnico de Infraestructura(Original y 2 Copias); Anexa Original y Acta o Ficha de Verificación

al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la OficinaEspecialista en Racionalización

8. Prepara Informe Técnico de Opinión(Original y 2 Copias) contemplando la nueva estructura orgánica del Centro Educativo fusionado y Proyecto de Resolución en stencil; Anexa Original al Expediente; archiva Primera Copia y entrega Segunda Copia a la Secretaria para el archivo de la Oficina

Jefe AGI9. Revisa el Expediente y Proyecto de Resolución, si están conformes visa los documentos anexados y el

Proyecto de ResoluciónEspecialista en Racionalización

10. Entrega Proyecto de Resolución en stencil y lo entrega a impresiones11.Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

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CODIGO : I-RA-19Secretaria

12. Recibidos la Resolución Original(Autógrafa) y 25 Copias, sella y procede a foliar los documentos anexados y prepara expediente, folder y cargo en el formulario Hoja de Remisión y Cargo de Expedientes los siguientes datos:


13. Entrega el Expediente, Resolución Original(Autógrafa) y las 25 Copias a la Dirección; previa firma del cargo14.Procedimiento D-TD-02 Aprobación y Distribución de Resoluciones

FIN

Secretaria recepciona 4 copias de la Resolución, prepara cargo y lo distribuye de la siguiente manera:• Primera copia lo entrega al Especialista en Finanzas, previa firma del cargo• Segunda copia lo entrega al Planificador• Tercera copia lo archiva en el Archivador de la Oficina• Cuarta copia lo entrega al Especialista en Racionalización.

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OFICINA DE ASESORIA JURIDICA

ASESORÍA JURÍDICA VERSION 1.0

CODIGO : D-AJ-01PROCEDIMIENTO


OBJETIVO

Recepcionar, registrar y asignar los expedientes que son derivados a la oficina de Asesoría jurídica

BASE LEGAL.Ley 28044 Ley de Procedimniento Administrativo General

REQUISITOS• Expediente

ORIGENEl Equipo de Trámite Documentario entrega expediente a la Oficina

DESCRIPCION

OFICINA DE ASESORIA JURIDICASecretaria

3. Registra el Expediente en el libro de correspondencia los siguientes datos:• Número de Registro• Fecha• Origen• Documento/Expediente• Número de Folios• Asunto

4. Adjunta al expediente formulario hoja de envío y registra los siguientes datos:• Número del formulario hoja de envío• Expediente/Documento• Número de Folios• Asunto• Sello de Fecha Jefe de AJ

3. Revisa y asigna el expediente de acuerdo al asunto4. Decreta en el Formulario Hoja de Envío lo siguiente:

• Equipo o especialista a la que asigna el Expediente• Indicaciones• Firma

SECRETARIA• Hace entrega el expediente o documento que fue decretado por el Jefe de AJ al especialista o equipo.


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CODIGO : D-AL-01PROCEDIMIENTO

RECURSOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOEmitir dictamen en el caso de recursos administrativos contra las resoluciones administrativas expedidas por la UGEL.09 Huaura, cuando los usuarios consideran que sus derechos han sido transgredidos.

BASE LEGAL• Ley Nº27444 • D.S. 19-90-ED• Ley 24029 • D.S. 005-90-PCM• Ley 25212 • D.L. 276

REQUISITOS• Formulario Único de Trámite, que debe ser presentado dentro de los 15 días hábiles posteriores a la fecha

de la notificación con la resolución impugnada.• Copia de la Resolución impugnada.• Solicitud interponiendo recurso impugnatorio con la firma del titular o apoderado autorizado por abogado

hábil con los requisitos establecidos por Ley.• Documentos sustentatorios que justifiquen la petición del recurrente.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud y Expediente en Trámite Documentario.

DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario2. Entrega los Expedientes a la OAJ.

ASESORIA JURIDICAS ecretaria

1. Recibe, clasifica y registra los Expedientes en los libros de ingreso.2. Registra y verifica la foliación de cada Expediente.3. Clasifica los Expedientes de acuerdo con la prioridad del trámite.

JEFE AJ4. Revisa, estudia y analiza los actuados y antecedentes del expediente con las normas legales vigentes, de

acuerdo con el procedimiento establecido, en coordinación con otras áreas.5. Formula el proyecto de dictamen o informe legal.

SECRETARIA6. Verifica el número de folios y tipea el Dictamen en original y 2 copias.

JEFE AJ 7. Revisa y firma el Dictamen.

SECRETARIA8. Numera y registra el Dictamen y lo deriva al Organo de Dirección

ORGANO DE DIRECCION Director11. Revisa y si fuera el caso solicita el sustento de los Dictámenes al Asesor.FINLa Secretaria distribuye el Dictamen: original a la Oficina de Administración y archiva la 1ra. copia.Procedimiento A-PE-31 Atención de Recursos Impugnatorios (Reconsideración, Apelación y Revisión).

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CODIGO : D-AL-02

PROCEDIMIENTO

ABSOLUCION DE CONSULTAS.

OBJETIVOAbsolver consultas y brindar orientación a los usuarios de la Dirección Regional de Educación sobre diversos casos.

BASE LEGAL• Ley 28044 • D.S. Nº 005-90-PCM• Ley 25212 • D.L. 276• Ley Nº 27444 • D.S. Nº 019-90-DE• Ley 24023

REQUISITOS

• En Formulario Único de Trámite el usuario solicita la consulta• Documentos sustentatorios.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario solicita se le oriente sobre aspectos laborales o sobre aspectos legales de la administración educativa.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO3. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario4. Entrega los Expedientes a la OAJ.

ASESORIA JURIDICAS ecretaria

9. Recibe, clasifica y registra los Expedientes en los libros de ingreso.10. Registra y verifica la foliación de cada Expediente.11. Clasifica los Expedientes de acuerdo con la prioridad del trámite.

JEFE AJ2. Prioriza la agenda de ingreso de solicitudes .3. Verifica en el formato de consulta que la información sea la necesaria.4. Analiza lo consultado en el marco de la legislación vigente5. Brinda asesoramiento por escrito u observa la consulta.6. Formula el Expediente

FINLa Secretaria deriva el Expediente al Area que tiene que ejecutar alguna acción si es que la hubiere. Caso contrario prepara el documento y remite la absolución de la consulta al interesado.

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CODIGO : D-AL-03

PROCEDIMIENTO

PROCESOS JUDICIALES.

OBJETIVODefender los intereses del Estado y de la Dirección Regional de Educación.

BASE LEGAL• Ley 28044 • Ley 24023• Ley 25212 • D.L. 276• D.S. Nº 005-90-PCM • D.S. Nº 019-90-ED• Ley Nº 27444 •• Código Procesal Civil • Código Procesal Penal•REQUISITOS• Notificación de Demanda.• Documentos sustentatorios.

ORIGENA. PROCESO CIVIL

A1. INICIADO POR EL USUARIOEl procedimiento se origina cuando el usuario interpone demanda en contra de la Dirección Regional de Educación y admitida la misma por Juzgado es notificada a la Institución.

A2. INICIADO POR LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCALB. PROCESO PENAL El procedimiento se origina cuando se interpone denuncia ante la Fiscalía de turno.

DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario2. Entrega los Expedientes al Asesor Jurídico.

CASO A PROCESO CIVILCASO A1 INICIADO POR EL USUARIO

ASESORIA JURIDICASecretaria3. Recibe la Cédula de Notificación con el Admisorio de la demanda y sus Anexos.Jefe de AJ4. Analiza la demanda.5. Investiga los hechos y contrasta con la Legislación vigente.6. Recopila la documentación necesaria para sustentar la contestación.7. Elabora la Contestación a la Demanda 8. Presenta la contestación a la demanda con los documentos sustentatorios.9. Efectúa seguimiento durante la secuela del proceso, presentando los escritos necesarios, concurriendo a

las diligencias programadas por el Juzgado y de ser el caso interpone recursos impugnatorios en contra de las resoluciones contraria a los intereses de la Institución.

10. Prepara un Informe para el conocimiento del Organo de Dirección.

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Oficina de Asesoría Jurídica VERSION 1.0

CODIGO : D-AL-03

CASO A2 INICIADO POR LA UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL

ASESORIA JURIDICAJefe de AJ.-11. Investiga los hechos y contrasta con la Legislación vigente.12. Recopila la documentación necesaria para sustentar la demanda.13. Elabora el Escrito de Demanda14. Presenta la demanda ante el Juzgado competente.15. Comunica al Procurador Público encargado de los asuntos judiciales del Sector Educación, la interposición

de la demanda, informándole de los hechos.16. Efectúa seguimiento durante la secuela del proceso, presentando los escritos necesarios, concurriendo a


17. Prepara un Informe para el conocimiento del Organo de Dirección

CASO B PROCESOS JUDICIALES

ASESORIA JURIDICA

Jefe de AJ

18. Toma conocimiento de los hechos delictuosos realizado por los servidores del Sector y contrasta con la Legislación vigente, tipificando el delito.

19. Recopila la documentación necesaria para sustentar la denuncia penal.20. Elabora el Escrito de Denuncia21. Presenta la denuncia ante el Ministerio Público.22. Comunica al Procurador Público encargado de los asuntos judiciales del Sector Educación, la interposición

de la denuncia, informándole de los hechos.23. Efectúa seguimiento durante el séquito del proceso, presentando los escritos necesarios, concurriendo a


24. Prepara un Informe para el conocimiento del Organo de Dirección

FINArchiva los documentos que se deriven dentro del proceso.

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CODIGO : D-AL-03

PROCEDIMIENTO

SANEAMIENTO LEGAL DE LOS TERRENOS DEL MINISTERIO DE EDUCACION

OBJETIVORegularizar la tenencia legal de los terrenos que pertenecen al Ministerio de Educación.

BASE LEGAL• Normas de Infraestructura• Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Plano de Ubicación Perimétrico del local escolar• Memoria descriptiva• Autoavaluo

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud y Expediente en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO5. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario6. Entrega los Expedientes a la OAJ.ASESORIA JURIDICA

S ecretaria 12. Recibe, clasifica y registra los Expedientes en los libros de ingreso.13. Registra y verifica la foliación de cada Expediente.14. Clasifica los Expedientes de acuerdo con la prioridad del trámite.

JEFE AJ15. Revisa, estudia y analiza los actuados y antecedentes del expediente con las normas legales vigentes, de

acuerdo con el procedimiento establecido, en coordinación con otras áreas.16. Prepara el expediente para el trámite de saneamiento legal..

SECRETARIA17. Verifica el número de folios y tipea documentos

JEFE AJ 18. Revisa y firma los documentos originados en la oficina de AJ.

SECRETARIA19. Numera y registra el expediente y lo deriva al Organo de DirecciónORGANO DE DIRECCION Director 11. Revisa y si fuera el caso solicita el sustento de los Dictámenes al Asesor.

FINLa Secretaria remite el documento a la instancia correspondiente.

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ORGANO DE APOYOÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

JEFATURA VERSION 1.0

CODIGO : A-PE-01

PROCEDIMIENTO


OBJETIVORecepcionar, registrar y asignar los Expedientes que son derivados al Area

BASE LEGALLey Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General



DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVASecretaria


4. Adjunta al Expediente formulario Hoja de Envío y registra los siguientes datos:• Número del Formulario Hoja de Envío• Expediente/Documento• Número de Folios• Asunto• Sello de Fecha Jefe AGI




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ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO

CONTABILIDAD VERSION 1.0

CODIGO : A-CO-01PROCEDIMIENTOELABORACION DEL LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES.

OBJETIVOReflejar el estado económico financiero de la Unidad de Gestión Educativa Local .

BASE LEGAL

• Normas de Contabilidad

REQUISITOS• Balance Inicial de Apertura.• Balance de Cierre.• Inventario de Activos Fijos.• Inventario de Almacén.• Libro Diario.• Libro Mayor.

ORIGENPor ser un libro obligatorio el Contador inicia la operación.

DESCRIPCION

ÁREA DE ADMINISTRACIONTÉCNICO DE CONTABILIDAD

1. Prepara Consolidado por Grupo Genérico de Cuentas a nivel a cinco dígitos con el Libro Mayor.2. Prepara Cédulas de Ajustes Por Inflación para convertir a precios constantes todas las cuentas.3. Prepara por cuentas principales los asientos contables de cierre del ejercicio.4. Registra los asientos contables del cierre del ejercicio en el Libro Diario.5. Verifica que las cuentas contables estén saldadas con el Libro Mayor.6. Elabora Balance General (Original y 1Copia) y los Estados Financieros (Original y 1 Copia) divisionarias a 2

dígitos.7. Prepara los Análisis por cada cuenta contable principal que tienen saldo deudor o acreedor para visualizar

el movimiento de la cuenta contable.8. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) de entrega al Gobierno Regional de Lima y Dirección Regional9. Registra en el Libro de Inventario y Balance.Contador10. Revisa el Balance General, los Estados Financieros, los Análisis por Cuenta Contable Principal y el Libro

Diario, si está conforme lo firma y sella.Jefe AD

11. Revisa el Balance General, los Estados Financieros, los Análisis por Cuenta Contable Principal y el Libro Diario, si está conforme lo firma y sella.

12. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sella.13. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva14. Entrega:

• Al Gobierno Regional de Lima• A la Dirección de la UGEL.09-Huaura con Oficio (1C)• A la Dirección Regional de Educación

FINTécnico de Contabilidad archiva el Balance General (1C), los Estados Financieros (1C), los Análisis por Cuenta Contable Principal (1C), el Oficio (2C), el Libro de Inventario y Balance, Libro Diario y Libro Mayor.

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CODIGO : A-CO-02PROCEDIMIENTOFORMULACIÓN DEL BALANCE MENSUAL DE COMPROBACIÓN.

OBJETIVODemostrar en forma mensual, la información sobre el movimiento del mes y el saldo de acuerdo con su naturaleza.

BASE LEGAL• Plan Contable del sistema de contabilidad Gubernamental.• Ley de Presupuesto Anual vigente.

REQUISITOS• Notas Contables, Financieras, Presupuestales y Cuentas de Orden.

ORIGENDe acuerdo con lo normado por la Contaduría Pública, el contador inicia la operación.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Técnico de Contabilidad

1. Procedimiento A-CO-09- Elaboración de Notas Contables y Presupuestales.2. Prepara consolidado por cuentas y subcuentas contables (mayorización).3. Elabora el Balance Mensual de Comprobación (Original y 6 Copias) incluyendo el movimiento de cuentas del

Mayor, divisionarias a cinco dígitos del movimiento del mes y el movimiento acumulado para así establecer los saldos deudores y acreedores sustentados mediante análisis de cada cuenta y subcuenta.

4. Verifica que los totales de las Notas Contables y Presupuestales sean las misma que el del Balance Mensual de Comprobación.

5. Prepara Ecuación Probatoria (Original y 2 Copias).6. Prepara Oficio (Original y 1 Copia).

Contador7. Revisa el Balance de Comprobación Mensual y la Ecuación Probatoria, si están conformes los firma y sella.

Jefe AD8. Revisa el Balance de Comprobación Mensual y la Ecuación Probatoria, si están conformes los firma y sella.9. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa.

TÉCNICO DE CONTABILIDAD10. Entrega al Balance Mensual de Comprobación a:

• Al Consejo Transitorio de Administración Regional el Balance Mensual de Comprobación (O), la Ecuación Probatoria (O) y el Oficio (O); previa firma del cargo.

• A la Dirección Oficio (1C).

FINEl Técnico de Contabilidad archiva el Balance Mensual de Comprobación (6C), la Ecuación Probatoria (2C) y el Oficio (2C).

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CODIGO : A-CO-03PROCEDIMIENTO

AFECTACION DE ORDENES DE COMPRA Y ORDENES DE SERVICIO.

OBJETIVOComprobar que la información de las Ordenes de Compra y Ordenes de Servicio se encuentren de acuerdo con lo requerido por el sistema.

BASE LEGAL. Normas de Contabiliad Gubernamental

REQUISITOS• Orden de Compra• Orden de Servicio• Tabla de Operaciones Sistema de Información Administrativa Financiera(SIAF)

ORIGENEl Técnico de Abastecimiento entrega la Orden de Compra u Orden de Servicio al Técnico de Contabilidad, con cargo.

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO DE CONTABILIDAD1. Verifica en la Orden, que el código del SIAF sea el que corresponde según lo indicado en la Tabla de

Operaciones del SIAF (Cadena Funcional). 2. Elabora Comprobante de Codificación Contable con los siguientes datos:

• Número de la Orden.• Fecha.• Cuentas patrimoniales afectadas.• Cuentas presupuestales afectadas.• Afectación al Proyecto o Meta correspondiente.

3. Coloca el sello de control previo y visto bueno.Contador

4. Revisa la Orden y el Comprobante de Codificación Contable, si está conforme lo firma y sella.Director

5. Revisa la Orden y Comprobante de Codificación Contable, si está conforme lo firma y sella.

FINEl Técnico de Contabilidad, archiva 1 copia de la Orden de Compra u Orden de Servicio y el Comprobante de Codificación Contable, entrega Orden de Compra(O) u Orden de Servicio ( Previamente Devengada) al Técnico de Tesorería para la elaboración del Comprobante de Pago.

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CONTABILIDAD VERSION 1.0CODIGO : A-CO-04

PROCEDIMIENTO

FISCALIZACION DE COMPROBANTES DE PAGO.

OBJETIVOComprobar que los datos del Comprobante de Pago sean los correctos.

BASE LEGAL. Normas de Contabilidad gubernamental

REQUISITOS• Comprobantes de Pago.• Orden de Compra(O) u Orden de Servicio(O).• Comprobante de Codificación Contable.• Resumen de Planillas de Pago.

ORIGENEl Técnico de Tesorería entrega con cargo, Comprobante de Pago y Orden de Compra u Orden de Servicios al Técnico de Contabilidad.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO DE CONTABILIDAD1. Verifica del comprobante de pago:

⇒ Si el Comprobante es para pago de planillas:∗ Que los datos de la Cadena Funcional sean los mismos que se indican en el Resumen de Planillas

de Pago.∗ Que el Código de la Partida sea el que indica en el Resumen de Planillas de Pago.

⇒ Si el Comprobante es para el pago de servicio o compra:∗ Que los datos sean los mismos de la Orden de Compra u Orden de Servicio.∗ Que el Código de la Partida Específica sea el correcto.∗ Verifica que se haya ingresado los bienes al almacén o se haya recibido el servicio.∗ Verifica que las cuentas afectadas sean las correctas de acuerdo al Comprobante de Codificación

Contable.2. Coloca el sello de control previo y el visto bueno.

Contador3. Revisa el Comprobante de Pago con los documentos de sustento, si está conforme lo firma y sella.

Jefe AD4. Revisa el Comprobante de Pago con los documentos de sustento, si está conforme lo firma y sella.

TÉCNICO DE CONTABILIDAD5. Entrega al Técnico de Tesorería:

• Comprobante de Pago.• Orden de Compra u Orden de Servicio.• Comprobante de Codificación Contable.• Resumen de Planillas de Pago de Remuneraciones.

FINTécnico de Contabilidad archiva una copia del Comprobante de Pago.

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FISCALIZACION DE FONDOS PARA PAGO EN EFECTIVO.

OBJETIVOFiscalizar los gastos del Fondo para Pago en Efectivo

BASE LEGAL

• Normas de Control GubernamentalREQUISITOS• Recibo de Movilidad Local• Memorándum(Cuando se solicita una compra o servicio)

ORIGENEl usuario entrega Declaración Jurada por Movilidad o Memorándum al Técnico de Contabilidad.

DESCRIPCION

OFICINA DE GESTION ADMINISTRACIONTécnico de Contabilidad

1. Verifica de:Declaración Jurada por Movilidad.• Sustento del gasto y los montos.• Que tenga la firma del usuario y la firma y sello del Jefe Inmediato.Memorándum• Si el monto y el concepto pertenecen al fondo.• Que tenga la firma del usuario y la firma y sello del Jefe Inmediato.

2. Ubica la Partida y el Programa que le corresponde en el Libro Auxiliar Standard y registra lo siguiente:• El nombre del usuario.• Cuenta afectada.• Importe.

3. Coloca sello de afectación en el Recibo o Memorándum.4. Anota el número de la partida y del programa.5. Coloca sello de fiscalizado y visto bueno.

FINEl Técnico de Contabilidad entrega al usuario Recibo de Movilidad o Memorándum.

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ELABORACION DEL REPORTE EJECUCION DEL PRESUPUESTO DEL GASTO

OBJETIVORegistrar los gastos ejecutados del presupuesto.

BASE LEGAL• Ley de Presupuesto Anual vigente.•REQUISITOS• Comprobantes de Pago.• Ordenes de Compra.• Ordenes de Servicio.• Cuadro Consolidado de Cheques Anulados.• Listado de Cheques Anulados.• Papeletas De Depósito A Favor Del Tesoro Público (T-6).

ORIGENSegún lo establecido en la Ley de Presupuesto.DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Técnico de Contabilidad1. Verifica que los importes del Cuadro Consolidado de Cheques y del Listado de Cheques Anulados sean los

mismos.2. Registra en el Sistema de Ejecución del Presupuesto del MEF de los Comprobantes de Pago, Orden de

Servicio y Orden de Compra los siguientes datos:• Concepto.• Número de Comprobante de Pago/Orden de Servicio/Orden de Compra.• Fecha.• Número de la Partida Genérica que se afecta.• Número de la Partida Específica que se afecta.• Importe Bruto.

3. Ingresa los datos del Cuadro de Cheques Anulados y de la Papeleta De Depósito A Favor Del Tesoro Público(T-6) en el Sistema de Ejecución del Presupuesto del MEF.

4. Verifica que las Partidas Genéricas del Informe Mensual del Gasto (T-2) y las indicadas en el Sistemas sean las mismas.

5. Imprime el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Original y Copia) y graba la información en disquete.

6. Firma y sella el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02).7. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) de entrega de documentos.

Contador8. Revisa el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02), si está conforme lo firma y sella

Jefe AD 9. Revisa el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02), si está conforme lo firma y sella10. Revisa Oficio, si está conforme lo visa.11. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva.FINEl Técnico de Contabilidad archiva Oficio (2C), el Reporte Ejecución del Presupuesto del Gasto (1C), Cuadro Consolidado de Cheques Anulados, Listado de Cheques Anulados, las Papeletas De Depósito A Favor Del Tesoro Publico (T-6).

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REGISTRO EN EL LIBRO DIARIO.

OBJETIVORegistrar las operaciones diarias de la Dirección Subregional de Educación.

BASE LEGAL• Normas de Contabilidad Gubernamental

REQUISITOS• Notas Contables, Financieras, Presupuestales y Cuentas de Orden

ORIGENDe acuerdo con lo establecido en la base legal.

DESCRIPCION

OFICINA DE ADMINISTRACIONTÉCNICO DE CONTABILIDAD1. Procedimiento A-CO-09- Elaboración de Notas Contables y Presupuestales.2. Descarga los asientos contables de las Notas Contables, Financieras, Presupuestales y Cuentas

de Orden en el Libro Diario con los siguientes datos:• Número de la Cuenta Contable Principal.• Nombre de la Cuenta Contable Principal.• Monto por Cuenta Contable Principal.• Número de Sub Cuenta Contable.• Nombre de Sub Cuenta Contable.• Monto por Sub Cuenta Contable.• Fecha.• Glosa.Contador

3. Revisa Libro Diario con las Notas Contables, Financieras, Presupuestales y Cuentas de Orden, si esta conforme lo firma y sella.

FINTécnico de Contabilidad archiva las Notas Contables y Presupuestales (Original) y Libro Diario.

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CODIGO : A-CO-08

PROCEDIMIENTO

REGISTRO EN EL LIBRO MAYOR.

OBJETIVORegistrar las operaciones por cuentas contables.

BASE LEGAL• Normas de Control Gubernamental

REQUISITOS• Normas de Contabilidad

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en la base legal.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO DE CONTABILIDAD1. Prepara Hoja de Trabajo con consolidado de las cuentas contables principales.2. Registra en el Libro Mayor con la Información de la Hoja de Trabajo con los siguientes datos:

• Día/Mes.• Concepto.• Importe.• Número de folio del Libro Diario.

3. Firma y sella el Libro Mayor.Contador

4. Revisa el Libro Mayor con el Libro Diario, si está conforme lo firma y sella.5. Recaba firma del Director AD.

FINTécnico de Contabilidad archiva la Hoja de Trabajo, el Libro Diario y el Libro Mayor.

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CONTABILIDAD VERSION 1.0CODIGO : A-CO-0

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DE NOTAS CONTABLES Y PRESUPUESTALES.

OBJETIVORegistrar los movimientos contables de la Dirección Subregional de Educación.BASE LEGAL

• Normas de Contabilidad Gubernamental

REQUISITOS• Libro Caja.• Comprobante de Pago.• Pólizas de Entrada al Almacén.• Pólizas de Salida al Almacén.• Información De Ingresos Por Fuentes De Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios (T-5).• Papeletas De Depósito A Favor Del Tesoro Público (T-6).• Ejecución del Presupuesto del Gasto (Anexo 02).• Informe Mensual del Gasto (T-2) - Normal.• Informe Mensual del Gasto (T-2) - Reversiones.• Informe Mensual del Gasto (T-2) - Anulaciones.

ORIGENDe acuerdo con lo establecido en la base legal, el Técnico de Contabilidad elabora las Notas Contables, Financieras, Presupuestales y Cuentas de Orden.DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATESORERO1. Prepara Resumen Mensual del Libro Caja por Cuentas Contables y lo entrega a Contabilidad con cargo.

TÉCNICO DE CONTABILIDAD2. Prepara Notas Contables:

• Por ingresos, con el Resumen del Libro Caja.• Por egresos, por pagos con el Resumen del Libro Caja.• Por ingreso al Almacén con las Pólizas de Ingreso al Almacén.• Por salidas del Almacén con las Pólizas de Salidas del Almacén.• De rebaja por pagos indebidos con la con las Papeletas De Depósito A Favor Del Tesoro Público (T-6).• Por los ingresos directamente recaudados con la Información De Ingresos Por Fuentes De Financiamiento

Diferentes De Recursos Ordinarios (T-5).• Por Cheques anulados con el Cuadro Consolidado de Cheques Anulados.• Por el Pago de Remuneraciones de Activos y Cesantes con los Comprobantes de Pago y el Resumen

Mensual del Libro Caja.3. Prepara Notas Presupuestales:

• Por pago de Planillas y Bienes y Servicios con la Ejecución del Presupuesto del Gasto(Anexo 02) y el Informe Mensual del Gasto (T-2) - Normal.

• Por Recaudación del Mes con la Información de Ingresos De Recursos Ordinarios y Recursos Directamente Recaudados (T-5).

• Por anulación de compromisos y Pagos con el Cuadro Consolidado de Cheques Anulados y el Informe Mensual del Gasto (T-2) - Reversión y Anulaciones.

4. Elabora Consolidado de Notas Contables, Financieras, Presupuestales y Cuentas de Orden (Original y 2C).CONTADOR

5. Revisa consolidado de Notas Contables, Financieras, Presupuestales y Cuentas de Orden ; si esta conforme lo firma y lo sella.

6. Recaba firma y sello del Director de la Oficina.FINEl Técnico de Contabilidad archiva Notas Contables para la elaboración del Libro Diario.

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PROGRAMACION DEL PRESUPUESTO DEL GASTO (PP2).

OBJETIVOAutorizar el gasto de los recursos ordinarios, el gasto de los recursos directamente recaudados y ordinarios y la modificación del Presupuesto (transferencias internas)

BASE LEGAL• Normas de Contabilidad Gubernamental

REQUISITOS• Reporte del Marco Inicial y Total Modificación

ORIGEN

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Contabilidad

1. Prepara Cuadro Consolidado por partidas genéricas y específicas del Reporte Marco Inicial y Total Modificación.

2. Verifica que los totales por partidas genéricas y específicas sean las mismas que lo indicado en el Reporte Marco Inicial y Total Modificación.

3. Elabora el reporte Programación del Presupuesto de Gasto (Original y 2 Copias).4. Prepara el Oficio (Original y 2 Copias) de entrega de documentos al Consejo Transitorio de

Administración Regional.Contador

5. Revisa el reporte Programación del Presupuesto de Gasto, si está conforme lo firma y sella.Director

6. Revisa el reporte Programación del Presupuesto de Gasto, si está conforme lo firma y sella.7. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa.

Técnico en Contabilidad8. Recaba firma del Director en el reporte Programación del Presupuesto de Gasto.9. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva.10. Entrega:

• Al Gobierno Regional de Lima con Oficio (O); previa firma del cargo.• A la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias en Oficio (1C).

FINEl Técnico de Contabilidad archiva el reporte Programación del Presupuesto de Gasto (2C) y Oficio (2C).

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Contabilidad VERSION 1.0


BALANCE DE EJECUCION DEL PRESUPUESTO

OBJETIVOInformar la ejecución acumulada por partidas genéricas.

BASE LEGAL• Plan Contable Gubernamental.• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008

REQUISITOS• Ejecución del Presupuesto de Gastos - Anexo 01 (Captación de Recursos).• Ejecución del Presupuesto de Gastos - Anexo 02.

ORIGENDe acuerdo con lo estipulado en la base legal.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO DE CONTABILIDAD1. Prepara consolidado por partidas genéricas de la Ejecución del Presupuesto de Gastos - Anexo 01

(Captación de Recursos) y de la Ejecución del Presupuesto de Gastos - Anexo 02.2. Elabora el Balance de Ejecución del Presupuesto (Original y 2 Copias).3. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) de entrega de documentos al Consejo Transitorio de Administración

Regional.Contador

4. Revisa el Balance de Ejecución del Presupuesto, si está conforme lo firma y sella.Director

5. Revisa el Balance de Ejecución del Presupuesto, si está conforme lo firma y sella.6. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa.

Técnico en Contabilidad7. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva.8. Entrega:

• Al Gobierno Regional de Lima con Oficio (O); previa firma del cargo• .A la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias en Oficio (1C).• A la UGEL. Nº 09-Huaura

FIN

FINEl Técnico de Contabilidad archiva el Balance de Ejecución del Presupuesto (2C) y Oficio (2C).

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PROGRAMACION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS (PP1).

OBJETIVOInformar al Ministerio de Economía y Finanzas lo que se recaudará por recursos propios

BASE LEGAL• Normas de Control Gubernamental.• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008

REQUISITOS• Resolución de Autorización del Presupuesto.

ORIGENDe acuerdo con lo establecido en el Plan Operativo, el Técnico de Contabilidad prepara la Programación del Presupuesto de Ingresos.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO DE CONTABILIDAD1. Prepara la Programación Del Presupuesto De Ingresos de la Resolución de la Autorización del

Presupuesto.2. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) de entrega de documentos al Consejo Transitorio de Administración

Regional.Contador

3. Revisa la Programación Del Presupuesto De Ingresos, si está conforme lo firma y sella.Jefe AD

4. Revisa la Programación Del Presupuesto De Ingresos, si está conforme lo firma y sella.5. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa.

Técnico en Contabilidad6. Recaba firma del Director la Programación Del Presupuesto De Ingresos.7. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva.8. Entrega:

• Al Gobierno Regional de Lima• A la Dirección de la UGEL.09-Huaura• A la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias

FINEl Técnico de Contabilidad archiva la Programación Del Presupuesto De Ingresos (2C) y Oficio (2C).

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ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA INFRAESTRCUTURA Y EQUIPAMIENTO



EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS - CAPTACIÓN DE INGRESOS (ANEXO 01).

OBJETIVOInformar el importe por captación de recursos.

BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008

REQUISITOS• Información De Ingresos Por Fuentes De Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios(T5)

ORIGENDe acuerdo con la base legal, el Técnico de Contabilidad elabora la Ejecución Del Presupuesto De Gastos - Captación De Ingresos (Anexo 01).

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO DE CONTABILIDAD1. Prepara la Ejecución Del Presupuesto De Gastos - Captación De Ingresos (Anexo 01) con la Información

De Ingresos Por Fuentes De Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios (T-5).2. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) de entrega de documentos al Consejo Transitorio de Administración

Regional.Contador

3. Revisa la Ejecución Del Presupuesto De Gastos - Captación De Ingresos (Anexo 01), si está conforme lo firma y sella.Jefer AD

4. Revisa la Ejecución Del Presupuesto De Gastos - Captación De Ingresos (Anexo 01), si está conforme lo firma y sella.

5. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa.Técnico en Contabilidad

6. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva.7. Entrega:

• Al Gobierno Regional de Lima• A la Dirección de la UGEL.-09-Huaura con Oficio (1C)• A la Dirección Regional de Educación

FINEl Técnico de Contabilidad archiva la Ejecución Del Presupuesto De Gastos - Captación De Ingresos (2C) y Oficio (2C).

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CODIGO: A-CO-14PROCEDIMIENTO

REMISIÓN E INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE DE LAS UNIDADES DE GESTION EDUCATIVA.

OBJETIVOIntegrar la información contable de la Unidad de Gestión Educativa del ámbito de su jurisdicción BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008

REQUISITOS• Balance de Compromiso Mensual.• Notas Contables y presupuestales.• Ecuaciones Probatorias.• AP1.• AP2.• Análisis de Saldos.• Informe mensual del Gasto T-2.• T-6.• T-5.• Resumen del Libro Caja.• Estado de Ejecución.• Autorización de Giro.

ORIGENSe tiene que informar al Consejo Transitorio de Administración Regional.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO DE CONTABILIDAD1. Revisa y analiza las asientos contables de las Notas Contables y Presupuestales con el AP1, AP2, T-2, T-5,

T-6 y T-4.2. Revisa la codificación contable.3. Revisa el Balance con el análisis de saldos.4. Prepara Consolidación de Asientos Contables de las Unidades de Gestión Educativa y de la Dirección

Subregional de Educación.CONTADOR

5. Revisa la Consolidación de Asientos Contables, si está correcto lo visa.TÉCNICO DE CONTABILIDAD

6. Prepara Notas de Contabilidad Consolidada (Original y 1Copia).CONTADOR

7. Revisa las Notas de Contabilidad Consolidada, si está correcto lo visa.TÉCNICO DE CONTABILIDAD

8. Prepara Balance de Comprobación Mensual de la (Original y 1Copia).CONTADOR

9. Revisa el Balance de Comprobación Mensual de la, si está correcto lo firma y sella.SECRETARIA

10. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) de entrega de documentos al Gobierno Regional de Lima DIRECTOR

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Contabilidad VERSION 1.0

CODIGO: A-CO-14

11. Revisa el Balance de Comprobación Mensual de la Dirección Subregional de Educación, si está correcto lo firma y sella.

12. Revisa el Oficio, si está conforme lo visa.Técnico en Contabilidad

13. Procedimiento D-JE-01-Firma y Numeración de Oficio o Directiva.

14. Entrega:• Al Gobierno Regional de Lima• A la Dirección de la UGEL.09-Huaura• A la Dirección Regional de Educación de Lima Provincias

FINEl Técnico de Contabilidad archiva la Consolidación de Asientos Contables, las Notas de Contabilidad Consolidada, el Balance de Comprobación Mensual de la Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 –Huaura, (1C) y el Oficio (2C).

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CODIGO: A-CO-15PROCEDIMIENTO

REVISION DEL LIBRO CAJA DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS.

OBJETIVORevisar los montos recibidos por el Centro Educativo por el concepto de Expedición de Certificado de Estudios, y el pago para rendir las pruebas de subsanación, de aplazados y de cargos.


REQUISITOS• Libro Caja del Centro Educativo.• Balance Mensual del Centro Educativo.• Comprobante de Depósito al Ministerio de Educación.• Talonarios del Centro Educativo.• Oficio.

ORIGENEl Director del Centro Educativo entrega al Equipo de Tesorería los documentos requisitos.

DESCRIPCION


1. Verifica el Libro Caja:• Que los conceptos sean los mismos de los Comprobantes de Depósito y de los Conceptos de los

Talonarios del Centro Educativo y del Balance Mensual del Centro Educativo. De ser necesario devuelve para rehacer concepto.

• Que el Total de Ingresos sea el mismo de los Comprobantes de Depósito.• Que tenga la firma y sello del encargado de la recaudación y del Director de la Institución Educativa.

2. Firma y sella el Libro Caja.3. Recaba firma y sello del Tesorero.

FINEl Técnico de Contabilidad entrega al usuario Libro Caja y documentos requisitos y archiva Oficio.

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REGISTRO EN EL LIBRO CAJA

OBJETIVORegistrar las operaciones diarias por giro de cheques.


REQUISITOS• Libro Auxiliar de Ingresos Directamente Recaudados.• Papeleta de Deposito al Banco de la Nación.• Talón de Recibos.• Comprobantes de Pago.• Auxiliar Standard de Cheques Girados.• Rendición de Fondos para Pago en Efectivo.• Extracto Bancario.

ORIGENDe acuerdo a lo establecido en la Directiva, el Contador elabora el Libro Caja.

DESCRIPCION


1. Prepara asientos contables:• Por los ingresos del Libro Auxiliar de Ingresos y de la Papeleta de Depósito al Banco de la Nación.• Por cada cheque girado con sus respectivos Comprobantes de Pago.• Por la Rendición de Fondos para Pago en Efectivo.• Por el Extracto Bancario que emite el Banco de la Nación.

2. Registra los asientos contables en el Libro Caja con los siguientes datos:• Día /Mes.• Número de Cuenta Principal.• Nombre de la Cuenta Principal.• Número de la Sub Cuenta.• Nombre de la Sub Cuenta.• Importe de la Sub Cuenta y Cuenta Principal.• Glosa del asiento contable.Contador

3. Revisa el Libro Caja con el sustento, si está conforme lo firma y sella.4. Recaba la firma del Director AD

FINTesorero archiva el Libro Caja y su sustento para formular la rendición de cuentas.

138


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA INFRAESTTRUCTURA Y QUIPAMIENTO

PERSONAL VERSION 1.0

CODIGO : A-PE-01 PROCEDIMIENTO

CONTRATO DE PERSONAL

OBJETIVOGarantizar el servicio educativo en forma eficiente y oportuna mediante la emisión de Resoluciones Directorales que aprueban las acciones de personal.

BASE LEGAL• D.S. 019-90-ED, Reglamento de la Ley del Profesorado • Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008• D.S. Nº 007-2001-ED• Directiva vigente • D. Leg. 276• D.S. Nº005-90-PCM• Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Solicitud FUT• Copia de Título o grado autenticada por fedatario • Copia de la Libreta Electoral• Resoluciones de servicios docentes anteriores• AFP, Sistema de Pensiones• Declaración Jurada de :

− Gozar de buena salud− No tener parentesco con el Director del Centro Educativo hasta el cuarto grado de consanguinidad y

segundo de afinidad• Curriculum Vitae

Para los docentes que prestaron servicios el año anterior en condición de contratados, deberán presentar :• Solicitud FUT• Copia de la Resolución de Contrato de Servicios Docentes del año anterior• Hoja de Evaluación de Desempeño laboral• Copia de DNI • AFP, Sistema de Pensiones• Declaración Jurada de :

− No tener antecedentes penales, ni judiciales y gozar de buena salud.− No tener parentesco con el Director del Centro Educativo hasta el cuarto grado de consanguinidad y

segundo de afinidad.

ORIGEN- Se origina con la existencia de plazas vacantes en los niveles de inicial, primaria , secundaria, superior y

ocupacional.- Según Cuadro de Distribución de horas de clase,- Se origina en el Centro Educativo a solicitud de parte

− El procedimiento se origina cuando el Director de Centro Educativo presenta a la Dirección Regional de Educación los expedientes seleccionados conforme a la normatividad vigente según el detalle siguiente:

Todos los documentos de propuesta a una plaza vacante deberá acompañarse el Cuadro de Méritos de los postulantes, con el acta respectiva firmada por los integrantes del comité de evaluación.

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PERSONAL VERSION 1.0CODIGO : A-PE-01

DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos debidamente foliados a la Jefatura de Administración.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTODirector AD3. Toma conocimiento del asunto y lo deriva a la Oficina de Personal.Especialista Administrativo (Personal)4. Revisa y califica la documentación y deriva los Expedientes al Técnico de Personal.

Técnico Administrativo (Personal)5. Verifica y revisa la conformidad de los requisitos para efectivizar el contrato.6. Si se detectará la falsedad o falta de algún documento, se solicitará mediante Oficio, al Director del Centro

Educativo correspondiente, lo siguiente:• Copia del Título y/o grado de bachiller, autenticado por fedatario• Copia de la Resolución de registro de título y/o grado de bachiller, autenticado por fedatario• Documentos adicionales necesarios que no figuren en el expediente ni se encuentren registrados en la

Sede Regional.7. De no ser remitidos en el plazo requerido, se enviará el Expediente al Organo de Control Interno con la

presunción de falsedad, quien se encargará de la verificación y emisión de una Resolución de acusación que va al Poder Judicial.

8. De estar conforme, proyecta la Resolución de Contrato y/o Reconocimiento de Pago indicando la afectación presupuestaria, determinada por la Dirección de Gestión Institucional.

9. Registra el Proyecto de Resolución en la Base de Datos de Proyectos de Resolución, consignando los siguiente datos : Apellidos y Nombres del (s) solicitante (s), motivo de la vacante, Nivel y /o Modalidad y Nº de Oficio Múltiple.

10. El borrador del proyecto es aprobado por el Jefe de Personal, Direcciones de Administración, Gestión Institucional.

11. Aprobado el borrador se elabora la Resolución en stencil, el mismo que es autorizado por los mismos para su impresión.

12. El Proyecto de Resolución impreso en stencil, se entrega a impresiones para su reproducción.13. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos14. Recibido el Proyecto de Resolución impreso se adjunta al Expediente.Especialista Administrativo (Personal)15. Revisa, que los datos que se consignan en el Proyecto de Resolución, sean de acuerdo al expediente. Jefe AD 16. Revisa la conformidad del Expediente con el Proyecto de Resolución, si no esta conforme devuelve con

Observaciones, caso contrario coloca el Visto Bueno, y lo entrega a la Secretaria para que coloque los sellos correspondientes y los derive a la Dirección de Gestión Institucional.

ÄREA DE GESTION INSTITUCIONALSecretaria17. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al Especialista

en Finanzas.Especialista en Finanzas18. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina

para su visación.JEFE DE AGI19. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.Trámite documentario20. Recepciona, registra , numera y distribuye las resoluciones donde corresponde.FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones, y archivo.

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PROCEDIMIENTO

ASCENSO DE NIVEL NAGISTERIAL

OBJETIVODesplazar al servidor a niveles superiores de carrera en base al reconocimiento a sus méritos y mayor calificación, que lo habilita para asumir funciones de mayor jerarquía.El ascenso se produce por concurso tratándose de cambio de grupo ocupacional, o la asunción de cargos de mayor responsabilidad y complejidad.

BASE LEGAL• Ley 25212• D.S. 019-90-ED• Ley 24029• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Estar en condición de nombrado• Tener título profesional• Haber cumplido cinco años de permanencia en cada nivel• Aprobar el concurso de perfeccionamiento establecido.ORIGENEl procedimiento se origina cuando :a) Ascenso del I nivel al II Nivel es automáticob) El interesado presenta una Solicitud de Ascenso al Director del órgano intermedio de su jurisdicción en la oficina de Tramite Documentario correspondiente.

DESCRIPCIÓN

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario1. Entrega los documentos a la Oficina de Administración, derivando ésta a la Oficina de Escalafón , devuelve

a la Oficina de Personal para su derivación al Comité de evaluación.COMITÉ DE EVALUACIÓN2. Recepciona , registra los expedientes 3. Evalúa y determina el ascenso de nivel a los profesionales que reúnen los requisitos.4. Emite el acta suscrita por el comité, y la eleva a la direcciónDIRECCIÓN5. Da la conformidad a lo actuado por el comité y deriva la Dirección de Administración.


SECRETARIA6. Recepción el resultado del proceso de ascenso de nivel , acompañado de los actuados.

Jefe de AD7. Se deriva a la oficina de Personal para el proyecto de las resoluciones correspondientes de conformidad al

resultado del proceso de evaluación, emitido por el Comité de Ascenso de Nivel. Y lo aprobado por la Dirección.Técnico en Personal

8. Verifica la conformidad de la documentación y procede a elaborar el borrador del proyecto

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CODIGO : A-PE-02

Especialista Administrativo (Personal)9. Revisa y da conformidad al borrador del Proyecto de Resolución, derivando a las Oficinas de Administración

y Gestión Institucional.Técnico de Personal

10. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos11. Recibe y revisa las impresiones del Proyecto de Resolución. 12. Verifica la conformidad con el borrador y con las oficinas antes señaladas y procede a imprimir el stencil13. Se deriva a impresiones, para su reproducción de ejemplares, devolviendo a la Oficina de Personal para su

verificación y elevación a Dirección, para la firma correspondiente.

Jefe de AD

14. Visa el Proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para la colocación de los sellos correspondientes y derive a la Dirección de Gestión Institucional.

Secretaria16. Deriva a la Dirección de Gestión Institucional, para su visaciónÁREA DE GESTION INSTITUCIONALSecretaria17. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al

Especialista en Finanzas.

Especialista en Finanzas18. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina para

su visación.JEFE AGI19. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.

FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones.

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CODIGO : A-PE-03PROCEDIMIENTO

DESTAQUE DE PERSONAL

OBJETIVO

Desplazar en forma temporal a un servidor nombrado a otra entidad, para desempeñar funciones asignadas en la entidad de destino dentro de su campo de competencia funcional.

BASE LEGALR.D. Nº 2843R.M. Nº 012-95-EDD.S. Nº 034-92-EDR.M. Nº 594-95-EDLEY 28044D.S. 005-90-PCM• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOSCuando el servidor solicita el destaque por motivos de unidad familiar :• Solicitud FUT• Copia autenticada por fedatario de las Partidas de matrimonio y nacimiento de sus hijos (en caso que éstas

no consten en su legajo personal)• Certificado domiciliario del cónyuge• Documento de aceptación de la entidad de destino• De corresponder presentar Declaración Jurada de Bienes y Rentas• Informe de la Oficina de Personal en que trabaja el cónyuge, donde se precise que no fue trasladado a su

solicitud• Informe Escalafonario, si no pertenece a la misma jurisdicción• Entrega del cargo

Cuando el servidor solicita el destaque por motivos de salud:• Solicitud FUT• Certificado Médico del Área de Salud correspondiente acompañando la Hoja de la Historia Clínica• Visto Bueno del jefe inmediato y superior jerárquico• Documento de aceptación de la entidad de destino• Informe Escalafonario, si no pertenece a la misma jurisdicción• Entrega del Cargo• De corresponder presentar Declaración Jurada de Bienes y Rentas

ORIGEN

El procedimiento se origina por dos motivos :1. A solicitud de la Entidad, por necesidad del servicio debidamente fundamentada con conocimiento del servidor

y con una anticipación no menor de un mes, salvo que el destaque sea en el mismo lugar geográfico, en cuyo caso se le comunicará con no menos de cinco (5) días útiles.

2. A solicitud del servidor, por unidad familiar y por razones de salud de él, de su cónyuge o de sus hijos.− Cuando la Entidad de destino solicita el destaque de un servidor por necesidad del servicio lo realiza

mediante oficio dirigido a la Entidad de origen.− El Titular de la Entidad de origen envía el Expediente al Jefe inmediato del servidor.

El Jefe inmediato revisará el Expediente, y si está de acuerdo pondrá su visto bueno en la Solicitud,

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CODIGO : A-PE-03DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista en Personal

3. Califica el Expediente de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria4. De no existir disponibilidad presupuestaria elabora el Decreto Directoral devolviendo el expediente al

interesado.5. De existir disponibilidad presupuestaria solicita mediante hoja de envío informe escalafonario

Técnico en Escalafón6. Recibe el expediente, previa firma del cargo, y verifica su conformidad7. Elabora el informe Escalafonario (Original y 1 copia) adjunta a expediente y remite con cargo al Especialista

en Personal. Archiva copia de informe. Especialista en Personal8. Elabora Informe Técnico (Original y 1 copia), en base a expediente e Informe escalafonario y entrega al

Técnico en Personal, con toda la documentación. Archiva copia de informe técnico.Técnico en Personal9. Proyecta la Resolución de destaque con indicación de las fechas de inicio y término del destaque en stencil,

en base a Informe técnico y expediente. Deriva a impresiones para su reproducción y devolución al Especialista en Personal.

Especialista en Personal10. Revisa el Proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria. Secretaria11. Recibe y registra el Proyecto de Resolución y lo entrega al Director.

Jefe AD12. Visa el Proyecto de Resolución y lo devuelve a la Secretaria para colocar los sellos correspondientes y

deriva a la Oficina de Asesoramiento Técnico.


13. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al Especialista en Finanzas.Especialista en Finanzas

14. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina para su visación.Jefe AGI

15. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.

FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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REASIGNACIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO

Desplazar en forma definitiva a un servidor estable de un cargo a otro igual o similar a una plaza orgánica presupuestada de la administración publica, sin cesar en el servicio manteniendo el nivel de carrera adquirido. La resignación representa, cese en el cargo de origen y nombramiento en el cargo de destino.

BASE LEGAL• D.S. 005-90-PCM• D.S. 018-85-PCM• Ley 24948• D.L. Nº 25762• Ley Nº 26706• Ley 25212• DS. 019-90-ED• R.M. Nº 01174• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS

Los requisitos generales para la reasignación del docente son :• Título pedagógico.• 1 año de servicios oficiales en el lugar del último cargo.• Tener 3 años de servicios oficiales para la reasignación a zonas urbanas de capital de Departamento o Sede

de Región, 5 años de servicios para la reasignación a capital de Departamento, excepto para las zonas urbanas de menor desarrollo, para las que se requiere 1 año de servicio.

• Informe Escalafonario del solicitante para verificar si es titulado.

ORIGENEl procedimiento se origina con la publicación de las plazas vacantes en la jurisdicción, por parte de la Dirección Regional de Educación y la presentación de su solicitud y requisitos exigidos, por parte del docente en Trámite Documentario dentro del plazo establecido (1ra. quincena del Mes de Enero).

DESCRIPCIÓN

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario

2. Entrega los documentos a la Comisión de Reasignaciones y Permutas si pertenecen a jurisdicciones diferentes, de lo contrario a Escalafón.

OFICINA DE ADMINISTRACIONTécnico Administrativo (Escalafón)3. Recibe el expediente, previa firma de cargo, y verifica su conformidad 4. Elabora el Informe Escalafonario (Original y 1 Copia) adjunta al Expediente

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CODIGO : A-PE-04COMISION DE REASIGNACIONES Secretaria5. Recibe, registra los Expedientes y los entrega al Presidente de la Comisión.Presidente de la Comisión 6. Convoca a los miembros de la Comisión para evaluar expedientes.

Comisión de Reasignación 7. Evalúa los Expedientes presentados y de acuerdo al cumplimiento de requisitos, elabora y pública el Cuadro

de Méritos correspondiente. 8. De acuerdo al plazo establecido, recibe y absuelve reclamos de parte de los usuarios, realizando las

modificaciones a que hubiere lugar.9. Elabora los Cuadros de Adjudicación de plazas docentes y los remite a la Oficina de Administración.

Secretario Técnico 10. Redacta las actas por cada reunión efectuada.

OFICINA DE ADMINISTRACION 11. Dispone la elaboración de los Proyectos de Resolución.12. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosÁREA DE GESTION INSTITUCIONALEspecialista en Finanzas

Especialista en Finanzas

13. Revisa los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la oficina para su visación

Jefe AGI


DIRECTOR14. Aprueba el proyecto y devuelve para su impresión y distribución.

FIN Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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PROCEDIMIENTO

PERMUTAS

OBJETIVO Desplazar en forma simultánea, con carácter permanente, a dos servidores por acuerdo mutuo.BASE LEGAL• Ley Nº 25212• D.S. Nº 19-90-ED• R.M. Nº 1174-91-ED• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Desempeñar igual cargo• Pertenecer al mismo nivel y área magisterial• Tener la misma jornada laboral• Cumplir con el tiempo mínimo de un año en el último cargoORIGENEl procedimiento se origina cuando de común acuerdo, dos servidores solicitan permutar en los cargos que desempeñan y presentan en las áreas de Trámite Documentario de los órganos intermedios respectivos el Expediente con los documentos que sustenten el cumplimiento de los requisitos exigidos.DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos al Técnico de EscalafónÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico Administrativo (Escalafón)3. Recibe el expediente, previa firma de cargo, y verifica su conformidad 4. Elabora Informe Escalafonario (Original y 1 copia), adjunta al Expediente. Archiva copia de informe5. Entrega Expediente a la Comisión de Reasignaciones y PermutasCOMISION DE REASIGNACIONES Y PERMUTASSecretaria6. Recibe y registra los Expedientes y los entrega al Presidente de la Comisión.Presidente de la Comisión 7. Convoca a los miembros de la Comisión para evaluar expedientes.Comisión de Reasignación y Permutas8. Evalúa los Expedientes presentados.Secretario de la Comisión9. Redacta las actas por cada reunión efectuada.ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Personal 10. Elabora los Proyectos de Resolución impreso en stencil11. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos Especialista de Personal12. Revisa, firma los proyectos de resolución Jefe AD13. Firma los proyectos de Resolución y envía el expediente y los Proyectos de Resolución a la DirecciónFIN Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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PROCEDIMIENTO

ROTACIÓN DE PERSONAL

OBJETIVO Reubicar a un trabajador al interior de la entidad, asignándole funciones según su propio grupo ocupacional y categoría remunerativa alcanzada.

BASE LEGALD.LEG. 276D.S.005-90-PCM• D.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en las Instituciones y Programas

Educativos.• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

ORIGENLa rotación se origina por decisión de la autoridad administrativa superior, cuando es dentro del lugar habitual de trabajo o con el consentimiento del interesado en caso contrario.

DESCRIPCIÓN

AREA USUARIA1. El jefe inmediato superior solicita la rotación de un trabajador mediante Memorándum dirigido al Director de

la Dirección Regional de Educación

ORGANO DE DIRECCIONDirector2. Revisa la petición y la deriva a la Oficina de Administración

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVASecretaria 3. Recibe y registra el documento.Especialista en Personal4. Verifica que:

• Exista previsión de cargo en el Cuadro para Asignación de Personal (CAP)• La persona reúna los requisitos mínimos exigidos por el nuevo cargo• Los estudios del trabajador sean compatibles con el nuevo puesto de trabajo

5. Elabora el documento de rotación de personal.Jefe AD 6. Revisa y firma el documento de rotación, el cual es remitido al Despacho Directoral.

ORGANO DE DIRECCIONDirector7. Revisa el documento de rotación; si está conforme firma.8. Dispone la distribución a las áreas organizacionales involucradas, así como al trabajador rotado.

FINEl trabajador efectúa la entrega del cargo al jefe inmediato y se presenta en el nuevo puesto de trabajo según los plazos establecidos en el documento de rotación de personal.

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ENCARGATURA DEL PUESTO DE DIRECTOR DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

OBJETIVOAutorizar a un trabajador de carrera el desempeño de funciones de responsabilidad directiva en el Centro Educativo, en forma temporal, excepcional y fundamentada.

BASE LEGAL• Ley Nº 28044• Ley Nº 25212• D.S. Nº 019-90-ED• R.M. Nº 1173-91-ED • Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Solicitud en la Ficha Única de Trámite• Encontrarse vacante el puesto de Director• Cumplir con la condición de nombrado y reunir las calificaciones, méritos y exigencias de las

funciones del puesto a encargar.

ORIGEN El procedimiento se origina cuando el usuario (docente) presenta solicitud en Trámite Documentario en la Dirección Regional de EducaciónDESCRIPCIÓN

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista de Personal3. Solicita Informes Escalafonarios de los docentes con mayor nivel magisterial, tiempo de servicio y

tiempo de permanencia en el Centro Educativo.Técnico de Escalafón4. Elabora Informe Escalafonario (Original y 1 copia) solicitados. Archiva copia de informeEspecialista de Personal5. Selecciona al docente que ocupará la Encargatura.6. Elabora Informe Técnico (Original y 1 copia), adjunta a expediente, y entrega los documentos al

Técnico en Personal y archiva una copia del informe técnico.Técnico de Personal7. Elabora el Proyecto de Resolución, impreso en stencil. 8. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal9. Revisa el Proyecto de Resolución, y entrega a la Secretaria.Jefe AD10. Revisa y pone su visto bueno en el Proyecto de Resolución.FIN11. Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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COMISIÓN DE SERVICIO

OBJETIVODesplazar en forma temporal al trabajador fuera de su centro de trabajo habitual, para realizar funciones según su grupo ocupacional y especialidad y que estén directamente relacionadas con los objetivos institucionales.

REQUISITOS• Memorándum

ORIGENEl procedimiento se origina cuando, por necesidad del servicio, el Jefe de Área correspondiente autoriza la ejecución de una comisión.

DESCRIPCIÓNOFICINA SOLICITANTE

JEFE1. Remite un Memorándum a la Oficina de Administración mediante el cual informa y autoriza la

ejecución de una comisión de servicio por parte de un trabajador y solicita el pago previo de gastos por movilidad y viáticos, de acuerdo a los dispositivos vigentes, indicando las fechas de inicio y término respectivas.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAJEFE AD 2. Revisa el documento y lo deriva al Especialista en Personal

Especialista de Personal3. Revisa el documento y lo deriva al Técnico de Personal encargado de Control de asistencia.Especialista de Abastecimientos4. Toma conocimiento y efectúa los cálculos para el pago de gastos por movilidad y viáticos por los

días autorizados y los entrega al Contador.Contador 5. Revisa y efectúa afectación presupuestal y lo entrega al Director de AdministraciónJefe AD6. Pone su visto bueno, autorizando el pago y dispone su remisión a Tesorería.

FIN

Tesorería efectúa el pago al trabajador por concepto de gastos por los días autorizados.

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EXPEDICION DE RESOLUCION DE CESE Y PENSION PROVISIONAL

BASE LEGAL• D.L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones por servicios civiles prestados al Estado• Ley 23495, Nivelación de Pensiones• D.S. 015-83-PCM• Ley 25212, Ley del Profesorado• D.L. 276 - Carrera Administrativa• D.L. 817, Régimen Previsional a cargo del Estado (O.N.P.)• D.S. 073-96-EF.• Ley 25008, modificatoria del D.L. 20530• R.G. 201-96-ONP-GG, que autoriza otorgar provisionalmente el 90% a cuenta de la posible pensión• D. S. Nº 005-90-PCM. (Art. 188) • D.S. 019-90-ED• R.S. Nº 5590-86-ED• Resolución Nº 009-90-TNCS• D.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas


REQUISITOS• Solicitud con la firma legalizada y autenticada por el fedatario de la Institución• Ultimo talón de pago autenticado por el fedatario de la InstituciónSi además se solicita reconocimiento de tiempo de servicios por estudios profesionales :• Copia autenticada del título profesional• Certificados originalesORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Deriva los expedientes al Técnico de Escalafón.ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Elabora el Informe Escalafonario (Original y 1 Copia) y lo entrega al Especialista en Personal (Liquidaciones

y Pensiones) junto con el expediente y archiva una copia de Informe.Especialista de Personal4. Elabora el Informe Técnico (Original y 1 Copia), en base al expediente y al informe escalafonario, y

Proyecto de Resolución de Cese y Pensión Provisional impreso en stencil. Archiva copia de informe técnico.

5. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosJefe AD6. Revisa y da su visto bueno al Proyecto de Resolución. ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL

Especialista en Finanzas7. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina para

su visación y lo remite a la Dirección para su aprobación.FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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TRANSFERENCIA

OBJETIVOReubicar a un trabajador en una entidad diferente a la de origen, de igual nivel remunerativo y grupo ocupacional alcanzado.

BASE LEGAL• D.L. 276 - Carrera Administrativa• D.S.005-90-PCM

REQUISITOS

ORIGENLa transferencia se origina a solicitud de la entidad de destino, por necesidad del servicio debidamente fundamentada con conocimiento del trabajador.

DESCRIPCION

ENTIDAD SOLICITANTE1. La Entidad de destino solicita la transferencia de un trabajador por necesidad del servicio

mediante Oficio dirigido a la Entidad de origen.2. El Titular de la Entidad de origen envía el Expediente al Jefe inmediato del trabajador.3. El Jefe inmediato revisará el Expediente, y si está de acuerdo pondrá su visto bueno en la

Solicitud, devolviéndolo al Despacho Directoral.4. El Titular de la Entidad de origen envía un Oficio a la Entidad de destino comunicando su

conformidad.5. El Titular de la Entidad de destino deriva el Oficio a la Oficina de Administración - Area de

Personal.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA Especialista de Personal6. Revisa, registra y deriva el Expediente a la Dirección de Gestión Institucional

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL Especialista de Finanzas

7. Elabora un Oficio dirigido al Ministerio de Economía y Finanzas, solicitando la transferencia presupuestal requerida.

Jefe AGI8. Revisa, pone su visto bueno y lo eleva al Despacho Directoral.

ORGANO DE DIRECCION Director

9. Toma conocimiento y firma el Oficio, disponiendo su remisión al Ministerio de Economía y Finanzas.

10. Cuando el Ministerio de Economía y Finanzas autoriza la transferencia presupuestal, el documento es remitido al Area de Gestión Administrativa.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAJefe AD

11. Revisa y lo entrega al Especialista Administrativo (Personal).Especialista de Personal12. Revisa los documentos y lo entrega al Técnico Administrativo (Personal)

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CODIGO : A-PE-10Técnico de Personal13. Elabora el Proyecto de Resolución en stencil con indicación de las fecha de inicio de la

transferencia e informe sobre el periodo vacacional correspondiente. 14. El Jefe pone su visto bueno en el Proyecto de Resolución, disponiendo su reproducción en

Impresiones.15. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal16. Revisa, firma los proyectos de resoluciónJefe AD17. Firma los proyectos de Resolución y envía el expediente y los Proyectos de Resolución a la

Dirección .


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PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE RESOLUCION DE PENSION DEFINITIVA (ONP

BASE LEGAL• D.L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones• Ley 23495, Nivelación de Pensiones• D.S. 015-83-PCM• Ley 25212, Ley del Profesorado• D.L. 276• D.S. 005-90-PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes• D.L. 817, Régimen Previsional• Ley 25008• R.G. 201-96-ONP-GG• D.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas


REQUISITOS• Solicitud en Formulario Unico de Trámite• Copia de la Libreta Electoral autenticada por fedatario• Resolución de nombramiento en la máxima categoría alcanzada• Resolución de Reconocimiento de años de servicio• Resolución de Reconocimiento de estudios profesionales para la acumulación de años de servicio • Resolución de cese definitivo.• Copia del título profesional• Resolución de Incorporación a la ley 20530• Constancia de haberes y descuentos• Informe Escalafonario, si no pertenece a la jurisdicción.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos al Técnico en Escalafón.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Recibe el expediente, previa firma de cargo, y verifica su conformidad4. Elabora el record laboral (Informe Escalafonario, n Original y 1 copia), lo adjunta al expediente. Archiva copia

de informe escalafonario.5. Entrega el Expediente y el Legajo Personal en el cual se encuentran los requisitos solicitados por la ONP al

Especialista en Personal (Liquidación y Pensiones). Especialista de Personal6. Recepciona, revisa, da conformidad y registra en su Cuaderno de Control.7. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (original y 1 copia), en base a expediente e Informe Escalafonario, y

deriva los actuados a la Oficina de Asesoría Jurídica. Para que se emita informe legal. Archiva copia de informe técnico.

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CODIGO : A-PE-11OFICINA DE ASESORIA JURIDICASecretaria8. Recepciona, registra el expediente y lo deriva al AsesorAsesor9. Revisa el expediente y elabora el Informe Legal y devuelve el Expediente al Especialista de

Personal (Liquidaciones).

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista de Personal 10. Recibe el expediente, y elabora el Proyecto de Resolución de Pensión Definitiva.11. Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP.Jefe AD 12. Revisa y pone su visto bueno y remite los documentos al Organo de Dirección.13. Procedimiento D-TD-0 - Firma y Numeración de Oficio14. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional

FIN Procedimiento A-PE-20 - Aplicación de Resolución Expedida por Oficina de Normalización Previsional

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EXPEDICION DE RESOLUCION DE PENSION DE VIUDEZ (ONP)

OBJETIVO

Es el derecho que tiene la (el) cónyuge sobreviviente del trabajador (a), o pensionista a percibir un monto mensual.

BASE LEGAL• D.L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones• Ley 23495, Nivelación de Pensiones• Ley 25212, Ley del Profesorado• D.L. 276• D.S. 005-90-PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes• D.L. 817, Régimen Previsional• Ley 25008• R.G. 201-96-ONP-GG• D.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas


REQUISITOS

• Solicitud del beneficiario requiriendo pensión de viudez• Resolución de otorgamiento del derecho de pensión del causante• Copia de Libreta Electoral del recurrente certificada por el fedatario de la Institución• Partida de matrimonio certificada con posterioridad al fallecimiento del causante• Copia del Acta de defunción del causante certificada por la entidad• Declaración jurada en la que indique no tener hijos menores de edad ni mayores incapaces con derecho a

pensión• En caso de concurrir con hijos menores de edad, adjuntar la partida de nacimiento original o copia certificada

por la entidad• En caso de concurrir con hijos incapacitados, adjuntar interdicto judicial, declaración de incapacidad en copia

certificada por el Secretario del Juzgado y Resolución que declara consentida la sentencia• En caso de ser hombre el solicitante, adjuntar interdicto judicial en la que se indique estar incapacitado, carecer

de renta afecta y no estar amparado en ningún régimen previsional• Informe Escalafonario original, si no pertenece a la jurisdicción del Área de Desarrollo Educativo.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos en Trámite Documentario

DESCRIPCION


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Elabora el record laboral (Informe Escalafonario, en original y 1 copia) y adjunta al expediente4. Archiva una copia del Informe.5. Entrega el Expediente, el Legajo Personal en el cual se encuentran los requisitos solicitados por la ONP al

Especialista en Personal (Liquidación y Pensiones).

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CODIGO : A-PE-12Especialista de Personal6. Recibe, revisa la conformidad y registra en su Cuaderno de Control.7. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (original y 1 copia) y deriva los actuados a la Oficina de

Asesoría Jurídica y archiva una copia del informe técnico.

OFICINA DE ASESORIA JURIDICASecretaria8. Recibe, registra el expediente y deriva al Asesor

Asesor9. Revisa el expediente y elabora el Informe Legal y devuelve el Expediente al Especialista de


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista Administrativo (Personal) 10. Recibe el expediente, y elabora el Proyecto de Resolución de Pensión de Viudez.11. Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP.Jefe AD 12. Revisa el proyecto de resolución y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección.13. Procedimiento D-TD-0 - Firma y Numeración de Oficio14. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional


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CODIGO : A-PE-13

PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE RESOLUCION DE PENSION DE ORFANDAD (ONP)

OBJETIVOEs el derecho que tienen los hijos menores de 18 años, hijos mayores en estado de incapacidad física o mental y las hijas solteras que no puedan subsistir por sí mismas del trabajador o pensionista fallecido a percibir una suma mensual.

BASE LEGAL• D.L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones • Ley 23495, Nivelación de Pensiones• Ley 25212, Ley del Profesorado• D.L. 276• D.S. 005-90-PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes• D.L. 817, Régimen Previsional• Ley 25008• R.G. 201-96-ONP-GG

REQUISITOS• Solicitud del beneficiario requiriendo pensión de orfandad• Resolución de otorgamiento del derecho de pensión del causante• Partida de nacimiento• Acta de defunción del causante• En caso de ser hijo incapaz, adjuntar Declaración judicial de incapacidad en copia certificada por el Secretario

del Juzgado• En caso de ser hija mujer mayor de edad, adjuntar :

− Declaración jurada de permanecer soltera− No tener actividad lucrativa− Carecer de renta afecta y no estar amparada en ningún régimen de Seguridad Social− Certificado de soltería de la municipalidad − Copia de Libreta Electoral del recurrente certificada por el fedatario de la Institución


DESCRIPCION


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Elabora el record laboral (informe escalafonario, en original y 1 copia) y adjunta al expediente el Legajo

Personal en el cual se encuentran los requisitos solicitados por la ONP y los deriva al Especialista en Personal (Liquidación y Pensiones). Archiva copia de informe

Especialista de Personal4. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 5. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (original y 1 copia), en base a expediente e informe escalafonario,

y deriva los actuados a la Oficina de Asesoría Jurídica y archiva una copia del informe técnico.

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Personal VERSION 1.0

CODIGO : A-PE-13OFICINA DE ASESORIA JURIDICASecretaria6. Recibe, registra el expediente y deriva al AsesorAsesor7. Revisa el expediente y elabora el Informe Legal y devuelve el Expediente al Especialista de


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista de Personal8. Recibe el expediente, y elabora el Proyecto de Resolución de Pensión de Orfandad.9. Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP.Jefe AD 10. Revisa y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección.11. Procedimiento D-TD-0 - Firma y Numeración de Oficio12. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional


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PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE RESOLUCION DE PENSION DE ASCENDENCIA

OBJETIVOEs el derecho que tiene la madre y/o padre del (la) trabajador(a) o pensionista fallecido, en caso de no existir beneficiarios con derecho a pensión de viudez y orfandad a percibir un monto mensual.

BASE LEGAL• D.L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones• Ley 23495, Nivelación de Pensiones• Ley 25212, Ley del Profesorado• D.L. 276• D.S. 005-90-PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes• D.L. 817, Régimen Previsional• Ley 25008• R.G. 201-96-ONP-GG

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Unico de Trámite requiriendo pensión de ascendencia• Resolución de otorgamiento del derecho de pensión del causante• Copia de Libreta Electoral del recurrente certificada por el fedatario de la Institución• Declaración Jurada donde indique haber dependido económicamente del causante a la fecha de su

fallecimiento, carecer de renta afecta y la no existencia de hijos menores de edad del causante con derecho a pensión.

• Partida de nacimiento del causante original o copia legalizada por la institución• Acta de defunción del causante original o copia legalizada por la institución• En caso de haber sido casado el causante, adjuntar acta de defunción de la esposa o sentencia de divorcio

original o copia certificada por la institución


DESCRIPCION


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Elabora el record laboral (informe escalafonario, en original y 1 copia) y lo adjunta al expediente. Archiva

copia de informe.4. Entrega el Expediente y el Legajo Personal en el cual se encuentran los requisitos solicitados por la ONP al

Especialista de Personal(Liquidación y Pensiones). Especialista de Personal5. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 6. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (original y 1 copia), en base a informe escalafonario y expediente y

deriva los actuados a la Oficina de Asesoría Jurídica y archiva una copia del informe técnico.

OFICINA DE ASESORIA JURIDICASecretaria7. Recibe, registra el expediente y deriva al Asesor

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CODIGO : A-PE-14Asesor 8. Revisa el expediente y elabora el Informe Legal y devuelve el Expediente al Especialista de


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista de Personal9. Recibe el expediente, y elabora el Proyecto de Resolución de Pensión Ascendencia.10. Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP.Jefe AD 11. Revisa y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección.12. Procedimiento D-TD-0 - Firma y Numeración de Oficio13. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional

FIN

Procedimiento A-PE-20 - Aplicación de Resolución Expedida por Oficina de Normalización Previsional

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EXPEDICION DE RESOLUCION DE PENSION DE INVALIDEZ

OBJETIVOEs el derecho que tienen los funcionarios y trabajadores del sector público, nombrados y contratados que sean víctimas de accidentes ocurridos en acción o comisión de servicio, a percibir el íntegro del haber mensual que percibía al momento de invalidarse.BASE LEGAL− D.L. 20530, Régimen de Pensiones y

Compensaciones− Ley 23495, Nivelación de Pensiones

− Ley 25212, Ley del Profesorado − D.L. 25008− D.L. 276 − D.S. 005-90-PCM, Ley de Bases de la Carrera

Administrativa Docentes− D.L. 817- 96, Régimen Previsional − R.G. 201-96-ONP-GG− D.S. 051-88-PCM (Arts. 6, 7, 11, 12, 13, 14, 15, 16)

− D.L. 20530

− D.L. 19990REQUISITOS• Solicitud en Formulario Unico de Trámite • Resolución de cese por incapacidad física.• Informe del Jefe inmediato del que se desprenda las circunstancias en las que se produjo el accidente, se

precise las condiciones de trabajo que han determinado el estado de invalidez.• Parte Policial en caso de haber intervenido la policía.• Certificado del médico Jefe del Hospital o clínica donde se atiende el trabajador, en el que conste el diagnóstico

- tratamiento pronóstico y prescripciones dadas.• Informe de la Junta Médica nombrada por el Ministerio de Salud, para determinar el estado de invalidez que

presenta el trabajador(a).


DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Deriva los expedientes al Técnico de Escalafón.ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Emite Informe Escalafonario (original y 1 copia), adjunta a expediente y lo deriva al Especialista en Personal

(Liquidaciones y Pensiones). Archiva copia de informe escalafonario.Especialista de Personal4. Elabora el Informe Técnico (original y 1 copia), en base a expediente e informe escalafonario, y Proyecto de

Resolución de Cese por Invalidez y Pensión Provisional.5. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosJefe AD6. Revisa y da su visto bueno al Proyecto de Resolución. OFICINA DE ASESORAMIENTO TECNICO

Especialista en Finanzas7. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director AT para su

visación.FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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INCORPORACION AL REGIMEN DE PENSIONES DEL D.L. 20530 (Regularización de Adeudos)

BASE LEGAL

− D.L. 20530, Régimen de Pensiones y Compensaciones− Ley 23495, Nivelación de Pensiones− Ley 25212, Ley del Profesorado− D.L. 276− D.S. 005-90-PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes− D.L. 817, Régimen Previsional− Ley 25008• R.G. 201-96-ONP-GGD.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los

Centros y Programas Educativos.• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS

• Copia de Libreta Electoral del recurrente certificada por el fedatario de la Institución• Resolución de Nombramiento de la Categoría máxima alcanzada• Resolución de cese provisional• Resolución de reconocimiento de años de servicios• Constancia de haberes y descuentos desde que ingresó hasta la fecha de cese• Resolución de quinquenios• Resolución de nombramiento que acredite ingreso a la Administración Pública• Resolución de reconocimiento de años de formación profesional• Copia del Título Universitario optado en el país o extranjero certificada por el fedatario de la entidad

ORIGEN

El procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega al Técnico de Escalafón

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Elabora Informe Escalafonario (original y 1 copia), adjunta a expediente y lo deriva al Especialista en

Personal (Liquidaciones y Pensiones). Archiva copia de informe escalafonario.Especialista de Personal4. Elabora el Informe Técnico (original y 1 copia), en base a expediente e informe escalafonario. Archiva copia de informe técnico.

ASESORÍA JURIDICA5. Recibe y registra la documentación.6. Elabora Informe Legal y devuelve con el Expediente al Especialista de Personal

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CODIGO : A-PE-16ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAJefe AD 7. Dispone la proyección de la ResoluciónTécnico de Personal8. Elabora el proyecto de resolución9. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal10. Revisa la conformidad del expediente con el proyecto de resolución

Jefe AD11. Dispone la elaboración del oficio de remisión del proyecto de resolución e informes técnico legal

a la ONP.Secretaria12. Elabora el oficio y deriva a la DirecciónJefe AD 13. Revisa proyecto de resolución y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección.14. Procedimiento D-TD-0 - Firma y Numeración de Oficio15. Dispone remisión de proyecto de resolución a la Oficina de Normalización Previsional


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EXPEDICION DE RESOLUCION DE SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO

BASE LEGAL• D.S. 019-90-ED, Reglamento de la Ley del Profesorado• Ley 25212, Ley del Profesorado• D.L. 276• D.S. 005-90-PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes• D.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas


REQUISITOSSubsidios por luto• Partida de nacimiento del Solicitante• Partida de defunción• Talón de pago a la fecha del fallecimiento

Subsidios por gastos de sepelio• Facturas a nombre del solicitante• Partida de nacimiento del solicitante• Talón de pago a la fecha del fallecimiento


DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos al Técnico de Escalafón

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Elabora el Informe Escalafonario (original y 1 copia) , lo adjunta al expediente y lo remite al Técnico de

Personal y archiva una copia del informe.Técnico de Personal4. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 5. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al Especialista de Personal, quien se

comunica con el usuario correspondiente para la subsanación.6. Elabora la Hoja de Cálculo de Subsidio por Luto y Gastos de Sepelio según corresponda, en base a

expediente y a informe escalafonario, y Proyecta la Resolución correspondiente.Especialista de Personal7. Revisa el Proyecto de Resolución con los expedientes y deriva al Director de Administración.8. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos.Jefe AD9. Revisa los Proyectos de Resolución, pone su visto bueno.

OFICINA DE ASESORAMIENTO TECNICO Secretaria10. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al

Especialista en Finanzas.

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CODIGO : A-PE-17Especialista en Finanzas

11. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina para su visación.Jefe AD


FIN Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones.

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PROCEDIMIENTO

TRASLADO DE PAGO DE PENSION

BASE LEGAL

• R.M. 166-96-ED• Presupuesto Anual Vigente• R.D. Nº 168-EF . 7601• Directiva Nº 001-97-EF• D.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas


REQUISITOS• Solicitud en Formulario Unico de Trámite• Copia autenticada de la Resolución que le otorga la pensión• Certificado domiciliario• Ultimo talón de pago

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos por Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario

2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración.

OFICINA DE ASESORAMIENTO TÉCNICOSecretaria3. Recibe, registra el expediente y deriva al Especialista en Finanzas.Especialista en Finanzas4. Revisa el expediente y elabora el Informe Técnico de Afectación Presupuestaria.Director5. Visa el Informe Técnico, y deriva a la Oficina de Administración

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVASecretaria 6. Registra el expediente Jefe AD7. Revisa el expediente, adjunta Hoja de Envío y dispone la proyección de la ResoluciónTesorero8. Revisa y proyecta la Resolución de Traslado de Pago de Pensión.9. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosDirector10. Visa el proyecto de resolución.


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PROCEDIMIENTO

NIVELACION DE PENSION EN EL CARGO DE MAYOR JERARQUIA ALCANZADO

OBJETIVOOtorgar el gozo de la pensión inherente al último cargo desempeñado con el nivel remunerativo recibido por el funcionario o trabajador público.

BASE LEGAL• D.S. Nº 084-91-PCM• D.L. Nº 20530• Ley 23495• D.S. Nº 027-92-PCM• D.S. Nº007-2001-ED, Normas para la Gestión y Desarrollo de las Actividades en los Centros y Programas


REQUISITOS• Solicitud en Formulario Unico de Trámite• Resolución que le asigna el cargo de mayor jerarquía alcanzada• Informe Escalafonario, si el usuario no pertenece a la jurisdicción


DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Personal3. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 4. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al usuario correspondiente para su

subsanación.5. Prepara Informe Técnico (Liquidación) 6. Si el usuario pertenece a la jurisdicción del Area de Desarrollo Educativo y elabora el Informe Escalafonario.7. Envía la documentación a Asesoría Jurídica.

ASESORÍA JURIDICAAsesor

8. Recibe y registra la documentación.9. Elabora el Informe Legal.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Personal

10. Prepara el Proyecto de la Resolución de Nivelación de Pensión en el cargo de mayor jerarquía alcanzado.10. Elabora un Oficio dirigido a la Oficina de Normalización Previsional.11. Registra el Proyecto de Resolución en el Libro de Registro de Resoluciones, consignando el Nº de

Proyecto, Nº de Expediente, Fecha, Nombre del solicitante y el tipo de Acción solicitada. Jefe AD12. Revisa y remite los documentos al Despacho Directoral.

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CODIGO : A-PE-19ORGANO DE DIRECCIÓN

Jefe AD13. Revisa y firma el Oficio para la O.N.P. y devuelve a la Secretaria.

Secretaria14. Remite el Oficio a la O.N.P. para el trámite correspondiente.15. Recibe la Resolución expedida por la O.N.P. declarando procedente la pensión solicitada,

remitiéndola junto con la respectiva Liquidación en original y dos copias, a través de Trámite Documentario.

TRÁMITE DOCUMENTARIO16. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario17. Entrega los documentos a la Oficina de Administración.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Personal18. Personal archiva 1 copia de la Resolución y Liquidación. Obtiene una fotocopia de los

documentos.19. Entrega a:

• Planillas, Memorándum adjuntando 1 copia de la Resolución y Liquidación.• Trámite Documentario los originales de la Resolución y Liquidación.

Técnico de Escalafón20. Registra los datos de la Resolución en la Ficha Personal, indicando el tiempo de servicios

oficiales a la fecha de su cese. 21. Archiva la Resolución.

FIN

El Técnico de Trámite Documentario entrega los originales de la Resolución y Liquidación de Nivelación de Pensión en el cargo de mayor jerarquía alcanzado al usuario, haciéndole firmar el cargo correspondiente.

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APLICACIÓN DE RESOLUCION EXPEDIDA POR LA OFICINA DE NORMALIZACION PREVISIONAL

BASE LEGAL

• D.L. 817, Régimen Previsional• R.G. 201-96-ONP-GG• D. Ley 20530-74• D. Ley 24029

ORIGENEl procedimiento se origina cuando la Oficina de Normalización Previsional remite las Resoluciones de otorgamiento de pensiones a través de Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO 1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVASecretaria3. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 4. Efectúa la foliación de los documentos. Si no están conformes, notifica al usuario correspondiente

para su subsanación.Especialista de Personal(Liquidaciones)5. Efectúa los cálculos de la pensión y los descuentos correspondientes.6. Proyecta la Resolución de pensión Jefe AD7. Revisa el expediente y visa el proyecto de resolución y deriva a la Oficina de Asesoramiento

Técnico.

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALSecretaria8. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al

Especialista en Finanzas.Especialista en Finanzas9. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la

Oficina para su visación.Jefe AGI10.Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.

FINProcedimiento D-TD-02 Aprobación y Distribución de Resoluciones

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EXPEDICION DE RESOLUCION DE MODIFICACIONES Y AMPLIACIONES DE PENSION

BASE LEGAL• Ley Nº27444, Ley de Procedimiento Administrativo General• Ley 24029• D. Ley 20530-74

REQUISITOS• Solicitud F.U.T.• Copia de Libreta Electoral• Copia de la Resolución• Copia de Título, para personal contratado

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el Usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos en Trámite Documentario.DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos al Equipo de EscalafónÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Elabora el record laboral informe escalafonario, en original y copia) y adjunta al expediente el Legajo Personal

en el cual se encuentran los requisitos solicitados por la ONP y los deriva al Especialista de Personal (Liquidación y Pensiones) y archiva una copia del informe.

Especialista de Personal4. Recibe, verifica la conformidad y registra en su Cuaderno de Control. 5. Elabora el Informe Técnico (Liquidación) (original y 1 copia), en base a expediente e Informe escalafonario, y

deriva los actuados a la Oficina de Asesoría Jurídica. 6. Archiva una copia del Informe TécnicoASESORIA JURIDICASecretaria7. Recibe, registra el expediente y deriva al Director. Jefe AJ 8. Revisa el expediente y elabora el Informe Legal y devuelve el Expediente al Especialista de Personal

(Liquidaciones).ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista Administrativo (Personal) 9. Recibe el expediente, y elabora el Proyecto de Resolución de Ampliación de Pensiones10. Elabora el Oficio para remitir el Proyecto de Resolución a la ONP.Jefe AD 11. Revisa el proyecto de resolución y pone su visto bueno y remite los documentos a la Dirección.12. Procedimiento D-TD-0 - Firma y Numeración de Oficio13. Dispone la remisión del Proyecto de Resolución a la Oficina de Normalización Previsional


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BONIFICACION POR REMUNERACION PERSONAL (QUINQUENIO)

OBJETIVOOtorgar de oficio al trabajador nombrado por cada quinquenio de tiempo de servicios :a) La bonificación Personal correspondiente otorga al trabajador Docente a razón del 2% de su remuneración

básica por cada Año de servicios cumplidos, sin exceder del 80% sólo hasta (40) años de servicios.b) La bonificación Personal se otorga al personal Administrativo a razón del 5% del haber básico por cada

quinquenio sin exceder del 40% sólo hasta (40) años de servicios.

BASE LEGAL• D.S. 019-90-ED (Art. 209E).• Ley 24029, Ley del Profesorado• Ley 25212, (Modificatoria de la Ley del Profesorado)• D.L. 276• D.S. 005-90-PCM, Ley de Bases de la Carrera Administrativa Docentes

REQUISITOS• FUT• Ultimo talón de pago

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta el FUT en Trámite Documentario con el último talón de pago.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Trámite Documentario2. Recibe, registra y deriva el expediente a Escalafón.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA PERSONALTécnico de Escalafón3. Recibe y verifica si le corresponde el beneficio y elabora Informe Escalafonario y proyecta la Resolución

de Bonificación por remuneración personal.4. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal5. Revisa el expediente y verifica el Proyecto de Resolución.Jefe AD6. Visa los proyectos y lo devuelve a la Secretaria para que coloque los sellos correspondientes y derive a la

Oficina de Asesoramiento Técnico.

ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL Secretaria7. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al

Especialista en Finanzas.Especialista en Finanzas8. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina

para su visación.Jefe AGI9. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.

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CODIGO : A-PE-22ORGANO DE DIRECCIÓNProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón10. Recibe y registra la Resolución.11. Descarga la Resolución en la Ficha Personal con el porcentaje correspondiente. Registra la Resolución en

la Ficha Personal y Archiva la Resolución.

FINEl Técnico de Planillas recibe, registra la Resolución y las considera en planillas para la ejecución de pago.

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GRATIFICACION POR 20, 25 Y 30 AÑOS DE SERVICIOS

OBJETIVOOtorgar el beneficio de gratificación por 20, 25 y 30 años de servicios :1. El personal docente tiene derecho a percibir dos remuneraciones totales permanentes al cumplir 20 años de

servicios el varón; y tres remuneraciones totales permanentes al cumplir 25 años de servicios la mujer y 30 años de servicios el varón.

2. El personal Administrativo, sujeto al Decreto Leg. 276, tiene derecho a una asignación de dos remuneraciones totales permanentes al cumplir 25 años de servicios y tres remuneraciones totales permanentes al cumplir 30 años de servicios.

BASE LEGAL• D.S. Nº 264-90-DE • Ley 24029 Art. 52• Ley 25212 • D.S. Nº 019-90-ED Art. 210E• D. Leg. 276 Art. 54E Inc. a) • D.S. 005-90-PCM Art. 8• Of. M. 019-OPER/DINCAPE-91 • D.S. Nº 15-84-ED Art. 18• D.S. Nº 051-91-PC Art. 8 y 9E • R.D. Nº 1227-91-ED Art. 7E a)

REQUISITOS• Formato de Escalafón• Ultimo talón de pago• Resolución de quinquenio respectiva

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario llena el Formato de Escalafón y último talón de pago.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón

1. Elabora el Oficio e Informe Escalafonario. Verifica si le corresponde el beneficio y proyecta la Resolución de Gratificación.

Especialista de Personal(Liquidaciones y Pensiones)2. Recibe el expediente y elabora el Informe Técnico (original y 1 copia) en base a expediente y a informe

escalafonario y proyecta la Resolución y archiva una copia del informe técnico.Jefe AD 1. Visa los proyectos y lo devuelve a la Secretaria para que coloque los sellos correspondientes y derive a la


ÁREA DE GESTION INSTITUCIONALSecretaria3. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al

Especialista en Finanzas.Especialista en Finanzas4. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina

para su visación.Jefe AGI5. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar al Órgano de Dirección.FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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CODIGO: A-PE-24

PROCEDIMIENTO

BONIFICACION FAMILIAR

OBJETIVOOtorgar bonificación familiar al personal nombrado, casado y/o por hijos menores incapacitados a cargo del trabajador. Corresponde percibir a la madre si ambos cónyuges son trabajadores del Estado.

BASE LEGAL• D.S. Nº 051-91-PCM Art. 3 y 11 • R.D. Nº 1227-91-ED Arts. 2, 3, 7a), 7b)• D. L. Nº 276- Art. 2 • D.S. Nº 05-90-PCM Arts. 3 y 4• D. L. 276 Arts. 43, 50, 51 Prim. Disp. Comp.

Trans. F. y 52• D.S. 05-90-PCM Art. 51

• Ley 24029 Art. 47 y 52 • D.S. 019-90-ED Art. 208 y 209• R.D. 4339-87-ED Art. 12 y 13 • D. Ley 22404 Art. 8, 2• D.S. 018-79-PM 5 Y • D.S. Nº D-TD-02-77-PM INAP. Art. 1 y 2• R.D. Nº 1162-90-ED • R.D. Nº 4350-87-ED Art. 14

REQUISITOS• Solicitud F.U.T. • Partida de Matrimonio• Partida de Nacimiento de los hijos• Declaración Jurada del solicitante indicando que su cónyuge o coprogenitor no percibe ni percibirá

remuneración famliar en ninguna entidad del Estado.• Copia de boleta de pago.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud con los requisitos establecidos por Trámite Documentario.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón

1. Recibe el expediente, verifica si le corresponde el beneficio, elabora el Informe Escalafonario y proyecta la Resolución de Bonificación Familiar.

2. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal3. Revisa y verifica el Proyecto de Resolución y todos los actuados. (expediente)Jefe AD4. Visa los proyectos y lo devuelve a la Secretaria para que coloque los sellos correspondientes y derive a la


OFICINA DE ASESORAMIENTO TÉCNICO Secretaria5. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al

Especialista en Finanzas.Especialista en Finanzas6. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al jefe de AGI para su

visación.Jefe AGI7. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección

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. ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA INFRAESTRUCTURA Y EQUIPAMIENTO


ORGANO DE DIRECCIÓN8. Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón9. Recibe y registra la Resolución.10. Registra los datos de la Resolución en la Ficha Personal con el porcentaje correspondiente. Registra la

Resolución en la Ficha Personal y Archiva la Resolución.

FINEl Técnico de Planillas recibe, registra la Resolución y lo considera en planillas para la ejecución de pago.

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LICENCIA SIN GOCE DE REMUNERACIONES POR MOTIVOS PARTICULARES

OBJETIVOAutorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo uno o más días. El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte. La licencia se formaliza mediante Resolución. Este derecho se le concede al trabajador nombrado o contratado que tenga un (01) año de servicios efectivos y remunerados presentes al Estado y se formaliza mediante Resolución para los directores de centros educativos y personal administrativo de la Sede, docentes y personal administrativo de las Instituciones Educativas.

BASE LEGAL• Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria 25212• Ley 26706, Presupuesto de la República• D.S. 005-94-ED• D.S. 019-90-ED• RM. 016-96-EDREQUISITOS• Solicitud Formulario Único de Trámite • Estar nombrado o contratado y contar con un mínimo de un (01) año de servicio efectivo y remunerados

prestados al sector o al Estado.• Los expedientes de los Directores y Personal Administrativo de la Dirección Regional de Educación.

ORIGENEl usuario presenta el expediente con los requisitos establecidos por Trámite Documentario.

DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos al Técnico de Escalafón. ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón3. Elabora y remite el Informe Escalafonario y el Record de Licencia sin goce de remuneraciones al Técnico

en Personal.Técnico de Personal4. Revisa el expediente y Proyecta la Resolución de Licencia sin goce de remuneraciones por motivos

particulares.5. Da a conocer al Técnico en Planillas para el bloqueo de la cuenta correspondiente. 6. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal7. Revisa el Proyecto de Resolución y lo entrega a la Secretaria. Secretaria8. Registra el oficio múltiple que contiene el proyecto de resolución y lo entrega al Director Jefe AD9. Pone su visto bueno y lo remite a la DirecciónORGANO DE DIRECCIÓN1. Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de ResolucionesÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón2. Recibe y registra la Resolución.3. Descarga la Resolución en la Ficha Personal y archiva la Resolución.FINEl Técnico de Planillas efectúa el descuento correspondiente.

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LICENCIA POR MATERNIDAD

OBJETIVOAutorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo uno o más días. El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte. La licencia se formaliza mediante Resolución para los directores de centros educativos y personal administrativo de la Sede; y Decreto Directoral para los docentes y personal administrativo de los centros educativos.

BASE LEGAL• Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria 25212• Ley 26706, Presupuesto de la República• Ley 26644• D.S. 005-94-ED• D.S. 019-90-ED• R.M. 016-96-EDREQUISITOSPara Directores de Instituciones y Programas Educativos y Personal de la Sede • Solicitud Formulario Unico de Trámite.• Certificado médico de pre y post natal emitido por el IPSS y si es particular visado por el Area de Salud o el

IPSS.

Para Docentes y Personal Administrativo de Instituciones y Programas Educativos • Los expedientes de los docentes y administrativos son presentados en el Centro Educativo donde laboran.• Oficio del Director del Centro Educativo, remitiendo el Decreto Directoral que otorga la licencia por maternidad.

ORIGENEl usuario presenta expediente con los requisitos establecidos en su centro educativo y en Trámite Documentario, según corresponda.DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos al Técnico en Escalafón y Técnico en Planillas.ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Planillas3. Procesa el Decreto Directoral de licencia, en caso de centros y programas educativos Técnico de Escalafón4. Elabora y remite el Informe Escalafonario al Técnico de Personal, (Directores de centros educativos y

personal administrativo de la Sede Regional).5. Registra los Decretos Directorales (docentes y personal administrativo de Centros y Programas Educativos)Técnico de Personal6. Recibe y verifica la conformidad de los documentos. 7. Prepara el Proyecto de la Resolución de la Licencia por Maternidad en stencil. 8. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal9. Revisa la conformidad del expediente con el proyecto de Resolución.Secretaria 10. Recibe y registra el Proyecto de Resolución. Jefe AD11. Visa el Proyecto de Resolución. FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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LICENCIA POR FALLECIMIENTO DE PADRES, CONYUGE E HIJOS

OBJETIVOAutorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo uno o más días. El uso del derecho de licencia se inicia a petición de parte. La licencia se formaliza mediante Resolución para los directores de centros educativos y personal administrativo de la Sede y para los docentes y personal administrativo de los Instituciones Educativas.

BASE LEGAL• Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria 25212• Ley 26706, Presupuesto de la República• D. Leg. 276• D.S. 005-94-ED• D.S. 019-90-ED• R.M. 016-96-DE

REQUISITOS• Solicitud Formulario Unico de Trámite• Partida de Defunción• Copia del último talón de pago (autenticado por fedatario)• Oficio de Director del Centro Educativo, según sea el caso

ORIGENEl Usuario presenta expediente con los requisitos establecidos en su Centro Educativo y en Trámite Documentario, según corresponda.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos al Técnico en Escalafón y Técnico en Planillas.ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Planillas3. Procesa el Decreto Directoral de licenciaTécnico de Escalafón4. Elabora y remite el Informe Escalafonario al Técnico en Personal, (Directores de centros educativos y

personal administrativo de la Sede Sub Regional).5. Registra los Decretos Directorales en las respectivas Fichas Escalafonarias (docentes y personal

administrativo de centros y programas educativos). Técnico de Personal6. Recibe, verifica la conformidad y proyecta la Resolución de Licencia por fallecimiento del familiar. 7. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal8. Revisa la conformidad del expediente con el proyecto de Resolución.Secretaria 9. Recibe y registra el Proyecto de Resolución.Jefe AD10. Visa el Proyecto de Resolución y dispone su remisión al Órgano de Dirección para su aprobación. FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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LICENCIA POR ESTUDIOS DE ESPECIALIZACION, PARTICIPACION EN EVENTOS EDUCATIVOS Y FUNCION MUNICIPAL

OBJETIVOAutorizar al trabajador para no asistir al Centro de Trabajo por estudios de especialización profesional o post-grado, sin intervención del Ministerio de Educación, el profesor tiene derecho a licencia sin goce de remuneraciones por dos (02) años, computados a partir del inicio de licencia, previa constancia de la institución educativa.

BASE LEGAL• Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria 25212• D. Leg. 276• D.S. 005-94-ED• D.S. 019-90-ED• R.M. 016-96-ED

REQUISITOS• Solicitud Formulario Unico de Trámite

Para Directores de Centros y Programas Educativos y Personal de la Sede • Solicitud Formulario Unico de Trámite.• Certificación de cursar estudios de especialización, participación en eventos educativos y/o función edil.

Para Docentes y Personal Administrativo de Centros y Programas Educativos • Los expedientes de los docentes y administrativos son presentados en el Centro Educativo donde laboran.• Oficio del Director del Centro Educativo, remitiendo el Decreto Directoral que otorga la licencia sin goce de

remuneraciones.

ORIGENEl Usuario presenta oficio con los requisitos establecidos en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos al Técnico en Escalafón y Técnico en Planillas.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Planillas

1. Procesa el Decreto Directoral de licenciaTécnico de Escalafón2. Elabora y remite el Informe Escalafonario al Técnico en Personal, (Directores de centros educativos y

personal administrativo de la Sede Regional).3. Registra los Decretos Directorales en las respectivas Fichas Escalafonarias (docentes y personal

administrativo de centros y programas educativos).

Técnico de Personal4. Recibe, verifica la conformidad y proyecta la Resolución de Licencia. 5. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

Especialista de Personal6. Revisa la conformidad del expediente con el proyecto de Resolución.

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CODIGO : A-PE-28

Secretaria 7. Recibe y registra el Proyecto de Resolución. Director ADVisa el Proyecto de Resolución y dispone su remisión a la Dirección para su aprobación

ORGANO DE DIRECCIÓN8. Procedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Escalafón1. Recibe, registra la Resolución y archiva la Resolución.

FINEl Técnico de Planillas recibe, registra la Resolución y la considera en planillas para la ejecución del descuento correspondiente.

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PROCEDIMIENTO

ENCARGATURA DEL PUESTO DE SUB DIRECTOR, ASESOR O JEFE

OBJETIVOAutorizar a un trabajador de carrera el desempeño de funciones de responsabilidad directiva, en forma temporal, excepcional y fundamentada.BASE LEGAL• Ley 24029, del Profesorado y su modificatoria Ley Nº 25212• D. Leg 276• D.S. Nº 051-90-PCM

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Unico de Trámite • Encontrarse vacante el puesto

ORIGEN El Usuario presenta a través del Director del centro educativo la solicitud en Trámite Documentario en la Dirección Regional de Educación

DESCRIPCIÓNTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos a la Oficina de AdministraciónÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista de Personal3. Solicita Informes Escalafonarios de los docentes con mayor nivel magisterial, tiempo de servicio, tiempo de

permanencia en el Centro Educativo y Especialidad.Técnico de Escalafón4. Elabora el Informe escalafonario correspondiente.Especialista de Personal5. Selecciona al docente que ocupará la Encargatura.6. Elabora el Informe Técnico (original y 1 copia), en base a expediente y a informe escalafonario, y entrega los

documentos al Técnico en Personal. Archiva copia de informe técnico.Técnico de Personal7. Formula el Proyecto de Resolución Especialista de Personal8. Revisa el Proyecto de Resolución, y entrega a la Secretaria.Director AD9. Revisa y pone su visto bueno en el Proyecto de Resolución y dispone su remisión a la Oficina de

Asesoramiento Técnico.ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL

Secretaria10. Recibe el proyecto de resolución oficio y expediente, registra el número de oficio múltiple que contiene el

Proyecto de Resolución y lo deriva al Especialista en Finanzas.Especialista en Finanzas

11. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina para su visación.Director DGI

12. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección.FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones

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INGRESO A LA CARRERA PÚBLICA DEL PROFESORADO

OBJETIVOIngresar al docente a la Carrera Pública del Profesorado al haber optado el Título de Profesor o de Licenciado en Educación

BASE LEGAL• Ley Nº 29062 Ley que Modifica la Ley Del Profesorado En Lo Rerefiro a la Carrera Pública Magisterial

REQUISITOS• Solicitud en FUT• 2 Copias del Título Pedagógico registrado en la Dirección Regional de Educación o Universidades

ORIGEN El Usuario presenta en trámite documentario el expediente con los requisitos de ley.

DESCRIPCIÓN

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Trámite Documentario2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO DE ESCALAFÓN

3. Archiva una copia del título profesional del interesado en su legajo personal4. Recibe, elabora el Informe Escalafonario y deriva al Técnico en Personal

Técnico de Personal4. Verifica la conformidad del Título del solicitante con el Informe Escalafonario y elabora el Proyecto de

Resolución.5. Procedimiento A-AB-13-Impresión de Documentos

Especialista de Personal5. Revisa el Proyecto de Resolución con el expediente.

Director AD6. Visa el Proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para la colocación de los sellos correspondientes y

derive a la Dirección de Gestión Institucional.


7. Recibe, registra el número de oficio múltiple que contiene el Proyecto de Resolución y lo deriva al Especialista en Finanzas.Especialista en Finanzas

8. Revisa la Afectación Presupuestaria de los Proyectos de Resolución y los remite al Director de la Oficina para su visación.DIRECTOR DGI

9. Visa el proyecto de Resolución y entrega a la Secretaria para derivar a la Dirección. FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones.

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PROCEDIMIENTO

ATENCIÓN DE RECURSOS IMPUGNATIVOS

OBJETIVOAtender los reclamos planteados sobre resoluciones administrativas expedidas por la UGEL.09-Huaura, cuando los usuarios consideran que sus derechos han sido transgredidos.

BASE LEGAL• Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Unico de Trámite, que debe ser presentada dentro de los 15 días hábiles

posteriores a la fecha de notificación de la Resolución.• Copia autenticada de la Resolución impugnada• Documentos sustentatorios que justifiquen la petición del recurrente• Dictamen de Asesoría Legal

ORIGENEl procedimiento se origina cuando Asesoría Legal remite el Dictamen y Expediente a la Oficina de Administración (Procedimiento D-AL-01 Formulación de Dictamen).

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAS ecretaria 1. Recibe, clasifica y registra los Expedientes en los libros de ingreso.Director AD 1. Deriva mediante hoja de envío el Expediente al Especialista Administrativo de Personal.Especialista de Personal2. Revisa el Dictamen y entrega el Expediente al Técnico de Personal.Técnico de Personal3. Revisa el Expediente y elabora el Proyecto de Resolución del Recurso Impugnativo.4. Procedimiento A-AB-13-Impresión de DocumentosEspecialista de Personal5. Revisa la conformidad del Dictamen con el Proyecto de Resolución.Director 6. Pone su visto bueno en el Proyecto de Resolución.

ASESORIA JURIDICAS ecretaria 7. Recibe proyecto de resolución, dictamen, expediente, y registra el oficio múltiple con los actuados.Asesor 8. Verifica la conformidad de la elaboración del Proyecto de Resolución y remite a la Dirección para su

aprobación

FINProcedimiento D-TD-02- Aprobación y Distribución de Resoluciones.

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PLANILLAS VERSION 1.0

CODIGO : A-PN-01PROCEDIMIENTO

ACTUALIZACION DE PLANILLAS DE ACTIVOS

OBJETIVOMantener actualizadas las Planillas de pago de los trabajadores activos de la jurisdicción.

BASE LEGAL• Ley 19990 • Ley 20530• Ley 25212 • Ley 276• Ley del Presupuesto Anual Vigente • D.L. 817• D.S. 005 • D.S. 019-90• D.S. 073-96-EF • D.S. Nº 04-96-ED• D.L. 24029, Ley del Profesorado• Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.

• R.M. 016-96-ED• Reglamento N° 25212• DU Nº105-2001-EF.

REQUISITOS• Planillas de cada mes• Resoluciones emitidas.• Cuadros de inasistencia del Personal enviada por los Directores de Centros y Programas Educativos• Oficios remitidos por las AFP• Calendarios de compromiso

DESCRIPCIONTRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario2. Entrega de documentos a la Oficina de Administración, decreta y deriva a la Oficina de Personal3. La Oficina de personal decreta y deriva al equipo de Planillas de la oficina de Administración.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista de Planillas

4. Recepciona y registra los siguientes documentos, remitidos por el Area de personal:Resoluciones Directorales Consolida las bases de datos de acuerdo al calendario de compromiso remitido.Elabora informes de cálculo de subsidio por luto y gastos de sepelioGratificaciones por 20, 25 y 30 años de serviciosEfectúa cálculos de descuentosElabora planillas del Area de Ejecución.

5. Distribuye los documentos correspondientes a los Técnicos encargados de acuerdo al ADE que le corresponde.

TÉCNICOS DE PLANILLAS6. Recepciona la documentación de la especialista en Planillas.7. Preparan los siguientes documentos:

• Cálculo de descuentos de inasistencia de los Centros o Programas Educativos, remitidos por los Directores y/o Coordinadores de las ADEs.

• Elaboran planillas de acuerdo a la normatividad vigente• Ingresan y efectúan cálculos de contratos en planillas IBM.

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CODIGO : A-PN-01

• Efectúan cálculos e ingresa en planillas las incorporaciones, encargaturas, cese, reasignaciones, ascenso de nivel, bonificación familiar, sanciones, multas, devengados, gratificaciones, compensaciones, licencias, modificatorias, etc. según resoluciones.

• Ingreso en planillas lBM los contratos de afiliación de AFP.

8. Revisa los documentos y depuran en planillas según resolución.9. Si han ingresado al Calendario se incluye en la planilla única de pago.10. Calcula reintegros y pagos de contratos del mes en curso.11. Controla las licencias y fallecidos12. Elabora la Relación cuentas observadas13. Elabora y actualiza las Planillas Judiciales14. Efectúa el cálculo de Devengados y proyecta de Resolución Directoral15. Efectúa descuentos de terceros según oficio remitidos por las entidades ( mensual) previa Resolución de

apertura de casillero y convenio.16. Ingresa al sistema de cómputo los datos de las Planillas, para su procesamiento.17. Imprime planillas de remuneraciones, talones , cheques en forma mensual.18. Elabora el resumen de la ejecución efectuada.

ESPECIALISTA DE PERSONAL

19. Revisa en la planilla los movimientos del mes. Si se encuentra algún error y se trata de disminución del monto preparan documento Reversión al Tesoro Publico, y lo entregan a tesorería, según sea el caso.

20. Revisa y visa los Cuadros consolidados resúmenes, aportes al AFP, relación de descuentos a terceros, D.Ley 20530, D.Ley 19990, Cuotas patronales, resúmenes por específicas.

FIN

La documentación procesada la especialista en Planillas pasa a la Oficina de Administración remitiendo lo siguiente:

• Cuadros consolidados resúmenes • Planillas actualizadas • Planillas de pagos ocasionales• Talones de cuenta, cheques.• Relación de descuentos de terceros.• Planillas judiciales• Resúmenes por específicas• Informes de las cuotas patronales• Las relaciones de aportes a las AFP.• Planillas adicionales.• Relación de Abonos a las cuentas para ser remitidas al banco de la Nación.

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PLANILLAS VERSION 1.0CODIGO : A-PN-02

PROCEDIMIENTO

ACTUALIZACION DE PLANILLAS DE PENSIONISTAS

OBJETIVOMantener actualizadas las Planillas de pago de los Pensionistas de la jurisdicción.

BASE LEGAL• Ley 20530 • RGG Nº 178-96/ONP-GG• Ley 25212 • Ley 276• Ley del Presupuesto Anual Vigente • D.L. 817• D.S. 005 • D.S. 010• D.S. 073-96-EF • D.S. Nº 04-96-ED• Ley 23495, Nivelación de Pensiones

REQUISITOS• Planillas de cada mes• Resoluciones emitidas por la ONP.• Relación de descuentos de terceros

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario2. Entrega los documentos a la Dirección de Administración, los decreta y pasa a la Oficina de Personal

Oficina de personal

3. Entrega los documentos al Equipo de Planillas de la Oficina de Administración

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista de Planillas

1. Recepciona y registra los siguientes documentos, de acuerdo al calendario establecido:• Planillas de Cesantes • Resúmenes Mensuales del Centro de Computo de la Oficina Administración• Resoluciones Directorales y Oficios a través de Trámite Documentario

2. Distribuye los documentos correspondientes al Técnico de planillas.Técnico de Planillas

3. Recibe los documentos, previa firma de cargo, y depura las planillas4. Verifica las resoluciones para pagos del mes: de Cese, traslado de pago, devengados, montepío por

viudez y orfandad, ascendientes, etc.5. Ingresa información de resoluciones al Aplicativo de Cómputo de Planillas de la Oficina de Administración6. Si han ingresado al Resumen de Planillas de la ONP, se le incluye la planilla única de pagos.7. Elabora y actualiza las Planillas Judiciales8. Ingresa al sistema de Planillas, para su procesamiento

ESPECIALISTA DE PLANILLAS9. Efectúa el cálculo de Devengados y Proyecta la Resolución DirectoralTÉCNICO PAD10. Procesa las planillas de devolución y/o por rebaja de haberes11. Elabora la Discriminación de Caja para el mes y descuentos por planillas de acuerdo a convenios con

terceros.12. Emite la Planilla

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CODIGO : A-PN-02

Técnico de Planillas13. Revisa en la planilla los movimientos del mes. Si se encuentra algún error se vigila la cuenta se prepara

informe a tesorería para revertir al Tesoro Público el monto abonado14. Si un trabajador hubiera fallecido y no se hubiera comunicado oportunamente, se prepara informe a

tesorería para revertir al Tesoro Público el monto abonado.15. Elabora Cuadros consolidados resúmenes y la relación de cuentas por activar

E specialista de Planillas 16. Revisa y visa los Cuadros consolidados resúmenes.17. Verifica y elabora la Relación cuentas por activar.18. Verifica los informes de devengados y los Consolidados de la discriminación de caja.

FINLa especialista de Planillas remite a la Oficina de Administración :• Cuadros consolidados resúmenes a la Oficina de Administración• Planillas actualizadas e Informes de Devengados a la Oficina de Administración• Cuadros consolidados a las Oficina de Administración• Relación de Códigos Modulares y de cuentas por activar a la Oficina de Administración • Planillas del Régimen de la Ley 20530 a la Oficina de Normalización Previsional, al ESALUD y a las AFPs.

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FORMULACION Y AMPLIACION DEL CALENDARIO MENSUAL DE COMPROMISO (REMUNERACIONES )

OBJETIVOFormular el y ampliar el Calendario de Compromiso Mensual para el pago de remuneraciones de activos .

BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008• Ley 20530• D.L. 817• D.S. 073-96-EF• D.S. Nº 04-96-ED

REQUISITOS• Consolidado de la ampliación del Calendario de compromisos del mes anterior• Resoluciones

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario2. Entrega los documentos al Equipo de Planillas de la Oficina de AdministraciónÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Secretaria3. Recepciona y registra los documentos, de acuerdo al calendario establecido

ESPECIALISTA DE PLANILLAS4. Revisa y distribuye las resoluciones, a los Técnicos encargados de acuerdo a las ADEsTÉCNICO DE PLANILLAS5. Para la formulación del Calendario de Compromiso:

• Incluye en el Calendario las resoluciones de contratos, cambios de nivel magisterial, subsidios por luto, gratificaciones, compensatorias, quinquenios y otros que hayan cumplido con su sanción.

• Llena la información en los formatos del calendario.• Elabora el Calendario Mensual de Compromiso (Original y 2 copias) de acuerdo a lo establecido por el

Sistema Integral de Administración Financiera.6. Emite un listado Ampliación del Calendario de Compromisos, especificando el monto que se requiere

ampliar de acuerdo al Sistema de Información de Administración Financiera (SIAF).7. Verifica la ampliación del Calendario de compromisos por niveles, modalidades y ADEs, según la nueva

estructura (SIAF).8. Emite la Ampliación del Calendario en original y 2 copias.Especialista de Planillas9. Revisa el Calendario de Compromisos o la Ampliación de Calendario y lo remite al Area de Personal.ÁREA DE GESTION INSTITUCIONAL

Especialista en Finanzas10. Revisa el Calendario de Compromiso y realiza el consolidado por programas, sub programas, actividades y

metas.11. Remite el Calendario de Compromisos al CTAR y este a su vez al Ministerio de Economía y Finanzas y al

Ministerio de Educación.FINEl Especialista de Planillas archiva copias del Calendario de Compromisos o de la Ampliación de Calendario.

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VERIFICACION Y ATENCION DE EXPEDIENTES E INFORMES POR DESCUENTO INDEBIDO O CREDITO DEVENGADO, SUBSIDIOS POR LUTO Y GASTOS POR SEPELIO.

OBJETIVOVerificar y atender expedientes e informes por descuento indebido o Crédito Devengado, gratificaciones, subsidios y gastos de sepelio.

BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto 2008 • Ley 20530• Ley 25212 • Ley 19990• Ley 276 • D.L. 817• D.S. 005 • D.S. 019• D.S. 073-96-EF • D.S. Nº 04-96-ED

REQUISITOS• Solicitud Formulario Único de Trámite• Talón de Pago• Resolución• Documentos según lo solicitado

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud en Trámite Documentario por devolución de descuento indebido, por subsidio por luto y gastos de sepelio.Las gratificaciones son de oficio.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración


EXPEDICIÓN DE RESOLUCIÓN DE SUBSIDIO POR LUTO Y GASTOS DE SEPELIO:SECRETARIA3. Recibe expediente , lo registra y deriva al Jefe.. JEFE DEL AREA DE ADMINISTRACIÓN4. Revisa los documentos y dispone se derive al especialista de escalafón

SECRETARIA5. Entrega el expediente al Técnico en Escalafón previa firma del cargo en el cuaderno de ingreso.

ESPECIALISTA EN ESCALAFÓN6. RECEPCIONA EL EXPEDIENTE PREVIA FIRMA DE CARGO Y VERIFICA SU CONFORMIDAD7. Elabora el informe escalafonario (original y 2 copias), adjunta al expediente. Archiva copia de informe y la

remite al especialista de remuneraciones.ESPECIALISTA DE PENSIONES8. Revisa el expediente y prepara el proveído para el proyecto de resolución9. Elabora informe Técnico con el cálculo de subsidio por luto y gastos de sepelio, en base ale expediente y al

detalle de remuneraciones y lo remite al Técnico en Personal. Archiva copia del Informe.

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CODIGO: A-PN-04TÉCNICO DE PERSONAL

10. Prepara e imprime el Proyecto de Resolución en base al informe técnicoESPECIALISTA DE PERSONAL

11. Revisa el Proyecto de Resolución si está conforme dispone la impresión del proyecto, luego remite a la secretaria de remuneraciones y pensiones.

SECRETARIA 12. Prepara el registro de Proyecto de Resolución con los datos siguientes:

- Número de expediente- Apellidos y nombres del solicitante- Asunto o descripción y el técnico responsable del proyecto.ESPECIALISTA DE PERSONAL

13. Revisa expediente y visa el proyecto de Resolución y lo deriva a la Oficina de Administración.JEFE DEL AREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

14. Revisa expedientes y visa el Proyecto de Resolución y dispone su remisión a la Dirección de Gestión Institucional.JEFE DE GESTIÓN INSTITUCIONALESPECIALISTA EN FINANZAS

15. Revisa la afectación presupuestaria del proyecto de resolución y lo remite al Director para su visación.JEFE DE AGI

16. Visa el proyecto de resolución y lo entrega al Area de Personal.JEFE DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Técnico de Personal

17. Recepciona expediente y proyecto de resolución y envía a su impresión.18. Recibido el proyecto de resolución impreso remite la autógrafa de Resolución, adjuntando expediente, a

la secretaria de la Dirección regional para la aprobación del proyecto. Archiva copia del Proyecto de Resolución.DIRECCIÓN

19. Aprueba las resoluciones y remite a trámite documentarioTRÁMITE DOCUMENTARIO

20. Registra , numera y distribuye la resolución.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de escalafón21. Recepciona y anota en cuaderno de registro de resolución el número de resolución, fecha de aprobación,

motivo, recurrente.22. Registra la Resolución en la ficha de personal y archiva la resolución.

FINEl especialista en remuneraciones recepciona, registra la resolución y solicita ampliación de calendario y las considera en planillas para la ejecución de pago.

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TESORERÍA VERSION 1.0

CODIGO : A-TE-01PROCEDIMIENTO

PAGO DE PLANILLA DE PENSIONES Y REMUNERACIONES.

OBJETIVORealizar el pago de remuneraciones a los docentes y administrativos activos y el pago de pensiones a los cesantes.BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley Nº27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS• Autorización de Giro.• Planilla de Remuneraciones.• Apertura de Cuenta de Teleahorro.• Boletas de Pago.ORIGENEl Procedimiento se origina cuando el Tesorero recibe el resumen de planillas, planillas y boletas de pago, y listado de Abono a las Cuentas individuales y el disquete del Centro de Cómputo de la Dirección Subregional de Educación, según cronograma, firmando el cargo respectivo.

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATesorero 1. Recibe el resumen de planillas, planillas y boletas de pago, y listado de Abono a las Cuentas individuales y

el disquete del Centro de Cómputo de la Dirección Regional de Educación de acuerdo con el Cronograma de pagos, revisa y firma cargo.

2. Entrega toda la documentación recogida del Centro de Cómputo al Técnico de Tesorería.TÉCNICO DE TESORERÍA3. Clasifica y ordena de acuerdo con los códigos, niveles y programas.4. Verificar Carta Orden (O/2). para Banco de la Nación (O), Dirección de Administración (1C) y Tesorería

(1C). Debe contener: aperturas de teleahorros, transferencias de fondos, bloqueos de cuentas de teleahorro de personal activo o cesante que no ha firmado por mas de tres meses la planilla, o motivos que informa el equipo de personal, recabando la firma del tesorero.

5. Coordina con el Director AD sobre el personal que va a efectuar el pago al personal cesante, en las fechas programadas y que va apoyar en el cocido de las Planillas.

6. Prepara Cargo de entrega de Planillas y Boletas de Pago a los Centros o Programas Educativos, recabando firma del tesorero.

7. Entrega a los Directores previo cargo, las Planillas de Remuneraciones y Boletas de Pago del personal de los Centros y Programas Educativos.

8. Prepara Planillas de Pago del Personal de la Sede: entrega boleta de pago y recaba firma y Nº. de Libreta Electoral del trabajador en la respectiva planilla de remuneraciones.

1. Llegada la fecha de devolución recibe directamente el Oficio(O), Planilla de Pagos, cheques y talones de los Centros Educativos.

2. Verifica que la Planilla tenga la firma y el número de Libreta Electoral del trabajador.3. Prepara informe de personal que no ha firmado la planilla (Original y copia), entrega Original a Tesorero y

archiva la copia, para preparar la Carta Orden.4. Agrupa las Planilla de Remuneraciones de Trabajadores de la Sede, Cesantes y de los Centros Educativos.5. Con el Personal de apoyo, ordena las Planillas, los Talones y los Cheques por Distritos, Niveles, Centros

Educativos y por Mes y los cose.FINTécnico de Tesorería archiva las Planillas en original y copia y las copias de las boletas de pago.

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ELABORACION DE LA INFORMACION DE INGRESOS POR FUENTES DE FINANCIAMIENTO DIFERENTES DE RECURSOS ORDINARIOS(T-5)

OBJETIVOEntregar oportunamente la recaudación de la Institución por servicios prestados.

BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley Nº 27444 Ley General de procedimientos Administrativos. REQUISITOS• Formulario Información de Ingresos Por Fuentes De Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios(T-5).• Papeletas de Depósito al Banco de la Nación (cliente).• Extracto bancario.• Recibo de Ingreso a Caja.• Libro Bancos.• Cuadro de Recaudación Mensual.

ORIGENEl Procedimiento se origina cuando el Cajero entrega Papeletas de Deposito al Banco de la Nación y el Extracto Bancario al Técnico de Tesorería.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Tesorería1. Prepara consolidado de las Papeletas de Depósito.2. Revisa los montos y el total bruto de la Información De Ingresos Por Fuentes De Financiamiento Diferentes

De Recursos Ordinarios (T-5).3. Elabora la Información De Ingresos Por Fuentes De Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios-T-5.

(Original y 5 copias).Tesorero (Jefe del Area)4. Revisa Información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios (T-5), si

está conforme lo firma y sella.Contador y Jefe de Administración5. Revisa Información de Ingresos por Fuentes de Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios (T-5), si

está conforme lo firma y sella.Técnico de Tesorería6. Entrega:

• Al Gobierno Regional de Lima la Información De Ingresos Por Fuentes De Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios (T-5) (O y 1C) y el Oficio(O); previa firma del cargo.

• Al Equipo de Contabilidad la Información De Ingresos Por Fuentes De Financiamiento Diferentes De Recursos Ordinarios (T-5) (2C y 3C).

FINEl Técnico de Tesorería archiva-T-5 (4C, 5C y 6C) y Oficio(2C) y entrega Oficio(1C) a la Secretaria para el archivo del área.

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TESORERÍA VERSION 1.0CODIGO : A-TE-04

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DE LA CONCILIACION DEL MOVIMIENTO DE FONDOS DE SUBCUENTAS (T-4).

OBJETIVOPresentar los giros y pagos acumulados durante el año de las subcuentas asignadas por el Tesoro Público.

BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto para el Sector Público del Año Fiscal 2008• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos REQUISITOS• Extracto Bancario.• Formulario Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas (T-4).• Listado de cheques girados.• Informe Mensual del Gasto (T-2) del Mes Actual.

ORIGENDe acuerdo con lo establecido en la Directiva, el Técnico de Tesorería elabora el Informe Conciliación Del Movimiento De Fondos De Subcuentas.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Tesorería1. Concilia los montos del Listado de Cheques Girados y del Extracto Bancario.2. Prepara la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas-T-4 (Original y 3 Copias), el Informe de

Cheques en Tránsito y en Cartera* (Original y 3 Copias) .Tesorero3. Revisa la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas (T-4), el Informe de Cheques en Tránsito y

en Cartera y el Oficio, si están conformes los firma y sella.Contador4. Revisa la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas (T-4), el Informe de Cheques en Tránsito y

en Cartera y el Oficio, si están conformes los firma y sella.Director5. Revisa la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas(T-4), el Informe de Cheques en Tránsito y

en Cartera y el Oficio, si están conformes los firma y sella.Técnico de Tesorería6. Distribuye los documentos de la siguiente manera:

• Al Gobierno Regional de Lima el Oficio(O), la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas-T-4 (O, 1C y 2C) y el Informe de Cheques en Transito(O); previa firma del cargo

• Al Área de Contabilidad la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas-T-4 (3C) y el Informe de Cheques en Tránsito y en Cartera(1C).

FINTécnico de Tesorería archiva el Informe de Cheques en Tránsito (2C y 3C), la Conciliación del Movimiento de Fondos de Subcuentas-T-4 (4C, 5C y 6C) y el Oficio(2C).* : El Informe de Cheques en Tránsito y en Cartera se prepara mensualmente y se informa por trimestre.

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ELABORACION DE PAPELETAS DE DEPOSITO A FAVOR DEL TESORO PUBLICO (T-6).

OBJETIVORealizar la reversión por concepto de pagos indebidos, responsabilidad y el pago del Fondo Nacional de Pensiones al Tesoro Público.BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto para el Año Fiscal 2008• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley Nº27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS• Formulario Papeletas De Deposito A Favor Del Tesoro Público (T-6).• Resumen del Pago de Planillas.• Listado de Cheques Anulados y Nulificados.ORIGENEl Técnico en Planillas revisa Resumen del Pago de Planillas y detecta que hay que revertir al Tesoro Público por cheques anulados o pagos indebidos, informando a la Dirección de Administración.DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico en Tesorería1. Verifica el importe del Listado de Cheques Nulificados y Anulados del Resumen de Planillas por:

• Carrera Administrativa (Administrativos titulares de la Sede).• Contratos (Docentes y Administrativos).• Ley de Profesorado (Docentes Nombrados).• Profesionales de la Salud.

2. Elabora la papeleta de depósito a favor del Tesoro Público-T-6 (Original y 6 copias) con el monto que indica el Resumen del Pago de Planillas.

3. Prepara el Comprobante de Pago (Original y 6 Copias).4. Prepara el Cheque, lo firma y sella; recaba firma y sello del titular autorizado.5. Registra el cheque girado en el Auxiliar Standard.Tesorero6. Revisa la Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público (T-6), Cheque y Comprobante de Pago, si están

conformes los firma y sella.Jefe AD7. Revisa la Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público (T-6), Cheque y Comprobante de Pago, si están

conformes los firma y sella.Técnico de Tesorería(Cajero)8. Deposita el Cheque en el Banco de la Nación, recaba sello de la maquina registradora en la Papeleta de

Depósito a Favor del Tesoro Público (T-6) y entrega primera y segunda copia al cajero del banco.FIN• El Técnico de Tesorería(Cajero) distribuye los documentos de la siguientes manera:• Archiva el Comprobante de Pago (O, 1C y 2C) y Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público -T-6(O).• Entrega Comprobante de Pago (3C y 4C) y Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público-T-6(3C) al Equipo

de Contabilidad.• Archiva Papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público-T-6 (4C) para la elaboración de los Informes Mensual

del Gasto (T-2).• Archiva Comprobante de Pago (5C) para la elaboración del Libro Caja.• Archiva Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público-T-6 (5C).• Archiva Papeleta de Depósito a Favor del Tesoro Público-T-6 (6C) para realizar las Cuentas de Enlace con el

Ministerio de Educación.

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ELABORACION DEL INFORME MENSUAL DEL GASTO (T2).

OBJETIVOInformar el gasto mensual de la Institución por el concepto de obligaciones de personal y de bienes y servicios.

BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS• Formulario Informe Mensual del Gasto (T-2).• Papeletas de Deposito a Favor del Tesoro Público (T-6).• Resumen de Planillas de Pago.• Comprobantes de pago.• Listado de Cheques Anulados y Nulificados.• Autorización de Giro.• Calendario de Compromisos.ORIGENDe acuerdo con lo establecido en la Directiva, el Técnico de Tesorería elabora el Informe Mensual del Gasto.DESCRIPCIÓNÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Tesorería1. Verifica el importe del Resumen de Planilla de Pagos, Calendario de Compromisos y Autorización de Giro.2. Si el monto es mayor coordina con el Especialista de Presupuesto para la ampliación del Calendario de

Compromisos.3. Rebaja el importe del Listado de Cheques Nulificados y Anulados en el Cuadro Consolidado.4. Elabora el Informe Mensual del Gasto-T-2 (Original y 6 Copias) de los siguientes tipos:

• 1 Ejecución de Gastos.• 2 Reversión al Tesoro Público.• 3 Anulación de Cheques.• 4 Regularización.

5. Prepara Oficio (Original y 2 Copias) de entrega de documentos.Tesorero

6. Revisa el Informe Mensual del Gasto (T-2), constata los montos, sumas y la cuadratura del gasto total bruto, si está conforme firma y sella.

7. Revisa el Oficio, si está conforme lo firma y sella.Contador8. Revisa el Informe Mensual del Gasto (T-2), que las partidas se hayan afectado correctamente, si está

conforme firma y sella.DIRECTOR

9. Revisa el Informe Mensual del Gasto (T-2) y el Oficio, si está conforme firma y sella.Técnico de Tesorería10. Entrega:

• Al Gobierno Regional de Lima, el Informe Mensual del Gasto-T-2 (O y 1C) y Papeletas de Deposito a Favor del Tesoro Público T-6 (1C).

• Al Equipo de Contabilidad el Informe Mensual del Gasto-T-2 (2C).FINEl Técnico de Tesorería archiva:• El Informe Mensual del Gasto-T-2 (4C, 5C, 6C) en el Archivo de Informes Mensuales.• El Informe Mensual del Gasto-T-2 (3C), para la elaboración de la Conciliación del Movimiento de Fondos de

Subcuentas (T-4).

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EXPEDICION DE CONSTANCIA DE DESCUENTOS POR CONCEPTO DE FONAVI. OBJETIVOExpedir una Constancia por los descuentos legales efectuados en su remuneración por concepto de Fondo Nacional de Vivienda (FONAVI). BASE LEGAL∗ Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.∗ Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos REQUISITOS∗ Solicitud Formulario Unico de Trámite.∗ Planillas de Pago de Remuneraciones.∗ Talones de Pago.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud en Formato Unico de Trámite (FUT) por Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Tramite Documentario.

2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico Administrativo (Pagaduría) 3. Recepciona la Solicitud, firma cuaderno de cargo de Trámite Documentario, registra en Libro de

Ingreso, numera.4. Revisa datos correctos del usuario con las boletas de pago.5. Si está conforme, prepara la Constancia y recaba firmas del Tesorero. 6. Entrega la Constancia original al usuario, recabando firma de cargo en la copia.

FINEl Técnico de Constancias entrega la Constancia original al interesado y archiva la copia adjunta comprobante numerado que devuelve al usuario, previa firma de cargo en la copia.

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CODIGO : A-TE-09

PROCEDIMIENTO

PAGO DE PAPELETAS POR MOVILIDAD.

OBJETIVOOtorgar el pago autorizado al Personal comisionado para realizar labores en la localidad.

BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS• Declaración Jurada de gastos por movilidad.

ORIGENCuando el trabajador ha sido comisionado para realizar labores en la localidad

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAUsuario

1. Recaba la Declaración Jurada por Pago de Movilidad del Equipo de Tesorería (Original).2. Llena la Declaración Jurada y la firma.3. Recaba la firma del Jefe inmediato y del Director.4. Procedimiento A-CO-05-Fiscalización de Fondos para Pago en Efectivo.TÉCNICO EN TESORERÍA (CAJERO)5. RECEPCIONA LA DECLARACIÓN JURADA POR PAGO DE MOVILIDAD, REVISA LOS

DATOS DEL COMISIONADO Y VERIFICA SI TIENE LAS FIRMAS QUE AUTORIZA EL PAGO.6. De estar conforme, estampa el sello de pagado y efectúa el pago al usuario.

FINEl Técnico en Tesorería (Cajero) archiva el Recibo por Pago de Movilidad.

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CODIGO : A-TE-10

PROCEDIMIENTO

RECAUDACION DE INGRESOS POR CAJA.

OBJETIVORecaudar los fondos financieros.

BASE LEGAL• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley Nº 27444 Ley General de procedimientos Administrativos

REQUISITOS

• Talón de Recibos.

ORIGEN

El usuario solicita el pago del servicio en la ventanilla de Tesorería.

DESCRIPCION

USUARIO1. Solicita el pago del servicio que se indican en el TUPA o la compra de formularios.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico en Tesorería (Cajero)2. Prepara Recibo (Original y 2 Copias) con los siguientes datos:

• Nombre de la persona interesada.• Servicio que se realiza.• Monto a pagar.

3. Entrega Recibo (O y 1C) y recaba dinero al usuario y custodia el mismo hasta el final del día.4. Al final del día, contabiliza los montos de los Recibos emitidos y el dinero en efectivo de la caja.5. Prepara el Libro Auxiliar De Ingresos Directos Diario con los siguientes datos:

• Número de talón.• Fecha.• Número de Recibo.• Concepto.• Monto.

6. Cuadra los montos de los recibos con los del Libro Auxiliar De ingresos Directamente Recaudados, firma y sella el Libro Auxiliar De Ingresos Directos Diario.

7. Prepara Papeleta de Depósito (Original y Copia), recaba firma del Tesorero y efectúa el depósito en el Banco de la Nación.

Tesorero1. Revisa el Libro Auxiliar De Ingresos Directos Diario, si está conforme lo firma y sella.

FINEl Técnico de Tesorería (Cajero) archiva Libro Auxiliar De Ingresos Directamente Recaudados, Papeleta de Deposito (1C) y talón de recibos para la elaboración del Libro Caja.

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PROCEDIMIENTO

RENDICION DEL FONDO PARA PAGO EN EFECTIVO.

OBJETIVOControlar y supervisar el uso del fondo para pago en efectivo.

BASE LEGAL• Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS• Formulario Rendición de Fondos para Pago en Efectivo.

ORIGENDe acuerdo con lo establecido en la Directiva, el Técnico de Tesorería elabora la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATÉCNICO EN TESORERÍA (CAJERO)1. Clasifica las Facturas y Boletas por compras de bienes y servicios y Declaración Jurada por Pago

de Movilidad.2. Elabora un consolidado por partidas específicas.3. Registra la rendición y el consolidado en el formulario Rendición de Fondo para Pagos en Efectivo

(Original y 5 Copias), lo firma y sella.Tesorero4. Revisa la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo, si está conforme lo firma y sella.TÉCNICO EN TESORERÍA (CAJERO)5. Recaba firma del Director Ad. y del Contador.6. Prepara cargo y entrega al Equipo de Contabilidad la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo

(1C y 2C); previa firma del cargo.

FINEL Técnico de Tesorería (Cajero) distribuye la Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo:• El original y la tercera copia para el archivo de la Oficina.• La cuarta copia para la elaboración del Libro Caja.• La quinta copia para la Renovación del Fondo Para Pago en Efectivo.

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CODIGO : A-TE-12

PROCEDIMIENTO

RENOVACION DE FONDOS PARA PAGO EN EFECTIVO

OBJETIVORenovar el fondo para los pagos en efectivo.

BASE LEGAL• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente. REQUISITOS• Libro Auxiliar Standard.• Rendición de Fondos Para Pago en Efectivo.• Ley Nº27444 Ley General de Procedimientos Administrativos.

ORIGENEl Cajero prepara y ordena la Solicitud para la renovación de fondos al Tesorero

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Tesorería (Cajero)1. Prepara Solicitud (Original y 2 Copias) solicitando renovación de fondos, lo firma y sellaDirector2. Revisa Memorándum, si está conforme lo firma y sella.3. Archiva la Solicitud (1C).Técnico de Tesorería (Cajero)4. Entrega Memorándum(O), Libro Auxiliar Standard y Rendición de Fondos Para Pago en Efectivo

al Tesorero; previa firma del cargo.5. Archiva la segunda copia de la Solicitud.Tesorero6. Revisa la Rendición de Fondos Para Pago en Efectivo y el Auxiliar Standard.7. Prepara Cheque y Comprobante de Pago (Original y 5 Copias).8. Registra en el Libro de Comprobantes de pago emitidos lo siguiente:

• N° de Comprobante de pago.• Nombre del interesado.• Número de Cuenta Corriente.• Número de Cheque.• Importe.• Concepto.

Técnico en Tesorería (Cajero)9. Recibe el Cheque, firma, anota el Número de Libreta Electoral y la Fecha en el Comprobante de

Pago.10. Archiva el Comprobante de Pago (5C).FINTesorero entrega Comprobante de Pago (3C y 4C) al Equipo de Contabilidad y archiva Comprobante de Pago (O,1C y 2C).

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CODIGO : A-TE-13

PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE CONSTANCIAS DE PAGO DE REMUNERACIONES Y PENSIONES.

OBJETIVOExpedir Constancias de Pago que acrediten haber percibido remuneración.

BASE LEGAL• Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.• Ley Nº27444 Ley General de Procedimientos Administrativos REQUISITOS• Solicitud Formulario Único de Trámite (FUT).• Planilla de Pago de Remuneraciones.

ORIGENE l trabajador solicita constancia de pago de remuneraciones por Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01 Ingreso de Documentos por Trámite Documentario.2. Envía los documentos a la Oficina de Administración.

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Tesorería (Cajero)3. Recepciona la Solicitud, firma cuaderno de cargo de Trámite Documentario, registra en Libro de

Ingreso y numera.1. Busca en la Planilla de Pago de Remuneraciones los datos del Trabajador de acuerdo con las

fechas solicitadas.2. Prepara Constancia de Pago de Remuneraciones (Original y 1Copia) con los siguiente datos:

• Mes.• Año.• Remuneración Básica.• Remuneración Personal.• Remuneración Transitoria.• Número de la Ley.• Monto.

3. Sella y firma la Constancia de Pago de Remuneraciones.Tesorero4. Revisa la Constancia de Pago de Remuneraciones, si está conforme lo firma y sella.

Técnico de Tesorería (Cajero)5. Entrega la Constancia de Pago de Remuneraciones(O) al usuario y recaba firma de cargo en la

copia.

FINEl Técnico Administrativo (Cajero) archiva Constancia de Pago de Remuneraciones (1C) y la solicitud.

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TESORERIA VERSION 1.0

CODIGO : A-TE-15PROCEDIMIENTO EXPEDICION DE CERTIFICADO DE APORTES AL SISTEMA NACIONAL DE PENSIONES.

OBJETIVOEntregar al trabajador solicitante el Certificado Aportes al Sistema Nacional de Pensiones.

BASE LEGAL∗ Ley 26323∗ Ley 26703∗ Ley 094-92PCM∗ Ley de Presupuesto Anual vigente.∗ DL 25897∗ DS 180-94EF∗ Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.∗ Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS∗ Solicitud Formulario Único de Trámite.∗ Boleta de Pago.∗ Nº de ESALUD.∗ Nº de AFP.

ORIGENEl Procedimiento se origina cuando el trabajador solicitante presenta su solicitud a la Oficina de Trámite Documentario.

DESCRIPCION


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAAREA de TESORERIATÉCNICO ADMINISTRATIVO (PAGADURÍA)3. Recepciona el expediente, firma cargo de Trámite Documentario.4. Revisa datos de haberes percibidos y los descuentos del trabajador solicitante.5. Revisa los talones de pago de los doce meses y prepara el Certificado en el formato de la AFP.6. Recaba VºBº del Tesorero y firmas del Director de Administración y del Director Subregional.

Tesorero7. Revisa, firma y sella el Certificado Técnico Administrativo (Pagaduría)Técnico Administrativo (Pagaduría)8. Entrega el Certificado al trabajador solicitante, previa firma en la copia.FINEl Técnico Administrativo archiva la copia firmada como cargo y la solicitud.

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PAGO DE PLANILLAS JUDICIALES DEL PERSONAL PENSIONISTA.

OBJETIVOOtorgar el pago en cheque al pensionista no inscrito en Teleahorro.

BASE LEGAL∗ Ley 29142 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008∗ Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.∗ Ley Nº27444 Ley de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS∗ Solicitud Formulario Único de Trámite. (FUT)∗ Resolución Judicial que autoriza el descuento.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su solicitud con requisitos por Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos por Tramite Documentario2. Entrega los documentos a la Oficina de Administración.

OFICINA DE ADMINISTRACIONTécnico de Planillas3. Recepciona, firma cargo y registra el expediente. 4. Procesa el correspondiente descuento por planillas.5. Archiva el expediente.Centro de Cómputo 6. Revisa, verifica los documentos recepcionados y elabora los cheques (Si es el primer pago, en

caso contrario le abona a través de Teleahorro) y Planillas Judiciales de Pensionistas.TESORERO7. Firma cargo del Técnico de Informática, recoge las Planillas y Cheques del Centro de Cómputo de

la Dirección Regional de Educación de acuerdo al Cronograma de pagos.8. Revisa y firma los cheques, conjuntamente con el Director.

Cuando el interesado se apersona a cobrar

9. Se entrega el cheque recabando firma en planillas y Nº. de L.E. del interesado.10. Archiva las planillas en original y copia.11. Prepara cargo y entrega 01 copia de planillas al Técnico de Planillas.

FINTécnico en Planillas firma cuaderno de cargo del Tesorero, recepciona copia de las planillas y la archiva.

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CODIGO : A-TE-18

PROCEDIMIENTO

EXPEDICION DE CONSTANCIA DE DERRAMA ADMINISTRATIVA - MAGISTERIAL.

OBJETIVOOtorgar constancias a los Profesores cesados acreditando los descuentos efectuados en sus remuneraciones por concepto de derrama administrativa - magisterial.

BASE LEGAL• D.S. 32-93-PRES.• Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS∗ Solicitud en Formulario Único de Trámite FUT.∗ Planilla de Pago de Haberes.∗ Boletas de Pago.

ORIGENEl procedimiento se origina cuando el usuario presenta su Solicitud (FUT) por Trámite Documentario.

DESCRIPCION


ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATécnico de Tesorería (Cajero)3. Recepciona la Solicitud, firma cuaderno de cargo de Trámite Documentario, registra en Libro de

Ingreso, numera.4. Revisa datos correctos del usuario y las boletas de pago.5. Si está conforme, prepara la Constancia y recaba firmas del Tesorero y del Director de

Administración.6. Entrega la Constancia original al usuario, recabando firma de cargo en la copia.

FINTécnico de Tesorería (Cajero) archiva la copia y solicitud.

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CODIGO : A-TE-20

PROCEDIMIENTO

ELABORACION DE SOLICITUD DE GIRO (T-1).

OBJETIVOSolicitar el giro para el pago de licencias.

BASE LEGAL∗ D.S. N° 029-84-PCM, Subsidios al I.P.S.S.∗ Directiva de Tesorería para el Ejercicio Presupuestal vigente.∗ Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos REQUISITOS• Hoja de Reembolso.• Relación de Personas en Licencia.

ORIGEN• La Asistenta Social entrega la Hoja de Reembolso (O y 2 Copias) al Tesorero.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATesorero

1. Verifica que la Hoja de Reembolso tenga el visto del I.P.S.S.Técnico de Tesorería2. Revisa que la Hoja de Reembolso con la Relación de Personas en Licencia estén de acuerdo.3. Prepara Solicitud de Giro T-1(Original y 6 Copias) por el concepto de subsidios con el monto total

de la Hoja de Reembolso.4. Prepara el Oficio (Original y 2 Copias) de envío de documentos.Tesorero1. Revisa la Solicitud de Giro-T-1 (Original y 6 Copias).Director AD2. Revisa la Solicitud de Giro y el Oficio, si están conformes los firma y sella.Técnico de Tesorería3. Entrega al Ministerio de Economía y Finanzas el Oficio (O), la Hoja de Reembolso (O,1C y 2C) y

la Solicitud de Giro T-1 (O, 1C y 2C); previa firma del cargo.

FINEl Técnico de Tesorería archiva el Oficio (1C), la Hoja de Reembolso (2C), la Solicitud de Giro-T-1 (4C,5C y 6C); y entrega al encargado de la elaboración del Libro Caja la Solicitud de Giro T-1 (3C).

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PROCEDIMIENTO

PAGO A PROVEEDORES.

OBJETIVOEfectuar oportunamente el pago a los proveedores por adquisición de bienes y materiales y contratación de diversos servicios.

BASE LEGAL• Ley Nº 29142- Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2004• D.L. Nº 19350 - Sistema de Tesorería.• D.S. Nº 026-80-EF Normas Generales del Sistema de Tesorería.• Ley Nº 27444 Ley General de Procedimientos Administrativos

REQUISITOS• Orden de Compra o Servicio.• Factura.• Guía de Remisión o Documento de conformidad del servicio.•ORIGENSe origina cuando un Proveedor presenta en Tesorería su Factura (O y 1C) por la provisión de un bien o prestación de un servicio, adjuntando la Guía de Remisión o Documento de conformidad del servicio prestado (O y 1C) firmado y sellado por el Técnico de Almacén o usuario correspondiente.

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVATesorero1. Recepciona la Orden de Compra o Servicio, Factura (O) y Formato de SIAF.2. Verifica la Orden de Compra o Servicio respectiva y prepara el comprobante de Pago y Giro de Cheque.3. Controla la ejecución de giros de acuerdo con las aprobaciones de la Dirección General del Tesoro Público, a

fin de poder ejecutar los pagos de los compromisos atendidos.4. De estar conforme, elabora el Comprobante de Pago (O/4c) y giro de Cheque y firma.5. Prepara Cargo y entrega el Comprobante de Pago a Contabilidad.

Técnico en Contabilidad6. Recepciona el Comprobante de Pago con el Cheque, verifica que la Orden recepcionada es conforme con la

Codificación Contable y el Asiento Contable.7. Firma dando su conformidad.

Contador8. Revisa y firma el Comprobante de Pago y devuelve al Tesorero.

Tesorero9. Recaba la firma del Director, en el Comprobante de Pago y Cheque girado.10. Comunica al Proveedor que puede acercarse a cobrar.11. Entrega el Cheque al Proveedor, previa firma y registro de su Libreta Electoral y fecha en el Comprobante de

Pago y cancelación de la Factura.12. Entrega al Proveedor la copia de la Factura y del Comprobante de Pago.13. Entrega 1 Copia del Comprobante de Pago al Técnico Contabilidad (Presupuesto) y 1 Copia al Técnico

Contabilidad (Integración Contable).FINEl Tesorero archiva la Factura (O), Guía de Remisión (1), Orden de Compra (1) y Comprobante de Pago (O/1).

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ABASTECIMIENTOS VERSION 1.0

CODIGO : A-AB-01PROCEDIMIENTO

REGISTRO DE PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS

OBJETIVOContar con información de los proveedores de bienes y servicios que requiere la Dirección Regional de Educación

BASE LEGAL• Ley Nº 29142- Ley de Presupuesto del Sector Público.para el año Fiscal 2004• D.S. Nº 083-2004-PCM, Texto Unico Ordenado de la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado• DS N°084-2004-PCM “Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado”• Directiva N° 005-2003-CONSUCODE/PREREQUISITOS• Solicitud Formato Único de Trámite • Copias legalizadas de:

− Licencia de funcionamiento− Registro Comercial y/o Unificado− Registro Unico del Contribuyente (RUC)− Línea de Productos que expende (bienes) o tipo de servicios que presta− Cartera de Clientes− Libreta Electoral del representante legal− Minuta o Constitución de la empresa

ORIGENEl Proveedor se apersona a la Oficina de Abastecimiento solicitando su inscripción como proveedor en la Dirección Regional de Educación.DESCRIPCIONPROVEEDOR 1. Solicita y llena el Formato Único de Trámite, adjuntando los documentos requisitos2. Entrega el Expediente en Trámite Documentario.

Trámite Documentario3. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite DocumentarioÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Secretaria 4. Recibe expediente, firma cargo, registra la documentación, numera y prepara Hoja de Envío

DIRECTOR AD5. Revisa el Expediente y lo deriva al Area de Abastecimientos

ESPECIALISTA DE ABASTECIMIENTOS6. Recibe el expediente, revisa que cumpla con los requisitos y documentos del proveedor.

TÉCNICO ADMINISTRATIVO7. Ingresa en la Base De Datos del Registro de Proveedores en forma correlativa, anotando: Nº de orden, fecha

de Inscripción, Razón Social, dirección, teléfono, giro, representante legal y libreta electoral e imprime una copia del Registro de acuerdo al giro y lo archiva.

8. Remite expediente del proveedor al auxiliar de abastecimientoFINEl Técnico Administrativo archiva el Expediente.NOTA: La Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, no obliga a tener un Registro de proveedores, según D.S. Nº013-PCM, y D.S.Nº012-PCM.

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PROGRAMACION DE NECESIDADES DE BIENES Y ELABORACION DEL PLAN DE ADQUISICIONES

OBJETIVOPrever en forma racional y sistemática la satisfacción de necesidades de bienes y la programación calendarizada, valorizada y clasificada por tipo de compra de los gastos de las áreas.BASE LEGAL• Ley Nº 29142- Ley de Presupuesto del Sector Público.para el año Fiscal 2004• D.S. Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado• D.S. Nº 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado• Ley Nº 27444 Ley de Procedimiento Administrativo GeneralREQUISITOS− Relación de bienes (materiales de oficina y limpieza) .− Formato Cuadro de Necesidades.ORIGENEl Jefe de Administración envía un Memorándum múltiple a las Oficinas organizacionales, solicitando la programación anual de sus necesidades de bienes y servicios, adjuntando el formato de Cuadro de Necesidades.Centros Educativos de la Región de Educación Moquegua.DESCRIPCIONOFICINAS ORGANIZACIONALES1. Llenan el Cuadro de Necesidades de acuerdo a sus necesidades reales de requerimientos. Lo remite a la

Dirección de Administración previamente coordinado y aprobado por los Directores de Oficina, dentro del plazo establecido.

oficina de administracion SECRETARIA2. Recibe el Cuadro de Necesidades, firma cargo, registra la documentación y prepara Hoja de EnvíoDIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN3. Revisa el Expediente y lo deriva al Area de AbastecimientosEspecialista de Abastecimientos4. Analiza, evalúa, y racionaliza las cantidades especificadas en el Cuadro de Necesidades, de acuerdo a

número de personas que conforman el área orgánica. 5. Elabora el Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios(O y 2C) confeccionado de acuerdo a los rubros y

clasificaciones establecidas por el Sistema Integral de Administración Financiera (SIAF), ajustando la disponibilidad, según especifica el Calendario de Compromiso.

6. Fija los costos totales proyectando el Plan de Adquisiciones(Original y 1 Copia), de acuerdo al Reglamento Unico de Adquisiciones

7. Evalúa y determina el tipo de adquisición de los requerimientos, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas, y a la factibilidad técnica o de mercado. Programa la fecha las adquisiciones según los requerimientos.

8. Remite el Plan Anual de necesidades al Director de Administración y a su vez este lo eleva al despacho Directoral, para su aprobación mediante Resolución Directoral

DIRECTOR AD9. Revisa y eleva el Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios y el Plan de Adquisiciones al Director, para la

aprobación mediante la Resolución Directoral.FINESPECIALISTA DE ABASTECIMIENTO ENTREGA:• El Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios y el Plan de Adquisiciones (O) al Área de Administración• El Cuadro Consolidado de Bienes y Servicios y el Plan de Adquisiciones (1C) queda en el Archivo del Área de

Abastecimientos, se remite para su ejecución , de acuerdo a la asignación presupuestal mensual.

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CODIGO : A-AB-03

PROCEDIMIENTO

PROGRAMACION Y FORMULACION DEL PRESUPUESTO DE SERVICIOS

OBJETIVOObtener la programación del abastecimiento de servicios requeridos para el funcionamiento de las áreas u oficinas organizacionales de la Dirección Regional de Educación en el ejercicio presupuestal subsiguiente.


Estado• D.S. Nº 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado• Normas generales del sistema de Abastecimiento• Ley Nº27444 Ley General de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS− Formato de Requerimiento de Servicios

ORIGENEl Jefe de Administración envía un Memorándum múltiple a las áreas organizacionales, solicitando la programación de sus requerimientos de servicios.Centros Educativos de la región de Educación Moquegua.

DESCRIPCIONAREAS u OFICINAS 1. Llenan los formatos de Requerimiento de Servicios de acuerdo a las metas y objetivos institucionales, datos

estadísticos y previsiones relacionadas con el mantenimiento preventivo y correctivo.ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Secretaria 2. Recibe el Requerimiento de Servicios(o), lo registra, y entrega al Director AD

DIRECTOR AD3. Revisa y deriva al Especialista de Abastecimientos

Especialista de Abastecimientos 4. Registra la documentación, analiza, evalúa, reajusta y racionaliza las cantidades especificadas de acuerdo

al número de personas que conforman la unidad orgánica, de estar conforme, visa el Requerimiento. De lo contrario, lo devuelve a la unidad organizacional de origen

5. Actualiza los precios de los servicios.6. Consolida los requerimientos de servicios, confecciona los listados de acuerdo a los rubros y clasificaciones

establecidas internamente.7. Obtiene los costos totales y elabora el proyecto de Presupuesto de Servicios de la Dirección Regional de

Educación y visa los documentos.Director AD

8. Revisa el proyecto de Presupuesto de Servicios, de estar conforme, lo visa.

FINEl Especialista procede a la Ejecución de los requerimientos de servicios.

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CODIGO : A-AB-04

PROCEDIMIENTO

ATENCIÓN DE PEDIDOS DE ALMACEN OBJETIVOAtender y entregar oportunamente los pedidos de materiales a las Áreas.


Estado• D.S. Nº 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado− D.L. Nº 22056 - Sistema de Abastecimientos.− R.S.Nº 118-80 - Normas Generales del sistema de Abastecimientos.− Ley Nº 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS− Oficio de la Institución Educativa o Memorándo interno solicitando bienes de almacén.− Cuadro de Suministro de Materiales.

ORIGENa) Institución Educativa Solicitante:

− La persona autorizada entrega en Trámite Documentario el Oficio del Director del Centro Educativo.− Procedimiento D-TD-01 - Ingreso de Documentos a Trámite Documentario.− Trámite Documentario entrega el documento a la Oficina de Administración.

b) Area interna solicitante:− La Secretaria entrega al Director de Administración el Informe de requerimiento y Memorándum por

adquisiciones.

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Secretaria 1. Recibe los documentos y los registra en los Libros de Registro.

Jefe AD2. Revisa los documentos y dispone se derive al Especialista de Abastecimientos

Especialista de Abastecimiento3. Revisa el documento, lo numera, registra y entrega al Técnico Administrativo con Cuaderno de Cargo.1. Revisa que los códigos de los bienes solicitados coincidan con su descripción.2. De no haber en stock se realiza el Procedimiento A-AB-06 Adquisición de Bienes y Contratación de

Servicios

Técnico de Almacén3. Numera el documento en orden correlativo y registra en el Cuaderno de Control de Pedidos, anota el

número, los materiales, cantidades solicitadas y la fecha de recepción.4. Si se trata de reposición de bienes gastados o malogrados, solicita la devolución de los mismos al Almacén.5. Verifica el stock de los bienes solicitados en el Kardek.6. Verifica en el archivo de almacén los pedidos anteriores de la entidad o área solicitante, la cantidad de

materiales solicitados y entregados al usuario.7. Elabora el Pedido de Comprobante de Salida (PECOSA) en original y 4 copias.

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CODIGO : A-AB-04

Especialista de Abastecimientos

8. Revisa la Pecosa, verifica la existencia de los bienes y aprueba la cantidad de materiales que serán atendidos, de estar conforme, firma y sella la Pecosa.

Técnico de Almacén

9. Numera, fecha y registra la Pecosa.10. Separa los materiales para su entrega, de acuerdo a lo especificado en la Pecosa.11. Efectúa el descargo de materiales en el Kardex y la Tarjeta de control visible de almacén.12. Avisa al usuario solicitante para que se acerque al Almacén a recoger los bienes solicitados, 13. Entrega los materiales solicitados al usuario y recaba su firma y sello en la Pecosa como cargo de entrega

de los bienes14. Entrega :

• PECOSA (1C) al técnico de almacén para su Contabilización • PECOSA(2C) al técnico de Control Patrimonial• PECOSA(3C) al Especialista de Abastecimientos• PECOSA(4C) al Area, Oficina o C.E. Solicitante

FIN

El Técnico de Almacén Archiva PECOSA(O y 1C)

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ADQUISICION DE BIENES Y CONTRATACION DE SERVICIOS

OBJETIVOAdquirir los materiales y contratar los servicios solicitados por las áreas u oficinas de la Unidad de Gestión Educativa Local

BASE LEGAL• Ley Nº 29142- Ley de Presupuesto del Sector Público.para el año Fiscal 2008• D.S. Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado• D.S. Nº 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado• D.L.Nº 22056 - Sistema de Abastecimiento• R.S.Nº 118-80 - Normas Generales del sistema de abastecimiento.• Ley Nº 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS• Oficio del Centro Educativo,• Informes y Memorándum interno solicitando bienes y Servicios..• Calendario de Compromiso

ORIGENSe origina cuando se solicita un servicio o en la Atención de Pedidos de Almacén (Procedimiento A-AB-05) no existe en stock los bienes solicitados o por un requerimiento urgente no programado.a) Centro Educativo solicitante:

• La persona autorizada entrega en Trámite Documentario el Oficio del director del Centro Educativo.• Procedimiento D-TD-01 - INGRESO DE DOCUMENTOS A TRÁMITE DOCUMENTARIO.• Trámite Documentario entrega el documento al Técnico de Abastecimiento.

b) Area interna solicitante:• La Secretaria entrega al Jefe de Administración el Informe y Memorándum.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVAEspecialista de Abastecimientos

1. Recibe, revisa y registra el Memorándum , informe y Oficio.2. Revisa y verifica los montos aprobados de acuerdo al calendario de compromisos, a fin de no incurrir en

sobregiro, de estar conforme, en coordinación con el Director de Administración y en base al Registro de proveedores y a los materiales o servicio solicitado, selecciona 3 proveedores que reúnan los requisitos indispensables.

3. Elabora una relación del material faltante.4. Elabora una Solicitud de Cotización (O y 3 Copias) para cada proveedor que incluya precios actualizados,

impuestos de ley y flete, con un plazo de tres días para entregar la Cotización sellada y firmada.5. Firma, sella y numera la Solicitud de Cotización.6. Entrega al Proveedor Solicitud de Cotización (O).7. Recibe las Cotizaciones o Proformas (original) de los proveedores.8. Arma el expediente de las Cotizaciones en orden correlativo: de los materiales o servicio solicitado,

cantidad, fecha y otros datos específicos. Adjunta el Memorándum, informe y Oficio de requerimiento.9. Elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones (Original y 3 Copia), anotando el nombre de los tres

proveedores, materiales o servicio solicitado, cantidades y los precios actualizados: de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Único de Adquisiciones y Contrataciones del Estado y la Ley de Presupuesto; firma y sella el Cuadro comparativo, conjuntamente con los miembros del Comité de Adquisiciones.

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CODIGO : A-AB-06

10. Elige al proveedor que ofrece el material o servicio a menor precio y mejor calidad en coordinación con el Comité de Adquisiciones presidido por el Director de Administración.

11. Elabora la Orden de Compra u Orden de Servicio (Original y 5 Copias) a favor del proveedor elegido

Director AD12. Pone su visto bueno a la Orden de Compra u Orden de Servicio Contador13. Revisa y firma la Orden de Compra u Orden de Servicio.

Especialista de Abastecimientos14. Numera y consigna en el Registro de Ordenes de Compra o Servicio: Número de la Orden,

Fecha, Proveedor y el monto.15. Comunica al proveedor favorecido para que entregue en el plazo de siete s días los materiales

cotizados, entregándole la Orden de Compra o Servicio (1C).16. Procedimiento A-CO-03 - Fiscalización de Ordenes de Compra u Ordenes de Servicio17. Recibe y consigna en el Registro de Ordenes de Compra o Servicio el Programa y la Asignación

del gasto de la Orden de Compra correspondiente.18. Entrega con cargo:

• Orden de Compra o Servicio (O y 2C) a Contabilidad• Orden de Compra o Servicio (4C) a Almacén• Orden de Compra o Servicio (5C) archivo de abastecimientos

19. Archiva el Cuadro Comparativo de Cotizaciones, la Cotización del proveedor favorecido, la copia de la Orden de Compra o Servicio(3C), el Memorándum , Informe y Oficio del requerimiento y las Cotizaciones de los dos proveedores que no fueron favorecidos.

FIN

Procedimiento A-AB-07-Recepción de Bienes Adquiridos.

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RECEPCION DE BIENES ADQUIRIDOS

OBJETIVO

Recibir y registrar los bienes adquiridos, según características y especificaciones técnicas a fin de abastecer las necesidades de las áreas u oficinas organizacionales, Areas de la UGEL e Instituciones Educativas de la jurisdicción.

BASE LEGAL

• D.S. Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

• D.S. Nº 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado• D.S. Nº 065-85PCM - Reglamento único de adquisiciones.• D.L. Nº 22056 - Sistema de Abastecimientos.• R.S.Nº 118-80 - Normas Generales del Sistema de Abastecimientos.• Ley Nº 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General.

REQUISITOS

• Orden de Compra o Servicio• Guía de Remisión o Documento de conformidad del servicio.

ORIGENSe origina por la adquisición de bienes, materiales o la prestación de algún servicio por parte de un Proveedor (Procedimiento A-AB-06 Adquisición de Bienes y Contratación de Servicios) .• Si se trata de una Orden de Servicio el área solicitante comunica al Especialista de Abastecimiento su

conformidad de la prestación del servicio solicitado.• Si se trata de una Orden de Compra el Proveedor entrega los bienes solicitados al Almacén.

DESCRIPCIONÁREA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Técnico de Almacén1. Recibe del Proveedor los materiales solicitados con Guía de Remisión (O/2C) correspondiente.2. Verifica la conformidad de los materiales de acuerdo a lo especificado en la Orden de Compra respectiva y en

la Guía de Remisión, en relación a la cantidad, marca, modelo, tamaño, calidad y demás especificaciones técnicas.

3. Firma y sella la Guía de Remisión (O y 2copias) y la Orden de Compra, en señal de conformidad.4. Comunica la llegada de los bienes al usuario solicitante cuando se trata de artículos cuyo almacenamiento es

temporal, es decir que no son de stock de almacén, para que verifique y de su conformidad.5. Entrega al Proveedor la Guía de Remisión (O) sellada y archiva una copia y la Orden de Compra.6. Separa y almacena los materiales de acuerdo al Clasificador por la Naturaleza del Gasto. 7. Apertura y/o registra el ingreso de materiales en las Tarjetas de Control Visible de Almacén.8. Elabora el Reporte de Existencias de Almacén (O y 1 Copia). Entrega el original al Especialista de

Abastecimientos y archiva la copia.FINEl Técnico de Almacén apertura y/o registra en las Tarjetas de Especies Valoradas (Kardex) los bienes ingresados al Almacén.

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CODIGO : A-AB-08

PROCEDIMIENTO

REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS DE BIENES DE ALMACEN Y MATERIAL PEDAGOGICO

OBJETIVOMantener información actualizada sobre el stock de bienes de Almacén y Material Pedagógico.

BASE LEGAL∗ D.S. Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y

Adquisiciones del Estado∗ D.S. Nº 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado∗ D.L. Nº 22056, Sistema de Abastecimiento∗ R.S. Nº 118-80, Normas Generales del Sistema de Abastecimiento∗ Ley Nº 27444 ; Ley de procedimiento Administrativo General

REQUISITOS∗ Tarjetas de Control Visible de Almacén∗ Tarjetas de Control de Especies Valoradas (Kardex)∗ Cuadro de Distribución de material pedagógico∗ Cuadro de distribución de materiales a Centros Educativos, y pedidos de las Oficinas de la

DREMOQUEGUA.

ORIGENControl periódico de los bienes de Almacén de la Dirección Regional de Educación

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVATÉCNICO DE ALMACÉN1. Apertura, registra y actualiza las Tarjetas de Especies Valoradas (Kardex) de bienes ingresados al

Almacén, efectúa los cálculos y descarga los ingresos y salidas.

ESPECIALISTA DE ABASTECIMIENTO2. Dispone el Control de Existencias, periódicamente o a solicitud de Auditoría Interna.3. Solicita al Técnico de Almacén las Tarjetas de Especies Valoradas (Kardex) de los bienes a ser

inspeccionados.4. Contrasta con los saldos registrados en las Tarjetas de Control Visible de Almacén y verifica su

existencia y correcta ubicación física en el Almacén, de estar conforme, firma las Tarjetas de Especies Valoradas (Kardex) y coloca la fecha en que se efectúa la verificación de saldos.

5. Si encuentra diferencias entre la existencia física y el saldo registrado en las Tarjetas Kardex, indaga partiendo del saldo existente en la fecha de control precedente, y los ingresos y salidas registradas. Efectúa las correcciones en las Tarjetas, anotando la razón de las modificaciones mediante documentos sustentatorios. Coloca la fecha de la verificación y el nuevo saldo, firmando conjuntamente con el Técnico de Almacén.

6. Revisa los Cuadros de Distribución de Material Técnico Pedagógico y verifica las existencias.Técnico de Almacén

7. Archiva las Tarjetas de Especies Valoradas

FINSe levanta un Acta en la que se especifican los códigos y descripción de los bienes inspeccionados, su existencia física y modificaciones que hubiera habido lugar.

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CODIGO : A-AB-09

PROCEDIMIENTO

DISTRIBUCION DE BIENES MATERIALES

OBJETIVORealizar la distribución de bienes materiales a los Centros Educativos de la jurisdicción.

BASE LEGAL• Ley Nº 29142- Ley de Presupuesto del Sector Público.para el año Fiscal 2008• D.S. Nº 083-2004-PCM, Texto Único Ordenado de la Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones del

Estado• D.S. Nº 013-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado∗ D.L. Nº 22056, Sistema de Abastecimiento∗ R.S. Nº 118-80, Normas Generales del Sistema de Abastecimiento∗ Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS∗ Cuadro de Suministro de material pedagógico∗ Cuadro de Distribución de material fungible∗ Memorándum∗ Oficios ∗ InformesORIGENControl periódico de los bienes de Almacén y Activo Fijo de la Dirección Regional de Educación.DESCRIPCION

ÁREA DE GESTIÓN PEDAGÓGICAESPECIALISTA DE EDUCACIÓN1. Elabora los Cuadros de Distribución de materiales fungibles para las áreas de la Dirección Regional de

Educación y Centros Educativos de la jurisdicción y lo entrega con Informe y memorándum a la Dirección de Administración.

ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVASecretaria

2. Recibe el expediente, firma cargo, registra la documentación, numera y prepara Hoja de EnvíoJEFE DEL AREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

3. Revisa el Expediente y lo deriva al Área de Abastecimiento Especialista de Abastecimientos

4. Coordina con la Dirección Técnico Pedagógica, sobre la distribución oportuna de los materiales técnico pedagógicos remitidos por el Ministerio de Educación.

5. Revisa los Cuadros de Distribución de materiales fungibles y los Cuadros de Suministro de Material Pedagógico para las áreas organizacionales y Centros Educativos de la jurisdicción, y contrasta con el Cuadro de Necesidades.

6. Dispone la elaboración de los Pedidos de Comprobante de Salida de acuerdo al Cuadro de DistribuciónTécnico de Almacén

7. Elabora los Pedidos de Comprobante de Salida (PECOSA) de acuerdo a los Cuadros de Suministro de material pedagógico y Cuadros de Distribución de bienes de almacén (útiles de oficina, enseñanza, limpieza, artículos deportivos, etc.).

FINEl Especialista de Abastecimiento revisa y firma las Pecosas, disponiendo la distribución y entrega de los materiales a los usuarios correspondientes.

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INVENTARIO FISICO DE BIENES DE ALMACEN, PATRIMONIALES Y MATERIAL PEDAGOGICO

OBJETIVOMantener actualizado el inventario de bienes muebles, patrimoniales y material pedagógico.

BASE LEGAL∗ Ley Nº 29142- Ley de Presupuesto del Sector Público.para el año Fiscal 2008∗ D.L. Nº 22056, Sistema de Abastecimiento∗ R.S. Nº 118-80, Normas Generales del Sistema de Abastecimiento∗ Ley Nº27444 Ley de Procedimiento Administrativo

REQUISITOS∗ Formato de Inventario Físico∗ Tarjetas de Control Visible de Almacén∗ Tarjetas de Control de Especies Valoradas (Kardex)∗ Inventarios Patrimoniales de Centros Educativos.

ORIGENControl periódico de los bienes de Almacén y Activo Fijo de la Dirección Regional de EducaciónDESCRIPCION

ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAEspecialista de Abastecimiento

1. Dispone la elaboración del Inventario Físico del Almacén y Activo Fijo en forma semestral o cuando la necesidad del servicio lo amerita.

TÉCNICO DE ALMACÉN2. Realiza el Inventario Físico de los Bienes depositados en el almacén, en base a la información

registrada en las Tarjetas de Control Visible y Tarjetas de Control de Especies Valoradas (Kardex)3. Realiza el Inventario Físico del material pedagógico existente en el almacén.

Técnico de Control Patrimonial4. Realiza el Inventario Físico del activo fijo de la sede institucional y Centros y Programas Educativos

de la jurisdicción, en base a las Tarjetas y/o Cuadros de Depreciación y Revaluación de los Activos Fijos y a las Altas y Bajas realizadas desde la fecha del Inventario precedente.

Especialista de Abastecimientos

5. Firma los formatos de Inventario conjuntamente con el Técnico de Almacén y Técnico de Control Patrimonial según corresponda.

FINEl Director de la Oficina de Administración revisa y firma los Inventarios, en señal de conformidad.

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CODIGO : A-AB-13

PROCEDIMIENTO

IMPRESION DE DOCUMENTOS

OBJETIVOProporcionar el servicio de impresión de documentos a las diferentes áreas

BASE LEGAL• Ley Nº 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General

REQUISITOS∗ Formato de Atención de Impresiones.∗ Stencil conteniendo el documento a imprimir, visado por el Jefe del área solicitante y el Jefe de la

Oficina de Administración.∗ Papel en cantidad suficiente a lo solicitado.

ORIGENLa persona autorizada del área solicitante entrega al Técnico de impresiones el documento a ser impreso y el formato de Atención de Impresiones debidamente llenado, con el visto bueno del Director Regional y de Administración, con el visto bueno del Especialista de Abastecimientos.

DESCRIPCION

ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVATécnico de impresiones

1. Verifica en el formato de Atención de Impresiones la firma del Director de Administración 2. Verifica que la cantidad de papel sea suficiente para el número de ejemplares a imprimir.3. Registra en el formato Control Diario de Impresiones la fecha, número de formato Atención de

Impresiones, nombre del área solicitante, tipo de documento, racionaliza la cantidad de ejemplares a imprimir.

4. Archiva el formato Atención de Impresiones al usuario.5. Ejecuta la impresión del trabajo solicitado.6. Revisa, verifica las características del trabajo impreso.7. Entrega el documento a la persona autorizada del área solicitante, previa firma en el Registro de

Control Diario de Impresiones, en señal de conformidad.8. Desglosa y archiva la Hoja de Control Diario de Impresiones en forma correlativa.

FINElabora un Cuadro estadístico de documentos impresos por áreas solicitantes, mensualmente y lo presenta al Especialista de Abastecimientos.

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ORGANO DE CONTROLOFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

JEFATURA VERSION 1.0

CODIGO : I-AI-0

PROCEDIMIENTO


OBJETIVORecepcionar, registrar y asignar los Expedientes que son derivados al Área

BASE LEGAL• Normas de Contraloría General de la República



DESCRIPCION

OFICINA DE AUDITORIA INTERNASecretaria


6. Adjunta al Expediente formulario Hoja de Envío y registra los siguientes datos:• Número del Formulario Hoja de Envío• Expediente/Documento• Número de Folios• Asunto• Sello de Fecha Jefe de OCI




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OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL

AUDITORÍA INTERNA VERSION 1.0CODIGO : U-AI-01

PROCEDIMIENTO

FORMULACION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

OBJETIVOFormular el Plan Anual de Control de acuerdo a lo dispuesto por la Contraloría General de la República

BASE LEGAL• Ley Nº27444 Ley del Procedimiento Administrativo General• Normas de Contraloría General de la República

REQUISITOS• Normas de la Contraloría General de la República.

ORIGENEl procedimiento se origina de acuerdo a la Normativa de la Contraloría General de la República.

DESCRIPCIONAUDITORIA INTERNA

Director AI1. Mediante memorándum designa un responsable de la elaboración del Plan de Control.Auditor ( responsable)2. Organiza al Especialista y/o Técnico formando el equipo de trabajo de acuerdo a las áreas del

Plan.3. En reuniones de coordinación estudia y analiza las normas y directivas sobre formulación del

Plan emitidas por la Contraloría General de la República.4. En las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control los exámenes se realizan:

• Priorizando según la naturaleza, organización, nivel y funciones de las entidades a examinar. • Merituando las denuncias, quejas y reclamos y determinando las áreas críticas de las entidades

donde se practicará un examen especial.5. Sistematiza la problemática administrativa y presupuestal, seleccionando las áreas críticas.6. Conforma las Comisiones de trabajo de acuerdo a las áreas y/o aspectos del Plan.7. Proporciona alcance técnico normativo.8. Programa las acciones a realizar y elabora el proyecto del Plan y lo deriva al Director de AIDirector AI9. Revisa, evalúa y visa el proyecto del Plan de Control. Lo envía al Despacho Directoral y a la

Contraloría General de la República, para su aprobación.ORGANO DE DIRECCIONDirector 10. Analiza el proyecto y evalúa el Plan Anual de Control, de estar conforme, lo remite a la

Contraloría General de la República.FINLa Contraloría General de la República emite la Resolución que aprueba el Plan Anual de Control de la Dirección Regional de Educación

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OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL VERSION 1.0

CODIGO : U-AI-02PROCEDIMIENTO

EJECUCION DEL PLAN ANUAL DE CONTROL

OBJETIVO

Ejecutar las actividades programadas en el Plan Anual de Control

BASE LEGAL• Normas de Contraloría General de la República

REQUISITOS• Resolución de Contraloría que aprueba el Plan Anual de Control• Normas de la Contraloría General de la República• Plan Anual de Control de la Oficina de Auditoria InternaORIGENEl procedimiento se origina después de aprobado el Plan Anual de Control

DESCRIPCIÓN

AUDITORIA INTERNAJefe AI

1. Comunica al Responsable de grupo, según las acciones de control planificadas.Auditor

2. Lee la resolución de Contraloría que aprueba el Plan Anual de Control de la Dirección Regional de Educación

3. El Responsable y los integrantes del grupo coordinan para planificar la acción de control y elaboran los cuestionarios para cada área específica a examinar.

4. Elaboran el Oficio dirigido al representante de la entidad a examinar, acreditando al auditor y comunicando la realización de la acción de control.Director AI

5. Revisa los cuestionarios y el proyecto de Oficio, de estar conforme, lo visa y envía al Despacho Directoral.

6. Procedimiento D-JE-01 Aprobación de Oficio Auditor

7. Participa en la elaboración del Memorándum de Planificación con la estructura que establecen las Normas de Auditoria Gubernamental y describiendo las acciones específicas a realizar.

8. Analiza los antecedentes, las áreas de incidencia asignadas y el Memorándum de Planificación de la Primera acción de control programada.

9. Se constituye a la Entidad a examinar.10. El Jefe de Comisión hace la presentación de los auditores en una reunión con la asistencia del

personal de cada área de la entidad a examinar, y en los formularios redacta el Acta de Apertura en cumplimiento al Memorándum de Planificación.

222



AUDITORÍA INTERNA VERSION 1.0

CODIGO : U-AI-02

Comisión

11. Inicia la acción de control a cargo de la comisión y según las áreas a examinar.12. Solicita un ambiente independiente adecuado para las acciones pertinentes.13. Solicita los documentos fuentes de ingresos y gastos para evaluar el cumplimiento de

dispositivos legales y de las metas y objetivos, así como para determinar la eficiencia, confiabilidad y la oportunidad con que se ejecutó el presupuesto.

14. Evalúa los documentos sustentatorios para determinar el cumplimiento de las normas, y procedimientos comparándolos con los documentos de trabajo

Auditor15. Elabora los papeles de trabajo en relación a los asuntos examinados, que permitan evaluar el

grado de solidez y eficiencia administrativa de la Gestión, los mismos que son la base para la formulación de los hallazgos.

16. De advertir indicios razonables el Auditor elabora un Informe Especial conforme a las Normas de Auditoría Gubernamental y comunica a la autoridad de la entidad para ser remitido al Procurador Público.

17. Administrativamente son material de examen e investigación los hechos delictivos y las denuncias en torno a ello si los hubiere.

JEFE DE LA COMISIÓN

18. Comunica los hallazgos a los servidores comprometidos en las deficiencias y/o observaciones para que sean establecidas o aclarados con las pruebas documentadas.

AUDITOR

19. Evalúa los comentarios y aclaraciones a los hallazgos comunicados, así como los documentos sustentatorios.

20. En caso de advertir que los hallazgos no fueron esclarecidos y/o desvirtuados los considere en el Informe, como observaciones.

FIN

El Auditor formula el informe y se eleva al Director AI. Para su envío posterior al Organo de Dirección.

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OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA



ATENCION DE QUEJAS, DENUNCIAS Y RECLAMOS

OBJETIVOResolver las quejas, denuncias y reclamos presentados por los usuarios y el personal de Instituciones y Programas Educativos.

BASE LEGAL• Ley 24029 y su modificatoria la Ley 25212. Ley del Profesorado• D.S. 019 - 90 -E.D. Reglamento de la Ley del Profesorado• Ley 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General• D. Leg. 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa• D. S. 05-90-PCM. Reglamento de la Ley de Bases de la Carrera Administrativa• Normas de Contraloría General de la República

REQUISITOS• Solicitud en Formulario Unico de Trámite.• Fundamentos del denunciante detallando los hechos• Documentos sustentatorios de la denuncia• Copia de la L.E. y/o D.N.I.

ORIGENEl procedimiento se origina con la presentación del recurso respectivo y documentos sustentatorios en Trámite Documentario.

DESCRIPCION

TRÁMITE DOCUMENTARIO1. Procedimiento D-TD-01- Ingreso de Documentos a Tramite Documentario (Pasos del 1 al 11)2. Entrega los documentos a la Secretaria de Auditoría Interna.

AUDITORIA INTERNASecretaria

3. Recibe y registra en el Cuaderno de Cargo lo siguiente: N° de orden, Fecha, Tipo de documento, Nº de folios, Dependencia de procedencia, asunto, despacho (en donde se indica que día ha pasado a la Jefatura para despacho), Nombre del Director encargado, Documento con que se atendió.

4. Registra en su Cuaderno de control el expediente ingresado, considerando :• Registro de recepción de Auditoria Interna• Número de hoja de envío de Mesa de Partes• Centro Educativo, dependencia de procedencia o generales de ley del denunciante• Asunto• Fecha de recepción

JEFE AI5. Clasifica si es que tiene antecedentes y de acuerdo al caso se pasa al Auditor, que se asignó al caso para

que prosiga con la investigación que se requiera.Auditor

6. Firma el cargo de recepción de expedientes..7. Evalúa y meritúa el contenido del expediente y determina el procedimiento a seguir según el caso.

224



Oficina de Auditoria Interna VERSION 1.0

CODIGO : U-AI-03

8. Evalúa y de ser el caso elabora informe preliminar9. Elaboración y Formulación del Pliego.10. Ejecución del trabajo de campo11. Estudio y análisis de los descargos.12. Emisión del informe final13. Organización de los actuados, conformando un solo pliego.14. Remisión al Director.

JEFE DE 0CI

15. Revisa el informe final y lo eleva para su aprobación al Despacho del Director institucional.

FINUna vez emitido el informe con sustento técnico y jurídico, detectados indicios razonables de comisión de falta grave o delito en agravio del Estado durante la acción de control, el informe es remitido al Ministerio de educación, a la Contraloría y al Titular de la Entidad. Y si el caso lo requiera a Procuraduría y Fiscalía.

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CODIGO : U-AI-04

PROCEDIMIENTO

SEGUIMIENTO Y VERIFICACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES Y MEDIDAS CORRECTIVAS

OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de las recomendaciones y acciones correctivas resultantes de las acciones de control y las derivadas de Auditoría Gubernamental.

BASE LEGAL

• Normas de Contraloría General de la República

REQUISITOS• Informe finales de acciones de control• Providencias y/o oficios de atención• Informes Escalafonarios• Memorándums y Citaciones

ORIGENEl procedimiento se origina con la remisión de informes de control relativos a las acciones propias del órgano de Auditoría Interna, Oficios y/o providencias reiterativas en caso de reclamos, quejas y denuncias, que no tuvieron la naturaleza de Examen Especial o Investigación.

DESCRIPCION

AUDITORIA INTERNAAuditor

1. Recibe y registra el expediente seleccionado2. Estudia y analiza la Directiva que norma el seguimiento de medidas correctivas.3. Toma conocimiento de los documentos administrativos de remisión de Informes del órgano de

Auditoría Interna , así como los recaídos en los diversos recursos. 4. Elabora instrumentos técnicos de acuerdo al asunto que se va a verificar.

JEFE OCI5. Revisa los documentos, aprueba los documentos técnicos y dispone que el Auditor proceda con

la acción, previa acreditación.Auditor

6. Se constituye a la Oficina o dependencia, Centro Educativo y/o lugar de destino de los documentos.

7. Verifica y evalúa el grado de cumplimiento de las recomendaciones y/o ejecución de las medidas correctivas.

8. Implementa los documentos que evidencian el cumplimiento de medidas correctivas y recomendaciones.

9. Entrevista al personal que tuvo conocimiento del trámite de Informes, providencias y/o comunicaciones relacionadas al caso.

10. De cumplirse las recomendaciones, elabora un Informe y Decreto Administrativo de Archivamiento.

11. De no encontrar materializadas las recomendaciones, elabora un Oficio reiterativo para la entidad, formulando medidas precautelares y/o procesos administrativos y administrativos disciplinarios.

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CODIGO : U-AI-04

JEFE OAI12. Toma conocimiento del Informe, revisa el Decreto de Archivamiento, lo firma y dispone su ejecución.13. En el caso de incumplimiento de las recomendaciones, revisa el informe y proyecto de Oficio, lo visa y

envía al Despacho Directoral.

ORGANO DE DIRECCION14. Procedimiento D-JE-01 Aprobación de Oficio

FIN

Si la entidad no efectuara las recomendaciones de Auditoría Interna, se procederá a las sanciones respectivas.

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OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL VERSION 1.0


EVALUACION DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL

OBJETIVO

Evaluar la información contable y la correcta aplicación del presupuesto en las entidades de su jurisdicción.

BASE LEGAL• Ley del Sistema Nacional de Control

REQUISITOS• Información Contable• Memorándum de Planificación• Programa de Auditoría Interna

ORIGENEl procedimiento se origina de acuerdo a las acciones programadas en el Plan Operativo.

DESCRIPCION

AUDITORIA INTERNAJEFE OCI

1. Designa al Responsable de grupo.Auditor Responsable

2. Lee el Plan Anual de Control de Auditoría Interna y coordina con el Director AI para planificar la Acción de Control.

3. Elabora los cuestionarios para el área específica a examinar, previa coordinación con el responsable del grupo y el Director AI

4. Elabora el Oficio dirigido al representante de la entidad a examinar para acreditar a los especialistas y que se les preste las facilidades del caso.JEFE OCI AI

5. Revisa el proyecto de Oficio y de estar conforme, lo visa y envía al Despacho Directoral.6. Procedimiento D-JE-01 Aprobación de Oficio

Auditor7. Elabora el Memorándum de Planificación donde se determina la estructura básica y el Programa

de Auditoría8. Analiza la información básica, las áreas de incidencia asignadas y el Memorándum de

Planificación de la acción de control programada.9. Elabora el Acta preliminar para realizar la acción de control.10. Distribuye los instrumentos a utilizar, coordina la visita, el plan de trabajo y se constituye a la

Entidad a examinar.11. En una reunión con la asistencia del personal de cada área de la entidad a examinar se redacta

un Acta de Apertura dando cumplimiento al memorándum de Planificación.12. Inicia la acción de control con el arqueo de caja de fondos monetarios y valores.13. Solicita un ambiente independiente adecuado para las acciones pertinentes.

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CODIGO : U-AI-05

14. Solicita la información contable correspondiente, con el fin de comprobar la correcta utilización de los fondos presupuestados, calendarizados, autorizados para detectar las desviaciones, sobregiros y otras irregularidades que se producen en las gestiones administrativas.

15. Evalúa los documentos sustentatorios para determinar el cumplimiento de las normas, y procedimientos comparando con los documentos de trabajo.

16. Si detecta irregularidades, comunica los hallazgos a los rindentes para que se absuelvan durante el plazo perentorio que especifica la NAGU 3.60; al mismo tiempo que se van aplicando los cuestionarios previamente elaborados a fin de determinar el grado de solidez y la eficiencia administrativa de la gestión.

17. Evalúa los descargos.

FIN

Elabora el informe, implementado las recomendaciones y se eleva el Informe consolidado al Director AI.

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ugel de huaura - mapro

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