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CURSO MODULO DE CARTERA Versin 2008.01

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APRENDIENDO A MANEJAR EL MODULO DE CARTERA

INTRODUCCION .................................................................................................... 10 OBJETIVOS ........................................................................................................... 10 1. CONCEPTOS GENERALES ............................................................................. 12 ANTICIPOS ............................................................................................................ 12 CODIGO DE INTEGRACION ................................................................................. 13 CHEQUES POSFECHADOS.................................................................................. 13 DESCUENTO COMERCIAL ................................................................................... 13 DESCUENTO FINANCIERO .................................................................................. 13 FACTURA .............................................................................................................. 14 NOTA CREDITO .................................................................................................... 14 NOTA DEBITO ....................................................................................................... 14 RETENCION EN LA FUENTE ................................................................................ 15 SUCURSALES ....................................................................................................... 15 TASA DE CAMBIO ................................................................................................ 15 TIPOS DE CONCEPTO .......................................................................................... 16 TALLER NO. 1 ....................................................................................................... 17 EVALUACION NO. 1 .............................................................................................. 17 2. PARAMETRIZACION ....................................................................................... 20 2.1. CONFIGURACION DEL MODULO ................................................................ 20 2.2. DEFINIENDO LOS TIPOS DE CONCEPTOS ............................................ 25

2.3. DEFINIENDO LOS TIPOS DE DOCUMENTO ................................................ 32 2.4. DEFINIENDO LOS CONSECUTIVOS ............................................................. 34 2.5. COMO DEFINIR LOS ESTADOS DEL CHEQUE ............................................ 36

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2.6. COMO DEFINIR LOS CHEQUES DEVUELTOS ............................................. 38 2.7. REVISANDO LOS MAESTROS ...................................................................... 40 3. 3.1. INGRESANDO EL MOVIMIENTO ................................................................ 42 SALDOS INICIALES ................................................................................. 43

3.2. CONSULTANDO LA INFORMACION ........................................................... 50 3.2.1. 3.2.2. CONSULTA ............................................................................................... 50 CONSULTA GENERAL DE FACTURAS .................................................. 51

3.2.3. CONSULTA POR CLIENTE ........................................................................ 54 3.3. INGRESANDO RECIBOS DE CAJA Y NOTAS CONTABLES ..................... 56 3.4. MANEJO DE LOS CHEQUES POSTFECHADOS ........................................ 71 3.5. 3.5.1. 3.5.2. 3.6. CRUZANDO NOTAS CREDITO ................................................................ 73 CRUCE DE NOTAS CRDITO CONTRA LA FACTURA .......................... 73 RESTANDO DE LA FACTURA EL VALOR DE LA NOTA CRDITO ....... 78 CONSULTAS TECLAS RAPIDAS............................................................... 81

3.6.1. TECLAS GENRICAS PARA TODOS LOS MDULOS ............................ 81 3.6.2. 3.6.3. 3.7. 3.8. 3.9. TECLAS GENRICAS PARA EL MDULO DE CARTERA ..................... 82 TECLAS ESPECFICAS DE LA OPCIN DE ABONOS ........................... 87 CONSULTA GENERAL DE ABONOS ...................................................... 99 INGRESANDO ANTICIPOS .................................................................... 103 MANEJO DE DOBLE MONEDA ............................................................. 113

3.10. MANEJO DE MULTIMONEDA .................................................................. 117 3.11. MANEJO DESCUENTO FINANCIERO ................................................... 121

3.12. MANEJO DE SUCURSALES .................................................................... 128 3.13. MANEJO CALCULO IVA DIFERENCIAL EN CAPTURA DE ABONOS (MXICO) ............................................................................................................. 132 3.14. MANEJO HISTORIAL DE CHEQUES ..................................................... 138

3.15. HACIENDO USO DE LAS HERRAMIENTAS ............................................ 152

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3.15.1. CONSULTA POR NOMBRE................................................................... 152 3.15.2. CAMBIO DE PERODO. ......................................................................... 154 TALLER NO. 2 ..................................................................................................... 156 EVALUACION NO. 2 ............................................................................................ 156 4. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO ................................................................... 158 4.1. INFORMES OPERATIVOS .......................................................................... 159 4.1.1. RECIBO DE CAJA ................................................................................... 159 4.1.2. INFORMES DE COBRO .......................................................................... 160

4.1.2.1. EXTRACTO ............................................................................................ 162 4.1.2.2. ESTADO DE CARTERA ...................................................................... 172

4.1.2.3. EXTRACTO DE ROTACIN ................................................................. 172 4.1.2.4. EXTRACTO DESCUENTO POR PRONTO PAGO ................................. 173 4.1.2.5. 4.1.2.6. 4.1.2.7. 4.1.2.8. 4.1.2.9. 4.1.2.10. 4.1.2.11. 4.1.2.12. 4.1.2.13. 4.1.3. 4.1.3.1. EXTRACTO AGRUPACIN ................................................................ 174 EXTRACTO POR CENTRO DE COSTOS ........................................... 175 EXTRACTO DESCUENTOS FINANCIERO .......................................... 176 EXTRACTO SUCURSALES ................................................................ 178 INTERESES POR MORA ..................................................................... 179 RECAUDOS ..................................................................................... 181 GESTIN DE COBRO ........................................................................ 181 EXTRACTO CUOTAS ....................................................................... 182 AUDITORIA ........................................................................................ 184

INFORMES DE ABONOS........................................................................ 186 ABONOS .............................................................................................. 186

4.1.3.2. TIPOS DE CONCEPTO ......................................................................... 187 4.1.3.3. COMISIN VENDEDORES .................................................................... 188 4.2. INFORMES ADMINISTRATIVOS ................................................................. 189

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4.2.1. RESUMEN DE CLIENTE ........................................................................... 189 4.2.2. RESUMEN VENDEDOR .......................................................................... 191

4.2.3. RESUMEN POR SUCURSAL .................................................................... 192 4.2.4. PARETO .................................................................................................. 193

4.2.5. ESTADSTICO .......................................................................................... 194 4.2.6. REFERENCIA CLIENTE .......................................................................... 195 4.2.7. INFORME DE CUADRE DE CAJA ........................................................... 196 4.2.8. INFORME MEDIOS DE PAGO ................................................................. 197 4.3. 4.4. INFORME DE TOTALES ......................................................................... 198 GENERADOR DE CONSULTAS (VERSIN CLIENTE SERVIDOR) ...... 200

TALLER NO. 3. .................................................................................................... 211 EVALUACION NO. 3 ........................................................................................... 211 5. PROCESANDO LA INFORMACION .............................................................. 213 5.1. INTEGRANDO MOVIMIENTO DE CARTERA ........................................ 214

5.1.1. INTEGRACIN DE CARTERA A BANCOS ............................................. 214 5.1.2. INTEGRACIN DE CARTERA A CONTABILIDAD ................................. 217 5.2. CRUCE DE CARTERA VERSUS CUENTAS POR PAGAR ......................... 231 5.3. GENERACIN ARCHIVO PLANO PARA DATACREDITO ......................... 234

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INTRODUCCION .................................................................................................... 10 OBJETIVOS ........................................................................................................... 10 1. CONCEPTOS GENERALES ............................................................................. 12 ANTICIPOS ............................................................................................................ 12 CODIGO DE INTEGRACION ................................................................................. 13 CHEQUES POSFECHADOS.................................................................................. 13 DESCUENTO COMERCIAL ................................................................................... 13 DESCUENTO FINANCIERO .................................................................................. 13 FACTURA .............................................................................................................. 14 NOTA CREDITO .................................................................................................... 14 NOTA DEBITO ....................................................................................................... 14 RETENCION EN LA FUENTE ................................................................................ 15 SUCURSALES ....................................................................................................... 15 TASA DE CAMBIO ................................................................................................ 15 TIPOS DE CONCEPTO .......................................................................................... 16 TALLER NO. 1 ....................................................................................................... 17 EVALUACION NO. 1 .............................................................................................. 17 2. PARAMETRIZACION ....................................................................................... 20 2.1. CONFIGURACION DEL MODULO ................................................................ 20 2.2. DEFINIENDO LOS TIPOS DE CONCEPTOS ............................................ 25

2.3. DEFINIENDO LOS TIPOS DE DOCUMENTO ................................................ 32 2.4. DEFINIENDO LOS CONSECUTIVOS ............................................................. 34 2.5. COMO DEFINIR LOS ESTADOS DEL CHEQUE ............................................ 36 2.6. COMO DEFINIR LOS CHEQUES DEVUELTOS ............................................. 38 2.7. REVISANDO LOS MAESTROS ...................................................................... 40

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3. 3.1.

INGRESANDO EL MOVIMIENTO ................................................................ 42 SALDOS INICIALES ................................................................................. 43

3.2. CONSULTANDO LA INFORMACION ........................................................... 50 3.2.1. 3.2.2. CONSULTA ............................................................................................... 50 CONSULTA GENERAL DE FACTURAS .................................................. 51

3.2.3. CONSULTA POR CLIENTE ........................................................................ 54 3.3. INGRESANDO RECIBOS DE CAJA Y NOTAS CONTABLES ..................... 56 3.4. MANEJO DE LOS CHEQUES POSTFECHADOS ........................................ 71 3.5. 3.5.1. 3.5.2. 3.6. CRUZANDO NOTAS CREDITO ................................................................ 73 CRUCE DE NOTAS CRDITO CONTRA LA FACTURA .......................... 73 RESTANDO DE LA FACTURA EL VALOR DE LA NOTA CRDITO ....... 78 CONSULTAS TECLAS RAPIDAS............................................................... 81

3.6.1. TECLAS GENRICAS PARA TODOS LOS MDULOS ............................ 81 3.6.2. 3.6.3. 3.7. 3.8. 3.9. TECLAS GENRICAS PARA EL MDULO DE CARTERA ..................... 82 TECLAS ESPECFICAS DE LA OPCIN DE ABONOS ........................... 87 CONSULTA GENERAL DE ABONOS ...................................................... 99 INGRESANDO ANTICIPOS .................................................................... 103 MANEJO DE DOBLE MONEDA ............................................................. 113

3.10. MANEJO DE MULTIMONEDA .................................................................. 117 3.11. MANEJO DESCUENTO FINANCIERO ................................................... 121

3.12. MANEJO DE SUCURSALES .................................................................... 128 3.13. MANEJO CALCULO IVA DIFERENCIAL EN CAPTURA DE ABONOS (MXICO) ............................................................................................................. 132 3.14. MANEJO HISTORIAL DE CHEQUES ..................................................... 138

3.15. HACIENDO USO DE LAS HERRAMIENTAS ............................................ 152 3.15.1. CONSULTA POR NOMBRE................................................................... 152 3.15.2. CAMBIO DE PERODO .......................................................................... 154

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TALLER NO. 2 ..................................................................................................... 156 EVALUACION NO. 2 ............................................................................................ 156 4. IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO ................................................................... 158 4.1. INFORMES OPERATIVOS .......................................................................... 159 4.1.1. RECIBO DE CAJA ................................................................................... 159 4.1.2. INFORMES DE COBRO .......................................................................... 160

4.1.2.1. EXTRACTO ............................................................................................ 162 4.1.2.2. ESTADO DE CARTERA ...................................................................... 172

4.1.2.3. EXTRACTO DE ROTACIN ................................................................. 172 4.1.2.4. EXTRACTO DESCUENTO POR PRONTO PAGO ................................. 173 4.1.2.5. 4.1.2.6. 4.1.2.7. 4.1.2.8. 4.1.2.9. 4.1.2.10. 4.1.2.11. 4.1.2.12. EXTRACTO AGRUPACIN ................................................................ 174 EXTRACTO POR CENTRO DE COSTOS ........................................... 175 EXTRACTO DESCUENTOS FINANCIERO .......................................... 176 EXTRACTO SUCURSALES ................................................................ 178 INTERESES POR MORA ..................................................................... 179 RECAUDOS ..................................................................................... 181 GESTIN DE COBRO ........................................................................ 181 CUOTAS ........................................................................................... 182

EXTRACTO CUOTAS .......................................................................................... 182 4.1.2.13. 4.1.3. 4.1.3.1. AUDITORIA ........................................................................................ 184

INFORMES DE ABONOS........................................................................ 186 ABONOS .............................................................................................. 186

4.1.3.2. TIPOS DE CONCEPTO ......................................................................... 187 4.1.3.3. COMISIN VENDEDORES .................................................................... 188 4.2. INFORMES ADMINISTRATIVOS ................................................................. 189 4.2.1. RESUMEN DE CLIENTE ........................................................................... 189

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4.2.2.

RESUMEN VENDEDOR .......................................................................... 191

4.2.3. RESUMEN POR SUCURSAL .................................................................... 192 4.2.4. PARETO .................................................................................................. 193

4.2.5. ESTADSTICO .......................................................................................... 194 4.2.6. REFERENCIA CLIENTE .......................................................................... 195 4.2.7. INFORME DE CUADRE DE CAJA ........................................................... 196 4.2.8. INFORME MEDIOS DE PAGO ................................................................. 197 4.3. 4.4. 4.5. INFORME DE TOTALES ......................................................................... 198 GENERADOR DE CONSULTAS (VERSIN CLIENTE SERVIDOR) ...... 200 GENERADOR DE REPORTES ............................................................... 202

TALLER NO. 3. .................................................................................................... 211 EVALUACION NO. 3 ........................................................................................... 211 5. PROCESANDO LA INFORMACION .............................................................. 213 5.1. INTEGRANDO MOVIMIENTO DE CARTERA ........................................ 214

5.1.1. INTEGRACIN DE CARTERA A BANCOS ............................................. 214 5.1.2. INTEGRACIN DE CARTERA A CONTABILIDAD ................................. 217 5.2. CRUCE DE CARTERA VERSUS CUENTAS POR PAGAR ......................... 231 5.3. GENERACIN ARCHIVO PLANO PARA DATACREDITO ......................... 234

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INTRODUCCIONEl mdulo de Cartera recibe informacin del sistema de Facturacin o digitada directamente desde el mismo mdulo de Cartera. Sirve como herramienta de cobro, participando en el proceso de cancelacin de facturas. Como herramienta de cobro, brinda informes detallados factura a factura o resumidos por Cliente y Vendedores, clasificando la Cartera por edades (0-30 das, 30-60 das, 60-90 das, ms de 90 das). Como cancelacin de facturas, permite bajo un mismo recibo de caja cancelar mltiples facturas, detallando conceptos como: Cancelacin de Factura Descuentos por Pronto Pago Anticipos Mayores y menores valores pagados Retencin en la Fuente Intereses por Mora Aplicacin de Notas Crdito

OBJETIVOSEl objetivo general de este curso es proporcionar herramientas de trabajo que permitan adquirir elementos para el manejo y control de la informacin y poder entregar los resultados esperados. Conocer y aprender las herramientas del mdulo de Cartera Aplicar los conocimientos adquiridos en la implementacin del Sistema Lograr eficiencia y calidad en los procesos de informacin Como herramienta de trabajo a nivel administrativo y contable, permite: Generar Recibos de Caja, actualizando los saldos de Cartera Manejar Centros de Costos Manejar Cheques Postfechados Controlar los Anticipos Registrar movimiento en Doble Moneda Generar estados de Cartera a fechas de corte anteriores a la actual Generar informes de Cartera clasificando la informacin por: Clientes Vendedores Zonas Ciudades Tipo de Cartera Centros de Costo Rangos de Fecha de Vencimiento Imprimir Extracto de Cobro, detallando las Facturas por Cliente, clasificadas por edades Generar Estado de Cartera, detallando las Facturas y Recibos de Caja.

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Entregar reporte por Intereses de Mora Generar informe resumido por Cliente y Vendedor, totalizando por cada uno de ellos y clasificado por edades Entregar un Pareto (80% - 20%), mostrando los Clientes que ms deben en forma descendente Imprimir un informe Estadstico, entregando la Cartera en forma global, clasificada de acuerdo a las fechas de vencimiento para analizar los pendientes de cobro. Generar informe de recaudos Imprimir la violacin del Cupo Crdito Entregar informes totalizados por Vendedor, Zonas, Ciudades, Canales y Tipos de Cartera Consolidar mltiples empresas Cruzar informacin con el Departamento de Contabilidad y Auditora Enlazar la informacin a los movimientos contables.

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1. CONCEPTOS GENERALESAnticipos Cdigo de Integracin Cheques Postfechados Descuento Comercial Descuento Financiero Factura Nota Crdito Nota Dbito Retencin en la Fuente Sucursales Tasa de Cambio Tipos de Concepto

ANTICIPOSSon los pagos recibidos por anticipado para negociaciones futuras. Comprende el valor de los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carcter de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir econmicamente en varios ejercicios, en los cuales deben ser aplicados o distribuidos. Registra el valor de las sumas que el ente econmico ha recibido por anticipado a buena cuenta por prestacin de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos, honorarios, entre otros.Ejemplo 1 La empresa OPUS TEXTILES S.A. recibe por anticipado un valor de $ 800.000, por concepto de Servicios Tcnicos. La contabilizacin de esta transaccin sera:

Cuenta11100505 27052501

DescripcinBanco Santander Servicios Tcnicos

Dbito800.000

Crdito800.000

Ejemplo 2La empresa OPUS TEXTILES S.A. recibe por anticipado un valor de $ 2.000.000, por concepto de Compra de Mercanca, segn Pedido No. 1536. La contabilizacin de esta transaccin sera:

Cuenta11100505 27054010

DescripcinBanco Santander Mercanca en Trnsito ya vendida

Dbito2.000.000

Crdito

2.000.000

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CODIGO DE INTEGRACIONEs el medio utilizado por nuestro sistema para integrar los diferentes movimientos de los mdulos a la Contabilidad. El Cdigo de Integracin es utilizado para identificar la transaccin contable a realizar; es un nmero, mximo de cuatro (4) dgitos, aunque recomendamos emplear un cdigo de tres dgitos, donde el primero es el nmero asignado para identificar el mdulo (1 Cartera, 2 Compras, 3 Facturacin, 4 Cuentas por Pagar, 5 Bancos, 6 Inventarios, 7 Activos Fijos) y los dos siguientes un consecutivo propio de cada mdulo.

CHEQUES POSFECHADOSSon los cheques entregados a terceros o recibidos de terceros para pagos de obligaciones, que deben ser cobrados en una fecha posterior a la fecha de entrega de los mismos. Ejemplo: La Compaa OPUS TEXTILES S.A. recibe un cheque posfechado por concepto de cancelacin de Factura No. 5639, por $ 1.500.000. La Factura vence el 15 de Julio del presente ao, en esta fecha fu recibido el cheque, el cual debe ser cobrado el 30 de Julio del mismo ao.

DESCUENTO COMERCIALEs una disminucin en el valor de la factura que se le hace al cliente en el momento de la venta, concedido sobre un precio de lista, antes de tomar en consideracin las condiciones de crdito; por regla general, los precios de factura se contabilizan en los libros en su valor neto, despus de haber deducido los descuentos comerciales. Este descuento es reflejado en pi factura Ejemplo: Una empresa vende mercanca a crdito, cuyo valor segn lista de precios es de $1.000.000, con un descuento nico o inmediato del 20%. Esto significa que el valor neto de la transaccin es de $800.000.

DESCUENTO FINANCIEROSon incentivos financieros ofrecidos al cliente para motivarlo a pagar la factura antes de la fecha fijada. En este caso, los precios reales pagados por la compra, dependen de la fecha en la que el comprador realice el pago. Por su misma definicin, los Descuentos por Pronto Pago, slo se dan en ventas a crdito, ventas para ser canceladas dentro de un perodo de tiempo dado.

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Ejemplo: En Febrero 1 la Compaa Delta, vende mercanca a crdito a las Compaa Alfa, con los siguientes trminos: Precio de lista: $3.000.000, condiciones: 10%, 5/10, n/30. Si la compaa OPUS TEXTILES S.A desea ganarse el descuento del 10% pagando de contado la deuda se descontara $300.000; si paga antes de 10 das la cancelacin de la deuda, el descuento fuese de $135.000 y si cancela a 30 da perdera el descuento por pronto pago.

FACTURAEs un documento que se diligencia teniendo como base un Pedido y la Remisin de las mercancas; es generado en toda operacin de Compra - Venta, tanto de mercancas como de servicios. La Factura es un ttulo valor crediticio correspondiente a una venta efectiva de mercanca entregada real y materialmente al comprador; una vez que la Factura sea aceptada por el comprador, es considerada frente a terceros, como contrato de Compra-Venta, el cual debi haber sido debidamente ejecutado.

NOTA CREDITOEs un documento generado para disminuir el efecto de la transaccin; dichas notas son elaboradas por diferentes conceptos: Disminuir el valor de la deuda por devolucin de mercancas. Mayor valor cobrado en una factura. Descuento otorgado sobre mercancas.

NOTA DEBITOEs un documento generado para aumentar el efecto de la transaccin; dichas notas son elaboradas por diferentes conceptos: Contabilizacin de Otros Ingresos. Menor valor cobrado en una factura. Cobro de Intereses de Mora.

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RETENCION EN LA FUENTEEs un impuesto que se aplica a los ingresos en el momento de la compra y venta de productos y servicios. La Retencin en la Fuente tiene como objeto conseguir que en forma gradual el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo perodo gravable en que se cause. A quienes se aplica?. Estn obligados a efectuar la retencin del tributo, los agentes retenedores que por sus funciones intervengan en hechos o actos en los cuales deban, por expresa disposicin de la ley efectuar dicha retencin. El agente retenedor o sujeto activo es la persona que realiza el pago a abono en cuenta cuando la ley le otorga esa calidad, y por consiguiente los pagos o abonos en cuenta que realice estarn sometidos a Retencin en la Fuente. El sujeto pasivo de la retencin es la persona afectada con la porcin de la retencin que le disminuye el valor del respectivo pago o abono en cuenta. Por regla general la base para practicar la retencin es la totalidad del valor bruto del pago o abono en cuenta efectuado. Sin embargo, dependiendo del concepto de retencin pueden existir normas especiales para el clculo de la base o simplemente base porcentuales especficas para aplicar la tarifa y determinar su monto, como en el caso de servicios y compras.

SUCURSALESSon establecimientos comerciales o industriales, dependientes de una central. Existen algunas empresas, especialmente los almacenes de cadena, en donde el identificador tributario o Nit es uno solo pero el manejo de compra o venta es realizado por cada una de las sucursales y el pago puede ser por cada sucursal o centralizado en un solo almacn.

TASA DE CAMBIOEs la relacin de precio entre las monedas de dos pases, identificado con la tasa representativa del mercado vigente o pactada al momento de realizar la compra del Activo. Ejemplo: Importamos maquinaria por valor de 50.000.000 el da 20 de enero; la Tasa de Cambio reportada para ese da era de $1.315

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TIPOS DE CONCEPTOEs una Clasificacin detallada que se le hace a los abonos, de acuerdo a las operaciones que debe realizar el sistema en el ingreso de abonos a facturas y otros recaudos por medio de los Recibos de Caja. El uso de estos conceptos permite disminuir o no el saldo de una factura, adems controlar el valor total de un Recibo de Caja (entrada de dinero) Los Tipos de Concepto son cdigos que identifican la transaccin a realizar, haciendo referencia a los conceptos utilizados dentro del Sistema de Cartera Ejemplo: Abono o Cancelacin de la Factura Intereses de Mora Descuentos por Pronto Pago Aplicacin de Nota Crdito Aplicacin de Nota Dbito Aprovechamientos

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TALLER No. 1Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. Es la nica forma que garantiza el logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso. Planee una entrevista con el Jefe de Cartera y discuta con l sobre: 1. 2. 3. 4. 5. El manejo de los Anticipos de la empresa. Los tipos y porcentajes de descuentos realizados a los clientes. Qu tipo de informes presenta a la Gerencia? El manejo de los cheques posfechados. Identifique los conceptos utilizados en el Sistema de Cartera para controlar el ingreso de dinero a la compaa.

EVALUACION No. 11. 2. 3. Cite tres (3) ejemplos por los cuales se puede presentar un Anticipo. Establezca la diferencia entre una Nota Crdito y una Nota Dbito A las siguientes expresiones identifique con una F (Falso) o una V (Verdadero), segn sea el caso. a. b. c. d. e. 4. La disminucin del valor de la deuda es considerado como una Nota Crdito. _______ Un descuento otorgado sobre la mercanca es considerado como Nota Dbito. _______ A un mayor valor cobrado en una Factura se le debe hacer una Nota Dbito. A un cobro por Intereses de Mora se le hace una Nota Dbito. Un menor valor cobrado en una Factura es considerado como Nota Crdito. _______ _______ _______

De la siguiente lista marque con una X, los Tipos de Conceptos a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Descuento Comercial Intereses de Mora Descuento Financiero Factura Devolucin de Mercanca Remisin Abono a una Factura Abono recibido por prstamo de Empleado Retencin por Ley 4ta. Retencin en la Fuente

5. Qu diferencia existe entre Descuento Comercial y Descuento Financiero?

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RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 11. Servicios Prestados Arrendamientos Compra de Mercanca

2.

La Nota Crdito disminuye el saldo de la Cartera La Nota Dbito aumenta el saldo de la Cartera Falso o Verdadero a) V b) F c) F d) V e) V Deben ser marcadas con una X. b) c) e) g) h) i) j) Descuento Comercial: Es una disminucin en el valor de la factura que se le hace al cliente en el momento de la venta y es reflejada en pi factura.

3.

4.

5.

Descuento Financiero: Es el descuento que se le hace al clienteen el momento del pago de la factura, llamado tambin descuento por pronto pago. En el sistema este descuento es utilizado para proponer el porcentaje de dicho descuento en el formato de factura.

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FLUJOGRAMA DE CARTERA

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

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2. PARAMETRIZACION 2.1. CONFIGURACION DEL MODULOPara configurar el mdulo ingrese por Ayudas Utilidades configuracin

El sistema desde el Mdulo Tcnico brinda la posibilidad de configurar las diferentes variables del Sistema de Cartera segn los niveles de Permisos general o de usuario que se tengan definidos.

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Se selecciona la empresa y el Modulo, en el campo Descripcin, Se ubican las diferentes variables globales para manejar la aplicacin con su correspondiente explicacin de manejo. Ultimo Perodo Cerrado: Indica el ltimo mes sobre el que se realiz el proceso de Cierre mensual. Se valida que solo se pueda ingresar un valor entre 0 y 12. Concepto de IVA: Indique concepto de IVA sobre el cual se requiere calcular el valor del IVA a discriminar en los abonos o pagos. Este campo es utilizado en el proceso de Calculo de IVA, para ello se requiere que la variable de Realizar calculo IVA este marcada afirmativamente (S). Este cdigo se valida contra el maestro de Tipos de Conceptos, verificando que exista y este marcado como "Abono Factura (Disminuye Deuda - Recibe Dinero)". Procedimiento utilizado solo para Mxico. Concepto de Retencin en IVA: Venezuela Concepto de porcentaje de Retensin en IVA para

Concepto de Retencin en la Fuente: Concepto de porcentaje Retencin en la Fuente para Venezuela Consecutivo Notas Contable: Variable a partir de la cual se configura el consecutivo automtico para las Notas Contables. Se debe ingresar solamente nmeros, no se puede ingresar letras o caracteres especiales. Se debe manejar un rango amplio entre el consecutivo de Recibos de Caja y el consecutivo de Notas contables, se recomienda inicializar cada documento con prefijo numrico y su correspondiente consecutivo. Ej. Recibos de caja 1100001, Notas Contables 5500001 Consecutivo de Recibo de Caja: Variable a partir de la cual se configura el consecutivo automtico para los Recibos de Caja. Se debe ingresar solamente nmeros, no se puede ingresar letras o caracteres especiales. Se debe manejar un rango amplio entre el consecutivo de Recibos de Caja y el consecutivo de Notas contables, se recomienda inicializar cada documento con prefijo numrico y su correspondiente consecutivo. Ej. Recibos de caja 1100001, Notas Contables 5500001

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Consecutivo Inicial de Cartera: Esta variable es configurable por usuario con lo cual a cada usuario se le puede definir el consecutivo por el cual ingresara a la captura de Cartera. Fecha de Control: Fecha de control o por usuario: no permitir adicionar, modificar o retirar documentos en fechas anteriores a esta. Fecha Fiscal: O fecha por empresa: no permite adicionar, modificar o retirar documentos con fechas anteriores a sta. Frecuencia de Extractos: Indica la frecuencia o rotacin ms utilizada en los informes de extracto. Integrar en Lnea a Contabilidad: Variable utilizada para indicar si la integracin contable se realiza peridicamente o en lnea. Ingrese S si la empresa requiere que la integracin contable se realice en lnea al momento de grabar cualquier documento de abonos o ingrese N si la empresa requiere realizar la integracin contable peridicamente con base a la opcin de proceso. Manejar Clculo de Retencin en IVA para Venezuela: Indicar si se requiere o no discriminar el valor a pagar de Retencin en IVA por cada abono o pago que se efecte. Digite S si requiere que el sistema calcule el valor del IVA por cada abono o cobro efectuado o digite N si no lo requiere. Procedimiento utilizado solo para Venezuela. Manejar Clculo de IVA en Abonos: Indicar si se requiere o no discriminar el valor a pagar de IVA por cada abono o pago que se efecte. Digite S si requiere que el sistema calcule el valor del IVA por cada abono o cobro efectuado o digite N si no lo requiere. Procedimiento utilizado solo para Mxico.

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Retencin en IVA Venezuela: Ingrese el Porcentaje de Retencin en IVA para Venezuela

Tipo Concepto Usual para pago Anticipos: Indicar Tipo de Concepto mas utilizado en el pago de Anticipos. Con este concepto se inicializa el campo de "Tipo Cpto Pago de Facturas" en la captura de Abonos, ubicado en la pantalla de seleccin de facturas. Este cdigo se valida contra el maestro de Tipos de Conceptos, verificando que exista y este marcado como "Abono Factura (Disminuye Deuda - Recibe Dinero)". Tipo Concepto Usual para Pago de Facturas: Indicar Tipo de Concepto mas utilizado en el pago o abono de las facturas. Con este concepto se inicializa el campo de "Tipo Cpto Pago de Facturas" en la captura de Abonos, ubicado en la pantalla de seleccin de facturas. Este cdigo se valida contra el maestro de Tipos de Conceptos, verificando que exista y este marcado como "Abono Factura (Disminuye Deuda Recibe Dinero)". Ultimo Cierre de Cartera. Corresponde a una fecha de corte con el fin de no permitir ingresar, modificar o retirar documentos (Abonos, Recibos de Caja o Notas contables) si la fecha del ste es igual o menor a la fecha ingresada en la variable. Cdigo Servicio Anticipo Cartera: Digite en este campo el cdigo con el cual se identifican los anticipos de cartera. Este cdigo de servicios debe de haber sido matriculado por el Modulo de inventarios por la opcin de Maestro Catalogo de Productos Cdigo Servicio para Cheques Devueltos: Digite en este campo el cdigo con el cual se identifican cheques devueltos de cartera. Este cdigo de servicios debe de haber sido matriculado por el Modulo de inventarios por la opcin de Maestro Catalogo de Productos

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Cdigo Suscriptor: Es el cdigo que Data crdito asigna a cada uno de sus afiliados para identificarlos, se utiliza para generar el medio magntico de esta entidad.

RECOMENDACIONSe recomienda definir correctamente cada uno de los valores, una mala definicin de ellos repercute con omitir controles de auditoria

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2.2. DEFINIENDO LOS TIPOS DE CONCEPTOSLo primero que se debe crear son los conceptos que identifican los diferentes motivos por los cuales se pueden efectuar las cancelacin de facturas y todo lo que tenga que ver con el pago como: intereses de mora, descuentos, etc.

Entre los conceptos de Otros se pueden citar aquellos que se llevan a la cuenta de Otros Ingresos como venta de alguna mquina o equipo de oficina, fotocopias, tambin abonos hechos por prstamos a empleados, aportes de socios, etc.

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En este maestro definimos los diferentes conceptos que afectan un abono o recibo de caja, segn las operaciones que el sistema debe realizar en el ingreso de abonos o cancelacin de facturas. Maestro formado por: Cdigo: Es el cdigo que identifica el concepto, con el cual se maneja cada uno de los movimientos que afecta el pago de una Factura y el efectivo recibido por dicha transaccin, los cuales deben constar en el Recibo de Caja. La aplicacin presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin Recomendamos definir los cdigos de 3 dgitos, por ejemplo: 100, 101, 102, donde el primer dgito (1) es la identificacin del mdulo y los dos (2) siguientes un consecutivo de los conceptos. Estos cdigos deben tener relacin con el Cdigo de Integracin para enlazar el movimiento de Cartera con la Contabilidad. Nombre: Nombre o detalle que identifica el concepto. Cdigo de Integracin: A travs de este cdigo enlazamos los conceptos al proceso de integracin a contabilidad. Al momento de ingresar un abono (Opcin Cartera Abonos \ Recibos de Caja) y despus de digitar el concepto, el sistema trae en forma automtica el Cdigo de Integracin asignado al concepto en este maestro.

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Este cdigo mueve las cuentas contables correspondientes a la transaccin, el cual debe estar previamente definido en las Tablas de Integracin, del mdulo de Contabilidad; tema que se tratar ms adelante. Clasificacin del Tipo de Concepto: Los conceptos pueden ser clasificados en cuatro (4) categoras: Abono Factura, NC / Descuentos, Inters por Mora e Informativo, dependiendo de cmo se requiera manejar la informacin. En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar o modificar el registro actual, borrar el registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla.

OPCIONES DE BUSQUEDA Nuestro sistema Atlas presenta una serie de Opciones de Bsqueda las cuales puede invocar en diferentes campos de la pantalla de maestros, facilitando la captura de informacin.

Al invocar por primera vez la bsqueda el sistema permite ordenar los registros en el orden que se maneje en el modulo tcnico segn la configuracin de cada usuario, es decir ordenar por cdigo y descripcin o por descripcin y cdigo.

Usted puede realizar la bsqueda por ejemplo de todas las lneas que contengan la letra Pago, para ello digite la palabra luego presione la tecla Enter, automticamente presenta todos aquellos Tipos de Conceptos que contengan esta palabra.

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Usted puede realizar bsquedas por ejemplo de todos los Si desea omitir la bsqueda por nombre simplemente haga Tipos de Conceptos comiencen por 10, para ello digite el uso del Tabulador de su teclado o la fecha para que el numero luego presione la tecla Enter, automticamente cursor se posicione en el primer registro. presenta todos aquellos cdigos que comiencen por este numero.

En ella usted puede digitar los primeros dgitos del Tipo de Usted puede realizar bsqueda ordenando por Concepto, por ejemplo si desea ver el Tipo de Concepto que descripcin y cdigo para ello presione clic en el botn inicialicen en 12 el sistema automticamente se posiciona en para que el sistema realice el cambio del el Tipo de Concepto que inicialicen en este nmero. ordenamiento.

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En ella usted puede digitar las iniciales del Tipo de Si desea cambiar nuevamente el ordenamiento a cdigo y Concepto a consultar, por ejemplo si deseo ver los tipos de descripcin, simplemente presione clic en el botn conceptos que inicialicen con la letra P el sistema para que el sistema realice el cambio del automticamente se posiciona en la primera descripcin que ordenamiento, de igual manera usted podr realizar la contenga la letra digitada. bsqueda por el ejemplo por el primer digito de un cdigo.

1.

Cuando el concepto diminuye el valor de la Factura o la deuda y se recibe dinero por ello.

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Ejemplo: Cuando se abona o cancela una Factura Cuando se abona o cancela una Nota Dbito. Para este caso marcamos el botn Abono dinero por dicho concepto.

Factura, puesto que disminuye la deuda y se recibe

2.

Cuando disminuye el valor de la Factura la deuda, pero no se recibe dinero. Ejemplo Cuando se otorga un Descuento por Pronto Pago Cuando se aplica o cruza una Nota Crdito o un Anticipo Cuando se descuentan la Retencin en la Fuente Para estos casos marcamos el botn recibe dinero por estos conceptos.

NC/Descuento, puesto que disminuye la deuda y no se

3.

Cuando no afecta o disminuye el valor de la Factura o deuda, pero si recibe dinero. Ejemplo Cuando recibe dinero por un Anticipo Cuando recibe dinero por Intereses de Mora Cuando recibe dinero por ingresos no facturados a los cuales se les debe elaborar un Recibo de Caja.

Para este caso marcamos el Botn Intereses recibimos dinero por estos conceptos.

Mora, puesto que no disminuye deuda, pero si

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4.

Cuando no afecta o disminuye el valor de la factura o la deuda y no recibe dinero. Ejemplo Cuando desea relacionar a nivel informativo algn concepto como Retencin en la Fuente (causado en facturas), IVA. Cuando desea anular un Recibo de Caja.

Para este caso marcamos el botn dinero por estos conceptos. Ejemplo

Informativo, puesto que no disminuye deuda, ni recibe

CPTO101 102 103 104 105 106 107

DESCRIPCIONAbono/ Cancelacin Factura Descuento por Pronto Pago Cancelacin Aplicacin N.C. Anticipos Anulacin Cancelacin NC/ Sucursales Retencin en la Fuente

DISMINUYE DEUDASi Si Si No No Si Si

RECIBE DINEROSi No No Si No Si No

CODIGO INTEGR.101 102 0 104 0 0 107

RECOMENDACIONESAntes de comenzar a trabajar con el sistema de Cartera, todos los conceptos deben estar creados y revisados por personal diferente a quien los digit, ya que el sistema valida la existencia de los mismos. Utilice el mismo cdigo del concepto, como cdigo de integracin, con el fin de facilitar la relacin entre estos cdigos.

-

ADVERTENCIAEl maestro Tipo de Concepto es compartido con el mdulo de Cuentas por Pagar, por tal motivo debe crear estos conceptos con cdigos diferentes, separando los de Cartera con los de Cuentas Por Pagar. Una vez ingresado movimiento de abonos, no debe modificar ni retirar ningn Tipo de Concepto, ya que puede desvirtuar el resultado de la informacin.

-

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2.3. DEFINIENDO LOS TIPOS DE DOCUMENTO

La aplicacin permite que cada empresa pueda definir los Tipos de Documentos que requiera utilizar para los mdulos de Facturas, Compras, Cartera y CxP e Inventarios, adems se pueden inicializar los diferentes tipos de documentos en cualquier consecutivo.

Seleccione con la flecha

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Maestro conformado por: Origen: Mdulo al cual esta asociado el tipo de documento. El sistema maneja 5 tipos de documento Origen, esta es una tabla interna de la aplicacin la cual no puede ser modificada por el usuario, ellas son COM: Compras FAC: Facturas INV: Inventarios CAR: Cartera CXP: Cuentas x Pagar Para nuestro ejemplo se esta creando el Tipo de Documento CAR: Cartera Dcto. Maestro: Seleccionar el documento principal o prototipo al que va a pertenecer el documento que se va a crear; esto con el fin de asignarle la naturaleza respectiva al nuevo documento; es decir; establecer si va a tener el comportamiento de un Recibo De Caja (RC), o de una CN (Nota Contable). Tipo Dcto.: Crear el nuevo documento utilizando 2 caracteres que pueden ser alfanumricos; para identificar el nuevo consecutivo. Por ejemplo: C1= Recibos Medelln; C2= Recibos Bogot; C3= Recibos Cali; etc. Descripcin:. Descripcin. Nombre o descripcin del tipo de documento. Consecutivo Manual: Se utiliza con el fin de establecer si los documentos generados bajo este tipo de documento se ingresaran con consecutivo automtico o con consecutivo manual. Si se selecciona consecutivo automtico el sistema controla el consecutivo y lo asigna segn se requiere, si se selecciona consecutivo manual el usuario debela digitar el nmero del consecutivo y el sistema validara solo que no exista.

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2.4. DEFINIENDO LOS CONSECUTIVOS

En este Maestro se definen los consecutivos para cada tipo de movimiento, con el fin de poder controlar los diferentes movimientos de Abonos y Notas Contables mediante un consecutivo automtico. El consecutivo se va incrementando en la medida en que se graban los diferentes documentos. Los consecutivos se deben asignar con base al tipo de documento, ellos pueden comenzar todos bajo el mismo nmero ya que la clave principal corresponde a Origen, Tipo de Documento y Consecutivo.

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Maestro formado por: Cdigo: Asigne un cdigo con el cual se va a identificar cada uno de los consecutivos. Para un mejor entendimiento veamos la creacin del cdigo a travs de un ejemplo: Se desea crear el consecutivo de Tipo de Documento C2 Recibos de Caja Bogota Este se puede definir con el cdigo CAC2, de donde CA corresponde a las dos primera iniciales del Modulo de Cartera y C2 corresponde al Tipo de Documento Origen: Digite en este campo CAR para el modulo de Cartera Tipo Dcto: Seleccione el Tipo de Documento al cual le ser asignado el consecutivo, para nuestro ejemplo se seleccin el tipo de Documento C2 Recibos de Caja Bogota Consecutivo: Es el nmero inicial con el cual se comenzar el consecutivo, este puede comenzar en cero o el ltimo nmero segn el documento que lleve en la actualidad.Tipo Dcto FR: Este campo solo se activa cuando el documento maestro es una Factura y el Origen es FAC (facturas) o COM (Compras).

Descripcin: Ingrese la descripcin del consecutivo que se esta creando Tipo de Movimiento: Tipo de movimiento utilizado exclusivamente en los mdulos de Compras, Facturacin e Inventario. Para este caso sera 0. Cdigo de Integracin: Indique el cdigo de integracin asociado a cada consecutivo. Los campos de Consecutivo Inicial y Final, Nmero Resolucin y Consecutivo Pedido son utilizados cuando se esta capturando un consecutivos de Facturas Password Usuario: Ingrese en este campo el Login de acceso al sistema Atlas del usuario autorizado en hacer uso de un determinado consecutivo (este Password es el mismo definido en el ingreso al sistema Atlas, el cual est ubicado en la carpeta de Usuarios Superusuario Password).

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2.5. COMO DEFINIR LOS ESTADOS DEL CHEQUE

Este maestro permite registrar las diversas modalidades que puede presentar un cheque tales como: Cheques Devueltos, en Caja, Consignado, Postfechado, En Canje, entre otros.

Maestro formado por: Cdigo: En este campo digite el cdigo que identifica el Estado del Cheque; el sistema permite manejar hasta 99.999 cdigos para clasificar por este concepto. Recuerde que la

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aplicacin al dar Enter en el campo cdigo presenta ventana de bsqueda para identificar el cdigo rpidamente, tanto numrica como alfanumricamente, para mayor informacin consulte las Opciones de Bsqueda que facilitan la captura de la informacin.. Nombre: Defina el nombre para identificar el cdigo del Estado del Cheque. En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar, modificar o borrar el registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla. El definir correctamente este maestro le permitir identificar los movimientos de un cheque determinado; este cdigo se ver reflejado en el ingreso de diversas capturas como el Informe de Cheques Devueltos, y en la propia captura de abonos a travs del botn de medios de pago. Ejemplo

CODIGO01 02 03 04 05

NOMBRECHEQUES DEVUELTOS CHEQUE EN CAJA CHEQUE CONSIGNADO CHEQUES POSFECHADOS CHEQUE EN CANJE

RECOMENDACIONESCrear cdigos numricos para agilizar la digitacin. La longitud de los cdigos est sujeta a los diferentes Tipos de Proveedores que maneja la empresa.

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2.6. COMO DEFINIR LOS CHEQUES DEVUELTOS

Este maestro permite registrar las diversas causas que dieron origen a la devolucin tales como: Fondos Insuficientes, Falta de Endoso, Carencia Absoluta de Fondos, falta endoso, entre otros.

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Maestro formado por: Cdigo: En este campo digite el cdigo que identifica el Cheque Devuelto; el sistema permite manejar hasta 99.999 cdigos para clasificar por este concepto. Recuerde que la aplicacin al dar Enter en el campo cdigo presenta ventana de bsqueda para identificar el cdigo rpidamente, tanto numrica como alfanumricamente, para mayor informacin consulte las Opciones de Bsqueda que facilitan la captura de la informacin.. Nombre: Defina el nombre para identificar el cdigo del Cheque Devuelto. En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar, modificar o borrar el registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla. El definir correctamente este maestro le permitir identificar los movimientos que ha tenido un determinado cheque; este cdigo se ver reflejado en el ingreso de diversas capturas como el Informe de Cheques Devueltos, y en la propia captura de abonos a travs del botn de medios de pago Ejemplo

CODIGO01 02 03 04

NOMBREFONDOS INSUFICIENTES CARENCIA DE FONDOS FALTA ENDOSO PAGADO PARCIALMENTE

RECOMENDACIONESCrear cdigos numricos para agilizar la digitacin. La longitud de los cdigos est sujeta a los diferentes Tipos de Proveedores que maneja la empresa.

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2.7. REVISANDO LOS MAESTROS

Una vez ingresados todos los maestros al sistema, se deben imprimir, revisarlos y hacer las correcciones pertinentes. EL informe puede generarse por impresora, pantalla o llevarlo a Excel.

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Estos reportes deben ser aprobados por el Jefe de Cartera y / o Contabilidad. Archvelo en Informes de Cartera para dejarlo como soporte de la creacin de los maestros de Tipo de Conceptos y Documentos.

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3. INGRESANDO EL MOVIMIENTO

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

Una vez implementado el Maestro Tipo de Concepto, podemos ingresar los datos pertinentes al sistema de Cartera como son: Los Saldos Iniciales Abonos (Recibos de Caja) Cruce de Notas Crdito Anticipos Manejo de los Cheques Postfechados

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3.1. SALDOS INICIALESPara el ingreso de Saldos Iniciales, se toma una fecha de corte igual para todos los documentos, se ingresa factura por factura, que est viva o pendiente de cobro, teniendo en cuenta la fecha de vencimiento de cada factura con el fin de controlar sus fechas de vencimiento en los informes de cartera. La captura de saldos iniciales se realiza por el Modulo de Facturacin, para ello se debe de definir un tipo de documento con su correspondiente consecutivo para el ingreso de saldos iniciales Para definir los Tipos de Documento haga uso de la opcin de Maestros Tipos de Documento

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Cree los tipos de documento de Saldos Iniciales tales como Facturas, Notas Debito, Notas Crdito, entre otros, estos tipos de documentos deben de tener marcadas las cajas de chequeo que afecta Cartera o CxP y consecutivo manual con el fin de poder capturar los nmeros de facturas en forma manual al momento de ingresar los saldos iniciales. Es importante tener en cuenta que el sistema maneja un consecutivo automtico a manual siempre que el usuario esteautorizado, para poder capturas consecutivos manuales. Para poder configurar consecutivos manuales ingrese al Modulo Tcnico y haga uso de la opcin de Configuracin Variables Asignacin Permisos.

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Defina con S la variable de Facturas: Consecutivo Manual con el fin de que el sistema permita capturar consecutivos manual en las capturas de facturas, al definir esta variable el falso el sistema realiza el control de consecutivos en forma automtica.

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Siguiendo con la definicin de los tipos de documento, es importante tener en cuenta que la caja de chequeo afecta inventarios debe de quedar desmarcada, de esta forma el sistema le permite ingresar los documentos teniendo en cuenta que el nmero de la factura que se digita no afecta inventarios.Una vez definidos los tipos de documentos se debe de asignar consecutivos a cada uno de ellos, para ello haga uso de la opcin de Maestros Consecutivos

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Se ingresan los campos necesarios de la misma forma como se ingresa un consecutivo cualquiera del mdulo de facturacin, teniendo en cuenta de definir el campo de cdigo de integracin en cero.Antes de comenzar a capturar los saldos iniciales se recomienda crear un servicio exclusivo para el ingreso de saldos iniciales

Una vez definidos los consecutivos puede comenzar a ingresar los documentos por las capturas normales del mdulo de facturacin.

Nuestra aplicacin presenta pantallas de captura en forma independiente para poder capturar Facturas, Notas Crdito / Anticipos, Notas Debito, remisiones, Pedidos, Cotizaciones y Notas de Cartera, adicionalmente presenta una opcin denominada Integrado la cual agrupa las capturas antes mencionadas.

El sistema nos presenta en la parte superior de la pantalla la barra de herramientas donde permite ingresar, modificar, retirar o anular, consultar, grabar, deshacer y salir a la pantalla inicial de Facturacin, realizando as todas las transacciones en una misma pantalla sin tener necesidad de salirse al men principal, adems proporciona un ambiente grfico, mejor rendimiento y rapidez en la elaboracin de documentos. Adicionalmente esta barra de herramienta le permite cambiar de consecutivo estando ubicado en la pantalla de captura, para ello puede hacer uso del botn de Consecutivo ubicado en la barra de herramienta

Utilizando la barra de herramientas en la parte superior, Dando Clic en el icono: ingreso el sistema deja en blanco el campo documento para proceder a digitar el nmero respectivo, de esta forma se llenan los dems campos como cualquier documento de facturacin y por ltimo grabarlo.

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Identifiquemos cada uno de sus campos: Documento: En este campo digitamos el nmero de la Factura, que identifica el documento; con este nmero identificamos la Factura en el momento de ingresar un abono. Cliente: Es el nmero de identificacin tributaria del cliente, con l podemos saber el saldo del cliente, qu facturas estn pendientes de cobro, generar reportes en Cartera, Pedidos, Facturacin e Inventarios. Fecha Expedicin: Campo utilizado para ingresar la fecha de elaboracin o expedicin de la factura, cuando se trate de saldos iniciales; de acuerdo a esta fecha el sistema genera algunos reportes en Cartera como Informes de Cobros, Administrativos, Totales y de Auditora. Fecha Vencimiento: Es la fecha de vencimiento de la factura, con ella podemos controlar los vencimientos de las facturas y generar el Informe Extracto de Cartera, relacionando los das de vencimiento que tienen las facturas. Vendedor: Cdigo que identifica el Vendedor, enlazado al maestro de Clientes, con este campo podemos cruzar informacin a nivel de Ventas y Cartera por Vendedor. Centro de Costos: Es el cdigo que identifica el Centro de Costos, si desea controlar la Cartera por este concepto, especial para empresas con manejo de puntos de ventas o agencias. Este campo viene del mdulo de Facturacin, cuando se graba la factura, recordemos que el sistema carga automticamente el movimiento de facturas en Cartera. Para el ingreso de Saldos Iniciales debe digitar el respectivo Centro de Costos, puesto que el sistema tambin asocia este campo con la opcin de Abonos, para efectos de Integracin Contable.

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En caso de no tener el mdulo de Contabilidad, digite cero (0) en este campo, ya que no integraramos el movimiento al rea contable. Tipo de Venta: Al ingresar el NIT del Cliente, el sistema automticamente propone el Tipo de Venta asociada a la configuracin del mdulo de Facturacin; este campo puede ser modificado y debe estar previamente creado en el Maestro de Tipos de Venta. En los campos Cliente, Vendedor, Centro de Costos y Tipo de Venta el sistema nos presenta ventanas de Pop-Up. Ingresado cada uno de los datos anteriores, el sistema presenta cuatro botones que facilitan el ingreso de la informacin al sistema, ellos son: Movimiento y Datos Adicionales. Producto: Seleccione el cdigo del servicio definido para el ingreso de saldos iniciales Descripcin: Es la denominacin o nombre del servicio; este campo es modificable en el caso que se desee digitar otra descripcin para esta factura. Valor Unitario: Digite el valor neto de la factura, o sea, despus de restar el descuento comercial, de incluir el recargo del IVA. Es importante tener en cuenta que el ingreso de movimiento de Notas Crdito en los Saldos Iniciales, debe digitar el valor con signo negativo. De esta misma forma se ingresan los dems documentos de saldos iniciales: Notas Dbito, Crdito, Notas de Cartera, etc.

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3.2. CONSULTANDO LA INFORMACION 3.2.1. Consulta

Esta es una consulta individual de la factura, entregando los datos generales de la factura, adicionalmente detalla el valor de la factura, el valor abonado y el saldo de la factura.

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Despliega ventana detallando informacin de los abonos; reportando el nmero del documento del abono, fecha, valor, concepto y tipo de abono, fecha de consignacin para los cheques postfechados, y la Tasa de Cambio, para el manejo de Otra Moneda y la Tasa de Conversin para el Manejo de Multimoneda.

A TENER EN CUENTAEl sistema permite consultar tanto facturas de movimiento abierto y cerrado a nivel de facturas y abonos.

3.2.2.

Consulta General de Facturas

Este tipo de Consulta el sistema la genera ordenando la informacin por NIT o RFC o Factura; esta opcin permite hacer un recorrido por toda la Base de Datos de Cartera.

Consulta General por Factura: Permite realizar la consulta con un nmero especfico de factura y en un rango de fechas definido por el usuario.

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De acuerdo al nmero de factura a consultar el sistema nos presenta ventana con cada uno de los datos correspondientes a dicha factura.

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Consulta General por Cliente: Permite realizar la consulta de las facturas por un cliente especfico y en un rango de fechas definido por el usuario.

De acuerdo al cliente a consultar el sistema nos presenta una ventana con las facturas pendientes por cancelar correspondientes a dicho cliente.

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El sistema permite a travs del Botn Buscar poder ubicar un nmero de factura correspondiente a este cliente o presione la tecla S para buscar el registro siguiente.

3.2.3. Consulta por Cliente

Este tipo de consulta filtra la informacin por Cliente en Otra Moneda, en Multimoneda o en Pesos, pendiente de cobro, mostrando el cupo de crdito asignado y el disponible, detalla facturas, fecha de expedicin, fecha de vencimiento de la factura, valor abonado y saldo. En

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la parte inferior de la pantalla totaliza el valor de las facturas, lo abonado y el saldo total del cliente.

RECOMENDACIONTodas estas consultas son de gran utilidad en el mdulo de Cartera, son herramientas de consultas rpidas como el saldo de un cliente, el saldo de una factura, Qu factura est cancelada o abonada y con qu documento est afectada.

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3.3. INGRESANDO RECIBOS DE CAJA Y NOTAS CONTABLES

VENDEDORES

CLIENTES

SERVICIOS

COTIZACION/PEDIDOS

FACTURAS

CONTABILIDAD CARTERA BANCOS Cobros Administrativos Totales Auditora

Facturas

Abonos Anticipos

Recibo de Caja

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Cuando la compaa presenta para un mismo tipo de documento varios consecutivos, por ejemplo varios consecutivos de Recibos de Caja, Notas Contables y Anticipos, al momento de ingresar a la pantalla de captura el sistema presenta ventana para la seleccin del consecutivo

Tambin puede existir el caso de que la compaa solo maneje el consecutivo de Recibos de Caja por lo tanto al ingresar a la pantalla de abonos el sistema no presentara ventana de seleccin de consecutivo sino que ingresar directamente a su pantalla de captura de movimiento.

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El sistema nos presenta en la parte superior de la pantalla la barra de herramientas donde permite ingresar, modificar, retirar o anular, consultar, grabar, deshacer y salir a la pantalla inicial de Cartera, realizando as todas las transacciones en una misma pantalla sin tener necesidad de salirse al men principal, adems proporciona un ambiente grfico, mejor rendimiento y rapidez en la elaboracin de documentos. Adicionalmente esta barra de herramienta le permite cambiar de consecutivo estando ubicado en la pantalla de captura, para ello puede hacer uso del botn de Consecutivo ubicado en la barra de herramienta

Por medio de esta opcin se emiten los Recibos de Caja o Notas Contables y disminuir el saldo de una factura, controlando los cheques posfechados en caso de tenerlos, tambin el cruce de Notas Crdito. A travs de esta opcin usted podr ingresar o dar de alta desde la misma pantalla los abonos de clientes normales y abonos de clientes con sucursales, modificar, consultar y retirar (dar de baja) documentos proporcionando mayor agilidad y seguridad en la grabacin de los datos.

Identifiquemos cada uno de sus campos: Documento: El sistema despliega automticamente el nmero de documento, el sistema tambin permite digitar el numero de documente siempre y cuando el tipo de documento tenga marcada la caja de chequeo de Consecutivo Manual. Fecha: En este campo digitamos la fecha de elaboracin del documento de Abono o Nota Contable. Se inicializa con la fecha del computador, el sistema valida que se encuentre ubicado en el periodo seleccionado y el ao (ao comercial) no permitiendo ingresar informacin en Perodo o Ao diferente al previamente configurado, adicionalmente el sistema valida que la fecha del documento no sobrepase la fecha de control, es decir el sistema no permite facturar con fechas superiores al ao de trabajo, ni tampoco con fechas superiores a las asignadas por el sistema de seguridad Ofseguro. Abonos Sucursales - Anticipos: Marque el botn de radio correspondiente segn el tipo de documento que se esta capturando, es decir marque el botn Abonos cuando este capturando un Recibo de Caja o Nota Contable normal, marque Sucursales cuando se va a realizar el

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abono a una cliente configurado como sucursal, o marque Anticipos cuando se va a capturar un anticipo de cartera. Consignacin: Digite en este campo el nmero de la consignacin que aparece timbrado en la tirilla que otorga el banco. Este campo permite integran a bancos por este numero de consignacin, con lo cual es posible agrupar varios recibos de caja en una misma consignacin. Es importante tener en cuenta que el sistema permite cambiar el campo de consignacin en la modificacin de los abonos de Cartera. Cliente: Es el cdigo de identificacin tributaria del Cliente al cual se le elabora el documento de Abono, este es un campo clave que identifica los saldos de los Clientes en el sistema de Cartera, el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin.. Con este campo el sistema genera los informes de Cobro, Administrativos, Totales y Abonos. Banco: Seleccione el cdigo matriculado o definido en el mdulo de Bancos, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura del cdigo. Este campo ser trasladado posteriormente en la integracin de Cartera a Bancos, tema a tratar un poco ms adelante. Botn : Al presionar este botn, el sistema despliega una segunda pantalla, formada por los siguientes campos:

Campos definido en la Configuracin del Mdulo

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Tipo de Concepto Pago de Facturas: Es el Tipo de Concepto ms usual para el pago de las diferentes facturas seleccionadas en forma automtica el cual se inicializa desde la configuracin del modulo correspondiente al maestro de conceptos, pero este puede ser modificado en caso de requerirse, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin.. Cdigo de Integracin: Cdigo correspondiente al Tipo de Concepto. El sistema propone el cdigo de integracin enlazado al maestro Tipo de Concepto, con el fin de evitar digitacin y darle ms seguridad a los datos. Tanto el Tipo de Concepto como el Cdigo de Integracin pueden ser modificados por el usuario, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin. Tipo de Concepto Pago de Notas Crdito: Seleccione el Tipo de Concepto con el cual se cancelan las diferentes Notas Crdito ingresadas en el sistema, para lo cual el sistema presenta Opciones de Bsqueda facilitando la captura de informacin. Cdigo de Integracin: Es el cdigo que enlaza el movimiento de cancelacin de las Notas Crdito con la contabilidad. El sistema propone el cdigo de integracin enlazado al maestro Tipo de Concepto, con el fin de evitar digitacin y darle ms seguridad a los datos. Facturas Pesos Otra Moneda Multimoneda: Al seleccionar alguna de estas opciones, el sistema traer las facturas de acuerdo a lo que se escogi, si por ejemplo se selecciona Otra moneda, el sistema traer las facturas por cobrar de ese cliente que slo son en Otra moneda. El sistema permite manejar los Recibos de Caja y Notas Contables en pesos, en Otra Moneda o en Mltiples Monedas; en este campo seleccione la opcin segn sea el caso. Moneda: Este campo se activa siempre y cuando haya seleccionado el Botn Multimoneda. Al presionar Enter en este campo el sistema despliega ventana de pop-up con las diferentes monedas ingresadas en el Mdulo de Maestros. Tasa de Conversin: Este campo se activa siempre y cuando haya seleccionado el Botn Multimoneda. Ingrese en este campo la tasa de conversin a dlar de la moneda seleccionada, este campo se inicializa del maestro de tasas de conversin dependiendo del cdigo de moneda seleccionado y de la fecha del documento. Tasa de Cambio: Al seleccionar la opcin de Otra Moneda, el sistema inicializa este campo con el valor de cambio que aparezca en la tabla Tasa de Cambio correspondiente a la fecha de la factura. Esta tasa es requerida para poder manejar el tipo de conversin, este campo se inicializa con el maestro de tasa de cambio segn la fecha del documento. Una vez ingresada esta informacin seleccione el botn Aceptar, y se abre la siguiente ventana como resultado de la bsqueda:

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Con estos botones: Marca o Desmarca respectivamente las facturas activas.

Al seleccionar el botn Aceptar se abrir una segunda pantalla que muestra las facturas pendientes por cancelar del Cliente seleccionado; seleccione con una X las facturas que sern pagadas o abonadas; para grabar presione las teclas Ctrl+W. Si digita ESC cierra esta ventana y el cursor queda ubicado en la captura de datos en blanco, esto en el caso de pagar algn descuento o retencin a la factura.

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Cdigo de tres dgitos, separando los conceptos de CxP y Cartera

Cdigo de tres dgitos identificando el modulo y relacionndolo con el concepto

Identifiquemos cada uno de sus campos: Factura: Es el nmero de la factura a la cual se le har el abono. Vienen de la pantalla anterior o puede ser digitado en este campo.

TipoDcto:. Tipo de documento al que pertenece la factura.Concepto: Campo donde se define el tipo de transaccin a realizar, segn el cdigo definido previamente en el Maestro Tipo de Concepto. Tengamos en cuenta que dependiendo del concepto digitado afecta o no el saldo de la Factura y totaliza los valores recibidos en dinero. Int.: Es el Cdigo de Integracin, que enlaza el movimiento de Cartera con la Contabilidad, si fu definido previamente en el maestro Tipo de Concepto; el sistema lo trae automticamente con el fin de evitar digitacin y garantizar un ptimo resultado en la integracin, ya que existe menos posibilidad de error. Valor: En este campo digitamos el valor de la transaccin, dependiendo del concepto ya sea Abono o Cancelacin de la Factura o un Descuento por Pronto Pago. Fecha consignacin: Este campo es para digitar la fecha de consignacin de cheques postfechados Nota Crdito Cruzar: En este campo se digita el nmero de la Nota Crdito con la cual se va a cruzar la factura. Tema que veremos un poco ms adelante.

Fecha consignacin: Postfechados

Este campo es para digitar la fecha de consignacin de cheques

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Nota Crdito Cruzar: En este campo se digita el nmero de la Nota Crdito con la cual se va a cruzar la factura. Tema a tratar ms adelante. TD. Cruce: Corresponde al tipo de documento al que pertenece la nota crdito a cruzar.Nota: Campo opcional, utilizado para documentar la transaccin. Observemos en la parte inferior de la pantalla la informacin pertinente a la Factura; al digitar el nmero de la Factura muestra el Tipo de Concepto, Cdigo de Integracin, la fecha de expedicin, vencimiento, valor de la factura, el saldo y el Tipo de Documento identificando si es en pesos, en otra moneda o multimoneda. Teclas de mayor uso Esc: Salir sin grabar, imprime el Recibo de Caja, al ingresar a la opcin de Abonos por Modificacin o Consulta. PgDn o PgUp: Nos desplazamos por la pantalla cuando el abono tiene varios registros El Botn de Medio de Pago ser explicado mas adelante en el tema de Manejo de Historial de Cheques Una vez verificado el documento grabe este haciendo uso del Botn grabar ubicado en la barra de herramientas o de las teclas CTRL. + W.

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INTEGRACIN EN LINEAUsted tambin puede al momento de grabar el documento realizar en forma automtica la integracin Contable, siempre y cuando haya definido este proceso desde la configuracin del Mdulo del Mdulo de Cartera, para ello ingrese al Modulo de tcnico por la opcin de Configuracin Variables Asignar Permisos.

Usted tambin puede realizar la consulta del movimiento antes de ser integrado a contabilidad, para ello presione el botn o tecla rpida F10. Funciona siempre y cuando usted haya definido en la configuracin del modulo el campo de integracin movimiento en lnea.

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Al presionar la tecla rpida, el sistema abre ventana para poder consultar el movimiento por pantalla, impresora, enviar por e-mail o publicar en pagina web

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En la generacin del reporte el sistema presenta detalle del movimiento con el fin de poder verificarlo antes de ser integrado a contabilidad

Ejemplo La empresa Alfa S.A entrega $ 9.161,14 para pagar la Factura No. 1044; el valor de esta Factura es de $ 9.940,14, la cual tiene una Retencin en la Fuente del (3%) la cual no fue descontada en el momento de elaborar la factura y un Descuento por Pronto Pago (5%).

En la elaboracin del Recibo de Caja tomamos el valor de la Factura le restamos la Retencin en la Fuente y el Descuento por Pronto Pago. Valor Factura $ 9.940.14 Menos Valor Retencin en la Fuente (3%) 321.00 Menos Valor Descuento por Pronto Pago (5%) 458.00 ---------------Saldo de la Factura $ 9.161.14

OPCIONES DE BUSQUEDA Nuestro sistema Atlas presenta una serie de Opciones de Bsqueda las cuales puede invocar en diferentes campos de la pantalla de captura de abonos, facilitando el ingreso de informacin.

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Al invocar por primera vez la bsqueda el sistema permite ordenar los registros en el orden que se maneje en el modulo tcnico segn la configuracin de cada usuario, es decir ordenar por cdigo y descripcin o por descripcin y cdigo.

Usted puede realizar la bsqueda por ejemplo de todos los clientes que contengan la palabra Industria, para ello digite la palabra luego presione la tecla Enter, automticamente presenta todos aquellos clientes que contengan esta palabra.

Usted puede realizar bsquedas por ejemplo de todos los Si desea omitir la bsqueda por nombre simplemente haga Clientes que comiencen por 890, para ello digite el uso del Tabulador de su teclado o la fecha para que el numero luego presione la tecla Enter, automticamente cursor se posicione en el primer registro. presenta todos aquellos clientes que comiencen por estos nmeros.

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En ella usted puede digitar los primeros dgitos del Usted puede realizar bsqueda ordenando por descripcin cdigo, por ejemplo si desea ver los clientes que y cdigo para ello presione clic en el botn para inicialicen con el cdigo 860 el sistema automticamente que el sistema realice el cambio del ordenamiento. se posiciona en el primer cliente que inicialice con este numero.

En ella usted puede digitar las iniciales del cliente a Si desea cambiar nuevamente el ordenamiento a cdigo y consultar, por ejemplo si desea ver los clientes que descripcin, simplemente presione clic en el botn inicialicen con la letra M el sistema automticamente se para que el sistema realice el cambio del posiciona en el nombre o letra digitada. ordenamiento, de igual manera usted podr realizar la bsqueda por el ejemplo por el primer digito de un cdigo.

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RECOMENDACIONESDefina el cdigo Tipo de Concepto igual al Cdigo de Integracin, relacionando estas codificaciones, evitando confusin en la creacin de cdigos. Documente la transaccin realizada, haciendo uso del campo Nota, ste es de gran utilidad en la Integracin de Cartera a Contabilidad.

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ADVERTENCIATodos los conceptos que van a ser transferidos a Contabilidad, deben tener definido el Cdigo de Integracin; en caso de no tenerlo, estos movimientos no integrarn al mdulo Contable.

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3.4. MANEJO DE LOS CHEQUES POSTFECHADOS

Los Cheques Posfechados son ingresados al sistema por la opcin de Abonos y los campos funcionan de igual manera al ingreso de Abonos. Con esta opcin podemos saber cuando debemos consignar los cheques Postfechados que los Clientes han dado en pago de las Facturas.

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F. Consig.: En este campo debemos digitar la fecha de consignacin del cheque posfechado; esta fecha debe ser manejada registro por registro como lo indica la pantalla.Ejemplo: El Cliente Galicia Producciones cancela la factura No. 105 con un cheque a la fecha y dos cheques postfechados, de la siguiente manera: El primer cheque a la fecha, por valor de $ 490.971 El segundo cheque por valor de $ 300.000 para consignar el 31 de agosto de 2005. El tercer cheque por valor de $ 400.000 para consignar el 10 de septiembre de 2005.

Una vez digitada la fecha a consignar los cheques, automticamente se abrir una ventana, donde se digita el Cdigo del Banco, el cual debe existir en el Maestro de Bancos y debe ser utilizado nicamente para el manejo de los Cheques Postfechados y el nmero del cheque como se visualiza en la pantalla anterior. Existen dos formas para manejar los Cheques Postfechados: 1. Cancelando la factura en el momento de recibir el cheque posfechado, elaborando el Recibo de Caja, sin tener en cuenta que el cheque se haga efectivo. Este sistema es trabajado por empresas que no tienen mucho volumen de cheques Postfechados. 2. Se elabora el Recibo de Caja, pero no se cancela la factura; para este manejo debe crear un concepto de la categora tres: No disminuye deuda y Si recibe dinero. En el momento de hacerse efectivo el cheque debe elaborar otro Recibo de Caja para hacer la cancelacin de la Factura. El sistema de Cartera permite generar Informe de Abonos con el fin de poder listar los Recibos de Caja que fueron pagados con cheques Postfechados.

RECOMENDACIONESSi el abono o pago de la Factura, no fue hecho con Cheque Postfechado, deje el campo Fecha de Consignacin en blanco Para el manejo y control de los Cheques Postfechados matricule en el Maestro de Bancos un cdigo para los Cheques Postfechados, con el fin de poder generar un listados de los cheques pendientes de consignar. Puede crear un concepto especial para Abono o Cancelacin de Cheque Postfechado clasificndolo en la categora tres: No disminuye deuda Si recibe dinero.

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ADVERTENCIALa fecha de consignacin del cheque Postfechado debe ser mayor que la fecha del documento o abono.

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3.5. CRUZANDO NOTAS CREDITO

Las Notas Crdito, se originan en el mdulo de Facturacin, afectando el saldo del Cliente en el mdulo de Cartera. Existen dos formas de trabajar el Cruce de Notas Crdito: Cruzando las Notas Crdito, contra las Facturas. Restando de la Factura el valor de la Nota Crdito

3.5.1.

Cruce de Notas Crdito contra la Factura

El procedimiento para la elaboracin y cruce de las Notas Crdito contra las facturas sera: 1. Por el mdulo de Facturacin se elabora la factura. 2. Tambin por el mdulo de Facturacin se genera la Nota Crdito, para aplicar a la Factura anterior. 3. Luego se cancela la Factura y se aplica la Nota Crdito por el mdulo de Cuentas por Cobrar porla opcin de Abonos. El sistema automticamente cancela la Nota Crdito.

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Los dems campos se ingresan como la captura normal: Factura: En este campo digitamos el nmero de la Factura a cancelar, por los diferentes conceptos que afecten dicha Factura. TipoDcto: Tipo de documento al que pertenece la factura. Cpto: En cada registro o tem del Recibo de Caja, digitamos el cdigo del Tipo de Concepto, segn la transaccin a realizar, teniendo en cuenta de digitar el concepto respectivo al Cruce de Nota Crdito, el cual debe estar previamente creado y clasificado en la categora dos (2) donde disminuye deuda y no genera dinero. Int: En cada registro del Recibo de Caja, digitamos el cdigo de Integracin correspondiente al concepto, teniendo en cuenta que algunos conceptos no se integran a Contabilidad. Para este caso, el Cruce de la Nota Crdito no integra. Valor: En este campo digitamos el valor correspondiente, teniendo en cuenta de restar los valores que disminuyen el saldo de la Factura. Para este caso, restamos del valor total de la Factura, el valor del Descuento por Pronto Pago y el valor de la Nota Crdito. Por cada registro ingresamos el valor correspondiente al concepto o transaccin a realizar. F. Consig: Funciona de manera similar, si el cheque de pago es postfechado, digitamos la fecha de consignacin, de lo contrario dejamos este campo en blanco. NC Cruzar: En este campo digitamos el nmero de la Nota Crdito con la cual vamos a cruzar la Factura.

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El registro donde cruzamos la Nota Crdito debe de ir de la siguiente manera:Factura: El nmero de la Factura que vamos a cancelar. Cpto: 103 Cruce Nota Crdito, con el que abonamos a la Factura, el cual resta del valor de la deuda y no se recibe dinero; este concepto debe estar previamente creado en el Maestro Tipo de Concepto. Int: Codigo de integracin 0, este concepto no integra a Contabilidad. Valor: Digitamos el valor de la de la Nota Crdito. F.Consig: Dejamos este campo en Blanco. NC Cruzar: Digitamos el nmero de la Nota Crdito . TD Cruce: Digitamos el Tipo de Documento al que pertenece la nota crdito

Ejemplo 1. Elaboramos la Factura No. 1038 por la compra de 30 Bicicletas.

Vr. Bruto IVA por pagar 16% Subtotal RetFte 3.5% Ret. ICA Ret IVA Total Neto

1.349.362,00 215.897,92 ---------------1.565.259,92 47.227,67 0,00 161.923,44 -------------1.356.108,81

2.

Nos devuelven 10 Bicicletas, por lo tanto elaboramos la Nota Crdito No. 1007 por devolucin de mercanca, la cual debe ingresarse por el mdulo de Facturacin.

Vr. Bruto IVA por pagar 16% Subtotal RetFte 3.5% Ret. ICA Ret IVA Total Neto

662.676,00 106.028,16 ------------768.704,16 23.193,66 0,00 79.521,12 -------------689.183,04

3.

Cancelamos la Factura antes de la Fecha estipulada, por lo tanto nos otorgan un Descuento por Pronto Pago del 5%. Elaboramos el Recibo de Caja.

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4.

El sistema automticamente se encarga de cancelar la Nota Crdito, elaborando un registro similar al explicado, pero cancelando la Nota Crdito, con el valor negativo. Este efecto lo podemos observar, entrando a la opcin de Abonos, Modificacin.

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ADVERTENCIASAl digitar el nmero de la Nota Crdito el sistema valida los siguientes aspectos: Que la Nota Crdito exista en Cartera. Que no este totalmente cancelada. Que el valor digitado para abonar a la factura no sea mayor al valor que falta para cancelar la Nota Crdito. Que el valor digitado positivo. para abonar a la factura sea

Que el concepto digitado para cancelar o abonar a la factura sea de tipo 2 NC/ Descuentos (Disminuye DeudaNo Recibe Dinero).

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3.5.2. Restando de la Factura el valor de la Nota CrditoEl procedimiento para el manejo del cruce de las notas, restando de la Factura el valor de la Nota Crdito sera: 1. Por el mdulo de Facturacin se elabora la factura y la nota crdito para aplicar a la Factura anterior.2.

Despus se cancela la Factura y la Nota Crdito por el mdulo de Cuentas por Cobrar, haciendo uso de la opcin de Abonos, teniendo en cuenta de aplicar un Tipo de Concepto creado previamente correspondiente a la categora uno (1), para cruzar estos movimientos. El sistema automticamente resta de la factura el valor de la Nota Crdito.

Tipo de Movimiento que resta de la factura el valor de la Nota Crdito.

Presionamos el botn Aceptar, desplegando pantalla para marcar con X la Factura y Nota Crdito a cruzar.

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El sistema automticamente cruza estos movimientos, aplicando la Nota Crdito a la Factura.

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Verifiquemos el movimiento de estas transacciones ingresando a la opcin Cartera Facturas Consulta.

ADVERTENCIASPara cruzar o aplicar las Notas Crdito a las Facturas por este procedimiento debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Que la Nota Crdito exista en Cartera. Que no este totalmente cancelada. Que el concepto digitado para aplicar la Nota Crdito a la Factura, corresponda a la categora uno (1) Disminuye Deuda - Genera Dinero.

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3.6.

CONSULTAS TECLAS RAPIDAS

El sistema presenta una serie de ayudas mediante teclas programadas, las cuales se invocan presionando la tecla F2, encontrando en esta la combinacin de teclas con su respectiva accin; son utilizadas en campos de edicin es decir donde se digita la informacin. Tambin puede hacer uso de stas a travs de la barra de herramientas localizadas en la parte superior de la pantalla.

Las teclas rpidas las clasificamos en tres grupos:

3.6.1. Teclas Genricas para todos los mdulos Alt+C : Activa Calculadora Alt+D : Activa Calendario Alt+F : Activa diferentes tipos de letras Estas teclas sern vistas con ms detalle en el Curso Bsico sobre el manejo del Sistema Atlas.

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3.6.2.

Teclas Genricas para el mdulo de Cartera ACCION Activa el Maestro de Clientes.

COMBINACION Ctrl. +L

Esta combinacin de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas tambin puede ser usada en cualquier momento del mdulo, aunque lo mas usual es en la opcin de Facturas o Abonos para buscar un cliente. Presionando estas teclas, el sistema muestra el NIT o RFC y Nombre del Cliente; es utilizado cuando el Maestro de Clientes es muy extenso, permitiendo as facilitar su bsqueda.

El sistema permite consultar un nombre especfico pulsando Ctrl+F; busca dentro del maestro la palabra o frase escrita. Una vez encontrada la consulta, la podemos trasladar al movimiento, evitando la nueva digitacin, haciendo uso de los comandos de copiado CTRL+C, luego nos ubicamos en el campo donde se quiere pegar y presionamos CTRL+V (pegar).

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Este sistema lo podemos utilizar en la consulta de cada uno de los maestros. COMBINACION Ctrl+U ACCION Activa el Maestro Tipo de Concepto

Esta consulta puede ser utilizada en la opcin de Abonos o en cualquier evento del mdulo de Cartera.

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COMBINACION Ctrl+O

ACCION Activa el Maestro de Bancos

La combinacin de estas teclas o haciendo uso de la barra de herramientas muestran los diferentes cdigos de Bancos, puede ser utilizado en la opcin de Abonos

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COMBINACION Ctrl+P

ACCION Activa el Maestro Tipos de Cartera

Al presionar esta combinacin de teclas o haciendo uso de la barra de herramientas, el sistema despliega en pantalla ventana con los diferentes Tipos de Cartera. Puede ser utilizada en cualquier evento del mdulo de Cartera.

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COMBINACION CTRL. + D

ACCION Distribucin de Cuotas en Cartera

Presionando las teclas o haciendo uso de la barra de herramientas el programa permite con slo ingresar el nmero de la factura y su correspondiente tipo de documento poder consultar como se han ido cancelando cada una de las cuotas al momento de realizar el abono. En la consulta el sistema nos muestra el numero de las cuotas, fecha de expedicin de cada una de ellas, fecha de vencimiento, valor de las cuotas y abonos realizados a cada una de las cuotas. . El sistema permite operar esta tecla estando ubicado en cualquier parte del mdulo.

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3.6.3.

Teclas Especficas de la opcin de Abonos

Las siguientes teclas funcionan nicamente en la opcin de Abonos y son especficas en ella. El sistema no permite consultarlas en ninguna otra opcin del mdulo de Cartera.

COMBINACION F7

ACCION Consulta Facturas Activas

Pulsando esta tecla o haciendo uso de la barra de herramientas, despliega ventana relacionando las facturas vivas del Cliente.

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COMBINACION F4

ACCION Calculo Automtico Descuento por Pronto Pago

Al pulsar la tecla F4 o haciendo uso de la barra de herramientas el sistema permite en la captura de abonos traer automticamente el valor de los descuentos definidos desde la factura sin necesidad de digitar estos manualmente. Desde el ingreso de la Factura en el Mdulo de Facturacin se pueden definir las fechas y descuentos que sern otorgados a los clientes en la cancelacin de la factura:

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Defina las fechas y porcentajes de descuentos otorgados en la cancelacin de facturas

El sistema presenta una columna con varias fechas en forma vertical, estas son calculadas con base al plazo que tiene el cliente matriculado; al lado de sta encontramos tres columnas con sus correspondientes descuentos definidos en el Maestro de Clientes, pudiendo ingresar otros descuentos financieros diferentes a los estipulados en el maestro. Para nuestro caso definiremos las siguientes fechas y descuentos:

Pagos realizados hasta 2008.01.20. Se otorgar descuentos en lnea del 10%, 5% y 3% Pagos realizados desde 2008.01.21 2008.01.31. descuento del 8% Se otorgar

Pagos realizados desde 2008.02.01 2008.02.09. Se otorga descuento del 1%

Una vez que se hayan ingresados los descuentos verifique los totales de la factura, con el fin de confrontar posteriormente los descuentos calculados por el sistema.

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Una vez definidos los descuentos ingrese al Mdulo de Cartera por la opcin de Abonos.

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Observe en la anterior pantalla como al presionar la tecla rpida F4 nos despliega pantalla para definir el tipo de concepto por descuentos por pronto pago; una vez se haya definido este presione el botn Aceptar.

Observe como el sistema carga automticamente el descuento por pronto pago correspondiente a la factura 1116.

ADVERTENCIANo se deben definir dos fechas iguales cada una con porcentajes de descuentos, debido a que el sistema no realiza este calculo.

COMBINACION F5

ACCION Calculo Automtico P.P - Clientes

Al pulsar la tecla F5 o haciendo uso de la barra de herramientas el sistema permite en el ingreso de un abono traer automticamente el valor del descuento financiero sin necesidad de digitar este manualmente. Partiendo de la fecha de expedicin y vencimiento de la factura, el programa permite d