05 gestión de alcance
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8/18/2019 05 Gestión de Alcance
1/261Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
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Capítulo 4: Gestión de la Integración del Proyecto
Capítulo 5: Gestión del Alcance del Proyecto
Capítulo 6: Gestión del Tiempo del Proyecto
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Gestión del Alcance del Proyecto
Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Objetivos Generales
Dar a conocer los procesos, herramientas y técnicas de la Gestión delAlcance.
Dar a conocer los principales entregables para de la Gestión del Alcance.
Brindar al participante nociones sobre el uso de las herramientas y métodosde la Gestión del Alcance.
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Contenido de Agenda
Planificar la Gestión del Alcance
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT
Validar el Alcance
Controlar el Alcance
Áreas deConocimiento
GRUPOS DE PROCESOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
INICIACIÓN PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN MONITOREO Y CONTROL CIERRE
5. ALCANCE 5.1 Planificar la Gestión delalcance
5.2 Recopilar Requisitos5.3 Definir el alcance5.4 Crear el EDT
5.5 Verificar el alcance5.6 Controlar el alcance
Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas deConocimiento5.1 Planificar la Gestión del Alcance
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La Gestión del alcance del proyecto trata la definición de todos losprocesos y el trabajo necesario para que el producto del proyecto seaprovisto con todas las características y funciones requeridas en lasespecificaciones iniciales del proyecto.
A diferencia del alcance del proyecto, el alcance del producto se refiere alas características y funciones del producto o servicio.
Por ejemplo, si se desea producir una computadora portátil que pese menosde medio kilo, con 1000 Gb de disco, 40 Gb de memoria y batería conautonomía para un año.
Introducción
El cumplimiento exitoso del alcance del producto es medido contra los requisitos; el alcancedel proyecto es medido contra el plan de dirección del proyecto.
Introducción
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5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Plan de Dirección de Proyectos
Acta de inicio delproyecto
Juicio de expertos Plan de Gestión del Alcance
APO Reuniones Plan de Gestión de requisitos
FAE
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Figure5-2, página 107.
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Plan de Dirección de
Proyectos El PDP contiene los planes subsidiarios para definir el plan de Gestión del alcance.
Acta de inicio delproyecto
Contiene en alto nivel, la descripción del proyecto y del producto a desarrollar.
APO
Incluye:
Políticas y procedimientos.
Información histórica y base de conocimiento de lecciones aprendidas
FAE
Incluye:
Cultura organizacional e Infraestructura.
Administración del personal y Condiciones del mercado.
Entradas
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5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Juicio de expertos Información recibida por especialistas o interesados con mayor
experiencia.
Reuniones Reuniones especializadas para elaborar el Plan de Gestión de Alcance.
Herramientas y Técnicas
5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Plan de Gestión delAlcance
Describe cómo el alcance será gestionado, a través de los procesos que
la desarrollan.
Incluye:
Proceso para desarrollar el enunciado del alcance del proyecto.
Proceso que facilita la creación de la EDT, a través del Enunciado delAlcance.
Proceso que define cómo se obtendrá la aceptación formal de losentregables.
Proceso para definir el control de cambios a la línea base del alcance.
Salidas
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5.1 Planificar la Gestión del Alcance
Plan de Gestión derequisitos
Describe cómo se realizará la identificación y gestión de losrequisitos.
Incluye:
Cómo se realizará la trazabilidad de los requisitos.
Proceso para realizar priorización de los requisitos.
Atributos que se tomarán en cuenta para realizar la trazabilidad de
requisitos.
Salidas
Consiste en definir y documentar las necesidadesde los interesados, a fin de cumplir con los objetivosdel proyecto.
El desarrollo de los requisitos comienza con unanálisis de la información contenida en el acta deconstitución del proyecto y en el registro deinteresados.
5.2 Recopilar Requisitos
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Cliente
Expectativas
El equipo de gestión del proyectotraduce las expectativas dentro derequerimientos.
Requerimientos
5.2 Recopilar Requisitos
Acta deconstitución delproyecto
El acta de constitución del proyecto se usa para proporcionar losrequisitos de alto nivel del proyecto, así como una descripción de altonivel del producto del proyecto, de modo que puedan establecerse losrequisitos detallados del producto.
Registro deInteresados
El registro de interesados se usa para identificar a los interesados quepueden proporcionar información acerca de los requisitos detalladosdel proyecto y del producto.
5.2 Recopilar Requisitos
Entradas
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Entrevistas
Se obtiene información de los interesados a través de un diálogodirecto.
Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneas, yregistrando las respuestas.
Puede ayudar a identificar y definir las características, así como,funciones de los entregables esperados del proyecto.
Grupos deOpinión (Focales)
Reúne a los interesados y a los SME para conocer sus expectativascon respecto al producto o resultado propuesto.
Un moderador guía al grupo, a través de una discusión interactivadiseñada para ser más conversacional que una entrevista individual.
5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
Sesiones en donde se reúne a los interesados interfuncionales clave, paradefinir los requisitos del producto.
Técnica primordial para definir rápidamente los requisitos de funcionalidadcompartida y conciliar las diferencias entre los interesados.
Puede desarrollar la confianza, fomentar las relaciones y mejorar lascomunicaciones entre los interesados.
Dependiendo de la industria se denominan:
Software: sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones(JAD).
Manufactura: despliegue de funciones de calidad (QFD).
Cliente: opinión del Cliente (VOC).
Talleres Facilitados
5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
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Técnicas Grupales de Creatividad
Tormenta de ideas
Técnicas de grupo nominal
Técnica Delphi
Mapa conceptual/mental Diagrama de afinidad
5.2 Recopilar Requisitos
Herramientas y Técnicas
Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
Utilizadas para generar clasificar y dar prioridades a los requisitosdel producto.
Los métodos para llegar a una decisión incluyen:
Unanimidad. Mayoría. Pluralidad. Dictadura.
Herramientas y Técnicas
5.2 Recopilar Requisitos
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Cuestionarios y EncuestasLos cuestionarios y las encuestas son un listado depreguntas escritas y diseñadas para acumularinformación, la cual normalmente proviene de unamplio número de encuestados.
ObservacionesProporcionan una manera directa de ver a las
personas en su ambiente, y el modo en que realizan sustrabajos o tareas y ejecutan los procesos. Prototipos
Son un método para obtener una retroalimentaciónrápida respecto de los requisitos.
Herramientas y Técnicas
5.2 Recopilar Requisitos
Estudios Comparativos
Comparan las prácticas reales (procesos yoperaciones) con las de otras organizacionescomparables, esto para poder identificar las mejoresprácticas, obtener ideas de mejora y proporcionar unpunto de referencia para medir el desempeño.
Las organizaciones contra las que se hace lacomparación pueden ser internas o externas.
Herramientas y Técnicas
5.2 Recopilar Requisitos
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11/2611Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Diagramas de ContextoDiagrama que muestra visualmente el alcance delproducto al mostrar un sistema de negocio y susinteracciones con personas (actores) y otros sistemas.
Herramientas y Técnicas
5.2 Recopilar Requisitos
Análisis de Documentos
Revisa la documentación existente e identifica lainformación relevante para los requisitos.Ejemplo: planes de negocio, documentación de SW,documentación de procesos de negocio, etc.
Documentación deRequisitos
Describe el modo en que los requisitos individuales cumplen con las necesidades
comerciales del proyecto. Requisitos funcionales Requisitos no funcionales Requisitos de calidad
Salidas
5.2 Recopilar Requisitos
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12/2612 Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Tabla que vincula los requisitos con su origen y los monitorea, alo largo del ciclo de vida del proyecto.
Requisitos vs. Objetivos del Proyecto y de la Empresa. Requisitos vs. Entregables. Requisitos vs. Diseño del Producto.
Requisitos vs. Desarrollo del Producto.
Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
Salidas
5.2 Recopilar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
Plan de Gestión del Alcance Juicio de expertos Enunciado del alcance delproyecto.
Acta de inicio delproyecto
Talleres facilitados Actualización documentos del
proyecto.
Documentación de requisitos Identificación de alternativas
APO Análisis de producto
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Gráfico 5-7 Página 120
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13/2613Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Consiste en desarrollar una descripcióndetallada del proyecto y del producto.
La preparación de un enunciado detallado delalcance del proyecto es fundamental para suéxito y se elabora a partir de los entregables
principales, los supuestos y las restricciones quese documentan durante el inicio del proyecto.
5.3 Definir el Alcance
Acta de constitución delproyecto Descrito en la sección 4.1
Documentación deRequisitos
Descrito en la sección 5.2
Plan de Gestión delAlcance
Descrito en la sección 5.1
5.3 Definir el Alcance
Entradas
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14/2614Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Juicio de Expertos Juicio o experiencia en cualquier detalle técnico o de gestión
Desglose del producto Análisis de requisitos Análisis del sistema
Identificación dealternativas
Tormenta de ideas Pensamiento lateral Comparación entre pares Talleres Facilitados
5.3 Definir el Alcance
Herramientas y Técnicas
Declaración del alcance delproyecto
Supuestos del proyecto.
Entregables del proyecto.
Restricciones del proyecto.
Exclusiones del proyecto.
Proyecto
Descripción del alcance del
producto.
Criterios de aceptación del
producto.
Producto
5.3 Definir el Alcance
Salidas
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15/2615 Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
5.4 Crear la EDT
Plan de Gestión del Alcance
Documentación de requisitos Juicio de expertos
Línea base del alcance
Enunciado del alcance delproyecto
Descomposición Actualización de documentos del
proyecto
APO FAE
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Gráfico 5-9 Página 125
¿Cómo comerse un Elefante?
5.4 Crear la EDT
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Introducción
5.3. Crear la EDT
5.4 Crear la EDT
El proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) o WBS (Work BreakdownStructure), consiste en dividir al proyecto en componentes menores para facilitar la
planificación del proyecto.
5.4 Crear la EDT
http://www.youtube.com/watch?v=4u1t1hDSn4E&feature=relatedhttp://www.youtube.com/watch?v=4u1t1hDSn4E&feature=related
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Introducción
5.3. Crear la EDT
EDT
La EDT es el “corazón” de la planificación de un proyecto.
A cada componente de la EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control, se
les asigna un código de cuentas.
Es una representación de la estructura jerárquica del proyecto.
Identifica todo el trabajo que debe ser realizado en el proyecto. “Lo que no está en la EDT no
se hace”.
Es la base sobre la cual el proyecto es construido.
No muestra secuencia ni dependencias.
Puede ser usado para otros proyectos.
5.4 Crear la EDT
5.4 Crear la EDT
EDT/WBS para fases mayores o unidades de
trabajo
Este ejemplo muestra las fases mayoresrequeridas pero no necesariamente en la
secuencia de tiempo correcta.
Simplemente determina cuales son los
paquetes de trabajo más importantes y
desglosa con mayor detalle cada uno de
ellos.
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5.4 Crear la EDT
EDT/WBS por línea de tiempo
En este ejemplo, el EDT se basa en el
orden en que el trabajo debe de ser
desarrollado. Puede ser más fácil
pensar de esta forma cuando se tiene
alguna experiencia respecto a como
disponer la línea de tiempo
5.4 Crear la EDT
EDT/WBS por entregables
Primero hay que determinar todos losentregables que serán producidos por
el proyecto, después descomponerlos
en los paquetes de trabajo
necesarios.
No implica secuenciar las actividades.
Muchas de ellas pueden terminar
ejecutándose en paralelo
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19/2619Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Declaración del alcance delproyecto
5.4 Crear la EDT
Entradas
Descomposición
Implica:
Identificar y analizar los entregables, y el trabajo relacionado.
Estructurar y organizar la EDT.
Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior.
Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT. Estos códigos son
denominados cuentas de control.
Verificar que el grado de descomposición del trabajo sea el necesario y suficiente.
5.4 Crear la EDT
Herramientas
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Diccionario de la EDTLa información que debería incluir es:
El identificador del código de cuentas.
La descripción del trabajo.
La organización responsable.
Una lista de hitos del cronograma.
Las actividades asociadas del cronograma.
Los recursos necesarios.
Los estimados de costo.
Los requisitos de calidad.
Los criterios de aceptación.
5.4 Crear la EDT
Salidas
5.3 Crear la EDT
5.4 Crear la EDT
Salidas
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21/2621Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Salidas
Línea Base del Alcance
EDT Diccionario de la EDT Declaración del alcance del Proyecto
Actualizaciones a los documentos del
ProyectoLos documentos del proyecto que puedenser actualizados incluyen, entre otros, ladocumentación de los requisitos.
5.4 Crear la EDT
Salidas
5.5 Validar el Alcance
Plan de Dirección de Proyectos Información sobre el desempeñodel trabajo
Documentación de requisitos Inspección Entregables aceptados
Matriz de Trazabilidad derequisitos
Entregables validados Técnicas grupales de toma de
decisionesActualizaciones a las Solicitudesde cambio
Datos sobre el desempeño deltrabajo
Actualización de documentos delproyecto
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Gráfico 5-14 Página 133
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22/2622 Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Introducción
La Verificación del alcance consiste en formalizar laaceptación de los entregables del proyecto que se hancompletado.
Verificar el alcance incluye revisar los entregables con elcliente o el patrocinador para asegurarse de que se hancompletado satisfactoriamente y para obtener de ellos, suaceptación formal
5.5 Validar el Alcance
Plan de dirección delproyecto
Matriz de Rastreabilidad deRequisitos
Enunciado del alcance del proyecto La EDT El diccionario de la EDT
Entregables Validados
Entradas
5.5 Validar el Alcance
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23/2623Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Inspección
La inspección incluye las actividades de medir, examinar yverificar para determinar si el trabajo y los entregablescumplen con los requisitos, así como, los criterios de
aceptación del producto.
Herramientas
5.5 Validar el Alcance
EntregablesAceptados Producto, servicio o resultado producido para prestar un servicio único yverificable.
Solicitudes decambio
Pueden abarcar: reparación de defectos.
Actualizaciones a los documentos del proyecto.
Salida
5.5 Validar el Alcance
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24/2624Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
5.6 Controlar el Alcance
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Gráfico 5-16 Page 136
Plan de Dirección de Proyectos Información sobre el desempeño
del trabajo
Documentación de requisitos Solicitudes de cambio
Matriz de Trazabilidad derequisitos
Análisis de Variación Plan de Dirección de Proyectos
(actualización)
Datos sobre el desempeño deltrabajo
Documentos del proyecto(actualización)
APO APO (actualización)
Entradas Herramientas y Técnicas Salidas
El control del alcance del proyecto
asegura que todos los cambiossolicitados, o las acciones preventivas ocorrectivas recomendadas, se procesen através del proceso Realizar el ControlIntegrado de Cambios.
5.6 Controlar el Alcance
Scope Creep = Corrupción de Alcance: adición de funciones y funcionalidad (Alcancedel Proyecto) sin considerar los efectos sobre el tiempo, los costos y los recursos, o sin la
aprobación del cliente.
http://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyectohttp://wikibes.salleurl.edu/mediawiki/index.php/Alcance_del_Proyecto
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25/2625 Cibertec Perú S.A.C - Gestión de Proyectos con PMBOK 5º Edición
Plan de dirección delproyecto
Línea base del alcance. Plan de la gestión del alcance del proyecto. Plan de gestión de cambios. Plan de gestión de la configuración. Plan de gestión de requisitos.
Información sobre eldesempeño del trabajo
Se refiere a la información sobre el avance del proyecto, tal como losentregables que han sido iniciados, su avance y los entregables que han sidoterminados.
5.6 Controlar el Alcance
Entradas
Análisis de Variación
Las mediciones del desempeño del proyecto se utilizan para evaluarla magnitud de la variación, respecto de la línea base original delalcance.
Línea base del alcance
5.6 Controlar el Alcance
Herramientas y Técnicas
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Actualizaciones al plan de dirección delproyecto
Actualizaciones a los documentos delproyecto
Mediciones del desempeño del trabajo
Las mediciones pueden incluir el desempeño técnico planificado con respecto al real uotras mediciones del desempeño del alcance. Esta información se documenta y secomunica a los interesados.
5.6 Controlar el Alcance
Salidas