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ESTADO DE RORAIMACORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA

DIRETORIA DE ENSINO, INSTRUÇÃO E OPERAÇÃ0 (DEIOp)CURSO DE APERFEIÇOAMENTO DE SARGENTOS 2013

O SUPRIMENTO NO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA – A

IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO KAIZEN NO SETOR DE APROVISIONAMENTO

Autores:

PATRICK MAX SOUZA DA COSTA

RICARDO ALMEIDA FERNANDES

ANDRÉ LUIZ SOUZA FRANÇA

RAUSTMAN LIMA GONDIM

ORIENTADOR: CAP BM ADILON PEREIRA DE ANDRADE

BOA VISTA/RR2013/2

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O SUPRIMENTO NO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA – A

IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO KAIZEN NO SETOR DE APROVISIONAMENTO

RESUMO

Este estudo tem como objetivo analisar a gestão do Aprovisionamento1 do Corpo de

Bombeiros Militar de Roraima, identificando os processos gerenciais que possam ser

melhorados. Este processo será avaliado pela metodologia Kaizen, que possui como filosofia

a melhoria continua da gestão de qualquer atividade. Para auxiliar o método Kaizen foram

utilizadas as ferramentas de análise: Ciclo PDCA e 5S de Qualidade.

Com a implantação do estudo será possível aplicar melhorias na forma como ocorre

o gerenciamento do Aprovisionamento, trazendo métodos para analisar e identificar falhas e

desvios, para que sejam aplicadas soluções que visem à eliminação ou minimização dos fatos

relacionados, trazendo melhores práticas de gerencia, para que as decisões possam ser

tomadas trazendo benefícios para a Corporação.

Palavras-Chaves: Kaizen, Ciclo PDCA, Aprovisionamento e 5S de Qualidade.

1 Setor responsável pelo abastecimento, fornecimento, sortimento e provimentos de suprimentos.

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SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO 04

2 REFERENCIAL TEÓRICO 05

2.1 MÉTODO KAIZEN 05

2.2 CICLO PDCA 05

2.3 SISTEMA JUST IN TIME 06

2.4 PROGRAMA 5S DE QUALIDADE 07

2.5 APROVISIONAMENTO 08

3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS 10

4 ANÁLISE DOS DADOS 10

4.1 O EVENTO KAIZEN 10

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 12

6 REFERÊNCIAS 14

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1 INTRODUÇÃO

No Brasil as instituições públicas não possuem o mesmo dinamismo e eficiência que

as empresas privadas. Alguns fatores como o excesso de burocracia, a falta de

comprometimento dos funcionários e a falta de competitividade por parte das instituições

públicas geram diferenças na gestão de ambas. O setor público brasileiro passa por um

processo de transformação e reestruturação administrativa. Existe certo consenso quanto à

necessidade de mudança no sistema de compras públicas, no Brasil, para buscar mais

agilidade, eficiência e transparência no trato com o dinheiro público. Neste contexto, a gestão

do Aprovisionamento torna-se de suma importância para o Corpo de Bombeiros Militar de

Roraima - CBMRR.

Assim, para tomar decisões, os gestores necessitam de um fluxo maior de

informações, tanto sobre o ambiente interno quanto sobre o ambiente externo à organização, a

fim de identificar ameaças e oportunidades, pois, são essas informações que lhes darão

suporte no momento de criar estratégias eficazes de posicionamento no mercado. Essas

decisões diferem de sua forma quando comparamos a gestão pública em relação à privada,

enquanto os particulares podem fazer tudo àquilo que a lei não proíbe a Administração

Pública só pode fazer aquilo que a lei determina. Os interesses privados são disponíveis, mas

os interesses públicos são indisponíveis. Os particulares escolhem livremente seus

contratados, mas a Administração não tem liberdade de escolha.

Uma das maneiras encontradas pelas organizações é ter seus processos melhorados

continuamente, visando menos perdas, menores custos, processos mais rápidos e mais

confiáveis. A melhoria nos processos é uma necessidade já presente em todas as organizações

públicas ou privadas. Seguindo este contexto a aplicação da metodologia de custeio Kaizen

tem sido uma ferramenta importante na identificação de oportunidades para eliminar os

desperdícios, melhorar a produtividade e a qualidade dos processos e este é o objetivo

principal deste trabalho: implantar um controle de estoques através de uma planilha; distribuir

de forma eficiente o estoque padronizando-o; organizar todo o Setor através da ferramenta 5S

de Qualidade; e manter o estoque em níveis aceitáveis evitando o vencimento de produtos.

O objetivo deste estudo é analisar o Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de

Roraima para que este possa identificar oportunidades de melhorias em seus processos

gerenciais, buscando soluções e gerando métodos para a gestão do Setor em análise. Como

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ferramenta auxiliar será utilizado o ciclo PDCA2 que visa controlar as atividades da

organização, buscando as melhores prática, tendo a implantação do programa 5S de

Qualidade e a utilização do sistema Just in time como ferramentas de apoio na análise e

aplicação do Kaizen. Este estudo busca responder a seguinte pergunta: como a metodologia

KAIZEN pode agregar condições para que possam melhorar o processo de gerenciamento do

Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros Militar de Roraima?

2 REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 MÉTODO KAIZEN

A metodologia Kaizen significa melhoramento e tem como filosofia de que o nosso

modo de vida merece ser constantemente melhorado, bem como os procedimentos realizados

no nosso dia-a-dia. Na prática das empresas significa que nenhum dia deve passar sem que

sejam feitas melhorias. No contexto da Qualidade Total, significa melhoramento contínuo,

com envolvimento de todos na organização, do chão de fábrica à alta administração (IMAI,

1994).

O Kaizen é regido por dez mandamentos: Todo desperdício deve ser eliminado;

Todos os colaboradores devem se engajar no processo de melhoria; O aumento da

produtividade deve ser baseado em ações que não demandem investimento financeiro alto;

Deve ser aplicado em qualquer local/empresa; As melhorias obtidas devem ser divulgadas,

como forma de se ter uma comunicação transparente; As ações devem ser focadas no local de

maior necessidade; O Kaizen deve ser direcionado de forma que seu objetivo seja unicamente

a melhoria dos processos; A priorização na melhoria das pessoas deve ser mais importante. E

por fim: O foco do Kaizen é Aprender na Prática.

2.2 CICLO PDCA

O PDCA é um método amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável das

atividades de uma organização, principalmente àquelas relacionadas às melhorias,

2 PDCA também é conhecido como Ciclo de Deming, sendo composto de quatro fases básicas: (P) Plan, Planejar, (D) Do, Executar, (C) Check, Verificar e (A) Action, Atuar corretivamente.

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possibilitando a padronização nas informações do controle de qualidade e a menor

probabilidade de erros nas análises ao tornar as informações mais entendíveis. O PDCA

constitui-se das seguintes etapas:

“PLAN” – O primeiro passo para a aplicação do PDCA é o estabelecimento de um

plano, ou um planejamento que deverá ser estabelecido com base nas diretrizes ou políticas da

empresa e onde devem ser consideradas três fases importantes: a primeira fase é o

estabelecimento dos objetivos, a segunda, é o estabelecimento do caminho para que o objetivo

seja atingido e, a terceira é a definição do método que deve ser utilizado para consegui-los. A

boa elaboração do plano evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do

ciclo;

“DO” – O segundo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no

treinamento dos envolvidos no método a ser empregado, a execução propriamente dita e a

coleta de dados para posterior análise. É importante que o plano seja rigorosamente seguido;

“CHECK” – O terceiro passo do PDCA é a análise ou verificação dos resultados

alcançados e dados coletados. Ela pode ocorrer concomitantemente com a realização do plano

quando se verifica que o trabalho está sendo feito da forma devida, ou após a execução

quando são feitas análises estatísticas dos dados e verificação dos itens de controle. Nesta fase

podem ser detectados erros ou falhas;

“ACTION” – a última fase do PDCA é a realização das ações corretivas, ou seja, a

correção das falhas encontradas no passo anterior. Depois de realizar a investigação das falhas

e/ou desvios no processo, deve-se repetir, ou aplicar o ciclo PDCA para corrigir as falhas

(através do mesmo modelo, planejar as ações, fazer, checar e corrigir) de forma a melhorar

cada vez mais o sistema e o método de trabalho.

2.3 SISTEMA JUST IN TIME

Just in time, ou JIT é um sistema de administração da produção que determina que

nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Pode ser aplicado em

qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes. Um exemplo da

aplicação do Just in time é o Sistema Toyota de Produção ou produção enxuta.

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Com este sistema, o produto ou suprimento chega ao local de utilização somente no

momento exato em que for necessário. Os produtos somente são entregues a tempo de serem

consumidos, este conceito também possui outra definição:

O conceito de Just in Time (JIT) se expandiu, e hoje é uma filosofia gerencial que procura não apenas eliminar os desperdícios, mas também colocar o componente certo, no lugar certo e na hora certa. As partes são adquiridas em tempo de atenderem às necessidades de consumo. O JIT leva a estoques bem menores, custos mais baixos e melhor qualidade do que os sistemas convencionais. (Uhlmann, 1997)

2.4 PROGRAMA 5 S DE QUALIDADE

É uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na organização através

da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho

agradável, seguro e produtivo.

O programa 5S de Qualidade surgiu no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial.

O país passava por uma reconstrução da economia e reorganização interna em razão da

destruição pelo conflito. O programa de qualidade tem esse nome devido aos cinco conceitos

básicos, que em japonês começam pela letra 'S': Seiri (Organização), Seiton (Arrumação),

Seisou (Limpeza), Seiketsu (Padronização) e Shitsuke (Disciplina), sendo conhecido em

função de seus resultados satisfatórios.

1º S: SENSO DE UTILIZAÇÃO (SEIRI)

Classificar o material no ambiente de trabalho:

Necessário ou Desnecessário

2º S: SENSO DE ORDENAÇÃO (SEITON)

Tudo o que temos que ter para exercer nossas atividades, seja, um local para

guardar as coisas de modo que todos saibam onde encontrá-las.

Cada coisa no seu lugar: facilidade de acesso

3º S: SENSO DE LIMPEZA (SEISOU)

É eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente

(parede, armários, o teto, gaveta, estante, piso) bem como manter dados e

informações atualizados para garantir a correta tomada de decisões.

Facilidade na execução das tarefas

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4º S: SENSO DE SAÚDE / ASSEIO (SEIKETSU)

Cria condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não

agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas

áreas comuns, zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e

comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão.

Transformar padrões individuais de segurança e asseio em padrões coletivos.

5º S: SENSO DE DISCIPLINA (SHITSUKE)

É desenvolver hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos,

atender especificações, sejam escritas ou informais. Este hábito é resultado do

exercício da força mental, moral e física. Não se trata de uma obediência

cega, submissa, é a demonstração de respeito a si próprio e aos outros.

Cumprimento dos padrões (normas estabelecidas);

Melhoria contínua: chave do sucesso do Programa 5S de Qualidade.

2.5 APROVISIONAMENTO

O Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de Roraima (CBMRR) está ligado

atualmente à Diretoria de Apoio Logístico que é a responsável pela gestão de suprimentos que

se destinam a atender as diversas missões e os principais eventos realizados na capital e nas

diversas regiões do interior do Estado.

Atualmente o Aprovisionamento funciona nas instalações que antes abrigavam o

Serviço Operacional do CBMRR, naquele local a estrutura não é a mais adequada para estocar

suprimentos, pois nele existem sanitários que estão desativados e que podem apresentar

infringências por não cumprirem a norma vigente das Vigilâncias Municipal, Estadual e a

ANVISA3.

A importância do Aprovisionamento está na sua atribuição maior de não permitir o

desabastecimento, sempre fornecendo de forma contínua e ininterrupta os suprimentos

necessários para as atividades do CBMRR. O Aprovisionamento se constitui de um setor

organizado para a execução de três atividades básicas: recebimento, armazenagem, e

distribuição, buscando melhorias nos processos de gerenciamento para obter informações para

3 ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária

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a correta tomada de decisões. Por esta razão as instituições devem planejar suas ações. Vale

destacar que:

Planejar é conhecer o contexto; é saber o que se quer e como atingir os objetivos; é saber como se prevenir; é calcular os riscos e buscar minimiza-los; é preparar-se taticamente; é ousar as metas propostas e superar-se de maneira contínua e constante para a tomada de decisões (CHIAVENATO; SAPIRO, 2003)

Como em qualquer setor de Logística o Aprovisionamento do CBMRR desempenha

papel fundamental ao prestar apoio aos militares que se encontram em missões realizadas

rotineiramente em todo o território Estadual, atuando de forma intensa nas operações de

inverno (cheias) e verão (queimadas), gerenciando toda a cadeia de suprimentos, dando

suporte para que todas as missões transcorram de forma eficiente. Ao Aprovisionamento

também fica incumbido a atividade de prestar apoio aos bombeiros em eventos, como os

desfiles de 07 de Setembro e também em missões realizadas pela Companhia de Busca e

Salvamento (CBS). No entanto este Setor sofre com a dificuldade em adquirir suprimentos em

tempo hábil, devido à demora em se concluir os processos licitatórios. A dificuldade do

Aprovisionamento em se adequar ao método Kaizen fica evidente quando destacamos a forma

como os suprimentos deste Setor são adquiridos. A Lei 8.666/934 define que as aquisições por

parte do setor público deverão ocorrer na forma de licitação e de suas dispensas quando assim

ocorrerem, tornando-se um processo demorado e custoso para o Estado.

O tempo de reposição no setor público é maior do que no setor privado, podendo ser

dividido em duas fases, uma delas a seleção do fornecedor, com a respectiva emissão da

ordem de compra ou contrato, e a entrega do produto comprado. Os tramites licitatórios para

seleção de fornecedor aumentam o tempo de reposição em no mínimo 60 dias. Assim, a

requisição de compra deve ser emitida dois meses antes do final do estoque. A consequência

dessa demora fica evidenciada quando se observa o tamanho do estoque de segurança para

suportar as variações de demanda durante esse período de aquisição, sendo que na maioria das

vezes fica difícil de manter esse estoque de segurança quando se trata de itens com curto

prazo de validade.

4 Lei 8.666/93 Lei das Licitações, surgiu para regulamentar as compras dos órgãos públicos, acrescidos de decretos como o 10.520 que estabelece as regras do Pregão.

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3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

Quanto aos meios a pesquisa é aplicada, pois, segundo VERGARA (2006) este tipo

de pesquisa é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos,

mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática, ao contrário da pesquisa pura,

motivada basicamente pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada, sobretudo no

nível da especulação.

Quanto aos fins a pesquisa é bibliográfica, pois ela é o estudo sistematizado

desenvolvido com base em material encontrado em livros, revistas, sites, ou seja, material de

livre acesso. Fornece instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa, mas também

pode esgotar-se em si mesma.

4 ANÁLISE DOS DADOS

O Kaizen foi aplicado no Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros com a

finalidade de se obter uma melhoria continua na gestão praticada daquele setor, para isso, foi

analisada a atual forma de gestão e buscados novos procedimentos que trouxessem técnicas

mais enxutas de administração. O evento será realizado em um período de duas semanas,

conforme estrutura em estudo. Foram desenvolvidos os planos de ações, aplicados e medidos

os resultados dentro da filosofia do PDCA.

4.1 – O EVENTO KAIZEN

Planejar (Plan) – A aplicação do método de custeio Kaizen surgiu devido à necessidade de

se pleitear a filosofia de melhoria constante na gestão do Aprovisionamento com novas

técnicas e procedimentos. Como parte deste processo foi realizada uma análise inicial dos

estoques, ação esta que tinha como objetivo mensurar todo o estoque, sendo observada a

forma de acondicionamento, os prazos de validade, as quantidades estocadas entre outros

fatores que gerassem informações para que o presente estudo pudesse ser realizado. Para o

inicio das atividades foi definido o desenvolvimento do processo e estabelecido os objetivos

deste evento, a saber:

1. Implantar uma planilha de controle de estoque;

2. Padronizar a distribuição de forma eficiente dos estoques;

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3. Manter estoques em níveis aceitáveis, evitando desperdício;

4. Readequação do espaço útil utilizado para a armazenagem;

5. Aplicação da ferramenta 5S de Qualidade em todos os processos.

Fazer (Do) – Após a análise realizada no Aprovisionamento do CBMRR foi elaborado um

fluxograma desenhando todo o processo desde a aquisição dos produtos até a entrega destes

para os clientes externos (diretorias, missões e eventos). Este fluxograma detalha os

problemas e/ou desvios nas fases processuais, com a finalidade de descobrir a causa-raiz das

dificuldades em gerir e manter um processo Just in Time no Aprovisionamento de uma

instituição pública.

Para esta ação ficou a cargo do Aprovisionamento mensurar o consumo real de

produtos e estabelecer a quantidade ideal necessária para o bom andamento das atividades do

Corpo de Bombeiros. Mantendo os suprimentos com data de validade curta em níveis

aceitáveis para evitar desperdícios e mantendo estoque de segurança para aqueles com data de

validade prolongada, adaptando a filosofia do Just in Time onde os suprimentos devem ter sua

imediata entrada em estoque assim que o anterior tenha ido pago, diminuindo a quantidade de

material em estoque.

Para melhorar o acondicionamento dos produtos foi proposta uma melhoria na

organização do estoque, padronizando e identificando os locais específicos para cada material

obtendo-se melhor aproveitamento da área e consequentemente melhor controle. Sendo que o

controle funcionará em uma planilha elaborada especificamente para o Aprovisionamento.

Para o acondicionamento adequado dos produtos será aplicada à ferramenta 5S de

Qualidade, esta ação busca concentrar e eliminar os espaços que estão subutilizados,

readequando a área útil de armazenagem através da arrumação, organização, seleção e

classificação. Com esta ferramenta mantém-se o realmente necessário para o trabalho,

buscando o senso de utilização para o setor, identificando os materiais e descartando ou dando

a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades no ambiente

de trabalho.

Checar (check) - Este evento foi realizado no mês de setembro de 2013. Como o

Almoxarifado já realiza o registro das entradas e saídas fica mais fácil à implantação da

planilha de gestão, basta que o setor alimente o sistema com as informações necessárias para

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que a tomada de decisões, principalmente aquelas ligadas à aquisição seja a mais correta

possível. Fica a cargo dos agentes do Aprovisionamento verificar todas as condições e

compará-las com os objetivos traçados.

Agir (Act) – Foi definido que trimestralmente será revista a relação de produtos

adquiridos com relação ao consumo real para que o estoque se mantenha em níveis seguros

para não ocorrer à falta de nenhum item. Sendo que mensalmente serão realizadas auditorias

internas para a verificação da aplicação da ferramenta 5S de Qualidade, para que se perpetue a

organização, padronização e limpeza no Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros, tendo em

vista que o 5S de Qualidade tem de ser aplicado diariamente na área de trabalho. A planilha

de Controle de Estoques deverá ser alimentada semanalmente facilitando a tomada de

decisões. Na metodologia KAIZEN a melhoria no processo de gerenciamento é contínuo,

cabendo aos colaboradores do Aprovisionamento estabelecer as práticas que manterão o setor

em constante evolução.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após a realização de uma análise gerencial no Aprovisionamento do Corpo de

Bombeiros de Roraima, foi possível identificar alguns problemas em relação à gestão do

Setor, o principal deles está na dificuldade em se adquirir os suprimentos e de mantê-los em

níveis adequados para atender a demanda da Instituição. Esta dificuldade se dá pelo excesso

de burocratização que a Lei de Licitações impõe às Instituições Públicas, aumentando o

tempo necessário para a aquisição de produtos que em certas ocasiões prejudicam a entrega

destes no Aprovisionamento, obrigando os gestores a buscar técnicas e métodos com o intuito

de mitigar os efeitos da Lei (demora na entrega) sobre o Setor.

Atualmente o Aprovisionamento já realiza ações de acordo com a metodologia

Kaizen, através do planejamento e da aplicação eficiente da distribuição de suprimentos para

as atividades do CBMRR. No entanto ainda existem alguns procedimentos que podem ser

realizados visando à melhoria da gestão no Setor, buscando dar mais dinamismo aos

processos, entre elas estão: a padronização e distribuição dos suprimentos de forma a garantir

as condições ideais de conservação; a readequação do espaço útil para o armazenamento dos

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estoques; e controlar todas as informações em uma planilha de controle, para que esta possa

gerar informações eficientes para a tomada de decisões.

Com base nas informações deste artigo, chega-se à conclusão de que os resultados de

um método KAIZEN bem sucedido aplicados no CBMRR e auxiliados por ferramentas como

o Ciclo PDCA e a 5S de Qualidade trazem melhorias ao sistema de gestão do

Aprovisionamento, trazendo benefícios e principalmente organização e metodologias,

focando na liderança através da qualidade, da readequação do espaço utilizado e da

padronização do armazenamento.

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6. REFERÊNCIAS

CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2009.

IMAI, M. Kaizen: a estratégia para o sucesso competitivo. 5. ed. São Paulo: IMAM, 1994.

PROGRAMA 5S, LEONEL. Cassiano, “Programa 5S de Qualidade” Página consultada em 18 de Setembro de 2013, <http://www.gespublica.gov.br/folder_rngp/folder_nucleo/RS/pasta.2013-06-07.7106049283/5S_Programa.ppt>

Sobre Administração (2013), “O que é o 5w2h e como ele é utilizado”. Página consultada em 04 de Setembro de 2013, <http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/>

UHLMANN, Gunter W. Administração: Das Teorias Administrativas à Administração Aplicada Contemporânea. São Paulo, Editora FTD, 1997.

Wikipedia (2013), “Sistema Just in Time”. Página consultada em 15 de Setembro de 2013, < http://pt.wikipedia.org/wiki/Just_in_time>

VERGARA, Sylvia Constant. Projeto e Relatórios de Pesquisa em Administração. 7ª. ed. São Paulo: Editora Atlas, 2006.