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SISTEMA DE CORRESPONDENCIA SIGOB

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SISTEMA DE CORRESPONDENCIA

Guía de Administración

SIGOB SISTEMA DE GESTIÓN PARA LA GOBERNABILIDAD


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Índice

Lección 1 Definición de Comunicación Interdespachos

Lección 2 Autorización del Control Entre Agenda

Lección 3 Parámetros del Módulo de Correspondencia

Lección 4 Codificadores de la correspondencia

Lección 5 Tipos de correspondencia

Lección 6 Formatos de Correspondencia

Lección 7 Formatos de Transferencia

Lección 8 Objetivos de la correspondencia

Lección 9 Resultados de gestión de la correspondencia

Lección 10 Clasificadores de Correspondencia

Lección 11 Control de Correspondencia de Otros funcionarios

Lección 12 Destinatarios de Correspondencia

Lección 13 Definición de Clasificadores (Países, Provincias o Ciudades)


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Lección 1

Definición de Comunicación Interdespachos


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Lección 1 - Definición de Comunicación Interdespachos En Despacho se determina la comunicación de los funcionarios creados como usuarios del sistema, definiendo estos cuatro atributos:

Recibe Mensajes

Envía Mensajes

Recibe Correspondencia

Envía Correspondencia

Recibe tareas derivadas

Deriva tareas

Para cada usuario asociado a un funcionario es necesario definir estos atributos.

Nota: El sistema relaciona automáticamente la contraparte de la relación que se crea. Por ejemplo, si usted ha definido que el Usuario 1 envía correspondencia al Usuario 2, si ve qué relación tiene el Usuario 2 encontrará que automáticamente se ha relacionado y el atributo es que recibe correspondencia del Usuario 1.

Pasos para Acceder a la Definición de Comunicación Inter Despacho:

1. Haga clic en la opción Despachos y Comunicaciones Interdespachos

2. Seleccione la opción Comunicaciones Interdespachos .

Determinar la Comunicación entre los despachos

1. Seleccione un funcionario al cual desee relacionar otros despachos.


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Lección 1 - Definición de Comunicación Interdespachos

2. En la ventana de Comunicaciones Interdespachos del Usuario seleccionado deberá definir los atributos de comunicación y luego podrá:

Agregar : esto le permitirá crear nuevas relaciones de a uno , para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario que quiere agregar y luego seleccione el botón Agregar Todos: esto le permitirá relacionar la comunicación de todos los despachos de una vez con los mismos atributos en común, para ello debe seleccionar el botón Quitar: esto le permitirá deshacer las relaciones de a uno, para ello debe hacer clic sobre el despacho del funcionario ya relacionado y luego seleccione el botón Quitar Todos: esto le permitirá deshacer todas las relaciones de comunicación de todos los despachos de una vez, para ello debe seleccionar el botón Ventana de relaciones para cada funcionario: Despachos a relacionar

Listado de Despachos relacionados

Aquí se definen los atributos antes de relacionar los despachos.

Aquí podrá ver y modificar los atributos de los despachos relacionados.

Eliminar un despacho relacionado Seleccione el despacho relacionado, de la parte derecha de la ventana, haciendo clic en el cuadro precedente al código del funcionario (Ver figura) y luego presione la opción Eliminar.


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Lección 2 - Autorización del Control Entre Agenda

En la Agenda del Despacho tiene la posibilidad de permitir que otros funcionarios puedan controlar su agenda. La autorización de los funcionarios está acompañada de atributos de control y éstos pueden ser:

Consultar (Permite al funcionario autorizado ver toda la programación de la Agenda del otro).

Programar (Permite consultar y Elaborar tareas, eventos, etc.).

Mantener (Permite realizar todas las operaciones en la agenda del funcionario como consultar, programar, dar por terminada la gestión de un evento, etc.)

Acceder al Administrador de Autorización de Agendas:

1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, Haga clic en la opción Agenda

2. Haga clic en la opción Autorizaciones de Agenda

Pasos para Autorizar a un funcionario el uso de la agenda de otro:

1. Una vez haya ingresado a la ventana de autorización de uso de agendas, en el listado de la

izquierda, haga clic en el nombre del funcionario al que quiera autorizar. 2. En la lista de la derecha, en la parte inferior, seleccione al funcionario al cual va autorizar. 3. Seleccione el tipo de autorización (Consultar, Programar, Mantener)

4. Haga clic en la opción Autorizar

Agenda

del Funcionario que se va a

autorizar

Funcionarios Autorizados a la agenda del Funcionario seleccionado. Listados de Funcionarios para autorizar a la agenda de Funcionario seleccionado.

Pasos para Desautorizar a los funcionarios el uso de la agenda de otro:

1. En la lista de Funcionarios Autorizados, seleccione al funcionario

2. Haga clic en la opción.


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Lección 3

Parámetros del Módulo de Correspondencia


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Lección 3 - Parámetros del Módulo de Correspondencia

Los parámetros de la correspondencia se constituyen como variables fijas u opciones iniciales de la correspondencia cada vez que se elabore una nueva, bien sea tanto externa como interna. Esto es, en el momento en que se elabore una nueva correspondencia los parámetros aparecerán disponibles como la primera opción.

Para definir los parámetros de inicio de la correspondencia, haga clic en y realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón . Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

2. Seleccione la opción Publica correspondencia para asignarle al usuario la facultad de publicar o no la correspondencia que se encuentre en elaboración, o publicando sólo aquellas que son de origen interno o externo.

3. Seleccione la opción Por defecto se publica la correspondencia para crear nuevas con la opción de publicación. También el usuario, en el proceso de elaboración, podrá seleccionar si desea o no publicarla.

4. Seleccione la opción Por defecto se publican las copias número para determinar el número de

correspondencias que, una vez elaboradas, se publiquen en el archivo. Para que la elaboración de la correspondencia se pueda realizar, es necesario seleccionar por lo menos 1 copia.


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Lección 3 - Parámetros del Módulo de Correspondencia

5. Seleccione la opción Por defecto se publican los comentarios para que la correspondencia elaborada y que permanece en archivo publique los comentarios elaborados durante su tramitación.

La resolución oficial se relaciona con una orden directa, bien sea del tramitador o de una instancia jerárquica superior, que hace de la correspondencia una decisión institucional

6. Seleccione la opción Permitir imprimir comprobante de recepción para que los funcionarios que registran la correspondencia externa puedan imprimir una constancia de recibo al usuario que entrega la correspondencia a la institución.

7. En el área de trabajo Comprobante aparecerán los campos con la información disponible para imprimir un recibo de la correspondencia externa.

8. Haga clic en Aceptar para confirmar todos los cambios realizados para los parámetros del módulo de correspondencia.


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Lección 4

Codificadores de la Correspondencia


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Lección 4 - Codificadores de la correspondencia

Los codificadores son códigos que asigna automática y consecutivamente el sistema para diferenciar, dividir y administrar las correspondencias. Ellos pueden ser de origen interno, externo o ambos, de modo que el usuario que registra desde la mesa de entrada podrá tener control con un código consecutivo de cada uno de los documentos que han ingresado a la institución. En tanto que aquellos usuarios que elaboren respuestas o generen nuevas correspondencias de origen interno tendrán a su vez el codificador consecutivo de los documentos internos que se han elaborado. Los codificadores se constituyen en tres secciones muy importantes que son:

1. La designación y descripción del Código. Ejemplo: EXT-PL (Externas-Proyectos de Ley)

2. La definición de la Procedencia. Ejemplo: De Origen Externo

3. El Último número, que es aquel que hace referencia a la iniciación de la asignación de éste en una correspondencia.

Acceder al Administrador de Codificadores de Correspondencia Para la designación y descripción del código único de correspondencia, realice los siguientes pasos:

1. Teniendo activo el Instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Correspondencia y Formatos.

2. Haga clic en la opción Codificadores de Correspondencia. Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

Funciones de

Operación

Listado de Codificado


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Agregar un nuevo Codificador

1. Seleccione la opción . Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:

2 Defina el Códificador con el cual se identificarán las correspondencias. Agregue el signo # para los dígitos numerales consecutivos que va a agregar. Por ejemplo, para una correspondencia externa, calcule el número que ingresaría por año, escriba una descripción y los dígitos de la cantidad calculada, así: EXT-######. 3. Complete la descripción del código en el campo Descripción. Por ejemplo, Correspondencia Externa. 4. Seleccione el Tipo de Correspondencia seleccionando una de las opciones que aparecen en el campo Procedencia. Podrán ser de procedencia interna, externa o de ambas. 5. Determine el número con el que se inicia la codificación de los documentos asociados a este codificador, ingresando el valor deseado en el campo Último Número.


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Reservar números codificadores Es posible que se necesiten reservar números de codificadores para un grupo de correspondencias que no hayan iniciado tramitación o elaboración, pero que en un momento determinado se necesitarán incluirlos dentro de los consecutivos que maneja la institución. También servirá para imprimir previamente etiquetas de correspondencia de origen externo. Para reservar números codificadores, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el icono 2. Desde la ventana emergente que acaba de aparecer, verá que han sido asignados los campos del

codificador al cual desea reservar los nuevos números. Los campos llenados automáticamente son los de Codificador, Descripción y Último Número (que para este ejemplo ha comenzado desde el 1).

3. Haga clic en el botón Agregar para pasar a la siguiente ventana, que le permitirá asignar la cantidad limitada de números de reserva:


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4. Agregue el rango a reservar en las casillas Desde y Hasta respectivamente. 5. Finalmente, en el campo de texto disponible, agregue una corta descripción con el motivo de

la reserva de los consecutivos de la correspondencia. Para Determinar los tramitadores de un Codificador de Correspondencia

1. Seleccione el codificador y luego haga clic en la opción Tramitadores.

Listado de Funcionarios Tramitadores seleccionados

Listado de Funcionarios Tramitadores Disponibles

2. En la ventana de selección de Tramitadores, realice las acciones para cada caso así:

a. Del listado de Despachos de Tramitadores Disponibles puede:

Agregar: esto le permitirá crear nuevas relaciones de a uno. Para ello debe hacer clic sobre el despacho del

funcionario que quiera agregar y luego seleccione el botón Agregar Todos: esto le permitirá relacionar la comunicación de todos los despachos de una vez, relacionando así a todos estos usuarios con los mismos atributos. Para ello debe seleccionar el botón

b. Del listado de Tramitadores del Codificador seleccionado puede: Quitar: esto le permitirá deshacer las relaciones de a uno. Para ello debe hacer clic sobre el despacho del

funcionario ya relacionado y luego seleccione el botón Quitar Todos: esto le permitirá deshacer las relaciones de comunicación de todos los despachos de

una vez. Para ello debe seleccionar el botón


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Eliminar un Codificador

Para eliminar un codificador debe seleccionarlo y hacer clic en la opción Eliminar , y luego confirmar.


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Lección 5

Tipos de correspondencia


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Lección 5 - Tipos de correspondencia

Los tipos de correspondencia responden a la necesidad de la institución de determinar tiempos de tramitación específicos para cada tipología de documentos, de modo que los responsables de elaborar, transferir o tramitar la tarea lo hagan en el menor tiempo posible. Generalmente las correspondencias de tipo oficial necesitan ser respondidas para los usuarios externos con duraciones de semanas, días y hasta de horas. Para determinar los tiempos de la correspondencia, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón . Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, con los tipos de correspondencia que están disponibles.

2. Para crear un nuevo tipo de correspondencia, determinando tiempos específicos de ejecución, haga clic en el botón Agregar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

a. Haga clic en Descripción para asignar un nombre al tipo de correspondencia. b. Haga clic en Duración Máxima para determinar el tiempo total de ejecución de la

correspondencia por parte del responsable. c. Haga clic en Umbral de tolerancia para indicar un tiempo de consideración que le indicará al

responsable el estado de la correspondencia y su necesidad de dar por terminada la gestión. En la ventana principal de la correspondencia, el usuario podrá ver todas las tareas que se encuentren en el umbral con un color naranja.


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Lección 6

Formatos de Correspondencia


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Lección 6 - Formatos de Correspondencia Para llevara a cabo el proceso de elaboración de correspondencia dentro del Sistema de Gestión de Despachos, es necesaria la elaboración y asignación de formatos de correspondencia, los cuales deberán ser asignados a aquellos funcionarios responsables de la tramitación. Acceder al Administrador de Formatos de Correspondencia


2. Haga clic en la opción Formatos de Correspondencia. Aparecerá la siguiente ventana:

Para Crear una Nueva Carpeta de Formatos

1. Haga clic en la opción Carpeta para desplegar la ventana de creación de la nueva carpeta. Ver figura.

2. Escriba el nombre de la Carpeta que va a Crear . 3. Presione Aceptar para guardar cambios. Dentro de la carpeta creada podrá incluir cada uno de los formatos que se van a utilizar los usuarios con permiso.


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Lección 6 - Formatos de Correspondencia Para Crear un Nuevo Formato 1. Seleccione la carpeta en la que desea incorporar. Ver figura.

2. Haga clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana

3. Elabore el formato en un documento Word. 4. Guarde los Cambios. Para adjuntar una Nuevo Formato 1. Seleccione la carpeta en la que desea incorporar. Ver figura.

2. Haga clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana

3. Haga clic en el botón Incorporar para seleccionar la carpeta en la que desea asociar un documento ya elaborado. Aparecerá la ventana de diálogo para ubicar el nuevo documento:


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Lección 6 - Formatos de Correspondencia 4. Seleccione el archivo existente desde una ubicación en disco y luego seleccione la opción de abrir. Se abrirá el archivo que contiene el formato a insertar, con las características previamente guardadas:

Estos son algunos de los códigos reemplazables que deben tener los formatos de correspondencia (Ver referencia en documento 1 de Parametrización)

5. Guarde el documento y ciérrelo para volver a la ventana previa que le permite insertar el documento. Observará que ahora se ha agregado el icono Editar, como se muestra a continuación:

Una vez insertado el formato de correspondencia podrá editarlo Autorizar Funcionarios que van a utilizar las carpetas existentes Listado de Funcionarios autorizados a la Carpeta. Listado de Carpetas de Formatos

Listado de Funcionarios a ser autorizados a la Carpeta. 1. Seleccione la carpeta que desea autorizar. 2. Seleccione la pestaña Usuarios Autorizados. 3. En el listado de funcionarios en la parte inferior de la ventana de Administración de carpetas seleccione el Funcionario que va autorizar.



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Lección 6 - Formatos de Correspondencia Desautorizar Funcionarios de la utilización de las carpetas de formatos existentes 1. Seleccione la Carpeta a la que requiere desautorizar funcionarios. 2. Seleccione al funcionario del listado que se encuentra a la derecha en el lado superior de la ventana.

3. Haga clic en la opción Eliminar que se encuentra encima del listado de Funcionarios. Eliminar un Formato

Para eliminar un formato debe seleccionarlo y hacer clic en la opción Eliminar que se encuentra ubicada por encima del listado de Formatos y luego confirme.

Formato a eliminar

Eliminar una Carpeta

Previamente debe vaciar la carpeta luego seleccionarla y hacer clic en la opción Eliminar que se encuentra ubicada por encima del listado de Carpetas, una vez realizado esto confirme la operación.

Haga clic en el Botón Salir. Para Cerrar la ventana de Formatos de Correspondencia.


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Lección 7

Formatos de Transferencia


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Lección 7 - Formatos de Transferencia

Los formatos de transferencia son empleados para realizar las instrucciones al momento de transferir una correspondencia de un despacho a otro, permitiendo además, indicar si estas anotaciones o indicaciones son de resolución oficial. Acceder al Administrador de Formatos de Transferencia de Correspondencia


2. Haga clic en la opción Formatos de Transferencia.

Listado de Formatos

Listado de Funcionarios autorizados utilizar el formato seleccionado

Listado de Funcionarios a ser autorizados al formato seleccionado

Para Crear un Nuevo Formato 1. Seleccione la carpeta en la que desea incorporar

2. Haga clic en el botón y luego elabore el preformato. 3. Guarde los Cambios presionando el botón Aceptar.

Nombre del Formato

Espacio de Determinación del Formato de Transferencia


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Para Imprimir el documento:

1. Pulse el icono “Imprimir Archivo”.

2. Para ambos casos se despliega la ventana de Impresión.

3. Especifique el intervalo de impresión y la cantidad de copias.

4. Pulse el botón para imprimir el documento. En caso contrario pulse el botón .

Para Buscar un texto en el documento. 1. Ubique el cursor al inicio del texto. 2. Vaya al Menú Buscar. 3. Seleccione la opción Buscar. Se desplegará la ventana Buscar.

4. Seleccione el botón

5. Para cancelar la operación de búsqueda, seleccione el botón

Escriba la palabra en el espacio en blanco Especifique el sentido de la búsqueda Para Reemplazar una palabra por otra. 1. Busque la palabra a reemplazar. 2. Vaya al Menú Buscar. 3. Seleccione la opción Reemplazar. Se desplegará la ventana Reemplazar. 4. Escriba la nueva palabra con la cual desea reemplazar la original, en el campo Reemplazar con.

5. Si se desea reemplazar palabra por palabra en

forma consecutiva, pulse el botón y luego el botón 6. Para reemplazar todas las palabras, pulse el

botón y luego el botón 7. Si desea cancelar la operación, pulse el botón


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Cuando finalice el diseño del Formato y desee salir de esta ventana, pulse el botón y se desplegará la ventana de Confirmación.

1. Seleccione el botón para salir grabando.

2. Seleccione el botón para salir sin grabar. 3. Seleccione el botón para cancelar la operación de salida y seguir con los cambios y diseños del formato de transferencia. Autorizar Funcionarios que van a utilizar los formatos existentes 1. Seleccione el formato que desea autorizar 2. Desde el listado de funcionarios, en la parte inferior de la ventana de Administración de formatos de transferencia, seleccione el Funcionario que va autorizar.


Desautorizar Funcionarios de la utilización de formatos existentes 1. Seleccione el formato del cual requiere desautorizar funcionarios. 2. Seleccione al funcionario del listado que se encuentra a la derecha en el lado superior de la ventana.

3. Haga clic en la opción Eliminar que se encuentra encima del listado de Funcionarios.

Eliminar un Formato Para eliminar un formato debe seleccionarlo y hacer clic

en la opción Eliminar que se encuentra ubicada por encima del listado de Formatos y luego confirme. Formato que desea eliminar


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Lección 8

Objetivos de la correspondencia


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Lección 8 - Objetivos de la correspondencia

Determinar objetivos permite que tanto responsables como usuarios puedan comprobar la efectividad del trámite de la gestión de la correspondencia. Los objetivos son una herramienta dinámica que se pueden determinar cuándo se elabora la correspondencia, o bien sea durante su tramitación o desde el archivo mismo. Para determinar los objetivos de la correspondencia, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el bótón . Aparecerá la siguiente ventana:

2. Seleccione el botón Agregar para crear un nuevo objetivo de la correspondencia. Aparecerá la siguiente ventana, en la que podrá describir un nuevo objetivo de la correspondencia:

3. Para eliminar un objetivo de la correspondencia, seleccione el registro que desea borrar y a

continuación haga clic en el botón


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Lección 9

Resultados de la Gestión de la Correspondencia


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Lección 9 - Resultados de gestión de la correspondencia

Los resultados ayudan a determinar el desenlace de la gestión de una correspondencia. En el archivo de la correspondencia el usuario también podrá establecer y verificar lo que se esperaba o no al elaborar y tramitar una tarea de este tipo. Para crear una lista de resultados de gestión de la correspondencia, realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana:

2. Seleccione la opción Agregar para crear un nuevo resultado. Aparecerá la siguiente ventana:

a. En el cuadro de texto Descripción escriba el nombre del nuevo resultado b. En el cuadro de selección Procedencia indique el origen de la correspondencia, bien sea Interna, Externa o Ambas. c. En el cuadro de selección Tipo seleccione una categoría para los resultados, bien sea positivo (verde), neutro (amarillo) o negativo (rojo). 3. Seleccione la opción Eliminar, para borrar del listado un resultado que no desee volver a utilizar.


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Lección 10

Clasificadores de Correspondencia


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Lección 10 - Clasificadores de Correspondencia

Los clasificadores que se asocian en este apartado son aquellos que estarán disponibles en el momento que debamos clasificar la correspondencia ya sea en el sistema de Gestión de Correspondencia o en el Archivo.

Atención: Antes de empezar consulte el Capítulo 4 Lección 3 (Determinación de Clasificadores). El listado de clasificadores disponibles es determinado en el Administrador del Winfotex.

Acceder al Administrador de Asociación de Clasificadores de Correspondencia


2. Haga clic en la opción Clasificadores Asociados. Aparecerá la siguiente ventana:

Clasificadores

Listado de Clasificadores Seleccionados Clasificadores en segundo nivel Listado de Clasificadores Disponibles Para agregar un clasificador Del listado de a la derecha de la ventana (Clasificadores Disponibles) seleccione un clasificador y luego

presione el botón . Los clasificadores que agregue a la ventana izquierda incluirá el grupo de clasificadores de segundo nivel (o demás subclasificadores asociados). Para quitar un clasificador ya Agregado Del listado a la izquierda de la ventana (Clasificadores Seleccionados) seleccione un clasificador y luego

presione el botón .

Haga clic en el Botón Salir. Para Cerrar la ventana de Clasificadores de Correspondencia.

Nota: Para moverse entre los clasificadores y Sub Niveles de clasificadores utilice el botón para mostrar los Sub Niveles de Clasificadores y el botón para ocultarlos.


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Lección 11

Control de Correspondencia de Otros funcionarios


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Lección 11 - Control de Correspondencia de Otros funcionarios Con el control de correspondencia de otros funcionarios podemos permitir a uno o varios funcionarios sobre los cuales puede controlar la correspondencia de otros, con el fin de ver el número de documentos externos recibidos, los internos que se encuentran actualmente en gestión y aquellos que han terminado gestión. En esta sección del sistema podemos establecer dicho control. Acceder al Administrador de Control de Correspondencia de otros Funcionarios


2. Haga clic en la opción Formatos de Transferencia. Aparecerá la siguiente ventana:

Autorizar Funcionarios que van a controlar la correspondencia de otro 1. En el listado de la Izquierda de la ventana de Control de Correspondencia de otros Funcionarios, seleccione el funcionario al cual va autorizar para que otros funcionarios controlen su correspondencia. 2. En el listado de la derecha, en la parte inferior de la ventana de Control de Correspondencia de otros Funcionarios, haga clic sobre el cuadro de selección del funcionario al cual va autorizar para controlar la correspondencia del funcionario seleccionado anteriormente.

3. Haga clic en la opción Autorizar. El listado de los funcionarios seleccionados aparecerá en la ventana superior derecha como Funcionarios autorizados. Desautorizar Funcionarios de la utilización de formatos existentes 1. En el listado de la Izquierda de la ventana de Control de Correspondencia de otros Funcionarios, seleccione el funcionario al cual va desautorizar los funcionarios que controlan su correspondencia. 2. En el listado de la derecha en la parte superior de la ventana de Control de Correspondencia de otros Funcionarios, seleccione el funcionario al cual va desautorizar del control de la correspondencia del funcionario seleccionado anteriormente.

3. Haga clic en la opción Eliminar.


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Lección 12

Destinatarios de Correspondencia


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Lección 12 - Destinatarios de Correspondencia Los Destinatarios son los usuarios que recibirán la correspondencia de tipo externo. Bien sea porque son responsables de la tramitación o porque su dependencia hace parte de un grupo de recepción limitada de las comunicaciones que han llegado a través de la mesa de entrada y éstos después serán quienes realicen las transferencias a los destinatarios finales que darán respuestas a las solicitudes documentales. Para determinar los usuarios destinatarios de correspondencia realice los siguientes pasos:

1. Desde el Administrador de Despachos, haga clic en el botón . Aparecerá la siguiente ventana de diálogo: Listado de funcionarios que pueden recibir correspondencia Listado de funcionarios disponibles 2. A continuación, seleccione de la parte izquierda de la ventana en Despachos Disponibles los usuarios que recibirán correspondencia, haciendo clic en el botón de selección.

3. Haga clic en el botón agregar despachos para desplazar la selección a la ventana derecha. 4. Aparecerán ahora en la parte derecha de la ventana en Despachos Destinatarios. Para eliminar un despacho destinatario, realice los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón de selección, del listado ubicado en la parte derecha de la ventana.

2. Seleccione la opción remover despachos seleccionados 3. Los nombres de usuarios seleccionados pasarán de nuevo a la parte izquierda de la ventana.


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Lección 13

Definición de Clasificadores

(Países o Provincias o Ciudades)


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Lección 13 - Definición de Clasificadores (Países o Provincias o Ciudades)

La definición de estos clasificadores permite alimentar las listas de selección de Países, Provincias o Ciudades. Acceder a la Selección de Clasificadores de Países o Provincias o Ciudades

1. Teniendo activo el instrumento de Administración de Despachos, haga clic en la opción Directorios. 2. Haga clic en la opción deseada Clasificadores de Países o Clasificadores de Provincias o Clasificadores de Ciudades.

Nota: La clasificación de Países, Provincias y Ciudades son tres ventanas de selección sin embargo el procedimiento es el mismo.

Para Definir los clasificadores de Países o Provincias o Ciudades 1. Ingrese el Título del Clasificador, Ej. País, Departamentos o Provincias, Ciudades. Esto siguiendo una coherente relación con el Clasificador Seleccionado. 2. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar, luego seleccione la opción Definir el Clasificador. Una vez definido podrá ver cómo se auto-completa el campo Clasificador Asociado. Listado de Clasificadores Disponibles

Figura 14.1.

3. Ingrese el nivel de los clasificadores en el campo que se denomina Nivel de Clasificador, este número determinar los clasificadores que se muestren en el listado de Países, Provincias o Ciudades. Ejemplo: Si desea ver los países de América del sur defina el clasificador América del Sur como Clasificador Seleccionado y luego indique el nivel en el que se encuentra que en este caso es 5(cinco).

Para saber el nivel en el que se encuentran los clasificadores que desea, empiece a contar por el primer clasificador que aparece en el listado y vaya descendiendo hasta el que precise.


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Lección 13 - Definición de Clasificadores (Países o Provincias o Ciudades)

4. En listado de clasificadores haga clic derecho sobre el clasificador que desee incorporar como el valor que sé asignar por defecto, luego seleccione la opción Definir Valor Predeterminado. Una vez definido podrá ver como sé auto-completa el campo Valor Predeterminado. 5. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar.

Nota: Para modificar los clasificadores asociados puede volver a seleccionarlo como cuando lo selecciono por primera vez.

Para Eliminar los clasificadores asociados 1. Seleccione el título a asignado y proceda a eliminarlo.

2. Haga clic sobre el botón Eliminar que se encuentra a la derecha del Clasificador Asociado 3. Guarde los cambios presionando el botón Aceptar. Para cerrar sin Guardar cambios

Haga clic en el botón Salir.

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