gestión del alcance en ti v7.0

UNIVERSIDAD TCNICA FEDERICO SANTA MARA

Diploma Gestin de Proyectos TI v 2015

Sergio Concha

Diploma Gestin de Proyectos TI

v 2015



Sergio Concha

Gestin del Alcance



Sergio Concha

Entregar el conocimiento, habilidades y tcnicas para poder definir, validar y controlar el alcance de un proyecto y construir una EDT efectiva, incluyendo la perspectiva de los requisitos asociados a un proyecto de TI.

Objetivos del curso



Sergio Concha

1. Marco conceptual de la Gestin del Alcance en Proyectos TI

2. Planificar Gestin del Alcance

3. Recopilar Requisitos

4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance

7. Controlar Alcance

Agenda



Sergio Concha

Evaluacin

5

Dos actividades de evaluacin:

1. Trabajo en grupo: 50%

En base a enunciado.

Entrega: clase 5 (ltima clase).

2. Prueba: 50%

Contenidos hasta clase 3.

Incluye lectura de PMI - Practice Standard for WBSs.

45 minutos

Fecha: clase 4 (antes del break).



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

6



Sergio Concha


a) Gestin del Alcance

b) Principales problemas en los proyectos

c) Y los proyectos TI?



4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

7



Sergio Concha

Solucin:

PRODUCTO

O

SERVICIO

Caractersticas

y

funciones

Trabajo

requerido

ALCANCE

DEL

PRODUCTO

ALCANCE

DEL

PROYECTO

PROYECTO PRODUCTO

8

Qu se entiende por Alcance?



Sergio Concha

Alcance Tiempo

Calidad

Costo

Riesgo

Qu debemos entregar funciones y caractersticas del producto?

Qu debemos hacer y qu no hacer?

Cunto tiempo nos tomar?

Cmo prepararemos los entregables?

Con qu estndar de calidad estamos preparando

los entregables? Qu tan buenos debieran ser?

A quines necesito para llevar

a cabo el proyecto? Qu otros

recursos necesito? Cunto

costarn? Qu tan confiados o seguros podemos estar de las

condiciones del entorno del proyecto y de que somos

capaces de terminar el proyecto de acuerdo al plan? Satisfaccin del cliente!

Restricciones

contrapuestas

9

El alcance y otros factores



Sergio Concha

Es el conjunto de procesos requeridos para asegurar que: el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y slo

el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente

Sin una adecuada Gestin del Alcance, el riesgo de no cumplir los plazos y presupuestos se incrementa

significativamente.

10

Qu es la Gestin del Alcance?



Sergio Concha

Mapa de Procesos del PMBOK Guide 5th Ed.

11



Sergio Concha

Procesos (6) requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el

proyecto exitosamente

12

Qu es la Gestin del Alcance?

Planificar Gestin del Alcance: Crear un plan de gestin del alcance que documente como el alcance del proyecto ser definido, validado y controlado

Recopilar Requisitos: Determinar, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto

Definir Alcance: Desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto

Crear EDT: Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes menores y ms manejables

Validar Alcance: Formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han terminado

Controlar Alcance: Monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto y gestionar los cambios a la lnea base del alcance



Sergio Concha







4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

13



Sergio Concha

Escuchemos experiencias:

Un ejemplo de una muy buena experiencia en proyectos

Un ejemplo de una muy mala experiencia en proyectos

5 minutos c/u

Discusin

14



Sergio Concha

Escuchemos experiencias:

Qu hace a una experiencia la mejor o la peor?

Discusin

15



Sergio Concha

Top 5, entre muchas otras razones

1. Falta de comprensin del problema, visin ligera del alcance.

2. Problemas tecnolgicos y con proveedores.

3. Problemas de comunicacin y trabajo en equipo.

4. Problemas de liderazgo.

5. Problemas metodolgicos. Falta de un proceso de Administracin de Proyectos.

16

Por qu los proyectos fallan?



Sergio Concha







4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

17



Sergio Concha

Y los proyectos TI?

18

Lo que el cliente explic

Lo que entendi el

Lder de Proyecto

El diseo

El cdigo Lo que recibi el equipo de

testing

La recomendacin de un consultor

externo



Sergio Concha

Y los proyectos TI?

La documentacin

La implantacin en produccin

El presupuesto del proyecto

El soporte La comercializacin

(si la hubo)

Lo que el cliente realmente necesitaba

19



Sergio Concha

Y los proyectos TI?

Por qu fracasan los proyectos TI?

No se comprendieron las necesidades del usuario

No se previ el impacto de los requerimientos de cambios

Se descubrieron muy tarde falencias graves en el proyecto

Hay mdulos que no se pueden integrar

Interferencias entre los miembros del equipo

Problemas tecnolgicos y con proveedores

20



Sergio Concha

Y los proyectos TI?

Qu se debera hacer?

Administrar requisitos

Gestionar el alcance del proyecto

Utilizar mtricas

Gestionar los riesgos

Usar una metodologa probada

Usar herramientas probadas

Verificar y controlar calidad

21



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

22



Sergio Concha



a) Definiciones

b) Proceso


4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

23



Sergio Concha

El proceso de crear un plan de gestin del alcance que documente cmo el alcance del proyecto ser

definido, validado y controlado El principal resultado del proceso es el Plan de Gestin del

Alcance, una de las entradas fundamentales para el desarrollo del Plan de Gestin del Proyecto.

24

Planificar Gestin del Alcance

Definiciones

El beneficio clave de este proceso es que provee una gua y

direccin acerca de cmo se gestionar el alcance a lo largo

de todo el proyecto



Sergio Concha



a) Definiciones

b) Proceso


4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

25



Sergio Concha 26


Proceso

Entradas Herramientas

y Tcnicas Salidas

1. Plan de Gestin del Proyecto

2. Acta de Proyecto

3. Factores ambientales de la empresa

4. Activos de los procesos de la organizacin

1. Juicio de expertos

2. Reuniones

1. Plan de Gestin del Alcance

2. Plan de Gestin de Requisitos

Polticas, procedimientos,

informacin histrica y

base de conocimientos de

lecciones aprendidas



Sergio Concha 27


Salidas

Plan de Gestin del Alcance

Plan de Gestin de Requisitos

Es un componente del Plan de Gestin del Proyecto que describe cmo el alcance del proyecto ser definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado

Es un componente del Plan de Gestin del Proyecto que describe como sern analizados, documentados y administrados los requisitos



Sergio Concha 28


Plan de Gestin del Alcance

El Plan de Gestin del Alcance es una de las principales entradas para el desarrollo del Plan de Gestin del Proyecto y

consta fundamentalmente de la definicin (y acuerdo) de:

Roles y responsabilidades en la Gestin del Alcance

Procesos a ser aplicados para: o Preparar un detallado enunciado del alcance del proyecto

o Crear la EDT

o Establecer cmo la EDT ser mantenida y aprobada

o Especificar cmo se efectuar la aceptacin formal de los entregables del proyecto que se han completado

o Administrar las solicitudes de cambio al enunciado del alcance del proyecto

Herramientas a utilizar

Plantillas: del Enunciado, de EDTs, etc.



Sergio Concha 29

Planificar Gestin del Alcance Plan de Gestin de Requisitos



Sergio Concha 30


Herramientas y tcnicas

Reuniones Interesados en el proyecto que se renen para resolver un problema o tomar decisiones: Formales o informales En general se espera que sean formales y

tengan una hora, lugar y agenda definidas.

Juicio de expertos Input recibido por parte de personas o grupos con experiencia y conocimientos en el desarrollo de planes de gestin del alcance.



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

31



Sergio Concha




a) Definiciones

b) Proceso

4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

32



Sergio Concha

Proceso que consiste en determinar, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de los

interesados para cumplir con los objetivos del proyecto

El principal resultado del proceso es la Documentacin de

requisitos

33

Recopilar Requisitos

Definiciones

El beneficio clave de este proceso es que provee de una

base para definir y gestionar el alcance del proyecto,

incluyendo el alcance del producto



Sergio Concha




a) Definiciones

b) Proceso

4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

34



Sergio Concha 35


Proceso

Entradas

Herramientas

y Tcnicas Salidas


2. Plan de Gestin de Requisitos

3. Plan de Gestin de Interesados

4. Acta de Proyecto

5. Registro de interesados

1. Documentacin de requisitos

2. Matriz de trazabilidad de requisitos

1. Entrevistas

2. Focus groups

3. Talleres dirigidos

4. Tcnicas de creatividad en grupo

5. Tcnicas grupales para la toma de decisiones

6. Cuestionarios y encuestas

7. Observaciones

8. Prototipos

9. Benchmarking

10.Diagramas de contexto

11.Anlisis de documentos

Plan de Gestin de Interesados: define las

estrategias de gestin para

lograr la participacin

efectiva de los interesados

Registro de interesados: identificacin , evaluacin y

clasificacin



Sergio Concha 36


Salidas

Documentacin de requisitos

Matriz de trazabilidad de requisitos

Tabla que vincula requisitos con su origen y los monitorea a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Describe los requisitos individuales para satisfacer las necesidades del negocio con el proyecto



Sergio Concha 37

Recopilar Requisitos Documentacin de requisitos



Sergio Concha 38

Recopilar Requisitos Matriz de trazabilidad



Sergio Concha 39



Entrevistas

Formal o informal Preparada o espontnea A uno o varios De uno o varios

Focus Groups Conversacin interactiva con grupos de expertos, guiada por un moderador

Talleres dirigidos Talleres de trabajo con involucrados seleccionados por tema, por objetivo, etc. Facilitan identificacin y resolucin de diferencias, conducen a consenso, crean confianza. Ejemplos: TI: JAD (Joined Application Design) Manufactura: QFD (Quality Function

Deployment) Tcnicas de creatividad en grupo Brainstorming, Ranking de votacin, Mapas mentales, Diagrama de afinidades, Anlisis multicriterio de decisiones:

Niveles de riesgo Valor Capacidad

Tcnicas grupales para la toma de decisiones Proceso de evaluacin de mltiples alternativas que culmina con una decisin formal. Se usan para: generar, clasificar y priorizar requisitos. Hay distintos criterios o estilos: por unanimidad, por mayora absoluta (>

50%), mayora relativa o dictatoriales

Cuestionarios y encuestas tiles cuando la audiencia es grande Complementarias con las entrevistas



Sergio Concha 40



Benchmarking Comparar procesos y operaciones (actuales o planeadas) con organizaciones similares para: Identificar buenas prcticas Generar ideas de mejora Contar con una referencia para medir el rendimiento

Diagramas de contexto Permiten grficamente identificar el alcance del producto y como se relaciona con su entorno (procesos, equipamiento, etc.) y como las personas y otros sistemas interactan con ste.

Anlisis de documentos Se utiliza para identificar requisitos a travs de la documentacin existente: Planes de negocio Documentacin de marketing Acuerdos y contratos Licitaciones Flujos de procesos Modelos de datos Repositorios de reglas de negocios Documentacin de sistemas Documentacin de procesos de negocios Casos de uso Logs de problemas, asuntos, riesgos Polticas y procedimientos Informacin regulatoria: leyes, cdigos, ordenanzas Etc.

Observaciones tiles en procesos detallados y/o cuando los participantes no pueden (o no quieren) articular sus requisitos

Prototipos Usualmente aplicables en desarrollos iterativos (elaboracin progresiva) Sirven para obtener feedback temprano



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

41



Sergio Concha




4. Definir Alcance

a) Definiciones

b) Proceso

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

42



Sergio Concha

Es el proceso de desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto

El principal resultado del proceso es el Enunciado del

Alcance del Proyecto Es un proceso crtico para el xito del proyecto Se centra en los entregables del proyecto

43

Definir Alcance

Definiciones

El beneficio clave de este proceso es que determina

claramente cules requisitos sern incluidos y cules

sern excluidos del alcance del proyecto



Sergio Concha

Entregable

44

Definir Alcance

Definiciones

Cualquier producto o resultado nico y verificable o la capacidad para desarrollar un servicio que se requiere sea producido para completar un proceso, fase o el proyecto

Por ejemplo:

Un artefacto

Personal entrenado para operar el producto

El resultado de un proyecto de investigacin

Un documento

La infraestructura disponible para operar un producto de software



Sergio Concha 45

Definir Alcance

Definiciones

Un entendimiento comn de los objetivos y productos entregables del proyecto

Mejorar la exactitud de las estimaciones de: costos, plazos y recursos Facilitar la clara asignacin de responsabilidades Contar con una lnea base de control Contar con una base para evaluar las solicitudes de cambio para trabajos

adicionales y verificar si stos se encuentran dentro de los lmites autorizados originalmente

El nivel de detalle que se utilice para definir el trabajo que debe ser realizado y el trabajo que est excluido puede ayudar a determinar que tan bien el equipo de gestin del proyecto controlar el alcance

Beneficios de la definicin del alcance:



Sergio Concha




4. Definir Alcance

a) Definiciones

b) Proceso

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

46



Sergio Concha 47

Definir Alcance

Proceso


y Tcnicas Salidas


2. Acta de Proyecto




2. Anlisis del producto

3. Generacin de alternativas

4. Talleres dirigidos

1. Enunciado del alcance del proyecto

2. Actualizaciones a documentos del proyecto



Sergio Concha 48

Definir Alcance

Salidas

La descripcin del alcance del proyecto, los principales entregables, supuestos y restricciones. Estos pueden ser, entre otros: el registro de interesados, documentacin de requisitos, matriz de trazabilidad.

Enunciado del alcance del proyecto

Actualizaciones a documentos

del proyecto



Sergio Concha 49

Definir Alcance

Salidas



Sergio Concha 50

Definir Alcance

Documenta todo el alcance, incluyendo el alcance del producto y el alcance del proyecto

Describe en detalle los entregables del proyecto Puede contener exclusiones especficas, de modo de manejar las

expectativas de los interesados Habilita al equipo de proyecto para que trabaje en la planificacin

detallada Gua al equipo del proyecto durante la ejecucin Es la base para evaluar las solicitudes de cambio o trabajos adicionales

para determinar si estn o no dentro del alcance




Sergio Concha 51

Definir Alcance

El enunciado del alcance del proyecto incluye (directamente o por referencia a otros documentos):

Descripcin del alcance del producto Entregables del proyecto Criterios de aceptacin de los entregables del proyecto Exclusiones Restricciones Supuestos

Y otros (como complemento): Organizacin inicial del proyecto Riesgos identificados Hitos principales del cronograma Presupuesto disponible Estimacin de costos Requisitos de gestin del proyecto

Debe ser revisado por: Cliente/Usuario Sponsor Equipo del

proyecto




Sergio Concha 52

Definir Alcance


Juicio de expertos

Aprovechar experiencia de: Otras reas, Consultores, Interesados, Asociaciones, Grupos asociados a una industria, Expertos, Etc.

Anlisis del producto Cada rea de aplicacin tiene mtodos generalmente aceptados para traducir los objetivos del proyecto en requisitos y productos entregables. Ejemplos: TI: anlisis de sistemas orientado a objetos

(modelamiento de casos de uso) Manufactura: anlisis de valor ingeniera de valor Ingeniera de sistemas

Generacin de alternativas Establecer diferentes opciones para llevar a cabo el trabajo del proyecto: Brainstorming, Pensamiento lateral, Anlisis de alternativas, Etc.

Talleres dirigidos Talleres de trabajo con involucrados seleccionados por tema, por objetivo, etc. Facilitan identificacin y resolucin de diferencias, conducen a consenso, crean confianza. Ejemplos: TI: JAD (Joined Application Design) Manufactura: QFD (Quality Function

Deployment)



Sergio Concha 53

Definir Alcance (en la prctica)

Paso 1: Establecer un camino

Resuelva las siguientes interrogantes:

Hay una visin consensuada con objetivos definidos y una estrategia de proyecto?

El cliente los tiene claros? Est de acuerdo?

Todos los interesados los entienden y saben la importancia de lograrlos?

Haga un resumen de media pgina de la estrategia, objetivos y alcance del proyecto (Resumen del Enunciado del Alcance)



Sergio Concha 54


Specific Especficos: explcitos, claros, entendibles Measurable Medibles: para poder verificar si se cumplen Attainable Alcanzables: consideran la capacidad disponible Realistic Realistas: enfoque correcto Time-bound Tiempo: alcanzables en un periodo especfico

El desarrollo de un Enunciado del alcance del

proyecto parte con los objetivos. Hay que asegurarse

que sean SMART:



Sergio Concha 55


1. Qu 2. Cunto 3. Por qu 4. Quin 5. Cundo 6. Dnde 7. Cmo

El desarrollo de un Enunciado del Alcance del

Proyecto significa una fuerte interaccin entre el

cliente y el equipo del proyecto 7 palabras claves:



Sergio Concha

Ejemplo:

Para la jubilacin, construir una casa de 4 habitaciones en un

nuevo conjunto de La Serena para la Familia Prez.

Utilice contratistas locales para terminar la casa y pueda ser

ocupada en seis meses.

56




Sergio Concha 57


Se aplicarn los procesos de licitacin para la invitacin, evaluacin,

adjudicacin y ejecucin de proyectos existentes en la compaa para llevar

a cabo un proyecto que permita:

1. El desarrollo externo de una aplicacin computacional, cuyos requisitos

han sido documentados, que facilite la operacin comercial de la

empresa, desde su fase de pre-venta hasta la entrega del producto al

cliente y su facturacin.

2. Adquirir e instalar el equipamiento computacional necesario para su

operacin

Se dispone de un presupuesto de USD 500.000. El plazo mximo es de 8 meses. Hay que considerar que hay otro proyecto en ejecucin cuyo objetivo es

habilitar las comunicaciones entre las distintas sucursales.

Ejemplo de Resumen del Enunciado del Alcance



Sergio Concha 58

Paso 2: Aplicar las tcnicas

Crear una lista de los entregables y determinar cules son obligatorios y cules son opcionales

Priorice

Acuerde una lista

Los talleres dirigidos son muy tiles: permiten identificar

los principales entregables y poner de acuerdo a los

interesados.




Sergio Concha 59


Paso 3: Pngale carne a la bicicleta

Profundice el entendimiento de los entregables

Trabaje con los expertos para detallar cada entregable: objetivos, caractersticas, funciones, forma, etc.

La idea aqu es que el cliente no pueda decir ms

tarde es que lo que yo quise decir (y nadie me entendi) con esto fue



Sergio Concha 60


Paso 4: Evale factibilidad

Ahora ya tiene una lista de entregables bien claros, priorizados y adems clasificados en obligatorios y opcionales, pero es posible lograrlo dentro los plazos y con el presupuesto? son factibles tcnicamente?

Trabaje con los expertos

Si no es posible lograr todos los entregables, vea cules pueden ser quitados del alcancenegocie.



Sergio Concha 61


Paso 5: Obtener aprobacin

Presente la lista de entregables a su Sponsor y cliente, obtenga su aprobacin, incluyendo: prioridades, la descripcin detallada de cada entregable y tambin aquello que no estar dentro del alcance

La aprobacin debe ser formal

La idea aqu es que cuando despus le digan:

Podemos incluir esto en el proyecto? Ud. pueda

responder: Por supuesto perohabra que quitar esto otro, o extender el plazo y revisar los costos



Sergio Concha

Una plantilla de Enunciado del alcance del proyecto

Revise el documento entregado

Comentarios?

62

Ejercicio



Sergio Concha

Desarrollar y documentar el Enunciado del alcance del proyecto

Organizarse en grupos de 4 personas (excepcionalmente 5)

Utilizar el documento con el caso presentado

Desarrollar: Resumen del Enunciado de alcance

del proyecto Completar Enunciado del Alcance

63

Ejercicio



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

64



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

a) Definiciones

b) Proceso

6. Validar Alcance


Agenda

65



Sergio Concha

Es el proceso de subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes menores y ms

manejables El principal resultado del proceso es la Estructura de Descomposicin

del Trabajo (EDT). En ingls: Work Breakdown Structure (WBS). Es un proceso crtico para el xito del proyecto Se centra en los entregables del proyecto y el trabajo requerido para

obtenerlos

66

Crear EDT Definiciones

El beneficio clave de este proceso es que provee una

visin estructurada de qu es lo que debe ser entregado



Sergio Concha

Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS o EDT)

Una descomposicin jerrquica orientada a los entregables, del

alcance del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto a

fin de cumplir con los objetivos del proyecto y crear todos los

entregables requeridos.

La EDT organiza y define el alcance total del proyecto

Representa el trabajo del proyecto documentado en el enunciado del alcance del proyecto

vigente

Los elementos de la EDT ayudan a los interesados del proyecto a desarrollar una visin

clara del producto final del proyecto y del trabajo necesario para obtenerlo

En el contexto de la EDT, trabajo se refiere a los productos del trabajo o entregables que

son el resultado de las actividades y no a las actividades en s

67




Sergio Concha

EDT (WBS)

1.1 1.2 1.3

1. Producto

1.1.2 1.1.3 1.1.1

Elementos de alto nivel:

principales entregables, fases

Descomposicin de los

elementos de alto nivel

Paquetes de trabajo

(ltimo nivel de descomposicin)

..1.1.1

..1.1.2 ..1.2.1 ..1.2.2

68


Cuenta de control

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Elemento raz

Nivel n



Sergio Concha 69

Es cualquiera de los componentes de la EDT y sus atributos asociados

Cada elemento tiene un solo padre Los atributos esenciales u obligatorios son: Identificador y nombre El nombre de cada elemento es un sustantivo (y eventualmente adjetivos que

lo precisen). NO verbos. Se pueden asociar otros atributos: responsable, duracin, presupuesto,

descripcin detallada, cuenta de control asociada, prioridad, etc. Tipos de elementos:

o Discretos: asociados a un entregable relacionado con el producto final (pueden ser medidos y entregados)

o Nivel de esfuerzo: no asociados al producto final pero que son necesarios para generar el producto final)

Elementos de una EDT




Sergio Concha 70

El producto del trabajo del proyecto en el ltimo nivel de la estructura de descomposicin del trabajo para el cual los costos y duracin pueden ser estimados y administrados El trabajo planificado para el proyecto est contenido en los paquetes

de trabajo Un paquete de trabajo puede ser otro proyecto (sub-proyecto) En el nivel ms bajo de descomposicin, se recomiendan paquetes de

no ms de 200-300 horas y 2 semanas de duracin Un paquete de trabajo se puede subdividir en una o ms Actividades

como parte del proceso Desarrollar Cronograma

Paquete de trabajo




Sergio Concha 71

Un punto de control de la gestin, donde alcance, presupuesto, costo real y cronograma son integrados y comparados con el valor ganado para medir el rendimiento Una cuenta de control puede incluir uno o ms paquetes de trabajo Cada paquete de trabajo debe estar asignado slo a una cuenta de

control Se ubican en niveles apropiados de la EDT para la gestin

Cuenta de control




Sergio Concha 72


Producto de Software v2.0

Direccin del Proyecto

Planificacin

Reuniones

Administracin

Levantamiento de Requisitos

Software

Documentacin Usuaria

Entrenamiento

Diseo

Software


Entrenamiento

Construccin

Software


Entrenamiento

Integracin y Testing

Software


Entrenamiento

Organizada por Fases



Sergio Concha 73


Producto de Software v2.0

Direccin del Proyecto

Planificacin

Reuniones

Administracin

Ingeniera de Sistemas

Especificacin de Requisitos de

Negocio

Especificaciones de arquitectura

Especificaciones tcnicas

Software

Diseo

Construccin

Testing

Hardware

Definicin del sistema

Seleccin de Componentes

Testing unitario de componentes

Sistema instalado

Planificacin

Testing de integracin

Puesta en marcha

Entrenamiento

Organizada por Entregables



Sergio Concha 74


Producto

Fase 2

Entregable 2.1

Entregable 2.1.1

Entregable 2.2

Entregable 2.2.1

Paquete de Trabajo 2.2.1.1



Entregable 2.2.2


Sub-proyecto 2.2.2.2

Paquete de Trabajo 2.2.2.2.1

Paquete de Trabajo 2.2.2.2.2

Entregable 2.3

Paquete de Trabajo 2.3.1

Entregable 3

Paquete de Trabajo 3.1




Sub-proyecto 4

Entregable 4.1

Entregable 4.1.1


Entregable 4.1.2




Entregable 4.1.y

Entregable 4.2

Entregable 4.x

Sub-proyecto n

Fase 1



Sergio Concha 75


1.1 Materiales

1.1.1 Compra de pintura 1.1.2 Compra de una escalera 1.1.3 Compra de brochas y rodillos 1.1.4 Compra de eliminador de papel tapiz

1.2 Preparacin de la habitacin 1.2.1 Remocin de papel tapiz viejo 1.2.2 Extraccin de decoracin desmontable 1.2.3 Cobertura del piso con papel peridico viejo 1.2.4 Cobertura de los interruptores de la luz con cinta 1.2.5 Cobertura de los muebles con sbanas

1.3 Pintado de la habitacin 1.4.Limpieza de la habitacin

1.4.1 Pintura sobrante 1.4.2 Limpieza de brochas y rodillos 1.4.3 Remocin de materiales cobertores 1.4.4 Desecho de materiales cobertores

EDT para pintar una habitacin



Sergio Concha 76




Sergio Concha 77


La EDT debe tener un suficiente nivel de descomposicin (tamao adecuado):

Suficiente detalle para efectos de comunicacin. Apropiado para el seguimiento y control.

Muy general significa que el alcance est mal definido. Muy granular implica que no se puede hacer control. 7+/- 2 elementos dependiendo de la raz, mnimo 3 niveles y

mximo 4-5 niveles, 200 elementos

Nivel de descomposicin



Sergio Concha 78


La EDT es la base para todos los procesos de planificacin y

control:

Desarrollar Plan de Gestin del Proyecto

Definir actividades

Estimar costos y Determinar presupuesto

Identificar riesgos

Planificar Gestin de Recursos Humanos

Planificar calidad

Planificar adquisiciones

La EDT y otros procesos



Sergio Concha 79


1 2

3

7

4 5

6

1 2

3 5

7 6

4

Diagrama de Gantt

Hitos (milestones)

1 2

3 5

7 6

4

4

3

2

2

1

2

2

1

1

Red / Ruta crtica

EDT Calendario Precedencias Dependencias Holguras Recursos Estimacin Etc.

Desarrollo del Cronograma (calendarizacin)



Sergio Concha

Elementos

Paquetes

de Trabajo

Actividades

Tareas

Producto

T

O

P

D

O

W

N

B

O

T

T

O

M

U

P

Paquetes de trabajo y actividades

Usualmente se subdivide el paquete por: los recursos disponibles buscar concurrencia

80


EDT

Cronograma



Sergio Concha 81


Principio de Calidad 1: Una EDT de calidad es una EDT

construida de tal modo que satisface todos los

requerimientos para su uso en el proyecto

Principio de Calidad 2: Las caractersticas de calidad de una

EDT se aplican a todos los niveles de definicin del alcance

(las 3 Ps)

Calidad de una EDT



Sergio Concha

Practice Standard for Work Breakdown Structures 2nd Ed.

Leer Captulos 2 - 5

Leer Apndices K y O

Control de lectura

82

Lectura



Sergio Concha

Mejorar la precisin de las estimaciones de costo, plazo y recursos. Definir el plan de referencia para la medicin del rendimiento y

control del proyecto (lnea base del alcance). Facilitar una clara asignacin de responsabilidades.

Una pobre definicin del alcance impacta en

mayores costos por cambios:

- Interrupcin del ritmo del proyecto. - Rehacer el trabajo y aumentar los plazos y tiempos de entrega.

- Menor productividad y moral de los colaboradores.

La creacin de una EDT permite:

83




Sergio Concha 84


1. No se cumple con las fechas y hay frecuentes extensiones del plazo

2. El proyecto excede su presupuesto

3. Los usuarios y/o clientes no pueden utilizar el nuevo producto o

caracterstica

4. El alcance del proyecto sufre continuos cambios y es inmanejable

5. El proyecto se convierte en un proyecto permanente y no se

vislumbra su trmino

6. Los miembros del equipo de proyecto estn confundidos respecto de

sus responsabilidades individuales

7. Parte del trabajo planificado no se ha llevado a cabo

Principales problemas de una EDT defectuosa



Sergio Concha

7 errores al utilizar una EDT

85

Ejercicio



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

a) Definiciones

b) Proceso

6. Validar Alcance


Agenda

86



Sergio Concha 87

Crear EDT

Proceso


y Tcnicas Salidas


2. Enunciado del alcance del proyecto


4. Factores ambientales de la empresa


1. Descomposicin


1. Lnea base del alcance




Sergio Concha 88

Crear EDT

Salidas

Lnea base del alcance

Actualizaciones a documentos del proyecto

Estos pueden ser, entre otros: documentacin de requisitos, matriz de trazabilidad, enunciado del alcance del proyecto

Es un componente del Plan de Gestin del Proyecto que consiste de la versin aprobada del enunciado del alcance del proyecto, la estructura de descomposicin del trabajo (EDT) y el diccionario de la EDT asociado; los cuales pueden ser modificados solamente a travs de los procedimientos formales del control integrado de cambios y son usados como base de comparacin



Sergio Concha 89

Crear EDT

Salidas

Documento que provee informacin detallada del entregable,

actividad y programacin de cada elemento de la EDT.

Complementa la EDT

Incluye, entre otros: o Identificador del elemento e Identificador de la cuenta de control

o Supuestos y restricciones

o Organizacin responsable

o Hitos y actividades programadas

o Recursos requeridos

o Estimaciones de costo

o Requerimientos de calidad

o Criterios de aceptacin

o Referencias tcnicas

o Informacin de acuerdos

Diccionario de la EDT



Sergio Concha 90

Crear EDT

Herramientas y Tcnicas

Descomposicin Tcnica para subdividir los entregables de un proyecto en componentes ms pequeos y manejables

Juicio de expertos Input recibido por parte de personas o grupos con experiencia y conocimientos en la creacin de EDTs y en proyectos o reas de negocio similares



Sergio Concha 91

Crear EDT




Sergio Concha 92

1. Identificar y analizar los principales entregables del proyecto y el trabajo relacionado

2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes

detallados de nivel inferior

4. Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de la

EDT

5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es necesario y

suficiente

Descomposicin de acuerdo al PMBOK Guide

Crear EDT




Sergio Concha 93

Crear EDT (en la prctica)

Paso 1: Identifique los elementos de alto nivel

Por fases, por entregables, por subproyecto, mixto?

Use el Enunciado del Alcance del Proyecto

Aplique las tcnicas y herramientas

Tener en cuenta:

Incluir a la gestin del proyecto como un elemento

de la EDT



Sergio Concha 94


Paso 2: Decidir si se pueden realizar estimaciones adecuadas de duracin y costos a ese nivel.

No, proceder con el Paso 3.

S, proceder con el Paso 4.

Tener en cuenta:

Las ramas de la EDT pueden tener distintos niveles de

descomposicin.



Sergio Concha 95

Paso 3: Descomponer

Identificar los entregables de una fase y/o sub-proyecto.

Identificar los elementos constituyentes de un entregable.

Repetir el Paso 2 para cada elemento constituyente.

Tener en cuenta:

Describir cada componente en trminos tangibles

(diccionario de la EDT).

Cada descomposicin debe equivaler en un 100% al

elemento descompuesto (Regla del 100%)




Sergio Concha 96


Paso 4: Verificar que la descomposicin sea la adecuada.

Completitud: Son necesarios y suficientes los elementos en el nivel inferior para completar el elemento descompuesto?

Claridad: Est cada elemento clara y completamente definido?

Nivel de descomposicin: Cada elemento puede programarse, presupuestarse y asignarse en forma apropiada?

Si algunas de las respuestas es NO, se requiere seguir analizando.



Sergio Concha

Desarrollar EDT de un proyecto

Proyecto: Caso presentado

Seleccione un Director de Proyecto

Despus del trabajo en clases: usar MS Project para documentar el desarrollo de la WBS

97

Ejercicio



Sergio Concha

Revisin de EDTs de un proyecto

Proyecto: Caso presentado

98

Ejercicio



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

99



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance

a) Definiciones

b) Proceso


Agenda

100



Sergio Concha

Mapa de Procesos del PMBOK Guide 5th Ed.

101



Sergio Concha

Controlar

Alcance

Validar

Alcance

Realizar Control

Integrado de Cambios

Controlar Riesgos

Monitorear y controlar

trabajo del Proyecto

Controlar Adquisiciones

Controlar

Cronograma

Controlar

Costos

Controlar

Calidad

Controlar

Comunicaciones

Inicio

Ejecucin

Planificacin Cierre

Controlar Participacin de

interesados

Validar Alcance

Definiciones



Sergio Concha

Formalizar la aceptacin de los entregables del

proyecto que se han terminado

Esto incluye revisar los entregables y resultados del trabajo, para asegurar

que todo ha sido completado satisfactoriamente.

Los interesados claves: el cliente y el sponsor.

Este proceso se diferencia del Control de Calidad en que la validacin est relacionada con la aceptacin de los entregables y no con el cumplimiento de los requisitos de calidad. En general, la validacin del alcance se realiza despus de realizado el control de calidad.

103

Validar Alcance

Definiciones

El beneficio clave de este proceso es que le da objetividad a la

aceptacin y aumenta la probabilidad de la aceptacin del

producto final, resultado o servicio, validando cada entregable



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance

a) Definiciones

b) Proceso


Agenda

104



Sergio Concha 105

Validar Alcance

Proceso

Entradas

Herramientas

y Tcnicas Salidas




4. Entregables verificados

5. Datos del rendimiento del trabajo

1. Inspeccin

2. Tcnicas grupales para la toma de decisiones

1. Entregables aceptados

2. Solicitudes de cambio

3. Informacin de rendimiento del trabajo


Aquellos que se han

completado (total o

parcialmente) y han sido

chequeados a travs del

proceso Controlar Calidad Son todas las observaciones y mediciones obtenidas a

medida que las actividades del proyecto se ejecutan. En

este caso, algunos ejemplos:

Grado de conformidad con los requisitos Nmero de no conformidades Severidad de las no conformidades Nmero de ciclos de validacin



Sergio Concha 106

Validar Alcance

Salidas

Entregables aceptados

Solicitudes de cambio

Informacin de rendimiento del trabajo


Estos pueden ser, entre otros: documentacin del producto, informes de avance, documentos firmados

Los entregables que cumplen los criterios de aceptacin son formalmente aprobados por el cliente o sponsor.

Se lleva un registro de aquellos entregables que no han sido formalmente aceptados y las razones. Dichos entregables podran requerir una solicitud de cambio para la reparacin de defectos, las cuales son procesadas a travs del proceso Realizar Control Integrado de Cambios.

Informacin acerca del avance del proyecto, tal como: qu se ha iniciado, cul es el avance, que se ha terminado, qu se ha aceptado



Sergio Concha 107

Validar Alcance


Inspeccin

Una inspeccin consiste de actividades como medir, examinar y validar, con el fin de determinar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los requisitos y criterios de aceptacin. Se pueden denominar como: Revisiones, Revisiones de producto, Auditoras, Caminatas, Etc.

Tcnicas grupales para la toma de decisiones Proceso de evaluacin de mltiples alternativas que culmina con una decisin formal. Hay distintos criterios o estilos: por unanimidad, por mayora absoluta (> 50%), mayora relativa o dictatoriales. Se usan para llegar a una conclusin cuando la validacin es realizada por el equipo de proyecto y otros interesados.



Sergio Concha 108

Validar Alcance


Validar

Alcance

Inspeccin

Aceptacin Formal

- Documentada

- Aplica para:

Entregables

Fase del proyecto

Proyecto completo

No aceptado

-Lista de pendientes (re-trabajo)

-Solicitud de cambio

-Acciones correctivas

-Lecciones Aprendidas

o



Sergio Concha

Una plantilla de Certificado de Aceptacin


Comentarios?

109

Ejercicio



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

110



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


a) Definiciones

b) Proceso

Agenda

111



Sergio Concha

Monitorear el estado del alcance del proyecto y del

producto y gestionar los cambios a la lnea base del

alcance

Permite asegurar que todos los cambios solicitados y acciones correctivas y preventivas recomendadas sean procesadas a travs del proceso Realizar Control Integrado de Cambios.

Se gestionan los cambios cuando ocurren y durante todo el proyecto

112

Controlar Alcance

Definiciones

El beneficio clave de este proceso es que permite

mantener la lnea base del alcance a lo largo del proyecto



Sergio Concha

Los cambios son inevitables, luego es necesario su control:

Identificar cambios

Llegar a acuerdos

Documentar acuerdos

Seguimiento a la implementacin de los cambios aprobados

Influir sobre los factores que pueden generar cambios

113

Controlar Alcance

Definiciones



Sergio Concha

Los cambios no controlados se conocen como scope creeping

De manera acumulativa, cambios

aparentemente menores pueden

sorprender al equipo del proyecto con

impactos al presupuesto, cronograma

y recursos

Puede afectar la calidad y aumentar

los riesgos

Debe administrarse a travs de un

proceso formal de control de cambios

114

Controlar Alcance

Definiciones



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


a) Definiciones

b) Proceso

Agenda

115



Sergio Concha 116

Controlar Alcance

Proceso

Entradas

Herramientas

y Tcnicas Salidas




4. Datos del rendimiento del trabajo


1. Anlisis de variacin 1. Informacin de rendimiento del trabajo

2. Solicitudes de cambio

3. Actualizaciones al plan de gestin del proyecto


5. Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

Son todas las observaciones y mediciones obtenidas a

medida que las actividades del proyecto se ejecutan. En

este caso, algunos ejemplos:

Nmero de solicitudes de cambio recibidas Nmero de solicitudes aceptadas Cantidad de entregables completados



Sergio Concha 117

Controlar Alcance

Salidas

Informacin de rendimiento del

trabajo


Actualizaciones al plan de gestin del proyecto


Actualizaciones a los activos de los procesos de la organizacin

Informacin contextualizada y analizada respecto del alcance real en relacin a su lnea base

El anlisis del rendimiento del proyecto en relacin al alcance puede resultar en Solicitudes de cambio relacionadas con acciones correctivas y preventivas, reparacin de defectos, requerimientos de mejoras, etc. las cuales son procesadas a travs del proceso Realizar Control Integrado de Cambios.

Actualizaciones a las lneas base del alcance y otras

Pueden ser: documentacin de requisitos, matriz de trazabilidad y otros

Bases de conocimientos relacionadas con causas de las variaciones, acciones correctivas y sus razones y otros tipos de lecciones aprendidas para el control del alcance



Sergio Concha 118

Controlar Alcance

Salidas

La informacin de rendimiento del trabajo en relacin al alcance, incluye, entre otros:

Variacin del alcance real respecto de la lnea base Tipos de cambios presentados Las variaciones que se han generado y sus causas Cmo impactan los costos y plazos Estimaciones respecto del cumplimiento del alcance

Esta informacin se requiere para la toma de decisiones

y usualmente se basa en un Informe de Avance

Informacin de rendimiento del trabajo



Sergio Concha

Una plantilla de Informe de Avance


Comentarios?

119

Ejercicio



Sergio Concha

Sistema de Control de Cambios: procedimiento documentado para autorizar cambios

120

Solicitud de Cambio:

Cliente Gerencia de Proyecto Comunidad Proveedores

Anlisis de la Solicitud

Impacto en Costo Impacto en Plazo Impacto en Calidad Impacto en Riesgo Impacto en otras reas

Negociacin Aprobacin

Actualizacin del

Registro de

Cambios

autorizados

Ejecucin de los Trabajos

Informacin a todas las reas afectadas

Archivar

No

Replantear

Si

Controlar Alcance

Salidas




Sergio Concha

Una plantilla de Solicitud de Cambio


Comentarios?

121

Ejercicio



Sergio Concha 122

Controlar Alcance Herramientas y Tcnicas

Sigla Nombre Frmula Bueno Segn

Plan

Malo

CV Variacin del Costo EV-AC + 0 -

SV Variacin del Cronograma EV-PV + 0 -

CPI ndice de rendimiento de Costos EV/AC >1 =1 1 =1



Sergio Concha




4. Definir Alcance

5. Crear EDT

6. Validar Alcance


Agenda

123



Sergio Concha

Entregar el conocimiento, habilidades y tcnicas para poder definir, validar y controlar el alcance de un proyecto y construir una EDT efectiva, incluyendo la perspectiva de los requisitos asociados a un proyecto de TI.

Objetivos del curso



Sergio Concha

Gracias!

125

gestión del alcance en ti v7.0

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