1

GESTION DE STOCK Y COSTOS

AUTORES Daniel Laso. Uruguay, UCU, rlasodeb@ucu.edu.uy

Martin Medeglia. Uruguay, UCU, mmedegli@ucu.edu.uy

Juan Pereira. Uruguay, UCU, juandper@ucu.edu.uy

Cr. Luis Noguez Uruguay, UCU, luisnoguez@hotmail.com

PALABRAS CLAVE Administración de materias primas Estructura de costos Modelos para la gestión de inventarios Sistemas de control de stock Planeación de requerimientos de materiales (MRP y BOM).

TEMA DEL TRABAJO Aplicaciones de los Sistemas de Costos en

relación con la competitividad y la

productividad: Gestión de Costos orientada a

consultoría y servicios para la toma de

decisiones en empresas en general en

Industrias.

RECURSOS AUDIOVISUALES Se requieren diapositivas en PowerPoint para su correcta

presentación.

2

GESTION DE STOCK Y COSTOS

PALABRAS CLAVE Administración de materias primas Estructura de costos Modelos para la gestión de inventarios Sistemas de control de stock Planeación de requerimientos de materiales (MRP y BOM).

TEMA DEL TRABAJO Aplicaciones de los Sistemas de Costos en

relación con la competitividad y la

productividad: Gestión de Costos orientada a

consultoría y servicios para la toma de

decisiones en empresas en general en

Industrias.

Resumen La gestión de stock es una actividad importante dentro de cada empresa, ver que

siempre se disponga en tiempo y forma de los insumos necesarios para realizar las actividades, de manera que no se interrumpa la operativa organizacional.

Una empresa con una buena gestión de stock presenta grandes ventajas a la hora de compararla con entidades que no la aplican, o usan métodos menos eficaces, por ejemplo podemos aprovechar mejor el tiempo de una manera más eficiente, y como consecuencia estamos directamente reduciendo los costos.

Es muy importante crear un sistema integral, que analice todo el proceso de producción, y que haga un seguimiento que permita cumplir con los objetivos de producción fijados, permitiendo así administrar el almacenamiento de los productos de forma eficiente.

Al administrar bien las existencias contamos con la seguridad de que en ocasiones inesperadas como por ejemplo un aumento inesperado en la demanda, se pueda cumplir con una entrega. Por otra parte hay que tener presente que una buena administración de los stocks permite reducir aquellos costos ocultos en los sobrestocks, los cuales pueden estar cubriendo imperfecciones en nuestra operativa diaria, como problemas de calidad, largos transportes internos, líneas de producción mal balanceadas, ausentismo del personal, falta de comunicación, etc.

3

1. Introducción. Podemos definir Stock como los artículos y materiales necesarios que se

almacenan, tanto aquellos necesarios para producir nuestros productos terminados, como aquellos destinados directamente a su comercialización, por lo que podemos afirmar que la administración de inventarios es una parte importante en la planeación de beneficios tanto para empresas manufactureras como para aquellas cuya actividad es la comercialización.

“La administración de inventarios incluye la planeación, la coordinación y el control de actividades relacionadas con el flujo de inventarios dentro, a través

y fuera de una organización.”1

En primer lugar debemos diferenciar el concepto de stock del de surtido, ya que muchas veces se utilizan como sinónimos, y dicho uso es incorrecto. Por surtido podemos definir a la variedad de artículos que dispone de una misma clase y ofrece a sus clientes, tal puede ser el caso de distintos modelos, talles, colores o de mayor o menor calidad. Por otra parte, el stock es la cantidad de mercadería que tenemos en depósito, o las existencias de un determinado producto.

Los stocks crean intereses enfrentados dentro de la misma empresa, ya que puede ocurrir que el sector financiero quiera niveles de stock bajos para cuidar los costos, pero en cambio el sector de producción y de ventas puede que tenga fijadas ciertas primas por rendimiento, o por unidad producida, incentivando el aumento del stock.

2. Los Stocks. 2.1. Importancia de los stocks.2

Existen distintos motivos para la acumulación de stocks, permitiéndonos comprender la importancia de su correcta gestión.

I. En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la escasez, porque debemos protegernos ante la posibilidad de que las provisiones demoren en llegar, o si la demanda resulta ser mayor a la estimada.

II. También hay que tener presente que la fabricación de grandes cantidades de producto puede servir para abaratar los costos de producción y, por ende, el precio del mismo. Esto tiene un límite, ya que si el aumento de la producción alcanza un nivel en el que los costos de almacenamiento, o la duración stock promedio son muy altos dejará de compensar el ahorro obtenido previamente. A ésta práctica se la denomina economía de escala.

“Existen economías de escala cuando el coste total medio a largo plazo disminuye cuando el output

aumenta.”3

III. Por razones comerciales una empresa también opta por acumular stocks, ya que ésta garantiza que podamos cubrir la demanda. Hay que tener cuidado con esto ya que un stock excesivo puede conllevar unos mayores costos de almacenamiento y de controles de inventarios, que harán aumentar el precio del producto, disminuyendo a su vez la demanda.

IV. Motivos financieros o de especulación. Cuando se puede prever que la demanda de un determinado bien va aumentar, generar stock anticipadamente es una ventaja ante un alza de precios.

1 HORNGREN, Charles, DATAR, Srikant y FOSTER, George. Contabilidad de costos; México, Ed. Prentice Hall,

decimosegunda edición 2007, pág. 691. 2 En: http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199316.pdf, 21 de marzo de 2011.

3 KRUGMAN, Paul y WELLS, Robin. Microeconomía; Barcelona, Ed. Reverté, reimpresión setiembre 2009,

pág. 200.

4

V. Regulación de la producción. En el ciclo productivo de cada empresa hay factores que son decisivos en la toma de decisiones en cuanto al manejo de los stocks. Normalmente se manejan con stocks mínimos y máximos de cada producto. Es importante un adecuado manejo de éstos, de acuerdo a los consumos de la línea productiva para no provocar quiebres en la misma, lo cual ocasionaría bajas en las ventas, incrementos de costos por reducir la producción, insatisfacción de los clientes y pérdida de posicionamiento en el mercado favoreciendo a la competencia.

Todos estos motivos nos explican la importancia de una buena gestión de stock para poder ser eficientes. Para ello debemos lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la máxima competitividad.

El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de inconvenientes:

• Pérdida de ventas. • Pérdida de imagen. • Pérdida de la confianza de los clientes. Los costos por rotura de stock son difíciles de cuantificar, pues es difícil saber

cuánto se deja de ingresar al no tener los artículos disponibles en el lineal durante el tiempo que dura la misma y, por tanto, también lo es conocer los clientes que se pierden.

Así pues, hay que procurar mantener un nivel de stock óptimo; es decir, por una parte, tener suficiente para evitar las roturas de stock y, por otra, evitar que haya un exceso inútil del mismo.

Para conseguirlo, hay que formularse algunas preguntas: • ¿Cuándo debemos emitir una orden de pedido?

• ¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?

• ¿Cuántas unidades de cada artículo debemos mantener en stock? Un aspecto que incide directamente en la rotura de stock son los plazos de entrega

de nuestros proveedores. Para saber cuándo hay que hacer un pedido, hemos de tener en cuenta cuánto tardarán en servírnoslo. Puede ocurrir que el proveedor no cumpla los plazos establecidos, bien por problemas en la fabricación, o en el transporte, o bien por existir una demanda excesiva de ciertos artículos en un momento dado. En suma, necesitamos conocer el funcionamiento de los proveedores para gestionar correctamente nuestros stocks y mantenerlos a un nivel adecuado.

Otra faceta que hay que considerar a la hora de establecer el nivel de stock es que las existencias no estén concentradas en un solo almacén o en un solo lugar fijo, sino que pueden estar repartidas en toda la cadena logística (distintos almacenes regionales de distribución de las distintas divisiones o subdivisiones que tenga la empresa, existencias en tránsito o en movimiento hacia los centros de distribución, etcétera).

Esto significa que la gestión del nivel de stock debe ser integral: no debemos sólo conocer los niveles de toda nuestra cadena comercial o productiva, sino incluso controlar el stock de nuestros propios proveedores. Si conocemos los plazos de entrega de nuestros proveedores, y además conocemos sus stocks, podremos atender con mayor seguridad la demanda que se nos presente.

2.2. Clasificación.4

Los stocks se pueden clasificar según distintos criterios, de los cuales destacamos el funcional y el operativo. Criterio Funcional

Según la función que desempeñan, los stocks pueden ser:

4 CENTURIÓN, Valentina, GIORGI, Marcia, LERMA, Florencia, LOPEZ, María José, FERREIRA, María Sofía,

GIOSSA, Emiliano y WESTON, María Ana. Gestión de Stocks; Trabajo de la asignatura Contabilidad VII del grupo de la noche de Montevideo y del grupo de Salto, año 2010.

5

A. De ciclo: comprar un volumen superior de mercaderías distinto a la demanda del momento, logrando una compra más económica.

B. Estacionales: es el caso típico de productos zafrales (Ej.: la demanda de helado). La demanda es variable a lo largo del año, por lo que la producción será mayor en determinados meses generando este tipo de stock cuando disminuye la demanda.

C. De seguridad: es el stock que se mantiene como protección ante demandas inesperadas o retrasos en el suministro.

D. De tránsito: es el inventario que está en circulación entre proveedores y clientes, el que la empresa compró y no ha recibido aún.

E. De anticipación: compuesto por el stock de promoción, el que la empresa compra en oferta, y por el stock de especulación previendo un alza de precios.

F. De presentación: es el que está a la vista del consumidor para atender las ventas más inmediatas.

Criterio Operativo Según el criterio operativo, los stocks pueden ser:

A. Stock óptimo: es el que conjuga una oferta acorde a la demanda y la maximización de la rentabilidad considerando los costos de almacenamiento.

B. Stock cero: consiste en producir cuando sea necesario satisfacer una determinada demanda. Sólo se comprará cuando se necesite la materia prima. Se identifica con el sistema de producción “Just in Time”.

C. Stock físico: son los artículos que se encuentran en el almacén. D. Stock neto: es el stock físico menos la demanda insatisfecha. E. Stock disponible: es el stock físico más los pedidos realizados a los proveedores

menos la demanda insatisfecha.

2.3. Los movimientos de stock.5 El stock no es siempre el mismo, sino que va cambiando en función de las ventas y

las compras o adquisición de nuevas existencias. Para estudiar esa variación se parte de un nivel de stock dado en un momento del tiempo. Ese nivel de stock incluye lo que hemos llamado stock de ciclo, además del stock de seguridad previamente establecido.

Cuando comienzan las ventas, el nivel de stock disminuye diariamente. Lo normal es que esta disminución de los stocks no se realice de forma constante, es decir, no venderemos la misma cantidad todos los días, con lo cual la curva tendrá forma de escalera (véase Fig. 1.1).

5 En: http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199316.pdf, 21 de marzo de 2011.

6

Si representamos gráficamente la nueva adquisición, tendremos una recta vertical. A medida que este ciclo se repita, el gráfico del movimiento de stock en almacén irá adquiriendo la forma de unos dientes de sierra.

Como se ve en la Figura 1.2, el tiempo que pasa entre dos entregas es siempre el mismo, pero esto no tiene por qué ser así.

Figura 1.2 Gráfica de unas ventas constantes.

Llamaremos período de reaprovisionamiento al período de tiempo que transcurre entre dos entregas de nuestro proveedor.

3. Gestión de Stocks 3.1. Definición.6

Creemos importante, en primer lugar, diferenciar la gestión de stocks con respecto a la gestión de almacenes.

La gestión de almacenes se encarga de: i. Llevar los artículos recibidos a una ubicación identificada. ii. Recuperar la ubicación y enviarlos para lograr el nivel de servicio deseado. iii. Revisar continuamente la ubicación de los productos en almacén. iv. Revisar constantemente el espacio disponible, buscando la máxima

utilización del mismo. v. Mantener al día los procedimientos de operación y los estándares de

trabajo. Por su parte, la gestión de stock se encarga de:

i. Analizar qué artículos conviene tener almacenados ii. En qué cantidad iii. Definir los plazos de suministro iv. Determinar cuál método de gestión de stock le resulta más favorable aplicar

(a continuación veremos varios métodos). 3.2. Aprovisionamientos y gestión de stock: Enfoque Tradicional.7

Éste enfoque considera los mercados como estables, con poca variedad de productos y una oferta escasa, suponiendo a su vez que los clientes sólo quieren el producto, sin preocuparte de la calidad del servicio brindado.

Bajo los supuestos mencionados en el párrafo anterior, éste enfoque define que la gestión de stock se encarga de anticiparse a las necesidades de los usuarios, a interpretar la tendencia de precios, localizar y determinar fuentes fiables de suministro para lo cual es necesario saber negociar con los proveedores, tanto los costos como plazos de entrega.

6 OLTRA, Juan. Gestión de Stock; Presentación en la Universidad Politécnica de Valencia. En:

http://www.investigacion-operaciones.com/material%20didactico/GESTION_INVENTARIOS.pdf, 24 de marzo de 2011. 7 OLTRA, Juan. Ob. Cit.; pág. 10 y sig.

7

Por lo tanto, según este enfoque, los stocks actúan como barrera y protegen el

funcionamiento del sistema productivo, caracterizándose por una relación entre proveedor y cliente marcada por una fuerte competencia entre ambos, donde debe haber constantemente una búsqueda de alternativas de suministro, y ejerciendo a la vez presión sobre los proveedores para tratar de conseguir una baja en los precios. Problemas del enfoque tradicional de aprovisionamientos

Los problemas de éste modelo son: a. Las relaciones con el entorno y los clientes no son las mejores. b. Aumenta la oferta de productos, lo cual provoca una apertura en los

mercados. c. Los clientes, al ingresar nuevos oferentes y aumentar la oferta, tienen mayor

poder de decisión al haber más variedad, por lo cual se vuelven más exigentes en cuanto a la relación entre precio, calidad y rapidez en el servicio.

d. La rapidez de respuesta debe ser mayor, ya que surgen nuevas tecnologías que hacen que el ciclo de desarrollo del producto sea cada vez menor.

e. Aumenta la complejidad en los diseños de los productos, lo cual hace que la calidad sea una necesidad para la empresa.

f. Lo principal de éste enfoque (el acuerdo entre proveedor y cliente por el precio) no contempla los problemas actuales en costos, en la calidad del producto ofrecido, y en el plazo de entrega.

Ante esta situación surgen nuevas técnicas: La Gestión de Stock (demanda independiente, la que proviene del mercado y no puede ser controlada por la empresa), y la gestión de materiales (demanda dependiente, que deriva de las necesidades del proceso productivo una vez establecido el plan de producción, en el que se establece la cantidad que se va a producir y las fechas o plazos de producción).

La gestión de stock es más adecuada cuando nos encontramos ante una demanda

independiente. La demanda independiente es aquella que proviene directamente del mercado y que por tanto no puede ser controlada directamente por la empresa.

La gestión de materiales es más adecuada cuando hay demanda dependiente, que es la que deriva de las necesidades del proceso productivo una vez establecida en el plan maestro de producción, en el que se indica la cantidad que hay que obtener de cada producto final así como las fechas de entrega de las mismas.

8

3.3. Tecnologías de la información8

El control de los inventarios es una responsabilidad de aprovisionamientos, donde el desconocimiento de la demanda real del usuario da como resultado el empleo de técnicas de demanda independiente.

Las tecnologías de la información (T.I.) ayudan al control de stock, lanzamiento de órdenes, seguimiento de ofertas, etc. Ejemplos de T.I. aplicadas a la gestión de stock pueden ser:

Fichero maestro de artículos.

Fichero de estado de inventario.

Fichero de proveedores y clientes. 3.4. Factores relevantes9

La demanda La podemos clasificar como:

a. Demanda Independiente: solo le afectan los componentes propios del mercado. b. Demanda Dependiente: es la que se vincula con la elaboración de otro producto.

Por ejemplo: la demanda de ruedas de autos es dependiente de la demanda de autos.

c. Demanda Predecible: cuando se tiene conocimiento de la cantidad y el momento en el que se debe ser entregado.

d. Demanda Aleatoria: es aquella que obedece a factores no controlables. e. Demanda Estable: es aquella que se mantiene alrededor de una cifra a lo largo

del tiempo. f. Demanda con tendencia: muestra si su tendencia es a crecer o a decrecer dado el

valor medio de la demanda.

g. Demanda estacional: es aquella en la que varía la demanda media por factores

del mercado en distintos momentos del ciclo de planificación.

h. Demanda de movimiento rápido o lento: esta clasificación habla de la distribución

de la demanda a lo largo del tiempo, siendo la de movimiento rápido la que tiene una distribución estadística normal, y la de movimiento lento se asemeja a una de Poisson (sistema de colas: el número de clientes en cola es el número de los que esperan el servicio).

8 OLTRA, Juan. Ob. Cit.; pág. 14.

9 CENTURIÓN, Valentina, GIORGI, Marcia, LERMA, Florencia, LOPEZ, María José, FERREIRA, María Sofía,

GIOSSA, Emiliano y WESTON, María Ana. Ob. Cit.

9

i. Demanda establecida por períodos: es aquella que conocemos con anticipación y

podemos dividirla en períodos (días, semanas, meses). Está relacionado con la demanda dependiente.

Los costos Una de las implicancias de la gestión de stocks es el conocimiento y el control de

los costos asociados directamente a éstos. Para minimizarlos es necesario el saber cómo se componen. Servicio al cliente

Tener un buen servicio y el principal objetivo de mantener stock es dar a los clientes lo que buscan, y en el momento en que lo buscan. La gestión de stock influye en este aspecto porque nuestros clientes pueden buscar en la competencia el mismo artículo si no satisfacemos su demanda o nuestros productos no son de buena calidad.

El nivel del servicio al cliente se puede expresar en porcentajes de la siguiente manera:

El nivel de servicios que adoptemos está relacionado con la imagen que vayamos a

dar. Si queremos que sea alta tendremos mayores costos de inventario.

3.5. Los stocks y los costos10

Estructura de los costos Cuando se quiere conocer en su conjunto los costos asociados a la gestión de

stock habrá que tener en cuenta los que se detallan a continuación. A través del cálculo de éstos se podrá precisar el tamaño óptimo a comprar, dilucidando entre los costos a evitar y a los que no se podrá eludir.

Costos por naturaleza

Los costos de operación son los necesarios para la ejecución del fin. Mientas que los asociados a la inversión son aquellos financieros relacionados con depreciaciones y amortizaciones.

10

CENTURIÓN, Valentina, GIORGI, Marcia, LERMA, Florencia, LOPEZ, María José, FERREIRA, María Sofía, GIOSSA, Emiliano y WESTON, María Ana. Ob. Cit.

10

Costos de Inventario Dentro de éstos tenemos los costos asociados a los flujos, los asociados a los

procesos, y los asociados a los stocks. Costos asociados a los flujos: En general los costos de transporte se

incorporan al pedido de compras ya que en la mayoría de los casos queda a cuenta del proveedor suponiendo así que están incluidos en el precio de adquisición. Será necesario tener en cuenta tanto los costos de operación como los asociados a la inversión.

Costos asociados a los stocks: dentro de éstos se incluyen todos los costos asociados a los inventarios, tanto los fijos como los variables.

Costos de Almacenamiento: o Costos fijos

Personal, vigilancia y seguridad Impuestos Mantenimiento y reparaciones del almacén Alquileres Amortización del almacén (inmueble) Amortización de los equipos de almacenaje Gastos financieros de inmovilización

o Costos variables Electricidad y agua Mantenimiento de equipos y materiales de reposición Reparaciones relacionadas con el almacenaje Deterioros, pérdidas del valor y degradación de

mercaderías. Gastos financieros del stock También debemos tener en cuenta todos aquellos

costos indirectos de administración, formación y capacitación del personal.

Costos de Adquisición: es la cantidad total invertida en la compra del bien de cambio, o el valor contable del producto cuando se trata de productos en proceso o de productos terminados. En el primer caso (materias primas o materiales), al costo de adquisición se le agregan los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (como puede ser el caso del transporte, si es por cuenta del proveedor).Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que puede suceder que nuestro costo de adquisición en un pedido determinado tenga un porcentaje de costo evitable, y en otros pedidos de mayores cantidades serán en su totalidad costos no evitables. En el segundo caso (PP o PT) la determinación del costo de adquisición es más compleja, dependiendo de las prácticas contables de la empresa: como pueden ser los criterios de ordenamientos de salidas (LIFO, FIFO, PPP), los precios estandarte de la empresa, o los estimados de reposición, los costos directos de producción (MOD, depreciaciones) y los costos indirectos.

Costos asociados a los flujos: dentro de estos costos se destacan los costos por falta de existencias. Estos costos no son absorbidos por la producción, sino que son gastos con cargos a resultados. Es difícil estimar la valoración de estos costos, sólo es posible si la empresa utiliza un sistema de gestión de calidad eficiente, de lo contrario quién gestiona los inventarios deberá conformarse con realizar estimaciones subjetivas.

Costos asociados a los procesos: Existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse a los costos de las existencias:

11

Los costos en lo que se incurre cuando se emite una orden de compra, se los denomina como costos de lanzamiento. Estos costos son independientes de la cantidad pedida.

Costos implícitos del pedido que son los de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza producción, costo de conseguir donde colocarlos, movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, costos de transporte vinculados al pedido, costos de supervisión y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc.

Podemos entonces concluir que, cuando se quiere conocer en su conjunto los costos asociados a la gestión de stock, deberemos tener en cuenta los métodos que se detallan a continuación, ya que a través del cálculo de éstos se podrá precisar la cantidad óptima a comprar, deduciendo cuáles son los costos evitables de aquellos que no se podrán eludir.

4. Sistemas de Gestión.11 Existen gran cantidad de métodos de gestión de stock, algunos simples, otros más

complejos, sin embargo cada empresa es un mundo diferente y obviamente hay métodos que se adecuan mas a la misma, por lo tanto a la hora de la elección del sistema de gestión de stock la empresa debe seleccionar el que le sea más aplicable y conveniente a su situación, de forma que no se generen inconvenientes por haber optado por un sistema muy complejo el cual no condice con la realidad de la misma.

El comportamiento del aprovisionamiento y de la demanda, influyen en el método a utilizar, como también los sistemas de producción y comercialización, entre otros.

4.1. Métodos más utilizados “El objetivo final de cualquier modelo de inventario es dar respuesta a preguntas

tales como: 1. ¿Qué cantidad de artículos deben pedirse? 2. ¿Cuándo deben pedirse? La respuesta a la primera pregunta se expresa en términos de lo que se denomina

Cantidad Económica de Pedido (CEP). Ella representa la cantidad óptima a ordenar cada vez que se realice un pedido y puede variar con el tiempo, dependiendo de la situación que se considere.

La respuesta a la segunda pregunta dependerá del tipo de sistema de inventarios: a) Si se requiere revisión continúa, el nivel de inventario al cual debe colocarse un

nuevo pedido, suele ser especificado como punto para un nuevo pedido. b) Si se requiere revisión periódica en intervalos de tiempo iguales, por ejemplo:

cada semana, cada mes, etc., el tiempo para adquirir un nuevo pedido, suele coincidir con el inicio de cada intervalo de tiempo.”12 Modelos deterministas13

Realizan el reaprovisionamiento de existencias cuando éstas llegan a un nivel mínimo, con el requerimiento de cubrir necesidades.

11

En: http://www.programaempresa.com/empresa/empresa.nsf/0/e88d210e51f9371ac125705b002c66c9/$FILE/stocks1y2.pdf, Manual de consulta sobre Gestión de Stocks, elaborado por PriceWaterhouseCoopers, 26 de marzo de 2011. 12

DE ARMAS, Yoseline, LEMOS, Alicia. Gestión de Stocks; Trabajo de la asignatura Contabilidad VII del grupo de la noche de Montevideo de la Universidad Católica del Uruguay, año 2011. 13

OLTRA, Juan. Ob. Cit.; pág. 41.

12

Se basan en planes de aprovisionamiento y forecasts de demanda (previsiones de demanda). El forecasting consiste en la estimación y el análisis de la demanda futura para un producto, componente o servicio.

Asumen que las variables que intervienen son constantes y conocidas (se hace la hipótesis de que la demanda es continua y uniforme, el costo de emisión es independiente del tamaño del pedido, y el costo de posesión es proporcional a la cantidad almacenada y al tiempo que éste permanezca como inventario). Método clásico

Consiste en la realización del reaprovisionamiento de existencias basándose en el cálculo del “punto de pedido” y del stock de seguridad, incluyendo otras variables como la estacionalidad o variabilidad de la demanda, los lead times, expresión que se utiliza para analizar la rapidez del flujo de materiales, son el tiempo que se necesita desde que se solicita un componente o material hasta que se obtiene.

4.2. El Modelo de Wilson o Modelo de Cantidad Económica de Pedido (Economic Order Quantity)

El modelo de Wilson, también llamado Modelo de la Cantidad Económica por pedido (en adelante CEP) tiene como objetivo determinar el volumen o la cantidad de pedido que se quiere realizar, de tal manera que optimice el sistema de gestión de stocks. Consiste en determinar la cantidad óptima a ordenar, la cual minimice los costos incrementales totales relacionados con el mantenimiento de inventarios y el procesamiento de órdenes.

Este modelo presenta las siguientes hipótesis:

a) La demanda se conoce con certidumbre, es continua y es constante en el tiempo. b) Los costos de adquisición relacionados con el modelo permanecen constantes y

no se hacen rebajas por grandes cantidades compradas (no hay descuentos por grandes cantidades de compra).

c) El tiempo de entrega de los pedidos es constante y se conoce. d) No se permiten inexistencias: dado que la demanda y el tiempo de entrega son

constantes, se puede saber en forma exacta el momento en el que ordenará material para evitar faltantes (debe haber siempre stock suficiente para satisfacer la demanda).

e) El material se adquiere o produce en grupos o lotes y el lote se coloca en el inventario todo en el mismo momento.

f) El proveedor nos surte las cantidades solicitadas en un solo lote. g) El producto es un artículo singular: no existe interacción con otros productos.

Cuando el nivel de las existencias baja hasta el punto de pedido, se gestiona un nuevo pedido. El tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción física de la mercadería, es lo que se denomina plazo de aprovisionamiento, o sea, el tiempo que tarda el proveedor en entregarlo. El nivel de existencias en el intervalo en que la empresa aguarda la recepción física de la mercadería, disminuye, pero nunca llega al stock de seguridad.

El modelo de Wilson determina que el pedido óptimo es aquel que minimiza los costos de gestión de stocks.

13

La fórmula para el modelo es: donde D es la demanda en unidades por un período específico (un mes, año), CO representa al costo relevante por ordenar cada compra, y CM es el costo relevante por mantener inventarios de una unidad de existencia por el período utilizado en D.

Los costos por mantener inventarios son los costos que resultan cuando una organización mantiene inventarios de artículos para la venta. Estos costos incluyen el costo de oportunidad que está invertido en el inventario, y los costos asociados con el almacenamiento, tal es el caso de la renta el espacio, el seguro, la obsolescencia, el deterioro y las pérdidas que puedan haber (en este modelo habíamos definido que no ocurren inexistencias). Como puede verse en la figura, el costo de cada pedido aumenta a medida que disminuye el número de unidades que lo componen (al hacerse mayor cantidad de pedidos, por menor cantidad de unidades) ya que conlleva unos mayores costos administrativos y de transporte (más documentación, más viajes, etcétera).

Sin embargo, los costos de almacenamiento disminuyen cuando el pedido es por menos unidades, debido a que se necesita menor espacio en el almacén, bajando los costos de mantenimiento y la inversión financiera por tener retenido ese stock, etcétera.

En un momento dado, la suma de ambos costos es mínima. Este punto señala el tamaño óptimo de pedido (Q*) que

coincida con el punto de inflexión de la curva de costos totales.

4.3. Sistemas de Control de Inventario (Modelos P y Q)14

Normalmente antes de que se acaben las existencias hay que hacer un reaprovisionamiento del almacén y adquirir nuevas unidades para no quedar desabastecidos. Es válido que el stock de seguridad muchas veces puede funcionar como un amortiguador en momentos de aumentos inesperados de la demanda, como también cuando los proveedores no cumplen con los plazos pactados, la empresa debe contar con un buen sistema de reposición.

Existen dos sistemas de aprovisionamiento: Sistema de revisión continua (Sistema Q) Este sistema mantiene actualizado el

stock mediante cualquier entrada o salida de productos, esto nos da a entender que se tiene en cualquier momento el nivel de existencias perfecto.

La frecuencia del pedido estará determinada por el ritmo de las ventas, y el pedido se generará automáticamente cada vez que el nivel de stock llegue al punto de pedido. La cantidad que se pida será siempre la misma, es decir, la del tamaño óptimo del pedido. Los terminales de radiofrecuencia de los almacenes informan de cada movimiento en el mismo momento en que éste se produce; por tanto, los datos contenidos en la red informática referentes a inventario, ubicación de referencias, situación de pedidos, etc., son un reflejo preciso del estado del almacén en tiempo real. Esto permite rebajar el stock de seguridad, reducir los stocks en general y responder rápidamente a cualquier demanda de información.

14

En: http://www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199316.pdf, 21 de marzo de 2011.

14

Debido a los avances tecnológicos existentes este sistema es uno de los más utilizados.

Sistema de revisión periódica (Modelo P): Este sistema estudia el stock a intervalos de tiempo constantes. No se toma en cuenta el punto de pedido, o sea que nada nos indica cuando hay que hacer el pedido. La característica fundamental de esta política es que fija los periodos de revisión (¿Cuándo pedir?) y la cantidad a pedir en cada instante depende del nivel de inventario y de la demanda prevista.

Cantidad a pedir: la cantidad a pedir depende del Stock que se tenga (Stock de Ciclo más Stock en tránsito) y de la demanda que se espera tener hasta que llegue el pedido siguiente al que se va a realizar.

La política de reaprovisionamiento periódico toma en cuenta cuándo se pide el stock, y cuánto éste demora en llegar a la empresa. La misma exige definir un Nivel Máximo, que es la cantidad de stock necesaria para cubrir la demanda hasta que se realice el pedido y mientras éste nos llegue.

DIFERENCIAS ENTRE SISTEMA Q Y P

El Sistema P proporciona ventaja de El Sistema Q se utiliza para artículos de alto valor

reabastecimiento programado y requiere de donde se desea conservar baja inversión en el

inventario de seguridad más grande. inventario de seguridad.

“Una de las principales diferencias entre ambos modelos es la magnitud de los

inventarios de seguridad requeridos en cada uno. Generalmente, el sistema Q requiere menos existencias de seguridad que el sistema P debido a que en el sistema Q el requerimiento de inventarios de seguridad depende de las fluctuaciones de la demanda durante el tiempo de anticipación, mientras que en el sistema P, la magnitud del inventario de seguridad depende de la suma del periodo de anticipación y el intervalo entre pedidos.

Según la definición del sistema Q se conoce la cantidad pedida sin necesidad de usar la ecuación de cantidad optima de pedido. Sin embargo, este no es el caso del sistema P, ya los valores del inventario disponible y de las unidades pedidas varían.

El sistema Q maneja un punto de reorden mientras que en el caso del sistema P se maneja en base a un inventario objetivo o cantidad máxima de existencias.

Por último podemos decir que como gran diferencia que hace a ambos modelos esta el momento en que se hacen las revisiones, que en el caso del sistema Q se realizan continuamente mientras que en el caso del sistema P se realizan según determinados periodos de tiempo.”15

4.4. Sistema Just in Time “El sistema JIT es un sistema integrado de gestión de producción y gestión de

aprovisionamiento desarrollado en Japón en los años ochenta y posteriormente aplicado en EEUU. Actualmente se utiliza en las principales empresas industriales a escala mundial.

El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación. Este sistema tiene como objetivo básico reducir las existencias en almacén. El inventario JIT es el nivel de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y del aprovisionamiento de la empresa eficazmente.

La finalidad del sistema JIT es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes reaccionando

15

DE ARMAS, Yoseline, LEMOS, Alicia. Ob. Cit.

15

ágilmente ante cambios de la demanda y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rápidamente los problemas operativos.”16

“El método JIT busca producir lo que se necesita en la cantidad necesaria, en el instante preciso y con la calidad perfecta; se supone que el objetivo final no se alcanzará nunca, pero debe perseguirse en forma persistente y continúa para llegar cada vez más cerca al ideal.”17

Lo ventaja de aplicar éste sistema en nuestra gestión de stock radica en que, al reducir el nivel de existencias al mínimo indispensable, estaremos reduciendo aquellos costos ocultos en nuestra operativa, tales como problemas de calidad, largos transportes internos, líneas de producción mal balanceadas, ausentismo del personal, falta de comunicación, etc. Si nosotros tenemos mayor inventario del necesario, estaremos teniendo un costo financiero en mantener dicho sobrestock, producto de los mencionados costos ocultos que debemos tratar de reducir al mínimo posible.

Éste sistema, llamado “teoría de los cinco ceros”, destaca que debemos apuntar a “cero plazos” por lo que debemos llevar a cabo la máxima reducción posible en los procesos del ciclo productivo, eliminando todas aquellas actividades que no sean indispensables, generando varias ventajas, entre las cuales podemos destacar la reducción de las necesidades de espacio (para almacenamiento, por ejemplo), nos permite identificar más fácilmente los problemas y ablanda considerablemente el camino para alcanzar una mayor calidad en nuestros productos. Pero éstas reducciones no son solamente del producto terminado, sino que también de las materias primas, las cuales serán pedidas a nuestros “colaboradores de producción” (nuestros proveedores) cuando tengamos el pedido ya realizado por parte de nuestro cliente. Por eso es que éste es un sistema de producción de arrastre.

4.5. Modelo de gestión de inventarios ABC

El ABC trata de producir costos globales más precisos y apoyado por los nuevos recursos informáticos, establece un modelo de actividades que le permite correlacionar más fuertemente los esfuerzos realizados para producir y vender con cada uno de los productos, formas de distribución, mercados o cualquier otro elemento que sea útil a los efectos de tomar decisiones estratégicas u operativas relacionadas con el mix de producción, las formas de distribución o la mejora de la eficiencia.18

16

En: http://www.maristasleon.com/economia/05_%C3%81rea%20de%20aprovisionamiento.pdf, 27 de

marzo de 2011. 17

CENTURIÓN, Valentina, GIORGI, Marcia, LERMA, Florencia, LOPEZ, María José, FERREIRA, María Sofía, GIOSSA, Emiliano y WESTON, María Ana. Ob. Cit. 18 CERVANTES, Shirley y DELGADO, Melina. Gestión de Stock; Trabajo de la asignatura Contabilidad VII del

grupo Nº 1, año 2006.

16

Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas exis-tencias de una empresa cuando ésta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos, ya que tienen una influencia diferente sobre la gestión de esos inventarios.

“El modelo ABC se basa en clasificar las existencias en tres categorías: Existencias A. Son los artículos más importantes para la gestión de aprovisiona-

miento, forman aproximadamente el 20 % de los artículos del almacén y, en conjunto, pueden sumar del 60 al 80 % del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas estricta y detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante para el aprovisionamiento.

Existencias B. Son existencias menos relevantes para la empresa que las ante-riores. A pesar de ello, se debe mantener un sistema de control, pero mucho menos estricto que el anterior. Pueden suponer el 30 % de los artículos del almacén, con un valor de entre el 10 y el 20 % del almacén.

Existencias C. Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento. Por tanto, no hay que controlarlas específicamente, es suficiente con los métodos más simplificados y aproximados. Representan aproximadamente el 50 % de las existencias de la empresa, pero menos del 5 o 10 % del valor total del almacén.

La idea que subyace tras el modelo ABC es que cada categoría de existencias requiere de un nivel de control diferente; cuanto mayor sea el valor de los elementos inventariados, más estrecho deberá ser ese control. Como las existencias A suponen una mayor cantidad de recursos inmovilizados deben ser controladas estrechamente; será necesario reducir las existencias de las mismas en la medida de lo posible y minimizar los stocks de seguridad. Esto suele requerir detallados pronósticos de la demanda, sistemas de inventario continuo y una minuciosa atención a las políticas de compra. Sin embargo, para los elementos de las categorías B y C la mera observación puede ser un método de control válido; para ellas, se pueden emplear modelos periódicos de inventario.”19

4.6. Planeación de Requerimientos Materiales (MRP)20

“La planeación de los requerimientos materiales (en adelante MRP) es un sistema „de empuje‟ que fabrica productos terminados para inventario con base en los pronósticos de la demanda. La MRP utiliza:

1. Pronósticos de la demanda para productos terminados; 2. Un programa que especifica los materiales, componentes y subensamblaje de

cada producto terminado, y 3. Las cantidades de los materiales, componentes e inventarios de productos para

determinar la producción necesaria en cada fase de la producción. Con base en el tiempo de entrega requerido para la compra de materiales y la

fabricación de los componentes y los productos terminados, un calendario maestro de producción especifica la cantidad y el tiempo que tomará la elaboración de cada artículo. Una vez que la manufacturera empieza de acuerdo con lo planeado, la producción de cada departamento se empuja a través de la línea de producción, se requiera o no. Algunas veces este „empuje‟ puede resultar en una acumulación de inventario cuando las estaciones de fabricación reciben trabajo para el cual aún no están listas.”21

19

En: http://www.maristasleon.com/economia/05_%C3%81rea%20de%20aprovisionamiento.pdf, 27 de

marzo de 2011. 20 En: http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/sistemamrp/default.asp, 25 de marzo de

2011. 21

HORNGREN, Charles, DATAR, Srikant y FOSTER, George. Ob .Cit.; pág. 702.

17

“El objetivo principal de este sistema es controlar el proceso de producción en empresas cuya actividad se desarrolla en un entorno de fabricación. La producción en este entorno supone un proceso complejo, con múltiples etapas intermedias, en las que tienen lugar procesos industriales que transforman los materiales empleados, se realizan montajes de componentes para obtener unidades de nivel superior que a su vez pueden ser componentes de otras, hasta la terminación del producto final, listo para ser entregado a los clientes externos. La complejidad de este proceso es variable, dependiendo del tipo de productos que se fabriquen.”22

El Objetivo del MRP es brindar un enfoque más efectivo, sensible y disciplinado a determinar los requerimientos de materiales de la empresa.

Técnicas Clásicas M.R.P.

Tipo de demanda

Independiente

(aleatoria)

Dependencia

(predeterminada)

Determinación de la

demanda

Previsión estadística en

base a la demanda

histórica

Explosión de las

necesidades en base al Plan

Maestro de Producción.

Tipo de artículos

Finales y piezas de

repuesto Partes y componentes

Base de los pedidos Reposición Necesidades

Stocks de seguridad

Necesario para paliar la

aleatoriedad de la

demanda

Tiende a desaparecer salvo

en los productos finales

Objetivos directos Satisfacción del cliente

Satisfacción de las

necesidades de producción

El Sistema MRP23

El sistema MRP comprende la información obtenida de al menos tres fuentes o ficheros de Información principales que a su vez suelen ser generados por otros subsistemas específicos, pudiendo concebirse como un proceso cuyas entradas son:

22 En: http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/sistemamrp/default.asp, 25 de marzo de

2011. 23

CENTURIÓN, Valentina, GIORGI, Marcia, LERMA, Florencia, LOPEZ, María José, FERREIRA, María Sofía, GIOSSA, Emiliano y WESTON, María Ana. Ob. Cit.

18

I. El plan maestro de producción: el cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a la demanda externa (fundamentalmente los PP).

II. El estado de inventario: cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso se debe conocer la fecha de recepción de las mismas.

III. La lista de materiales (o Bill of Money): representa la estructura de fabricación en la empresa. Indica de qué partes o componentes está formada cada unidad, y permite por tanto calcular las cantidades de cada componente que son necesarios para fabricarlo. En concreto, ha de conocerse el árbol de fabricación de cada una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de Producción.

IV. El plan de producción: de cada uno de los productos que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas de producción

V. El plan de aprovisionamiento: detallado en fechas y tamaño de los pedidos a proveedores.

Ventajas y desventajas del sistema MRP24

Las principales ventajas deducen de aquellas aplicaciones exitosas:

Capacidad de fijar precios para aumentar el nivel de competencia.

Reducir los precios de ventas.

Reducción de los inventarios, con el fin de obtener el menor nivel de éste, no descuidando la falta de materiales.

Mejor respuesta a las demandas del mercado.

Reducir los costos innecesarios.

Reducir el tiempo, teniendo un buen sistema de control y orden en la empresa.

Realizar informes anticipados, para que los gerentes puedan informarse sobre los programas planeados antes de tomar decisiones o suministrar pedidos.

24

CENTURIÓN, Valentina, GIORGI, Marcia, LERMA, Florencia, LOPEZ, María José, FERREIRA, María Sofía, GIOSSA, Emiliano y WESTON, María Ana. Ob. Cit.

19

Reducir las inversiones, manteniendo un control de compras de aquellos productos que no son muy consumidos, ni tiene mucha rotación.

Las principales desventajas o problemas en la aplicación de un sistema MRP generalmente se dan en el proceso de instalación. Se identifican 3 causas principales:

Falta de compromiso en la alta gerencia.

No reconocen que la MRP es solo una herramienta de software y no toma decisiones.

Integración de la MRP y el JIT.

Otra gran desventaja que tiene éste sistema, es que exige una gran exactitud para que funcione correctamente a la hora de ponerlo en marcha.

5. Conclusiones La gestión de stock sin dudas es una actividad importante dentro de cada empresa,

ver que siempre se disponga en tiempo y forma de los insumos necesarios para realizar las actividades, de manera que no se interrumpa la operativa organizacional.

Una empresa con una buena gestión de stock presenta grandes ventajas a la hora de compararla con entidades que no la aplican, o usan métodos menos eficaces, la gestión del stock ayuda aprovechar mejor el tiempo de una manera más eficiente, y por consecuencia directa se reducen los costos

Pudimos aprender que los stocks generan distintas posiciones dentro de la organización, ya que distintos sectores pueden llegar a plantearse objetivos que difieren unos de otros, centrándose en el objetivo que más beneficie a su sector, pero sin mirar lo que más beneficia a la empresa. Por ello es muy importante crear un sistema integral, que analice todo el proceso de producción, y que haga un seguimiento que permita cumplir con los objetivos de producción fijados, permitiendo así administrar el almacenamiento de los productos de forma eficiente.

Al administrar bien las existencias se cuenta con la seguridad de que en ocasiones inesperadas como por ejemplo un aumento inesperado en la demanda, este se pueda subsanar a raíz de contar con stocks de seguridad, o también cuando un proveedor no cumple con una entrega. Otra ventaja de una buena administración de las existencias es que evita las pérdidas por inexistencias (robos) que podría haber en el caso de tener sobrestocks.

20

6. Bibliografía

CENTURIÓN, Valentina, GIORGI, Marcia, LERMA, Florencia, LOPEZ, María José, FERREIRA, María Sofía, GIOSSA, Emiliano y WESTON, María Ana. Gestión de Stocks; Trabajo de la asignatura Contabilidad VII del grupo de la noche de Montevideo y del grupo de Salto de la Universidad Católica del Uruguay, año 2010.

CERVANTES, Shirley y DELGADO, Melina. Gestión de Stock; Trabajo de la asignatura Contabilidad VII del grupo Nº 1 de la Universidad Católica del Uruguay, año 2006.

DE ARMAS, Yoseline, LEMOS, Alicia. Gestión de Stocks; Trabajo de la asignatura Contabilidad VII del grupo de la noche de Montevideo de la Universidad Católica del Uruguay, año 2011.

HORNGREN, Charles, DATAR, Srikant y FOSTER, George. Contabilidad de costos; México, Ed. Prentice Hall, decimosegunda edición 2007.

KRUGMAN, Paul y WELLS, Robin. Microeconomía; Barcelona, Ed. Reverté, reimpresión setiembre 2009.

OLTRA, Juan. Gestión de Stock; Presentación en la Universidad Politécnica de Valencia.

http://www.investigacion-operaciones.com/material%20didactico/GESTION_INVENTARIOS.pdf,

www.mcgraw-hill.es/bcv/guide/capitulo/8448199316.pdf www.programaempresa.com/empresa/empresa.nsf/0/e88d210e51f9371ac125705

b002c66c9/$FILE/stocks1y2.pdf www.maristasleon.com/economia/05_%C3%81rea%20de%20aprovisionamiento.p

df www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/sistemamrp/default.asp