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INTRODUCCIÓN

Cada día las empresas necesitan mejores formas de ejecutar sus operaciones con

éxito. Para lograr ese profesionalismo en su gestión administrativa debe de utilizar

técnicas que le permitan prever y pautar los recursos y la manera en que la

organización puede lograr un funcionamiento óptimo o estar más exenta de riesgos.

Justo la herramienta de la que hablaremos en el transcurso del desarrollo de todo

este documento nos dará una idea de cómo lograr que nuestra gestión directiva sea

lo más eficiente posible. Les invito a que conozcan un poco más de esta técnica

empleada por grandes, medianas y pequeñas empresas a nivel mundial.

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¿Qué es un presupuesto?

Cálculo anticipado del coste de una obra o un servicio. Conjunto de los gastos e

ingresos previstos para un determinado período de tiempo. Un presupuesto es

un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un

cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que

quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno se

pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina,

comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto

necesitas ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.

El presupuesto es un estimado del costo que tendrán las operaciones de la

institución a nivel de sistemas y a nivel de administración. Los presupuestos

pueden desempeñar tanto Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles

preventivos como correctivos dentro de la organización.

Es un documento que permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones

privadas y las familias establecer prioridades y evaluar la consecución de sus

objetivos.

Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que

estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas hacer,

qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo,

sabrás cuánto vas a ganar en un periodo.

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IMPORTANCIA DE LA ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las

operaciones de la organización.

Por tanto sus objetivos son los siguientes:

� Obtener información que facilite la toma de decisiones.

� Planificar las actividades a llevar a cabo.

� Coordinar las actividades de las diferentes unidades y, en consecuencia,

estimular el trabajo en equipo.

� Comunicar los objetivos a los diferentes responsables y centros.

� Motivar en orden a la consecución de los objetivos.

� Facilitar la posterior evaluación del resultado.

1. ELABORACIÓN Y CONTROL DE PRESUPUESTO.

Una de las etapas más importantes del proceso administración es la elaboración de

un la planeación y por tanto es obvia la necesidad de conocer previamente lo que

pretende alcanzarse como finalidad de la administración. En las últimas décadas la

planeación ha ido adquiriendo una importancia preponderante como consecuencia

de la necesidad de conocer con anticipación en cómo se van a desempeñar las

operaciones de la empresa.

Los presupuestos se elaboran de acuerdo a la estructura, tamaño y tecnología

demandada por la organización. Estos deben prever situaciones externas

imprevistas, para evitar riesgos mayores.

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Los presupuestos pueden ser a corto o largo plazo; los presupuestos de lago plazo

se encuentran sujetos a muchos cambios, los de corto plazo son más exactos

puesto que reflejan períodos más cortos.

Los principales factores a considerar para el cálculo de los costos al elaborar un

presupuesto son los relacionados:

Costos Operacionales:

� Costo de software, hardware y materiales y equipos relacionados.

� Costos de personal.

� Costos de mantenimiento.

� Costos de capacitación.

2. DESARROLLO DEL PRESUPUESTO

Este documento se elabora con la intención de hacer una valorización económica

de la ejecución de las operaciones dentro de la organización. Intenta determinar

cuánto dinero, esfuerzo, recursos, es decir, el profesional encargado de

confeccionarla debe determinar cantidad y costo unitario de cada uno de los rubros.

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3. ADMINISTRACIÓN DEL PRESUPUESTO.

Esta se compone de cinco etapas que son:

1) Planeación

2) Organización

3) Ejecución

4) Dirección

5) Control

� PLANEACION (lo que se quiere hacer)

Para planear lo que se quiere hacer, se tienen que determinar los objetivos y cursos

de acción que han de tomarse, seleccionando y evaluando cuál será la mejor opción

para el logro de los objetivos propuestos, bajo qué políticas, con qué procedimiento

y bajo qué programas.

� ORGANIZACIÓN

Identifica y enumera las actividades que se requieren para lograr los objetivos.

� EJECUCIÓN

Llevar a cabo las tareas para el logro de los objetivos.

� DIRECCIÓN

Función encargada de guiar a las personas para alcanzar por medio de su actividad

los objetivos y metas propuestos.

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� CONTROL (Evaluación de lo que se hizo y se está haciendo)

Control de las actividades para saber si se están realizando las acciones (cuándo,

dónde y cómo) de acuerdo con los planes y/o programas en que se basan los

presupuestos respectivos. Evaluación de resultados, por períodos (mensual,

trimestral y anual), cotejando lo logrado con relación a lo planeado y derivando

recomendaciones para la mejora del desempeño o para mantener el buen

desempeño en su caso.

4. ACEPTACIÓN DEL PRESUPUESTO

Los presupuestos se aceptan bajo firma y sello del usuario, (si la tuviera) e indicando

el tipo de tarifa de trabajo que desea. El que realiza el presupuesto se debe atener

a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.

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CONCLUSIÓN

El presupuesto más allá de facilitarnos la tarea de la gestión administrativa, nos

ayudara a tener un estimado de la cantidad de recursos que se requiere para poder

manejar la organización. Así que si lo que deseamos es tener éxito en nuestra

gestión, debemos de considerar este elemento como clave en la institución que

estemos representando. Esta herramienta puede hacer una diferencia entre el

avance, el estancamiento o el fracaso. Y es que esta herramienta nos permitirá

adaptarnos y responder de manera más ágil a los cambios futuros dentro de la

misma.