gestiÓn del alcance

@cherrerapenaranda Carlos Herrera Peñaranda

CARLOS HERRERA PEÑARANDA ING.

Especialista en Dirección de Plantas Industriales Estudiante MBA & Esp. Transformación Digital | UNIR PMP ® | 6 Sigma Lean Black Belt

GESTIÓN DEL ALCANCE

PMBOK 6TA EDICIÓN

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE


Proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesaria para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el Alcance del proyecto. Es decir, establece EL QUÉ, CÓMO, QUIÉN, CUÁNDO !!!

PMBOK 6Ta Edición

PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE


Con este proceso deberían quedar resueltas las siguientes preguntas:

1. ¿Cómo se logrará el alcance?

2. ¿Qué herramientas se utilizarán para

planificar el proyecto de forma tal

que cumpla con el alcance?

3. ¿Cómo se crea la Estructura de

Desglose del Trabajo, EDT?

4. ¿Qué factores ambientales y activos

de los procesos de la organización

incidirán directamente en la gestión

del alcance?

5. Cómo se gestionará y se controlará el

alcance de acuerdo con el plan?

6. Cómo se obtendrá la aceptación de

los entregables?

Activos de los Procesos de la Organización / Organizational Process Assets. Planes, procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento que son específicos de la organización ejecutante y que son utilizados por la misma. Factores Ambientales de la Empresa / Enterprise Environmental Factors. Condiciones que no están bajo el control directo del equipo y que influyen, restringen o dirigen el proyecto, programa o portafolio.


¿ Qué necesitaría para poder realizar un plan de gestión

del alcance adecuado?


Entrada / Input. Elemento, interno o externo del proyecto requerido por un proceso antes de que dicho proceso continúe. Puede ser un resultado de un proceso predecesor. Ejemplos Incluyen: Estatuto del Proyecto / Cronograma del Proyecto,/ Factores Ambientales de la Empresa Enterprise Environmental Factors (EEF), cómo estándares del gobierno y la industria, cultura y estructura organizacional /Activos de los Procesos de la Organización - Organizational Process Assets (OPA), cómo guías, instrucciones de trabajo. Etc Herramienta / Tool. Algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado. Ejemplos incluyen: Técnicas Analíticas/ Sistemas de Información Técnica / Technique. Procedimiento sistematico definido y utilizado por una o mas personas para desarrollar una o mas actividades, a fin de generar un producto o un resultado o prestar un servicio y que puede emplear una o mas herramientas. Ejemplos Incluyen: Reuniones / Juicio de Expertos/ Inspecciones / Entrevistas/ Descomposición Salida / Output. Producto, resultado o servicio generado por un proceso. Puede ser un dato inicial para un proceso sucesor . Ejemplos: Información de Desempeño del trabajo / Requisiciones de Cambio /Actualización de los Documentos del Proyecto

DIAGRAMA ITTO

https://www.project-management-prepcast.com/pmp-itto

Estas Definiciones fueron tomadas del Glossary of Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide)– Sixth Edition, Project Management Institute Inc., 2017.








DIAGRAMA ITTO PGA


Acta de Constitución

Plan para la Dirección Del

Proyecto

FAE

APO

8.1.1ENTRADAS

Juicio de Expertos

Analizar Datos Reuniones

8.1.2 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Plan De Gestión De Alcance

Plan de Gestión de Requisitos

8.1.3 SALIDAS

ENTRADAS PGA


Acta de Constitución

• Marco de referencia : Entregables, supuestos y restricciones de alto nivel

Plan para la Dirección

Del Proyecto

• Plan de Gestión de Calidad: El alcance puede verse afectado por la forma en que sean implementadas las políticas de calidad, la metodología y los estándares del a organización.

• Descripción del ciclo de vida del proyecto: Fases que atraviesa su proyecto desde el inicio hasta el final. • Enfoque de desarrollo: cascada, iterativo, adaptativo, ágil o híbrido.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

ACTIVOS DE LOS PROCESOS

DE LA ORGANIZACIÓN

• Regulaciones de las agencias gubernamentales • Reglas, estándares y guías específicas para el área de aplicación • Distribución Geográfica • Estructura Organizacional • Condiciones del Mercado • Condiciones de Trabajo u operativas del proyecto o de sus entregables • Percepciones Culturales

• Sistema de información • Plantillas de proyectos anteriores, tales como hojas de verificación, matriz de trazabilidad y otros • Bases de Datos históricas y repositorio de lecciones aprendidas

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PGA


Juicio de Expertos

• Individuos o grupos que tengan experiencia o conocimientos en Gestión del Alcance • Pueden ser internos o externos. • Ejemplos: Asociaciones Gremiales, Alta Dirección, expertos en el área de aplicación del proyecto.

Analizar Datos

• Análisis de alternativas: se evalúan diversas formas de recolección de requisitos, elaboración de alcance del proyecto y del producto, creación del producto, validación del alcance y control del alcance.

Los equipos del proyecto pueden celebrar reuniones de planificación para desarrollar el plan para la gestión del alcance.

Reuniones

10 TIPS PARA REUNIONES PODEROSAS

1. DEBE TENER UN OBJETIVO CLARO.

2. DEBE ESTABLECERSE UN TIEMPO LÍMITE Y NOMBRASE UN MODERADOR.

3. DEBE PREPARARSE CON ANTICIPACIÓN, 80% PREPARACIÓN.

4. DEBEN HABER PARTICIPANTES (NECESARIOS / OPCIONALES).

5. DEBEN REVISARSE KPI´s.

6. DEBEN EXISTIR NORMAS DE COMPORTAMIENTO.

7. DEBEN DEFINIRSE PREGUNTAS QUE DEBEN ABORDARSE.

8. DEBE HABER UNA AGENDA DE LA REUNIÓN Y RESPETARSE.

9. DEBEN EXISTIR COLCHONES DE TIEMPO.

10.DEBEN REVISARSE LOS COMPROMISOS DE REUNIONES PREVIAS.

SALIDAS PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

• Dependiendo del proyecto, este documento puede ser formal o informal,

muy detallado o formulado de manera general.

• Cada plan de gestión es único pero algunos apartes se pueden

estandarizar en la compañía como un activo de los procesos de la

organización.

• Una vez es terminado, formará parte del Plan para la dirección del

proyecto.

• Se puede desarrollar en etapas, o en iteraciones durante la planificación.

Ejemplo: el proceso Planificar la Respuesta a los Riesgos, pueden dar como

resultado el agregado de alcance al proyecto y, en consecuencia, cambiar

el plan de gestión del alcance del proyecto.

PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE


SALIDAS PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS

Describe como se analizaran, documentaran y gestionaran los requisitos del proyecto y del

producto.

Los componentes del plan de gestión de los requisitos incluyen, entre otros:

• Como serán planificadas, monitoreadas y reportadas las actividades asociadas a los

requisitos y que se informara sobre estas;

• Las actividades de gestión de la configuración, tales como: como se iniciaran los cambios,

como se analizara el impacto, como será el monitoreo, seguimiento y reporte, así como los

niveles de autorización requeridos para aprobar dichos cambios;

• El proceso para priorizar los requisitos;

• Las métricas que se utilizaran y el fundamento de su uso; y

• La estructura de trazabilidad que refleja los atributos de requisitos capturados en la matriz

de trazabilidad.

PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS


¡GRACIAS! CARLOS HERRERA PEÑARANDA ING.

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