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ESTADO DE RORAIMACORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA
DIRETORIA DE ENSINO, INSTRUÇÃO E OPERAÇÃ0 (DEIOp)CURSO DE APERFEIÇOAMENTO DE SARGENTOS 2013
O SUPRIMENTO NO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA – A
IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO KAIZEN NO SETOR DE APROVISIONAMENTO
Autores:
PATRICK MAX SOUZA DA COSTA
RICARDO ALMEIDA FERNANDES
ANDRÉ LUIZ SOUZA FRANÇA
RAUSTMAN LIMA GONDIM
ORIENTADOR: CAP BM ADILON PEREIRA DE ANDRADE
BOA VISTA/RR2013/2
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O SUPRIMENTO NO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE RORAIMA – A
IMPLANTAÇÃO DO MÉTODO KAIZEN NO SETOR DE APROVISIONAMENTO
RESUMO
Este estudo tem como objetivo analisar a gestão do Aprovisionamento1 do Corpo de
Bombeiros Militar de Roraima, identificando os processos gerenciais que possam ser
melhorados. Este processo será avaliado pela metodologia Kaizen, que possui como filosofia
a melhoria continua da gestão de qualquer atividade. Para auxiliar o método Kaizen foram
utilizadas as ferramentas de análise: Ciclo PDCA e 5S de Qualidade.
Com a implantação do estudo será possível aplicar melhorias na forma como ocorre
o gerenciamento do Aprovisionamento, trazendo métodos para analisar e identificar falhas e
desvios, para que sejam aplicadas soluções que visem à eliminação ou minimização dos fatos
relacionados, trazendo melhores práticas de gerencia, para que as decisões possam ser
tomadas trazendo benefícios para a Corporação.
Palavras-Chaves: Kaizen, Ciclo PDCA, Aprovisionamento e 5S de Qualidade.
1 Setor responsável pelo abastecimento, fornecimento, sortimento e provimentos de suprimentos.
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO 04
2 REFERENCIAL TEÓRICO 05
2.1 MÉTODO KAIZEN 05
2.2 CICLO PDCA 05
2.3 SISTEMA JUST IN TIME 06
2.4 PROGRAMA 5S DE QUALIDADE 07
2.5 APROVISIONAMENTO 08
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS 10
4 ANÁLISE DOS DADOS 10
4.1 O EVENTO KAIZEN 10
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 12
6 REFERÊNCIAS 14
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1 INTRODUÇÃO
No Brasil as instituições públicas não possuem o mesmo dinamismo e eficiência que
as empresas privadas. Alguns fatores como o excesso de burocracia, a falta de
comprometimento dos funcionários e a falta de competitividade por parte das instituições
públicas geram diferenças na gestão de ambas. O setor público brasileiro passa por um
processo de transformação e reestruturação administrativa. Existe certo consenso quanto à
necessidade de mudança no sistema de compras públicas, no Brasil, para buscar mais
agilidade, eficiência e transparência no trato com o dinheiro público. Neste contexto, a gestão
do Aprovisionamento torna-se de suma importância para o Corpo de Bombeiros Militar de
Roraima - CBMRR.
Assim, para tomar decisões, os gestores necessitam de um fluxo maior de
informações, tanto sobre o ambiente interno quanto sobre o ambiente externo à organização, a
fim de identificar ameaças e oportunidades, pois, são essas informações que lhes darão
suporte no momento de criar estratégias eficazes de posicionamento no mercado. Essas
decisões diferem de sua forma quando comparamos a gestão pública em relação à privada,
enquanto os particulares podem fazer tudo àquilo que a lei não proíbe a Administração
Pública só pode fazer aquilo que a lei determina. Os interesses privados são disponíveis, mas
os interesses públicos são indisponíveis. Os particulares escolhem livremente seus
contratados, mas a Administração não tem liberdade de escolha.
Uma das maneiras encontradas pelas organizações é ter seus processos melhorados
continuamente, visando menos perdas, menores custos, processos mais rápidos e mais
confiáveis. A melhoria nos processos é uma necessidade já presente em todas as organizações
públicas ou privadas. Seguindo este contexto a aplicação da metodologia de custeio Kaizen
tem sido uma ferramenta importante na identificação de oportunidades para eliminar os
desperdícios, melhorar a produtividade e a qualidade dos processos e este é o objetivo
principal deste trabalho: implantar um controle de estoques através de uma planilha; distribuir
de forma eficiente o estoque padronizando-o; organizar todo o Setor através da ferramenta 5S
de Qualidade; e manter o estoque em níveis aceitáveis evitando o vencimento de produtos.
O objetivo deste estudo é analisar o Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de
Roraima para que este possa identificar oportunidades de melhorias em seus processos
gerenciais, buscando soluções e gerando métodos para a gestão do Setor em análise. Como
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ferramenta auxiliar será utilizado o ciclo PDCA2 que visa controlar as atividades da
organização, buscando as melhores prática, tendo a implantação do programa 5S de
Qualidade e a utilização do sistema Just in time como ferramentas de apoio na análise e
aplicação do Kaizen. Este estudo busca responder a seguinte pergunta: como a metodologia
KAIZEN pode agregar condições para que possam melhorar o processo de gerenciamento do
Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros Militar de Roraima?
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 MÉTODO KAIZEN
A metodologia Kaizen significa melhoramento e tem como filosofia de que o nosso
modo de vida merece ser constantemente melhorado, bem como os procedimentos realizados
no nosso dia-a-dia. Na prática das empresas significa que nenhum dia deve passar sem que
sejam feitas melhorias. No contexto da Qualidade Total, significa melhoramento contínuo,
com envolvimento de todos na organização, do chão de fábrica à alta administração (IMAI,
1994).
O Kaizen é regido por dez mandamentos: Todo desperdício deve ser eliminado;
Todos os colaboradores devem se engajar no processo de melhoria; O aumento da
produtividade deve ser baseado em ações que não demandem investimento financeiro alto;
Deve ser aplicado em qualquer local/empresa; As melhorias obtidas devem ser divulgadas,
como forma de se ter uma comunicação transparente; As ações devem ser focadas no local de
maior necessidade; O Kaizen deve ser direcionado de forma que seu objetivo seja unicamente
a melhoria dos processos; A priorização na melhoria das pessoas deve ser mais importante. E
por fim: O foco do Kaizen é Aprender na Prática.
2.2 CICLO PDCA
O PDCA é um método amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável das
atividades de uma organização, principalmente àquelas relacionadas às melhorias,
2 PDCA também é conhecido como Ciclo de Deming, sendo composto de quatro fases básicas: (P) Plan, Planejar, (D) Do, Executar, (C) Check, Verificar e (A) Action, Atuar corretivamente.
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possibilitando a padronização nas informações do controle de qualidade e a menor
probabilidade de erros nas análises ao tornar as informações mais entendíveis. O PDCA
constitui-se das seguintes etapas:
“PLAN” – O primeiro passo para a aplicação do PDCA é o estabelecimento de um
plano, ou um planejamento que deverá ser estabelecido com base nas diretrizes ou políticas da
empresa e onde devem ser consideradas três fases importantes: a primeira fase é o
estabelecimento dos objetivos, a segunda, é o estabelecimento do caminho para que o objetivo
seja atingido e, a terceira é a definição do método que deve ser utilizado para consegui-los. A
boa elaboração do plano evita falhas e perdas de tempo desnecessárias nas próximas fases do
ciclo;
“DO” – O segundo passo do PDCA é a execução do plano que consiste no
treinamento dos envolvidos no método a ser empregado, a execução propriamente dita e a
coleta de dados para posterior análise. É importante que o plano seja rigorosamente seguido;
“CHECK” – O terceiro passo do PDCA é a análise ou verificação dos resultados
alcançados e dados coletados. Ela pode ocorrer concomitantemente com a realização do plano
quando se verifica que o trabalho está sendo feito da forma devida, ou após a execução
quando são feitas análises estatísticas dos dados e verificação dos itens de controle. Nesta fase
podem ser detectados erros ou falhas;
“ACTION” – a última fase do PDCA é a realização das ações corretivas, ou seja, a
correção das falhas encontradas no passo anterior. Depois de realizar a investigação das falhas
e/ou desvios no processo, deve-se repetir, ou aplicar o ciclo PDCA para corrigir as falhas
(através do mesmo modelo, planejar as ações, fazer, checar e corrigir) de forma a melhorar
cada vez mais o sistema e o método de trabalho.
2.3 SISTEMA JUST IN TIME
Just in time, ou JIT é um sistema de administração da produção que determina que
nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Pode ser aplicado em
qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes. Um exemplo da
aplicação do Just in time é o Sistema Toyota de Produção ou produção enxuta.
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Com este sistema, o produto ou suprimento chega ao local de utilização somente no
momento exato em que for necessário. Os produtos somente são entregues a tempo de serem
consumidos, este conceito também possui outra definição:
O conceito de Just in Time (JIT) se expandiu, e hoje é uma filosofia gerencial que procura não apenas eliminar os desperdícios, mas também colocar o componente certo, no lugar certo e na hora certa. As partes são adquiridas em tempo de atenderem às necessidades de consumo. O JIT leva a estoques bem menores, custos mais baixos e melhor qualidade do que os sistemas convencionais. (Uhlmann, 1997)
2.4 PROGRAMA 5 S DE QUALIDADE
É uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na organização através
da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho
agradável, seguro e produtivo.
O programa 5S de Qualidade surgiu no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial.
O país passava por uma reconstrução da economia e reorganização interna em razão da
destruição pelo conflito. O programa de qualidade tem esse nome devido aos cinco conceitos
básicos, que em japonês começam pela letra 'S': Seiri (Organização), Seiton (Arrumação),
Seisou (Limpeza), Seiketsu (Padronização) e Shitsuke (Disciplina), sendo conhecido em
função de seus resultados satisfatórios.
1º S: SENSO DE UTILIZAÇÃO (SEIRI)
Classificar o material no ambiente de trabalho:
Necessário ou Desnecessário
2º S: SENSO DE ORDENAÇÃO (SEITON)
Tudo o que temos que ter para exercer nossas atividades, seja, um local para
guardar as coisas de modo que todos saibam onde encontrá-las.
Cada coisa no seu lugar: facilidade de acesso
3º S: SENSO DE LIMPEZA (SEISOU)
É eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente
(parede, armários, o teto, gaveta, estante, piso) bem como manter dados e
informações atualizados para garantir a correta tomada de decisões.
Facilidade na execução das tarefas
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4º S: SENSO DE SAÚDE / ASSEIO (SEIKETSU)
Cria condições favoráveis à saúde física e mental, garantir ambiente não
agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condições sanitárias nas
áreas comuns, zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informações e
comunicados sejam claros, de fácil leitura e compreensão.
Transformar padrões individuais de segurança e asseio em padrões coletivos.
5º S: SENSO DE DISCIPLINA (SHITSUKE)
É desenvolver hábito de observar e seguir normas, regras, procedimentos,
atender especificações, sejam escritas ou informais. Este hábito é resultado do
exercício da força mental, moral e física. Não se trata de uma obediência
cega, submissa, é a demonstração de respeito a si próprio e aos outros.
Cumprimento dos padrões (normas estabelecidas);
Melhoria contínua: chave do sucesso do Programa 5S de Qualidade.
2.5 APROVISIONAMENTO
O Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros de Roraima (CBMRR) está ligado
atualmente à Diretoria de Apoio Logístico que é a responsável pela gestão de suprimentos que
se destinam a atender as diversas missões e os principais eventos realizados na capital e nas
diversas regiões do interior do Estado.
Atualmente o Aprovisionamento funciona nas instalações que antes abrigavam o
Serviço Operacional do CBMRR, naquele local a estrutura não é a mais adequada para estocar
suprimentos, pois nele existem sanitários que estão desativados e que podem apresentar
infringências por não cumprirem a norma vigente das Vigilâncias Municipal, Estadual e a
ANVISA3.
A importância do Aprovisionamento está na sua atribuição maior de não permitir o
desabastecimento, sempre fornecendo de forma contínua e ininterrupta os suprimentos
necessários para as atividades do CBMRR. O Aprovisionamento se constitui de um setor
organizado para a execução de três atividades básicas: recebimento, armazenagem, e
distribuição, buscando melhorias nos processos de gerenciamento para obter informações para
3 ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária
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a correta tomada de decisões. Por esta razão as instituições devem planejar suas ações. Vale
destacar que:
Planejar é conhecer o contexto; é saber o que se quer e como atingir os objetivos; é saber como se prevenir; é calcular os riscos e buscar minimiza-los; é preparar-se taticamente; é ousar as metas propostas e superar-se de maneira contínua e constante para a tomada de decisões (CHIAVENATO; SAPIRO, 2003)
Como em qualquer setor de Logística o Aprovisionamento do CBMRR desempenha
papel fundamental ao prestar apoio aos militares que se encontram em missões realizadas
rotineiramente em todo o território Estadual, atuando de forma intensa nas operações de
inverno (cheias) e verão (queimadas), gerenciando toda a cadeia de suprimentos, dando
suporte para que todas as missões transcorram de forma eficiente. Ao Aprovisionamento
também fica incumbido a atividade de prestar apoio aos bombeiros em eventos, como os
desfiles de 07 de Setembro e também em missões realizadas pela Companhia de Busca e
Salvamento (CBS). No entanto este Setor sofre com a dificuldade em adquirir suprimentos em
tempo hábil, devido à demora em se concluir os processos licitatórios. A dificuldade do
Aprovisionamento em se adequar ao método Kaizen fica evidente quando destacamos a forma
como os suprimentos deste Setor são adquiridos. A Lei 8.666/934 define que as aquisições por
parte do setor público deverão ocorrer na forma de licitação e de suas dispensas quando assim
ocorrerem, tornando-se um processo demorado e custoso para o Estado.
O tempo de reposição no setor público é maior do que no setor privado, podendo ser
dividido em duas fases, uma delas a seleção do fornecedor, com a respectiva emissão da
ordem de compra ou contrato, e a entrega do produto comprado. Os tramites licitatórios para
seleção de fornecedor aumentam o tempo de reposição em no mínimo 60 dias. Assim, a
requisição de compra deve ser emitida dois meses antes do final do estoque. A consequência
dessa demora fica evidenciada quando se observa o tamanho do estoque de segurança para
suportar as variações de demanda durante esse período de aquisição, sendo que na maioria das
vezes fica difícil de manter esse estoque de segurança quando se trata de itens com curto
prazo de validade.
4 Lei 8.666/93 Lei das Licitações, surgiu para regulamentar as compras dos órgãos públicos, acrescidos de decretos como o 10.520 que estabelece as regras do Pregão.
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3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Quanto aos meios a pesquisa é aplicada, pois, segundo VERGARA (2006) este tipo
de pesquisa é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas concretos,
mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática, ao contrário da pesquisa pura,
motivada basicamente pela curiosidade intelectual do pesquisador e situada, sobretudo no
nível da especulação.
Quanto aos fins a pesquisa é bibliográfica, pois ela é o estudo sistematizado
desenvolvido com base em material encontrado em livros, revistas, sites, ou seja, material de
livre acesso. Fornece instrumental analítico para qualquer outro tipo de pesquisa, mas também
pode esgotar-se em si mesma.
4 ANÁLISE DOS DADOS
O Kaizen foi aplicado no Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros com a
finalidade de se obter uma melhoria continua na gestão praticada daquele setor, para isso, foi
analisada a atual forma de gestão e buscados novos procedimentos que trouxessem técnicas
mais enxutas de administração. O evento será realizado em um período de duas semanas,
conforme estrutura em estudo. Foram desenvolvidos os planos de ações, aplicados e medidos
os resultados dentro da filosofia do PDCA.
4.1 – O EVENTO KAIZEN
Planejar (Plan) – A aplicação do método de custeio Kaizen surgiu devido à necessidade de
se pleitear a filosofia de melhoria constante na gestão do Aprovisionamento com novas
técnicas e procedimentos. Como parte deste processo foi realizada uma análise inicial dos
estoques, ação esta que tinha como objetivo mensurar todo o estoque, sendo observada a
forma de acondicionamento, os prazos de validade, as quantidades estocadas entre outros
fatores que gerassem informações para que o presente estudo pudesse ser realizado. Para o
inicio das atividades foi definido o desenvolvimento do processo e estabelecido os objetivos
deste evento, a saber:
1. Implantar uma planilha de controle de estoque;
2. Padronizar a distribuição de forma eficiente dos estoques;
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3. Manter estoques em níveis aceitáveis, evitando desperdício;
4. Readequação do espaço útil utilizado para a armazenagem;
5. Aplicação da ferramenta 5S de Qualidade em todos os processos.
Fazer (Do) – Após a análise realizada no Aprovisionamento do CBMRR foi elaborado um
fluxograma desenhando todo o processo desde a aquisição dos produtos até a entrega destes
para os clientes externos (diretorias, missões e eventos). Este fluxograma detalha os
problemas e/ou desvios nas fases processuais, com a finalidade de descobrir a causa-raiz das
dificuldades em gerir e manter um processo Just in Time no Aprovisionamento de uma
instituição pública.
Para esta ação ficou a cargo do Aprovisionamento mensurar o consumo real de
produtos e estabelecer a quantidade ideal necessária para o bom andamento das atividades do
Corpo de Bombeiros. Mantendo os suprimentos com data de validade curta em níveis
aceitáveis para evitar desperdícios e mantendo estoque de segurança para aqueles com data de
validade prolongada, adaptando a filosofia do Just in Time onde os suprimentos devem ter sua
imediata entrada em estoque assim que o anterior tenha ido pago, diminuindo a quantidade de
material em estoque.
Para melhorar o acondicionamento dos produtos foi proposta uma melhoria na
organização do estoque, padronizando e identificando os locais específicos para cada material
obtendo-se melhor aproveitamento da área e consequentemente melhor controle. Sendo que o
controle funcionará em uma planilha elaborada especificamente para o Aprovisionamento.
Para o acondicionamento adequado dos produtos será aplicada à ferramenta 5S de
Qualidade, esta ação busca concentrar e eliminar os espaços que estão subutilizados,
readequando a área útil de armazenagem através da arrumação, organização, seleção e
classificação. Com esta ferramenta mantém-se o realmente necessário para o trabalho,
buscando o senso de utilização para o setor, identificando os materiais e descartando ou dando
a devida destinação àquilo considerado desnecessário ao exercício das atividades no ambiente
de trabalho.
Checar (check) - Este evento foi realizado no mês de setembro de 2013. Como o
Almoxarifado já realiza o registro das entradas e saídas fica mais fácil à implantação da
planilha de gestão, basta que o setor alimente o sistema com as informações necessárias para
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que a tomada de decisões, principalmente aquelas ligadas à aquisição seja a mais correta
possível. Fica a cargo dos agentes do Aprovisionamento verificar todas as condições e
compará-las com os objetivos traçados.
Agir (Act) – Foi definido que trimestralmente será revista a relação de produtos
adquiridos com relação ao consumo real para que o estoque se mantenha em níveis seguros
para não ocorrer à falta de nenhum item. Sendo que mensalmente serão realizadas auditorias
internas para a verificação da aplicação da ferramenta 5S de Qualidade, para que se perpetue a
organização, padronização e limpeza no Aprovisionamento do Corpo de Bombeiros, tendo em
vista que o 5S de Qualidade tem de ser aplicado diariamente na área de trabalho. A planilha
de Controle de Estoques deverá ser alimentada semanalmente facilitando a tomada de
decisões. Na metodologia KAIZEN a melhoria no processo de gerenciamento é contínuo,
cabendo aos colaboradores do Aprovisionamento estabelecer as práticas que manterão o setor
em constante evolução.
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Após a realização de uma análise gerencial no Aprovisionamento do Corpo de
Bombeiros de Roraima, foi possível identificar alguns problemas em relação à gestão do
Setor, o principal deles está na dificuldade em se adquirir os suprimentos e de mantê-los em
níveis adequados para atender a demanda da Instituição. Esta dificuldade se dá pelo excesso
de burocratização que a Lei de Licitações impõe às Instituições Públicas, aumentando o
tempo necessário para a aquisição de produtos que em certas ocasiões prejudicam a entrega
destes no Aprovisionamento, obrigando os gestores a buscar técnicas e métodos com o intuito
de mitigar os efeitos da Lei (demora na entrega) sobre o Setor.
Atualmente o Aprovisionamento já realiza ações de acordo com a metodologia
Kaizen, através do planejamento e da aplicação eficiente da distribuição de suprimentos para
as atividades do CBMRR. No entanto ainda existem alguns procedimentos que podem ser
realizados visando à melhoria da gestão no Setor, buscando dar mais dinamismo aos
processos, entre elas estão: a padronização e distribuição dos suprimentos de forma a garantir
as condições ideais de conservação; a readequação do espaço útil para o armazenamento dos
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estoques; e controlar todas as informações em uma planilha de controle, para que esta possa
gerar informações eficientes para a tomada de decisões.
Com base nas informações deste artigo, chega-se à conclusão de que os resultados de
um método KAIZEN bem sucedido aplicados no CBMRR e auxiliados por ferramentas como
o Ciclo PDCA e a 5S de Qualidade trazem melhorias ao sistema de gestão do
Aprovisionamento, trazendo benefícios e principalmente organização e metodologias,
focando na liderança através da qualidade, da readequação do espaço utilizado e da
padronização do armazenamento.
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6. REFERÊNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento Estratégico. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2009.
IMAI, M. Kaizen: a estratégia para o sucesso competitivo. 5. ed. São Paulo: IMAM, 1994.
PROGRAMA 5S, LEONEL. Cassiano, “Programa 5S de Qualidade” Página consultada em 18 de Setembro de 2013, <http://www.gespublica.gov.br/folder_rngp/folder_nucleo/RS/pasta.2013-06-07.7106049283/5S_Programa.ppt>
Sobre Administração (2013), “O que é o 5w2h e como ele é utilizado”. Página consultada em 04 de Setembro de 2013, <http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/>
UHLMANN, Gunter W. Administração: Das Teorias Administrativas à Administração Aplicada Contemporânea. São Paulo, Editora FTD, 1997.
Wikipedia (2013), “Sistema Just in Time”. Página consultada em 15 de Setembro de 2013, < http://pt.wikipedia.org/wiki/Just_in_time>
VERGARA, Sylvia Constant. Projeto e Relatórios de Pesquisa em Administração. 7ª. ed. São Paulo: Editora Atlas, 2006.