ejemplo gestión del alcance casa para todos

Universidad Dr. Jos Matas Delgado

Facultad de Posgrados y Educacin Continua

Maestra en Gerencia de Proyectos

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Catedrtica: Yanira Aparicio

Propuesta de Gua Metodolgica para la operacin del

Programa de Fomento Empresarial (PFE) de CASA PARA

TODOS El Salvador.

Presentan:

Elsy Lemus

Stephanie Martnez

Ricardo Iraheta

PROJECT CHARTER:

CONTROL DE VERSIONES

Versin Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

1

Elsy Lemus,

Stephanie Martnez,

Ricardo Iraheta.

Yanira

Aparicio 26/02/14

Aprobacin de Project

charter

2 ESR YA 5/03/2014 Revisin de requisitos

3 ESR YA 8/03/2014 Definicin de alcance.

PROJECT CHARTER

Nombre del proyecto Siglas del Proyecto

Propuesta de Gua Metodolgica para la operacin

del Programa de Fomento Empresarial (PFE) de

CASA PARA TODOS El Salvador.

PGMOPFE

1. Descripcin del Proyecto Qu, Quin, Cmo, Cundo y Dnde?

El PFE es un programa que forma parte las estrategias de CASA PARA TODOS El

Salvador, busca "Mejorar las economas de las familias en situacin de pobreza"

mediante distintas acciones de emprendimiento, capacitacin tcnica, apoyo financiero y

acompaamiento de las iniciativas.

La propuesta de guametodolgica para la operacin del Programa de Fomento

Empresarial est orientada a estructurar y delimitar los procesos que se desarrollan en

la Unidad de "Coordinacin de Proyectos de Fomento Empresarial" de CASA PARA

TODOS El Salvador. Esta unidad es la encargada de poner en marcha los cuatro

componentes del programa, y aunque estos ya estn siendo implementados de manera

independiente, se requiere su delimitacin y vinculacin para alcanzar las metas.

Mediante la delimitacin y vinculacin de sus macro procesos, la definicin de perfiles, la

identificacin de los responsables, la definicin de los resultados (entradas y salidas de

cada componente), el desarrollo de indicadores de xito y la aplicacin de una

metodologa, se proporcionar una guaque permita al personal de la Institucin conocer

los pasos necesarios para la implementacin integral del programa con miras a obtener

resultados coherentes con todos los componentes del PFE.

A la vez, esta gua podr ser una herramienta de respaldo para validar y demostrar el

desempeo del programa frente a actuales y potenciales cooperantes.

Responsables:

1. Gerente de proyecto: Stephanie Martnez.

2. Equipo tcnico: Ricardo Iraheta, Elsy Lemus.

3. Madeline Daz, Coordinadora de Programa de Fomento Empresarial.

Lugar: CASA PARA TODOS El Salvador, Antiguo Cuscatln, El Salvador.

Periodo de realizacin: 11 meses.

2. Definicin del producto: Descripcin del proyecto, servicio o capacidad a generar.

El resultado del proyecto ser un documento que contenga la propuesta de Gua

Metodolgica de operacin para elPrograma de Fomento Empresarial (PFE) que est a

cargo de la "Coordinacin de Fomento Empresarial" (CFP) de CASA PARA TODOS El

Salvador.

Dentro de este documento se detallarn metodologa, procesos, vinculaciones, recurso

humano, tcnicas, herramientas y metas para el PFE, dividido en sus cuatro

componentes; todo ello con el propsito de alcanzar los fines del programa as como

tambin hacer uso efectivo del recurso humano con el que la institucin cuenta.

3. Definicin de requisitos del proyecto: Descripcin de requerimientos funcionales,

no funcionales, de calidad, etc. Del proyecto/producto.

La unidad de Coordinacin de Fomento Empresarial requiere:

1. Un manual operativoestructurado bajo una metodologa que detalle los macro procesos a ser ejecutados por la unidad de Coordinacin de Fomento

Empresarial (CFE) del Programa de Fomento Empresarial (PFE), este diseo

deber considerar los factores ambientales de la institucin, as como el marco

legal y tcnico que le rige. 2. Redefinir una estructura de RRHH que est acorde con la propuesta operativa

para la CFE, y en la cual se indiquen los responsables y sus funciones dentro de

los procesos. Dentro de esta propuesta se deber considerar tanto a las

contrataciones fijas como a los voluntarios que participan del programa.

3. Lagua metodolgica del PFE ser una herramienta de apoyo para la

capacitacin de los voluntarios, y establecer sus responsabilidades dentro del

programa.

4. Definir el perfil de los beneficiarios del programa:perfil de entrada y salida por

componente. Esta lnea base servir como requisito de participacin por etapas.

5. Diseo de indicadores de control para cada proceso levantado para el PFE,

deben ser medibles, pertinentes y alcanzables. Establecer metas y resultados.

6. Ejecutar lasocializacin de la gua metodolgicadel PFE entre los miembros de la

unidad: contrataciones fijas y voluntarios.

Objetivos del proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en

trminos de la triple restriccin.

CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE XITO

1. Alcance

Crear un documento con la propuesta de

la Gua Metodolgica para la operacin

delPrograma de Fomento Empresarial a

cargo de la unidad de"Coordinacin de

Fomento Empresarial" (CFP) de CASA

PARA TODOS El Salvador.

Dentro de esta, se contendrn los

procesos, vinculacin, el organigrama de

la unidad y sus perfiles, los indicadores

de control y la metodologapara la CFE.

El personal de la CFP conoce

y comprende la Gua

Metodolgica del Programa

de Fomento Empresarial,

identifica los procesos,

comprende las actividades,

reconoce a los responsables y

la metodologa que ah se

propone.

2. Tiempo Disear la guametodolgica para la CFP

en el tiempo de 11 meses.

Finalizar el diseo de la

propuesta en el tiempo

establecido.

3. Costo

Utilizar de manera eficiente los recursos

disponibles para la ejecucin del

proyecto.

Diseo ejecutado con

presupuesto establecido.

Finalidad del proyecto:

Fortalecer dos de laslneas de accin estratgica de la institucin, "Mejorar las

economas de las familias en situacin de pobreza" de CASA PARA TODOS El Salvador" y

"Velar por la excelencia en la Gestin y garantizar la Sostenibilidad Institucional". Ambos

enfoques estratgicos gobiernan acciones de la institucin y si bien el proyecto no

aborda su cumplimiento total, sirve como un aporte en un rea particular.

Justificacin del proyecto: Motivos, razones o argumentos que justifican la ejecucin del

proyecto.

Justificacin Cualitativa Justificacin Cuantitativa

Mejorar la articulacin de los

procesos de la unidad CPF de

CASA PARA TODOS El Salvador para su efectividad.

Incrementar el

rendimiento operativo

de la unidad mediante la

delimitacin de los

procesos y la

designacin especifica

de los actores.

El involucramiento de

participantes en los

componentes del PFE se ha

visto disminuida; pasando de

500,a un promedio de 100

personas en un ao.

Designacin del Project manager del proyecto.

Nombre Stephanie Martnez, Elsy Lemus, Ricardo

Iraheta

Niveles de

autoridad Alta

Reporta a MadelineDaz (Coordinacin de Proyectos

de Fomento Empresarial)

Niveles de

autoridad Alta

Cronograma de hitos del proyecto.

Hito o evento significativo Fecha programada

Investigacin y diagnstico de la PFE Marzo 2014

Levantamiento de procesos de la PFE Marzo-Mayo 2014

Propuesta de procesos de la PFE Mayo-Junio 2014

Creacin de mtricas para macro

procesos de la PFE Junio-Julio 2014

Diseo de organigrama para la PFE Julio 2014-Agosto 2014

Diseo matriz de resultados con

indicadores, actividades, entregables,

responsables y metas.

Septiembre-Octubre 2014

Definicin de perfil de voluntarios por

componente Octubre 2014

Definicin de rol de beneficiario dentro de

la ruta de ejecucin del proyecto Octubre-Noviembre 2014

Diseo y presentacin de gua

metodolgica Noviembre 2014- Enero 2015

Presentacin de gua metodolgica Febrero 2014

Organizaciones o grupos organizacionales que intervienen en el proyecto.

Organizacin o grupo organizacional Rol que desempea

CASA PARA TODOS(Unidad de

Coordinacin de Proyectos de Fomento

Empresarial)

Interesado

Coordinador (empleado) de la unidad CFE Encargado del programa PFE

Voluntarios Partcipe equipo de proyecto

Emprendedores de las comunidades Beneficiarios directos

Fundacin interamericana Cooperante y controlador

Principales amenazas del proyecto (riesgos negativos)

Recepcin de la institucin ante la propuesta (resistencia al cambio)

Recursos insuficientes para elaborar el diseo de la gua metodolgica.

Recurso econmico insuficiente para contratar nuevo RRHH.

Principales oportunidades del proyecto (riesgos positivos)

Apoyo empresarial ofrecido por instituciones de gobierno como CONAMYPE, MINEC, etc.

Apoyos de programas para el emprendimiento ofrecidos por otras instituciones y

ONGscomo PNUD.

Ser elegibles a oportunidades de financiamiento de empresa privada y fondos de

Cooperacin, por transparencia en las operaciones.

Supuestos

1.Existe demanda para las iniciativas de fomento empresarial.

2.Existe financiamiento de ONGs, municipalidades, gobierno central y cooperantes para

este tipo de iniciativas.

3.Est en operaciones el Programa Fomento Empresarial en CASA PARA TODOS El

Salvador, y dado que abona a sus lneas estratgicas seguir en funcionamiento dentro

de la institucin.

La institucin est interesada en la mejora de sus procesos.

Presupuesto preliminar del proyecto

Concepto Monto

Recurso humano $24,017,55

Insumos $4,179.70

5% eventualidades e imprevistos. $1409.85

$29,606.80

Sponsor que autoriza el proyecto

Nombre Empresa Cargo Fecha

Agencia de cooperacin FUNDACIN

INTERAMERICANA

Oficina de

enlace 3 de Marzo

Junta directiva CASA PARA TODOS

Miembros

directivos

ad

honorem

3 de Marzo

PLAN DE GESTIN DEL ALCANCE:

a. Planificar la gestin :

Plan de gestin del alcance

Metodologa

Recopilar requisitos Recopilacin de requisitos a travs de:

Visitas a la unidad (entrevistas, observacin).

Revisin documental del proyecto (histrico, resultados, documentacin de proyectos, formatos, medios, resultados financieros, investigaciones, acuerdos con los socios, etc.) insumos que contribuyan a conocer del programa y su desempeo.

Reuniones con: Coordinadora de la unidad de emprendimiento en CASA PARA TODOS y empleados de la misma, as como con directivos de CASA PARA TODOS,para definir lo que se incluye o no dentro de la gua.

Entrevistas con actuales o anteriores beneficiarios del proyecto, miembros de las comunidades para consultar sobre los beneficios y dificultades del programa.

Documentar la estructura de RRHH y de funcionamiento de la unidad de CFE.

Definir el alcance Desarrollar reuniones de trabajo con la unidad para el consenso y la validacin de la informacin.

Identificar riesgos y exclusiones del proyecto mediante la consulta interna.

Firma de acta de acuerdos por reunin.

Avales de recibido y aceptacin de los avances y la definicin, mediante correo electrnico o comprobantes fsicos.

Creacin de EDT Reuniones con equipo tcnico del proyecto para definir hitos, actividades, responsables y entregables del proyecto.

Tomar acuerdos con base a los recursos disponibles, el tiempo y el alcance del proyecto.

Validacin del alcance Acuerdo firmado y sellado de los resultados definidos como alcance mediante presentacin de propuesta a interesados (CASA PARA TODOS El Salvador).

Aceptacin dela propuesta metodolgica y de asignacin de los recursos tcnicos, humanos y econmicos, mediante firma de documentos presentados.

Control del alcance Autorizaciones de la junta directiva de CASA PARA TODOS que avala la metodologa y lo que esta implica (viabilidad tcnica, legal, econmica y operativa) sobre documento con el diseo de la metodologa.

Para el manejo de cambios en el alcance es necesaria la autorizacin de la CFE expresada mediante documento fsico ante equipo tcnico

de proyecto, y con copia a la Junta Directiva.

b. Identificar a los interesados y sus expectativas

Casa para todos espera contar con procesos documentados que puedan ser validados mediante el

cumplimiento de metas e indicadores de los mismos, como respaldo para la rendicin de cuenta

ante sus donantes.

INTERESADOS EXPECTATIVAS

1. Directorio-CASA PARA TODOS El Salvador

El enfoque estratgico de CASA PARA TODOS busca "Mejorar las economas de las familias en situacin de pobreza" y "Velar por la excelencia en la gestin y garantizar la sostenibilidad institucional", entre otros, por lo que le parece de suma importancia que las personas logren independencia mediante las capacidades y el conocimiento por lo que propicia espacios para estos aprendizajes.

2. UCPFE-CASA PARA TODOS El Salvador

La unidad CPFE ha dado un sinfn de nombres a la actividades que ejecuta, sin analizar el contexto bajo el cual se ejecutan las actividades. Actualmente los empleados de la unidad de la CPFE no tienen claridad de los procesos de los programas ni de la delimitacin de estos. Tiene 4 componentes que han corrido de manera fortuita, algunos de manera planificada, que son: Formacin tcnica, que cuenta con su propio manual operativo y algunas veces los hacen en asocio con el ITCA quien provee estudiantes; creacin del negocio, que lo trabajan en asocio con una institucin SIRAMA que solo trabaja con mujeres (excluye la participacin de los hombres) y no la ejecutan en las comunidades, si no que los participantes deben hacerse presentes al lugar de capacitacin, el componente de financiamiento que ese, si lo realizan de manera autnoma con fondos de la cooperacin en el que se hacen entregas en tripartitas la organizacin da el 60% que no excede de 1,000$, la comunidad aporta al menos el 10% y no ha sido posible logra un aporte de un tercero y no tienen claridad de cmo hacer partcipe a las municipalidades en las aportaciones al proyecto, en este mismo elemento han intentado desarrollar hbitos de ahorro con cada grupo emprendedor, esto lo hacen adoptando una metodologa de una microfinanciera (ENLACE) a travs de un convenio; por ultimo tienen una fase de acompaamiento la cual est prevista para un ao y seis meses pero no est clara la modalidad de aporte. Los componentes funcionan algunas veces de manera aislada y otras veces de manera integrada pero no tienen polticas de cuando pueden funcionar de manera aislada, cuando no, o incluso si para los fines para los cuales

existen estos pueden funcional de manera aislada. No existe claridad de la estructura de trabajo, incluyendo su lugar en la estructura y las principales funciones. Para evaluar el progreso del programa la unidad cuenta con instrumentos de linea base, seguimiento y de finalizacin del proyecto y esta informacin es analizada y sistematizada por el Centro de Investigacin Social (CIS)en sus oficinas en chile, por lo que no es necesario indagar en creaciones de instrumentos de evaluacin. Sin embargo los instrumentos nicamente recogen la variacin de ingresos de las personas pero no el progreso en el desarrollo de la unidad de negocio En trminos generales no se sabe cuando un negocio es sostenible o se puede dejar de dar el seguimiento

3. Voluntarios:

Las operaciones dependen mucho de la participacin de los voluntarios para lograr la implementacin. El voluntario est dispuesto a trabajar, pero necesita tener claro que le corresponde hacer. El equipo necesita tener claridad de los procesos mnimos para crear los negocios de pequea escala.

4. Comunidades: Estan interesadas en lograr el bienestar participativo, donde todos puedan acceder a las oportunidades, y el desarrollo de unos sea de bien para todos.

5. Beneficiarios directos: El participante quiere tener claridad de las etapas del progrma, ya que participa sin tener plena conciencia de donde comienza y termina el proceso, lo que ocasiona de que se retire por no saber donde se encuentra o para qu le servir el siguiente paso.

6. Sponsor: Contar con una herramienta que detalle la metodologa implementada por la institucin y proporcione los referentes necesarios para poder validar su desempeo y logro de metas.

Actores Necesidades

1. Directorio-CASA PARA TODOS El Salvador

Mejorar las economas familiares

2. UCPFE-CASA PARA TODOS El Salvador

Clarificar y estructurar sus procesos.

Trabajar bajo una metodologa concreta.

Optimizar el recurso humano disponible para ese tipo de proyectos.

Contar con indicadores de control de los procesos que contribuyen al cumplimiento de metas del programa de manera eficientes y acorde al objetivo institucional.

Aceptacin de la metodologa por parte de los donantes, validada mediante financiamiento.

3. Voluntarios:

Claridad en las funciones que desempean dentro del Programa de Fomento Empresarial.

4. Comunidades:

Que las iniciativas ejecutadas dentro de la comunidad sean de beneficio para todos.

Incrementar las oportunidades para resolver las necesidades de la

comunidad de manera eficiente y sostenible.

5. Beneficiarios directos:

Conocer con detalle todos los pasos del programa.

Contar con acompaamiento del programa en todos los pasos del programa.

Cumplir con sus expectativas de retorno en razn del tiempo dedicado.

Sponsor: Herramientas de validacin de buena inversin de fondos basados en metas.

2. Recopilar requisitos: (Entradas: Plan de gestin del alcance,plan de gestin de requisitos,

interesados, acta de constitucin del proyecto)

La unidad de Coordinacin de Fomento Empresarial requiere:

1. Un manual operativo estructurado bajo una metodologa que detalle los macro procesos a ser ejecutados por la unidad de Coordinacin de Fomento Empresarial

(CFE) del Programa de Fomento Empresarial (PFE), este diseo deber considerar

los factores ambientales de la institucin, as como el marco legal y tcnico que le

rige. 2. Redefinir una estructura de RRHH que est acorde con la propuesta operativa para

la CFE, y en la cual se indiquen los responsables y sus funciones dentro de los

procesos. Dentro de esta propuesta se deber considerar tanto a las contrataciones

fijas como a los voluntarios que participan del programa.

3. Lagua metodolgica del PFE ser una herramienta de apoyo para la capacitacin de

los voluntarios, y establecer sus responsabilidades dentro del programa.

4. Definir el perfil de los beneficiarios del programa: perfil de entrada y salida por

componente. Esta lnea base servir como requisito de participacin por etapas.

5. Diseo de indicadores de control para cada proceso levantado para el PFE, deben

ser medibles, pertinentes y alcanzables. Establecer metas y resultados.

6. Ejecutar la socializacin de la gua metodolgicadel PFE entre los miembros de la

unidad: contrataciones fijas y voluntarios.

3. Matriz de trazabilidad:

# Descripcin del

requisito

Mes Solicitado por

Objetivo Prioridad

(Alta, media,

Baja)

Entregable Criterio de aceptacin Responsable

1 Manual operativo estructurado bajo

una metodologa que

detalle los macro procesos a ser

ejecutados por la Coordinacin de

Fomento Empresarial (CFE) del Programa de

Fomento Empresarial (PFE).

2 CFE Disear un manual de los macroprocesos del PFE

mediante la aplicacin de una

metodologa, que considere los factores ambientales de la

institucin, as como el marco legal y tcnico que le rige.

Alta Documento con la identificacin de los procesos

actuales del PFE, propuesta de mejora de procesos y

mtricas para controlar

indicadores.

Un manual operativo estructurado bajo una metodologa que detalle

los macro procesos a ser

ejecutados por la unidad de Coordinacin de Fomento

Empresarial (CFE) del Programa de Fomento Empresarial (PFE),

este diseo deber considerar los factores ambientales de la

institucin, as como el marco

legal y tcnico que le rige. El documento se deber redactar bajo el estndar del estilo APA.

SM, EL, RI

2 Estructura de RRHH acorde con la

propuesta operativa dada para la CFE.

1 CFE Redefinir la estructura de RRHH de la CFE de acuerdo con la

propuesta operativa hecha para la unidad, y en la cual se

indiquen los responsables y sus funciones dentro de los

procesos.

Media Documento perfiles y

organigrama, vinculados a

componentes.

El organigrama de funciones deber permitir tanto al Directorio

de CASA PARA TODOS El Salvador, como al Coordinador de la Unidad CFE y los voluntarios,

identificar cules son las funciones de cada involucrado en el PFE, de igual forma cul es la estructura

jerrquica y relaciones entre cada

uno de estos.

SM, EL, RI

3 Matriz de resultados con procesos,

entregables, metas,

indicadores de xito.

2 CFE Disear indicadores de resultados para controlar cada proceso levantado para la PFE,

deben ser medibles, pertinentes y alcanzables.

Alta Documento digital con Matriz de

indicadores de Resultados, con

indicadores, actividades, entregables,

responsables y metas.

El proyecto debe incluir una herramienta para medir los

indicadores de resultados de los

procesos del PFE, sta herramienta deber desarrollarse

en un programa de Microsoft Office.

SM, EL, RI

4 Perfil de los

voluntarios, por componentes.

2 CFE Definir los perfiles y

responsabilidades de los voluntarios para cada

componente del programa.

Media Documento con

el perfil y responsabilidad de voluntarios

para cada componente del

programa

Para cada componente del PFE se

deber especificar los requerimientos de personal voluntario necesario y las

responsabilidades que cada uno tendr.

SM, EL, RI

5 Rol de los beneficiarios del

PFE.

2 CFE Definir el papel o funciones que desempean los beneficiarios

en toda la ruta de ejecucin del PFE.

Alta Documento con la identificacin

de las funciones que

desempean los beneficiarios

durante la ruta de ejecucin del

PFE.

El documento deber detallar el rol de los beneficiarios en cada uno de

los componentes de la ruta de ejecucin del PFE.

SM, EL, RI

6 Desarrollar una gua

metodolgica para la operacin del PFE por la Unidad CFE.

2 CFE Crear una gua metodolgica

para la operacin del PFE con su respectiva estrategia de

socializacin.

Alta El documento

contiene mtodos, tcnicas,

estrategias y procedimientos

para la operativizacin

del PFE, basados en la propuesta de

mejora de procesos,

indicadores de resultados,

organigrama de

funciones de la unidad CFE,

perfil de voluntarios y roles de los

beneficiarios.

La Gua Metodolgica deber

contener mtodos, tcnicas, estrategias y procedimientos

efectivos para la operativizacin

del PFE.

El documento se deber redactar bajo el estndar del estilo APA.

SM, EL, RI

4.Definir el alcance: (Entradas: Plan de gestin del alcance, Acta de constitucin del

alcance,Documentacin de requisitos: Definir los que si van a incorporarse):

DEFINICIN DEL ALCANCE:

Informacin General del Proyecto

*ID. Proyecto: CFE_2014 * Fecha: Marzo de 2014

*Nombre del Proyecto: Propuesta de Gua Metodolgica para la operacin el Programa de Fomento Empresarial de CASA PARA TODOS El Salvador

*Jefe de Proyecto: Coordinadora de Programa de Fomento Empresarial

*Preparado por: Ricardo Iraheta, Elsy Lemus, Stephanie Martnez

*Versin Fecha Autor Razn del cambio

1 Marzo 2014

RI, EL, SM Creacin

Descripcin del Proyecto

*Necesidad y Objetivos del Negocio

CASA PARA TODOS-El Salvador actualmente est trabajando 4 componentes bajo el programa de Fomento

empresarial, que se espera contribuyan a mejorar las economas de las familias que viven en situacin de

pobreza. Dichos componentes, si bien han estado funcionando bajo el patrocinio de agencias de cooperacin

internacional an no han logrado integrarse de manera, que se garantice el uso eficiente de los recursos

econmicos en actividades que respondan a una metodologa clara de operacin. Dicho esto, la organizacin

tiene la necesidad de definir una gua metodolgica para la operacin del programas de manera que permita

clarificar y estructurar sus procesos; trabajar bajo una metodologa concreta, optimizar el recurso humano

disponible para ese tipo de proyectos, contar con indicadores de control de los procesos que contribuyen al

cumplimiento de metas del programa de manera eficiente, as como tambin contar con recursos que

provean mayor entendimiento a voluntarios y beneficiarios sobre el funcionamiento del mismo.

*Alcance y Objetivos del Proyecto

Objetivo general:Crear unapropuesta de Gua Metodolgica para la operacin del Programa de Fomento

Empresarial a cargo de la "Coordinacin de Fomento Empresarial" (CFE) de CASA PARA TODOS El Salvador.

Objetivos especficos:

Registrar y diagnsticar las operaciones actuales de la CFE.

Proponer una nueva estructuracin y vinculacin de los macro procesos del PFE.

Definir recurso humano necesario para el programa.

Definir herramienta de evaluacin del programa.

Crear una gua metodolgica que comprenda los anteriores y sirva como herramienta para la CFE.

Hitos del Proyecto

*Descripcin *Fecha

Investigacin y diagnstico de la PFE Marzo 2014

Levantamiento de procesos de la PFE Marzo-Mayo 2014

Propuesta de procesos de la PFE Mayo-Junio 2014

Creacin de mtricas para macro procesos de la PFE Junio-Julio 2014

Diseo de organigrama para la PFE Julio 2014-Agosto 2014

Diseo matriz de resultados con indicadores, actividades,

entregables, responsables y metas. Septiembre-Octubre 2014

Definicin de perfil de voluntarios por componente Octubre 2014

Definicin de rol de beneficiario dentro de la ruta de

ejecucin del proyecto Octubre-Noviembre 2014

Diseo de gua metodolgica Noviembre 2014- Enero 2015

Presentacin de gua metodolgica Febrero 2014

Alcance del Proyecto

*Entregables

Liste a continuacin todos los entregables de este proyecto, que incluyan los propios del producto o servicio a generar como tambin los asociados a la administracin y control del proyecto, indicando quienes aprobarn y/o aceptarn el entregable. Inserte filas en la medida que lo requiera.

Aprobadores

Spo

nso

r

Co

ord

ina

do

r n

aci

on

al

Equ

ipo

te

cnic

o

volu

nta

rio

P

rin

cip

al

ben

efic

ia

rio

1. Actas de reunin firmadas por los involucrados,para las aprobaciones de

insumos que servirn en la definicin de los entregables, actividades y

recursos econmicos.

x x x x

2. Fotografas e informacin: Evidencia de la ejecucin de las actividades

planteadas desde la definicin del proyecto hasta su concrecin. x x

3. Diagnstico del PFE y propuesta de vinculacin de procesos. x x

4. Organigrama de funciones de la Unidad de Coordinacin del Programa de

Fomento Empresarial. X

5. Matriz de Resultados, con indicadores, actividades, entregables,

responsables y metas. x x

6. Perfil de voluntarios por componente. x

7. Rol del beneficiario dentro de la ruta de ejecucin del programa. x

8. Diseo de la Gua Metodolgica. x x

9. Presentacin de la Gua Metodolgica. x x x x

*Qu no incluir este proyecto

El proyecto no incluye el desarrollo de:

Metodologa especfica de negocios, la cual ser desarrollada posteriormente por la unidad de

desarrollo metodolgico de CASA PARA TODOS.

*Supuestos

El programa ya existe y est en funcionamiento.

CASA PARA TODOS tiene un alto grado de compromiso organizativo e inters. Existe disponibilidad de los interesados por mejorar la metodologa.

Se cuenta con fuentes de financiamiento para el mismo.

*Restricciones

Alcance del Proyecto

Alcance: El proyecto se circunscribe al alcance definido, cumpliendo con todos los entregables aqu detallados para el mismo.

Tiempo: Se establece que por el grado de urgencia del proyecto y los recursos destinados a este, se debe cumplir con el tiempo establecido en este documento. Por ser un proyecto de tiempo compartido con otras actividades laborales, el personal de CASA PARA TODOS asignado deber ajustarse al tiempo aqu planificado.

Costo: Una vez aprobado el costo de este proyecto es definitivo y no se har ninguna errogacin sobre el mismo, siendo importante que el personal de CASA PARA TODOS cumpla con los tiempos y el consumo de recursos establecidos.

Calidad: En caso de ajustes aplicaciones de control de cambio que puedan afectar los tres anteriores, se establece como prioritario el Costo

*Criterios de Trmino del Proyecto

Falta de compromiso por los interesados.

Falta de fondos para llevar a cabo el proyecto.

Incumplimiento de plazos para la realizacin del mismo.

*Dependencias Externas

Negativa por renovar convenio por parte del sponsor.

4. Creacin de Estructura de Desglose del Trabajo:Se adjunta documento con la estructura de

trabajo. Las cuentas de control son los entregables que se detallan a continuacin:

Unidad de Control

E1

A1. Elaboracin de diagnstico del PFE y propuesta de vinculacin de procesos. Entregable 1

E2

A2. Planteamiento del Organigrama de funciones de la Unidad de Coordinacin del Programa de Fomento Empresarial. Entregable 2

E3

A3. Desarrollo de Matriz de Resultados, con indicadores, actividades, entregables, responsables y metas. Entregable 3

E4 A4. Perfil de voluntarios por componente. Entregable 4

E5 A5. Rol del beneficiario dentro de la ruta de ejecucin del programa. Entregable 5

E6 A6.Diseo y presentacin de la Gua Metodolgica. Entregable 6

La EDT se encuentra en el siguiente enlace:

EDT2da entrega.xls

Diccionario de la EDT:

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

Gua Metodolgica para la operacin del Programa de Fomento Empresarial

PGMOPFE

CDIGO DEL PAQUETE DE TRABAJO

NOMBRE DEL PAQUETE DE TRABAJO

E1 Elaboracin de diagnstico del PFE y propuesta de vinculacin de procesos.

OBJETIVO DEL PAQUETE DE TRABAJO:

Elaborar un diagnstico del PFE y vincular sus procesos metodolgicamente.

DESCRIPCIN DEL PAQUETE DE TRABAJO:

Documento que incluye: identificacin de los procesos actuales del PFE, propuesta de mejora de procesos y mtricas para controlar indicadores.

DESCRIPCIN DEL TRABAJO A REALIZAR (ACTIVIDADES):

A1.1 Levantamiento de procesos actuales de la unidad. A1.1.1 Revisin de documentacin existente (manuales operativos, brief del programa, carpetas de voluntarios, etc.) . A1.1.2 Levantar bosquejo del macro-proceso con la informacin recopilada a travs de la revisin de informacin. A1.1.3 Desarrollar un grupo focal para socializar bosquejo y hacer los ajustes correspondientes al bosquejo inicial. A1.1.4 Desglosar cada macro proceso en subprocesos. A1.1.5 Desarrollar reunin para validar los subprocesos actuales del rea. A1.1.6 Ordenar los subprocesos e identificar a los involucrados en el sub -proceso. A1.1.7 Hacer planificacin de relevamiento de informacin con involucrados de los sub-procesos. A1.1.8 Entrevista con los involucrados en los subprocesos para identificar las actividades actuales. A1.1.9 Hacer diagramacin de los procesos funcionales actuales. A1.1.10 Reunin para validar diagramacin de los procesos actuales. A1.1.11 Ajustar los procesos y crear documento de estado actual de los mismos.

A1.2 Creacin de propuesta de mejora del proceso. A1.2.1 Ajustar los procesos y crear documento de estado actual de los mismos. A1.2.2 Elaborar propuesta de procesos, sub-procesos y actividades de acuerdo a diagnstico. A1.2.3 Socializar de mejora a unidad (previo a la diagramacin oficial). A1.2.4 Hacer ajustes a los diagramas de procesos para definicin de propuesta. A1.2.5 Elaboracin de documento final de la propuesta de vinculacin. A1.2.6 Presentar paquete de macro procesos, sub procesos y diagramas funcionales para la revisin final de el Coordinador de la unidad A1.3 Creacin de mtricas para el macro proceso. A1.3.1 Crear indicadores. A1.3.2 Validar indicadores con el Coordinador de la unidad. A1.3.3 Desarrollar propuesta metodolgica para recopilar, analizar y controlar indicadores; mediante unidad de desarrollo metodolgico de CASA PARA TODOS El Salvador. A1.3.4 Validar propuesta metodolgica con la Coordinacin de la unidad. A1.3.5 Desarrollar formatos y plantillas para cada uno de los componentes de la propuesta metodolgica. A1.3.6 Crear documento con macro procesos, sub procesos, diagramas funcionales, indicadores y metodologa de control.

ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES:

Responsable: SM Participa: Coordinadora de la Unidad CFE Apoya: Coordinadora de la Unidad CFE Revisa: Coordinadora de la Unidad CFE Aprueba: Coordinadora de la Unidad CPE Da informacin: Coordinadora de la Unidad CFE y voluntarios que participan del programa.

FECHAS PROGRAMADAS: Inicio: 17 de marzo de 2014 Fin: 23 de septiembre de 2014 Hitos importantes: Investigacin y diagnstico de la PFE Levantamiento de procesos de la PFE Propuesta de procesos de la PFE Creacin de mtricas para macro procesos de la PFE

CRITERIOS DE ACEPTACIN:

Stakeholder que acepta: Coordinadora de la unidad.

Requisito que debe cumplir: Un manual operativo estructurado bajo una metodologa que detalle los macro procesos a ser ejecutados por la unidad de Coordinacin de Fomento Empresarial (CFE) del Programa de Fomento Empresarial (PFE), este diseo deber considerar los factores

ambientales de la institucin, as como el marco legal y tcnico que le rige. El documento se deber redactar bajo el estndar del estilo APA.

Forma en que se aceptar: Reunin con la Coordinacin de la Unidad CFE.

SUPUESTOS: La Coordinacin de la CFE aporta la informacin necesaria y pertinente para la elaboracin del documento. Se sostienen reuniones para la obtencin de informacin y validacin del documento.

RIESGOS: Informacin limitada.

RECURSOS ASIGNADOS Y COSTOS:

Personal: $9,194.25 Materiales o Consumibles: $1,483.50

DEPENDENCIAS: Antes: Project Charter y PDP Despus del E1: E3 Otros tipos de dependencia: E4, E5, E6

CODIGO DEL PAQUETE DE TRABAJO


E2 Organigrama de funciones de la Unidad de Coordinacin del Programa de Fomento Empresarial.


Redefinir la estructura de RRHH de la CFE de acuerdo con la propuesta operativa hecha para la unidad, y en la cual se indiquen los responsables y sus funciones dentro de los procesos.


El documento con el Organigrama de Funciones de la Unidad CFE detallar las funciones de cada RRHH dentro de la estructura jerrquica de CASA PARA TODOS El Salvador que se involucra en el PFE.


A2.1Reunin con Coordinadora de CFE para acordar objetivos y limitantes. A2.2 Entrevistar a RRHH involucrado con el PFE. A2.3 Registrar y clasificar informacin. A2.4 Identificar roles, jerarqua, relaciones y naturaleza de las relaciones de los involucrados en los procesos del PFE. A2.5 Disear la propuesta de organigrama de funciones. A2.6 Presentar el Organigrama de funciones de la Unidad CFE al Directorio CASA PARA TODOS El Salvador. A2.7 Recibir aprobacin del Organigrama de funciones de la Unidad CFE por el Directorio CASA PARA TODOS El Salvador


Responsable: RI Participa: Coordinadora de la Unidad CFE, Voluntarios, Directorio de CASA PARA TODOS El Salvador, otros. Apoya: Coordinadora de la Unidad CFE Revisa: Directorio de CASA PARA TODOS El Salvador Aprueba: coordinadora de unidad y gerencia de proyecto. Da informacin: Coordinadora de la Unidad CFE, voluntarios y Directorio

FECHAS PROGRAMADAS: Inicio: 26 de julio de 2014 Fin: 3 de septiembre de 2014 Hitos importantes: Diseo de organigrama para la PFE


Stakeholder que acepta: Coordinadora de unidad CPFE

Requisito que debe cumplir: el organigrama de funciones deber permitir tanto al Directorio de CASA PARA TODOS El Salvador, como al Coordinador de la Unidad CFE y los voluntarios, identificar cules son las funciones de cada involucrado en el PFE, de igual forma cul es la estructura jerrquica y relaciones entre cada uno de estos.

Forma en que se aceptar: Reunin con Directorio CASA PARA TODOS El Salvador

SUPUESTOS: Se cuenta con apoyo por parte del Directorio de CASA PARA TODOS El Salvador y dems involucrados del PFE. Se obtiene informacin adecuada para la elaboracin del organigrama de funciones.

RIESGOS: Dbil conocimiento de las funciones por parte de los involucrados.


Personal: $2,238.60 Materiales o Consumibles: $361.87

DEPENDENCIAS: Antes del E2: E1 Despus del E2: E3 Otros tipos de dependencia: E4, E5, E6



E3 Desarrollo de Matriz de resultados, con indicadores, actividades, entregables, responsables y metas.


Disear indicadores de resultados para controlar cada proceso levantado para la PFE, deben ser medibles, pertinentes y alcanzables.


El documento contendr un ScoreCard que detalle indicadores de resultados por procesos del PFE, para poder medir el alcance y rendimiento de la Unidad CFE.


A3.1 Consultar documento con propuesta de levantamiento de procesos de PFE. A3.2 Disear una tabla con las relaciones causales entre: las actividades, entregables del PFE, logro de los resultados (objetivos) y sus indicadores. A3.3 Definir la lnea base de los indicadores, metas y cronograma de actividades. A3.4 Detallar los entregables y responsables por cada actividad. A3.5 Realizar modelo de matriz de resultados. A3.6 Realizar pruebas de estrs. A3.7 Presentar la Matriz de Resultados.

A3.8 Aprobacin de la Matriz de Resultados por la Unidad CFE.


Responsable: RI Participa: SM, EL, RI Apoya: Coordinadora de la Unidad CFE Revisa: Coordinadora de la Unidad CFE Aprueba: Coordinadora de la Unidad CFE Da informacin: Entregable 1

FECHAS PROGRAMADAS: Inicio: 24 de septiembre de 2014 Fin: 4 de noviembre de 2014 Hitos importantes: Diseo de matriz de resultados, con indicadores, actividades, entregables, responsables y metas


Stakeholder que acepta: Coordinadora de unidad y gerente de proyecto.

Requisito que debe cumplir: El proyecto debe incluir una herramienta para medir los indicadores de resultados de los procesos del PFE, sta herramienta deber desarrollarse en un programa de Microsoft Office.

Forma en que se aceptar: En reunin con la Coordinadora de la Unidad CFE

SUPUESTOS: La Unidad CFE no cuenta con indicadores de resultados que les permita medir la calidad y el desempeo del PFE.

RIESGOS: Falta de adaptabilidad en el uso de indicadores de resultado en la Unidad CFE



DEPENDENCIAS: Antes del E3: E1 Despus del E3: E6



E4 Perfil de voluntarios por componente.


Definir los perfiles y responsabilidades de los voluntarios para cada componente del programa.


Documento con los perfiles y responsabilidades de los voluntarios para cada componente del PFE.


A4.1 Consultar documento con propuesta de levantamiento de procesos de PFE, para definir necesidades de RRHH. A4.2 Observacin de voluntarios activos dentro del programa. A4.3 Diagnstico de RRHH por componente del PFE. A4.4 Diseo de perfil de RRHH de acuerdo a componente. A4.5 Validacin del perfil voluntario y RRHH por parte de la unidad de CFE.


Responsable: EL Participa: SM, EL, RI, Voluntarios Apoya: Coordinadora de la Unidad CFE

Revisa: Coordinadora de la Unidad CFE Aprueba: Coordinadora de la Unidad CFE Da informacin: Entregable 1, Coordinadora de la Unidad CFE y voluntarios

FECHAS PROGRAMADAS: Inicio: 26 de septiembre de 2014 Fin: 15 de octubre de 2014 Hitos importantes: Definicin de perfil de voluntarios por componente.


Stakeholder que acepta: Coordinadora de unidad de FE y gerencia de proyecto

Requisito que debe cumplir: Para cada componente del PFE se deber especificar los requerimiento de personal voluntario necesario y las responsabilidades que cada uno tendr.

Forma en que se aceptar: Reunin para validad perfiles y responsabilidades de los voluntarios.

SUPUESTOS: El personal de Casa para todos tiene claras las funciones que deben desempear los voluntarios.

RIESGOS: Los voluntarios no tienen claras las funciones especficas que se desempean por cada componente.



DEPENDENCIAS: Antes del E4: E1 y E2 Despus del E4: E6



E5 Rol del beneficiario dentro de la ruta de ejecucin del programa.


Definir el papel o funciones que desempean los beneficiarios en toda la ruta de ejecucin del PFE.


Documento con la definicin de las funciones que desempean los beneficiarios durante la ruta de ejecucin del PFE.


A5.1 Reunin con Coordinadora de CFE para definir requisito perfil de entrada del beneficiario y cupos. A5.2 Entrevista con beneficiarios del PFE. A5.3 Identificacin de compromisos mnimos del beneficiario para con el programa en base a entradas y salidas por componente (proceso). A5.4 Diseo de perfil del beneficiario, por componente. A5.5 Validacin del perfil beneficiario por parte de la unidad de CFE.


Responsable: EL Participa: SM, EL, RI, beneficiarios consolidados y nuevos Apoya: Coordinadora de la Unidad CFE Revisa: Coordinadora de la Unidad CFE Aprueba: Coordinadora de la Unidad CFE Da informacin: Entregable 1, Coordinadora de la Unidad CFE y

beneficiarios

FECHAS PROGRAMADAS: Inicio: 26 de septiembre de 2014 Fin: 22 de octubre de 2014 Hitos importantes: Definicin de rol del beneficiario dentro de la ruta de ejecucin del programa.



Requisito que debe cumplir: El documento deber detallar el rol de los beneficiarios en cada uno de los componentes de la ruta de ejecucin del PFE.

Forma en que se aceptar: Reunin para validad roles de los beneficiarios.

SUPUESTOS: Los beneficiarios consolidados y nuevos, estn dispuestos a participar activamente en las actividades programadas.




DEPENDENCIAS: Antes del E5: E1 y E2 Despus del E5: E6



E6 Diseo y presentacin de gua metodolgica


Crear una gua metodolgica para la operacin del PFE con su respectiva estrategia de socializacin.


Documento con la gua metodolgica para la operacin de la unidad del PFE y presentacin de la misma ante los interesados.


A6.1 Definir mtodos, tcnicas, estrategias y procedimientos a ser contenidos en la gua. A6.2 Depurar informacin de los entregables predecesores. A6.3 Disear estructura de gua metodolgica para el PFE. A6.4 Elaborar documento con gua metododolgica para la operativizacin del PFE. A6.5 Revisin del documento por parte de la Unidad CFE. A6.6 Aprobacin del documento por la Unidad CFE. A6.7 resentacin de gua metodolgica a los directivos y junta de CASA PARA TODOS. A6.8 Capacitacin del personal de CASA PARA TODOS para el conocimiento y manejo de Gua Metolgica.


Responsable: EL Participa: SM, EL, RI, beneficiarios consolidados y nuevos Apoya: Coordinadora de la Unidad CFE Revisa: Coordinadora de la Unidad CFE Aprueba: Coordinadora de la Unidad CFE Da informacin: Entregable 1, Coordinadora de la Unidad CFE y

beneficiarios

FECHAS PROGRAMADAS: Inicio: 10 de noviembre de 2014 Fin: 6 de marzo de 2015 Hitos importantes: Diseo y presentacin de gua metodolgica.



Requisito que debe cumplir: El documento deber detallar la metodologa para las operaciones de la unidad del PFE y esta deber ser presentada ante los interesados para su conocimiento y comprensin.

Forma en que se aceptar: Reunin con Coordinacin del CPF y Directiva de CASA PARA TODOS.

SUPUESTOS: Los beneficiarios consolidados y nuevos, estn dispuestos a participar activamente en las actividades programadas.



Personal: $6474.97 Materiales o Consumibles: $1548.06

DEPENDENCIAS: Despus del E1, E2, E3, E4, E5

ejemplo gestión del alcance casa para todos

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