Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control

Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial

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Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

JUNIO DE 2002

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MAURICIO ZULUAGA RUÍIZ Presidente

Director Departamento Administrativo de la Función Pública

FRANCISCO SALAZAR MARTIN Contador General de la Nación

JUAN CARLOS ECHEVERRY GARZON

Director del Departamento Nacional de Planeación

CARLOS OSSA ESCOBAR Contralor General de la República

CESAR AUGUSTO LOPEZ BOTERO

Auditor General de la República

EDGARDO JOSE MAYA VILLAZÓN Procurador General de la Nación

LUIS ALFONSO ARIAS ARISTIZABAL

Presidente de la Federación Nacional de Departamentos

LUIS PEREZ GUTIERREZ Presidente de la Federación Colombiana de Municipios

WENCESLAO SANCHEZ NOVA

Presidente de la Organización Colombiana de Contralores Departamentales

ANTONIO JOSÉ PINILLOS ABOZALO Presidente de la Comisión legal de Cuentas del Congreso

LORENZO CALDERON JARAMILLO

Director del Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción

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MARIA DEL CONSUELO ARIAS PRIETO Directora de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites del

Departamento Administrativo de la Función Pública,

FABIO RAUL TROMPA AYALA Jefe oficina de Control Interno

Contaduría General de la Nación

LUISA FERNANDA TORRES ALFONSO Jefe Oficina de Control Interno

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF

RAUL CARDENAS CALDERON Jefe Oficina de Control Interno

Instituto Nacional de Adecuación de Tierras, INAT.

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MARIA DEL CONSUELO ARIAS PRIETO

Directora Ejecutiva

MARIA CLAUDIA LUNA Secretaria Técnica

Jefe Oficina de Control Interno Ministerio de Agricultura Coronel (R)

RAUL CASTRO ANTE

Revisor Fiscal Jefe Oficina de Control Interno Ministerio de Defensa Nacional

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COMPILACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y COMPLEMENTACIÓN DE CONCEPTOS REALIZADA POR:

Gustavo Olaya Ferreira Claudia Patricia Ardila Díaz

Ana Beatriz Castelblanco Burgos

Profesionales Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites

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PRESENTACION

Continuando con la permanente actualización y complementación de las herramientas técnicas y jurídicas producidas por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, el Comité Interinstitucional de Control Interno y el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través de su Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites, se ha considerado importante actualizar y complementar en el presente año la Compilación de Conceptos que se ha venido editando desde 1997, a efectos de facilitar la labor de las Oficinas de Control Interno y de todos los operadores del control interno Estatal. Es por ello que las instancias mencionadas ponen el presente documento al servicio de todas las instituciones del Estado, de sus Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, de los servidores públicos y de todos los interesados en la materia, donde aparecen compilados, actualizados y complementados los conceptos emitidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial desde su organización en 1996 y hasta junio de 2002.

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TABLA DE CONTENIDO

SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 15

RESPONPONSABLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15 ¿De quién es la responsabilidad de la implementación del sistema de control interno en una entidad? 15

CONTRATACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 15

¿Es posible Contratar el Servicio de Organización del Sistema de Control Interno, de manera conjunta entre un Municipio, una Empresa Social del Estado y otra entidad del orden municipal, con una persona natural o jurídica, con el fin de generar ahorro en los gastos de funcionamiento? 15

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – MATRIZ PARA CALIFICACIÓN DEL SISTEMA. 16

¿La matriz de calificación del sistema de control interno contiene todos los elementos del sistema de control interno, de acuerdo con la Ley 87 de 1993? 16

RANGOS DE VALORACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 17

¿Por qué razón en la Matriz de Evaluación del Sistema de Control Interno, las calificaciones comprendidas en el rango de 0 a 50 se considera como nivel bajo?. 17

FASES DEL SISTEMA – AMBIENTE DE CONTROL - PRINCIPIOS Y VALORES 18 ¿Atendiendo lo establecido en el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción, todas las entidades del Estado deben adelantar un Manual de ética y valores? ¿Qué Oficina tiene la responsabilidad de liderar y adelantar dicho manual?. En el evento de que sea una tarea conjunta con otras oficinas, cuál tendría la mayor responsabilidad? 18

FASE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO - COMPETENCIAS MAPAS 19 Para efectos del liderazgo que se debe ejercer para el levantamiento de los mapas de riesgo y la implementación de acciones al respecto, qué competencia tienen las oficinas de Control Interno y de Planeación?. 19

FASE DOCUMENTACIÓN - MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS – RESPONSABILIDAD DE SU ELABORACION 20

¿Qué dependencia de una entidad pública tiene la competencia para elaborar los manuales de procesos y procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo? 20

FASE DOCUMENTACION – MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS – FORMALIZACIÓN DE ACTUALIZACIONES. 21

¿Existe obligación de formalizar mediante acto administrativo interno las actualizaciones de los manuales de procedimientos? 21

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA – ELEMENTOS PRIORITARIOS 22 ¿De acuerdo con un modelo de gestión para el control interno, una vez realizado el diagnóstico institucional, qué debe primar en su implementación, un plan de cultura organizacional o un manual de funciones? 22

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FASE OPERACIONALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS – ESQUEMA ORGANIZACIONAL 22

¿Cómo se lograría que el esquema de organización, como elemento del sistema de control interno institucional, se adapte a los cambios requeridos para el mejoramiento de la entidad? 22

FASE OPERACIONALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS – MECANISMOS DE AUTOEVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTION 22

¿Qué es el Sistema de Evaluación y Control de Gestión y qué función cumplen los Indicadores? 22

RETROALIMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 23 ¿Los jefes de organismo o entidad están obligados a aceptar y ejecutar las recomendaciones de las Oficinas de Control Interno? 23

FASE RETROALIMENTACIÓN – SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN 24 Competencias y responsabilidades de las oficinas de Planeación y de Control Interno en el seguimiento de los planes propuestos, evaluación de Gestión y Resultados. 24

INSTANCIAS DE ARTICULACION DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO 27

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO 27 ¿Cómo se ha desarrollado el capítulo VI de la ley 489 de 1998 sobre el Sistema Nacional de Control Interno? 27

INTERVENCIÓN ANTE IRREGULARIDADES DE LA GESTIÓN EN ENTIDADES DEL ESTADO POR PARTE DEL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO Y DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. 32

¿El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y el Departamento Administrativo de la Función Pública pueden intervenir en las entidades del Orden Nacional y Territorial que presentan irregularidades de tipo legal, financiero y contable en su gestión? 32

GUIAS METODOLÓGICAS ELABORADAS POR EL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO Y EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. 33

¿Las entidades y organismos del Estado están obligados a implementar las guías elaboradas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial? 33

ORGANISMOS ORIENTADORES EN MATERIA DE CONTROL INTERNO 34 ¿Las directrices planteadas en la ley 42 de 1993, artículo 18 están dirigidas a orientar a las entidades del estado sobre la forma como se debe llevar a cabo el control interno? 34

CRITERIOS DE LOS ORGANOS DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO 34 Criterio que prevalece en materia de control interno cuando hay diferencia de conceptos entre varios órganos del Estado relacionados con la materia. 34

OBJETO DEL COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 36 ¿Que papel juega el comité de coordinación del sistema de control interno de cada entidad? 36

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ACTO QUE ORGANIZA EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL 37

¿Cuál es el contenido básico de la Resolución por la cual se organiza el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en una Corporación Autónoma Regional? 37

CONTROL INTERNO FRENTE A CONTROLES EXTERNOS 38 ¿Cómo se armonizan y complementan los Controles Externos con el Sistema de Control Interno? 38

CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES TERRITORIALES 39

CONTROL INTERNO EN LOS MUNICIPIOS 39 ¿Quién debe realizar el control interno en un municipio? ¿ En desarrollo de las funciones señaladas en los artículos 169 y 178 de la Ley 136 de 1994 el Personero tiene relación con esta función? 39

CONTROL INTERNO EN LOS CONCEJOS DISTRITALES Y MUNICIPALES 42 ¿El concepto de “entidad pública” que utiliza la ley 87 de 1993 comprende a las corporaciones públicas como el Concejo de Bogotá? 42

LOS CONCEJALES Y EL CONTROL INTERNO 43 ¿Por qué los Concejales deben saber de Control Interno? 43

OFICINAS DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES TERRITORIALES DESPUES DE LA LEY 617 DE 2000 44

¿De qué manera se afectarían las Oficinas de Control Interno en municipios con la ley 617 de 2000? 44

CREACIÓN DEL CARGO DE JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES EN UN MUNICIPIO DE CATEGORIA ESPECIAL, 1ª ó 2ª. 46

Viabilidad legal de incluir el cargo de Asesor, Coordinador o Jefe de la Oficina de Control Interno en la nueva planta de personal de un una entidad ubicada en un municipio de categoría distinta a 3ª, 4ª, 5ª, ó 6ª. 46

LEY 617 DE 2000 - FUNCIONES CONTABLES Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN DEPENDENCIAS AFINES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES 46

¿En desarrollo de la Ley 617 de 2000, la cual faculta para que las funciones de Asesoría y Coordinación de Control Interno y de firma de informes contables se puedan realizar por dependencias afines, puede concluirse que el jefe de control interno, cuando acredita título profesional en Contaduría Pública, puede firmar los informes contables? 46

COMPETENCIA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA GOBERNACIÓN FRENTE A UNA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. 47

La Oficina de Control Interno de la Gobernación puede incluir, dentro del informe ejecutivo anual del sistema de control interno, la evaluación del sistema de una empresa industrial o comercial del mismo Departamento? 47

OFICINA DE CONTROL INTERNO DEL ORDEN CENTRAL MUNICIPAL FRENTE A ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DEL MISMO MUNICIPIO 48

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¿El Jefe de la Oficina de Control Interno del municipio puede intervenir, realizar informes, seguimiento, recomendaciones en el tema de Sistema de control Interno, a los entes de control descentralizados del municipio? 48

CONTROL LEGAL A LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA ALCALDÍA 49

¿La Oficina de Control Interno de una alcaldía tiene facultad para ejercer el Control Legal a los Establecimientos Públicos del mismo municipio?. ¿Cuál es el alcance de las funciones de la Oficina de Control Interno en el seguimiento y evaluación a los Planes de Desarrollo y Planes de Acción?. 49

INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS PERSONERÍAS Y LOS CONCEJOS MUNICIPALES. 50

¿Las Personerías y los Concejos Municipales deben presentar el Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno de sus organismos a la respectiva Contraloría Departamental? 50

CONTROL INTERNO EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DEPARTAMENTALES 51 ¿Es obligatorio Implementar el Sistema de Control Interno y organizar la Oficina de Control Interno en estas Instituciones Educativas?. ¿Quién es responsable de implementar y aplicar el Sistema de Control Interno en estas Instituciones Educativas? ¿Podrían desconcentrarse las funciones de la Oficina de Control Interno, asignándoselas a las Direcciones de Núcleo Educativo?. Se debe organizar el Comité Coordinador de Control Interno en la Gobernación - Secretaría de Educación, quienes lo integrarían y cómo operaría? 51

INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE CONTROL INTERNO POR DEPENDENCIAS EDUCATIVAS DE NIVEL DEPARTAMENTAL 52

Una Escuela Normal Superior de un departamento está obligada a presentar el informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno? 52

CONTROL INTERNO EN EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS 53

REGIMEN DE CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ENERGIA 53

¿A ISAGEN se le aplican las normas de control Interno previstas en los Decretos 2145 de 1999 y 2539 de 2000, así como en el Decreto Reglamentario 1537 de 2001? 53

CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE TELECOMUNICACIONES 55

El régimen de control interno contemplado en la ley 87 de 1993 es aplicable a las empresas de servicios públicos domiciliarios de telecomunicaciones, aunque tengan aporte estatal inferior al 90% del capital social? 55

INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE TELECOMUNICACIONES 56

¿Una empresa de Telecomunicaciones debe presentar el informe ejecutivo anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno? 56

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS 57

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Es legalmente obligatorio crear el cargo de Jefe de Oficina de Control Interno en una Empresa de servicios públicos, ya que en la actualidad quien ejerce el cargo es el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Alcaldía?. Es posible legalmente contratar por honorarios a un funcionario que ejerza las funciones de Jefe de la oficina de Control Interno?. 57

NIVEL JERARQUICO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL DISTRITO CAPITAL 58

¿Qué nivel jerárquico debe ocupar la Oficina de Control Interno en una Empresa de Servicios Públicos domiciliarios del Distrito Capital? 58

CONTROL INTERNO EN SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA 60

REGIMEN DE CONTROL INTERNO Y NOMBRAMIENTO JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON APORTE ESTATAL INFERIOR AL 90% DEL CAPITAL SOCIAL. 60

¿Se aplica a las sociedades de economía mixta con aporte estatal inferior al 90% del capital social lo dispuesto en las normas generales sobre control interno y sobre el nombramiento del jefe de la oficina de control interno de las entidades nacionales? ¿Deben presentar al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno el informe ejecutivo anual sobre el desarrollo de su sistema de control interno? 60

CODIGO DE ETICA EN SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON CAPITAL ESTATAL INFERIOR AL 90% - 62

Las Sociedades de Economía Mixta con capital estatal inferior al 90% están obligadas a tener un Código de Ética? 62

REGIMEN DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES QUE OSTENTAN LA DOBLE CALIDAD DE SOCIEDEAD DE ECONOMIA MIXTA CON APORTE ESTATAL SUPERIOR AL 90% DE SU CAPITAL Y DE ORGANISMO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA 62

CORPOICA, en su doble condición de Sociedad de Economía Mixta con capital estatal superior al 90% y de organismo de ciencia y tecnología, estaría obligada a presentar ante el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno el Informe Ejecutivo Anual sobre el Sistema de Control Interno institucional?. 62

CONTROL INTERNO EN LAS UNIVERSIDADES ESTATALES 64

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LAS UNIVERSIDADES DEL ESTADO. 64 ¿Las Universidades pueden implementar sus propios mecanismos para el nombramiento y remoción de los Jefes de Oficina de Control Interno? ¿Un empleado provisional puede asumir la jefatura de la Oficina de Control Interno en virtud de Comisión de Servicios? ¿Desde cuándo se cuenta la experiencia profesional?. 64

PARTICIPACION JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN CONSEJOS UNIVERSITARIOS 66

Calidad en la cual participaría el Jefe de la Oficina de Control Interno en las reuniones de los Consejos de la Universidad, en cuanto a si dicha calidad seria la de invitado, participante o interviniente en las mismas. 66

CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN 68

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SITUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN UNA ENTIDAD EN LIQUIDACIÓN 68

Situación de la oficina de Control Interno frente al proceso de liquidación en el cual se encuentra la entidad. Posibilidad de continuar la función de la oficina de Control Interno en la entidad en liquidación, simultáneamente con la existencia de una firma auditora externa que realiza la revisión fiscal de la entidad. 68

CONTROL INTERNO Y CONTROL DISCIPLINARIO 70

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO FRENTE A CONTROL DISCIPLINARIO 70 ¿El Jefe de la oficina de control interno puede ejercer funciones disciplinarias dentro de la entidad? 70

ALCANCE DE LA COMPETENCIA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN CUANTO A VERIFICAR QUE SE EJERZA ADECUADAMENTE LA FUNCIÓN DISCIPLINARIA 71

¿La oficina de Control Interno puede tener acceso a los expedientes disciplinarios que se encuentran en diligencias preliminares y/o investigación disciplinaria? ¿Qué información es vedada para la Oficina de Control Interno, teniendo en cuenta la Ley 190 de 1995 en su artículo 33?. 71

FUSION DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO Y CONTROL DISCIPLINARIO 72 ¿Es viable jurídicamente la integración de la Oficina de Control Interno Disciplinario con la Oficina de Control Interno de Gestión? 72

FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y DE CONTROL DISCIPLINARIO A LA LUZ DE LA LEY 734 DE 2002 73

Funciones y competencias de la oficina de Control Interno y Control Interno Disciplinario. 73

CONTROL INTERNO Y CONTROL DISCIPLINARIO EN EL MINISTERIO DE DEFENSA, INCLUIDAS LAS AREAS DE ADMINISTRACIÓN DE LA FUERZA PÚBLICA 75

Existe incompatibilidad entre las funciones de la Inspección General de las Fuerzas Militares y las funciones de las Oficinas de Control Interno y de Control Disciplinario, así como con investigaciones penales por delitos contra la Administración Pública cometidos por personal uniformado? 75

CONTROL INTERNO Y CONTROL FISCAL 79 Diferencia entre Control Interno y Control Fiscal 79

OFICINAS DE CONTROL INTERNO 84

OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON UNA OFICINA DE CONTROL INTERNO 84 ¿Es obligatorio para las entidades públicas tener en su estructura orgánica una oficina de control interno y en su planta el cargo de Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno, asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar?. 84

NIVEL JERARQUICO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 85 ¿Qué nivel jerárquico debe tener la oficina de control interno? 85

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EQUIPO MULTIDISCIPLNARIO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 86 ¿Es obligación de las instituciones organizar un equipo multidisciplinario para la oficina de control interno? 86

COMPETENCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO DE LOS MINISTERIOS PARA PRACTICAR AUDITORÍAS A LAS ENTIDADES ADSCRITAS Y VINCULADAS. 86

Un Ministerio, invocando el control de tutela gubernamental que ejerce sobre sus entidades adscritas y vinculadas, puede intervenir a través de su Oficina Asesora de Control Interno en el control directo de los actos administrativos de los entes adscritos y vinculados? 86

OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 88 ¿Es posible legalmente que mediante una Directiva interna del Ministerio de Defensa se reconozca a las Inspecciones General del Comando General de las Fuerzas Militares, de los Comandos de Fuerza y de la Dirección General de la Policía Nacional, las funciones de las oficinas de control interno de que trata la ley 87 de 1993? 88

REFRENDACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO POR PARTE DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 91

¿Qué alcance tiene la firma del Jefe de la Oficina de Control Interno en las actas de compromiso para adelantar Planes de Mejoramiento, suscritas entre una entidad y los organismos de control externo? 91

OFICINAS DE CONTROL INTERNO FRENTE AL SISTEMA DE CALIDAD 91 Las Oficinas de Control Interno deben diseñar, mejorar y mantener el Sistema de la Calidad en la Entidad a la cual pertenecen? 91

ALCANCE DE LA FUNCION DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A CARGO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 93

¿Cómo se concretan las funciones de verificación y evaluación del sistema por parte de las oficinas de control interno? 93

CONTROL DE LEGALIDAD POR PARTE DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO 95 Las funciones señaladas en la Ley 87 de 1993 a las Oficinas de Control Interno, incluyen la posibilidad de efectuar control de legalidad sobre las actuaciones que se surtan en procesos fiscales, administrativos, de jurisdicción coactiva y disciplinarios? 95

COMPETENCIA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO PARA EFECTUAR SEGUIMIENTO A LOS CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS. 96

¿La Oficina de Control Interno es competente para evaluar y efectuar el seguimiento a los convenios celebrados por una entidad con otro organismo público y con organismos internacionales? 96

OFICINA DE CONTROL INTERNO FRENTE AL CONTROL DE HORARIO 96 ¿Es función de la oficina de control interno revisar la marcación de las tarjetas de control de horario? 96

OFICINAS DE CONTROL INTERNO FRENTE A CONTRATACIÓN 97 Qué alcance tendría el artículo 65 de la ley 80 de 1993, que asigna el control previo en la contratación administrativa a las oficinas de control interno, frente a las normas sobre control interno, donde se prohíbe este control previo? 97

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INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS POR PARTE DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO 98

Puede asignarse a la Oficina de Control Interno la Interventoría de contratos de la entidad? 98

OFICINAS DE CONTROL INTERNO FRENTE A LAS UNIDADES DE ORGANIZACIÓN Y METODOS 99

¿A la oficina de Asesora de Control Interno se le pueden asignar funciones similares a las que cumplen en otras entidades las oficinas de Organización y Métodos? 99

OFICINAS DE CONTROL INTERNO EN RELACIÓN CON LOS INVENTARIOS DE LA ENTIDAD 100

Funciones de estas oficinas en relación con el levantamiento de Inventarios periódicos de la entidad. 100

OFICINA DE CONTROL INTERNO Y OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS 101 ¿Es posible legalmente que los Jefes de las Oficinas de Control Interno asuman las funciones que establece el artículo 53 de la Ley 190 de l995, respecto de la atención de quejas y reclamos? 101

PARTICIPACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL CAMBIO DE ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN, RACIONALIZACIÓN DE LOS RECURSOS Y VERIFICACIÓN DE LABORES DEL PERSONAL. 101

¿Es función de la oficina de control interno publicar oficios en la cartelera para racionalizar el uso del teléfono, sugerir cambios en el organigrama de una dependencia y consultar al personal medio sobre las labores realizadas? 101

INFORMES QUE DEBEN PRESENTAR LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO 103 ¿Qué Informes deben rendirse por las Oficinas de Control Interno a las diferentes instancias y autoridades? 103

JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO 106

NOMBRAMIENTO DE LOS JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO 106 Antecedentes administrativos que dieron origen a la expedición del inciso 2º, artículo 20, del Decreto 2145 de 1999, respecto del nombramiento de los jefes de oficina de control interno de las entidades adscritas y vinculadas propias de los sectores administrativos nacionales por parte de los Ministros y Directores de Departamento Administrativo. 106

ENCARGO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO COMO GERENTE 107 ¿Es posible encargar al Jefe de la Oficina de Control Interno de una entidad como Gerente de la misma mientras el titular se encuentra en vacaciones? 107

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ENCARGADO DE OTRO EMPLEO DENTRO DE LA MISMA ENTIDAD. 108

¿El Jefe de la Oficina de control interno puede ser encargado de otro empleo dentro de la misma entidad? 108

FUNCIONARIO ENCARGADO COMO JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO 108 ¿Es procedente encargar a un funcionario en el empleo de Jefe de oficina Control Interno de la entidad, en razón a que el titular sale a vacaciones? 108

14

PERFIL QUE DEBE ACREDITAR QUIEN ASPIRE AL CARGO DE JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO 109

¿Qué perfil profesional debe tener este funcionario, teniendo en cuenta que debe emitir opiniones sobre la información contable de la entidad? 109

REQUISITOS DEL JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS EDUCATIVOS 114

¿Una persona, licenciada en Administración y Planeamiento Educativo, puede ser nombrada como jefe de Oficina de Control Interno de una institución universitaria, si 114 el manual específico exige formación universitaria, profesional o tecnológica en el Área de Economía, Administración de Empresas o Contaduría y afines? 115

INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DE LOS JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO – PARTICIPACIÓN EN COMITÉS. 116

El Jefe de la Oficina de Control Interno puede participar en comités institucionales? En tal caso no estaría participando en procesos administrativos? 116

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN. 117 Con el objeto de realizar las actividades que se asignan en el inciso 3º del artículo 65 de la Ley 80/93, es decir, ejercer el control previo administrativo de los contratos, puede la Oficina de Control Interno participar en un Comité Asesor de Contratación, con voz pero sin voto? 117

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. 118 ¿El hecho de contemplarse en artículo 3º, parágrafo, del decreto 1214 de 2001, que el jefe de la unidad de control interno participará con derecho a voz pero no a voto, en el comité de conciliación de la respectiva entidad, implica darle la potestad de realizar funciones administrativas, prohibidas en el régimen legal de control interno? 118

ASISTENCIA PERMANENTE DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN. 120

¿Es obligatorio que el Jefe de la Oficina de Control Interno asista a todas las reuniones del Comité de Conciliaciones? Su presencia en el Comité le genera alguna inhabilidad para realizar la evaluación posterior de los aspectos tratados en la reunión? 120

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO COMO REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD EN EL PROCESO DE NEGOCIACIÓN COLECTIVA. 121

¿Es posible que el Jefe de la Oficina de Control Interno de una entidad, participe en el proceso de negociación colectiva con el Sindicato de la misma entidad? 121

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO COMO DELEGADO EN JUNTAS DIRECTIVAS 122

¿Es factible legalmente delegar en el Jefe de Oficina de Control Interno, cuyo cargo es del nivel Directivo, la representación del Director de TELECOM en la Junta Directiva de CAPRECOM? 122

CONTROL PREVIO A ACTOS DEL JEFE DE ORGANISMO POR PARTE DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 123

¿El jefe de la Oficina de Control Interno debe revisar previamente a la firma del Rector o del jefe del organismo, las autoliquidaciones mensuales de salud y pensión de los funcionarios de la entidad?. 123

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

RESPONPONSABLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

¿De quién es la responsabilidad de la implementación del sistema de control interno en una entidad?

De conformidad con el artículo 3º de la Ley 87 de 1993, corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura, misión de la organización, sin perjuicio de que cada jefe de área responda por el control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad. El artículo 6º de la misma Ley corrobora esta responsabilidad al especificar que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del Representante Legal o máximo directivo correspondiente. La aplicación de los métodos y procedimientos, calidad, eficiencia y eficacia del control interno es responsabilidad de los Jefes de cada una de las Dependencias de la entidad u organismo.

CONTRATACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

¿Es posible Contratar el Servicio de Organización del Sistema de Control Interno, de manera conjunta entre un Municipio, una Empresa Social del Estado y otra entidad del orden municipal, con una persona natural o jurídica, con el fin de generar ahorro en los gastos de funcionamiento?

Conforme al artículo 7º de la ley 87 de 1993, las entidades públicas podrán contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorias internas. Sus contratos deberán ser a término fijo, no superior a tres años, y deberán ser escogidos por concurso de méritos en los casos allí señalados. Es importante anotar que el espíritu de la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias se orienta a que en las entidades se implemente un Sistema de Control Interno de manera individual, propio y especial para cada una de ellas, por lo cual no es procedente contratar por varias entidades el diseño e implementación de un único sistema de Control Interno para todas, de manera simultánea y unificada, por cuanto cada Sistema de Control Interno es propio de cada entidad e independiente del de las otras.

16

Cabe advertir que una cosa son los elementos del sistema de control interno, los cuales se han estandarizado por los entes rectores en la materia a partir de 21 componentes, descritos en la Guía para el Fortalecimiento del Control Interno y en la Matriz de Calificación del Sistema, los que sí son comunes a toda organización, y otra cosa es la forma como se implementen estos componentes, pues ello dependerá de las condiciones propias de cada entidad y de la naturaleza de sus funciones.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO – MATRIZ PARA CALIFICACIÓN DEL SISTEMA.

¿La matriz de calificación del sistema de control interno contiene todos los elementos del sistema de control interno, de acuerdo con la Ley 87 de 1993?

Confrontados los elementos del Sistema de Control Interno consagrados en el artículo 4º de la ley 87 de 1993 con los componentes de cada una de las fases descritas en la matriz de calificación del sistema, encontramos que, efectivamente todos los primeros se encuentran incluidos en la matriz, así:

Elementos en la ley 87 de 1993 Componentes en la matriz Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

Planeación

Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.

Procesos y procedimientos.

Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;

Estructura organizacional

Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;

Esquema organizacional

Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;

Principios y valores, cultura de autocontrol, administración del riesgo, evaluación y control de gestión.

Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;

Desarrollo del talento humano

Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno

Retroalimentación

Establecimiento de mecanismos que Democratización

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faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control.

Sistemas de información

Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;

Mecanismos de verificación y evaluación

Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad.

Desarrollo del Talento Humano

Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Procesos y procedimientos

RANGOS DE VALORACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

¿Por qué razón en la Matriz de Evaluación del Sistema de Control Interno, las calificaciones comprendidas en el rango de 0 a 50 se considera como nivel bajo?.

En la Matriz de Evaluación del Sistema de Control Interno, una calificación entre cero (0) y cincuenta (50) es considerada como nivel bajo, por lo siguiente: Si bien es cierto esta matriz es una herramienta nueva, los elementos que en ella se califican no lo son, como se aprecia a continuación. La primera alusión legal al tema de control interno quedó plasmada en la Constitución Política de Colombia en el año 1991, y en ella se ordenó en el inciso 2 del Artículo 209, que “La Administración Pública, en todos sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley” Más adelante, en el Artículo 269, ibídem se establece: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas En el año de 1993, la ley 87 desarrolló los Artículos 209 y 269 de la Constitución en el tema de control interno, explicó sus objetivos e indico cuales eran los aspectos mínimos que deben orientar la aplicación del control interno Es por esto que al elaborar la Matriz de Evaluación, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control interno consideró que había transcurrido suficiente

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tiempo (más de siete años) para que las entidades ya hubiesen implementado un sistema de control interno que presentara un avance significativo, por lo tanto el rango BAJO debería ir hasta el 50% del valor de cada componente. Cabe anotar que con el propósito de que las entidades se comprometan a cumplir con lo establecido en la ley en cuanto a establecer, desarrollar y mejorar sus sistemas de control interno, el Consejo Asesor considera razonable que el rango de nivel bajo vaya aumentando periódicamente, ya que en la medida que transcurre el tiempo las entidades irán superando sus deficiencias y alcanzando un nivel de desarrollo mucho mas avanzado. Por otra parte, es generalmente aceptado que frente a un 100% de avance referente a un standard o parámetro, el logro de un 50% o menos se considera bajo o deficiente; mientras que un logro de más de un 50% y menos de un 75% se considera medio, no en el sentido de lograr entre el 50 y 75 (25) sino, después de lograr el 50% seguir avanzando hasta el 75%, igualmente, después de superar el 75% se considera que el Sistema de Control interno está en un nivel de desarrollo Alto En este orden de ideas no es que al nivel bajo se le este dando mas peso, sino que los niveles medio y alto suponen la superación del nivel bajo; es decir son acumulativos (el nivel medio no tiene un peso de 25% sino de más del 50% y menos del 75% y el nivel alto tiene un peso de más de 75%)

FASES DEL SISTEMA – AMBIENTE DE CONTROL - PRINCIPIOS Y VALORES

¿Atendiendo lo establecido en el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción, todas las entidades del Estado deben adelantar un Manual de ética y valores? ¿Qué Oficina tiene la responsabilidad de liderar y adelantar dicho manual?. En el evento de que sea una tarea conjunta con otras oficinas, cuál tendría la mayor responsabilidad?

Si bien es cierto no hay norma que obligue a las entidades a adoptar un Código de ética, sí es cierto que conforme a las directrices dadas por el Consejo Asesor en la "Guía para el Fortalecimiento y evaluación del Sistema de Control Interno", las entidades deben desarrollar el componente de principios y valores al interior de la Organización, el cual hace parte de la Fase “Ambiente de Control”, que hace parte del Sistema de Control Interno a implementar en cada entidad, según lo dispone la Ley 87 de 1993 y las directrices impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial. La “Guía para formación de valores en los servidores públicos”, elaborada por la Presidencia de la República, es una de las varias y diversas herramientas que

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puede aprovechar cada organismo del Estado para cumplir con la obligación de implementar el Sistema de Control Interno, que como se dijo, incluye el desarrollo de principios y valores. Además de dicha herramienta puede utilizar cualquiera otra que considere idónea al respecto; lo importante es que desarrolle dicho componente ( Principios y Valores). Por otra parte, en cuanto a la Oficina que tiene la responsabilidad de elaborar y adelantar el Código de Ética en cada Organización, el cual no es más que la documentación de los principios y valores antes señalados, como parámetro general y metodológico, se considera que el Código de Etica debe ser elaborado con la participación de todos los funcionarios y además debe contar con el compromiso de los directivos. Igualmente, se debe conformar un equipo humano donde haya representantes de cada dependencia, de manera que se encarguen de multiplicar las acciones. El Representante legal del Organismo, como responsable de la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno y por tanto de cada uno de sus componentes, debe liderar el proceso, adoptando las políticas del caso y suministrando los elementos necesarios para su desarrollo.

FASE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO - COMPETENCIAS MAPAS

Para efectos del liderazgo que se debe ejercer para el levantamiento de los mapas de riesgo y la implementación de acciones al respecto, qué competencia tienen las oficinas de Control Interno y de Planeación?.

En la Cartilla Guía Administración del Riesgo, elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el grupo de trabajo del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, se especifica que el proceso de la identificación del riesgo debe ser permanente e interactivo, integrado al proceso de planeación y responder a las preguntas qué, como y porqué se pueden originar hechos que influyan en la obtención de resultados. Teniendo en cuenta que la Administración del riesgo (valoración del riesgo, manejo del riesgo y monitoreo) hace parte del Sistema de Control Interno, y que las acciones para el manejo de los riesgos deben estar integradas al proceso de planeación, el rol que les corresponde desempeñar a las Oficinas de Control Interno y de Planeación se concreta en lo siguiente: A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO El rol que le corresponde asumir a la Oficina de Control Interno, en relación con la administración del riesgo y levantamiento de los mapas de riesgo, se enmarca en las cinco macrotareas que debe cumplir en relación con el sistema de control interno; esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen

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funcionamiento del sistema; acompañar y asesorar en la implementación y desarrollo del proceso de administración del riesgo; realizar la evaluación y seguimiento del mismo, fomentar la cultura de control en relación con esta fase y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relación con entes externos en esta materia. La evaluación y seguimiento al levantamiento de los mapas de riesgo se concreta en el examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la administración de riesgos cumplen las disposiciones, políticas, planes y acciones preestablecidos y si se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos. AL ÁREA DE PLANEACION Al momento de asesorar y acompañar la definición de políticas sectoriales y la elaboración y ejecución de los planes institucionales, la Oficina de Planeación debe simultáneamente asesorar y acompañar en el levantamiento de los mapas de riesgos, con la dirección y coordinación del jefe del organismo. Igualmente, le corresponderá a esta oficina, elaborar estudios e investigaciones en materia de administración de riesgos, para efectuar la respectiva articulación de los mismos con la planeación. Finalmente, le corresponde, en relación con el levantamiento de los mapas de riesgos, preparar los informes pertinentes de planeación con los componentes respectivos de administración del riesgo, que deben ser presentados por el jefe del organismo a los entes señalados por la ley. Cabe precisar que no existe una dependencia única responsable del levantamiento de los mapas de riesgos y de la administración del riesgo, sino que ello corresponde de manera integral, articulada y coordinada, a todas las dependencias de la organización, bajo la dirección del jefe del organismo y con la asesoría y acompañamiento de las Oficinas de Planeación y de Control Interno.

FASE DOCUMENTACIÓN - MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS – RESPONSABILIDAD DE SU ELABORACION

¿Qué dependencia de una entidad pública tiene la competencia para elaborar los manuales de procesos y procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo?

Dentro del nuevo concepto de la cultura de autocontrol es conveniente recalcar que es responsabilidad de cada uno de los funcionarios y de los jefes de las dependencias, el levantamiento de sus manuales de procedimientos. Ellos son los que conocen el interior de la organización los pasos que se siguen para el cumplimiento de sus funciones y los objetivos que se han propuesto. Los manuales de procedimientos deben contar con su correspondiente diagrama de flujo. La

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Oficina de Planeación, o quien haga sus veces, prestará el apoyo y asesoría del caso para elaborar estos manuales. Por su parte, la Oficina de Control Interno puede participar como asesora y evaluadora para el cumplimiento de los mismos.

FASE DOCUMENTACION – MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS – FORMALIZACIÓN DE ACTUALIZACIONES.

¿Existe obligación de formalizar mediante acto administrativo interno las actualizaciones de los manuales de procedimientos?

Revisada toda la normatividad relacionada con el tema de control interno y sobre organización y funcionamiento de la Administración Pública, no se encontró norma alguna que estableciera que la adopción o modificación del manual de procesos y procedimientos deba hacerse mediante Acto Administrativo; sin embargo, el Departamento Administrativo de la Función Pública, como formulador de políticas en materia de Control Interno, consideró pertinente incluir, en el Capitulo V de la "Guía para la Racionalización de Tramites Procesos y Procedimientos", un modelo de resolución mediante la cual se adopta o se modifica, según el caso, el mencionado manual. En la versión actualizada de la misma Guía, se precisa la diferencia entre la modificación y actualización de los manuales, entendiendo por modificación la que se realiza por cambios estructurales en los procesos; es decir, el replanteamiento de una o varias fases del mismo proceso, y como actualización, la que se produce por cambio en las actividades, las cuales son parte de los procedimientos. Obviamente, se entenderá como actualización y no como modificación cuando el cambio en la actividad no represente alta incidencia en el desarrollo de las fases del proceso. Teniendo en cuenta la dinámica de los procesos y procedimientos, la misma Guía sugiere que las hojas sean intercambiables, con el fin de facilitar la inclusión de las actualizaciones o modificaciones y especifica que las actualizaciones se formalicen simplemente con la firma del responsable del proceso por derecho propio, y del Jefe de la Oficina de Planeación cuando ha sido delegado para el efecto por el jefe del Organismo. En este orden de ideas, se concluye que no existe obligación legal de formalizar mediante Acto Administrativo las actualizaciones de los manuales de procesos y procedimientos, sino que, dentro de un criterio de razonabilidad y atendiendo la flexibilidad propia de los aspectos técnicos, tales actualizaciones solo requieren la firma de los funcionarios mencionados, como constancia de dicha actualización.

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FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA – ELEMENTOS PRIORITARIOS

¿De acuerdo con un modelo de gestión para el control interno, una vez realizado el diagnóstico institucional, qué debe primar en su implementación, un plan de cultura organizacional o un manual de funciones?

Con respecto a la importancia que tiene el plan de cultura y el manual de funciones como elementos del control interno, hay que precisar que estamos hablando de un sistema, y por lo tanto todos los elementos que hacen parte de él deben funcionar simultáneamente para cumplir su función, de lo contrario, cuando alguno de estos falla se romperá la cadena. Con respecto al plan de capacitación y a la cultura de control interno, se considera que es un aspecto fundamental de las organizaciones, por lo tanto, una campaña de sensibilización, de interiorización a nivel de funcionarios sobre qué es el Control Interno y su responsabilidad por el desarrollo debe ser objetivo predominante.

FASE OPERACIONALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS – ESQUEMA ORGANIZACIONAL

¿Cómo se lograría que el esquema de organización, como elemento del sistema de control interno institucional, se adapte a los cambios requeridos para el mejoramiento de la entidad?

El hecho de que en las entidades del Estado la estructura orgánica sea adoptada mediante norma superior, genera de alguna manera un obstáculo para la adaptabilidad de las organizaciones a los cambios del entorno. No obstante, se han buscado alternativas como el hecho de funcionar bajo un esquema de planta global que en cierta medida flexibiliza a las organizaciones y les permite adaptarse a factores coyunturales. Sin embargo, es muy importante que la alta dirección de las organizaciones no continúe con el paradigma de rigidez estructural, sino que por el contrario, bajo un liderazgo efectivo y con claros principios administrativos, se utilicen diferentes herramientas gerenciales así como la autoevaluación permanente y demás conceptos que la academia y el desarrollo tecnológico ofrecen, siempre y cuando sean viables de acuerdo con la naturaleza de cada entidad.

FASE OPERACIONALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS – MECANISMOS DE AUTOEVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTION

¿Qué es el Sistema de Evaluación y Control de Gestión y qué función cumplen los Indicadores?

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Como se expresa en la “Guía para el Diseño de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión”, elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, el Sistema de Evaluación y Control de Gestión es una herramienta de autoevaluación y de autocontrol que se integra al Sistema de Control Interno en la fase “Operacionalización de los elementos – mecanismos de verificación y evaluación, permitiendo, de un lado, monitorear en tiempo real el quehacer organizacional y de otro, comparar los resultados alcanzados en relación con lo programado y así determinar las posibles desviaciones, a fin de promover acciones correctivas necesarias para el cumplimiento de los planes y facilitar el logro de las metas previamente definidas en el desarrollo de la misión institucional; por otro lado, permite que cada servidor público, a través de diferentes herramientas, ejerza autocontrol sobre los procesos o funciones que se le han asignado. La articulación del Sistema de Evaluación y Control de Gestión dentro del Sistema de Control Interno, conlleva a la integración y desarrollo de otros elementos de este último, como son la planeación, los procesos y procedimientos, los sistemas de información y los mecanismos de verificación y evaluación. El Sistema de Evaluación y Control de Gestión se apoya en la definición de indicadores de gestión como mecanismo de medición y evaluación de la gestión, estructurados con bases tecnológicas y de relaciones entre variables para establecer mediciones y diferenciar éxitos de fracasos, de forma tal que las decisiones sean tomadas con base en hechos y datos y no de manera intuitiva. El indicador es un signo, señal o valor concreto que permite, entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias, su medición puede ser cuantitativa o cualitativa y en un período determinado de tiempo.

RETROALIMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

¿Los jefes de organismo o entidad están obligados a aceptar y ejecutar las recomendaciones de las Oficinas de Control Interno?

Conforme al artículo 6º de la ley 87 de 1993, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será de responsabilidad de los Jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.

Por su parte el artículo 12 de la misma ley asigna al asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, entre otras, las funciones de verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno

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dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento, así como verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas. Con base en lo anterior se puede concluir, en primer lugar, que las Oficinas de Control Interno deben concretar los resultados de su accionar, entre otras cosas, en la formulación de recomendaciones para el mejoramiento del sistema de control interno en aquellos aspectos en los cuales haya encontrado debilidades o irregularidades, y en segundo lugar, que estas recomendaciones, en principio, no son obligatorias para el jefe del organismo, responsable del sistema de control interno, salvo que las mismas sean de tal magnitud que, de no tomarse en cuenta, se afectaría gravemente el funcionamiento del sistema de control interno o de unos de sus componentes.

FASE RETROALIMENTACIÓN – SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN

Competencias y responsabilidades de las oficinas de Planeación y de Control Interno en el seguimiento de los planes propuestos, evaluación de Gestión y Resultados.

La Planeación, concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad para el logro de los objetivos institucionales, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno, puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas. Las responsabilidad de la oficina de planeación y de la oficina de control interno en relación con el proceso de planeación son las siguientes:

Las oficinas de planeación: De acuerdo con las funciones señaladas a estas oficinas por la generalidad de disposiciones que adoptan o modifican la estructura de entidades nacionales, y según lo señalado en el artículo 12, literal c), del decreto 2145 de 1999, les compete asesorar a todas las áreas en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrecer los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan indicativo. Coordinan la evaluación periódica que de ellos se haga por parte de cada una de las áreas, con base en la cual determinan las necesidades de ajuste tanto del plan indicativo como de los planes de acción y asesoran las reorientaciones que deben realizarse.

La oficina de control interno o quien haga sus veces: Conforme al mismo artículo, literal d), del citado decreto, esta oficina evalúa el proceso de planeación en toda su extensión; implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles

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fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas. La oficina de control interno, como un elemento más del sistema de control interno, debe velar por que se cumplan las metas de la organización, para lo cual asesora el Plan Indicativo.

En la "Guía para el Diseño de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión", elaborada por el Departamento Administrativo de la Función Pública con la colaboración de varias entidades del Estado, se precisó lo siguiente sobre la materia objeto de consulta: CAPITULO V - "COMPETENCIAS INSTITUCIONALES FRENTE AL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN": Numeral 5.2 OFICINAS DE PLANEACIÓN. Dado que la Oficina de Planeación participa directamente en la elaboración y ejecución de los planes institucionales debe entonces simultáneamente asesorar y acompañar el diseño y la implementación del sistema de evaluación y control de gestión, de igual manera apoya o asesora a las áreas en la formulación de los indicadores de gestión y coordinará la evaluación periódica que de ellos se haga por parte de cada una de las áreas, con base en la cual la oficina determina las necesidades de ajuste tanto del plan indicativo como de los planes de acción y asesora las reorientaciones que deben realizarse, cumpliendo así lo establecido por el Decreto 2145 de 1999 artículo 12 literal c.

Numeral 5.3 OFICINAS DE CONTROL INTERNO. El rol que le corresponde asumir a las Oficinas de Control Interno en relación con el Sistema de Evaluación y Control de Gestión es evaluar el proceso de planeación, en toda su extensión; implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores, definidos un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas. La Oficina de Control Interno se constituye así en el “Control de Controles” por excelencia, ya que en su labor evaluadora determina la efectividad del sistema de control de la entidad, con miras a coadyuvar a la alta dirección en la toma de decisiones asertivas y en el tiempo indicado. Por eso, ante todo, la función de las Oficinas de Control Interno debe ser considerada como un proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo.” Del análisis integral de los elementos de juicio expuestos se puede concluir que como lo expresa el decreto 2145 de 1999, retomado en su parte pertinente dentro de la “Guía para el Diseño de un Sistema de Evaluación y Control de Gestión", el papel que le corresponde desempeñar a la Oficina de Planeación respecto del seguimiento y evaluación a la planeación institucional es el de coordinar la

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evaluación periódica que de dicha planeación se haga por parte de cada una de las áreas, y determinar las necesidades de ajuste tanto del plan indicativo como de los planes de acción, asesorando las reorientaciones que deben realizarse.

A la Oficina de Control Interno, en relación con el mismo asunto (seguimiento y evaluación a la planeación institucional) le corresponde evaluar el proceso de planeación, en toda su extensión, analizando objetivamente las variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances, para lo cual aplicará los indicadores que haya diseñado para el efecto, fruto de lo cual formulará las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso de planeación. Igualmente, asesora y acompaña el diseño e implementación del sistema de control y evaluación de la gestión, efectúa el seguimiento y evaluación de dicho sistema y fomenta la cultura del autocontrol.

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INSTANCIAS DE ARTICULACION DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO

SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO

¿Cómo se ha desarrollado el capítulo VI de la ley 489 de 1998 sobre el Sistema Nacional de Control Interno?

El Capítulo VI de la ley 489 1998 se reglamentó mediante el decreto 2145 de 1999, que contempla como Unidad Básica del Sistema Nacional de Control Interno el Sistema de Control Interno de cada entidad u organismo del Estado, el cual tiene como función lograr la integración y armonización del funcionamiento del control interno en las entidades públicas, soportado en los conceptos de autoevaluación y autocontrol. Además de esta Unidad Básica, el Sistema Nacional se organiza y conforma de acuerdo con los roles o funciones básicas del mismo y las instituciones que cumplen dichos roles, así: DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN. A cargo del Presidente de la República, como máxima autoridad administrativa, apoyado y coordinado por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, el cual será presidido por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. El mencionado Consejo Asesor, según lo dispone el artículo 17 del decreto 2145 de 1999, modificado por el artículo 5º del decreto 2539 de 2000, es un organismo consultivo del Gobierno Nacional, adscrito al Departamento Administrativo de la Función Pública e integrado por: El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, quien lo preside; El Contador General de la Nación o su delegado quien será el Subcontador; El Director del Departamento Nacional de Planeación o su delegado quien será el Subdirector; El Contralor General de la República o su delegado quien será el Vicecontralor; El Auditor General de la República o su delegado quien será el Auditor Auxiliar;

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El Procurador General de la Nación o su delegado quien será el Viceprocurador; El Presidente de la Federación Nacional de Departamentos o su delegado quien será el Director Ejecutivo; El Presidente de la Federación Colombiana de Municipios o su delegado quien será el Director Ejecutivo; El Presidente de la Organización Colombiana de Contralores Departamentales o su delegado quien será el Secretario General; El Presidente de la Comisión Legal de Cuentas del Congreso o su delegado quien será el Vicepresidente; El Director del Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción; Cuatro (4) delegados del Comité Interinstitucional de Control Interno del orden nacional y territorial. La Secretaría Técnica del Consejo es ejercida por el Director de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, y sus funciones como tal son establecidas mediante reglamento interno dele Consejo, según lo dispone el parágrafo del mismo artículo. ARTICULACIÓN. Conforme al artículo 4º del decreto citado, para lograr el funcionamiento armónico del Sistema Nacional de Control Interno se determinan las siguientes instancias de articulación, sus competencias e interrelaciones con los sistemas de control interno de las entidades públicas, de tal manera que se retroalimenten continuamente para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno del Estado, así: Responsables, Reguladores, Facilitadores y Evaluadores. LOS RESPONSABLES son, conforme al artículo 5º del decreto, las autoridades y servidores públicos obligados a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, de acuerdo con la Constitución y la ley, así: El Presidente de la República, como máxima autoridad administrativa, es responsable de mantener el control de la gestión global sobre las políticas públicas, el plan de gobierno y la adecuada coordinación administrativa para el cumplimiento de los fines del Estado.

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El Ministro de Hacienda y Crédito Público, como direccionador de políticas en materia de ingresos y de gastos contribuirá en la preparación, ejecución y control de la asignación presupuestal. Igualmente, contribuirá en las técnicas y sistemas de captación, en el uso correcto de los recursos del Estado y la transparencia de las acciones; todo lo anterior en coordinación con los organismos de control; Los Representantes Legales y Jefes de Organismos son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas constitucionales y legales en materia de control interno. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, en cada entidad, como órgano de coordinación y asesoría, es responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad; El servidor público, como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación, así apoyar las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del Sistema de Control Interno del organismo o entidad a la cual pertenece. REGULADORES. Son los competentes para impartir políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno. El Presidente de la República, a quien corresponde trazar las políticas en materia de Control Interno, apoyado entre otros, en el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes, las Consejerías Presidenciales, los Ministerios, Departamentos Administrativos y en el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del orden nacional y territorial; El Departamento Administrativo de la Función Pública, a quien corresponde fijar, de acuerdo con el Presidente de la República, las políticas de Administración Pública, en especial las relacionadas con Control Interno; El Congreso de la República, a través de su función legislativa, expide actos legislativos y leyes sobre el tema de Control Interno; La Contaduría General de la Nación, a quien corresponde, en materia contable, diseñar, implantar, establecer políticas de Control Interno y coordinar con las Entidades el cabal cumplimiento de las disposiciones en la implantación del Sistema Nacional de Contabilidad Pública, de conformidad con la normatividad vigente sobre la materia;

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La Contraloría General de la República a quien corresponde reglamentar los métodos y procedimientos para llevar a cabo la evaluación de los Sistemas de Control Interno de las entidades sujetas a su vigilancia. FACILITADORES. Son las instancias encargadas de orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implantación y el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno. El Departamento Administrativo de la Función Pública, a quien corresponde establecer las políticas generales en materia de Administración Pública. La Procuraduría General de la Nación, quien ejerce una labor preventiva y de capacitación con el fin de fortalecer la gestión pública, a través de la transparencia en las actuaciones administrativas. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, cumpliendo las funciones de emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno; Coordinar el accionar de las diferentes instancias de participación con el fin de evitar la colisión de competencias y la duplicidad de funciones en materia de control interno; pronunciarse y formular propuestas sobre los proyectos de ley, decretos y demás normas generales sobre Control Interno; solicitar a los organismos de control selectivamente y por sectores, los informes de evaluación del Sistema de Control Interno de entidades y organismos que integran el Sistema Nacional de Control Interno, como insumo para la evaluación y diagnóstico general del Sistema Nacional de Control Interno; formular propuestas a las entidades u organismos que de acuerdo con sus competencias puedan apoyar el fortalecimiento de los componentes del Sistema; preparar y presentar al señor Presidente de la República el Informe sobre el avance del Sistema de Control Interno del Estado, a más tardar el último día hábil del mes de mayo. El Comité Interinstitucional de Control Interno, como instancia operativa del Consejo Asesor se encarga de consolidar experiencias exitosas en materia de Control Interno, a nivel institucional y/o sectorial, con el propósito de formular propuestas de mejoramiento y perfeccionamiento del sistema; brindar asesoría y apoyo a los Jefes de Control Interno para el ejercicio adecuado de sus funciones y la puesta en práctica de las políticas del Sistema Nacional de Control Interno; divulgar y ejecutar las políticas, planes y programas establecidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en la materia; canalizar las necesidades de capacitación y asesoría de las diferentes entidades en materia de Control Interno, como insumo fundamental para el diseño de los planes y programas respectivos. Este comité está integrado por el Director de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública, los Jefes de Unidad u Oficinas de Control Interno de los Ministerios, Departamentos Administrativos, Organismos de Control, Congreso de la República, el Banco de la

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República, la Organización Electoral, la Fiscalía General de la Nación, el Consejo Superior de la Judicatura, los delegados de los Comités Interinstitucionales de las Entidades Territoriales y/o Sectoriales y las demás entidades del Orden Nacional que soliciten su inscripción ante este Comité. El Comité de Coordinación de Control Interno Institucional de cada entidad. Brinda los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno de cada entidad. La Oficina o Unidad de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces en cada entidad, asesora y apoya a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema de Control Interno a través del cumplimiento de sus funciones, las cuales se enmarcan dentro de cuatro tópicos a saber: función asesora o de acompañamiento, función evaluadora, fomento de la cultura del autocontrol y relación con los organismos externos. (El decreto 1537 de 2001 le adiciona la macrotarea de “Valorar Riesgos”) EVALUADORES. Son los encargados de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control Interno, con el fin de recomendar las mejoras pertinentes. Son evaluadores: La Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y Municipales, por atribución constitucional y legal les corresponde conceptuar sobre la calidad, eficacia, nivel de confianza y eficiencia(de los sistemas de control)de las entidades y organismos públicos en su respectiva jurisdicción, para lo cual podrá tomar como referente principal el informe de evaluación del Sistema de Control Interno, elaborado por la Oficina respectiva o quien haga sus veces; (Decreto 2145 de 1999 y artículo 18 Ley 42 de 1993) Auditoría General de la República: A quien corresponde evaluar la gestión de los órganos de control fiscal en el ámbito nacional y territorial; El Departamento Nacional de Planeación, mediante el Sistema Nacional de Evaluación de Gestión y de Resultados, Sinergia, y su herramienta “Plan Indicativo”, consolida las realizaciones de cada organismo en materia de inversión, con el propósito de evaluar la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo; La Procuraduría General de la Nación velará por el ejercicio diligente y eficiente de la administración pública ejerciendo la función preventiva y de control de gestión; Las Oficinas de Coordinación del Control Interno o quien haga sus veces de las entidades y organismos del sector público, verifican la efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana.

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Corresponde a estas oficinas presentar antes del 30 de enero de cada año el informe ejecutivo anual del Sistema al representante legal de la entidad, quien a su vez lo remitirá al Consejo Asesor en esta materia, en los términos del literal c) del artículo 5º del presente decreto.

INTERVENCIÓN ANTE IRREGULARIDADES DE LA GESTIÓN EN ENTIDADES DEL ESTADO POR PARTE DEL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO Y DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

¿El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno y el Departamento Administrativo de la Función Pública pueden intervenir en las entidades del Orden Nacional y Territorial que presentan irregularidades de tipo legal, financiero y contable en su gestión?

El alcance del control interno ha variado desde la Constitución Política de 1991, en el sentido de que no se trata de un mecanismo de represión, inspección y vigilancia de la gestión institucional, sino que se concibe como una estrategia gerencial y de gestión, que se alimenta de múltiples elementos cuyo desarrollo depende de todos y cada uno de los servidores de la respectiva entidad. La nueva concepción del control interno busca avanzar hacia los conceptos de responsabilidad y compromiso interiorizados y no impuestos, contando con organismos y dependencias como el Consejo Asesor y las Oficinas de Control Interno, que de manera permanente ofrezcan a las entidades asesoría, acompañamiento, guías metodológicas, actualización, sensibilización, etc, en materia de eficiencia, eficacia y transparencia de la gestión pública. En este orden de ideas, tanto el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, como el Departamento Administrativo de la Función Pública, no tienen competencia alguna para intervenir en las entidades del Estado, con régimen público o privado, para subsanar o sancionar irregularidades en su gestión, lo cual es propio de los organismos de control externo, a saber, la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la Nación y la Fiscalía General de la Nación. Lo que pueden hacer el Consejo Asesor y este Departamento Administrativo, como fijadores de políticas y asesores en materia de control interno, es suministrar a cada entidad los documentos técnicos y asesoría que requieran, para implementar políticas de gestión efectiva y transparente. Por otra parte, tanto la Constitución Política de 1991 como la normatividad que la ha desarrollado, contemplan el derecho de la ciudadanía a intervenir en la planeación,

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decisión y control de la gestión en las entidades en las cuales exista participación del Estado, a través de las veedurías ciudadanas, para lo cual este Departamento Administrativo desarrolla el Plan de Formación de Veedores, a través de la Dirección de Políticas de Administración Pública, en la cual se podrá obtener las orientaciones que se requieran al respecto.

GUIAS METODOLÓGICAS ELABORADAS POR EL CONSEJO ASESOR DEL GOBIERNO NACIONAL EN MATERIA DE CONTROL INTERNO Y EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

¿Las entidades y organismos del Estado están obligados a implementar las guías elaboradas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial?

En cumplimiento de su objeto, establecido en el artículo 2º del Decreto 1677 de 2000, al Departamento Administrativo de la Función Pública le corresponde formular políticas generales de Administración pública, haciendo particular énfasis en materias relacionadas con las formas de organización y funcionamiento de las entidades y organismos del Estado en sus diferentes niveles administrativos, así como en el desarrollo, adopción y aplicación de tecnologías administrativas para la gestión y dirección de sus recursos. El artículo 3º del mismo Decreto contempla como funciones del Departamento Administrativo de la Función Pública, en materia de control interno, promover o realizar directamente estudios e investigaciones atinentes a la modernización y tecnificación de la Administración Pública en todos los niveles; orientar e instruir a los diferentes organismos de la Administración Pública de la Rama Ejecutiva del Poder Público en sus distintos niveles, sobre las directrices que deban observar en la gestión pública y en la organización administrativa; fijar las políticas generales en materia de control interno y recomendarlas al Gobierno Nacional para su adopción. Por su parte, el artículo 13 del mismo decreto establece que corresponde a la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites del citado Departamento Administrativo, diseñar las políticas generales de Control Interno, en busca de la eficiencia, la eficacia, y transparencia de la Gestión Pública; diseñar y proponer metodologías e instrumentos que fortalezcan y faciliten el desarrollo y evaluación de los sistemas de control interno de las entidades del Estado del orden nacional y territorial, así como formular y orientar políticas sobre racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo. Conforme al artículo 5º del decreto 1537 de 2001, las guías, circulares, instructivos y demás documentos técnicos elaborados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, constituirán directrices generales a través de las cuales se diseñan las políticas en materia de control interno, las cuales (las políticas) deberán ser implementadas al interior de cada organismo y entidad del Estado.

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Es importante tener en cuenta que la obligatoriedad es respecto de las políticas, mas no de los aspectos técnicos contenidos en las guías, los cuales en ningún momento pueden considerarse como camisas de fuerza para las entidades; más bien, se constituyen en herramientas básicas para el desarrollo eficiente y transparente de las organizaciones, las cuales les facilitan el desarrollo de la gestión. Los elementos de política contenidos en las mencionadas guías son aquellos aspectos generales que se consideran básicos para la implementación de la metodología y sin los cuales no existiría unidad de criterio en relación con el tema objeto de la respectiva guía.

ORGANISMOS ORIENTADORES EN MATERIA DE CONTROL INTERNO

¿Las directrices planteadas en la ley 42 de 1993, artículo 18 están dirigidas a orientar a las entidades del estado sobre la forma como se debe llevar a cabo el control interno?

La Ley 42 de 1993 facultó a la Contraloría General de la República para establecer los métodos y procedimientos con los cuales ella evaluará la calidad, el nivel de confianza y eficiencia del Sistema de Control Interno de las entidades públicas. El organismo encargado de orientar a las entidades y organismos del Estado, sobre la forma como se debe implementar el sistema de control interno, es el Departamento Administrativo de la Función Pública a través de la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites, función que realizará en coordinación con el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del orden nacional y territorial, el Comité Interinstitucional de Control Interno y sus respectivos grupos de trabajo, tal como se deduce de las funciones asignadas a dichos organismos en los decretos 1677 de 2000, 2145 de 1999, 2539 de 2000 y 1537 de 2001.

CRITERIOS DE LOS ORGANOS DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO

Criterio que prevalece en materia de control interno cuando hay diferencia de conceptos entre varios órganos del Estado relacionados con la materia.

Conforme al decreto 2145 de 1999, reglamentario del Capítulo VI de la Ley 489 de 1998, el Sistema Nacional de Control Interno se organiza y conforma de acuerdo con roles que cumplen las instituciones que lo integran, entre ellas la función de dirección a cargo del Presidente de la República, como máxima autoridad

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administrativa, apoyado y coordinado por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, el cual es presidido por el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública. El mencionado Consejo Asesor, según lo dispone el artículo 17 del decreto 2145 de 1999, modificado por el artículo 5º del decreto 2539 de 2000, es un organismo consultivo del Gobierno Nacional, adscrito al Departamento Administrativo de la Función Pública e integrado por: El director del departamento administrativo de la función pública, quien lo preside; El contador general de la nación o su delegado quien será el subcontador; El director del departamento nacional de planeación o su delegado quien será el subdirector; El contralor general de la república o su delegado quien será el Vicecontralor; El Auditor General de la República o su delegado quien será el Auditor Auxiliar; El Procurador General de la Nación o su delegado quien será el Viceprocurador; El Presidente de la Federación Nacional de Departamentos o su delegado quien será el Director Ejecutivo; El Presidente de la Federación Colombiana de Municipios o su delegado quien será el Director Ejecutivo; El Presidente de la Organización Colombiana de Contralores Departamentales o su delegado quien será el Secretario General; El Presidente de la Comisión Legal de Cuentas del Congreso o su delegado quien será el Vicepresidente; El Director del Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupción; Cuatro (4) delegados del Comité Interinstitucional de Control Interno del orden nacional y territorial. Al Consejo Asesor le corresponde, según lo establece el artículo 18 del decreto 2145 de 1999, modificado por el artículo 6º del decreto 2539 de 2000, emitir conceptos y proponer la adopción de políticas y formular orientaciones para el fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno; (Esta función tuvo como antecedente la función de consolidar y unificar el lenguaje, criterios y aplicación de la normativa del Control Interno en el sector público, que le señaló el decreto 280 de 1996, que creó el Consejo Asesor); Coordinar el accionar de las diferentes

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instancias de participación con el fin de evitar la colisión de competencias y la duplicidad de funciones en materia de control interno; pronunciarse y formular propuestas sobre los proyectos de ley, decretos y demás normas generales sobre Control Interno. Como puede observarse, en materia de control interno existe un órgano integrado por varias autoridades del Estado, encargado de emitir conceptos que cuentan con la correspondiente unidad de criterio de dichas autoridades. Esto significa que todo concepto emitido por el Consejo Asesor incluye el criterio de cada una de las autoridades que lo conforman y por tanto, ante la diferencia de criterios de una de ellas frente a lo expresado por el Consejo, prevalece el criterio del Consejo.

OBJETO DEL COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

¿Que papel juega el comité de coordinación del sistema de control interno de cada entidad?

El Decreto 2145 de 1999, al reglamentar el Sistema Nacional de Control Interno de que trata la Ley 489 de 1998, precisa las siguientes competencias del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, el cual, de conformidad con el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, debe ser creado en el más alto nivel jerárquico de los organismos a los cuales la misma se aplica. a. Responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento

del Sistema de Control Interno Institucional. b. Facilitador, porque orienta, asesora, impulsa y pone en marcha estrategias para

la debida implantación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno, brinda los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno de cada entidad.

A continuación se presenta una síntesis de las funciones que el decreto 1826 de 1994 señala al mencionado Comité, las cuales inicialmente se contemplaron para los Comités creados en los Ministerios y Departamentos Administrativos y posteriormente, a partir de la expedición del decreto 2145 de 1995, se hicieron extensivas a todos los organismos y entidades del Estado. Estas funciones son generales y pueden ser complementadas en el acto de integración y reglamentación del Comité: a) Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias de cada organismo o entidad;

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b) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios; c) Asesorar al jefe del organismo en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos; d) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas; e) Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del organismo o entidad; f) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del organismo o entidad; g) Coordinar con las dependencias del organismo el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades; h) Presentar a consideración del respectivo Ministro o Director de Departamento Administrativo propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes; i) Reglamentar el funcionamiento de los distintos Subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen.

ACTO QUE ORGANIZA EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA CORPORACIÓN AUTÓNOMA REGIONAL

¿Cuál es el contenido básico de la Resolución por la cual se organiza el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en una Corporación Autónoma Regional?

El epígrafe de la resolución que organice el Comité, debe decir: “Por la cual se organiza el Comité Coordinador de Control Interno de ..” Para el soporte legal en el que se fundamenta la resolución, es necesario tener en cuenta que dado el carácter autónomo que la Constitución le otorga a las Corporaciones Autónomas Regionales, éstas deberían tener un sistema propio o específico en materia de control interno, el cual no ha sido desarrollado o reglamentado hasta el momento. Ante esta carencia normativa especial, se deben

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acoger a las disposiciones generales contenidas en la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias y complementarias, tal como lo establecen los artículos 2 y 16 del decreto 1768 de 1994. Por lo anterior, el fundamento normativo sería: “La Ley 87 de 1993, artículo 13; el Decreto 1826 de 1994 artículos 4 a 9, en armonía con los Artículos 2 y 16 del Decreto 1768 de 1994”. Se debe especificar el papel del jefe de la Oficina de Control Interno dentro del Comité, el cual, además de ser el secretario técnico de este comité, cuenta con voz pero no con voto. Es necesario incluir como integrantes del Comité Coordinador a todos los jefes de dependencia, que existan en la entidad. Se deben determinar el número de reuniones anuales del comité, las cuales en lo posible serán más de dos, facilitando con ello el proceso retroalimentador del sistema y el establecimiento de acciones de mejoramiento continuo. Es conveniente establecer funciones concretas para el funcionamiento del Comité de Coordinación de Control Interno, que desarrollen en su totalidad las contenidas en el Decreto 1826 de 1994 y en el decreto 2145 de 1999, las cuales deben ser adoptadas por todas las entidades del Estado (recomendar correctivos, recomendar pautas para el mejoramiento del Sistema de Control Interno, recomendar prioridades para que los sistemas de información sean funcionales y óptimos, asesorar en la definición de planes estratégicos, entre otras.).

CONTROL INTERNO FRENTE A CONTROLES EXTERNOS

¿Cómo se armonizan y complementan los Controles Externos con el Sistema de Control Interno?

El Sistema de Control Interno de una entidad debe ser en esencia el control de primer orden y es el que debe garantizar en forma razonable el cumplimiento de políticas, objetivos, metas y planes de una organización dentro de un marco de eficiencia y efectividad. Si existe un Sistema de Control Interno que nos dé esas garantías, los controles externos deben ser cada día menores y sobre todo complementarios o de segundo orden. Los controles externos deben basarse en la evaluación y verificación de los internos. Así mismo, los controles externos evalúan fundamentalmente algunos elementos del Sistema de Control Interno y no el Sistema como un todo, salvo el control fiscal, que evalúa de manera integral todo el sistema de cada entidad para determinar su calidad, nivel de confianza, eficacia y eficiencia.

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CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES TERRITORIALES

CONTROL INTERNO EN LOS MUNICIPIOS

¿Quién debe realizar el control interno en un municipio? ¿ En desarrollo de las funciones señaladas en los artículos 169 y 178 de la Ley 136 de 1994 el Personero tiene relación con esta función?

Conforme a la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, como son los decretos 2145 de 1999, 2539 de 2000 y 1537 de 2001, el ejercicio del control interno en toda entidad del Estado es una función que debe realizarse por cada empleado o trabajador a la par con las demás funciones señaladas para su cargo. Las mencionadas normas diferencian tres aspectos complementarios entre sí en materia de control interno, a saber: El ejercicio del Control Interno El Sistema de Control Interno La Oficina de Control Interno. El ejercicio del control interno consiste en todo aquello que debe realizar cada empleado para que las funciones asignadas en el respectivo manual específico de funciones de cada cargo obedezcan a parámetros de calidad, transparencia, eficiencia y eficacia. El Sistema de Control Interno es el conjunto de elementos que facilitan el cumplimiento de estos parámetros y consisten en el establecimiento de objetivos y metas, formulación de planes operativos, definición de políticas y de procedimientos, adopción de una estructura organizacional adecuada, delimitación precisa de los niveles de responsabilidad y autoridad, adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos, dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones, aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno, establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano, establecimiento de sistemas modernos de información, organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión, establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad, simplificación y actualización de normas y procedimientos.

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El establecimiento y desarrollo del Sistema; es decir, de este conjunto de elementos, es responsabilidad del representante legal o máximo directivo de cada entidad, y la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias del organismo. La oficina de control interno es la dependencia de cada entidad encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; Esta Oficina estará compuesta por un Jefe de la misma y un grupo multidisciplinario (personas con profesiones y formación en distintos campos del saber). El Jefe de esta Oficina de Control Interno debe ser un funcionario público de planta, de nivel directivo y por consiguiente de libre nombramiento y remoción, designado, para el caso de las entidades de orden territorial, por el representante legal o máximo directivo del organismo respectivo, según sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad. Para desarrollar su labor de evaluar el sistema de control interno de la entidad, el jefe de la Oficina de control interno debe realizar las funciones señaladas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993. De acuerdo con la ley 617 de 2000, artículo 75, los municipios de categoría 3ª, 4ª, 5ª o 6ª, no están obligados a tener oficina de Control Interno y en tal caso las funciones de la misma pueden ser ejercidas por una dependencia que cumpla funciones similares, como sería la oficina de planeación del municipio, pero eso no significa que deje de existir el ejercicio del control interno y el Sistema de Control Interno en la entidad, en los términos descritos en la parte inicial de este concepto. El personero municipal es una autoridad independiente de la administración municipal, encargado de defender el interés público frente a la misma, velando por que la gestión de cada organismo del municipio se realice sin irregularidades de tipo legal; vigilando el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las ordenanzas, las decisiones judiciales y los actos administrativos, promoviendo las acciones a que hubiere lugar; vigilar el ejercicio eficiente y diligente de la funciones administrativas municipales; ejercer vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas municipales; ejercer preferentemente la función disciplinaria respecto de los servidores públicos municipales; adelantar las investigaciones correspondientes, entre otras funciones, las cuales se concretan en un control externo a la administración, distinto del control interno que se ejerce en los términos precisados inicialmente. Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir que la competencia para “realizar el control interno” en el municipio, está repartida entre:

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a) Cada servidor público del municipio, a quien corresponde el “ejercicio del control interno”; esto es, debe realizar las acciones pertinentes para que las funciones que le sean asignadas por la Constitución, la Ley, los decretos reglamentarios y el manual específico para cada cargo, obedezcan a parámetros de calidad, transparencia, eficiencia y eficacia;

b) El Alcalde municipal, a quien le corresponde garantizar la existencia y

desarrollo de todos los elementos del sistema de control interno; c) Los jefes de cada dependencia (Secretarías de Despacho, Departamentos Administrativos Municipales y jefes de área de la Alcaldía), quienes deben aplicar los elementos del sistema en su área;

c) La oficina de control interno, quien debe evaluar en forma independiente el

sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del organismo las recomendaciones para mejorarlo; asesorando y acompañando igualmente a toda la organización sobre los correctivos a seguir para reencauzar la organización dentro de criterios de eficiencia, eficacia y transparencia.

El Comité Coordinador de Control Interno de que habla el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, debe implementarse en el municipio, integrado por el Alcalde y todos los jefes de dependencia de la Alcaldía, el cual retroalimentaría la organización (Alcaldía en su conjunto) como mecanismo institucional de verificación, evaluación y seguimiento de las políticas, planes, programas, normas, objetivos y procedimientos de la organización, en el desarrollo del objeto y funciones institucionales para el cumplimiento de su Misión. El informe ejecutivo anual de evaluación del Sistema de Control Interno de la Alcaldía lo remitirá el Alcalde al Consejo Asesor y se elaborará con base en la retroalimentación obtenida en las reuniones del mencionado Comité Coordinador. Resulta conveniente precisar el alcance del artículo 24, numeral 2, de la Ley 617 de 2000, cuando expresa que, en desarrollo de la nueva función como veedor del Tesoro donde no exista Contraloría municipal, el personero ejercerá, entre otras, la función de “velar por el cumplimiento de los objetivos del Control Interno establecidos en la ley, tales como: igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.” Al respecto, se considera que como bien se indica en el mismo artículo, esta función relacionada con el control interno del municipio la ejercerá el Personero en reemplazo de la Contraloría municipal, función que, de conformidad con el artículo 18 de la Ley 42 de 1993 consiste en el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Este análisis se efectúa, según este mismo artículo, conforme a los métodos y procedimientos reglamentados por el Contralor General

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de la República y debe realizarse dentro de estrictos principios de objetividad e imparcialidad.

CONTROL INTERNO EN LOS CONCEJOS DISTRITALES Y MUNICIPALES

¿El concepto de “entidad pública” que utiliza la ley 87 de 1993 comprende a las corporaciones públicas como el Concejo de Bogotá?

Por mandato constitucional, según lo disponen los artículos 209 y 269 de La Carta Magna, el control interno debe implementarse en todas las entidades públicas Conforme al artículo 5º de la ley 87 de 1993, que desarrolló las citadas disposiciones constitucionales, la misma se aplica a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal. De acuerdo con el artículo 312 de la Constitución Política, los Concejos municipales son corporación administrativas elegidas popularmente. Para el caso específico del Concejo Distrital de Bogotá, el artículo 8º del Decreto 1421 de 1993, establece que dicho Concejo es la suprema autoridad del Distrito Capital y en materia administrativa sus atribuciones son de carácter normativo. También le corresponde vigilar y controlar la gestión que cumplan las autoridades Distritales. Según el artículo 39 de la Ley 489 de 1998, Estatuto Básico de la Administración Pública, ésta se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano. El mismo artículo determina que las asambleas departamentales y los concejos distritales y municipales son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley. La Corte Constitucional en la sentencia C-538 de 1995, ha sido clara en precisar que los Concejos municipales y distritales, así como las Asambleas departamentales, son entes administrativos.

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De lo expuesto se deduce que el régimen de control interno es aplicable a todo organismo del Estado que cumpla funciones administrativas y maneje recursos públicos, no sujeto a régimen privado de administración. Esta deducción encuentra mayor fundamento en los objetivos, características y elementos del control interno, detallados en los artículos 2º, 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, todos los cuales hacen relación a aspectos meramente administrativos y financieros comunes a todos los organismos y entidades del Estado. En conclusión, al Concejo de Bogotá, organismo administrativo integrante de la Administración Pública en el orden territorial, se le aplican las disposiciones sobre control interno contenidas en la Ley 87 de 1993, Ley 489 de 1998, Decreto 2145 de 1999 y demás disposiciones que las modifiquen y complementen.

LOS CONCEJALES Y EL CONTROL INTERNO

¿Por qué los Concejales deben saber de Control Interno?

Porque integran el máximo órgano de administración del municipio (El Concejo municipal) y por consiguiente participan activamente en la toma de decisiones estratégicas con respecto a los elementos y componentes del sistema de control interno. Específicamente sus decisiones inciden en los siguientes componentes del Sistema: Esquema Organizacional de cada uno de los organismos del municipio: Determinan la estructura de la Administración municipal (El conjunto de organismos y entidades) y las funciones de las dependencias respectivas Planeación: Adoptan los correspondientes planes y programas de desarrollo del municipio, que incidirán en los planes y programas da cada organismo municipal. Procesos y Procedimientos organizacionales: Inciden en la mayor o menor flexibilidad y agilidad de los mismos, según el esquema organizacional que aprueben para cada organismo o entidad. Desarrollo del Talento Humano: En la medida en que no afecten el nombramiento y retiro de los empleados del municipio y sus entidades descentralizadas con presiones clientelistas y que aprueben escalas saláriales justas y razonables, con el correspondiente respaldo presupuestal que permita su pago oportuno. Sistemas de Información: Al aprobar los recursos necesarios para la adquisición e implementación de los equipos y software necesarios. Democratización de la Administración Pública: Promocionarían los mecanismos para garantizar la participación ciudadana en las decisiones, la fiscalización y el óptimo desarrollo de la gestión pública municipal.

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Fortalecimiento de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, mediante la creación, en la estructura de la respectiva entidad, de la unidad que asuma las 5 macrotareas de estas oficinas. Documentación de la normatividad: Inciden de manera definitiva en la unidad de materia en la normatividad y en los elementos necesarios para garantizar la unidad de criterio en su interpretación, según la claridad que se les dé a las normas que expidan. Planes de mejoramiento: Propician los elementos para hacer efectivos estos planes, propiciando los recursos financieros, tecnológicos y de apoyo necesarios para el efecto.

OFICINAS DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES TERRITORIALES DESPUES DE LA LEY 617 DE 2000

¿De qué manera se afectarían las Oficinas de Control Interno en municipios con la ley 617 de 2000?

La ley 617 de octubre 6 de 2000 establece en su artículo 75 que los municipios, los departamentos, distritos o municipios, no están en la obligación de contar con unidades administrativas, dependencias, entidades, entes u oficinas para el cumplimiento de las funciones de desarrollo de políticas de vivienda de interés social, defensa del medio ambiente y cumplimiento de las normas en materia ambiental, atención de quejas y reclamos, asistencia técnica agropecuaria, promoción del deporte, tránsito, mujer y género, primera dama, información y servicios a la juventud y promoción, casas de la cultura, consejerías, veedurías o aquellas cuya creación haya sido ordenada por otras leyes. Igualmente señala que las citadas unidades administrativas, dependencias, entidades, entes u oficinas sólo podrán crearse o conservarse cuando los recursos a que se refiere el artículo tercero de la ley sean suficientes para financiar su funcionamiento; en caso contrario las competencias deberán asumirse por dependencias afines y, en todo caso, las dependencias que asuman las funciones determinadas en el mismo artículo deberán cumplir con las obligaciones constitucionales y legales de universalidad, participación comunitaria y democratización e integración funcional. En el parágrafo 1° del mismo artículo expresa esta ley que las funciones de control interno y de contaduría podrán ser ejercidas por dependencias afines dentro de la respectiva entidad territorial en los municipios de 3ª , 4ª , 5ª y 6ª categorías.”

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Por otra parte, el artículo 96 de la mencionada ley deroga, entre otros, el parágrafo 3° del artículo 11 de la ley 87 de 1993, donde se disponía que en los municipios con una población inferior a quince mil (15.000) habitantes y cuyos ingresos anuales no superan los quince mil (15.000) salarios mínimos mensuales, las funciones del asesor, coordinador, o de auditor interno podrán ser desempeñadas por los correspondientes jefes o directores de planeación municipal o por quien haga sus veces y en su defecto por el respectivo secretario de la alcaldía. La ley 136 de 1994, por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios, establecía, en relación con el control interno en estas entidades, que corresponde a los municipios y a las entidades descentralizadas, así como a las personerías y contralorías municipales a través de sus representantes legales, la adecuada organización e implementación de sistemas de control interno en la forma prevista por las normas legales correspondientes. Del análisis conjunto de estas normas se deduce que la ley 617 de 2000 no ordenó la supresión de las oficinas de control interno en todos los municipios sino solamente en los de 3ª , 4ª , 5ª y 6ª categorías, en los cuales las funciones propias de esta oficina podrán ser ejercidas por dependencias afines dentro de la respectiva entidad territorial. Para los departamentos y los municipios de categoría especial, 1ª y 2ª, los liberó de la obligación de crear estas unidades mientras no tuvieran el presupuesto suficiente para ello pero no les impuso la obligación de suprimirlas. Cuando la mencionada ley deroga el parágrafo 3º de la ley 87 de 1993, sin modificar en nada el resto de la misma, está significando, en armonía con lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 75 de la ley 617 de 2000, que amplía las categorías de municipios en los cuales la coordinación, evaluación y asesoría del sistema de control interno podrá ser realizada por dependencias diferentes, y precisa además que en este caso tales dependencias deben ser afines a la oficina de control interno. Estas dependencias afines serán las que cumplan funciones de verificación, evaluación y asesoría de la actividad administrativa, como sería el caso de la unidad de planeación, evento en el cual no se convertiría en juez y parte, pues no estaría verificando el control en el cumplimiento de las políticas, planes, procedimientos, operaciones y actividades de sí misma sino de la entidad en general. Recordemos que la unidad de planeación no es la que formula los planes institucionales sino la que apoya y asesora a la alta dirección en su formulación. Correspondería entonces a esta unidad de planeación, que asumiría igualmente las funciones que la ley 87 de 1993 señala para las oficinas de control interno, la tarea de elaborar y presentar los informes del caso a la contraloría departamental, a la contaduría general de la nación, al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del orden nacional y territorial y a las demás autoridades del caso.

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CREACIÓN DEL CARGO DE JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES EN UN MUNICIPIO DE CATEGORIA ESPECIAL, 1ª ó 2ª.

Viabilidad legal de incluir el cargo de Asesor, Coordinador o Jefe de la Oficina de Control Interno en la nueva planta de personal de un una entidad ubicada en un municipio de categoría distinta a 3ª, 4ª, 5ª, ó 6ª.

La ley 617 de 2000 liberó a las entidades de los departamentos y de los municipios de categoría especial, 1ª ó 2ª, de la obligación de crear, entre otras, unidades de control interno, cuando no tuvieran el presupuesto suficiente para ello, pero no les impuso la obligación de suprimirlas. Por otra parte, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 87 de 1993, el Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno debe ser un empleado público; esto es, un funcionario de planta, adscrito al nivel jerárquico superior. El artículo 7º del Decreto 1950 de 1973 establece que en ningún caso podrán celebrarse contratos de prestación de servicios para el desempeño de funciones públicas de carácter permanente ni para el ejercicio de funciones que impliquen autoridad administrativa, esto es, jefes de dependencia u organismo, en cuyo caso se crearán los empleos correspondientes en la respectiva planta de personal. En este orden de ideas, si en un municipio de categoría especial, 1ª o 2ª, se encuentra creada la Unidad u Oficina de control interno y se cuenta con el presupuesto suficiente para su sostenimiento, no solo es viable sino obligatorio legalmente crear el cargo de Jefe de dicha Oficina para que sea ejercido por un empleado público de planta. No puede vincularse esta persona por contrato de prestación de servicios.

LEY 617 DE 2000 - FUNCIONES CONTABLES Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN DEPENDENCIAS AFINES DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES

¿En desarrollo de la Ley 617 de 2000, la cual faculta para que las funciones de Asesoría y Coordinación de Control Interno y de firma de informes contables se puedan realizar por dependencias afines, puede concluirse que el jefe de control interno, cuando acredita título profesional en Contaduría Pública, puede firmar los informes contables?

La Ley 617 de 2000 establece en el parágrafo 1º del artículo 75 que las funciones de control interno y de contaduría podrán ser ejercidas por dependencias afines dentro de la respectiva entidad territorial en los municipios de 3ª a 6ª categoría.

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Se considera que cuando la citada disposición habla de “dependencias afines” se refiere a que la función de control interno se podrá realizar por una dependencia afín a la misma y la de contaduría por una dependencia afín a ésta, pero de ninguna manera que la Oficina de Control Interno pueda asumir las funciones de contaduría, pues de lo contrario se estaría desconociendo el principio constitucional de imparcialidad propio de la función administrativa, de la cual hace parte la función de control interno, en la medida en que al firmar el jefe de control interno los informes contables, así acredite el título de Contador Público, resultaría controlando un punto de control en el cual él mismo intervino como ejecutor.

COMPETENCIA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA GOBERNACIÓN FRENTE A UNA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ORDEN DEPARTAMENTAL.

La Oficina de Control Interno de la Gobernación puede incluir, dentro del informe ejecutivo anual del sistema de control interno, la evaluación del sistema de una empresa industrial o comercial del mismo Departamento?

De acuerdo con el articulo 3, literal b de la Ley 87 de 1993, corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la respectiva organización” Por otra parte, conforme al Artículo 8, literal e) del Decreto 2145 de 1999, corresponde a las oficinas de control interno presentar, antes del 30 de enero de cada año, el informe ejecutivo anual del sistema al representante legal de la entidad, quien a su vez lo remitirá al Consejo Asesor en esta materia, en los términos del literal c) del artículo 5 del mismo Decreto. Según este mismo artículo, los jefes de las Oficinas de Control Interno o quienes hagan sus veces, de las entidades adscritas o vinculadas, deberán presentar el mencionado informe a sus respectivas juntas o consejos directivos, así como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores administrativos. Con fundamento en lo expuesto, se deduce que el informe sobre la evaluación del Sistema de Control Interno de una empresa industrial o comercial del orden departamental, debe ser elaborado por la Oficina de Control Interno de dicha entidad, y remitido al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno por el Gerente o el representante legal de la entidad, sin que corresponda elaborarlo y/o remitirlo a la Gobernación del Departamento

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La Gobernación, en ejercicio de su función coordinadora respecto de las entidades descentralizadas del Departamento, puede establecer criterios de control administrativo para las mismas, especialmente cuando el Sistema de Control Interno de la entidad descentralizada refleje debilidad. El mecanismo ideal para fijar dichos criterios es el de la creación, entre la Gobernación y la empresa Industrial y Comercial, de un Subcomité Sectorial de coordinación de Control Interno, en el que se ventilarían las fortalezas y debilidades de la empresa y acordar verdaderas políticas administrativas que jalonen tanto a la entidad descentralizada como a la gobernación hacia el desarrollo de las funciones con excelencia.

OFICINA DE CONTROL INTERNO DEL ORDEN CENTRAL MUNICIPAL FRENTE A ENTIDADES DESCENTRALIZADAS DEL MISMO MUNICIPIO

¿El Jefe de la Oficina de Control Interno del municipio puede intervenir, realizar informes, seguimiento, recomendaciones en el tema de Sistema de control Interno, a los entes de control descentralizados del municipio?

Conforme a la Ley 87 de 1993 y el Decreto 2145 de 1999, cada organismo del Estado debe contar con su propio Sistema de Control Interno. La misma Ley, en su artículo 6°, señala que es responsabilidad del representante legal de cada entidad u organismo del Estado, establecer y desarrollar el Sistema de Control Interno al interior de la organización. El Artículo 8 de la citada Ley, frente a la evaluación y control de gestión en las organizaciones, establece que el representante legal, en cada Organización, deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Política y demás disposiciones legales vigentes. La Unidad u Oficina de Control Interno es uno de los componentes del sistema de Control Interno Institucional, tal como lo establece el artículo 9º de la misma Ley, encargada de medir y evaluar los demás controles y de asesorar a la Dirección de cada organismo en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos institucionales. De lo anterior se deduce que no es procedente que la Oficina de Control Interno de la Alcaldía intervenga mediante informes, seguimiento, o recomendaciones que sobre el Sistema de Control Interno surjan en los entes descentralizados del municipio, pues se trata de organismos diferentes e independientes entre sí, con su propio Sistema de Control Interno y que deben contar con su propio jefe de oficina de control interno, encargado de evaluar, asesorar y hacer seguimiento a dicho

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sistema, es decir, cada Sistema de Control Interno es propio de cada entidad e independiente del de las otras. La Oficina de Control Interno de la Alcaldía, como una forma de cooperación interinstitucional, y aprovechando la experiencia acumulada en el ejercicio de sus funciones, puede prestar asesoría mediante capacitación a los responsables de desarrollar las funciones de control Interno en las entidades descentralizadas del respectivo municipio, con el fin de asimilar de manera uniforme los principios, lineamientos e instrumentos que se han trazado para la implantación, fortalecimiento y evaluación del Sistema de Control Interno, todo, desde luego sin ejecutar las funciones propias de las entidades municipales, es decir elaborar informes, hacer seguimiento o, recomendaciones sobre el Sistema de Control Interno de dichos entes. En caso de no haber presupuesto para la conformación de oficinas de control Interno en las entidades descentralizadas del municipio, es conveniente que el representante legal de cada una de ellas, dado el caso que no tengan formalmente establecida la oficina de Control Interno, asignen estas funciones a la oficina de planeación de las mismas o a un cargo que corresponda a la alta dirección de la misma entidad.

CONTROL LEGAL A LOS ESTABLECIMIENTOS PUBLICOS DEL MUNICIPIO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA ALCALDÍA

¿La Oficina de Control Interno de una alcaldía tiene facultad para ejercer el Control Legal a los Establecimientos Públicos del mismo municipio?. ¿Cuál es el alcance de las funciones de la Oficina de Control Interno en el seguimiento y evaluación a los Planes de Desarrollo y Planes de Acción?.

En primer lugar, es conveniente precisar que tanto la Alcaldía como los Establecimientos Públicos son entidades diferentes, en el sentido de que cada una cuenta con su propia estructura, planta de personal, jefe de entidad, etc. En este sentido, cada una de las entidades debe establecer su propio sistema de control interno, el cual debe contar con su propia unidad de asesoría, seguimiento y evaluación del sistema. Lo anterior significa que la competencia o alcance del ejercicio de las funciones establecidas para las oficinas de control interno se circunscribe exclusivamente al ámbito de la entidad a la cual pertenecen. Por esto el control legal, que hace parte de una de las funciones de la oficina de control interno, dentro de su función de velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes,

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programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios, debe ejercerse en relación con las actividades de la entidad a la cual pertenece la oficina, sin extenderse al sistema de control interno de otra entidad. Por otra parte, el papel de la oficina de control interno frente los Planes de desarrollo y de acción, debe ser el de evaluar el proceso de planeación, en toda su extensión, analizando objetivamente las variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances, para lo cual aplicará los indicadores que haya diseñado para el efecto, fruto de lo cual formulará las recomendaciones de ajuste o mejoramiento, verificará el cumplimiento de los mismos y asesorará a la alta dirección y a cada dependencia, proponiendo acciones de mejoramiento que faciliten su desarrollo.

INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS PERSONERÍAS Y LOS CONCEJOS MUNICIPALES.

¿Las Personerías y los Concejos Municipales deben presentar el Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno de sus organismos a la respectiva Contraloría Departamental?

Conforme al artículo 5, literal c), del decreto 2145 de 1999, modificado por el del Decreto 2539 de 2000 los Representantes Legales y Jefes de Organismo de todos los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, son responsables de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas constitucionales y legales en materia de control interno. Igualmente, según misma disposición, remitirán al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno antes del 16 de febrero, copia del Informe Ejecutivo Anual que contenga el resultado final de la evaluación del Sistema de Control Interno, documento que servirá de base para el Informe que sobre el avance del Control Interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República. Por otra parte, la Contraloría General de la República, en la Resolución número 05289 de noviembre 27 de 2001, que reglamenta la rendición de la Cuenta Fiscal, estableció como Anexo número 3 a la Cuenta Fiscal que se debe presentar al respectivo Órgano de control fiscal, el Informe sobre el Sistema de Control Interno, el cual debe presentarse tanto al Organismo de Control Fiscal como al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del orden Nacional y Territorial. De esta manera, se concluye que las Personerías y Concejos Municipales, por ser organismos o entidades con naturaleza propia; la una de control municipal (Personería) y el otro una Corporación Administrativa municipal (Concejo Municipal),

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están obligados a presentar el Informe de evaluación sobre el Sistema de Control Interno ante el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, y una copia del mismo se debe anexar a la Cuenta Fiscal que se presentará ante la respectiva Contraloría.

CONTROL INTERNO EN ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DEPARTAMENTALES

¿Es obligatorio Implementar el Sistema de Control Interno y organizar la Oficina de Control Interno en estas Instituciones Educativas?. ¿Quién es responsable de implementar y aplicar el Sistema de Control Interno en estas Instituciones Educativas? ¿Podrían desconcentrarse las funciones de la Oficina de Control Interno, asignándoselas a las Direcciones de Núcleo Educativo?. Se debe organizar el Comité Coordinador de Control Interno en la Gobernación - Secretaría de Educación, quienes lo integrarían y cómo operaría?

Las instituciones de educación básica y media de los departamentos son dependencias de la Gobernación - Secretaría de Educación, y no organismos ni entidades independientes de ésta y por lo tanto no están obligadas a implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control Interno. Por consiguiente, corresponde al Gobernador implementar el control interno en toda la Gobernación de manera integral, incluidas las secretarías y dependencias como son los establecimientos educativos. Los Rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de tales dependencias, son responsables ante su superior inmediato de implementar y aplicar métodos y procedimientos adecuados de control y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de estos, en la dependencia a su cargo. Dada la diversidad de instituciones educativas, las que éstas están geográficamente dispersas, y con el fin de canalizar y desconcentrar las funciones de la Oficina de Control Interno, la Gobernación, a través de la Secretaría de Educación, podría ordenar que tales funciones se realicen por un grupo de trabajo ubicado en cada establecimiento educativo ó por el Núcleo de Desarrollo Educativo, los cuales asumirían las macrotareas propias de dicha oficina, no de manera independiente sino coordinados por la Oficina de Control Interno central. Con relación al Comité de Coordinación de Control Interno en la Gobernación, efectivamente debe existir dicho Comité, que será responsable, como órgano de coordinación y asesoría, del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad. Este comité debe ser organizado mediante acto administrativo interno y debe estar integrado por:

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El Gobernador del Departamento o su Delegado, quien lo presidirá. Los Secretarios de Despacho, Los Jefes de unidad o de área El jefe de Oficina de Coordinación de Control Interno de la Gobernación, quien no tendrá derecho a voto y quien actuará como Secretario Técnico del Comité Cualquier otra persona que en concepto del presidente del Comité deba formar parte del mismo, teniendo en cuenta la estructura del organismo o entidad y las funciones del Comité. El Comité de Coordinación de Control Interno operaría de conformidad con las funciones indicadas en el acto administrativo que lo organice, las cuales deben ser como mínimo las señaladas en el decreto 1826 de 1994 que reglamenta el artículo 13 de la ley 87 de 1993; sesionará con el Quórum establecido, deberá reunirse ordinariamente como mínimo 2 veces al año, y de acuerdo con las necesidades particulares de los asuntos de la Gobernación, pueden conformarse subcomités, los cuales tendrán su propio reglamento, funciones y objetivos similares a los señalados para los Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.

INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE CONTROL INTERNO POR DEPENDENCIAS EDUCATIVAS DE NIVEL DEPARTAMENTAL

Una Escuela Normal Superior de un departamento está obligada a presentar el informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno?

Teniendo en cuenta que la Escuela Normal Superior es una dependencia de la Gobernación y no un organismo ni entidad, no tiene la obligación legal de implementar un Sistema de Control Interno independiente del de la gobernación. El Rector de la Escuela Normal Superior, en su calidad de jefe de esta dependencia, que hace parte de la gobernación, es responsable, como lo establece la ley 87 de 1993, de aplicar los métodos y procedimientos de Control Interno establecidos y desarrollados por el jefe del organismo, en este caso por el Gobernador. Igualmente, el Rector es responsable de la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno en la dependencia que dirige. La obligatoriedad de remitir al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno el Informe de evaluación del Sistema de Control Interno de la gobernación que incluye a la Normal Superior, recae en el Gobernador como jefe de entidad, de la cual hace parte la Escuela.

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CONTROL INTERNO EN EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS

REGIMEN DE CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE ENERGIA

¿A ISAGEN se le aplican las normas de control Interno previstas en los Decretos 2145 de 1999 y 2539 de 2000, así como en el Decreto Reglamentario 1537 de 2001?

ISAGEN surgió en virtud de la autorización para crearla, otorgada al Gobierno Nacional por el artículo 167 de la Ley 142 de 1994, reiterada en el artículo 32 de la Ley 143 de 1994. En desarrollo de lo dispuesto en los artículos 167 de la Ley 142 de 1994 y 32 de la Ley 143 de 1994, el Decreto 1521 de 1994 organizó la nueva empresa de generación de energía como sociedad de economía mixta, cuyo objeto social principal será la generación y comercialización de electricidad, vinculada al Ministerio de Minas y Energía. El artículo 186 de la Ley 142 de 1994 expresa que ésta reglamenta de manera general las actividades relacionadas con los servicios públicos definidos en esta Ley (incluida la energía eléctrica y específicamente el servicio de generación de energía); deroga todas las leyes que le sean contrarias; y prevalecerá y servirá para complementar e interpretar las leyes especiales que se dicten para algunos de los servicios públicos a los que ella se refiere. En caso de conflicto con otras leyes sobre tales servicios, se preferirá ésta, y para efectos de excepciones o derogaciones, no se entenderá que ella resulta contrariada por normas posteriores sobre la materia, sino cuando éstas identifiquen de modo preciso la norma de esta Ley objeto de excepción, modificación o derogatoria.) El artículo 96 de la Ley 143 de 1994, que regula de manera especial el servicio de energía eléctrica, establece que “para efecto de las excepciones que consagra el artículo referente a "Concordancias y derogaciones" de la Ley sobre el Régimen de los Servicios Públicos Domiciliarios, (Ley 142 de 1994, Art. 186) en todo lo referente a energía eléctrica, en el caso específico que sean contrarias, se aplicará preferentemente esta Ley especial. Conforme al artículo 17 de la ley 142 de 1994, en todo caso, el régimen aplicable a las entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios públicos, en todo lo que no disponga directamente la Constitución, será el previsto en dicha Ley.

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ISAGEN, como empresa generadora de energía eléctrica, es una empresa de servicios públicos constituida por acciones, regida por la ley 143 de 1994 y en lo no dispuesto en ella, por la ley 142 de 1994, la cual contiene un régimen especial en todo sentido (naturaleza, organización, gestión, laboral, contratación, control interno, etc.) Dicha ley contempla las siguientes competencias en materia de control interno para las Empresas de Servicios Públicos domiciliarios, tema que no está regulado en la ley 143 de 1994: A cada Entidad Prestadora de Servicios Públicos: Realizar un conjunto de actividades de planeación y ejecución para lograr que sus objetivos se cumplan; definir y diseñar los procedimientos de control interno, así como la evaluación periódica de su cumplimiento, de acuerdo siempre con las reglas que establezcan las Comisiones de Regulación, actividad que podrá ser contratada con empresas privadas, y organizar la auditoria interna de la empresa, estableciendo sus funciones. Al Gerente de Cada Empresa: Responder por el diseño y aplicación del control interno de la respectiva empresa. A la Auditoria Interna u Oficina de Control Interno: Evaluar y vigilar el control interno de la respectiva entidad, por delegación del Gerente. A las Comisiones de Regulación: Promover y regular el balance de los mecanismos de control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno. A la Superintendencia de Servicios Públicos: Supervisar el cumplimiento del balance de los mecanismos de control buscado por la respectiva Comisión de regulación; velar por la progresiva incorporación y aplicación del control interno en las empresas de servicios públicos. Para ello vigilará que se cumplan los criterios, evaluaciones, indicadores y modelos que definan las Comisiones de Regulación, y podrá apoyarse en otras entidades oficiales y particulares. Armonizando los elementos de juicio expuestos se puede concluir que ISAGEN no se rige por las normas generales EN MATERIA DE CONTROL INTERNO, a saber, la Ley 87 de 1993, el decreto 2145 de 1999, que desarrolla el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998 sobre el Sistema Nacional de Control Interno, ni por los decretos reglamentarios y complementarios como son el decreto 2539 de 2000 y el decreto 1537 de 2001. El régimen de Control interno de esa empresa es el señalado en la Ley 142 de 1994, desarrollado por las instancias señaladas en la misma (Gerente o Presidente de la

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Empresa; Auditor Interno; Comisión de Regulación de Energía y Gas, CREG, y por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios), cada uno con sus propias competencias de ejecución, evaluación, regulación y vigilancia.

CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE TELECOMUNICACIONES

El régimen de control interno contemplado en la ley 87 de 1993 es aplicable a las empresas de servicios públicos domiciliarios de telecomunicaciones, aunque tengan aporte estatal inferior al 90% del capital social?

La Constitución Política deja en manos del Legislador la función de regular lo referente al Control Interno de las entidades del Estado. En desarrollo de esta facultad se expidió la Ley 87 de 1993, sobre control interno, la cual constituye el régimen general en esta materia, aplicable a todas las entidades y organismos del Estado, dentro de las cuales se encuentran las sociedades de economía mixta con aportes estatales superiores al 90% del capital social. Sin embargo, para las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios se expidió un régimen especial en todo sentido (naturaleza, organización, gestión, laboral, contratación, etc.), contenido en la Ley 142 de 1994, Esta ley contempla un capítulo especial en materia de Control Interno para las citadas empresas y faculta a la respectiva Comisión de Regulación para que establezca las reglas, criterios, métodos, modelos e indicadores para la definición y diseño de los procedimientos de control interno y para la evaluación periódica de su cumplimiento. En desarrollo de la potestad que le dio la Ley 142 de 1994, la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones fijó, mediante resolución N°. 087 de 1997, las reglas para la definición y diseño de los procedimientos de control interno, así como para la evaluación periódica de su cumplimiento, en cuyo capitulo 10 expresó que las empresas de servicios públicos de TPBC (Telefonía Pública Básica Conmutada), con capital estatal igual o superior al 90% deben ajustarse a lo dispuesto en la Ley 87 de 1993. Igualmente, se establece en dicha Resolución que aquellas empresas a las cuales no se les aplique la citada ley, como serían las que tienen un capital con aporte estatal inferior al 90%, deben asegurar el ejercicio del control interno de conformidad con lo establecido en esta resolución, la cual establece principios, criterios, directrices y metodologías de control interno e indicadores de gestión. Armonizando estos elementos de juicio se deduce que si la empresa de servicios públicos de telecomunicaciones tiene aportes estatales superiores al 90% de su capital social, debe aplicar íntegramente la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, incluyendo las directrices, metodologías e instrumentos diseñados por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Consejo Asesor del

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Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, tal como lo indica la Resolución 087 de 1997 emanada de la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones. Si el capital de la empresa está compuesto por aportes estatales inferiores al 90%, su régimen de control interno es el señalado en la Ley 142 de 1994, desarrollado por el Gerente o Presidente de la Empresa, el Auditor Interno, la Comisión de Regulación de la Telecomunicaciones y la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, cada uno con la competencias de ejecución, evaluación, regulación y vigilancia señaladas en los artículos 45 y siguientes de la mencionada ley.

INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE TELECOMUNICACIONES

¿Una empresa de Telecomunicaciones debe presentar el informe ejecutivo anual sobre la evaluación del Sistema de Control Interno?

El Decreto 2145 de 1999 contempla, en el art. 5º, literal c), la obligación de presentar el informe ejecutivo anual sobre el avance del sistema de control interno a todas las entidades y organismos del Estado y a los particulares que administren recursos públicos. Sin embargo, independientemente del monto de los aportes del Estado en las empresas de servicios públicos domiciliarios, todas deben regirse por lo dispuesto en la Ley 142 de 1994 y en las disposiciones que en desarrollo de la misma haya expedido la respectiva Comisión de Regulación. Ahora bien, si la respectiva empresa de servicios públicos tiene el carácter de Entidad Estatal; esto es, se trata de una Empresa Industrial y Comercial del Estado, cuyo capital corresponde en un 100% a aportes Estatales, y la respectiva Comisión de Regulación no ha desarrollado los aspectos necesarios para el diseño e implementación del control interno en las empresas del ramo, se regirá, en materia de control interno, por el régimen general contemplado en la ley 87 de 1993 y sus normas complementarias. Algunas Comisiones de Regulación, en desarrollo de la potestad que les da la ley 142 de 1994 para definir los criterios específicos de control interno, remiten directamente a los criterios, normas y demás expedidos dentro del régimen general; esto es, a la ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, teniendo en cuenta el porcentaje de capital que esté compuesto por aportes estatales. Para el caso de las empresas de servicios públicos de telecomunicaciones, la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones, en desarrollo de la potestad que le dio la Ley 142 de 1994, fijó, mediante resolución No 087 de 1997 las reglas para la definición y diseño de los procedimientos de control interno, así como para la evaluación periódica de su cumplimiento. El Capítulo 10 de esta Resolución contempla que las empresas de servicios públicos de TPBC (Telefonía Pública

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Básica Conmutada), con capital estatal igual o superior al 90% deben ajustarse a lo dispuesto en la Ley 87 de 1993. Igualmente se establece que aquellas empresas a las cuales no se les aplique la citada ley, como serían las que tienen un capital con aporte estatal inferior al 90%, deben asegurar el ejercicio del control interno de conformidad con lo establecido en esta resolución, la cual establece principios, criterios, directrices y metodologías de control interno e indicadores de gestión. En este orden de ideas, si la empresa de telecomunicaciones tiene aportes estatales iguales o superiores al 90% del capital social, se regirá por la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias y está obligada a elaborar y presentar el informe ejecutivo anual sobre el estado de avance del sistema de control interno de la empresa, en los términos y condiciones señalados en la Circular No. 01 de 2001 y sus anexos, por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, en armonía con el decreto 2145 de 1999, modificado por el decreto 2539 de 2000. Si el capital de la empresa está compuesto por aportes estatales inferiores al 90%, no estaría obligada a presentar este informe y en tal caso el régimen de control interno de esta empresa es el señalado en la Ley 142 de 1994, desarrollado por las instancias señaladas en dicha ley.

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

Es legalmente obligatorio crear el cargo de Jefe de Oficina de Control Interno en una Empresa de servicios públicos, ya que en la actualidad quien ejerce el cargo es el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Alcaldía?. Es posible legalmente contratar por honorarios a un funcionario que ejerza las funciones de Jefe de la oficina de Control Interno?.

Las empresas de servicios públicos domiciliarios deben tener un control interno acorde con lo establecido en la Ley 142 de 1994 y en las reglas, criterios, métodos, modelos e indicadores que fije la Comisión de Regulación correspondiente, específicamente en cuanto a la definición y diseño de los procedimientos de control interno, así como para la evaluación periódica de su cumplimiento. Conforme a dicha ley, la entidad puede, a través de la gerencia, organizar la auditoría asignando esta tarea a un cargo de la empresa que puede ser un asesor del despacho del gerente o creando una dependencia especifica para ello. También puede, según la Ley 142 de 1994, artículo 48, contratar la evaluación del control interno, es decir la función de auditoría.

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Es de aclarar que el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Alcaldía no puede evaluar el control interno al interior de la empresa, pues como se evidencia en el artículo 46 de la ley 142 de 1994, la empresa debe contar con su propio control interno y debe contar con su propia auditoria para que lo evalúe.

NIVEL JERARQUICO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DEL DISTRITO CAPITAL

¿Qué nivel jerárquico debe ocupar la Oficina de Control Interno en una Empresa de Servicios Públicos domiciliarios del Distrito Capital?

La Ley 142 de 1994 contempla un régimen especial en todo sentido para las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios en cuanto a su naturaleza, organización, régimen laboral, gestión, contratación, etc., en desarrollo de la cual la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones, mediante resolución No 087 de 1997, fijó las reglas para la definición y diseño de los procedimientos de control interno, así como para la evaluación periódica de su cumplimiento. En el aparte 10.10.1 de dicha Resolución se expresa: “El ejercicio del control interno en empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economía mixta con capital público igual o superior al 90%, que presten los servicios públicos domiciliarios de TPBC, deberá ajustarse a lo establecido en la Ley 87 de 1993, y las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan y por lo establecido en esta Resolución. En estos casos, el auditor interno podrá ser el jefe de la unidad o dependencia de control interno, y cumplirá las funciones que señala el Artículo 12 de la citada Ley 87 de 1993. El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno se ha pronunciado reiteradamente en el sentido de que, en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, la Oficina de Control Interno de las entidades a las cuales se aplica dicha normatividad debe estar ubicada en el nivel directivo. Teniendo en cuenta que la función fundamental de esta Oficina es evaluar el desarrollo del Sistema de Control Interno de toda la entidad, este nivel directivo le da la posibilidad de acceder a la información requerida, en todas las dependencias y servidores públicos e informar directamente al Gerente de la entidad acerca de los resultados y mejoramiento ocasionado por el eficiente ejercicio del control. En consecuencia, si la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá, D.C, tiene dentro de su capital social aportes estatales superiores al 90% del mismo, está sujeto a las normas sobre control interno contempladas en la Ley 87 de 1993, entre ellas los artículos 9 y 10, en cuanto disponen que la Oficina de Control Interno debe estar ubicada en el nivel directivo. A pesar de tratarse de una empresa de servicios públicos domiciliarios, para las cuales se estableció un régimen de control interno especial, el mismo comprende

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las regulaciones expedidas por la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones, la cual remitió al régimen de la Ley 87 de 1993 el Sistema de Control Interno de estas empresas, cuando su capital social esté constituido en un 90% ó más por aportes del Estado.

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CONTROL INTERNO EN SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA

REGIMEN DE CONTROL INTERNO Y NOMBRAMIENTO JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON APORTE ESTATAL INFERIOR AL 90% DEL CAPITAL SOCIAL.

¿Se aplica a las sociedades de economía mixta con aporte estatal inferior al 90% del capital social lo dispuesto en las normas generales sobre control interno y sobre el nombramiento del jefe de la oficina de control interno de las entidades nacionales? ¿Deben presentar al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno el informe ejecutivo anual sobre el desarrollo de su sistema de control interno?

La Ley 489 de 1998, artículo 97, establece que las sociedades de economía mixta se constituyen bajo la forma de sociedades comerciales con aportes estatales y de capital privado, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial conforme a las reglas de Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la ley. La Corte Constitucional, en sentencia C-953 de 1999, precisó que la naturaleza jurídica de una empresa como Sociedad de Economía Mixta surge siempre que la composición del capital sea en parte de propiedad de un ente estatal y en parte por aportes o acciones de los particulares, que es precisamente la razón que no permite afirmar que en tal caso la empresa respectiva sea "del Estado" o de propiedad de "particulares" sino, justamente de los dos, aunque en proporciones diversas, lo cual le da una característica especial, denominada "mixta", por el artículo 150, numeral 7º de la Constitución. En desarrollo de la potestad del legislador para establecer excepciones al régimen privado de las Sociedades de Economía Mixta, no las incluyó dentro del régimen del control interno cuando no tengan aporte estatal igual o superior al 90% del capital social, tal como lo expresa el artículo 5º de la Ley 87 de 1993. La Corte Suprema de Justicia y el Consejo de Estado han expresado reiteradamente, con base en las normas sobre clasificación de empleos entre empleados públicos y trabajadores oficiales y con fundamento en la naturaleza jurídica de las sociedades de economía mixta, que si el Estado posee menos del 90% del capital, las personas vinculadas laboralmente a la sociedad son trabajadores particulares." Ahora bien, en relación con la vinculación del personal al servicio de las Sociedades de Economía Mixta con aporte estatal inferior al 90% del capital

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social, y especialmente con el nombramiento de su jefe de control interno, precisamente por haberse determinado por el legislador que el régimen de estas sociedades es de derecho privado, se entiende que sus servidores son trabajadores particulares. De lo expuesto se deduce que el régimen general de control interno en materia de control interno, a saber la Ley 87 de 1993, el decreto 2145 de 1999, que desarrolla el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998 sobre el Sistema Nacional de Control Interno, los decretos reglamentarios y complementarios como son el decreto 2539 de 2000 y el decreto 1537 de 2001, no es aplicable a las Sociedades de Economía Mixta con aporte estatal inferior al 90% del capital social, pues no son organismos del Estado sino que tienen una naturaleza mixta, en virtud de lo cual están sometidas a un régimen especial, el cual ha sido definido por el legislador como de régimen privado. Por la misma razón, estas sociedades no están obligadas a presentar al Consejo Asesor del Gobierno nacional en materia de Control Interno el informe ejecutivo anual sobre el estado de su sistema de control interno. De igual manera, no es procedente aplicar a estas sociedades norma alguna referente al régimen laboral público, incluida la provisión de empleos, lo que significa que lo dispuesto en el artículo 20 del Decreto reglamentario 2145 de 1999, modificado por el artículo 8º del decreto 2539 de 2000, así como las directrices impartidas en la Directiva Presidencial No. 04 de Octubre 20 de 2000, en cuanto al nombramiento del jefe de oficina de control interno por parte del Presidente de la República, no se les aplica, pues si bien estas sociedades conservan la calidad de vinculadas al respectivo ministerio o departamento administrativo, su régimen laboral es de derecho privado. Cada sociedad de economía mixta, cuando su capital no cuenta con aporte estatal igual o superior al 90%, es autónoma en diseñar su estructura interna, dentro de la cual bien puede, si así lo considera pertinente, crear una oficina de control interno para coadyuvar y garantizar el cumplimiento de la misión institucional. Sin embargo, bien pueden estas sociedades, si así lo considera su máxima autoridad directiva, adoptar los elementos, disposiciones y criterios sobre control interno contenidos en la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, entre ellos la creación de una Oficina de Control Interno. Como ejemplo de las bondades del sistema de control interno en una institución, se presenta el caso de la Corporación de Abastos de Bogotá, S.A, CORABASTOS, donde a pesar de tener también un aporte estatal inferior al 90%, se creó la Oficina de Control Interno, la cual ha dado excelentes resultados que se traducen en una mejor gestión institucional. Para mayor información a este respecto, se pueden consultar las Directivas de Gerencia Nos. 167/99 y 227/99, por medio de las cuales se establece el Sistema de Control Interno en dicha corporación y se fija su nueva

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estructura administrativa, aprobada por la Junta Directiva según consta en acta No. 445 de julio 26 de 1999, ratificada por acta No. 446 de agosto 11 de 1999.

CODIGO DE ETICA EN SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA CON CAPITAL ESTATAL INFERIOR AL 90% -

Las Sociedades de Economía Mixta con capital estatal inferior al 90% están obligadas a tener un Código de Ética?

En una sociedad de economía mixta con participación estatal inferior al 90%, donde sus empleados ostentan el carácter de trabajadores particulares, éstos se rigen por el respectivo contrato de trabajo, el reglamento interno de trabajo y las políticas internas de la empresa que no atenten los derechos básicos consagrados en la Constitución Política y la ley. Por tanto, estos trabajadores no están sujetos a las normas y políticas de administración de personal de carácter público. No obstante lo anterior, es importante para las organizaciones tanto públicas como privadas o mixtas, abordar la ética y establecer códigos de conducta moral para garantizar mayor transparencia en el desarrollo de sus funciones.

REGIMEN DE CONTROL INTERNO EN ENTIDADES QUE OSTENTAN LA DOBLE CALIDAD DE SOCIEDEAD DE ECONOMIA MIXTA CON APORTE ESTATAL SUPERIOR AL 90% DE SU CAPITAL Y DE ORGANISMO DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA

CORPOICA, en su doble condición de Sociedad de Economía Mixta con capital estatal superior al 90% y de organismo de ciencia y tecnología, estaría obligada a presentar ante el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno el Informe Ejecutivo Anual sobre el Sistema de Control Interno institucional?.

Como lo expresa el Decreto 2478 de 1999, por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural y se dictan otras disposiciones, la Corporación Colombiana de Investigación Agropecuaria, CORPOICA, se encuentra regulada por el Código Civil y la Legislación de Ciencia y Tecnología que le sea aplicable. Las normas del código civil constituyen régimen privado y por consiguiente CORPOICA no estaría sujeta a norma alguna de carácter público, salvo lo que expresamente la ley determine, como es el caso del control fiscal ejercido por la Contraloría General de la República y el control administrativo disciplinario, ejercido por la Procuraduría General de la Nación.

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Cabe aclarar que una cosa es el régimen aplicable al funcionamiento y los actos de una entidad y otra la naturaleza jurídica de la entidad. En este caso CORPOICA no pierde su calidad de Sociedad de Economía Mixta con aporte estatal superior al 90% del capital. El régimen privado al cual se sujeta incluye, como lo expresó el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, su organización administrativa (Estructura, planeación, dirección, control interno, etc). Esto significa, como igualmente se expresó, que no está obligado a presentar ante el Consejo Asesor el Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno de la entidad, sino que según lo dispongan sus estatutos, el director del organismo organizará el control interno y presentará los informes del caso a las autoridades allí señaladas. Igualmente, presentará los informes que solicite la ciudadanía como destinataria principal del accionar de las entidades que manejan recursos públicos, lo cual se vió concretado en el derecho de petición de información que le fue tutelado por el Consejo de Estado en la respectiva sentencia.

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CONTROL INTERNO EN LAS UNIVERSIDADES ESTATALES

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN LAS UNIVERSIDADES DEL ESTADO.

¿Las Universidades pueden implementar sus propios mecanismos para el nombramiento y remoción de los Jefes de Oficina de Control Interno? ¿Un empleado provisional puede asumir la jefatura de la Oficina de Control Interno en virtud de Comisión de Servicios? ¿Desde cuándo se cuenta la experiencia profesional?.

Conforme al artículo 69 de la Constitución Política, en virtud de la autonomía universitaria, las universidades podrán darse sus directivas y regirse por sus propios estatutos, de acuerdo con la ley, la cual establecerá un régimen especial para las universidades del Estado. La Ley 30 de 1992 desarrolló el régimen de autonomía de las universidades estatales y en su artículo 28 expresó que esta autonomía reconoce a las universidades el derecho a darse y modificar sus estatutos, designar sus autoridades académicas y administrativas, crear, organizar y desarrollar sus programas académicos, definir y organizar sus labores formativas, académicas, docentes, científicas y culturales, otorgar los títulos correspondientes, seleccionar a sus profesores, admitir a sus alumnos y adoptar sus correspondientes regímenes y establecer, arbitrar y aplicar sus recursos para el cumplimiento de su misión social y de su función institucional. Igualmente, el artículo 57 de la misma ley establece que el carácter especial del régimen de las universidades estatales u oficiales comprenderá la organización y elección de directivas, del personal docente y administrativo, el sistema de las universidades estatales u oficiales, el régimen financiero y el régimen de contratación y control fiscal, de acuerdo con dicha ley. El artículo 79 de la citada ley expresa que el estatuto general de cada universidad estatal u oficial deberá contener como mínimo y de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia, los derechos, obligaciones, inhabilidades, situaciones administrativas y régimen disciplinario del personal administrativo. Conforme a las normas de carrera administrativa vigentes, las disposiciones que regulan el régimen de administración de personal, contenidas en los decretos leyes 2400 y 3074 de 1968 y demás normas que los modifiquen, sustituyan o adicionen,

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se aplicarán a los empleados que prestan sus servicios en las entidades con régimen especial mientras se expide dicho régimen. La Corte Constitucional, en Sentencia C-547 de 1994, expresó que las universidades oficiales, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 113 de la Constitución Política, al igual que el Banco de la República y la CNTV, son órganos autónomos del Estado, que por su naturaleza y funciones no integran ninguna de las ramas del poder público y por tanto no admiten ser categorizadas como uno de ellos, mucho menos como establecimientos públicos, pues ello implicaría someterlas a la tutela e injerencia del poder ejecutivo, del cual quiso de manera expresa preservarlas el Constituyente. De igual manera, la misma Corte, en Sentencia N° C-475 de 1999, precisó que nada obsta para que, en virtud de la misma autonomía universitaria, se establezca que los cargos directivos puedan ser de libre nombramiento y remoción, siempre y cuando dicha determinación emane de la comunidad universitaria. esa es la razón por la cual el inciso primero del artículo 69 superior expresa: "podrán darse sus directivas", como una facultad, no como una imposición constitucional. Además, en desarrollo de la misma autonomía universitaria se pueden determinar cuáles cargos son de libre nombramiento y remoción. De estos elementos de juicio puede concluirse, en relación con la designación del Jefe de la Oficina de Control Interno en las Universidades, que como al Consejo Superior de cada universidad le corresponde establecer, en el estatuto general, el régimen del Personal Administrativo, incluida la naturaleza de cada cargo y forma de la designación de su titular, será en dicho Estatuto general donde estarán contenidas las condiciones y procedimiento para la designación del Jefe de la Oficina de Control Interno, quien es un funcionario administrativo (no docente). Igualmente, teniendo en cuenta que las universidades tienen la facultad de "darse sus directivas" administrativas y académicas, y que el jefe de la oficina de control interno, por las funciones que le son propias, en lo posible debe ocupar un cargo del nivel directivo, la autoridad nominadora en la misma universidad es competente para nombrar y remover a este funcionario, en las condiciones señaladas en el Estatuto General de la Universidad, expedido por el Consejo Superior. En tal virtud, las Universidades no están sujetas a la limitación impuesta en la Directiva Presidencial No. 04 de 2000 ni al artículo 8º del Decreto 2539 de 2000, en cuanto a que el Presidente de la República nombre al jefe de la Oficina de Control Interno, sino que ellas pueden implementar sus propios mecanismos para el nombramiento y remoción de dicho funcionario. En cuanto a si un empleado provisional puede asumir, en virtud de una Comisión de Servicios, la jefatura de la Oficina de Control Interno, a este respecto, como el régimen del personal administrativo de las universidades se rige por sus propios estatutos, si los mismos contemplan la figura de la comisión de servicios como una

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forma de provisión de dicho empleo, procederá la misma, de lo contrario no. Además, si no se ha expedido régimen interno alguno sobre la forma de provisión de los empleos administrativos, se aplican las normas generales, entre ellas el decreto 1950 de 1973 según el cual la comisión de servicios no es una forma de provisión de empleos, por lo que no será procedente conferirle dicha comisión a un empleado de la universidad para ocupar el cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno. Respecto del momento a partir del cual se cuenta la experiencia profesional, de igual manera, este aspecto deberá resolverse a la luz de los estatutos de la Universidad, donde se contemplen las condiciones para ejercer los empleos correspondientes. En ausencia de regulación interna al respecto, se aplican las normas generales, entre ellas el decreto 861 de 2000, según el cual la experiencia profesional se cuenta a partir de la terminación y aprobación de materias de la respectiva carrera profesional. No se exige que adicionalmente el empleado haya sido nombrado en un cargo de este nivel, pues desde el momento en que se adquiere la formación profesional se considera que el empleado integra sus conocimientos al desempeño del cargo que esté ocupando, independientemente del nivel al cual corresponda.

PARTICIPACION JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN CONSEJOS UNIVERSITARIOS

Calidad en la cual participaría el Jefe de la Oficina de Control Interno en las reuniones de los Consejos de la Universidad, en cuanto a si dicha calidad seria la de invitado, participante o interviniente en las mismas.

En materia de control interno en las Universidades del Estado, dentro del régimen de autonomía que les da la Constitución Política, la Ley 30 de 1992, en su artículo 95, concreta dicha autonomía en esta materia en la autorización para contratar los servicios de diseño y aplicación de métodos y procedimientos de control interno. Esto significa que si la Universidad no hace uso de esta autorización, queda sujeta a lo dispuesto en la Ley General de control interno, esto es la Ley 87 de 1993, en relación con dicho diseño y aplicación de métodos y procedimientos de control Interno Conforme al articulo 9º de la Ley 87 de 1993 la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Según este mismo artículo “como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro

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mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.” Ley 87 de 1993, artículo 12, establece como funciones del Jefe de oficina de control Interno, entre otras, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados, y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas y procedimientos, planes, programas, proyectos, y metas de la organización y recomendar los ajuste necesarios; servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtenga los resultados esperados; verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios, y verificar que se implementen las medidas respectivas recomendadas. El Decreto 1537 de 2001, artículo 3º, expresa que, en desarrollo de las funciones señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se enmarcan en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos. De lo anterior puede concluirse que para desarrollar su función evaluadora y verificadora del Sistema de Control Interno, bien puede disponerse la presencia del Jefe de Oficina de Control Interno en las reuniones de los Consejos Directivo, Académico, o de Facultad, en calidad de invitado más no como integrante de los mismos; es decir no puede intervenir en la toma de decisiones pero sí puede emitir opiniones que impliquen asesoría y recomendaciones, las cuales no tendrían carácter obligatorio en la decisión y firmará las actas que se suscriban en calidad de invitado. Se considera más conveniente que para realizar las funciones básicas de asesoría y evaluación, el Jefe de Control Interno presencie los procesos, procedimientos, actividades, y operaciones objeto de la evaluación, haciendo presencia para tomar elementos directos a efectos de realizar las recomendaciones del caso.

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CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN

SITUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN UNA ENTIDAD EN LIQUIDACIÓN

Situación de la oficina de Control Interno frente al proceso de liquidación en el cual se encuentra la entidad. Posibilidad de continuar la función de la oficina de Control Interno en la entidad en liquidación, simultáneamente con la existencia de una firma auditora externa que realiza la revisión fiscal de la entidad.

Conforme al Decreto Ley 254 de 2000, el Proceso de liquidación de una entidad del orden nacional comprende básicamente los siguientes aspectos, los cuales pueden adoptarse igualmente por las entidades territoriales: Realización de inventario y avaluó de los activos Prohibición al representante legal de celebrar pactos o convenciones colectivas Asegurar la conservación y fidelidad de los archivos. Determinación del régimen de bienes de la entidad (de los activos, pasivos, de las acreencias y reclamaciones) Avalúo de los bienes e inventarios Destinación de los bienes y pago de obligaciones Contabilidad y archivos. Dentro de los objetivos del sistema de control interno, contemplados en el artículo 2º de la ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión institucional; definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. El artículo 11 de la misma ley establece que el Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces será un funcionario de libre nombramiento y remoción, designado por el representante legal o máximo directivo del organismo respectivo, según sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad. De acuerdo con la Directiva Presidencial No. 04 de 2000, para las entidades del orden nacional, incluida las entidades en liquidación, esta facultad es ejercida directamente por señor Presidente de la República.

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Las funciones y roles señalados a la oficina de control interno en la ley 87 de 1993, el decreto 2145 de 1999 y el decreto 1537 de 2001 tienen relación directa con los aspectos propios de la liquidación de una entidad, específicamente en cuanto a verificación y seguimiento a los controles para el buen manejo de los recursos y en cuanto a la evaluación, asesoría y acompañamiento al desarrollo óptimo de los elementos del sistema de control interno, los cuales constituyen garantía razonable de cumplimiento de los objetivos institucionales, en este caso la liquidación, dentro de condiciones de eficiencia, eficacia y transparencia. Como lo ha expresado el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, los controles externos deben basarse en la evaluación y verificación de los internos, por lo cual ellos deben ser cada día menores y sobre todo complementarios o de segundo orden. Así mismo, los controles externos, evalúan fundamentalmente algunos elementos del Sistema de Control Interno y no el Sistema como un todo, salvo el control fiscal. Esto significa que el Sistema de Control Interno cobra mayor importancia en una entidad en liquidación, pues se intensifica la necesidad de verificar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de las normas, la sujeción de los planes, programas y proyectos al proceso de liquidación, por lo cual es necesario que exista la debida armonía entre la oficina de control interno y la alta dirección de la entidad en Liquidación, para garantizar una gestión eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidación. La actividad de una firma auditora externa se limita a realizar auditorías selectivas y ocasionales, apoyándose en la actividad permanente e interna del asesor de control interno de planta.

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CONTROL INTERNO Y CONTROL DISCIPLINARIO

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO FRENTE A CONTROL DISCIPLINARIO

¿El Jefe de la oficina de control interno puede ejercer funciones disciplinarias dentro de la entidad?

Dentro de las funciones del jefe de la oficina de control interno, contempladas en el artículo 12 de la ley 87 de 1993, se encuentra la de verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por los responsables de su ejecución y, en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. Por otra parte, conforme al artículo 14 de la misma ley, los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten. La Procuraduría General de la Nación, en concepto de fecha 7 de septiembre de 1999, expresó que las oficinas de control interno, llamadas por algunos “de gestión”, pueden intervenir en el decurso de las actividades propias del proceso disciplinario con el propósito de establecer su eficacia y eficiencia y el cumplimiento de la normatividad que le es propia, más es claro igualmente que no tiene la vocación legal para actuar como parte dentro de la relación jurídica procesal, como quiera que para ello se ha establecido una serie de pasos y controles que deben garantizar el resultado deseado, cual es el de abstenerse de abrir una investigación o proferir una sanción con el fin de procurar el adecuado funcionamiento de la entidad. En el artículo 34 del nuevo Código Disciplinario Único, además de contemplarse el deber de organizar la Oficina de Control Disciplinario Interno, se establece, en el numeral 31, el deber de adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Como se expresa en la Circular conjunta DAFP – PGN No. 001 de abril 2 de 2002, por el nombre dado en la nueva ley disciplinaria a las oficinas o unidades disciplinarias (de control interno disciplinario o de control disciplinario interno), se tiende a confundirlas con las oficinas de control interno institucional de que trata la ley 87 de 1993, por lo cual se debe precisar que las funciones de una y otra oficina

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son incompatibles entre sí, pues la función de la Oficina de Control Interno Institucional o de gestión, en relación con la Unidad u Oficina de Control Disciplinario Interno, es la de verificar que se ejerza adecuadamente la función disciplinaria, pero en ningún momento la de adelantar los procesos disciplinarios. Como puede observarse, es claro que al Jefe de la Oficina de Control Interno no le corresponde adelantar investigaciones disciplinarias contra funcionarios de la misma entidad, sino que su función en relación con el régimen disciplinario es de control del mismo, en cuanto a que los que sí son competentes para adelantar las investigaciones del caso ejerzan adecuadamente esta función; es decir, agoten los procedimientos señalados en el Código Disciplinario, respeten los derechos de los disciplinados consagrados en la Constitución Política y en la Ley y den cumplimiento a los términos establecidos en las normas disciplinarias.

ALCANCE DE LA COMPETENCIA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN CUANTO A VERIFICAR QUE SE EJERZA ADECUADAMENTE LA FUNCIÓN DISCIPLINARIA

¿La oficina de Control Interno puede tener acceso a los expedientes disciplinarios que se encuentran en diligencias preliminares y/o investigación disciplinaria? ¿Qué información es vedada para la Oficina de Control Interno, teniendo en cuenta la Ley 190 de 1995 en su artículo 33?.

Conforme al artículo 33 de la ley 190 de 1995, sin perjuicio de que el investigado tenga acceso a la investigación desde las diligencias preliminares, éstas harán parte de la reserva, así como los pliegos de cargos y los respectivos descargos. El Parágrafo 1° del mismo artículo establece que la violación de la reserva será causal de mala conducta. El parágrafo 2º, donde se prohibía publicar extractos o resúmenes del contenido de la investigación sometida a reserva, hasta que se produjera el fallo, fue declarado inexequible por la Corte Constitucional en sentencia C-038 de 1996, lo que quiere decir que ya no son reservados los extractos o resúmenes de las investigaciones disciplinarias. En materia disciplinaria, la Ley 87 de 1993, en su artículo 12 contempla con relación a las funciones de los auditores internos verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función. En este orden de ideas, dado que la función de la oficina de control interno en relación con el régimen disciplinario es de control del mismo, en cuanto a verificar que se agoten los procedimientos señalados en el Código Disciplinario, se respeten

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los derechos de los disciplinados y se de cumplimiento a los términos establecidos en las normas disciplinarias, la oficina de control interno puede, en desarrollo de la función que le compete, solicitar a la Oficina de Control Disciplinario Interno la información que no sea reservada, la que puede ser: Tipo de queja (verbal o escrita) Fecha y lugar de los hechos Descripción de la queja Número de radicación de las diligencias Fecha del auto de iniciación de las diligencias Estado actual Fecha de la última actuación Si tiene apoderado o no Esta información puede ser solicitada por la Oficina de control interno y suministrada por la oficina de control interno disciplinario, pero en ningún momento podrá la Oficina de Control Interno acceder visualmente al expediente, pues en tal caso no solamente estaría accediendo a información no reservada, sino también a información reservada, en la medida en que tendría en sus manos el expediente completo. Antes del fallo no puede pedirse información sobre el funcionario o funcionarios a quienes se les adelanta diligencias preliminares y/o investigación disciplinaria, cargo que desempeña, nombre del quejoso, entre otros, pues se trata de información reservada, en la medida en que no corresponde a información de conocimiento público o sobre la cual puedan efectuarse verificaciones formales.

FUSION DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO Y CONTROL DISCIPLINARIO

¿Es viable jurídicamente la integración de la Oficina de Control Interno Disciplinario con la Oficina de Control Interno de Gestión?

No es procedente jurídicamente integrar la oficina de Control Disciplinario a la oficina de Control Interno, pues esta última tiene asignadas funciones de verificación respecto de la primera y por lo tanto no puede constituirse en juez y parte. Además, la Ley 734 de 2002 ordena la creación de una oficina de Control Interno Disciplinario, independiente de cualquier otra dependencia u oficina de la misma entidad y solamente en caso no ser posible su creación, por limitaciones presupuéstales o porque el volumen de los procesos disciplinarios que se adelantan no justifican la creación de ésta oficina, podrá conocer directamente el jefe inmediato en primera instancia, correspondiendo la segunda instancia al superior del mismo.

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FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y DE CONTROL DISCIPLINARIO A LA LUZ DE LA LEY 734 DE 2002

Funciones y competencias de la oficina de Control Interno y Control Interno Disciplinario.

La Ley 734 de 2002 contempla como deberes de los servidores públicos en el artículo 34, numeral 31, adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen, y en el numeral 32 implementar el Control Interno Disciplinario al más alto nivel jerárquico del organismo o entidad pública, asegurando su autonomía e independencia y el principio de segunda instancia, de acuerdo con las recomendaciones que para el efecto señale el Departamento Administrativo de la Función Pública, siempre y cuando existan los recursos presupuestales para el efecto. El artículo 76 del mismo Código establece que la oficina de control disciplinario estará encargada de conocer y fallar en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra sus servidores y donde no se hayan implementado oficinas de control interno disciplinario, el competente será el superior inmediato del investigado y la segunda instancia corresponderá al superior jerárquico de aquél. Por su parte, la Ley 87 de 1993, el decreto 1537 de 2001 y el decreto 2145 de 1999, asignan a la Oficina de Control Interno de Gestión la función de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo, específicamente de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, verificar y evaluar permanente del Sistema de Control Interno, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos, funciones que se especifican aún mas en el artículo 12 de la misma ley. Conforme al parágrafo de este mismo artículo, “en ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. El decreto 1537 de 2001, precisó que el rol que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno dentro de las organizaciones públicas se enmarcan en cinco tópicos, a saber: (1) Valoración de Riesgos, (2) acompañar y asesorar, (3) realizar evaluación y seguimiento, (4) fomentar la cultura de control, y (5) relación con entes externos. El Sistema de Control Interno a que se refiere la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias se concreta en 5 fases y 21 componentes, según lo ha precisado

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el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial y el Departamento Administrativo de la Función Pública, a saber: Fase de Ambiente de Control: Principios y valores; Compromiso y respaldo de la alta dirección; Autocontrol; Cultura del diálogo. Fase Administración del Riesgo: Valoración del riesgo; Manejo de Riesgos; Monitoreo. Fase Operacionalización de los elementos: Esquema organizacional; Planeación; Procesos y procedimientos; Desarrollo del talento humano; Sistemas de información; Democratización de la Administración Pública; Autoevaluación; Oficina de Control Interno. Fase de Documentación: Memoria institucional; Manuales; Documentación e la normatividad. Fase de Retroalimentación: Comité de coordinación de Control Interno; Planes de mejoramiento; Seguimiento. Del análisis integral de los elementos de juicio expuestos se puede concluir que mientras la Oficina de Control Interno de Gestión es una dependencia que coadyuva a la respectiva entidad en la administración eficiente, eficaz y transparente de la misma, a través de sus macrotareas de asesoría, acompañamiento, seguimiento, evaluación, fomento de la cultura del autocontrol, y administración del riesgo, la oficina de control disciplinario es una dependencia ejecutora en materia disciplinaria, a quien le corresponde adelantar directamente los procesos disciplinarios contra los servidores de la entidad, incluidas las diligencias preliminares, la investigación y el fallo de primera instancia. La Oficina de control interno de gestión no ejecuta directamente procedimientos de control sino que verifica que los mecanismos de control estén implementados y se encuentren funcionando adecuadamente. Uno de estos mecanismos es precisamente el régimen disciplinario, el cual incluye la organización de una oficina o grupo disciplinario adscrito a uno de los dos máximos niveles de la organización, así como los procesos disciplinarios adelantados por dicha oficina o grupo, lo cual es objeto de verificación, evaluación y seguimiento por parte de la oficina de control interno de gestión. Esta verificación la realiza la oficina de control interno de gestión a efectos de determinar si se ejerce adecuadamente la función disciplinaria; es decir, si se están agotando los procedimientos señalados en el Código Disciplinario, si se respetan los derechos de los disciplinados, consagrados en la Constitución Política y en la Ley y si se da cumplimiento a los términos establecidos en las normas disciplinarias.

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En ningún momento le corresponde a esta Oficina de Control Interno de Gestión adelantar los procesos disciplinarios, sino que en caso de tener conocimiento de alguna irregularidad por parte de un servidor de la entidad, debe poner el hecho en conocimiento de la Oficina o Grupo de Control Disciplinario que se organice.

CONTROL INTERNO Y CONTROL DISCIPLINARIO EN EL MINISTERIO DE DEFENSA, INCLUIDAS LAS AREAS DE ADMINISTRACIÓN DE LA FUERZA PÚBLICA

Existe incompatibilidad entre las funciones de la Inspección General de las Fuerzas Militares y las funciones de las Oficinas de Control Interno y de Control Disciplinario, así como con investigaciones penales por delitos contra la Administración Pública cometidos por personal uniformado?

En el marco legal general sobre el Sistema de Control Interno, como son la Ley 87 de 1993, el decreto 1826 de 1994 y el decreto 2145 de 1999, modificado por el decreto 2539 de 2000, se contempla la Oficina de Control Interno como una dependencia que hace parte de la estructura formal de cada organismo o entidad, dentro del nivel directivo, con funciones específicas de asesoría y evaluación de los controles establecidos en cada uno de los componentes administrativos de la organización (Dirección, Planeación, Organización, Ejecución y Control). Igualmente, del contexto general de esta normatividad, en armonía con el régimen disciplinario y el régimen penal, se deduce que las funciones propias de la Oficina de Control Interno no se pueden fusionar con las funciones de la Oficina de Control Disciplinario y mucho menos con funciones de investigación penal, pues más bien éstas últimas, como modalidades del control en sentido amplio, son objeto de control a su vez de la Oficina de Control Interno, tal como se expresa claramente en los artículos 9º y 12, literal c), de la Ley 87 de 1993. En la Directiva Presidencial No 02 de 1994 se expresa que las funciones de las oficinas de control interno tienen un carácter eminentemente asesor, sin un componente operativo distinto del que lógicamente se requiere para formar un juicio sobre la materia que se esté analizando. Esta oficina no se crea entonces para ejercer el control, sino para ayudar efectivamente a que éste sea debidamente ejercido por quienes tienen la competencia y por tanto la responsabilidad administrativa. Agrega igualmente esta Directiva que tampoco debe confiarse a esta Oficina la función disciplinaria, por cuanto si bien es una tarea básica y debe de todas maneras ser adelantada por la Institución, no es propiamente la función que le confía la Ley 87 a la Oficina de Control Interno.

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En el Comando General de las Fuerzas Militares existe la Inspección General de las Fuerzas Militares, encargada de evaluar el sistema de control interno del Cuartel General, del Comando General, los Comandos de Fuerza y todas sus Unidades Militares, y de asesorar directamente al Comandante General en los aspectos operacionales, logísticos y administrativos. Dicha Inspección, está integrada por el Departamento de Control Interno Operacional y el Departamento de Control Interno Administrativo, el primero de los cuales se compone de Oficiales de los Comandos de Fuerza y el segundo por personal militar y civil. Por otra parte, el Decreto 1512 de agosto 11 de 2000 contempla una sola Oficina de Control Interno dentro de toda la estructura del Ministerio de Defensa, adscrita al Despacho del Viceministro, estructura de la cual hacen parte también el Comando General de las Fuerzas Militares, El Ejército, la Armada, la Fuerza Aérea y la Dirección General de la Policía Nacional, lo cual significa que cada una de las Fuerzas no constituyen un organismo independiente del Ministerio, sino que son parte de él. Igualmente, se contempla un solo Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno para todo el Ministerio. En relación con la organización interna de las Fuerzas Militares, el citado decreto 1512 de 2000 establece en su artículo 28 que el Mando en las Fuerzas Militares está a cargo del Presidente de la República, quien lo ejerce directamente o por conducto del Ministro de Defensa Nacional, a través del Comandante General de las Fuerzas Militares, quien a su vez, lo ejerce sobre las Fuerzas. El artículo 29 de este decreto precisa que el Comandante General de las Fuerzas Militares y los Comandantes del Ejército, la Armada, y la Fuerza Aérea determinarán, dentro de las dotaciones fijadas por la ley y por medio de Tablas de Organización y Equipo, aprobadas por el Comando General de las Fuerzas Militares y por el Ministerio de Defensa Nacional, la composición y organización de los elementos integrantes del Comando General de las Fuerzas Militares y de cada una de las Fuerzas. El parágrafo define las Tablas de Organización y Equipo como las disposiciones destinadas a determinar la misión, organización, capacidades y dotaciones de los distintos componentes de las Fuerzas Militares. La Inspección General de las Fuerzas Militares no se encuentra contemplada dentro de la estructura formal del Ministerio, como sí lo está la Inspección General de la Policía Nacional, a la cual le corresponde, entre otras cosas según lo dispone el artículo 48 del precitado decreto, ejercer las funciones de Justicia Penal Militar y las funciones disciplinarias en la Institución, de conformidad con las disposiciones vigentes.

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El Decreto Ley 1792 de 2000, por el cual se modifica el régimen de personal civil del Ministerio de Defensa, ordena que el Ministerio, en su integridad; es decir, incluidos los distintos comandos de las Fuerzas Militares, tendrá una planta global y flexible, consistente en un banco de cargos para todo el territorio nacional, los cuales serán distribuidos por el Ministro de Defensa Nacional, en el Comando General de las Fuerzas Militares, los Comandos de Fuerza y la Policía Nacional y demás dependencias del Ministerio, atendiendo a los requerimientos de las mismas, sus funciones, planes y programas y las necesidades del servicio. Previa delegación del Ministro de Defensa Nacional, el Comandante General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de Fuerza, el Director General de la Policía y los demás funcionarios que él determine, distribuirán al interior de las distintas dependencias los cargos a ellas asignados. Armonizados estos elementos de juicio, se considera que no es procedente integrar en una sola dependencia las funciones de Control Interno, Régimen Disciplinario y Justicia Penal Militar, pues para el caso de las dos primeras, la normatividad que las regula ordena la creación de una Oficina independiente que se encargue de cumplir las funciones adscritas a cada una de estas dos oficinas respecto de la totalidad del respectivo organismo. Esto significa que en el Ministerio de Defensa, como está contemplado en el decreto de su estructura, solamente debe existir una Oficina de Control Interno y no tantas oficinas cuantas dependencias principales tenga el Ministerio, es decir, no es procedente que en cada Comando se cree una unidad de control interno, pues en tal caso se rompería la función principal de la misma, cual es la coordinación, asesoría y evaluación integral de los controles de toda la organización, que en este caso es el Ministerio como un todo, incluidas todas sus dependencias, entre ellas los Comandos (General y de cada Fuerza). La facultad que se le da en el decreto de estructura al Comandante General de las Fuerzas Militares y a los Comandantes del Ejército, la Armada, y la Fuerza Aérea, para determinar la composición y organización de los elementos integrantes del Comando, no puede comprender la facultad de crear dependencias propias que hacen parte de la estructura formal general y que deben cubrir a todo el Ministerio, pues como lo expresa el mismo decreto, la organización de los elementos integrantes del comando solo puede realizarse dentro de las dotaciones fijadas por la ley; es decir, dentro del banco de cargos adjudicados al respectivo comando y solamente para realizar y apoyar las funciones de ejecución de cada comando. La Oficina de Control Interno no es una dependencia ejecutora sino evaluadora de los controles propios de cada actividad institucional. De esta manera, resulta necesario liberar a la Inspección General de las Fuerzas Militares de las funciones propias de la oficina de control interno, pues en este caso no es la Inspección la que evalúa la función de la Oficina de control interno sino al

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contrario, siendo la inspección una instancia de control en sí misma, debe ser evaluada por la Oficina de Control Interno de todo el Ministerio.

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CONTROL INTERNO Y CONTROL FISCAL

Diferencia entre Control Interno y Control Fiscal

CONTROL INTERNO

Conforme al artículo 1º de la ley 87 de noviembre 29 de 1993, se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos,se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. Deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos de la entidad, y en particular de aquellos que tengan responsabilidad del mando. El mismo artículo precisa que el control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. El concepto de control interno se aclara aún más con la identificación de los elementos para que exista y las características del mismo, contenidos en los artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, así:

ELEMENTOS: objetivos y metas; planes operativos; políticas; procedimientos para la ejecución de los procesos; un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; normas para la protección y utilización racional de los recursos; dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno; de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; sistemas modernos de información; métodos confiables para la evaluación de la gestión; programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; simplificación y actualización de normas y procedimientos.

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CARACTERÍSTICAS: El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad; ccorresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; en cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato, de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad; la Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. El decreto 1537 de 2001 resumió el rol que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, en cinco tópicos, a saber: (1) Valoración de Riesgos, (2) acompañar y asesorar, (3) realizar evaluación y seguimiento, (4) fomentar la cultura de control, y (5) relación con entes externos. El artículo 10 de la ley 87 de 1993 establece que el asesor o coordinador de control interno, esto es, el jefe de la Oficina de Control Interno, tiene como función principal la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, función que se concreta en las funciones específicas señaladas en el artículo 12 de la misma ley. El parágrafo de este mismo artículo establece que en ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. EL CONTRO FISCAL

Conforme al artículo 4º de la Ley 42 de 1993, sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen, el control fiscal es una función publica, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. Este control fiscal será ejercido en forma posterior y selectiva por la Contraloría General de la República, las contralorías departamentales y municipales, conforme a los procedimientos, sistemas y principios que se establecen en la presente ley.

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Según el artículo 5º de la misma ley, se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Porcontrol selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal. Para el ejercicio del control posterior y selectivo las contralorías podrán realizar las diligencias que consideren pertinentes. El artículo 7º de la citada ley expresa que la vigilancia de la gestión fiscal que adelantan los organismos de control fiscal es autónoma y se ejerce de manera independiente sobre cualquier otra forma de inspección y vigilancia administrativa. Conforme al artículo 8 de la mencionada ley 42 de 1993, a vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenta en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un período determinado, que la asignación de recursos sea la mas conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas. Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales y cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. La vigilancia de la gestión fiscal de los particulares se adelanta sobre el manejo de los recursos del Estado para verificar que éstos cumplan con los objetivos previstos por la administración. Según el artículo 9 de la misma ley, para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como (1) el financiero, (2) de legalidad, (3) de gestión, (4) de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno. Otros sistemas de control, que impliquen mayor tecnología, eficiencia y seguridad, podrán ser adoptados por la Contraloría General de la República, mediante reglamento especial. De acuerdo con el artículo 10 de la ley, el control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas

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prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. El control de legalidad es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.(artículo 11) El control de gestión es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad. (artículo 12) El control de resultados es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado. (artículo 13) La revisión de cuentas es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. (artículo 14) La evaluación de control interno es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. El Contralor General de la República reglamentará los métodos y procedimientos para llevar a cabo esta evaluación. Confrontando los elementos de juicio expuestos se puede concluir de manera general que mientras el Control Interno es, como su nombre lo indica, una actividad que se realiza al interior de la respectiva entidad, el Control Fiscal es externo a la misma. El control interno es concomitante o simultáneo con el ejercicio de las funciones, operaciones y tareas de cada servidor público, mientras que el Control Fiscal es una actividad realizada por la Contraloría General de la República y las Contralorías territoriales, según el ámbito territorial de la entidad sujeta a este control, de manera selectiva y no permanente o continuada. En relación con la finalidad de cada uno de estos controles, mientras el Control Interno se realiza con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos, el Control Fiscal se realiza para determinar que la asignación de recursos sea la mas

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conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas. Así mismo, que permita identificar los receptores de la acción económica y analizar la distribución de costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales y cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. Por otra parte, mientras el control interno se cumple mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal, el control fiscal se realiza mediante la aplicación de sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno. En materia de control interno se debe distinguir entre: 1) Control Interno en sí mismo; 2) Sistema de Control Interno y 3) Oficina de Control Interno. El control interno es una actividad inherente y simultánea con el desarrollo de cada función, actividad o tarea de los servidores públicos; es decir, a la par que se realiza la labor de cada empleado o trabajador él mismo debe aplicar los mecanismos necesarios para que el desarrollo y resultado de la misma sea eficiente y eficaz. El Sistema de Control Interno es el conjunto de elementos necesarios para facilitar dicho control, tales como los procedimientos, los planes, las políticas, objetivos y planes institucionales, los sistemas de información, los programas de selección, inducción y capacitación; un sistema de organización adecuado; delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; simplificación y actualización de normas y procedimientos. La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma independiente todos estos elementos que componen el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo, lo mismo que acompañar y asesorar a todas las dependencias de la organización en la implementación y aplicación de mecanismos, técnicas y estrategias idóneas para realizar el control interno e igualmente fomentar la cultura de autocontrol.

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OFICINAS DE CONTROL INTERNO

OBLIGATORIEDAD DE CONTAR CON UNA OFICINA DE CONTROL INTERNO

¿Es obligatorio para las entidades públicas tener en su estructura orgánica una oficina de control interno y en su planta el cargo de Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno, asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar?.

La Unidad u Oficina de Control Interno está definida por la Ley 87 de 1993 como uno de los elementos del Sistema de Control Interno, del nivel gerencial, encargada de cumplir funciones que allí se le señalan en su condición de asesora. El ejercicio del Control Interno (articulo 209 de la Constitución Política) y el diseño y aplicación de métodos y procedimientos de Control Interno (artículo 269 ibídem) son independientes de la existencia de la unidad u Oficina de Control, al punto que si en una entidad del Estado se diera la situación de que no exista esta unidad u Oficina, tal evento no releva a su Dirección de la responsabilidad de tener un Control Interno, pues su función no consiste solamente en formular objetivos y metas, sino también verificar que unos y otros se han cumplido. En otras palabras, la inexistencia de la Unidad u Oficina de Control Interno no impide el cumplimiento estricto de la Constitución y de la Ley 87 de 1993. La obligación que se origina del artículo 209 de la Constitución Política es la de tener un Control Interno y no la de solamente tener una Oficina de Control Interno. El artículo 209 de la Constitución Política no establece excepción alguna; el artículo 269 de la misma se refiere a las excepciones respecto de la contratación con empresas privadas colombianas para el diseño y aplicación de métodos y procedimientos de Control Interno, pero no para el ejercicio del Control Interno, el cual debe existir en todas las entidades públicas que hacen parte de la Administración Pública y en todos sus órdenes (nacional, territorial, central y descentralizado. El diseño del sistema de Control Interno debe estar acompañado de controles intrínsecos que agreguen valor a la función de la organización, de tal manera que tales controles estén inmersos en cada una de las operaciones y actuaciones

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administrativas, los cuales deben disponer de mecanismos de evaluación y verificación que garanticen el adecuado manejo de los recursos, así como el cumplimiento de normas legales, políticas, planes, procedimientos y regulaciones internas que conlleven a la consecución de objetivos propuestos. Si bien la responsabilidad de la implantación del sistema de control interno es del Representante Legal, la aplicación de métodos, procedimientos, mecanismos de control y verificación al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también es responsabilidad de los jefes de cada una de las dependencias y se extiende a todos los servidores públicos de los diferentes niveles de la organización, mediante el ejercicio del autocontrol en cada una de las actuaciones. Ahora bien, teniendo en cuenta que la evaluación del sistema de control interno es un proceso que se debe desarrollar de manera permanente, es recomendable que esté bajo la responsabilidad de un área de la organización, que pueda generar mayor valor agregado, lo que significa que, en lo posible sí es recomendable que se cree en la estructura de cada entidad u organismo del Estado una Unidad u Oficina de Control Interno y se contemple en la respectiva planta de personal el cargo de jefe de esta oficina, lo que facilitará el desarrollo de su función evaluadora y asesora.

NIVEL JERARQUICO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

¿Qué nivel jerárquico debe tener la oficina de control interno?

Conforme al artículo 9 de la ley 87 de 1993, la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Por su parte el artículo 10 de la misma ley expresa que para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, las entidades estatales designarán como asesor, coordinador, auditor interno o cargo similar, a un funcionario público que será adscrito al nivel jerárquico superior. En este orden de ideas, la Oficina de Control Interno de las entidades a las cuales se aplica la ley 87 de 1993, debe estar ubicada en el nivel directivo. Dentro de la estructura organizacional y jerárquica de la entidad, el Jefe de la Oficina de Control Interno debe estar ubicado en el nivel directivo, asesorando directamente a la máxima autoridad de la organización. Teniendo en cuenta que la función fundamental de esta Oficina es evaluar el desarrollo del Sistema de Control Interno de toda la entidad, este nivel directivo le da la posibilidad de acceder a la

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información requerida, en todas las dependencias y servidores públicos e informar directamente al Gerente de la entidad acerca de los resultados y mejoramiento ocasionado por el eficiente ejercicio del control.

EQUIPO MULTIDISCIPLNARIO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

¿Es obligación de las instituciones organizar un equipo multidisciplinario para la oficina de control interno?

El artículo 9º de la Ley 87 de 1993 establece que la Oficina de Coordinación de Control Interno es un componente de todo el Sistema de Control Interno, cuya función principal es la de. Para cumplir las funciones básicas encomendados a la oficina de control interno, en cuanto a medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles institucionales, asesorando a la Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos, el parágrafo 2º del artículo 11º de la ley 87 de 1993 expresó que la mencionada Oficina contará con el personal multidisciplinario que le asigne el Jefe del Organismo o Entidad, de acuerdo con la naturaleza de las funciones del mismo. La selección de dicho personal, no implicará necesariamente, aumento en la planta de cargos existentes. Lo anterior significa que, efectivamente, para garantizar el cumplimiento de las funciones propias de la oficina de control interno, el nominador o Jefe de la Entidad debe, en lo posible, asignar el personal de planta que apoye a dicha oficina, el cual debe reunir los requisitos y perfiles en las áreas del conocimiento necesarias, habida cuenta de las diversas tareas que la oficina debe desarrollar y de los temas propios de la organización.

COMPETENCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO DE LOS MINISTERIOS PARA PRACTICAR AUDITORÍAS A LAS ENTIDADES ADSCRITAS Y VINCULADAS.

Un Ministerio, invocando el control de tutela gubernamental que ejerce sobre sus entidades adscritas y vinculadas, puede intervenir a través de su Oficina Asesora de Control Interno en el control directo de los actos administrativos de los entes adscritos y vinculados?

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El control de tutela ejercido por los Ministerios sobre los órganos adscritos y vinculados tiene su fuente en la Reforma Administrativa de 1968, cuyo soporte son los Decretos 1050 y 3130 de 1968. El Artículo 7o. del Decreto 1050, prescribía “De la autonomía y la tutela administrativa. La autonomía administrativa y financiera de los establecimientos públicos y de las empresas industriales y comerciales del Estado se ejercerá conforme a los actos que los rigen y la tutela gubernamental a que están sometidos tiene por objeto el control de sus actividades y la coordinación de éstas con la política general del Gobierno. Este control se caracteriza por la participación del representante del Ministerio en el órgano directivo de la empresa, por la exigencia del voto favorable del representante del Ministerio en algunas decisiones o por la aprobación posterior del Ministerio de algunos actos para su validez. Todo de conformidad con lo prescrito por los estatutos de la empresa. De lo anterior se desprende que los establecimientos públicos y las empresas industriales y comerciales del estado ejercen sus funciones administrativas con la suficiente autonomía, sujetas solo a las normas jurídicas que los rigen; es ésta la característica fundamental de las entidades descentralizadas. Como puede observarse, el control de tutela tiene un campo de acción que se circunscribe al mandato de los estatutos, el cual debe respetar la autonomía administrativa del ente sujeto a la tutela, pues los gerentes, directores y/o presidentes de las entidades descentralizadas cumplen todas aquellas funciones que se relacionan con su organización y funcionamiento. El representante legal de cada entidad u organismo adscrito o vinculado a un Ministerio o Departamento Administrativo es el único responsable por el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno, aunque la Junta Directiva vela por el adecuado funcionamiento general de la organización. El control de tutela ejercido por el respectivo Ministro o Director de Departamento Administrativo, así como el control ejercido por la Junta Directiva y el control interno que debe ejercerse en cada cargo de la organización son independientes pero comparten un fin común cual es el de procurar que el desarrollo de las funciones de la empresa se realicen de conformidad con las políticas trazadas por el Gobierno Nacional y las metas u objetivos previstos por la alta gerencia. Esta característica es la que permite la creación de Subcomités Sectoriales de coordinación del Sistema de Control Interno, cuyo respaldo jurídico lo da el Artículo 7o. del Decreto 1826 de 1994 y en el cual participan el respectivo Ministro o su delegado y los Presidentes, Superintendentes, Gerentes, Representantes Legales o Directores del máximo nivel de las entidades, unidades administrativas y organismos adscritos o vinculados a cada Ministerio o Departamento Administrativo. Por otra parte, el borde de las funciones de la Oficina de Control Interno de un Ministerio corresponde al de su propia institución y no incluye la entidad adscrita o

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vinculada, pues el Artículo 269 de la Constitución Política y la Ley 87 de 1993 indican que el diseño e implementación del Sistema de Control Interno es para cada entidad pública según la naturaleza de sus funciones y cada entidad u organismo adscrito o vinculado es una organización independiente, como lo es el Ministerio. El Ministerio o Departamento Administrativo, en ejercicio de su control de tutela sobre las entidades adscritas y vinculadas, puede establecer criterios de control administrativo sobre éstas, especialmente cuando el Sistema de Control Interno de la entidad refleje debilidad. El mecanismo ideal para fijar dichos criterios es el de la creación del Subcomité Sectorial, en el que se deben ventilar las fortalezas y debilidades de las entidades y acordar verdaderas políticas administrativas que jalonen al sector hacia el desarrollo de las funciones con excelencia.

OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

¿Es posible legalmente que mediante una Directiva interna del Ministerio de Defensa se reconozca a las Inspecciones General del Comando General de las Fuerzas Militares, de los Comandos de Fuerza y de la Dirección General de la Policía Nacional, las funciones de las oficinas de control interno de que trata la ley 87 de 1993?

En reiterada jurisprudencia de la Corte Constitucional se ha precisado que la asignación o modificación de las competencias a las diferentes dependencias de una entidad pública debe efectuarse dentro de los estrictos parámetros constitucionales y legales sobre la materia, de tal manera que no se desborden las respectivas competencias. En consecuencia con este principio jurídico administrativo, las dependencias cuya creación ha sido ordenada directamente por una ley, como es la Oficina de Control Interno de los organismos y entidades a los cuales se aplica la ley 87 de 1993, deben ajustarse a las condiciones señaladas en la misma y en sus normas complementarias. En ninguna disposición constitucional o legal se le ha dado la calidad de organismo o entidad con estructura y planta de personal propios a los Comandos de Fuerza y, por el contrario, en los diferentes decretos leyes o en el último decreto, desarrollo de la ley marco sobre Administración Pública, a saber el decreto 1512 de 2000, se contemplan los Comandos como dependencias del Ministerio de Defensa; es decir, hacen parte de su estructura y su planta de personal. Dentro de una administración moderna se ha flexibilizado esta estructura consagrándose la posibilidad de organizar equipos de trabajo para desarrollar las funciones propias de cada dependencia, en este caso de los Comandos, pero en ningún momento, dentro de un sano criterio de racionalidad administrativa, se puede fraccionar una dependencia principal (Oficina de Control Interno) en varias dependencias con vida

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propia e independiente, ubicada en otras (oficinas de control interno en los Comandos). Cuando el artículo 7º de la ley 87 de 1993 exceptúa a los organismos de seguridad y defensa nacional de la facultad para contratar la organización del Sistema de Control Interno y el ejercicio de auditorías externas, no está significando que los Comandos de Fuerza sean organismos o entidades públicas ni que los mismos deban tener un régimen propio y exclusivo de control interno. Los organismos que menciona el citado artículo son el Ministerio de Defensa en su integridad y el Departamento Administrativo de Seguridad, DAS y la excepción que contempla se refiere a que tanto el diseño como la implementación del sistema y algunas auditorías puntuales a determinadas áreas no se contraten sino que se asuman directamente por la misma entidad con su personal de planta y obviamente ajustándose al régimen general contemplado en la ley. Conforme al artículo 150, numeral 7º, de la Constitución Política, corresponde al Congreso de la República “determinar la estructura de la administración nacional y crear, suprimir o fusionar ministerios, Departamentos administrativos, Superintendencias, Establecimientos públicos y otras entidades del orden nacional, señalando sus objetivos y estructura orgánica”. La Constitución Política contempla de manera expresa las materias específicas respecto de las cuales habrá un régimen especial para determinadas entidades y organismos, materias dentro de las cuales no se encuentra, para ninguna entidad, lo atinente al control interno y mucho menos para dependencias dentro de las entidades. La fijación de políticas y criterios generales en materia de control interno es una competencia asignada por la Ley 87 de 1993, la ley 489 de 1998, artículos 27, 28 y 29, el Decreto 2145 de 1999 y el decreto 1677 de 2000, al Presidente de la República, al Consejo Asesor en la materia y al Departamento Administrativo de la Función Pública. Con fundamento en las consideraciones expuestas, se concluye que no sería procedente, mediante una Directiva interna del Ministerio de Defensa, reconocer en las Inspección General del Comando General de las Fuerzas Militares, los Comandos de Fuerza y la Dirección General de la Policía Nacional, las funciones de las oficinas de control interno de que trata la ley 87 de 1993 y las demás normas que regulan la materia, porque en dichas normas se contempla una sola Oficina de Control Interno para el organismo completo -Ministerio de Defensa - y no tantas oficinas cuantas dependencias principales o especiales tenga el mismo, teniendo en cuenta que el Sistema de Control Interno sobre el cual debe recaer el ejercicio de las funciones de la Oficina de Control Interno es el del Ministerio en su totalidad, incluyendo todas sus dependencias.

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Solamente podría existir una Oficina de Control Interno por cada Comando de Fuerza y el Comando General cuando los mismos sean creados como organismos independientes del Ministerio, competencia que correspondería al legislador en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 150, numeral 7º, de la Constitución Política. Tampoco podría establecerse mediante decreto un régimen especial de control interno para el ministerio de Defensa, en virtud del cual se le dé autonomía e independencia al sistema de control interno de los mencionados Comandos y por tanto se contemplen sendas oficinas de control interno para cada uno, porque en primer lugar la Constitución Política estableció que corresponde a la Ley dictar el régimen general de control interno para todas las entidades y organismos de la Administración Pública, sin contemplar excepciones a la cobertura de dicho régimen para determinados organismos o entidades y en segundo lugar, como se dijo anteriormente, dichos Comandos no son organismos independientes del Ministerio, el cual se rige por la normatividad general sobre control interno, la que dispone que por cada sistema de control interno debe existir una sola oficina de control interno y por cada organismo, en este caso el ministerio, debe existir un solo sistema de control interno. Por otra parte, en ninguna disposición vigente en materia de control interno se asigna a la Oficina de Control Interno de los distintos organismos y entidades la facultad de emitir políticas y criterios generales sobre la función de control interno y el fomento de la cultura del control interno en el respectivo organismo, función que le corresponde coordinadamente al Presidente de la República, el Consejo Asesor en materia de Control Interno y al Departamento Administrativo de la Función Pública. Las funciones de la Oficina de Control interno se concretan, como lo precisa el decreto 1537 de 2001, en realizar la valoración de Riesgos, acompañar y asesorar, realizar la evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control y constituirse en el canal de relación de la entidad con los entes externos en relación con el control interno, funciones que se cumplen respecto de todo el sistema del ministerio. Finalmente, las condiciones de comunicación y coordinación entre la Oficina de Control Interno del Ministerio de Defensa y las Inspecciones Generales de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, así como con las oficinas de control interno existentes en los respectivos Comandos, deberán establecerse y desarrollarse respetando los parámetros generales antes descritos en cuanto al alcance de las funciones de dicha oficina para todo el Ministerio.

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REFRENDACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO POR PARTE DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

¿Qué alcance tiene la firma del Jefe de la Oficina de Control Interno en las actas de compromiso para adelantar Planes de Mejoramiento, suscritas entre una entidad y los organismos de control externo?

El parágrafo del artículo 12 de la Ley 87 de 1993 establece que en ningún caso el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, podrá participar en los procedimientos administrativos mediante autorizaciones o refrendaciones. De otra parte, de acuerdo con el artículo 3º del Decreto 1537 de 2001, que reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, se enmarcan en cinco tópicos, a saber: (1)valoración de riesgos, (2) acompañar y asesorar, (3) realizar evaluación y seguimiento, (4)fomentar la cultura de autocontrol y (5) relación con entes externos. En las reuniones realizadas por la Contraloría General de la República con los diferentes organismos, para unificar criterios en relación con las responsabilidades en materia de la cuenta fiscal, la firma del Jefe de la Oficina de Control Interno, en el acta de compromiso sobre los planes de mejoramiento, se refiere al compromiso de efectuar el seguimiento a dichos planes, pero en ningún momento a ejecutarlos. Para efectos de dejar precisado esto en la mencionada acta, se sugiere que debajo de la antefirma del Jefe de Oficina de Control Interno, se escriba "responsable de efectuar el seguimiento del plan", de tal manera que no quede como responsable de adelantar por sí mismo las acciones de mejoramiento acordadas por la entidad.

OFICINAS DE CONTROL INTERNO FRENTE AL SISTEMA DE CALIDAD

Las Oficinas de Control Interno deben diseñar, mejorar y mantener el Sistema de la Calidad en la Entidad a la cual pertenecen?

Conforme a la norma técnica de ICONTEC NTC-ISO 10011-1, sobre directrices para Auditoría de Sistemas de Calidad. Parte 1. Auditoría, Sistema de Calidad es la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad. Igualmente, según esta norma técnica, auditoria de calidad es un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

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Dicha norma precisa que las auditorías de calidad son efectuadas por personal que no tenga responsabilidad directa en las áreas auditadas, pero preferiblemente trabajando en cooperación con el personal correspondiente. De igual manera precisa que uno de los propósitos de una auditoría de calidad es evaluar las necesidades de mejoramiento o de acciones correctivas El establecer la calidad técnica de los diferentes procesos misionales y de apoyo, y su nivel de confianza, se materializa a través de un proceso dado por las etapas de la planeación, ejecución, evaluación y comunicación de los hallazgos y recomendaciones, que tiene como punto lógico de partida la existencia de los mismos, por lo cual el legislador estableció de manera taxativa la prohibición de que las oficinas de control interno intervengan en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones, sobre asuntos que con posterioridad van a ser objeto de su revisión (Parágrafo del artículo 12 de la Ley 87/93).” Como se ha venido expresando, el decreto 1537 de 2001 enmarca el rol que deben desempeñar las Oficinas de Control Interno, o quien haga sus veces, en cinco tópicos: (1) Valoración de Riesgos, (2) acompañar y asesorar, (3) realizar evaluación y seguimiento, (4) fomentar la cultura de control, y (5) relación con entes externos.” El artículo 10 de la ley 87 de 1993 establece que el asesor o coordinador de control interno, esto es, el jefe de la Oficina de Control Interno, tiene como función principal la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, función que se concreta en las funciones específicas señaladas en el artículo 12 de la misma ley El Sistema de Calidad se entrelaza y hace parte del Sistema de Control Interno, en la medida en que la calidad debe ser un elemento que haga parte de cada uno de los componentes del sistema de control interno; esto es, de las políticas generales, de la aplicación de las normas, de la planeación, de las estrategias para alcanzar los objetivos propuestos, del esquema organizacional, de la ejecución de los procesos, actividades, procedimientos, acciones y tareas, de los manuales, del desarrollo del talento humano, del sistema de información, etc. De manera más específica, hace parte del componente normativo en sentido general, el cual comprende no solamente las normas legales sino también las normas técnicas de calidad. Conforme al artículo 6º de la Ley 87 de 1993, el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente t la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.

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El artículo 1º de la misma ley establece que el ejercicio del control interno deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. El parágrafo de este artículo precisa que el control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. Teniendo en cuenta todos estos elementos de juicio se puede concluir que a las Oficinas de Control Interno no les corresponde diseñar, mejorar y mantener el Sistema de la Calidad en la entidad a la cual pertenecen. Estas actividades deben ser desarrolldas por todas y cada una de las dependencias de las organización, bajo el liderazgo efectivo del jefe del organismo y con el compromiso de todos los servidores de la entidad. El rol que le corresponde asumir a la Oficina de Control Interno en relación con el Sistema de Calidad, como parte del Sistema de Control Interno, se enmarca en las cinco macrotareas que debe cunplir en relación con este útlimo; esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema de calidad; acompañar y asesorar en la implementación y desarrollo del mismo; realizar su evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control en relación con este sistema y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relación con entes externos respecto del mismo. La evaluación y seguimiento al sistema de calidad se concreta, como lo dice la norma ICONTEC citada, en el examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

ALCANCE DE LA FUNCION DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A CARGO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

¿Cómo se concretan las funciones de verificación y evaluación del sistema por parte de las oficinas de control interno?

El artículo 10 de la ley 87 de 1993 establece que el asesor o coordinador de control interno, esto es, el jefe de la Oficina de Control Interno, tiene como función principal la verificación y evaluación permanente del Sistema de Control Interno, función que

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se concreta en las siguientes funciones específicas señaladas en el artículo 12 de la misma ley: Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno; verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función; verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios; verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente; verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas. Conforme al parágrafo de este mismo artículo, en ningún caso, podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. Como lo expresa el decreto 1537 de 2001, el rol de las oficinas de control interno se enmarca en los tópicos de valoración de Riesgos, acompañar y asesorar, realizar evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes externos. Tal como lo dispone el artículo 6º de la ley 87 de 1993, la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno en cada organización, será responsabilidad de los jefes de dependencia. De todo lo anterior se puede concluir que las funciones de verificación y evaluación propias de las oficinas de control interno se entienden, dentro de un concepto moderno de auditoría, que deben realizarse mediante estrategias generales y no mediante acciones tales que asfixien al área, unidad o funcionario objeto de auditoría. Es decir, después de poner de presente las normas, políticas y directrices a seguir y de haber solicitado se comunique a la Oficina de Control Interno las acciones realizadas como producto de las recomendaciones impartidas, no le corresponde a esta oficina comprobar personalmente el cumplimiento de las funciones y responsabilidades encomendadas a las dependencias, pues como se deduce de las normas citadas, cada jefe de dependencia y cada funcionario, especialmente los que tienen responsabilidad de mando (jefes) son los responsables de implementar los

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mecanismos necesarios para que su actividad se ajuste a criterios de eficiencia, eficacia y oportunidad en el cumplimiento de las normas legales y técnicas y en el desarrollo de las políticas y objetivos institucionales. El alcance de la garantía que se le encomienda a las Oficinas de Control Interno en relación con la implementación y desarrollo del sistema de control interno, se concreta en el cumplimiento de las macrotareas a ellas encomendadas, dentro del concepto moderno de auditoría implícito en la normatividad vigente; esto es, asesorando y acompañando más que supervisando, y efectuando seguimiento selectivo y recomendando acciones de mejoramiento más que inspeccionando.

CONTROL DE LEGALIDAD POR PARTE DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

Las funciones señaladas en la Ley 87 de 1993 a las Oficinas de Control Interno, incluyen la posibilidad de efectuar control de legalidad sobre las actuaciones que se surtan en procesos fiscales, administrativos, de jurisdicción coactiva y disciplinarios?

Conforme a las normas que determinan las funciones y roles de la oficina de control interno, a ésta les corresponde la verificación y seguimiento de todos los procesos internos de la organización, a efectos de determinar si los elementos del sistema de control interno están presentes en tales procesos y cuentan con un adecuado desarrollo. La verificación y seguimiento en materia del cumplimiento de las normas, que tiene su origen en el literal c) del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, en cuanto dispone que al jefe de la Oficina de Control Interno le corresponde “velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios”, se limita a determinar si dichos procedimientos se adelantan en los términos y condiciones señalados en las normas que les son propias, sin intervenir con refrendaciones, vistos buenos o decisiones en el transcurso de tales procedimientos, sino efectuando las recomendaciones necesarias tanto a los responsables de los procedimientos como a la alta dirección para que se tomen los correctivos del caso. Complementariamente a esta verificación y seguimiento respecto de las normas propias de los procesos institucionales, la Oficina de Control Interno verificará que en tales procesos se encuentren debidamente desarrollados los diferentes componentes del Sistema de Control Interno, diseñados para garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia y calidad de los mismos; esto es, que exista una adecuada documentación; sistemas de información; autoevaluación; principios y valores; manuales; infraestructura organizacional; valoración, manejo y monitoreo de riesgos; retroalimentación; cultura del diálogo; etc.

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COMPETENCIA DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO PARA EFECTUAR SEGUIMIENTO A LOS CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS.

¿La Oficina de Control Interno es competente para evaluar y efectuar el seguimiento a los convenios celebrados por una entidad con otro organismo público y con organismos internacionales?

Teniendo en cuenta las funciones generales y específicas señaladas al jefe de la oficina de control interno en la ley 87 de 1993 y el concepto número 904 de marzo 31 de 1995, de la Contraloría General de la República, en cuanto expresa que el alcance del artículo 65 de la ley 80 de 1993, al asignar a las Oficinas de Control Interno el control previo administrativo al proceso contractual, es que dicha oficina debe cumplir su función de diseñar y desarrollar adecuados sistemas de verificación y evaluación al proceso contractual y utilizar métodos que le permitan conocer las instancias que se surten en las etapas precontractual, contractual, de ejecución y liquidación, sin que tal labor signifique crear trámites aprobatorios a la gestión administrativa, se puede deducir que la Oficina de Control Interno sí es competente para evaluar y efectuar el seguimiento a los convenios que celebre la entidad con otros organismos públicos y con organismos internacionales.

OFICINA DE CONTROL INTERNO FRENTE AL CONTROL DE HORARIO

¿Es función de la oficina de control interno revisar la marcación de las tarjetas de control de horario?

Las funciones asignadas a la oficina de Control Interno por la Ley 87 de 1993 y el artículo 7º numeral 6 del Decreto reglamentario 2145 de 1999, se enmarcan básicamente en los tópicos de asesoría y acompañamiento, evaluación y seguimiento y valoración de riesgos, con el fin de garantizar de manera razonable la efectividad de la organización. Específicamente, dentro de las funciones establecidas en la ley 87 de 1993 para el jefe de la Oficina de Control Interno, se encuentran las de verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por los responsable de su ejecución y verificar los procesos relacionados con el manejo de recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean del caso (artículo 12, literales c. y g.) El parágrafo del mismo artículo señala que en ningún caso podrá el auditor interno o quien haga sus veces participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones.

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Conforme al artículo 15 literal d, del Decreto 2145 de 1999, la evaluación del sistema de control interno por parte de la Oficina de Control Interno con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de sus componentes y elementos en la totalidad de los procesos, tanto de las áreas de apoyo como de las misionales u operativas. Teniendo en cuenta de manera integral estas consideraciones, se puede concluir que la revisión de la marcación de las tarjetas de control de horario no es competencia de la oficina de control interno, por cuanto dicha marcación es un instrumento de control que debe ser utilizado por el área responsable del mismo en la entidad, como sería la de Talento Humano. Corresponderá a la Oficina de Control Interno la verificación de la aplicación de este control más no la revisión de las marcaciones en sí mismas.

OFICINAS DE CONTROL INTERNO FRENTE A CONTRATACIÓN

Qué alcance tendría el artículo 65 de la ley 80 de 1993, que asigna el control previo en la contratación administrativa a las oficinas de control interno, frente a las normas sobre control interno, donde se prohíbe este control previo?

Con fundamento en las actas de la Asamblea Nacional Constituyente, podemos entender que el control previo fue eliminado en todas las prácticas administrativas del Estado; entonces no se puede argumentar que como solo se hizo referencia en el texto de la Constitución para el Control Fiscal, sí se pueda desarrollar al interior de las organizaciones, pues de aplicarse se rompe la filosofía creada por los asambleístas. La ley 87 de 1993 consulta la filosofía constitucional al prohibir la refrendación o autorización de procesos por parte de las Oficinas de Control Interno, entendido dicho precepto como el control previo y en el decreto 1826 de 1994, artículo 3º, se indica con claridad que les es prohibido a las Oficinas de Control Interno ejercer el Control Previo. El debate respecto a la procedencia o no del Control Previo en la Contratación por parte de las Oficinas de Control interno hoy no amerita mayor incertidumbre, pues si bien es cierto ningún órgano superior de justicia ha decidido cuál de las dos normas es aplicable (Ley 87/93 ó Ley 80/93), sí existe un consenso generalizado a nivel de los órganos del Estado y en especial de las Oficinas de Control Interno, de no acudir a la práctica desprestigiada del control previo, factor de corrupción en la Administración Pública y esquema de administración y de control que hizo crisis en el país en las últimas décadas, corregido en forma precisa por la Constitución de 1991. La Contraloría General de la República, en concepto No. 27475 de marzo 31 de 1995, expresó que las Oficinas de Control Interno son eminentemente asesoras y

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sus labores operativas se limitan exclusivamente a las necesarias para formarse un juicio sobre la materia objeto de análisis, razón por la cual dentro de sus funciones no debe estar la de aprobar o improbar los trámites contractuales que desarrolla la entidad, por que con ello se arrogarían funciones administrativas propias de otros funcionarios.

INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS POR PARTE DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

Puede asignarse a la Oficina de Control Interno la Interventoría de contratos de la entidad?

La Directiva Presidencial 02 de abril 5 de 1994 determina que “las funciones de las oficinas de Control Interno tiene un carácter eminentemente asesor, sin un componente operativo distinto del que lógicamente se requiere para formar un juicio sobre la materia que se este analizando. La Ley 87 de 1993, en el parágrafo del artículo 12, establece textualmente que en ningún caso podrá el Asesor Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la Entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. El sentido de este precepto es naturalmente evitar que, por una distorsión del concepto de Control Interno, se vuelva al control previo proscrito por la Constitución. La Oficina de Control Interno no se crea entonces para ejercer el Control sino para ayudar efectivamente a que este sea debidamente ejercido por quienes tienen la competencia y por tanto la responsabilidad administrativa.

El artículo 3º, inciso 2, del decreto 1826 de 1994, determina que en ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación de Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración. Esta norma borra toda duda respecto a la verdadera dimensión del concepto “autorización o refrendación” que no puede ser otra que la negación al control previo. Conforme al artículo 53 de la ley 80 de 1993, la Interventoría implica necesariamente la participación directa en la contratación, situación que no le es dada a los Jefes o funcionarios de las Oficinas Asesoras de Control Interno; constituye la gestión de asesoría y control por excelencia, que se desarrolla en las tres etapas de la contratación; por tal razón, el estatuto es muy exigente en el papel que realiza quien presta dicho servicio. El interventor responde disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación contractual. Se concluye entonces que a las Oficinas de Coordinación de Control Interno les es prohibido participar en el proceso contractual, ya sea refrendando o autorizando las fases de dicho proceso o el ejercicio del Control Previo. Como la interventoría en la contratación implica hacer parte del proceso contractual, no puede un funcionario de

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la Oficinas de Control Interno realizar dicha interventoría, debiendo limitarse a diseñar un sistema adecuado de verificación, que le permita conocer al detalle el desarrollo eficiente del proceso.

OFICINAS DE CONTROL INTERNO FRENTE A LAS UNIDADES DE ORGANIZACIÓN Y METODOS

¿A la oficina de Asesora de Control Interno se le pueden asignar funciones similares a las que cumplen en otras entidades las oficinas de Organización y Métodos?

Normalmente las funciones de una oficina de organización y métodos, en las Entidades donde existen estas dependencias, consisten en: Asesorar a las dependencias en el diseño, ejecución y supervisión de planes y programas de trabajo y en la determinación de los recursos; elaborar, con base en los planes propios de cada área, el plan general de trabajo de la Entidad y sugerir la determinación global de los recursos; planificar, asesorar y evaluar periódicamente el proceso administrativo, elaborando los reglamentos necesarios para la ejecución de medidas que deban aplicarse en cuanto a funciones, sistemas, métodos, procedimientos y trámites administrativos y mantener los respectivos manuales actualizados; asesorar a las diferentes dependencias de la Institución en su organización interna y distribución de trabajo; identificar aquellas áreas o procedimientos que puedan automatizarse y recomendar su inclusión en los planes de sistematización; aprobar los formularios preimpresos que sugieran las diferentes dependencias para la recolección de información y para el proceso administrativo interno y diseñarlos si es necesario; velar permanentemente por la racionalización de la información exigida por la Entidad, en coordinación con las dependencias internas y otros organismos usuarios; remitir al Departamento Nacional de Planeación los informes que le sean requeridos. De Acuerdo con el artículo 9º de la ley 87 de 1993, las funciones asignadas a las Oficinas de Control interno consisten básicamente en medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles institucionales, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos, lo cual se especifica aún más en el artículo 12 de la misma ley. El artículo 3º del decreto 1537 de 2001 enmarca esta funciones de las Oficinas de Control Interno en cinco macrotareas, a saber : 1) valoración de riesgos, 2) acompañar y asesorar, 3) realizar evaluación y seguimiento, 4) fomentar la cultura de control, y 5) relación con entes externos. Confrontadas las funciones de una y otra Oficina (Organización y métodos y Control Interno), se puede observar que ambas tienen en común funciones de asesoría,

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acompañamiento, verificación y evaluación. Sin embargo, la Oficina de Organización y Métodos cumple algunas funciones de ejecución de actividades institucionales, lo cual no es propio de las oficinas de Control Interno. En consecuencia, se puede concluir que solamente las funciones de asesoría, acompañamiento, verificación y evaluación, propias de la oficina de organización y métodos, se pueden asignar a la Oficina de Control Interno, mientras que las funciones de ejecución se asignarían a otra oficina ejecutora.

OFICINAS DE CONTROL INTERNO EN RELACIÓN CON LOS INVENTARIOS DE LA ENTIDAD

Funciones de estas oficinas en relación con el levantamiento de Inventarios periódicos de la entidad.

En la Guía Básica de las Oficinas de Control Interno, elaborada en 1999 por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno se expresa que las pruebas de auditoría, son aquellos procedimientos que permiten detectar en forma razonable cualquier desviación o error en un área o procedimiento objeto de análisis, dentro de los cuales se encuentra la Inspección, examen físico de un hecho, Observación, apreciación ocular, Confirmación, cerciorarse de la autenticidad del hecho, Conciliación, verificación de dos registros independientes, Análisis, descomposición de un hecho para determinar sus causas y efectos, Computo, verificación de exactitud Comprobación, confrontación de soportes o hechos, Revisión Analítica, análisis que se efectúa a partir de establecer variaciones o fluctuaciones y Diagrama de Flujo, que es la descripción gráfica de un proceso En el Decreto 1537 de julio 26 de 2001 se sintetizaron las funciones de la Oficina de Control Interno en cinco macro tareas o tópicos, a saber: valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema; acompañar y asesorar en la implementación y desarrollo del sistema de Control Interno; realizar la evaluación y seguimiento del mismo, fomentar la cultura de control en relación con este sistema y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relación con entes externos respecto de este sistema. Con base en lo anterior se puede concluir que no es competencia de la Oficina de Control Interno participar activamente en el desarrollo del proceso de levantamiento periódico de los Inventarios de la entidad, mediante la coordinación y ejecución del mismo, sino que su función en relación con este proceso es verificar, evaluar, asesorar, acompañar y formular las recomendaciones necesarias al respecto. Para desarrollar su labor verificadora y evaluadora puede utilizar las normas de auditoria generalmente aceptadas, según lo dispone la misma Ley 87 de 1993, como son: inspección, observación, confirmación, conciliación, comprobación, análisis, revisiones analíticas entre otras.

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OFICINA DE CONTROL INTERNO Y OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS

¿Es posible legalmente que los Jefes de las Oficinas de Control Interno asuman las funciones que establece el artículo 53 de la Ley 190 de l995, respecto de la atención de quejas y reclamos?

El Artículo 53 de la Ley 190 establece que cada entidad debe existir una dependencia encargada de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la entidad. Así mismo establece que la Oficina de Control Interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. El Artículo 54 de la misma Ley establece, “Las dependencias a que hace referencia el artículo anterior que reciban quejas y reclamos deberán informar periódicamente al jefe o director de la entidad sobre el desempeño de sus funciones”. Las funciones de recibir, tramitar y resolver las quejas y reclamos, asignadas por la ley 190 de 1995 a la oficina de quejas y reclamos, son funciones ejecutoras, no compatibles con las funciones que la ley 87 de 1993 y sus normas complementarias le asignan a la Oficina de Control Interno, la cual cumple funciones de asesoría y evaluación, por lo que no es jurídicamente viable que a la Oficina de Control Interno se le adscriban las funciones de la oficina de quejas y reclamos.

PARTICIPACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL CAMBIO DE ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN, RACIONALIZACIÓN DE LOS RECURSOS Y VERIFICACIÓN DE LABORES DEL PERSONAL.

¿Es función de la oficina de control interno publicar oficios en la cartelera para racionalizar el uso del teléfono, sugerir cambios en el organigrama de una dependencia y consultar al personal medio sobre las labores realizadas?

Conforme al parágrafo del artículo 12 de la ley 87 de 1993, en ningún caso podrá el asesor, coordinador, auditor interno o quién haga sus veces, participar en los procesos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. Las funciones propias de las oficinas de control interno se enmarcan en cinco tópicos, según lo señala el artículo 3o del decreto 1537 de 2001, los cuales son Valoración de Riesgos, Acompañar y Asesorar, Realizar evaluación y seguimiento, Fomentar la cultura de control, Relación con entes externos.

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El artículo 4º de la Ley 87 de 1993 detalla los elementos del Sistema de Control Interno, sobre el cual recaen los mencionados tópicos en que se concreta el rol de las oficinas de control interno, a saber: Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios; Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; Dirección y administración del personal conforme a un sistema de meritos y sanciones; Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno; Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; Simplificación y actualización de normas y procedimientos. Analizados armónicamente estos elementos de juicio se puede concluir, en cuanto a si es pertinente que el jefe de la Oficina de Control Interno publique oficios en la cartelera haciendo alusión a que se debe hacer uso racional del teléfono, que efectivamente ello es factible, pues tiene relación con el tópico de fomentar en toda la organización una cultura de control que contribuye al mejoramiento continuo. En cuanto a la posibilidad de sugerir cambios en el organigrama de una dependencia, una de las funciones del Jefe de la Oficina de Control Interno es la de verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando, de tal forma que el Jefe de Control Interno puede sugerir cambios al organigrama de la entidad como parte de sus funciones. Finalmente, el jefe de la oficina de control interno está facultado para que en cualquier momento pueda verificar y evaluar el desempeño, podrá hacerlo para verificar que el ejercicio del control interno sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando. Puede concluirse entonces que las tres funciones consultadas son propias de las asignadas por la ley al jefe de la Oficina de Control Interno o por quien haga sus veces, no constituyendo en ninguno de los casos coadministración, dado que no se están efectuando refrendaciones o autorizaciones, que es lo que expresamente esta prohibido por la ley 87 de 1993.

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INFORMES QUE DEBEN PRESENTAR LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

¿Qué Informes deben rendirse por las Oficinas de Control Interno a las diferentes instancias y autoridades?

Los Informes que generalmente deben rendir las Oficinas de Control Interno a las diferentes instancias y autoridades, con sus respectivas fechas de entrega, son los siguientes:

INFORME DESTINATARIOS DEL INFORME

PERIODICIDAD NORMA OBSERVACIO

NES Cumplimiento de las medidas de austeridad

Representante legal y a la Contraloría General de la República

Mensual Decreto 1737/98 Resolución 05242/2001 de la Contraloría General de la República

Efectividad del Control Interno Contable

Representante legal Intermedios: Cada Cuatro Meses. por lo menos tres veces al año, (mayo 31,septiembre 30, enero 31) del periodo examinado Eventuales: Cuando se amerite comunicar una debilidad significativa del Sistema de Control Interno

Resolución 196 /2001, Art. 12 Contaduría General de la Nación

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INFORME DESTINATARIOS DEL INFORME

PERIODICIDAD NORMA OBSERVACIO

NES Contable

Informe Anual de evaluación del Sistema de Control Interno Contable

Representante legal

Anual, antes del 30 de enero del año siguiente del periodo evaluado

Resolución 196/2001, Art. 12 Contaduría General de la Nación

La Oficina participa en la elaboración de uno de los componentes de este informe. Este informe debe ser enviado por el representante legal de la entidad a la Contaduría General de la Nación a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al periodo evaluado.

Ejecutivo anual del Sistema de Control Interno

Representante Legal Anual, antes del 30 de enero de cada año por la Oficina de Control Interno, quien lo reporta al jefe del organismo para que a su vez lo remita al Consejo Asesor de Control Interno, según parámetros establecido

Decreto 2145/99 Art. 8, literal c.

El representante legal debe remitir este informe al Consejo Asesor en materia de Control Interno antes del 16 de febrero del mismo año. (literal c, Art. 5 Dto. 2145/99) y hace parte de la Rendición de Cuenta de la entidad a la Contraloría General de la República.

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INFORME DESTINATARIOS DEL INFORME

PERIODICIDAD NORMA OBSERVACIO

NES s por dicho Consejo.

Seguimiento a la oficina de Quejas y Reclamos o atención al usuario

Representante legal Semestral Ley 190/ 1995 Art. 53

Informe Final según actividad desarrollada

Representante legal Jefe de área auditada o proceso correspondiente

Permanente

Ley 87/ 93,art 12 Decreto 2145/99 art. 7, literal 6

Informe de avance del Plan General y demás actividades de la oficina

Representante legal Comité de Coordinación de Control Interno

Periodo determinado en la Planeación de la entidad.

Ley 87/93,Art.12 Decreto. 2145/ 99 art. 8, literal e

Arqueos de caja menores periódicos y sorpresivos

Representante legal de acuerdo al grado de riesgo a que están sometidas

Resolución Minhacienda No. 001/2001 Ministerio de Hacienda

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JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

NOMBRAMIENTO DE LOS JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

Antecedentes administrativos que dieron origen a la expedición del inciso 2º, artículo 20, del Decreto 2145 de 1999, respecto del nombramiento de los jefes de oficina de control interno de las entidades adscritas y vinculadas propias de los sectores administrativos nacionales por parte de los Ministros y Directores de Departamento Administrativo.

El artículo 20 del Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones, expresaba. Artículo 20.- Nombramiento de los jefes de Control Interno. (…) “En los casos en que se encuentren integrados los sectores administrativos, el nombramiento de los Jefes de Control Interno o de quienes hagan sus veces en las entidades adscritas y vinculadas, será efectuado por el Ministro o Director del Departamento Administrativo responsable de la orientación y coordinación de cada Sector Administrativo.” Durante las diferentes reuniones, encuentros, congresos, conferencias, seminarios y jornadas de capacitación de los Jefes de Oficina de Control Interno por parte del Comité Interinstitucional de Control Interno y del Grupo de Trabajo del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, se expresaron inquietudes por parte de muchos Jefes de Control Interno sobre las políticas que adoptaría el Gobierno Nacional para garantizar la independencia de los mismos frente a los Jefes de organismo y en general frente a la alta dirección de cada entidad, en su tarea de promover la transparencia y eficiencia de las organizaciones públicas. En desarrollo de la facultad que le otorga la Constitución Política al Presidente de la República para nombrar y remover a los funcionarios de la Rama Ejecutiva Nacional y con la potestad que le da la Ley, inicialmente el Decreto Ley 1588 de 1991 y posteriormente el artículo 13 de la Ley 489 de 1998, para delegar entre otras su función nominadora contemplada en el artículo 189, numeral 13, de la Constitución Política, el Presidente de la República concretó como política de independencia de los Jefes de Control Interno, lo dispuesto en la norma objeto de examen, artículo 20, inciso 2º, del Decreto 2145 de 1999, en cuanto a delegar en las cabezas de cada Sector Administrativo del orden Nacional (Ministros y Directores de Departamento

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Administrativo) la función de nombrar y remover libremente a los Jefes de Control Interno, o quienes hagan sus veces, de las entidades adscritas y vinculadas al respectivo Ministerio o Departamento Administrativo. Posteriormente, y con el fin de consolidar aún más la política gubernamental en materia de Control Interno, como elemento esencial de la Gerencia Pública, y con el propósito de hacer explícito el respaldo que desde la Presidencia de la República se daría a las Oficinas de Control Interno, como instrumentos institucionales para la lucha contra la corrupción y la efectividad de las organizaciones públicas frente al ciudadano, fin último de las mismas, el Presidente de la República retomó directamente su facultad nominadora respecto de los Jefes de la Oficina de Control Interno, o quien haga sus veces, inicialmente a través de la Directiva Presidencial No. 04 de octubre 20 de 2000, lo que se formalizó posteriormente en el artículo 8º del Decreto 2539 de 2000, el cual modifica el artículo 20 del Decreto 2145 de 1999. El artículo 20, inciso 2º, del Decreto 2145 de 1999, no se encuentra vigente actualmente sino que, en su reemplazo, se contempló el texto contenido en el articulo 8º del decreto 2539 de 2000.

ENCARGO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO COMO GERENTE

¿Es posible encargar al Jefe de la Oficina de Control Interno de una entidad como Gerente de la misma mientras el titular se encuentra en vacaciones?

Sí es procedente que el Jefe de la Oficina de Control Interno sea encargado transitoriamente de la gerencia de la entidad, toda vez que por el hecho de ejercer funciones administrativas cumpliendo con las normas previstas para tal efecto, no sería incompatible con la condición de independencia requerida para cumplir con su función evaluadora antes o después del encargo. Como el responsable por el desarrollo del Sistema de Control Interno es el Gerente (artículo 6, Ley 87 de 1993), en el efecto de encargarse el Jefe de Control Interno éste podría ser el artífice para dinamizar durante el tiempo de su encargo el mejoramiento del Sistema de Control Interno y fomento de la cultura de autocontrol, encaminados al cumplimiento de la misión de la entidad, mediante acciones de coordinación e integración efectiva de los directivos que conformen el Comité de Coordinación. La condición sine qua non es que al Jefe de la Oficina de Control Interno no se le podrían asignar funciones de Gerente informalmente, lo que debe hacerse es separarlo transitoriamente de las funciones de Jefe de la Oficina de Control Interno, mediante el acto administrativo correspondiente y a su vez encargar a un funcionario idóneo para las funciones de Jefe de la Oficina de Control Interno.

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En este caso se sugiere efectuar una asignación de funciones mediante acto administrativo del jefe del organismo en el cual se asignen algunas de las funciones del respectivo cargo (no todas) a otro funcionario que desempeñe un empleo equivalente (de jefatura de una oficina asesora) en la misma entidad, lo cual no implica provisión de empleo. En consecuencia, como esta asignación de funciones no implica el ejercicio de la facultad nominadora, no es necesario agotar el procedimiento señalado para el nombramiento

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO ENCARGADO DE OTRO EMPLEO DENTRO DE LA MISMA ENTIDAD.

¿El Jefe de la Oficina de control interno puede ser encargado de otro empleo dentro de la misma entidad?

Cualquier funcionario de la Oficina de Control Interno, incluido el jefe de la misma, podrá ser encargado de un empleo de la misma entidad, independientemente del cargo que se trate, siempre y cuando el empleado se desprenda de las funciones del cargo en la Oficina de Control Interno mientras dure el encargo, de tal manera que no resulte constituido en juez y parte.

FUNCIONARIO ENCARGADO COMO JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

¿Es procedente encargar a un funcionario en el empleo de Jefe de oficina Control Interno de la entidad, en razón a que el titular sale a vacaciones?

En virtud de que durante las vacaciones el Jefe de la Oficina Control Interno percibe su salario, no es procedente encargar a otro funcionario en ese empleo, pues se atentaría contra principios constitucionales de “salario igual para trabajo igual” y “remuneración proporcional a la cantidad y calidad de trabajo”, en la medida en que el empleado encargado asumiría mayores responsabilidades y cargas de trabajo sin que se le incremente en igual proporción su remuneración. En este caso se sugiere efectuar una “asignación de funciones” mediante acto administrativo del jefe del organismo, en el cual se asignan algunas de las funciones del respectivo cargo (no todas) a otro funcionario que desempeñe un empleo equivalente en la misma entidad, lo cual no implica provisión del empleo. En consecuencia, como esta asignación de funciones no implica el ejercicio de facultad nominadora, no es necesario agotar el procedimiento de que trata la Directiva Presidencial No. 04 de 2000. sobre nombramiento de los Jefes de Control Interno.

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PERFIL QUE DEBE ACREDITAR QUIEN ASPIRE AL CARGO DE JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO

¿Qué perfil profesional debe tener este funcionario, teniendo en cuenta que debe emitir opiniones sobre la información contable de la entidad?

La Ley 87 de 1993, artículo 11, parágrafo 1º, expresa que: “para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional o tecnológica en áreas relacionadas con las actividades objeto del control interno. Para determinar cuáles son las actividades objeto del control interno, resulta necesario analizar los siguientes aspectos señalados en la misma Ley 87 de 1993: Forma como se expresa y se cumple el Control Interno (Parágrafo del art. 1º) El control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal. Objetivos del Sistema de Control Interno (artículo 2º) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;

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Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. Características del control interno (Artículo 3º Ibídem) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad; Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización; Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros. Elementos para el sistema de control interno (Art. 4º. Ibídem) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicos, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios; Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno; Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control;

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Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; Simplificación y actualización de normas y procedimientos. Definición de la unidad u oficina de coordinación del control interno. (Art. 9º ibídem) Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad. Funciones de los Jefes de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces (art. 9º ibídem) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno; Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando; Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función; Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad; Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios; Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados;

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Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios; Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional; Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente; Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento, Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas; El Decreto 2145 de 1999, modificado por el decreto 2539 de diciembre 4 de 2000, consolida estas características, objetivos y elementos del control interno en los cinco componentes del proceso de administración, como son la dirección, planeación, organización, ejecución y evaluación. Al respecto, dice el artículo 10 del citado decreto: “Elementos de la Unidad Básica del Sistema. Los elementos mínimos del Sistema de Control Interno mencionados en la Ley 87 del 27 de noviembre de 1993 y demás normatividad relacionada, conforman cinco grupos que se interrelacionan y que constituyen los procesos fundamentales de la administración: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución, Seguimiento y Control (Evaluación).” Estos cinco grupos o componentes del Sistema de Control Interno se definen de la siguiente manera en el los artículos 11 y siguientes del mismo decreto 2145 de 1999: Dirección. El Nivel Directivo define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los periodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción. (Art. 11 Decreto 2145 de 1999) Planeación. La planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas. Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de

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acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Inversiones, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo y los Planes de Acción Anuales. El ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: Debe ser eminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación. (Art. 12 Ibídem) Organización. Función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado. (Art. 13 Ibídem) Ejecución. Implica el desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de planeación, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento. (Art. 14 Ibídem) Evaluación. Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos. (Art. 15 Ibídem) Según información telefónica del ICFES, y tal como aparece en la página WEB de dicha entidad, (www.icfes.gov.co/snies/index.htm), los Programas Académicos que el mismo organismo aprueba, los adscribe a una de las siguientes Áreas, según el contenido del programa: Agronomía, Veterinaria y Afines Bellas Artes Ciencias de la Educación Ciencias de la Salud Ciencias Sociales, Derecho, Ciencias Políticas Economía, Administración, Contaduría y Afines Humanidades y Ciencias Religiosas Ingeniería, Arquitectura, Urbanismo y Afines Matemáticas y Ciencias Naturales Confrontados todos los aspectos sobre los cuales recae el control interno, con la guía de profesiones del ICFES, se puede observar que las disciplinas que tienen mayor relación con ellos son las que pertenecen al área de las ciencias administrativas, económicas, contables y afines, así como las áreas de Ingeniería y

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Derecho, en la medida en que en las primeras el profesional adquiere un conocimiento más amplio en los aspectos que atraviesan de manera transversal el proceso de administración, y en las segundas se adquiere conocimiento en algunos de tales aspectos. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que una cosa es la función del jefe de la oficina de control interno en relación con el control interno contable, y otra cosa es el control interno contable en sí mismo, así: El control interno contable es inherente a las funciones de cada uno de los servidores que realizan labores contables dentro de la respectiva entidad. La función del jefe de la oficina de Control Interno en relación con el control interno contable, conforme a la Circular No. 042 de 2001, emitida por la Contaduría General de la Nación, consiste en verificar la existencia de un adecuado ambiente de control interno contable; estado de la Operacionalización de los elementos del sistema de control interno contable, que incluye, entre otros, la administración o valoración de riesgos, las actividades de control establecidas para su neutralización; la existencia de los procesos y procedimientos propios de la gestión financiera debidamente documentados y actualizados; y la retroalimentación, que incluye el verificar la adopción y cumplimiento de los planes de mejoramiento continuo; lo anterior con base en los criterios establecidos por el Consejo Asesor del Gobierno en materia de Control Interno. Esta misma Circular precisa que cuando el informe sobre el control interno contable se apoye en forma sustancial en el concepto de terceros que verse sobre evidencia a la cual no se tenga acceso o cuya evaluación sólo pueda hacerse por profesionales especialmente calificados, en el informe deberá revelarse esa situación. De esta manera, como las funciones del jefe de la oficina de control interno no recaen exclusivamente sobre los aspectos contables sino sobre todo el ciclo de administración de una organización, como es la Planeación, Dirección, Organización, Ejecución, y Control, aspectos que hoy se expresan como Planear, Hacer, Verificar y Actuar, deberá tener un perfil integral al respecto y por ello no solamente puede ser jefe de oficina de control interno un contador sino también un administrador, un economista, un ingeniero industrial, ó un abogado con estudios complementarios en administración, entre otros.

REQUISITOS DEL JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS EDUCATIVOS

¿Una persona, licenciada en Administración y Planeamiento Educativo, puede ser nombrada como jefe de Oficina de Control Interno de una institución universitaria, si

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el manual específico exige formación universitaria, profesional o tecnológica en el Área de Economía, Administración de Empresas o Contaduría y afines?

De acuerdo con la consulta, el manual específico de funciones y requisitos, de la Institución Universitaria a la cual pertenece el cargo exige “terminación y aprobación de estudios de formación universitaria, profesional o tecnológica en el Área de Economía, Administración de Empresas o Contaduría y Afines, mientras que el candidato acredita Título de Licenciada en Administración Educativa. Según el Manual de Profesiones del ICFES, los Programas Académicos que el mismo organismo aprueba, los adscribe a una de las siguientes Áreas, según el contenido del programa: Agronomía, Veterinaria y Afines Bellas Artes Ciencias de la Educación Ciencias de la Salud Ciencias Sociales, Derecho, Ciencias Políticas Economía, Administración, Contaduría y Afines Humanidades y Ciencias Religiosas Ingeniería, Arquitectura, Urbanismo y Afines Matemáticas y Ciencias Naturales Revisado el listado de programas aprobados dentro del Área de Economía, Administración, Contaduría y Afines, no se encontró el de Administración Educativa, el cual sí se encuentra dentro del Área de Ciencias de la Educación, del que se han aprobado 22 programas, 18 de los cuales corresponden a formación universitaria de pregrado y 4 a postgrado. Con fundamento en lo anterior, se considera que, un licenciado en ciencias de la educación, no cumple con los requisitos exigidos en el manual específico de funciones y requisitos de la Institución Universitaria a la cual aspira ingresar como Jefe de Control Interno, pues como se deduce del citado manual, la entidad requiere profesionales egresados de programas pertenecientes al Área de Economía, Administración, Contaduría y Afines, al cual no pertenece el programa acreditado como es el de Administración Educativa o Administración y Planeamiento Educativo. Los programas “afines”, a los cuales se refiere el ICFES en cada una de las áreas que el mismo ha identificado, no corresponden a cualquier programa en el cual se adquieren conocimientos en una tales áreas, sino a los que el mismo ICFES incluye dentro del área, lo cual se efectúa después de un análisis minucioso del contenido del respectivo programa.

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INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES DE LOS JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO – PARTICIPACIÓN EN COMITÉS.

El Jefe de la Oficina de Control Interno puede participar en comités institucionales? En tal caso no estaría participando en procesos administrativos?

La Ley 87 de 1993, artículo 2º, establece como uno de los objetivos del sistema de control interno, “proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten”

Por su parte, el artículo 3º, literal d), de la misma ley, expresa que la Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; La evaluación del sistema de control interno se realiza con el propósito de determinar su existencia, funcionamiento y coherencia de sus componentes y elementos que lo conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema. El establecer la calidad técnica de los diferentes procesos misionales y de apoyo, y su nivel de confianza, se materializa a través de un proceso dado por las etapas de la planeación, ejecución, evaluación y comunicación de los hallazgos y recomendaciones, que tiene como punto lógico de partida la existencia de los mismos, por lo cual el legislador estableció de manera taxativa la prohibición de que las oficinas de control interno intervengan en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones, sobre asuntos que con posterioridad van a ser objeto de su revisión. Lo anterior no quiere decir que la Oficina no intervenga en la elaboración de los procesos y procedimientos, en los actos que no implican autorización o refrendación, pero con el propósito de indagar la existencia de puntos de control necesarios y suficientes para disminuir los riesgos en su configuración e implantación, más no como responsable de su estructuración, la cual está a cargo de cada una de las áreas responsables y con la ayuda metodológica que establezca la unidad de planeación o la dependencia que haga sus veces Armonizando estos elementos de juicio puede deducirse que bien puede disponerse la presencia del Jefe de la Oficina de Control Interno en los distintos Comités de la organización, como son el Comité de Compras, los Comités de Evaluación de propuestas contractuales, Comité de Conciliación, Comité Técnico, en calidad de invitado más no como integrante de los mismos; es decir no puede participar en la toma de decisiones pero sí puede emitir opiniones que impliquen asesoría y recomendaciones, las cuales no tendrían carácter obligatorio en la

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decisión. Se considera que para realizar sus funciones básicas de asesoría y evaluación, es más efectivo que el Jefe de la Oficina de Control Interno presencie los procesos, procedimientos, actividades y operaciones objeto de evaluación. Lo que prohíbe la Ley 87 de 1993 es la intervención del jefe de control interno mediante autorizaciones y refrendaciones, lo cual no ocurriría en las condiciones anotadas; esto es, haciendo presencia para tomar elementos directos a efectos de realizar las recomendaciones del caso y evaluar el proceso, más no para decidir.

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN.

Con el objeto de realizar las actividades que se asignan en el inciso 3º del artículo 65 de la Ley 80/93, es decir, ejercer el control previo administrativo de los contratos, puede la Oficina de Control Interno participar en un Comité Asesor de Contratación, con voz pero sin voto?

Según la consulta, el comité de contratación del cual se pregunta si puede hacer parte el Jefe de la Oficina de Control Interno, con voz pero sin voto, tiene las siguientes funciones: Analizar las necesidades del Ministerio en materia de bienes y servicios (Esta es función de administración) Velar porque la contratación corresponda a las necesidades reales del Ministerio en cuanto a calidad, conveniencia y oportunidad de la misma, a las asignaciones presupuestales, la programa anual mensualizado de caja, PAC, estén sustentadas en estudios objetivos de precios de mercado realizado por la dependencia que requiere el bien o servicio, y acorde con los parámetros establecidos por la Contraloría General de la República en esta materia. Revisar los pliegos de licitaciones y términos de referencia de manera previa al proceso de invitación o concurso. (Esta es función de administración) Recomendar al grupo de adquisición de bienes y servicios e iniciar el proceso de invitación o concurso respectivo. (Esta es función de administración) Revisar las evaluaciones jurídicas, técnicas y económicas y los cuadros comparativos de las propuestas realizados por los evaluadores. (Esta es función de administración) Solicitar los estudios o conceptos que estime convenientes.

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Velar porque el procedimiento de selección sea objetivo, teniendo en cuenta para la escogencia, el ofrecimiento más favorable para el Ministerio. (Esta es función de administración) Recomendar al ordenador del gasto la propuesta más favorable para el Ministerio señalando las razones de orden técnico, económico y jurídico. (Esta es función de administración) Apoyar y asesorar al Ministerio en la adopción del plan anual de compras. Confrontando estas funciones con el rol que le corresponde asumir al Jefe de la Oficina de control interno según las funciones señaladas para el mismo en el artículo 12 de la ley 87 de 1993, el decreto 2145 de 1999 y el decreto 1537 de 2001, se considera que este funcionario puede participar, más no hacer parte como integrante del Comité Asesor de Contratación, pues las oficinas de control interno son eminentemente asesoras y sus labores operativas se limitan exclusivamente a las necesarias para formarse un juicio de análisis; no deben aprobar o improbar los trámites contractuales porque con ello se arrogarían funciones administrativas propias de otros funcionarios. La participación del jefe de oficina de control interno en el mencionado Comité se limitará, entonces, a cumplir su rol de asesor, evaluador e identificador de los posibles riesgos en relación con el proceso contractual discutido en el comité.

JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.

¿El hecho de contemplarse en artículo 3º, parágrafo, del decreto 1214 de 2001, que el jefe de la unidad de control interno participará con derecho a voz pero no a voto, en el comité de conciliación de la respectiva entidad, implica darle la potestad de realizar funciones administrativas, prohibidas en el régimen legal de control interno?

El artículo 3º, parágrafo, del decreto 1214 de 2000, por el cual se establecen funciones para los Comités de Conciliación de que trata el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y se dictan otras disposiciones, expresa: Artículo 3°. Integración. El Comité de Conciliación estará conformado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes: El Jefe de los entes de que trata el artículo 1° del presente decreto, o su delegado. (Entidades y Organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental,

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distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles.) El ordenador del gasto, o quien haga sus veces. El Jefe de la Oficina Jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad. Dos (2) funcionarios de dirección o de confianza que se designen conforme a la estructura orgánica de cada ente. La participación de los integrantes será indelegable, con excepción de la del Jefe del ente quien podrá delegarla. Parágrafo 1°. Concurrirán sólo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses del ente en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces y el Secretario Técnico del Comité. Parágrafo 2°. El Comité invitará a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, quien podrá asistir a sus sesiones con derecho a voz. Este decreto tiene como antecedente el artículo 75 de la Ley 446 de 1998, que dice: Artículo 75.- Comité de conciliación. La Ley 23 de 1991 tendrá un nuevo artículo, así: "Artículo 65B. Las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los Entes Descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. Las entidades de derecho público de los demás órdenes tendrán la misma facultad." Confrontadas estas disposiciones con las funciones y rol del jefe de la oficina de control interno, así como con los objetivos, elementos y características del sistema de control interno, sobre el cual recae tales funciones, puede concluirse que bien puede disponerse la presencia del Jefe de la Oficina de Control Interno en el Comité de Conciliación, en las condiciones señaladas en el decreto 1214 de 2000; esto es, en calidad de invitado más no como integrante del mismo, pues para realizar sus funciones básicas de asesoría y evaluación es más efectivo presenciar los procesos, procedimientos, actividades y operaciones objeto de evaluación. Lo que prohíbe la Ley 87 de 1993 es la intervención del jefe de control interno mediante autorizaciones y refrendaciones, lo cual no ocurre en el presente caso, donde

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simplemente está haciendo presencia para tomar elementos directos a efectos de realizar las recomendaciones del caso y evaluar el proceso, más no para decidir. En tal virtud, no se considera necesario modificar el decreto 1214 de 2000, artículo 3º, parágrafo único, en el sentido de suprimir la presencia del jefe de control interno en el Comité de Conciliación de la respectiva entidad, donde solamente se le ha dado la calidad de invitado y no de integrante del Comité.

ASISTENCIA PERMANENTE DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN EL COMITÉ DE CONCILIACIÓN.

¿Es obligatorio que el Jefe de la Oficina de Control Interno asista a todas las reuniones del Comité de Conciliaciones? Su presencia en el Comité le genera alguna inhabilidad para realizar la evaluación posterior de los aspectos tratados en la reunión?

En el caso objeto de consulta no se discute la necesidad de que el Jefe de la Oficina de Control Interno asista a las reuniones del Comité de Conciliaciones, sino la permanencia de su asistencia, es decir, si debe asistir por mandato legal a todas las reuniones, y si en tal caso no se genera inhabilidad para realizar la evaluación posterior del proceso al cual asistió como asesor y observador. Conforme al artículo 9º de la Ley 87 de 1993, la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. El Parágrafo de este mismo artículo establece que “como mecanismos de verificación y evaluación del control interno se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.” Armonizando conjuntamente los elementos expuestos se considera que, dada la connotación de mecanismo de control que tiene el Comité de Conciliación, como instancia de prevención de mayores gastos y la trascendencia de los asuntos objeto de sus reuniones, y dada la calidad de control de controles que tiene la Oficina de Control Interno, e igualmente que las reuniones del Comité son cada 3 meses y que el decreto 1214 de 2000 se refiere de manera abierta y general a la presencia del Jefe de la Oficina de Control Interno en las reuniones del Comité, sin precisar, como lo hizo para los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, resulta razonable concluir que el alcance del parágrafo 1º

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del artículo 3º del Decreto 1214 de 2000 es que el Jefe de la Oficina de Control Interno asista a todas las reuniones del Comité, pues en todas y cada una de ellas se tendrá la oportunidad de asesorar y evaluar sobre la marcha aspectos que tienen relación directa con el control interno, como son las políticas, procedimientos, bienes, selección de abogados defensores, seguimiento, entre otros. Ahora bien, respecto de la posible inhabilidad que se generaría para realizar la evaluación posterior de los aspectos tratados en las reuniones del Comité, es conveniente recordar que la evaluación de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno es un proceso continuo, que si bien no se realiza sobre todas y cada una de las operaciones a través de las cuales se concreta el respectivo elemento, tampoco puede esperarse a que los procesos se hayan terminado para evaluarlos. Lo que precisamente diferencia el control externo del control interno es que mientras el primero es posterior, el segundo se realiza sobre la marcha, evitando consecuencias mayores en la concreción de riesgos. Además, la obtención de información directa respecto de un proceso es una de las normas de auditoría generalmente aceptadas que pueden utilizarse como mecanismos de verificación y evaluación del control interno, según lo dispone el parágrafo del artículo 9º de la ley 87 de 1993. En este orden de ideas, no puede hablarse de una posible inhabilidad para realizar la evaluación de los elementos del Sistema de Control Interno que se hubieren tratado en las reuniones del Comité de Conciliación, sino por el contrario, la asistencia del Jefe de la Oficina de Control Interno en dichas reuniones se constituye en un mecanismo idóneo y efectivo para realizar esta evaluación.

JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO COMO REPRESENTANTE DE LA ENTIDAD EN EL PROCESO DE NEGOCIACIÓN COLECTIVA.

¿Es posible que el Jefe de la Oficina de Control Interno de una entidad, participe en el proceso de negociación colectiva con el Sindicato de la misma entidad?

Para el caso objeto de consulta, en el que el Jefe de la Oficina de Control Interno es encargado transitoriamente de la gerencia de la entidad, sí podría participar en tal calidad (de gerente encargado) en la negociación de las convenciones colectivas con el sindicato, pues en tal caso estaría actuando como representante legal de la entidad. Ahora bien, si los únicos cargos de empleados públicos en la entidad son los del Gerente y de Jefe de la Oficina de Control Interno, en caso de ser encargado este último de la Gerencia, no habría más personas para delegar la representación de la entidad para la negociación colectiva, lo que significa que le correspondería al encargado de la Gerencia, desprendido totalmente de su condición de Jefe de la Oficina de Control interno, asumir esta negociación y la jefatura de la Oficina de Control Interno quedaría vacante temporalmente.

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JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO COMO DELEGADO EN JUNTAS DIRECTIVAS

¿Es factible legalmente delegar en el Jefe de Oficina de Control Interno, cuyo cargo es del nivel Directivo, la representación del Director de TELECOM en la Junta Directiva de CAPRECOM?

Siendo TELECOM una entidad distinta de CAPRECOM, y no estando vinculada o adscrita la una a la otra, la actuación del Jefe de Control Interno de la primera, como delegado del Presidente de la misma en la Junta Directiva de la segunda, no implicaría para el delegado la doble función de miembro de la junta directiva y de jefe de control interno de la misma entidad, pues su calidad de jefe de control interno de TELECOM no se extiende institucionalmente a CAPRECOM. El temor de que exista una posible incompatibilidad se basa en la función asignada a los jefes de control interno en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, en cuanto a verificar el control sobre los recursos de la entidad a la cual pertenece, que en este caso sería TELECOM. Considera que si este último organismo transfiere recursos a CAPRECOM por concepto de afiliación a salud y pensiones de sus empleados, la presencia del jefe de control interno en la junta directiva de CAPRECOM, en calidad de miembro de la misma por delegación del Presidente de TELECOM, implicaría al mismo tiempo la calidad de coejecutor de los recursos de TELECOM, transferidos a CAPRECOM, y de controlador del manejo de estos recursos, como jefe de control interno de la primera. Dicha incompatibilidad se desvirtúa si se considera que los recursos que se transfieren a CAPRECOM, por las entidades cuyos empleados están afiliados a ella, dejan de ser recursos de tales entidades para pasar a serlo exclusivamente de CAPRECOM. Esto significa que el Jefe de Control Interno de TELECOM, al asistir como miembro delegado de la Junta Directiva de CAPRECOM, no estaría controlando el manejo de los recursos de su propia entidad. Por otra parte, la calidad de miembro de la Junta directiva de CAPRECOM, delegado por el Presidente de TELECOM, se ejerce de manera independiente de la calidad de Jefe de Control Interno de la entidad delegante; es decir, en las sesiones de la respectiva junta se tiene simplemente la calidad o investidura de miembro de la misma, independiente de la que se tenga en la entidad de la cual proviene. Esta delegación puede recaer en cualquier funcionario del nivel directivo de la entidad delegante, tal como lo establece el artículo 75 de la Ley 489 de 1998, funcionario que bien puede ser el Jefe de Control Interno, si su cargo está creado en la planta de personal dentro de este nivel directivo.

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CONTROL PREVIO A ACTOS DEL JEFE DE ORGANISMO POR PARTE DEL JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

¿El jefe de la Oficina de Control Interno debe revisar previamente a la firma del Rector o del jefe del organismo, las autoliquidaciones mensuales de salud y pensión de los funcionarios de la entidad?.

La Ley 87 de 1993 en el literal b) del artículo 12, sobre las funciones de los jefes de oficina de Control Interno, establece: “Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando”. El literal c) del mismo artículo reza: “ Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución ”. El parágrafo de dicho artículo ordena que: “En ningún caso, podrá el Asesor, Coordinador, Auditor Interno o quien haga sus veces, participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones o refrendaciones. El inciso 2 del artículo 3 del Decreto 1826 de 1994 establece: “En ningún caso corresponderá a la Oficina de Coordinación del Control Interno ejercer el control previo mediante refrendaciones a los actos de la administración”. El artículo 5, literal e) del Decreto 2145 de 1999, expresa que “ El Servidor Público, como eje del Sistema de Control Interno, tiene la obligación, de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación, Analizando conjuntamente las consideraciones anteriormente citadas, se desprende que no es deber ni es procedente que el jefe de la oficina de Control Interno o quien haga sus veces, asuma la revisión previa de los procesos, actividades o actos de los funcionarios de la organización, sino que debe velar porque éstos cuenten con sus propios mecanismos de verificación y evaluación y que el control sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, ya que si llegare a revisar o verificar inicialmente las operaciones realizadas por los responsables, se configuraría el control previo proscrito por la Constitución Política y la Ley.