gestion de los costos

7/25/2019 Gestion de Los Costos

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PLAN DE GESTION DE LOS COSTOS


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PLAN DE GESTIN DEL COSTO

PROYECTO Construccin de la Universidad Peruana de Administracion de Empresas

PREPARADO POR: Lauro Soto Crisstomo Director de proecto! "EC#A $% &$ $'&(

APRO)ADO POR: Carlos *ontalv+n

,erente ,eneral de -PAE!

"EC#A $. &$ $'&(

Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambios en el costo:

Nombre Cargo Ubicacin

Lic. Lauro Soto Crisstomo Director de proyecto Oficina aministrati!a

Ing. "autista A#monaci $oanna Jefe de planeamiento Oficina aministrati!a

Persona(s) que aprueba(n) requerimientos de cambios en costo contractual:

Nombre Cargo UbicacinCar#os %onta#!&n Gerente general Oficina Aministrati!a e IPAE

Gerente de Proyecto, Jefe de Divisin de nerg!a"

'a(ones ace)tab#es )ara cambios en e# Costo e# Pro*ecto:

&! Adecuacin en el Alcance del Proyecto (cambios)$! Ampliaciones en el Alcance del Proyecto%! Incremento de los costos de los sub contratistas/! Cambios en las fechas de entrega (aceleraciones)0! Restriccin presupuestal(! Otros debidamente sustentados.

Describir como ca#cu#ar e informar e# im)acto en e# )ro*ecto )or e# cambio en e#+

Para reportar el impacto por cam1ios en el costo se utili2ar+ el 3ormato 45 ",PR6'&&6A 7ue incluela si8uiente in3ormacin:

9 Persona 7ue solicita el cam1io!

. Descripcin de las caracter;sticas de la situacin 7ue re7uiere una solicitud decam1io de costos!

Calidad> tiempo alcance!

&' Descripcin de las alternativas de solucin detallando el impacto en las

di3erentes +reas =costo> calidad> tiempo alcance!

&& Recomendacin en la seleccin de la alternativa de solucin =Propuesta!

&$ Documentos sustentatorios!

&% El tiempo m+?imo de respuesta 7ue tiene el o las personas encar8adas para dar

la apro1acin!

Describir como sern administrados los cambios en el costo:


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Los cambios en el costo se denominarn presupuestos adicionales odeductivos, segn sea el caso. La persona autorizada a solicitarcambios en el costo deber elevar su solicitud a la personaautorizada para aprobar el cambio propuesto, sustentando su pedidoen forma documentada. Slo procedern presupuestos adicionales si

se demuestra que stos son necesarios e imprescindibles para lograrel alcance del proyecto y que sean originados por omisiones odefectos en la formulacin del alcance. Las modicaciones al alcanceque no cumplan con este requisito podrn ser aprobadas slo sicuentan con la autorizacin del sponsor del proyecto. n casocontrario no se modicar el costo del proyecto, siendo deresponsabilidad del equipo de traba!o los mayores costos en que steincurra. "ara el caso de presupuestos deductivos, slo sernaceptados aquellos que se produzcan por reducciones en el alcancedel proyecto o por decisiones del sponsor del proyecto.

El procedimiento a seguir para aprobar un presupuestoadicional o un deductio ser el siguiente:

#. $entro de los quince d%as calendario posterior al &ec&o quedetermine una modicacin del costo del proyecto, la personaautorizada a solicitar cambios en el costo, deber sustentar supedido, indicando las causas que originaron el adicional o eldeductivo, debiendo acompa'ar, necesariamente, una propuesta de

la modicacin del presupuesto precisando los montos y el sustentoanal%tico necesario. sta documentacin deber ser presentada a lapersona autorizada para aprobar el cambio propuesto.

(. La persona autorizada para aprobar el cambio propuesto, dentrode los cinco d%as calendario

"osteriores a la recepcin de la solicitud, deber analizar el pedido y,de encontrarlo conforme en forma total o parcial, deber emitir laorden de proceder, autorizando el cambio del costo.

)na vez emitida la orden de proceder, ser responsabilidad delequipo de traba!o actualizar los documentos que se vean afectadospor dic&a orden de proceder.


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PLAN DE GESTION DE LA CALIDAD

GESTI!N DE CALIDAD DELP"O#ECTO


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PLANI,ICA' LA CALIDAD

De1ido a 7ue somos una empresa con poca e?periencia en la construccin> se propone el

uso de un plan de 8estin de calidad> 7ue le permita ase8urarse controlar de manerae3ica2 e3iciente la calidad> se desarroll un plan de inspeccin en el cual se indicar+ la

actividad> los par+metros a inspeccionar> el re7uisito especi3icado> la tolerancia> la 3recuenciade la inspeccin> el re8istro de los resultados el responsa1le de e@ecutarlo!

,racias al reporte del plan de inspeccin el e7uipo del proecto> tendr+ un par+metro para

veri3icar el desarrollo de las actividades si stas> tuvieron al8una di3icultad> se contar+ con

una documentacin de 3orma 7ue pase a 3ormar parte de las lecciones aprendidas> de

manera 7ue continuamente se estn me@orando los procesos> mediante la divul8acin de

los resultados a todos los involucrados durante el proceso de Construccin de la universidad!

'EALI-A' ASEGU'A%IENTO DE CALIDAD

Aseguramiento e Ca#ia. Es responsa1le Romero La2a Caroln Supervisor deCalidad e@ecutar elAse8uramiento de Calidad durante todo el Proecto> revisa elPlaneamiento de los procesos del proecto contra lo e@ecutado> plantea accionespreventivas o correctivas se8Bn sean necesario! Se in3orma semanalmente en lasreuniones de Calidad al ,erente del Proecto al E7uipo del Proecto!

"EALI$A" CONT"OL DE CALIDAD

Este es el proceso para alcan2ar niveles de rendimiento sin precedente!

Pasos

&! Pro1ar la necesidad de me@ora!

$! -denti3icar los proectos concretos de me@ora!

%! Or8ani2ar para la conduccin de los proectos !

/! Or8ani2ar para el dia8nstico o descu1rimiento de las causas!

0! Dia8nosticar las causas!


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Se emiten las o1servaciones o con3ormidades en la reunin semanal de calidad!Se de3inen dos procedimientos para el Control de Calidad:

* Revisin de Contenidos

* Revisin de "orma!

Contro# e Ca#ia e# Contenio+ Se revisan la calidad de los entre8a1lespara lo 7ue el Analista de Calidad se asesora con el e7uipo de e?pertos de

UPAE Asesores e?ternos> las o1servaciones 7ue se puedan 3ormular> se

in3orman en la reunin semanal de Calidad!

Contro# e Ca#ia e 'eaccin * ,ormato+ El Analista de Control deCalidad revisa con la Asesor;a de un RedactorCorrector la redaccin de losdocumentos entre8a1les> las o1servaciones 7ue se puedan 3ormular> se

in3orman en la reunin semanal de Calidad!

"EALI$A" %E&O"A%IENTO CONTIN'OEs responsa1ilidad del Supervisor del Calidad proponer me@oras de Calidad>estas propuestas se reali2an en la reunin 7uincenal de Calidad> mediante

la cual utili2a erramientas para la medicin de la calidad =estad;sticas>

isto8ramas> etc!

"OLES # "ESPONSA(ILIDADES )A: internas* C: E+ternas,

"OLES A C "ESPONSA(ILIDADES,erente de

Proecto

Lauro Soto

Crisstomo

Es el responsa1le de la ,eneracin del Plan de ,estin de

Calidad!

Responsa1le de la apro1acin de las actividades de

ase8uramiento control de calidad!

De3inir el e7uipo de la calidad sus roles!

E7uipo de

control de

Calidad

Con3ormado por el Supervisor de Calidad el analista de calidad

Plantear las acciones para el ase8uramiento de la calidad

E3ectuar el control de calidad para los entre8a1les del

producto del proecto

Asesorar en aspectos de calidad al ,erente de Proecto al

e7uipo de Proecto

Analista para la

Calidad

Asesora al e7uipo del proecto en temas de calidad espec;3icas!

E7uipo de Proecto

Romero Lai2a

Caroln

Son responsa1les de 8uardar las normas de calidadpara los procesos del proecto la 8eneracin de

entre8a1les!


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SISTE%A DE GESTI!N DE CALIDAD DEL P"O#ECTO


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PLAN DE GESTION DE LOS "EC'"SOS-'%ANOS


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ROL E4 EL

PROYECTO

Gerente e# Pro*ecto

"U4C-4RESPO4SA)-L-DAD PR-4C-PAL

* El ,erente del Proecto ser+ responsa1le de la e@ecucin entre8a del proecto

* Reporta directamente a laAdministracion de -PAE

* -n3ormar+ cada 3in de semana so1re el estado rendimiento del tra1a@o de la,u;a deProcedimientos

* Es el responsa1le de la de3inicin del Personal 7ue inte8ra el e7uipo de proecto desu or8ani2acin 8estin

* Supervisa el correcto 3uncionamiento de la Construccin

* Controla la in3ormacin de 8astos del proecto

* Diri8e aprue1a el proceso de ad7uisicin para la contratacin de empresas

especiali2adas =terceri2acin

* Su tra1a@o 3inali2ar+ con la aceptacin del director del proecto

CO*PETE4C-AS REFUER-DAS RESPO4SA)-L-DADES

D-SPO4-)-L-DAD

Descripcin del

puesto a re7uerir E?terno

4Bmero

estimado "eca in8reso

"eca

Retiro

Tiempore7uerido

,erente del Proecto interno & '& '0 &( '. '0 &9 # a'oE?terno =En caso de re7uerir un recurso e?terno en el tiempore7uerido -nterno =En caso de recurrir a los recursos de la

-4CORPORAC-4AL PROYECTO

E!ento is)araor Sincroni(acin )re!ista

Renuncia -nmediato con la desi8nacin de

reempla2o por el Director de desarrollo

En3ermedad -nmediato con la desi8nacin de

reempla2o por el director de desarrollo

4otas : 4in8una

A tiempo parcial: 4O


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ROL E4 EL

PROYECTO

=Denominacin del

puesto

Aseguraor e Ca#ia

"U4C-4RESPO4SA)-L-DAD PR-4C-PAL

* Asesora al e7uipo del proecto en temas deAse8uramiento de Calidad *e@ora

Continua de la Calidad

* Ase8urador de la Calidad> es el responsa1le de la e@ecucin del control de calidad>revisa7ue los entre8a1les con3orme se vaan presentando> se emita laso1servaciones o con3ormidades en la reunin semanal de calidad!

* Participa en laAutomati2acin del Sistema en sus respectivos entre8a1les

ase8urando la calidad de los mismos!

* Es el responsa1le de tener al d;a los 3ormatos de inspeccin de calidad!

* Revisar+ 7ue la redaccin los 3ormatos de los entre8a1les de la construccin

* Reporta directamente al ,erente de Proectos

CO*PETE4C-AS REFUER-DAS RESPO4SA)-L-DADES

D-SPO4-)-L-DAD

Descripcin del

puesto a re7uerir

4Bmero

estimad

o

"eca in8reso

"eca

Retiro

Tiempore7uerido

Ase8urador de Calidad e?terno & '& '0 &( '. '0 &9 # a'oE?terno

-4CORPORAC-4AL PROYECTO

Evento disparador Sincroni2acin prevista

Renuncia -nmediato con la desi8nacin de

reempla2o por el ,erente del Proecto

En3ermedad -nmediato con la desi8nacin dereempla2o por el ,erente de Proecto

4otas

A tiempo parcial: 4O


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DESA''OLLO DEL E/UIPO DEL P'O$ECTO

PROYECTO Construccin de la Universidad Peruana de Administracion deempresas

PREPARADO POR: Soto Crisstomo Lauro Director delproecto

"EC#A $& &$ &0

APRO)ADO POR: Carlos *ontalv+n ,erente ,eneral "EC#A $$ &$ &(

Acciones a tomar para me@orar las a1ilidades competencias del e7uipo del proecto

,erente del Proecto Capacitacin en P*-> *S pro@ect

Supervisor de Pro8ramacin Capacitacin en SistemaSupervisorio

Supervisor de calidad -n3ormado en toda ladocumentacin completa delAlcance del proecto

Analista de Calidad

Capacitacin en Auditor;as de Calidad

Ase8urador de Calidad Capacitacin en Auditor;as de

Calidad


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Como parte del desarrollo de personal se considerar+ el si8uiente lineamiento en la

sucesin o reempla2o de car8os en el proecto:

El Supervisor de Pro8ramacin es desi8nado sucesor del 8erente delproecto en caso de ausencia de ste!

El Analista de Calidad del e7uipo es desi8nado sucesor del Ase8urador deCalidad en caso de ausencia de ste!

El ,erente del Proecto es desi8nado sucesor del Supervisor de calidaden caso de ausencia de ste!

"ormas de reconocimientos recompensas 7ue se aplican en el proecto

El ,erente del Proecto> en coordinacin con RR##> a esta1lecido un 1ono dereconocimiento a todo el e7uipo del proecto> si se culmina en el tiempo previsto!

+abe se'alar que el alcance de esta bonicacin es solo para el equipo del

proyecto.ctividades en apoyo a la integracin del equipo de proyecto

* "aseos mensuales de recreacin.

* +elebracin de cumplea'os en ocina de proyectos

* -euniones continas para felicitaciones para el equipo del proyecto


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DI"IGI" EL E.'IPO DEL P"O#ECTO

Reali2ar se8uimiento al rendimiento de los miem1ros de e7uipo> proporcionar retroalimentacin> resolvertemas pendientes> coordinar cam1ios para me@orar el rendimiento!

"ara ello aplicaremos tcnicas de medicin y anlisis como


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PLAN DE GESTION DE LAS CO%'NICACIONES


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PLAN DE GESTIN DE CO%UNICACIONES

CDIGO ,GP'0123 !ersin 2.1

PROYECTO Construccion de la universidad peruana de administracion de empresas 6 UPAE

PREPARAD

O POR:

Soto crisostomo lauro Director de proecto "EC#A &9 && &0

REG-SADO POR:

Romero La2a Caroln He3e de Divisin de Ener8;a! "EC#A &. && &0

APRO)AD

O POR:

Carlos montalvan ,erente ,eneral -pae "EC#A &< && &0

GESTI!N DE CO%'NICACIONES DELP"O#ECTO

PLANI/ICACI!N DE LA CO%'NICACI!N

$etermina las necesidades e informaciones y comunicacin de los interesados quinnecesita qu informacin, para cuando la necesita, cmo le ser suministrada y porquin. l /erente del "royecto debe considerar la cantidad de canales necesarios desdeun principio con el fin de que la informacin fluya y llegue a todos los involucrados.

Los requisitos de comunicacin incluyen* 0rganigramas.

* -elaciones de responsabilidades de la organizacin.

* 1reas profesionales, departamentos involucrados.

* Log%stica de cuantas personas estn involucradas.

* 2ecesidades de informacin internas.

* 2ecesidades de informacin e3ternas.

* 4nformacin sobre los interesados.


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NECESIDADES DE IN/O"%ACI!N

5odos los proyectos comparten la necesidad de comunicar la informacin del mismo,pero las necesidades de informacin y los mtodos de distribucin var%an. "or eso,identificar las necesidades de informacin y definir los medios adecuados para obtener ydistribuirla es vital para alcanzar el 3ito.

La informacin se mane!ar a travs de la plantilla del "lan de +omunicaciones.

"or otro lado el proceso de informacin debe contar con alcances bien definidos quesienten las responsabilidades sobre cada una de los involucrados internos y e3ternoscomo se detalla a continuacin

Superintendencia de 6abrica

* "lan $irector del "royecto.

* 4nformes de avance

* Solitudes de +ambio

quipo de "royecto

* "lan $irector del "royecto.* 4nforme de avance.

* +ontratacin de proveedores o subcontratos

* Solicitudes de +ambio.

* 7atriz de -iesgos y su situacin actual

* 7inutas de reunin

* 8itcoras del proyecto


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ENT"ADA

-E""A%IENTAS

SALIDA

"ara ordenar y gestionar las comunicaciones dentro de laempresa, las directrices que nos plantea esta gu%a, son dem3ima utilidad y por ello las vamos a seguir y tratar deadaptar a la comunicacin de la empresa. Los procesos a

continuacin descritos nos servirn de enlace entre laspersonas y la informacin, para lograr as% unacomunicacin correcta

"rocesos

# "lanicacin de las comunicaciones

( $istribucin de la informacin

9 4nformar del rendimiento

: /estionar a los interesados

TECNOLOGA DE LA CO%'NICACI!N +ada !efe yasistentes contaran un con # Smartp&one, ademsde # laptop. 5ambin se les &abr asignado uncorreo electrnico.

SISTE%AS DE GESTI!N DE IN/O"%ACI!N:3istirn 9 tipos

gestin de documentos impresos ;cartas,memorandos, informes, e3t.--7425S?

5+24+S

@)tilizaremosunsistemadegestiondeinformacion.@Auiciodee3pertos.@-eunioncada#Bdias.@+onectadosatravesdelaredprivadademovistar ;celularesconlineapost*pagorpm

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