elaboración y control de presupuesto
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Elaboración y Control de Presupuesto. Qué es un Presupuesto?. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Elaboración y Control de Presupuesto
Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo
El presupuesto es un documento en el que se indican las condiciones en que se realizará el trabajo propuesto, realizando un cálculo anticipado de los gastos o del coste del servicio.
Qué es un Presupuesto?
Antes De Desarrollar Un Presupuesto Se Debe Tomar
En Cuenta.
Claridad del Propósito.
Planificación Detallada.
Importancia de los PresupuestosLos presupuestos son importantes porque ayudan a
minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.
Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.
Funciones de los Presupuestos La principal función de los presupuestos se
relaciona con el Control financiero de la organización.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.
Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.
Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto
Quién Debería Participar en la Elaboración de un Presupuesto?
Director Financiero.
Director del Proyecto.
Director de la Organización o Departamento.
Ciclo de Planificación.
Alguno
Algunos Ejemplos de Presupuesto
Usos del presupuesto El presupuesto es un instrumento importante
como norma, utilizado como medio administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos.
Un presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año fiscal".
El proceso presupuestario en las organizaciones El proceso presupuestario tiende a reflejar de
una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo.
Definición y transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación de los presupuestos
Elaboración de planes, programas y presupuestos
Negociación de los presupuestos
Coordinación de los presupuestos
Aprobación de los presupuestos
Seguimiento y actualización de los presupuestos
Clasificación de los presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos
de vista
Según la flexibilidad Rígidos, estáticos, fijos o asignados
Flexibles o variables
Según el periodo que cubran A corto plazo A largo plazo, en lo posible
según el campo de aplicabilidad en la empresa presupuesto maestro presupuestos intermedios presupuestos operativos presupuestos de inversiones
Rígidos, estáticos, fijos o asignadosRígidos, estáticos, fijos o asignadosSon aquellos que se elaboran para un único
nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variación que ocurre en la realidad.
Flexibles o variables
Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna.
A corto plazoSon los que se realizan para cubrir la
planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.
A largo plazoEste tipo de presupuestos corresponden a los
planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
Presupuesto MaestroEs un Presupuesto que proporciona un plan global
para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo………………….……………………………….
BeneficiosDefine objetivos básicos de la empresa. Determina la autoridad y responsabilidad
para cada una de las generaciones. Es oportuno para la coordinación de las
actividades de cada unidad de la empresa. Facilita el control de las actividades. Permite realizar un auto análisis de cada
periodo. Los recursos de la empresa deben
manejarse con efectividad y eficiencia.
LimitacionesEl Presupuesto solo es un estimado no pudiendo
establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.
El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada echo o actividad.
Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.
Presupuesto De Operación Son estimados que en forma directa en
proceso tiene que ver con la parte Neurológica de la Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el producto o servicio, son componentes de este modo:
Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)
Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)
Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto partes etc.)
Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)
Presupuesto gasto de fabricación. Presupuesto costo de producción (sin el margen de
ganancia) Presupuesto gasto de venta (capacitación,
vendedores, publicidad) Presupuesto gasto de administración (requerimiento
de todo tipo de mano de obra y distribución del trabajo)
Presupuesto FinancieroConsiste en fijar los estimados de inversión de
venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:
Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)
Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)
Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso) Caja final. Caja inicial. Caja mínima.
Presupuesto De Inversión De Capital Presupuesto De Inversión De Capital
Comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.
Compra activo tangible. Compra activo intangible.
Presupuesto de ventas Es la predicción de las ventas de la empresa que tienen
como prioridad determinar el nivel de ventas real proyectado por una empresa, éste cálculo se realiza mediante los datos de demanda actual y futura
Investigación de motivación Se han elaborado técnicas especiales de investigación de
mercado, que se llaman investigación de motivación, para medir la motivación del cliente.
Muchas compañías requieren que sus vendedores preparen estimaciones anuales de ventas de los productos, ya que conocen mejor las condiciones locales y el potencial de los clientes.
Presupuesto de ventaProducto N0. de
unidadesValores de venta
Ventas totales
P 6000 120 720000
Q 1500 150 225000
Total 7500 270 945ooo
El presupuesto de venta es multiplicar las unidades por el valor de ventas de esta manera tendremos el estimado de ventas.
Observaciones La base sobre la cual descansa el presupuesto de ventas y las demás
partes del presupuesto maestro, es el pronostico de ventas, si este pronóstico ha sido elaborado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serían muchos más confiables, por ejemplo: El pronóstico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:
producción compras gastos de ventas gastos administrativos
El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad. La elaboración de un presupuesto de venta se inicia con un básico que tiene líneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como pronostico de ventas por cada trimestre.
Presupuesto de producción Son estimaciones que se hallan estrechamente relacionadas con el
presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.
Presupuesto de mano de obra (PMO)
Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.
Componentes personal diverso cantidad horas requeridas cantidad horas trimestrales valor por hora unitaria
Presupuesto de gasto de fabricación Son estimados de manera directa o indirecta
intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Es importante considerar un presupuesto de Gastos de Mantenimiento, el cual también impacta los gastos de fabricación.
Sustentaciónhoras-hombre requeridas operatividad de máquinas y equipos stock de accesorios y lubricantes
ObservacionesEste presupuesto debe coordinarse con los
presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir...
Presupuesto de costo de producción Son estimados que de manera específica
intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción.
CaracterísticasDebe considerarse solo los materiales que se
requiere para cada línea o molde. Debe estimarse el costo. No todos requieren los mismos materiales. El valor coincidir con el costo unitario
establecido en el costo de producción
Presupuesto de requerimiento de materiales (PRM) Son cálculos de compra de materiales preparado
bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.
Presupuesto de gasto de ventas (PGV) Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos
que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.
Características Comprende toda la mercadotecnia. Es base para calcular el margen de utilidad. Es permanente y costoso. Asegura la colocación de un producto. Amplía mercado de consumidores. Se realiza a todo costo.
Desventajas No genera rentabilidad. Puede ser mal utilizado. No considera imprevistos. Desequilibrio financiero
Presupuesto de gastos administrativos (PGA) Considerando como la parte medular de todo presupuesto
porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema
CaracterísticasLas remuneraciones se fijan según la calidad económica de
la empresa y no en forma paralela a la inflación. Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del
precio que se fija al producto o servicio. Para calcular el total neto, se debe calcular al total la
deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.
Presupuesto de tesorería Se formula con la estimación prevista de fondos
disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o de efectivo.
Presupuesto de capital Controla las diferentes inversiones en activos fijos
como son las adquisiciones de terrenos, construcciones o ampliaciones de edificios y compra de maquinarias y equipos, sirve para evaluar alternativas posibles de inversión y conocer el monto de fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.
Presupuesto público Privado Presupuestos del Sector Públicoson los que involucran los planes, políticas, programas,
proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.
Presupuestos del Sector PrivadoSon usados por las empresas particulares. Se conocen
también como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
Otras clasificaciones de los presupuestos Por su contenido Principales: Estos presupuestos son una especie de
resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
Auxiliares: Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.
Por la técnica de valuación Estimados: Son los presupuestos que se formulan sobre
bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan sólo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.
Estándar: Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevado las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de las anteriores, representan los resultados que se deben obtener.
Por su reflejo en los estados financieros De posición financiera: Este tipo de presupuestos muestra
la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como posición financiera (balance general) presupuestada.
De resultados: Que muestran las posibles utilidades a obtener en un período futuro.
De costos: Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un período futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de sus partes.
Por las finalidades que pretende De promoción Se presentan en forma de proyecto financiero y de
expansión; para su elaboración es necesario estimar los ingresos y egresos que haya que efectuarse en el período presupuestal.
De aplicación: Normalmente se elaboran para solicitud de créditos. Constituyen pronósticos generales sobre la distribución de los recursos con que cuenta, o habrá de contar la empresa.
De fusión: Se emplean para determinar anticipadamente las operaciones que hayan de resultar de una conjunción de entidades.
Por áreas y niveles de responsabilidad: Cuando se desea cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y niveles en que se divide una compañía.
Por programas: Este tipo de presupuestos los elaboran habitualmente dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.
Presupuesto Base Cero Es aquel que se realiza sin tomar en
consideración las experiencias habidas. Este presupuesto es útil ante la desmedida y continua elevación de los precios, exigencias de actualización, de cambio, y aumento continuo de los costos en todos los niveles, básicamente. Resulta ser muy costoso y con información cierta
Presupuesto De trabajo Es el presupuesto común utilizado por cualquier
empresa o el coaching; su desarrollo ocurre normalmente en las siguientes etapas puras:
Previsión Planeación Formulación
Presupuestos parciales: Se elaboran en forma analítica, mostrando las operaciones estimadas por cada departamento de la empresa; con base en ellos, se desarrollan los:
Presupuestos previos: Son los que constituyen la fase anterior a la elaboración definitiva, sujetos a estudios y a:
Aprobación: La formulación previa está sujeta a estudio, lo cual generalmente da lugar a ajustes de quienes afinan los presupuestos anteriores, para dar lugar al:
Presupuesto definitivo Es aquél que finalmente se va a ejercer, coordinar, y
controlar en el período al cual se refiera.
Etapas del ciclo presupuestario
El sistema presupuestario es la herramienta más importante con que cuenta la administración moderna para realizar sus objetivos
LAS FUNCIONES: 1.- PLANEACIÓN O FORMULACIÓN 2.- DISCUCIÓN Y APROBACIÓN 3.- EJECUCIÓN Y CONTROL 4.- EVALUACION
Etapas del ciclo presupuestarioPlaneación o Formulación : para determinar
los objetivos y los cursos de acción que han de tomarse,
Comprende un diagnostico de la realidad de cada departamento de la organización en su conjunto y sus proyecciones para el futuro.
Estimaciones de ingresos.
Se fijan montos topes de gastos para cada departamento.
Se envían a cada departamento las instrucciones y formularios necesarios para que presenten sus peticiones (anteproyecto) e informe y justificación de los mismos. Publicación del presupuesto.
Etapas del ciclo presupuestarioEn la planeación es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar.
¿Qué trabajo necesita hacerse? ¿Cuándo y como se hará? ¿Cuales serán los necesarios
componentes del trabajo, las contribuciones y como lograrlos?
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
Pronosticar.
Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
Anticipar los posibles problemas futuros.
Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
Etapas del ciclo presupuestarioDiscusión y aprobación. Organización.
para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.Tiene como objetivo hacer de conocimiento de los sectores interesados, el documento presupuestal, así como de proceder a su sanción por parte de quienes tengan esta responsabilidad.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACION
Subdividir el trabajo en unidades operativas.
Agrupar las obligaciones operativas en puestos.
Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
Aclarar los requisitos del puesto.
Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACION
Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.
Etapas del ciclo presupuestarioEjecución y control.
por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.Una vez aprobados los presupuestos, corresponden a cada organismo o departamento, llevarlos a la práctica.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE EJECUCIONPoner en práctica la filosofía de
participación por todos los afectados por la decisión.
Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
Motivar a los miembros.
Comunicar con efectividad.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE EJECUCIONDesarrollar a los miembros para que
realicen todo su potencial.
Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
Satisfacer las necesidades de los empleados a través sus esfuerzos en el trabajo.
Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.
Etapas del ciclo presupuestarioEvaluación.
Las actividades para que se conformen con los planes.Consiste, entonces, en determinar, en primer lugar, el grado de cumplimiento del presupuesto y en segundo lugar, analizar y buscar las causas de las variaciones, si estas se produjeron.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROLComparar los resultados con los planes
generales.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROLTransferir datos detallados de manera
que muestren las comparaciones y las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS
Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.
La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.
VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS
De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción.
Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.
VENTAJAS QUE BRINDAN LOS PRESUPUESTOS
Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos.
Es el sistema más adecuado para establecer "costos promedios" y permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.
Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.
DESVENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOSSus datos al ser estimados estarán sujetos al
juicio o la experiencia de quienes los determinaron.
Es sólo una herramienta de la gerencia. "Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante".
Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.
LIMITACIONES DE LOS PRESUPUESTOSEstán basados en estimaciones.
Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.
Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.
Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.
MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTOCuando sólo se estudian las cifras
convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.
MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTOCuando no hay buen nivel de
comunicación y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
MOTIVOS DEL FRACASO DE PRESUPUESTOCuando se tiene la "ilusión del control"
es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
CONTROL DE PRESUPUESTO
YACCEPTACION DE
PRESUPUESTO
1- 04- 1755-----Rolin Gelin
CONTROL DE PRESUPUESTO
La presupuesta ción y el control son procesos complementarios dado que la presupuestación define objetivos previstos, mientras que la característica del control presupuestario es la comparación entre la programación y la ejecución.
CONTROL DE PRESUPUESTOEl eje fundamental del control
presupuestario se centra en la información necesaria acerca del nivel deseado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Además es necesaria la acción para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. En consecuencia el control presupuestario va mucho más allá de la mera localización de una variación.
consideraciones
Todo lo que ha sido objeto de una programación debe ser objeto de control.
Toda desviación entre programas y ejecución del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a una falla en la programación, en la ejecución o a ambas.
consideracionesToda desviación debe ser asignada a un responsable, que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.
Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias producidas y sugerirles acciones correctivas.
Consideraciones del
Control de gestión
Revisar los objetivos de alto nivel. Establecer escenarios. Desarrollo del Control de Gestión.
Rev. de Gastos. Rev. de la rentabilidad.
Consideraciones del
Control de gestión
Reportes específicos Analizar la información de gestión Consolidar y distribuir la inf. de gestión
Enviar informes y reportes (repetir pasos)
PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION
Principios de revisión
Predictibilidad.
Determinación cuantitativa.
Objetivo.
Principios de Planeación• Previsión.• Contabilidad.• Flexibilidad.• Unidad.• Confianza.• Participación.• Oportunidad.• Contabilidad por áreas de
responsabilidad.
PRINCIPIOS DE LA PRESUPUESTACION
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
Orden. Comunicación.
PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN
AutoridadCoordinación.
PRINCIPIOS DE CONTROL
• Reconocimiento.• Excepción.• Normas.• Conciencia de
Costos.
MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN
• Cuando sólo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
• Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.
• Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.
MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN
Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestación.
Cuando no se siguen las políticas de la organización.
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Principales elementos de Un presupuesto
Datos identificativos de la empresanombre y apellidos o denominación social. domicilio. Teléfono. NIF. etc
· Descripción del trabajo solicitadoCaracterísticas. Calidades. resultado final previsto. dirección donde debe ser realizado. fecha prevista de inicio y fin del servicio. duración y condiciones de la garantía del
servicio.
Materiales a emplear
cantidad y características. precio unitario.
Precio Precio total. Con desglose de materiales. Mano de obra.Impuestos.Gastos de desplazamiento y forma de pago.
Garantía Duración. Condiciones de la garantía.
Periodo de validez Periodo de validez de la oferta realizada en
el presupuesto, que en ningún caso podrá ser inferior a 30 días.
Fecha y firma o sello del prestador del servicioEn un lugar situado junto a éstos, un
recuadro reservado para la firma del cliente, donde constarán expresamente en letras mayúsculas, de igual tamaño a las empleadas en el resto del documento.
ACCEPTACION DE PRESUPUESTO
Exposición del Plan o política El conocimiento del criterio de los directivos
de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos.
Coordinación para la ejecución del plan o política Debe existir un Director o
Responsable del Presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan.
Fijación del periodo PresupuestalEs la determinación del lapso que
comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada etc.
Dirección y Vigilancia Una vez aprobado el plan, cada uno de los
departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes.
Apoyo Directivo La voluntad en la implantación del
Presupuesto por parte de los Directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solo informativo sino que lo convierte en un plan de acción operativa y de patrón de medida con lo ejecutado.
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PROGRAMAS PARA
PRESUPUESTO
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Publicado por Alberto Villanueva el July 27, 2010
Rylstim Budget: aplicación para manejar el presupuesto personal. Cuenta con un calendario integrado para hacer más intuitiva esta tarea
Por Junior Leo, en 14 de Diciembre de 2009
Microsoft Project : Un programa gratis para administrar proyectos de negocios.
Publicado por Alberto Villanueva el July 26, 2010
• Debt Management Tool :es un programa de software diseñado para ayudar a la gente a administrar las deudas y entender su situación financiera. Introduciendo en ingresos, deudas y gastos, usted puede computar su situación de deudas y puede calcular cuanto tiempo le llevará pagar la deuda.
• PriMus-DCF: Un programa de mediciones y presupuesto.Por Joan Longo, en 2 de Julio de 2009
Budget Tracker• Es un programa que le ayudará a seguir
y entender sus gastos mensuales. Cada mes usted puede ingresar y personalizar cualquier número de gastos mensuales incluyendo renta, hipotecas, utilidades, comestibles, entretenimiento, teléfono, gastos médicos, ropa y más. Cada uno de estos se sigue por mes, pero también se conserva un promedio al día para cada gasto en el tiempo. Para que pueda ver cuánto gasta de promedio en artículos específicos.
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